reunião gerencial, 20/05/2008 sistema de cadastro de contratos e gestão de faturamento, 05.01.2010...

Reunião Gerencial, 20/05/2008 Sistema de Cadastro de Contratos e Gestão de Faturamento, 05.01.2010

SISTEMA DE CADASTRO DE CONTRATO E

GESTÃO DE FATURAMENTO


SUMÁRIO: (Perfil de acesso)

3.Tela inicial do sistema SISPRO. 4.Cadastro de usuário. (Admininstrador)5.Consulta usuários cadastrados no sistema. (Admininstrador)6.Cadastro Centro de Custo. (Admininstrador)7.Cadastro Centro de Resultado. (Admininstrador)8.Cadastro de Clientes. (Admininstrador)9.Cadastro tipo de Serviço. (Admininstrador)10.Cadastro Regionais. (Admininstrador)11.Cadastro do Período de Lançamento (Controladoria)12.Vínculo Usuário x CR. (Admininstrador)13.Cadastro de Processo / Contratos (Analista Técnico Comercial / Consultor Comercial / Responsável Operacional)18. Consulta de Processo / Contratos. (Todos)19. Cadastro de OS – Processo. (Controle Financeiro)20. Consulta lançamento de OS e Atualização de Status da OS (Todos)21. Receitamento – Processo. (Controle Financeiro)22. Estorno Receitamento – Processo. (Controle Financeiro)23. Faturamento – Processo. (Controle Financeiro)24. Estorno Faturamento – Processo. (Controle Financeiro)25. Cadastro de OS – Contrato. (Controle Financeiro)26. Importação de OS – Contrato. (Controle Financeiro) 29. Receitamento / Faturamento – Contrato. (Controle Financeiro)31. Relatório de Processos / Contratos cadastrados no sistema. (Todos)32. Tipos de Serviços cadastrados no sistema. 34. ID_USUARIO


TELA INICIAL DE LOGIN NO SISTEMA

Informar usuário e senha.

Endereço: http://pgo.engeset.com.br/SISPRO/


CADASTRO USUÁRIO

ADMINISTRADOR

Para cadastrar novo usuário, deve-se informar o login, nome completo do usuário, telefone, e-mail, o perfil de acordo com cada usuário e clicar em cadastrar.


Consulta de usuários cadastrados no sistema.

CONSULTA DE USUÁRIOS CADASTRADOS NO SISTEMA

ADMINISTRADOR

Para inativar o usuário, tem que selecionar o mesmo através do ID, alterar o status para INATIVO e clicar em Atualizar.


CADASTRO CENTRO DE CUSTO

ADMINISTRADOR

Para cadastrar novo centro de custo, deve-se informar o nome do centro de custo, informar a descrição do centro de custo conforme cadastro no SAP, selecionar o contrato e a regional e clicar em cadastrar.

Permite consultar / inativar todos os CC cadastrados no sistema.


CADASTRO CENTRO DE RESULTADO

Permite consultar / inativar todos os CR cadastrados no sistema.

Para cadastrar o centro de resultado (CR) deve-se informar a sigla do mesmo e clicar em cadastrar.

Confirmar no Financeiro se a sigla está correta.

ADMINISTRADOR


CADASTRO DE CLIENTES

ADMINISTRADOR

Para cadastrar novos clientes, deve-se informar o nome do cliente, o CNPJ ou CPF, o código cadastrado no SAP , o nome geral e clicar em cadastrar.Confirmar no site da Receita Federal se a Razão Social confere com o CNPJ.

Permite consultar / inativar todos os Clientes cadastrados no sistema.


CADASTRO TIPO DE SERVIÇO

Permite consultar / inativar todos os Tipos de Serviços cadastrados no sistema.

Para cadastrar tipo de serviço, deve-se informar o nome, a descrição do serviço e clicar em cadastrar.

ADMINISTRADOR


Permite consultar / inativar todas as Regionais cadastradas no sistema.

CADASTRO REGIONAIS

ADMINISTRADOR

Para cadastrar regional, deve-se informar o nome da regional e clicar em cadastrar.

.


CADASTRO DO PERÍODO DE LANÇAMENTO

ADMINISTRADOR

Para cadastrar o período, deve-se informar o mês de referencia, a data inicial e a data final dos lançamentos e clicar em Cadastrar novo período.Através desta data é que serão definidos os lançamentos das informações no sistema.


VÍNCULO USUÁRIO x CR

ADMINISTRADOR

Para vincular o usuário ao CR , deve-se informar o nome do usuário e o CR ao qual ele terá acesso á todos os processos / contratos cadastrados. Após preencher os campos, é só clicar em Inserir.Este campo permite que o usuário tenha acesso à todos os processos / contratos cadastrados para o CR de sua responsabilidade.


CADASTRO DE PROCESSO / CONTRATO

Este sistema foi criado para ter um melhor controle de todos os serviços executados pela Engeset. Ele permite cadastrar propostas/contratos, gerenciar status da obra/serviço e fazer gestão do receitamento e do faturamento através de relatórios emitidos.Para isto, foram criados dois tipos de cadastros:

Cadastro de Processos – Obras pequenas, que não são receitadas e nem faturadas por meio de medição. São obras que já possuem valores fixos.

Cadastro de Contratos – Obras grandes, que são receitadas e faturadas por meio de medição. Obras mensais que não possuem valores fixos e sim contratos mensais, anuais.



Se o processo for aditivo, selecionar tipo de processo “ADITIVO” e informar de qual processo o mesmo foi aditivado.Para melhor controle, é importante que todos os campos sejam preenchidos.

Os campos que estão com *, são campos obrigatórios.


Informar o valor total da obra.Se tiver material, Revenda de equipamento ou comissão, também tem que selecionar o item e informar o valor.

Informar as alíquotas conforme contrato.

Se tiver comissão, tem que informar o cliente.



O sistema permite lançar até 5 gestores operacionais, coordenadores operacionais e controles financeiros. O ideal, seria cadastrar todos os controles financeiros do CR para que os mesmos tenham acesso ao processo. Só terão acesso a este processo, as pessoas cadastradas nele ou no CR.

Assim que concluir a proposta, clicar em “salvar”.

Para enviar a passagem de pasta, clicar em “Enviar”.

Assim que clicar em Enviar, o sistema abrirá uma página para anexar os contratos, propostas, fluxo de caixa e demais arquivos que forem necessários para fazer a passagem de pasta.



ANEXAR ARQUIVO

Para anexar arquivo, tem que clicar em “Procurar”, selecionar o arquivo e depois “Anexar”.

Para melhor gestão dos processos, todos os arquivos que forem anexados ao processos após o envio da passagem de pasta, o sistema enviará um e-mail informando os arquivos anexados naquela data.

Para voltar na página inicial, clique em “VOLTAR”


CONSULTA DE PROCESSO / CONTRATO

Selecionar o processo e clicar em “Consultar”


CADASTRO DE OS - PROCESSO

Para consultar os lançamentos feitos para a OS, é só clicar na OS que abrirá uma outra janela.

Para lançar qualquer receitamento no sistema, primeiramente temos que cadastrar as OS´s executadas. Estas OS´s poderão ser inseridas no sistema durante o mês corrente.Para cadastrar a OS, temos que informar o número da OS (a mesma não poderá repetir dentro do mesmo processo), a descrição da Obra, o tipo de serviço, valor da OS e OC.

Valor da OS: Se tiver vários receitamentos para mesma OS, a mesma deverá conter o valor total dos receitamentos. Exemplo: 30/11/2009 – R$ 100,00

30/12/2009 – R$ 100,00Valor da OS R$ 200,00


CONSULTA LANÇAMENTO OS - PROCESSO

O status da OS será atualizado de acordo com o andamento da obra.

Todos os receitamento e faturamentos, serão exibidos nesta página e o saldo na página anterior.


RECEITAMENTO - PROCESSO

Informar o cliente para o qual será feito o receitamento ou estorno do receitamento.

Informar data do receitamento, Status do processo e Tributação.

Para inserir observação, digite no espaço em branco e clique em “Inserir Observação”.Para ver o histórico de observações, clique em “Ler Observação”

Digite o valor a ser receitado e clique em Inserir

Informar OS cadastrada


ESTORNO DE RECEITAMENTO - PROCESSO

Todos os valores receitados e estornados irão aparecer no campo abaixo.

Para estornar o valor receitado, é só clicar no X em vermelho. Informar se o valor é parcial ou total, a data do estorno e o cliente para o qual será feito o estorno do receitamento

O valor estornado terá o mesmo ID do receitamento.


FATURAMENTO – PROCESSO

Informar OS cadastrada

Informar o cliente para o qual será faturado.

Informar data do faturamento.

Informar valor total do faturamento, número da NF e a data de vencimento.Para todo faturamento, o sistema irá gerar uma OS negativa em receitamento. Portanto, terá que ser receitado o valor do faturamento na aba de receitamento.


Para estornar o valor faturado, clique no X em vermelho e depois clicar em estornar.

O valor estornado terá o ID do faturamento.

ESTORNO DE FATURAMENTO - PROCESSO


CADASTRO DE OS - CONTRATO

Para consultar os lançamentos feitos para a OS, é só clicar na OS que abrirá uma outra janela.

Para lançar qualquer receitamento no sistema, primeiramente temos que cadastrar as OS´s executadas. Estas OS´s poderão ser inseridas no sistema durante o mês corrente.O cadastro será feito através de importação da planilha “ImpOS” enviada por e-mail.

Vale lembrar que a descrição da OS não tem como alterar, tem como alterar apenas o valor e o mesmo varia de acordo com o seu receitamento. Então, se o tipo de serviço não for o mesmo, temos que criar uma nova OS.** Os campos de: valor da OS, Ordem de Compra e Status físicos

estão liberados para alterações apenas do sistema. **


IMPORTAÇÃO DE OS - CONTRATO

Importar planilha OS com todos os campos preenchidos.

Para importar a planilha, é só clicar em Import OS, procurar o arquivo e clicar em “Importar”.

Todos os arquivos para importação terão que ter o nome ImpOS .xls e o sistema não faz importações onde sejam utilizados os caracteres: Aspa Simples ou Aspa Dupla (“ ‘).


IMPORTAÇÃO DE OS VERSÃO 2007 - CONTRATO

Para o sistema reconhecer a planilha importada, temos que selecionar a as linhas e colunas a serem importadas.

Seguem os passos:Gerenciador de Nomes, Novo, No nome informar SISPRO E salvar a planilha.

Na planilha de excel todos os campos são obrigatórios: Número de processo, OS, tipo de serviço, obra, OC e Valor da OS.


IMPORTAÇÃO DE OS VERSÃO 2003 - CONTRATO


RECEITAMENTO / FATURAMENTO - CONTRATO

Importar planilha OS com todos os campos preenchidos.

Para importar a planilha, é só clicar em Import Rec / Fat procurar o arquivo e clicar em “Importar”.

Todos os arquivos para importação terão que ter o nome ImpRecFat.xls e o sistema não faz importações onde sejam utilizados os caracteres: Aspa Simples ou Aspa Dupla (‘ “ ).


RECEITAMENTO / FATURAMENTO - CONTRATO

Para receitamento , terá que ser preenchido todos os campos da planilha. Na coluna de faturamento, deverá colocar 0 (zero) para que o sistema reconheça a planilha.

As colunas NR_PROCESSO, OS, DATA_FATURAMENTO, DATA_RECEITAMENTO, DATA_VENCIMENTO, NR_NF, COD_CLIENTE, CENTRO_CUSTO e ID_USUARIO (pag. 35) deverão estar na formatação texto

Para Faturamento, terá que ser preenchido todos os campos da planilha. Se não houver receitamento, deverá colocar 0 (zero) para que o sistema reconheça a planilha.


RELATÓRIOS DE PROCESSOS / CONTRATOS CADASTRADOS NO SISTEMA

O sistema permite gerar relatórios de todos os contratos / processos cadastrados no sistema.


ADEQUACAO PREDIAL CLIMATIZACAO COMUNICACAO DE DADOS COMUTACAO CONSULTORIA E TREINAMENTOS ENERGIA ENGENHARIA FISCALIZACAO IMPLANTACAO INSTALACAO INTERMEDIACAO DE VENDAS LOCACAO DE EQUIPAMENTOS MANUTENCAO MANUTENCAO ELETRONICA OBRAS DE CONSTRUCAO OPERACAO DE REDE OUTROS REVENDA DE EQUIPAMENTOS REVENDA DE MATERIAIS TRANSMISSAO TUP VISTORIA

TIPOS DE SERVIÇOS CADASTRADOS NO SISTEMA


TRIBUTAÇÃO

C – Cumulativo NC - Não Cumulativo

STATUS FISICO:

EM CURSO FINALIZADA CANCELADA PENDÊNCIA PARALISADO


ID_USUARIO

9 Viviane Rezende Cunha 62 Ayslan Carvalho Dos Santos 63 Brunno Teodoro Silva 64 Carlos Alberto Siqueira 66 Fernanda de Paula 67 Fernanda Gomes 69 Guilherme Augusto de Carvalho 70 Hugo Pereira Lemos 71 Jairo Junior dos Santos 72 Juliana Campolina 73 Leonardo Corrêa 74 Marco Túlio Brunelli Magalhães 75 Maria Alice Thomaz 76 Maria Regina Lopes de Freitas 79 Sara Goulart 80 Tacio Gomes de Mendonça 114 Patrícia Costa Miranda


PLANILHA DE IMPORTAÇÃO

A planilha de importação está em anexo.


OBRIGADA

Dúvidas favor entrar em contato:Viviane (34) 3218-6760

reunião gerencial, 20/05/2008 sistema de cadastro de contratos e gestão de faturamento, 05.01.2010...

Documents