secretaria de administração do estado da bahia - com a ......de oitiva deverá ser impressa e a...

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Com a publicação da Instrução Normativa SAEB nº 028/2020, que regulamenta a adoção da videoconferência na instrução de sindicâncias e processos e procedimentos disciplinares no âmbito do Sistema de Correição do Poder Executivo do Estado da Bahia, e a institucionalização do uso da ferramenta Microsoft Teams® para a realização das oitivas, tornou-se necessária a orientação sobre os procedimentos a serem seguidos pelas Comissões Processantes estaduais.

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ORIENTAÇÕES GERAIS

①  A ferramenta Microsoft Teams® é a opção recomendada aos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual para a realização de videoconferências necessárias aos Processos Administrativos Disciplinares – PAD e de Sindicância, para os quais sejam necessários depoimentos à distância.

②  A corregedoria que possuir a infra-estrutura necessária e equipamentos disponíveis, poderá

disponibilizar uma sala para as audiências difíceis de serem realizadas presencialmente. ③  As audiências realizadas oficialmente por videoconferência terão força de ato administrativo

válido e eficaz, como se presencialmente fossem. ④  Participarão da sessão de videoconferência, o investigado, seu advogado e testemunhas, caso

haja necessidade, além dos membros da comissão processante do respectivo processo disciplinar.

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⑤  O ingresso numa sessão de videoconferência se dará através do clique em um link recebido

especificamente para este fim.

⑥  Antes do início da audiência TODOS deverão testar os equipamentos a serem utilizados, o ambiente em que permanecerá durante a oitiva e o acesso à internet.

⑦  Recomenda-se que todos os participantes utilizem fones de ouvido e que mantenham seus microfones acionados.

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⑧  Durante a sessão, os participantes devem:

ü manter-se posicionados de frente para a câmera, numa distância que permita a visualização da face, parte do tronco e braços de todos os participantes entre si, o tempo todo, de forma que as expressões sejam percebidas nitidamente pela comissão;

ü evitar mexer-se demasiadamente e com movimentos bruscos, para não prejudicar a nitidez da sua imagem; ü manifestar-se apenas quando necessário e de forma concisa e objetiva; ü pronunciar-se naturalmente, com boa entonação de voz, a fim de que seja o áudio seja entendido pelos

demais participantes da sessão; ü sinalizar a necessidade de se manifestar através do ícone “levantar a mão”, para facilitar que a Comissão lhe

conceda a palavra; ü evitar qualquer interferência que possa macular a liberdade do seu depoimento, tais como ficar desviando o

olhar para outras pessoas durante a sessão, usar o celular, ler bilhetes ou qualquer tipo de aviso etc.

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u  IMPORTANTE: não é permitida a participação em mais de uma audiência ao mesmo tempo, sob pena de comprometer a melhor condução dos trabalhos e celeridade do feito;

u  IMPORTANTE: as questões da gestão do armazenamento dos registros de audiências em

servidores e os custos operacionais à sua efetivação, inclusive em relação a equipamentos e segurança da informação, serão decididas e implementadas por cada unidade do Sistema Correicional do Estado.

A participação de cada um desses atores será descrita a seguir.

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a)  Deverá enviar link de acesso à sessão de videoconferência para os participantes;

b)  O Presidente da Comissão deverá identificar-se; noticiar a todos que a audiência será gravada e solicitar que todos os participantes apresentem seus documentos exibindo-os de frente à câmera do dispositivo;

c)  Na hipótese de atraso para o início da sessão, a Comissão deverá comunicar o motivo aos participantes e qual a conduta a ser adotada a partir de então.

d)  Deverá recomendar que todos os participantes utilizem fones de ouvido e mantenham seus microfones acionados para que sejam ouvidos perfeitamente e possam manifestar-se com rapidez.

I.  COMISSÃO PROCESSANTE

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I.  COMISSÃO PROCESSANTE

e)  Deverá conduzir a sessão de forma eficiente, com o objetivo de manter a ordem e realizar a colheita das informações necessárias ao processo.

f)  No caso de ocorrer alguma eventualidade, proveniente de caso fortuito ou força maior, dentre esses a perda de conexão com a Internet, a sessão deverá ser suspensa e nova data deverá ser marcada.

g)  ao final da audiência, os membros da comissão deverão assinar a Ata de Audiência/Termo de Oitiva digitalmente, através do SEI* - Sistema Eletrônico de Informações - e orientar que os participantes façam o mesmo;

* OBS.: o Sistema Eletrônico de Informações – SEI é o sistema de gestão de processos e documentos arquivísticos eletrônicos, adotado pelo Governo do Estado da Bahia.

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IMPORTANTE: Sobre a Ata de Audiência/Termo de Oitiva:

•  para os participantes que tiverem acesso ao SEI como usuário interno, o Presidente da comissão ou outro membro deverá disponibilizar a Ata de Audiência/Termo de Oitiva no bloco de assinatura do participante, através da opção do Menu [INCLUIR EM BLOCO]* constante do menu do referido sistema.

[INCLUIREMBLOCO]

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•  para os participantes que não tiverem acesso ao SEI como usuário interno, mas sim como usuário externo, sobretudo os advogados, o Presidente da comissão ou outro membro deverá disponibilizar a Ata de Audiência/Termo de Oitiva através do ícone [GERENCIAR LIBERAÇÃO PARA ASSINATURA EXTERNA]*, constante do menu do referido sistema.

[GERENCIARLIBERAÇÃOPARAASSINATURAEXTERNA]

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•  para os participantes que não tiverem nenhum tipo de acesso ao SEI, a Ata de Audiência/Termo de Oitiva deverá ser impressa e a coleta das assinaturas deve ocorrer presencialmente ou, em último caso, por e-mail

•  para o caso da necessidade do uso de e-mail para a realização da assinatura da ata, um dos membros da comissão deverá digitalizá-la e encaminhá-la para assinatura do(s) participante(s).

•  No caso de registro da audiência por meio audiovisual, será anexado aos autos link para acesso ao registro original do vídeo, podendo ser dispensada a transcrição das declarações prestadas pelos depoentes.

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COMISSÃO PROCESSANTE PASSO-A-PASSO

MICROSOFT TEAMS

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Requisitos Necessários dos Participantes

Computador

Criar Sessão Online

Acesso a Internet

Microfone

Auto falantes ou fones de

ouvido

Web Cam

Microsoft Teams

&

COMISSÃO PROCESSANTE PASSO-A-PASSO MICROSOFT TEAMS

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Objetivo

Como criar uma sessão de audiência através de uma videoconferência usando Microsoft Teams e Microsoft Outlook

Usuário Interno (Servidores Públicos)

Usuário Externo (Interessados)

Legenda:


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Criando Sessão de Audiência no Calendário do Microsoft Outlook

Sala de Sessão Virtual por Videoconferência

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ATENÇÃO!

No calendário do Microsoft Outlook é possível parametrizar o Microsoft Teams para a realização de uma sessão online!

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Sessão Virtual por Videoconferência

Acessar a opção calendário no Microsoft Outlook, usando o seu e-mail coorporativo.

Adicionar “Novo Evento”

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Preencher os campos : Adicionar um título Dia Hora Inicial Hora Final Acionar a opção "Adicionar reunião online” e atribuir a opção "Reunião do Teams".

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IMPORTANTE! SEMPRE adicionar convidados participantes!

(Membros da Comissão, Depoente e Advogado)

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Audiência Virtual por Videoconferência

A reunião ficará agendada. Para visualizar / capturar o link da reunião, basta dar um clique duplo na reunião agendada.

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ATENÇÃO! Neste momento copiar o link ou ir para o ambiente da vídeo conferência!

ou

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Para capturar / copiar o link: Sobre o link em lilás, clicar com o botão direito do mouse na opção “Copiar endereço do link”

Para visualizar o ambiente da vídeo conferência: Clicar diretamente no link lilás

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ATENÇÃO! O link gerado para a reunião, deve ser copiado e disponibilizado no e-mail dos participantes da Audiência Virtual.

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Caso o servidor tenha interesse em visualizar o ambiente da videoconferência, esta tela será exibida. Clique preferencialmente na

opção “Abrir seu aplicativo Teams”.

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A tela do ambiente virtual

será exibida.

AudiênciaPAD/(nºprocesso)

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Em seguida, basta clicar na opção:

“Ingressar Agora” AudiênciaPAD/(nºprocesso)

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ATENÇÃO! Após clicar no Link da Sessão Virtual, criado pelo membro da comissão e disponibilizado no e-mail, o(s) interessados(s) tem acesso à videoconferência

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O participante deve clicar preferencialmente na opção “Baixar o aplicativo para Windows.

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ATENÇÃO! Preferencialmente, os participantes deverão utilizar o aplicativo Teams, que pode ser tanto para computador quanto para smartphones.

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No campo “Inserir Nome”, o participante deverá colocar o seu “NOME & SOBRENOME” e ingressar na Audiência virtual! Exemplo: Tomé de Souza

OBS: Caso o participante seja o advogado do depoente, deverá também identificar-se como tal. Exemplo: Ruy Barbosa - Advogado

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No campo “Inserir Nome”, o participante deverá colocar o seu “NOME & SOBRENOME” e ingressar na Audiência virtual! Exemplo: Tomé de Souza


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ATENÇÃO! Pronto, a sessão virtual já está rolando!!

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IMPORTANTE! Lembre sempre de ativar os dispositivos de áudio e vídeo do seu computador, para participar da Audiência Virtual

Microfone

Auto falantes ou fones de ouvido Web Cam

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ATENÇÃO! É IMPRESCINDÍVEL que toda a Audiência Virtual seja gravada e

os participantes informados quanto à gravação!

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SE LIGA ! Os vídeos das reuniões feitas através do Microsoft Teams

ficam salvas no Microsoft Stream. Faça seu login, com usuário e senha do Outlook e prossiga.

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Onde encontrar os arquivos salvos

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Compartilhar vídeos arquivos salvos

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I.  Ves&r-seadequadamente,comosepresencialmentees&vesse.

II.  Permaneceremambienteclaro,duranteasessão,cujailuminaçãopermitaqueasfeiçõeseosmovimentossejamcorretamentevisualizadospelosdemaispar&cipantes.

III.  Manterolocalaoseuredororganizado,sempessoasemvoltaesilencioso,paranãodesviarsuaatençãoedosdemais

IV.  Desligarosaparelhostelefônicosoucolocá-losemmodosilencioso.

V.  Estarpresentenasaladeaudiênciapontualmente,comtodosospré-requisitosatendidos;

VI.  Terconhecimentosobreoobjetodoprocessoadministra&voemcurso,sobretudooadvogado,quedeveráestudá-lopreviamenteeelencadoasperguntasquepretendepromover,sobadinâmicadoônusdaprova

Regras de Conduta para o Advogado:

II.  ADVOGADO

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ü  testarsetodososequipamentoserecursosestãofuncionandonormalmente,sobretudoaestabilidadedainternet,aferramentadevideoconferência,omicrofoneeosfonesdeouvido;

ü  conferirseosmesmoitensdoinves8gadoedastestemunhasestãofuncionandonormalmente

ü  orientarosdepoentessobrecomofuncionaumaaudiênciavirtual,passoapasso,sobreopapeldecadaumduranteasessão,sobretudoomomentoemquecadaumdelesirásemanifestar,observando-setodasasregraslegaiseorientaçõesdoGovernodoEstadodaBahia.

I–Antesdoiníciodasessãodevideoconferência,oadvogadodeverá:

OBS.:Nahipótesedenãohaveracessibilidadetécnicaparaau&lizaçãodavideoconferência,poralgumdospar&cipantes,oadvogadodeverá,comamáximaantecedênciaeindicandoasdificuldadestécnicas,manifestar-senosautospararequererare-designaçãodaaudiência,emformatopresencial.

II.  ADVOGADO

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ü  Iden8ficar-sepelonome,númerodeinscriçãonaOABequalparterepresenta,exibindoosdocumentosdefrenteàcâmeradodisposi8vo;

ü  devemanterocontroledosseusatosepostura,assimcomodosdepoentes,preservandoas

recomendaçõesestabelecidasporestaportaria.

II–Deveráabrirosdocumentosnocomputador,queporventurapretendamexibirnoatodaaudiência,edeixá-los“minimizados”.

III–Aoingressaremumasessãodeaudiência,oadvogadodeverá:

IV–Aofinaldaaudiênciaoadvogadodeverá:ü  assinaraoAtadeAudiência/TermodeOi8va,naformaestabelecidapelaComissãoProcessante;

ü  seguirasdemaisorientaçõesdaComissãoProcessante.

II.  ADVOGADO

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1.  Testarosequipamentosaseremu&lizados,oacessoàinterneteofuncionamentodaferramentadevideoconferênciaaseru&lizada,assimcomoorganizaroambienteemquepermaneceráduranteaaudiência;

2.  Consultaroadvogadosobreasetapasdaaudiência,asuapar&cipaçãoequandodevemanifestar-se,

assimcomodevesecomportarduranteasessão;

3.  ClicarnolinkrecebidopelaComissãoProcessanteparaoingressonasessãodeaudiênciaporvideoconferência;

4.  U&lizar,preferencialmente,fonesdeouvidoemanterseusmicrofonesligados.

AoparGcipardeumasessãodeaudiênciavirtualoinvesGgadoeatestemunhadeverão:

III.  INVESTIGADO(S) e TESTEMUNHA(S)

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5.  Duranteasessão,ospar8cipantesdevem:



I.Manter-seposicionadosdefrenteparaacâmera,numadistânciaquepermitaavisualizaçãodaface,partedotroncoebraçosdetodosospar&cipantesentresi,otempotodo,deformaqueasexpressõessejampercebidasni&damentepelacomissão;I.Evitarmexer-sedemasiadamenteecommovimentosbruscos,paranãoprejudicarani&dezdasuaimagem;I.Manifestar-seapenasquandosolicitado;I.Falarsomenteonecessárioparaoesclarecimentodosfatos,comé&caeresponsabilidade;I.Pronunciar-senaturalmente,comboaentonaçãodevoz,afimdequeoáudiosejaentendidopelosdemaispar&cipantesdasessão;I.Evitarqualquerinterferênciaquepossamacularalegi&midadedoseudepoimento,taiscomoficardesviandooolharparaoutraspessoasduranteafala,usarocelular,lerbilhetesouqualquer&podeavisoetc;I–Seguirasrecomendaçõesdadaspeloadvogado,asorientaçõesdispostasnesteManualeoquemaisfororientadopelaComissãoProcessante,atéofinaldasuapar&cipação.

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5.  Duranteasessão,ospar8cipantesdevem:



u  IMPORTANTE: se houver problema de acesso à sessão da audiência durante o depoimento, o depoente deverá comunicar imediatamente ao advogado, que tomará as providências cabíveis, neste caso.

u  IMPORTANTE: não é permitida a participação em mais de uma audiência ao mesmo tempo, sob pena de

comprometer a melhor condução dos trabalhos e celeridade do feito.

6.  Aofinaldaaudiênciavirtual,oinves8gadoeatestemunhadeverão

ü assinar a o Ata de Audiência/Termo de Oitiva, na forma estabelecida pela Comissão Processante;

ü seguir as demais orientações da Comissão Processante.

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INVESTIGADOS E TESTEMUNHAS

PASSO-A-PASSO MICROSOFT TEAMS

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Requisitos Necessários dos Participantes

INVESTIGADOS E TESTEMUNHAS PASSO-A-PASSO MICROSOFT TEAMS

Computador

Acesso a Internet

Microfone

Auto falantes ou fones de ouvido Web Cam

Microsoft Teams

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Audiência Virtual usando o Microsoft Teams

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ATENÇÃO! O Microsoft Teams gera um link para a Audiência Virtual, a ser disponibilizado via e-mail do depoente. O acesso do depoente à videoconferência deve ser realizado minutos antes do horário marcado.

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O Interessado deve clicar preferencialmente na opção “Baixar o aplicativo para Windows.

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Audiência Virtual por Videoconferência No campo “Inserir Nome”, o Depoente deverá colocar o seu “NOME & SOBRENOME” e ingressar na Audiência virtual! Exemplo: Tomé de Souza


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ATENÇÃO!

Pronto, a Audiência virtual já começou!!

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IMPORTANTE! Lembre sempre de ativar os dispositivos de áudio e vídeo do seu

computador, para participar da Audiência Virtual

Microfone

Auto falantes ou fones de ouvido

Web Cam


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REFERÊNCIAS PARA CONSULTA

1.  http://www.legislabahia.ba.gov.br/ 2.  Lei nº 6.677 de de de 1994 – Estatuto do Servidor Público do Estado da Bahia 3.  Lei nº 12.209 de 20 de abril 2011 – Lei de Processo Administrativo do Estado da Bahia 4.  Decreto nº 11.415 de 27 de janeiro de 2009 - cria o Sistema de Correição Estadual do Poder Executivo 5.  Instrução Normativa SAEB nº 028/2020 - regulamenta a adoção da videoconferência na instrução de

sindicâncias e processos e procedimentos disciplinares no âmbito do Sistema de Correição do Poder Executivo do Estado da Bahia

secretaria de administração do estado da bahia - com a ......de oitiva deverá ser impressa e a...

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