Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ)Centro de Ciências Jurídicas e Econômicas (CCJE)

Faculdade de Administração e Ciências Contábeis (FACC)Curso de Biblioteconomia e Gestão de Unidades de Informação (CBG)

Disciplina: Gestão Eletrônica de Documentos - GED Professora: Ana Maria Carvalho

Grupo: Clarissa Machado, Érica Simões, Igor Dias, Leonardo Kalil, Louise Maia e Sara Pereira

Rio de Janeiro, 16 de Julho de 2010.

Definições Prontuário em papelProntuário eletrônico Por que usar o PEP?Por que o PEP é tão pouco utilizado?Aspectos relativos a Segurança da InformaçãoLegislação de GED para digitalizaçãoSegurança da InformaçãoNíveis de Garantia de Segurança (NGS1 e NGS2)Assinatura Digital (AD)E-PrescribeEstudos de CasoConsiderações Referências

Sumário

GED:

Segundo o Gartner Group, GED é a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos, durante todo o seu “Ciclo de Vida”.

Definição

Prontuário:O Conselho Federal de Medicina – CFM define o

prontuário como um documento composto pelas informações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada:

O prontuário médico é documento único, constituído por informações, sinais e imagens registrados a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, com caráter legal, sigiloso e científico, utilizado para possibilitar tanto a comunicação entre os membros de uma equipe multiprofissional como a continuidade da assistência prestada ao indivíduo (CFM, 2002).

Definição

VANTAGENS:

- Maior liberdade na escrita;

- Facilidade no manuseio;

- Não requer treinamento;

- Não têm problemas de sistema

DESVANTAGENS:

- Ilegibilidade;

- Perda de informações;

- Necessidade de espaço físico de armazenamento;

- Dificuldade de recuperação e de pesquisa coletiva;

- Falta de padronização.

Prontuário em papel

VANTAGENS:

- Facilidade de organização e recuperação da informação;

- Redução no tempo de atendimento;

- Possibilidade de reconstrução histórica e completa dos casos;

- Contribuição para pesquisa;

- Fim do problema de compreensão;

- Racionalidade do espaço físico;

- Melhor padronização;

- Documento multimídia (podem ter sons e imagens);

- Comunicação entre paciente e equipe de saúde.

DESVANTAGENS:

- Investimentos em hardware, software e treinamento;

- Falhas na tecnologia.

Prontuário Eletrônico

“Um sistema especificamente projetado para dar apoio aos usuários, através da disponibilidade de dados completos e corretos, lembretes e alertas aos médicos, sistemas de apoio à decisão, links para bases de conhecimento médico e outros auxílios.” (MURPHY, HANKEN e WATERS, 1999)

Porque usar o Prontuário Eletrônico de Pacientes (PEP)?

O envolvimento dos médicos é o fator que determina se um novo Sistema de Informação em Saúde irá funcionar. Requer maior envolvimento sistêmico e mudanças organizacionais.

Há uma resistência na utilização do Prontuário Eletrônico (PE), pois não há regras definidas em relação a sua validade legal, segurança e confidencialidade das informações. Sem processos definidos, fica difícil informatizar.

Apesar de reconhecer os benefícios a longo prazo, os médicos precisam estar plenamente conscientes do quanto o investimento lhes retornará.

Por que o PEP é tão pouco utilizado?

Receio de limitar o exercício da profissão;

Estudos mostram pouca familiaridade dos médicos com as novas tecnologias da informação e comunicação;

Pouco tempo livre para treinamento;

Necessita-se de sistemas que sejam facilmente entendidos e operados;

Sensação de perda de posição.

Por que o PEP é tão pouco utilizado?

Sobre a segurança da informação em meio eletrônico ainda não há uma legislação definida.

Documento Eletrônico: é a informação gerada, enviada, recebida, armazenada ou comunicada por meios eletrônicos, ópticos-eletrônicos ou similares;

Assinatura Digital: é o resultado de um processamento eletrônico de dados, baseado em sistema criptográfico assimétrico, que permite comprovar a autoria e integridade de um documento eletrônico cifrado pelo autor com o uso da chave privada;

Aspectos relativos a Segurança da Informação

Criptografia Assimétrica: é a modalidade de criptografia que utiliza um par de chaves distintas e interdependentes, denominadas chaves púbica e privada, de modo que a mensagem codificada por uma das chaves só possa ser decodificada com o uso da outra chave do mesmo par;

Autoridade Certificadora: é a pessoa jurídica que esteja apta a expedir certificação digital;

Certificado Digital: é o documento eletrônico expedido por autoridade certificadora que atesta a titularidade de uma chave privada.

Aspectos relativos a Segurança da Informação

De acordo com a Resolução de nº 1821/2007 do CFM:

Deverão ser controlados por um sistema especializado (Gerenciamento eletrônico de documentos – GED);

A autorização legal para eliminar o papel depende de que os sistemas informatizados para a guarda e manuseio de prontuários de pacientes atendam integralmente aos requisitos do "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)", estabelecidos no referido manual;

Legislação de GED para digitalização

Os métodos de digitalização devem reproduzir todas as informações dos documentos originais.

Não autorizar a eliminação do papel quando da utilização do NGS1;

Estabelecer a guarda permanente considerando a evolução tecnológica;

Estabelecer o prazo mínimo de 20 anos para a preservação dos prontuários em suporte de papel a partir do último registro , que não foram digitalizados ou microfilmados.

Legislação de GED para digitalização

O prontuário e seus respectivos dados pertencem ao paciente e devem estar permanentemente disponíveis, de modo que quando solicitado por ele ou seu representante legal permita o fornecimento de cópias autênticas das informações pertinentes;

O sigilo profissional, que visa preservar a privacidade do indivíduo, deve estar sujeito às normas estabelecidas na legislação e no Código de Ética Médica, independente do meio utilizado para o armazenamento dos dados no prontuário, quer eletrônico quer em papel;

“Não há obstáculo à utilização da informática para elaboração de prontuários médicos, desde que seja garantido o respeito ao sigilo profissional” (Parecer CFM 14/93)

Segurança da Informação

NGS1 - categoria constituída por S-RES que não contemplam o uso de certificados digitais ICP-Brasil para assinatura digital das informações clínicas, consequentemente sem amparo para a eliminação do papel e com a necessidade de impressão e aposição manuscrita da assinatura;

NGS2 - categoria constituída por S-RES que viabilizam a eliminação do papel nos processos de registros de saúde. Para isso, especifica a utilização de certificados digitais ICP-Brasil para os processos de assinatura e autenticação. Para atingir o NGS2 é necessário que o S-RES atenda aos requisitos já descritos para o NGS1 e apresente ainda total conformidade com os requisitos especificados para o nível de garantia 2.

Níveis de Garantia de Segurança (NGS)

Possui o Certificado Digital, um CRM-digital. Isto garante o valor legal igualmente a prescrição manual.

A autoridade responsável pelo CRM-digital é o Conselho Federal de Medicina (CFM)

Possui a mesma funcionalidade da Assinatura em papel;

Serve para proteger as informações médicas do paciente sem alterações não autorizadas;

Quando assinado o médico não tem como negar sua autoria;

Não confere sigilo ao documento eletrônico ;

Garante a autenticidade e integridade do documento, não sua possível violação.

Assinatura Digital (AD)

Basicamente, o processo de AD consiste em três passos:

Aplicação do algoritmo de hash que gera um message digest (MD) do documento;

Logo após é utilizada a chave privada do usuário para criptografar o MD.

Após esta etapa, é anexada ao documento a chave pública do autor, presente no certificado digital, que é um documento eletrônico que identifica um autor por meio de um par de chaves (pública e privada), que serão utilizadas para a AD.

Assinatura Digital (AD)

O documento chega ao seu destino acompanhado do MD criptografado e da chave pública do autor. O receptor compara o MD gerado com o que foi recebido e decodificado. Se os dois forem iguais, significa que o documento não foi alterado e é autêntico.

Caso contrário, depois que o documento foi assinado digitalmente, houve alguma modificação ou não foi o proprietário do certificado digital que o enviou.

Assinatura Digital (AD)

Teve início nos Estados Unidos

Solução GED na área médica que visa a prescrição eletrônica

- Eliminar os erros de prescrição com a utilização de receitas eletrônicas e acelerar a transferência de informações entre profissionais de saúde e farmácias.

- De acordo com um relatório do Institute of Medicine (IOM), mais de 1,5 milhões de americanos são prejudicados a cada ano por erros de medicação.

Legislação americana já aprovou normas pra implementação do E-Prescribe

Sua meta é que todas as prescrições médicas sejam eletrônicas após 2013

E-Prescribe

Transmissão através de meios eletrônicos, da prescrição e da informação relacionadas com a prescrição entre prescritor, dispensador, gerente de benefício da farmácia, plano de saúde, diretamente ou por interposta pessoa. E-Prescribing inclui, mas não está limitado as transmissões em dois sentidos entre o ponto de atendimento e do distribuidor.

Benefícios:

- Melhor fiscalização

- Maior segurança nas receitas médicas

- Redução de tempo

- Entre outros

E-Prescribe

Em 2009, médicos receberam incentivos nos pagamentos anuais para mudar para o E-Prescribe, porém o mesmo acabará, e começará ás sanções para os médicos que prescreverem receitas em papel.

E-Prescribe de Incentivo Incentivo Pena

2009 2% Nenhum 2010 2% Nenhum 2011 1% Nenhum2012 1% 1%2013 0,5% 1,5%Após 2%

E-Prescribe

- 2.500 atendimentos diários

- Cada um possui um prontuário médico de pelo menos 10 páginas, avaliados por 2 a 3 médicos

- Média de 22 mil prontuários gerados mensalmente

- Morosidade no atendimento

- Vulnerabilidade na segurança do conteúdo

Para agilizar seus processos na área de atendimento aos pacientes e também na análise e consulta dos prontuários pela equipe médica, o Hospital do Câncer de Barretos escolheu a Novateccorp para implantar na sua infra-estrutura um sistema personalizado de gestão eletrônica de documentos com a tecnologia GED Laserfiche.

Caso 1: Hospital do Câncer em Barretos

Solução GED Online Laserfiche:

Plataforma Web;

Permite que todo o conteúdo digitalizado seja acessado remotamente por profissionais autorizados diretamente no portal do Hospital com total segurança.

Caso 1: Hospital do Câncer em Barretos

Considerado um dos mais avançados centros hospitalares do País

- 22 mil atendimentos mensais

- Utilizou o software Datasul WebDesk

- O Hospital São Luiz englobou a digitalização dos prontuários médico e financeiro dos pacientes atendidos em Pronto Socorro

- Foi utilizada a tecnologia OCR para o reconhecimento do código de barras, que identifica o paciente e, a partir dele, faz a integração com o sistema médico do Hospital

Caso 2: Hospital e Maternidade São Luiz

O Hospital e Maternidade São Luiz tem as informações médicas dos pacientes centralizadas na intranet/extranet, podendo ser acessadas pelos médicos e colaboradores via Web

Estima-se uma economia aproximada de R$ 100 mil no primeiro ano do projeto

Na segunda etapa, o projeto vai englobar também a digitalização dos prontuários dos pacientes internados e a implantação de Workflow em alguns processos da empresa

Caso 2: Hospital e Maternidade São Luiz

- O HERJ é o primeiro hospital evangélico do Brasil.

- Sua fundação deu-se no dia 11 de Outubro de 1887

- Problema: Há documentos desde de sua fundação

O HERJ é um dos vários casos no Brasil, onde a implantação de uma solução GED é completamente comprometida a não ser que haja uma mudança organizacional completa.

- Falta de padronização de documentos

- Não aplicação da tabela de temporalidade

- Desordem arquivística

- Gestão do HERJ não comprometida com a com a gestão documental

Caso 3: Hospital Evangélico do Rio de Janeiro - HERJ

Problemas:

- Lentidão na recuperação de documentos

- Um prontuário pode levar de 30 minutos a 30 dias para ser recuperado (quando é recuperado)

- Lentidão no atendimento

- Prejuízo financeiro em causas legais

- Último processo -> Mais de R$ 100.000,00

- Entre muitos outros...

Caso 3: Hospital Evangélico do Rio de Janeiro - HERJ

Empresa contratada: GED Brazil

Proposta inicial

- Reestruturação do acervo

- Document Imaging

Reestruturação do acervo

- Reorganização do arquivo

- Aplicação da tabela de temporalidade

- Higienização

- Padronização

- Treinamento

Caso 3: Hospital Evangélico do Rio de Janeiro - HERJ

Document Imaging

- Digitalização de:

- Prontuários

- Financeiro

- Boletins médicos

-Documentos de farmácia- Entre outros...

Não prevê o descarte de prontuários médicos

Caso 3: Hospital Evangélico do Rio de Janeiro - HERJ

Benefícios:

- Agilidade na consulta de prontuários médicos

- Economia de papel

- Preservação do documento original

- Acabar com perdas de documentos

- Entre outros...

Caso 3: Hospital Evangélico do Rio de Janeiro - HERJ

Pela percepção da falta de familiaridade com as constantes inovações tecnológicas no âmbito da informação e pelo fato desse contexto de Sociedade da Informação ser um tanto quanto recente, nota-se uma deficiência na formação do médico para atuar visto que nos cursos de medicina faltam disciplinas de informática médica. E a importância de um bibliotecário ou um arquivista para gerenciar um prontuário eletrônico em vista da falta de preparo dos médicos é percebida, já que o campo profissional do médico em sua grande maioria é voltado para o cuidado com os pacientes. Um profissional de informação que lide com o gerenciamento desse tipo de documento se faz presente.

Considerações

ANDREASI, Silvia Aparecida. O Prontuário Eletrônico do Paciente e o papel do médico.

Brasil: RBSPB, [s.d.]

CHARNOVSKI, Rafael; BORGES, Regiane Pizzetti; MARTINS, Paulo João. Uma proposta de uso de Assinatura Digital em prontuário Eletrônico do Paciente. Santa Catarina: UNESC, [s.d.]. Disponível em: <http://www.sbis.org.br/cbis9/arquivos/634.pdf >. Acesso em: 13. Jul. 2010.

DIAS, Juliana Lopes. A utilização do prontuário eletrônico do paciente pelos hospitais de Belo Horizonte. Revista Textos de La CiberSociedad, n.16, 2008. Disponível em: <http://www.cibersociedad.net/textos/articulo.php?art=194>. Acesso em 14 jul. 2010.

FREIRE, Ségio Miranda. Sigilo das informações. Disponível em: <http://www.ans.gov.br/data/files/8A958865266CAFE201267FB9CDED2DB2/TT_AS_19_SMirandaFreire_SigiloInformacoes.pdf >. Acesso em: 14 jul. 2010.

Referências

JUNIOR, Geraldo de Oliveira de Francisco et al. Validade do Prontuário médico eletrônico como prova jurídica. São Paulo: UNIFESP, [s.d.]

LEÃO, Beatriz de Faria; COSTA, Cláudio Giulliano Alves as; FORMAN, John Lemos. Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde. SBIS/CFR, 2007.

LEGISLAÇÃO GED. Gestão Eletrônica de Documentos. Disponível em: http://www.ged.net.br/resolucaocfm1821.html Acesso em: 14 jul. 2010.

PINTO, Virgínia Bentes. Prontuário Eletrônico do Paciente: documento técnico de informação e comunicação do domínio da saúde. Encontros Bibli: Revista Eletrônica de Biblioteconomia e Ciência da Informação. Florianópolis, n.21, 1º sem. 2006.

PROJETO Prontuário Eletrônico. Disponível em: <http://www.fmt.am.gov.br/p_eletronico.htm>. Acesso em 14 jul. 2010.

Referências