Julho 2015

Gestão Documental

Classes de Informação OrganizacionalClasses de Informação Organizacional

● Estruturada: 10%

● Bases de dados

● Data warehouses

● Não estruturada: 90%

● Arquivos de texto, folhas de cálculo, desenhos, imagens, ...

● Correspondência recebidas por diferentes meios: correio, fax, e-mail

Tendência: volume crescenteTendência: volume crescente

● Documentos perdidos

● Versões múltiplas

● Existência desconhecida

● Autoria desconhecida

● Descontrolo de prazos

● Custo crescente do arquivo

● Custos com cópias

Sistema de Gestão Documental (ECM)Sistema de Gestão Documental (ECM)

Utilização da tecnologia para capturar,

armazenar, partilhar, pesquisar e gerir

toda a informação documental (conteúdos)

de uma organização, integrando as suas

capacidades nos processos da organização.

Enterprise Content ManagementEnterprise Content Management

● Equivalente a um motor de base de dados (Oracle, SQL Server, PostgreSQL) com uma linguagem de acesso, o SQLSQL

● Trata informação não estruturada (não tabular)

● Serviços standard: gestão de documentos (conteúdos) e metadados

● Linguagem standard de acesso a ECM:

Exemplos CMISExemplos CMIS

● SELECT * FROM cmis:document

● SELECT F.* FROM cmis:folder F

● SELECT * FROM cmis:document WHERE cmis:name = 'test'

● SELECT * FROM cmis:document WHERE cmis:creationDate < TIMESTAMP '2010-04-01T00:00:00.000+00:00'

● SELECT * FROM cmis:document WHERE CONTAINS('test')

● SELECT SCORE() FROM cmis:document WHERE CONTAINS('\'test\'') ORDER BY SEARCH_SCORE

VantagensVantagens

● Facilidade de catalogação e pesquisa● Acesso remoto

● Acesso simultâneo

● Colaboração● Gestão uniforme dos processos● Controlo do fluxo de trabalho,

responsabilidades, prazos● Controlo de acesso, redundância

Registo de Documentos

EncaminhamentoInicial

Tarefas Pendentes

Encaminhar Tarefa

Encaminhar eEncerrar Tarefa

Encerrar Tarefa

Para conhecimento

Para despacho

Para parecer

Para pedido deesclarecimentos

ARQUITECTURA GESTÃO CONTEÚDOSARQUITECTURA GESTÃO CONTEÚDOS

APLICAÇÕES

SISTEMAS DE APOIO

Repositóriode ficheiros

Índices detexto livre

MetadadosWorkflow

SGBD – dadosestruturados

Gestão deExpediente

ERPRecursosHumanos ...

ECM / CMIS SGBD / SQL

O que é o AlfrescoO que é o Alfresco

Plataforma de conteúdos com ligação à Cloud que lhe permite

trabalhar em qualquer sítio, com qualquer dispositivo, com

as suas aplicações preferidas

Plataforma para conteúdos críticos

No local, na Cloud ou em ambos

Suporte a Tablets e Smartphones

iOS e Android, para além de qualquer

browser standard

Open Source e Open Standards API

O melhor ROI e a garantia do seu

investimento

O sucesso do AlfrescoO sucesso do Alfresco

3.000 empresas clientesEm 180 países

7 milhões de utilizadores70% dos quais pagam

4.000 milhões de ficheirosSão geridos globalmente

Comunidade activaMilhares de developers, 300+ parceiros

Receitas por trimestre desde a fundação

A maior companhia de A maior companhia de gestão documental gestão documental open-source do mundoopen-source do mundo

Clientes empresariaisClientes empresariais

70% com mais de 10.000 empregados

Escala e serviço para responder à expectativa de algumas das maiores empresas do mundo

Espalhados por 180 países

Capacidade de apoio global, 24x7

Comerciais, Governo, ONG & Ensino

Uma variedade saudável de clientes e requisitos provenientes de diversas indústrias

90% taxa de renovação

Uma relação baseada na qualidade e confiança

Gestão de Documentos

Workflow Gestão de Recursos Digitais

Colaboração

Gestão de Conteúdos Web

Integração

Arquivo de E-Mail

Gestão de Imagens

Interface Web (Alfresco Share)Interface Web (Alfresco Share)

Alfresco MobileAlfresco Mobile

Aceda em segurança ao Alfresco

Navegue ”sites”, pastas & ficheiros

Veja “feed” de actividade

Previsualize ou descarregue ficheiros

Comente e “goste” conteúdo

Capture, carregue e etiquete imagens, vídeos & documentos

Abra e guarde documentos com OpenOfficeHD ou PDFExpert

Use WebDAV para aceder com outras “apps”

Navegação ConteúdoNavegação Conteúdo

● Arquivo de conteúdo em pastas e Arquivo de conteúdo em pastas e sub-pastas num repositóriosub-pastas num repositório

● Share implementa conceito de Share implementa conceito de “Site”, Pastas num “Espaço”“Site”, Pastas num “Espaço”

● Navegação a partir de por:Navegação a partir de por:

● PastaPasta

● CategoriaCategoria

● TagsTags

● Filtro (ex: Favoritos)Filtro (ex: Favoritos)

Controlo de AcessosControlo de Acessos

● Muito para além das permissões Muito para além das permissões de leitura/escrita de um de leitura/escrita de um file-file-systemsystem

● Abrange conteúdo, propriedades, Abrange conteúdo, propriedades, check-in/out, discussões e check-in/out, discussões e delegação (convites)delegação (convites)

● Vários perfis de utilizador pré-Vários perfis de utilizador pré-definidos (extensível)definidos (extensível)

● Audit trailsAudit trails permitem controlar permitem controlar todas as acçõestodas as acções

Principais permissões Principais permissões

Permissões/Role Dono Coordenador Colaborador Contribuidor Editor Consumidor

Ver conteúdos e propriedades X X X X X X

Editar conteúdos/propriedades criados por outros

X X X X

Adicionar conteúdo X X X X

Apagar conteúdos de outros X X

Criar sub-pastas X X X X

Ver regras da pasta X X X X

Check in/out conteúdo X X X

Participar em discussões existentes X X X X

Convidar outros X X

Iniciar novo tópico de discussão X X X X

Apagar conteúdo criado por outros X X

Criar regras X X

PesquisaPesquisa

● Pesquisa simples e avançadaPesquisa simples e avançada

● Pode-se pesquisar por:Pode-se pesquisar por:

● PastasPastas

● Conteúdos (qualquer tipo)Conteúdos (qualquer tipo)

● Tipos Personalizados (ex: Tipos Personalizados (ex: Artigo)Artigo)

● Aspectos (ex: notícia)Aspectos (ex: notícia)

● PropriedadesPropriedades

● Conteúdo do documentoConteúdo do documento

Pesquisa

Controlo de VersõesControlo de Versões

● Não é necessário controlar pelo Não é necessário controlar pelo nome do ficheironome do ficheiro

● artigo-v1.htmlartigo-v1.html

● artigo-v1-1.htmlartigo-v1-1.html

● Mantém relacionamentos entre Mantém relacionamentos entre versõesversões

● Reposição de versõesReposição de versões

● RastreabilidadeRastreabilidade

Conteúdos e PropriedadesConteúdos e Propriedades

● Possibilidade de gerir qualquer Possibilidade de gerir qualquer tipo de conteúdo (.doc .ppt .xls tipo de conteúdo (.doc .ppt .xls .jpeg .mp3 .odf .xml .mp4.jpeg .mp3 .odf .xml .mp4

● Meta-informação – dados sobre Meta-informação – dados sobre o conteúdo (nome, título, o conteúdo (nome, título, autor, …)autor, …)

● ExtensívelExtensível

● Tipos de conteúdo Tipos de conteúdo personalizadospersonalizados

● Aspectos personalizadosAspectos personalizados

Modelo de MetainformaçãoModelo de Metainformação

Aspecto: NoticiaTituloCategoriaAutor

Aspecto: PublicaçãoData para publicaçãoData publ. efectivaData em que expira

Aspecto: ArquivoRef ArquivoLocalização físicaSuporte

Tipo: Artigo Tipo: Programa Tipo: Fotografia Tipo: Factura

Acções e RegrasAcções e Regras

● Regras aplicam-se a pastasRegras aplicam-se a pastas

● Regras executam acçõesRegras executam acções

● Regras são desencadeadas por um Regras são desencadeadas por um evento:evento:

● criação, actualização ou criação, actualização ou eliminação de conteúdoeliminação de conteúdo

● Exemplos de acções:Exemplos de acções:

● Transformar conteúdoTransformar conteúdo

● Iniciar workflowIniciar workflow

● Enviar emailEnviar email

Acções e Regras

Conversões (Transformação)Conversões (Transformação)

● Vários motores de transformaçãoVários motores de transformação

● Documentos: OpenOfficeDocumentos: OpenOffice

● Imagens: ImageMagikImagens: ImageMagik

● ......

● Invocáveis por regrasInvocáveis por regras

Workflow/BPMWorkflow/BPM

CriaçãoEdição

Revisão

Aprovação

Publicação

● Baseado em Ferramentas Baseado em Ferramentas BPMBPM

● Jboss jBPMJboss jBPM

● ActivitiActiviti

● Possibilidade de desenhar Possibilidade de desenhar workflows personalizados workflows personalizados que depois arrancam com que depois arrancam com actions na gestão de actions na gestão de conteúdos.conteúdos.

Workflow (BPMN apenas)Workflow (BPMN apenas)

Workflow - Run TimeWorkflow - Run Time

InteroperabilidadeInteroperabilidadeDesktop Apps

Mobile Apps

Redes Sociais

Serviços na WebAlfresco Cloud

Sistemas de Informação

Open WebAPIs

CMISJSR-168

Connectors

WebDAV, CMISCIFS, SharePoint

Protocol

Open WebAPIsCMIS

CMIS-basedAlfresco

Sync

CMISWebDAV

Políticas de ArmazenamentoPolíticas de Armazenamento

Políticas A.

Políticas A.

SSD$$$

FCD$$

SATA$

● Armazenamento dinâmico regido Armazenamento dinâmico regido por políticas pré-configuradas por políticas pré-configuradas relativas ao tipo e ciclo de vida relativas ao tipo e ciclo de vida dos conteúdos. Exemplos:dos conteúdos. Exemplos:

● vídeos do dia são colocados vídeos do dia são colocados em drives mais rápidas (e em drives mais rápidas (e mais caras)mais caras)

● notícias mais lidas no último notícias mais lidas no último mês são colocadas em mês são colocadas em volumes de custo intermédiovolumes de custo intermédio

● conteúdos arquivados são conteúdos arquivados são colocados em dispositivos colocados em dispositivos mais lentos mas mais baratasmais lentos mas mais baratas

Soluções MoreData RelacionadasSoluções MoreData Relacionadas

● MoreDoc – Gestão de Expediente para a Administração Pública

● http://www.moredoc.com.pt

● SpringDocs – Integração entre Alfresco e o ERP Primavera

● http://www.youtube.com/watch?v=xMJqNdoKce4

● Módulo SGQ – Parametrização do Alfresco para gestão do Sistema de Gestão de Qualidade

● http://www.youtube.com/watch?v=hmds8Soksms

● Connexas – middleware para interligação com SAP

● http://www.moredata.pt/oferta/connexas.html

Referências MoreData/AlfrescoReferências MoreData/Alfresco

Projectos de destaqueProjectos de destaque

OHIM: Migração + integração SAPOHIM: Migração + integração SAP

Importação automáticaImportação automática

Protótipo Alfresco/DrupalProtótipo Alfresco/Drupal

●Modelo de metadados flexível●Workflows●“Rules” e “Actions”●Interface web customizada

Integração com LiferayIntegração com Liferay

Interface AlfrescoClassificação dos cadernos

Portet LifeRay - NavegaçãoNavegação no repositórios

de cadernos

Portet LifeRay - PesquisaPesquisa livre

ou por meta-informação

Componente pré-visualizaçãoPré-visualização caderno

Consulta Meta-informaçãoOpção de download

Alfresco - Kofax - EMail - PortalAlfresco - Kofax - EMail - Portal

@

Custom Action JavaCria Pasta no Alfresco com metadados

(mapeamento XML)Importa ficheiros

(pdf, doc, etc) do Sistema de Ficheiros

Custom Action JavaDesencadeada à Entrada

Cria Pasta com MetadadosMove ficheiros para local

WF - Apl. Negócio - ViewerWF - Apl. Negócio - Viewer

WS Java

API

Aplicação Workflow Aplicação Negócio PDF X Change Viewer

Custom Action JavaDesencadeada à Entrada

Arranca workflow (SP Oracle)

Integração com Primavera ERPIntegração com Primavera ERP

SIGPOA - AlfrescoSIGPOA - Alfresco

API Webservices(AMP)

candidaturas

consultas

Alfresco sobre InformixAlfresco sobre Informix

Interface Adm. PúblicaInterface Adm. Pública

Sistema Gestão QualidadeSistema Gestão Qualidade

Integração contabilísticaIntegração contabilística

Adaptação de interfaceAdaptação de interface

DigitalizaçãoDigitalização

● Processo de digitalização

● Aquisição de equipamento

● Subcontratação serviços

● Captura de Meta-Informação

● Preenchimento Manual

● OCR simples

● OCR com captura automática de campos

Aspectos a ter em contaAspectos a ter em conta

● Longevidade previsível dos documentos

● Suporte continuado; Preservação digital● Multiplicação de origens de documentos

● Necessidade de controlo; centralização● Normas e recomendações

● RNID, MEF, MIP, Moreq● Flexibilidade vs. Formalismo

● Independência dos especialistas

Aspectos a ter em conta (cont.)Aspectos a ter em conta (cont.)

● Gestão da adopção

● Usabilidade, formação, coaching● Gestão da mudança organizacional

● Reengenharia de processos; monitorização do desempenho● Integração e interoperabilidade

● CMIS!, WS, REST, ShPntProtocol● Extensibilidade e evolução tecnológica

● Vitalidade do ecosistema comunidade+empresa

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Questões Relevantes OrganizativasQuestões Relevantes Organizativas

● Gestão centralizada de Entidades

● Arquivo centralizado à entrada (excepto confidenciais)

● Política de integração do Email

● Política de digitalização e reconhecimento de texto (OCR)

● Plano de Classificação e Arquivo

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SumárioSumário

● Maior parte da informação das organizações não está estruturada (nem vai estar)

● Sistemas de ficheiros e bases de dados SQL não são suficientes

● Sistemas de Gestão Documental são necessários

● Forte componente de integração entre aplicações e sistemas, com especial foco na web e ambientes móveis

● Ambiente tecnológico complexo, inclui desafios técnicos e organizacionais

● Alfresco é solução tecnológica abrangente

Posicionamento MoreDataPosicionamento MoreData

● Mais de 30 anos a desenvolver Sistemas de Informação à medida e a integrá-los em organizações complexas

● Implementações de gestão documental integradas em ambientes multi-plataforma

● Uma equipa experiente e versátil

● Um modelo de serviços baseados em Open Source e Java que permite investimentos incrementais

Serviços Gestão DocumentalServiços Gestão Documental

● Projectos piloto com trial version

● Instalação, configuração, costumização (modelo, classificação, regras, acções, workflows, reports, dashlets, integração, clustering, backups, …)

● Content Management Administration (CMA)

● Benchmarking e tuning

● Apoio 1ª linha / interface com Alfresco Inc.

● Formação e consultoria

ConclusãoConclusão

Gestão DocumentalGestão Documental

Para Para toda a outra informaçãotoda a outra informação

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