apostila - outlook xp

Microsoft

Outlook XP

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MICROSOFT OUTLOOK XP

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO..........................................................................................................................................................................1

COMO INSTALAR O MICROSOFT OUTLOOK ................................................................................................................2

CONHECENDO OS SERVIÇOS OFERECIDOS PELO MICROSOFT OUTLOOK..................................................2

COMO MODIFICAR O MENU FERRAMENTAS PARA CONTAS OU PARA SERVIÇOSERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO.

COMO CONFIGURAR O INTERNET MAIL PELO MENU FERRAMENTAS-CONTAS .ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO.

CONFIGURAR O INTERNET MAIL PELO MENU FERRAMENTAS-SERVIÇOS ...........ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO.

COMO CONFIGURAR O MICROSOFT FAX ....................................................ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO.

COMO CONFIGURAR O MICROSOFT MAIL PELO MENU FERRAMENTAS-SERVIÇOS ..ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO.

CONHECENDO O MICROSOFT OUTLOOK ....................................................ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO.

CONHECENDO A PASTA CONTATOS .............................................................................................................................11

CONHECENDO AS PASTAS DE MENSAGENS................................................................................................................15

COMO ENVIAR E RECEBER UM FAX USANDO O MICROSOFT OUTLOOK ................ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO.

COMO USAR A AGENDA DO MICROSOFT OUTLOOK...............................................................................................23

COMO CLASSIFICAR UM COMPROMISSO, EVENTO OU TAREFA ANTES DE AGENDAR ..............................25

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INTRODUÇÃO O Microsoft Outlook é um programa muito útil para facilitar a comunicação interna e externa

via rede de computadores. Se você possui computadores ligados em rede local ou à Internet, poderá trabalhar de forma mais organizada através do Microsoft Outlook, agilizando solicitações de serviços e informações, tornando a comunicação mais eficiente, diminuindo custos e excesso de papéis.

Através do Microsoft Outlook, você pode:

• Enviar mensagem para outras pessoas usando a Internet ou a rede local de uma empresa;

• Enviar fax através do seu computador para um outro aparelho de fax;

• Anexar arquivos a mensagens;

• Controlar as mensagens recebidas e enviadas;

• Gerenciar seu próprio calendário, agendando seus compromissos, eventos e tarefas;

• Registrar dados de pessoas físicas e jurídicas como por exemplo: endereços comerciais e residenciais, telefones, endereços eletrônicos e de sites da Web, entre outros.

• Criar pequenas anotações de lembrete;

• Agendar reuniões e convidar outros participantes

• Usar o lembrete para ser alertado com antecedência do horário de seus compromissos

O Microsoft Outlook é encontrado no pacote de programas do Office da Microsoft a partir da versão 97. Antes a Microsoft oferecia dois programas separados: o Schedule (serviços de agenda) e o Exchange (serviços de correio). A partir da versão do Office 97, a Microsoft juntou todos os dois programas e incrementou outros recursos lançando o Microsoft Outlook.

O Microsoft Outlook pode ser usado em ambientes com Windows 9x e versões posteriores ou Windows NT.

A Microsoft também oferece outro software similar conhecido como Outlook Express mas ele oferece menos recursos que o Microsoft Outlook. Por esse motivo, utilizaremos durante o nosso curso modelos de janelas e os recursos do Microsoft Outlook versão XP.



COMO INSTALAR O MICROSOFT OUTLOOK XP O Microsoft Outlook encontra-se no pacote de softwares do Office da Microsoft a partir da

versão 97 e poderá ser instalado no seu computador seguindo o mesmo caminho de instalação dos programas do OFFICE, através do CD de instalação.

Utilizaremos a versão mais atualizada do Microsoft Outlook que é a versão XP como modelo.

CONFIGURANDO O OUTLOOK XP PARA USO

Assim como nas versões anteriores do Microsoft Outlook, é necessário que o usuário após instalá-lo, configure como será utilizado o programa.

Para configurar o método de trabalho do Microsoft Outlook, o usuário poderá através do atalho criado na área de trabalho, pressionar sobre ele o botão direito do mouse, será exibido um menu de atalho no qual o usuário irá selecionar o item Propriedades. Veja pelo exemplo da figura abaixo:

Partindo do princípio que não exista nenhuma conta de correio configurada no Microsoft Outlook XP, será então exibida a caixa de diálogo Correio para criação de contas e perfis de usuário. Nesta tela, o usuário deverá clicar no botão Adicionar para configurar um novo perfil de usuário. Veja pelo exemplo da figura a seguir:

Digite o nome do perfil de usuário a ser usado e clique em OK conforme mostrado pela próxima figura:

Será então exibida a caixa de diálogo Contas de email onde o usuário irá definir suas novas contas de email. Selecione então a opção Adicionar uma nova conta de email e clique em Avançar.



Logo mais, é solicitado o tipo de servidor que será usado para a nova conta de correio. Veja pelo exemplo da figura a seguir:



Caso não saiba em qual servidor será configurada sua conta de correio, procure o departamento de TI ou suporte de sua empresa.

Para entender os diferentes tipos de servidores existentes para configuração de sua conta de correio, segue abaixo a definição que cada tipo apresentado:

POP3: um protocolo comum usado para recuperar mensagens de um servidor de email da Internet.),

IMAP – (Internet Message Access Protocol): ao contrário dos protocolos de email de Internet como o POP3, o IMAP cria pastas em um servidor para armazenar/organizar mensagens para recuperação por outros computadores. É possível ler somente cabeçalhos de mensagens e selecionar as mensagens para download.),

HTTP (protocolo de transferência de hipertexto): protocolo usado quando você acessa páginas da Web a partir da Internet. O Outlook usa HTTP como um protocolo de email, permitindo que as mensagens se pareçam com páginas particulares da Web.)

Utilizaremos em nosso curso, a configuração de uma conta em um servidor POP3, que é padrão para a maioria das contas de correio. Selecione o item POP3 e clique em Avançar. Será então exibida as seguinte tela:

Nesta tela, o usuário deverá com suas informações de usuário, de servidores e logon, além de poder testar suas configurações se estão corretas. Ao testar suas configurações o Microsoft Outlook XP, envia um e-mail teste para esta conta certificando que os servidores POP3 e SMTP estão corretos. Veja pela próxima figura, a progressão de um teste feito pelo Microsoft Outlook XP:



Passadas as informações referentes a configuração de sua conta, clique em Avançar. É então mostrada uma tela confirmando a configuração de sua conta de correio no Microsoft Outlook XP.

Clique em Concluir para finalizar.

O usuário será então retornado a janela de configuração de correio, sendo listado o nome do perfil que foi criado. Caso deseje criar outros perfis de usuário, basta repetir novamente este procedimento.

Clique em OK para fechar a janela de configuração de correio.



ACESSANDO O MICROSOFT OUTLOOK XP Assim como qualquer programa instalado a partir do Windows, para acessar o Microsoft

Outlook XP, basta o usuário acionar o menu Iniciar / Programas / Microsoft Outlook XP, ou ainda, poderá acessar através do ícone do Microsoft Outlook XP que é colocado na área de trabalho do sistema.

Após a execução do Microsoft Outlook XP, é então carregada as configurações de correio definidas pelo usuário. E logo mais, aberta a janela principal do programa conforme mostrado na próxima figura:

As barras do Outlook, de Status e Ferramentas Padrão podem ser colocadas ou retiradas, clicando no menu Exibir.

Na barra do Outlook, dentro de Atalhos do Outlook, se encontram: Outlook hoje, Caixa de entrada, Calendário, Contatos, Tarefas, Anotações, Itens Excluídos. Conforme figura a seguir:



Clicando em Meus Atalhos, na barra do outlook, se encontra: Rascunhos, Caixa de Saída, Itens Enviados, Diário e Atualização do Outlook conforme ilustrado abaixo:

Clicando em Outros Atalhos, na barra do outlook, o usuário encontrará: Meu computador, Meus Documentos e Favoritos conforme ilustrado abaixo:



Para retornar a tela inicial, clique em Atalhos do Outlook, na barra do Outlook, e depois em “Outlook hoje”.

PERSONALIZANDO A TELA INICIAL DO OUTLOOK XP

Para personalizar a tela inicial do Microsoft Outlook XP, certifique-se que a barra do Outlook esteja sendo exibida clicando no menu Exibir conforme ilustrado abaixo:

Depois, clique em Personalizar o Outlook hoje. Veja pelo exemplo da figura a seguir:



Primeiramente, vamos começar personalizando a janela.

Aparecerá uma outra janela, conforme ilustrado abaixo e você poderá escolher suas opções desejadas:

Sugerimos, as opções mostradas na figura acima porque são os recursos mais utilizados do Outlook mas você pode escolher outros e personalizar a janela ao seu gosto.

Ao terminar de escolher as opções, clique no botão Salvar alterações que está indicado no topo da janela e aparecerá a janela do Microsoft Outlook conforme ilustrado abaixo:



A janela ficou personalizada com as opções escolhidas. Sempre que você clicar em uma outra pasta da Barra do Outlook ou da janela personalizada mostrará a janela da pasta selecionada e para voltar a janela inicial é só clicar no botão “Outlook hoje” da barra do Outlook.

Lembrando que na barra do Outlook, você encontra as mesmas pastas que você pode ter colocado na janela personalizada.

Existe outra forma de utilizar as pastas do Microsoft Outlook através da Lista de Pastas. Exiba a barra do Outlook e também a Lista de pastas, clicando no menu Exibir e compare as pastas.

A Lista de pastas possui as mesmas pastas oferecidas pela Barra do Outlook ou seja se você clicar no menu Exibir e escolher Lista de pastas, poderá ocultar a barra do Outlook e trabalhar nas mesmas pastas.

COMO CRIAR UMA NOVA PASTA

1. Clique no menu Exibir e escolha Lista de pastas deixando-a exibida.

2. Clique na pasta Outlook Hoje

3. Clique no menu Arquivo e escolha Pasta – Nova Pasta conforme ilustrado abaixo:

4. Logo após, aparecerá uma outra janela conforme ilustrado abaixo e você deve digitar o nome que você deseja dar a nova pasta, qual é o tipo da pasta, escolhendo em Conteúdo da pasta e onde você deseja coloca-la.



Pronto! Depois que você clicou no botão OK, a nova pasta que você acabou de criar aparecerá na árvore da Lista de pastas e você poderá utilizar como uma pasta particular.

Além disso o programa solicita se você deseja criar um atalho para a nova pasta na barra do Outlook conforme é apresentado na figura a seguir:

CONHECENDO A PASTA CONTATOS Contatos é uma pasta do Microsoft Outlook que armazena informações importantes de

pessoas físicas e jurídicas como por exemplo: endereço comercial ou residencial, e-mail, site, nº do telefone, nº do fax, entre outros.

A pasta Contatos permite guardar dados de pessoas para facilitar a comunicação com as mesmas quando necessário.

Os dados ficam armazenados em Contatos e podem ser consultados, alterados ou excluídos dependendo da necessidade.



Os endereços de e-mail e o número de fax digitados dentro de Contatos ficam disponíveis em uma lista para facilitar quando você for enviar uma mensagem poder escolher o endereço de e-mail ou o nº de fax. Quando for enviar uma nova mensagem através do Microsoft Outlook, é só clicar na lista e escolher o nome da pessoa que automaticamente o programa envia pelo endereço de e-mail ou pelo nº do fax.

COMO CRIAR UM NOVO CONTATO

Ao abrir o Microsoft Outlook, na barra do Outlook se localiza a pasta Contatos ou também dentro da janela do Outlook Hoje, se foi personalizado para aparecer a pasta Contatos ou ainda se você exibiu a Lista de pastas.

1. Clique na pasta Contatos e depois no menu Arquivo e escolha Novo - Contato conforme ilustrado abaixo:

2. Aparecerá a janela abaixo:



Na guia Geral, você pode preencher os dados mais importantes de uma pessoa física ou jurídica. As outras guias são dados complementares.

3. Você pode digitar o Nome Completo na caixa ao lado ou outros dados referente ao Nome, clicando em cima do botão Nome Completo;

4. O cargo e o nome da empresa onde a pessoa trabalha são opcionais;

5. Em “Arquivar Como” você pode escolher a maneira que deseja arquivar. O Padrão brasileiro é pelo Nome Completo.

6. Preencha os números de telefone residencial e/ou comercial da pessoa, o nº de fax e o nº do celular. Digite os nºs sem espaço porque ele padroniza o formato e sugere o nº do Código de área da Cidade e do País para discagem. Caso queira enviar um fax para essa pessoa através do seu computador, você deve conferir se o nº do fax está correto inclusive o Código de Área e o País, dando um duplo clique sobre o nº, parecerá uma outra janela para ver os dados mais completos.

7. Em Correio Eletrônico, você deve digitar o endereço do e-mail. Se a pessoa possui mais de um endereço, pode clicar na seta e adicionar outros. Caso queira enviar um e-mail para essa pessoa através do seu computador, o endereço deve estar completo e correto.

8. Escolha se o endereço é comercial ou residencial, antes de digitar, e depois clique no botão Endereço... para preencher todos os dados referente ao endereço da pessoa. Sempre que possível, digite o endereço completo até com o CEP porque se for necessário comunicar com essa pessoa por outros meios sem ser o eletrônico, você já tem os dados armazenados em Contatos e poderá consultar.



9. Digite o endereço da página da Web daquela pessoa ou empresa, se existir.

10. Logo abaixo, existe uma caixa de texto para anotar qualquer observação referente a pessoa. Por exemplo, como chegar no endereço residencial ou comercial, data de aniversário, entre outros.

11. No final da janela, existe um botão Contatos... que serve para exibir uma lista de contatos que você pode vincular a este contato principal. Esse procedimento você deve fazer se desejar agrupar contatos relacionados.

12. Ainda, no final da janela, existe o botão Categorias... para escolher dentro de qual categoria se enquadra o contato a ser armazenado. Essa Categoria pode ser útil quando se tem uma lista grande de contatos armazenados e desejar filtrar e localizar pela categoria de maneira mais rápida.

13. Também pode ser marcado o item Particular, caso queira ocultar o item para que outras pessoas que possuam acesso a esta pasta através da rede não possam vê-lo.

14. As outras guias: Detalhes, Atividades, Certificados e Todos os Campos servem para colocar maiores informações sobre a pessoa.

15. Ao terminar de digitar todas as informações conhecidas sobre a pessoa, clique no botão Salvar e Fechar que fica na barra de ferramentas dessa janela.

COMO VISUALIZAR OS CONTATOS

Os Contatos ficam listados normalmente com o modo de exibição: Cartão de Visita mas podem ser visualizados de outro modo, clicando no menu Exibir conforme ilustrado abaixo:



COMO CONSULTAR OU ALTERAR OS CONTATOS

As informações armazenadas em Contatos ficam listadas e podem ser localizadas facilmente. Basta dar duplo clique sobre o nome da pessoa que você poderá consultar todos os detalhes armazenados e alterar quando necessário, depois de alterar, você deve clicar no botão Salvar e Fechar.

COMO EXCLUIR CONTATOS

Para excluir um contato é só localiza-lo, clicar com o botão direito do mouse sobre ele e escolher Excluir ou apertar a tecla Delete.

CONHECENDO AS PASTAS DE MENSAGENS As pastas de mensagem servem para controlar todas as mensagens enviadas, recebidas,

ainda não enviadas ou excluídas do seu computador.

As pastas de mensagem oferecem vários recursos para enviar mensagens através de fax, Internet ou Rede Local além de separar as mensagens de forma organizada em cada pasta.

As pastas relacionadas ao controle de mensagens são: Caixa de Entrada, Itens Enviados, Caixa de Saída e Itens Excluídos. Cada uma possui a sua função separadamente:

• Caixa de Entrada: armazena as mensagens recebidas através de e-mail, correio interno ou fax.

• Itens Enviados: armazena as mensagens enviadas pelo computador através de e-mail, correio interno ou fax.

• Caixa de Saída: armazena as mensagens enviadas mas que ainda não foram encaminhadas pelo computador. As mensagens ficam nessa pasta só até serem liberadas o encaminhamento das mesmas.

• Itens Excluídos: armazena os itens excluídos de qualquer pasta do Microsoft Outlook. Funciona como uma lixeira que oferece o recurso de recuperar algum item excluído por engano. Essa pasta deve ser esvaziada constantemente para não sobrecarregar o computador, sem necessidade.

COMO CRIAR E ENVIAR UMA MENSAGEM ELETRÔNICA PELA INTERNET OU PELA REDE LOCAL

1. Clique no ícone “Outlook hoje” na Barra do Outlook.

2. Clique no menu Arquivo – Novo – Email conforme ilustrado abaixo:



3. Logo após, aparecerá uma nova janela para você preencher os dados referente à mensagem conforme ilustrado abaixo:

4. Você pode digitar o endereço de e-mail do destinatário ou vários endereços de e-mail separados por ponto e vírgula – “;”. Se o endereço do destinatário é de uma pessoa que está dentro da sua pasta Contatos, você não precisa digitar o endereço, é só clicar

no botão que aparecerá uma janela outra janela conforme ilustrado abaixo



com todos os nomes das pessoas da sua pasta Contatos ou da Lista de agência de correio(rede local):

Nessa janela, primeiramente, você deve escolher em (A) Contatos os nomes que estão armazenados na pasta Contatos com seus respectivos endereços eletrônicos.

Logo depois, você deve selecionar o nome em (B) para o qual será enviado a mensagem. Caso a lista de nomes seja grande, você pode usar o Localizar... no topo dessa janela para facilitar.

Após clicar no nome, você deve clicar em (C) no botão Para-> e aparecerá o nome escolhido; automaticamente, o Microsoft Outlook sabe o endereço eletrônico que será enviado a mensagem. Mas se for um endereço que não esteja em (A), você poderá digitar ao lado do botão Para-> o endereço eletrônico completo.

Se desejar que a mesma mensagem seja encaminhada para várias pessoas poderá colocar todos os nomes ou endereço de e-mail dentro da caixa ao lado do botão Para-> sendo que todos os endereços devem ser separados por ponto e vírgula(;).

No caso de querer enviar a mesma mensagem para várias pessoas, o Microsoft Outlook ainda oferece, nessa mesma janela, os botões Cc-> e Cco-> que tem a função de:

• Cc-> significa ”Com Cópia” e serve para alertar ao destinatário que a mesma mensagem foi enviada para o endereço especificado no Cc.

• Cco-> significa ”Com Cópia Oculta” e serve para enviar a mesma mensagem para o endereço especificado no Cco , porém sem que o destinatário fique sabendo que a mensagem tinha cópia.

Para colocar os endereços dentro do Cc-> ou do Cco->, você poderá fazer da mesma forma usada no botão Para->.

5. Ao terminar de preencher a janela acima, clicar no botão OK que retorna a janela anterior, onde deve ser preenchido o assunto. O Assunto deve ser uma frase curta que descreve o objetivo da mensagem.



6. Logo abaixo do assunto, vem uma caixa de texto para escrever a mensagem. As regras da comunicação deve ser seguida na digitação da mensagem para que a mesma possa ser interpretada corretamente pelo destinatário.

7. Pronto! A mensagem já está pronta para ser enviada ou clicando no botão Enviar ou poderá ser utilizado outros recursos, antes de clicar no botão Enviar, conforme ilustrado abaixo:

Os recursos: (1)(2)(3)(4)(5)(6)(7) da figura acima podem ser utilizados junto com a mensagem antes de clicar no botão Enviar:

(1) Salvar: salva a mensagem fazendo dela um arquivo que poderá ser utilizado posteriormente.

(2) Verificar nomes: verifica automaticamente se os nomes que você digitou nas caixas Para, Cc e Cco existem no Catálogo de endereços antes de enviar uma mensagem.

(3) Prioridade: Alta: alerta ao destinatário que o conteúdo da mensagem deve ser realizado com uma certa urgência

(4) Prioridade: Baixa: alerta ao destinatário que o conteúdo da mensagem deve não precisa ser realizado com tanta urgência

(5) Sinalizador para acompanhamento: sinaliza uma mensagem como forma de lembrar a si mesmo de acompanhar uma questão, ou pode sinalizar uma mensagem sendo enviada com uma solicitação para outra pessoa. É possível também definir um lembrete para a mensagem.

(6) Opções: ao clicar nesse botão aparecerá uma outra janela conforme ilustrado abaixo:



Nessa janela, você pode escolher as opções oferecidas. Dependendo da necessidade, a mais utilizada é Opções de controle que serve para confirmar quando a mensagem foi lida pelo destinatário.

(7) Mais botões: aparece outros botões, o mais utilizado é o que serve para anexar um arquivo junto a mensagem que será enviada. Para anexar um arquivo, basta

clicar no botão ou no menu Inserir – Arquivo e escolher o arquivo para ser anexado.

8. Outros recursos podem ser utilizados, antes de enviar a mensagem, por exemplo, formatar o texto da mensagem ou inserir uma autoassinatura. Veja a seguir:

8.1. Para formatar o texto da mensagem digitada, basta seleciona-lo e clicar no menu Formatar – Rich Text - e escolher os recursos do menu Formatar.

8.2. Para inserir uma Autoassinatura, basta posicionar o cursor no local onde deseja inserir a assinatura na mensagem e clicar no menu Inserir – Assinatura. Caso você ainda não tenha criado a autoassinatura, você poderá criar seguindo os passos orientados pelo Microsoft Outlook.

9. Após clicar no botão Enviar, a mensagem será guardada temporariamente na pasta Caixa de Saída até que seja encaminhada pela Internet ou pela rede local.

Após enviar a mensagem, o computador faz a conexão com a Internet para enviar as mensagens que ficaram guardadas na pasta Caixa de Saída e aproveita e verifica se chegaram novas mensagens de e-mail no Provedor que foi configurado para que o Microsoft Outlook receba as mensagens de e-mail. As novas mensagens de e-mail recebidas, vão para a pasta Caixa de Entrada e as mensagens que



foram enviadas corretamente são transferidas da pasta Caixa de Saída e vão para a pasta Itens Enviados.

COMO VISUALIZAR AS MENSAGENS QUE AINDA NÃO FORAM ENVIADAS

Clique no ícone “Caixa de Saída” na Barra do Outlook dentro de Meus Atalhos.

COMO VISUALIZAR AS MENSAGENS QUE JÁ FORAM ENVIADAS

Clique no ícone “Itens Enviados” na Barra do Outlook dentro de Meus Atalhos.

COMO VISUALIZAR AS NOVAS MENSAGENS RECEBIDAS

Clique no ícone "Caixa de Entrada" na Barra do Outlook dentro de Atalhos do Outlook, depois aperte a tecla F5 ou clique no menu Ferramentas - Enviar/receber - todas as contas.

COMO LER AS NOVAS MENSAGENS RECEBIDAS

Clique no ícone "Caixa de Entrada" na Barra do Outlook dentro de Atalhos do Outlook, depois aperte a tecla F5 ou clique no menu Ferramentas - Enviar/receber - todas as contas.

Dê um duplo clique sobre a mensagem que deseja ler.

COMO RESPONDER AS MENSAGENS RECEBIDAS

1. Clique no ícone “Caixa de Entrada” na Barra do Outlook dentro de Atalhos do Outlook. Se for pela rede local, aperte a tecla F5 para visualizar mais rapidamente.

2. Dê um duplo clique sobre a mensagem que deseja ler. Aparecerá uma janela conforme ilustrado abaixo:



Na janela aberta, aparecem 3 botões no topo: Responder, Responder a todos e Encaminhar. Você poderá escolher qualquer um dos 3 dependendo da sua necessidade de resposta. Veja a função de cada um deles:

• Responder: aparecerá preenchido o endereço de quem enviou a mensagem e o assunto dentro da nova janela não precisando de digitar os mesmos somente a mensagem de resposta dentro da caixa de texto. Depois, clicar no botão Enviar e no menu Ferramentas – Enviar/receber – todas as contas

• Responder a todos: aparecerá preenchido o endereço de quem enviou a mensagem, os outros endereços no caso quem enviou a mesma mensagem para mais de um endereço e o assunto dentro da nova janela não precisando de digitar os mesmos somente a mensagem de resposta dentro da caixa de texto. Depois, clicar no botão Enviar e no menu Ferramentas – Enviar/receber – todas as contas

• Encaminhar: encaminha a mensagem para outra pessoa que não estava na lista. Nesse caso, será necessário digitar o endereço da pessoa para qual deseja encaminhar a mesma mensagem. Depois, clicar no botão Enviar e no menu Ferramentas – Enviar/receber – todas as contas

COMO EXCLUIR AS MENSAGENS RECEBIDAS OU ENVIADAS



1. Clique na pasta “Itens Enviados” na Barra do Outlook dentro de Meus Atalhos.

2. Clique na mensagem com o botão direito do mouse e escolha “Excluir” ou aperte a tecla Delete.

3. Clique na pasta “Caixa de entrada” na Barra do Outlook dentro de Meus Atalhos.

4. Clique na mensagem com o botão direito do mouse e escolha “Excluir” ou aperte a tecla Delete.

COMO RECUPERAR AS MENSAGENS QUE JÁ FORAM EXCLUÍDAS

1. Clique no ícone “Itens Excluídos” na Barra do Outlook dentro de Atalhos do Outlook.

2. Clique na mensagem com o botão direito do mouse e escolha “Mover para a pasta...”

3. Clique sobre a pasta “Itens Enviados” e OK.

COMO EXCLUIR DEFINITIVAMENTE AS MENSAGENS

Clique no ícone “Itens Excluídos” na Barra do Outlook dentro de Atalhos do Outlook com o botão direito do mouse e escolha “Limpar Pasta Itens Excluídos”.

Observação:

Sempre que você excluir um item do Microsoft Outlook, ele vai para a pasta "Itens Excluídos" e ficará guardado até que você o exclua dessa pasta. Portanto, sempre que desejar excluir definitivamente, você deve escolher "Limpar Pasta Itens Excluídos" para que não fique ocupando espaços desnecessários no disco.



COMO USAR A AGENDA DO MICROSOFT OUTLOOK A agenda do Microsoft Outlook oferece vários recursos para anotar compromissos, eventos,

tarefas e pequenas anotações para acompanhar o seu dia-a-dia.

Usando a agenda do Microsoft Outlook, você pode trabalhar de maneira bem mais organizada e ficar atento aos seus compromissos e tarefas dentro do prazo planejado.

As pastas: Calendário, Tarefas, Anotações e Diário oferecem vários recursos de agendamento. Cada uma possui a sua função separadamente:

• Calendário: permite agendar e controlar compromissos, eventos e tarefas de forma bastante organizada e com muitos recursos.

• Tarefas: permite controlar somente as tarefas agendadas.

• Anotações: permite digitar pequenos textos que funcionam mais como um lembrete para o dia-a-dia de trabalho.

• Diário: permite registrar algumas atividades realizadas pelo computador como por exemplo controle do trabalho feitos nos programas do Office. Microsoft Outlook.

COMO USAR A PASTA CALENDÁRIO

A pasta Calendário permite diferentes maneiras de visualizar os compromissos, eventos e tarefas agendados. Para isso, clicar na pasta Calendário da Barra do Outlook, aparecerá uma janela conforme ilustrado abaixo:



No item 1 indicado na figura acima, mostra o horário do dia, clicando com o botão direito sobre as horas aparece um submenu para alterar o modo de exibição das horas: 30 em 30 minutos, 15 em 15 minutos, etc.

No item 2 da figura acima, mostra a data do dia que está selecionado no calendário ao lado(item 3).

Você pode visualizar os compromissos de maneira diferente, clicando nos botões 4, 5, 6 e 7 indicados na figura acima. Cada um dos botões tem a sua função específica. Para voltar rapidamente para o dia de hoje, clique no botão de nº 4 - Ir para hoje. Lembrando que o seu computador deve estar com a data atualizada.

Você pode clicar no dia desejado(item 3) -calendário- tanto para agendar um compromisso ou um evento nesse dia quanto para visualizar o que já foi agendado.

Veja logo abaixo, como fazer para agendar um compromisso ou um evento que poderá ser periódico ou não.

Os Eventos agendados ficam dentro da pasta Calendário, logo abaixo da data do dia selecionado no calendário.

1 2

4 5 6 7

3



Os compromissos também são exibidos logo abaixo dos eventos mas cada um de acordo com o horário agendado.

As Tarefas ficam exibidas dentro do Painel de Tarefas(item 9) da pasta Calendário ou na pasta Tarefas.

Para ver as tarefas agendadas, você pode clicar com o botão direito do mouse sobre o Painel de Tarefas ou dentro da janela da pasta Tarefas que aparecerá um submenu, com vários modos de exibição das tarefas, escolhendo – Todas as Tarefas – você visualiza todas elas. Veja o submenu abaixo:

COMO CLASSIFICAR UM COMPROMISSO, EVENTO OU TAREFA ANTES DE AGENDAR

A pasta Calendário permite agendar e controlar compromissos, eventos e tarefas de forma bastante organizada e com muitos recursos mas, antes de agenda-los, você deve classifica-los de acordo com os recursos do Microsoft Outlook. O Microsoft Outlook separa os recursos para Compromissos, Eventos e Tarefas de acordo com a classificação exemplificada abaixo:

• Compromisso: pode ser uma reunião, uma palestra, um curso, um filme, uma festa, uma consulta, etc. que você deve estar num determinado local e horário.

• Evento: pode ser um aniversário, um feriado, uma palestra, uma feira, ou seja, uma data comemorativa que você gostaria de se lembrar do seu acontecimento e anotou na agenda para não se esquecer.

• Tarefa: pode ser um trabalho a ser realizado como por exemplo: formatar o computador, fazer backup semanalmente, imprimir relatório de vendas, elaborar gráficos estatísticos, desenvolver o projeto de iluminação, etc.

O Microsoft Outlook também oferece recursos que facilitam agendar compromissos, eventos e tarefas que sejam periódicas, ou seja, que acontecem toda semana, ou 2 vezes por semana, ou todo mês, ou semestral ou anual, etc. Mostraremos esses recursos logo em seguida.



Após classificar se é um compromisso, ou um evento, ou uma tarefa o que você deseja agendar, siga os passos de como agenda-los na pasta Calendário ou na pasta Tarefas.

COMO AGENDAR UM COMPROMISSO

1. Clique na pasta “Calendário” no dia que deseja agendar o compromisso.

2. Clique no menu Ações e escolha Novo Compromisso.

3. Logo após, aparecerá uma nova janela para você preencher os dados sobre o compromisso, veja os recursos na ilustração abaixo:

(A) Assunto: Digitar uma frase curta e objetiva sobre o assunto do compromisso;

(B) Local: Digitar o Local do compromisso ou escolher o Local, caso ele já existir na lista.

(C) Horário: Escolher o dia e a duração do compromisso (horário de início e de término). Se o compromisso é o dia inteiro, poderá ser marcado para facilitar e o Microsoft Outlook o mostrará no topo da janela como se fosse um Evento.

(D) Lembrete: Marcar se você deseja ser lembrado desse compromisso. Dependendo do compromisso, você deve definir quanto tempo de antecedência você deseja ser lembrado para poder se deslocar até o local. O horário do lembrete é verificado pelo Microsoft Outlook de acordo com horário de início do compromisso agendado. Também



você poderá clicar no ícone e escolher um arquivo de som para ser dado o lembrete com um aviso sonoro.

(E) Mostrar Horário: Você pode escolher de acordo com o compromisso, como deseja que mostre o horário: Ocupado ou Disponível ou Provisório ou Ausência Temporária.

(F) Caixa de Texto: Você pode digitar qualquer observação sobre o compromisso como por exemplo: nome da pessoa que deve procurar no local, endereço do local, dica de como chegar, etc.

(G) Contatos-Categoria-Particular: Você poderá utiliza-los da mesma maneira que foi explicado anteriormente em “Como criar um novo Contato”

4. Após o preencher os dados, você deve clicar no botão

5. Pronto! Seu compromisso fica agendado de acordo com o dia e o horário especificado.

6. Você poderá usar o botão “Ir para hoje” da barra de ferramentas que mostrará os compromissos do dia atual. Lembre-se que o seu computador deve estar com a data atualizada no relógio do Windows.

7. Quando quiser visualizar outros compromissos, clicar no dia desejado no calendário que aparecerão listados de acordo com o horário do dia.

8. Quando quiser abrir um compromisso, para ler ou alterar, basta dar duplo clique sobre o compromisso que aparecerá a janela e você poderá digitar a alteração necessária e

clicar no botão .

9. Quando quiser excluir um compromisso, basta clicar com o botão direito do mouse sobre o compromisso e escolher Excluir.

Observação:

Se o compromisso for uma reunião com outras pessoas de trabalho, você poderá seguir os outros passos indicado abaixo para utilizar maiores recursos do Microsoft Outlook.

COMO AGENDAR UM COMPROMISSO DE REUNIÃO



1. Clique na pasta “Calendário” no dia que deseja agendar o compromisso de reunião.

2. Clique no menu Ações e escolha Planejar reunião

3. Logo após, aparecerá uma nova janela para você verificar quais os participantes; se os participantes forem da rede local do seu trabalho, poderá até visualizar a disponibilidade do dia e do horário da reunião, além de enviar uma mensagem para eles solicitando o agendamento da reunião conforme ilustrado na janela abaixo:

(A) Todos os participantes: Mostra, primeiramente o nome de quem está planejando a reunião. Clicando com o botão do mouse sobre o ícone da carta conforme mostra a figura a seguir, aparece um submenu para escolher ou não se deseja enviar mensagem sobre a reunião.

Geralmente, é escolhida a opção “Não enviar solicitação de reunião para este participante” somente para o participante que está planejando a reunião.

A



(B) Como está o dia planejado e o horário: Essa parte mostra o dia que está marcado no item D. Ela é bastante útil para quem estiver planejando a reunião, poder verificar como está o seu dia e o dia de cada um dos outros participantes de acordo com a legenda: Provisório; Ocupado; Ausente; se os outros participantes são da rede local mas se eles não forem da rede local, poderá aparecerá: Não há informações.

(C) Adicionar outros: Esse botão serve para adicionar outros participantes para a reunião. Quando selecionado, aparece uma janela conforme ilustrado abaixo:

Nessa janela, você pode escolher quais são os outros participantes da reunião através dos botões:

(C.1) Serve para escolher se os outros participantes estão em Contatos ou na Lista da Agência de correio;

(C.2) Serve para escolher o nome do participante; O nome se repete na lista se existir nº de fax e e-mail; você deverá escolher o nome com por qual meio será enviado a mensagem

(C.3) Serve para definir se o participante selecionado é necessário para a reunião, ou seja, não poderá faltar à reunião

(C.4) Serve para definir se o participante selecionado é opcional para a reunião, ou seja, poderá faltar.

(C.5) Serve para definir os recursos necessários à reunião, como por exemplo: vídeo, TV, Sala de Videoconferência, Projetor de slides, computador, entre outros.

Observação:



Nessa mesma janela, você pode escolher todos os outros participantes e depois clicar no botão OK.

(D) Horário: marcar o dia e o horário de inicio e término da reunião. Lembrar de olhar como está o dia dos participantes em (B) para que eles estejam com a agenda disponível para aceitar o convite da reunião.

(E) Marcar reunião: ao terminar de listar os participantes e definir o horário, você deve clicar no botão “Marcar Reunião” que aparecerá uma outra janela conforme ilustrado abaixo:

Nessa janela, estão todos os recursos já vistos anteriormente em “Como agendar um compromisso” a diferença agora é que aparece no botão Para..., o nome de todos os participantes que serão convidados para a reunião. O item “Reunião on-line usando:” é mais utilizado em reunião com videoconferência. Depois de preencher todos os dados necessários, você deve clicar no botão “Enviar” e aguardar a resposta dos participantes que foram convidados para a reunião.

Quando os participantes verificarem a pasta Caixa de Entrada do Microsoft Outlook, chegará uma mensagem com o convite de reunião.

Depois que cada um dos participantes responderem o convite, você receberá uma nova mensagem na sua pasta Caixa de Entrada com as respostas.



COMO AGENDAR UM EVENTO

1. Clique na pasta “Calendário” no dia que deseja agendar o evento.

Clique no menu Ações e escolha Novo Evento de dia inteiro

2. Logo após, aparecerá uma nova janela para você preencher os dados sobre o evento, veja os recursos na ilustração abaixo:

Basicamente, é a mesma janela já vista anteriormente em “Como agendar um compromisso”, a diferença é que o Evento já vem marcado o dia inteiro.


4. Pronto! O Evento fica agendado de acordo com o dia selecionado no calendário.

5. Você poderá usar o botão “Ir para hoje” da barra de ferramentas que mostrará os eventos do dia atual. Lembre-se que os eventos ficam no topo da janela.

6. Quando quiser visualizar outros eventos, clicar no dia desejado no calendário que aparecerão listados.



7. Quando quiser abrir um evento, para ler ou alterar, basta dar duplo clique sobre o evento que aparecerá a janela e você poderá digitar a alteração necessária e clicar no

botão .

8. Quando quiser excluir um evento, basta clicar com o botão direito do mouse sobre o compromisso e escolher Excluir.

COMO AGENDAR UMA TAREFA

1. Clique na pasta “Calendário” no Painel de Tarefas ou na pasta Tarefas, com o botão direito do mouse que aparecerá um submenu conforme ilustrado abaixo:

2. Depois, você deve escolher a opção Nova Tarefa que aparecerá uma outra janela conforme ilustrado abaixo:

(A) Assunto: Digitar uma frase curta e objetiva sobre o assunto da tarefa;



(B) Data de Conclusão e de Início: Serve para controlar as datas, se a tarefa deve ser concluída em uma certa data e se ela já foi iniciada.

(C) Status; Prioridade e %Concluída: Acompanhar o andamento da tarefa, qual o grau de prioridade e anotar quantos % já foi realizado da tarefa.

(D) Lembrete: Marcar se você deseja ser lembrado dessa tarefa. Funciona igual ao lembrete da janela compromisso.

(E) Caixa de Texto: Você pode digitar qualquer observação sobre a tarefa.

(F) Contatos-Categoria-Particular: Você poderá utiliza-los da mesma maneira que foi explicado no módulo “Como criar um novo Contato”.


4. Pronto! Sua tarefa ficou agendada no Painel de Tarefas da pasta Calendário e na pasta Tarefas e você poderá visualiza-las de acordo com o modo de exibição, conforme ilustrado abaixo:

A

B

E

F

C

D



5. Dando duplo clique sobre a tarefa você poderá acompanha-la melhor, alterando a sua % de Conclusão até ela ser 100% concluída.

6. Quando a Tarefa foi totalmente concluída(100%), aparece um traço riscando o nome da tarefa para informar que a tarefa já está pronta.

7. Para excluir uma tarefa, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a tarefa e escolher - Excluir.

8. As tarefas excluídas, inseridas ou alteradas no Painel de Controle da pasta Calendário sofrem as mesmas alterações se visualizadas dentro da pasta Tarefas

COMO AGENDAR COMPROMISSOS OU EVENTOS PERIÓDICOS


2. Clique no menu Ações e escolha Novo Compromisso

3. Logo após, aparecerá uma nova janela para você preencher os dados sobre o período em que ocorrerá o compromisso, veja os recursos na ilustração abaixo:



(A) Hora do compromisso: Escolher o horário de início e de término do compromisso que é mostrado o tempo de duração

(B) Padrão de Recorrência: Marcar se o compromisso ocorre diariamente, semanalmente, mensalmente, anualmente e de acordo com cada opção, preencher como é a variação.

(C) Intervalo de Recorrência: marcar a data em que vai começar e qual a previsão de terminar. Marcar a opção: “Sem data de término” se se não existir um período limitado ou então marcar a opção: “Termina após” se existir um número determinado de ocorrências para acontecer – digitar a quantidade de ocorrência – ou ainda marcar a opção: “Termina em” se existir uma data limite para terminar a atividade.

4. Após preencher os dados, você deve clicar no botão OK que aparecerá uma outra janela conforme ilustrado abaixo:

A

B

C



5. Nessa janela, você deve preencher os dados corretamente conforme já vimos em

“Como Agendar um compromisso” e depois clicar no botão . Lembre-se que é a mesma janela para Compromisso e para Evento, a diferença é a opção: “o dia inteiro” é usada para Evento.

6. Pronto! Seu compromisso ou evento periódico ficou agendado em todas as datas e o horário do período especificado.

7. Você poderá usar o botão “Ir para hoje” que mostrará só os compromissos ou os eventos do dia atual.

8. Quando quiser visualizar outros compromissos ou eventos periódicos, clicar no calendário no dia desejado que você os visualizará.

9. Quando quiser abrir um compromisso ou um evento periódico, para ler ou alterar, basta dar duplo clique sobre ele que aparecerá uma janela perguntando se é somente aquela ocorrência ou toda a série, conforme ilustrado abaixo:



10. Quando quiser alterar um compromisso ou um evento periódico, basta abrir um ou a

série inteira, digitar a alteração necessária e clicar no botão .

11. Quando quiser excluir um compromisso ou um evento periódico, basta clicar com o botão direito do mouse sobre ele e escolher Excluir. Nesse caso, aparecerá uma outra janela perguntando se deseja excluir somente uma ocorrência ou todas elas, conforme ilustrado abaixo:

COMO AGENDAR UMA REUNIÃO PERIÓDICA


2. Clique no menu Ações e escolha Nova Reunião periódica

3. Logo após, aparecerá uma nova janela para você preencher os dados sobre o período em que ocorrerá a reunião, veja os recursos na ilustração abaixo:



4. Nessa janela, você deve preencher os dados corretamente conforme já vimos em “Como Agendar compromissos e eventos periódicos” e depois clicar no botão OK.

5. Logo depois aparecerá uma outra janela conforme ilustrado abaixo:



Nessa janela, estão todos os recursos já vistos anteriormente em “Como agendar um compromisso de reunião” a diferença agora é que você deve clicar na guia “Disponibilidade dos participantes”, para selecionar e verificar a disponibilidade dos participantes da reunião e depois na guia “compromisso”, até preencher todos os dados necessários e clicar no botão “Enviar”.

Depois, você deve aguardar a resposta dos participantes que foram convidados para a reunião.

Quando os participantes verificarem a pasta Caixa de Entrada do Microsoft Outlook, chegará uma mensagem com o convite de reunião.

Depois que cada um dos participantes responderem o convite, você receberá uma nova mensagem na sua pasta Caixa de Entrada com as respostas.

COMO FAZER UMA PEQUENA ANOTAÇÃO NA AGENDA

As anotações são como pequenos lembretes no dia-a-dia de trabalho, como por exemplo: ligar para uma determinada empresa, marcar um horário com o dentista, procurar por uma pessoa, marcar consulta médica, etc.

As anotações são mais utilizadas para evitar o uso de pequenas anotações em papéis de rascunho.



1. Para criar uma anotação, clique na pasta “Anotações” na barra do outlook.

2. Clique no menu Ações- Nova Anotação ou no menu Arquivo – Novo- Anotação que aparecerá uma nova janela para digitar um pequeno texto qualquer conforme ilustrado abaixo:

3. Logo depois, você poderá deixar a janela aberta para lembrar, ou então fechar.

4. Para excluir uma anotação, basta clicar com o botão direito e escolher excluir. Geralmente, as anotações são excluídas assim que ela forem sendo realizadas.

COMO FAZER UM REGISTRO NO DIÁRIO

A pasta Diário do Microsoft Outlook permite que você registre algumas atividades realizadas pelo computador como por exemplo controle do trabalho feitos nos programas do Office, chamadas telefônicas realizadas pelo computador, entre outros.

Observação:

Se você deseja mudar os registros no seu diário, clique no menu Ferramentas – Opções, na guia “Preferência” – clique no botão “Opções de Diário” que aparecerá a mesma janela abaixo para fazer as alterações.

5. Logo após, aparecerá uma outra janela conforme ilustrado abaixo:



Nessa janela, você deve selecionar os itens que você deseja que a pasta Diário registre, por exemplo: se você marcar o item “Microsoft Word” e depois clicar no botão OK, toda vez que o for aberto um arquivo no Word no seu computador, a pasta Diário o registrará como utilizado.

Para visualizar os registros na pasta Diário, basta clicar na pasta e verificar de acordo com a linha do tempo, a data que desejada e expandir a árvore dos itens marcados.



CONCLUSÃO

Esperamos que o conteúdo desta apostila tenha servido de suporte para as suas aulas. Lembre-se que nada substitui uma boa aula de seu professor.

A informática sofre mudanças bruscas muito rapidamente, procure no futuro uma biblioteca auxiliar e fique atento ao lançamento de novos aplicativos e versões.

A Zargon Computação estará sempre ao seu dispor para solucionar dúvidas quando necessário.

Atenciosamente,

Diretoria de Treinamento Zargon Tecnologia em Informática

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