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Regras para reembolso de despesas de voluntários Versão 2 (26.01.2012) No âmbito do projecto Atlas das Aves Invernantes e Migradoras 2011/2013, a SPEA poderá comparticipar parte das despesas de deslocação efectuadas pelos colaboradores, na realização do trabalho de campo, e que o solicitarem. Apesar de existir esta possibilidade, a SPEA apela desde já a todos os participantes que ponderem a hipótese de abdicar de receber essa ajuda a favor de um aumento da capacidade do projecto atlas para cobrir todo o território.

Caso queira solicitar o apoio leia atentamente este documento.

Condições e montantes do apoio

1. Só serão apoiados os voluntários que realizem observações sistemáticas, recorrendo à metodologia padrão, em quadrículas que tenham sido atribuídas pelo respectivo coordenador regional e cujos dados sejam validados por este. Não é possível subsidiar o trabalho voluntário efectuado para a obtenção de registos adicionais.

2. Montantes do apoio: O projecto só poderá apoiar os voluntários que fizerem, no mínimo, 2 visitas completas a uma mesma quadrícula (em 2 épocas diferentes) ou uma visita a 2 quadrículas diferentes na mesma época, num total mínimo de 12 tétradas. Neste caso, o valor máximo do apoio é de 30 €; no caso de 3 visitas/18 tétradas, o apoio máximo é de 45 € e no caso de 4 visitas/24 tétradas é de 60 €. Em suma, a partir das 12 tétradas (30 €), cada 6 tétradas (correspondente a 1 visita completa a 1 quadrícula) serão apoiadas com um máximo de 15 €.

N.º de quadrículas Montante máximo do apoio

Notas

1 0 € ou 15 € 0 € - no caso de o observador visitar apenas uma quadrícula; 15 € - no caso de já ter visitado um mínimo de 2, os pedidos de reembolso seguintes já podem ser correspondentes ao mínimo de 1 quadrícula

2 30 € No caso de 2 quadrículas na mesma época, ou da mesma quadrícula visitada em épocas diferentes

3 45 € 4 60 €

N quadrículas N quadrículas x 15 € / quadrícula

Multiplica-se o número de quadrículas por 15 € (o montante de apoio máximo por quadrícula)

3. Adicionalmente, poderão ser apoiados os colaboradores voluntários nas estações de anilhagem envolvidas no projecto. O valor máximo do apoio é de 120 € por cada campanha de anilhagem de 2 dias.

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Despesas elegíveis

4. Tipos de despesa: despesas de deslocação (e.g. combustível, portagem, estacionamento, transportes públicos), alojamento e alimentação (e.g. restaurante, hotel)

5. Datas das despesas: os documentos devem ter data incluída na época de campo para a qual o voluntário solicita o reembolso, não sendo necessário que o documento tenha a data do dia exacto do trabalho de campo. No caso de o voluntário visitar a mesma quadrícula em 2 épocas diferentes, e só pedir o reembolso no final da primeira época, o voluntário poderá apresentar comprovativos de despesa com datas das duas épocas, ou apenas de uma, desde que perfaçam o valor total do apoio pedido.

Documentos comprovativos de despesa

6. Tipo de documentos: estes documentos têm de ser válidos para efeitos da contabilidade da SPEA e podem ser de 4 tipos: venda-a-dinheiro, factura, factura-recibo ou recibo. NOTAS: não servem talões de mesa e há que ter atenção aos documentos que indicam expressamente “este documento não serve de factura” – neste caso, deve pedir-se factura; também não são elegíveis fotocópias de documentos comprovativos de despesa.

7. Identificação dos documentos: estes devem estar em nome da SPEA, e respectivo número de identificação fiscal (NIF). O NIF da SPEA é o 503 091 707. Os documentos não serão admitidos caso estejam em nome do voluntário ou de outra pessoa/entidade que não a SPEA.

Pedidos de reembolso

8. Prazos para reembolso 2011/2012: os pedidos de reembolso devem ser efectuados até 31 de Dezembro 2011, para a primeira época de campo (1 Agosto a 31 Outubro) e até 31 de Março 2012, para a segunda época de campo (15 Novembro a 28 Fevereiro).

9. Prazos para reembolso 2012/2013: devem ser efectuados até 1 mês após o término das épocas de campo, ou seja, até 30 de Novembro 2012 (terceira época de campo) e até 31 de Março de 2013 (quarta época de campo).

10. Documentos a enviar: além dos comprovativos de despesas, estes devem ser anexos a um documento de despesa, devidamente preenchido pelo voluntário, e cujo modelo está disponível no ponto 4) em http://www.spea.pt/pt/estudo-e-conservacao/censos-de-aves/atlas-aves-invernantes-e-migradoras/manual-do-voluntario/

11. O valor da soma dos documentos comprovativos da despesa efectuada deverá ser IGUAL ao valor do apoio que o colaborador pretende receber, e nunca inferior nem superior.

12. Contacto: os pedidos de reembolso devem ser enviados por correio para a SPEA a/C Vanessa

Oliveira (Av. João Crisóstomo n.º 18 – 4.º Dto 1000-179 Lisboa), responsável pela coordenação geral de voluntários. Além da folha de despesas, devem ser também enviados os documentos de despesas originais, não servindo fotocópias.

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Pagamento

13. O pagamento, da responsabilidade da SPEA, só será efectuado após validação do trabalho efectuado pelo voluntário e no caso de recepção de pedido de reembolso correcto (dentro do prazo, com documento de despesas devidamente preenchido e comprovativos de despesa elegíveis)

14. Cabe aos coordenadores regionais (CR) validarem/confirmarem o trabalho efectuado pelos observadores voluntários. Estes últimos terão de inserir previamente os seus dados no PortugalAves e informar o respectivo CR desse acto.

15. Cabe à direcção da APAA a validação do trabalho efectuado pelos colaboradores voluntários na anilhagem.

Casos não previstos

16. Cabe à coordenação do projecto decidir sobre os Casos não previstos neste regulamento.

QUADRO-RESUMO COM DATAS IMPORTANTES

Realização do trabalho de campo (e datas para comprovativos de despesa)

Prazo para pedido de reembolso

1.ª Época 1 Agosto 2011 – 15 Outubro 2011 (Portugal Continental e Madeira) / 15 Agosto 2011 – 31 Outubro 2011 (Açores)

31 Dezembro 2011

2.ª Época 15 Novembro 2011 – 15 Fevereiro 2012 (Portugal Continental e Madeira) / 1 Dezembro 2011 – 28 Fevereiro 2012 (Açores)

31 Março 2012

3.ª Época 1 Agosto 2012 – 15 Outubro 2012 (Portugal Continental e Madeira) / 15 Agosto 2012 – 31 Outubro 2012 (Açores)

30 Novembro 2012

4.ª Época 15 Novembro 2012 – 15 Fevereiro 2013 (Portugal Continental e Madeira) / 1 Dezembro 2012 – 28 Fevereiro 2013 (Açores)

31 Março 2013

A Equipa do Atlas agradece a sua colaboração

e espera poder conta consigo.