PROJETO DEIMPLANTAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE

GERENCIAMENTO DE PROJETOS SETORIAL – SEPLANEQUIPE DO PROJETO:Alan Nord – Gerente do Projeto (UPE/SEPLAN)Demárcio Guimarães – Apoio Técnico (UPE/SEPLAN)Rogério Nery – Avaliação de Maturidade em GP (SECOPA)William de Almeida – Capacitação (UPE/SEPLAN)

CONSULTORES CPqD:Elizete José Alves, PMPRomilda Santos Silva, PMP

APOIO:Ricardo Sardinha – Identidade Visual (ASSECOM/SEPLAN)

SUPERVISÃO:Maria Stella Lopes Okajima Conselvan (UPE/SEPLAN)

RESPONSÁVEL PELO PROJETO:Vinícius de Carvalho Araújo – Coordenador da UPE

Decreto 2.100/2014 - Institui o Escritório de Gerenciamento de Projetos do Estado de Mato Grosso e dá outras providências

Art. 1º Fica instituído o Escritório de Gerenciamento de Projetos do Estado de Mato Grosso , vinculado à Secretaria Extraordinária da Copa do Mundo, com os seguintes objetivos:

I - definir, uniformizar e defender padrões, processos, métricas e ferramentas de gerenciamento de projetos;II – oferecer serviços de gerenciamento, treinamento e documentação de projetos;III - garantir o alinhamento das iniciativas à estratégia organizacional;IV - apoiar a alta gestão com relatórios e informações executivas;V - monitorar e acompanhar a resolução de problemas e o aproveitamento de oportunidades;VI - prover ações de melhoria contínua nas práticas de gestão de projetos.VII - fornecer apoio ao planejamento e controle de projetos, assumindo o gerenciamento de determinados projetos considerados

estratégicos.Art. 6º O EGP Central será coordenado pela Secretaria Extraordinária da Copa do Mundo – SECOPA até sua extinção em 31/12/2014, termo em que deverá ser transferida a coordenação para Secretaria de Estado de Planejamento e Coordenação Geral – SEPLAN.

MARCO LEGAL – EGP Central

MARCO LEGAL – EGP SEPLAN

Instrução Normativa SECOPA/SEPLAN n. 01/2014 - Institui e normatiza o Escritório de Gerenciamento de Projetos Setorial no âmbito da Secretaria de Planejamento e Coordenação Geral do Estado de Mato Grosso – SEPLAN, estabelece seus objetivos e atribuições e dá outras providências.

Art. 1º Instituir e normatizar o funcionamento do Escritório de Gerenciamento de Projetos Setorial da Secretaria de Planejamento e Coordenação Geral do Estado de Mato Grosso – SEPLAN.

Art. 6º A Unidade de Apoio a Projetos Especiais – UPE exercerá as funções de Escritório de Gerenciamento de Projetos da SEPLAN.

ETAPAS DO PLANO DE TEMPO (CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO)

Fase 4 - Implantação: AÇÃO ANDAMENTO4.1 Definir e elucidar as atribuições do EGP Setorial SEPLAN.

Publicar Instrução Normativa SECOPA/SEPLAN que institui e regulamenta o EGP SEPLAN I.N. n.º 01/2014 publicada em 02/205/2014

4.2 Levantar qual o volume de projetos que são desenvolvidos na SEPLAN anualmente.

Identificar os Projetos Orçamentários previstos no PTA 2014

Identificados 6 Projetos Orçamentários (5197, 5209, 5210, 5211, 5212 e 5217)

Identificar os Projetos gerenciados por Gestores Governamentais

Relatório de Monitoria dos GGs atuantes na SEPLAN em elaboração - Prazo de entrega: 18/07/2014

Identificar os Projetos de Negócio com Subprojetos de TI em elaboração/execução

Identificados 16 SubProjetos de TI com elaboração dos TAPs dos Projetos de Negócio previsto para 21 a 25 de julho/2014

4.3 Identificar quantos são projetos de gestão e quantos são finalísticos. Definir portfólio de projetos que serão

acompanhados pelo EGP SEPLAN no 2º semestre de 2014

Após a elaboração do Relatório de Monitoria, será consolidada a Carteira de Projetos da SEPLAN para 2014. 4.4 Determinar em quais projetos o

EGP Setorial da SEPLAN irá atuar.4.5 Descrever a forma de atuação para atender as atribuições do EGP da SEPLAN. Realizar Avaliação de Maturidade em

Gerenciamento de Projetos da SEPLAN para definição

Definição de metodologia, questionários e público-alvo concluídaAplicação do Questionários no período de 14 a 18 de julho/2014

4.6 Dimensionar a equipe que deverá compor o EGP Setorial.

Tabulação dos Resultados e elaboração do Relatório até 08/agosto/2014

ETAPAS DO PLANO DE TEMPO (CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO)

Fase 4 - Implantação: AÇÃO ANDAMENTO4.7 Difundir a Metodologia e a ferramenta(SIGEP) de gerenciamento de projetos instituída pelo EGP Central.

Realizar Curso de Gerenciamento de Projetos para servidores da SEPLAN

Foi realizado Curso de Gerenciamento de Projetos (40 horas) ministrado pelo CPqD com o apoio do EGP Central/SECOPA. 5 Turmas entre Julho/2013 e Junho/201484 servidores da SEPLAN capacitados, sendo: 20 Analistas23 Gestores Governamentais (SEPLAN)

41 Gestores Governamentais (atuando de forma descentralizada em 14 órgãos/entidades)

Realizar curso de Capacitação no uso da ferramenta SIGEP (Sistema de Gerenciamento de Projetos do Estado)

7 Turmas em Março/201450 servidores da SEPLAN capacitados, sendo: 7 Analistas (Equipe do Projeto Monitora)17 Gestores Governamentais (SEPLAN)

26 Gestores Governamentais (atuando de forma descentralizada em 11 órgãos/entidades)

ETAPAS DO PLANO DE TEMPO (CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO)

Fase 4 - Implantação: AÇÃO ANDAMENTO4.8 Difundir a necessidade das superintendências, coordenadorias e gerências trabalharem com projetos obedecendo o que consta no Decreto do EGP Central e na legislação do EGP Setorial da SEPLAN.

Participar da elaboração de Portaria para projetos com subprojetos de Tecnologia da Informação

Minuta de Portaria conjunta UAGE/UPE/CTI validada aguardando publicação.

Publicar Cartilha de Orientação para elaboração de Termos de Abertura de Projetos Em elaboração. Entrega em 16/07/2014

Realizar Oficina de Capacitação para Elaboração de TAPs

Oficinas marcadas para o período de 21 a 25/julho/2014

4.9 Mapear os fluxos dos processos dos projetos em todas as suas fases.

Mapear os fluxos dos processos dos projetos em todas as suas fases.

Realizada análise dos Processos disponibilizados na Versão 5 (2014) do Guia PMBOK

Mapeamento iniciado. Previsão de entrega: 30/10/2014

4.10 Definir o grau de análise que o EGP da SEPLAN fará quando forem demandados projetos.

Regulamentar a elaboração de Portaria para projetos com subprojetos de Tecnologia da Informação

Aguardando publicação da Portaria para elaborar regulamentação.

AVALIAÇÃO DE MATURIDADE DA SEPLANEM GERENCIAMENTO DE PROJETOS

O QUE É AVALIAÇÃO DE MATURIDADE EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS (GP)?

É uma forma de mensurar a maturidade (percepção da importância + capacidade de aplicação das boas práticas) de uma organização em Gerenciamento de Projetos, tendo por resultado a classificação da organização dentro de um padrão previamente estabelecido.

POR QUE A AVALIAÇÃO É NECESSÁRIA?

– Conhecer o nível de maturidade da Organização;– Orientar o planejamento estratégico do EGP Setorial;– Traçar um plano de aperfeiçoamento e/ou melhorias;– Possibilitar comparação (interna e externa);– Orientar a definição de estrutura organizacional;

POR QUE A AVALIAÇÃO É NECESSÁRIA?

Relação direta entre “maturidade” e “sucesso”

Fonte: http://www.maturityresearch.com/

MODELO DE MATURIDADE EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS (MMGP) PROPOSTO

Método Prado - MMGP- Pela simplicidade e universalidade;

- Pelos critérios de Nota (índice) e classificação;-Por ser o MMGP adotado pelo CPqD (Consultoria que orientou a implantação do EGP Central/SECOPA );

- Consiste em 40 perguntas contemplando 5 níveis de avaliação;

- Dividido em 4 questionários de 10 perguntas;- Não há questionário para o nível 1.

QUANDO DEVE SER FEITA A AVALIAÇÃO DE MATURIDADE?

A Avaliação de Maturidade em Gerenciamento de Projetos deve ocorrer no momento de implantação do Escritório de Gerenciamento de Projetos para orientar as estratégias e ações.

De acordo com a Maturity by Project Category Model (MPCM):“...será possível que o respondente trace um plano de crescimento e possa

acompanhar este plano anualmente.”

Periodicidade da Avaliação: Anual

QUEM DEVE RESPONDER OS QUESTIONÁRIOS?

Características do respondente de acordo com a MPCM:1. Profissional que realmente conheça o setor;2. Preferencialmente, deve ser:

- Chefe do setor;- Coordenador do EGP setorial;-Auxiliar direto das funções anteriores, que esteja totalmente informado sobre como funciona o gerenciamento de projetos no setor.

Características do respondente de acordo com o CPqD (Avaliação de Mato Grosso, 2012):1. Profissional responsável pela realização ou execução dos projetos;2. Que conheça sua área de atuação;3. Potenciais respondentes:

- Responsáveis pelas Câmaras Temáticas- Coordenador de projetos;- Gerentes de projetos;- Auxiliares diretos informados e envolvidos com os projetos.

PROPOSTA PARA A 1ª AVALIAÇÃO DE MATURIDADE DA SEPLAN EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS

- Utilização do Método Prado-MMGP;- Diretrizes propostas pelo CPqD para definição do Público-Alvo;- Aplicação de todos os questionários (Níveis 2-5) do Método;- Período de 14 a 17 de julho de 2014;- Reaplicação anual

OFICINA PARA ELABORAÇÃO DE TAP DOS PROJETOS DE NEGÓCIO COM SUBPROJETO DE TI

PROJETOS ABRANGIDOS PELA OFICINA

A partir da publicação da Portaria SEPLAN n.º.../2014, fica determinado que as equipes da SEPLAN elaborem Termo de Abertura de Projeto (TAP) e Subprojeto de Tecnologia da Informação (TI) para todos os seus projetos que possuírem, como parte do escopo, o desenvolvimento e/ou aprimoramento de ferramentas tecnológicas ou informatização de processos de negócio, em conformidade com a sistemática de gerenciamento de projetos instituída pelo Decreto 2.100/14 e orientada na SEPLAN pela Instrução Normativa SECOPA/SEPLAN nº. 01/2014.

Termo de Abertura do Projeto (TAP DO PROJETO DE NEGÓCIO)

Campos Obrigatórios:I – Identificação do Projeto;II – Plano de Escopo, contendo os itens a seguir:Problema/Oportunidade;Objetivo;Justificativa;Escopo do Projeto;Resultados.III – Plano de Tempo;IV – Plano de Custo.

TAP DO SUBPROJETO DE TICampos Obrigatórios:I – Identificação do Projeto;II – Plano de Escopo, contendo os itens a seguir:Problema/Oportunidade;Objetivo;Justificativa;Escopo do Projeto;Resultados;Premissas;Restrições.III – Parte Interessadas;IV – Plano de Tempo;V – Plano de Custo;VI – Plano de Comunicação.

CAMPOS OBRIGATÓRIOS DO TAP

PROPOSTA PARA A OFICINA DE ELABORAÇÃO DE TAPs

- Oficina com 4 horas de duração;- Período de 21 a 25 de julho de 2014 no Laboratório de Informática da SO;- Programação:1ª Hora – Metodologia de Gerenciamento de Projetos (Principais conceitos para

elaboração do TAP) – Orientador: Rogério Nery2ª Hora – Orientação para utilização do Sistema de Gerenciamento de Projetos

do Estado – SIGEP – Orientador: William de Almeida/Alan Nord3ª e 4ª Horas – Elaboração do TAP do Projeto de Negócio- Orienta-se que os Gerentes de Projeto estejam acompanhados de outros

servidores da área que conheçam o negócio e o subprojeto de TI e que tragam para a Oficina todos os arquivos necessários para a elaboração do TAP em pendrive (legislação aplicada, mapas dos processos, artigos, etc...);

EQUIPE DO PROJETO:Alan Nord – Gerente do Projeto (UPE/SEPLAN)Demárcio Guimarães – Apoio Técnico (UPE/SEPLAN)Rogério Nery – Avaliação de Maturidade em GP (SECOPA)William de Almeida – Capacitação (UPE/SEPLAN)

CONSULTORES CPqD:Elizete José Alves, PMPRomilda Santos Silva, PMP

APOIO:Ricardo Sardinha – Identidade Visual (ASSECOM/SEPLAN)

SUPERVISÃO:Maria Stella Lopes Okajima Conselvan (UPE/SEPLAN)

RESPONSÁVEL PELO PROJETO:Vinícius de Carvalho Araújo – Coordenador da UPE

MUITO OBRIGADO!