rotinas adiministrativas

8/3/2019 rotinas adiministrativas

1/38

5. Rotinas administrativas

O estabelecimento de rotinas administrativas, somadas s competncias gerenciais do Chefe, a

fim de

atender as diretrizes estabelecidas neste Plano de Manejo, proporcionam condies para a

implementao de um Sistema de Gesto Ambiental, visando a melhoria contnua da gesto

dessa

Unidade de Conservao. Objetiva-se com este Encarte, apresentar sugestes de rotinas

administrativas

e formulrios, visando otimizar o encaminhamento de documentos e solicitao de servios,

bens e

equipamentos. No entanto, frente aos inmeros procedimentos administrativos epeculiaridades,

considerou-se aqui apenas as rotinas dos procedimentos administrativos bsicos e essenciais a

fim de

permitir Chefia da Unidade um conhecimento geral para execuo das atividades propostas

neste

Plano e acompanhamento das etapas envolvidas. A elaborao das rotinas necessrias ao

funcionamento efetivo e eficaz da Unidade dever ser complementada ou ajustada pela Chefia

da

mesma ou ajustada quando da elaborao do Manual Administrativo pelo Instituto Florestal.

O Chefe e funcionrios da Estao Ecolgica devem tambm estar cientes do Estatuto dos

Funcionrios Pblicos do Estado de So Paulo, para que suas aes sempre estejam em

conformidade

com o mesmo e com as diretrizes estabelecidas nesse Plano.

Este encarte compreende de um glossrio dos termos administrativos mais utilizados, asrotinas e

modelos de documentos a serem enviados.

5.1. Glossrio/ Siglas

ADIANTAMENTO: a entrega de numerrio (valor que fica disponvel) ao servidor em exerccio.

Somente

em casos excepcionais, quando a despesa no puder subordinar-se ao processo normal de

aquisio/contratao.


2/38

ATP/PO: Assessoria Tcnica de Programao / Programao Oramentria.

CADASTRO DE FORNECEDORES: Cadastramento dos prestadores de servios e/ou fornecedores

de

material ao servio pblico.

CJ SMA: Consultoria Jurdica da Secretaria do Meio Ambiente do Estado de So Paulo

DA: Diviso de Administrao

DFEE: Diviso de Florestas e Estaes Experimentais

DG: Diretoria Geral do Instituto Florestal

ELEMENTO DE DESPESA: Estrutura codificada da despesa pblica de que se serve a

administrao

pblica para registrar e acompanhar suas atividades. (art. 15, Lei n 4.320, de 17 de maro de

1964 ).

EMPENHO: "O empenho da despesa o ato emanado de autoridade competente que cria para

o Estado

obrigao de pagamento pendente ou no de implemento de condio" (Art. 58 da Lei

4.320/64). "Para

cada empenho ser extrado um documento denominado Nota de Empenho, que indicar o

nome do

credor, a especificao e a importncia da despesa, bem como a reduo desta do saldo da

dotao

prpria" (Art. 61 da Lei 4.320/64).

FONTES DE RECURSOS: Classificam a origem dos recursos que o Instituto Florestal ter para

implementar seus programas de trabalho. Os recursos financeiros que o IF dispe so

classificados em:

Fonte 001 - Recursos do Tesouro Estadual Fonte 003 - Recursos do Fundo Especial de Despesa.

LICITAO: Processo pelo qual o poder pblico adquire bens e/ou servios destinados sua

manuteno e expanso. So modalidades de licitao: convite, tomada de preos,

concorrncia

pblica, leilo e concurso pblico. (Lei 8.666 de 21 de junho de 1993)

SIAFEM: Sistema Integrado de Administrao Financeira de Estados e Municpios. ENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


3/38

ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5.2

5.2. Rotinas Administrativas

O processo de aquisio de materiais/servios dever ser iniciado com o pedido de compra,

reserva dos

recursos e seguido da licitao ou ato de dispensa ou inexigibilidade, conforme previsto na Lei

Federal

8.666/93 de 21 de junho de 1993.

A tabela 5.1 demonstra os valores atuais para determinar a necessidade ou no de

procedimento

licitatrio.

Tabela 5.1. Valores para determinar a necessidade de Procedimento de Procedimento

Licitatrio

Espcies Modalidades Valores

OBRAS E SERVIOS DE ENGENHARIA

Aquisio Direta Dispensa de Licitao At R$ 15.000,00

Procedimento Licitatrio Convite

Acima de R$ 15.000,00 At R$

150.000,00

Procedimento Licitatrio Tomada de Preos

Acima de R$ 150.000,00 At R$

1.500.000,00

Procedimento Licitatrio Concorrncia Acima de R$ 1.500.000,00

COMPRAS E OUTROS SERVIOS

Aquisio Direta Dispensa de Licitao At R$ 8.000,00

Procedimento Licitatrio Convite


80.000,00

Procedimento Licitatrio Tomada de Preos


4/38


650.000,00

Procedimento Licitatrio Concorrncia Acima de R$ 650.000,00

5.2.1. Atividade: formalizao do processo de aquisio/ contratao de servios aquisio

direta

Preferencialmente, neste caso juntar 03 (trs) oramentos de empresas preenchidos conforme

o modelo

de pedido de oramento, ilustrado no item 5.3.1. Encaminhar a solicitao de

aquisio/contratao de

servios, conforme os modelos de pedido de aquisio de materiais (item 5.3.2), de

contratao de

servios (item 5.3.2) ou conserto de equipamentos (item 5.3.3). Juntar ao pedido, a ficha

cadastral da

empresa que apresentar o menor preo preenchida conforme o modelo de ficha para cadastro

de

empresas (item 5.3.5). A tabela 5.2 mostra os fluxos das aes/procedimentos envolvidos

nessa

atividade, juntamente com os responsveis por cada etapa do processo.ENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


5.3

Tabela 5.2. Fluxos e responsveis das aes/procedimentos para a formalizao do processo

de

aquisio/contratao de servios aquisio direta

Aes/ procedimentos

Chefia

UC

Chefia

Seo

Diretoria


5/38

DFEE DA Protocolo Compras

ATP/

PO DG Despesa

Almoxa

rifado

Encaminhar solicitao,

segundo o item 5.3.1,

Chefia da Seo.

Encaminhar solicitao

Diretoria da DFEE

Se aprovar encaminhar a

DA

Providenciar a abertura de

Processo atravs do

Protocolo. Em seguida ao

Setor de Compras para

anlise dos oramentos.


Processo e encaminhar ao

Setor de Compras.

Elaborao do Quadro de

Pesquisa de Preos,

cadastro da empresa

vencedora junto ao

SIAFEM. Encaminhar a

ATP/PO, para verificar a

disponibilidade de recursos.


6/38

Verificar a disponibilidade

de recursos junto as Fontes,

Programas de Trabalho e

Elementos de Despesas.

Realizar o Compromisso de

Despesa. Encaminhar a DG

para autorizao da

emisso do empenho.

Se autorizar, encaminhar a

Seo de Despesa para

viabilizar o pedido.

Emitir empenho,

encaminhar ao

Almoxarifado.

Aguardar Nota Fiscal

devidamente atestada,

retornar o Processo

origem, incorporar ao

SIAFEM e enviar Guia de

sada ao Patrimnio

Receber o Processo e

arquivar.

5.2.2. Atividade: formalizao do processo de aquisio/ contratao de servios -

procedimento

licitatrio

Preferencialmente, neste caso juntar 03 (trs) oramentos de empresas, exigncia segundo o

Decreto

Estadual n 34.350 de 11 de dezembro de 1991, preenchidos conforme o modelo de pedidode


7/38

oramento, ilustrado no item 5.3.1. Encaminhar a solicitao de aquisio/contratao de

servios,

conforme os modelos de pedido de aquisio de materiais (item 5.3.2), de contratao de

servios (item

5.3.2) ou conserto de equipamentos (item 5.3.3). A tabela 5.3 mostra os fluxos das

aes/procedimentos

envolvidos nessa atividade, juntamente com os responsveis por cada etapa do

processo.ENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


5.4


de

aquisio/contratao de servios procedimento licitatrio

Aes/procedimentos Chefia

UC

Chefia

Seo

Diretoria

DFEE

DA Protocolo Compras ATP/

PO

DG CJ

SMA

Despesa Almoxa

rifado

Encaminhar solicitao

segundo o item 5.3.2 a

Chefia da Seo.


8/38

Encaminhar solicitao a

Diretoria da DFEE

Se aprovar encaminhar a

DA


Processo atravs do

Protocolo. Em seguida ao

Setor de Compras para

anlise dos oramentos.


Processo e encaminhar ao

Setor de Compras.

Elaborao do Quadro de

Pesquisa de Preos.

Elaborao de Minuta de

Edital. Encaminhar a

ATP/PO, para verificar a

disponibilidade de

recursos.

Verificar a disponibilidade

de recursos junto as

Fontes, Programas de

Trabalho e Elementos de

Despesas. Efetuar Nota

de Reserva. Encaminhar a

DA para encaminhar a CJ

da SMA, atravs da DG,


9/38

para Anlise da Minuta de

Edital.

Se autorizar, juntar

informao de

autorizao, juntamente

com a nomeao da

Comisso Julgadora ou

Equipe Apoio.Encaminhar

a CJ da SMA.

Emitir parecer.

Adequar a minuta a vista

do parecer da Consultoria

Jurdica, encaminhar a DA

para prosseguimento.

Publicar o Aviso de

Licitao nos meios de

Comunicao. Realizar

procedimento

licitatrio.Encaminhar a

ATP/PO para

Compromissar os valores

haja visto aos valores

apurados no

Procedimento Licitatrio.

Efetuar Compromisso.

Encaminhar a Seo de

Despesa para


10/38

providncias.

Emitir empenho,

encaminhar ao

Almoxarifado.

Aguardar Nota Fiscal

devidamente atestada,

retornar o Processo

origem, incorporar ao

SIAFEM e enviar Guia

de sada ao Patrimnio

Receber o Processo e

arquivar.ENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


5.5

5.2.3. Atividade: formalizao do processo de adiantamento

Adiantamento a entrega de numerrio (valor que fica disponvel) ao servidor em exerccio.

Somente em

casos excepcionais, quando a despesa no puder subordinar-se ao processo normal de

aquisio/contratao. O adiantamento ser concedido em nome do servidor.

Toda solicitao de adiantamento dever ser feita, segundo um formulrio prprio,

apresentado no

modelo de solicitao de adiantamento, apresentado no item 5.3.6, contendo o

detalhamento da

destinao do recurso no campo e sua justificativa. A tabela 5.4 mostra os fluxos das

aes/procedimentos envolvidos nessa atividade, juntamente com os responsveis por cada

etapa do

processo.

No ser concedido adiantamento nas seguintes situaes:


11/38

a) servidor responsvel por dois adiantamentos que ainda no tenha prestado contas;

b) em caso de atraso com a prestao de contas;

c) em caso de atraso ou pendncia de Prestao de Contas de adiantamentos anteriores.


de adiantamento


UC

Chefia

Seo

Diretoria

DFEE

DA DG ATP/

PO

Protocolo Despesa

Encaminhar solicitao, conforme

modelo de solicitao de adiantamento

(item5.3.6) a Chefia da Seo.

Encaminhar solicitao a Diretoria da

DFEE

Se aprovar encaminhar a DA

Se aprovar encaminhar a DG

Se aprovar encaminhar a ATP/PO para

compromissar a despesa.

Compromissar dentro de recursos junto

as Fontes, Programas de Trabalho e

Elemento de Despesa. Providenciar a

abertura de Processo e encaminhar a


12/38

Seo de Despesa.

Autuar e protocolar a solicitao.

Encaminhar a Seo de Despesa.

Emitir empenho, encaminhar cpia da

Nota de Empenho ao responsvel pelo

Adiantamento.

Efetuar Prestao de Contas dentro

prazo. Encaminhar ao Setor de

Prestao de Contas atravs da Seo

de Despesa.

Analisar a Prestao de Contas e dar

baixa no sistema ENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


5.6

5.2.4. Atividade: formalizao do processo de incorporao ao Patrimnio dos bens e

equipamentos doados Unidade

Todo bem ou equipamento doado Unidade deve ser incorporado ao Patrimnio. O processo

inicia-se

com a doao Unidade. Esta deve encaminhar uma carta solicitando o recebimento da

doao,

especificando o material a ser doado, nota fiscal e nmero, valor do bem ou equipamento e ajustificativa

da doao, em onde este bem ou equipamento ser til na gesto da Unidade. Deve ser

anexado carta

de solicitao a nota fiscal original do bem ou equipamento doado. A tabela 5.5 mostra os

fluxos das

aes/procedimentos envolvidos nessa atividade, juntamente com os responsveis por cada

etapa do

processo.


13/38


de

incorporao de bens e equipamentos doados


UC

Chefia

Seo

Diretoria

DFEE

DA DG Patrimnio SMA Secretaria

da Fazenda

Encaminhar carta de solicitao de

recebimento da Doao, com nota fiscal

original


DFEE

Encaminhar a solicitao a DA

Encaminhar a DG e informa ao

Patrimnio

Submete a solicitao a SMA.

Analisar a solicitao de Doao e, em

caso positivo, publicar no DOE

Incorporar ao patrimnio da Secretaria

da Fazenda pelo SIAFEM

Incorporar ao Patrimnio IF e emplacar o

bem ou equipamento com nmero de

identificao



14/38

equipamentos transferidos Unidade

Todo bem ou equipamento transferido Unidade deve ser incorporado ao Patrimnio da

Estao. O

processo inicia-se na Unidade cedente do bem ou equipamento que dever preencher oformulrio de

transferncia, semelhante ao modelo 5.3.7, em 4 vias, onde a primeira via entra no processo, a

segunda

vai ao Patrimnio, o terceiro fica na Unidade Cedente e a quarta encaminhado a Unidade

cessionria.

Este formulrio deve ser encaminhado por meio de carta de solicitao de transferncia de

bem e

equipamento. A tabela 5.6 mostra os fluxos das aes/procedimentos envolvidos nessa

atividade,

juntamente com os responsveis por cada etapa do processo. Caso seja transferido algum bem

ou

equipamento da Estao Ecolgica de Paulo, o preenchimento do formulrio de

responsabilidade da

mesma.


de

incorporao de bens e equipamentos doados

Aes/procedimentos Chefia UC

cedente

Chefia da UC

cessionria

Chefia das

respectivas

Sees

Diretoria

DFEE

DA


15/38

DG

Patrimnio

Encaminhar carta de solicitao de

transferncia do imvel, juntamente com as

vias do formulrio de transferncia de bem

ou equipamento a respectiva Seo

Arquivar o formulrio de transferncia do

bem ou equipamento Unidade


DFEE

Encaminhar a solicitao a DA

Encaminhar a DG e informa ao Patrimnio

Efetuar a transferncia e incorporar o bem

na Unidade cessionrio

5.3. Modelos de documentos

Todos os documentos enviados pela Estao Ecolgica de Paulo de Faria, com exceo do

oramento

proposto por empresas, devero conter o logotipo da Unidade, juntamente, com o timbre do

Instituto

Florestal da Secretaria do Meio Ambiente do Estado de So Paulo. ENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


5.7

5.3.1. Modelo de pedido de oramento

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

INSTITUTO FLORESTAL

(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA)

ORAMENTO / COTAO DE PREOS


16/38

Razo social

CNPJ

Inscr.

Estadual

Endereo

Cidade CEP

Telefone Fax

Contato

Dados Nossa Caixa Nosso Banco

c/c n. Agncia n.

Oferecemos nosso oramento referente ao(s) servio(s) / material(is) abaixo descritos:

Ite

m

Quant.

Unid. de

Medida

Descrio Detalhada do Material / Servio Valor Unit Valor Total

Total da Proposta

PRAZO DE ENTREGA / EXECUO VALIDADE DA PROPOSTA CONDIES DE PAGAMENTO

30 dias

LOCAL E DATA ASSINATURAENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


5.8

5.3.2. Modelo de pedido de aquisio de materiais


INSTITUTO FLORESTAL


17/38


Carta EECPF n. _____/2005.

So Paulo, ___ de ____________ de 2005.

Ilmo. Sr.

Dr. Reinaldo Cardinalli Romanelli

DD. Diretor da Diviso de Florestas e Estaes Experimentais

Vimos por meio desta, solicitar a aquisio dos materiais relacionados abaixo, para atender ao

Programa _________. A aquisio desses materiais se faz necessria tendo em vista

__________(justificativa dentro do contexto).

Item Quant. Discriminao Unid. Medida

Ex:

01

Ex:

02

Ex:

Tinta ltex cor: branca

Ex:

Galo 18 Litros

Seguem ainda anexos, 03 (trs) oramentos de empresas da regio.

Atenciosamente,

Chefe Responsvel pela Estao Ecolgica de Paulo de Faria

(ATENO: se forem materiais que, usualmente, existem no Almoxarifado do Instituto

Florestal Sede,

h a necessidade de juntar a este pedido, a solicitao, em papel prprio do Almoxarifado

assinado,

atestando a no existncia do material aqui solicitado no estoque

quando da ausncia de oramentos na regio, descrever detalhadamente o material, como

tipo, especificaes, cor, etc).ENCARTE 5


18/38

PLANO DE MANEJO


5.9

5.3.3. Modelo de pedido de contratao de servios


INSTITUTO FLORESTAL



So Paulo, ___ de ____________ de 2005.

Ilmo. Sr.



Vimos por meio desta, solicitar a contratao de servios de ____________ nos termos

descritos

abaixo, para atender ao Programa _________, (conforme estabelecido no Plano de Manejo)

1. Contexto

2. Justificativa

3. Objetivo

4. Atividades e Produtos

5. Prazos para Execuo

Seguem ainda anexos 03 (trs) oramentos de empresas da regio.

Atenciosamente,


(ATENO: quando se tratar da contratao de servios, devero ser, preferencialmente,

servios

prestados por Empresas, isto com registro no Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica

CNPJ)ENCARTE 5

PLANO DE MANEJO



19/38

5.10

5.3.4. Modelo de pedido de conserto de equipamentos


INSTITUTO FLORESTAL



So Paulo, ___ de ____________ de 2005.

Ilmo. Sr.



Vimos por meio desta solicitar o conserto do equipamento _____, ano ______, (placa ______),

P.I ________. O referido equipamento atende aos Programas _______ e hoje encontra-se

(explicao

do estado do equipamento).

Seguem anexos 03 (trs) oramentos de empresas da regio. No caso de veculos sejam

encaminhados SubFrota atravs da DA, para verificar se o valor orado encontra-se dentro dolimite

legal, em atendimento ao Decreto _______.

Atenciosamente,


(ATENO: quando se tratar da contratao de servios, devero ser, preferencialmente,

servios

prestados por Empresas, isto com registro no Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica -

CNPJ).ENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


5.11

5.3.5. Modelo de ficha para cadastro de empresas



20/38

INSTITUTO FLORESTAL


DADOS CADASTRAIS

CNPJ / CGC ____.______.______/_______-____

RAZO SOCIAL

NOME FANTASIA

Capital Social: ____________________________ Data: ____/____/____

Inscr. Estadual: _____________________ Inscr. Municipal: _____________________

CNPJ / CGC da Empresa Matriz: ____.______.______/_______-____ (se representante)

Endereo: ________________________________________________________________

Bairro: __________________________ Cidade: _________________________ UF: _____

CEP: _________-_____ e-

mail:______________________________________________________

DDD: ________ Telefone: _______________________ Fax: ________________________

Conta Corrente Nossa Caixa Nosso Banco n ________________________________ ag.

____________

Registro profissional do responsvel tcnico:

_________________________________________

Entidade fiscalizadora: ________________________________ Inscrio: _____________

Reg. n: ______________________ Junta: JUCESP ______________ Data: ____/____/____

Scios

CPF/CNPJ RAZO SOCIAL / NOME PARTIC. (%)

________________________ _______________________________________________

______,______

________________________ _______________________________________________

______,______

________________________ _______________________________________________

______,______

________________________ _______________________________________________

______,______


21/38

________________________ _______________________________________________

______,______

Participantes na administrao da empresa:

NOME

CPF CARGO

1 ________________________________________________________________________

______________________ __________________________________________________

2 ______________________________________________________________________

____________________ __________________________________________________

3 ______________________________________________________________________

____________________

__________________________________________________ENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


5.12

5.3.6. Modelo de solicitao de adiantamentos

Ms

Referente: ___________________/________

1

Nome Telefone CPF

rea / Setor Data Conta Bancria

2

ELEMENTO DE DESPESA NATUREZA DA DESPESA

VALOR R$

SOLICITADO CONCEDIDO

3390.14-01 Alimentao e Pousada Dirias

3390.30-10 Gneros Alimentcios

3390.30-21 Gasolina


22/38

3390.30-22 leo Diesel

3390.30-23 lcool

3390.30-24 Demais Combustveis e Lubrificantes

3390.30-30 Medicamentos e Insumos Farmacuticos

3390.30-33 Substncias e Produtos Qumicos

3390.30-40 Material Esportivo, Educativo e Cultural

3390.30-41 Material de Escritrio e Impressos

3390.30-50 Peas de Reposio e Acessrios

3390.30-51 Ferramentas Avulsas No Acionadas por Fora Motriz

3390.30-52 Materiais de Construo

3390.30-60 Suprimentos de Informtica

3390.30-61 Peas, Acessrios e Componentes para Informtica

3390.30-90 Outros Materiais de Consumo (acampamento / alojamento)

3390.33-45 Transporte (nibus, txi, pedgio, etc.)

3390.36-99 Servios de Manut. Conservao e Outros Pessoa Fsica

3390.39-73 Fornecimento de Alimentao Preparada Pessoa Jurdica

3390.39-12 Servios e Programas de Informtica

3390.39-20 Instalao e Manuteno de Equipamentos de Informtica

3390.39-92 Despesas Midas e de Pronto Pagamento

3390.39-43 Jornais, Revistas e Peridicos

3390.39-80 Manuteno de Bens Mveis e Imveis

3390.39-99 Outros Servios de Terceiros Pessoa Jurdica

3

PRAZO DE APLICAO _______

(________________________________________) dias

DESCRIO DO MOTIVO DA DESPESA

4

Responsvel pelo Adiantamento Chefe da Seo Diretor da Diviso


23/38

5

FONTE DE RECURSOS

( ) TESOURO ( ) KFW ( ) OUTROS

( ) FUNDO ESPECIAL DE DESPESA ( ) FUNDAO FLORESTAL

PARA USO DA REA FINANCEIRA

PROCESSO N. NC OB NL

PTRES NE NL

FONTE PD GR

Art. 39 da Lei n. 10.320/1968.

6

Seo de Despesa, em ____/____/____.

Diviso de Administrao, em ____/____/____.

Autorizo com base nos Incisos I e IV, artigo 14 do Decreto-Lei

233, de 23/04/1970.

Diretoria Geral, em ___/___/____.ENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


5.13

5.3.7. Modelo de Formulrio de transferncia

O preenchimento deste formulrio pela Estao Ecolgica de Paulo de Faria, somente

ocorrer, quando

o bem e equipamento estiver patrimoniado na mesma.


INSTITUTO FLORESTAL

(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA, )

FICHA DE TRANSFERNCIA

1 VIA - PROCESSO

2 VIA COPIA DE ARQUIVO


24/38

3 VIA DEPENDNCIA CENDENTE

4 VIA DEPENDNCIA CESSIONRIA

DEBITE:

(preencher com a dependncia que est recebendo

CREDITE:

(preencher com a dependncia que est cedendo)

N PLACA

IDENTIFICAO

QTIDE DISCRIMINAO VALOR (R$)

TOTAL

________________, ___ de ________________de 20__.

Recebi

Chefe da Dependncia Credora Chefe da Dependncia Devedora

PARA USO DA S.C.S. 713

PROCESSO N CARTA N ANOTADO RAZO AUXILIARESENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


5.14

5.3.7. Modelo de Boletim de Freqncia


INSTITUTO FLORESTAL


BOLETIM DE FREQUNCIA

Quantidade de dias

Identifica

o do

servidor


25/38

Nome Aparecido Donizete

Thiago da Maia

Adalto Reis de Souza Dirceu Alves Machado Josimar Donizete de

Lima

Valdeci Ferreira de

Meireles

Cargo

RG

Afastament

o

Frias

Juri e outros servios obrigatrios

Gala

Nojo

abonadas

Retiradas/entrada tarde/IAMSPE

Licen

as

Prmio

Sade art.191/193

Sade de pessoa da famlia art.199

Gestante art 198

Faltas

justificada

Injustificada

Auxlio Transporte

Observaes


26/38

Assumo a responsabilidade pela vercidade das informaes,

Preodo Preenchido por Data Assinatura e Carimbo do Responsvel:ENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


5.15

5.4. Projetos de Parcerias

O sub-programa de Parcerias cujo objetivo estabelecer convnios, acordos ou outros

mecanismos de

interao com rgo, entidades e comunidade local, pode ser efetivado por meio de projetos

de

parcerias. Em 1995, foi publicado o Manual de Projetos de Parcerias pelo Instituto Florestal

(1995).

Segundo este documento (IF,1995), parceria um acordo entre o rgo pblico gestor e

outros rgos

da Administrao direta ou indireta, em qualquer nvel de governo, ou mesmo com

instituies privadas,

estrangeiras, internacionais e no governamentais, com objetivos comuns, visando realizaes

voltadas

pesquisa, produo e conservao florestal.

Na formalizao de uma parceria, recomenda-se a aprovao pelo Conselho Tcnico do

Instituto

Florestal e submetida ao Gabinete da Secretaria do Meio Ambiente, notadamente para oitiva

da

Consultoria Jurdica da Pasta, que analisar a adequao com relao s normas,

procedimentos e

conformidades legais.

Em funo de peculiaridades e especificidades de cada caso, compilamos aqui, conceitos,

instrumentos

e etapas fundamentais nesse processo, de carter geral, a fim de nortear a gerncia da

Estao

Ecolgica no desenvolvimento deste sub-programa.

5.4.1. Convnio


27/38

So acordos firmados por entidades pblicas de qualquer espcie ou entre estas e

organizaes

particulares, para realizao de objetivos de interesse comum dos partcipes (IF, 1995).

Quando do estabelecimento de convnios, os integrantes de um convnio trabalham por umobjetivo

comum, sendo denominados partcipes. Em convnios celebrados com organizaes

particulares ou

pblicas, o Estado, pessoa jurdica de direito pblico interno, partcipe de convnio por

intermrio de

rgos de sua administrao. Assim, no mbito do Estado cabe exclusivamente ao Governador

firmar

convnios ou autorizar sua celebrao entre a Administrao Centralizada e outros rgos.

Uma vez

que um convnio um pacto de cooperao sem vnculos contratuais, sua celebrao deve

depender de

tomada de providncias cautelares de ordem administrativa interna entre os partcipes, tais

como a

comprovao de sua idoneidade e competncia e a instituio de equipe responsvel pela sua

execuo

e pela elaborao de relatrios peridicos (IF, 1995).

5.4.2. Consrcio

So acordos firmados entre entidades estatais, autarquias, fundacionais ou paraestatais, para

realizao de objetivos de interesse comum dos partcipes (IF, 1995).

Diferem dos convnios, pois so somente celebrados entre pessoas jurdicas da mesma

espcie e

dependem de autorizao legislativa para serem celebrados. Por serem pessoas jurdicas,

deve-se criar

uma entidade civil ou comercial que administre seus interesses (IF,1995).

5.4.3. Contrato Administrativo

todo acordo de vontades que a Administrao Pblica faz com o particular ou com outra

pessoa

jurdica de direito pblico para a execuo de obra, prestao de servio ou outro objetivo,regendo-se


28/38

por normas de predominante carter pblico (IF, 1995).

Os contratos podem ser instrumentos eficazes para o estabelecimento de parcerias com

entidades da

iniciativa privada, dada a possibilidade de viabilizarem terceirizaes e outras operaes,apesar de no

haver convergncia de interesses entre seus signatrios. Sua realizao depende de licitao

prvia,

exceto nos casos definido por lei (IF,1995).

5.4.4. Concesso

a transferncia que o Poder Pblico faz ao particular, mediante contrato da obrigao de

executar

servios pblicos ou de utilidade pblica. A concesso de servio pblico definida tambm

como a

delegao de sua prestao, feita mediante concorrncia, pessoa jurdica ou consrcio de

empresas

que demonstre capacidade para seu desempenho, por sua conta e risco e por prazo

determinado (IF,

1995).

Por meio da concesso, possvel atribuir a um particular a utilizao exclusiva de um bem de

seu

domnio para que o explore segundo sua destinao especfica por tempo determinado,

podendo ser

remunerado ou no. O espectro de possibilidades para a iniciativa privada atuar na prestao

de ENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


5.16

servios pblicos foi ampliada por meio da Lei Federal n 8.987, de 13/02/1995 e do Decreto

Estadual n

40.000, de 16/03/1995, que instituiu o Programa Estadual de Participao da Iniciativa Privada

na

Prestao de Servios Pblicos e na Execuo de Obras de Infra-Estrutura (IF,1995).


29/38

5.4.5. Permisso de Uso de Bem Pblico

Por meio da permisso ou autorizao de uso, a Administrao possibilita ao particular a

utilizao

individual de determinado bem pblico em condies por ela fixadas. A permisso pode sergratuita ou

remunerada e por tempo certo ou indeterminado (IF, 1995).

O Termo de Outorga o mecanismo formal para proceder a permisso de uso pblico, sendo

que pode

ser modificado e revogado unilateralmente pela Administrao, quando o interesse pblico

exigir.

recomendvel a licitao (IF,1995).

5.4.6. Agreement

Nessa modalidade, um rgo doa, atravs do Fundo Especial de Despesa, recursos especficos

para

projeto elaborado pelo IF, sendo este responsvel pela execuo fsica e financeira. aplicvel

a

projetos de curta durao (1 ano) (IF, 1995).

5.4.7. Patrocnio

uma opo flexvel de parceria com a iniciativa privada. Pode ser estabelecida atravs de

vrios

instrumentos, como acordo, contrato ou convnio. A contrapartida do patrocinador pode ser

feita na

forma de recursos financeiros, servios, materiais permanentes e de consumo (IF, 1995).

O patrocnio tambm pode ocorrer por meio da doao, em que geralmente a entidade

doadora visa

apenas a divulgao da parceria em campanha de marketing institucional feita por ela prpria,

sendo que

as doaes devem ser feitas atravs do Fundo Especial de Despesa e o recebimento sem

encargos de

equipamentos e outros materiais permanentes depende de autorizao do Secretrio do Meio

Ambiente.

As doaes de imveis somente podem ser aceitas com autorizao do Governador do Estado,desde


30/38

que sem encargos. Quando da existncia de encargos, dependem de autorizao da

Assemblia

Legislativa e sano do Governador (IF,1995).

5.4.8. Acordo de Cooperao Internacional

um instrumento especfico estabelecido entre os governos de dois pases ou entre o

governo de um

pas e um organismo internacional. Abrange modalidades tcnica, financeira e comercial e visa

criar ou

assegurar condies para futuro compromissamento e fixao do detalhamento das

obrigaes das

partes, para consecuo de objetivos de interesse comuns (IF, 1995).

5.4.9. Projeto de Cooperao Tcnica Internacional (PCTI)

uma unidade bsica da Cooperao Tcnica Internacional, na medida em que

transubstancia fundos

externos em um pacote de recursos focalizados, organizados e programadas de forma a

atender

necessidades identificadas (IF, 1995).

A realizao de um PCTI pressupe a existncia de um acordo de Cooperao Tcnica

Internacional.

Assim o PCTI deve estar articulado com a poltica externa dos pases participantes, onde so

estabelecidas as bases para a implantao de diversos projetos de transferncia de

conhecimentos e

tcnicas, relacionados com as prioridades de desenvolvimentos econmico e social do pas

beneficirioalvo (IF,1995).

5.4.10. Principais etapas em Projetos de Parcerias

Para a implantao de projetos de parceria, fundamental a elaborao do Plano de Trabalho,

seu

encaminhamento e as negociaes decorrentes. As principais etapas da elaborao de um

projeto,

segundo o Manual de Projetos de Parcerias (IF, 1995), esto descritas a seguir, de forma

bastante

suscinta:ENCARTE 5


31/38

PLANO DE MANEJO


5.17

a) identificao e anlise da iniciativa

O planejamento do projeto inicia-se pela identificao e anlise da iniciativa. Nessa etapa,

leva-se em

conta os aspectos sociais, econmicos, institucionais, polticos e tecnolgicos, distinguindo os

fatores

estruturais dos circunstanciais.

b) formulao de alternativas de soluo

Nessa etapa, fundamental desenvolver o maior nmero de abordagens sobre as alternativas

de

soluo, sendo importante a participao dos interlocutores envolvidos.

c) escolha de alternativa de soluo

A principal baliza das reflexes deve ser a relao custo/beneficio.

d) identificao dos problemas especficos da Parceria

Nessa etapa, aprofunda-se a anlise da relao custo/benefcio. Objetiva fornecer elementos

que

permitam caracterizar com informaes consistentes a parceria proposta, sendo que essas

informaes

devem ser organizadas e documentadas para se reportar Diretoria do IF

e) explicitao dos objetivos e resultados

Nessa etapa, convm desenvolver as atividades, caracterizando o cenrio atual e os cenrios

que se

pretende alcanar por meio da implantao do projeto.

f) Estabelecimento de etapas para a execuo

Devem ser estabelecidas atividades previstas para a execuo do projeto a partir da definio

dos

objetivos e resultados. A definio das etapas possibilita melhor compreenso da opinio

pblica e maior

facilidade de estabelecimento de estratgias de divulgao.


32/38

g) Detalhamento das etapas em atividades

Preliminarmente deve avaliar o risco do projeto de parceria. A seguir, defini-se para cada etapa

do

projeto, um conjunto de atividades ou tarefas especficas, proporcionando uma estimativa decustos de

alto grau de confiabilidade. Deve-se relacionar cronologicamente cada uma das realizaes

previstas,

explicitando todas as metas a serem estabelecidas, juntamente com os custos, obtendo-se

assim um

cronograma fsico-financeiro.

h) definio da estrutura organizacional

Nessa etapa, fundamental definir um organograma e uma matriz de atribuies,

evidenciando quem

aprova, quem informa, quem recebe a informao e quem responsvel pela informao

administrativa

i) Especificao dos recursos e suas fontes

O oramento deve indicar para cada fonte o montante de cada rubrica que ser de

responsabilidade nos

diversos perodos.

j) Elaborao do Plano de Trabalho e Minuta

Plano de trabalho um documento elucidativo, escrito em conjunto pelas entidades que se

propem

torna-se partcipes ou partes. Ele deve conter um conjunto mnimo de informaes requeridas

pela

legislao vigente, apresentando de forma dissertiva a maior quantidade de elementos deconvico que

justifiquem o projeto ou programa proposto (IF, 1995).

O Plano de Trabalho deve ser estruturado nos seguinte tpicos:

indicar, de forma clara e concisa, a finalidade da cooperao

pretendida e a indicao dos partcipes ou partes.

detalhamento


33/38

da finalidade da cooperao pretendida, a justificativa da sua elaborao e a demonstrao

das

razes e vantagens desta composio entre os partcipes ou partes, evidenciando a

convenincia e a oportunidade da proposio

al foram

obtidos os dados e informaes relativos ao Plano de Trabalho, descrevendo fases e subfases

do planejamento do projeto, o nmero de reunies, qualificao dos participantes,

etc.ENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


5.18

-se as

condies

pessoais, materiais e temporais para a devida realizao

meios de sua execuo devero constar no PT, deixando bastante claro a parcela de

participao de cada partcipe e a coordenao destas atribuies individuais.

-Financeiro: apresentar as atividades, bem como a concluso das etapas,

obras, servios ou fases programadas, relacionando-se cronologicamente e financeiramente.

tar os recursos de que far uso, sua disponibilidade e origem,

observados as adequaes necessrias conforme normas da legislao especfica

Minuta o instrumento a ser encaminhado aos representantes das entidades que pretendem

ser seus

partcipes ou partes para sua celebrao. Sua estrutura deve ser como a de texto legislativo,

dividido em

clusulas, pargrafos, incisos e alneas, evitando-se termos inadequados (como subclusulas,

subitens,

etc). Cada assunto deve ser abordado, separadamente, sem se agrupar na mesma clusula

assuntos

diversos, tais como o objeto do acordo com o modo de execuo... (IF, 1995).


34/38

Segundo o Manual de Projetos de Parcerias (IF, 1995), o texto deve distribuir-se na seguinte

forma:

ta do objeto do ajuste.

poderes dos signatrios para assinar o documento. No caso de convnio com Municpios,

necessria ainda a lei municipal autorizadora e certido de aplicao de recursos na rea de

Educao.

- a primeira clusula dever referir-se ao objeto do acordo, descrevendo com

exatido e clareza seus elementos caractersticos, podendo versar sobre a

execuo de obras, servios ou transferncia de recursos, observando-se

rigorosamente as competncias e atribuies dos partcipes ou partes;

- As obrigaes comuns dos partcipes ou partes;

- As obrigaes especficas do Estado e partcipes ou partes. Na hiptese de, dentre

as obrigaes do Estado, figurar a transferncia de bens e outro partcipe, a

permisso ou cesso de uso dever ser feita na forma da Lei Orgnica da

Procuradoria Geral do Estado e demais normas decorrentes;

- O prazo de vigncia, no superior a 5 (cinco) anos, a contar da sua data de

celebrao, bem como a possibilidade de renovao expirado o prazo de vigncia;

- Possibilidade de prorrogao, mediante termo especfico, quando o prazo ajustado

for inferior ao limite de 5 (cinco) anos;

- Regime de execuo;

- Regime de ajustamento;

- Modo de liberao dos recursos;

- Valor e recursos onerados, sendo expressos os elementos oramentrios e

financeiros com exatido tcnica;

- Responsabilidades dos partcipes ou partes e as penalidades cominadas;

- Representantes dos partcipes ou partes encarregados do controle e fiscalizao

da execuo;


35/38

- Forma de prestao de contas, independentemente, da que for devida ao Tribunal

de Contas do Estado;

- Modo de denncia (por desinteresse unilateral ou consensual) e de resciso (por

infrao legal ou descumprimento das obrigaes) e a quem caber promov-las;

- Foro da Capital do Estado para serem dirimidos os conflitos de interesses da

execuo, salvo na hiptese prevista a seguir;

- Competncia do Estado para soluo de divergncias entre o Estado (por meio de

rgo da Administrao Centralizada) e pessoas jurdicas de sua Administrao

Descentralizada ou fundacional.ENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


5.19

5. Rotinas administrativas ...........................................................................................................1

5.1. Glossrio/ Siglas ..................................................................................................................1

5.2. Rotinas Administrativas .......................................................................................................2

Modalidades........................................................................................................................2

OBRAS E SERVIOS DE ENGENHARIA ............................................................................2

COMPRAS E OUTROS SERVIOS......................................................................................2

5.2.1. Atividade: formalizao do processo de aquisio/ contratao de servios aquisio

direta...........................................................................................................................................2

5.2.2. Atividade: formalizao do processo de aquisio/ contratao de servios -

procedimento

licitatrio ....................................................................................................................................3

5.2.3. Atividade: formalizao do processo de

adiantamento.......................................................5


equipamentos doados Unidade .................................................................................................6



36/38

equipamentos transferidos Unidade

..........................................................................................6

5.3. Modelos de documentos.......................................................................................................6

5.3.1. Modelo de pedido de oramento........................................................................................7

INSTITUTO FLORESTAL........................................................................................................7

Dados Nossa Caixa Nosso Banco .........................................................................................7

Agncia n.................................................................................................................................7

Total da Proposta.....................................................................................................................7

5.3.2. Modelo de pedido de aquisio de materiais

......................................................................8


5.3.3. Modelo de pedido de contratao de servios

....................................................................9


5.3.4. Modelo de pedido de conserto de equipamentos

..............................................................10

INSTITUTO FLORESTAL......................................................................................................10

5.3.5. Modelo de ficha para cadastro de empresas

.....................................................................11


DADOS CADASTRAIS..........................................................................................................11

5.3.6. Modelo de solicitao de

adiantamentos..........................................................................12

....................................................................................................................12

.................................................................................12

Nome ...................................................................................................................................12

CPF......................................................................................................................................12

rea / Setor .........................................................................................................................12

Data .....................................................................................................................................12

Responsvel pelo Adiantamento........................................................................................12


37/38

Chefe da Seo..................................................................................................................12

Diretor da Diviso .............................................................................................................12

5.3.7. Modelo de Formulrio de transferncia ...........................................................................13


5.3.7. Modelo de Boletim de Frequncia ...................................................................................14


5.4. Projetos de Parcerias ..........................................................................................................15

5.4.1. Convnio.........................................................................................................................15

5.4.2. Consrcio ........................................................................................................................15

5.4.3. Contrato Administrativo ..................................................................................................15

5.4.4. Concesso .......................................................................................................................15

5.4.5. Permisso de Uso de Bem Pblico...................................................................................16

5.4.6. Agreement ...................................................................................................................16

5.4.7. Patrocnio ........................................................................................................................16

5.4.8. Acordo de Cooperao Internacional...............................................................................16

5.4.9. Projeto de Cooperao Tcnica Internacional (PCTI)

......................................................16ENCARTE 5

PLANO DE MANEJO


5.20

5.4.10. Principais etapas em Projetos de Parcerias.....................................................................16

a) identificao e anlise da iniciativa .......................................................................................17

b) formulao de alternativas de soluo

...................................................................................17

c) escolha de alternativa de soluo...........................................................................................17

d) identificao dos problemas especficos da Parceria..............................................................17

e) explicitao dos objetivos e resultados ..................................................................................17

f) Estabelecimento de etapas para aexecuo............................................................................17


38/38

g) Detalhamento das etapas em

atividades.................................................................................17

h) definio da estrutura organizacional ....................................................................................17

i) Especificao dos recursos e suas fontes................................................................................17

rotinas adiministrativas

Documents