repÚblica da guinÉ-bissau boletim oficial

REPÚBLICA DA GUINÉ-BISSAU

BOLETIM OFICIALTerça-feira, 17 de janeio de 2019 Número 3

Dos assuntos para publicação no “Boletim Oficial” devem ser enviados o origi-nal e o duplicado, devidamente autenticados pela entidade responsável, à Direção-Geral da Função Pública - Repartição de Publicações, a fim de se autorizar a sua publicação. Contactos: Tm. 96 697 72 63 - 95 591 68 03

Os pedidos de assinatura ou anúncios avulsos do “Boletim Oficial” devem ser di-rigidos à Direção Comercial da INACEP - Imprensa Nacional, Empresa Pública -, Ave-nida do Brasil, Apartado 287 - 1204 Bissau Codex - Bissau Guiné-Bissau. Contactos: Tm. 96 662 71 24 - 97 723 88 12 - Email: inacep_ [email protected]

S U P L E M E N T O

220 3.º SUPLEMENTO AO BOLETIM OFICIAL DA REPÚBLICA DA GUINÉ-BISSAU N .º 3

INSTRUÇÕES N.º 7/2019Instruções para a organização e documentação

das contas das empresas públicas e das socieda-des de capitais exclusivamente públicos abrangidos pelo plano de contas SYSCOHADA.

TÍTULO IDISPOSIÇÕES GERAIS

CAPÍTULO IOBJETO, ÂMBITO DE APLICAÇÃO

E DEFINIÇÕESARTIGO 1.º

Objeto e âmbito de aplicação1. As presentes instruções estabelecem os princí-

pios e as normas, assim como atos e formalidades que regem a organização e apresentação das con-tas ao Tribunal de Contas.

2. As presentes instruções são aplicáveis às em-presas públicas e sociedades de capitais exclusi-vamente públicos.

ARTIGO 2.ºDefinições

Para efeitos das presentes instruções conside-ram-se:

1. Capitais públicos as empresas criadas pelo Estado com capitais próprios e/ou fornecidos por outras entidades públicas para exploração de ativi-dades de natureza económica e social, desde que não sejam constituídas sob forma de sociedades em conformidade com a lei comercial.

2. As empresas de capitais públicos gozam de personalidade jurídica e são dotadas de autonomia administrativa, financeira e patrimonial.

ARTIGO 3.ºIndícios de autonomia administrativa

e financeiraPara efeitos de prestação de contas ao Tribunal

de Contas, e sem prejuízo do disposto nas legis-lações em matéria financeira, a identificação dos serviços com autonomia administrativa e financeira pode ser aferida a partir dos seguintes indícios:

a) Apresentação de orçamentos privativos, ainda que integrados no Orçamento Geral do Estado;

b) Existência de administração financeira e conta-bilidade própria;

c) Utilização prioritária das receitas próprias para a realização das suas despesas;

d) Recebimento de transferências do Orçamento Geral do Estado só nos casos em que as recei-tas próprias são insuficientes para a cobertura das despesas;

e) Possibilidade de recurso ao crédito público me-diante uma autorização prévia do ministro das Finanças;

f) Existência de um património próprio;g) A execução do respetivo orçamento privativo

está sujeito ao controlo administrativo suces-sivo por parte do Ministério das Finanças e controlo jurisdicional do Tribunal de Contas.

CAPÍTULO IIORGANIZAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E REMESSA

DE CONTASARTIGO 4.º

Regime jurídicoA organização e apresentação de contas ao

Tribunal de Contas pelas entidades sujeitas à sua jurisdição regem-se pelas normas constantes da Lei Orgânica do Tribunal de Contas, pelas presentes instruções e demais legislações aplicáveis.

ARTIGO 5.ºDocumentação a remeter ao Tribunal de Contas

1. As empresas públicas e sociedades de capitais exclusivamente públicos deverão preencher, para efeitos de julgamento das suas contas, os modelos que a seguir se indicam:

a. Guia de remessa – (Modelo 1);b. Termo de abertura – (Modelo 2);c. Relação nominal dos responsáveis – (Modelo

3);d. Balanço – (Modelo 4);e. Demostração dos resultados – (Modelo 5);f. Mapa de origem e aplicação de fundos -

(Modelo 6).g. Anexo ao balanço e à demonstração dos

resultados, que compreende:i. Ativo imobilizado (Quadro 1);ii. Amortizações (Quadro 2);iii. Mais-valias e menos-valias de cessão (Qua-

dro 3);iv. Provisões registadas no balanço (Quadro 4);v. Bens adquiridos em locação financeira e con-

tratos similares (Quadro 5);vi. Vencimentos dos créditos no fecho do exercí-

cio (Quadro 6);vii. Vencimentos dos débitos no fecho do exercí-

cio (Quadro 7);viii. Consumos intermédios no exercício (Quadro

8);ix. Repartição de resultados e outros elementos

caraterísticos dos cinco últimos exercícios (Quadro 9);

x. Plano de afetação do resultado do exercício (Quadro 10);

17 DE JANEIRO DE 2019 221

xi. Efetivos, massa salarial e pessoal exterior (Quadro 11).

h. Contratação administrativa – situação dos con-tratos e forma de adjudicação (Modelo 7);

i. Execução de programa e projeto de investi-mento (Modelo 8);

j. Transferências correntes – Receita (Modelo 9);k. Transferências de capital – Receita (Modelo

10);l. Donativos e ajuda externa (Modelo 11);m. Empréstimos obtidos (Modelo 12);n. Lista de contas bancárias (Modelo 13);o. Reconciliações bancárias (Modelo 14);p. Balancete do razão geral (Modelo 15);q. Termo de encerramento – Modelo 16.1. Para além dos mapas mencionados no número

anterior, devem ser remetidos os seguintes docu-mentos complementares:

a. Plano de atividades;b. Orçamento;c. Relatório de gestão e/ou de atividade;d. Ata da reunião de apreciação e aprovação de

contas pelo órgão competente; e. Certidões de juros obtidos no exercício;f. Extratos bancários reportados ao fim de

exercício;g. Relatórios e parecer de órgãos de fiscalização

e cópia da certificação legal de contas.

TÍTULO IICONSIDERAÇÕES TÉCNICAS

Os documentos que a seguir se fazem alusão, terão em atenção as seguintes considerações téc-nicas:

ARTIGO 6.ºGuia de remessa

1. Os documentos discriminados no Modelo 1 – Guia de remessa, são de envio obrigatório sempre que existam movimentos que dêem origem ao seu preenchimento.

2. Nos casos em que não haja lugar ao preenchi-mento de algum ou alguns deles, far-se-á obrigato-riamente referência a tal facto na parte destinada observações, ficando o organismo ou serviço dispen-sado de proceder ao seu envio.

3. A ordenação documental indicada neste modelo é obrigatória no que se refere à organização do processo a enviar ao Tribunal de Contas (Guia de remessa).

4. Sem prejuizo do disposto nos números ante-riores, as contas e os respetivos modelos poderão ser apresentados em suporte eletrónico, desde que o conteúdo e o traçado dos mesmos obedeçam à

estrutura dos mapas configurados nas presentes instruções.

ARTIGO 7.ºBalanço

1. O balanço, elaborado de acordo com o Modelo 4 –, é o mapa que apresenta a situação patrimonial da entidade num determinado momento.

2. As contas do ativo são apresentadas pela ordem crescente do grau de liquidez:

Ativo imobilizado; Ativo circulante; Tesouraria – Ativa.3. As contas do passivo encontram-se distribuí-

das de acordo com o grau de exigibilidade crescente: Capitais próprios; Dívidas financeiras; Passivo circulante; Tesouraria – Passiva.

ARTIGO 8.ºDemonstração dos resultados

1. A demonstração dos resultados tem por finali-dade destacar os resultados (lucros ou prejuízos) obtidos na atividade desenvolvida pela entidade.

2. Este mapa, elaborado de acordo com o Modelo 5 – apresenta os custos e os proveitos existentes ao longo do ano.

3. Os custos e os proveitos são classificados em duas categorias:

• Custos e proveitos de atividades ordinárias;• Custos e proveitos de atividades extraordiná-

rias;ARTIGO 9.º

Mapa de origem e aplicação de fundos1. O mapa de origem e aplicação de fundos

(MOAF), elaborado de acordo com o Modelo 6 –, é uma síntese de origem de recursos e de suas apli-cações.

2. Apresenta por exercício:• Os fluxos de investimento e financiamento;• Outras aplicações e recursos financeiros;• A variação da tesouraria.

ARTIGO 10.ºRelatório de gestão

1. O relatório de gestão deve conter uma expo-sição fiel da atividade desenvolvida, apoiada, tanto quanto possível, em indicadores económicos e financeiro, que mostrem a eficiência da utilização dos recursos e a eficácia da gestão. Deve referir, ainda, as perspetivas futuras do desenvolvimento das atividades da entidade.


2. A sequência de apresentação pode ser a seguinte:

a) Caraterização geral da entidade – indicação do tipo de organização, setor de actividade, orga-nograma e recursos humanos;

b) Produção – síntese da atividade desenvolvida, produtividade do serviço, rácios de ocu-pação dos principais equipamentos;

c) Situação económica – análise de dados do balanço e da demonstração de resultados como custos, proveitos, resultados e investi-mentos;

d) Situação financeira – estrutura de capitais (relação capitais próprios ou dívida de curto prazo com o total), formas de financiamento, prazos de recebimento e pagamento, princi-pais componentes de receita e despesa;

e) Balanço social – factos mais relevantes refe-rentes do balanço social como entradas, saída, absentismo.

ARTIGO 11.ºAta da reunião de aprovação de contas

1. Uma cópia de ata da reunião do órgão de gestão, onde são apreciados os factos mais impor-tantes revelados pelos documentos de prestação de contas, deve acompanhar a restante informação.

2. A apreciação deve incidir sobre receitas e des-pesas, custos e proveitos e resultados da gerência e do exercício, cujos valores devem constar da res-pectiva ata.

ARTIGO 12.ºAnexos às demonstrações financeiras

Os anexos abrangem um conjunto de informações destinadas a permitir uma adequada compreensão das situações expressas nas demonstrações finan-ceiras ou de outras situações que, não tendo reflexo nestas demonstrações, são úteis para uma melhor avaliação do seu conteúdo, incluindo elementos com vista à caraterização geral da entidade.

ARTIGO 13.ºRegras básicas na construção de modelos1. Os modelos inclusos na Conta de Gerência

devem ser numerados sequencialmente, sem em-bargo de, em casos excecionais, existirem adições que terão de ser identificadas com o número da pá-gina imediatamente anterior e à utilização sequen-

cial das letras do alfabeto. Por exemplo: pág. 1, pág. 2, pág. 2A, pág. 2B, pág. 3, etc.;

2. Sempre que um determinado modelo ocupe mais de uma página, todo o cabeçalho deve ser repetido na(s) página(s) seguintes. No canto inferior direito do modelo deve constar a expressão “Valor a transportar” (exceto na última página) e no canto superior direito, na nova página, deve constar “Valor transportado”;

3. Os modelos devem ser preenchidos, em geral, pelo seu valor bruto, atento ao princípio de não com-pensação. Isto significa que os valores relativos a pessoal devem encontrar-se pelo montante bruto sem qualquer dedução relativa a descontos. No entanto, como é também conhecido, as reposições abatidas aos pagamentos abatem-se à despesa paga. Apenas neste último caso é que os valores das despesas podem aparecer líquidos;

4. Apesar de existir a fonte de financiamento, isso não significa que exista violação do princípio da não consignação. A justificação da despesa por fonte de recurso apenas visa obter informação na forma como os dinheiros foram geridos;

5. A entidade deve estar identificada em todos os modelos com a sua classificação orgânica, funcio-nal, nome completo e Número de Identificação Fis-cal (NIF). Todos os modelos a serem preenchidos devem obedecer à estrutura do modelo padrão;

6. Os responsáveis pela assinatura dos modelos são os que estiverem em exercício, sem prejuízo da responsabilidade definida no Modelo n.º 4 “relação nominal de responsáveis pela gerência”;

7. A autenticação deve ser feita preferencialmente por selo branco, podendo ser substituída por carim-bo em uso na instituição (nos casos em que não haja selo branco).

ARTIGO 14.ºDisposições diversas

1. O Tribunal de Contas pode ainda solicitar às entidades ou terceiros quaisquer outros elementos e informações que achar necessário para análise e julgamento das contas.

2. Toda a documentação suporte respeitante às contas remetidas ao tribunal ficará à disposição deste, devidamente acondicionada, nos arquivos dos respetivos serviços, devendo ser agrupada de acordo com as relações que acompanham a conta.


TÍTULO IIIDOS MODELOS E NOTAS EXPLICATIVAS

GUIA DE REMESSA

Relatório de Gestão e ou atividade

Plano de atividade

Ata da reunião de apreciação e aprovação decontas pelo órgão competente

Empréstimos obtidos

Balancetes do razão geral

Relação nominal dos responsáveis

Anexo ao Balanço e à Demonstração dosResultados

Demonstração de resulatdos

Extratos bancários reportados ao fim doexercício

Documentos Complementares


Nota explicativaModelo 1 - Guia de remessaA. Objetivo: A guia de remessa pretende ilustrar

as contas e respetiva documentação a serem remeti-das ao Tribunal de Contas, no estrito cumprimento dos prazos legais em vigor.

B. Conteúdo: O guia apresenta uma listagem de todos os modelos das presentes instruções, incluin-do o relatório. Face às instruções gerais, existem modelos que não são aplicáveis, outros que o são condicionalmente às características da entidade e, por último, modelos integralmente aplicáveis, inde-

pendentemente das circunstâncias. Há que colocar uma cruz na coluna correspondente relativamente a cada modelo.

No caso de, sendo determinado modelo aplicá-vel, este não ser enviado, a entidade deverá justifi-car por escrito o seu não envio.

No caso de existirem elementos que estejam de-pendentes de entidades externas, as contas podem ser enviadas mesmo sem esses elementos, deven-do a entidade justificar com indicação da data em que irá proceder à sua entrega. Exemplo: “Certidão de Fundos”.

Contém o presente processo de contas da ________________________ respeitante ao período de _____/____/____ á ____/____/____, o número de folhas que consta do respetivo termo de encerramento.


Nota explicativaÉ o documento através do qual se faz a manutenção das várias peças contidas no processo de contas, no qual deve constar o nome do responsável e o período a que respeita a gerência.O termo de abertura serve de capa do processo da conta e da documentação anexa a enviar ao Tribunal de Contas.

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Nota explicativa

Modelo 2 - Relação dos responsáveis pela gerênciaA. Objetivo: A relação nominal dos responsáveis pela gerência visa identificar os mesmos pelo período da gerência e apurar dados que permitam um contacto facilitado em caso de necessidade. Estes dados podem ser objeto de verificação concreta.B. Conteúdo: o pedido de responsabilidade corresponde ao período em que os supramencionados respon-sáveis estiveram em gestão na entidade.Os responsáveis também incluem pessoas com delegação de competências, bem como todos aqueles que ordenam a realização de despesas. Nas ‘‘observações’’ dever-se-á incluir informação respeitante ao despacho da delegação de competências sempre que o responsável tenha a responsabilidade delegada.

ATIVO IMOBILIZADO (1)

ATIVO IMOBILIZADO (1)

Encargos imobilizados

Despesas de estabelecimento e encargos a repartir

Prémios de reembolso obrigatórios

Imobilizações incorpóreas

Despesas de investigação e desenvolvimento

Patentes, licenças, concessões programação

Fundos comerciais

Outras imobilizações incorpóreas

Imobilicação corpóreas

Terreno

Edifícios

Instalações e agenciamento

Material

Material de transporte

Adiantamento e por conta sobre imobilizações

Investimentos financeiros

Títulos de participação

Outras imobilizações financeiras

(1) Atividades extraordinárias:

Ref.


ATIVO CIRCULANTE

ATIVO Ref.

Ativo circulante extraordinário

Existências

Mercadorias

Matérias-primas e outros

Em curso

Produtos fabricados

Crédito e aplicação similares

Fornecedores, adiantamentos a pagar

Clientes

Outros créditos

TOTAL TESOURARIA-ATIVO (III

Desvio de conversão-Ativo (IV)(perda provável de câmbio)

Valores a entrar em caixa

TESOURARIA-ATIVO

TESOURARIA-ATIVO


ExercícioN - 1

Capital

Acionista capital não exigido -

Prémios e reservas

Prémios de entrada, de emissão, de fusão

Desvios de reavalidação

Reservas indisponíveis

Resultados transitados + ou -

Resultado líquido de exercícios (Lucro + ou prejuízo -)

Outros capitais próprios

Subvenções de investimentos

Provisões regulamentadas e fundos similares

TOTAL CAPITAIS PRÓPRIOS (I)

TOTAL DÍVIDAS FINANCEIRAS (II)

CAPITAIS PRÓPRIOS E FUNDOS SIMILARES

Dívidas financeiras diversas

Ref.


Dívidas circulantes e recursos similares H.A.O.

Clientes, adiantamentos recebidos

Fornecedores de exploração

Dívidas fiscais

Dívidas sociais

Outras dívidas

Riscos provisionados

Bancos, descobertos

Ref.


Compra de mercadorias

- Variação de stocks ( - ou +

Margem bruta sobre as mercadorias ver TB)

Compras de matérias-primas e fornecimentos afins

- Variação de stocks ( - ou +)

(Margem bruta sobre as mercadorias ver TG)

-Variação de stocks ( - ou +)

Transportes

Serviços exteriores

Impostos e taxas

Outros encargos

(Valor acrescentado ver TN)

Encargo com o pessoal

do qual pessoal exterior ........../............

(Excedente bruto de exploração ver TQ)

Dotações às amortizações e provisões

Outras compras

(Resultado de exploração ver TX)

ATIVIDADE DE EXPLORAÇÃO

Ref.


Valores contabilísticos das cessões de imobilizações

Encargos extraordinárias

Dotações extraordinárias

Participação dos trabalhadores

Imposto sobre resultado

(Resultado de exploração ver UZ)

ATIVIDADE FINANCEIRA

Despesas financeiras

Perdas de câmbio

Dotações às amortizações e às provisões

TOTAL DOS ENCARGOS DE ATIVIDADEORDINÁRIO

Ref.

TOTAL DAS DSPESAS FINANCEIRAS

(Resultado de Atividade Ordinária ver UI)

Atividades extraordinárias

TOTAL DAS DSPESAS EXTRAORDINÁRIAS.

TOTAL PARTICIPAÇÃO E IMPOSTOS

TOTAL GERAL DOS CUSTOS

Reporte total dos encargos de exploração


Venda de mercadorias

Retomas de exploração

Ref.

ATIVIDADE DE EXPLORAÇÃO

Produção armazenada (ou não)

Volume de negócio (TA + TC + TD + TH)

Outros proveitos


Proveitos extraordinários

TOTAL DOSPROVEITOS EXTRAORDINÁRIOS

Reporte total dos proveitos de exploração

Ref.

ATIVIDADE FINANCEIRA

TOTAL DOS PROPVEITOS ORDINÁRIOS

Resultado financeiro (+ ou -)

ATIVIDADE EXTRAORDINÁRIA

Resultado líquido: lucro (+) ;Prejuizo (-)

(1) Donde impostos corrrespondentes


(SC) Perdas de câmbio(SL) Despesas extraordinárias

(UC) Ganhos de câmbio(UL) Proveitos extraordinários(UN) Transferência de encargos extraordinários

AUTOFINANCIAMENTO (A.F.)

(BC) Mercadorias(BD) Matérias-primas(BE( Em curso(BF) Produtos fabricados

CAPACIDADE DE AUTOFINANCIAMMENTO GLOBAL (CAFG)

EBEEncargos suscetíveis de sair na caixaProveitos suscetíveis de entrar em caixa

(SA) Despesas financeiras

1.ª PARTE: DETERMINAÇÃO DOS SALDOS FINANCEIROS DO EXERCÍCIO ______

EBE


(BH) Fornecedores, adiantamentos pagos(BI) Clientes(BJ) Outros créditos

(DI) Clientes, adiantamentos recebidos(DJ) Fornecedores de exploração(DK) Dívidas fiscais(DL) Dívidas sociais(DM) Outras dívidas(DN) Riscos aprovisionamentos

(C) Variação global líquida das dívidas circulantes

(B) Variação global líquida dos créditos


no fecho do exercício + ou -no início do exercício + ou -

Variação dos fundos de maneio (F.M): FM (N) - FM (N) - FM )N-1)Variação da B. F. globalVariação de tesouraria

VI. FINANCIAMENTO PELO CAPITALPRÓPRIO

C - FUNDOS LÍQUIDOS DE FIANANCIAMENTO

D - EXCEDENTE OU INSUFICIÊNCIA DEFUNDOS DE FINANCIAMENTO (C-B)


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Nota explicativa:

Informação sobre todos os contratos celebrados no exercício ou em exercícios anteriores e que foram objeto de execução financeira no exercício:

No que concerne a pagamentos, deverá ser indi-cada a data do primeiro pagamento e os pagamen-tos ocorridos na gerência e acumulados discrimina-dos por:

• Trabalhos normais;• Revisão de preços;• Trabalhos a mais.Assim, também informa no que respeita a cada

tipo de contrato sobre as modalidades de adjudi-cação:

• Concurso público;• Concurso limitado com prévia qualificação;• Concurso limitado.

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Nota explicativa:

Informação para cada programa e projeto de investimento:

• Fontes de financiamentos previstos inicialmente e correspondentes valores;

• Início e conclusão;

• Previsões do valor total do programa/projeto (com ajustamento do ano, caso existam);

• Início e conclusão;

• Indicação das entidades gestoras do programa/projeto.

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Nota explicativa:Pretende-se informação sobre transferências e

subsídios correntes e de capital subordinada aos seguintes aspetos:

• Dispositivo legal ao abrigo do qual se realizou cada operação;

• Montantes orçamentados;

• Montantes autorizados;

• Valores efetivamente transferidos ou concedi-dos;

• Importâncias autorizadas mas não efetuadas até final do exercício.

No que respeita aos subsídios pretende-se, ainda, informação sobre:

• Finalidade;

• Entidade beneficiária.

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Nota explicativa:Pretende-se informação sobre transferências e

subsídios correntes e de capital subordinada aos seguintes aspetos:

• Dispositivo legal ao abrigo do qual se realizou cada operação;

• Montantes orçamentados;

• Montantes autorizados;

• Valores efetivamente transferidos ou concedi-dos;

• Importâncias autorizadas mas não efetuadas até final do exercício.

No que respeita aos subsídios pretende-se ainda informação sobre:

• Finalidade;

• Entidade beneficiária.


Nota explicativaO mapa de donativos e ajuda externa tem como

objetivo providenciar informação útil relativamente aos valores monetários ou em espécie que entram diretamente nas entidades, sejam ou não geridas por estas.

1. Referência – código do número de arquivo.2. Tipo — colocar se o donativo foi ou está a ser

em espécie (ESP) ou em dinheiro (DNH).3. Designação – nome do projeto.4. Registo — se o projeto tem registo no Minis-

tério das Finanças colocar nesta coluna o seu núme-ro.

5. Doadores - identificação do doador (deve cons-tar uma descrição completa – nome, morada, pes-soas de contacto, contactos telefónicos, etc.).

6. Tipo de aplicação – se tratar de numerário, explicar qual a sua aplicação; se tratar de um do-nativo em espécie, colocar se foi alienado ou não e qual a utilização dada ao valor da alienação (pode ser aquisição de bens, consultores, salários, etc.), se o donativo tiver sido em espécie e não tenha sido alienado e nem haja intenções de o fazer por servir para a entidade, colocar isso mesmo na coluna.

7. Direitos aduaneiros - no caso do donativo ser em espécie e ter pagado direitos aduaneiros, colocar informação relativa ao valor aduaneiro.

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Nota explicativa A lista das contas bancárias torna possível a identificação de todas as contas bancárias em nome da

entidade, tenham ou não movimentos associados.

(1) Saldo do extrato bancário no último dia do mês(Mais)Débitos no extrato bancário para os quais não exista correspondência nos registos de pagamentos na entidade

(MenosCréditos no extrato bancário para os quais não rxista correspondência nos registos de cobrança na entidade

(Mais)Cobranças registdas na entidade que não constem do extrato bancário

(Menos)Pagamentoss registados na entidade que não constem do extrato bancário


Nota explicativaA conciliação bancária e justificação das divergências visam explicar a razão do diferencial entre o valor

do saldo bancário da conta de gerência consolidada e as certidões de saldo dos bancos (ou extrato de contas bancárias).

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Contém o processo de contas da (nome da entidade) respeitante ao período de (01 de janeiro a 31 de dezembro do ano ______), o número de folhas de _____ .

Nota explicativa

É o documento que faz referência ao número de folhas que constituem o processo de contas.

repÚblica da guinÉ-bissau boletim oficial

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