sistema de gestão para advocacia e serviços juridicos by lumic consultoria

SÉRIE

Escolhendo um sistema integrado de gestão para uma pequena ou média empresa

Produzido por

Lumic Consultoria Ajudamos sua pequena ou média empresa a escolher

e implantar um sistema integrado de gestão

www.lumic.com.br

Você precisa escolher um sistema integrado de gestão para a sua pequena ou média empresa? Nós podemos ajudar.

www.lumic.com.br Sistemas Integrados de Gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos Lumic Consultoria

Lumic Consultoria Somos uma consultoria independente voltada para sistemas integrados de gestão (ERP) para pequenas e médias empresas. Apoiamos o trabalho de empresários e executivos no desafio de diagnosticar necessidades, escolher e implantar um sistema integrado de gestão eficaz para suas empresas de distribuição, varejo, serviços ou indústria. Produzimos esta série “Escolhendo um sistema integrado de gestão para uma pequena ou média empresa” para ajudar você a alinhar os principais requisitos no processo de escolha de um sistema integrado de gestão para sua empresa.

http://www.lumic.com.br/


O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão

Vamos começar falando de cuidados em geral na escolha de um sistema para empresas de qualquer ramo de atividade:

O artigo a seguir “O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão”, escrito em 2011, sugere ao empresário ou executivo alguns pontos de reflexão no momento de tomar decisões relativas a aquisição de um sistema integrado de gestão.




O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão (parte I)


Verifique em outras empresas se o fornecedor de ERP costuma cumprir o cronograma de implantação apresentado. Há alguns que ultrapassam em mais de 100%, habitualmente, o número de horas de consultoria estimado na proposta comercial. Nesse caso, o cliente não tem como reagir, pois o contrato de prestação de serviços protege estes fornecedores.

Preste atenção se, na negociação, o fornecedor de ERP concedeu descontos significativos para fechar o negócio. Não há “milagre” neste ramo, assim como não existe em outras áreas de negócios. O desconto, frequentemente, é ‘compensado’ na diferença entre as horas planejadas de consultoria de implantação e as que são efetivamente realizadas. Ou seja, o ERP, aparentemente mais barato, fica mais caro com o excesso de horas de implantação no cliente.

Pesquise se as funcionalidades necessárias para atender as expectativas de sua empresa estão realmente presentes no sistema ofertado. Deficiências técnicas e inadequação do software, em alguns negócios, são sanadas com custos adicionais para o cliente.

Descubra se o contrato de manutenção mensal proposto cobre tanto o suporte ao cliente como as atualizações tecnológicas. Muitas vezes, o cliente tem de optar por suporte ou atualização, mas isso não fica claro no contrato. Novamente, há um custo embutido não declarado.



O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão (parte II)


Avalie, também, se o contrato de manutenção cobre as atualizações fiscais, ou seja, novos impostos e taxas, ao menos no âmbito da União e Estado. A Nota Fiscal Eletrônica é um exemplo do que deveria ser fornecido ao cliente sem desembolso adicional.

Informe-se se o suporte telefônico ao cliente tem alguma limitação de horas mensais de utilização. Em alguns contratos, há um teto mensal de horas para este suporte. Excedida a franquia, as horas adicionais são cobradas. O cliente corre o risco, então, de gastar mais mensalmente do que havia projetado.

Pesquise também se o suporte telefônico tem alguma limitação de tempo por chamada. Por que, nestes casos, excedido este tempo, um consultor visitará o cliente e cobrará tanto o tempo de deslocamento como o tempo mínimo da visita. Mais custos não previstos.

Verifique se são utilizados majoritariamente métodos modernos de suporte ao cliente, como o acesso remoto via web. Muitas empresas preferem forçar visitas presenciais faturáveis.



O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão (parte III)


Cheque se os consultores enviados para a implantação são experientes. Alguns enviam profissional júnior, que leva mais tempo para realizar as tarefas. O cliente somente deve aceitar pessoal júnior ou em treinamento se estiver acompanhado de um consultor experiente. E só deve pagar as horas de trabalho do profissional sênior.

Verifique se a linguagem de programação utilizada no desenvolvimento do ERP é tecnologicamente moderna. Alguns utilizam linguagens ultrapassadas, que restringem o desempenho e aumentam os custos. O ERP deve funcionar em qualquer plataforma tecnológica, sistema operacional e banco de dados de mercado.

Pesquise se estão disponíveis ferramentas de integração e automatização “nativas” no ERP selecionado. Não aceite improvisações em seu ERP. O cliente deve procurar um sistema que disponha do ferramental “nativo” e que permita integração com qualquer outro, independentemente de sua plataforma, sistema operacional ou banco de dados. Flexibilidade para integração e automatização é essencial, pois não se sabe hoje quais serão os futuros desafios da empresa.

Descubra se as funcionalidades para atendimento de exigências fiscais são do próprio ERP ou solução de terceiros. O cliente deve ficar atento para não ter que discutir com dois fornecedores, simultaneamente, se houver dúvida ou problema.



O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão (parte IV)


Confirme se, pelo menos, as funcionalidades básicas do ERP são do mesmo fornecedor. Soluções de terceiros agregadas ao produto, às vezes, não têm suporte nem garantia. O cliente deve ficar atento para não ficar “órfão” se houver problemas técnicos.

Verifique se a base instalada do fornecedor de ERP é significativa o suficiente para assegurar longevidade do produto. O cliente também deve observar se as outras empresas adquiriram realmente um ERP completo ou só uma pequena parte dele (por exemplo, o módulo de Folha de Pagamento), mas que são contados como base instalada.

Apure se o fornecedor do ERP tem razoável vivência no mercado brasileiro. Falta de amadurecimento pode afetar, por exemplo, o atendimento às questões fiscais e tributárias.

Descubra se o porte fornecedor do ERP é compatível com o de sua empresa. Nada pior do que ser apenas um número na lista de clientes de seu fornecedor. Escolha quem possa dar um tratamento mais personalizado, se possível. Lembre-se de que será uma relação de longo prazo.



O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão (parte V)


Investigue se há recursos amigáveis para a emissão de relatórios de saída do sistema. O sistema deve ter um gerador de relatórios de fácil operação e que exija somente breve treinamento do usuário. Também deve propiciar fácil pesquisa de dados e a sua exportação em editores de texto e planilhas de cálculo.

Confirme se há facilidades para processo de ensino-aprendizagem, tanto para os funcionários do fornecedor como para seus clientes.

Atente também para facilidades via Web para ministrar treinamentos e informações completas sobre os módulos que compõem o ERP, minimizando, assim, os custos de contratação de consultores. O cliente deve lembrar que sua própria equipe crescerá, mudará e que haverá custos para treiná-la permanentemente.

Confirme se os valores de investimentos apresentados já incluem todos os impostos e taxas. Verifique também se tais valores consideram uma previsão das horas e despesas de deslocamento de consultores ou outros custos extras. O cliente pode usar como variação aceitável dos investimentos em consultoria algo em torno de 20% em relação ao valor estimado.



O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão (parte VI)


Pense sobre a real necessidade de proceder a customizações. Procure selecionar um ERP altamente parametrizável, o que evitará customizações, quase sempre caras e insatisfatórias. O cliente deve evitá-las e tentar se adaptar ao padrão do ERP selecionado.

Verifique a frequência e a metodologia de atualizações rotineiras do sistema. Devem-se procurar sistemas que permitam a atualização pelos próprios usuários, após breve treinamento.

Planeje a aquisição de um ERP considerando uma vida útil mínima de cinco anos. Os investimentos e o desconforto durante o processo de implantação são consideráveis, mas os resultados podem ser satisfatórios desde que tudo seja planejado e executado com cautela.

O artigo “O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão “ foi publicado em 2011 e é da autoria de Jaime Sender, consultor na área de sistemas de gestão. Os direitos estão reservados na forma da lei.



Sistemas integrados de gestão para Advocacia e Serviços Jurídicos

Vamos falar agora de sistemas integrados de gestão especificamente para empresas de advocacia e de serviços jurídicos:

Público-alvo

Benefícios esperados

Características desejáveis em geral

Características desejáveis no acesso remoto

Características desejáveis na emissão de relatórios

Macroprocessos para advocacia e serviços jurídicos

Próximas etapas





PÚBLICO-ALVO

Escritórios de advocacia de pequeno e médio porte;

Departamentos de advocacia em empresas de grande porte;

Consultorias em serviços jurídicos.





BENEFÍCIOS ESPERADOS:

Gerenciar os processos jurídicos, serviços de consultoria e fiscalização;

Facilitar o planejamento, distribuição e acompanhamento das fases do processo em todas as instâncias;

Proporcionar comunicação fácil e automática do andamento de processos com o cliente;

Permitir comparação entre o orçado e o real tanto dos custos como dos tempos, por atividade, por advogado envolvido e por fase do processo;

Facilitar e automatizar a cobrança de despesas e de reembolsos e o controle de recebimentos, atualizando o fluxo de caixa em tempo real.





CARACTERÍSTICAS DESEJÁVEIS:

Gerenciamento integrado de prestação de serviços jurídicos; Controle de calendário de eventos, advogados alocados e despesas de cada

processo; Separação dos processos em itens, serviços e atividades por instância; Efetuar a cobrança de honorários e despesas por processo ou em grupo de

processos do cliente; Gerenciar calendário de atividades por advogado envolvido, contando com

alarmes de eventos; Permitir acompanhar o histórico de serviços jurídicos executados (inclusive

de terceiros) e despesas aplicadas por processo e/ou cliente; Organizar as atividades e sua sequência de execução (workflow); Administrar acompanhamentos por processo, enviando e-mails

automaticamente para clientes e outros interessados e/ou permitir acesso via Internet.





CARACTERÍSTICAS DESEJÁVEIS NO ACESSO REMOTO

Permitir aos advogados enviar acompanhamento dos processos diretamente de qualquer local, através de notebooks, tablets e smartphones;

Permitir aos advogados acesso ao histórico e alterações nos processos em qualquer local, através de notebooks, tablets e smartphones;

Permitir a gestores e advogados o acesso remoto de todas as informações do processo existentes no sistema de gestão quando em visita a clientes ou a órgãos oficiais;

Permitir que clientes possam acessar remotamente as informações de seus processos através da Internet, com segurança e privacidade;

Acessar documentos digitalizados e organizados por cada evento de cada processo;

Permitir integração com os sistemas automatizados dos Tribunais





CARACTERÍSTICAS DESEJÁVEIS NA EMISSÃO DE RELATÓRIOS

Permitir gerar relatórios personalizados em qualquer editor de texto de

mercado (Exemplo: Word);

Permitir gerar relatórios personalizados em qualquer planilha de cálculo

de mercado (Exemplo: Excel) e usar a totalidade de seus recursos tais

como as tabelas dinâmicas;

Disponibilizar um gerador de relatórios personalizados de fácil operação

pelos próprios usuários.





MACROPROCESSOS

"Macroprocesso é a expressão literal que define, engloba e explica as principais funções da empresa ou, no caso de um levantamento mais setorial, de cada um de seus departamentos." fonte: Dicionário Informal

Neste caso, identificamos estes macroprocessos:

FINANÇAS, OPERAÇÕES, CONTRATOS, FISCAL & TRIBUTÁRIO

Vamos ver agora detalhadamente cada um destes macroprocessos





MACROPROCESSO: FINANÇAS

Contas a pagar e receber;

Controle de caixa e bancos;

Gerenciamento de Comissões;

EDI bancário (CNAB e FEBRABAN) para cobrança, pagamento e custódia de cheques;

Emissão de cheques e ordens de pagamento;

Pagamentos e recebimentos totais e parciais;

Fluxo financeiro diário, semanal, agenda e gráfico;

Síntese financeira por conta financeira, contábil e gerencial;

Inversão e interpolação gerencial;

Controle de crédito por cliente;

Cheques pré-datados e devolvidos;

Controle e acompanhamento de

previsões;

Retenções de impostos e contribuições;

Unificação de pagamentos e

recebimentos;

Controle de adiantamentos a

fornecedores, representantes e clientes;

Cálculo de juros, multas, descontos,

variação monetária, etc.;

Controle de verbas por conta contábil e

gerencial integrado ao Planejamento

Financeiro;

Diário auxiliar e posição de clientes e

fornecedores.





MACROPROCESSO: OPERAÇÕES Gerenciamento de prestação de serviços

jurídicos;

Controle de calendário de eventos, advogados alocados e despesas de cada processo;

Separa cada processo em itens, serviços e atividades por instância;

Efetua a cobrança de honorários e despesas por processo ou em grupo de processos do cliente;

Gerencia calendário de atividades por advogado envolvido, contando com alarmes de eventos;

Permite acompanhar o histórico de

serviços jurídicos executados (inclusive de

terceiros) e despesas aplicadas por

processo e/ou cliente;

Organiza as atividades e sua sequência de

execução (workflow);

Administra acompanhamentos por

processo, enviando e-mails

automaticamente para clientes e outros

interessados;





MACROPROCESSO: CONTRATOS

Controle financeiro de contratos de manutenção, cobrança e de pagamentos;

Reajuste de valores;

Controle histórico de adendos e alterações;

Faturamento de contratos por período;

Pré-formatação das regras, observações do faturamento;

Gerencia contratos com terceiros e vinculados;

Inclusão de itens de quantidade variável (billing);

Controle dos objetos e produtos de contrato.





MACROPROCESSO: FISCAL & TRIBUTÁRIO

Emissão de livros de registros de entrada, saída e apurações dos impostos;

Trata todas as formas de retenção previstas na legislação brasileira;

Gera todas as informações fiscais a nível municipal, estadual e federal, especialmente nos diversos formatos eletrônicos regulados pelas normas;

Legislação: ISS.


Próximas etapas

Agora você já tem alguma ideia sobre requisitos básicos para um sistema de gestão integrado para o seu ramo de atividade. Vamos ver as próximas etapas : Diagnóstico de necessidades Seleção de um sistema integrado de gestão Gerenciamento da implantação





Diagnóstico de necessidades

O objetivo desta etapa da metodologia é identificar os anseios e necessidades da empresa.

Aqui se procura identificar quais os pontos críticos e qual a rota a seguir. A ideia básica é assegurar que todos os passos estejam sendo seguidos e que todos os anseios e necessidades da empresa estejam sendo corretamente compreendidos e listados. Isto é feito colocando-se ênfase nos macroprocessos





Seleção de um sistema integrado de gestão

O objetivo desta etapa é identificar a melhor solução de sistema integrado de gestão e selecionar o fornecedor certo.

A ideia básica é assegurar que todos os passos estejam sendo seguidos, considerando a descrição de uma solução que atenda os anseios e necessidade definidos no passo anterior.

Inclui-se aqui a seleção de uma lista de fornecedores de sistemas integrados de gestão e consistente com a solução buscada, assim como a produção de um questionário de requisitos.





Gerenciamento da implantação

O objetivo desta etapa é colocar a solução escolhida de sistema de gestão em produção.

Aqui se procura orientar os usuários quanto ao caminho a percorrer,

assegurando que todos os passos da implantação estão sendo cumpridos, em linha com as definições das etapas anteriores.

É importante identificar novas situações de risco e que se desviam

do planejamento, propondo correções de rota.




Esperamos que as informações aqui expostas tenham sido de utilidade para você.

Receba gratuitamente mais informações sobre como escolher um sistema de gestão. Acesse nosso website aqui, vá até a aba CONTATO, preencha o formulário e nos ajude com algumas informações sobre sua empresa. Se preferir, envie um e-mail para [email protected]


Quer mais informações sobre o assunto?


mailto:[email protected]?subject=Vi sua apresentação na Web e ....








Lumic Consultoria Ajudamos sua pequena ou média empresa a escolher e

implantar um sistema integrado de gestão

Obrigado! .

[email protected]





sistema de gestão para advocacia e serviços juridicos by lumic consultoria

Documents