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Sistemas de Informação

Gestão de SI- seções 4.1: Gestão de Sistemas de Informação

4.2: Gestão eletrônica de documentos

Prof. Me. Diego Fernandes Emiliano Silva [email protected]

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GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Seção 4.1

diegofernandes.weebly.com Prof. Me. Diego Fernandes Emiliano Silva

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Contexto

• Essa gestão ocorre em um modelo dinâmico de criação do conhecimento,

• Processo é ancorado no pressuposto que o conhecimento humano é criado e expandido por meio da interação social

• Agentes envolvidos: indivíduos, grupos, organizações, governo, bem como o compartilhamento


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Gestão da informação


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SAÍDA Relatórios, gráficos,

alertas, e-mails, ações, etc.

ENTRADA Captura de dados

TRANSFORMAÇÃO Processamento,

organização, comparação, armazenamento,

classificação, padronização

Precisa de fontes confiáveis

Resultados precisam ser úteis

Tecnologia

• Ajuda

– Tratamento dos dados e geração de informações

– Independente do setor empresarial, TI vai ajudar no

• Controle e armazenamento de históricos de dados e informações

• Melhorar relacionamento com clientes e fornecedores

• Aumentar continuidade e rapidez de informações e decisões

• Melhorar controle

• Proporcionar maior compreensão (visibilidade, análise, síntese)


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Atividade

• Como transformar informação em negócio?


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Infraestrutura de TI (ITIL

• ITIL é um framework (arcabouço) que reúne boas práticas para o gerenciamento de serviços de TI mais adotadas

• Não é um receituário, e sim um modelo que orienta boas práticas

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ITIL


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ITIL – estratégia de serviço


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• Envolve entendimento claro das necessidades da empresa + necessidades da demanda

• Visa sincronizar operação e oferta

• Com este entendimento, quantificação de recursos, investimentos e custos é facilitado

ITIL – desenho do serviço

• Especificar e detalhar os serviços, fornecedores, sistemas, pessoas

• Faz análises, gera requisitos para a TI de forma a garantir performance atual e futura


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ITIL - geral

ITIL

1. Estabelecer estratégia

2. Desenhar e operacionalizar serviços de TI

3. Fazer gestão de mudança

4. Desenvolver cultura de melhoria contínua

• Esta estrutura baseada em TI serve para dimensionamento dos recursos de TI

– Hardwares, softwares e pessoas



Reflexão

• Não adianta gerar grande volume de dados e não saber o que fazer com isso

• Os dados devem ser indicadores, servindo para aprimoramento da boa gestão

• Se isso não for feito, a única coisa observada e perda de tempo e de recursos



GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS

Seção 4.2



Documento

• Unidade de informação, dados e seu suporte.

• Desvantagens do documento físico: – Difícil recuperação

– Acesso limitado

– Baixa segurança e integridade dos arquivos

– Necessidade de muito espaço para alocação

– Alto custo de manutenção destas instalações

– Alto custo de produção e gerenciamento (pessoal alocado)

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Arquivo

• Conjunto de documentos produzidos e acumulados

• Tem por finalidade a custódia, conservação e acesso aos diversos documentos

• Gestão de Conteúdo Corporativo (GCC) envolve: – Gestão Arquivística de Documentos (GAD)

– Gestão Eletrônica de Documentos (GED)



GED

• Converte voz, texto ou imagem para a forma digital

• Documento é digitalizado (scanners) depois gravado em meio eletrônico

• Vantagens do GED – Aumenta produtividade e agilidade nos processos de trafego de

informações

– Segurança

– Redução de custos (área, cópias e com pessoal)

– Melhor controle da localização

– Proteção contra perdas e acessos

– Acesso à informação por múltiplos usuários simultaneamente


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GED – ambiente típico • Documento: pode ser em papel ou digital

• Scanner: mecanismo de digitalização que transforma um documento em imagem eletrônica.

• Software: programa que acompanha scanner

• Armazenamento: periférico que irá armazenar o documento, como disco rígidos e cds. Indexação: sistema que permite arquivamento organizado, com informações como nomes, títulos, datas, etc.

• Rede: meio de comunicação

• Impressora: usada quando se precisa de uma cópia física do documento

• Estação de trabalho: computador de acesso, que permite consultas aos documentos

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Áreas de atuação

• Editoras

• Redes de TV

• Hospitais

• Escritórios

• Prefeituras

• Faculdades

• Etc.


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Tecnologia antecedente

• Microfilmagem. Passagem para forma digital é feita posteriormente com scanners de microformas


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Meios de armazenamento

• CD-ROM

• DVD

• Jukebox: equipamento que permitem armazenar em linhas muitos discos em seus slots


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Ciclo de vida do documento


22 FONTE: DE OLIVEIRA

http://www.sbgc.org.br/kmbrasil2011/apresentacoes/714.ppt

Documentos convencionais vs digitais

• Alguns parâmetros

• Ideia: reduzir necessidade de espaço e custos para papel e outros arquivos

Característica Convencional Digital

Acesso remoto Não Sim

Dependência de tecnologia Baixa Alta

Espaço de armazenamento Grande Pequena

Facilidade de reprodução Baixa Alta

Interatividade Baixa Alta

Preserva característica do arquivo Sim Sim

Velocidade de acesso Baixa Alta

Implementação GED

Documentação

• Tendências: – Cloud computing – modalidade na nuvem

– Vantagem – acesso através da internet

• Preocupações gerais (na nuvem ou não) – Medidas de segurança

– Backup

– Usos de senhas

– Criptografia (embaralhar mensagem, e só quem tem a chave pode desembaralhá-la)



Leitura

• Sugestão de leitura adicional:

DA SILVA, D. P. et al. GED – Gerenciamento eletrônico de documentos: a tecnologia que está mudando o mundo.

Disponível em: <http://www.iterasolucoes.com.br/Site/images/stories/Itera/SalaLeitura/ged_gerenciamento_eletronico_de_documentos.pdf>.



Pós-Aula

• Fazer leitura e atividade diagnóstica da seção 4.3 do livro institucional

• Fazer os exercícios

– Seção faça valer a pena do livro institucional + atividades de aprendizagem do portal das seções 4.1 + 4.2


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