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Rodobens Serviços Compartilhados PROCEDIMENTO OPERACIONAL

Cenário de Negócio Data Número de páginas 1.1 Contas a Pagar 01/ 07/ 2009

Revisado 23/ 12/ 2011

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Processo de Negócio Criado por: Christiano Giongo, Edgar Mello 1.1.21 Processar Adiantamento para AFAC e Aporte de Empreendimentos

Revisado por: Maristela Laredondo/ Mara Iza Bruzzão

Rodobens Serviços Compartilhados _ Contas a Pagar

INDICE:

1. OBJETIVO 2. ABRANGÊNCIA 3. DEFINIÇÕES 4. DIRETRIZES 4.1 – Responsabilidades 4.2 – Procedimentos 5. DISPOSIÇÕES GERAIS 6. ANEXOS 7. FORMULÁRIOS



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1. OBJETIVO

Estabelecer diretrizes, responsabilidades e procedimentos para solicitação de AFAC e Aporte e/ ou Devolução de AFAC e Aporte.

2. ABRANGÊNCIA

Este procedimento aplicase à Rodobens Negócios Imobiliários e a Operações do CAP, CAR, Tesouraria e Operações Contábeis da RSC.

3. DEFINIÇÕES

RSC: Rodobens Serviços Compartilhados Contas a Receber (CAR): Célula de trabalho da Rodobens Serviços Compartilhados responsável pelo processo do contas a receber. Contas a Pagar (CAP): Célula de trabalho da Rodobens Serviços Compartilhados responsável pelo processamento do contas a pagar. Operações Contábeis: Célula de trabalho da Rodobens Serviços Compartilhados responsável em: Processamento de partidas a pagar manuais, lançamentos contábeis, Compensações, Livros, Regularização de Documentos, Lalur, SPED, DIPJ, Calculo IRPJ / CSL, Calculo Fiscal e Societário RNI, Atendimento CASC. Tesouraria: Célula de trabalho da Rodobens Serviços Compartilhados responsável pelos processamentos das contas bancárias, aplicações e captações de recursos. SAP: Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) AEN: Área Estratégica de Negócios AFAC: Adiantamento para Futuro Aumento de Capital. SPE: Sociedade de Propósito Específico FB60: Registro de Faturas de Entrada de fornecedores. FBL1N: Relatório de partidas individuais de fornecedores.

4. DIRETRIZES

4.1 – Responsabilidades

4.1.1 – AEN

Solicitar a realização das operações de Adiantamento para Futuro Aumento de Capital (AFAC), Aporte, Devolução de AFAC, Devolução de Aporte, Mútuo, ou Pagamento de Mútuo, garantindo e assegurando a integridade das informações enviadas para lançamento, onde a solicitação deve ser enviada devidamente preenchia e assinada e de acordo com os prazos estipulados na ANS. Verificando junto a concentração de caixa da



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tesouraria disponibilização de saldo junto a (as) conta (as) corrente (es) que ocorrerá o processamento do documento.

4.1.2 CAP

Garantir o processamento do pagamento, mediante informações constantes no sistema através de formulário de Solicitação de AFAC/Aporte e/ou Devoluções AFAC/Aporte, verificando a assinatura da solicitação e processar o pagamento de acordo as contas correntes informadas na solicitação tanto a crédito como a debito, valores e data de pagamento e favorecido e sacado.

4.1.3 CAR

Garantir a implantação e baixa dos títulos a receber, de acordo com as solicitações de AFAC/Aporte.

4.1.4 Operações Contábeis

Garantir a integridade das informações no momento dos lançamentos que forem solicitados pela área, através de Solicitação de AFAC/Aporte (devoluções), atentandose ao prazo de pagamento, implantando o títulos a pagar de acordo com as solicitações enviadas pela AEN RNI.

4.2 – Procedimentos

4.2.1 AEN:

A área de negócios é responsável por solicitar a realização das operações de Adiantamento para Futuro Aumento de Capital (AFAC), Aporte, Devolução de AFAC, Devolução de Aporte, Mútuo, ou Pagamento de Mútuo. Também é de responsabilidade da área de negócios, todo o controle sobre os valores envolvidos realizados e a realizar e os controles de baixas entre Aporte e AFAC (devoluções) tanto entre empresas Rodobens bem como Parceiros/Sócios. A área de negócios deverá garantir que todos os sócios das SPEs e Condomínios estejam cadastrados no SAP como fornecedores e como clientes.

4.2.2 Adiantamento para Futuro Aumento de Capital (AFAC) e Aporte

4.2.2.1 AEN: Solicitar AFAC ou Aporte.



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Para efetuar um AFAC e/ou um Aporte, a área de negócios deverá preencher o formulário Solicitar AFAC e Aporte em anexo e encaminhar a célula Operações Contábeis através do email lanç[email protected] e [email protected] para que o lançamento seja efetuado tanto no CAP quando no CAR, e copiar também os emails [email protected] e [email protected] para acompanhamento.

Há três tipos de solicitações:

• Somente AFAC • Somente Aporte • AFAC com Aporte (Cessão de crédito e encontro de contas)

Ao optar por efetuar AFAC com Aporte (Cessão de crédito e encontro de contas), supõese que não será necessário efetuar transações financeiras envolvendo a SPE. Ou seja, os valores que “de direito” seriam pagos à SPE e aportados para o condomínio, “de fato” serão pagos diretamente ao condomínio, mediante cessão de crédito. Caso se queira que os valores transitem pela SPE, ou seja, sem pagamento direto ao condomínio, as solicitações de AFAC e de Aporte deverão ser feitas separadamente. Todos os demais campos do formulário devem ser corretamente preenchidos. Na área destinada para os valores de AFAC por sócio, há espaço para no máximo 10 sócios, sendo que o de número 1 obrigatoriamente deverá ser uma Empresa Rodobens, conforme exemplo abaixo:

mailto:lan%C3%[email protected]

mailto:[email protected]





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O AFAC e Aporte para os demais sócios dos empreendimentos somente poderão ser solicitados após terem efetuado o depósito em conta. Neste caso, a área de negócios será responsável por emitir recibo e encaminhar aos sócios.

4.2.2.2 OPERAÇÕES CONTÁBEIS: Efetuar lançamento da AFAC ou Aporte.

Assim que a célula Operações Contábeis receber o email com a solicitação de criação de partida de AFAC ou Aporte, deverá efetuar o lançamento através da transação FB60, gravando a contas de entrada e saída conforme informado. Após efetuar o lançamento encaminhar o documento a célula do contas a pagar.

Obs.: Nos casos de AFAC com Aporte, deverá optar por PAGAMENTO BLOQUEADO, pois haverá cessão de crédito e encontro de contas.

4.2.2.3 CAP: Processar documento e pagamento.

Após o CAP receber o formulário de AFAC ou Aporte, devidamente preenchido e lançado no sistema, deverá conferir se os dados bancários informados na solicitação estão devidamente cadastrados no sistema e efetuar o pagamento. Nos casos de AFAC seguido de aporte deverá efetuar o encontro de contas e transferir com compensação, emitindo a cessão de crédito da SPE utilizando o modelo em anexo.

Somente Empresas Rodobens

Demais Sócios



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4.2.2.4 Tesouraria:

A célula de Tesouraria na Rodobens Serviços Compartilhados irá utilizar as informações contidas no formulário para auxiliar na concentração de caixa das empresas.



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4.2.2.5 CAR:

Assim que a célula Contas a Receber receber o email da solicitação de AFAC ou Aporte, deverá implantar os títulos a receber, conforme instruções da aba CAR do formulário. Os títulos somente poderão ser baixados após identificação dos créditos em conta corrente.



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4.2.3 Devolução de AFAC e Aporte

O processo de devolução é semelhante ao processo de AFAC e Aporte, porém o formulário a ser utilizado é distinto. Procedimentos conforme item 4.2.2.

Mútuo e Pagamento de Mútuo

Para realizar um Mútuo ou o Pagamento de um Mútuo, deve ser verificado o PO: 1.3.7 Registrar Operações de Mutuos.doc

5. DISPOSIÇÕES GERAIS

Criação de partidas do CAR podem ser verificados no P.O. 1.2.2 Criar Documentos.

6. ANEXOS

Não há.

7. FORMULÁRIOS

F1.1.21.1 Formulário de solicitação de AFAC com APORTE (cessão de crédito e encontro de contas) F1.1.21.2 Formulário de solicitação de Aporte F1.1.21.3 Formulário de solicitação de DEVOLUCAO de AFAC F1.1.21.4 Formulário de solicitação de DEVOLUCAO de AFAC com Aporte F1.1.21.5 Formulário de solicitação de DEVOLUÇÃO de APORTE F1.1.21.6 Formulário de solicitação de AFAC F1.1.21.7 Cessão de Crédito

http://www.rodobens.net/RodobensServicosCompartilhados/01_Financas/Contas_a_Pagar/F-1.1.21.1%20Formulario%20de%20solicita%C3%A7%C3%A3o%20de%20AFAC%20com%20APORTE%20(cess%C3%A3o%20de%20cr%C3%A9dito%20e%20encontro%20de%20contas).xls

http://www.rodobens.net/RodobensServicosCompartilhados/01_Financas/Contas_a_Pagar/F-1.1.21.2%20Formulario%20de%20solicita%C3%A7%C3%A3o%20de%20Aporte.xls

http://www.rodobens.net/RodobensServicosCompartilhados/01_Financas/Contas_a_Pagar/F-1.1.21.3%20Formulario%20de%20solicitacao%20de%20DEVOLUCAO%20%20de%20AFAC.xls

http://www.rodobens.net/RodobensServicosCompartilhados/01_Financas/Contas_a_Pagar/F-1.1.21.4%20Formulario%20de%20solicitacao%20de%20DEVOLUCAO%20%20de%20AFAC%20com%20Aporte.xls

http://www.rodobens.net/RodobensServicosCompartilhados/01_Financas/Contas_a_Pagar/F-1.1.21.5%20Formulario%20de%20solicitacao%20de%20DEVOLUCAO%20%20de%20Aporte.xls

http://www.rodobens.net/RodobensServicosCompartilhados/01_Financas/Contas_a_Pagar/F-1.1.21.6%20Formulario%20de%20solicita%C3%A7%C3%A3o%20de%20AFAC.xls

http://www.rodobens.net/RodobensServicosCompartilhados/01_Financas/Contas_a_Pagar/F-1.1.27.1%20FORMULARIO%20DE%20CESSAO%20DE%20CREDITO.xls

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