projeto integrado de capacitação em gestão para a secretaria da
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Centro de Convenções Ulysses Guimarães Brasília/DF – 16, 17 e 18 de abril de 2013
PROJETO INTEGRADO DE CAPACITAÇÃO EM GESTÃO PARA A SECRETARIA DA FAZENDA
DO ESTADO DE SÃO PAULO
Kênia da Cunha Martins Gracieli Gequelin
Marina Junker Tomich Fugii Gabriela Lotta
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Painel 37/141 Novos aportes na capacitação de servidores – I
PROJETO INTEGRADO DE CAPACITAÇÃO EM GESTÃO PARA A
SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DE SÃO PAULO
Kênia da Cunha Martins Gracieli Gequelin
Marina Junker Tomich Fugii Gabriela Lotta
RESUMO Após uma análise histórica dos Programas de Capacitação da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (Sefaz) observou-se que as demandas de capacitação nos temas de Gestão eram atendidas de forma pontual e desnivelada. Esse fato comprometia o alinhamento entre as áreas da Sefaz e o atingimento da missão da organização. Dessa forma, a Escola Fazendária do Estado de São Paulo e o Departamento de Planejamento e de Gestão elaboraram o Projeto de Capacitação em Gestão para alinhar a formação às diretrizes estratégicas da Sefaz. O programa é composto de três tipos de formação, vinculados às necessidades dos níveis hierárquicos da organização e ações a eles compatíveis: ciclo de palestras para sensibilização da alta e média gerência; curso de planejamento e gestão para a gerência de base; e cursos técnico-especializados para o corpo técnico. Todos os conteúdos foram desenvolvidos em reuniões coletivas com representantes das diversas coordenadorias para garantir que as demandas fossem contempladas na formação. Foram também desenvolvidas atividades de disseminação de conhecimento e informações alinhadas à formação para envolver os demais servidores.
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1 INTRODUÇÃO
A estrutura organizacional da Secretaria da Fazenda do Estado de São
Paulo é composta por cinco coordenadorias: a Coordenadoria da Administração
Financeira (CAF), a Coordenadoria da Administração Tributária (CAT), a
Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contratações Eletrônicas
(CEDC), a Coordenadoria Geral da Administração (CGA) e a Coordenadoria de
Planejamento Estratégico e Modernização Fazendária (CPM).
São integrantes da CPM: a Unidade de Coordenação de Programa
(UCP), o Departamento de Tecnologia da Informação (DTI), o Departamento de
Planejamento e Gestão (DPG) – que atua no apoio da gestão da estratégia e do
desenvolvimento institucional de todas as áreas da Secretaria da Fazenda – e a
Escola Fazendária do Estado de São Paulo (Fazesp). A Escola é responsável pela
capacitação dos servidores da Secretaria da Fazenda e atua de acordo com a
Política de Desenvolvimento de Competências, instituída pela Resolução SF nº 29
de 19 de maio de 2008.
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Além de abranger as coordenadorias, a Fazesp também realiza a
capacitação dos servidores do Departamento de Controle e Avaliação – DCA, que é
responsável pelo acompanhamento, avaliação, auditoria e controle dos Órgãos do
Poder Executivo Estadual, das assessorias do Gabinete do Secretário – GS, e da
SpPrev – São Paulo Previdência –, que é vinculada à Secretaria da Fazenda.
Anualmente, a Fazesp gerencia o planejamento de capacitação, que é
realizado juntamente com as diversas áreas da Secretaria por meio de um
servidor/colaborador denominado gestor de capacitação.
O gestor de capacitação é designado pelo seu superior imediato para
atuar em colaboração à Escola no que diz respeito ao levantamento de lacunas de
competências do seu departamento e também na execução dos cursos (discutindo
com a Escola a organização do conteúdo que os cursos devem abordar).
São três níveis de gestores de capacitação: setoriais, (que atuam nas
coordenadorias e no GS), subsetoriais (que estão nas diretorias, abaixo das
coordenadorias) e regionais (que estão nas 18 unidades da Secretaria da Fazenda
distribuídas no Estado).
Os gestores de capacitação setoriais sistematizam, em conjunto com os
dirigentes, os desafios estratégicos de suas coordenadorias e áreas do GS. Esses
desafios orientam o levantamento das competências necessárias ao desempenho
com excelência das atividades específicas e ao atingimento dos resultados de cada
uma das áreas.
Nessa fase, cada gestor de capacitação setorial e subsetorial, num
trabalho em conjunto com cada uma das equipes vinculadas à sua esfera de
atuação, faz o levantamento dessas necessidades, especificando da melhor forma
possível os aspectos de cada competência que precisa ser desenvolvida, incluindo,
por exemplo, o nível de aprofundamento, a estimativa de tempo disponível para ser
investido em cada necessidade e o quantitativo de pessoas a serem capacitadas.
Aos gestores de capacitação regional, em particular, cabem duas frentes
de atuação: primeiro, dimensionar as vagas em relação às demandas de
capacitação propostas pelo gestor subsetorial a que se vincula, identificando, em
conjunto com os dirigentes, os servidores que necessitam ter essas competências
desenvolvidas; segundo, propor a inclusão de competências relativas à sua unidade
regional que não foram elencadas pelo gestor subsetorial, mas que tenham sido
identificadas no seu próprio processo de levantamento de necessidades junto às
suas respectivas equipes.
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Por fim, os gestores de capacitação setorial analisam as demandas de
capacitação da sua coordenadoria e validam as demandas recebidas dos gestores
de capacitação subsetoriais e regionais, encaminhando-as à Fazesp.
Ao receber as demandas dos gestores de capacitação, a Escola propõe
os eventos específicos que suprirão as lacunas de competências identificadas, o que
resulta no Programa Anual de Capacitação.
Essa metodologia, implantada na Secretaria da Fazenda do Estado de
São Paulo em 2008, proporcionou uma mudança significativa na aderência do
planejamento da capacitação dos servidores a sua real necessidade de
desenvolvimento de competências, vinculadas às atividades que eles efetivamente
realizam, e tendo como parâmetro inicial os objetivos estratégicos da Instituição e os
desafios das Coordenadorias. Isso permitiu que os eventos de capacitação voltados
para competências técnicas e comportamentais fossem cada vez mais direcionados
à necessidade específica de cada servidor, uma vez que o processo de
planejamento considerava as competências e atividades de todos os servidores.
No entanto, ao observar historicamente os programas de capacitação, foi
possível perceber que os eventos relacionados à área de Gestão vinham atendendo
a demandas pontuais, até em decorrência da própria metodologia acima descrita, o
que gerava um desnivelamento entre as diversas Coordenadorias da Secretaria.
Esse fato vinha comprometendo o alinhamento entre esses setores, o planejamento
estratégico e o avanço teórico e operacional das práticas de Gestão na Secretaria
da Fazenda.
2 OBJETIVO
Analisando este contexto, tornou-se oportuna e necessária a formulação
de um programa integrado de capacitação para os temas relacionados à área de
gestão, que fosse estruturado e coerente com as diretrizes do planejamento
estratégico e com os projetos de gestão da Secretaria da Fazenda, resultado de
uma ação conjunta entre o DPG e a Fazesp.
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3 METODOLOGIA
A primeira atitude para corrigir o problema identificado foi a contratação
de uma consultoria, cujo escopo previu três grandes ações: orientar a construção de
um modelo integrado de capacitação, avaliar os resultados propondo melhorias e
planejar e coordenar a publicação do material teórico produzido.
O modelo de capacitação foi construído em formato pirâmide, prevendo 3
níveis diferentes de público-alvo para que pudessem ser atendidos pela capacitação
de acordo com suas especificidades.
No topo da pirâmide (nível 1), foi estruturado um ciclo de eventos de curta
duração, em formato de palestras e com foco principal na conscientização sobre
temas específicos de relevância, direcionado para a alta e a média gerência.
Para o estrato intermediário (nível 2), a capacitação apresentou
metodologias, conceitos e boas práticas, relativos aos principais tópicos de Gestão,
direcionado para a gerência de base da organização.
Abaixo, no nível 3, foram propostos cursos e treinamentos de conteúdo
técnico/especializado, direcionados à capacitação do corpo operacional.
Na base da pirâmide, se assentam as equipes com atividade tipicamente
de apoio, que são atingidas de maneira indireta pela capacitação formal que a
estrutura acima recebe (por meio da aprendizagem informal, como reuniões,
acompanhamento do superior imediato, acesso a textos e vídeos).
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Após a definição do modelo, foram organizadas reuniões e selecionados
representantes de todas as áreas da Sefaz, tomando por definição que a estrutura
final seria fruto de uma construção coletiva dos principais temas a serem abordados
nas diversas formas e etapas de capacitação.
Um dos aspectos mais importantes nesse momento do levantamento
participativo foi o diagnóstico das ações de gestão já implantadas na Sefaz, com
intuito de difundir para toda a instituição os avanços já alcançados por cada uma das
áreas.
Uma questão essencial desde o início foi a busca da coerência temporal
na realização das ações, definindo-se um cronograma de eventos que permitisse
uma internalização do conhecimento de forma lógica e gradual de forma que os
capacitandos pudessem se desenvolver da melhor forma dentro dos temas
enfocados.
Um instrumento muito importante foi a criação de um portal na intranet da
Sefaz, o Portal de Capacitação em Gestão, instrumento de base para a
disseminação de conhecimento e informações alinhadas à formação, com objetivo
de ser o meio privilegiado de divulgação para envolver todos os servidores, inclusive
aqueles que não tenham sido formalmente atingidos por cursos/treinamentos
específicos.
Nesse portal, são divulgadas ações complementares à capacitação formal
dos três níveis desenhados, como vídeos, entrevistas, artigos e textos; além de ser
um canal para avaliação das ações pelos participantes e de discussão e de críticas
sobre o projeto, disponível a todos os servidores da Secretaria.
O projeto também recebeu uma identidade visual exclusiva, usada desde
o portal, até as apostilas dos cursos, apresentações e divulgação de todas as ações
inseridas no contexto, como entrevistas, vídeos e e-mails.
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Figura 1: página inicial do Portal de Capacitação em Gestão
Figura 2: página de uma das palestras do Ciclo no Portal de Capacitação em Gestão
O projeto ainda não foi inteiramente concluído, portanto a avaliação e o
planejamento da publicação dos materiais teóricos produzidos ainda estão em fase
de discussão e serão realizados até o final do ano de 2013.
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Pretendemos sintetizar todo o conhecimento produzido nos eventos
realizados nos 3 níveis, organizando a publicação do conteúdo, física e
eletronicamente, a fim de reforçar a utilização da capacitação informal e de
disseminar o conhecimento sobre assuntos de gestão a todos os servidores
interessados no tema, e não somente àqueles que são público-alvo direto dos
eventos formais.
A avaliação tem o objetivo de contribuir para que esse projeto
personalizado de capacitação em gestão se constitua num processo continuado de
aperfeiçoamento de práticas de gestão na Secretaria da Fazenda.
Para a avaliação estão previstas as seguintes atividades: planejamento e
execução da metodologia de avaliação; consolidação do resultado da avaliação;
reuniões para apresentação e discussão sobre o resultado e relatório final com as
propostas de melhoria.
3.1 Nível 1
Para atender ao nível 1 foi organizado um Ciclo de Palestras, segundo as
atividades abaixo listadas:
3.1.1 Proposta inicial de temas relevantes para o ciclo de palestras:
Após uma avaliação inicial por parte da equipe da Fazesp e de conversas
com a consultoria externa contratada para o trabalho foram selecionados,
inicialmente, 6 temas para as palestras, que passaram, em seguida, por aprovação
de um grupo com representantes de todas as coordenadorias.
3.1.2 Foi proposto também que cada uma das palestras contasse com, pelo menos, 3 tipos de palestrantes:
Representante da academia: profissional acadêmico que pudesse
discorrer sobre a literatura contemporânea e quais os principais
enfoques e debates a respeito de cada um dos temas;
Representante de outro órgão público: representante de uma
organização pública que avançou em experiências interessantes nas
temáticas abordadas;
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Representante da Sefaz: apresentar como a Sefaz tem abordado o
tema, quais os avanços e limites produzidos pela organização em
contraposição com a discussão teórica e de outras experiências.
3.1.3 Tema do mês
Também foi sugerido que cada um dos temas fosse tratado não apenas
no dia da palestra, mas como “Tema do Mês”, dentro do qual poderiam ser
desenvolvidas diversas atividades de comunicação ou sensibilização na Secretaria
envolvendo outros servidores para além dos participantes da palestra.
3.1.4 Reunião de grupo de trabalho para validação dos temas
Foi organizada uma primeira reunião para discussão dos temas de
palestras para validação coletiva. Esta reunião contou com participação de todas as
coordenadorias e teve como objetivo validar as propostas iniciais e levantar
possibilidades de enfoques para cada um dos temas. Foram, então, validadas as
seguintes palestras:
Tendências mundiais em gestão pública;
Ética no serviço público;
Transparência e controle social;
Gestão do conhecimento e inovação;
Relacionamento com o usuário;
Gestão de pessoas.
3.1.5 Reuniões de grupos de trabalho temáticos
Após coletar as sugestões iniciais feitas na primeira reunião com todas as
coordenadorias, a consultora aprofundou cada um dos temas selecionados para
subsidiar as reuniões seguintes. Para tanto, foram coletadas informações de outras
experiências, palestras, cursos, seminários nacionais e internacionais que pudessem
iluminar o que tem sido produzido e discutido nos campos em questão. Além de
selecionar enfoques temáticos, foram levantados alguns nomes iniciais de possíveis
palestrantes ou de experiências que pudessem ser apresentadas nas palestras.
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Foram realizadas 6 reuniões de grupos de trabalho, com representantes
de todas as coordenadorias e da SpPrev. As reuniões foram conduzidas baseadas
no material preliminar preparado, sobre o qual os participantes deveriam dar
sugestões, comentários e expor a posição da Sefaz com relação aos temas e
abordagens. Ao todo, participaram das reuniões mais de 60 pessoas, cujas
contribuições foram discutidas coletivamente e sistematizadas.
3.1.6 Organização das Palestras
Com base nas propostas validadas coletivamente pelos participantes,
foram encaminhadas as atividades para organização das palestras, que envolveram,
principalmente:
Contato com palestrantes;
Reuniões específicas para detalhamento das ementas com
representantes da organização;
Preparação de material para “Tema do Mês”;
Reuniões com os palestrantes;
Checagem do material elaborado pelos palestrantes;
Atividades de comunicação e sensibilização em torno das palestras.
3.1.7 Detalhamento dos Temas
Abaixo apresentamos uma síntese das discussões feitas pelos grupos de
trabalho em torno de cada um dos temas selecionados.
3.1.7.1 Tendências mundiais em gestão pública
A proposta deste tema foi abordar os debates relativos à gestão pública
na contemporaneidade, considerando quais os caminhos apontados tanto pela
academia como por experiências concretas que consigam avançar e superar
problemas históricos da gestão pública para construir políticas públicas com
efetividade.
Neste sentido, foram pensados alguns temas a serem abordados pelos
palestrantes:
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História das mudanças da gestão pública: abordar a mudança que
levou à reforma gerencial e, atualmente, a um modelo baseado em
gestão orientada para resultados (GEOR) e apontar quais são as
tendências para o futuro;
Experiências nacionais e internacionais em gestão orientada para
resultados: experiências que conseguiram, de fato, adotar uma gestão
voltada a resultados, levantando como a transição pode ser feita, quais
foram os impactos da transição, seus obstáculos e potenciais. Incluir,
nestas experiências (considerando a realidade da Sefaz): gestão
estratégica, gestão por processos, gestão de custos e orçamento
público, gestão das entidades descentralizadas;
Posicionamento do Governo do Estado de SP quanto às tendências em
gestão pública e a gestão orientada para resultados: qual o
posicionamento do governo de SP quanto a estas tendências e quais
as medidas que estão sendo adotadas atualmente e em qual modelo
estas tendências apontam.
Palestrantes:
Acadêmico:
Prof. Frederico Lustosa (UFF): história da gestão pública, nova gestão
pública, gestão orientada para resultados.
Experiências nacionais e internacionais:
Fatima Cartaxo (BID): tendências nacionais e internacionais na gestão
pública;
Cibele Franzese (Secretaria de Gestão Pública do Estado de São
Paulo): experiências do Estado de São Paulo na gestão orientada para
resultados.
Experiência Sefaz:
Evandro Freire (CPM): a adoção da gestão estratégica na Sefaz.
Ações Mobilizadoras para Tema do Mês:
Vídeo entrevista, divulgada no Portal de capacitação em Gestão, com o
Dr. Michael Di Francesco (Australia and New Zealand School of
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Government – ANZSOG), especialista em Administração Financeira
Pública e Consultor de Assuntos Fiscais no FMI (Fundo Monetário
Internacional).
3.1.7.2 Ética no Serviço Público
A proposta deste tema foi discutir a dimensão da ética aplicada ao serviço
público e à atuação do servidor público, considerando ética como uma motivação e
um valor inerente à atuação dentro da gestão pública. Além do aspecto filosófico
dessa discussão, a proposta foi levantar instrumentos para a gestão da ética no
serviço público, considerando experiências relacionadas aos conselhos de ética,
código de ética, etc.
Para tanto, foram selecionados como temas:
Motivação no serviço público: como as especificidades do serviço
público (olhar coletivo, pacto social, democracia, relação técnicos e
políticos, sentido social, etc.) impactam na ética do “servir ao público”.
Entre essas dimensões foram abrangidos: diferença entre Estado,
Governo e Sociedade; sentido social ou sentido público; transformação
social; conduta no serviço público: o que é ética no serviço público e
como deve ser a postura dos servidores para agir com ética; dimensões
importantes: respeito à hierarquia, obrigações, deveres e direitos do
servidor público, comprometimento com o trabalho, accountability e
transparência na ação dos servidores; ética comportamental; relação
entre regras e ética; gestão da ética no serviço público: quais os
instrumentos usados pelas organizações públicas para gerirem a ética,
como: código de ética, comitê de ética, etc.
Palestrantes:
Acadêmico:
Alipio Casali (USP): ética aplicada ao serviço público.
Experiência de outro órgão público:
Teresa Villac Pinheiro Barki (AGU): gestão da ética na Advocacia Geral
da União.
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Experiência Sefaz:
Florêncio dos Santos Penteado Sobrinho (membro do Comitê de Ética da
Sefaz e Ouvidor): como funciona o comitê, quais os principais problemas
relacionados à ética na secretaria, papel dos valores do planejamento
estratégico, etc.
Ações Mobilizadoras para Tema do Mês:
Divulgação por e-mail dos valores da Sefaz previstos no planejamento
estratégico e de trechos do código de ética da Sefaz a todos os
servidores da Secretaria.
3.1.7.3 Transparência e Controle Social
A proposta deste tema foi apresentar as discussões recentes sobre
transparência e controle social nas organizações públicas, abordando sua
importância no contexto democrático, tendências e instrumentos que vêm sendo
utilizados para promover a transparência.
Entre os temas abordados estão:
Gestão da transparência: história da transparência e do controle social,
considerando os vários instrumentos que foram construídos nos últimos
anos para as organizações públicas, como Constituição Federal, LRF,
Lei de Acesso à Informação e a legislação ainda em fase de discussão
(Lei de Qualidade Fiscal e Lei de Contabilidade Pública seguindo
padrões internacionais);
Os portais da transparência, as corregedorias, o papel dos órgãos de
controle, transparência, controle e democracia: o papel da
transparência e do controle como promotor da democracia e inerentes
a um contexto democrático;
Transparência como ferramenta de gestão: como a transparência pode
ser usada para melhorar a própria gestão das organizações.
Palestrantes (debate no formato talk-show, com discussões gerais sobre
todos os temas):
Acadêmico:
Eurico de Santi (FGV).
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Experiências de outros órgãos públicos:
Nivaldo Germano (CGU – Controladoria Geral da União);
Claudio Abramo (ONG Transparência Brasil);
Gustavo Ungaro (CGA – Corregedoria Geral da Administração do Estado de
São Paulo).
Experiência Sefaz:
Leandro Pampado (CAT);
Roberto Yamazaki (CAF).
Ação mobilizadora para Tema do Mês:
Vídeo entrevista, divulgada no Portal de capacitação em Gestão, com
Ieda Pimenta Bernardes, Diretora do Departamento de Gestão do
SAESP (Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo).
3.1.7.4 Gestão do Conhecimento e Inovação
A proposta deste tema foi debater as principais tendências em gestão do
conhecimento e inovação buscando promover organizações que aprendem,
gerenciam sua história e conseguem promover a criatividade em seus funcionários.
Para tanto, foram abordados os temas:
Gestão do conhecimento e o futuro da organização: pensar como as
organizações podem planejar e gerenciar seu futuro, especialmente a
entrada e saída de servidores, a partir da gestão de conhecimento e,
ao mesmo tempo, conseguir promover uma troca positiva de
conhecimento e trabalho entre as diferentes gerações da organização;
Ferramentas para gestão do conhecimento e inovação: quais as
ferramentas possíveis para promover a gestão do conhecimento e a
inovação nas organizações, como elas funcionam e podem ser
utilizadas;
Organizações inovadoras: como promover uma organização que
incentiva a criatividade e a inovação e como fomentar a criatividade
nos processos.
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Palestrantes (debate no formato talk-show, com discussões gerais sobre
todos os temas):
Acadêmicos:
Rose Mary Juliano Longo (TransK);
Sonia Wada Tomimori (Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento).
Experiências de outros órgãos públicos:
Marcelo Yamada (Promon Engenharia);
Willian Ramalho (Sabesp).
Experiências Sefaz:
Fernanda Pagan Rivaroli (CEDC);
Fábio Assunção Bagnolesi (DPG);
Vanderlei Machado Vieira (CAT);
Mauricio Barutti de Oliveira (CAT).
3.1.7.5 Relacionamento com o Usuário
A proposta deste tema foi apresentar as tendências recentes para
promover o relacionamento das organizações públicas com o usuário, como forma
de garantir acesso aos serviços, às informações, à participação nos processos de
decisão e à resolução de suas necessidades com qualidade.
Temas:
Qualidade no atendimento: como os modelos de qualidade no
atendimento promovem melhor prestação de serviços ao público;
Relacionamento com usuário: canais de atendimento, governo
eletrônico, centrais de atendimento integrado, ouvidorias, serviços de
informação aos cidadãos.
Palestrantes:
Acadêmico:
José Carlos Vaz (USP-EACH): desafios e tendências no atendimento e
relacionamento com usuário de serviços públicos.
Experiências de outros órgãos públicos:
Daniel Annenberg (Detran/SP): experiências de implantação e
reestruturação de serviços de atendimento ao cidadão.
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Experiência Sefaz:
Leandro Pampado (CAT): Programa de Melhoria do Atendimento da
Sefaz/SP;
Florêncio dos Santos Penteado Sobrinho (Ouvidoria Sefaz/SP): o papel
do Serviço de Informação ao Cidadão e da Ouvidoria no relacionamento
com usuários.
3.1.7.6 Tendências em Gestão de Pessoas
A proposta deste tema será apresentar as principais tendências recentes
de gestão de pessoas em organizações públicas, considerando o alinhamento entre
gestão de pessoas e o planejamento estratégico e o potencial da gestão de pessoas
para promover as organizações.
Temas:
Gestão estratégica: o papel da gestão de pessoas na promoção da
gestão estratégica e o alinhamento entre a gestão de pessoas e a
estratégia organizacional para alcance de resultados;
Papel da liderança na gestão de pessoas e na melhoria da gestão
organizacional;
Comportamento: como fomentar um ambiente motivador e como
considerar o comportamento em um serviço público (remetendo à
discussão de ética);
Gestão da Capacitação: importância da capacitação na gestão
estratégica e no alcance de resultados organizacionais e o papel das
áreas de formação das organizações.
A palestra acontecerá no dia 09 de maio de 2013. Por isso, ainda não
foram confirmados os nomes de todos os palestrantes.
3.2 Nível 2
A construção do plano de trabalho dos cursos voltados a metodologias,
conceitos e boas práticas em gestão, cujo público-alvo é a gerência de base, foi
desenvolvida por meio de reuniões com representantes de todas as coordenadorias,
para que a proposta pudesse contemplar as necessidades da Secretaria.
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Na primeira reunião foi apresentada uma avaliação das ações já
realizadas no tema de gestão, em especial os cursos passados e as demandas
solicitadas à Fazesp. A partir dessa apresentação, foram propostos os seguintes
blocos temáticos que deveriam ser contemplados pelos cursos:
Gestão estratégica;
Planejamento estratégico;
Gestão de processos;
Gestão de pessoas;
Gestão do conhecimento.
Nesta proposta temática, foi decidido que deveria ser elaborado apenas
um curso integrando os diversos temas relacionados à gestão estratégica, para que
eles pudessem ser olhados de forma integrada e inter-relacionada.
Além disso, foi decidido que o curso deveria trabalhar os conceitos, sua
aplicação em outras organizações e como a Secretaria da Fazenda tem trabalhado
com estes elementos. Assim, deve contemplar a realidade da organização e as
escolhas estratégicas e metodológicas elaboradas por ela. Também foi sugerido que
tivesse como resultado a construção de uma agenda de melhorias ou sugestões
para a estratégia organizacional, elaborada pelos participantes ao final do curso.
Com relação à carga horária, foi decidido que o curso deveria ser
ministrado em 5 períodos de 4 horas cada, totalizando 20 horas aula.
Com base nestes temas e no material já trabalhado anteriormente pelos
cursos da Fazesp, a consultora elaborou uma proposta de conteúdo que
contemplasse as demandas da Secretaria, aliando-as ao que tem sido abordado na
academia e em outros cursos de formação de gestores.
A proposta revisada foi apresentada novamente aos representantes das
coordenadorias que, com sugestões de algumas alterações, fecharam a proposta
temática, bem como alguns elementos que deveriam ser considerados no curso e
que serão detalhados em seguida.
Por fim, foram sugeridos nomes de palestrantes, devendo a consultoria
contemplar as seguintes atividades:
Contato com docentes;
Reuniões específicas para detalhamento das demandas com os
docentes;
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Acompanhamento da elaboração de material didático pelos docentes;
Validação do material didático.
3.2.1 Detalhamento dos Temas e da Metodologia
Abaixo apresentamos uma síntese das discussões feitas nas reuniões
com os representantes das coordenadorias a respeito dos temas para o curso.
Tema 1: Gestão Estratégica
Carga horária: 1,5 hora
Este é o tema introdutório do curso e tem como objetivo homogeneizar os
conceitos dos participantes a respeito da gestão estratégica de
organizações públicas. A proposta deste tema é apresentar o conceito da
gestão estratégica, considerando como a organização pode pensar no
alinhamento dos diversos componentes de gestão voltando-os à gestão
da estratégia organizacional.
Entre os componentes considerados estão:
Estratégia;
Processos;
Pessoas;
TI;
Arquitetura organizacional;
Conhecimento.
Tema 2: Planejamento Estratégico
Carga horária: 2,5 horas
A proposta deste tema é discutir o planejamento estratégico como um dos
componentes da gestão estratégica, sendo aquele que busca propor uma
visão de futuro à organização e os passos necessários para seu alcance.
Neste sentido, a discussão de planejamento estratégico deve contemplar
os seguintes enfoques:
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Formulação (metodologias como BSC, GesPública, Cadeia de Valor,
PPA e metodologia adotada na Secretaria da Fazenda);
Implementação (como se implementa, barreiras à implementação,
gestão da implementação);
Monitoramento (função do monitoramento, instrumentos de
monitoramento – indicadores, metodologias de monitoramento – BSC).
Tema 3: Gestão de Processos
Carga horária: 4 horas
A proposta deste tema é discutir como se dá a gestão de processos em
uma organização, considerando que os processos fazem parte da rotina
organizacional e são responsáveis pelos resultados e entregas que a
organização realiza. Na medida em que este curso é introdutório e não
instrumental, a abordagem não será das metodologias de desenho e
redesenho de processos, mas sim de seus conceitos, de como entendê-
los na gestão estratégica e como garantir que eles contribuam para o
alcance dos resultados com qualidade.
Os temas propostos são, portanto:
Papel dos processos nas organizações;
TI e processos;
Qualidade dos processos e qualidade da organização (eficiência,
eficácia e efetividade);
Inovação nos processos.
Tema 4: Gestão de Pessoas
Carga horária: 4 horas
Este tema tem como objetivo abordar os principais elementos da gestão
de pessoas que contribuam para a gestão estratégica das organizações.
A ideia é introduzir conceitos de gestão de pessoas e algumas
metodologias que possam contribuir para um olhar mais estratégico da
gestão de pessoas nas organizações. O objetivo é introduzir estes
conceitos e não trata-los de forma operacional ou prática.
Principais conceitos e metodologias a serem abordadas:
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Gestão estratégica de pessoas (olhar para a GP como um processo e
como parte da gestão estratégica, considerando os pontos críticos para
a Instituição);
Gestão de e por competências;
Papel da capacitação;
Papel das lideranças e compromissos das equipes;
Avaliação de pessoas;
Sucessão;
Motivação.
Tema 5: Gestão do Conhecimento
Carga horária: 4 horas
A proposta deste tema é apresentar alguns conceitos de gestão do
conhecimento considerando-a como um dos componentes da gestão
estratégica, ou seja, analisar como a gestão do conhecimento contribui
para o alcance da estratégia organizacional. Novamente, neste tema não
serão aprofundadas as metodologias ou ferramentas de gestão do
conhecimento, mas seus principais conceitos e contribuições para os
resultados da organização.
Temas a serem abordados:
Ciclo de gestão do conhecimento;
Conhecimentos críticos nas organizações;
Alinhamento da gestão do conhecimento aos processos e à gestão de
pessoas;
Ferramentas para gestão do conhecimento (Wiki, Benchmarking e
Sharepoint, entre outras);
Gestão do conhecimento e inovação.
Atividade Final: Agenda de Propostas para Gestão Estratégica da Sefaz
Carga horária: 4 horas
Esta atividade final tem como objetivo propor uma agenda de melhorias
para a gestão estratégica da Sefaz. É realizada por meio da metodologia de World
Café, em que os participantes se dividem em mesas temáticas (a partir dos temas do
curso) e propõem melhorias para cada um dos temas do curso.
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Essas propostas são sistematizadas por um relator de cada mesa e os
demais participantes devem rodar entre as mesas dos diversos temas para, ao final,
terem participado das discussões de todos eles.
Esta oficina de construção de agenda é conduzida por um docente que,
ao final, deve fechar as discussões considerando o material produzido pelo grupo e
o conteúdo ministrado no curso.
Por fim, o resultado produzido é encaminhado para as áreas responsáveis
para que com a ciência dos pontos levantados, tomem as providências necessárias
e possíveis.
3.3 Nível 3
No nível 3 foram desenhados cursos técnico/especializados com
conteúdos aprofundados para possibilitar a profissionalização do corpo
técnico/operacional da Secretaria.
São cursos que têm entre 7 e 42 horas-aula, sobre os seguintes temas:
Planejamento Estratégico e Indicadores de Desempenho;
Sistema de Gestão da Estratégia;
Gestão de Processos – Módulo 1;
Gestão de Processos – Módulo 2: Qualidade;
Gestão de Processos – Módulo 3: Ferramentas;
Gestão de Projetos – Módulo 1;
Gestão de Projetos – Módulo 2: Gestão de Portfólio;
Gestão de Projetos – Módulo 3: Ferramentas;
Gestão do Conhecimento e Inovação.
4 CONCLUSÕES
Apesar de o projeto ainda estar em estágio de finalização, o ciclo de mais
de um ano de execução já nos permite realizar algumas análises sobre seus
resultados e possíveis pontos de melhoria para o futuro.
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Como já foi dito, o projeto foi desenhado com o propósito de integrar os
cursos e formações na área de gestão da Secretaria da Fazenda do Estado de São
Paulo. Além de potencializar as demandas, essa visão integrada tinha como objetivo
dar respaldo ao momento que a Secretaria vive de desdobramento de seu
planejamento estratégico nas várias coordenadorias, acompanhado de ações
voltadas a redesenho de processos e de gestão do conhecimento. Na medida em
que essas diversas ações relacionadas à gestão estão sendo desenvolvidas na
Sefaz atualmente, acreditava-se ser necessário que o processo formativo ajudasse
na disseminação de conceitos mais homogêneos e da comunicação sobre o que
está sendo feito na organização em termos de gestão.
Neste sentido, analisaremos agora como esses objetivos estão sendo
alcançados e, em seguida, abordaremos algumas questões a serem trabalhadas
futuramente para melhoria do projeto.
Até março de 2013 já foram realizadas 5 palestras, 4 turmas do curso de
Planejamento e Gestão e 13 turmas de cursos para nível 3. Soma-se, assim, um
público de 3165 pessoas envolvidas com as atividades formativas. Além do público
das atividades formais, podemos também considerar o acesso ao material disponível
no portal. Neste sentido, um primeiro resultado visível é do público que está sendo
envolvido nessas atividades que, portanto, conseguem atingir uma parcela
significativa dos gestores da Secretaria. Vale ressaltar as presenças de
coordenadores, diretores de Departamentos, Divisões e Centros, registradas nas
palestras, garantindo que os conhecimentos sobre os temas escolhidos foram
disseminados para principais responsáveis por pensar a gestão na Secretaria da
Fazenda.
As avaliações aplicadas após cada uma das palestras foram respondidas
por mais de 300 servidores, dentre um público de 550 ouvintes em cada uma delas,
e somam mais de 90% de aprovação, em média, em quesitos como: importância do
tema; adequação do tema ao trabalho e à realidade da Sefaz; adequação da carga
horária; didática e conhecimento dos palestrantes. Nas questões abertas para
comentários, foram feitas dezenas de elogios para a iniciativa, os modelos e temas
das palestras e para a qualidade dos palestrantes. Também foi relatado por diversos
servidores que as palestras trouxeram novos temas para a casa e que estão sendo
discutidos e gerando novas ações e projetos na gestão da Secretaria.
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O alto nível de discussão das palestras somado à preocupação de
construí-las a partir das necessidades da Secretaria garantiu que os conhecimentos
pudessem ser adequados à realidade da organização, gerando maior adesão e
satisfação dos participantes. Ao mesmo tempo, na medida em que todas as
palestras e cursos abordavam as problemáticas, metodologias ou experiências da
Secretaria, gerou-se um processo de disseminação e homogeneização de conceitos,
somado à uniformidade de linguagem e práticas em gestão estratégica – estas, por
sua vez, também coerentes com o que a Sefaz vem praticando em termos de
gestão.
Dessa forma, as ações de formação acabaram se tornando também um
ambiente para fortalecimento das ações de gestão da casa, de sensibilização para o
desdobramento do planejamento estratégico, de construção de demandas internas
para novas práticas de gestão e de benchmarking de experiências da própria
Secretaria entre as várias áreas.
O próprio processo de construção das palestras e dos cursos também
possibilitou troca de experiências e um aprendizado coletivo, na medida em que
abriu a possibilidade de servidores das diversas coordenadorias dialogarem
coletivamente em torno de temáticas específicas e construírem, conjuntamente,
como as discussões poderiam ajudar a superar problemas da organização.
A construção de um portal que armazena todos os materiais do projeto e
garante informações atualizadas sobre seu andamento também trouxe resultados
em termos de disseminação dos conteúdos, especialmente para quem não pode
assistir, e de gestão do conhecimento para a Secretaria.
Por fim, um último ganho se deu para a própria Escola Fazendária, em
termos de organização e planejamento de cursos. Como já foi dito, a própria
motivação do projeto foi um ganho para a Fazesp, na medida em que as atividades
formativas na área de gestão passaram a ser feitas de forma articulada e conjunta,
gerando resultados tanto para a Secretaria como para a própria Escola, que tem um
ganho de assertividade tanto nos temas abordados nos cursos, quanto no público-
alvo atingido.
Para o futuro, no entanto, há alguns pontos a serem revistos e que
também cabem como alerta para outras organizações que desejem replicar
processos como esse.
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Em primeiro lugar, observamos que, embora seja uma organização com
muitos servidores, há um grupo restrito de servidores na Secretaria que se envolvem
fortemente com as discussões sobre gestão. Assim, infelizmente não foi possível
ampliar ou variar as pessoas que planejaram as atividades formativas, o que pode
levar, por vezes, as discussões a serem restritas ou limitadas às ideias do grupo.
Como um aprendizado para o futuro, a ideia é envolver mais pessoas das unidades
regionais da Secretaria, tanto no planejamento das atividades como nas palestras e
cursos.
Esse é também um limite em relação ao público participante das
atividades formativas: é mais difícil chegar às regionais, tanto por ser transmissão
em vídeo conferência como pela própria dificuldade na comunicação com elas.
Algumas regionais tiveram audiência relativamente grande nas palestras, enquanto
outras tiveram audiência reduzida. Neste sentido, vale pensar em estratégias de
comunicação e envolvimento das regionais para garantir maior adesão delas no
futuro.
Por fim, um último aprendizado deste projeto se relaciona ao tempo e
energia envolvidos em desenvolver um processo com essa magnitude e dinâmica. A
opção por construir e planejar as atividades formativas em diálogo com as várias
áreas e de envolvê-las em todas as etapas acaba tomando bastante tempo das
equipes para desenvolver o projeto. Ao mesmo tempo, acreditamos que este
envolvimento é essencial tanto para garantir adesão dos servidores às atividades
formativas como para, principalmente, garantir efetividade da formação na medida
em que as discussões refletem as preocupações e práticas da própria organização.
5 REFERÊNCIAS
SÃO PAULO (Estado). Resolução SF nº 11, de 10 de fevereiro de 2012.
Atualiza o Planejamento Estratégico da Secretaria da Fazenda do Estado de São
Paulo.
SÃO PAULO (Estado). Resolução SF nº 29 de 19 de maio de 2008. Institui no âmbito da Secretaria da Fazenda a Política de Desenvolvimento de
Competências.
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AUTORIA
Kênia da Cunha Martins – Escola Fazendária do Estado de São Paulo.
Endereço eletrônico: [email protected] Gracieli Gequelin – Escola Fazendária do Estado de São Paulo.
Endereço eletrônico: [email protected] Marina Junker Tomich Fugii – Departamento de Planejamento e Gestão Da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo
Endereço eletrônico: [email protected] Gabriela Lotta
Endereço eletrônico: [email protected]