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ASSINATURA DIGITAL DE CONTRATOS

Fazendo negócios com Documentos Eletrônicos e Segurança Jurídica.

SITUAÇÃO ATUAL

Na prática administrativa vigente, contratos são elaborados em computadores, passando a

existir em algum formato eletrônico, quase sempre MS Word.

Em seguida são impressos em múltiplas vias e remetidos para assinatura pelo contratante,

depois devolvidos para assinaturas da contratada, testemunhas, reconhecimento das firmas,

registro em cartórios, e ao final, cópias originais e autenticadas devolvida ao contratante.

Outras cópias são enviadas para arquivo do gestor responsável da contratada, e algumas

vezes para serviços de digitalização, quando imagens digitais são disponibilizadas para

consultas e leitura por meio de sistemas GED - Gestão Eletrônica de Documentos, que têm

pesquisas limitadas a alguns poucos índices – palavras chaves - denominados Metadados.

Para ter acesso a anexos, aditivos, emails, memorandos internos, todos os documentos de

comunicação e execução contratual, necessário que sejam digitalizados segundo procedimento

supracitado.

O diagrama abaixo ilustra fluxograma de formação e produção de contratos em computador,

com impressão, assinatura e gestão em papel, eventualmente com uso de cópia digitalizada:

ASSINATURA E REGISTRO DE CONTRATO EM PAPEL COM SEGURANÇA JURÍDICA

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Contratos em papel resultam em:

a) Longo prazo para entrada em vigor, entre 10 a 15 dias úteis;

b) Vulnerabilidade e exposição a riscos de extravio e perda de folhas, no manuseio e

transporte;

c) Custos diretos e indiretos, inclusive na razão direta do número de folhas, para

reconhecimento de firma, registro e arquivamento e cartório de títulos e documentos,

para conformidade legal com o estabelecido no Código Civil.

d) Vulnerabilidade e exposição a riscos, pela possibilidade de alteração ou manutenção

de cláusulas vedadas pelo Jurídico, quando da impressão para assinatura;

e) Lentidão e dificuldade para localizar qualquer contrato em arquivos, onde não estão

emails e memorandos eletrônicos internos das comunicações das partes nas

execuções contratuais;

f) Dificuldade às vezes impossibilidade de localizar todo e qualquer documento associado

a execução contratual, principalmente quando parte em papel, com certeza, emails e

memorandos internos pertinentes e relevantes

g) Na razão direta da quantidade e número de contratos e subcontratos, anexos e

aditivos, impossível fazer monitoração e certificação de conformidades com o pactuado

utilizando modernas ferramentas de software Inteligentes;

Contencioso Arbitral e Judicial, eventualmente enfrentado decorrem de erros materiais na

formação dos contratos e falhas na monitoração e certificação em tempo de execução.

SOLUÇÃO PROPOSTA

Que a empresa passe a negociar, produzir, formalizar, registrar e gerir contratos utilizando documentos eletrônicos, com a segurança jurídica propiciada pela Certificação Digital, servindo o papel apenas para leitura ou remessa de mercadorias no caso da Nota Fiscal Eletrônica.

Com esse propósito, projeto deverá ser elaborado objetivando a construção de sistema de

Gestão de Documentos Eletrônicos e Workflow utilizando:

a) Certificados Digitais – Identificando de forma segura e inequívoca o usuário com

poderes legais, permitindo e controlando seu acesso ao sistema para Assinatura Digital

dos contratos;

b) Certificados de Atributos - para definir poderes e autorizações no sistema - quem pode

assinar o quê;

c) Carimbo do tempo - para registrar em que momento determinado documento foi

assinado pela pessoa autorizada conforme acima.

As principais etapas desse projeto são

A - Fase preparatória

1) O administrador do sistema de gestão de Certificação Digital define quem serão os

usuários e que poderes terão;

2) A empresa a ser contratada por terceiros ou contratante no caso de Governo, adquire

Certificado Digital para funcionários e executivos usuários devidamente qualificados e

autorizados pelo Jurídico, requerendo, exigindo ou providenciando para que eventuais

contratantes ou contratados obtenham Certificado digital ICP-Brasil;

3) O administrador do sistema de Certificação Digital, gera Certificados de Atributos para

cada gestor usuário qualificado e com poderes, com autorizações de acesso ao

sistema.

B - Fase de operação

4) Jurídico elabora contrato padrão ou análisa específico, autorizando e certificando;

5) Usuário gestor interessado, carrega o contrato no sistema de Certificação Digital;

6) O usuário gestor autorizado e competente define representantes que irão assinar;

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7) O portal inicia a solicitação das assinaturas, enviando notificação para cada

representante;

8) Cada um assina o documento seguindo a ordem estabelecida;

9) No momento de cada assinatura, a aplicação obtém carimbo de tempo para registrar

data/hora exatas;

10) O Contrato está ativo, legalmente vigente, Juridicamente Seguro.

O sistema não permite que signatário altere qualquer dado do contrato, no momento da

assinatura.

A solução estará integrada ao sistema interno de comunicação da empresa, de forma que os

emails e memorandos internos que tenham relação com cada contrato possam ser logicamente

associados.

A guarda dos documentos se dará em meio eletrônico, com os requisitos adequados de

segurança e preservação de longo prazo.

ASSINATURA DIGITAL DE CONTRATO ELETRÔNICO COM SEGURANÇA JURIDICA.

2 JURÍDICO Elabora contrato Faz upload do contrato no sistema Define os signatários

3 - PARCEIRO COMERCIAL Recebe email informando que há documento a assinar Assina digitalmente o documento

1 -ADMINISTRATIVO Define usuários Obtém certificados digitais Emite certificados de atributos

5 - SISTEMA Cada documento é armazenado diretamente em banco de dados Cada evento recebe um carimbo de tempo

4 - APROVADOR Recebe email informando que há documento a assinar Assina digitalmente o documento

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LEGALIDADE DAS FORMAS E SEGURANÇA JURIDICA

O respaldo jurídico de Contratos Eletrônicos é por meio da utilização de Certificados Digitais,

Carimbos de Tempo e Certificados de Atributos, emitidos de acordo a legislação da

Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, (ICP-Brasil). http://www.iti.gov.br/

A equiparação (equivalência funcional) da assinatura digital prodhttp://www.iti.gov.br/uzida com

base em certificado válido ICP-Brasil, com a assinatura manuscrita, é estabelecida pelo §1º do

art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24.8.20011.

Em outras palavras, o legislador da MP nº 2.200-2 dispôs que apenas a assinatura digital

produzida com dispositivos obtidos no âmbito da ICP-Brasil gozará, a priori, dos mesmos

efeitos jurídicos de assinatura manuscrita.

Por outro lado, o carimbo de tempo foi regulamentado pelas Resoluções nº 58, 59 e 60, de

01.12.2008, e posterior alterações, todas do Comitê Gestor da ICP-Brasil. O mesmo se deu

com o certificado de atributos, que foi regulamentado pela Resolução nº 93, de 14.9.2012.

Todas estas normas têm o respaldo da MP nº 2.200-2, que em virtude do disposto no art. 2º da

Emenda Constitucional nº 32, de 2001, vigora indefinidamente no ordenamento jurídico

brasileiro, até que outra lei venha a dispor sobre o assunto.

BENEFÍCIOS

Agilidade - Redução do prazo de assinatura de contratos de 15 dias para algumas horas

Produtividade - Equipe dedicada para atividades estratégicas

Segurança/Controle - Garantia de rastreabilidade e integridade dos documentos

Simplificação - Desburocratização do processo

Qualidade - Padronização das demandas para assinaturas

Mobilidade - Flexibilidade para estrutura descentralizada

Redução de Custos – Projetos desse tipo se pagam em 12 meses, em média.

Sustentabilidade – Pode ser evitado o corte dezenas árvores adultas por ano

Viável também implantar monitoração e certificação de leis e políticas corporativas, produzindo

com mais facilidade e pontualidade, provas para eventual defesa do Direito em contencioso

judicial e arbitragens. A segurança jurídica resulta da empresa, passar fazer negócios com

Documentos Eletrônicos juridicamente confiáveis e seguros, procedimento respaldado na lei.

Atividades a serem executadas pela PKI Consulting

Projeto e consultoria para: desenho e especificação de Sistema de Workflow integrado com

Certificação Digital, Certificados de Atributos e Carimbos de Tempo, para assinaturas digitais

de contratos entre a empresa e seus parceiros comerciais, provendo legalidade das formas e

segurança jurídica.

No escopo do trabalho serão apontadas as tecnologias necessárias e potenciais fornecedores,

incluindo serviços de integração, treinamento, educação e suporte.

Serão também elaborados os Termos de Referência para as aquisições e contratações que

sejam necessárias.

O projeto não contempla tratamento do legado de contratos ativos em papel, o que poderá ser

objeto de projeto específico.

1 Que assim dispõe: "As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica

produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei n. 3.071, de 1° de janeiro de 1916 – Código Civil."

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PKI CONSULTING

A PKI Consulting, www.pkiconsulting.com têm como missão e objetivo, modelagem e

elaboração de projetos para Gestão do Conhecimento com aplicação e uso de Certificação

Digital, Carimbo do Tempo, Certificado de Atributos, Assinatura Eletrônica, guarda de

documentos eletrônicos e processos de eliminação de papéis.

Desenvolver projetos para que empresa possam se constituir em Autoridade Certificadora,

Autoridade de Registro, Entidade Emissora de Certificado de Atributos, Autoridade de Carimbo

do Tempo junto ao ITI – Instituto Nacional da Tecnologia da Informação do Ministério da

Ciência e Tecnologia. http://www.iti.gov.br/

Colaboramos também em consultoria para elaboração de editais, testes e homologações para

processos de licitação, seleção e contratação, consultoria tecnológica e jurídica.

Nossos clientes são governos, órgãos públicos e empresas privadas de todos os segmentos de

negócios no Brasil e exterior.

Nosso objetivo é colaborar com empresas de todos os ramos de atividade e tamanho e,

instituições de governo, no planejamento e projetos para mudança de paradigma, para fazerem

negócios públicos e privados com documentos eletrônicos e, Segurança Jurídica.

Sócios Gestores e Fundadores da PKI Consulting Ltda.

Jurídico: Fabiano Menke

Advogado Decano

Foi Procurador Geral do ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação do Ministério

da Ciência e Tecnologia – Autoridade Gestora e Raiz da ICP-Brasil; http://www.iti.gov.br/

Mestrado e Doutorado em Direito com ênfase em Certificação Digital

Técnico: Viviane Bertol

Tecnóloga da Informação com 25 anos de experiência em grandes empresas;

Gerente de Auditoria no ITI – Instituto Nacional da Tecnologia da Informação;

Mestrado e Doutorado com ênfase em criptografia e Certificação Digital.

CONTATOS:

PKI Consulting - Consultoria e Assessoria em Certificação Digital

Avenida Carlos Gomes 111 – 701

CEP 900480-003 Porto Alegre – Rio Grande do Sul

Fone: 51-3328-7332

Representante no Rio de Janeiro e Curitiba – PR

Gilberto Serodio

gilberto.serodio@egovinfo.com.br

Fones: 21- 9 8874-4555 ou 21- 9 8285-4430 ou 21-2619-2973 e 41-3203-8672.

Skype – gilberto.serodio

Maio de 2014.