COMITÊ DE GOVERNANÇA, GESTÃO DE RISCOS, CONTROLES E INTEGRIDADE

UBERLÂNDIA/MG-2019

PROJETO PILOTO DE GESTÃO DE RISCOS NA DIRETORIA DE

PROCESSOS SELETIVOS (DIRPS)

1. INTRODUÇÃO

A Universidade Federal de Uberlândia – UFU, no intuito de aprimorar os seus processos

internos em prol dos seus objetivos estratégicos e estatutários, bem como fortalecer a

governança no setor público naquilo que é norteado pelos órgãos de controle, está

desenvolvendo uma série de ações internas dentro desta temática.

Estas ações estão em consonância com o planejamento estratégico da Universidade,

definido Plano Institucional de Desenvolvimento e Expansão (PIDE 2016-2021) ,

conforme descrito a seguir:

Diretriz 10 - Aprimorar e criar mecanismos voltados para o planejamento, a

execução plena e o controle contínuo dos processos administrativos,

logísticos, de serviços, obras e de sustentabilidade social e ambiental. Esta

diretriz abrange as iniciativas que visam modernizar os processos administrativos,

logísticos, de serviços e de obras, com vistas à melhoria dos processos de licitação,

de compra, de manutenção, de execução dos serviços gerais, de fiscalização dos

contratos celebrados, de monitoramento e contabilização dos custos envolvidos e

de avaliação dos riscos existentes nos diversos níveis da gestão da

Universidade. Portanto, tal diretriz contempla propostas para a formalização e

consolidação dos diversos elementos de governança presentes na instituição.

Meta 2188 - Implementar a Governança Pública na Universidade Federal de

Uberlândia, com vistas a gestão de riscos, mapeamento de processos,

aprimoramento dos controles internos, desenvolvimento da transparência,

valorização da equidade, prezando pela probidade e eficiência, cumprindo as

obrigações de accountability.

Neste sentido, e considerando a Instrução Normativa Conjunta MP/CGU 01/2016, a UFU

constituiu um Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles através da

PORTARIA R Nº 775 de 17 de abril de 2017, e que posteriormente com a inclusão de

novas atribuições passou a ser designado Comitê de Governança, Gestão de Riscos,

Controles e Integridade pela Portaria SEI REITO Nº 409 de 11 de maio de 2018. Os

normativos referentes ao Comitê podem ser consultados no link acima.

O Comitê de Governança, Gestão de Riscos, Controles e Integridade da UFU é presidido

pelo reitor desta Universidade, e composto pelos titulares das seguintes Unidades: Pró-

reitoria de Administração e Planejamento – PROPLAD, Pró-reitoria de Gestão de Pessoas

– PROGEP, Pró-reitoria de Graduação – PROGRAD, Pró-reitoria de Pesquisa e Pós-

graduação – PROPP, Pró-reitoria de Extensão e Cultura – PROEXC, Pró-reitoria de

Assistência Estudantil – PROAE e Prefeitura Universitária – PREFE. São competências

do Comitê, dentre outras:

Institucionalizar estruturas adequadas de governança, integridade, gestão de riscos

e controles internos;

Promover a integração dos agentes responsáveis pela governança, pela gestão de

riscos e pelos controles internos;

Aprovar políticas, programas, diretrizes, metodologias e mecanismos para

comunicação e institucionalização da gestão de riscos, dos controles internos e da

integridade;

Supervisionar o mapeamento e a avaliação dos riscos chave que podem

comprometer a prestação de serviços de interesse público;

Liderar e supervisionar a institucionalização da gestão de riscos e dos controles

internos, oferecendo suporte necessário para sua efetiva implementação na UFU;

Estabelecer limites de exposição a riscos globais da UFU, bem com os limites de

alçada ao nível de unidade, política pública, ou atividade;

Aprovar e supervisionar método de priorização de temas e macroprocessos para

gerenciamento de riscos e implementação dos controles internos da gestão;

Dentre as ações desenvolvidas pelo Comitê, destaca-se a primeira delas, que consistiu na

aprovação da Política de Gestão de Riscos da UFU, que já está em sua segunda versão, e

que deverá ser revisada em breve. Para disseminar as práticas estabelecidas nesta política

por toda a Instituição, bem como identificar possíveis lacunas e aprimorar o conteúdo da

política e metodologia, e ainda, considerando a impossibilidade de mapear processos e

riscos em toda a Instituição de maneira simultânea e imediata o Comitê, com o auxílio

de uma Comissão Executiva, aprovou e planejou a execução de um projeto piloto em uma

Diretoria da Universidade, que foi a Diretoria de Processos Seletivos, definida a partir de

critérios levantados pela Comissão.

Este documento apresenta, portanto, o Projeto Piloto de Gestão de Riscos realizados nos

processos internos da Diretoria de Processo Seletivo – DIRPS, da Universidade Federal

de Uberlândia, em conformidade com as definições estabelecidas na Política da

Instituição, e diretrizes estabelecidas pelo Comitê e demais normativos.

2. PROJETO PILOTO

O Projeto Piloto realizado na DIRPS se iniciou em agosto de 2018, seguindo até janeiro

de 2019. Através deste projeto, nos propomos a implementar, de forma inicial, a gestão

de riscos da UFU, por meio de controles internos administrativos, assegurando a

constante e eficaz gestão dos recursos públicos em benefício da sociedade.

A escolha da DIRPS como área para desenvolver o presente piloto se deu devido à uma

série de fatores, principalmente devido a uma reestruturação interna pela qual a Diretoria

vinha passando, e por se tratar da porta de entrada dos estudantes na atividade fim da

Instituição. Atualmente, a DIRPS está vinculada à Pró-Reitoria de Graduação, conforme

organograma da Pró-reitoria abaixo.

Divisão de Logística Administrativa

Divisão de Processamento de Informações e Estatísticas

DIRETORIA DE ENSINO

Divisão de Administração

Setor de Arquivo

Setor de Matrícula

Divisão de Informação e Atendimento ao Acadêmico

Divisão de Controle Acadêmico

Setor de Processamento

Divisão de Registro

Setor de Matrícula

Setor de Matrícula

Setor de Matrícula

Setor de Matrícula

DIRETARIA DE PROCESSO SELETIVOS

SECRETARIA

PRÓ-REITORIA DE GRADUAÇÃO

PRÓ-REITORSECRETARIA

DIRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO E CONTROLE ACADÊMICO

SECRETARIA SECRETARIA

Divisão de Educação Básica e Profissional

Divisão de Formação Discente

Setor de Estágio

Setor de Projetos

Divisão de Formação Docente Divisão de Licenciatura

Divisão de Projetos Pedagógicos

Divisão de Processamentos Técnicos e Administrativos

Para tanto, o objetivo geral deste projeto foi o de contribuir para a melhoria do

desempenho da Administração Pública, por meio de implantação de controles

internos proporcionais aos riscos de atividades específicas da UFU, garantindo

observância às normas legais e procedimentos atinentes à matéria, e realçar a

relevância do sistema de controle interno não só como inibidora de desvios, mas como

auxílio na melhoria do desempenho da Administração Pública.

Como objetivo específico, este projeto buscou aprimorar as práticas de governança,

gestão de riscos e controles internos da Diretoria de Processos Seletivos da UFU, para

validação da metodologia aplicada e posterior disseminação em todas as áreas da

Universidade.

3. METODOLOGIA

A metodologia do presente projeto piloto consistiu na identificação de uma área que

pudesse ser analisada de forma imediata e na aplicação da Matriz de Riscos e

Controles (anexo I e II) em cada processo previamente mapeado, analisando a eficácia

dos controles internos existentes quanto aos riscos identificados e avaliados nas suas

diferentes etapas.

Buscou-se, como resultado, um diagnóstico acerca de quais controles deveriam

efetivamente ser implementados ou aprimorados, mediante uma atuação prioritária da

organização, mitigando os principais riscos existentes nos processos na Diretoria de

Processo Seletivo.

É importante salientar que o trabalho das equipes envolvidas traçou um cenário do

momento em análise. Mas este é um mapeamento dinâmico, que deve ser monitorado

constantemente.

O mapeamento de riscos, enquanto Projeto Piloto, seguiu as etapas:

1. Reuniões semanais durante 5 meses com a participação dos servidores das

diversas áreas da Diretoria de Processos Seletivos e os membros da Comissão

Executiva do Comitê de Governança, Gestão de Riscos, Controles e Integridade;

2. Apresentação da Diretoria de Processos Seletivos e suas respectivas frentes de

trabalho: Atendimento, Divulgação/Aplicação/Correção/ Recurso, Elaboração,

Tecnologia da Informação, Financeiro/ Secretaria, e Geral/Comuns à todas as

anteriores. Estas frentes de trabalho constituem a divisão das atividades no

âmbito da Diretoria;

3. Apresentação dos macro fluxos dos processos das diversas frentes envolvidas;

4. Identificação, avaliação e definição do risco, a partir da análise e discussão dos

fluxos apresentados:

a. Foram identificados e relacionados os riscos inerentes as atividades da

DIRPS, e relacionado com a área a qual estava vinculado o risco.

b. Os eventos foram avaliados sob a perspectiva de probabilidade e impacto

de sua ocorrência, de acordo com o estabelecido na Política de Gestão de

Riscos da UFU. A avaliação de riscos foi realizada por meio de análises

qualitativas, quantitativas ou da combinação de ambas;

c. Cálculo do grau do risco, de acordo com Matriz de Probabilidade x

Impacto estabelecida na Política (Tabela I) e a respectiva ação de

tratamento (Tabela II) também estabelecidas pela Política de Gestão de

Riscos (Aceitar, Reduzir ou compartilhar, Evitar). Desta forma foi

possível mensurar uma escala de tratamento de prioridades.

Tabela I: Matriz de Probabilidade e Impacto

Fonte: Politica de Gestão de Riscos da UFU

Tabela II: Escala para Tratamento

1 a 2 Risco Baixo

3 a 6 Risco Moderado

8 a 12 Risco Elevado

15 a 25 Risco Extremo

Fonte: Politica de Gestão de Riscos da UFU

d. Identificação da categoria dos riscos, de acordo com os níveis

estabelecidos na Política de Gestão de Riscos: Estratégico, Operacional,

Imagem/reputação, Legal, Financeiro/Orçamentário e Legal/jurídico.

e. Os itens a, b, c e d foram projetados em uma planilha de controle, anexa

à este relatório.

5. Foi estabelecido um número de identificação de cada risco no processo mapeado

(Planilha de Riscos x Etapa do Fluxograma em que se visualizava o risco). Assim

Probabilidade Matriz de Probabilidade x Impacto

1 1 2 3 4 5

2 2 4 6 8 10

3 3 6 9 12 15

4 4 8 12 16 20

5 5 10 15 20 25

Impacto 1 2 3 4 5

é possível identificar em que etapa dos processos estão cada um dos riscos

identificados

6. Definição de um Plano de Ação e Identificação dos Responsáveis pelas ações:

a. Com base no produto resultante das reuniões, a Diretoria de Processos

Seletivos complementou a planilha com o plano de ação para os Riscos

em que a matriz de riscos descrevia como “Reduzir ou compartilhar” ou

“Evitar”, inserindo, assim, o modo de mitigação do risco, o responsável e

o prazo para conclusão das etapas. Os riscos classificados como baixos

cuja ação estratégia de ação a partir da matriz de probabilidade x impacto

é a de aceitação, não foram tratados.

4. RESULTADOS

Ao final das reuniões semanais realizadas, foram mapeados 93 riscos que,

posteriormente, foram reduzidos para 82, pois foram identificadas duplicidades e

redundâncias entre as frentes de trabalho.

Desses 82 riscos, 77% (63 riscos) foram classificados, dentro da matriz de riscos, com

grau igual ou superior a 8, ou seja, com a necessidade de uma ação de mitigação.

Gráfico 1. “Riscos – Por Grau”

Tabela 3. Quantidade de riscos por Grau e Ação

Grau do Risco Ação Quantidade de Riscos Risco Baixo (Grau 1 a 2) Aceitar 1 Risco Moderado (Grau 3 a 6) Reduzir ou Compartilhar 18 Risco Elevado (Grau 8 a 12) Evitar 42 Risco Extremo (Grau 15 a 25) Evitar 21 Total 82

1%

22%

51%

26%

Gráfico 1. Riscos - Por Grau

Risco Baixo (Grau 1 a 2)

Risco Moderado (Grau 3 a 6)

Risco Elevado (Grau 8 a 12)

Risco Extremo (Grau 15 a 25)

Total: 82 (100%)

No Gráfico 2. “Riscos – Por Frente de Trabalho” é demonstrado o total de

riscos por frente de trabalho e o total de riscos com grau igual ou superior a 8,

cuja política defino a ação de evitar o risco.

A partir do cenário em que se identificaram 63 riscos a serem evitados, foram

apontados os riscos que dependeriam da tratativa exclusiva da DIRPS (46 Riscos)

e os riscos em que a DIRPS é ou poderia ser impactada, mas que a tratativa

ocorreria em outro setor (17 riscos). O Gráfico 3. “Riscos – DIRPS x Outras

Áreas” demonstra este cenário.

8

31

16 15

6 64

25

14

11

4 5

1-Atendimento 2-Divulgação,aplicação, correção

e recurso

3-Elaboração 4-Tecnologia daInformação

5 - Financeiro /Secretaria

6 - Geral / comuns

Gráfico 2. Riscos - Por Frente de Trabalho

Total de Riscos (82) Total de Riscos acima de grau 8 - Evitar (63)

46; 73%

17; 27%

Gráfico 3. Riscos - DIRPS x Outras Áreas

DIRPS

Outras Unidades

Total: 63 (100%)

Durante as reuniões, com o foco de discussão nos riscos, abordando possíveis

falhas, impactos e áreas envolvidas, muitas das ações de mitigação foram descritas

e implementadas de imediato ou em curto período de tempo. E, à medida que cada

frente de trabalho finalizava a demonstração de seus procedimentos por meio dos

fluxogramas e os riscos eram descritos, as equipes já se reuniam internamente e

traçavam planos de mitigação das causas e implementação de ferramentas ou

atitudes que pudessem otimizar os controles existentes.

Assim, ao final do trabalho o resultado pôde ser mensurado nas ações que seriam

de responsabilidade da Diretoria (DIRPS) e de outras áreas. Dentro desta

perspectiva, foram apresentados, também, as ações que já haviam sido concluídas,

as que estavam em andamento e as que ainda não haviam iniciado a tratativa. Os

gráficos 4 e 5 demonstram este cenário.

1412

20

Concluido Em andamento Ainda não iniciado (porém,dentro do cronograma)

Gráfico 5. DIRPS

Ressalta-se que os números apresentados no decorrer desta conclusão são

dinâmicos, pois a planilha com o resultado do trabalho é constantemente revista e

o status de cada ação muda periodicamente.

O objetivo é o de que todas as ações de mitigação de riscos sejam implementas,

de acordo com os prazos delimitados inicialmente. No entanto, riscos que antes

possuíam um grau alto dentro da matriz, podem, com ações de controle ou de

correção, serem reclassificados para um grau mais baixo. O contrário também

pode ocorrer, ou seja, um risco que antes não era ponto de prioridade, mas que

por algum evento, se torna um risco de prioridade alta em sua tratativa.

Dessa forma, a finalização do Projeto Piloto demonstrou que o levantamento

realizado é um ponto de partida, uma fotografia, mas que, pela sua dinamicidade,

torna-se uma excelente e constante ferramenta de controle e de escala de

prioridades e de alocação de recursos, sejam eles humanos, financeiros ou

tecnológicos.

Concluindo, o projeto piloto de gestão de riscos na Diretoria de Processos

Seletivos da Universidade Federal de Uberlândia foi concluído com êxito, e

contribuiu efetivamente para a melhoria dos processos internos deste Diretoria,

atingindo aos objetivos propostos.

4

8

5

Concluido Em andamento Ainda não iniciado (porém,dentro do cronograma)

Gráfico 6. Outras Unidades