Protocolo e Comunicação Interna: as regras do jogo.

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VI Encontro Hispano-Luso de Protocolo Universitário

Protocolo e Comunicação Interna: as regras do jogo

Protocolo e Comunicação Interna

O protocolo como

“manual” das regras do jogo

Comunicação interna

Comunicação interna

UniversidadesEmpresas

organizações organizações

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Protocolo e Comunicação Interna

Protocolo

•O protocolo organizacional diz respeito ao conjunto de regras que orientam o ambiente de determinada organização,passando por linhas que orientam o estilo da comunicação até à indumentária que deve ser adotada pelos colaboradores.

•O protocolo, como instrumento de comunicação, acrescenta valor ao relacionamento que as empresas têm com oscolaboradores e com o exterior e é, consequentemente, uma mais-valia.

Comunicação Interna

Comunicação Interna

«A comunicação estabelecida com os colaboradores e entre estes na organização.»

(Cornelissen , 2001:164)

«Saber criar uma atmosfera de respeito para todos os colaboradores, em que estes sabem que são ativos importantes para a

organização.»

(Argenti, 2007:107-108)

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Porque é que a comunicação interna deve seguir um protocolo?

A singularidade: cada organização é única e possui características singulares, pelo que só o seu protocolo será o mais

indicado e o mais correto.

O propósito: garantir a coerência e uniformidade organizacionais, prevenindo situações de desequilibro que podem

originar crises de comunicação internas.

Formação: oferecer um treino de competências de comunicação interpessoal, bem como de utilização técnica dos meios

e ferramentas de comunicação interna ao serviço da organização, podem contribuir para uma uniformização dos

processos internos, evitando desadequação de estilo e de forma.

Benefícios: contribui para uma imagem externa mais coerente, fiel à organização e à marca, para unir os colaboradores

em torno de objetivos comuns. Ajuda a certificar sobre os procedimentos mais corretos a serem tomados.

Todos ganham.

Valor acrescentado.

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Protocolo institucional

Protocolo informal

Provém dos grupos

Orientações formais

Comunicação interna

Hábitos, ações e ritos dos colaboradores dessa

organização.Reuniões de equipaEstilo de comunicaçãoHorários;Processos organizacionaisAvaliaçãoFormações e treino

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Protocolo informal

Hábitos, ações e ritos dos colaboradores dessa

organização.

O Grupo

Dois ou mais indivíduos , que interagem e são interdependentes, que se juntaram para atingir objetivos particulares.(Robbins & Judge, 2009:318)

Duas ou mais pessoas que interagem com outra, em que cada pessoa influencia e é influenciada pelas outras pessoas.(Griffin & Moorhead, 2012:240)

O Grupo informal

Conjunto de duas ou mais pessoas que interagem com o objetivo de partilharemideias e experiências, de debaterem temas ou resolverem questões do foro pessoalou organizacional, de forma não institucional ou organizada, embora possamresultar desta interação contributos aplicáveis institucionalmente ao trabalho daorganização.(definição I.R.)

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Protocolo informal

Hábitos, ações e ritos dos colaboradores dessa

organização.

Uma definição de comunicação interna, associada ao protocolo informal:

um instrumento de integração, de informação, de participação e de

produção, a ligação entre o negócio e as pessoas, uma matéria da vida dos

colaboradores, a partilha de significados e de cultura numa organização

(definição nossa).

O Grupo informal

Conjunto de duas ou mais pessoas que interagem com o objetivo de partilharemideias e experiências, de debaterem temas ou resolverem questões do foro pessoal ouorganizacional, de forma não institucional ou organizada, embora possam resultardesta interação contributos aplicáveis institucionalmente ao trabalho da organização.

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Protocolo informal

Hábitos, ações e ritos dos colaboradores dessa

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Conhecer a comunicação interna da organização a partir dos grupos

Uma perspetiva do grupo como entidade de mediação na leitura da organização

O grupo como elemento dinâmico da organização, que reúne em si pessoas que a constituem, é analisado como um fenómeno comunicacional, capaz de gerar comunicação e de se estruturar e desenvolver a partir desta.

O grupo informal como produtor do protocolo

informal.

Grupos informais

Comunicação interna

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organização.

Resultados de uma investigação real:

• Grupo organizacional português

Metodologia de investigação

Questionário

- Amostra = 49 mulheres e 47 homens

- Amostra próxima do universo real no que diz respeito à distribuição por sexo e departamento

-Universo real = 251 colaboradores

-Respondentes = 105, no entanto foram consideradas 96 respostas por terem respondido até à pergunta 9.

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Resultado de uma investigação real:

-É percetível o enraizamento das relações informais, traduzidas no tipo de comunicação interna existente .

- Os grupos informais apresentam uma grande importância no funcionamento das áreas organizacionais onde trabalham, motivada pela comunicação interna informal que permitem e que desenvolvem entre as pessoas, pela facilidade com que agilizam processos e com a rapidez que concedem à interação e à concretização do trabalho.

- Os grupos informais têm impacto direto e consequente na forma como as pessoas se relacionam, se recebem, e como o trabalho final se concretiza.

- Como contraponto, a comunicação e o ambiente organizacional informal, trazemconsigo uma inerente ausência de rotinas de comunicação institucionalizadasjustificadas pelas necessidades constantes de ação, alteração e comunicação,conforme os acontecimentos e notícias.

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Resultados de uma investigação real:

- Os grupos informais permitem a compreensão organizacional, quer ao nível da comunicação interna e do ambiente organizacional que possuem, quer da relação interpessoal que estabelecem entre si.

- Valorização positiva da comunicação interna informal, como aquela que se estabelece e verifica de forma mais constante.

- Compreensão dos benefícios da comunicação interna informal para o funcionamento da informação de um canal de televisão.

- A comunicação interna informal privilegia boas relações interpessoais, que aproxima as pessoas e cria maiores laços de confiança .

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Protocolo informal

Hábitos, ações e ritos dos colaboradores dessa

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Os grupos predominantemente informais, possuem características específicas e únicas, que influenciam a criação

de protocolo informal na comunicação interna de uma organização ou Universidade.

Indumentária descontraída.

Utilização de

whatsapp

Processos organizacionais

adotados

Expressões

Tipo de reuniões

realizadas.

Tu

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Protocolo informal

Hábitos, ações e ritos dos colaboradores dessa

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Benefícios no dia-a-dia de uma organização:

• Aumento da criatividade: liderança criativa; resolução de problemas de forma não convencional.• Melhoramento: Criação de sinergias; mais rápida execução de tarefas; criação de novos projetos e iniciativas fruto do bom relacionamento entre as pessoas.• Resolução de problemas: resolução de problemas de trabalho através da informalidade (amizades e empatias).• Contributo para a criação de uma cultura organizacional alternativa: para além da cultura organizacional institucional (formal), existem subculturas próprias das organizações/departamentos/profissões.•Contributo para a criação de sentimento de pertença: as pessoas possuem necessidade de pertença, hábitos e rituais comuns criam elos de ligação.

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Protocolo informal

Hábitos, ações e ritos dos colaboradores dessa

organização.

Comunicação interna

Grupos informais

Hábitos, ações e ritos dos colaboradores dessa

organização.Provém dos

grupos