Manual de Secretaria

Manual de Secretaria Capacitação Técnica para agentes de Grupo de Base

Pastoral da Juventude – Vicariato Sede – Diocese de Nova Friburgo

Edição Própria – 2008 – Palavras-Chave: Secretaria; Manual; Administração.

Índice

Capítulo I – O que é uma secretaria?.................................................................................... 04

Capítulo II – Encaminhamento de Reunião........................................................................... 05

Capítulo III – Comunicação e Documentação........................................................................ 11

Capítulo IV – Acolhimento e Permanência ........................................................................... 17

Primeiras Anotações...

Seja bem vindo ao manual de secretaria! Aqui você encontrará quase tudo

o que precisa para produzir um bom trabalho de secretaria de grupo de base. Boa

leitura e vamos lá!

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Capítulo I - O que é uma secretaria?

secretaria.sf.1.Setor administrativo de empresa, onde se arquivam e se expedem documentos.(...). –

Dicionário Caudas Aulete

secretário.sm.1.O que transcreve as atas das sessões duma assembléia.2.O que se ocupa de determinadas

redações, da organização e do funcionamento duma assembléia, sociedade, etc.3.Empregado a quem cabe

classificar, copiar e/ou redigir correspondência, marcar compromissos, etc.4.Assessor direto do presidente

de uma entidade partidária, sindical, religiosa, etc.5.Bras.Aquele que exerce, num Estado, funções

equivalentes à de ministro (3). – Dicionário Aurélio Buarque de Holanda

Estes dois personagens da língua portuguesa nos trazem duas explicações que vão ser a base da

definição de secretaria e secretária (o). Você acha que só o acento que diferencia um do outro? Está

enganado! Na verdade, o primeiro verbete trata da equipe e o segundo da função. Secretaria é um setor

administrativo de documentos. Um setor fundamental para o grupo já que sem documentos, nada de

história e assim, o grupo pode desaparecer. Desaparecer? Meu Deus, de-sa-pa-re-cer? Isso mesmo, então é

melhor guardar aquelas folhinhas de reuniões, cartas de membros do grupo, até aquelas agendas que tem

anotações de tudo que é tipo, inclusive do grupo. Então a secretaria vai guardar quinquilharias? Não,

vamos dar ao grupo a chance de ter história e assim de provar que viveu, que existiu.

Bem, e quem faz isso? O secretário (a). Ele mesmo, ou

eles, ou elas, ou eles e elas. O número de secretários deve seguir o

belo e tradicional bom senso. Grupos pequenos necessitam de um

secretario apenas, dois secretários somente em casos de grupos

no limite recomendado pela Pastoral para capacidade de um

grupo (entorno de 25 pessoas).

E o que o secretário de um grupo de base tem que fazer?

Sua função está claríssima na descrição do Aurélio, principalmente

nos significados nº 1, 2 e 3. O nº 4 também, mas em menor escala.

Escrever sobre a função do secretário é repetir o que diz nesses

primeiros três pontos do verbete do Aurélio. Contudo, o

secretário tem mais responsabilidades que as citadas ali. O secretário deve estar preocupado não só em

registrar a história do grupo, documentar o grupo, mas atento ao corpo do grupo, os participantes. Essa

atenção se desenha na atenção à acolhida e permanência destes no grupo, a manutenção do corpo. Além

disso, é responsabilidade do secretário cuidar da comunicação no grupo. Tornar essa comunicação mais

fácil, clara e articulada. Essas responsabilidades que estão nos verbetes e que citamos anteriormente vão

ser esmiuçadas nas páginas a seguir. Então calma, não fique tenso com tanta responsabilidade! Todas elas

terão ferramentas que facilitarão seu trabalho. Então, vamos ao próximo capítulo!

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Capítulo II – Encaminhamento de Reunião

“Ah, agora que meu filho casou, ele já está encaminhado!”.

“Doutor, o pedido já foi encaminhado ao responsável!”.

Encaminhar é o ato de guiar. O filho da moça ali em cima já está encaminhado, já foi guiado para

seu futuro de casado. O pedido também já foi guiado até o responsável. Ótimo, o que isso tem haver com a

função de secretário (a)? Tudo! Veja só, quando falamos de encaminhar alguma coisa, estamos falando de

reuniões, e isso com certeza já vimos um dia. Vimos o quê? Vimos àquela cena em que o coordenador está

falando do tapete de Corpus Christi, três membros do grupo falam acerca da festa de semana passada, o

tesoureiro reclama com a secretária do prejuízo da festa e adivinha? A bagunça está generalizada, ninguém

decide nada, no final da reunião todos saem frustrados achando que o grupo não está dando certo, pondo

a culpa um no outro. Na verdade, o que falta nesse momento é o tal do “encaminhamento de reuniões”.

Na prática, encaminhar uma reunião é tratar da pauta, ferramenta que veremos a seguir. Através

da pauta teremos os assuntos que vão ser guiados, um a um, abrindo a discussão. A arte de encaminhar

exige do artista hábeis talentos como a paciência, o bom humor, a palavra forte e doce e atenção ao que

está acontecendo ao redor – habilidades também comuns ao coordenador.

Só o secretário deve encaminhar uma reunião? Não, mas preferencialmente para facilitar os

controles. “Controles”? De quê? Do tempo para as discussões – importantíssimo para reunião durar o

tempo que foi prometido no início da reunião – e do nível de dispersão – que nunca vai ser zero, mas deve

ser controlado para não fugirmos do assunto tratado.

De vez em quando dar a oportunidade de outro encaminhar, ajudando-o como se ajuda uma

criança a andar de bicicleta, sem andar por ela, mas dando um “empurrãozinho” de vez em quando, é uma

forma de preparar novos secretários para que no futuro possam vir a assumir a função.

A Pauta

Segundo o nosso amigo Aurélio Buarque de Holanda, pauta pode

significar “4.Lista, rol.5.Expediente predeterminado dos trabalhos de cada dia.”

Reunião sem pauta é certeza de confusão. Ninguém discute o mesmo assunto, e

surgem os assuntos dos mais variados, com exceção daqueles que realmente

eram importantes serem discutidos. E aí aquele assunto importantíssimo fica

para próxima reunião enquanto aquela situação não tão importante é resolvida.

Isso gera boa parte dos problemas do grupo. A Pauta surge como uma

ferramenta fundamental de controle e organização, ou seja, para um bom

encaminhamento deve haver uma boa definição de pauta.

E como definir uma boa pauta? Primeiramente devemos listar todos os assuntos pertinentes para

que nenhum fique de fora. Depois estes assuntos serão classificados conforme prioridade e, a seguir,

aqueles que não cabem ao tempo de reunião e tem possibilidade de serem resolvidos no futuro são

passados para pauta de uma reunião ainda mais adiante.

Mas por que “ainda mais adiante”? Porque a pauta na realidade é feita para a próxima reunião, ou

seja, quando a reunião acontece a pauta já deve existir, estar pronta. No fim desta reunião uma nova pauta

deve ser definida para a reunião seguinte. Ainda está confuso? Então, vamos ao exemplo:

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Nova Friburgo, dia 12 de abril de 2008

Grupo Jovem Sagrado Coração – Capela de Santa Sara Kali

Pauta

17h – Início

17h10 – Leitura da ATA da reunião anterior

17h15 – Inscrição de Assuntos Gerais

17h20 – Assuntos Principais

17h20 – Tapete de Corpus Christi

Local onde serão preparados os materiais.

O desenho já está pronto?

Reunião dos tapetes – Dia 20 de abril de 2008 às 10h na mitra diocesana. Quem poderá ir?

18h – Próxima Reunião do Grupo

Que dupla vai fazer?

18h20 – Reunião da Pastoral da Juventude

Definir um representante fixo. Quem pode assumir essa responsabilidade?

18h30 – Missa do Grupo

Escala de Liturgia – Quem pode substituir o Cláudio e o Kleber amanhã?

18h40 – Repasses:

Aniversário surpresa do Tio Anselmo

Horário e Local da festa – às 21hs de sábado que vem, dia 19 de abril.

18h45 – Assuntos Gerais:

Lídia – A situação do caixa do grupo (15min.)

19h – Montagem da próxima pauta

19h30 – Final

Bem, essa pauta é um bom exemplo de como se usa essa ferramenta valiosa para o encaminhamento da

reunião. Nela estarão presentes os elementos de controle principais da reunião: O assunto da pauta e o

tempo destinado ao assunto. Esses dois elementos precisam ser respeitados para evitar o estresse de

reuniões demoradas ou confusas, que não rendem nada. Na verdade, essa folha de papel será um guia para

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o encaminhador, mas não deve o tornar escravo, senão a burocracia, ao invés de ajudar, atrapalha

tornando artificial o trabalho. É muito importante percebemos esse problema da artificialidade e termos

mais uma vez o bom senso de pensar bem antes de interromper alguém ou iniciar outro assunto da pauta

enquanto alguém ainda fala. Ser sucinto também é uma arte que deve ser cultivada nessa função, afinal se

queremos que as pessoas sejam mais objetivas devemos ser também. Não é fácil, mas devemos trabalhar

nesse sentido em toda reunião de coordenação. Nas reuniões de dinâmicas, isso deve seguir outras leis e

esquemas que veremos na apostila de aplicação de dinâmicas (que faz parte desta coleção para grupos de

base).

Uma Estrutura Genérica de Pauta

Lembrando sempre que cada assunto deve ter seu tempo prescrito anteriormente, com exceção dos

assuntos gerais que vão ser determinados somente no dia da reunião.

1.Assuntos Principais

São os assuntos que serão discutidos com o grupo. Esses assuntos são o que levam mais tempo e

necessitam de maior controle durante o encaminhamento.

2.Repasses

São aqueles recados que outras pastorais nos transmitem para divulgação ou assuntos internos do grupo

que necessitam apenas de respostas, não serão discutidos. Enfim, o que diferencia os assuntos principais

dos repasses é que o primeiro tem partilha sobre os assuntos, e o segundo são apenas comunicados, tipo

os avisos da missa.

3.Assuntos Gerais

São aqueles pontos que surgiram durante a semana, entre a montagem da pauta e a reunião de

coordenação. Estes assuntos são inscritos no início da reunião, antes de entrar nos assuntos principais. É

determinado um tempo para estes assuntos de comum acordo com a pessoa que se inscreveu para tratar

do tema. (Nota: Na pauta de exemplo os assuntos gerais já estão colocados – a Lídia e o assunto do caixa

do grupo – como exemplo de como organizá-los no papel, mas vale destacar novamente que eles só serão

inscritos na reunião). Mas se alguém chegar atrasado e quiser inscrever um assunto? Neste caso cabe ao

coordenador determinar se esse assunto poderá entrar na pauta e se todos concordam. Se caso afirmativo,

determine um tempo para a fala que seja razoável e não deixe a reunião mais cansativa.

Um ponto importante também na pauta é a leitura da ATA da reunião anterior. Essa releitura serve para

relembrar as decisões e para ratificá-las. Tanto que após a leitura a ATA deve ser assinada por todos como

maneira de garantir a veracidade do documento. Mas isso veremos daqui a pouco.

Ao citar o Início e o Fim da reunião estamos registrando que a reunião deve ter sempre um momento de

oração para início e fim, seja esse momento apenas um pai-nosso, seja uma música do Geraldo Azevedo,

seja um abraço ou alguma forma de carinho com o irmão, enfim, seja comer uma pizza, de alguma a

maneira a reunião deve terminar, menos daquele jeito seco e duro no esquema “Acabou e Vamos

Embora!”. Uma “firulinha” no final da reunião sempre é importante.

E, claro, vale destacar que está na pauta-exemplo um momento próprio para montagem da pauta, no fim

da reunião. Esse momento é fundamental para que esse ciclo permaneça e tudo dê certo, ok!

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O Livro ATA

É no livro ATA que se registra a história do grupo. Essa fonte biográfica

do grupo guarda boa parte da experiência deste. Um grupo sem ATA pode deixar

toda uma experiência para trás somente no ato de um coordenador ter de

continuar sua caminhada em outra pastoral ou em outro lugar. Desta forma, a

perda das pessoas acaba sendo a perda da experiência já que o coordenador

acaba muitas vezes transmitindo por tradição oral as histórias do grupo e seus

bens imateriais, como o encontro, o nome do grupo, etc., em vez de registrar isso

de alguma forma. Para que isso não se perca com a saída de um coordenador a ATA é fundamental. Nela

estarão armazenadas todas as decisões de um grupo, suas escolhas e avaliações. Assim, toda vez que um

problema ocorrer novamente no grupo, este pode tomar a ATA como memória – referência de decisões

baseadas nas escolhas e avaliações ali registradas.

A ATA não é somente a memória do grupo no que tange a história, mas também é útil para a

tomada de decisões com responsabilidade. Esse negócio de tomar uma decisão e depois na reunião

seguinte tomar outra decisão num assunto já discutido é falta de ata e presença dos integrantes do grupo.

Acaba gerando confusão, pois como afirmar que aquele assunto já foi discutido e combinado? Ou quando

alguém se compromete a realizar alguma atividade e não faz, mas fica tentando dizer que não se

comprometeu? A ATA serve como prova do que foi decidido ou acordado.

Agora, como eu uso esse tal Livro ATA? Vejamos o exemplo a seguir:

Reunião da coordenação do grupo de base Sagrado Coração no dia 18 de abril de 2008, na Igreja

Matriz do Sagrado Coração no Bairro de Santa Cruz, cidade de Nova Friburgo, estado do Rio de Janeiro.

Presentes na reunião: Kleber Silva, Cláudio Oliveira, Gérson Coelho, Lídia Alves, Anselmo Antunes, Eduardo

Almeida, Roberto Santos, Viviane Gonçalves, Humberto Trevo, Luana Almeida e Paula Vandré. A Reunião

começou as 17h08 com a oração inicial conduzida pelo Assessor Anselmo. Após esse momento, o

coordenador Eduardo Almeida iniciou o encaminhamento da reunião com a inscrição dos assuntos que

seriam tratados no final da reunião. A Tesoureira Lídia pediu uma parte de 15 minutos para tratar da

situação do caixa do grupo. Como ninguém mais pediu parte na reunião, iniciamos os assuntos de pauta. A

Coordenadora Luana Almeida encaminhou o assunto do Corpus Christi perguntando onde seriam

preparados os materiais para a confecção do tapete. O Secretário Gérson Coelho colocou a disposição o

quintal de sua casa para armazenar e preparar os materiais para o tapete. Além disso, colocou que vai

verificar a possibilidade de conseguir transporte para levar os materiais até o local de confecção do tapete

no dia do Corpus Christi. Como todos concordaram com a proposição de Gérson, foi acertado que será no

dia 03 a preparação do material na casa do Gérson com a presença de todos, com exceção da Lídia que

estará em aula num curso de administração que ela está fazendo. Após essa definição, Luana continuou a

encaminhar e perguntou se o desenho do tapete já está pronto. A Secretaria Paula Vandré disse que o

desenho em papel pardo será entregue na próxima reunião da comissão dos tapetes de Corpus Christi. De

antemão se propôs a ir nesta reunião buscar o desenho, reunião esta que será no dia 20 de abril de 2008 às

10h na mitra diocesana. Paula continuou a encaminhar e perguntou quem vai fazer a reunião do grupo do

próximo fim de semana. Humberto Trevo e Viviane Gonçalves se colocaram a disposição. Todos foram a

favor. Paula continuou os encaminhamentos e perguntou quem poderia se disponibilizar a assumir as

reuniões da Pastoral da Juventude do Vicariato. Roberto Santos se colocou a disposição e todos

concordaram. Paula continuou a encaminhar perguntando quem poderia substituir o Kleber e o Cláudio na

escala de liturgia da missa de amanhã. Eduardo Almeida e Gérson Coelho se colocaram a disposição e todos

concordaram. Após esse momento, Anselmo saiu mais cedo da reunião tendo em vista um compromisso

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que teria a seguir. Aproveitando o ensejo, após a sida de Anselmo, Cláudio Oliveira encaminhou os repasses

da pauta. O único repasse nesta pauta era a festa surpresa do Anselmo às 21hs de sábado próximo na casa

do próprio Anselmo, após o horário de trabalho deste. A seguir, Lídia tratou do assunto da caixa do grupo,

onde repassou a todos o balancete do mês e onde observamos os lucros da noite do pastel. Após esse

momento, Eduardo Almeida encaminhou a montagem da pauta da próxima reunião que segue em resumo:

Resultados da Reunião do Tapete de Corpus Christi; Próxima Reunião do Grupo – Que dupla vai fazer?;

Estudo do subsídio da Pastoral da Juventude sobre a semana da cidadania para definição de propostas de

trabalho. A Reunião terminou com uma pequena oração espontânea de Cláudio Oliveira às 18h53.

Agora, vamos observar a estrutura desta ATA. Ela possui três partes identificáveis: Data, Nomes dos

Presentes e Assuntos Tratados, exatamente nesta ordem. Primeiramente o nome do grupo com a data da

reunião e o local bem especificado como vocês devem ter visto. A seguir, o nome das pessoas presentes

com sobrenome (apenas um sobrenome já está bom, pois hoje sabemos quem é Cláudio, mas amanhã os

novos integrantes deste grupo podem não saber quem ele é ou foi. Afinal, temos que considerar que

podem surgir mais de uma pessoa com o mesmo nome num grupo, num mesmo período ou em épocas

diferentes). O próximo passo é o registro dos assuntos e decisões tratados na reunião. É fundamental

colocar a hora que se iniciou a reunião e que terminou a reunião. Mas pra quê colocar a hora? Isso é muito

importante para saber se, por exemplo, a reunião está começando na hora, se ela está sendo muito longa,

se está extrapolando o tempo determinado na pauta, etc. Por fim, são registradas todas as decisões,

citando as pessoas e seus respectivos compromissos determinados na reunião (com sobrenome e, de vez

em quando, com a função que ela executa na coordenação).

No final da ATA pode se colocar um pequeno termo de ratificação da ATA quando lida ao grupo,

como foi citado quando falávamos de pauta acima. Esse termo pode ser: “Nada mais havendo a tratar, foi

lavrada a presente ata, que vai assinada por mim, Gérson Coelho, secretário, pelo coordenador do grupo de

base e pelos presentes.” Abaixo ou ao lado do termo bastam depois as assinaturas. Se ficar muito inviável

várias pessoas assinando a ATA, é melhor apenas os coordenadores e secretários assinarem. Nesse caso, a

parte do “e pelos presentes” do termo de ratificação da ATA desaparece! Esse termo não é necessário para

as reuniões de dinâmica e atividades afins, apenas nas reuniões práticas, aquelas que decidimos os rumos

do grupo, suas atividades, enfim, os passos do grupo.

Últimas Dicas...

Para que não seja possível qualquer modificação da ATA posteriormente, seguem as dicas:

� Sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página); � Sem abreviaturas de palavras ou expressões; � Sem rasuras nem emendas; � Sem uso de corretivo; � Com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo; � Com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.

Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa “digo” entre vírgulas, como neste

exemplo: “Aos vinte dias do mês de março, digo, de abril, de mil novecentos e noventa e seis...”.

Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada ata, usa-se em tempo: “Em tempo: Onde se lê

março, leia-se abril”.

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O Livro ATA deve estar presente em todos os tipos de reunião. Se a secretaria quiser, ela pode fazer

um rascunho da ATA da reunião e depois organizá-lo no Livro ATA. Contudo, para lavrar a ATA, esta deve

ser lida junto aos presentes da reunião em questão e assinada para concordância de todos. O importante é

registrar essa história de vida que possui parte de nós: a história do nosso grupo de base!

As reuniões de grupo e o Livro de Visitas

Alguns grupos costumam ter muita rotatividade. Outros possuem aqueles visitantes raros. De

qualquer maneira, de vez em quando vem gente que a gente nunca viu, não é verdade? Então, essas são

aquelas pessoas que vem e vão e, às vezes, não ficamos sabendo nem o nome delas. Bem, pelo menos isso

o livro de visitas vai ajudar a resolver. Mas ele pode fazer muito mais. Um livro de visitas realiza sua função

principal nas reuniões abertas. Nas reuniões práticas a ATA já é suficiente, pois já possui o registro dos

presentes sem maiores informações pessoais. E é neste ponto que o livro de visitas se difere, pois vai

registrar não só os presentes, mas informações pertinentes sobre a pessoa. Nestas reuniões abertas é

fundamental que todos preencham este livro, a cada reunião, para manter atualizadas as informações de

quem vem e vai, e assim mais acesso a trazê-los para o grupo.

E de que é composto o livro de visitas? Bem, basicamente das colunas: Nome, Telefone e Email,

conforme o exemplo a seguir.

Nome Telefone Email

Kleber Silva 9913-5487 klebao@gmail.com

Cláudio Oliveira 2525-4584 oliveira90@hotmail.com

Gérson Coelho 2566-5454 gerson.coelho@yahoo.com.br

Lídia Alves 2522-3132 lilives@gmail.com

Anselmo Antunes 8818-1888 Não Tenho!

Eduardo Almeida 7854-5478 dudualm@ig.com.br

Viviane Gonçalves 2528-5645 vivigonca@hotmail.com

Humberto Trevo 2527-8524 humbertotrevo@gmail.com

Luana Almeida 9988-7766 luanaalm@ig.com.br

Paula Vandré Não Tenho! paulinha_vandre@gmail.com

Camila Aguiar 8855-4415 aguiarcam@gmail.com

Augusto Guthier 7858-4548 guguthier@gmail.com

Estes são os elementos básicos do livro. Isso significa que podem ter mais? Desde que não sejam

muitas colunas para que não haja aquela fila de gente assinando, ou melhor, preenchendo quase um

questionário sócio-cultural, tudo bem! Aquelas 55.000 perguntas ninguém agüenta! Então, tenhamos

misericórdia das pessoas que assinam e deixemos apenas as três colunas básicas ou o menor número

possível, não é!

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Capítulo III – Comunicação e Documentação

“Quem não se comunica, se trumbica!”.

Mas que expressão velha, não é? Mas é a mais pura verdade. Situação: O Cara que vai aplicar a

reunião tem um problema em cima da hora. O que ele deve fazer?

a.Deixar quieto e não avisar ninguém

b.Tentar telepatia

c.Ligar para o coordenador

Bem, ligar não é! Mas, se eu não tenho o telefone dele! Então a letra b fica sendo a melhor

opção?A melhor opção é a letra d, que não está acima, mas é aquela em que ligamos para qualquer pessoa

que vá a reunião e avisamos que está chovendo canivete, ou zumbis estão invadindo a cidade, enfim, seja

qual for a catástrofe, se não avisarmos estamos faltando com responsabilidade para com o grupo. Mas

estamos falando de comunicação, e vemos que os problemas sempre passam por dificuldades de

comunicação.

Uma boa comunicação dentro do grupo é o primeiro passo para o sucesso deste, e

antagonicamente, a má comunicação dentro do grupo é o primeiro passo para o fracasso do grupo. Então,

é prioridade de qualquer grupo de base comunicação! Se não é, deve ser!

E como fazer isso? Simplicidade ajuda bastante. Primeira coisa é o estímulo a aquisição de agendas,

afinal pejoteiro que é pejoteiro deve ter uma agenda. Isso tira a responsabilidade da comunicação de ficar

avisando de tudo toda hora, pois a partir daí as pessoas devem começar a anotar os compromissos delas e

os bilhetes, pedaços de papel vão sendo suprimidos pelos cadernos e agendas. Bilhetes, somente como

forma de passar informações entre pessoas muito próximas. Quando a proximidade diminui um pouquinho

não existe nada melhor que o telefone. O telefone é o amigo do grupo de base e o terror dos pais de jovens

que participam de Pastoral. Então, tentemos nos controlar com o telefone e usar mais para a necessidade

de se comunicar que para bater papo. Se quisermos conversar, vamos até a casa da pessoa. Claro, tem

pessoas que moram muito longe? Nesses casos ficamos um fim de semana na casa delas. Tudo resolvido!

Outras ferramentas de comunicação entre pessoas são os emails, os chats, os sites de relacionamento, mas

estes devem ser usados com menor prioridade. A prioridade deve ser o contato pessoal, depois o contato

sonoro e por fim um contato apenas escrito, seja em tempo real ou não. Mas não é porque este sistema

informatizado não tem tal prioridade que deve ser usado pouco. Na verdade é o contato pessoal que deve

aumentar em relação à proporção do contato virtual.

Diálogo com as outras pastorais e organismos da Igreja

A Pastoral da Juventude compõe uma igreja que possui uma diversidade de Pastorais. Viver

pastoralmente, viver um grupo de base é viver em comunidade. A Igreja como um todo é uma grande

comunidade de irmãos, e o verdadeiro cristão é aquele que entende que a essência da vida cristã é a vida

em comunidade.

Assim, as parcerias entre pastorais são fundamentais para construção da igreja-comunidade (quase

um pleonasmo). Essa responsabilidade acontece junto do coordenador. A secretaria é um apoio da

coordenação neste diálogo.

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É fundamental que a secretaria esteja junto da coordenação para registrar as decisões do trabalho

conjunto com outras pastorais na ATA do grupo. Além disso, o papel de comunicador que compete a

coordenação deve ter como esteio a secretaria, como ferramenta para que a comunicação aconteça. E de

que forma a secretaria faz isso? Com que ferramentas?

Ferramentas de Comunicação do Grupo

O grupo de base deve ter ao alcance de suas mãos tudo que for possível para gerar comunicação, e

não somente fazê-la. As ferramentas a seguir são algumas das diversas que podem ajudar – se bem

utilizadas – a fazer e gerar comunicação para dentro e para fora do grupo. Vamos vê-las então! Segue a

bula!

Telefone

INDICAÇÕES: O Telefone é um dos meios mais eficientes de comunicação. A

conversa em tempo real possibilita agilizar tarefas e trocar idéias.

CONTRA-INDICAÇÕES: O Telefone tem um custo e falar horas nele pode gerar

um custoxbenefício muito inviável. Assim, tenha o telefone muito mais como

um elemento de marcar encontros do que de discutir ações. Isso já foi falado,

mas não custa reforçar, não é!

E-mail

INDICAÇÕES: Atualmente muitos jovens acessam e-mail diariamente. Esse hábito ajuda no processo

de comunicação dentro do grupo. Através dele podemos trocar dinâmicas, discutir temas, propor e

marcar atividades, divulgar eventos, enviar resumos de ATA, balancetes, etc. Serve ainda para

manter um mínimo contato com pessoas em grandes distâncias. Além disso, serve para

comunicações com outras entidades e instituições, além de pastorais e até com o sacerdote. Pode

tornar-se um meio até formal de fazer convites e trocar experiências.

CONTRA-INDICAÇÕES: Contudo, determinados convites não se fazem por e-mail, tem coisas que só

se fazem pessoalmente, com cartinha à mão, colorida a lápis de cor, afinal o valor de um bom

convite tem muita força na decisão do convidado! Nada de correntes, mensagens que se não

reenviar aos amigos Jesus vai ficar triste e etc. Isso não evangeliza e irrita as pessoas que recebem,

afinal a Boa Nova de Jesus não tem nada haver com o número de mensagens que eu envio, mas

com o número de pessoas que eu contribuo na vivência do meu dia-a-dia, no contato humano. Por

isso, vamos tornar mais agradável o contato

de e-mail e evitar esse tipo de situação. É

principalmente, muito cuidado para o e-mail

não tomar o lugar do contato humano. A

Virtualidade artificializa o contato, o que

diminui a sensibilidade das pessoas e

aumenta a indiferença ou a carência! O

Contato humano é fundamental e prioritário

diante de qualquer meio de comunicação.

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Orkut

INDICAÇÕES: O Orkut funciona melhor para contatos rápidos e

divulgação de eventos! Através dele podemos encontrar mais

facilmente pessoas e a partir daí nos comunicar mais rapidamente

que o e-mail em certos casos! Enviar recados mais rapidamente,

discutir temas, propor e marcar atividades, etc. Assim como o e-mail,

ainda serve para manter um mínimo contato com pessoas em

grandes distâncias.

CONTRA-INDICAÇÕES: Quando se torna prioridade diante do contato humano o orkut é ainda mais

perigoso. Não existe Amigo do Orkut, afinal Amigo mesmo necessita de relações pautadas no

contato humano, como abraço, olhar, e acima de tudo, sinceridade. No caso o orkut, a sinceridade

pode ser camuflada nos perfis. A Virtualidade mais uma vez artificializa o contato, o que diminui a

sensibilidade das pessoas e aumenta a indiferença ou a carência! Repetindo, o contato humano é

fundamental e prioritário diante de qualquer meio de comunicação. E outra coisa, cuidado com as

comunidades! Elas podem ser úteis se levadas a sério, agora se for para criar quinhentas

comunidades e não utilizar nenhuma para algo de fato bom, de que vale para o grupo? Se for para

ter comunidade, um grupo deve viver comunidade e não apenas ter aquilo para acrescentar mais

uma no perfil dos membros do grupo. Tornar esse espaço útil é fundamental para o orkut ter

validade como ferramenta de comunicação!

MSN

INDICAÇÕES: O MSN é o ícone da atualidade das antigas salas de bate-papo. Através dele podemos

falar em tempo real com outras pessoas, até vê-las pela webcam, o que é quase um telefone, às

vezes melhor quando em sua total capacidade (videoconferência). Isso facilita a solução de

problemas e dinamiza a estrutura para atividades do grupo. Torna-se mais fácil conversar sobre a

dinâmica da próxima reunião, trocar idéias, textos e agilizar a montagem de estruturas para as

atividades, além das coisas já citadas: discutir temas, propor e marcar atividades, divulgar eventos,

etc. Assim como o e-mail e o orkut, ainda serve para manter um mínimo contato com pessoas em

grandes distâncias.

CONTRA-INDICAÇÕES: Quando se torna prioridade diante do

contato humano o MSN é ainda mais perigoso que o orkut,

pode tornar-se até um vício. Nele também é possível esconder

sentimentos ou até falar de assuntos que pessoalmente não

seriam conversados, tornando-se uma fuga para o

enfrentamento dos problemas de relacionamento e assim

adiando a solução destes, mesmo que num primeiro momento

eles pareçam resolvidos, eles tornarão a aparecer num outro

instante e se forem escondidos novamente atrás do monitor

podem se tornar grandes problemas de relacionamento pessoal

no futuro, andando na contramão do trabalho pastoral que é

essencialmente de contato com o próximo.

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Sites

INDICAÇÕES: A montagem de sites é uma ferramenta muito boa para divulgação do grupo e gerar

comunicação, quando se tem é claro um bom site. Bons sites geram comunicação, que é mais

importante que fazer comunicação, afinal se comunicar é fácil, difícil é fazer as pessoas se

comunicarem. Enquetes, blogs, fóruns, fotos do grupo num mural do site, espaços de formação,

esses recursos ajudam nesse processo de geração de comunicação. Espaços de interação são

fundamentais!

CONTRA-INDICAÇÕES: Se não for levado a sério pode se tornar um peso para os responsáveis pela

ferramenta de comunicação do grupo. Se for usado deve ser estimulado para evitar muito trabalho

e pouco resultado.

Folders e Mídia Impressa – flyers e filipetas

INDICAÇÕES: Muito úteis na divulgação do grupo e de seus eventos. Ótimo para distribuição de

materiais formativos como jornais ou informes menores – folders, por exemplo, ou panfletos – uma

comunicação mais rápida. Aliás, em relação aos panfletos, a sua versão para divulgação de eventos

são os flyers e filipetas. Estas duas ferramentas são muito úteis para eventos como festas e até

encontros. Uma ficha de encontro em forma de flyer pode ser muito interessante e convidativa.

Mas, acima de tudo, para divulgação de festas a mídia impressa tem nestas duas ferramentas

ótimos comunicadores. Contudo, cuidado para não trabalhar na incoerência de sujar a rua toda de

panfletagem ou saturar as pessoas de comunicação, afinal tudo tem limite! Não fique empurrando

papéis para as pessoas, isso pode virar propaganda contra!

CONTRA-INDICAÇÕES: A Comunicação deve ser bem realizada, senão acaba espantando a clientela.

Então, se for fazer um flyer, ou folder, por favor, nada de papel “xerocado”! Tenha misericórdia do

design gráfico! Coloque uma cor, e se não for possível, melhore a qualidade fazendo algo

monocromático, mas assumidamente, não aquela filipeta que todo mundo sabe que era colorida,

mas não deu para imprimir e foi para a fotocopiadora (leia-se: xerox)! Além da qualidade da cópia

que a cada hora diminui! É importante destacar que fazer fotocópias não é o problema. O problema

é no caso materiais que necessitam de qualidade para o sucesso da comunicação! Ás vezes é

melhor investir em outras formas de ação do que em comunicações de baixa qualidade e assim

resultados ruins.

Outras Comunicações – Documentos Padrão, o caso do Ofício

A Palavra ofício deriva de officiu que no latim significa dever, naquele sentido de cumprir com dada

obrigação e a partir de um ritual determinado (Ferreira, 1986).

Entre nós, o dever da palavra ofício representa ainda um certo saber-fazer àqueles que comungam

do mesmo conjunto de conhecimentos e habilidades, e são capazes de reproduzir certos objetos e/ou

objetivos com base nos mesmos rituais. Filosofias a parte, os ofícios são fundamentais para comunicação

entre meios institucionais. O seu padrão colabora com a organização do grupo, diminuindo o trabalho!

Num grupo de base os ofícios devem ter um controle interno feito pela secretaria. Esse controle ajuda para

facilitar o trabalho, evitando repeti-lo! Isto quer dizer que com um bom controle dos ofícios diminui o

número de vezes que se tem que fazer um novo ofício para alguma coisa no grupo. Exemplo: Pedido de

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doação – quantos ofícios diferentes são feitos para pedido de doação. Um padrão evita esse tipo de

trabalho repetido e desnecessário. Segue um exemplo de ofício convencional.

Paróquia Sagrado Coração – RJ

Grupo de Base Sagrado Coração – PJ/Sede

Ofício nº _______/______ Em, ______/______/______

Assunto: Solicitação (FAZ)

Referência: ALMOÇO (Almoço Beneficente Paroquial)

Ilmo. Sr. Gerente,

Cumprimentando-o, solicito os bons préstimos de V.Sa. no sentido de que possa disponibilizar quaisquer doações para viabilizar o Almoço Beneficente, a serem realizadas nos dias 26 e 27 de abril de 2008, na quadra da Escola Pública Santa Cruz no Bairro Santa Cruz, com o escopo de unir a comunidade no bem comum de contribuir para os trabalhos sociais do grupo de base e da paróquia.

Insta salientar que sua colaboração é muito importante, uma vez que nossa instituição não possui recursos próprios, dependendo, portanto, dos donativos angariados.

Certo do apoio de V.Sa., antecipadamente agradeço.

Atenciosamente.

_____________________________________________________

Assessor Responsável do Grupo de Base Sagrado Coração

_____________________________________________________

Coordenador Responsável do Grupo de Base Sagrado Coração

_____________________________________________________

Sacerdote Responsável da Paróquia Sagrado Coração

O ofício deve possuir um número de controle. Esse número pode identificar tipos de ofício, o

número pode identificar uma categoria. Claro, que depende da quantidade de ofícios que um grupo usa e

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no início não há necessidade de tamanha formalidade, mas com o tempo a organização deve sempre

aumentar. Do lado direito a data que não tem segredo! Assunto pode ser solicitação (FAZ – do verbo fazer,

faz-se uma solicitação), entendeu o porquê do FAZ ali! Mas pode ser outra coisa além de solicitação, pode

ser requisição, resposta, evento, e outros. Mas sempre com o verbo na frente entre parênteses. Nos casos

citados, Requisição (faz), evento (realiza), e resposta (?). E resposta, como fica o verbo? Faz resposta,

realiza resposta, pede resposta? O pede até é possível, mas não necessariamente precisa ter o verbo e seus

parênteses. Pode ficar só resposta mesmo. Referência é aquilo que vai fazer o leitor saber do que se trata o

ofício, o titulo de referência. Segue o texto, com suas formalidades que o bom português nos ensina! Por

fim, “atenciosamente” e assinam os responsáveis. Simples, não é?

Cartas de Agradecimento

Cartas são comunicações também muito importantes porque registram assuntos e momentos do

grupo. É um tipo de comunicação que tem diversos fins:

� Agradecer a colaboração de uma entidade para um almoço da comunidade, a presença do

sacerdote num encontro do grupo ou de um palestrante numa atividade.

� Trocar idéias com outros grupos de outros estados e até países.

� Reclamar problemas e sugerir mudanças para entidades, governos e comunidade.

Enfim, correspondência é uma ferramenta antiga, mas muito afiada ainda. Apesar de pouco usada, tem

grande força, haja vista que a própria Igreja ainda usa de cartas para comunicação como uma das

ferramentas principais.

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Capítulo IV – Acolhimento e Permanência

Em alguns lares a porta de entrada é aquela que se faz mais adornada. Normalmente é sempre a

maior e tem seu destaque perante as outras. O que tem haver isso com o que estamos conversando? Bem,

o acolhimento é essa porta que precisa ter a beleza que traduza o amor do grupo, mesmo que seja em

parte, mas que leve ao novo participante o desejo de ficar! Esse desejo vai propiciar a permanência do

jovem no grupo de base! Num primeiro momento é apenas a prazer do novo, a curiosidade de descobrir o

grupo e novos amigos, novas relações entre as pessoas, mas num segundo momento isso vai sendo

substituído pelo Amor ao grupo! Esse tríduo “Amor-Esperança-Fé” vai se construindo no grupo e tomando

conta do coração do integrante que num dado momento firma sua fé e sua caminhada!

Esse processo só pode existir se começar com o jovem abrindo a porta, e de fato muitas vezes a

porta não é muito convidativa no grupo. Às vezes não prestamos atenção nas pessoas novas e nem nos

damos o trabalho de integrá-las ao grupo. Aliás, essa tarefa deve partir de todo grupo, para que assim se

evitem as famosas “panelas” e segregações de pessoas, afinal é um grupo, não grupos (isso mesmo, no

plural). O grupo é um só, não deve ter subdivisões internas do grupinho “X” ou “Y”. Mas o que a secretaria

pode fazer para adornar a porta do grupo?

Se procuramos destacar a nossa porta, devemos primeiro fazê-la visível de tal maneira que de

longe, ao ser avistada, desperte na pessoa a vontade de se aproximar. Para isso, já falamos da divulgação

de qualidade. Além disso, devemos demonstrar como o grupo nos é valioso, para que outros também

dêem valor. Com o amor isso se torna mais fácil, por ser espontâneo e sincero o nosso depoimento sobre a

experiência de grupo, uma experiência de amor! Contudo, nesse momento vamos tomar o foco das

ferramentas para quando esse integrante em potencial abre a porta, já depois de ter despertado esse

ímpeto em ir até a casa (grupo) e abrir a porta (sua primeira visita)!

Presentes

“Recordar é viver!”

Outra frase velha e batida que tem importante significado nesse momento. Um cartão, um bilhete,

um crucifixo, uma medalha, um terço, enfim, um pequeno objeto que traduz um sentimento de boas

vindas ao grupo: essa é a “Lembrancinha”. Aquele negócio de “Fui ao Sri Lanka e lembrei-me de você!”,

então é isso só que sem o Sri Lanka e sem a necessidade do “lembrei-me de você”, afinal somos mais

criativos não é? Então, evitem repetir as lembrancinhas. Vamos ver daqui a pouco como fazer para repetir

menos. Uma boa lembrancinha fará que o participante volte e possa começar o processo de caminhada na

fé, naquele tríduo já citado.

Com o tempo de permanência, vão vir aniversários do próprio

integrante novo e de seus familiares. Não custa nada (relação

custoxbenefício) fazer uma lembrancinha para aniversário de familiares do

integrante do grupo, e obviamente, para o aniversário do integrante do

grupo, que claro não vai ser no mesmo nível de lembrancinha de quando

ele chegou. Nesse momento podemos investir mais, afinal isso faz parte do

trabalho de permanência o integrante e de firmá-lo na caminhada. Nos

aniversários de integrantes é mais interessante presenteá-los de alguma

forma e ainda festejar de alguma maneira, afinal é um círculo de amizades,

um círculo comunitário que se constrói através desses eventos e dessas

atitudes.

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Assim, a lista de aniversários e outras datas importantes para a comunidade (aniversário o

sacerdote, do zelador da igreja, do ministro da eucaristia fulano de tal, da comunidade em si, etc.) devem

estar sempre em dia por parte da secretaria para que próximo as datas possam planejar as atividades com

cuidado e carinho. É recomendada a secretaria lembrar aos integrantes dessas datas para ajudar nesse

processo organizacional e evitar esquecimentos, ou até deixar uma lista com as datas num mural da sala do

grupo ou da igreja mesmo.

Catalogando textos, lembranças, presentes e cartas – o controle de envio

Você não agüenta mais receber todo ano no aniversário a mesma carta de felicitações o grupo e o

mesmo presente: aquela caneca azul de louça escrito: “Nós te amamos!”? Ou aquele cartão de natal

comprado na esquina aos montes porque é mais barato? Você está cansado de receber o mesmo cartão de

páscoa? Seus problemas acabaram. Chegou a sensacional: Pasta catálogo do grupo de base Sagrado

Coração. Com ela você pode arquivar os textos, cartas de agradecimento,

cartões de natal, convites, ofícios, lista de presentes, enfim, todos os papéis do

grupo que já foram enviados! E não é só isso: No uso de uma pasta catálogo do

grupo de base Sagrado Coração você pode ainda gratuitamente fazer uma lista

com todas as pessoas que já receberam aquele texto, presente ou lembrança e

até uma planilha de controle para saber que textos ele ainda não recebeu! Veja

um exemplo de planilha que pode ajudar neste controle:

Textos de Aniversário

Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto

Gérson X X X

Cláudio X X

Anselmo X X X X

Paula X X X

Luana X X

Beatriz Exemplo de Controle de textos Genérico

As últimas anotações...

Ao final desta conversa desejamos que as idéias aqui

reunidas possam trazer a secretaria do grupo e a você,

secretário (a) a capacitação necessária para tornar eficiente

o trabalho do grupo de base em que estamos inseridos, e

assim dinamizar cada vez mais a pastoral da juventude!

Parabéns você que chegou até aqui lendo esse texto longo!

Boa caminhada e até a próxima!

Vale à pena conferir a bibliografia

BORAN, Jorge. O futuro tem nome: juventude: sugestões práticas para trabalhar com jovens. São Paulo:

Paulinas, 1994. 346p.

BORGES, Clério. Dicas de Redação. Apresenta dicas de redação de atas e outros documentos. Disponível em: <http://www.geocities.com/clerioborges/redacao.html>. Acesso em: 18 de abril de 2008.

CONFERÊNCIA NACIONAL DOS BISPOS DO BRASIL. Marco Referencial da Pastoral da Juventude do

Brasil/CNBB. São Paulo: Paulus, 1998 – (Estudos da CNBB; 76). 231p.

GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado,

1998. 37p.

MONTEZUMA, Helen. Manual da Secretaria Moderna. São Paulo: Tecnoprint; São Paulo: Ediouro; São

Paulo: Hemus. 158p.