criando assinaturas outlook 2007

Treinamento do Microsoft® Office Outlook® 2007

Criar assinaturas atraentes para seu email

[Nome da empresa] apresenta:

Crie assinaturas atraentes para seu email

Conteúdo do curso

• Visão geral: aparência profissional, toque pessoal

• Lição 1: Crie uma assinatura simples

• Lição 2: Seja criativo — assinaturas com um toque especial

• Lição 3: Várias assinaturas para suas várias funções

Cada lição inclui uma lista de tarefas sugeridas e um conjunto de perguntas de teste.


Visão geral: aparência profissional, toque pessoal

Uma assinatura é um aspecto fundamental da correspondência que passamos a esperar e valorizar. Ela dá um toque pessoal e de sinceridade.

As assinaturas de email podem ser importantes para fornecer informações de contato, esclarecer imediatamente sua identidade ou afiliação e ajudar a encerrar as mensagens com um tom apropriado.

Neste curso, você descobrirá como criar e gerenciar assinaturas de email no Outlook 2007.


Objetivos do curso

• Criar suas próprias assinaturas usando texto, hiperlinks, imagens ou até mesmo um cartão de visita eletrônico.

• Usar sua assinatura em todas as mensagens ou apenas quando desejar.

• Criar assinaturas diferentes para suas diferentes funções ou contas de email e alternar entre elas de acordo com a necessidade.

Lição 1

Crie uma assinatura simples


Crie uma assinatura simples

Como a assinatura de uma carta, uma assinatura de email é adicionada ao final da mensagem.

O elemento mais familiar em uma assinatura é o encerramento cordial. Você geralmente escolhe um que corresponda ao tom da sua mensagem.

Até mesmo uma simples assinatura de email pode ser aplicada automaticamente às mensagens. Isso significa que você pode se poupar um pouco já que não precisa assinar manualmente ao final de cada mensagem.


O que há em uma assinatura de email?

Além de um encerramento cordial, sua assinatura pode conter informações sobre você.

Muitos profissionais gostam de incluir suas informações de contato comercial para que os clientes e parceiros de negócios possam encontrá-los com mais facilidade.

Uma assinatura também pode incluir uma mensagem de marketing ou até mesmo uma citação favorita para expressar senso de humor ou valores pessoais.




Uma assinatura de email simples pode incluir:

• Seu nome.

• Seu cargo.

• Seu telefone e endereço comercial.




Você também pode adicionar elementos mais sofisticados a uma assinatura:• Seu endereço de email ou da Web formatado como um hiperlink

• Um elemento gráfico, como uma imagem semelhante à sua assinatura manuscrita, um logotipo de empresa ou até mesmo uma foto

• Um cartão de visita eletrônico



Ao refletir sobre o que você pode incluir na sua assinatura, tenha em mente que é melhor não torná-la complexa.

Você não quer irritar os destinatários com uma assinatura excessivamente longa ou que provoque distração.

Além disso, considere cuidadosamente o seu público-alvo antes de divulgar qualquer informação confidencial, como seu endereço comercial ou número de telefone. Você não quer receber telefonemas inesperados de estranhos.

Desse modo, as informações-chave são fáceis de serem reconhecidas.


Inicie a sua assinatura

A criação de uma assinatura não é demorada.

Use a caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta para criar e trabalhar com assinaturas.

Você pode obtê-la rapidamente em qualquer mensagem nova clicando na seta abaixo do botão Assinatura e clicando em Assinaturas, conforme mostrado na imagem.


Atribua um nome a ela

A primeira etapa para criar uma assinatura é dar a ela um nome. Comece clicando em Nova e digite o nome na caixa de diálogo Nova Assinatura.

É possível nomear a assinatura com o seu nome, chamá-la de "Minha assinatura de trabalho" ou escolher algo diferente.

Se você pretende criar várias assinaturas, recomenda-se o uso de nomes descritivos como “Comercial (simples)”, “Comercial (todas as informações de contato)” ou “Pessoal (time de futebol)” para manter o controle de qual assinatura usar.


Dê a ela a aparência que desejar

Após nomear a assinatura, você começará a criá-la.

A imagem ilustra as etapas da criação de uma assinatura simples.

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Digite seu texto na caixa de texto.

Especifique alguns elementos básicos de design da assinatura, como fonte e tamanho de fonte.

Escolha uma cor, se desejar.



Para aprimorar um pouco a assinatura, use formatação diferente em linhas diferentes.

Quando estiver satisfeito com a assinatura básica, clique em Salvar .

Isso era o que faltava para tornar a sua assinatura um sucesso.

Aqui, por exemplo, o nome de Pia Lund está com um cor diferente do restante do texto.



Modificando a sua assinatura

Para fazer uma alteração uma vez em uma mensagem específica, modifique a assinatura diretamente na mensagem, como faria com qualquer outro tipo de texto.

Para modificar a assinatura salva, você precisará retornar à caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta e fazer as alterações nesse local.

Depois que a assinatura for criada, será fácil modificá-la.


Aplique sua assinatura automaticamente

Quando você cria sua primeira assinatura, o Outlook a define como padrão e a aplica automaticamente a todas as mensagens novas.

Portanto, para usar a nova assinatura, comece criando mensagens.

Você verá a assinatura em cada mensagem nova que criar.


Aplique sua assinatura automaticamente

Se você tiver criado mais de uma assinatura, verifique qual delas está definida como padrão examinando a caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta.

A assinatura padrão é listada ao lado de Novas mensagens em Escolha a assinatura padrão.

A imagem mostra o exemplo de uma assinatura chamada Minha assinatura de trabalho que está sendo usada automaticamente nas novas mensagens.


Use a sua assinatura apenas quando desejar

Se você preferir adicionar sua assinatura a cada mensagem, ou seja, se não quiser que a assinatura seja adicionada automaticamente às novas mensagens, ajuste as configurações no Outlook.

Na caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta, clique em (nenhum) na lista Novas mensagens em Escolha a assinatura padrão.


Use a sua assinatura apenas quando desejar

Se você preferir adicionar sua assinatura a cada mensagem, ou seja, se você não quiser que a assinatura seja adicionada automaticamente às novas mensagens, ajuste as configurações no Outlook.

Depois, quando estiver pronto para adicionar uma assinatura à mensagem, use o botão Assinatura na Faixa de Opções, no grupo Incluir.


O que o destinatário verá

Ao criar uma assinatura e utilizá-la pela primeira vez, você provavelmente precisará saber se todos os destinatários a verão da mesma maneira.

A resposta é: provavelmente, não.

A aparência da assinatura para um destinatário dependerá do programa que ele usa para ler emails e de como optou por configurá-la.



Aqui estão dois exemplos de situações em que o material enviado pode ser diferente do que é exibido na tela.

O destinatário lê os emails no formato de texto sem formatação

Uma pessoa que lê emails no formato de texto sem formatação (somente texto) pode não ver cores ou outros efeitos sofisticados. Portanto, quando criar a sua assinatura, convém lembrar como ela aparecerá em texto sem formatação.



Aqui estão dois exemplos de situações em que o material enviado pode ser diferente do que é exibido na tela.

O destinatário não tem a fonte que você usou na sua assinatura

As fontes não são incorporadas na mensagem. Isso significa que, para ver a fonte utilizada, o destinatário precisa ter a fonte instalada em seu computador.


Sugestões para a sessão prática

1. Crie uma assinatura.

2. Defina a assinatura padrão.

3. Edite uma assinatura.

4. Exclua uma assinatura.

Sessão prática online (requer o Outlook 2007)

http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP101861391046&CTT=6&Origin=RC101861341046


Teste 1, pergunta 1

Por que uma assinatura de email é tão útil? (Escolha uma resposta.)

1. Confirma para os destinatários que a mensagem foi enviada por você e que não foi alterada.

2. Permite que você confira automaticamente a suas mensagens uma aparência elegante incluindo elementos conhecidos como um encerramento padrão e seu nome e número de telefone.

3. Impede que outras pessoas encaminhem sua mensagem.


Teste 1, pergunta 1: resposta

Permite que você confira automaticamente a suas mensagens uma aparência elegante incluindo elementos conhecidos como um encerramento padrão e seu nome e número de telefone.


Teste 1, pergunta 2

Quando você cria sua primeira assinatura de email, essa assinatura é aplicada automaticamente a todas as mensagens novas. (Escolha uma resposta.)

1. Verdadeiro.

2. Falso.



Verdadeiro.

Uma nova assinatura de email será aplicada, por padrão, às novas mensagens, a menos que você altere suas configurações.


Teste 1, pergunta 3

Toques sofisticados em sua assinatura, como fontes maiores ou mais coloridas, não estarão visíveis para uma pessoa que receba o email no seguinte formato: (Escolha uma resposta.)

1. Texto sem formatação.

2. Rich-text.

3. HTML.



Texto sem formatação.

Se o programa de email do destinatário estiver configurado para exibir mensagens apenas em texto sem formatação, essa pessoa verá uma versão muito simples da sua assinatura.

Lição 2

Seja criativo: assinaturas com um toque especial


Seja criativo: assinaturas com um toque especial

A lição anterior mostrou como criar uma assinatura simples usando texto e formatação. Isso é um bom começo!

Agora, você já pode ser um pouco mais criativo.

Mas antes queremos enfatizar que sofisticação não significa futilidade.

Um elemento "sofisticado" bem colocado como um hiperlink ou uma imagem (o logotipo de uma empresa ou uma foto profissional sua, por exemplo) pode ajudar a tornar a sua assinatura extremamente útil.


Use imagens e hiperlinks

Imagens e hiperlinks são informações complementares da sua assinatura de email.

Uma imagem na assinatura oferece mais do que um simples toque de sofisticação. Por exemplo, uma foto de si mesmo ou o logotipo de uma empresa pode servir como um atrativo visual que ajudará os clientes a identificar facilmente você e sua empresa.

Para adicionar uma imagem, clique no botão Imagem na caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta.




Observe que, se sua imagem for muito grande ou muito pequena, você precisará redimensioná-la antes de inseri-la na assinatura. Você não pode redimensionar imagens na caixa Editar assinatura.




Um hiperlink pode ser um aspecto importante da sua assinatura. Por exemplo, você pode usá-lo para divulgar o site da sua empresa ou para encaminhar os destinatários a um endereço de email específico.

Para incluir um hiperlink, clique no botão Hiperlink na caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta.


Layout e design avançados no corpo da mensagem

Você está com dificuldades para deixar sua assinatura com a aparência desejada através das ferramentas disponíveis na caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta?

Veja a seguir uma dica.

Crie a assinatura no corpo da mensagem de email, e copie-a e cole-a na área Editar assinatura da caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta.



Como o editor do Outlook baseia-se no Microsoft Office Word, vários recursos disponíveis no Word estão disponíveis também no Outlook. Utilize-os para ser criativo.

• Use uma tabela para layout. A tabela lhe dará um controle melhor sobre a posição e o alinhamento de cada parte da assinatura.

• Insira símbolos. Você pode usar símbolos como identificadores para diferentes elementos de texto na assinatura.

Aqui estão alguns exemplos do que você pode fazer:



Como o editor do Outlook baseia-se no Microsoft Office Word, vários recursos disponíveis no Word estão disponíveis também no Outlook. Utilize-os para ser criativo.

• Dimensione e formate imagens. Embora você não possa dimensionar imagens diretamente na caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta , pode dimensioná-las no editor do Outlook.

Aqui estão alguns exemplos do que você pode fazer:



Como você pode ver, é possível ser bastante criativo se quiser.

Mas, com todas as opções de formatação disponíveis no editor do Outlook, lembre-se que a simplicidade também conta. Se você optar por criar a assinatura nesse editor, tome cuidado para não exagerar na dose.

E, é claro, você é quem decide até onde irá.


Use uma assinatura manuscrita

Uma maneira inteligente de fazer a sua assinatura de email ter uma aparência realmente pessoal é incluir nela uma assinatura manuscrita.

Para fazer isso, use um Tablet PC ou crie uma imagem da sua assinatura.



Usando um Tablet PC

A assinatura do exemplo foi criada usando um Tablet PC.

Para recriá-la, primeiro escreva a assinatura em uma mensagem. Em seguida, selecione-a, copie-a e cole-a na área Editar assinatura da caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta.

Se você tiver obtido um Tablet PC ou algum outro dispositivo habilitado para caneta, manuscreva a assinatura.



Crie uma imagem da sua assinatura

Por exemplo, se você tiver um scanner, poderá usar uma caneta normal e um papel para escrever sua assinatura, digitalizá-la e usá-la como imagem da assinatura de email.

Se você receber faxes em seu computador, envie um fax para si mesmo com sua assinatura.

Se você não tiver um dispositivo habilitado para caneta, haverá outras maneiras “menos tecnológicas” de criar o efeito de uma assinatura manuscrita.



Crie uma imagem da sua assinatura

Depois que você obtiver a imagem, será possível dimensioná-la e usar o botão Imagem na área Editar assinatura da caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta para inserir a imagem na assinatura.

Se você não tiver um dispositivo habilitado para caneta, haverá outras maneiras “menos tecnológicas” de criar o efeito de uma assinatura manuscrita.


Use um cartão de visita eletrônico

Os cartões de visita eletrônicos (CVEs) são recursos novos no Outlook 2007.

Os CVEs, uma extensão do recurso Contatos, permitem que você compartilhe facilmente informações de contato com outras pessoas.

Criar seu próprio cartão de visita eletrônico é tão fácil quanto alternar para Contatos e criar um contato para si mesmo.



Os cartões de visita eletrônicos (CVEs) são recursos novos no Outlook 2007.

Os CVEs, uma extensão do recurso Contatos, permitem que você compartilhe facilmente informações de contato com outras pessoas.

Depois que você criar um contato para si mesmo, terá um cartão de visita eletrônico para usar, que poderá incluir na assinatura de email.

Basta clicar no botão Cartão de Visita da caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta, conforme mostrado na imagem.



Um CVE dará um toque profissional à assinatura.

Além disso, os destinatários podem salvar facilmente as informações de contato em seus próprios contatos, pois um CVE tem duas partes: uma imagem e um arquivo no formato vCard.

O uso de um arquivo vCard significa que será fácil para os destinatários salvarem as informações de contato associadas ao cartão até mesmo se eles não usarem o Outlook 2007.


Você não tem talento para o design? Baixe um modelo.

Um forma de obter uma assinatura de email realmente profissional é copiando uma que você tenha gostado e sobrescrever suas próprias informações, conforme apropriado.

Você pode fazer isso com qualquer assinatura que receber.

Uma outra opção excelente é baixar e usar o modelo de assinaturas, disponível no site Modelos do Microsoft Office Online.



1. Use sua criatividade no design e layout.

2. Copie e cole uma assinatura.

3. Crie uma assinatura com uma imagem e um hiperlink.




Teste 2, pergunta 1

Qual dos seguintes elementos sofisticados incluídos em uma assinatura permitirá que um destinatário salve informações de contato diretamente em sua pasta de Contatos? (Escolha uma resposta.)

1. Um hiperlink.

2. O logotipo de uma empresa.

3. Um cartão de visita eletrônico.



Um cartão de visita eletrônico.

Um cartão de visita eletrônico inclui um arquivo vCard que pode ser facilmente salvo em Contatos.


Teste 2, pergunta 2

É possível redimensionar uma imagem diretamente na caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta. (Escolha uma resposta.)

1. Verdadeiro.

2. Falso.



Falso.

Dimensione a imagem primeiro, salve-a e, por fim, adicione-a à assinatura.


Teste 2, pergunta 3

Você não é um designer. Como é possível criar de maneira fácil e barata uma assinatura sofisticada com aparência profissional? (Escolha uma resposta.)

1. Contrate um designer.

2. Baixe um modelo no site Modelos do Microsoft Office Online.

3. Faça um curso de design.



Baixe um modelo no site Modelos do Microsoft Office Online.

No site Modelos, você encontrará exemplos de assinaturas de email realmente interessantes com apenas alguns cliques.

Lição 3

Várias assinaturas para suas várias funções


Várias assinaturas para suas várias funções

A qualquer momento, você poderá usar o email para realizar uma série de tarefas.

Sua correspondência é provavelmente uma mistura do seu lado profissional e do seu lado pessoal.

Você pode criar quantas assinaturas quiser para usar em ocasiões e situações diferentes.

Além disso, é fácil alternar de uma assinatura para outra até mesmo quando estiver escrevendo uma mensagem.


Crie mais de uma assinatura

É fácil criar várias assinaturas.

Basta clicar no botão Nova na caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta, atribuir um nome à nova assinatura e digitar (ou colar) o que desejar na caixa Editar assinatura .

Como pode ver na imagem, seu conjunto de assinaturas é relacionado na lista Selecione a assinatura a ser editada.


Alterne para outra assinatura em uma mensagem

Há situações em que você precisará alternar para outra assinatura enquanto estiver escrevendo uma mensagem.

Por exemplo:

• A assinatura formal com informações de contato comercial pode ser a que você atribui aos seus emails de trabalho para se corresponder com a maioria dos seus colegas.

• Quando estiver se correspondendo por email com os colegas de trabalho com os quais tem mais intimidade, talvez você prefira usar uma assinatura mais simples.



Há situações em que você precisará alternar para outra assinatura enquanto estiver escrevendo uma mensagem.

Por exemplo:

• Ao se corresponder com um novo cliente, convém usar algo sofisticado.



É fácil alternar para outra assinatura em uma mensagem que você esteja redigindo.

Basta clicar na seta no botão Assinatura, na parte superior da mensagem.

Uma outra alternativa, conforme mostrado na imagem, é clicar com o botão direito do mouse na própria assinatura e, em seguida, escolher outra assinatura na lista.


Diferentes assinaturas para respostas e encaminhamentos

Haverá situações em que você preferirá usar uma assinatura diferente ao responder ou encaminhar uma mensagem do que a utilizada em novas mensagens.

Por exemplo, em novas mensagens, convém usar uma assinatura sofisticada com uma imagem e hiperlinks.

Mas, em respostas e encaminhamentos, uma assinatura mais básica com texto somente economizará espaço e reduzirá o tempo do envio.


Diferentes assinaturas para respostas e encaminhamentos

Haverá situações em que você preferirá usar uma assinatura diferente ao responder ou encaminhar uma mensagem do que a utilizada em novas mensagens.

Como você pode ver, é possível configurar isso facilmente fazendo uma seleção na lista Respostas/encaminhamentos em Escolha a assinatura padrão.


Assinaturas diferentes para contas de email diferentes

Se você usa mais de uma conta de email no Outlook, é recomendável atribuir uma assinatura padrão diferente a cada conta.

Por quê? Porque você pode usar uma conta específica para funções específicas da sua vida.



Dê uma olhada na imagem para ver um exemplo.

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Na conta do Microsoft Exchange Server (seu email de trabalho na Contoso, Ltda.), Pia Lund usa Minha assinatura de trabalho.

Pia tem uma assinatura Básica com citação pessoal para uma conta diferente que ela usa basicamente para emails extraprofissionais.



Não importa quantas assinaturas você criou, o Outlook usará apenas as que você atribuir.

Se você quiser parar de usar uma assinatura em uma conta, basta definir as opções de assinatura como (nenhum) .



1. Alterne para outra assinatura.

2. Atribua assinaturas diferentes a contas de email diferentes.




Teste 3, pergunta 1

Quantas assinaturas de email você pode criar no Outlook 2007? (Escolha uma resposta.)

1. Uma.

2. Uma para cada conta de email.

3. Quantas quiser.



Quantas quiser.

Você pode ter assinaturas simples e sofisticadas, profissionais e pessoais. O número depende exclusivamente de você.


Teste 3, pergunta 2

O que você precisa fazer para alternar de uma assinatura para outra em uma mensagem? (Escolha uma resposta.)

1. Exclua a assinatura padrão, e copie e cole a nova mensagem de uma mensagem diferente.

2. Alterne a assinatura a partir da caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta .

3. Use o botão Assinatura na Faixa de Opções e selecione outra na lista.



Use o botão Assinatura na Faixa de Opções e selecione outra na lista.

Se você tiver criado mais de uma assinatura, será possível escolher qualquer uma delas clicando na seta abaixo do botão Assinatura na Faixa de Opções e selecionando uma nova na lista. Você também pode clicar com o botão direito do mouse diretamente na assinatura para abrir a mesma lista.


Teste 3, pergunta 3

Nas novas mensagens, você deve usar a mesma assinatura que usa para respostas e encaminhamentos. (Escolha uma resposta.)

1. Verdadeiro.

2. Falso.



Falso.

Você pode usar a assinatura que desejar.


Cartão de referência rápida

Para obter um resumo das tarefas abordadas neste curso, exiba o Cartão de referência rápida.


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