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Gesto Documental e Workflow com Alfresco


Fernando [email protected]

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Agenda

Apresentao Gesto Documental Factor Crtico de Sucesso 3 Conceitos Fundamentais Gesto Documental em Open Source Alfresco: Principais funcionalidades Alfresco: Interfaces Alfresco: Arquitectura Alfresco: Casos tpicos de utilizao Alfresco: Referncias


Apresentao


Apresentao

F. Fernndez Dir. Executivo da MoreData Profissional de TI desde 1984 programao, gesto de projectos, formao, consultoria, gesto Associaes: ANETIE, APDSI, EURTRADENET, PT.JUG, ESOP


A MoreData

Membro da ESOP desde 2008 Aposta no Open Source desde 1995 Servios:

Consultoria de Gesto e T.I. Formao de Gesto e T.I. Sistemas de Informao: Integrao Desenvolvimento Manuteno Assistncia tcnica


Gesto Documental Factor crtico de sucesso


Gesto documental como factor crtico de sucessoFactor Crtico para o sucesso de qualquer Empresa

Organizao e disponibilizao atempada de informaes relevantes a todos os intervenientes


Situao ActualPrincipais fontes de informao nas Organizaes:

Arquivos de texto Relatrios Correspondncias recebidas por diferentes meios Fax, correio, e-mail


Qual a tendncia?Gerar cada vez mais e mais documentos, agravando diversos problemas: documentos

Documentos perdidos Multiplicidade de verses Desconhecimento de existncia Desconhecimento de autoria Falta controlo dos tempos de execuo Perda de tempo til de trabalho em busca de documentos Custos com o arquivo fsico de documentos Custos com cpias de documentos Perda de controlo sobre informaes vitais para o negcio


Sistema de Gesto Documental o que

Utilizao da tecnologia para captar (digitalizar), armazenar, disponibilizar, pesquisar e gerir toda a informao produzida no seio de uma organizao de forma digital, integrando as suas capacidades nos processos dirios da organizao


Que organizaes necessitam de um Sistema de Gesto Documental?

Qualquer uma onde as pessoas percam tempo a sarem do seu lugar para irem procura de um determinado documento


Gesto Documental como Factor de Eficincia

Reduo do tempo de busca e localizao de documentos: rpido acesso aos documentos com pesquisa em meta dados e em texto livre Maior segurana no acesso aos documento, atravs de mecanismos de controlo de acessos Reduo de custos Tempo Papel Cpias Armazenamento fsico


Vantagens

Possibilidade de recuperao das informaes (Backup),o que no acontece no arquivo fsico em caso de catstrofes Reduo das probabilidades de extravio de documentos Controlo absoluto do fluxo de trabalho Possibilidade de consultar documentos fora da organizao

Maior produtividade


Vantagens

Potenciar a colaborao no seio da organizao atravs da partilha de documentos e implementao de workflows associados aos documentos Uniformizao e gesto automatizada dos processos da organizao Melhoria da qualidade do trabalho desenvolvido Reduo do processamento manual atravs da eliminao de tarefas de registo, catalogao, e arquivo manual Informao acessvel a vrios utilizadores simultaneamente


3 Conceitos Fundamentais da Gesto Documental

Workflow MetaDados Rastreabilidade


Conceitos: workflowWorkflow (circuito documental): processos que so repetidos consecutivamente na organizao e que possuem documentos e intervenientes associados a cada uma das fases.

Exemplos: Validao de facturas Marcao de frias Reembolso de despesas Gesto reclamaes


Conceitos: MetadadosMetadados: dados sobre os dados, conjunto de elementos informativos sobre o documento Exemplos:

Autor Ttulo Descrio Cdigo Data de criao


Conceitos: Rastreabilidade

Rastreabilidade: documento

possibilidade

de

saber

o

histrico

do

Exemplos:

Controlo de verses Estado da tarefa Quem efectuou alteraes ao documento


Gesto Documental Open Source


Open Source vs Proprietrio

Modelo de software proprietrio:

Organizaes que usam o software no podem analiz-lo nem modific-lo Concorrentes do fabricante no podem usar o mesmo software sem pagar licenas ou royalties Preos so definidos pelo fabricante, que afasta a concorrncia atravs de litgios legais Grandes fortunas so feitas


Open Source vs Proprietrio

Modelo de software open-source:

Qualquer um tem acesso ao cdigo-fonte e pode modific-lo Concorrentes do fornecedor original podem usar o mesmo software Utilizadores e fornecedores cooperam na construo de sistemas fiveis e seguros, reduzindo custos Preos dos servios so definidos em concorrncia e o cliente escolhe pela qualidade


Open source: um modelo de adopo crescente

$6 bn de poupana em custos de licenciamento Melhor aplicao do investimento (servio apenas) Investimento seguro ( prova de falncia/venda) Melhor suporte (sem algemas, o servio o que segura o cliente) Modelo incentiva qualidade e segurana (peer-review) Independncia do fabricante Numa palavra: Escolha


Afinal quem que manda nos meus dados?

Quantos anos possvel usar a mesma verso do software sem ter que comprar um upgrade? Que garantias h de o fornecedor continuar em actividade daqui a dez anos? Como aceder aos ficheiros se o fornecedor fechar e no houver upgrades?


Open Source um stack empresarial


Origens do Alfresco

Dos criadores do Documentum e do Business Objects Open Source com servio profissional As melhores das mais recentes tecnologias CMS/ECM Multiplataforma: Linux,Unix,Windows, MacOS


Adopo do Alfresco

Mais de um milho de downloads

Comunidade com 70,000 membros Mais de 30,000 instalaes activas Usado em 75 pases, 20 lnguas Grandes bancos, governos, media e servios Crescimento de 320% em 2007 Gartner: Cool Technology, Forrester: Wave Leader World Economic Forum: Technology Pioneer Prmios da ComputerWorld, Network World, eWeek, eContent 100, Red Herring

Enterprise: mais de 500 clientes em 2 anos

Reconhecimento pela Indstria


Duas opes

Alfresco Labs Alfresco Enterprise


Modelo de servio, Labs ou Enterprise?

Onde se aplica Alfresco Labs:

Para arrancar com um oramento baixo ou nenhum Para um ambiente de explorao com um nmero reduzido de utilizadores Para usar as mais recentes funcionalidades Para um ambiente de desenvolvimento Para um ambiente de ensino Centenas de utilizadores, 24x7 Necessidade de suporte avanado com acesso directo aos developers

e Enterprise:


A Comunidade

Comunidade internacional apoiada e dinamizada pela Alfresco Software Inc. (wiki, docs, frums) Frum em Portugus Comunidade Portuguesa de Alfresco com utilizadores, profissionais de TI e do Ensino

Documentao Lista de prestadores de servio (a crescer) Mailing-list Casos de sucesso (em preparao) http://groups.google.com/group/alfresco-pt


Principais Funcionalidades


Alfresco: Principais Funcionalidades (1)

Acesso pelo Browser Web, ou File Explorer (FTP, WebDAV, SMB/CIFS) Gesto integrada e inteligente de documentos Pesquisa de documentos compatvel com o Google Pesquisas em Metadados ou Texto livre Classificao de Documentos Histrico de Verses de Documentos



Automatizao de Aces sobre o Documento:

Converso para outro formato Envio de e-mails de notificao Contadores automticos Possibilidade de definir aces personalizadas



Criar espaos e automatizar contedos Criar e editar contedo Requisio e Devoluo de Documentos (Check-In / CheckOut) Agregar documentos a processos e processos a processos Emisso de Relatrios



Definio personalizada de Metadados Configurao de Regras e Workflow Fruns de discusso Definio de templates com estrutura e regras Integrao com diversos motores de base de dados:

PostgreSQL, MySQL,Oracle,MS SQL, etc. Integrao com diversos sistemas de autenticao: LDAP, Active Directory ou utilizao de segurana interna


Interfaces


Interface Explorador de Ficheiros Windows


Interface Web (v. 2.x)


Interface Web (Share - v. 3.x)










Detalhe de Registo


Edio de Registo


Espaos


Entrada / Tarefas


Tarefa de aprovao


Desenho de Workflow


Arquitectura


ArquitecturaAlfresco ShareWebSites Gente Componentes Colaborao Componentes medida

Alfresco SurfTemplates Pginas Componentes

CIFS

WebDAV

SharePoint Protocol

FTP NFS

Java API

WS

REST

Alfresco Content ServicesGesto Documental Gesto de circuitos Colaborao Gesto de contedos web


Casos tpicos de utilizao


Caso 1: Bsico

Instalao default, costumizao mnima Pastas partilhadas por CIFS ou WebDAV para:

Receber documentos digitais ou digitalizados Partilhar ficheiros que esto a ser trabalhados com controlo de verses Fazer pesquisas Colaborar (verses, discusses, workflows) Administrar sistema

Interface web para:


Utilizao bsica


Caso 2: Integrao LDAP, Fax e Email

Alfresco configurado para usar registo central de utilizadores (LDAP, AD) Servidor de Fax (Hylafax) configurado para gerar PDF e registar em Alfresco Add-in Outlook (ou outro) para arquivar mensagens


Integrao Fax / Email


Caso 3: Interface medida

Aplicaes podem ser desenvolvidas com:

Webscripts Google Web Toolkit Qualquer tecnologia que consuma webservices ou REST


Interfaces alternativos


Caso 4: Integrao

Aplicaes podem usar Alfresco como repositrio documental (com webscripts ou webservices) Alfresco pode registar metadados em aplicaes Componentes desenvolvidos em webscripts so compatveis com standard de portlets (JSR-168) para portais Java


Integrao em Portais Java (JSR-168)


Referncias


Referncias

Sector da Educao

Council of Chief School Officers

Massachusetts Institute of Technology

Harvard University


RefernciasSector Financeiro Caceis Investor Services American Stock Exchange Kneip Communication

Sector Editorial

McGraw Hill


RefernciasSector Governamental Junta de Andalucia

Departamento dos Servios Sociais do Estado de Louisiana

Swansea Housing Association

Comisso Europeia, Parlamento Europeu

Estado do Nebraska


RefernciasOutros Sectores Reed (Consultoria e Formao Recursos Humanos)

Japan Airlines

Radio France Internacionale

Royal Dutch Airlines


Concluso


Alfresco: Pontos chave

Fcil:

De usar De implementar De estender

Rpida inovao tecnolgica Standards abertos / interoperabilidade Custo baixo

Implementao TCO

Modelo de suporte com duas alternativas

Alfresco Labs (comunidade profissional) Alfresco Enterprise (Alfresco Inc.)


Concluso

Gesto Documental com Alfresco Procurar, encontrar, partilhar


Links teisSobre Alfresco:http://www.alfresco.org/ http://groups.google.com/group/alfresco-pt http://www.esop.pt/ http://www.moredata.eu/

Apresentao realizada com:http://www.openoffice.org/ http://www.ubuntu.com/ http://www.gimp.org/ http://www.openclipart.org/

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