Gestão Arquivística de Documentos

usando Alfresco

Paula Ferreira CavalcantiGerente de Negócios

Telefone: 55 (11) 3957-1328 Email: pcavalcanti@infusedsolutions.com.br

Infused Solutions

A Infused Solutions é uma empresa de consultoria emtecnologia especializada em soluções de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (Enterprise Content Management).

Consultores especialistas em:

• Gerenciamento Eletrônico de Documentos• Gerenciamento de Conteúdo Web•Records Management• Portal• Colaboração

Parceiro Gold da AlfrescoAtuando nos Estados Unidos e Brasil

Alfresco

● Fundada em 2005

● 115+ funcionários e crescendo

● Foco em ECM com visão open source comercial

● Equipe de gerenciamento experiente

● John Newton, CTO & Co-fundador – Fundador da Documentum

● John Powell, CEO & Co-fundador - COO da Business Objects

● Forte momento no mercado

● 800+ clientes -- bancos, governo, mídia

● 1.6+ milhões downloads, 100,000 membros da comunidade

Eventos Infused/Alfresco no Brasil em 2010

• 28 e 29 de Setembro – São Paulo (ecmshow.com.br)ECM Show

• Gerenciando Projetos usando Alfresco - OutubroWebinars

• Alfresco 3 – Guia Prático para Usuários, Administradores e Programadores

Livro em Português

O que é um documento arquivístico?

É um documento produzido e/ou recebido por

uma pessoa física ou jurídica, no decorrer

das suas atividades, qualquer que seja o

suporte, e dotado de organicidade.

Documento Arquivístico Digital

• Produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional

Documento Arquivístivo Convencional

• Produzido, tramitado e armazenado em formato não digital

Conceitos Importantes

e-ARQ

• Especificação de requisitos que estabelece um conjunto decondições a serem cumpridas pela organização produtora/receptorade documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelo própriosdocumentos a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade,assim como seu acesso.

SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivísticade Documentos

• Conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico dosistema de gestão arquivística de documentos, processado porcomputador. Pode compreender um software em particular, umdeterminado número de softwares integrados, adquiridos oudesenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses.

GED x SIGAD

Um GED trata os documentos de maneira compartimentada,

enquanto o SIGAD o faz a partir de uma concepção orgânica, ou

seja, os documentos possuem uma inter-relação que reflete as

atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do

SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo

de vida dos documento.

SIGADGED

Requisitos arquivísticos SIGAD

Captura, armazenamento, indexação e recuperação de documentos arquivísticos

Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa

Gestão de documentos a partir do Plano de Classificação para manter a relação orgânica entre os documentos.

Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmo documentos

Integração entre documentos digitais e convencionais

Foco na manutenção da autenticidade dos documentos

Avaliação e seleção de documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente

Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos

Transferência e o recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação

Gestão de preservação de documentos

Instalando o Site de Records Management

Criando o Site de Records Management

Controle de Acesso

Para ter acesso ao Console de Gerenciamento do RM é preciso estar

no Grupo de RM Admin

Perfis do RM

Console Admin RM

Pastas

Séries

Plano de Classificação

Categorias

Plano de Classificação

Financeiro

Despesas de Capital

Políticas e Procedimentos

Governança Financeira

Controle Orçamentário

Relatórios Financeiros

RH

Saúde e Segurança

Acidentes e Investigações

Políticas e Procedimentos

Inspeções e Revisões

Gerenciamento de Performance

Plano de Desenvolvimento

Individual

Avaliações dos Funcionários

Painel do Site de RM

Criando o Plano de Classificação - Série

Criando o Plano de Classificação - Categoria

Criando o Plano de Classificação – Pasta

Tabela de Temporalidade

A tabela de temporalidade é adicionada no nível da Categoria.

Tabela de Temporalidade

Incluindo os passos para Descarte

Finalizando a Tabela de Temporalidade

Tabela Temporalidade – Outro exemplo

Corte após o Final do Ano Financeiro ou Após Final da Auditoria

Transferir após 1 mês

Período de Tempo

Evento

Adicionar um novo evento

Adicionar um novo evento

Adicionar novo local para Transferência

Usando o novo Evento

Utilizando os novos locais de transferência

Arquivar um Documento Eletrônico

Arquivar Documento Não Eletrônico

Declarando como Registro

Visualizando o Registro

Desfazer o Declarar como Registro

Movendo um documento para o Site de RM

Criando um relacionamento entre Registros

Auditoria

Auditoria – Por Registro

Auditoria – Relatório

Auditoria – Relatório

Logins e Falhas no LoginRegistro ArquivadoRegistros DeclaradosAtualização de Metadados

Perguntas e Respostas

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Paula Ferreira CavalcantiGerente de Negócios

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