Resumo da Academia de CO

Maio/2001

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Sumário

Parte I ............................................................................................................. 1 CAPÍTULO 4 - SISTEMA R/3.............................................................. 1

Definições: ............................................................................................. 1 Suporte ao R/3 - SapNet (antiga OSS): ............................................. 1 Parceiros SAP: ....................................................................................... 1 Solução SAP: ......................................................................................... 2 EnjoySAP: ............................................................................................. 2

CAPÍTULO 5 - BASIS .......................................................................... 3 Sistema R/3: ........................................................................................... 3 Business Transactions: ........................................................................... 4 Business Objects: ................................................................................... 4 BAPI: ..................................................................................................... 4 Business Framework: ............................................................................. 5 Distributed Applications: ....................................................................... 5 Mini Apps: ............................................................................................. 5

CAPÍTULO 6 - SAP Services................................................................ 7 SAP´s Services e Support Organization: ............................................... 7 ASAP (Aceleration SAP - "as soon as possible"): ................................ 7 IMG - Implemantation Guide: ............................................................... 8 Remote Services: ................................................................................... 8 Online service throught SAPNet:........................................................... 8

Capitulo 7 - Co-operative business Scenarios .......................................... 10 CRM: Customer Relationship Management: ....................................... 10 APO: Advanced Planner & Optmizer: ................................................. 10 B2B: Business to Business Procurement: ............................................ 10 BW: Business Information Warehouse: ............................................... 11 Knowledge Management: .................................................................... 11

Capitulo 8 - mySAP.com ......................................................................... 12 Diretivas principais de Internet no SAP:.............................................. 12 Estratégia: ............................................................................................ 12 Marketplace Portal: .............................................................................. 12 Workplace: ........................................................................................... 12

Capitulo 9 - Navigation............................................................................ 13 Logging:............................................................................................... 13 Elementos de Tela: .............................................................................. 13 /n: ......................................................................................................... 13 3 Tipos de ajuda: .................................................................................. 14 SAP online help: .................................................................................. 14 User profile: ......................................................................................... 14

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Capitulo 10 – System wide concepts ....................................................... 15 Business Scenarios: ............................................................................. 15 Enterprise Structure Terminology: ...................................................... 15 Master Data: ........................................................................................ 15 From documents to analysis: ............................................................... 16 Reporting on Online transactions: ....................................................... 16 Information System Structure: ............................................................. 16

Capitulo 12 – Overview of FI/CO Integration ......................................... 17 FI and CO: Standards versus Flexibility: ............................................. 17 Report Requirements: .......................................................................... 17 The components of FI: ......................................................................... 17 TR – Treasury: ..................................................................................... 18 FI-Ledgers: .......................................................................................... 18 The components of CO: ....................................................................... 18 Cost Center Accounting: ...................................................................... 19 Internal Order: ..................................................................................... 19 Overhead Cost Controlling: ................................................................. 20 Product Cost Controlling: .................................................................... 20 Profitability Management: ................................................................... 21

Capitulo 13 - Information System............................................................ 22 Ferramentas para tirar relatórios: ......................................................... 22 Tipos de relatórios: .............................................................................. 22 User settings: ....................................................................................... 22 3 níveis de drilldown: .......................................................................... 23 Extract - Imagem: ................................................................................ 23 Utilização do report painter: ................................................................ 23

CAPÍTULO 14 - FI Case Company Organization ............................... 24 Organizational Structures: ................................................................... 24 Company Code: ................................................................................... 24 Group Company: ................................................................................. 24 Business area (BA): ............................................................................. 24 Controlling Area: ................................................................................. 25 Organizational Structures – Summary: ................................................ 25 Observações: ........................................................................................ 25 Organizational Units: ........................................................................... 26

Capitulo 15 – FI Customizing .................................................................. 27 Creating a CoCd: ................................................................................. 27 Country templates: ............................................................................... 27 The fiscal year: .................................................................................... 27 Currency and exchange rate types: ...................................................... 28 EURO: ................................................................................................. 28 Design of exchange rate in different quotations: ................................. 28 Chart of Accounts: ............................................................................... 30

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Accounts and cost elements: ................................................................ 31 Capitulo 16 - Create Accounts ................................................................. 32

Chart of Accounts Segment: ................................................................ 32 Fields in the chart of Account segment: .............................................. 32 Fields in the Company Codes Segment: .............................................. 32 Balance Sheet and P+L Statement Accounts: ...................................... 32 Account Groups: .................................................................................. 33 Field Status: ......................................................................................... 33 Master data field status (G/L): ............................................................. 33 Reconciliation Accounts: ..................................................................... 34 Line Item Display: ............................................................................... 34 Open item management: ...................................................................... 34 Account in local Currency: .................................................................. 34 Only balances in local currency: .......................................................... 35 Account in foreign currency: ............................................................... 35 Parallel Accounting Methods: ............................................................. 35 Métodos para criar contas contábeis: ................................................... 35 Collective Processing: ......................................................................... 36 View of the customer/vendor account: ................................................ 36 Customer/Vendor account: .................................................................. 37 AP/AR Account Groups: ..................................................................... 37 Master data field status (AR/AP): ........................................................ 37

Capitulo 17 – Daily Processing ............................................................... 39 Document Types: ................................................................................. 39 Important Standard document types: ................................................... 39 Document Number ranges: .................................................................. 39 Function of the posting keys: ............................................................... 40 Document field status: ......................................................................... 40 Field status groups: .............................................................................. 40 Standard posting keys: ......................................................................... 41 Posting periods: ................................................................................... 41 The posting period variant: .................................................................. 41 Maximum Amounts: ............................................................................ 41 Basic FI Posting: .................................................................................. 41 System and account defaults: ............................................................... 42 Changing Documents: ......................................................................... 42 Standard Reversal Postings, Negative Postings: .................................. 42 Three stage verification: ...................................................................... 43 Sales process: ....................................................................................... 43

Capitulo 18 – Cost Center Accounting .................................................... 44 Cost center Accounting:....................................................................... 44

Capítulo 19 – Master Data ....................................................................... 45 Transaction Data: ................................................................................. 45

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Chart of Accounts: ............................................................................... 45 Cost Elements: ..................................................................................... 45 Hierarquia Standard de Cost Center: ................................................... 46 Activity Types: .................................................................................... 46 Statistical Key Figures: ........................................................................ 47 Time-Dependent Master Data: ............................................................. 47 Master Data Groups: ............................................................................ 47

Capítulo 20 – Event-Based postings ........................................................ 49 EVENT-BASED POSTINGS: INTEGRATION: ................................ 49 ACCOUNT ASSIGNMENT LOGIC - POSTING TO COST

CENTER: ............................................................................................. 49 ACCOUNT ASSIGNMENT LOGIC - POSTING TO COST CENTER

AND ORDER: ..................................................................................... 50 ACCOUNT ASSIGNMENT LOGIC - REVENUE POSTINGS: ....... 51 DEFAULT ACCOUNT ASSIGNMENTS AND AUTOMATIC

ACCOUNT ASSIGNMENTS: ............................................................ 51 VALIDATION: ................................................................................... 51 SUBSTITUTION: ................................................................................ 52 AUTOMATIC COMMITMENT: ........................................................ 52 REPOSTING COST AND REVENUES MANUALLY: .................... 52 REPOSTING LINE ITEMS: ............................................................... 53 REPOSTING DIRECT ACTIVITY ALLOCATION: ......................... 53 ALOCAÇÃO INDIRETA: .................................................................. 53

CAPÍTULO 21 - Periodic Allocations .................................................. 54 Accrued costs (Provisão): .................................................................... 54 Statistical Key Figures: ........................................................................ 54 Periodic Reposting = Posting aid: ........................................................ 54 Distribution: ......................................................................................... 55 Comparação : Distribution x Periodic Reposting: ............................... 56 Assessment ( Rateio ): ......................................................................... 56 Categorias de Elementos de Custo: ...................................................... 56 Assessment: Allocation Structure: ....................................................... 57 Método de segmento de ciclo: ............................................................. 57 CYCLES HEADER: ............................................................................ 58 Regras de "Sender and Receiver": ....................................................... 58 Alocação de Atividade Indireta: .......................................................... 59 Categorias de atividades: ..................................................................... 59 Processando mais de um Ciclo: ........................................................... 60 Iteração no Ciclo: ................................................................................. 60 Alocação Manual de Custos: ............................................................... 61 Allocation structure: ............................................................................ 61

Capitulo 22 - Planning ............................................................................. 62 Versions in Controlling:....................................................................... 62

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Copy Plant data and Actual data: ......................................................... 62 Accrual Calculations: .......................................................................... 62 Accrual Calculation: Percentage Method: ........................................... 63 Métodos de Planejamento: ................................................................... 63 Overview of Planning: ......................................................................... 64 Defining Planning Layouts: ................................................................. 65 Defining Planner Profiles: ................................................................... 65 Planning Statistical Key Figures: ......................................................... 65 Planejamento de custos primários:....................................................... 66 Activity type Planning: ........................................................................ 66 Activity-Dependent Primary Cost Planning (Planejamento de Custos

Primários Dependentes da Atividade): ................................................ 66 Activity-Independent Secondary Cost Planning: ................................. 67 ACTIVITY-DEPENDENT SECONDARY COST PLANNING: ....... 67 Scheeme for Planning: ......................................................................... 68 Calculation of variable secondary costs: .............................................. 68 Cost allocation Methods in Planning: .................................................. 68 Cost allocations:................................................................................... 69 Activity Type Allocations: ................................................................... 69 Fixed and variable cost components: ................................................... 69 Resource planning: .............................................................................. 70 Dependency planning: ......................................................................... 70 Automatic plan Reconciliation: ........................................................... 71 Planned cost spliting: Procedure: ......................................................... 71 Plan activity price calculation: ............................................................. 72 Cost component structure: ................................................................... 72 Planning lock: ...................................................................................... 72 Revaluation: ......................................................................................... 73 Transfer plan values: ............................................................................ 73

Capitulo 23 – Variance Analysis ............................................................. 74 The Reconciliation Ledger - Razão de reconciliação: ......................... 74

Parte II ......................................................................................................... 76 Capitulo 1 – Internal Orders Overview .................................................... 76

Internal Orders: .................................................................................... 76 Ordens internas como objetos de custos: ............................................. 76 Order types: ......................................................................................... 77 Principais Tipos de Ordens: ................................................................. 77 Ordens Reais: ....................................................................................... 78 Ordens Estatísticas: .............................................................................. 78 Ordens com Receita: ............................................................................ 78 Ordens 'Accrual': .................................................................................. 78

Capítulo 2 – Master Data ......................................................................... 80 Master Data Maintanance: ................................................................... 80

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Order Types: ........................................................................................ 80 Layouts de Tela: .................................................................................. 81 Status management for overhead orders: ............................................. 81 Order Groups: ...................................................................................... 81 Manual colletive processing: ............................................................... 82 Regras de Substituição para Ordens: ................................................... 82 Internal Order – Summary: .................................................................. 82

Capitulo 3 – Event based postings ........................................................... 84 Event Based Posting: ........................................................................... 84 Posting to true and statistical orders: ................................................... 84 Commitments:...................................................................................... 85 Posting generation Commitments: ....................................................... 86 Carrying Forward Commitments: ........................................................ 87 Summary: ............................................................................................. 87

Capitulo 4 - Period end closing ................................................................ 88 Period-end Closing: ............................................................................. 88 Overhead Costs: ................................................................................... 88 Other Periodic Costing Posting: .......................................................... 89 Debit via Periodic Cost Allocation: ..................................................... 89 Order Credit via Periodic Reposting: ................................................... 89 Settlement (liquidação): ....................................................................... 90 Defining Order Settlement: .................................................................. 90 Maintaining Settlement Rule: .............................................................. 91 Customizing: Settlement Profile: ......................................................... 92 Settlement: Parameters in Customizing: .............................................. 92 Settlement of Order Costs: ................................................................... 93 Hierarchial Settlement: ........................................................................ 93 PA Transfer Structure: ......................................................................... 94 Period-end closing – Summary: ........................................................... 94

Parte III ........................................................................................................ 96 Capitulo 6 – Profitability Management .................................................... 96

Terminology in Profitability Management: ......................................... 96 VISÕES DE " PROFITABILITY MANAGEMENT": ....................... 96 PROFITABILITY ANALYSIS BY MARKET SEGMENTS: ............ 97 RESPONSABILITY ACCOUNTING BY PROFIT CENTER: .......... 97 Reporting: ............................................................................................ 97 THE CONCEPT OF INTEGRATION WITHIN ACCOUNTING:..... 97 FLOWS OF ACTUAL VALUES IN PROFITABILITY ANALYSIS:

............................................................................................................. 98 Flows of Actual Values in Profit center Accounting: .......................... 98 OBJECTS IN PROFITABILITY MANAGEMENT: .......................... 98 PARALLEL CURRENCIES IN PROFITABILITY MANAGEMENT:

............................................................................................................. 99

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DIFFERENT VEWS OF A CORPORATION: ................................... 99 UNIT SUMMARY: PROFITABILITY MANAGEMENT: .............. 100

Capitulo 7 - Structures ........................................................................... 102 ORGANIZATIONAL UNITS: .......................................................... 102 BASIC CONCEPTS OF CO-PA: ...................................................... 102 CATEGORIES OF CHARACTERISTICS: ...................................... 103 CATEGORIES OF VALUE FIELDS: .............................................. 103 STEPS IN DEFINING AN OPERATING CONCERN: ................... 104 DEFINING OPERATING CONCERN AND ATTRIBUTES: ......... 104 Parallel Currencies: ............................................................................ 105 CO-PA transaction data structure: ..................................................... 105 CO-PA database structures: ............................................................... 106 Segment-level characteristics: ........................................................... 106 Quick start: ........................................................................................ 106

Capitulo 8 – Master Data ....................................................................... 107 Example: Characteristic Derivation and Valuation: .......................... 107 Characteristic Derivation Concept: .................................................... 107 Derivation from a customizing viewpoint: ........................................ 107 Options for derivation steps: .............................................................. 108 Standard derivation of organizational units: ...................................... 108 Derivation via table lookup: .............................................................. 108 Derivation Rules: ............................................................................... 109 Derivation with move and clear: ........................................................ 109 Customizing monitor: derivation analysis: ........................................ 109 Valuation concept: ............................................................................. 109 Valuation: overview: ......................................................................... 109 Valuation using product costing: ....................................................... 110 Valuation using costing sheets: .......................................................... 110 Valuation using a costing sheet: customizing: ................................... 110 Valuation strategy: ............................................................................. 111 Analysis of valuation: ........................................................................ 111

Capitulo 9 – Actual Data ....................................................................... 112 Flows of ACTUAL VALUES: ......................................................... 112 Flow of ACTUAL VALUES – Results: ............................................ 112 Source of VALUE FIELDS: .............................................................. 112 Diferences in the data transfer from SD: ........................................... 113 SD: Condition Types - Pricing Procedure: ........................................ 114 Sales from stock:................................................................................ 114 Condition Types: ............................................................................... 114 Valuation using Product Costing: Process: ........................................ 115 Order-related manufacturing – variance calculation: ......................... 115 Settlement of variances to PA: ........................................................... 116 Transfer of overhead costs: ................................................................ 116

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Assessing cost center and process costs: ........................................... 117 Multi-level overhead allocations: ...................................................... 117 Characteristic relevance for template select: ..................................... 117 Selection & aggregation for PA templates:........................................ 117 Additional update characteristics - Aggregation: ............................... 118 Settlement of orders: .......................................................................... 118 Direct posting from FI: ...................................................................... 118 Automatic account assignment: ......................................................... 118 Top-down distribution: ...................................................................... 119 Analysing customizing settings using the customizing monitor: ....... 119 Reconciliation report FI / SD and CO-PA: ........................................ 119

Capítulo 10 - Planning ........................................................................... 121 Cenário do Planejamento: .................................................................. 121 Communicating the Budgets: ............................................................. 121 Planning on different levels: .............................................................. 121 Planning Framework (parâmetros): ................................................... 122 Elements in Planning: ........................................................................ 122 Typical Phases in Sales Planning: ...................................................... 123 (1) Planning Target Values: ............................................................... 123 (1) Planning with Ratios: ................................................................... 124 (1) Goal Seek: .................................................................................... 124 (2) Break-down of Objectives: .......................................................... 124 Top-down Distribution Planning: ...................................................... 124 Distributing 'Not-assigned Values': ................................................... 125 (3) Bottom-Up Planning: ................................................................... 125 Automatic Planning: .......................................................................... 125 (4) (5) Integrated transfer of plan data: .............................................. 126 Summary – Planning: ........................................................................ 126

Capítulo 11 – Information System ......................................................... 127 Reporting - Introduction: ................................................................... 127 Report types in drilldown reporting: .................................................. 127 Architecture of drilldown reporting: .................................................. 127 Basic report: ....................................................................................... 127 Form reports: ..................................................................................... 128 Different types of forms:.................................................................... 128 Form settings: .................................................................................... 128 Variable - Overview: ......................................................................... 128 Ranking report data: .......................................................................... 129 Executing reports: .............................................................................. 129

Capítulo 11 – Profit Center Accounting: Basic Settings ........................ 130 Basic Settings: ................................................................................... 130 Controlling Area Settings: ................................................................. 130 Controlling Area Settings for Profit Center: ...................................... 131

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Profit Center Structure: ..................................................................... 132 The Profit Center Standard Hierarchy: .............................................. 132 Profit Center - Master Data: ............................................................... 133 Profit Center – The dummy profit center: .......................................... 133 Master Data Groups: .......................................................................... 133 Accounts in Profit Center Accounting: .............................................. 134 Profit Center Assignments: ................................................................ 134 Assignment of Controlling Objects: .................................................. 134 Assigning Materials: .......................................................................... 135 Assigning Production and Sales Orders: ............................................ 135 Assigning Through Substitution: ....................................................... 135 Monitoring Assignments: .................................................................. 135

Capitulo 14 – EC-PCA - Actual Data .................................................... 136 Overall Value Flow in PCA: .............................................................. 136 Profit Center Derivation P & L: ......................................................... 136 Balance Sheet Itens in PCA: .............................................................. 137 Value Flow from Asset Management: ............................................... 137 Value Flow Accounts Receivable / Payable: ..................................... 137 Transfer from Controlling: ................................................................. 138 Distribution / Assessment: ................................................................. 138 Transfer of SKF: ................................................................................ 139 Creating Profit Center Documents: .................................................... 139

Capítulo 15 – Profit Center Planning ..................................................... 140 Planning in PCA: ............................................................................... 140 Plan Versions: .................................................................................... 140 Plan Integration in Profit Center Accounting: ................................... 140 Plan Data Transfer: ............................................................................ 141 Manual Planning - Planning Layouts: ................................................ 141 Define Planning Layouts: .................................................................. 141 Planning Profile: ................................................................................ 142 Copy Plan: ......................................................................................... 142 Plan Allocations: ................................................................................ 142

CAMINHOS DO MENU .......................................................................... 143 Caminhos do menu R3:.......................................................................... 143 Caminhos do menu IMG: ...................................................................... 146 Caminhos do PA: ................................................................................... 148

TELAS DO R/3 ......................................................................................... 150 IMG: ...................................................................................................... 150 Centro de Custo: .................................................................................... 151 Contas Contábeis: .................................................................................. 152 Grupo de Contas: ................................................................................... 153

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Parte I

CAPÍTULO 4 - SISTEMA R/3 Definições: - Professional users: usuário normal - Occasional user: usuário ocasional / eventual - Obs.: dependendo do usuário é possível determinar

as telas do R/3. (configurar o front end) Suporte ao R/3 - SapNet (antiga OSS): - Suporte Local (1º nível - São Paulo) - Suporte Regional (2º nível - USA) - Suporte AG ( 3º nível - Alemanha) - A SAP fornece suporte ao R/3 24/7 (24 horas, 7 dias

por semana), através de suporte localizado em locais estratégicos da terra.

- Dependendo do grau de prioridade a SAP encaminha o chamado para o suporte mais conveniente.

- Níveis de chamados: Very Hight / Hight / Medium / Low

- É possível pesquisar em um banco de notas os problemas semelhantes.

Parceiros SAP: - Hardware (HP,IBM,DELL,...) - Tecnologia (Microsoft) - Software (Ixos....) - Autorizadas de revenda e serviços ( Aspen, Plaut) - Desenvolvimento ????? - Rede (Cisco) - Consultoria (Price, Aspen, Pimentel, Deloyte, Origin...)

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Solução SAP: - Se adapta a qualquer país - Soluções especificas para determinadas atividades (

Industry solutions) - Existem 19 soluções pré-definidas.

- Farmacêutica - Automobilística - Bancos (Tax and Bank) - Química / Petroquímica (Gás and Oil) - Se adapta a qualquer tamanho de empresa - Sistema desenhado para o usuário - Capacidade de crescimento (scalability) - Evolução tecnológica contínua. - Tabelas: versão 4 = 15.000 – versão 4.6 = 18.000 EnjoySAP: - É o nome da interface gráfica - Fácil e grande interação com o usuário - Versão 4.6 possui aproximadamente 18.000 tabelas - Nas versões anteriores era necessário a navegação

por várias telas para a execução de um processo, enquanto na 4.6 o processo esta todo em uma tela.

- As telas podem ser customizadas de acordo com perfil do usuário que vai utilizá-la.

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CAPÍTULO 5 - BASIS Sistema R/3: - R = Realtime – 3 = 3Camadas - Utiliza tecnologia Cliente / Servidor - Banco de dados únicos - Possibilidade de vários applications (servidores) - Sistema Realtime de 3 Camadas

- 1ª camada - Apresentação ( FrontEnd/Sapgui) Presentation Instance

- 2ª camada - Servidores de aplicação (execução dos processos) Application Instance

- 3ª camada - Banco de dados (armazenamento de dados) Database Instance

- System Landscape: Conjunto de sistemas definidos (Ex. DEV, QAS, PRD)

- Scalability: Permite crescimento escalonado (acrescentam-se novos servidores)

- A existência das 3 camadas permite a escalabilidade do sistema.

- Dispatcher: (despachante) - responsável pela distribuição dos processos nos servidores de aplicação

- Work process: executa os processos nos servidores de aplicação

- DIA Dialog process - BGD Background process - UPD Updade process - SPO Spool process - ENQ Enqueue process - A existência de vários applications services possibilita

a distribuição de usuários ou processos para controle de performance.

- Central System: application and data base na mesma máquina

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- Central Instance: instancia principal (controla) dos applications.

Business Transactions: - Controla o acesso dos usuários (autorização) e

verifica a consistência dos dados - Gera comando SQL para leitura do banco de dados - Transfere, para o usuário as informações solicitadas

conforme dicionário de dados (garante consistência) - Apresentação em Tela - Dados e programas são guardados no DB - O dicionário ABAP (advance business application

programming) contem as definições dos campos, de modo a garantir toda a consistência de dados antes que os mesmos entrem no DB.

Business Objects: - Representam o objetos de negócios dentro do R/3

com suas tabelas e programas relacionados. - Divide-se em: - Attributes: características ou campos do objeto - Methods: programas - Os business objects são mantidos no BOR (business

object repository) BAPI: - BAPI´s: funções pré-definidas do R/3 para interface

de dados entre sistemas. - A BAPI oferece uma interface estável e standard para

a entrada de dados no sistema - A BAPI é o entry gate do R/3 para dados e processos - Funções: create, display and change os atributos

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- A BAPI é atribuída a um e somente um business object

Business Framework: - O software pode reagir rapidamente a novas

necessidades do negócio, de modo que pode mudar e melhorar sem prejudicar o fluxo do negócio

- Os componentes do negócio interagem na business framework via as BAPIs

- Através do business framework o SAP pode prover conexão aos processos de negocio no sistema e também as aplicações fisicamente separadas

- A arquitetura inclui a habilidade de mudar dinamicamente os processos de negocio, independentemente da mudança de versão

- Fácil integração com a Internet e Intranet e produtos de terceiros

Distributed Applications: - ALE: Application Link Enable - É o protocolo de comunicação entre os sistemas SAP

(Ex. BW X R/3 ou R/3 x R/3) - EDI: Eletronic Data Interchange - É o protocolo de comunicação entre os sistemas SAP

e outros sistemas (Ex. R/3 x Bancos) - As aplicações são integradas através de troca de

mensagens, e não via um banco de dados central - Idoc: Registro com padrão de formatação Mini Apps: - Can be used to represent a wide range of

information:

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- Small previews of full transactions - Small amount of input - Shared folders - Ad Hoc queries - Wizards and navegation accelerators - Interfaces of third party applications

- Formats: - Mini Apps - Midi Apps - Maxi Apps (full screen)

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CAPÍTULO 6 - SAP Services SAP´s Services e Support Organization: - Suporte Local:

- Treinamento - Consultoria

- Suporte Regional (EUA) - Service Center - Regional Support - Headquarters - Development - Support ASAP (Aceleration SAP - "as soon as possible"): - É uma metodologia de implementação dos sistemas

SAP - Utiliza-se de facilitadores, serviços e ferramentas - Ferramentas:

- Implementation Assistant - Q&A DB (question and answer) - Implementation guide (configuration) - Profile generation (gerador de perfis) - Transport system (requests)

- Serviços: - Consultoria - Treinamento - Revisão de projetos

- Facilitadores: - Asap project management (controle do projeto) - Asap change management (mudança de cultura,

resistências, impactos) - Risk analysis (barreiras para implementação) - Review

- Methodology (fases)

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1. Project preparation (preparação, definição de equipe, etc)

2. Business blueprint (detalhamento com usuários chaves)

3. Realization (configuração e testes) 4. Final preparation (carga de dados, treinamento

usuário final e testes) 5. Go live e support (implantação e

acompanhamento) IMG - Implemantation Guide: - Contém a documentação e controle da configuração

das tabelas. - O IMG é hierarquicamente estruturado - O IMG contém: documentação para cada atividade,

as atividades podem ser carregadas fora diretamente, funções de gerenciamento de projeto e documentação do projeto

- CATT (computer aided testing tool) - RRR (ready to run R/3) Remote Services: - SapNet: antiga OSS - Going Live: análise de performance antes de entrar

em produção - Earlywatch: análise de performance após entrada em

produção - Remote Consulting: consultoria remota para serviços

de curta duração Online service throught SAPNet: - Problem messages

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- Notes - Hot news - Online corrections - Service requests - SAP software change registration - Training details - Customer master data maintanance

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Capitulo 7 - Co-operative business Scenarios Áreas de negócio fora do R/3: CRM: Customer Relationship Management: - Interação entre: Market, Consumer, Customer - Midleware para integrar o sales force com R/3 APO: Advanced Planner & Optmizer: - Controle da cadeia de valores - Interfaces entre: LES (logistics execution system)-

APO – BW -> business framework - Global ATP (available to promise): ajusta o

fornecimento a demanda - Production Planning & Detailed scheduling: otimiza

os recursos e cria cronogramas de talhados de planta para planta

- Supply network Planning: ajusta compras, produção e transporte a demanda, balanceando a supply chain

- Demand Planning: identifica e analisa as flutuações na demanda, gerando planos precisos de fornecimento

- Supply chain cockpit: modela, monitora e gerencia a cadeia supply chain com interface gráfica, provendo uma visão geral de todos os processos

B2B: Business to Business Procurement: - Processos via WEB: Compra e venda de materiais - Acesso ao catalogo - Business procurement - Comunicação é feita via: EDI, ALE e Internet

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BW: Business Information Warehouse: - Informação Gerencial via carga de dados – OLAP - Modela as informações - Repositório meta data - Figuras de bench mark da empresa Knowledge Management: - Gerenciamento do conhecimento - A informação é guardada no file server: controle de

acesso, objetos = arquivos, conectado a Internet - Dois tipos de file server: Content e Cache

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Capitulo 8 - mySAP.com Diretivas principais de Internet no SAP: - Buy-side (SAP business to business procurement) - Sell-side (SAP online store) - Intranet/Self-Service (SAP employee self-service) - MySAP.com: Marketplace e Workplace Estratégia: - Velha economia: integração de processos no sistema - Nova economia: integração de processos entre

empresas Marketplace Portal: - Portal: compra e venda via Internet de produtos e

serviços - Acesso direto a Internet Workplace: - Logon único - Configura o ambiente de trabalho - Link os ambientes interno e externo - Acesso direto a Internet

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Capitulo 9 - Navigation Logging: - Tela de Troca de senha: somente digitar 2x a nova

senha - Línguas básicas: Inglês e alemão Elementos de Tela: - Command Field: Numero da transação - Menu bar: menu do windows - estático - Standard toolbar: mesmos ícones - Help e System

sempre aparecem - Options: controle de aparência e SAPGUI - Title bar: Titulo da transação - Application toolbar: menu variável em função da

aplicação - Input field: Campo de digitação - Radio button: Conjunto de opções que admite

somente uma resposta - Tab: Acesso as sub pastas - Checkboxes: Marcação de verdadeiro e falso - Pushbotton: execução da transação - Status bar: Mensagens sobre erros e alarmes Quantidade Máxima de Sessões: 6 Menu system e help sempre aparecem /n: - /n+transação: muda a sessão - /o+transação: abre nova sessão - /ex: logout de saída rápido

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3 Tipos de ajuda: - F1/F4 - Ícone ? (help) - Right click SAP online help: - application help - SAP library - Glossary - Release Notes - SAPNet User profile: - Ajuste do ambiente dentro do perfil - Parameter ID: campo>F1>Technical info

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Capitulo 10 – System wide concepts Business Scenarios: - Organizational unit: legal companies entities - Master data: clientes, materiais, fornecedores - Transaction: application programs - Document: um registro gerado pela transação - Report: programas que lêem os registros Enterprise Structure Terminology: - 1º nível de hierarquia é o "Client". - A company code gera balanço legal.. - Para cada CNPJ pode-se ter uma Company Code -

obrigatório. - Business Area tira-se balanço interno. - Controlling Area tira-se o balanço e relatórios

gerenciais - Níveis:

- Client: the client can be an enterprise group with several subsidiaries

- CoCd - Plant - Sales organization - Division - Storage locations

Master Data: - Temos 3 tipos de dados no R/3:

- Dados mestres (master data) - transações (transactions) - configurações ( customizing).

- Um dado mestre que comum para todas as empresas ele fica no "client".

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- A conta contábil é um dado mestre da "company code".

- Tipos de dados mestres: contas, clientes, centros de custo, etc.

- mesmo dado mestre pode ser usado por vários módulos, independente do módulo de origem.

From documents to analysis: - Você pode gerar relatórios diretamente das

transações "on-line" ou de outras fontes de dados sumarizados tais como Business Infomation Warehouse (BW), Executive Information System (EIS) ou de vários outros sistemas modulares de informação.

Reporting on Online transactions: - Os relatórios on-line no R/3 quando executados

frequentemente podem ter seus parâmetros de seleção gravados em uma variante e essa variante pode ser associada a um job.

Information System Structure: - Tipos de relatórios: standard (padrão), via information

system in the application (financials, logistics, human resourcers), via information system with separated data base (EIS, BW)

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Capitulo 12 – Overview of FI/CO Integration FI and CO: Standards versus Flexibility: - CO: interno, custo, avaliações diferentes, flexibilidade - FI: externo, normas, lei, standard Report Requirements: - FI:

- Condicionado à aspectos legais, a legislação. ( mais rígido)

- Para usuários externos - Standard

- CO:

- Gerenciamento do negócio. - Co para usuários internos. - Na Co temos mais opções de critérios sem estar

ligados aos aspectos legais. (mais flexível). - Gera-se relatórios para tomadas de decisões; - Comparar real com orçado.

The components of FI: - FI-Gl - General Ledger Accounting ( Livro de registro

geral) - FI-AR - Accounts receivable ( contas a receber) - FI-AP - Accounts Payable ( contas a pagar) - FI-LC - Legal consolidation ( consolidação legal) - FI-SL - Special Purpose Ledger (user defined) - FI-AA ou FI-AM - Asset Accounting ( Ativo Fixo) - FI-FM - Funds Managements ( Gestão de Fundos) - FI-TM - Travel Managements ( Gerenciamento de

viagens)

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TR – Treasury: - TR-CM: cash management - TR: cash budget management - TR-TM: treasury management – seguros, cambio, etc FI-Ledgers: - Ledger = Livro de registro - As informações mais detalhadas são obtidas através

dos razões auxiliares ( AP, AR, AA/AM, ...) e informações globais do GL.

The components of CO: - Cost and revenue element accounting - Overhead Cost Controlling ( Controle de custos

indiretos) - Cost Center Accounting ( contabilidade de centros

de custo) - Internal Orders ( Ordens Interna) - Activity-Based Costing ( Custo ABC) - Determinar responsabilidades, permite analisar e

identificar custos altos e se estão dentro do previsto no orçamento.

- Product Cost Controlling: - Product Cost Planning ( Planejamento de custo de

produção) - Cost Object Controlling - Actual Costing / material Ledger - Determinar quais os custos de manufatura de um

produto. - Profitability Management:

- Profitability Analysis - ( Analise de rentabilidade)

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- Profit Center Accounting ( contabilidade de centros de lucro)

- Pós implementação e permite fazer analise de mercado e vendas.

Cost Center Accounting: - componente da contabilidade de centro de custo

localiza onde ocorreu os custos em uma organização. - centro de custo é uma unidade organizacional na

"controlling area". - Antes da criação dos centros de custo deve ser criada

a hierarquia standard . - A hierarquia standard é composta de grupos de

centros de custo e centros de custo. Internal Order: - São coletores de custos que permitem uma melhor

visualização e especifica de um determinado evento ( p.ex.: feira de automóvel)

- Ordens internas podem ser usadas para vários propósitos:

- Ordens de custos indiretos - usada para monitorar custos incorridos em um determinado evento.

- Ordens de investimentos: Usada para monitorar custos incorridos na criação de um ativo fixo.

- Ordens de provisão: Usada p/ compensar lançamentos de custos de provisão para centros de custo.

- Ordens com receita. Componentes de Controlling (CO) e do "Enterprise Controlling (EC) são:

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Overhead Cost Controlling:

"Cost center Accounting" aponta onde ocorrem os custos em uma organização. É uma unidade organizacional dentro da área de contabilidade de custos.

"Internal Order" é uma coletor de custos também podendo receber receitas. Podendo ser utilizada para planejamento, monitoramento e alocação de custos.

Ex.: coletar custos de uma feira de marketing.

"Activity based costing é um componente que associa custos a processos de negócio, independente da unidade organizacional que gerou estes custos.

"Cost & element and revenue accounting" é a parte do overhead cost controlling que prove a estrutura para associar os dados de CO através da classificação dos "line items" de acordo com a natureza de cada uma.

Product Cost Controlling:

"Product Cost Planning" é a ferramenta usada para criar custos estimados para produção de materiais ou serviços.

No "Cost Object Controlling" os custos incorridos na produção de um produto ou serviço são coletados em um objeto de custo ( ex., ordem de produção, ordem de vendas, etc). Também prove ferramenta para o calculo do WIP ( work in process), custo de refugo e performance no período.

Actual Cost/Material Ledger calcula o custo real para cadastrar material (produto acabado ou em processo) no final do período.

21

Profitability Management:

"Profitability analysis" permite que se analise lucros e margens de contribuição por segmento de mercado da sua empresa. O objetivo é dar suporte a vendas, gerenciamento de produção e para um planejamento corporativo e tomadas de decisões usando uma visão externa através de uma perspectiva de mercado.

"Profit Center Accounting" permite analisar perdas e lucros internamente.

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Capitulo 13 - Information System Ferramentas para tirar relatórios: - Report Painter/Writer Reporting:

- 2 ou mais dimensões - possibilidade de criar os próprios relatórios com o

controle de acesso ao criador - possibilidade de uso de classes de custo primarias

e secundarias - Drilldown Reporting:

- Utilizado no CO-PA (analises estatísticas) - Datawarehouse

- Reporting based on ABAP List Viewer (ALV):

- Relatórios feitos por programação ABAP Os relatórios estão inclusos nos seus respectivos módulos, como por exemplo: - KOC2 para ordem interna - KSBB para cost center - KE3Y para PA Tipos de relatórios: - Sintéticos: totalizadores através de tabelas com

Totals records - Analíticos: detalhados a nível de item através de

tabelas com Line items - Existem casos que temos os dois casos User settings: - Cada usuário pode definir os valores default para

seus relatórios:

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- Ex.: basic data (controlling area, cost center, etc), settings for extract management, planning timeframe, reporting timeframe, report currency, etc

- A mudança de parâmetros do usuários somente é válida a partir do próximo logon.

3 níveis de drilldown: - 1: drilldown (básico) e SAPmail - 2: drilldown (resto), gráficos e excel - 3: todas as funções Extract - Imagem: - Extração de relatórios por meio de imagem prove a

facilidade de acessar o dado de maneira mais rápida e gerar os relatórios necessários. A extração de dados pode ser vista de maneira geral, onde os dados podem ser impressos via excel por exemplo.

Utilização do report painter: - definição de relatórios: CO-OM, CO-PC, EC-PCA - definição e planejamento de layouts: CO-OM, CO-PA,

EC-PCA - definição das formas de drilldownn: CO-PC, CO-PA,

EC-PCA

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CAPÍTULO 14 - FI Case Company Organization

Organizational Structures: - FI:

- Company code - Group company - Business area

- CO: - Controlling area - Operation concern

Company Code: - (CoCd): estrutura obrigatória que representa empresa

do ponto de vista fiscal ou "balanço fiscal'. - A company code is a independent accounting entity

(the smallest organizational unit for which a complete self-contained set of accounts can be drawn up). Na example is a company within a corporate group.

Group Company: - estrutura para consolidação de balanços financeiros.

Não é obrigatória. - A group company is the legal unit of consolidation to

which company codes are assigned. Business area (BA): - área de negócios. Gera balanço financeiro de uma

nova estrutura dentro da empresa ou grupo de empresas. N BA podem estar ligadas a N empresas

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(esta ligação é apenas teórica). Somente interessante para empresas que podem ser desmembradas.

Controlling Area: - estrutura organizacional da contabilidade de custos.

Uma controlling area pode ter uma ou mais company codes atribuídas, mas cada company code esta ligada a apenas uma controlling area.

- Each controlling area can have one or more company codes assigned to it

- Each company code belongs to one controlling area only

Organizational Structures – Summary: - Operation concern: representação da área de

resultados para profitability analysis. (somente com PA)

- As controlling areas estão ligadas ao cubo da Operating Concern (PA)

Observações: - quando existir mais de uma empresa ligada a uma

controlling area, estas devem ser ligadas ao mesmo plano de contas (chart of accounts) e o mesmo ano fiscal (fiscal year).

- Cada controlling area pode ter uma ou mais empresas ligadas. Cada uma das CoCd pode ter uma moeda distinta, inclusive da controlling area.

- Cada empresa pode estar ligada a apenas uma controlling area.

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Organizational Units: 1. Operating Concern: focada na análise do cubo PA 2. Controlling Area: focada nas contas internas 3. Company Code: focada nas contas externas 4. Purchasing organization: responsável pelos

processos de compras, pode estar ligada a uma ou mais company codes (foco em MM)

5. Plant: representa o chão de fábrica, focada em gestão de materiais, componentes e planejamento de produção. São ligadas à 1 company code.

6. Sales Organization: organização de vendas, é a estrutura de vendas e distribuição da empresa, ligadas a apenas uma company code.

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Capitulo 15 – FI Customizing Creating a CoCd: - Para se criar uma Company Code, usa-se a função

cópia de uma CoCd já existente, com os seguintes dados: - Definição da Company Code ( nome, cidade, país,

moeda, linguagem, endereço) - Global Parameters ( Plano de contas, Fiscal Year,

Company Code defaults) - Customizing Tables ( aprox. 315 tabelas) - General ledger account ( if desired) - Account determination ( contas de assinalamento

automático) Country templates: - Já existem alguns templates prontos para alguns

países. The fiscal year: - Ano Fiscal pode ser definido como:

- Year-independent: número fixo de períodos - Pode ser calendar year que coincide com o

calendário corrente. - Ou pode ser "non-calendar year" não coincide

com o calendário corrente - Year-dependent: períodos diferentes

- Começa e termina em períodos diferentes de outros anos fiscais ou se um ano fiscal usar um número diferente de períodos.

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Currency and exchange rate types: - Toda moeda a ser usada tem que ser identificada por

uma "currency code". - Temos 4 tipos mais comuns de tipos de taxas de

câmbio: - M - Average rate - B - Banking bying rate - S - Banking selling rate - EURO - tipo de câmbio fixo para países da

comunidade Europeia. - Temos 3 ferramentas p/ dar manutenção nas taxas de

câmbio: - Inversion - Base currency - Exchange rate spread

- A validade de uma taxa de câmbio termina assim que uma nova taxa de câmbio seja cadastrada.

EURO: - É a moeda base dos países da Comunidade

Europeia. Temos regras especiais p/ transformação: - "no inversion calculations" - "no cross rates" - seis dígitos

- Conversão: franco francês -> EURO -> Marco alemão Design of exchange rate in different quotations: - Tipos de prefixos: “” (branco) para taxa direta, “/” para

taxas indiretas - Cenário 1: no caso de muitas diretas e poucas diretas

– entrar diretamente a cotação sem prefixo

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- Cenário 2: no caso em usa as duas – definir um prefixo diferente de branco para cada uma, por ex. * para direta e / para indireta

- Cenário 3: no caso de indireta – configurar * para direta e branco para indireta

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Chart of Accounts: - Plano de contas tem 1 a 10 dígitos - O plano de contas aponta para o plano de grupo - Não é customizado, é dado mestre. - Os três passos para criar e usar um plano de contas

são: - Definir o plano de contas - Definir as propriedades do plano de contas - Associar o plano de contas a várias CoCd's.

- número de grupo de conta tem que ser cadastrado na conta G/L quando existe grupo de CoCd com planos de contas diferentes. Este número de grupo de conta é usado para consolidação de empresas que usam diferentes planos de contas.

- Antes de criar uma conta no segmento CoCd deve-se criar no seg. Plano de contas. Ai então pode-se criar dados específicos válidos somente p/ esta CoCd.( moeda, imposto...)

- Uma CoCd só tem um plano de contas

CoCd

1.000

Country

Alternate

GKR

Group chart

of accounts

CONS

Operacional

INT

>>> 1 para 1

- - - - >

- - - - - >

1 para 1

n para 1

1 para 1

|

31

Accounts and cost elements: - FI -> primary costs -> CO - CO cria secondary costs - You MUST create the primary cost elements in FI as

G/L accounts before you can create them in CO

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Capitulo 16 - Create Accounts Chart of Accounts Segment: - As informações por conta é chamado de chart of

account-segment - Contem as seguintes informações por segmento de

conta: - No. da conta - Nome da conta - Campos de controle - Campos de consolidação

Fields in the chart of Account segment: - A informação é única - O seguimento pode ser único e pode ser utilizado por

diversas CoCd - Esta informação controla a entrada dos documentos e

gerencia os dados da conta Fields in the Company Codes Segment: - Detalhe das contas, tais como:

- moeda - taxa - conta de reconciliação - Sort key (índice que ajuda o controle da

contabilidade) Balance Sheet and P+L Statement Accounts: - Procedimento final do exercício:

- Contas de balanço transferem o saldo

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- Contas de resultado é lançado em conta de resultado (automático em conta definida em tabela)

Account Groups: - Controla: a faixa de numeração das contas (pode ter

duplicidade de faixas, mas para alguns grupos, tipo cliente e fornecedores não aceita)

- Controla o status dos campos do master record (conta contábil) no segmento da CoCd

- Tem 2 segmentos: CoCd e Chart of Account - R3 pre-define os grupos de contas Field Status: - Propriedades em ordem hierárquica:

- Suppress - display - requiry entry - optional entry

Master data field status (G/L): - Campo tem os seguintes controles:

- Transaction dependent field status: create/change/display

- Account group dependent field status - Priority: suppress>display>requiry

entry>optional entry

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Reconciliation Accounts: - Não aceita lançamento manual direto - Conta do general ledger que possui sub ledger (razão

auxiliar), como ex. clientes e fornecedores - Os lançamentos são efetuados nas contas do sub

ledger e automaticamente para a conta de reconcialiação

- A conta de reconcialiação é definida no segmento do CoCd do master record da conta contábil

- It is not possible to post to reconciliation accounts directly

Line Item Display: - É um campo de controle do segmento da CoCd para

uma conta - Caso o campo não seja marcado, numa analise de

um documento somente aparece o header e não os itens

Open item management: - Campo de controle para especificar itens em aberto:

compensação de cheques contra o extrato bancário - Representa muita carga para o banco de dados,

podendo travar. - Deve ser usado para:

- Banco - Recebimento e pedidos de mercadorias - Salário

Account in local Currency: - Podemos ter as moedas diferentes: transação, CoCd

e da conta

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Only balances in local currency: - Somente transações para valores transferidos para a

moeda local são gerenciados - Deve ser utilizado para contas abertas das quais se

deseja baixar itens simplificando o balanço zerado de valores na moeda local. Deste modo não haverá diferença nos lançamentos causados por diferentes taxas de cambio.

Account in foreign currency: - Contas em moeda estrangeira somente podem ser

lançados na sua moeda estrangeira Parallel Accounting Methods: - Para muitas empresas existe a necessidade de emitir

os resultados financeiros baseados em normas, tais como: IAS e US-GAAP

- Razão: Ter acesso a mercados estrangeiros - No R/3:

- métodos diferentes de avaliação com lançamentos em diferentes contas

- utilizar as contas em várias versões do plano de contas

Métodos para criar contas contábeis: - Manual – 2 etapas:

- 1. Segmento do plano de contas 2. Segmento da CoCd

- criação simultânea dos 2 segmentos - Copiando:

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- Copiando uma conta individualmente referenciando uma outra contra

- Copiando todo o segmento de CoCd para outra CoCd

- Copiando o plano de contas para outro - Data Transfer: arquivos externos: upload do plano de

contas externo ao sistema Collective Processing: - Alteração coletiva do plano de contas da CoCd e da

descrição - Limitação de campos na mudança - Informações que podem ser alteradas coletivamente

no master record: - Plano e contas - CoCd - Descrição

View of the customer/vendor account: - Tem 2 segmentos:

- O segmento de dados gerais que pode ser acessado por toda organização: client level

- O segmento para cada CoCd, onde tem os dados específicos de cada cliente ou fornecedor, gerando uma conta

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Customer/Vendor account: - General data at client level - CoCd segment - Sales area segment / Purchasing organization

segment AP/AR Account Groups: - Controla:

- Faixa de numeração das contas - O status dos campos no master record - Se a conta é one time (eventual, não sendo

cadastrado) vendor/customer - Number range:

- Contas contábil: may overlap - Customer/vendor (AR/AP): may not overlap

Master data field status (AR/AP): - Campo tem os seguintes controles:

Client Level

Customer

Vendor

CoCd CoCd

- Sales Area 1

- Purchasing

Organization 1

- Sales Area 2

- Purchasing

Organization 2

- Sales Area 3

- Purchasing

Organization 3

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- Transaction dependent field status: create/change/display

- Account group dependent field status - CoCd dependend field status

- Priority: suppress>display>requiry entry>optional entry

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Capitulo 17 – Daily Processing

Document Types: - Classifica os documentos - Controla o header e é usado para diferenciar as

transações dos lançamentos - Controle principal para os tipos de documentos:

- Number range - Tipos de ContaS (conta GL, cliente, fornecedor,

ativo, material) - field status dos campos "text" e "reference

Number" - se a fatura é lançada com valor liquido

- Definido a nível de client e valido para todas CoCd Important Standard document types: - DR: customer invoices - DG: customer credit memos - DZ: customer payments - SA: g/l accounting postings - KR: vendor invoices - KG: vendor credit memos - KZ: vendor payments - KN: vendor net invoices and credit memos - AB: general documents Document Number ranges: - Define o intervalo de numeração que será utilizado

pelos documentos - Não existe sobreposição (overlap) - Dependente de CoCd e Fiscal Year

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- Pode ser definido com numeração interna (automática) ou numeração externa (manual).

- Um number range pode ser assinalado para um ou mais document types.

Function of the posting keys: - Definida a nível de client - Utilizada a nível de item de documento - Controla:

- Se o item é debito ou credito (D/C) - Tipo de Conta que o item pode ser lançado - O field status do line item

Document field status: - Controle:

- Posting key dependent field status - Account dependent field status - Priority: suppress, required entry, optional entry

- A combinação entre o field status "suppress" e "required entry" causa erro

Field status groups: - São associados diretamente ao master record da

conta - Campo que agrupa regras de como um determinado

campo é conduzido durante o seu input - Ligado ao field status variant -> CoCd - Se o documento é lançado para uma conta de sub-

ledger o sistema leva em consideração o field status group da conta de reconciliação

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Standard posting keys: - SAP recomenda que se use as standard do sistema Posting periods: - Definidas na variant do fiscal year - Normalmente somente o período corrente esta aberto

e os outros fechados - Durante o processo de fechamento alguns períodos

especiais podem ser abertos - No período de fechamento podem ser abertos dois

períodos ao mesmo tempo The posting period variant: - Varias CoCd podem ser utilizar a mesma posting

period variant Maximum Amounts: - O valor máximo é definido por CoCd nos grupos de

tolerância - Tipos de grupos de tolerância:

- valor total por documento - valor por item cliente/fornecedor - desconto percentual

Basic FI Posting: - Numa mesma transação pode-se lançar documentos

de: - GL - AR - AP

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- Credit memos System and account defaults: - São campos ou procedimentos padrões do R/3 no

lançamento de documentos - System defaults:

- posting date - document principle

- Account defaults: - document type and posting key - debit/credit posting key definitions - fiscal year proposal - value date proposal - maximum exchange rate deviation

Changing Documents: - Alteração de documentos pode ser feita a nível de

header e line item - Alguns campos não podem ser mudados: amount e

posting key - Campos que podem ser mudados: text e allocation - Sistema rastreia todas as mudanças Standard Reversal Postings, Negative Postings: - existe 2 formas de reverter um documento contábil:

- standard reverse posting (normal) - reverse with a negative posting – 2 condições:

- CoCd deve permitir lançamentos de valores negativos

- The reversal’s reason code must be specified for negative postings

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- Documentos com itens compensados (baixados) não podem ser revertidos

- A razão de reversão do documento deve ser entrada no sistema

- A permissão de valor negativo deve ser assinalada na CoCd

Three stage verification: - Procedimento standard para lançamento das

procurement transactions (purchasing) - 3 etapas de verificação:

- creating a purchase order (no documents generated in FI )

- goods receipt ( generated document in FI ) - invoice receipt (generated document in FI )

- As 2 ultimas etapas podem ser completadas na reverse order

Sales process: - Sales (criação da ordem de venda) não gera

documento em FI - Shipping ( Saída de mercadorias) gera documento de

FI Material X COGS - Billing (fatura) gera documento de FI AR X

Receitas

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Capitulo 18 – Cost Center Accounting Cost center Accounting: - Master data - Event basing postings - Periodic allocations - Planning - Variance Analysis Relação Control Area x CoCd

1:1 => CA=CoCd 1:N => CA é CROSS CoCd

Moeda UNI UNI $ Pl.Contas INT INT INT FYVariant K2 K2 K2 Para controlar o centro e custo com uma moeda diferente, utilizar 1:N com N=1.

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Capítulo 19 – Master Data Transaction Data: - Master Data - Cost Elements

- Cost Centers - Activity Types - Statistical - Key Figures

- Transaction Data: - Line Itens - Total Records

- Master Data: permanecem fixo no sistema ao longo do tempo.

- Transaction Data: são assinalados para os master data.

Chart of Accounts: - A relação entre FI e CO acontece na representação

das contas de resultado, como elementos de custos primários em CO. (Cost elements and Revenue Elements).

- Os elementos secundários estão representados apenas em CO.

- Elemento primário ligado a FI, o secundário não - Na versão 4.6 pode ser configurada a passagem

automática de FI para CO Cost Elements: - Secundary Cost Elements: identificam custos internos

de CO (ex. rateio, liquidação, etc.) - Primary Cost Elements: identificam custos/receitas

geradas em FI.

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- Obs.: qdo vc cria um elemento de custos, deve atribuir a este uma categoria de elemento de custos.

Hierarquia Standard de Cost Center: - Para se criar um elemento de custos primário, deve

existir a conta contábil correspondente. - A hierarquia standard deve ser criada anteriormente

(pré requisito) dos centros de custos. - É possível determinar a hierarquia standard,

agrupando-se os centros de custos afins. Cada um dos nós desta hierarquia corresponderá a um grupo de centros de custos.

- Na versão 4.6 é possível o processamento coletivo de centros de custos, para efetuar alterações. (Ex. alterar o responsável pelo centro de custos).

Activity Types: - Utilizado para qualificar (classificar) os custos

primários, e serve como um tracing para a locação dos custos

- O planejamento da atividade gera um vínculo entre a atividade e o centro de custos.

- O centro de custos pode ter mais de uma atividade. - A atividade esta sempre ligada a n centros de custos. - Para cada atividade deve estar atribuído um elemento

de custos secundário. - O custo absorvido pela atividade, corresponde ao seu

preço. - A alocação de atividades precisa de: tipo de atividade,

preço da atividade e centro de custos. - Regras básicas:

- Uma atividade nunca está só (sempre pendurada a 1 ou mais CC)

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- Uma atividade tem que ser planejada para o CC - Gera o vinculo no planejamento - Gera a forma de calculo (tarifa)

Statistical Key Figures: - São utilizadas para acompanhar transações

periódicas como distribuições ou rateios. - Podem ser fixas (fixed value) para determinar valor

médio (average) ou total (total value) para determinar a somatória dos registros.

- Pode utilizar figuras estatísticas como: - Critério de rateio - Critério de performance

Time-Dependent Master Data: - Pode-se armazenar master data (centro de custos,

atividades, elementos de custos) com dependência de data, possibilitando, por exemplo, gerar relatórios com esta classificação.

- Alguns campos são definidos como time-dependents pela SAP e só podem ser alterados considerando o ano fiscal (se já existe registro no ano fiscal, a alteração só poderá ser feita no próximo exercício).

- A hierarquia standard não depende de tempo, as alterações refletem no histórico das informações.

- Para aumentar a validade de um master data, é preciso ´criá-lo' novamente a partir da data final de validade do já existente.

Master Data Groups: - Utilizados para sumarizar os vários tipos de master

datas (cost center, actyvities..)

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- Você pode usar o grupo para processar vários master data ao mesmo tempo.

- A hierarquia standard de centros de custos é também um 'master data groups'. Todos os centros de custos devem estar ligados à hierarquia standard.

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Capítulo 20 – Event-Based postings

Em CO , o document number assignment permite que se defina intervalos de numeração p/ documentos gerados em CO de acordo com o tipo da transação: planejamento, dados reais, lançamentos estatísticos...

Em todas as aplicações do R/3 são geradas numerações.

EVENT-BASED POSTINGS: INTEGRATION:

É possível entrar custos primários também de FI ex.: fatura de Contas a Pagar. ou podem ser geradas de outras aplicações. O lançamento em MM e FI gera documento em CO. Porém lançamento em CO não gera documento em FI.

ACCOUNT ASSIGNMENT LOGIC - POSTING TO COST CENTER:

Na derivação automática de lançamento temos as seguintes situações:

FI -- documento original

CENTRO DE CUSTO - cópia (lançamento real)

CENTRO DE LUCRO -- re-cópia (lançamento estatístico)

OBS.; A diferença entre lançamento real e estatístico é a seguinte:

REAL - Pode ser re-alocado

ESTATÍSTICO - Não pode ser re-alocado.

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ACCOUNT ASSIGNMENT LOGIC - POSTING TO COST CENTER AND ORDER:

A ORDEM É QUEM VAI DETERMINAR QUEM VAI RECEBER O LANÇAMENTO REAL OU O ESTATÍSTICO. SE ELA FOR CADASTRADA COMO ORDEM REAL O CENTRO DE CUSTO É ESTATÍSTICO E VICE VERSA.

No centro de Lucro: ESTATISTICO

No Profitability segment: REAL. Obs: Account Assignment:

FI CO

Derivation Posting

True - Real Statistical

ORIGINAL COPY COPY 2ND COPY

COST CENTER

X COST CENTER PROFIT CENTER

ORDER COST

CENTER

X ORDER COST CENTER PROFIT CENTER

ORDER COST

CENTER

X COST CENTER ORDER PROFIT CENTER

REVENUE X PROFITABILITY SEGMENT

COST CENTER PROFIT CENTER

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ACCOUNT ASSIGNMENT LOGIC - REVENUE POSTINGS:

Receitas somente podem ser lançadas como lançamentos reais para um segmento de profitability, ordens de vendas, projetos de vendas ou uma ordem real que pode ter receitas.

Receitas lançadas para Profit Centers são estatísticas, o mesmo para lançamento de custos.

DEFAULT ACCOUNT ASSIGNMENTS AND AUTOMATIC ACCOUNT ASSIGNMENTS:

"Default account assignment" é definido no dado mestre do "Cost Element" em CO.

Pode-se definir um Centro de custo ou uma ordem como default. Quando do lançamento em FI, nestes campos aparecerá o centro de custo ou ordem assinalado.

"Automatic Account Assignments" é definido no IMG. Você pode entrar com assinalamento automático em diferentes níveis: - Controlling Area, conta e company code - Controlling Area, conta, company code, business

area e/ou "valution area" - Profit Center

assinalamento automático tem prioridade sobre o default.

VALIDATION:

São customizações de condições que são verificadas quando é realizado um lançamento. Dependendo da verificação dessas condições o sistema pode gerar mensagens: I-Information, W-Warning, E-Error , C-cancelation.

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Validação tem precedência sobre a substituição SUBSTITUTION:

A entrada de um elemento pode vir a substituir o conteúdo de algum campo ou objeto conforme definido na parametrização.

Se for definido uma substituição que contradiz uma condição de validação o sistema informa e mostra uma mensagem. Pode-se dizer que a validação tem prioridade sobre a substituição ou que a substituição está errada.

AUTOMATIC COMMITMENT:

Commitments são obrigações de pagamentos que ainda não foram lançadas em contas contábeis., mas um lançamento futuro para custos reais. O commitments são incorridos nas funções de compra no MM.

Ao abrir uma requisição de compra em MM, gera automaticamente um commitment em CO.

Ele é desfeito a partir do recebimento físico da mercadoria.

REPOSTING COST AND REVENUES MANUALLY:

É o realocação de custos primários de um centro de custo para outro( para lançamento direto em centro de custos).

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REPOSTING LINE ITEMS:

Tem a mesma funcionalidade do Reposting Cost and Revenues manually, com a diferença que se assinala no documento de CO o documento original em FI.

REPOSTING DIRECT ACTIVITY ALLOCATION:

É igual a alocação MANUAL de custos através de atividades.

Você precisa especificar: O centro emissor, qual o tipo de atividade, a quantidade e qual o receptor (ordem, centro de custo, projeto, process).

Para alocar uma atividade é necessário definir que centro de custo fornece estas atividades através do planejamento da atividade.

ALOCAÇÃO INDIRETA:

É automática. ex. ciclos de rateio

DIRETA => MANUAL

INDIRETA => AUTOMATICA

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CAPÍTULO 21 - Periodic Allocations Accrued costs (Provisão): - Não tem despesas correspondentes em FI, serve

apenas para propósitos de contabilidade de custos. Para cadastrar este tipo de custos são usados 3 métodos no R/3:

- Percentage method - baseado no percentual excedente ( percentage overhead ), relacionado ao el. de custo

- Plan ( Actual Method ) - Target ( Actual Method )

- É necessário definir o accrual object ( C. Custo ou Ordem ) para o lançamento de contra-partida.

Statistical Key Figures: - A figura estatística está ligada ao objeto de custo. - Pode ser utilizada para alocações periódicas e

criação de relatórios. - Fator importante para statistical key figures = modo

de criação - Valores Fixos (01) - Válido para todos os períodos do

ano fiscal - Valores Totais (02) - Válido apenas para o período

corrente - Também pode ser informada para um tipo de

atividade em um centro de custo. Periodic Reposting = Posting aid: - É usado como uma ferramenta auxiliar de lançamento

= posting aid

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- Primary Postings são coletados em um objeto de alocação ( C.Custo, Order, ABC, WBS, Cost Object ).

- Receptores ( Receivers ) - Os mesmos anteriores com exceção do ABC.

- Somente podem ser lançados custos primários e durante o processo o elemento de custo é mantido. You can only repost primary costs. During this process, the original cost element remains the same.

- As linhas ( line items ) são lançadas tanto para emissor quanto para receptor permitindo a alocação exata dos custos.

- Podem ser revertidos e reprocessados a qualquer momento.

Distribution: - São criados para transferir custos primários de um

centro de custo emissor para um objeto de controle receptor.

- Somente centros de custo, ou processos de negócio podem ser usados como emissores

- Tipos de receptores ( distribuiton receivers ): WBS, Internal Order, Cost object, Business Process.

- Lançamentos primários são coletados em um centro de custo e alocados ao final do período.

- Só podem ser distribuídos custos primários. Os elementos de custo originais permanecem os mesmos durante o processo.

- As linhas ( line items ) são lançadas tanto para emissor quanto para receptor permitindo a alocação exata dos custos.

- Podem ser revertidos a qualquer momento.

56

Comparação : Distribution x Periodic Reposting: - Diferenças:

- Conteúdo - Performance

- Detalhamento da Informação (linha de crédito no centro de custo emissor)

COMPARATION DISTRIBUTION PERIODIC REPOSTING

CREDIT CLEAN UNCLEAN

DEBIT CLEAN CLEAN

Assessment ( Rateio ): - Criado para transferir custos primários e secundários

de um centro de custo emissor para um objeto de controle receptor.

- Tipos de receptores: C.Custo, Order, ABC, WBS, Cost Object ou B. Process

- Elementos de custo originais são sumarizados em elementos de custo de rateio (assessment cost elements, que são elementos secundários - categoria 42)

- Sistema gera menos registros >>> melhor performance que distribuiton e periodic reposting.

- Reversão pode ser processada a qualquer momento.

CC1 CATEGORIAS

PRIMARIO SECUNDARIO

RATEIO CC2 1 PRIMARIO

CC3 42 RATEIO

CC4 43 ATIVIDADE

Categorias de Elementos de Custo: - El. Primário = 01, - El. Secundário = 42, - Atividade = 43.

57

Assessment: Allocation Structure: - É possível sumarizar um elemento ou intervalo de

elementos de custos entre diferentes 'assessements elements costs'.

- Após 4.5 pode-se definir um assessment cost element para cada segmento do ciclo, ou uma structure allocations.

- Na alocação da estrutura pode-se definir que cost elements são alocados sobre quais elementos de rateio.

- A Allocation Structure, possibilita o rateio de custos por vários elementos de custos secundários, em um mesmo segmento do ciclo de rateio.

Allocaton structure

cc 1

1

cc 2

cc 1

2

cc 2

Método de segmento de ciclo: - Cada ciclo pode ter apenas um tipo de alocação; - As regras de alocação são definidas nos segmentos,

pode-se definir regras distintas para um mesmo ciclo. - Segmentos são alocações que partilham das mesmas

regras.

58

- O ciclo de rateio precisa de um elemento de custos de custos de rateio.

- Pode-se visualizar as relações entre 'senders' e 'receivers' no sistema com as questões: - Quais objetos de origem dos custos? - Quais os objetos de destino dos ciclos? - Quais custos deverão ser alocados? - Como são distribuídos os custos entre os

receptores? - >> As questões são respondidas a partir das regras

estabelecidas em cada um dos segmentos do ciclo. CYCLES HEADER: - O ciclo é criado a partir de um 'header' onde fica

definido a qual tipo de alocação ele se destina (reposting, distribuition, assessment).

- Os ciclos são compostos de segmentos, que podem ter regras distintas.

- Para os ciclos são definidas datas de validade, podendo ter em datas distintas, regras diferenciadas.

- O overview do segmento, possibilita a visualização de quais segmentos estão ligados ao ciclo.

Regras de "Sender and Receiver": - Pode-se combinar emissores e receptores através de

regras. - Os emissores podem ser postados por valor fixo,

percentuais, valores variáveis. - Pode-se fixar percentuais iguais o inferiores a 100%

para distribuição dos custos. - Nos receptores pode-se guardar valores fixos,

porcentagens fixas, partes fixas e partes variáveis como regras.

59

- O 'tracing factor' para partes variáveis identifica a base de alocação para cada centro de custos destino.

Alocação de Atividade Indireta: - A alocação indireta de atividade associa

automaticamente quantidades planejadas e reais. - Na alocação direta o lançamento é feito

manualmente, enquanto na alocação indireta é feito de forma automática (via rateio por exemplo).

- A alocação indireta pode ser feita através de ciclos e segmentos de alocação tanto para dados reais como para dados planejados.

- O centro de custos pode ser o emissor de atividades indiretas, enquanto os receptores podem ser: centro de custos, ordens internas, WBS, objeto de custos e processo de negócios.

- Dependendo da categoria da atividade pode-se escolher entre emissão manual ou via regras (automática).

ACTIVITY TYPE CATEGORY

ENTRY ALLOC

1 M M

2 I I

3 M I

4 M NO ALLOC.

Categorias de atividades: - 1 - entrada manual, alocação manual - 2 - determinação indireta, alocação indireta

60

- 3 - entrada manual, alocação indireta - 4 - entrada manual, sem alocação - O elemento de custos secundário para atividades

deve ser da categoria 43. - As atividades podem ou não ser repassadas para o

emissor. Processando mais de um Ciclo: - A repartição de ciclos pode gerar economia de tempo

de processamento. - Os ciclos podem ser dependentes ou independentes,

no caso de dependência deve seguir uma ordem sequencial de processamento, caso contrário pode-se executá-los paralelamente.

- Condição para execução em paralelo: "Ciclos com mesmo tipo de alocação."

Iteração no Ciclo: - Sem iteração o ciclo é processado na seqüência dos

segmentos, não sendo distribuídos os valores recebidos de outros emissores.

- A iteração define que os centros de custos podem ser emissores e receptores de valores, sendo processados até que os custos sejam alocados aos centros que são apenas receptores.

- A iteração só pode ser definida entre segmentos e não entre ciclos.

- Reversão: - Todo ciclo pode ser revertido (estornado) e

reprocessado quando for necessário. - A reversão não pode ser feita em modo teste.

61

Alocação Manual de Custos: - Pode-se alocar custos primários e secundários. - Pode-se alocar apenas custos reais. - A alocação pode ser feita com todas as categorias de

custos com exceção da 43 (atividades) - A alocação é feita considerando período e ano fiscal. - A alocação é feita via uma função (fórmula, critério,

etc.) diferente de um processo manual - O template é uma dinâmica de ferramenta que usa

fórmula 'boolean' (verdadeira/falsa) como lógica para calcular a estrutura da tabela (linhas e colunas).

Allocation structure: - Cria-se regras para 'repartir' o rateio em 2 ou mais

elementos de custos.

62

Capitulo 22 - Planning Versions in Controlling: - A versão se aplica a toda área de Controlling e

assegura que os seus dados permaneçam consistentes se você usar a versão em diferentes aplicações.

- As versões são usadas para planejamento. - Quando da abertura da controlling area,

automaticamente o sistema cria a versão zero, válida por 5 anos.

- Você pode também criar versões alternativas, ex. versões para cenários positivos ou negativos.

- Quando se refere a lançamentos reais o sistema sempre usará a versão 0 (zero)

Copy Plant data and Actual data: - Pode-se usar a ferramenta de Copy Planning para

copiar partes ou o todo de um planejamento para outro, de um ano fiscal para outro ou no mesmo ano fiscal usando versões alternativas.

- A ferramenta Copy Actual to Plan, permite copiar os dados reais de um período anterior para o planejamento de um novo período.

- É possível copiar o planejamento de um ano para outro e dentro do mesmo ano de uma versão para outra.

Accrual Calculations: - Existem dois métodos para estes cálculos:

- Porcentagem e "target"= Actual method

63

- São necessários 3 elementos para o Accrual Calculation: - Base (cost elements) - Overhead (% a ser aplicado) - Crédito ( contrapartida)

- Quando usado o procedimento de cálculo de provisão devemos (MUST) nos assegurar que os custos estão atualizados em FI, isto se desejarmos exibir estes lançamentos de provisão também em FI.

Accrual Calculation: Percentage Method:

método de porcentagem é usado para determinar custos de provisão tendo como base o custo planejado no elemento de custo ou grupo, determinando uma porcentagem a ser aplicada em cima destes valores.

No cálculo de accrual os valores dos custos de provisão são debitados para centro de custo simultaneamente um objeto de accrual já definido ( Centro de custo ou uma Ordem) é creditada.

Métodos de Planejamento:

Podem ser:

Figuras estatísticas:

Manual: Planejamento de figuras estatísticas

Automática: Vindas do LIS.

Tipos de atividades:

Manual: Planejamento do preço e do tipo.

Automático: Alocação indireta de atividade.

Custos:

Manual

Primário:

64

Planejamento de custos primários independente de atividade ( fixo)

Planejamento de custos primários dependente de atividade ( variável)

Secundário - Dependente e independente de atividade.

Automático

Primário : Calculo de provisão, Distribuição, Periodic reposting, template.

Secundário: Assessment, alocação indireta de atividade, template.

Overview of Planning:

As telas de entrada de um planejamento são conhecidas como " planning layout"

Existem 3 planning areas na CA:

Costs elements/activity input

Activity output/prices

Statistical Key figures

R/3 contem um "standard planner profiles" e " standard planning layout" que quase sempre cobrem todas as situações previstas.

EX.: Pode-se se usar o perfil SAPALL para planejar nas três planning areas.

Um planning layout pertence somente a uma planning area.

Um planning profile é composto de 1 ou mais planning layout.

A planning área não é definida pelo usuário (é interna).

Você pode definir o seu próprio perfil de planejador.

65

Defining Planning Layouts:

Usa-se a ferramenta do Report Painter usada para montar relatórios.

Para facilitar a entrada dos dados de planejamento , estrutura-se o layout, o que o torna muito flexível.

A escolha do layout pode ser definida para o perfil do usuário.

Defining Planner Profiles:

Um planning profile é composto de 1 ou mais planning layout.

Você pode definir perfis diferentes para Planejamento de custos indiretos , profitability analysis e contabilidade de centro de lucro.

Ao assinalar um grupo de autorização para outro planner profile é possível controlar as autorizações de planejamento. Isto importante para a descentralização do planejamento, pois assegura que o planejamento é restrito a uma área.

Planning Statistical Key Figures:

Você pode planejar figuras estatísticas com os seguintes objetivos:

Calcular taxas nos centros de custos, tal como, taxa por empregado.

Criar fatores de alocação de custos para os centros de custos receptores ( receiver tracing factors) Ex. rateio e distribuição

Existem 2 tipos diferentes de figuras estatísticas: Valores fixos e total .( Ex. Fixo: número de empregado. Total: número de telefones.

66

Planejamento de custos primários:

Custos primários independentes de atividade( somente custos fixos), classificado por elemento de custo, são planejado nos centros de custo pela versão de planejamento.

Activity type Planning:

Serve para estabelecer um link entre atividade e o centro de custo que irá executar a atividade.

Tipos de atividades servem para mensurar a performance dos centros de custos. Eles descrevem as quantidades produzidas por um centro de custo e podem ser usadas para determinar uma taxa operacional e um objetivo de custo.

Eles são alocadas através de um elemento de custo secundário.

EX.:

Tipo atividade ----> horas máquina

Tipo atividade-----> horas empregado

Activity-Dependent Primary Cost Planning (Planejamento de Custos Primários Dependentes da Atividade):

Permite você planejar custos primários em um centro de custo que são dependentes da performance de um trabalho, nos termos da quantidades de tipos de atividade.

Após completar o planejamento de tipo de atividade é possível planejar os custos dependentes nestas atividades em porções fixas e variáveis.

Custos variáveis são custos incorridos na proporção da quantidade da atividade produzida. Se o centro de custo produz várias atividades é possível planejar um

67

custo fixo na base dos tipos de atividades individuais junto com os custos independentes de atividades já planejados nos centros de custos , o que significa que o preço do tipo de Atividades pode incluir duas porções de custos fixos:

Custo planejado independente de atividade para o centro de custo;

Custo fixo planejado dependente da atividade para o tipo da atividade.

Activity-Independent Secondary Cost Planning:

Custos Secundários são frequentemente incorridos por um centro de custo porque um centro de custo deve (MUST) usar serviços (activity inputs) de outros centros de custo. Você pode planejar a entrada da atividade como activity-independent e activity-dependent.

Você escolhe o activity-independent se você precisa serviços, tais como: horas de manutenção, que não são especialmente para um único tipo de atividade. Ex.: Você precisa manter uma máquina que você usa na performance de dois tipos de atividades.

ACTIVITY-DEPENDENT SECONDARY COST PLANNING:

Você escolhe esta condição se você requer atividades para um tipo de atividade particular. Isto pode ser no caso se você tem que planejar reparos em uma máquina que você usa para apenas uma de suas atividades. Como no planejamento de custos secundários independente da atividade você deve (MUST) planejar os custos secundários dependentes

68

da atividade, somente assim estes podem ser comparados com os dados reais.

Scheeme for Planning: Calculation of variable secondary costs: - Leitura Cost allocation Methods in Planning: - Periodic Reposting

- Sender: Cost center, internal order, other object. - Only primary costs - Mantém o elemento de custo original no centro de

custo recebedor. - Distribution

- Sender: Only cost centers

Primary

Costs

Act. Dep.

Prim. Costs

Act. Ind.

Second. Costs

Act. Dep.

Second. Costs

CC

Help Desk

Água

Luz

Salário

Serv. Ext.

Telefone

Água

Salário

Material

CC

Cafeteria

CC

Sales

CC

Adm

69

- Only primary costs - Mantém o elemento de custo original no centro de

custo recebedor. - Assessment

- Sender: Only cost centers - Primary cost and secondary cost - Os elementos de custo originais são agrupados

em um elemento de custo de rateio (categoria 42 ) .

- O relacionamento entre os elementos originais e o elemento de rateio é definido na "Allocation Structure".

Cost allocations: - Plan cost can be entered manually or transferred from

other systems. - eg. Human Resources, Asses Management or LIS

- Several cost allocation tools can be utilize when planned costs. - eg. Distribution, Assessment, and surcharges can

be defined and calculated for plan costs.

Activity Type Allocations: - Quando esta opção é utilizada o planejamento da

atividade é essencial. - Se refere ao número de unidades que cada atividade

espera executar no centro de custo ou uma ordem. Fixed and variable cost components: - A diferença entre custos fixos e variáveis,

planejamento de custos inclui a classificação dos custos em atividades:

70

- independente: pode ocorrer sem ser uma sadia do cost center

- dependente: é tipicamente um custo variável, contudo pode incorporar uma porção de custo, que é calculado através de um certo numero de unidades

- O target cost pode ser utilizado para avaliar a performance do cost center e tipo de atividade: - target costs = [planned fixed costs + ( planned

variable costs) * (operating rating)] Resource planning: - Criação estruturas mais complexas para medir o

recurso - É o fornecimento de bens e serviços (fora) para a

empresa - Assiste no planejamento de custos de elementos

primários, receitas em cost center, ordens e elementos de WBS

- No aprovisionamento de mais de um recurso para o elemento de custo pode ser reduzido o plano de contas, sem perder detalhes importantes na analise do custo

- Pode se fazer copia dos planejamentos em versões diferentes, de modo a visualizar varias formas de planejamento com indexadores diferentes

- Aplicação do conceito ABC Dependency planning: - Pode ser utilizado para valores e quantidades

planejadas de custos primários que são de atividades dependentes e independentes

71

- O sistema utiliza a dependência para calcular os custos primários

- SAP fornece o profile de planejamento SAPPR&R com layouts para dependency planning

Automatic plan Reconciliation: - The automatic planning reconciliation is used to check

and reconcile the internal activity flow. - The plan is carried out iteratively - Avalia a sobrecarga (furos de planejamento) e efetua

os ajustes necessários Planned cost spliting: Procedure: - É utilizado para agrupar elementos ou grupos de

elementos de custo para uma atividade - Os métodos do splitting são usados para repartir as

regras de distribuição - Splitting pode ser utilizado para dar peso de maneira

diferenciada as atividades - o splitting deve ser feito antes do calculo de preço

72

Cost Splitting Plan activity price calculation: - Os preços planejados podem ser calculados para

cada tipo de atividade do cost center Cost component structure: - sumariza os custos em itens afins, por ex.: pessoal

(combinação de contas) Planning lock: - O planejamento pode ser bloqueado:

- por versão

CC 1000

Sal. 2.000

Serv. 3.000

Enc. 5.000

Mat. 10.000

TOT 20.000

CC 2000

20.000

Price =automático

- atividade

- capacidade

20.000/100H=200

AT1 1

AT1

Peso 3

AT2

Peso 1

CC

15.000

CC

2.500

CC

2.500

Price = cálculo

automático

baseado em

atividade

100 H

50 H

25 H

25 H

300/H

100/H

73

- por período para uma determinada transação Revaluation: - Percentages used during a revaluation can be

changed as many times as required. The old plan line items are deleted by repeated revaluations that have changed percentages. The revaluation always uses the original initial value.

Transfer plan values: - O planejamento integrado habilita a transferencia de

dados de um sistema pre salvo num cost center para um planejado

74

Capitulo 23 – Variance Analysis The Reconciliation Ledger - Razão de reconciliação:

Na reconciliação do razão, os dados de CO são somados, e são avaliados. A reconciliação do razão lhe mostra os dados em toda a aplicação de CO para um elemento de custo, como também totais para códigos de companhia, áreas empresariais, tipos de objeto, e classes de objeto e assim por diante.

Um propósito da razão de reconciliação é criar lançamento de reconciliação.

São transferidos os lançamentos Externos do FI para o CO automaticamente, componente de aplicação correspondente (isto é diretamente terminado, em tempo real). Os totais de CO são atualizados para a razão de reconciliação para estes lançamentos.

São contabilizadas quantias em CO por código de companhia, área funcional, ou área empresarial, então esta informação precisa ser transferida através do FI.

Você pode usar a reconciliação do razão para criar um lançamento para reconciliar FI e lançamentos de CO.

A reconciliação do razão realiza um acerto em o CO (através fazem FI) enterrar-compania de lançamentos de para. É um processo que é realizado periodicamente.

sistema de R/3 contém relatórios de elementos de custo por avaliar a razão de reconciliação. Você pode usar estes relatórios para o seguinte:

Comparando controlando e razão geral resulta, enquanto exibindo o fluxo de custos entre códigos

75

de companhia, áreas empresariais e áreas funcionais.

Encerramento do período.

Com o encerramento do período é possível fechar transações empresariais individuais para todos os períodos do ano fiscal, ou todas as transações empresariais para períodos individuais.

476000

CoCd BA 476000 -> Repost

500,00 Movi/o Balanço 1 2 BA = = CoCd = = Reconciliation Ledger:

Registra desbalanceamento

FI

+10.000

CC 1000

1.000,00

9.000,00

CC 3000

1.000,00

6.000,00

Reconciliation Ledger

Rel. Diferenças

FI

476000 3.000 6.000

476000 1.000 9.900

BA 9900 -500,00 476000

BA 6000 +500,00 476000

76

Parte II

Capitulo 1 – Internal Orders Overview Internal Orders: - A alocação de overheads pode ser feita utilizando-se

ou não ordens internas. - Sem ordens de overheads: os custos são

alocados diretamente para os centros de custos. - Com ordens de overheads: os custos transitam

pela ordem, possibilitando um gerenciamento individualizado de cada processo.

- Obs.: a ordem é definida como real ou estatística no master record.

Comparação

SENDER RECEIVER

Distribution Assessment

CC BP

CC BP IO

WBS CO

Periodic Reposting

IO WBS CO

CC BP IO

WBS CO

COST ELEMENT Ordens internas como objetos de custos: - As ordens internas podem ser usadas como objetos

permanentes ou temporários de custos.

77

- Pode-se configurar a liquidação das ordens internas. Order types: - You can use internal orders to:

- Monitor internal jobs settled to cost centers (overhead orders)

- Monitor internal jobs settled to fixed assets (investiments orders)

- Offsetting postings of accrued costs calculated in CO (accrual orders

- Display the cost controlling parts of Sales and Distribution customer orders and revenues that do not affect the core business of the company (orders with revenues)

- The management of internal orders represents the most detailed operational level of cost and activity accounting and can be used for the following: - You can analyse costs differently that in a Cost

Center Accounting for cost management - You can compare in-house production and

external procurement costs for decision-making Principais Tipos de Ordens: - Ordens de Overheads - Ordens de Investimento - Ordens de 'Accrual' - Ordens com Receitas

STATUS LIQUIDA REPOSTING ASSINALAR CoCd E BA

REAL S S MUST

ESTATISTICA N N OPTION

78

Ordens Reais: - Obrigam a ATRIBUIR para uma CoCd. - Se a business area for definida, também será

obrigatória. Ordens Estatísticas: - As ordens estatísticas não possibilitam: liquidação,

reposting, overheads. - Para ordens estatísticas a company code e business

area são informações opcionais. Ordens com Receita: - Podem ser utilizadas para mostra partes controle de

custos de vendas e distribuição (ordens de clientes), se não houver o SD ativo.

- At the end of the period orders with revenues can be settled in the following way: - Costs are allowed to settle to any receiver - Revenues can only be settled to the following

objects: - G/L accounts - Profitability segments - Sales orders - Biling elements - Other orders with revenues

Ordens 'Accrual': - Usadas para coletar créditos mensalmente do cálculo

dos 'accrual' (provisões). - Pode-se definir cálculos ou porcentagem na definição

dos valores de accrual.

79

- Requerem ordens de categoria 02 (accrual calculation orders).

80

Capítulo 2 – Master Data Master Data Maintanance: - Definem os atributos de uma ordem, incluindo os

assinalamentos organizacionais - As ordens de overheads estão ligadas à company

code e controlling area. Order Types: - Equivalem-se ao 'account group' das contas contábeis

ou clientes/fornecedores. - Estão definidos no segmento CLIENT, permitindo

que, uma vez definida, seja utilizada por todas as controlling areas associadas ao client.

- Definem entre outras coisas: - Number ranges - (alocados de forma indireta) - Perfil de planejamento - Perfis de orçamento - Modelos de ordem - Perfis de status - Seleção de campos - Perfis de liquidação - Area funcional

- Para criação de uma ordem interna, parte-se do tipo de ordem.

- Os tipos de ordem determinam: - Se o comprometimento está ativo - Se as receitas foram postadas - Status de gerenciamento da ordem - Características, layout, etc.

- You can only create internal orders with reference to an order type

81

- You must assign each order to an order type, which then transfers certain parameters to the order.

- The order type may also be used to group together orders with similar characteristics

- The order type is valid for an entire client, so you can use na order type in any controlling area

Layouts de Tela: - Pode-se definir layouts de telas particulares nos

dados mestre das ordens. - Cria telas especificas por tipo de ordem Status management for overhead orders: - Autorização para uso da ordem - Cada ordem tem seu próprio ciclo de vida - O status das ordens são: criada, liberada, encerrada

tecnicamente e fechada. - The standard R/3 System includes 4 system status

settings: created, released, technically complete and closed

Order Groups: - Podem ser criadas hierarquias para os grupos de

ordens - As ordens são client-dependent, por isso o nome do

grupo poderá ser utilizado apenas uma vez no client, à exceção de CCA.

- Você pode assinalar grupos de ordens para hierarquias, mas não para a standard (centro de custos).

82

Manual colletive processing: - Tem funções que permitem processamento coletivo

de ordens. - Pode-se utilizar variáveis de seleção para filtrar o

grupo de processamento. - Pode-se agrupar ordens em relatórios. - The SAP R/3 System provides functions that can be

used to process multiple overhead orders simultaneosly

Regras de Substituição para Ordens: - O processamento coletivo oferece opções

convenientes para alterações múltiplas de pontos do grupo de ordens.

- A definição de regras de substituição são usadas para marcar alterações coletivas baseados em um determinado critério.

- A substituição contém os valores a ser transferidos entre campos relevantes.

Internal Order – Summary: - You use IO to monitor costs based on actions and

objects. Controlling costs with overhead orders provides a more detailed level of cost management that can be achieved with Cost Center Accounting or Cost Element Accounting

- The order master data includes organizational assignments such as:

- CoCd - BA - Profit Center - WBS

83

- The order type is a central control parameter in Customizing that is used to control:

- number assignement - reference orders for copying - information for status management

- Status management determines which business transactions are used at which times. Alongside predefined system statuses, you can create user status structures to define other restrictions for valid business transactions

- You can process master data for more than one order simultaneosly. Substitution (user-determined replacement rules) support large-scale changes to orders

- Statiscal orders allow you to post costs simultaneosly to an order and a cost center. The statistical posting to the order may be used for reporting and analysis purposes only.

84

Capitulo 3 – Event based postings Event Based Posting: - Em FI é possível assinalar custos primários para

ordens de overheads - Em MM goods receipts a good issues podem resultar

em registros de custos primários. - Em CO é possível fazer registros estatísticos em key

figures para se usar na base de alocação nas ordens e análise de ordens.

- Quando são lançados os custos reais, são criados: total records and line itens.

- to be able to post actual cost to an order, the relevant business transactions must be allowed by the order status.

Posting to true and statistical orders: - Quando a ordem é definida como real (true), custos

reais são alocados para ordem e estatísticos para o centro de custos (se for o caso).

- As ordens reais podem ser 'reposting' and 'settlement' para outros recebedores tais como: ordens, centros de custos, etc.

- Quando a ordem é definida como estatística, o R/3 obriga que um outro recebedor receba os custos reais - por explorar um centro de custos.

- To facilitate entry you can specify an Actual posted cost center to a statistical order on the order master recorder. You can select one of the following. - O sistema sempre usa a assinalação do centro de

custos. Em caso de entrada manual, considera este registro.

85

- O sistema usa a assinalação do cost center se não foi informado manualmente.

- When you can post actual costs to a true order, the true costs are collected there

- Actual costs are posted statiscally to the profit center for analysis purposes

- You can specify a cost center when you post actual costs to a true order. In this case, the cost center receives a statistical posting of the actual costs

- When you post actual costs to a statistical order, the true costs are collected on a true cost collector, such a cost center. Therefore, both the cost center and statistical order must be identified on the business transaction

FI CO

Derivation Posting

True - Real Statistical

ORIGINAL COPY COPY 2ND COPY

COST CENTER

X ORDER PROFIT CENTER

ORDER COST

CENTER

X ORDER COST CENTER PROFIT CENTER

ORDER COST

CENTER

X COST CENTER

STAT ORDER PROFIT CENTER

Commitments: - São custos futuros (comprometimento). - Os commitments devem ser configurados no

segmento controlling area e tipo de ordem.

86

- You use certain MM and CO business transactions to record commitments on your overheads orders: - Commitment é registrado automaticamente

quando assinalado uma ordem de overhead para uma requisição ou item de requisição de compra.

- Pode-se gravar um commitment manualmente para entrada de reservas de fundos no CO. Uma reserva de fundo reflete custos que você certamente irá incorrer, mas não tem registros em compras.

- Requisições de compras e fundo de reservas são commitments provisionados que podem ser alterados a qualquer momento. Já a ordem de compra é um contrato legal e representa um compromisso firmado com terceiros, que não pode ser alterado sem concordância com este.

- O sistema classifica os commitments de acordo com sua origem

- You must activate commitments management for each CA.

Posting generation Commitments: - Purchase requisition >> podem gerar,

automaticamente, commitments de compra - Purchase order >> podem gerar, automaticamente,

commitments de compra - A ativação do commitment é obrigatória na CA e

Order Type. O status da ordem deve também permitir a transação de negócios relevante.

87

Carrying Forward Commitments: - Commitments podem ser gerados para o primeiro

período do ano fiscal, a partir do fechamento do período anterior.

- A IO carrega o saldo de um ano para outro Summary: - Actual postings to orders are similar to actual postings

to cost centers - Purchase requisitions, purchase orders, and funds

reservations which reference an overhead order result in commitment value being recorded to the overhead order. At the end of the fiscal year, you can carry foward open commitments to the first period of the new fiscal year

- To maintain commitments information, commitments management must be activated in controlling area and in the order type

- A true order collects costs. These costs may be reposted or settled to other receivers

- A Statistical order is used for a detailed analysis of costs that were posted to a true cost collector such as a cost center

- The cost center collects the true costs, thefore, you cannot settle a statistical order

- You can post statistical key figures to orders

88

Capitulo 4 - Period end closing Period-end Closing: - Periodic-end closing includes:

- Periodic reposting, assessment, distribution, indirect activity allocation

- Overhead - Process costs - Actual price revaluation - Settlement - Periodic reposting

- Outras atividades do periodic-end closing - Period locking - Updating the reconciliation ledger

Overhead Costs: - Meio de alocação de custos indiretos para objetos

apropriados. Envolve aplicação de percentuais e valores fixos.

- Para aplicar overheads utiliza-se elementos de custos primários lançados diretamente para ordem.

- Pode-se aplicar overhead para custos reais e planejados ou na base dos commitments.

- As regras de aplicação dos overheads estão sumarizadas na costing sheets de overheads.

- Os overheads costs combinam 3 elementos que definem o cálculo do valor dos custos indiretos. - Calculation base: define os elementos de custos

que serão base de cálculo - Overheads key (proportional and quantity based

overhead): define as regras de cálculo do valor a ser aplicado.

89

- Credit key: define o objeto a ser creditado na alocação do oveheads.

Other Periodic Costing Posting: - Pode-se alocar atividades de overheads de ordens

para cost center. - Na alocação de atividades, você entra a quantidade

da atividade na transação. Debit via Periodic Cost Allocation: - Registros primários são coletados ou excluídos em

um centros de custos ou ordens para minimizar o número de registros de FI. No final do período são alocados em acordo com as chaves definidas pelo usuário.

- Os line ITEMS são registrados para ambos os emissores e recebedores exatamente como na alocação dos documentos.

- Alocações periódicas podem ser revertidas ou repetidas sempre que necessário.

Order Credit via Periodic Reposting: - Pode-se creditar ordens por 'periodically reposting

costs' utilizando métodos de segmento de ciclos. - Periodic reposting significa que diversos recebedores

podem ser alocados às regras: - Order - Cost center

B

BASE

4/Kg

O

OVERHEAD

$ = 1,00

C

CONTRAPARTIDA

90

- Process - WBS - CO Object

Settlement (liquidação): - Usualmente as ordens são utilizadas como coletores

internos de custos, e auxiliam o planejamento, monitoramento e relatórios.

- Na liquidação os custos totais ou parciais da ordem podem ser alocados para um ou mais recebedores.

- Pode-se liquida-lás coletiva ou individualmente. - Pode-se fazer liquidações estatísticas para centros de

custos, ordens estatísticas, WBS element, assim como recebedores reais.

- Order settlement is not mandatory (não é obrigatória) Defining Order Settlement: - BASIC:

- Period-end closing: cost center ou G/L

account settlement cost

center - EXTENDED SETTLEMENT:

- Settlement rule: receiver distribution rule distribution type

- Settlement parameters: settlement profile settlement structure profitability analysis

transfer structure

91

source structure hierarquy number

- Antes de liquidar a ordem deve-se (must) definir os recebedores deste custo.

- There are 2 procedures for defining settlement: - Basic settlement: liquida 100% dos custos para um

cost center ou G/L account, utilizando-se um elemento de custos de liquidação.

- Extended settlement: usa regras de liquidação definida no dado mestre da ordem e permite: liquidar custos para um ou mais 'receivers' especificar regras parar divisão dos custos especificar os elementos de custos utilizados

para liquidação. - Master record -> parameters. These parameters

include the settlement profile, which specifies the default values for the others parameters. The settlement profile, which specifies the default values for the other parameters, is derived from the order type.

- You need to specify a settlement profile in the order master, even if you use the basic settlement function

Maintaining Settlement Rule: - Pode-se definir as regras de distribuição

considerando-se: percentual número de equivalência valor fixo

- Os 'settlement types' são definidos para overhead orders: PER: para liquidar somente valores do período

especificado FUL: par liquidar o saldo total da ordem.

92

Customizing: Settlement Profile: - O perfil de liquidação é um parâmetro de controle

central de liquidação. - É assinalado no order type - O Transfer structure do PA controla os

assinalamentos de elemento de custos do 'value field' no costing-based do PA.

- The PA transfer structure controls the assignement of the cost elements to value fields in costing-based PA. It is used only if you settle internal orders directly to PA.

Settlement: Parameters in Customizing: - The central control parameter for settlement is the

settlement profile - Determine wheter settlement is required - Specifies valid receivers and identifies the default

object type - Sets settlement indicators including the valid methods

for apporting costs - Identifies the default values for the other settlement

parameters in the order master record - Controls the assign of original cost elements to

settlement cost element. (You can also use the original cost element for settlement)

- Determines: - Requirement for cost settlement

Order Type

Settlement Profile

93

- Valid settlement receivers - Valid distribution methods - Document management settings

- Proposes: - Allocation structure - PA transfer structure - Source structure

Settlement of Order Costs: - Pode-se liquidar custos para receivers, usando-se os

elementos de custos originais, lançados para a ordem.

- Pode-se utilizar um elemento de custos de liquidação - Existem duas categorias para elementos de custos de

liquidação: Internal settlement cost element: (type 21): usado

para liquidar um controle de objeto como, centro de custo, WBS element...

External settlement cost element (type 22): usado quando você liquida para um asset ou G/L account.

- A liquidação cria no sistema: Documento de FI Documento de CO

Hierarchial Settlement: - Pode-se processar um grupo de ordens relacionadas

para um mesmo 'settlement run' usando um processo coletivo.

- O sistema determina uma seqüência de processamento criando um número de hierarquia de 000 para 999.

94

- As ordens são liquidadas considerando do maior para o menor valor.

- The SAP R/3 System enables you to settle costs from one order to another. This means that you can enter information at various levels of summarization

- You can process this group of related orders in the same settlement run using the collective processing feature. To ensure that all the orders are settled completely, you MUST settle the orders in the correct sequence

- 000 is the top of the hierarchy, which means that is the last to settle

PA Transfer Structure: - The PA transfer structure concept is similar to the

allocation structure concept. - The input side consists of cost element intervals. - The output side links the cost elements / intervals to

value fields of CO-PA. Period-end closing – Summary: - As with cost centers, periodic repostings may be used

as postings aid with internal orders - You can apply overhead to na order. You assign an

overhead costing sheet to the order to define the overhead calculation and posting information. The overhead costing sheet consists of the calculation base, the overhead amount, and the credit posting data

- Orders are settled using individual or collective processing. To do this, you need to enter a settlement rule in all orders. The R/3 System uses the settlement rule to determine the receivers of the order costs

95

- Settlement parameters allow you to specify how the system processes settlement. You can settle using the original cost elements or settlement cost elements, settle different types of costs to different receivers, and create a hierarchical order settlement

- The settlement profile parameter is transferred as a default value in the individual orders, using the order type. The settlement profile specifies important settlement information, such as the allowed receivers and provides the default values of the order settlement parameters

- You update settlement parameters in the order master record

96

Parte III

Capitulo 6 – Profitability Management Terminology in Profitability Management: - Accounting Methods - Temos 2 tipos de Accounting Methods:

- 1 -"Cost-of-Sales accounting: - Trabalha só com contas de resultados. Só para

PA. - Temos 2 tipos de visão para este método: O

"Costing based" que é mais flexível com base em estimativas e o "Account Based" baseado no fato contábil e menos utilizado.

- 2 - " Period accounting" - Só para o PCA. Ênfase em sumarização de

atividades, dados de produção, estoque, - Sempre um componente estatístico. - Um relatório do método de "Period accounting"

não permite tantos detalhes na navegação ( drill down) quanto ao do "Cost-of-sales accounting.

- Values - Key figures / Ratios - demonstrado de 2 formas:

quantidade ou valor. - Relatório -> value fields: Qty - Valor VISÕES DE " PROFITABILITY MANAGEMENT":

Sales report: É a visão para o PA. Analisa os segmentos de rentabilidade dos seus segmentos de mercado de acordo com produtos, região, e outras características.

Responsiblity Reporting: É a visão para o PCA. Analisa lucros e perdas internos para um

97

determinado centro de lucro, o que permite-se avaliar diferentes áreas ou unidades dentro da sua companhia.

PROFITABILITY ANALYSIS BY MARKET SEGMENTS:

Permite a análise de rentabilidade de um determinado segmento de mercado ou canais de vendas, com o objetivo de suportar tomadas de decisões e planejamento especialmente em áreas de vendas e marketing.

As definições de segmento de mercado são definidas livremente, permitindo máxima flexibilidade em avaliação de mercado.

Determine and analyse the profitability of market segments

RESPONSABILITY ACCOUNTING BY PROFIT CENTER:

Calcula operações de resultado interno, independente de segmento de mercado.

Determine and analyse profit, balance and financial ratios by profit center

Reporting:

Profitability analisys = value fields

Profit center account = cost and revenue elements THE CONCEPT OF INTEGRATION WITHIN ACCOUNTING:

CO é o grande repositório de lançamentos gerados em outros módulos ( SD, MM, PP), gerando

98

lançamentos contábeis em FI e consequentemente custos em CO. Podemos ter lançamento de FI que são transportados para CO e vão diretamente para PA ou PCA.

Concept:

Custos Internos CO-OM

Custos Produção CO-OP

Market Segment CO-PA

Profit Center EC-PCA

FLOWS OF ACTUAL VALUES IN PROFITABILITY ANALYSIS:

Lançamentos reais representam a fonte mais importante de informações no CO-PA. Pode-se transferir ordens de vendas e documentos de faturamento em tempo real.

Em costing-based CO-PA pode-se avaliar ordens de venda ou documentos de faturamento para automaticamente determinar deduções ou custos de venda antecipado.

PCA é limitado nas quebras para análise Flows of Actual Values in Profit center Accounting:

Profit center accounting (EC-PCA) is a statistical accounting component

REAL CO-PA

ESTATÍSTICO EC-PCA

OBJECTS IN PROFITABILITY MANAGEMENT:

Profitability segments são canais de mercados ou unidades estratégicas de negócios a serem

99

analisados no PA. Podem ser combinações de produto, cliente, e etc. Estas combinações são feitas em cima das características, valores de características (ex. material é uma característica e o código do material é o valor da característica) e campos de valor (preço ou quantidade do material) ou contas.

Profit centers são áreas de responsabilidade dentro da companhia para receitas e despesas e também ativos e obrigações em alguns casos.

PARALLEL CURRENCIES IN PROFITABILITY MANAGEMENT:

COMPARAÇÃO CURRENCY

TRANSACTION CoCd CA

CO-PA

COSTING-BASED

- X X

ACCOUNT-BASED

X X X

EC-PCA

PROFIT CENTER

X X X

DIFFERENT VEWS OF A CORPORATION:

Como podemos ter diferentes tipos de visões dentro de uma CoCd's uma transação inter company podemos utilizar o transfer price.

Na relação entre empresas de um mesmo grupo, utiliza-se o transfer price

100

UNIT SUMMARY: PROFITABILITY MANAGEMENT:

Comparision CO-PA Costing based

CO-PA Account-

based

EC-PCA Profit

centers

Aims of Profitability Accounting

Market Profitability

Market Profitability

Enterprise Controlling

Methods Cost-of-Sales

Accounting

Cost-of-Sales

Accounting

COS & Period

Accounting

Objects to be analysed

Profitability Segments

Profitability Segments

Profit Centers

Key figures Profit-Related

Key figures

Profit-Related

Key figures

Profit-Related

And Financial

Key figures

Currency Translation

Operating Concern

CoCd Currency

Operating Concern

CoCd/CO Area

Currency

Transaction CoCd/Pft

Ctr. Currency

Organizational Aspects

Operating Concern

Controlling Area

Controlling Area

Reconciliation With FI

Posted and Estimated

Values

Posted Values

Posted Values

Reporting Multi Dimensional

Multi Dimensional

List Oriented Reporting

101

OC

CA CA

CC IO WBS CC IO WBS

CoCd 1 CoCd 2 CoCd 3

BA1 BA2 BA3

PCA

102

Capitulo 7 - Structures ORGANIZATIONAL UNITS:

Operating Concern é o nível mais alto dentro do CO-PA, define o limite de informações de vendas e marketing. Uma ou mais CA são associadas ao Operating Concern.

The plant is the primary organizational unit in the SAP R/3 Materials Management and Production application components

Operating Concern

Proft. Seg.

Area de resultado

Proft. Seg.

CA CA

CoCd CoCd CoCd

Plant Sales Organization

Distribution Channel

BASIC CONCEPTS OF CO-PA:

Characteristics: What do I want to report on?

Characteristics Values: What values can I have for these characteristics?

Profitability segments: What is the technical definition of my sales channel?

Value Fields: What performance measures do I want to track and analyse?

103

CATEGORIES OF CHARACTERISTICS:

Pode-se ter 69 categorias no máximo.

Sendo 19 fixas usadas para ponderamento de tabelas já pré definidas pelo R/3 e

50 customizáveis pelo usuário (non fixed): podem ser copiadas de tabelas referência SAP ( PP, MM, CO) ou criadas a partir de necessidades do usuário.

As características são válidas para todos os clients e também disponíveis para todos os operating concerns.

Em média de 10 a 20 categorias são utilizadas.

Non-fixed MUST be added to the FIELD CATALOG, before they can be used to define a new OC

CATEGORIES OF VALUE FIELDS:

Pode-se ter 120 categorias no máximo. Que podem ser customizadas pelo usuário ou aproveitadas do sistema.

Os value fields podem assumir 2 tipos de valor : quantidade e monetário. E também podem ser usados para sumarizar elementos de custo ou outros itens relacionados ao período dos custos. Em média de 20 a 60 value fields são utilizados

As características são válidas para todos os clients e também disponíveis para todos os operating concerns.

VALUE FIELDS in the FIELD CATALOG can be accessed in any client.

Characteristics

Division, Region

Characteristics Values

Region South, North

Prof. Segments

Combination Reg. North,

Prod. P1, Sales Repres.

Value Fields

Sales, discounts

104

Meaning of value fields:

In costing-based PA, value fields store the base quantities and amounts for reporting

New operating concerns generaly have 20 to 60 value fields

Unlike characteristics, there are no fixed value fields for a new operating concern

Value field maintanance in the field catalog:

All value fields must exist in the field catalog before they can be used to define a new operating concern

Fixed basic Key Figures (account-based CO-PA only)

In account-based PA, all values are updated to accounts. Each amount is stored in up to 3 different currencies under fixed basic key figures, which are accessed in reporting

STEPS IN DEFINING AN OPERATING CONCERN: 1- Criação das características:

Pelo usuário

Aproveitadas do sistema 2- Criação dos value fields:

Pelo usuário

Aproveitadas do sistema

Após o passo 2 estas informações são adicionadas ao field catalog e então gera-se a Operating Concern.

DEFINING OPERATING CONCERN AND ATTRIBUTES:

Os atributos são client-specified da Operating Concern e podem ter diferentes efeitos no PA.

Os atributos podem ser copiados de templates existentes no sistema.

105

COSTING BASED ACCOUNT BASED

FISCAL YEAR VARIANT FISCAL YEAR VARIANT

CURRENCY SETTINGS -

TRANSFER PRICES -

Parallel Currencies:

Costing based: Operating concern, CoCd

Account based: Transaction, CoCd, CA CO-PA transaction data structure: - Costing based: baseado em calculo de custos e

estimativas -> PA - Account based: baseado em contas contábeis

(lançamentos) -> PCA - Comparação: Costing based Account based CE1XXXX ACTUAL LINE ITEMS COEP CE2XXXX PLAN LINE ITEMS COEJ CE3XXXX SUMMARY RECORDS COSS (lançamentos int.) BY PROFIT. SEGMENT COSP (lançamentos ext.) CE4XXXX PROFITABILITY CE4XXX SEGMENT DEFINITIONS Não Performance Rep. CO Appl. Sim

- XXXX = operating concern

106

CO-PA database structures: - Dados são divididos em:

- características - value fields

- Save -> activate -> generate operating concern - Características são guardadas na CE4XXXX Segment-level characteristics: - por razões de performance e recomendável um

numero mínimo de profitability segments - SAP recomenda que todos os dados devem ser

sumarizados no maior nível para account-based, de modo a minimizar as transações

Quick start: - Overview inicial com templates de operating concern

da SAP (consumer goods industry) - Pode ser utilizada a função de cópia, de modo a não

alterar o template da SAP

107

Capitulo 8 – Master Data Example: Characteristic Derivation and Valuation: - Derivation:

- Additional information with characteristics values

- dados vindos automáticos de SD overwritten with derivation

- Valuation: - calculo efetuados em cima de formulas

previamente definidas - key figures

Characteristic Derivation Concept: - System´s attempts to determine characteristics values

for characteristics for all CO-PA-relevant transactions. - Alem do mapeamento automático, a derivação pode

acessar informações adicionais das transações originais

- A derivação pode ser mal sucedida, quando o valor da característica for branco

- Combination of characteristics values (segment-level) -> transactions -> profitability segment = account assignment object for CO-PA

Derivation from a customizing viewpoint: - The system automatically creates a standard

derivation strategy for each operating concern - Derivation Strategy Steps: table look-up - derivation

rule

108

Options for derivation steps: - the following items can be configurated for each step:

- under what conditions the step should be executed

- whether initial values are allowed for source fields in a step

- whether the step should overwrite an existing characteristics value

- whether an error message should generate if the step is unsuccessful

Standard derivation of organizational units: - Certas características tem etapa fixas de derivação,

de modo que o sistema gera automaticamente as etapas não modificadas

- Características fixas – non modifiable derivation: - Controlling Area - CoCd - Product - Customer

Derivation via table lookup: - A table lookup is the derivation method utilized by CO-

PA to access characteristics values from SAP master data tables.

- Some tables are automatically generated (based on a characteristic´s definition) when the operating concern is generated

- Other lookups MUST be created from scratch

109

Derivation Rules: - Derivation rules are used to determine characteristics

values throught user-defined logic. - Derivation rules determina um baseado nas

características do outro: - target value -> source value

- Podem ser associadas a intervalos de tempo: - Time-dependent - Time-independent

- O sistema gera uma derivação automática do DUMMY (EC-PCA) para o CO-PC

Derivation with move and clear: - configuração de regras de derivação - Clear: limpar o valor da característica - Move: mover uma determinada característica de uma

para outra Customizing monitor: derivation analysis: - Monitorização das regras quanto a sua validade ou

não Valuation concept: - Somente para costing-based - Resultado da estimativa e cálculos das transações,

após as definições das regras de derivação - Calcula valores estimados Valuation: overview: - Valuation can be used either with actual or planning

data

110

- Pode ser configurada para rodar nos modos: - real time - periodically

Valuation using product costing: - using a costing key, you can determine which cost

estimate should be used with validity date for valuation

- assigning a costing key, you can control cost estimate - if an entry exists for the material, this has priority over

the entry for the material type - in the assignment lines, you determine which values

of the cost component structure are transfered to which value field in the operating concern

- Tem uma grande flexibilidade na utilização das costing keys para cálculos estimados

Valuation using costing sheets: - Costing sheets:

- are a vehicle which special values can be accessed or calculated. They are the central piece to the condition technique, a method used all over SAP for performing calculations.

- consist of a sequence of user-defined condition type, which perform a specific calculation

Valuation using a costing sheet: customizing: - base conditions types: form the basis for calculations

the value fields - Calculation condition types: access sequence and set

of condition records

111

- Numa costing sheet temos uma lista de conditions types que podem gerar uma seqüência de cálculos ou uma outra conditional type, que por fim gera um field value

Valuation strategy: - Is the central to valuation configuration and may

contain references to multiple valuation techniques - Valuation techniques populate the value fields in

diferent ways: - with costing sheets, condition types are

mapped to value fields - from product costing, cost components are

mapped to value fields - value fields are updated directly throught user

exits Analysis of valuation: - analysis is available when entering of plan or actual

data - possibility for checking by simulating entry of single

line items

112

Capitulo 9 – Actual Data Flows of ACTUAL VALUES: - SD p/ PA - Receitas e descontos são transferidos de

SD p/ PA no momento da "Billing" em SD. - De CO-OM para PA os custos primários são alocados

primeiramente em um objeto de custo e só depois de uma alocação especial transferidas para PA ( EX.: assessment).

- As variações entre os custos planejados e os custos reais também são alocados para o PA.

Flow of ACTUAL VALUES – Results: - Costing Based e Account-based - Account based não tem value fields e apresenta

resultados baseados em contas contábeis, só contem dados reais.

- Costing Based apresenta resultados através de values fields e pode ter dados planejados.

Source of VALUE FIELDS: - SD - Billing document ( quantidade, receita de

vendas, deduções de vendas, custo do produto vendido)

- CO-PC - Custo estimado do produto ( custo variável e fixo dos produtos manufaturados)

- FI - Lançamentos contábeis no GL ( bônus, frete) - CO-OM - Centro de custo, ordem e processo ( Custo

de vendas e administração, custo de marketing e variações)

- PS - WBS element ( elemento PEP) , projeto ( custos de pesquisa e desenvolvimento)

113

- CO-PC-OBJ - Ordem de produção ( variação de produção)

- CO-PA - Custos adicionais ( descontos e bônus estimados)

Diferences in the data transfer from SD: - Em costing based os dados são transferidos para PA

em tempo real.

COSTING-BASED ACCOUNT-BASED

Data transferred as soon as it is created

Data transferred when it is posted in Financial Accounting

Short-term, up-to-date data Same as FI

Reconciliation compares value fields with accounts

Transferred to cost and revenue elements

Reconciliation compares value fields with accounts

Always reconcilied with FI

Estimated costs are permitted

- The main porpuse of costing-based CO-PA is to

provide sales management with a tool for analysing the expected results generated by sales transactions. Its main feature is the use of value fields and the automatic calculation of antecipated or accrual data (valuation). The advantage of this method is that the data is up-to-the-minute.

- Account-based CO-PA enables you to reconcile cost and financial accounting at any time at the acccount level.

114

SD: Condition Types - Pricing Procedure: - Pricing procedure é uma regra que determina para um

determinado documento as condições e a seqüência pela qual um preço será calculado.

- Ex: O produto X custa 10, para o cliente Y ele custa 9 e para o client Z custa

- Com condition types pode-se definir diferentes condições de preços , descontos, sobretaxa para um determinado produto para diferentes clientes, regiões e etc.

- A seqüência de acesso define a estratégia de busca que será utilizada para trazer o dado válido para a condition type em questão.

- A Condition Table armazena as condition types que o usuário definiu. - EX.: Contem preço de um determinado produto,

para as várias condições possíveis Sales from stock: - Transfering incoming orders: pode-se valorizar um

ordem de venda ( como receita esperada) e transferir para PA no método Costing Based.( Type record A)

- Posting Delivery - Não muda a visão do costing based, cria somente lançamentos em FI e MM e consequentemente em PA no método Account based.

- Billing: Gera lançamentos e FI e PA Account e Costing Based. com types records F.

Condition Types: - Condition type is a representation in the system of

some aspect of your daily pricing activities

115

- A Condition table defines the combination of fields (the key) that identifies an individual conditional record - An access sequence is a search strategy that

the system uses to find valid data for a particular condition type. It determines the sequence in which the system searches the data and priority over others.

Valuation using Product Costing: Process: - Transf. do valor do material no momento do "delivery"

via condição VPRS - A condition type VPRS transfere o valor da

mercadoria vendida (COGS) no momento do delivery para CO-PA. Mesmo que o preço standard foi alterado entre o delivery e o billing ele salva este valor e assegura que o COGS possa ser reconciliado com FI.

- Valorização com estimativa do custo do produto. - Nesta valorização os custos do produto vendido são

transferidos para PA usando o custo do produto manufaturado.

Order-related manufacturing – variance calculation: - Quando se cria um obj. de custos seus custos

estimados são usados como base para calcular os planejados.

- Custos reais são incorridos quando materiais do estoque ou atividades de centros de custo são consumidos.

- Estes custos primários podem ser lançados diretamente de outros componentes do sistema para ordens de produção.

116

- Quaisquer diferenças de preços no momento da liquidação da ordem são sempre lançados em uma conta de diferença de preço.

Settlement of variances to PA: - Settle / transfer the production variances calculated in

Product cost controlling to CO-PA for: - final production order - schedule headers (settled headers) - the individual variance categories can be

transferred separately - Uma estrutura de PA consiste de uma ou mais

chamadas de itens (assignement lines). Neste assinalamento você pode assinalar um grupo de elemento de custo e a categoria da variação a um value field no operating concern

- Cuidados ao definir a PA transfer structure: - every debit cost element MUST be in the PA

transfer structure - every variance category MUST be represented

in the PA transfer structure - each debit cost element or combination of cost

element group and variance category can only be assigned to one value field

- Only variances calculated in target version 0 can be settled to a profitability segment

Transfer of overhead costs: - Using periodic assessment the overhead cost can be

transferred to CO-PA - Comparasion: credit object What time basis costs

117

cost center assessment cost center cost periodic fixed/variable dir. activity allocation cost center qty/price ad-hoc fixed/variable indir.act. allocation cost center qty/price periodic fixed/variable process assessment process cost periodic fixed/variable template allocation process qty/price periodic fixed/variable Assessing cost center and process costs: - A aplicação ABC fornece outra alternativa no controle

de overhead, que é usada para atividades baseadas em processos (atividades indiretas)

Multi-level overhead allocations: - permite as análises: analítica e sintética Characteristic relevance for template select: - A estratégia de derivação para identificar o template

apropriado para um segmento especifico de PA é definido nas regras de derivação do CO-PA

Selection & aggregation for PA templates: - Temos 4 passos conceituais, durante a template

allocation to CO-PA: 1. utilizando as características especificadas nas

regras de determinação do template 2. o dado é agregado para cada conjunto de

valores

118

3. o dado sumarizado é o input do template para outro calculo

4. CO-PA é atualizado com os resultados do calculo

- Etapas: 1. select 2. aggregate 3. calculate process quantity and cost 4. update CO-PA with results

Additional update characteristics - Aggregation: - Os processos podem ser assinalados aos segmentos

de PA em um nível maior de detalhes que especificados nas regras de derivação

Settlement of orders: - As ordens internas podem ser finalizadas diretamente

para o CO-PA Direct posting from FI: - Permite alocar lançamentos de custos e receitas

diretamente ao CO-PA - No casos de lançamento duplo para CO-PA e cost

center, o lançamento real vai para o CO-PA, e o lançamento do cost center é somente para finalidades estatísticas.

Automatic account assignment: - Automatic postings such as those generated in

materials management can be passed on to

119

profitability analysis using the automatic PA assignment functions.

- Os documentos atualizados no CO-PA podem vir diretamente de FI, sempre baseado nas características das informações

- Lembre-se: os custos e receitas que recebem lançamentos automáticos são associados a value fields de acordo com a estrutura de transferencia de FI->CO-PA

Top-down distribution: - os dados são sumarizados de forma que podem ser

acessados via top-down em suas estruturas no CO-PA

- lembre-se: Top-down distribution somente é possível no costing-based de CO-PA. No planejamento o único método é "not assigned"

Analysing customizing settings using the customizing monitor: - Habilita a analise dos value fields - Examinar as regras de derivação e estratégias de

validação que estão definidas on IMG Reconciliation report FI / SD and CO-PA: - Relatório de conciliação para visualizar e checar os

lançamentos entre os módulos - Relatório disponível para verificar: value field from

order/project settlement

120

121

Capítulo 10 - Planning Cenário do Planejamento: - For planning of quantities, prices, and revenues at

the product the customer is required (O cliente é obrigatório para planejamento de quantidades...)

- Planning at the product group level is required, with systematic distribution of values to the product level.

- Mass change to plan values are required, for analysing different business scenarios.

- Transferring CO-PA plan data to Sales and Operations Planning is required, to aid production scheduling

Communicating the Budgets: - O planejamento costuma ser feito em diferentes

níveis - tipo: produto, grupo de produto, grupo de cliente, organização de vendas.

- O planejamento é feito 'bottom-up' ou seja de baixo para cima

Planning on different levels:

SD PA SIS

Sales Inf. Sys.

PP

Capacidade

CO-PC

Custos de

fabricação CO

Rentabilidade Externa

QT - $

X

Custos e despesas

122

Planning Framework (parâmetros): - A professional planning tool has:

- Support the individual planning task by guiding the user those planning levels he needs to plan.

- Support the individual planner by providing personalized access to the desired plan data.

- Provide a set of relevant planning functions, such as valuation an simulations.

Elements in Planning: - É possível planejar o PA em diferentes níveis durante

o processo de planejamento. - Pode-se planejar por produto, grupo de produto,

grupo de clientes, etc. - A derivação acontece automaticamente através do

cenário onde o planejamento de dados é salvo. - Planejamento automático consiste e funções de

processamento em massa.

CC

Work

Center

CO-OM

C.Custo

RH

Sal, Encargos,

despesas

Ordem Interna

Int. Plan.

PCA

Rentabilidade

Interna

123

- The following automatic planning functions are available: copy, forecast, top-down distribution, change, and delete.

Typical Phases in Sales Planning: - (1) Planejamento - meta de valores - (2) Break-down dos valores meta (análise da meta

de valores) - (3) Planejamento Analítico "bottom-up" - (4) Transferência integrada de dados planejados - (5) Transferência para o plano de produção - O planejamento inicia com o planejamento das metas

de valores, como nível dos grupos de materiais. - Na fase seguinte os valores são distribuídos "top-

down". Os dados planejados dos grupos de materiais são abertos para combinações de grupos de clientes e produtos.

- No planejamento 'bottom-up' os dados planejado podem ser entrados manualmente para cada representante de vendas e também juntá-los na mesma versão do plano.

- No quarto passo, dados adicionais planejados podem ser transferidos de vendas e lucros planejados para outras 'business area'.

- Uma vez que planejamento de vendas estiver finalizado, pode-se transferi-lo para o planejamento de produção.

(1) Planning Target Values: - Na primeira fase do planejamento são definidos os

preços médios e os custos de produção. A função 'Ratios' é utilizada para simplificar o planejamento de preços

124

- Com a função 'Goal Seek', define-se uma meta de receita e o sistema calcula o preço necessário para atingi-la.

(1) Planning with Ratios: - O ratio trabalha com duas regras:

- Na primeira o 'preço' sempre é alterado - Na segunda o 'preço' sempre é mantido

- Os Ratios são definidos a nível de IMG (1) Goal Seek: - Esta função permite atingir metas como margem de

contribuição. - O sistema automaticamente altera as demais

variáveis para atingir a meta estabelecida. (2) Break-down of Objectives: - Consiste na análise da segunda fase do

planejamento: - Determina base de referência e método de

distribuição - Distribuição 'top-down' - de um nível maior para

um detalhado. Top-down Distribution Planning: - É um processo para distribuição de dados planejados

em um nível para níveis inferiores. - Pode ser feito apenas no planejamento automático. - Quando executada a distribuição top-down, é

necessário especificar os campos nos dados de

125

referência cujos valores serão utilizados como base de referência. Opções: - Single value field: - All value field.

Distributing 'Not-assigned Values': - Os dados não classificados são distribuídos com a

mesma regra que os dados existentes ou reais. Para esta distribuição, pode-se usar dados planejados ou reais. Você pode distribuir os dados separadamente por período, ou pode agregar os valores sobre diversos períodos.

(3) Bottom-Up Planning: - As informações podem ser agrupadas, na ferramenta

excel, para entrada consolidada no planejamento da empresa. Envolve as fases: - Cópia e sumarização de dados reais para

planejados (com possível reavaliação) - Entrada de dados planejados no Excel, integrado

com o R/3 - Valorização do plano com os preços operacionais

e custos de produção. Automatic Planning: - Funções de Planejamento Automático:

- A partir da 4.0 pode-se carregar o plano a partir de dados reais de períodos anteriores

- Estas funções podem ser usadas para processar um grande volume de 'profitability segments' para planejá-lo. Pode ser executado online ou background.

126

- Neste caso as características e value fields afetados devem ser especificados

- Seleção de Variantes: - Para cada função de planejamento automático é

possível criar, usar, mostrar e deletar a seleção de variantes usadas no menu de funções sobre goto > variants. A variant é uma combinação de seleção de parâmetros e definir regras de processamento.

- Gerenciamento do Planejamento: - Esta função é usada para manter um 'track'

(caminho) das funções automáticas do planejamento que foi carregado. Possibilita uma auditoria completa para uma alteração de dados em massa.

(4) (5) Integrated transfer of plan data: - O planejamento pode ser completado com outros

dados de outros aplicativos Summary – Planning: - Sales and profit planning in CO-PA is an integral part

of corporate planning - The definition of version is valid for all CO

applications, but there are specific settings for each Operating Concern

- Customized planning layouts and profiles can be created for use in manual planning

- Automatic planning is for mass processing of planning data (copy, delete)

- CO-PA plan data can be transferred to and from Sales and Operations Planning and the LIS

127

Capítulo 11 – Information System Reporting - Introduction: - SAP prove relatórios online e interativos para analisar

os dados de CO-PA - Tem funções drilldown que podem ser usados no

costing-based e account-based Report types in drilldown reporting: - Basic report

- quick, easy to define - select characteristics - select key figures - select variables

- Form report: - specially formatted report with

- layout based on standardized "form" - special formatting options (color, dividing lines,

etc, etc.) - use of variables

Architecture of drilldown reporting: - Para definir um report é necessário:

- characteristics - key figures - forms

Basic report: - Pode selecionar:

- as variáveis desejadas - características

128

- key figures - As características selecionadas formam as dimensões

multi-dimensionais (data-club) Form reports: - Ferramenta para criação de formulários que são

utilizados nos reports Different types of forms: - Existem 3 tipos de formulários:

FORMS Characteristics Key Figures

Row or Column

Row and Column

1 axis w/out KF

X - X -

1 axis w/ KF

X X X -

2 axis w/KF

X X - X

Form settings: - Funções para melhorar a apresentação do relatório

tais como: cor, formato numero, suprimir zeros, tipos de texto, etc

Variable - Overview: - As variáveis podem ser:

- global (todos os formulários): período de _ até _ - local (especifico de um formulário): sales

organization _

129

Ranking report data: - tratamento de regras de exceção, em 2 tipos:

- single cell (interseção entre uma linha e uma coluna)

- entire column Executing reports: - Os relatórios podem ser executados de 2 maneiras:

- online - background

130

Capítulo 11 – Profit Center Accounting: Basic Settings

Basic Settings:

PCA = Estatístico

PA = Real Controlling Area Settings:

Identificar os ajustes no nível da CA para o PCA

CoCd pertence a CA:

Mesmo plano de contas

Mesmo ano fiscal

Quadro geral:

131

Controlling Area Settings for Profit Center: - Utiliza a mesma controlling área da Contabilidade de

Centros de Custo. - DUMMY PROFIT CENTER - São centros de Lucro

que recebem os lançamentos dos objetos que não estejam atribuídos a nenhum centro de lucro. É único para toda estrutura. Esta atribuição é feita no IMG. É possível transferir os valores lançados no Dummy para outros centro de lucro através de Rateio por exemplo.

- Controlling area settings: - Dummy profit center -> PCA master data - Standard Hierarchy -> PCA master data

PCA

PCA PCA

DUMMY

SD

FI

Ordens de

Venda

RECEITA

CC

Emissor

CREDITO

CC

Recebedor

DEBITO

ASSESMENT

DISTRIBUTION

PERIODIC REPOSTING

ACT.ALLOCATION

REPOSTING

SETTEMENT -> IO

CC

132

- Currency type: Você decide se utiliza a controlling area currency(20), the group currency (30) or a special profit center currency (90).

- flag do control indicator ativa o contabilidade de centros de lucro na Controlling Área. If the indicator is not set nenhum dado será colocado no EC-PCA.

- The valuation field controls the transfer price. Profit Center Structure: - Permite divisão da empresa por áreas de

responsabilidade. - Podem ser divididos em:

- divisão geográfica dos centros de lucro (localidades ou regiões)

- product-related division of profit centers (divisões, linhas de produto)

- divisões funcionais de centros de lucro (produção, vendas, distribuição)

The Profit Center Standard Hierarchy: - Tem (MUST) que definir uma hierarquia de centros de

lucro antes da criação dos centros de lucro. - MUST assign each profit center to a group (node) - Caso se deseje ter a mesma hierarquia dos centros

de custo pode-se utilizá-la como modelo para a hierarquia dos centros de lucro. Isto é feito no IMG.

- Se a estrutura de CC é similar a de PCA, pode ser utilizada a função de cópia

- Em adição a hierarquia standard, pode ser adicionado hierarquias alternativas para serem utilizadas no information system e outras funções

133

Profit Center - Master Data: - Time based data - Um centro de lucro é atribuído a uma Controlling

Area. - No master record do PCA é possível definir intervalos

de validade de responsável (pessoa). No mais utiliza o mesmo registro de dados do master record dos custos.

- O campo Profit Center Group define a atribuição da hierarquia standard

- LOCK: travamento de lançamentos - By default, a profit center is assigned to all CoCd

assigned to the CA - Pode-se utilizar a função de cópia para CC -> PC,

mas não pode haver sobreposição de PC existentes Profit Center – The dummy profit center: - Diferenças de criação de um Dummy em relação PA

normal: - Não é especificado um período de validade -> usa

o máximo - Não pode ser copiado - Uma chave automática indica que o PC é dummy

Master Data Groups: - É uma hierarquia alternativa à hierarquia standard,

que pode ser utilizada: - Information system - Allocations - Planning

- No Profit Center Accounting eu posso criar além dos grupos de classes de custo também grupo de contas de balanço.

134

Accounts in Profit Center Accounting: - No PCA, há contas que são usadas para armazenar

tanto lançamentos realizados no CO como também para os lançamentos feitos no FI.

- The transaction data in PCA -> Chart of Accounts da CA, include: - FI -> Revenue and primary costs elements - CO -> Revenue and secondary costs elements - FI não tem em CO -> AP, AR, Stock, WIP, etc

- Account groups are valid only in Profit Center Accounting. If you want to use the same balance sheet account groups used in FI, you can copy these groups in profit center accounting.

Profit Center Assignments: - Todos os objetos (Centro de custos, Sales order,

Internal order) que possuem o campo "Profit Center" assinalado podem ser transferidos.

- Quando vc assinala o objeto de controle a um Profit Center, o sistema assegura que a Controlling Area será a mesma para o objeto e para o Centro de lucro.

Assignment of Controlling Objects: - O período de validade do PC deve conter

obrigatoriamente o CC ou processo de negócio - Em contraste com outros objetos atribuídos, os

seguimento de PC não tem master record -> o segmento é uma combinação de características e estas são sempre um PC

135

Assigning Materials: - Todo material deve ter assinalado um Profit Center no

seu master record no nível de Planta (Plant). - Planta -> CoCd -> CA Assigning Production and Sales Orders: - A Ordem de Produção contem o profit center do

registro mestre da Ordem. - Nas Ordens de vendas cada item da Ordem é

assinalado separadamente a um profit center. O profit center é trazido automaticamente do master record do material que está sendo vendido em uma determinada planta. Portanto, vc não precisa entrar o centro de lucro manualmente.

- Todos os custos alocados a uma ordem de produção tem os seus respectivos PA, bem como os Work in Process.

Assigning Through Substitution: - Se numa Ordem de Vendas há um profit center

default, através de uma regra de substituição, o R/3 substitui o profit center indicado, pelo da regra de substituição.

Monitoring Assignments: - É o recurso que permite checar os objetos que estão

ou não atribuídos a um centro de lucro.

136

Capitulo 14 – EC-PCA - Actual Data Overall Value Flow in PCA: - Dados transferidos para o PCA:

- All posting affecting revenue and cost elements - P&L posting directly coded to a profit center - P&L accounts maintained with automatic account

assignment in PCA customizing - Balance sheet accounts maintained with automatic

account assignment in PCA customizing - P&L accounts related to transactions in Logistics

Profit Center Derivation P & L: - Quando você lança dados diretamente em FI todos os

elementos de custos primários requerem um assinalamento para um objeto de CO. O assinalamento deste objeto de CO (centro de custos, ordem...) para um 'profit center' assegura que os dados passarão para o PCA.

- Para ordens de venda é necessário assinalar o profit center para refletir as receitas e deduções de vendas.

- Os movimentos entre centros de lucro são criados em MM e, se necessário refletem para ponto de um centro de lucro via determinação de uma conta especial.

- Quando a ordem de compra é lançada, os sistema lança as movimentações imediatamente sobre os produtos recebidos se a ordem de compra tem um assinalamento de conta.

- No recebimento de fatura se o valor da fatura é diferente do preço standard do preço de compra do material, a diferença de preço aumenta o recebimento da fatura. Esta diferença é também refletida no PCA.

137

- Quando você entrega uma ordem de produção para o estoque, a alteração de estoque é criada na ordem de produção do PCA.

- Em FI é possível destinar receitas diretamente para o centro de lucros. Deve-se definir a conta correspondente como um elemento de receita.

Balance Sheet Itens in PCA: - A transferência dos dados para o PCA pode ser feita:

On-line Periodic

Asset values Asset values

WIP WIP

Inventory values Inventory values

Other balance sheet items Accounts Receivable/Payable

Balance

Value Flow from Asset Management: - Periodic Transfer: precisa de uma conta de ativo (FI-

AA) ativa no sistema R/3 antes de você poder transferir um grupo de ativos para PCA.

- Ativos são assinalados para 'profit centers' indiretamente via as suas assinalações para uma ordem interna ou centro de lucro.

- O programa transfere as aquisições e custos de produção assim como a depreciação acumulada.

- As transferências tomam lugar em conexão com seu 'periodic closing activities' na contabilização do ativo.

Value Flow Accounts Receivable / Payable: - Antes de transferir os pagamentos e recebimentos

você precisa calcular os pagamentos e recebimentos

138

para serem divididos em FI. Neste passo eles são separados para profit center e business area baseados nos itens da ordem de vendas.

- Pode-se transferir os dados dentro do PCA. Transfer from Controlling: - Todos os registros primários assinalados para objetos

no CO são lançados para centros de lucros usando este mesmo elemento.

- Todas as alocações nas contas de custos (distribuição, rateio, alocações, transferências, ordens, liquidações....) do fluxo registrado são atualizadas no PCA, da seguinte forma: - O elemento de custo lançado (d/c) em CO é o

mesmo registrado no PCA. - O centro de lucro é debitado/creditado no seu

correspondente PCA. - Você pode configurar o sistema para ignorar

lançamentos internos no CO, assinalados para o mesmo profit center.

- A transferencia de custos secundários entre os objetos de CO são selecionados e representados nas atribuições dos PC

- Vc pode representar os dados no PCA com a reflexão direta do documento original

Distribution / Assessment: - As alocações de overheads de custos, são

usualmente feitas no final do período. Isto é usualmente feito diretamente no CO e refletem no PCA.

- Pode-se também criar ciclos de rateio para distribuição interna do PCA.

139

- Distribution and Assessment work in the same way as in Overhead management, but affect PCA data only.

Transfer of SKF: - SKF podem ser transferidas de (conforme def. na

control table): - Cost centers - Cost centers/activity types - Orders - Cost objects - Networks/networks activities - WBS elements - Sales documents

Creating Profit Center Documents: - Pode-se usar funções para importar dados externos

do PCA via batch input. - Você pode criar seus próprios layouts de documentos

de entrada customizando os layouts standard. - Os documentos criados aqui são carregados somente

no PCA. Não são registrados no FI nem no Special Purpose Ledgers.

140

Capítulo 15 – Profit Center Planning Planning in PCA: - objetivo do planejamento de centros de lucro é

sumarizar todos os dados planejados em outros componentes do R/3 ( ex. centros de custos, ordens, PA, etc) que são relevantes para o PCA.

- Informações adicionais não planejadas nos outros objetos são planejadas diretamente no PCA.

- Long Term planning is done on PCA, based on the manual planning functions

Plan Versions: - A versão 0 é a única que compara o real com o

planejado - LOCK: trava a versão do planejamento - Podemos criar diversas versões de planejamento e

com isso obtermos diferentes situações para o mesmo PCA. EX.: Fazer distinção entre planejamento operacional e estratégico, otimista e pessimista.

- A versão de planejamento é sempre válida para todo o módulo CO.

- Para transferir dados de um planejamento feito em C.C., por exemplo, on line para PCA, temos que assinalar o campo Online Data Transfer no IMG. (Maintain Plan Version dentro do PCA)

- The exchange rate type is only relevant for plan data, which is manually entered

Plan Integration in Profit Center Accounting: - O ponto de partida para se fazer um planejamento é

definir quantas unidades serão vendidas no próximo

141

período, que é uma atribuição de vendas. Com base nesta previsão o planejamento de produção coordena as capacidades planejadas e as atividades. - Master Production Plan: determina a capacidade e

a quantidade necessária de matéria prima e operações de suprimento

- As atividades planejadas são repassadas aos centros de custo os quais planejarão as despesas destas atividades.

- Sales and Profit Plan: O planejamento de custos e as quantidades de vendas podem ser usados para derivar o planejamento de contribuição marginal.. Os custos do planejamento de centro de custo e o planejamento de vendas (qty) são usadas no planejamento das receitas.

Plan Data Transfer: - Pode-se transferir dados de planejamento em tempo

real de outros componentes do R/3 para PCA ou fazer diretamente no PCA.

Manual Planning - Planning Layouts: - Pode-se utilizar layouts especiais para entrada de

custos, receitas, "balance sheet values" e figuras estatísticas manualmente. Pode-se usar o layout standard do R/3 ou definir se próprio layout. (da mesma maneira que em CCA)

Define Planning Layouts: - Pode-se criar diversos tipos de layouts de

planejamento de acordo com a necessidade. Utiliza a mesma sistemática que a de CCA.

142

Planning Profile: - O planning profile é usado para controlar o processo

de planejamento. Especifica-se layouts diferentes para determinada área de planejamento ou perfil de usuário.

Copy Plan: - Esta função permite a cópia do planejamento para

criar uma nova versão ou um planejamento para um próximo período.

- Pode-se reavaliar dados selecionados em valores ou quantidades no momento da cópia, para isso entrar com fator de reavaliação no campo específico.

Plan Allocations: - As funções de assessment e distribution são as

mesmas para dados reais e planejados (vide capítulo 4)

- O fechamento do planejamento em planejamento consiste das seguintes funções:

- Assessment - Plan distribution

- Em PCA você pode alocar dados dentro de uma única CoCd. Com isso MUST associar cada ciclo de distribuição ou assessment a uma CoCd.

143

CAMINHOS DO MENU

Caminhos do menu R3: Activity Type: R3>ACC>CO>CCA>MD>AT>IP>Create Cliente no Contas a Receber: R3>ACC>FA>FI-AR>MASTERRECORD> Cost Center Accounting (Primary and Secundary) Individual: R3>ACC>CO>CCA>MD>CC>IP>Create/Create secondary Collective: R3>ACC>CO>CCA>MD>CC>CP>Change

144

Cost Center Group: R3>ACC>CO>MD>CCG>Create/Display Cost Element: R3>ACC>CO>CEA>MD>CE>IP R3>ACC>CO>CEA>MD>CE>CP Criar Vendor List: R3>ACC>FACC>AP>IS>RAPA>MD>Vendor List Create/Change Vendor: R3>ACC>FA>AP>MR>Create, Change Commitment: R3>ACC>CO>IO>AP>FUNDS COMMITMENTS Confirm vendor master record change: R3>ACC>FACC>AP>MR>CONFIRMATIONofCHANGE>Single Currency: R3>ACC>FA>AR>DOCUMENT ENTRY>Invoice R3>ACC>FA>AP>ENVIROMENT>CURRENT SETTINGS>Enter exchange rates R3>ACC>FA>AR>DOCUMENT>DISPLAY>Document Header Cycle Header: R3>ACC>CO>CCA>P-EC>SF>ALLOCATION>ASSESSMENT Hierarchy: R3>ACC>CO>CCA>MD>SH>Display/Change Indirect Activity Allocation: R3>ACC>CO>CCA>ACTUAL POSTINGS>SENDER ACTIVITIES Ordem de Vendas: Criar -> R3>LO>SD>SALES>ORDER>CREATE Billing -> R3>LO>SD>ORDER>SUBSEQUENTS FUNCTIONS>BILLING DOCUMENT Order: R3>ACC>CO>IO>MD>ORDER>CREATE

145

Periodic Reposting: R3>ACC>CO>CCA>P-EC>SF>PERIODIC REPOSTING Planning: R3>ACC>CO>CCA>PLANNING>AOUTPUT/PRICES>Change Copy: R3>ACC>CO>CCA>P>PLANNING AIDS Activity Type: R3>ACC>CO>CCA>P>COST AND ACTIVITY INPUTS Posting - Lançamento contábil: R3>ACC>FA>GL>DOCUMENT ENTRY>GL Account Posting F6 - MODO ANTIGO Reconcilliation ledger: R3>ACC>CO>CEA>E>RECONCILIATION LEDGER Reposting Costs: R3>ACC>CO>CCA>ACTUALPOSTING>Manual Reposting of Costs Reports: R3>CO>CCA>IS>REP>P/ACOMP>Cost Center actual/plan/variance Revaluation: R3>ACC>CO>CCA>P>PLANNING AIDS>REVALUATE Sender Activity: R3>ACC>CO>CCA>AP>SENDER ACTIVITIES Statistical key figures: R3>ACC>CO>CCA>MD>STATISTICAL KEY FIGURES>IP>Create R3>ACC>CO>CCA>AP>STATISTICAL KEY FIGURES Spliting: R3>ACC>CO>CCA>P-EC>SF>ALLOC>SPLITTING Transfer plan: R3>ACC>CO>CCA>P>PLANNING AIDS>TRANSFER User settings: R3>ACC>CO>CO-OM-CCAA>IS>User settings User defaults: SYSTEM>USER PROFILE>OWN DATA

146

Caminhos do menu IMG: Account Group: IMG>FA>GL>G/LACCOUNTS>MASTERRECORDS>PREPARATIONS>Define Account Group Accrual Calculations: IMG>CO>CCA>AP>P-EC>AC>PERCENTAGE METHOD Assign Number Range to Account Group: IMG>FA>ARAP>VA>MR>PREPforCVMR>Assign Number Ranges to Vendor Accounting Groups (Vendor) IMG>FA>ARAP>VA>MR>PREPforCCMR>Assign Number Ranges to Customer Accounting Groups (Customer) Assessment: IMG>CO>CCA>AP>P-EC>ASSESSMENT Commitment: IMG>CO>GC>O>MANTAIN CONTROLLING AREA Cost Center Group: IMG>CO>CCA>MD>CC>Define Selection Variants for Cost Centers Control Documents: IMG>CO>GC>O>MANTAIN NUMBER RANGE FOR CONTROL. DOC. Company Code: IMG>ES>DEF>FA Global parameters: IMG>FI>FIGLOBAL>CoCd>Enter Global Parameter Currency: IMG>GS>CURRENCIES>CHECK CURRENCY CODES Chart of Accounts: Global parameters: IMG>FI>FIGLOBAL>CoCd>Enter Global Parameter

147

Assign Chart: IMG>FI>GLA>G/L>MASTER RECORD>PREPARATIONS Create Account: R3>AC>FI>GL>MR>INDIVIDUAL PROCESSING Document Types: IMG>FA>GLA>BT>G/LACCPOSTING>Carry out or check documents settings Document Number Ranges: IMG>FA>GSETTINGS>DOC>DocNoRANGES> IMG>CO>GCO>ORG>Mantain number ranges for contr. doc. Fiscal Year: IMG>FI>FIGLOBALSETTINGS>Fiscal Year Field Status PRIORITIES: SUPPRESS > DISPLAY > REQUIRED ENTRY > OPTIONAL ENTRY Control of the field status - AP/AR Account Groups: Customer -> IMG>FA>ARAP>CA>MASTERRECORDS>PREPARATIONS Vendor -> IMG>FA>ARAP>VA>MASTERRECORDS>PREPARATIONS - Screen layout - CoCd - Activity Order: Types: IMG>CO>IO>OMD>DEFINE ORDER TYPES Periodic Reposting: IMG>CO>CCA>AP>P-EC>PR Period-end postings: IMG>CO>IO>AP>OVERHEADS>COSTING SHEET COMPONENTS>... IMG>CO>IO>AP>OVERHEADS>MANTAIN COSTING SHEETS Planning - Versions: IMG>CO>GC>ORGANIZATION>MANTAIN VERSIONS Posting Periods: IMG>FI>GLSETTINGS>DOC>PostingPeriods>

148

Variants: IMG>CO>CCA>MD>CC>DEFLISTVARforGROUPPROC>VARIANT>NEWVAR>Create Validation: IMG>CO>AAL>DEFINE VALIDATION Vendor/Customer Account Group: IMG>FA>ARAP>VENDORACCOUNTS>MR>PPREPforCVMR>Define Account Group with Screen Layout (Vendors) IMG>FA>ARAP>VENDORACCOUNTS>MR>PPREPforCCMR>Define Account Group with Screen Layout (Customers) Vendor/Customer transaction dependent field status: IMG>FACC>ARAP>VA>MR>PREPforCVMR>define screen Layout per Activity (vendors) IMG>FACC>ARAP>VA>MR>PREPforCCMR>define screen Layout per Activity (customers) Reports: IMG>CO>CCA>IS>USERSETTINGS>Specify settings for extract automatically Settlement: IMG>CO>IO>AP>SETTLEMENT>MANTAIN SETTLEMENT PROFILE

Caminhos do PA: Cost center assessment - Cycle: R3>ACC>CO>PA>ACTUAL POSTINGS>TRANSFER CCC/PC>ASSESSMENT Report -> R3>ACC>CO>PA>IS>DISPLAY LINE ITEMS Derivation: R3>ACC>CO>PA>MD>CARACTERISTICS VALUE>DISPLAY Internal order: IMG>CO>PA>FLOWS OF ACTUAL VALUES>order and project settlement

149

Report -> R3>ACC>CO>PA>IS>DISPLAY LINE ITEMS Operating concern: CA-> IMG>ES>A>CO>ASSIGN CONTROLLING AREA TO OPERATING CONCERN Characteristics -> IMG>CO>PA>S>DEFINE OPERATING CONCERN>MANTAIN CHARACTERISTICS R3>ACC>CO>PA>ENVIRONMENT>SET OPERATING CONCERN Planning: Create -> IMG>CO>PA>PLANNING>INITIAL STEPS>MANTAIN VERSIONS Change -> R3>ACC>CO>PA>PLANNING>CREATE/DISPLAY PLANNING Distribution/Revaluation/Ratios-> IMG>CO>PA>PLANNING>PLANNING AIDS>... Automatic/Integrated Plan -> R3>ACC>CO>PA>PLANNING>... Report: Create ->R3>ACC>CO>PA>INFORMATION SYSTEM>DEFINE REPORT>CREATE PROFITABILITY REPORT Define: K.Fig./Variables/Forms-> IMG>CO>PA>INFORMATION SYSTEM>REPORT COMPONENTS>... Define: Variables/Forms-> R3>ACC>CO>PA>INFORMATION SYSTEM>CURRENT SETTINGS>... Source os value fields: IMG>CO>PA>FLOWS OF VALUE FIELDS Settlement: IMG>CO>PA>FLOWS OF ACTUAL VALUES>SETTLEMENT OF PRODUCT VARIANCE Sales order processing: IMG>CO>PA>FLOWS OF ACTUAL VALUES>TRANSFER OF BILLING DOCUMENTS Value flows between SD / FI / CO-PA: IMG>CO>PA>TOOLS>ANALYSIS Valuation: IMG>CO>PA>MD>VALUATION

150

TELAS DO R/3

IMG:

151

Centro de Custo:

152

Contas Contábeis:

153

Grupo de Contas:

154