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Rodobens Serviços Compartilhados

PROCEDIMENTO OPERACIONAL

Cenário de Negócio Data Número de páginas

1.4.2 Prestar Contas de Viagens 16/12/2008 Página 1 de 18

Processo de Negócio Criado por: Priscila Valverde Louzada

1.4.2.1. Prestar Contas e Solicitar Reembolso de Viagens Revisado por: Esdras Pelegrin / Alclério Prado

Rodobens Serviços Compartilhados – 1. Finanças

ÍNDICE:

1. OBJETIVO 2. ABRANGÊNCIA

3. DEFINIÇÕES 4. DIRETRIZES

4.1 – Responsabilidades 4.2 – Procedimentos 4.2.1 - Separar documentos Fiscais da Viagem

4.2.2 Cancelamento de Adiantamento e produto de Viagem 4.2.3 Cálculo Vazio de Viagem.

4.2.3.1 Cálculo Vazio - Viagens com utilização somente dos produtos de viagens. 4.2.3.2 Cálculo Vazio- Solicitação de adiantamento, que não foi pago pelo contas a pagar.

4.2.3.3 Cálculo Vazio - Solicitação de adiantamento pago e não utilizado. 4.3 - Indicar a viagem que será prestada contas 4.3.1 Preencher Relatório de despesas 1 – Reembolso de KM

4.3.2 - Reembolso de despesas de viagens 4.3.3 - Z Doctos – Regularização de Documentos Fiscais

4.3.4 - Reembolso de combustível – veículo locado/frota 4.4 - Efetuar compra da moeda na casa de câmbio 4.5 - Realizar depósito referente a devolução do adiantamento

4.6 – Aprovar/ Reprovar relatório de despesas (Superior Imediato). 4.7 – Receber Informação de Aprovação / Reprovação do relatório de despesa de viagem.

4.8 Anexar os comprovantes e postar 4.9 Aprovar/ Reprovar relatório de despesas (RSC) 4.10 Receber Informação de Aprovação / Reprovação da prestação de contas.

5. DISPOSIÇÕES GERAIS 6. ANEXOS

7. FORMULÁRIOS








1. OBJETIVO

Estabelecer diretrizes, responsabilidades e procedimentos operacionais para solicitar viagens nacionais/internacionais, adiantamentos, produtos de viagens e depois prestar

contas da viagem realizada, solicitando ou não reembolso.

2. ABRANGÊNCIA Este procedimento aplica-se a todas as unidades do Grupo.

3. DEFINIÇÕES

FI-TV: Módulo do SAP: Financial Travel

Produtos de Viagens: Hospedagens, passagens aéreas e rodoviárias e locação de veículos. Requisitante de viagem: Pessoa responsável por requisitar viagem.

SAP: Sistema ERP de gestão integrada de negócios. Viajante : Pessoa que realizará a viagem.

Z Doctos: tipo de despesa de viagem onde devem ser lançadas notas fiscais emitidas em nome da empresa. Conecte Casc: Sistema de Gerenciamento Chamados

4. DIRETRIZES

4.1 – Responsabilidades

Requisitante de Viagem: Pessoa responsável por justificar no sistema a utilização do valor adiantado, pela solicitação de reembolso das despesas e comprovação da realização

da viagem e da utilização dos produtos de viagens solicitados. Superior imediato AEN/UN: Pessoa indicada pela AEN/UN para ser responsável pela

aprovação das solicitações do colaborador para a realização da viagem e a aprovação do relatório no momento da Prestação de Contas.

4.2 - Procedimentos

4.2.1 Separar documentos Fiscais da Viagem

Ao retornar da viagem, o colaborador tem 05 dias úteis para realizar a prestação de contas da viagem realizada.

Primeiramente ele deverá separar toda a documentação que comprove que ele realizou a viagem:








Documentos comprobatórios: notas fiscais, cupons fiscais, recibos de hotéis, bilhetes de

transporte aéreo ou rodoviário. Todos datados, em vias originais e legíveis.

4.2.2 Cancelamento de Adiantamento e produto de Viagem

Caso o requisitante da viagem tenha solicitado adiantamento ou produtos de viagem, e não tenha efetivamente viajado, ele deverá contactar o departamento de Contas a Pagar e o de

Compras da Rodobens Serviços Compartilhados para que estes procedam com a regularização. O departamento de Compras solicitará o cancelamento dos produtos para a

agência de viagens, solicitando o pagamento de eventual multa por alteração ou cancelamento ao contas a pagar e/ou solicitará e controlará o crédito gerado a partir desta

emissão. Os avisos de cancelamento deverão ser realizados com o máximo de antecedência para

que a área de Compras consiga negociar os créditos com os fornecedores. Caso a área de compras não seja notificada, o colaborador será responsabilizado pelo pagamento de

eventuais despesas com multas, no-show ou qualquer outra tarifa devido a não utilização do produto comprado.

4.2.3 Cálculo Vazio de Viagem.

O cálculo vazio é utilizado em três situações: - Quando o colaborador viajar e utilizar somente os produtos de viagens; - Quando o colaborador solicitar um adiantamento e o mesmo não for pago pelo contas a pagar por dados bancários incorretos ou outros

motivos; - Quando o colaborador solicitar o adiantamento, o contas a pagar efetuar o pagamento, mas a viagem for cancelada ou o colaborador não utilizar o valor depositado,

para maiores esclarecimentos ver PO 1.4.7.1 (Gerar cálculo vazio). Segue caso a caso.

4.2.3.1 Cálculo Vazio - Viagens com utilização somente dos produtos de viagens.

Em uma viagem, quando o colaborador utilizar somente os produtos de viagens (ex. hotel, passagens e aluguel de veiculo), ao retornar ele deverá liquidar a mesma gerando

um cálculo vazio. O colaborador deverá entrar na transação Trip na viagem que será prestada conta e clicar

na opção “Criar cálculo das despesas de viagem”.








O colaborador preencherá a data do início e fim da viagem, e na aba observações colocará

“ Aprovar a viagem como cálculo vazio”. Gravar

Ao gravar a viagem ficará da seguinte forma:








Após gravar a viagem ela será submetida a aprovação do superior imediato e em seguida será encaminhada para aprovação no Contas a Pagar do RSC.

O Colaborador deverá abrir um chamado no Conecte Casc (Qualitor) solicitando a aprovação da viagem, tendo em vista que trata-se de cálculo vazio - produtos de viagens,

não sendo necessário o envio do relatório de viagem assinado. No chamado deve constar HR do colaborador e o número da viagem.

O colaborador do Contas a Pagar do RSC irá aprovar e contabilizar as viagens correspondentes, finalizando assim o processo.

4.2.3.2 Cálculo Vazio- Solicitação de adiantamento, que não foi pago pelo contas a

pagar. Quando o colaborador criar uma solicitação de viagem, solicitar um adiantamento e o

mesmo for contabilizado e não for pago pelo contas a pagar, o colaborador deverá verificar se o mesmo não deve ser pago, e entrar na transação Trip na viagem que será prestada

conta e clicar na opção “Criar cálculo das despesas de viagem”, na “aba” Adiantamento e fazer um lançamento negativo no mesmo valor e colocar na “aba” observação

“Adiantamento não pago” e gravar a viagem .








Ao gravar a viagem ficará da seguinte forma:








Ao gravar a viagem a mesma será submetida à aprovação do superior imediato e em seguida será encaminhada para aprovação no Contas a Pagar do RSC.

O Colaborador deverá abrir um chamado no Conecte Casc (Qualitor) solicitando a aprovação da viagem e informar que trata-se de cálculo vazio. No chamado deve constar Hr do colaborador e o número da viagem.

O colaborador do Contas a Pagar do RSC irá aprovar e contabilizar as viagens

correspondentes, finalizando assim o processo . 4.2.3.3 Cálculo Vazio - Solicitação de adiantamento pago e não utilizado.

Quando o colaborador criar uma solicitação de viagem, solicitar um adiantamento e a

viagem for cancelada ou o adiantamento não for utilizado , o colaborador deverá realizar um depósito para empresa Rodobens para qual presta serviços, referente a devolução do








adiantamento, entrar na transação Trip, selecionar a viagem a ser prestada conta e na

opção “Criar cálculo das despesas de viagem” gravar a viagem . Após, a viagem será submetida à aprovação do superior imediato e em seguida o viajante

deverá imprimir o relatório, assinar e anexar o comprovante de depósito ao relatório de viagem e encaminhar ao Contas a Pagar do RSC. Assim que chegar o relatório de despesa

de viagem o mesmo será conferido, aprovado, contabilizado e compensado as partidas geradas, pelo Contas a Pagar do RSC, finalizando o processo.

4.3 Indicar a viagem que será prestada contas

Antes de realizar a viagem, o colaborador acessa a transação TRIP para requisitar uma autorização para realizar a viagem. Após realizar a viagem, o colaborador deverá

comprovar que efetivamente viajou, prestando contas das despesas do adiantamento solicitado ou pagas com recursos próprio.

Desta forma, deverá abrir um relatório vinculado a requisição de viagens:

4.3.1 Preencher Relatório de despesas 1 – Reembolso de KM

Ao acessar a transação “Trip – Gerenciador de viagens”, o colaborador iniciará o

preenchimento do relatório de viagem. Caso o mesmo viajou com veículo particular, deverá preencher a “aba” Distribuição do

Trajeto, clicando no campo Reembolso de taxas fixas depois em Distribuição do trajeto.








Após abrir o campo para lançamento, deve-se informar a data, placa e marca do veículo utilizado. Na coluna Local partida deve-se informar o km inicial (km em que o veículo se

encontrava quando da sua utilização) e em Destino final informar o km final (km em que o veículo se encontrava ao final da sua utilização naquele determinado dia). Os

lançamentos devem ser feitos indicando suas respectivas datas e para finalizá-los deve-se pressionar “enter” para que o sistema calcule a quantidade de km’s rodados diário e no total da viagem.

Caso queira eliminar algum trajeto, deve-se selecioná-lo e clicar em Eliminar percurso.

4.3.2 - Reembolso de despesas de viagens

O colaborador também deverá preencher o relatório indicando por data todas as despesas

incorridas durante a viagem acessando a “aba” Recibo de despesas.








Caso seja necessária a exclusão de algum recibo já inserido, selecione o recibo a ser

excluído e clique em “Elim Recibo” ;

Após concluir o preenchimento do relatório, o colaborador deverá verificar se incluiu todas

as informações e comprovantes , gravar e submeter o documento para aprovação.

Nos casos de despesas que estiverem fora da Política Corporativa como por exemplo o valor da refeição, deverão ser reembolsados através de Formulário de Solicitação de Criação de partida por FB60 e não pelo relatório de despesas de viagem. Na solicitação

deve ser anexado comprovantes, recibo de reembolso assinado pelo colaborador e estar autorizada pelo Diretor da área de negócio para que seja criada a partida para pagamento

pelo contas a pagar. Se estas despesas forem apresentadas através de notas fiscais em nome da empresa a qual presta serviços, as mesmas deverão ser lançadas bloqueadas através do processo de ME/MIGO/MIRO e solicitado ao contas a pagar o seu pagamento

através de solicitação de cessão de crédito (Formulário) que deverá conter a autorização pelo Diretor da área de negócio e o recibo de reembolso assinado pelo colaborador

anexado. 4.3.3 - Z Doctos – Regularização de Documentos Fiscais

As Notas fiscais emitidas em nome da empresa devem ser lançadas em Z Doctos, porem

para que sejam lançadas todas as informações na Nota Fiscal de prestação de Serviços devem ser conferidas (ex:CNPJ, razão social, cidade, estado, endereço, inscrição estadual, inscrição municipal, etc.) caso apresente alguma divergência deve ser solicitado a troca da

NF e/ou carta de correção, pois caso a NF esteja com divergência o relatório será reprovado.

Para obter a informações da empresa o viajante pode utilizar a transação ZFI0038 conforme tela abaixo.








4.3.4 - Reembolso de combustível – veículo locado/frota

Para abastecimento de veículo locado/ frota o colaborador deverá utilizar recursos próprio e, em seu relatório de despesas de viagens deverá solicitar reembolso lançando essa

despesa em combustível adto./Rec. Próprio e apresentar a nota fiscal de abastecimento.

4.4 Efetuar compra da moeda na casa de câmbio

Tratando-se de viagem internacional, e havendo prestação de contas de adiantamento de viagem, o colaborador deverá efetuar ele mesmo ou um indicado por ele na AEN/UN a

troca da moeda por moeda local (Real – BRL) em uma casa de câmbio. O comprovante da conversão também deverá ser anexado ao relatório de despesas. Em seguida, o

colaborador realiza a devolução, em moeda local, do valor adiantado a maior para a conta corrente da empresa Rodobens a qual presta serviços.

Caso o funcionário tenha utilizado recurso próprio para viajar, ele deverá anexar comprovante de conversão da troca da moeda.








A prestação de contas de viagem internacional deverá ser convertida em moeda local

(Real- BRL), apresentada no Formulário de prestações de contas de viagens internacionais que deverá vir anexo ao relatório de despesas de viagens. Os lançamentos das despesas no sistema SAP devem ser efetuados em moeda local (Real – BRL) e dentro da Política de

Viagens. Os valores referentes a despesas com refeição devem seguir o mesmo limite estipulado para uma viagem nacional. Liberações extraordinárias autorizada pelo Diretor da

área de negócio deverão ser realizadas pelo processo de pagamento através de solicitação de cessão de crédito ou solicitação para criar partida (FB60). (ver íten 2 – reembolso de despesas de viagens.)

Formulário de Prestação de viagem internacional








4.5 Realizar depósito referente a devolução do adiantamento

Caso o saldo do relatório de viagem seja de crédito à Rodobens, ou seja, o colaborador gastou menos que recebeu de adiantamento, este deverá efetuar um depósito para a

empresa Rodobens a qual presta serviço e anexar o comprovante em seu relatório de despesas. O mesmo procedimento será adotado em casos onde o colaborador solicitar um

adiantamento e cancelar sua viagem ou não utilizar o valor do adiantamento. (Item 4.2.3.3 deste PO)

Observação: Caso o funcionário não saber em qual conta depositar, como fazer? Entrar em contato com a equipe administrativa de sua empresa, adm central de sua Aen.

4.6 Aprovar/Reprovar relatório de despesas (Superior Imediato).

Ao receber via workflow a indicação de que há produtos/despesas para aprovar, o aprovador deve analisar os dados demonstrados no relatório e verificar se estão dentro dos

parâmetros definidos na Política Corporativa. Para a aprovação ou reprovação do relatório de despesas de viagens o superior imediato deve acessar o workflow de aprovação:








O aprovador terá 24 horas para efetuar a aprovação das despesas. A conferência da documentação se dará no Contas a Pagar do RSC.

4.7 – Receber Informação de Aprovação / Reprovação do relatório de despesa de viagem.

Após a aprovação/ reprovação, o colaborador será notificado, via workflow, do parecer de seu superior imediato. Sendo reprovado, o colaborador deverá realizar os devidos ajustes e

submeter a nova aprovação.








4.8 Anexar os comprovantes e postar

O colaborador deverá emitir o relatório, assiná-lo , anexar os comprovantes e postar para o Contas a Pagar do RSC, após aprovação do superior imediato, lembrando que devem ser

encaminhadas as vias originais do relatório assinado e os documentos comprobatórios (cupons fiscais, recibos, etc.)

4.9 Aprovar/ Reprovar relatório de despesas (RSC)

Ao receber via workflow a indicação de que há produtos para aprovar, o aprovador deve analisar os dados demonstrados no relatório juntamente com o físico recebido no Contas a

Pagar do RSC e verificar se estão dentro dos parâmetros definidos em Política Corporativa. Para a aprovação ou reprovação do relatório de despesas de viagens o colaborador

habilitado deve acessar o workflow de aprovação:








4.10 Receber Informação de Aprovação / Reprovação da prestação de contas.

Após a aprovação/ reprovação, o requisitante será notificado, via workflow, do parecer do Contas a Pagar do RSC.








Sendo o relatório de despesas de viagens reprovado, o colaborador deverá realizar os

devidos ajustes e submeter a nova aprovação.

O pagamento será efetuado em até 5 dias úteis após o recebimento dos documentos pelo Contas a Pagar do RSC.

Recomenda-se que o colaborador mantenha uma cópia do relatório de despesas com ele para seu controle.

5. DISPOSIÇÕES GERAIS

Este procedimento entra em vigor a partir da data de sua divulgação.

6. ANEXOS








Não se aplica. 7. FORMULÁRIOS

F -1.4.2.1 Prestação de contas de viagens internacionais

F- 1.4.2.2 Solicitação para criar partida (FB60) F- 1.4.2.3 Solicitação de cessão de crédito

F%20-1.4.2.1%20Presta��o%20de%20contas%20de%20viagens%20internacionais.xls

F-%201.4.2.2%20Solicita��o%20para%20criar%20partida%20(FB60).doc

F-%201.4.2.3%20Solicita��o%20de%20cess�o%20de%20cr�dito.xls

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