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Síntese do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - 2015

ervlço de Auditoria Interna

CENTRO nos ITALAR E UNI E ITÂ 10 DE COIM Ri\ EPE

março de 2016


Conteúdo 1.lntrodução ............................................. .... ....... ... .. ...... ................................................................ ... ............ 3

2. Factos de relevo em 20 15 ......... .................. ...... ... .. ...................................... .......... ...... .. ...... ............. ... .. ... 4

3. Atividades realizadas eln 20 15 ....... .. ...................................................... ............................................ .. .... 6

3. I.Ações de auditoria ................... ... ............................................... ............... ............................. .. ....... 6

3.2.Plano de Prevenção de Riscos de Gestão (PPRG) ............. .. ................................... ... ..................... 6

3.3.Sistema de Comunicação de Irregularidades ... ............. .. ....................................... ... ...................... 7

3.4.Sistelna de Controlo Interno ..................... ........ .. .... ..... ...................... .. ............. ...... ... ..................... 7

3.5.Gestão Operacional do Serviço de Auditoria Interna ............................................ .. ... .................... 7

3.6.Repolte ................ ... .............. ... .......... ... ..... .. ............................................................... .................... 7

3.7.0utras atividades / projetos ...................... ....................................................... .......... ........... .......... 7

4. Recursos utilizados ............... ..... ............ ... ..... .. ... ... .................................................. ................................. 8

5.Conclusão .................... .. ............................................................................................. ........... .................... 8

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). ntrodução A elaboração do relatório anual de auditoria interna (RAAl), visa o cumprimento da alínea d) do nO 2 do

artigo 17° do Decreto-Lei nO 244/2012 de 9 de novembro e tem como objetivo apresentar as atividades

executadas pelo Serviço de Auditoria Interna no ano de 2015 , previstas no Plano Anual de Auditoria

Interna (P AAI).

Para efeitos de apreciação por palte do Conse lho de Administração, procedemos ao envio do RAAI no dia

2 de março de 2016 que, além das atividades previstas no P AAI de 2015 , apresentou igualmente a

execução de ações e atividades que, pese embora não planeadas e como tal extraordinárias, na medida em

que fazem parte das competências legais previstas para este Serviço, exigiram a sua atuação direta.

o presente documento constitui uma síntese do RAAl apresentado em 2 de março e tem como finalidade

a sua publicação e divulgação pública.

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2. Factos de relevo em 2015 Reporte sobre a avaliação do Sistema de Comun icação de Irregularidades - 2° semes tre 2014; Apresentação de proposta tendo em vis ta a realização de ação pedagógica no âmbito do Plano de Prevenção de Riscos de Gestão (PPRG) do CHUC; Apresentação ao CA de documento pedagógico elaborado com base na s is tematização das conclusões e recomendações com interesse geral de aplicação no CHUC apresentadas pela IGAS, na sequência do Despacho nO 53/20 13 de 29/03/2013 do Min istro da Saúde; FollolV up à recomendação previs ta no Relatório de auditoria ao inventário dos Serviços Fannacêut icos do ex- CHC - Controlo da reposição de plasma no Serviço de Hematologia

Imuno hemoterapia;

Desenvolvimento dos trabalhos no âmbito da monitorização da execução do PPRG do CHUC - 4° trimestre de 2014;

Apreciação das lnatrizes de riscos e de controlos apresentadas pelo SGRH e SIE's ;

Emissão do Relatório Preliminar de auditoria interna ao Serviço de Ciru rgia Plástica e QueilnadosVertentes SIGIC e Material de Consumo Clínico; In icio dos trabalhos relativamente à recolha de info rmação sobre factos quc indiciem eventual res po nsabilidade criminal ou financeira no CHUC, tendo em vista o cumprimento da Ins trução nO 3

do GeCI Colaboração na atualização do documento A valiação do cumprimento dos Principios de Bom Governo - 2013; Elaboração dos progralnas de trabalho : Abates de bens de imobilizado e Bens à consignação;

Reportes no âmbito da Inst ru ção nO I do GeCl - execução de 2014 e atividades previstas para 2015;

Apreciação do pedido de parecer sobre procedimen to de cedência de toners no âmbito de contratos

de prinling so licitado pela UIG TSIIGD; Reunião com os auditores da CFA & Associados , SROC, LDA no âmbito da Auditoria às Demonstrações Finance irns do CI-IUC (20 12 e 20 13); Apresentação de ponto de s ituação no âmbito do PPRG do CHUC - Despacho nO 1612014, de 3 de março do Sr. Min is tro da Saúde.

Relatório final de aud itoria interna ao Serviço de Ciru rgia Plástica e Que imados - Vertentes SIGIC e Material de Consumo Clínico;

Conclusão da ava liação do processo de monltonzação da execução do 4° trimestre de 2014 do PPRG; Apresentação do Relatório anual de execução do PPRG - 2014;

Revisão de questionário de avaliação de controlo interno - postos de cobrança de valores do CHUC;

Contributo para o Relatório e Contas do CHUC - 2014; Contributo para o Relatório do Gove rn o Societário do CI:-fUC - 2014; Apresentação do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - 20 14; Reporte em no vos fonnatos no âmbito da Instrução nO I do GeCI à IGAS,GeCI e Ga binete de Apoio Técnico do GeCI.

Elaboração de programa de trabalho da ação de auditoria a realizar aos episódios de urgência e internamento com complicações decorrentes de intervenções realizadas pelos hospitais de destino

no âmbito do SIGIC - 2014; Arranque dos trabalhos de monitorização da execução do PPRG do CHUC - 1° quadrimestre de 2015; Elaboração e implementação da Nota Intema de Serviço nO 112015 - procedimento interno para cumprimento das instruções nOs 112015 e 212015 e recomendação nO 112015, que decorreram a 3' re união plenária do Grupo Coordenador do Sistelna de Con tro lo Integrado do Ministério da Saúde (GeCl); Apresentação de proposta ao CA no âmbito do Processo nO 111 /2013- Relatório IGAS nO 332120 14-

direcionadas à ava liação em Cirurg ias Plást icas/Reconstrutivas . Início dos traba lhos de planificação da ação de auditoria ao Bloco Operatório Polo HUC- MCC;

Elaboração da Nota Intern a de Serviço nO 2120 15 - procedimento interno destinado a assegurar a recolha de infonnação e monitorização do cumprimento do es forço de

con trolo re ferido pelo Minis tério da Saúde, valor a controlar em 2015; Elaboração da Nota Interna de Serviço nO 3120 15 - estabelece as prioridades a atingir internamente no mês de maio;

Elaboração e implementação da Nota Interna de Serviço nO 4/20 15 - planificação do acompanhamento da execução do PPRG do CHUC-Io Quadrimes tre de 2015; Realização das lOas sessões de trabalho com os responsáveis de 3 serviços e gabinetes intervenientes no âmbito da monitorização da execução do PPRG - 1° quadrimestre de 2015; Início dos trabalhos no âmbito do Processo nO 11112013- Relatório IGAS nO 332120 14; Part ic ipação no III Fórum de A uditoria Interna na Saúde, promovido pelo IPA I.

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Síntese do Relatório Anual de Athidades de Auditoria Interna - 2015

Conclusão das sessões de trabalho com os responsáveis de 7 serviços e gabinetes intervenientes no âmbito da monitorização da execução do PPRG- 1° quadrimestre de 2015; Recolha e tratamento de infonnação no âmbito do preenchimento de Questionário do Processo nO 9/2014-AUO - Ação de levantamento do controlo operacional, abrangendo a atividade de auditoria interna-IGAS; Apresentação ao CA de proposta de monitorização do Processo nO 111/2014-INS-lnspeções direcionadas à avaliação da inscrição em Cirurgias Plásticas/Reconstrutivas e Relatório lOAS nO 332/2014.

Reporte sobre a avaliação do Sistema de Comunicação de Irregu laridades - 1° semestre 2015;

Apresentação ao CA do mapa síntese de eventuais infrações ocorridas em 2014 - Instrução nO 3-

OCCl; Reporte da atividade desenvolvida no 1° semestre 20 15 (OCCl- lnstrução nO I);

Recolha e tratamento da informação remet ida pelos responsáveis de 7 serviços e gabinetes intervenientes no âmbito da monitorização da execução do PPRG- 1° quadrimestre de 2015;

Conclusão da audito ria interna aos episódios de urgência e internamento decorrentes de intervenções realizadas pelos hospitais de destino no âmbito do SIGIC-2014 e elaboração do Apresentação do Relatório de avaliação de execução do PPRG do CHUC _1° quadrimestre de 2015;

Parecer na scquência da apreciação da Recomendação N° 3/2015 de I de julho de 2015 do Conselho de Prevenção da Corrupção (CPC) sobre Planos de Corrupção e In frações Conel<lls e do relatório do projeto " Prevenir a Comlpção no Setor Público - Uma Experiência de 5 anos", do CPC; Início dos trabalhos de avaliação ao protocolo realizado entre o CHUC e A !BIll;

Emissão do relatório fina l da ação de auditoria aos episódios de urgência e internamento decorrentes de intervenções realizadas pelos hospitais de destino no âmbito do SIGIC-2014;

Início dos trabalhos de planificação do novo PPRG.

Apresentação ao CA do PPRGe Matriz de Riscos e Controlos do SA I;

Emissão de parecer relativamente ao Relatório e Comentários Sup lementares realizados pelo consórcio entre a CFA e SOO, no âmbito da auditoria financeira aos exercícios de 2012/2013 e 2014; Início dos traba lhos de avaliação do processamento de revertências e abates dos medicamcntos e

outros produtos farmacêuticos ; In ício dos trabalhos para elaboração do PAAI de 2016;

COlmnan.nmTIelllD do inventário do Setor de Logística.

Acompanhamento do inventário dos Serviços Fannacêuticos ;

Emissão de Parecer no âmbito do Relatório lOAS nO 146/2015-Auditoria às Farmácias Hospitalares Oirecionada à Utilização Racional do Medicamento.

Arranque dos trabalhos de monitorização da execução do PPRG do CHUC - 3° quadrimestre de 2015 e relatório anua l de execução de 2015;

Reunião com o CPC;

Apresentação do Plano Anual de Auditoria Interna (PAA I) - 2016; Emissão de Relatório Preliminar da avaliação do processamento de revertências e abates dos medicamentos e outros produtos farmacêuticos do c}-IUC; 8aboração e implementação da Nota Interna de Serviço nO 5/2015 - planificação do acompanhamento da execução do PPRG do CHUC- 3° Quadrimestre de 2015 e elaboração do Relatório Anual de Acompanhamento de 2015; In icio dos trabalhos relativamente ao SCI do CRIO do CHUC; 8aboração de um guião/documento de suporte nas transferências de Imobilizado.

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. .


3. Atividades realizadas em 2015 Em linha com a estratégia definida e aprovada no PAAI, são aqui apresentadas as atividades realizadas

durante o ano de 2015 , identificando igualmente as atividades não programadas.

3.l.Ações de auditoria Os resultados dos trabalhos das ações realizadas encontram-se detalhados nos respetivos relatórios, sendo

de referir que foram propostas 46 recomendações.

AREA AUDlTADA: Produção e Gestão de doentes DESCRIÇÃO DA AÇÃO: Auditoria interna aos episódios de urgência e internamento com complicações decorrentes de intervenções realizadas pelos hospitais de destino no âmbito do S IG IC-20 I 4 .

N° OBJETIVOS I W RISCOS IDENTIFICADOS I N° RECOMENDAÇÕES

3 I 3 I 6

AREA A U OIT ADA: Produção e Gestão de doentes/Existências DESCRiÇÃO DA AÇÃO: Auditoria interna ao Serviço de Cirurgia Plástica e Queimados, vertentes SIGIC e Material de Consumo Clínico.

N° OBJETIVOS I N° RISCOS IDENTIFICADOS I N° RECOMENDAÇÕES 3 I 12 I 24

AREA AUOIT ADA: Existências DESCRiÇÃO DA AÇÃO: Ação de acompanhamento da recomendação formulada no relatório de auditoria ao inventário dos Serviços Farmacêuticos do ex- CHC - Controlo da reposição de plasma no Serviço de Hematologia -I munohemoterapia .

WOBJETIVOS I N° RISCOS IDENTIFICADOS I N° RECOMENDAÇÕES I I 9 I 6

AREA AUDIT ADA: Existências DESCRiÇÃO DA AÇÃO: Avaliação do Sistema de Controlo Interno - Processamento de revertências e outros produtos farmacêuticos .

N° OBJETIVOS I W RISCOS IDENTIFICADOS I N° RECOMENDAÇÕES 3 I 16 I 10

No final de 2015 encontravam-se em fase de conclusão as seguintes auditorias:

• Auditoria ao Serviço de Formação Complementar e Comunicação do Polo HSC- CHUC;

• Auditoria ao cumprimento da Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso;

• Avaliar se a admissão de utentes é efetuada de forma a obter registo adequado à faturação,

cobrança e contabilização das taxas moderadoras nas várias unidades do CHUC;

• Aud itoria ao inventário dos Serviços Farmacêuticos (2014/2015);

• Auditoria ao inventário do Setor da Logística (2015).

3.2.Plano de Pn'wnção de Riscos de Gestão (PPRG)

Os trabalhos relacionados com o PPRG, mantiveram em 2015 um destaque muito s ignificativo nas

atividades desenvolvidas pelo SAI, nomeadamente:

• Relatório anual de execução do PPRG do CHUC-2014;

• Relatório de execução do PPRG - 10 quadrimestre de 2015 ;

• Apresentação de proposta de revisão do PPRG, em vigor desde dezembro de 2013;

• Apresentação da matriz de riscos e controlos do SAI, a incluir no futuro PPRG do CHUC;

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.. Síntese do Relatól"io Anual de Athidades de Auditoria Interna - 2015

• Apresentação de uma proposta ao CA para a realização de uma ação pedagógica no âmbito do

PPRG.

AREA AUDlTADA: Prevenção de Riscos de Gestão DESCRIÇÃO DA AÇÃO: Monitorização da execução do Plano de Prevenção de Riscos de Gestão (PPRG)- Relatórios de Execução.

N° AÇOES N° RECOMENDAÇÕES I - Anual - 20 14 4

2 - 1 ° Quadrimestre 2015 3

J.3.Sistema de Comunicação de Irregularidades Nos termos do regulamento sobre comunicação de irregularidades no CHUC, aprovado pelo CA em

dezembro de 2013 , procedemos ao acompanhamento e reportes semestrais previstos no citado

regulamento.

3A.Sistema de Contr'olo Interno No domínio da avaliação dos processos de controlo interno e de gestão de risco foram elaborados os

seguintes programas de trabalho: abates de imobilizado, material de consumo - Bloco Operatório e bens à consignação. Procedeu-se igualmente à revisão do questionário a aplicar no âmbito da Gestão de doentes

- postos de cobrança de valores do CHUC.

3.5.Gestão Operacional do Seniço de Auditoria Interna

• Plano Anual de Auditoria Interna de 2016;

• Relatório Anual de Auditoria Interna de 2014;

• Contributo do SAI no âmbito no Relatório e Contas do CHUC de 2014;

• Contributo no âmbito no Relatório do Governo Societário do CHUC de 2014;

• Apresentação ao CA de documento pedagógico elaborado com base na sistematização das

conclusões e recomendações com interesse geral de aplicação no CHUC apresentadas pela IGAS,

na sequência do Despacho nO 53/2013 de 29/03/2013 de sua Excelência, o Ministro da Saúde;

• Elaboração e implementação de procedimentos internos, destes se destacando os referente às

instruções e recomendação Grupo Coordenador do Sistema de Controlo Integrado do Ministério

da Saúde (GCCI) e planificação e acompanhamento da execução do PPRG .

3.6.Reporte

Internamente, consolidou-se a regularidade do relato ao CA, previsto nas Normas Internacionais para a

Prática Profissional de Auditoria Interna e manteve-se o reporte semestral no âmbito do Sistema de

Comunicação de irregularidades.

A nível das responsabilidades de reporte externo e além das que decorrem do cumprimento legal, foram

apreciadas e operacionalizadas internamente diversas recomendações e instruções do Grupo Coordenador

do Sistema de Controlo Interno Integrado do Ministério da Saúde.

3.7.0uh·as atividades / projetos

Atividades concretizadas e que não se encontravam previstas no PAAI de 2015:

• Apreciação do Relatório IGAS nO 146/2015 - Auditoria às Farmácias Hospitalares Direcionada à Utilização Racional do Medicamento;

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• Análise da informação relativamente aos Relatórios e Comentários Suplementares elaborados

pelo consórcio CF A1BDO, no âmbito da auditoria financeira aos exercícios de 2012/2013 e 2014;

• Parecer emitido no âmbito da Recomendação nO 3/2015 de I de julho de 2015 do CPC sobre

Planos de Corrupção e Infrações Conexas e do relatório do projeto " Prevenir a Corrupção no

Setor Público - Uma exper iência de 5 anos", do Conselho de Prevenção da Corrupção;

• Trabalhos desenvolvidos no âmbito do Processo n.O 9/2014-AUD - IGAS - Ação de

levantamento do controlo operaciona l, abrangendo a atividade de auditoria interna;

• Processo nO 111 /2014 - fNS - Inspeções direcionadas à aval iação da inscrição em Cirurgias

Plásticas 1 Reconstrutivas e Relatório IGAS nO 332/2014 - aval iação interna do cumprimento da

recomendação nO 7 e proposta de monitorização interna;

• Apreciação do pedido de parecer sobre procedimento de cedência de toners no âmbito de

contratos de prinling solicitado pela UIG TSlIGD, da qual resultou um pedido de elementos

adic ionais .

4. Recursos utilizndos

Recu,·sos Humanos - Em 2015 não se verificaram alterações na composição dos recursos humanos do

Serviço de Auditoria Interna, o qual é const ituído pelos seguintes recursos humanos:

• Auditor Interno;

• Assistente Administrativa, que desempenha funções de Técn ica Auditora;

• Assistente Administrativa, que co labora como elemento de secretariado, a tempo parcial.

Formação - Atento o volume dos trabalhos encetados pelo SAI e a escassez dos recursos afetos (2

pessoas), não foi possível a participação dos seus elementos em ações de formação externas,

designadamente na área de auditoria, o que poderia ter constituído uma mais-valia para o próprio SAI.

Instalações e Recursos Tecnológicos - Desde outubro de 2012 que o Serviço de Auditoria Interna se

encontra instalado no Hospital Geral , no I ° andar do edifício das consultas externas, gabinetes 6 e 7.

S.Conclu ão No exercício de 20 15, manteve-se a escassez de recursos humanos assinalada em relatórios anteriores,

que condicionou o desenvolvimento de a lguns trabalhos, atenta a desproporção que se verifica entre o

número de elementos da equipa e a dimensão e complexidade do CHUC.

Por outro lado, a sobrepos ição de trabalhos extraordinários que impuseram a ação direta do SA I, aliada à

escassez de recursos humanos, configuraram dois fatores condicionantes à execução de algumas

atividades propostas no PAA I de 2015 e que por essa razão, esperamos concluir em 2016.

Coimbra, 30 de março de 2016

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síntese do relatório anual de - chuc.min-saude.pt · fannacêuticos do ex- chc - controlo da...

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