proton - manual de utilização - ceplac.gov.br do usuário... · sistema de gestão eletrônica de...

Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI

SIGED - Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos

MANUAL DO USUÁRIO – Módulo de Arquivos


Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED Versão: 1.0

Manual do Usuário – Módulo de Arquivos Novembro/2011

Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 2

O objetivo deste

Manual é permitir

a reunião de

informações

dispostas de forma

sistematizada, criteriosa e

segmentada que

atue como

instrumento

gerencial

facilitando a

compreensão das

funcionalidades do

sistema SIGED –

MAPA.

Índice

1 - Introdução ............................................................................................................... 3

1.2 - ESCOPO DESTE MANUAL ....................................................................................... 3 1.3 - PÚBLICO ALVO....................................................................................................... 3 1.4 - VISÃO GERAL ........................................................................................................ 3

2 – Módulo de Arquivos ............................................................................................ 4 2.1 – ARQUIVO CENTRAL ............................................................................................... 6 2.2 – ARQUIVO SETORIAL .............................................................................................. 7 2.3 – CAIXA ................................................................................................................... 8 2.3.1 – Navegando na funcionalidade Alterar .......................................................................... 9 2.3.2 - Navegando na funcionalidade Comentar.................................................................... 10 2.3.3 - Navegando na funcionalidade Criar Caixa ................................................................. 12 2.3.4 - Navegando na funcionalidade Etiquetas .................................................................... 14 2.3.5 - Navegando na funcionalidade Excluir ......................................................................... 16 2.3.6 - Navegando na funcionalidade Receber ...................................................................... 17 2.3.7 - Navegando na funcionalidade Remanejamento......................................................... 18 2.4 - DESARQUIVAR ..................................................................................................... 20 2.4.1 - Navegando na funcionalidade Desarquivamento ....................................................... 21 2.4.2 - Navegando na funcionalidade Lista de Solicitações .................................................. 23 2.4.3 - Navegando na funcionalidade Solicitação de Desarquivamento .............................. 24 2.5 - LISTAGEM ............................................................................................................ 26 2.5.1 – Navegando no Listagem de Eliminação ..................................................................... 26 2.5.1 - a) Ação Nova Listagem ................................................................................................ 27 2.5.1 - b) Ação Alterar .............................................................................................................. 28 2.5.1 - c) Ação Excluir .............................................................................................................. 29 2.5.1 - d) Ação Visualizar ........................................................................................................ 29 2.5.2 - Navegando na funcionalidade Fechar Lista ............................................................... 30 2.5.3 - Navegando na funcionalidade Listagem de Recolhimento ........................................ 35 2.5.3 – a) Ação Nova Listagem ............................................................................................... 36 2.5.3 – b) Ação Alterar ............................................................................................................. 38 2.5.3 – c) Ação Descrição ....................................................................................................... 39 2.5.3 – d) Ação Excluir ............................................................................................................. 40 2.5.4 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Avançada ................................................... 41 2.5.4 – a) AçãoVisualizar ......................................................................................................... 45 2.6 – PESQUISA ........................................................................................................... 46 2.6.1 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Avançada ................................................... 46 2.6.2 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Simples ...................................................... 47 2.7 - RELATÓRIOS ........................................................................................................ 49 2.8 - TRANSFERÊNCIA .................................................................................................. 50 2.8.1 - Navegando na funcionalidade Cancelar Transferências ........................................... 50 2.8.2 - Navegando na funcionalidade Guia de Transferências ............................................. 52 2.8.3 - Navegando na funcionalidade Lista de Transferências ............................................. 53 2.8.4 - Navegando na funcionalidade Transferir .................................................................... 54

3 - Fechamento ............................................................................................................ 55

Índice





1 - INTRODUÇÃO

Este manual foi elaborado com o objetivo de orientar os usuários do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos – SIGED, Módulo de Arquivos quanto a sua operacionalização. Este manual apresenta os

procedimentos que se adotados permitirão a utilização plena do SIGED na Instituição. Com este enfoque de

uso, foi definido que este instrumento sistêmico desponta como um facilitador para a gerência e controle dos documentos, oferecendo um acompanhamento efetivo dos documentos no âmbito da Instituição.

Para facilitar a interação sistema-usuário, este manual demonstra a composição das funcionalidades e

ações do Módulo de Arquivos, a facilidade da navegabilidade e usabilidade, tudo isso, através das descrições

sucintas dos resultados que serão alcançados com os procedimentos adotados. Este manual, também não deixa de preocupar-se com a constante evolução pelo uso, uma vez que os sistemas modernos buscam a qualidade, a

produtividade e o melhor desempenho, gerando a mesma qualidade e produtividade para os setores da

Instituição.

O modelo de sistema ora apresentado permite que a Instituição caminhe por uma linha de

desenvolvimento e crescimento, que de acordo com as necessidades do administrador moderno, disponibilize

um suporte informacional de caráter tático e operacional para as tomadas de decisão.

1.2 - ESCOPO DESTE MANUAL

Este manual é composto e direcionado para os usuários do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos – SIGED, Módulo de Arquivos.

1.3 - PÚBLICO ALVO

Este documento é destinado aos multiplicadores de informação, ou seja, aos Usuários do sistema na Instituição.

1.4 - VISÃO GERAL

O Módulo de Arquivos do Sistema SIGED visa o gerenciamento sistêmico das informações dos

Documentos existente no MAPA.





2 – MÓDULO DE ARQUIVOS

Ao selecionar o módulo ARQUIVOS o sistema apresenta um menu destacado com todas as funcionalidades do módulo.





SUBMENU FUNCIONALDIADES DESCRIÇÃO

Arquivo Central Altera as informações e conteúdo de uma caixa arquivada na

Unidade e no Arquivo Central.

Arquivo Setorial

Lista os processos e documentos arquivados na unidade do usuário.

Caixa

Alterar A funcionalidade Alterar Caixa permite ao usuário alterar uma série

de informações referentes à Caixa.

Comentar Inclui um comentário através da utilização de um campo texto.

Criar Caixa Função de criar caixa no sistema e adicionar números de documentos

ou processos.

Etiquetas A função gera automaticamente uma etiqueta com os dados da caixa

criada.

Excluir Apaga do sistema o conteúdo de uma Caixa, o número da caixa

excluída poderá ser reutilizado.

Receber Permite o usuário receber documentos avulsos ou caixas.

Remanejamento Possibilita a transferência de conteúdos de caixas

Desarquivar

Desarquivamento Possibilita o desarquivamento de processo, documentos ou caixas que estejam no Arquivo Geral.

Lista de

Solicitações Permite a visualização das solicitações feitas pelo usuário.

Solicitação de

Desarquivamento

Permite que um usuário solicite um documento, processo ou caixa

que estejam no Arquivo Central.

Listagem

Listagens de

Eliminação

Permite a visualização dos documentos e caixas que estão listados

para serem eliminados.

Listagens de

Recolhimento

Permite a visualização dos documentos e caixas que estão listados

para serem recolhidos ao Arquivo Central.

Pesquisa Pesquisa Avançada

Permite a localização de todos os documentos que se encontram no

arquivo setorial da unidade do usuário.

Pesquisa Simples Permite a pesquisa pelo número da caixa.

Transferência

Cancelar

Transferência

Permite o cancelamento de uma transferência de uma Caixa ou de

um avulso já realizada e ainda não recebida pelo Arquivo Central

Guia de

Transferência Permiti emitir a guia de transferência.

Lista de

Transferência

Permite a visualização das caixas que estão listadas para serem

transferidos para o Arquivo Central

Transferir Transfere caixas e avulsos de uma Unidade para o Arquivo Central

da Instituição





2.1 – ARQUIVO CENTRAL

A funcionalidade ARQUIVO CENTRAL disponibiliza todas as caixas arquivadas no Arquivo Central da Instituição. O usuário somente poderá ver os documentos da sua unidade.

Procedimentos:

Selecione a função ARQUIVO CENTRAL e todas as caixas arquivadas na unidade de lotação do usuário serão disponibilizadas.

No campo CÓDIGO DA CAIXA selecione a opção VISUALIZAR que será disponibilizada a seguinte tela com as

informações referentes a caixa.

Apresenta as informações de: Código da caixa, Unidade Atual, Datas-Limite, Unidade de origem, Assunto e

dados dos documentos contidos na caixa.





2.2 – ARQUIVO SETORIAL

A funcionalidade Arquivo Setorial disponibiliza todos os documentos e processos arquivados na Unidade em

que o usuário está lotado

Procedimentos:

Ao selecionar a funcionalidade Arquivo Setorial o sistema apresenta a tela a seguir com os documentos

arquivados e disponibiliza ao usuário as seguintes ações: DESARQUIVAR, EMPRESTAR e VISUALIZAR.

Para acessar uma das Ações posicione o cursor sobre a ação desejada e acione o botão esquerdo do mouse, o

sistema disponibiliza as informações referentes à ação escolhida.





2.3 – CAIXA

O submenu CAIXA é composto por varias funcionalidades: Alterar, Comentar, Criar Caixa, Etiquetas,

Excluir, Receber e Remanejamento. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades.





2.3.1 – Navegando na funcionalidade Alterar

A funcionalidade Alterar Caixa permite ao usuário alterar uma série de informações referentes à Caixa. As

informações são atualizadas através de preenchimento de campos ou seleção de opções em caixas de listagem

Procedimento:

Para alterar uma Caixa, selecione a funcionalidade Alterar, digite o número e acione o botão PESQUISAR.

O sistema pesquisa o número da caixa e disponibiliza o formulário a seguir, com os dados da caixa arquivada,

já preenchidos e prontos para alteração.

Ao preencher e escolher as mudanças necessárias o usuário precisa acionar o botão SALVAR para atualizar as

informações.

É possível fazer a inserção de outras informações como: inserir outros protocolos, excluir os protocolos

inseridos, alterar o assunto, transferir a caixa ao Arquivo Geral, fazer comentário, emprestar, ou voltar.

Ao acionar o botão VOLTAR o sistema retorna para a listagem do Arquivo Setorial





2.3.2 - Navegando na funcionalidade Comentar

A funcionalidade COMENTAR permite que o usuário inclua comentários referentes a uma caixa.

Procedimento:

Selecione a funcionalidade Comentar, informe o número da Caixa e acione o botão

PESQUISAR.

Como resultado da pesquisa o sistema retorna o formulário abaixa para preencher, digitado o

comentário acione o botão COMENTAR:

No campo Comentário digite o texto do comentário e acione o botão COMENTAR.

Feito o comentário, fica registrado como na tela abaixo.





Caso precise fazer a exclusão do comentário, marque a caixa da coluna SELECIONAR na e acione o botão EXCLUIR.

O sistema ainda disponibiliza os links para ATUALIZAR o documento ou voltar para a LISTA de documentos na carga do usuário.

Obs. Os comentários só podem ser excluídos pelo usuário que os cadastrou.





2.3.3 - Navegando na funcionalidade Criar Caixa

A funcionalidade Criar Caixa permite a criação de caixa e a inclusão de documento ou processo que se encontra no

Arquivo Setorial da Unidade em que o usuário está lotado. Assim que acionar o botão CRIAR CAIXA, o sistema

apresenta o formulário a seguir.

Procedimentos:

Preencha ou selecione os dados referentes aos Números de Protocolo a adicionar, a Unidade de Origem do documento/processo, Descrição de Caixa, se já quer transferir para o Arquivo Central no formulário e acione o

botão INCLUIR ou VOLTAR.

Selecione e preencha os campos:

CAMPOS PARA SELEÇÃO E PREENCHIMENTO

DATAS - LIMITE

Elemento de identificação cronológica, em que são indicados o início e o término do

período de uma unidade de descrição.

NÚMERO DA CAIXA

Numeração ou código usado para localização da unidade de arquivamento.

UNIDADE

Área administrativa ou técnica em que o usuário encontra-se alocado.

CLASSIFICAÇÃO ARQUIVISTICA

Escolha a classificação do documento entre os códigos da relação.

ASSUNTO

Dados e informações sobre o documento pesquisado.

NUP

Número do processo, quando for o caso.

Para adicionar os NUPs, acione o botão com o “+” em números adicionais e selecione os números

desejados e acione o botão INCLUIR REGISTROS.





Após o preenchimento correto dos campos, acione o botão INCLUIR e o sistema disponibilizará a seguinte

mensagem.





2.3.4 - Navegando na funcionalidade Etiquetas

A funcionalidade ETIQUETAS permite que o usuário imprima etiqueta(s) de acordo com a sua necessidade.

Procedimento:

Ao selecionar a funcionalidade Etiqueta o sistema apresenta a tela de pesquisar a seguir

Digite o número da caixa acione o botão PESQUISAR

Após fazer a pesquisa o sistema retorna com o formulário abaixo para ser preenchido os campos: Quantidade de

etiquetas; a Parti da Posição; Tipo de Etiqueta – Arquivo ou Espelho de Caixa e Configuração das Etiquetas.

Preenchidos os campos acione o botão GERAR.





CONFIGURAÇÃO DE ETIQUETAS

LINHAS e COLUNAS Defina quantidade de linhas e colunas da folha de etiquetas que serão impressas.

MARGENS SUPERIOR e LATERAL

Defina as dimensões para impressão SEPARADOR HORIZONTAL e VERTICAL

ALTURA, LARGURA e LARGURA DA TABELA DE ETIQUETAS

ALINHAMENTO VERTICAL DA ETIQUETA

Defina qual o tipo de alinhamento mais adequado.

IMPRIMIR BORDAS Selecione sim ou não para a impressão da bordas.

QUANTIDADE DE ETIQUETAS Informe a quantidade de etiquetas que deseja imprimir.

A PARTIR DA POSIÇÃO

Informe de qual a coluna da folha de etiquetas deverá ser utilizada.

TIPO D ETIQUETAS Defina qual o tipo / formato da etiquetas.

Acione o botão GERAR que a (s) etiqueta (s) será (ão) impressa(s).





2.3.5 - Navegando na funcionalidade Excluir

A funcionalidade EXCLUIR permite que o registro de uma caixa seja eliminado. (somente o Arquivo Central tem acesso a essa funcionalidade).

Procedimento:

Para Excluir uma Caixa, selecione a funcionalidade Excluir, digite o número desejado acione o botão

PESQUISAR.

O sistema pesquisa o número da caixa e disponibilizando-a como na tela abaixo, com o número da caixa e os

campos para preenchimento ou seleção, é obrigatório o preencher o campo Motivo da Exclusão e acione o

botão EXCLUIR.

Caso existam mais caixas para serem excluídas, acione o botão que o sistema abrirá a tela abaixo:

Preencha o campo com o número da caixa adicional que deseja EXCLUIR, acione o botão ADICIONAR,

que as caixas com seus respectivos números serão listados.





2.3.6 - Navegando na funcionalidade Receber

A funcionalidade RECEBER permite que o usuário receba caixas ou processos e documentos transferidos para o arquivo.

Procedimento:

O sistema apresenta a seguinte tela, selecione o tipo de item que deseja receber, caixa ou item avulso, processo ou documento, digite o número e clique no botão pesquisar.

A seguir o sistema disponibiliza a lista de caixas ou avulsos movimentados e ainda não recebidos.

As opções para receber ou recusar a transferência são as seguintes:

Informe o número do avulso ou caixa que você deseja receber e acione o botão RECEBER /

RECUSAR.

Ou marque somente as Caixas ou avulsos que você deseja receber ou recusar e acione o botão RECEBER / RECUSAR.

O sistema retira da lista imediatamente a caixa ou o avulso recebido para arquivamento, a caixa fica na Lista de

Transferência e o avulso na listagem do Arquivo Setorial.





2.3.7 - Navegando na funcionalidade Remanejamento

A funcionalidade Remanejamento permite a reorganização do conteúdo (documento ou processo) de uma caixa

para outra caixa.

Procedimento:

Selecione a funcionalidade Remanejamento, o sistema disponibilizará a tela a seguir.

Na janela da esquerda digite o numero de uma caixa, acione o botão PESQUISAR. Na janela direita digite o

outro número da caixa e selecione PESQUISAR. O sistema disponibiliza a caixa a seguir.

Selecione qual documento deve ser remanejado para qual caixa e acione uma dos botões do centro, este

botão coloca os registros selecionados na janela da esquerda para a da direita, o botão coloca os registros da janela direita para a da esquerda.

Ao finalizar o Arranjo, acione o botão SALVAR. Ficando a caixa como na tela abaixo.





2.4 - DESARQUIVAR

O submenu DESARQUIVAR é composto por varias funcionalidades: Desarquivamento, Lista de Solicitações

e Solicitação de Desarquivamento. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades





2.4.1 - Navegando na funcionalidade Desarquivamento

A funcionalidade permite o desarquivar de uma Caixa que está arquivada no Arquivo Central (funcionalidade

disponibilizada para o Arquivo Central).

Procedimento:

Selecione a funcionalidade Desarquivar, informe o número da caixa e acione o botão PESQUISAR.

O sistema disponibiliza o formulário a seguir, selecione a Unidade para onde a caixa está sendo desarquivada e

o prazo para retorno e acione o botão DESARQUIVAR.





DESCRIÇÃO DOS CAMPOS DE DESARQUIVAMENTO

CÓDIGOS DE CAIXAS ADICIONAIS Deverá ser preenchido quando os documentos pesquisados se encontrarem

arquivados em mais de uma unidade de arquivamento, ou seja, caixa.

DESARQUIVADO PARA UNIDADE Área administrativa ou técnica em que o usuário encontra-se alocado.

PESSOA Área administrativa ou técnica em que o usuário que solicita o(s) documento (s)

encontra-se alocado.

PRAZO PARA RETORNO Tempo estimado para a devolução do (s) documento(s) para o arquivo ou unidade de

origem.

DATA PREVISTA Para a devolução do(s) documento(s) para o arquivo ou unidade de origem.

OBSERVAÇÕES Dados e informações adicionais, se for necessário.





2.4.2 - Navegando na funcionalidade Lista de Solicitações

A funcionalidade permite o desarquivar de uma Caixa que está arquivada no Arquivo Central (funcionalidade

disponibilizada para o Arquivo Central).

Procedimento:

Selecione a funcionalidade Desarquivar, informe o número da caixa e acione o botão PESQUISAR.

O sistema disponibiliza o formulário a seguir, selecione a Unidade para onde a caixa está sendo desarquivada e o prazo para retorno e acione o botão DESARQUIVAR.

CÓDIGOS DE CAIXAS ADICIONAIS Deverá ser preenchido quando os documentos pesquisados se encontrarem

arquivados em mais de uma unidade de arquivamento, ou seja, caixa.

DESARQUIVADO PARA UNIDADE Área administrativa ou técnica em que o usuário encontra-se alocado.

PESSOA Área administrativa ou técnica em que o usuário que solicita o(s) documento (s)

encontra-se alocado.

PRAZO PARA RETORNO Tempo estimado para a devolução do (s) documento(s) para o arquivo ou unidade de origem.

DATA PREVISTA Para a devolução do(s) documento(s) para o arquivo ou unidade de origem.

OBSERVAÇÕES Dados e informações adicionais, se for necessário.





2.4.3 - Navegando na funcionalidade Solicitação de Desarquivamento

A funcionalidade SOLICITAÇÃO DE DESARQUIVAMENTO permite ao usuário pedir que um documento ou caixa seja desarquivado.

Procedimento:

Ao selecionar a funcionalidade aparecerá uma tela de pesquisa onde irá informa se deseja desarquivar um

documento, processo ou caixa. Após está informação digite o número que deseja desarquivar e clique no

botão pesquisar

O sistema apresenta a seguinte tela:





CAMPOS PARA SELEÇÃO E PRRENCHIMENTO RELATÓRIO DE SOLICTAÇÕES

SOLICITAÇÃO Funcionário cadastrado na unidade administrativa e/ou técnica.

DATA DA SOLICITAÇÃO Registro da data da solicitação dos documentos, caixa ou processo.

SOLICITANTE Dado já inserido no sistema.

NUP Número do processo, quando for o caso.

ESPÉCIE

De documento, selecionar conforme as opções:

IDENTIFICAÇÃO Refere-se ao número do documento seguido da sigla da unidade produtora.

ANO Da produção e/ou recebimento do documento.

ASSUNTO Informação de assunto tratado no documento solicitado.

INTERESSADO Pessoa (s) com interesse na solicitação do documento sem ser o solicitante.

SOLICITAÇÃO Tipo, já consta no formulário.

NECESSIDADE Se o documento deverá ser desarquivado e/ou emprestada em via original ou cópia

ou em formato digital.

PRAZO PARA DEVOLUÇÃO Delimitação de tempo (dias) que o documento poderá ficar sob a responsabilidade

do usuário.

Após o preenchimento dos campos, acione o botão INCLUIR.





2.5 - LISTAGEM

A funcionalidade Listagem é composta pelas funcionalidades: Listagem de Eliminação e Listagem de

Recolhimento. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades

2.5.1 – Navegando no Listagem de Eliminação

A funcionalidade LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO permite gerenciar as listas contendo caixas para eliminação,

nessa funcionalidade também é possível consultar, visualizar, alterar, criar nova lista, visualizar etc.

Procedimento:

Selecione a função LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO que o sistema disponibilizará a seguinte imagem:

CAMPOS PARA SELEÇÃO E PRRENCHIMENTO

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO

NOVA LISTAGEM Permite registrar uma nova listagem para registrar as caixas contendo documentos/processos para

eliminação.

ANO Selecione para filtrar pelo ano de criação da Listagem.

SITUAÇÃO

Filtro que possibilita verificar em qual situação que se encontra listagem de eliminação. Selecione

dentre as opções:

PESQUISAR Campo que possibilita pesquisar uma listagem pelo seu número de registro ou pelo campo de

descrição.

NÚMERO DA

LISTAGEM/AÇÃOE Neste campo são disponibilizadas as seguintes opções: , selecione a ação

necessária e proceda conforme indicado pelo sistema.





2.5.1 - a) Ação Nova Listagem

Funcionalidade onde é possível criar no sistema uma nova listagem de documentos para a eliminação.

Procedimentos:

Ao selecionar a funcionalidade o sistema disponibiliza o formulário conforme imagem abaixo. Preencha e

selecione os campos obrigatórios.

Para inserir o(s) protocolo(s) do(s) documentos/processos, acione o botão , em seguida o sistema abrirá uma nova janela com os registros arquivados (ver descrição abaixo).

Abaixo janela para seleção do(s) códigos(s) da(s) caixa(s) desejado(s), para isso marque o(s) itens na

coluna da esquerda e em seguida acione o botão INCLUIR REGISTROS

Preenchidos todos os campos obrigatórios acione o botão INCLUIR, o sistema emitirá a mensagem a seguir

informando a inclusão da nova listagem e o seu número:





2.5.1 - b) Ação Alterar

Procedimentos:

Permite alterar os dados de uma listagem. Conforme imagem abaixo, os campos do formulário ficam

abertos para as modificações necessárias. Após realizar as alterações acione o botão SALVAR.

Após realizar a alteração o sistema emite mensagem conforme imagem abaixo:





2.5.1 - c) Ação Excluir

Procedimentos:

Para realizar a exclusão de uma listagem é necessário retirar todos os registros de documentos/processo

nela associados. Após retirar todos os registros, acione o botão EXCLUIR, conforme imagem abaixo:

Após realizar a exclusão o sistema emite mensagem conforme imagem abaixo:

2.5.1 - d) Ação Visualizar

Nessa funcionalidade é possível visualizar a listagem de eliminação, preenchida e pronta para e impressão.





2.5.2 - Navegando na funcionalidade Fechar Lista Para ter a aprovação de eliminar uma relação de documentos/processos é necessário “fechar” a listagem, para

isso siga os procedimentos abaixo.

Procedimentos:

Selecione no menu AÇÃO a opção FECHAR LISTA, conforme a imagem abaixo:

Depois de selecionada a opção, o sistema disponibiliza o formulário abaixo. Para ter a lista fechada acione o botão CONFIRMAR.

Acionado o botão CONFIRMAR o sistema necessita de uma segunda confirmação, conforme a imagem

abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar.

Após a confirmação o sistema emite a mensagem a seguir.





Após realizar o fechamento da listagem, o sistema disponibiliza uma nova ação, conforme imagem abaixo, selecione o item ENVIAR ARQUIVO NACIONAL, para caracterizar o envio formal ao Arquivo Nacional

da listagem para aprovação.

Após selecionar a opção, acionado o botão CONFIRMAR:

O sistema ainda necessita de uma segunda confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar

acione o botão Cancelar.

Após a confirmação o sistema emite a mensagem a seguir:

Após disponibilizar a listagem para envio ao Arquivo Nacional, o sistema disponibiliza a ação

CONFIRMAR APROVAÇÃO para as listagens aprovadas para eliminação.





Selecionada essa opção, o sistema remete para o formulário (ver imagem abaixo), onde deve-se acionar o

botão CONFIRMAR para informa a aprovação e que a relação dos documentos tanto físicos quanto digitais

podem ser eliminados.

Após selecionar a opção, acionado o botão CONFIRMAR o sistema ainda necessita de uma segunda

confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar.


Após a confirmação da aprovação, a listagem pode ser eliminada via sistema, para isso selecione a opção

ELIMINAÇÃO DEFINITIVA no menu da listagem (ver imagem abaixo):





Após selecionar a opção ELIMINAÇÃO DEFINITIVA, acionado o botão CONFIRMAR:

O sistema ainda necessita de uma segunda confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar



Essa é a ultima ação a ser feita com uma listagem de eliminação. Deve-se observar que os registros da

listagem foram eliminados do sistema.





Após conferência das informações apresentadas pelo sistema, acione o botão CANCELAR

GUIA.

O sistema emite a seguinte mensagem de confirmação do cancelamento da guia:





2.5.3 - Navegando na funcionalidade Listagem de Recolhimento

A funcionalidade LISTAGEM DE RECOLHIMENTO permite gerenciar a relação de listas com caixas de

documentos/processos que estão aguardando o recolhimento ao ARQUIVO CENTRAL.

Procedimento:

Selecione a função LISTAGEM DE RECOLHIMENTO que o sistema disponibilizará a seguinte tela:


LISTAGEM DE RECOLHIMENTO

NOVA LISTAGEM Permite registrar uma nova listagem para registrar as caixas contendo

documentos/processos para recolhimento.

ANO Selecione para filtrar pelo ano de criação da Listagem de recolhimento

SITUAÇÃO

Deve-se observar que na listagem o sistema disponibiliza um filtro de nome

SITUAÇÃO, nele é possível filtrar as listagens conforme a situação de andamento.

PESQUISAR Campo que possibilita pesquisar uma listagem pelo seu número de registro ou pelo

campo de descrição.

NÚMERO DA LISTAGEM

Neste campo são disponibilizadas as seguintes opções: , selecione a

ação necessária e proceda conforme indicado pelo sistema.





2.5.3 – a) Ação Nova Listagem

Funcionalidade onde é possível criar no sistema uma nova listagem de documentos/processos para recolhimento

ao Arquivo Nacional.

Procedimentos:

Ao selecionar a funcionalidade o sistema disponibiliza o formulário conforme imagem abaixo. Preencha e

selecione os campos obrigatórios.

Para inserir o(s) protocolo(s) do(s) documentos/processos, acione o botão , em seguida o sistema abrirá

uma nova janela com os registros arquivados (ver descrição abaixo).


LISTAGEM DE RECOLHIMENTO

NÚMERO Número de identificação do registro da listagem.

SITUAÇÃO Campo que se verificar o status da listagem.

LISTAGEM DE

RECOLHIMENTO

Campo onde se informa o nome da listagem.

TIPO DE SUPORTE Indica qual o tipo de suporte dos documentos/processos acondicionados para o

recolhimento.

TIPO DA EMBALAGEM

USADA NO TRANSPORTE

Modelo de caixa ou outro tipo de embalagem utiliza para o transporte.

NÚMERO DA EMBALAGEM

USADA NO TRANSPORTE

Código/número atribuído a embalagem para controle.

TIPO DA UNIDADE DE

ACONDICIONAMENTO

Caixa, pasta, envelope, entre outros tipos.

NÚMERO DA UNIDADE DE

ACONDICIONAMENTO

Código/número atribuído a unidade de acondicionamento para rastreamento e

localização dos documentos/processos.

NÚMEROS DE PROTOCOLO Campo onde se inseri os registros de documentos/processos à listagem de

recolhimento.





Abaixo, janela para seleção do(s) registro(s) desejado(s), para isso marque o(s) item(ns) na coluna da esquerda e em seguida acione o botão INCLUIR REGISTROS.

Preenchidos todos os campos obrigatórios acione o botão INCLUIR, o sistema emitirá a mensagem a seguir

informando a inclusão da nova listagem e o seu número:





2.5.3 – b) Ação Alterar

Permite realizar modificações nas dados de cadastro de uma listagem de recolhimento

Procedimentos:

Permite alterar os dados de uma listagem. Conforme imagem abaixo, os campos do formulário ficam

abertos para as modificações necessárias. Após realizar as modificações necessárias acione o botão

SALVAR.

Após realizar a alteração o sistema emite a mensagem, conforme imagem abaixo:





2.5.3 – c) Ação Descrição

Permite realizar a descrição dos documentos/processos inseridos em uma listagem de recolhimento

Procedimentos:

Selecione a opção, o sistema apresenta a seguir um formulário (ver imagem abaixo) para que no campo

DESCRIÇÃO, inserir as informações necessárias, em seguida acione o botão SALVAR.

Após realizar a ação, o sistema emitirá a seguinte mensagem de confirmação:





2.5.3 – d) Ação Excluir

Procedimentos:

Para realizar a exclusão de uma listagem de recolhimento é necessário retirar todos os registros de

documentos/processo nela associados. Após retirar todos os registros, acione o botão EXCLUIR, conforme

imagem abaixo:

Se for acionado o botão excluir sem retirar o(s) registro(s), o sistema emitirá a seguinte mensagem:

Retirado(s) registro(s) associado(s), acione o botão EXCLUIR para efetivar a ação. Após realizar a

exclusão o sistema emite mensagem, conforme imagem abaixo:

O sistema somente permite excluir uma listagem, se ela estiver em situação ABERTA, conforme

mensagem abaixo, o sistema emitirá aviso informa essa condição:





2.5.4 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Avançada

Para ter a aprovação de recolhimento uma relação de documentos/processos é necessário “fechar” a listagem,

para isso siga os procedimentos abaixo.

Procedimentos:

Selecione no menu AÇÃO a opção FECHAR LISTA, conforme a imagem abaixo:

Depois de selecionada a opção, o sistema disponibiliza o formulário abaixo. Para ter a lista fechada acione

o botão CONFIRMAR.

Acionado o botão CONFIRMAR o sistema necessita de uma segunda confirmação, conforme a imagem

abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar.

Após a confirmação, o sistema emite a mensagem a seguir:





Após realizar o fechamento da listagem, o sistema disponibiliza uma nova ação, conforme imagem abaixo

selecione o item ENVIAR ARQUIVO NACIONAL, para caracterizar o envio formal ao Arquivo Nacional

da listagem para aprovação.

Após selecionar a opção, acionado o botão CONFIRMAR, para concretizar a ação o sistema necessita de

uma segunda confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar.


Após disponibilizar a listagem para envio ao Arquivo Nacional, o sistema disponibiliza a ação

CONFIRMAR APROVAÇÃO (ver imagem abaixo) para as listagens aprovadas para Recolhimento.





Selecionada essa opção, o sistema remete para o formulário (ver imagem abaixo), onde deve-se acionar o

botão CONFIRMAR para informa a aprovação e que a relação dos documentos tanto físicos quanto digitais

podem ser eliminados.

Após selecionar a opção, acionado o botão CONFIRMAR o sistema ainda necessita de uma segunda

confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar.


Após a confirmação da aprovação, pode-se informa no sistema que a listagem de documentos/processos

físicos e pelo sistema, serão recolhidos ao Arquivo Nacional, para isso selecione a opção

RECOLHIMENTO DEFINITIVO no menu da listagem (ver imagem abaixo):





Após selecionar a opção RECOLHIMENTO DEFINITIVO, acione o botão CONFIRMAR para confirma:

O sistema necessita de uma segunda confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar


Após a confirmação o sistema emite a mensagem a seguir de confirmação:

Essa é a ultima ação a ser feita com uma listagem de recolhimento.





2.5.4 – a) AçãoVisualizar

Nessa funcionalidade é possível visualizar os dados da listagem de recolhimento, preenchida e pronta para e

impressão.





2.6 – PESQUISA

O submenu Pesquisa é composto pelas funcionalidades: Pesquisa Avançada e Pesquisa Simples. A seguir é

apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades

2.6.1 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Avançada

A funcionalidade „Pesquisa-Avançada‟ permite que o usuário recupere Caixas arquivadas no Arquivo

Central. Os campos disponibilizados para filtrar a consulta são: Data – Limite, data da Criação, Numero da

Caixa, Unidade e Campo Livre.

Procedimento:

Selecione a funcionalidade Pesquisa-Avançada, digite ou selecione os dados da pesquisa nos campos

disponibilizados na tela.

O sistema apresenta uma relação com de caixas que contêm o dado pesquisado.





No campo PROTOCOLO o usuário poderá efetuar as seguintes ações:

Para uma nova pesquisa clique sobre o link, clicar no link

O usuário deve utilizar esta funcionalidade criteriosamente, devido ao grande número de documentos e o

tempo de resposta da pesquisa. A recuperação das informações será efetuada, informando um ou mais campos ao

mesmo tempo e, quanto mais campos estiverem preenchidos, mais preciso será o resultado da pesquisa.

2.6.2 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Simples

A funcionalidade Pesquisa-Simples permite que o usuário recupere todas as informações de uma Caixa a partir do

seu número.

Procedimento:

Selecione a funcionalidade Pesquisa-Simples, informe o número da Caixa e acione o botão PESQUISAR.

O sistema disponibiliza os dados da Caixa arquivada apenas para consulta. Para ver todas as informações

da Caixa, navegar na página rolando a barra vertical à direita da tela





Para uma nova pesquisa clique sobre o link, clicar no link .

Também são disponibilizadas no final da página as opções





2.7 - RELATÓRIOS

A funcionalidade RELATÓRIOS permite ao usuário emitir relatórios com dados e informações referentes ao: atendimento, desarquivamento, não atendimento, produção, prazo de guarda, solicitações de empréstimo/ desarquivamento e transferência.

O sistema apresenta a seguinte tela, clique no link do relatório desejado.

Ao clicar no relatório desejado o sistema disponibiliza o formulário com os campos para serem preenchidos ou selecionados, ao finalizar clicar no botão PESQUISAR.





2.8 - TRANSFERÊNCIA

O submenu Transferência é composto por varias funcionalidades: Cancelar Transferência, Guia de

Transferência, Lista de Transferência e Transferir. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das

funcionalidades

2.8.1 - Navegando na funcionalidade Cancelar Transferências

A funcionalidade Cancelar Transferência de Caixa cancela a movimentação de caixas ou avulsos feita para o

Arquivo Central. Todas as caixas e avulsos movimentados e ainda não recebidos pelo Arquivo Central são

disponibilizados na tela

Procedimento:

Selecione a funcionalidade Cancelar Transferência e a seguir o sistema disponibiliza a tela com a opção

de selecionar o Tipo (avulso ou caixa) após a seleção é disponibilizado a lista de caixa(s) ou avulso(s)

movimentado(s) e ainda não recebido(s). Apresenta três opções para cancelar a transferência:

Digite o número da caixa ou avulso que deseja cancelar a transferência e acione o botão CANCELAR.

Ou marque a caixa para selecionar todas as caixas e acione o botão CANCELAR.

Ou marque somente a caixa ou avulso que deseja cancelar a transferência e acione o botão CANCELAR.





Automaticamente o sistema retorna com o número da caixa para a Lista de Transferência e o Nup do avulso

para a listagem do Arquivo Setorial.





2.8.2 - Navegando na funcionalidade Guia de Transferências

Procedimento:

Após realizar a transferência de documento/processo avulsos ou de caixa(s), acione no menu Guias de

Transferência, o sistema disponibilizará, conforme a imagem abaixo, o seguinte filtro:

Ao selecionar a opção AVULSO, o sistema retornará a seguinte relação dos documento/processo transferido(s) ao Arquivo Central:

Marque o(s) registro(s) a ser(em) transferido(s) e acione o botão IMPRIMIR GUIA:

Como resulto para impressão o sistema retornará a relação dos registros, conforme imagem abaixo:





2.8.3 - Navegando na funcionalidade Lista de Transferências

A funcionalidade Lista de Transferência disponibiliza uma relação de todas as caixas criadas na Unidade do

usuário.

Procedimento:

Ao selecionar a funcionalidade LISTA DE TRANSFERÊNCIA, o sistema disponibilizará a seguinte tela:

Na coluna CÓDIGO DA CAIXA ao clicar na barra AÇÃO o usuário visualiza as opções disponíveis conforme o seu perfil. Para utilizar uma das opções basta clicar sobre a mesma.





2.8.4 - Navegando na funcionalidade Transferir

A funcionalidade Transferir permite a transferência de uma caixa ou mais ou de um avulso ou mais para o Arquivo

Central.

Procedimento:

Para transferir uma Caixa ou Avulso, selecione a funcionalidade Transferir, selecione o Tipo Avulso ou Caixa.

Digite o número desejado e acione o botão PESQUISAR.

O sistema pesquisa o número da Caixa ou do avulso e disponibiliza-o como na tela abaixo, o campo unidade

apresenta somente às unidades cadastradas como unidade de Arquivo Central. É possível inserir outros

números de caixas acionando o botão NÚMEROS ADICIONAIS. O campo motivo já vem preenchido.

Quando o motivo selecionado for Arquivar, o campo despacho já vem preenchido com a seguinte informação: TRANFERÊNCIA PARA O ARQUIVO CENTRAL.

Para que a Caixa seja movimentada para o Arquivo Central, o usuário deve acionar o botão TRANFERIR.

Realizada a transferência o sistema volta para a tela inicial da funcionalidade TRANSFERIR.





3 - FECHAMENTO

O presente documento destina-se a orientar os usuários na utilização do Módulo de Arquivos do sistema

SIGED, como também, dotá-los de conhecimentos da navegabilidade, usabilidade e das funcionalidades para a

operacionalização e gerência do mesmo.

proton - manual de utilização - ceplac.gov.br do usuário... · sistema de gestão eletrônica de...

Documents