siap 2009 3 automacao de processos 1 bpm reengenharia formularios

Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal

Sistemas de Informação da Administração Pública

Da automatização à inteligência

dos processos 1 – BPM, Reengenharia de Processos

e Formulários Electrónicos

Luís Vidigal

http://egovernment.no.sapo.pt

http://www.iscad.pt/

Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 2

Reengenharia de Processos

• É o repensar fundamental e a reestruturação radical

dos processos organizacionais, que visam alcançar

melhorias drásticas em indicadores críticos e

contemporâneos de desempenho, tais como custos,

qualidade, atendimento e velocidadeMichael Hammer & James Champy (1993)

• É o repensar fundamental e redefinição radical dos

processos para conseguir enormes melhorias no

desempenhoMichael Hammer & Steven Stanton (1995)



BPM – Business Process Managment(Gestão de Processos de Negócio)

É um modo estruturado para as

organizações gerirem e melhorarem o

seu desempenho, através da

optimização dos seus processos de

negócio.



BPM é mais do que Gestão de Processos

É também

• Alinhar os processos de negócio com os objectivos

estratégicos – Planeamento Estratégico

• Obter compromisso dos colaboradores com os

processos de negócio

• Entender a organização e o seu funcionamento

enquanto sistema, mostrando os relacionamentos

básicos de entrada e saída entre os seus processos

• Seleccionar a tecnologia certa e apropriada



O que é o Business Process

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Consiste em estabelecer etapas bem claras, que

coordenadas e geridas promovem valor para o cliente e

consequentemente para o negócio.

Primeiro

as meias

e depois

os sapatos



O que fazer antes de iniciar?

• Identificar os processos chave de negócio

• Estabelecer objectivos e metas, de

preferência alinhados ao Plano Estratégico

• Lembrar que o mapeamento de processos é

um meio e não um fim

• Não é necessário mapear todos os processos

da organização, somente aqueles mais

importantes ou críticos

• Definir o nível de detalhe necessário e

apropriado para a organização em questão



Resultados de uma implementação BPM

• Conhecer e Inovar o Processo

– Documentar e validar processos de

negócio, simulações de mudança

• Montar e colocar rapidamente em

produção

– Claro entendimento das necessidades

de negócio para automação do

processo

– Permite a maior flexibilização do

negócio permitindo mudanças mais

agéis

• Monitorização do Processo para garantir a

sua efectividade

– Melhorar operações de negócio através

da visão em tempo real e do controle

de processos



Ciclo de Vida

Modelação Implementação

Controlo Implantação



• Obter informações do processo / Construir modelo

– Entrevistas

– Entrevistar o “Owner” de cada processo

– Identificar a origem das fontes do processo (Inputs)

• Identificar elementos chave do processo

– Actividades

– Quem faz o que?

– Sequência do processo

– Regras específicas do processo (Business Rules)

– Entradas e Saídas

– Indicadores (Tempo de execução das actividades)

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Modelação dos Processos "As Is"



Melhoria dos Processos

• Identificar claramente o objectivo da melhoria

– Reduzir Custo e Tempo

– Potencializar a qualidade do produto ou serviço

– Aumentar a satisfação do cliente

• Meios para alcançar os objetivos

– Racionalizar o processo

– Melhorar a utilização dos recursos

– Melhorar ou definir um processo de Gestão



Modelação

Tempo Total: 6 horas

Processo com atividades paralelas

Tempo Total:

2 horas

Processo Seqüencial

As Is

To Be



Há várias formas para optimizar um processo

Melhorar os processos de negócio

Gerir AutomatizarCalibrar o processo

Redesenhar

A melhoria pode não significar mudanças no processo. Gestão e medição eficientes,

podem ser o suficiente para o processo existente.



Process Intelligence

• Bottom up

• Modelo organizativo

• Racionalização

• Eficiência

• Processo =

Conj. Actividades

• Não tem em conta a abordagem sistémica

• Documentos / procedim.

• Controlos

• Gestão de Informação

• Top down

• Modelo organizacional

• Inovação

• Agilidade

• Processo = Capacidade para responder a estímulos

• Abordagem Sistémica

• Abordagem Integrada

• Pessoas

• Gestão da Mudança

• Gestão de Conhecimento

Abordagem tradicional Abordagem de mudança



Estruturas e Processos

Estruturas

Processos

In Out



Mapa de inter-relações entre os

vários processos

Processo 1

Processo 2

Processo 3

Processo 4

Processo 5

Processo n

Pro

cesso

1

Pro

cesso

2

Pro

cesso

3

Pro

cesso

4

Pro

cesso

5

Pro

cesso

n



Mapa dos “donos” dos processos

Processo 1

Processo 2

Processo 3

Processo 4

Processo 5

Processo n

Dep

art

. A

Dep

art

.B

Dep

art

. C

Dep

art

. D

Dep

art

. E

Dep

art

. X



Fluxos dos processos e seus interfaces

Inputs Outputs

ActividadesFactores

de DecisãoSequências



Matriz de CRUD

•C – Create

•R – Retrieve

•U – Update

•D - Delete

Quantasfolhas de cálculo

tem na suaorganização?



Matriz de CRUD ou “CU” (Cria / Utiliza)

Processo 1

Processo 2

Processo 3

Processo 4

Processo 5

Processo n

Dad

o A

Dad

oB

Dad

o C

Dad

o D

Dad

o E

Dad

o X

C

C

C

C

C

C

C

C

C

C

C

C

U U

U

U

U U U

U

U

U



ReengenhariaNão faça sempre como fez!

Repensar(Why)

Resequenciar(When)

Relocalizar(Where)

Refazer(How)

Reduzir(How much)

Reconfigurar(What)

Realocar(How much)

Os 7 Re



ReengenhariaNão faça sempre como fez!

• Qual a causa para determinado problema?

• Porque fazemos as coisas desta forma?

• Este processo continua a ser crítico para o cliente?

• Quem faz o quê?

• O processo, não poderia ser conseguido com menos

passos?

• Poderá o processo ser feito em outsourcing? Trará mais

valor acrescentado para o cliente?

• Os processos acontecem em paralelo? Quais são

executados primeiro, qual a sequência?

• Poderemos introduzir novas funcionalidades tecnológicas?



Fazes da reengenharia de processos

Avaliação

Definição

da Visão

Definição

“To Be”

Análise

Custo /

Benefício

Plano de

Transição

Definição

das MétricasImplementação

Caracterização

“As Is”



Reengenharia de processos

• O que se pretende obter com o processo;

• Quem intervém no processo e com que

responsabilidade;

• Onde é executado o processo, em que

estruturas ou serviços;

• Como é executado o processo, qual o

suporte tecnológico inerente;

• Qual a sequência mais adequada de

procedimentos e tarefas;

• Que recursos são necessários.



O que aprendemos da Reengenharia

• A gestão de topo deve apoiar a mudança

• A cultura organizacional deve ser receptiva

• As melhorias e as poupanças devem focar-se

nos processos

• Os processos devem ser seleccionados com

base nas necessidades dos cidadãos

• Os donos dos processos devem gerir as

equipas, o âmbito e as métricas



Fases da melhoria de Processos

• Identificar

• Analisar

• Redesenhar

• Implementar

• Avaliar



A irracionalidade

do Estado

alimenta muitos

negócios privados

sem acrescentar

valor à economia

Luis Vidigal



Tarefas que (potencialmente)

não acrescentam valor

• Re-trabalhar

• Gastar e ostentar

• Assinaturas

múltiplas

• Contar

• Manusear

• Inspeccionar

• Configurar

• Desacelerar

• Transportar

• Mover

• Atrasar

• Armazenar



Formas de melhorar os processos

• Normalizar

• Reduzir erros

• Usar equipas em rede

• Agrupar trabalho semelhante

• Combinar operações e actividades similares

• Reduzir controlos e revisões

• Mover a decisão para níveis próximos do cidadão

• Eliminar dados não utilizados

• Remover atrasos artificiais

• Assegurar 100% de qualidade

• Automatizar tudo o que for possível



Formulários inteligentesDescobrir as partes que interessam...

Onde é que eu estou?



Formulários inteligentesDescobrir as partes que interessam...

Como resolver o meu problema?



Deixe-me ajudá-lo

Que idade

tem?

Está a

trabalhar?

Homem ou

Mulher?

Tem carro?

Tem casa?Tem filhos?

É deficiente?É empresário?



Um mundo de objectos inteligentesdas pessoas às coisas

Tecnologias de auto-identificação:

• Código de barras

• Tarja magnética

• Chip

• Reconhecimento óptico de caracteres (OCR)

• Biometria (voz, imagem e gesto)

• Rádio-frequência (RFID)



Personalizados, únicos, dinâmicos e inteligentes



Personalizados, únicos, dinâmicos e inteligentes

Pessoal



Nome

Morada

Profissão

Estado Civil

Rendimento

Pedidos em falta

Reclamações

Incidentes

...



Ir à escola

Empregar-se

Casar-se

Ter um filho

Mudar de casa

Construir uma casa

Criar uma empresa

Morrer

...



As 3 camadas

de um formulário inteligente

ApresentaçãoParte visível

LógicaRegras de NegócioValidações

XMLDados paraimportação / exportação


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Education