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Programa 5sD’OLHO NA QUALIDADE

Cachoeira Centro

Julho 2013

Superintendência RegionalSicredi Centro Leste RS

Sicredi Centro Leste RS | Superintendência Regional 2

D’OLHO NA QUALIDADE

Nossa Cooperativa está entrando no Programa 5s, carinhosamente chamado de

D’OLHO NA QUALIDADE!

Esta etapa servirá de base para o SUCESSO DOS NEGÓCIOS!

Temos a convicção que o ambiente de trabalho organizado gera economia de tempo e

aumento da produtividade.



Referência Técnica Sureg Fernanda Elesbão

Patrocinadores Paulo Camargo e Everson Pohlmann

Responsável ???????????????????????????

Referência Técnica Ua Fabio e Jane



Responsável

Esta é uma história sobre quatro pessoas chamadas Todo Mundo, Alguém,

Qualquer Um e Ninguém.

A qualidade era um serviço importante a ser feito e Todo Mundo estava certo de

que Alguém o faria.

Qualquer um poderia ter feito, mas Ninguém o fez.

Alguém ficou zangado com isso, porque era serviço de Todo Mundo.

Todo Mundo pensou que Qualquer Um poderia fazê-lo, mas Ninguém imaginou

que Todo Mundo não o faria.

No fim, Todo Mundo culpou Alguém quando Ninguém fez o que Qualquer Um

poderia ter feito.


O que é o 5S’s?O Programa 5S é assim chamado devido a primeira letra de 5 palavras japonesas:

Seiri (utilização),

Seiton (ordenação),

Seiso (limpeza),

Seiketsu (higiene) e

Shitsuke (autodisciplina)

É um processo e um método para criar e manter organizado, limpo e com alto

desempenho o local de trabalho.

Uma ferramenta de organização visual.



ObjetivoO programa tem como objetivo mobilizar, motivar e conscientizar todos os

colaboradores para a Qualidade, através da organização e da disciplina no local de

trabalho, mudando as atitudes dos colaboradores melhorando o ambiente e a

qualidade de vida de todos, através de uma rotina mais saudável, com menos

desperdicio, mais limpa e transparente, propiciando a geração de resultados,

desenvolvimento das pessoas e principalmente a geração de NEGÓCIOS!

Quando há qualidade, o ASSOCIADO percebe a diferença!



Quais são os principais benefícios? Foco no NEGÓCIO pela redução da perda de tempo procurando por objetos e documentos.

Redução de despesas e melhor aproveitamento de materiais;

Melhoria da qualidade de produtos e serviços;

Maior satisfação das pessoas com o trabalho;

Maior foco no associado;

Eficiência da cooperativa;

Associado percebe a organização e limpeza.

Seremos CAÇADORES DE DESPERDÍCIO!



Porque nosso mascote é a ABELHA?

As abelhas são insetos sociais, que convivem num sistema de

extraordinária organização, isto é, a maioria delas convive

harmoniosamente em um mesmo espaço, chamado de colônia. São

extremamente disciplinadas, trabalhadoras e principalmente

organizadas. Para você ter uma ideia, em uma mesma colônia

convivem cerca de 60 mil abelhas!



DESCARTE/UTILIZAÇÃO

Devemos nos perguntar: Tudo que guardamos tem utilidade?

Achamos com rapidez e facilidade as coisas que precisamos?

Devemos acabar com a desorganização, pois assim teremos mais tempo para o NEGÓCIO e

evitaremos o DESPERDÍCIO.

“TER SOMENTE O NECESSÁRIO E NA QUANTIDADE CERTA”

O descarte não significa jogar fora o que não tem utilidade, mas sim separar o que não é útil

no momento. O que é inútil para uma área ou pessoa pode ser útil para outra pessoa ou área.

Para o lixo irá somente o que não tiver mais conserto.


Obcecados descartantes


ORGANIZAÇÃODecidir e organizar onde guardar itens necessários

“UM LUGAR PARA CADA COISA E CADA COISA NO SEU LUGAR”

Após a primeira etapa ficamos somente com o necessário, agora a ordem é organizar esses

materiais em lugares que facilitem o acesso de quem precisa utilizá-los. É uma fase muito

importante, pois definimos os lugares certos de cada material e os mesmos devem ser

mantidos nesse local. Manter próximo apenas o estritamente necessário para realização das tarefas no momento;

Tomar como base a frequência de uso para saber onde colocar os objetos;

Controle visual através de etiquetas, avisos, legendas, instruções;

Organize armários e prateleiras para todos utilizarem;



LIMPEZA“AMBIENTE LIMPO NÃO É O QUE MAIS SE LIMPA E SIM O QUE MENOS SE SUJA”

Todos deverão se sentir responsáveis pela limpeza devendo incorporar novas atitudes. Se

tivermos a atitude evitando sujar, haverá uma redução dos desperdícios, limpeza do local de

trabalho e melhor imagem da organização.

SUJOU, LIMPOU!



HIGIENE/PADRONIZAÇÃO DA LIMPEZA

Somente é possível se alcançar qualidade de vida através da prática da higiene, pois a mesma

consiste em eliminação do estresse mantendo as condições físicas e psicológicas favoráveis a

saúde e ao equilíbrio.

Compreende desde os cuidados com a higiene pessoal e boa aparência até a pratica de

exercícios físicos, boa alimentação e os cuidados com a prevenção de nossa saúde.

Ao sair no final da tarde organize e limpe sua estação de trabalho. Comece de manhã

trabalhado em um local limpo e organizado!



ORDEM MANTIDA/AUTODISCIPLINA

Gerenciamento e liderança para motivar e perseverar

A última etapa é uma das mais importantes e responsáveis para o sucesso do programa, pois é

chegado o momento em que devemos perpetuar a mudança de hábitos, postura, rotinas e

atitudes na organização, pois é necessário desenvolver valores como: controle, determinação,

ordem, organização, pontualidade e força de vontade.

“HUMILDADE, CONFIANÇA, RESPEITO E CONSTANTE APERFEIÇOAMENTO”

Nesse momento a mudança na mentalidade e no comportamento é essencial para o

cumprimento daquilo que todos já sabem que é o certo.



FOTOS



D’OLHO NA QUALIDADE - ETAPAS

Criar equipe de apoio - Auditores Convidados ok

Aprovação dos Responsáveis Paulo Camargo, Everson, Fabio e Jane ok

Criar mascote e nome do programa D’OLHO NA QUALIDADE - Abelha ok

Criar check list auditoria Fernanda E. A executar

Criar modelos etiquetas Fernanda E. ok

Criar painel de acompanhamento Fernanda E. ok

Preparar a equipe de apoio A executar

Fotografar a situação atual Jane ok

Reunião de lançamento na Ua 26/07/13 ok

Escolher responsáveis por setores 26/07/13 ok

Executar as 5 etapas ver cronograma A executar

Reunião de apresentação de resultados 14/08/2013 A executar

Rotinas de auditoria conforme checklist surpresa A executar



O quê fazer? Realizar o descarte

03/08/2013

Almox: Camila, Jane

Cozinha: Carine

Caixas/Tesouraria: Nice, Camila, Sandra, Daiane e Ricardo

Plataforma PF: Mauricio, Carol, Greice, Catiele, Jennifer, Etiele e Vanessa.

Plataforma Rural: Anderson, Fernanda, Silvana e Diego.

Plataforma PJ: Daniela, Leonardo e Fabio.

Administrativo: Antonio, Charlene, Maitê, Camila, Carine, Maria e Jane.

Estacionamento: Antonio

Auto atendimento: Jane

Caixinha do elevador, Servidor e Sala dos vigilantes: Jane





03/08/2013

Estação de Trabalho:

Há documentos importantes extraviados?

Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil;

Só o que tem utilidade imediata deve estar na mesa de trabalho;

Somente a quantidade certa deve estar disponível;

Informática: existem máquinas ou equipamentos quebrados/estragados sem serventia?

Exemplos: calendários vencidos, agendas muito antigas, muitas canetas,

materiais desatualizados, materiais quebrados...

Separar material recuperável e colocar no “local indicado” no administrativo;





Responsável: Jane

Diretório F:

Cada colaborador deve descartar os arquivos “não úteis” das pastas em que são

responsáveis.



ORGANIZAÇÃO

O quê fazer? Realizar a organização

03/08/2013

MESAS: uso constante (ATENDIMENTO)1 Computador/note1 Mouse1 MousepadTelefone1 Porta Folders: contendo folders e 2 canetas1 bloco de anotações ou agenda ou caderno2 bandejas de “demandas em aberto” e “administrativo” (com etiquetas)1 calendárioPlaca Anbid/Anbima*No final do expediente não poderá ficar papel espalhado em cima da mesa, somente nas bandejas. **Celular no silencioso e dentro da gaveta ou bolsa*Não pode:Fotos, porta recados, copos sujos, recadinhos colados nos monitores,.....



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

MESAS: uso constante (ADM)1 Computador/note1 Mouse1 MousepadTelefone1 bloco de anotações ou agenda ou caderno3 bandejas com demandas de acordo com a atividade (com etiquetas)1 calendário*No final do expediente não poderá ficar papel espalhado em cima da mesa, somente nas bandejas. *Celular no silencioso e dentro da gaveta ou bolsa*Não pode:Fotos, porta recados, copos sujos, recadinhos colados nos monitores,.....



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

GAVETAS: uso constante (ATENDIMENTO e ADM)

1ª gaveta: organizador de gavetas contendo: lápis, lapiseira, caneta, destacador de

texto, borracha, régua, apontador, grampeador, carimbos, extrator de grampos, clips,

calculadora, pen drive, atilho, corretivo.

2ª gaveta: material de apoio

3ª gaveta: uso pessoal



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

EM CIMA DOS ARMÁRIOS atrás das MESAS (ATENDIMENTO)

Somente Impressoras

Não pode:• Cuia e térmicas• Bolsas• Guarda-chuva• Toner• Plantas• Documentos...



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

DENTRO DOS ARMÁRIOS atrás das MESAS (ATENDIMENTO): uso periódico

Espaço para acomodar as bolsas

Material mínimo de expediente

As caixas ou pastas que estiverem dentro dos armários devem estar identificadas

com etiquetas*

*conforme modelo



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

ARMÁRIOS (Administrativo): uso periódico

Numeração de contas identificadas por fora do armário;

Espaço para acomodar as bolsas;

As caixas ou pastas que estiverem dentro dos armários devem estar identificadas

com etiquetas*

No lado de fora dos armários devem constar etiquetas* contendo as informações do

conteúdo dos armários

*conforme modelo



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

Responsável: Camila S. e Maitê

ALMOX : uso raro

Brindes com identificação*

Materiais de expediente com identificação*

Banners

Copa e cozinha

*conforme modelo



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013 Responsável: Camila M.

CAIXA/TESOURARIAMovimentos de Caixa: O prazo para envio dos movimentos de caixa (sem documentação pendente) para a Sureg é de 96h após o encerramento do dia.

Gavetas: 1ª gaveta com organizador de gavetas2ª gaveta com material de apoio

Armário:Talão de chequesMateriais do dia-a-dia dos caixasuso pessoal (bolsas)

Atrás dos cash: materiais de uso raro (Ex. pinheiro de natal)



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

Responsável: Carine e Jane

CozinhaOrganizar mantimentos/louças/potes e talheres.*pode-se identificar através de etiquetas nos armáriosEtiquetar 2 lixos: Orgânico e Seco

Sala dos vigilantesPertences do vigilante

Caixinha do elevadorOrganizar



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

Responsável: Fabio Kanno

SALA DE REUNIÕES

É obrigatório antes de sair da sala de reuniões manter as cadeiras nos lugares, copos usados no lixo, cuias e térmicas levar para cozinha, papel usado no lixo.



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

Responsável: Edgar

Placas de identificação dos setores



ORGANIZAÇÃO


03/08/2013

Responsável: Antônio

Estacionamento e VEÍCULO:

Lavagem do veículo;

Manter veículo abastecido;

Revisões em dia;



ORGANIZAÇÃO

IMPRESSÕES De 20/03/2013 à 19/04/2013 - 23719 cópias R$ 1.067,36De 20/04/2013 à 22/05/2013 - 16683 cópias R$ 750,74

REDUÇÃO DE 7036 cópias – R$ 316,62

Objetivo: Reduzir o desperdício!Responsável: TODOS COLABORADORES

GERALResponsável: Sergio e MateusIdentificar TOMADAS (VOLTAGEM)Organizar os fios soltos nas mesasInventariar o patrimonial das máquinas e manuais



LIMPEZA

O quê fazer? Realizar a limpeza

Combinar com a Patricia STAR SERVICE = seguir rigorosamente o cronograma.



HIGIÊNE/PADRONIZAÇÃO DA LIMPEZAO quê fazer?

Manter a boa aparência pessoal

Uso do uniforme de segunda-feira a quinta-feira (Com o uniforme padronizado,

nós, colaboradores, passamos uma imagem de organização, qualidade e bom

gosto) “SoftDay”-a roupa de sexta-feira fica de livre escolha.

Pano e álcool para cada setor

Térmicas e cuias (recomenda-se a limpeza da cuia)

Pratos e talheres dos cafés e aniversários (cada um lava seu prato e talher)

Poluição sonora, colocar celular no silencioso



ORDEM MANTIDA/AUTO DISCIPLINA

O quê fazer?

Início: surpresa

Realizar as auditorias Quadro de acompanhamento da área


AUDITORES

Charlene, Leonardo, Fernanda, Mauricio, Sandra


ORDEM MANTIDA/AUTO DISCIPLINA



Agende-se:Reunião de apresentação dos Resultados em 14/08/2013!



Este material está disponível no Guia Online>Programa Qualidade

Etiquetas “modelo”: F:Qualidade>2013>5S’s.



Resistência à Mudanças...



Sicredi Centro Leste e as pessoas

O Sicredi é formado por pessoas. Portanto, as Mudanças Organizacionais são

operadas pelas pessoas. As pessoas têm que querer mudar.



A mudança através das pessoas

Mudança significa quebrar e alterar relacionamentos com coisas que prezamos.

Medo do

Desconhecido

Sentimento de Perda

Medo da mudançaMedo de Perder:

Controle Confiança



As resistências podem ser trabalhadas através de ações pró-ativas

Falta de razão clara para o projeto

Resistência de pessoas-chave Gerenciamento de Influenciadores

Comunicação

Direção / Visão da mudança

Resistência devido ao desconhecido



CONSIDERA-SE QUE A RESISTÊNCIA É:

Natural, generalizada a qualquer processo de mudança.

A RESISTÊNCIA PODERÁ DIMINUIR SE:

A mudança deixar de ser percebida como ameaçadora;

Os colaboradores estiverem envolvidos;

Os colaboradores perceberem a mudança como benéfica.

E TEMOS CERTEZA QUE :

VOCÊS compõem uma EQUIPE engajada e comprometida;

VOCÊS entenderão que essa mudança não é ameaçadora;

Perceberão ao longo do TEMPO que tudo isso é BOM e refletirá

nos NEGÓCIOS e na VIDA de todos VOCÊS.



Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às

mudanças. Charles Darwin

Contamos com a sua colaboração!!!

Obrigada


programa 5s d’olho na qualidade cachoeira centro julho 2013 superintendência regional sicredi...

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