racionalização dos processos logísticos no hospital de santa maria, epe

Racionalização dos Processos Logísticos no Hospital de Santa Maria, EPE

Jornadas dos Administrativos da SaúdeCentro Hospitalar do Porto, EPE

Helena Gaspar

19 de Abril de 2008Hospital de Santo António, Porto

1. Enquadramento: Logística e sector da Saúde

2. Impacto da Optimização Logística no HSM

3. Papel dos Administrativos na Logística

8%

31%37%

24%

0%

10%

20%

30%

40%

Amortizações Materiais eServiços

Adquiridos

Trabalho Indirecto Trabalho Directo

1. Logística e Sector da Saúde

Logística e Saúde

Á medida que os custos com a prestação de cuidados de saúde crescem, e que a situação financeira dos prestadores de cuidados de saúde se deteriora, há um consenso crescente da necessidade com um novo conjunto de competências especificas que permitam reposicionar as organizações de forma a prepará-las para um ambiente de mercado competitivo.

Com os custos de materiais e serviços a contarem para o segundo maior grupo de custos num hospital, é reconhecido que a gestão da cadeia de abastecimento é uma das principais áreas de melhoria, onde conseguimos impactos importantes na performance da organização.

Adaptado de Scheneller and Smeltzer, 2006


Factores críticos

• Grandes pressões para redução de gastos com a prestação de cuidados de saúde;

• Forte intervenção e regulamentação do estado (detêm um papel preponderante na prestação);

• Proliferação de produtos similares (mas não absolutamente idênticos), o que aumenta a complexidade da cadeia logística;

• No caso Português a elevada dívida do SNS aos fornecedores é factor condicionante da entrada de novos agentes pelo lado da oferta;

• Cadeias logísticas muito fraccionadas (quer ao nível nacional, quer ao nível internacional), dificultado assim o surgir de lógicas de conjunto;

• Introdução constate de novos artigos/medicamentos como forma de manter margens elevadas por parte dos fornecedores;


Uma aproximação á cadeia logística tipo

Produtores

Distribuidores Armazenistas

Redes de farmácias

Farmácias independentes Hospitais

Cuidados primários (centros de saúde,

etc.)

Serviços (internos)

Profissionais de SaúdeUtentes

SNS

Adaptado de Alcíbiades Guedes, EGP


O Papel futuro das funções Logística e Compras

10% 15%

30% 10%

30%

20%

10% 50%

20%5%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

3 anos 10 anos

% d

e de

dica

ção

á ta

refa Administrativo

Gestão de parcerias com fornecedores

Comercial

Estratégico

Desenvolvimento SC

Adaptado de Scheneller and Smeltzer, 2006

2. Impacto da optimização logística no HSM

Hospital de Santa Maria

• Estabelecimento universitário de referência do Serviço Nacional de Saúde português;

• Desempenha funções integradas de prestação de cuidados de saúde, de formação pré, pós-graduada e continuada e constitui-se como unidade essencial dentro do sistema de saúde português;

• Centro de inovação e investigação;

• A par do apoio que presta às populações da sua zona de influência directa, o HSM garante referenciação diferenciada em múltiplas áreas clínicas, no âmbito regional e nacional e dos países de expressão portuguesa;

• Tem objectivos integrados de uma unidade de saúde do sistema público, com vista à garantia da equidade e universalidade do acesso, da assistência eficaz e eficiente e da promoção da qualidade e da excelência, com satisfação dos doentes e dos profissionais;

• Entidade Pública Empresarial desde 01 de Janeiro de 2006

Total de Consumos de Armazém : 20.000.000€


Hospital de Santa Maria

20

21

21

22

22

23

23

24

2004 2005 2006 E 2007

Milh

ões

de E

uros

Repartição por Categorias

91%

4% 3% 2% 0%

MCC Hoteleiro AdministrativoSIE Alimentares


Análise Sumária do Anterior Modelo de Logística no HSM

• 8 Locais distintos de armazenagem, com Layout deficiente;

• Reactividade na Gestão de Stocks;

• Circuitos da informação em suporte papel;

• Existências em Armazém e serviços muito elevadas (+3 meses de consumo);

• RH pouco qualificados;

• Inexistência de Estruturas Físicas e Métodos Adequadas para o Armazenamento nos Serviços Utilizadores;

• Ausência de Indicadores de Performance.


Circulo Vicioso

... Rupturas

Distorção da Procura

Encomendas acima do

necessário

Aumento do stock de

segurançaEntregas

Incorrectas

Resultado: amplificação e

variabilidade da procura, com atraso,

e ricochete dos pendentes

tempo

procura

Adaptado de Alcíbiades Guedes, EGP


Pressupostos do Projecto de Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM

Centralização de todas as localizações de armazenagem do HSM em um único Novo Armazém Central

Novo armazém Central

Diminuição do Stock médio no Armazém Central para cerca de 1,5 meses de existênciasRedução de Existências

Alarga o horário de distribuição de artigos de armazém até ás 21hAlargamento de Horário

Introdução de um SI que permite o controlo de todo o circuito do artigo (desde entrada em armazém até ao consumo) através de Código de Barras individualizado

Implementação nos Serviços do HSM de um sistema de Armazéns Avançados com Registo de Consumos

Sistema Informático de Gestão Logística


Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM

Novo Armazém Centralizado

Novo circuito de distribuição

Novo método de reposição

(KanBan)

Introdução de Hardware e

Software

Resultados

• Redução das existências ao longo da cadeia;

• Diminuição dos desperdícios;

• Redução dos custos com pessoal;

• Aumento do tempo disponivel do pessoal de enfermagem;

• Aumento da disponibilidade dos artigos e satisfação do cliente interno.



Novo Armazém Centralizado

Layout Optimizado Apoio Administrativo

Zona de Recepção de Mercadorias

Zona de Devoluções

Zona de Picking

Zona de Expedição

Armazenagem Eficiente

Área de Paletizado

Gestores de Stocks para cada Categoria de Artigos

Arrumação dos artigos por ABC



Novo circuito de distribuição



Introdução de Software

Solução Informática ajustada ás

necessidades do HSM

Leitura de Códigos de Barras

• Entradas e Saídas do Armazém Central• Registo de Consumos nos Armazéns Periféricos de

cada Serviço

Gestão de Stocks nos Armazéns

Periféricos

• Estabelecer e controlar níveis máximos e mínimos de existências

• Gerar Pedido de Abastecimento• Informação de Gestão ao Responsável pelo Centro de

Custos

Gestão do Armazém Central

• Informação em tempo real de existências• Apoio na decisão de emissão de Pedidos de Compra

ao SGC• Gestão e programação de entregas em armazém

Gestão do Mestre Artigos

• Informação á Gestão sobre consumos, existências e fornecedores preferenciais em cada artigo



Introdução de Software

NívelDefine a Quantidade máxima que o utilizador pode requisitar de determinado artigo

A Aplicação Informática bloqueia qualquer pedido cuja quantidade seja superior ao Nível estabelecido



PDTs para Registo de Consumos

• O Registo dos consumos é feito através de PDTs instalados em cada Centro de Custos

• Foram adquiridos 145 PDT, sendo 10 para o Armazém Central e 135 para os Armazéns Periféricos

Novos carros de distribuição

• Grande Optimização do espaço disponível

• Elevada Resistência a condições de utilização adversas

• Peso reduzido para facilitar o transporte dos artigos



Novos Armários Modelares nos Serviços

Elevado Grau de Flexibilidade

• Conteúdo Modelar Ajustável a qualquer artigo

• Maximização da utilização do espaço disponível

Segurança

• Elevada protecção dos artigos por forma a evitar a sua deterioração

• Sistema de encerramento por chave única que permite o controlo da utilização

4. Reposição de Stocks3. Pedidos Automáticos



Novo Método de Reposição

2. Registo de Consumos1. Definição de Níveis

• Previamente são definidos níveis por artigo para cada Armazém Periférico

• Os níveis são estabelecidos tendo por base o padrão de consumo do Centro de Custos que vai servir

• Sempre que são retirados artigos do Armazém Periférico, há que registar o consumo dos mesmos

• Este Consumo é registado no SI via PDT

• Em alguns casos é registado ao doente

• Os pedidos de abastecimento são gerados de forma automática pelo SI

• As quantidades a abastecer são definidas como sendo a diferença entre a quantidade existente e o Nível estabelecido

• A reposição de stocks nos Armazéns Periféricos é feita periodicamente segundo uma escala preestabelecida



Resultados

Eliminação do Desperdicio

• Simplificação de Tarefas

• Eliminação de Tarefas sem Valor Acrescentado

Redução de Existências

• Diminuição dos níveis de stocks nos Armazéns Periféricos

• Redução das Existências no Armazém Central

Baixa de Consumos

• Resultado do melhor controlo de existências e abastecimentos

Aumento da Satisfação

• Melhorias nos Níveis de Serviço (taxa de enchimento) e redução do número de Rupturas

Diminuição de Erros

• Redução de erros na introdução de dados

• Diminuição de erros de fornecimento

Redução de Custos com

Pessoal

• Reestruturação do Serviço

• Pela redução do tempo de enfermagem dedicado ao abastecimento

Informação de Gestão

• Introdução de Indicadores com Monitorização diária para Apoio á Decisão

Registo de Consumos ao

Doente

• Registo de Consumos ao Doente

• Cruzamento com a informação de produção

Janeiro 2008 21

Melhoria da

Qualidade do Sistema

Nível de Serviço % de Rupturas

85%

90%

95%

100%

31 J ul06

26Abr08

0%

2%

4%

6%

8%

10%

31 J ul06

26 Abr08

Resultados



Custos Directos



0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

2005 2006 2007

Milh

ões

de E

uros

-70%

Número de Efectivos

0

20

40

60

80

100

120

2005 2006 2007

-32%

Total de Consumos de Armazém



20

21

21

22

22

23

23

24

2004 2005 2006 2007

Milh

ões

de E

uros

Janeiro 2008 24

Recursos Humanos

Antes Depois

- 43%

Armazém Central

Antes Depois

- 55%

Serviços Utilizadores

Antes Depois

- 89%

Consumo

Antes Depois

- 10%

-

-

-

-

Redução Total

4,4 M€

• Redução do n.º de efectivos

• Redução do custo médio

• Redução das existências no armazém central de 3 meses para 1 mês

• Redução das existências nos serviços utilizadores para cerca de 2 semanas

• Racionalização do consumo devido ao aumento da fiabilidade do sistema


Ganhos de Eficiência

Janeiro 2008 25


Reconhecimento Público

3. Papel dos Administrativos na Logística

14 elementos divididos pelas seguintes áreas

Funções

Gestão dos stocks

• Análise dos níveis por cada artigo

• Proposta de emissão de pedidos de compra

Recepção do material

• Recepção dos artigos

• Conferência das guias com a NE

• Emissão e colagem de etiquetas

Picking dos artigos

• Utilização do PDT para aviar as requisições e arrumação dos artigos nos carros de transporte

Controle das guias de remessa

• Verificação das guias de remessa com as folhas de gasto do doente, guias de transporte, guias de consignação com as notas de encomenda e as facturas

Introdução de dados no sistema

• Registo na aplicação das entradas e saídas de materiais utilizando o PDT e /ou o sistema informático

Arquivo

• Arquivo das guias de remessa, com as folhas de gasto do doente, guias de transporte, guias de consignação, requisições, facturas e notas de encomenda

Informação de Gestão

• Retirar os elementos do sistema e elaboração de mapas com a informação de gestão necessário.

Contacto entre os serviços e fornecedores

• Contacto com os fornecedores e os serviços no sentido de encontrar as soluções para os problemas

Obrigado

racionalização dos processos logísticos no hospital de santa maria, epe

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