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RH BAHIA

DICAS PRÁTICAS PARA EQUIPES

DE RECURSOS HUMANOS VERSÃO 1.0 (Junho /2019)

Elaboração:

Superintendência de Recursos Humanos

Secretaria de Administração do Estado da Bahia

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APRESENTAÇÃO

A partir do funcionamento do RH Bahia, em janeiro de 2019, teve início uma nova fase na política de

gestão de pessoas no âmbito da administração pública, com a informatização de mais de 90% dos

processos de recursos humanos do Estado.

Como é natural em uma mudança desse porte, no entanto, os primeiros meses de operação funcionam

como um período de adaptação no qual os usuários — sejam eles servidores, aposentados, pensionistas,

gestores e, em especial, técnicos de RH — encontram dúvidas quanto à operacionalização do sistema ou

não sabem ainda quais são os atalhos para solucionar pequenos problemas encontrados.

Essa situação é percebida com mais intensidade pelas Coordenações de Recursos Humanos, já que, além

de serem as principais operadoras do sistema, é a elas que servidores e gestores recorrem quando não

conseguem executar uma tarefa.

Pensando nisso, e no intuito de ajudar a esclarecer as dúvidas mais frequentes que têm surgido nesse

período de transição, o presente documento foi organizado com o objetivo de se transformar num guia

prático de consulta rápida para técnicos de RH do Estado. Estruturado a partir de grandes temas

(ingresso, folha de pagamento, férias, junta médica, entre outros), ele reúne dicas rápidas e orientações

práticas coletadas a partir de situações reais, vivenciadas pela equipe técnica ligada ao RH Bahia.

A proposta é que este seja um documento em constante atualização, para que seja um instrumento de

consulta cotidiana por parte das CRHs, até que todos estejam familiarizados com os conceitos e

procedimentos ligados ao novo sistema.

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SUMÁRIO

I. DICAS GERAIS 5

1. Linha do tempo 5

2. Verificar antes de publicar 5

3. Erro ao gravar registros 6

II. INGRESSO 7

1. Vincular posição 7

2. Nomeações 7

III. FOLHA DE PAGAMENTO 8

1. Simulação de folha 8

2. Folhas “off-cicle” 9

3. Cálculo do Lançamento Retroativo de Vantagens (Retrocálculo) 10

4. Pagamentos proporcionais 10

5. Queda de transmissão bancária 10

6. Auxílio-transporte 11

7. Conferência de relatórios de folha 11

IV. AFASTAMENTOS 12

1. Programação de férias 12

2. Erros ao programar férias 12

3. Férias anteriores ao RH Bahia 12

4. Concessão de licenças-prêmio 14

5. Falta de assunção no retorno de licenças 14

6. Renovação de licenças-prêmio 15

V. AVERBAÇÕES 16

1. Adicional de tempo de serviço (ATS) 16

VI. CHAMADOS (SERVICE DESK) 17

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I. DICAS GERAIS

1. LINHA DO TEMPO

O fator tempo é um elemento crucial dentro dos processos no RH Bahia. Isso significa dizer que, ao

realizar qualquer tarefa, deve-se observar não apenas o fluxo correto, mas também as datas em estas

que ocorrem.

Esse tipo de observação deve ser feito para quaisquer outros tipos de processo dentro do RH Bahia, já

que a maioria das tarefas só permite a execução de uma etapa após a conclusão de tarefas anteriores,

dentro daquele fluxo.

2. VERIFICAR ANTES DE PUBLICAR

Os atos, antes de serem publicados no Diário Oficial, passam por um fluxo de aprovação que,

normalmente, envolve diversos setores dentro do órgão ou unidade.

No decorrer desse processo, é importante verificar se todas as informações estão corretas (dados

pessoais, informações funcionais, local de trabalho, cargo, datas, etc.). Somente assim, é possível evitar

a ocorrência de publicações com erros, assim como eventuais problemas resultantes dessas situações.

Caso ocorra a nomeação de um servidor para um cargo de forma equivocada, por exemplo, a única

forma de corrigir o problema é exonerar o servidor e efetuar nova nomeação.

Exemplo: ao nomear um servidor para um cargo, é imprescindível que a

posição a ser ocupada esteja criada e vaga na data pretendida.

Assim, se a exoneração do antigo ocupante for publicada no dia 15, a

nomeação só poderá ser feita a partir do dia 16 em diante.

Ao tentar nomear para período anterior, o sistema informará o erro e impedirá

a continuidade do processo, uma vez que a posição não se encontrava

disponível na data informada.

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3. ERRO AO GRAVAR REGISTROS

Ao realizar alguns procedimentos no ambiente ECC, verificou-se a ocorrência de um problema que

impedia concluir a transação da maneira esperada e, após verificação das possíveis causas, foi

constatado que o problema decorre de uma alteração na ordem dos comandos necessários para sua

ativação.

Assim, ao realizar algumas tarefas, ao invés de seguir a ordem regular (inserir as informações, pressionar

a tecla ENTER duas vezes e, por fim, clicar no comando Gravar), o procedimento adotado deve ser:

(1) Clicar em Gravar (ou pressionar Ctrl+S).

(2) Pressionar a tecla Enter — O sistema indica na parte inferior da tela, a que tipo de operação o registro diz respeito.

(3) Pressionar a tecla Enter novamente — O sistema indica na parte inferior da tela que o registro foi anexado.

Essa situação foi verificada, especificamente, ao se realizar averbação de tempo de serviço de servidores

no ambiente ECC, porém, é possível que ocorra também em outras operações. Assim, solicitamos que o

mesmo procedimento seja adotado para outras transações, caso estas apresentem o mesmo tipo de

problema. Caso o problema ainda persista, solicita-se contatar o Service Desk.

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II. INGRESSO

1. VINCULAR POSIÇÃO

Como parte das medidas necessárias para ingresso de servidores, é importante ter em mente que, ao

executar a Transação ZB, o motivo do status informado deve ser 20 (vincular posição) ou 21 (ação

judicial). Somente dessa forma, o sistema irá vincular a posição do servidor e, assim, permitir a

conclusão de todas as etapas do processo.

OBS: Ao realizar esse tipo de tarefa, alguns técnicos informaram o código 18 como motivo.

Embora o sistema aparentemente aceite essa opção, a utilização desse código acarreta erro

em etapas posteriores, o que impede a conclusão do processo e cria a necessidade de abrir

chamado para resolver o erro inicial.

2. NOMEAÇÕES

As nomeações de servidores para cargos comissionados deverão ser feitas pelos próprios órgãos, a

partir da utilização das seguintes medidas:

o Medida ZK para servidores sem vínculo ou cedidos de órgãos externos.

o Medida ZJ para servidores efetivos.

OBS: Para servidores efetivos nomeados por ato do governador, o próprio ato de

nomeação já coloca o servidor automaticamente à disposição do órgão em que irá atuar.

Assim, não é necessário executar qualquer procedimento adicional relativo à cessão.

No caso de nomeações que não envolvem atos do governador (DAI-5 e cargos vinculados a

empresas), é necessário realizar a movimentação.

Em ambos os casos, o servidor deverá efetuar declaração de bens e, caso seja efetivo ou cedido de

órgão externo, deverá também informar opção de vencimento via Portal de Serviços. A não realização

dessas etapas impedirá a realização das medidas subsequentes.

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III. FOLHA DE PAGAMENTO

1. SIMULAÇÃO DE FOLHA

A ferramenta de simulação permite visualizar de forma antecipada rubricas, direitos e vantagens que

serão utilizados para o cálculo dos vencimentos do servidor na próxima folha de pagamento. É

importante, no entanto, ter em mente que os valores exibidos pela simulação podem não coincidir com

aqueles que irão figurar na folha definitiva.

Um dos fatores que devem ser observados diz respeito à data em que a simulação é feita, já que alguns

lançamentos podem ainda não ter sido processados, como auxílio-transporte, auxílio-alimentação e

consignações, por exemplo. Assim, estes valores não serão inclusos no valor exibido ao simular, embora

possam vir a ser inclusos no contracheque definitivo.

Cabe observar que informações obtidas por meio de simulações de folha ou de contracheque não

devem ser repassadas a servidores que não atuem nas Coordenações de Recursos Humanos. As

simulações e relatórios não possuem caráter formal ou definitivo e, assim, funcionam tão somente

como ferramentas de trabalho para as CRHs, conforme melhor descrito a seguir:

CEDT — o documento obtido por meio da medida PC00_M37_CEDT deve ser utilizado somente

como relatório interno para conferência pela CRH. Embora na maioria dos casos o valor do líquido a

receber seja compatível com o do contracheque definitivo, esse documento apresenta diversas

informações que não interessam diretamente ao servidor, além de layout diferente, o que costuma

gerar dúvidas. Ao utilizar essa ferramenta, recomenda-se adotar a variante “rhbahia”, que já inclui

os retrocálculos necessários.

SIMU — o documento obtido por meio da ferramenta PC00_M37_CALC_SIMU, como o próprio

nome já explicita, é uma mera simulação e, por essa razão, traz em seu corpo a mensagem

“comprovante provisório de pagamento”. Além disso, é importante observar que, por meio desta

ferramenta, os valores obtidos normalmente divergem daqueles presentes no contracheque

definitivo. Isso se deve ao fato de que este cálculo pode refletir lançamentos posteriores que

impliquem em retrocálculo. Ou seja, a depender da data em que seja efetuada, a simulação poderá

incluir lançamentos efetuados em data posterior ao processamento da folha.

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2. FOLHAS “OFF-CICLE”

Em determinados momentos, nos quais se identifica a ocorrência de pendências relativas a pagamentos

de servidores, e sempre que são pagas verbas rescisórias, é necessário processar folhas fora do ciclo

regular (chamadas de off-cicle), em especial das folhas de adiantamento e folhas de rescisão.

Folhas de adiantamento — têm como objetivo minimizar eventuais prejuízos a servidores que

ficaram fora de folha ou receberam valores significativamente inferiores àqueles devidos pelo

Estado. É importante compreender que os valores lançados nessas folhas são interpretados pelo

sistema como adiantamentos e, portanto, serão descontados nas folhas seguintes. Assim, ao

analisar o contracheque do mês, é preciso observar se houve cálculo do lançamento retroativo de

vantagens em relação a alguma rubrica, o chamado retrocálculo. Para maiores detalhes sobre o

retrocálculo, verifique o item “Cálculo do lançamento retroativo de vantagens”, a seguir.

• E-mail: folhadeadiantamento@saeb.ba.gov.br

Folhas de rescisão — são folhas geradas especificamente para efetuar o pagamento rescisório de

direitos e vantagens de servidores que venham a ser desligados. Normalmente, envolvem valores

relativos a férias não gozadas, décimo-terceiro salário proporcional, entre outras.

• E-mail: folhaderescisao@saeb.ba.gov.br

Com o objetivo ordenar os fluxos de informação ligados a cada uma dessas folhas, as informações de

cada uma delas deverão ser encaminhadas mensalmente aos respectivos e-mails, obedecendo a

cronograma divulgado oportunamente pela Saeb.

Importante: Em situações especiais, nas quais haja a necessidade de emissão

de um contracheque de forma antecipada, a consulta deve ser efetuada

somente por meio da medida ZPYF0001, a partir da matrícula do servidor e

data da folha. Assim, será possível obter um documento que não apenas

apresenta o mesmo layout do contracheque definitivo, como também possui

maior grau de precisão nas informações contidas.

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3. CÁLCULO DO LANÇAMENTO RETROATIVO DE VANTAGENS (RETROCÁLCULO)

Alguns servidores podem ter recebido valores a maior em algumas rubricas, seja via folha normal ou de

adiantamento do mês seguinte. Ou, ainda, servidores podem fazer jus a valores que deveriam ser pagos

de forma continuada, porém o pagamento não ocorreu.

Nesses casos, após a correção da inconsistência pela CRH, o sistema processa o chamado retrocálculo e

aplica os descontos ou créditos devidos relativos a esses valores a partir da data do evento corrigido.

o Importante observar que para ser processado, o retrocálculo precisa ser ativado no momento do

lançamento da rubrica. Caso contrário, o sistema entenderá que se trata de um lançamento

pontual (adiantamento), o que fará com que seja descontado a partir dos próximos vencimentos.

o O retrocálculo se aplica somente a valores percebidos após 02 de janeiro de 2019. Caso existam

valores relativos a períodos anteriores, estes devem ser lançados como RRA (Rendimentos

Recebidos Acumuladamente).

o Para ter maior segurança quanto a essas situações, é recomendável verificar o histórico de

pagamentos realizados ao servidor a partir de 2019 (folhas regulares e de adiantamento) e

analisar se houve algum equívoco.

4. PAGAMENTOS PROPORCIONAIS

Nos casos de afastamentos (férias e licenças, por exemplo) o servidor poderá sofrer descontos em itens

como auxílio-transporte e auxílio-alimentação, entre outros. Assim, conforme o caso, esses valores

poderão ser suprimidos ou pagos proporcionalmente.

5. QUEDA DE TRANSMISSÃO BANCÁRIA

Se o servidor possui contracheque, mas salário não foi depositado, a maior probabilidade é de erro no

processo de transmissão bancária. Recomenda-se, primeiramente, checar os dados cadastrais do

servidor, para verificar se não há alguma incorreção nas informações bancárias.

Caso os dados bancários estejam corretos, deve-se ligar para a Coordenação de Controle e Gestão de

Processos de Pagamento, da Saeb, pelo telefone (71) 3115-1660 para obter orientações e, se for o caso,

solicitar que seja efetuada a retransmissão.

Vale destacar que esse telefone não pode ser disponibilizado para os servidores, uma vez que a Saeb

não possui condições de atender a todos. As situações deverão ser encaminhadas pelo órgão.

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6. AUXÍLIO-TRANSPORTE

A partir da folha de janeiro de 2019, entrou em vigor nova regra para cálculo do auxílio-transporte pago

a servidores residentes na Região Metropolitana de Salvador. Recomenda-se checar se os valores estão

corretos e explicar a nova regra ao servidor, lembrando que o cálculo obedece aos seguintes

parâmetros:

o O Estado pode descontar mensalmente do servidor um percentual de até 6% do seu vencimento-base

para despesas com transporte. Para melhor compreensão, esse desconto pode ser chamado de D.

o De maneira geral, o servidor faz jus a 2 passagens por dia útil. Considerando-se a tarifa atual de R$ 3,70,

tem-se R$ 7,40 por dia útil. Para facilitar, podemos chamar esse valor de V.

� Obs: Em casos especiais, devidamente justificados, a quantidade de passagens por dia pode ser

alterada. Para tanto, o servidor deverá ingressar com solicitação justificada.

o Para calcular o valor do auxílio-transporte (AT) a ser recebido pelo servidor, deve-se realizar a subtração

entre os valores D e V, da seguinte maneira: AT = V - D.

o Se o resultado dessa operação for igual ou menor que zero, o servidor não receberá auxílio-transporte.

7. CONFERÊNCIA DE RELATÓRIOS DE FOLHA

Relatórios relativos às folhas de pagamento já processadas podem ser acessados pelos órgãos via

Ferramenta BW (https://birhbahia.ba.gov.br/irj/portal) ou na Ferramenta ECC, por meio das transações

PC00_M99_CWTR (relatórios de rubricas) e PC00_M37_CEDT (contracheque).

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IV. AFASTAMENTOS

1. PROGRAMAÇÃO DE FÉRIAS

Com o RH Bahia, a programação de férias deve ser feita pelo próprio servidor, via portal, e validada pelo

seu chefe imediato. Para evitar problemas, em especial quanto ao recebimento do terço de férias, é

importante que essa programação seja validada antes do processamento da folha, em média até o dia

10 do mês anterior ao gozo.

Além disso, é importante lembrar que o prazo máximo para fruição de férias é de dois anos a partir do

início do período concessivo. Caso a programação não seja efetuada, o sistema – de forma automática –

concederá férias ao servidor.

2. ERROS AO PROGRAMAR FÉRIAS

Embora a programação de férias hoje seja efetuada pelo próprio servidor e validada pelo seu chefe

imediato via portal, há ainda algumas questões que demandam a atenção das Coordenações de

Recursos Humanos, em especial quando se verificam inconsistências que impedem o servidor de realizar

a programação.

A maioria das inconsistências está ligada a dois infotipos: Contingente de direito (infotipo 2006) e

Consistência da programação (infotipo 932). Assim, caso surjam situações como essa, cabe verificar:

• se o servidor realmente já possui direito ao gozo de férias;

• se a data programada para gozo está de acordo com o período concessivo;

• se as férias solicitadas já foram pagas via SIRH;

• se as informações constantes nos dois infotipos citados são coincidentes.

3. FÉRIAS ANTERIORES AO RH BAHIA

Com a transição entre os sistemas, verificou-se que um significativo contingente de servidores possui

férias não fruídas, por conta de necessidades ligadas ao desempenho de suas funções. Tais situações

deverão ser tratadas conforme descrito a seguir:

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a) SERVIDORES QUE POSSUEM FÉRIAS NÃO FRUÍDAS, PORÉM RECEBIDAS FINANCEIRAMENTE.

• Para servidores sem função de chefia, não haverá necessidade de executar qualquer operação no

âmbito do RH Bahia. O servidor poderá gozar suas férias nas datas combinadas com sua chefia e

caberá à Coordenação de RH efetuar controle desses períodos em meios externos ao sistema.

• Para servidores que exercem função de chefia, deverão ser observados os seguintes

procedimentos:

o A CRH deverá lançar no RH Bahia, por meio do cockpit de ausência, o afastamento do

servidor, informando a quantidade de dias a serem gozados (infotipo 2002 / subtipo 4000) e

o motivo do afastamento, neste caso “gozo oportuno de férias” (medida ZPYI0021A / subtipo

1702).

o A CRH deverá, ainda, lançar o período em que o substituto responderá pelo expediente, por

meio da medida 9016.

o O RH Bahia interpreta as informações e gera pagamento de forma automática.

o O servidor substituto deverá, por meio do Portal de Serviços, informar a sua opção de

vencimento.

b) SERVIDORES QUE POSSUEM FÉRIAS NÃO FRUÍDAS E SEM RECEBIMENTO FINANCEIRO.

• A programação de férias desses servidores deverá ser efetuada por meio do Portal de Serviços,

observando o fluxo regular (servidor solicita férias e submete programação à aprovação da chefia

imediata).

• Caso existam dúvidas em relação aos períodos concessivos não gozados, as CRHs podem acessar

essas informações por meio do infotipo 2006.

• Importante observar que:

o O RH Bahia permite que servidor programe o gozo de, no máximo, 3 períodos aquisitivos. Assim,

se existirem casos de servidores com mais de 3 períodos em aberto, será necessário que a CRH

contate a SAEB para adoção de medidas complementares.

o O processo de migração de dados a partir do SIRH levou para o RH Bahia somente as

programações de férias relativas aos meses de janeiro e fevereiro de 2019. Por essa razão,

programações relativas a quaisquer outros períodos, precisam ser feitas pelo servidor, via

Portal, mesmo que já estivessem cadastradas no SIRH.

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4. CONCESSÃO DE LICENÇAS-PRÊMIO

O processo de migração de dados do SIRH para o RH Bahia não carregou informações relativas ao gozo

de licenças-prêmio e, por essa razão, todas as licenças constam como já gozadas no novo sistema.

Assim, até que as informações sejam regularizadas, o processo para concessão de licenças-prêmio

deverá observar as seguintes etapas:

• Servidor solicita concessão de licença-prêmio à CRH, por meio do sistema SEI;

• CRH verifica prontuário do servidor e emite parecer;

• CRH encaminha parecer para SAEB / SRH / DRH / CGCPP (Coordenação de Gestão e Controle

de Processos de Pagamento);

• SAEB desbloqueia período de licença;

• Servidor solicita programação de licença via Portal;

• Chefia imediata do servidor aprova pedido de licença-prêmio, via Portal.

5. FALTA DE ASSUNÇÃO NO RETORNO DE LICENÇAS

Verificou-se a ocorrência de diversos casos em que o servidor, ao retornar de um período de licença,

não recebe a assunção por parte da chefia imediata, o que gera prejuízos de ordem financeira e

funcional. Sobre este tipo de situação, cabe informar que:

• A ausência da assunção faz com que o RH Bahia entenda que aquele servidor não regressou na

data prevista e, assim, o sujeita a faltas. Caso seja atingido o limite de 30 faltas consecutivas, o

servidor será retirado da folha e será emitida uma notificação sobre possível abandono de

serviço, enviada de forma automática à Corregedoria.

• Caso seja verificada a ocorrência de situação dessa natureza, a CRH deverá acionar a chefia do

servidor para que seja lançada a assunção do mesmo ou a própria CRH poderá lançar o retorno

do servidor.

• Em ambos os casos, será necessário abonar as faltas lançadas automaticamente. A chefia

imediata pode abonar períodos de até 30 dias; caso o número de faltas lançadas

indevidamente seja maior, o procedimento deve ser realizado pela própria CRH.

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6. RENOVAÇÃO DE LICENÇAS-PRÊMIO

A renovação de licenças-prêmio ou para interesse particular é permitida pela legislação, desde que o

servidor possua esse direito. Ela deve ocorrer, no entanto, antes que o período de gozo expire, já que

esse tipo de concessão não pode ocorrer de forma retroativa.

Assim, se um servidor que se encontra em licença deseja renová-la, será preciso efetuar todas as etapas

(solicitação, anuência da chefia, publicação) em data anterior ao seu retorno. Caso isso não ocorra, o

servidor deverá retornar ao trabalho até que nova licença seja concedida ou os dias não trabalhados

serão computados como faltas.

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V. AVERBAÇÕES

1. ADICIONAL DE TEMPO DE SERVIÇO (ATS)

Algumas coordenações têm observado inconsistências nos percentuais de adicional de tempo de serviço

recebidos por servidores ligados às suas unidades. Em sua maioria, essas inconsistências estão

relacionadas aos processos de migração entre sistemas e podem ser sanadas de forma bem simples, por

meio da ferramenta ECC.

Quando situações desse tipo forem detectadas, as próprias Coordenações de RH deverão efetuar os

ajustes necessários utilizando a Transação PA30, infotipo 0552, que permite criar ou alterar averbações

para um servidor.

Uma vez concluída, essa transação irá gerar uma publicação (ou republicação) da averbação, corrigindo

as informações inconsistentes. Ressaltamos que essas republicações poderão ocorrer, inclusive, a título

de ratificação e não representarão qualquer prejuízo para os servidores.

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VI. CHAMADOS (SERVICE DESK)

O Service Desk é o principal canal para resolução de dúvidas e problemas relativos ao RH Bahia, junto às

Coordenações de Recursos Humanos. Como é natural nos primeiros meses de operação de um sistema

dessa natureza, tem-se verificado um grande volume de chamados e, consequentemente, nem sempre as

respostas são fornecidas com a celeridade desejada.

Diante deste fato — e com o objetivo de agilizar os atendimentos realizados por meio do Service Desk —

apresentamos algumas orientações:

Acompanhamento dos chamados

Em levantamento recente, verificou-se que aproximadamente metade dos chamados em aberto no

nível N2 do Service Desk se encontra na situação “sem retorno do cliente”. Isso significa que os órgãos

não responderam às mensagens enviadas pelos analistas, ou não informaram que os problemas foram

resolvidos, de modo a encerrar os chamados.

Como regra, o sistema prevê um prazo de três dias úteis para que o órgão se manifeste após envio de

comunicado pelo Service Desk. Caso não haja manifestação, o analista altera o status do chamado para

resolvido, sendo assim o sistema conta 24 horas para o fechamento automático do chamado.

Nesse sentido, reforçamos a importância de acompanhar o andamento dos chamados e mantê-los

atualizados.

Filtragem dos casos

Percebeu-se, também, que parte dos chamados envolve a prestação de informações e esclarecimentos

ao servidor. Para auxiliar as CRHs nesse atendimento, reunimos neste documento uma série de dicas

baseadas em situações práticas, com o objetivo de ajudá-los não apenas a agilizar o fluxo de atividades,

como também a verificar a possível origem do problema.