CONTROLE INTERNO Rotinas

Módulo II Rotina e Técnica Obrigatória do Controle Interno Municipal

dia 14 de julho de 2016 - Horário: 9h às 12h

Realização:

Facilitador Prof. Milton Mendes Botelho

Facilitador – Breve Currículo - Professor, Autor, Escritor, Auditor, Coordenador de Cursos, Pós-Graduado em Administração Pública Municipal pela Faculdade de Ciências Humanas de Pedro Leopoldo; Pós-Graduado em Direito Público pela FADIVALE; Sócio-Diretor da LOGUS Assessoria e Consultoria Pública; Autor dos livros “Manual de Controle Interno – Teoria & Prática” Editora Juruá; Manual Prático de Controle Interno na Administração Pública Municipal - Juruá - 2014; “Gestão Administrativa, Contábil e Financeira do Legislativo Municipal – Editora Juruá”. Patrimônio Público Municipal – Juruá – 2014. Ex-Controlador Geral do Município de Ibatiba- ES, Auditor da Prefeitura Municipal de Itabirinha – MG, Coordenador de cursos na área de Administração Pública Municipal. Conselheiro do Conselho Regional de Contabilidade de Minas Gerais (2013-2015). Membro da Academia Mineira de Ciências Contábeis.

Prof. Milton Mendes Botelho miltonconsultoria@hotmail.com www.miltonconsultoria.com.br

2016

Apresentação O Objetivo deste trabalho1 é apresentar os procedimentos essenciais para a implantação do Sistema de Controle Interno Municipal. Diante das exigências dos Tribunais de Contas é preciso capacitar os servidores públicos municipais, para que exerçam as atividades de controladoria interna, com maior competência, além de atender a determinação prevista normas gerais de controle interno. São apresentadas sugestões básicas sobre os procedimentos administrativos mais comuns no serviço público municipal, que envolve toda a estrutura organizacional do órgão. A obediência aos procedimentos aqui recomendados evitará erros primários, e se detectados, poderão ser corrigidos, bastando, para isso, seguir as orientações básicas aqui elencadas. São também abordadas questões relacionadas com o controle de bens, uso de veículos, material de expediente e arquivamento de documentos. Vale ressaltar que as Instruções Normativas expedidas pela Controladoria Geral do Município, são exigências contidas nas normas gerais de Controle, conjugado com a Lei Complementar nº. 101, de 04 de maio de 2000 e as Leis Complementares Estaduais que dispõem sobre os Regimentos Internos dos Tribunais de Contas dos Estados e Municípios, com recomendações pertinentes às unidades administrativas. Este trabalho insere-se no conjunto das ações de natureza pedagógica que os Tribunais de Contas dos Estados desenvolvem para orientar os Administradores quanto aos procedimentos a adotar para gerir os recursos públicos com eficiência, eficácia e economicidade. A iniciativa decorre da convicção de que, quando o assunto é administração e aplicação dos recursos públicos, orientar é mais prudente do que corrigir ou punir irregularidades. Espera-se que este trabalho receba a atenção especial por parte dos Servidores e constitua um instrumento auxiliar e eficaz na conduta deste ente federado.

O Autor: Prof. Milton Mendes Botelho

1 * O material deste trabalho foi elaborado e extraído do Livro do Professor MILTON MENDES BOTELHO. Portanto, os direitos

autorais são do autor. Sua reprodução está autorizada nos termos do Parágrafo único e caput do art. 111 da Lei Federal nº. 8.666/93 a reprodução total ou parcial de qualquer forma ou qualquer meio para outros órgãos não poderá ocorrer sem autorização do mesmo: www.miltonconsultoria.com.br - E-Mail: miltonconsultoria@hotmail.com

1 - INSTRUÇÕES NORMATIVAS As Instruções Normativas tem como objetivo a padronização de procedimentos e rotinas de controle, tendo em vista as exigências legais e regulamentares, as orientações da administração e as constatações da Controladoria Geral, decorrentes de suas atividades de órgão fiscalizador. As Instruções Normativas deverão ser editadas pela Controladoria Geral do Município, que manterá o controle e exercerá a fiscalização do seu respectivo cumprimento. Cabe a Controladoria Geral do Município a definição e formatação das Instruções Normativas inerentes as atividades das unidades administrativas e as orientações relativas aos procedimentos a serem adotados em pontos específicos de controle da área atuante, que foi proposta de regulamentação. As unidades administrativas da estrutura organizacional do Município que se sujeitam à observância dos procedimentos e rotinas de controle são denominadas “Unidades Executoras”. 1.1 - Elaboração das Instruções Normativas Compete a Controladoria Geral do Município - CGM, como Unidade Central de Controle Interno UCCI, elaborar as Instruções Normativas em conjunto com as unidades executoras e suas atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle e ainda: avaliar eficiência e a eficácia dos procedimentos e rotinas de controle inerentes a

cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou a formatação de novas Instruções Normativas;

organizar e manter atualizado o manual de procedimentos e rotinas de controle, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa;

promover a capacitação dos agentes das Unidades Executoras para definir as rotinas de trabalho e identificar procedimentos de controle;

publicar a Instrução Normativa e promover sua divulgação e implementação;

manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação das Instruções Normativas elaboradas e publicadas.

São atribuições das unidades administrativas "unidades executoras": atender às solicitações da Controladoria Geral responsável pela Instrução

Normativa na fase de sua formatação, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de elaboração;

informar a Controladoria Geral sobre alterações que se fizerem necessárias nos procedimentos e rotinas de controle, objetivando principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência e eficácia operacional;

manter as Instruções Normativas à disposição de todos os funcionários da

unidade administrativa, zelando pelo fiel cumprimento da mesma;

cumprir fielmente as orientações das Instruções Normativas, quanto aos procedimentos de controle e a padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.

Atribuições das Secretarias Municipais e órgãos equivalentes: promover a capacitação e discussões técnicas com as subunidades

administrativas executoras dos procedimentos em parceria com a Controladoria Geral, para definir os procedimentos e rotinas de controle conforme definidos na Instrução Normativa.

1 .2 - Formato e Conteúdo das Instruções Normativas A elaboração de Instruções Normativas é de iniciativa da Controladoria Geral do Município. A expedição e numeração da Instrução Normativa obedecerá as seguintes regras: a numeração deverá ser única e sequencial devendo constar a identificação da

sigla do sistema administrativo que se refere antes do número e constar o ano de sua expedição, como segue: • formato: Instrução Normativa SXX n° ..../20XX; • Sistema Administrativo XX.

A numeração e a atualização da Instrução Normativa, somente ocorrerá quando o documento estiver pronto, após aprovado pela Controladoria Geral do Município. A aprovação da Instrução Normativa ou suas alterações será atribuição exclusiva da Controladoria Geral do Município podendo ser referendada pela Chefe do Poder. O ato depois de aprovado será publicado nos termos que definir a Lei Orgânica Municipal. A instrução normativa indicará a unidade administrativa responsável (Departamento, Diretoria ou denominação equivalente) pela sua execução e cumprimento dos procedimentos e rotinas dela constantes. A finalidade das instruções normativas é especificar de forma sucinta, sendo um ato administrativo que contém orientações, rotinas e procedimentos desenvolvidos para serem utilizados consistentemente como uma regra, diretriz, ou definição de como fazer algo. As IN terão como objetivo orientar de forma simples a execução de ações que evitem a repetição de procedimentos desnecessários e burocráticos e produzindo informações confiáveis, classificado nas seguintes categorias: operacional – relacionado às ações que propiciam o alcance dos objetivos da

entidade;

contábil – relacionado à veracidade e à fidedignidade dos registros e das demonstrações contábeis;

normativo – relacionado à observância da regulamentação pertinente. A abrangência das IN é identificar as unidades executoras, quando os procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa forem observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura organizacional, esta condição deve ser explicitada. Os conceitos têm por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto objeto da normatização, em especial os assuntos da Instrução Normativa. As IN deverão sempre que possível indicar a fundamentação legal e regulamentadora da matéria, devendo indicar os principais instrumentos que interferem ou orientam as rotinas de controle a que se destina a Instrução Normativa. As responsabilidades de cada unidade administrativa pela execução da Instrução Normativa, inerentes à matéria objeto da normatização, será claramente indicadas no seu texto. 1.3 - Procedimentos para Elaboração das Instruções Normativas Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que serão adotados em relação ao assunto normatizado, deve-se identificar dentre as unidades administrativas da estrutura organizacional quais as atividades desenvolvidas, para fins da elaboração do cronograma de implantação. Os anexos e modelos que integrarão as IN serão identificados e analisados para o registro das operações e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados (aplicativos). A demonstração gráfica das atividades (procedimentos e rotinas de controle) e dos documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de cima para baixo e da esquerda para direita, observando-se os padrões e regras geralmente adotados neste tipo de instrumento, que identifiquem as seguintes ocorrências:

início do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de

início, dependendo do tipo de operação); emissão de documentos; ponto de decisão; junção de documentos; ação executada (análise, autorização, checagem de autorização, confrontação,

baixa, registro, etc.); além das atividades normais, inerentes ao processo, devem ser indicados os

procedimentos de controle aplicáveis. As diversas unidades administrativas envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a formação de colunas com a identificação de cada unidade ao topo. No caso de um segmento dos procedimentos e rotinas ter que ser observado por todas as unidades da estrutura organizacional, a identificação pode ser genérica, como por exemplo: “área requisitante”. Se uma única folha não comportar a

apresentação de todo o processo, serão abertas tantas quantas necessárias, devidamente numeradas, devendo ser utilizados conectores, numerados, para a identificação da continuidade do fluxograma na folha subsequente, e vice-versa. Deverá ser adotado procedimento idêntico no caso da necessidade do detalhamento de rotinas específicas em folhas auxiliares.O fluxograma, uma vez consolidado e testado, orientará a descrição dos procedimentos e rotinas de controle na Instrução Normativa e dela fará parte integrante como anexo. Os procedimentos e rotinas de controle da Instrução Normativa deverão ser descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma a não facultar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma linguagem didática e destituída de termos ou expressões técnicas, especificando o “como fazer” para a operacionalização das atividades, identificando os responsáveis e prazos para serem cumpridos. Os detalhamentos necessários para a clara compreensão de tudo que deverá ser observado na execução das atribuições, quanto aos procedimentos e rotinas de controle cuja especificação não consta do fluxograma, como segue: especificação dos elementos obrigatórios em cada documento; destinação das vias dos documentos; detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle a

serem executados em cada etapa do processo; relação de documentos obrigatórios para a validação da operação; aspectos legais ou regulamentares a serem observados; os procedimentos de segurança em tecnologia da informação aplicáveis ao

processo (controle de acesso lógico às rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crítica nos dados de entrada, geração de cópias back-up, etc).

Quando aplicáveis, os procedimentos de controle poderão ser descritos à parte, na forma de checklist (termo de conferência), que passarão a ser parte integrante da Instrução Normativa como anexo, deverá estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em que fase do processo deverá ser adotado.No emprego de abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu significado, por extenso, na primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada apenas a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Divisão de Gestão de Pessoas – DGP; Tribunal de Contas do Estado – TCE. Uma vez concluída a versão final da Instrução Normativa ou de sua atualização, a Controladoria Geral avaliará os procedimentos de controle, podendo propor alterações, quando cabíveis. A Controladoria Geral providenciará a publicação, divulgação e implementação, em apoio a unidade responsável pela mesma.

2 - ROTINAS DO SETOR DE TRIBUTAÇÃO A Área de Tributação, Fiscalização, Cadastro e Arrecadação têm como função fazer cumprir os programas de arrecadação de receitas municipais, realizando atividades que possam comprovar a eficácia na arrecadação de tributos de competência do Município. A LDO deve estar acompanhada de um quadro que demonstra a evolução da arrecadação de Tributos Municipais nos três últimos exercícios, como segue o quadro:

TRIBUTO 2014 2015 2016

IPTU 13.210,61 18.800,25 16.259,23

ITBI 7.044,68 15.393,22 5.105,80

ISSQN 73.289,57 124.661,37 66.015,67

IRRF 93.241,03 79.873,75 42.270,08

TAXAS 8.184,20 9.609,55 6.113,19

CIP 96.637,79 104.709,67 116.689,92

TOTAL 291.607,88 353.047,81 252.453,89

* No exercício de 2016 a arrecadação foi contabilizada até junho;

2.1 - Levantamento Preliminares de Auditoria na Área Tributária 1.1.1 - A unidade administrativa tem proposto mudanças e atualizações das políticas e diretrizes relativas às áreas: tributária, fiscal e de administração financeira, considerando a defesa dos interesses econômicos do Município, especialmente aqueles que afetam o desempenho da receita? Resposta: 2.1.2 - Qual tem sido as atividades de planejamento e coordenação relativas à sua área de atuação, em consonância com a legislação pertinente e as políticas fiscais e tributárias do Município, por exemplo, capmanhas de arrecadação dos tributos em atraso? Resposta: 2.1.3 - Os operadores da Área Tributária tem conhecimento das normas legais que disciplinam a arrecadação da receita e a realização da despesa pública e o fluxo de caixa que elas possuem? Resposta: 2.1.4 - A Área Tributária fornece informações para subsidiar a elaboração do Plano Plurianual, Lei de Diretrizes Orçamentárias e da Proposta Orçamentária Anual? Resposta: 2.1.5 - A Área Tributária mantém controle da arrecadação de receitas tributárias e fiscaliza as possíveis renuncia de receita? Resposta: 2.1.6 - A Área Tributária promove o aprimoramento e a atualização da legislação tributária do Município? Resposta:

2.1.7 - Os registros dos lançamentos das receitas tributárias são feitos pela Contabilidade do Município via sistema integrado? Resposta: 2.1.8 - a revisão, cancelamento, restituição de valores e outros créditos tributários questionado pelo contribuinte, em instância administrativa é feito através de processo administrativo? Resposta: 2.1.9 - A Área Tributária acompanhar o cronograma de de execução fiscal pela Procuradoria Geral do Município? Resposta: 2.10 - A Área Tributária elabora e mantém programas e ações de capacitação e atualização permanente das equipes? Resposta: 2.1.11 - Sob coordenação da Área Tributária o Município promoveu alguma campanha (mídia, site ou informativos) com o objetivo de conscientizar e mobilizar a comunidade quanto ao significado e importância do pagamento dos tributos municipais? Resposta: 2.1.12 - A Área Tributária possui escalas e programação regular das atividades fiscais? Resposta: 2.1.13 - A Área Tributária mantém registro de autorização de impressão de documentos fiscais, certidões, alvarás, habite-se e licenças em geral? Resposta: 2.1.14 - Existe orientação técnica ao setor para apurar fraudes e irregularidades cometidas contra a fazenda pública municipal? Resposta: 2.1.15 - Existem meios eletrônicos de informar sobre a situação fiscal do contribuinte e expedir certidões e notificações via internet? Resposta: 2.1.16 - A Área Tributária possui meios de emissão de notas fiscais eletrônica por meio de sistema integrado? Resposta: 2.1.17 - A Área Tributária já realizou procedimentos de fiscalização de cartórios sobre a emissão de documentos e serviços para fins de cobrança de tributos municipais? Resposta: 2.1.18 - A Área Tributária já realizou levantamento da possibilidade de cobramça da Contribuição de Melhoria de acordo com o Código Tributário? Resposta:

2.1.19 - O Cadastro de Contribuintes está atualizado, estabelecendo métodos e regras para sua consulta online? Resposta: 2.1.20 - Os lançamentos de Tributos Municipais são realizados conforme determina o código tributário e informado a Contabilidade Geral do Município? Resposta: 2.1.21 - A Área Tributária apresenta estudos para o lançamento de ajustes para devedores duvidosos, para serem demonstradas no Balanço Patrimonial nos termos da NBCASP? Resposta: 2.2.22 - A Área Tributária mantém atualizada a legislação tributária municipal e promove a orientação dos contribuintes sobre sua correta aplicação? Resposta: 2.1.23 - A Área de Fiscalização efetua notificações os contribuintes que depositam entulhos e restos de construção nas vias públicas? Resposta: 2.1.24 - A Área Tributária fornece a Procuradoria Geral do Município informações seguras para a inscrição da Dívida Ativa, controle e atualização? Resposta: 2.1.25 - A Área Tributária mantém o cadastro topográfico e a planta cadastral atualizada e geoprocessamento para efeito de cobrança de Tributos? Resposta: 2.1.26 - A Área Tributária promove estudo para aprovar novos projetos de loteamentos? Resposta: 2.1.27 - A Área Tributária mantém cadastro organizado de arquivo de projetos, obras, redes de eletricidade, telefonia e outras com instalações subterrâneas? Resposta: 2.2 - Serviço de Apoio Jurídico 2.2.1 - A Procuradoria Geral do Município dá apoio jurídico a Área de Tributação (emissão de pareceres e elaboração de peças jurídicas) no exercício de suas funções? Resposta: 2.2.2 - A Procuradoria Geral do Município em conjunto com a Área de Tributação promove cobrança administrativa ou judicial dos créditos tributários inscritos na dívida ativa? Resposta:

2.2.3 - A Procuradoria Geral do Município promove a inscrição da dívida ativa e o controle de quitação, parcelamento do débito, concessão do perdão do débito ou juntada de novas informações que cancelem o débito? Resposta: 2.2.4 - A Procuradoria Geral do Município faz a formatação e elaboração de peças jurídicas, bem como de minutas de atos e instrumentos de cobrança de tributos? Resposta: 2.3 - Serviços de Informação Prestados ao Contribuinte 2.3.1 - A Área Tributária presta a Atendimento de orientação ao contribuinte, para esclarecimentos em matéria fiscal e tributária, em atendimento presencial ou via site oficial do Município ou meios eletrônicos? Resposta: 2.3.2 - Existem manuais e outros instrumentos de orientação do contribuinte e campanhas de arrecadação de tributos e premiações? Resposta: 2.3.3 - A Procuradoria orienta a adoção de procedimentos de cobrança amigável dos débitos fiscais, antes da sua inscrição na dívida ativa? Resposta: 2.4 - Serviço de Apoio ao Serviço Integrado de Administração Tributária 2.4.1 - A área tributária Administração Tributária mantém serviço integrado com finalidade de melhorar o atendimento aos cidadãos e contribuintes em lugar de fácil acesso do público? Resposta: 2.4.2 - O Município participa através de servidor designado da apuração e acompanhamento do VAF de acordo com orientações da Agência Fazendária? Resposta: 2.4.3 - O Município presta auxilio na divulgação do Programa de Educação Fiscal conforme demanda da Administração Fazendária? Resposta: 2.5 - Informações Complementares 2.5.1 - As leis tributárias do Município e suas atualizações estão devidamente consolidadas (leis que tratam ISS, IPTU, ITBI, taxas, contribuição de melhoria, contribuição de iluminação pública e ainda s que tratam de isenção, remissão, anistia e parcelamento de tributos)? Resposta: 2.5.2 - As leis mencionadas no item anterior se encontram disponíveis em endereço eletrônico no site oficial do Município (mencionar o site e o link específico)? Resposta:

2.5.3 - Indicar a legislação que regulamente medidas para o adequado aproveitamento do solo nos termos do Estatuto da Cidade e do art. 184, § 4º, inciso II, da CF. Resposta: 2.5.4 - Qual a data da ultima atualização da Planta Genérica de Valores do Município? Resposta: 2.5.6 - Quantos servidores atuam na Administração Tributária, (indicando cargo, nível de instrução e lotação dentro da estrutura administrativa)? Resposta: 2.5.7 - Os servidores que atuam na Área Tributária emitem relatório de fiscalizações ou auto de Infração? Resposta: 2.5.8 - Foi elaborado e aprovado um cronograma de fiscalizações para o exercício 2015? Resposta: 2.5.9 - Qual a empresa detentora da licença do sistema de registro do cadastro dos contribuintes do Município? Resposta: 2.5.10 - Qual o grau de satisfação dos usuários com o sistema (avaliar se o sistema atende as necessidades do setor inclusive a consulta online)? Resposta: 2.5.11 - Quais são os documentos emitidos pelo sistema indicado? Resposta: 2.5.12 - A concessão de “habite-se” é feita conforme legislação municipal e mediante laudo do engenheiro da Prefeitura? Resposta: 2.5.13 - Qual a empresa detentora da licença do sistema de nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) e qual a periodicidade da realização de beckup? Resposta: 2.5.14 - Quantidade de computadores com acesso aos sistemas de Tributário existem no setor? Resposta: 2.5.15 - Conforme a legislação Municpal de quem é a atribuição para inscrição em dívida ativa? Resposta:

2.5.16 - Tem controle e relação de processos de execução fiscal ajuizados nos cinco últimos exercícios ? Resposta: 2.5.17 - O sistema informatizado de acesso ao banco de dados dos contribuintes possuem senha para acesso de forma segura? Resposta: 2.5.18 - Os servidores públicos que atuam na Administração Tributária possuem e fazem uso de crachá quando estão exercendo atividades externas? Resposta: 2.6 - Outras Considerações: 3 - ROTINAS DO SETOR DE ENGENHARIA Através de Profissional habilitado e equipe especializada deverá a Área de Engenharia promover a abertura de processo administrativo para realização de estudo das obras constante do Plano Plurianual, elaborando o plano de trabalho que contendo: Identificação do projeto e adequação ao plano de governo; metas a serem atingidas e o número de pessoas beneficiadas; plano de aplicação dos recursos financeiros, demonstrando a finte pagadora,

recursos próprios ou de transferências por intermédio de convênios; elaboração de cronograma de desembolso, adequado ao quadro de cotas; previsão de início e fim da execução do objeto e de cada fase programada; comprovar de que os recursos próprios para a execução se encontram

assegurados; quando se tratar de convênios, estabelecer prazo para a prestação de contas; demonstração da previsão orçamentária na Lei Orçamentária Anual, bem como,

saldo para realização da obra; realizar levantamentos preliminares, dentre eles, os topográficos, as sondagens e

prospecção do subsolo, o estudo de impacto ambiental e os relatórios de impacto ao meio ambiente;

solicitar a Contabilidade Geral que elabore a estimativa do impacto orçamentário-financeiro da despesa no exercício em que deva entrar em vigor e nos dois subseqüentes;

solicitar da Secretaria da Fazenda o órgão equivalente a expedição de certidão de que a despesa tem adequação na Lei Orçamentária Anual e compatibilidade com o Plano Plurianual e com a Lei de Diretrizes Orçamentárias nos termos do disposto no inciso II, §1º do Art.16 da Lei Complementar n.º 101 de 4/5/2000;

após a conclusão dos trabalhos o Setor de Engenharia deverá efetuar despacho do processo ao Sistema de Controle Interno para pronunciar sobre sua legalidade, e posteriormente encaminhá-lo ao Chefe do Executivo com a finalidade de acionar a Comissão Permanente de Licitação.

Após iniciada as obras, o Setor de Engenharia deverá manter arquivo atualizado contendo: ficha de registro de obras e serviços de engenharia; ordem de serviço;

ato de designação de responsável ou comissão para fiscalização e acompanhamento da obra ou serviço de engenharia;

anotação de Responsabilidade Técnica junto ao Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia - ART- CREA – relativo aos projetos;

boletins de medição e levantamentos e à execução da obra ou serviço de engenharia;

diário de obra; termo de recebimento provisório da obra ou serviço de engenharia; termo de recebimento definitivo da obra ou serviço de engenharia; comprovantes de ensaios dos materiais empregados, conforme prescrições das

normas técnicas da Associação Brasileira de Normas Técnicas, ABNT; Nos casos de reformas prediais e manutenção em obras de infra-estrutura deverá ser elaborado previamente um laudo que contenha registro fotográfico e descrição da situação de cada parte do bem a sofrer intervenção, juntando-se aos demais documentos pertinentes. Os projetos das obras a serem executadas pela municipalidade são compostos de: projeto básico; projeto arquitetônico; serviços de sondagens; cálculo estrutural; projeto de terraplenagem e implantação; projeto de instalações elétricas; projeto de instalações hidráulicas e especiais; projetos de serviços complementares; estudos de impacto ambiental.

Nas contratações de obras e serviços de emergência, recomenda-se a apresentação de laudo técnico de vistoria que a justifique, acompanhado de, no mínimo, três propostas. Com o objetivo de atender à fiscalização dos órgãos competentes, o Sistema de Controle Interno recomenda a administração direta e indireta adotarão os seguintes procedimentos: designação de responsável técnico pela elaboração prévia dos levantamentos,

projetos, cálculos, orçamentos detalhados e especificações técnicas necessárias à realização de obras e serviços de engenharia;

designação formal de servidor responsável pelo gerenciamento, fiscalização, acompanhamento e controle dos contratos relativos a obras e serviços de engenharia, pela guarda e arquivamento da documentação;

adoção de sistema de controle de obras realizadas por execução direta com identificação de materiais e mão-de-obra empregados, bem como máquinas e equipamentos próprios ou alugados, com arquivamento de projetos, planilhas, cálculos e orçamentos, organizados em ordem cronológica;

designação formal de representante ou instituição de comissão para acompanhamento e fiscalização dos contratos, bem como para recebimento das obras e serviços de engenharia, especialmente quando se tratar de obra constante do orçamento participativo ou sistema semelhante;

manutenção de diário de obras devidamente atualizado; controle de almoxarifado com registro de entrada e saída dos materiais de

construção.

O Sistema de Controle Interno deverá solicitar a identificação e o controle de todos os serviços de engenharia e obras executados no Município, verificando: placa afixada no local da obra, (sugerir modelo); meta executada e programada; mão de obra utilizada; relatório periódico de todo serviço executado assinado pelo responsável; anotação do responsável técnico da obra/serviço – ART, inserido em placa

afixada no local da obra; aferir as medições dos serviços realizados; solicitar retirada ou inclusão de pessoal em obra; vistoriar o desperdício de material e comunicar ao responsável.

Solicitar controle rígido do recebimento de material e serviços prestados nas obras, adotando sistema de requisições, fichas ou sistema informatizado, tais como: controle dos materiais destinados as obras, com guia de remessa; controle dos serviços realizados, obedecendo ao cronograma físico financeiro; elaborar relatório mensal dos serviços realizados, especificando o local,

quantidade, material gasto e tempo; vistar laudo parcial e de conclusão da obras.

Exigir a utilização de Equipamentos de Proteção Individual - EPI, alertando que o descumprimento desta exigência incorre em contravenção penal, punível com multa, conforme a legislação trabalhista e previdenciária. Todas as obras devem possuir Diário de Obras (§ 1º do Art. 67 Lei 8.666/93). Na execução de obras, recomenda-se verificar previamente: política e desenvolvimento urbano para o Município; a legislação relacionada a parcelamento, uso e ocupação de solo, fiscalizar as edificações e instalações urbanas e as posturas municipais; se a obras está compatível com legislação urbanística e a realidade do Município;

Dar suporte técnico aos órgãos competentes no cumprimento da legislação urbanística do Município no que se refere: aprovação de construção; autorização para habitar; autorização para demolir; licença para desaterro; autorização para reforma; alvará de habite-se; certidão de alinhamento e nivelamento; aprovação de projetos.

A Área de Engenharia deverá cuidar ainda da elaboração dos serviçoa de topografia necessário ao desenvolvimento de suas atividades, desenvolver projetos urbanísticos e seus orçamentos, quando de interesse do Município, obedecendo as diretrizes do desenvolvimento urbano e ainda: elaborar ou aprovar projetos arquitetônicos para unidades educacionais, áreas

recreativas e programas habitacionais; elaborar ou aprovar projetos paisagísticos e ambientais para parques e praças; emitir relatório bimestral das atividades desenvolvidas pelo Setor;

realizar atividades em harmonia com a fiscalização de posturas da municipalidade;

fiscalizar e coordenar a fabricação de bloquetes, manilhas e artefatos de cimentos de característica industrial;

efetuar levantamento do custo dos produtos produzidos; 4 - ROTINAS DA SECRETARIA DE EDUCAÇÃO Por força constitucional, todo ano deve o Município aplicar os seguintes percentuais:

25% na educação infantil e no ensino fundamental (art. 212 da CF);

60% do FUNDEB na remuneração dos profissionais do magistério da educação básica (art. 60, XII do ADCT).

Aqueles 25% incidem sobre toda a receita resultante de impostos, quer a diretamente arrecadada pela Administração Municipal (IPTU, ISS, ITBI, IRRF), quer a transferida pela União e Estado (FPM 5 , ITR, ICMS, IPVA, IPI/Exportação, ITCMD). De igual modo, os tais 25% alcançam a receita da dívida ativa tributária, a de multas e juros por impostos atrasados e a derivada da Lei Kandir (Lei nº 87, de 1966). Desde a Emenda Constitucional nº. 53, de 2007, parte dos 25% não mais é, obrigatoriamente, empregada no ensino fundamental. A partir dali, inexiste a necessidade de utilizar 60% naquela etapa de aprendizado (60% x 25% = 15% dos impostos). Assim, ao longo dos 14 anos do Fundo da Educação Básica - FUNDEB, os Municípios podem aplicar, livremente, os 25% entre seus níveis de competência constitucional: a educação infantil e o ensino fundamental (art. 211, § 2º da CF). Sob o extinto Fundo da Educação Fundamental - FUNDEF, inexistia prazo para despender o recebimento do exercício, lacuna essa que, em várias localidades, gerou inconveniente acumulação de saldos financeiros. Para isso sanar, determina a Lei Federal nº.11.494, de 2007, que o FUNDEB seja utilizado no próprio ano em que é obtido, ainda que 5% possam ser empenhados e pagos no 1º trimestre do ano subsequente (art. 21, caput e § 2º da Lei nº 11.494, de 2007). Esses 5% contam na aplicação do exercício anterior. Se assim não fosse, as Administrações que, junto ao FUNDEB, perdem dinheiro, não cumpririam os 25% do art. 212 da Constituição. Nesse sentido, aquela lei fez ressurgir o chamado período adicional ao exercício financeiro. Tendo em vista que, em parte dos Municípios a despesa ainda não é identificada por fonte de receita e pelo fato de, logo no início do ano, haver dotação suficiente para os diferidos 5%, nesse contexto, recomenda este abertura de conta bancária específica para que tal parcela residual não se confunda com o FUNDEB arrecadado no 1º trimestre do ano seguinte. Importante enfatizar que, na hipótese de a Administração investir, no exercício, mais de 25%, mas, de outro lado, não utilizar todo o FUNDEB, em tal cenário, foi-se, a princípio, aventado que o excedente ante o mínimo de 25% compensaria eventual insuficiência de gasto do Fundo.

4.1 - Falhas mais comuns na aplicação no ensino O não atendimento aos mínimos da Educação tem sido o principal motivo para a negação da conta do Prefeito. Para tanto, os tribunais realizam impugnações sobre a despesa apresentada pela Prefeitura. Em boa parte dos casos, essas irregularidades alcançam o que segue:

Restos a Pagar não quitados até 31 de janeiro do ano seguinte. Tal impugnação é para evitar a não liquidação e posteriores cancelamentos de empenhos contabilizados na Educação, assegurando que estes, no ano examinado, revertam em bens e serviços para o ensino público municipal. De todo,modo, a despesa a pode ser incluída no ano em que ocorre o efetivo pagamento. Tal exclusão assim se vê: Restos a Pagar/Educação, inscritos em 31.12.2012......R$ 1.000,00 (-) Pagamento de RP/Educação até 31.01.2013 ...........R$ 800,00 (=) Glosa de RP/Educação não pagos até 31.01.2013 ..R$ 200,00

Salário-Educação; ganho líquido do FUNDEB; subvenções federais e estaduais para a Educação; rendimentos das contas bancárias da Educação. Eis os recursos que não se confundem com a receita de impostos. Na qualidade de adicionais, suplementares, tais ingressos são abatidos do total empenhado, no intuito de se afigurar, apenas e tão somente, o gasto bancado pela receita de impostos, ou seja, a base sobre a qual se calcula o piso de 25% (art. 212 da CF).

Despesas com pessoal em desvio de função. É o caso de professores e outros profissionais do magistério que estejam atuando em outras áreas da Administração. Essa vedação prevê-se, de forma clara, na Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional – LDB (art. 71, VI).

Despesas com alimentação infantil e uniforme escolar Vedadas em face da seguinte entendimento "não há possibilidade legal da inclusão de despesas com alimentação infantil e com uniformes escolares nos mínimos obrigatórios do Ensino,cumprindo-lhes observar os artigos 70 e 71 da Lei Federal nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996 – Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional(LDB).

Despesas com precatórios judiciais. Enquanto gestor da política educacional da Nação, o Ministério da Educação – MEC afasta, dos mínimos da Educação, as despesas incorridas em exercícios anteriores; faz isso porque o art. 212 da Constituição se escora no princípio orçamentário da anualidade. Insumos e equipamentos utilizados na merenda escolar. A mando da LDB, os programas suplementares de alimentação são estranhos à manutenção e desenvolvimento do ensino (art. 71, IV).

Despesas com pessoal da merenda escolar terceirizada. Vinculados à empresa que produz, de forma terceirizada, a merenda escolar, as merendeiras, nutricionistas e demais funcionários nada têm a ver com os quadros da

Educação do Município; não são profissionais do ensino público; não se qualificam na hipótese inclusiva do art. 70, I da LDB.

Construção e manutenção de bibliotecas, museus e ginásios esportivos. Tais despesas só são aceitas quando as instalações encontram-se dentro dos prédios escolares, para uso exclusivo de alunos da rede pública e, não, do público em geral.

Transporte e Bolsas de Estudo para alunos do ensino médio e superior; custos proporcionais da Secretaria da Educação com essas duas etapas de aprendizado. Sob a LDB, o Município só custeia esses níveis de ensino depois de aplicar 25% na educação infantil e no ensino fundamental (art. 11, V).

Aquisições globais de bens e serviços, que também servem a vários outros setores da Administração (ex.: combustíveis, material de escritório ou de limpeza, peças de reposição da frota). Claro está aqui o desvio de finalidade. Para evitar a glosa total, precisa a Educação local atestar, de forma cabal, sua própria cota de recebimento; isso, mediante carimbo e assinatura de servidor especialmente designado pelo Responsável da Educação (Secretário, Diretor ou Coordenador).

Despesas empenhadas em dotações estranhas às da Educação. A distribuição dos créditos orçamentários é proposta pelo Poder Executivo e autorizada pela Câmara dos Vereadores. Se a Lei Orçamentária Anual repartiu as dotações entre os vários setores de atuação municipal, não cabe ao órgão do controle externo, sob apelo posterior do Município, sancionar qualquer outra alocação orçamentária. Nunca é demais dizer que tal lei é tida a mais importante da Administração Pública.

Quota da Educação no parcelamento de dívida com encargos sociais (INSS, FGTS e PASEP) quando, no ano de competência, a respectiva despesa foi também empenhada e apropriada no mínimo constitucional. Por óbvio, um mesmo gasto não pode ingressar em dois exercícios: o do empenho do encargo patronal e, depois, o do parcelamento da respectiva dívida.

Aquisição de veículos escolares sem as condições exigidas no Código Brasileiro de Trânsito. Tais veículos devem reunir adequadas condições de utilização; estar licenciados pelos competentes órgãos da fiscalização, dispondo de todos os equipamentos obrigatórios, sobretudo os de segurança.

Vale refeição, cesta-básica, vale-transporte nos 60% do FUNDEB destinados aos profissionais do magistério. Em face de seu caráter indenizatório, não remuneratório, tais despesas podem ser incluídas nos restantes 40% do FUNDEB e, não, nos 60%, vinculados, única e tão somente, às parcelas remuneratórias (salário, vantagens, encargos patronais).

Despesas com inativos oriundos da Educação, bancadas por receitas específicas do regime próprio de previdência – RPPS (contribuições, compensações do INSS, entre outras). A modo do art. 19, § 1º, VI da Lei de Responsabilidade Fiscal, só se integram à despesa laboral os gastos da inatividade suportados, exclusivamente, pelo Tesouro e,

não, por fontes de custeio do RPPS (compensações do INSS, contribuições funcionais e patronais, entre outras). Assim, na Educação, só ingressa a parcela deficitária dos sistemas próprios de aposentadorias e pensões, lembrando que isso não pode nunca onerar os 60% do FUNDEB, destinados, única e tão somente, ao pessoal em efetivo exercício no magistério. 4.2 - Gestão da Despesa Educacional As folhas salariais dos profissionais da educação básica devem ser rubricadas por todos os membros do Conselho do FUNDEB, conforme deve recomendar a Controladoria Geral do Município.

A documentação da despesa educacional precisa estar separada das demais peças comprobatórias. Aliás, a ocultação de gastos implica multa ao gestor.

O recebimento de bens e serviços deve ser atestado por servidor especialmente designado pelo responsável do órgão municipal de Educação (Secretário, Diretor ou Coordenador).

O balanço patrimonial precisa evidenciar as disponibilidades bancárias da Educação (art. 50, I, da Lei de Responsabilidade Fiscal).

O Salário Educação não é usado nos mesmos fins dos 25% de impostos (art. 212 da CF); não banca gastos de pessoal (art. 7o da Lei n.º 9.766, de 1998), mas, na qualidade de contribuição social, pode ser despendido na merenda escolar e em programas de assistência à saúde (§ 4º, art. 212 da CF). 5 - ROTINAS DA SECRETARIA DE SAÚDE Por força constitucional, todo ano deve o Município aplicar, em ações e serviços da Saúde, 15% da receita de impostos, próprios e transferidos. Foi isso o determinado na Emenda nº 29, de 2000, que se ressentia de lei complementar tipificando, de forma clara, o que vem a ser gasto com saúde, bem assim as normas de controle e fiscalização desse modelo de financiamento. A Lei Complementar nº 141, que, entre vários comandos, proíbe incluir, no mínimo constitucional, as seguintes despesas:

pagamento de aposentadorias e pensões de servidores oriundos da Saúde;

pessoal da área de saúde em atividade desviada da área em questão (ex: médicos com funções administrativas no Gabinete do Prefeito);

assistência à saúde que não atende ao princípio do acesso universal (ex: plano de assistência médica e odontológica para servidores públicos, os ditos planos fechados);

merenda escolar e outros programas de alimentação, ainda que executados em unidades do SUS;

saneamento básico;

limpeza urbana e remoção de resíduos;

preservação e correção do meio ambiente;

ações de assistência social;

obras de infraestrutura, ainda que realizadas para beneficiar a rede de saúde (ex: asfaltamento e iluminação em frente a hospitais e postos de saúde).

ações bancadas por receitas adicionais da Saúde (ex: PAB; remuneração por serviços produzidos; transferências federais para o Programa Saúde da Família; auxílios federais e estaduais para obras; multas de vigilância sanitária; operações de crédito; rendimentos financeiros das contas do fundo municipal de saúde). Tal qual é na Educação, os 15% incidem sobre toda a receita vinda de impostos, quer a diretamente arrecadada pela Administração Municipal (IPTU, ISS, ITBI, IRRF), quer a transferida pela União e Estado (FPM, ITR, ICMS, IPVA, IPI/Exportação, ITCMD). De igual modo, aplicam-se os 15% sobre a receita da dívida ativa tributária e a de multas e juros por impostos atrasados. Além disso e a partir da lei em comento, os 15% também incidirão sobre qualquer compensação financeira proveniente de impostos e transferências constitucionais, tais como os recursos da Lei Kandir (Lei 87, de 1996), o 1% de FPM recebido, adicionalmente, em dezembro de cada exercício (art. 159, I, “d” da CF), bem assim os auxílios semelhantes aos recebidos, em 2009, pelos municípios (Medida Provisória nº 462, de 2009). Antes da Lei Complementar nº 141, de 2012, os Tribunais fazia certas glosas sobre a despesa contabilizada pelos Municípios, as quais, por compatíveis com a nova disciplina, devem ser mantidas; são elas:

Subvenções federais e estaduais; repasses SUS (PAB, PSF); rendimento financeiro das disponibilidades da Saúde; multas da Vigilância Sanitária. Eis aqui recursos diferentes da receita de impostos. Na qualidade de adicionais, suplementares, tais ingressos devem ser afastados do total empenhado, no intuito de restar evidenciado o gasto bancado por impostos, ou seja, a base sobre a qual se calcula o piso constitucional de 15%.

Despesas com pessoal em desvio de função. É o caso de profissionais da Saúde que estão atuando em outras áreas do Município.

Planos fechados de Saúde para servidores. Tal despesa contraria o princípio da universalidade e amplo acesso de que trata o art. 198 da Constituição.

Aquisições globais de bens e serviços, que também servem a vários outros setores da Administração (ex.: material de escritório, limpeza, combustíveis, reparos em viaturas). Claro está aqui o desvio de finalidade. Para evitar a glosa total, precisa a Saúde local atestar sua própria cota de recebimento; isso, mediante carimbo e assinatura de servidor especialmente designado pelo Responsável da Saúde (Secretário, Diretor ou Coordenador).

Despesas empenhadas em dotações estranhas às da Saúde. A distribuição dos créditos orçamentários é proposta pelo Poder Executivo e autorizada pelo Legislativo. Se a lei orçamentária repartiu as dotações entre os vários setores de atuação municipal, não cabe ao órgão do controle externo, sob posterior apelo do

Município, sancionar qualquer outra alocação orçamentária. Nunca é demais dizer que tal lei é tida a mais importante da Administração Pública.

Quota da Saúde no parcelamento de dívida com encargos sociais (INSS, FGTS e PASEP) quando, no ano de competência, a respectiva despesa foi também empenhada e apropriada no mínimo constitucional. Por óbvio, um mesmo gasto não pode ingressar em dois exercícios: o do empenho do encargo patronal e, depois, o do parcelamento da dívida.

Limpeza urbana e remoção de resíduos sólidos (lixo); alimentação e nutrição. 5.1 - São Despesa com Ações e Serviços de Saúde As folhas salariais dos profissionais da saúde devem ser rubricadas por todos os membros do Conselho Municipal de Saúde (art. 6º, II das Instruções TCESP nº. 2, de 2008).

o recebimento de bens e serviços deve ser atestado por servidor especialmente designado pelo responsável do órgão municipal da Saúde (Secretário, Diretor ou Coordenador).

o balanço patrimonial precisa destacar as disponibilidades das contas bancárias da Saúde (art. 50, I, da Lei de Responsabilidade Fiscal).

todos os recursos da Saúde devem ser movimentados por fundo especial, mecanismo que, apesar de não dispor de personalidade jurídica, deve possuir CNPJ próprio matriz (Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil (nº 1005, de 2010).

nos termos da Lei nº 12.438, de 6 de julho de 2011, o gestor local do Sistema Único de Saúde deve realizar audiência pública trimestral na respectiva Casa legislativa, apresentando relatório que demonstre:

a) montante e fonte dos recursos aplicados; b) auditorias concluídas ou iniciadas no trimestre; c) produção de serviços na rede assistencial própria, contratada ou conveniada.

6 - ROTINAS DA SECRETARIA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL A Controladoria deverá inspecionar na Assistência Social as seguintes atividades: a política municipal de assistência social, em colaboração com o Conselho

Municipal de Assistência Social; a execução dos programas, os projetos e as ações de assistência social

direcionadas para a população em situação de risco social; formular, coordenar e executar as ações de prestação de serviços funerários; propor as políticas de regulação e de preços para a prestação de serviços

funerários;

incentivar e prestar apoio a entidades e associações civis que desenvolvam ações de assistência social;

gerir os recursos creditados na conta do Fundo Municipal de Assistência Social; promover a integração dos programas, dos projetos e das ações da assistência

social com as demais políticas setoriais do Estado e União; planejar, coordenar, controlar e avaliar a execução das atividades de assistência

social do Município; formular estratégias de ação para atendimento de situações emergenciais de

risco social; supervisionar e coordenar as atividades de assistência social à mulher, ao idoso e

à pessoa portadora de deficiência; supervisionar e coordenar a implementação dos programas socioeducativo e as

atividades de amparo às crianças e adolescentes carentes; supervisionar e coordenar as atividades de concessão de benefícios à população

em situação de risco social; promover a integração ao mercado de trabalho das pessoas em situação de risco

social, em articulação com outras unidades administrativas; cadastrar e prestar apoio a entidades e associações de assistência social; facilitar e cooperar no acesso das instituições de assistência social a recursos

municipais, estaduais e federais; propor critérios para a aplicação de subvenções municipais na área social; promover a divulgação dos benefícios, serviços, programas e projetos

assistenciais e dos critérios para sua concessão; prestar assistência a grupos e indivíduos em condição de indigência, mendicância

e outras situações de abandono; orientar e encaminhar pessoas carentes para entidades de apoio social; promover e apoiar ações preventivas e socioeducativas visando a integração de

grupos e pessoas socialmente marginalizados; avaliar as condições dos beneficiários e promover a realização de funerais.

6.1 - Assistência à Criança e ao Adolescente A Assistência à Criança e ao Adolescente, em concordância com o Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente, nos termos da legislação em vigor, cuidará

do desenvolvimento de políticas necessárias ao atendimento dos direitos da criança e do adolescente. Leis específicas definirão a composição e a competência do Conselho Municipal da Criança e do Adolescente. O Poder Executivo Municipal garantirá local e condições de funcionamento do Conselho Tutelar vinculado ao Conselho Municipal da Criança e do Adolescente, conforme dispuser lei municipal. 6.2 - Apoio às Pessoas Portadoras de Deficiência e ao Idoso O apoio às Pessoas Portadoras de Deficiência e ao Idoso, supervisionará e coordenará as atividades de assistência ao deficiente e ao idoso, garantindo apoio técnico em programas especiais. As leis específicas definirão a composição e a competência do Conselho Municipal do Idoso, devendo essas leis serem objetos de análise da Controladoria 6.3 - Apoio às Pessoas em Situação de Risco Social O apoio às Pessoas em Situação de Risco Social desenvolve as seguintes atividades passiveis de fiscalização pela Controladoria Geral do Município: apoiar e participar de atendimentos emergenciais à população; providenciar abrigo temporário, alimento e vestuário para a população quando em

situações de calamidade pública ou por necessidade de remoção de famílias mediante ação do poder público;

promover campanhas voltadas para a assistência solidária à população em

situação de risco emergencial; avaliar as condições dos beneficiários e efetuar o pagamento de benefícios

eventuais nas situações de vulnerabilidade temporária; desenvolver programas e projetos que possam suprir as principais necessidades

demandadas (auxílios de transporte, alimentação e funerário), dentre outras; fazer cumprir as leis específicas às pessoas beneficiadas pela política de

assistência social municipal, estadual e federal; fazer um diagnóstico, através de visitas domiciliares, visando conhecer melhor a

realidade da população do Município e atender suas respectivas demandas; manter atualizado o cadastramento único, visando assegurar o acesso das

pessoas em situação de risco social aos benefícios estaduais e federais; criar e atualizar um cadastramento municipal para os programas já existentes.

7 - ROTINAS DO SETOR DE TRANSPORTES A Área de Controle e Manutenção da Frota Municipal é a responsável pela execução das seguintes atividades:

planejar as atividades de transporte e utilização de veículos, máquinas e equipamentos;

promover a conservação dos veículos da Prefeitura, fiscalizando a utilização adequada em benefício do serviço público;

atender a todas as secretarias nos serviços em que o transporte se fizer necessário;

promover a aquisição de peças e materiais para a conservação da frota municipal;

manter os veículos da Prefeitura em condições de uso para pronto funcionamento;

efetuar a guarda, o abastecimento e conservação de veículos e maquinas da municipalidade em locais pré-definidos pela autoridade competente;

manter controle de reposição de peças, fornecimento de pneus, consumo de combustíveis e lubrificantes, manutenção e conservação da frota municipal;

realizar inspeção periódica dos veículos, máquinas e equipamentos verificando seu estado de conservação, providenciando os reparos que forem necessários;

solicitar reparos mediante a elaboração de termo de referência para a licitação de peças e serviços destinadas a frota em geral

após concluída a licitação determinar a execução de reparos em veículos e máquinas pesadas;

solicitar e recomendar a recuperação de peças que possam ser reutilizadas e serviços de tornearia;

organizar, fiscalizar e conservar as ferramentas e equipamentos existentes, de uso da oficina municipal;

fiscalizar e atestar os serviços de mecânica e reposição de peças de acordo com a licitação;

solicitar mediante termo de referencia a licitação de serviços de reparos mecânicos, alinhamento e balanceamento e de funilaria da frota municipal;

zelar pela pintura, acessórios, seguros e regularização de documentos da frota municipal, fazendo constar cópia de laudos e documentos obrigatórios nos arquivos da Controladoria Geral;

fazer constar a identificação, através de logomarca oficial do Município, em todas as máquinas e veículos da municipalidade, inclusive veículos locados;

criar calendário de revisão e manutenção de veículos e máquinas, mantendo as revisões conforme exigência do manual do fabricante;

denunciar à Controladoria Geral do Município a má utilização de máquinas e

veículos da municipalidade, para a devida instauração de processo administrativo disciplinar;

verificar o recolhimento no pátio da Prefeitura Municipal de todos os veículos e máquinas quando não estiverem em serviços ou em manutenção;

prestar informações ao Servidor responsável para alimentar o sistema informatizado de controle de frota com os seguintes dados:

a) cadastro de veículos e máquinas

1) código do veículo: (conforme tombamento patrimonial) 2) descrição do veículo; 3) marca; 4) modelo; 5) ano; 6) placa; (quando for veículo) 7) número do chassis; (quando for veículo) 8) número de RENAVAM; (quando for veículo)

b) descrição dos veículos utilizando os seguintes códigos

1 – aeronaves; 2 – embarcações; 3 – veículos (veículo de passeio, utilitário, camionete, ônibus, caminhão,

motocicleta e Van) 4 – maquinários (trator esteira, trator de pneu, moto niveladora, pá

carregadeira, retro escavadeira, mini-carregadeira, escavadeira, empilhadeira, compactador e, equivalentes);

5 – equipamentos (gerador, moto bomba, roçadeira, motosserra, pulverizador, compactador de mão, oficina, motor de popa e equivalentes);

99 – outros.

c) informar o tipo de gasto utilizando os seguintes códigos: 01 – álcool; 02 – gasolina; 03 – gás natural (m³); 04 – diesel; 05 – querosene; 06 – óleo lubrificante; 07 – graxa (kg); 08 – peças (informar a descrição da peça); 09 – serviços (informar a descrição dos serviços); 99 – outros.

d) veículos do transporte escolar

1) código do veículo (conforme tombamento patrimonial); 2) nome do estabelecimento de ensino (informar escola e localização); 3) distância percorrida (km); 4) número de estudantes transportados;

e) informar os turnos do estabelecimento de ensino utilizando os seguintes códigos:

01 - manhã; 02 - tarde; 03 - noite; 04 - manhã e tarde; 05 - manhã e noite; 06 - tarde e noite; 07 - manhã, tarde e noite.

As informações referentes ao transporte escolar deverão constar os quilômetros percorridos e o número de alunos transportados diariamente por cada veículo. O Serviço de Controle de Frota será coordenado pela Secretaria Municipal de Agricultura, Obras Públicas e Serviços Urbanos sendo de sua responsabilidade observar o cumprimento das seguintes atribuições: organizar, supervisionar, controlar e orientar as atividades de abastecimento,

lavagem lubrificação, manutenção e reparos nos equipamentos, máquinas e veículos da municipalidade;

promover controle e elaborar relatório periódico relativo ao consumo de combustível, peças e lubrificantes, despesa de manutenção e depreciação dos equipamentos, máquinas e veículos da municipalidade;

organizar e manter atualizado o cadastro dos equipamentos, veículos e máquinas, providenciando a regularização dos documentos de licenciamento;

requisitar conforme licitação e manter o controle de peças, acessórios e outros materiais utilizados pelos órgãos que lhe estão subordinados;

supervisionar, controlar e orientar os serviços de manutenção dos equipamentos, máquinas e veículos, concernentes à manutenção preventiva, conservação e manutenção periódica;

administrar e coordenar as atividades dos motoristas, operadores de máquinas e ajudantes da municipalidade, solicitar treinamentos quando for necessário;

elaborar, com os demais órgãos municipais, a escala dos veículos, máquinas e equipamentos para suas atividades meio e fim;

promover assistência a ocorrência com veículos da municipalidade, relativos a acidentes e outros, solicitando apuração de culpa e indenização;

fiscalizar e efetuar o acompanhamento de serviços de locação de máquinas e equipamentos, realizando medições, conferindo faturas, fazendo observar cronogramas e cláusulas contratuais.

7.1 - Condutores e Operadores A Controladoria Geral do Município recomenda que seja designado servidor responsável pela frota municipal, observando o disposto nesta Instrução Normativa no desempenho de suas atividades, em especial: realizar cadastro de todos os veículos pertencentes à Administração sob sua

responsabilidade e respectivas alocações e elaborar mapas unitários de quilometragem, consumo de combustível e gastos com a reposição de peças e consertos dos veículos, controle esse sujeito a fechamento periódico, semanal, quinzenal ou mensal, conforme modelo que integra essa Instrução Normativa;

confecção de mapa de bordo individuais de veículos, máquinas e equipamentos

permitindo comparação de desempenho e análise de desvios, preferencialmente por sistema informatizado;

conservar, controlar e distribuir os veículos e equipamentos sob sua

responsabilidade aos órgãos da Prefeitura, de acordo com as necessidades e as disponibilidades da frota municipal;

proceder levantamento mensal do quadro demonstrativo, por veículo ou máquina,

dos gastos com combustível, lubrificantes e peças utilizadas para apreciação da Controladoria Geral do Município, conforme modelo sugerido pela Controladoria Municipal;

exigir que os veículos sejam estacionados em local definido pela autoridade

competente e que estejam limpo e em condições adequadas de higiene e segurança, verificando os equipamentos obrigatórios conforme legislação de trânsito;

autorizar o abastecimento dos veículos, conforme modelo sugerido pela

Controladoria Municipal e certificar a pratica correta do abastecimento; programar e acompanhar as manutenções periódicas dos veículos e máquinas,

mantendo uma agenda prévia e definir escala de motoristas a serem redirecionados para outras atividades afins;

autorizar a utilização dos veículos e máquinas somente no interesse do serviço

público, fiscalizando o fiel cumprimento das autorizações; assegurar que todos os veículos e máquinas possuam identificação da Secretaria

ou Setor de lotação, bem como a logomarca da administração estampadas para facilitar a identificação com número específico para cada veículo, conforme manual de identidade visual aprovado por Decreto do Executivo;

manter termo de conferencia dos acessórios e ferramentas obrigatórias, indicando

data de vencimento do extintor de incêndio;

conferir as peças substituídas nos veículos e máquinas, bem como verificar se as peças de reposição possuem controle de qualidade, conforme exigido em edital de licitação.

Recomenda-se que seja observada a legislação pertinente à segurança do trabalho, bem como, sejam oferecidos programas de treinamento e que o controle seja de âmbito geral de todas as Secretarias Municipais.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS BOTELHO, Milton Mendes. Manual de Controle Interno: Teoria & Prática. Curitiba: Juruá, 2003. BOTELHO, Milton Mendes. Manual de Controle Interno na Administração Pública Municipal. Curitiba: Juruá, 2014. BOTELHO, Milton Mendes. Gestão Administrativa, Contábil e Financeira do Legislativo Municipal. Curitiba, Juruá, Atualizado 2010. BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil, de 5 de outubro de 1988 BRASIL. Lei Complementar n° 101, de 4 de maio de 2000.

DALLARI, Adilson Abreu – Regime Constitucional dos Servidores Públicos, Revista dos Tribunais, 2ª ed. São Paulo, 1990. CARVALHO FILHO. Manual de Direito Administrativo. 19. ed. Rio de Janeiro: Lumen Juris, 2008, p. 551. Di Pietro, Maria Sylvia Zanella. “in” Direito Administrativo, 8ª edição, São Paulo, 1998, Ed. Atlas. Bandeira de Mello, Celso Antonio, “in” Curso de Direito Administrativo, 28ª edição, 2011, São Paulo, Malheiros. http://www.cgu.gov.br/publicacoes/guiapad/Arquivos/ApostilaJurisprudenciaCGU.htm