programa 5s: a importância dos sensos em uma indústria gráfica

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Programa 5S: a importância dos sensos em uma indústria gráfica dezembro/2014

ISSN 2179-5568 – Revista Especialize On-line IPOG - Goiânia - 8ª Edição nº 009 Vol.01/2014 dezembro/2014

Programa 5S: a importância dos sensos em uma indústria gráfica

Abraão José da Silva Júnior – [email protected]

MBA Gestão da Qualidade e Engenharia de Produção

Instituto de Pós-Graduação e Graduação – IPOG

Resumo

Esse artigo é um estudo de caso em uma empresa enquadrada no setor gráfico com ênfase em

impressão de livros, listas telefônicas, revistas e tabloides e teve como objetivo principal

mostrar a utilização dos Sensos do Programa 5S (Programa Qualidade Total). A

metodologia se baseia em um tipo de pesquisa qualitativa com a análise de documentos,

verificação in loco e pesquisas sobre o tema. Foi constatado que a aplicação dos Sensos do

Programa 5S se deu de modo sequenciado a partir da colaboração da direção da empresa.

Com base em análise documental, foram considerados a aplicação dos fundamentos teóricos

para todos os colaboradores através de treinamentos com a direção, gerentes, supervisores e

as equipes. Foi observado que no início houve muita resistência à prática dos Sensos por

parte dos colaboradores, após obtenção de alguns resultados, a maioria começou a se

interessar e dar importância ao cumprimento dos Sensos.

Palavras chave: Programa 5S. Qualidade Total. Setor Gráfico.

1. Introdução

Existe uma grande necessidade de se aproveitar os recursos já existentes da própria empresa

sem que leve a qualquer geração de custo, podendo contribuir diretamente com a qualidade do

produto final e garantir a satisfação do cliente apenas com algumas ações internas. Essas

ações podem facilmente ser definidas através de mudança de layout, liberando áreas, realocar

recursos escassos disponíveis, padronização de atividades executadas no processo,

disponibilidade de materiais para execução do trabalho, evitar desperdício e contribuir

diretamente com o controle da qualidade, reduzindo a possibilidade de enviar qualquer

material fora do que foi especificado pelo cliente.

É de fundamental importância o controle e a padronização dos processos para futura

implantação de ferramentas de controle da qualidade, podendo garantir que as especificações

dos clientes sejam atendidas.

Ao mesmo tempo, tais padrões devem garantir a execução das tarefas de forma fácil, correta e

segura, sem riscos e num ambiente relaxado. (LAPA, 1998.)

De uma forma prática, espera-se que a aplicação dos Sensos nas áreas da empresa deve evitar

desperdícios, melhorar relacionamentos, facilitar atividades e localização de recursos

disponíveis, além de descrever os padrões operacionais que especifiquem os métodos,

procedimentos e condições de trabalho, de tal forma que, ao ser adotado, a qualidade

requerida do resultado do trabalho possa ser obtida.

Apesar da simplicidade dos conceitos e da aparente facilidade de aplicação na prática, a sua

implantação efetiva é uma tarefa árdua, pois a essência do Programa 5S é a promoção de

mailto:[email protected]

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mudanças de atitudes e hábitos das pessoas. Sabemos que as pessoas têm seus hábitos e

atitudes construídos e incorporados ao longo do tempo pela convivência e experiência vivida.

As mudanças de atitudes e hábitos necessitam de uma sistematização e planejamento de todos

os seus passos, de tal forma que eles se tornem espontâneos e se perpetuem.

2. Programa 5S

No Brasil alguns “S” foram traduzidos usando palavras variadas e foi formalmente lançado no

Brasil em 1991. Com isso, o 5S gerou resultados diferentes de um local para outro. A

tradução adotada é uma das mais praticadas graças ao trabalho feito em empresas e escolas a

partir da década de 90. É uma tradução adequada para qualquer lugar por não usar expressões

exclusivas do meio empresarial. Na indústria, especificamente, seus principais papéis são:

facilitar o fluxo de processo, controlar a utilização desnecessária de material, aumentar o

comprometimento dos colaboradores, padronizar e identificar as áreas para facilitar a

localização de material.

Observando os métodos de gestão e o potencial das pessoas em variados ambientes, sentiu-se

que devidamente entendido e apresentado o 5S pode ser praticado por qualquer pessoa, em

qualquer circunstância. Com isso o 5S que é praticado hoje é mais humano do que quando

começou a ser divulgado no Brasil nos anos 1990. Seus princípios são semelhantes aos

princípios da vida.

O Programa 5S proporciona adequar, da melhor maneira possível, e de forma organizada, o

espaço físico da empresa, otimizando espaços, melhorando o ambiente e evitando

desperdícios. Além disso, auxilia na parte psicológica das pessoas, as quais se tornam mais

comprometidas com o processo e com a empresa, deixando de lado velhos paradigmas.

É uma ferramenta associada à filosofia de qualidade que auxilia na criação de condições

necessárias à implantação de projetos de melhoria contínua, não é o único instrumento que

assegura qualidade à organização, mas é um sistema que organiza, mobiliza e transforma

pessoas e organizações (ALPHA CONSULTORIA ALIMENTAR, 2009).

Gismonti et al. (2009:5) afirma que

[...] o objetivo de melhorar competitividade e desenvolver um crescimento de

maneira sustentável, a empresa estabeleceu este projeto de capacitação com o intuito

de oferecer serviços, capazes de superar as expectativas dos clientes, e garantir a

qualidade. O Programa 5S deve ser utilizado como base para implementação de

futuros sistemas de gestão de qualidade total.

Os cinco Sensos é a base para qualquer empresa que busque implantar um Programa de

Qualidade Total. Os 5S têm um importante efeito sobre a motivação para a qualidade, visto

que seus resultados são rápidos e visíveis. É um método prático e simples que visa obter um

local de trabalho ordenado, limpo e saudável, constituindo alicerce ideal para a implantação

da Qualidade Total nas Empresas (A IMPORTÂNCIA DOS 5S, 2009). O termo 5S é

derivado de cinco palavras, em japonês, que tem por início a letra “S”. Como a tradução do

japonês para a nossa língua foi inserindo antes das traduções a palavra “Senso” para não

perder sua originalidade (ENTENDENDO REAL CONCEITO DO PROGRAMA 5S, 2009).

Dispõe-se o conceito dos 5 Sensos mostrados na Figura 1.

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Figura 1 - Conceito dos 5 Sensos

Fonte: O autor (2012)

2.1 Os 5 Sensos

Para uma melhor compreensão, apresentamos algumas considerações sobre os 5 Sensos com

base em Nakata (2000), Lapa (1998) e A Importância dos 5S (2009).

2.1.1 SEIRI (Senso de Utilização)

É o primeiro passo a ser dado no Programa 5S. Consiste em selecionar e eliminar o que é

desnecessário do local de trabalho. Para que este senso tenha êxito, é preciso definir

claramente o que é, ou não, útil no local de trabalho, ou que se tenha previsão de uso em

breve (NAKATA, 2000). Com este senso, os benefícios são vários, como: maior espaço no

local de trabalho, segurança, facilidade de limpeza e manutenção, melhor controle de estoque,

redução de custos, entre outros benefícios (LAPA, 1998).

Vantagens do Senso de Utilização segundo A Importância dos 5S (2009):

a) Reduz gastos com sistemas de armazenamento e transporte;

b) Facilitar o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção, a execução do

trabalho no tempo previsto;

c) Evitar a compra de materiais e componentes em duplicidade e também os danos a

materiais ou produtos armazenados;

d) Aumentar o retorno do capital empregado;

e) Aumentar a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas;

f) Traz maior senso de organização e economia, menor cansaço físico, maior facilidade de

operação.

Quantificar e avaliar o que está sendo descartado, respondendo às perguntas:

- que deve ser jogado fora?

- que deve ser guardado num depósito?

- que pode ser útil para o outro setor?

- que deve ser consertado?

- que pode ser vendido?

Após colocar em um local determinado, visível e de fácil acesso àquilo que será descartado,

convidar as pessoas de outros setores, para que verifiquem, entre os itens disponíveis, que

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pode ser utilizado em outro setor.

2.1.2 SEITON (Senso de Ordenação)

Este define os locais apropriados e critérios para estocar, guardar ou dispor os materiais,

ferramentas, equipamentos e utensílios.

Lapa (1998) afirma que

O importante, neste senso, diz respeito à organização pessoal, onde todos devem

reservar um tempo para planejar o dia de trabalho, anotar compromissos na agenda e

consultá-la sempre que preciso, e, também priorizar os mesmos por ordem de

importância, para otimizar tempo.

Cada coisa tem seu único e exclusivo lugar. Cada coisa, após o uso, deve estar em seu lugar.

Tudo deve estar sempre disponível e próximo do local de uso. Ter o que é necessário, na

quantidade certa, na qualidade certa, na hora e lugar certos, traz vantagens como (A

IMPORTÂNCIA DOS 5S, 2009):

a) Menor tempo de busca do que é preciso para operar;

b) Menor necessidade de controles de estoque e produção;

c) Facilita o transporte interno, o controle de produção e a execução do trabalho no prazo;

d) Evita a compra de materiais e componentes desnecessários e os danos a materiais ou

produtos armazenados;

e) Aumenta o retorno do capital;

f) Aumenta a produtividade das pessoas e máquinas;

g) Maior racionalização do trabalho; menor cansaço físico e mental, melhor ambiente.

Segundo A Importância dos 5S (2009) especificar um lugar para cada coisa, decidir como

guardar as coisas, fazer uma análise do estoque, conhecendo as características de cada item,

lembrar que:

a) As coisas devem ter um nome e o nome deve ser conhecido de todos;

b) As coisas devem ter espaços definidos de estocagem e a indicação exata do local de

estocagem.

2.1.3 SEISO (Senso de Limpeza)

Busca eliminar a sujeira, ou objetos estranhos, para manter limpo o ambiente, bem como

manter dados e informações atualizadas, garantindo, assim, a correta tomada de decisões. Este

senso não é, apenas, o ato de limpar, mas o ato de não sujar (LAPA, 1998). Nesse aspecto,

poderão existir algumas resistências por questões culturais dos funcionários, dificultando a

quebra de paradigmas. O senso de limpeza, implantado, resulta em: ambiente agradável e

saudável; melhoria do relacionamento interpessoal e, por conseguinte, do trabalho em equipe

e, ainda, melhor conservação de móveis, equipamentos e ferramentas, reduzindo os

desperdícios.

O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona segundo A Importância dos 5S (2009):

a) Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho;

b) Facilita a venda do produto ou serviços;

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c) Evita perdas e danos de materiais e produtos.

d) É fundamental para a imagem (interna e externa) da empresa.

Os principais pontos nas áreas que se deve atacar com a limpeza são: processos relativos ao

produto ou serviços, de trabalho, setores, estoques em geral, sucatas, depósitos, arquivos, lixo,

áreas externas, fachadas, jardins, atendimento (LAPA, 1998).

A Importância dos 5S (2009) afirma que conscientizar as pessoas sobre a importância e os

benefícios da máxima limpeza no ambiente de trabalho. Cada um passa a ser responsável pela

limpeza em seu ambiente de trabalho:

a) Todos devem deixar ferramentas e utensílios limpos antes de guardá-los;

b) As mesas, armários e móveis devem estar limpos e em condições de uso;

c) Nada deve ser jogado no chão;

d) Diariamente, retirar pó e sujeira dos pisos, paredes, teto, e locais usados;

e) Não existe exceção, quando se trata de limpeza. O objetivo não é impressionar os

visitantes, mas proporcionar o ambiente ideal para se obter a qualidade total.

2.1.4 SEIKETSU (Senso de Asseio)

Apresentam suas respectivas particularidades como higiene, saúde e integridade. Ele cria

condições favoráveis à saúde física e mental, mantendo o ambiente livre de agentes poluentes

proporcionando uma melhor qualidade nas condições de trabalho (LAPA, 1998). Este senso

busca manter os três primeiros “S”, de forma contínua e padronizada. Este senso, ao abordar a

saúde mental, enfoca o comportamento ético, de forma que as relações interpessoais criem um

ambiente saudável, de respeito mútuo (NAKATA, 2000).

Pode-se verificar se este senso está presente checando a qualidade das relações pessoais e das

condições de higiene do local de trabalho e das áreas comuns. Se essas condições vão bem, é

sinal de que os 5S estão se tornando prática comum, compartilhada por todos da organização.

Vantagens do Senso de Asseio segundo A Importância dos 5S (2009):

a) Padronização das atividades;

b) Preservação de acidentes;

c) Elevação nos níveis de satisfação e motivação pessoais;

d) Preservação e controle dos Estresses;

e) Preservação de danos;

f) Melhoria da qualidade de vida.

Como tornar prático o Senso de Asseio entre as pessoas segundo A Importância dos 5S

(2009):

a) Busque a padronização das melhorias, cuidando para que os estágios da utilização,

ordenação e limpeza já alcançada não retrocedam;

b) Mantenha as condições do ambiente físico propício à saúde, inclusive promovendo

discussões sobre a proibição do fumo no ambiente de trabalho;

c) Mantenha sempre uma atitude mental positiva;

d) Acione os Órgãos com vistas à implantação do Programa de Prevenção e Controle do

Estresse no seu local de trabalho;

e) Participe sempre de reuniões com vistas à melhoria do clima organizacional e do

relacionamento interno;

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f) Zele pelas áreas comuns;

g) Cumpra e melhore os procedimentos de segurança individuais e coletivos;

h) Busque a saúde física, mental e emocional;

i) Realize avaliações periódicas das condições do ambiente de trabalho;

j) Promova um bom clima de trabalho, ativando franqueza e delicadeza nas relações entre as

pessoas.

É necessário que as pessoas tenham autodisciplina para respeitar, cumprir e manter decisões,

obedecer às normas e seguir os padrões estabelecidos pelo grupo (A IMPORTÂNCIA DOS

5S, 2009).

2.1.5 SHITSUKE (Senso de Autodisciplina)

Segundo Nakata (2000) é caracterizado pela educação e o compromisso. Desenvolve o hábito

de observar e seguir normas e procedimentos, como a atender às especificações. Este senso

caracteriza-se pelo desenvolvimento mental, moral e físico, para a disciplina inteligente, que é

o respeito a si próprio e aos outros. Disciplinar é praticar, para que as pessoas façam as coisas

certas, naturalmente. É uma forma de criar bons hábitos. É um processo de repetição e prática.

Saliente-se que esses Sensos movem a organização da posição atual para uma posição futura

desejável, adotando mudanças de comportamento, e relacionamento interpessoal contribuindo

com o desenvolvimento da empresa.

Vantagens do Senso de Autodisciplina segundo A Importância dos 5S (2009):

a) Conscientização da responsabilidade em todas as tarefas, por mais simples que sejam;

b) Cumprimento de regras e procedimentos estabelecidos;

c) Redução de controles;

d) Previsibilidade nos resultados das operações;

e) Serviços dentro dos requisitos de qualidade;

f) Consolidação do trabalho em equipe;

g) Desenvolvimento pessoal;

h) Maior domínio das situações.

Como tornar prático o Senso de Autodisciplina entre as pessoas:

a) Crie procedimentos claros e possíveis de serem cumpridos;

b) Em caso de não cumprimento, descubra a causa e atue;

c) Seja claro e objetivo na comunicação;

d) Cumpra os horários marcados para compromissos;

e) Lembre-se de que só existe dedicação e afinco quando as pessoas se comprometem com

aquilo que estão fazendo, e só há comprometimento quando há participação;

f) Ao atribuir uma determinada tarefa, esclareça sempre o porquê da execução;

g) Se comprometa com a melhoria contínua.

A utilização dos 5 Sensos, do Programa 5S, é a base para o desenvolvimento de várias

empresas no mundo. Entretanto, sabe-se que é apenas o primeiro passo para projetos mais

importantes como a certificação das normas ISO, por exemplo (PROGRAMA 5S). E que o

grande desafio das empresas é manter, pois a tendência é relaxar e com o tempo voltar ao que

sempre foi e é evidente que não houve uma mudança de cultura, que é fundamental para a

manutenção e o sucesso do programa.

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Na visão de Nana (2007), o Programa 5S é a implantação de uma nova cultura que necessita

contar com o comprometimento das equipes de trabalho para gerar os resultados esperados,

ambientes limpos, organizados, asseio e bem estar que proporciona condições para uma maior

produtividade.

As empresas buscam cada vez mais sistemas de gerenciamento mais produtivos, evidenciando

a redução dos desperdícios e visualizando a capacitação técnica das pessoas, têm investido

nos mais diversos programas de qualidade total (A IMPORTÂNCIA DO 5S APLICADO

NAS EMPRESAS, 2009). E com a implantação do Programa 5S na organização acredita-se

poder gerar um ambiente saudável, o crescimento da harmonia na empresa, contribuição para

o clima organizacional e a motivação elevada dos colaboradores.

O treinamento das pessoas envolvidas é fundamental para qualquer programa de Qualidade

Total e as sugestões e trabalhos realizados em parceria com os participantes do treinamento

que geram resultados positivos. A importância do treinamento está relacionada à construção

de um ambiente favorável de trabalho, esse fator é essencial para o bom desempenho da

equipe (COSTA, 2009:23).

É importante que as etapas sejam concluídas na ordem e que nenhuma seja excluída ou

inacabada, isso irá determinar o sucesso ou não da aplicação da metodologia (CAMPOS,

2004).

3. Case Indústria Gráfica

Este trabalho foi desenvolvido na empresa WR que é uma filiada da WI, sediada em

Montreal, Quebec no Canadá. Foi fundada em 1904 e no ramo gráfico deu início em 1954.

Tem instalações em vários países do mundo, como: Estados Unidos, Canadá, Brasil, França,

Reino Unido, Bélgica, Espanha, Áustria, Suécia, Finlândia, México, Peru, Chile, Argentina,

Colômbia e Índia.

A WR está instalada em Suape desde 2001 com aproximadamente 250 funcionários. Sua

conquista se deu através de grandes contratos com a Editora Abril, editora da revista Veja

entre outras e a Listel, fabricantes de listas telefônicas. Hoje em dia, produz além de listas

telefônicas e da revista Veja, produtos destinados ao comércio, como tablóides para as redes:

Wal Mart, Carrefour, G. Barbosa, Pão de Açúcar e revistas para a capital baiana como a

revista Muito e Sua Casa. E sua atividade está voltada à impressão gráfica offset.

4. Metodologia

A pesquisa é considerada qualitativa e terá à comprovação da utilização dos Sensos nas áreas,

mensurando os elementos comportamentais.

Foi utilizada uma pesquisa bibliográfica em busca de informações, retirando o conhecimento

teórico sobre o Programa 5S e Qualidade Total utilizados como ferramenta de gestão.

Realizou-se uma pesquisa em documentos da empresa como fonte de informação que auxiliou

em conhecimento mais aprofundado dos setores.

Esta pesquisa consiste em um estudo de caso em uma indústria gráfica, descrevendo

detalhadamente todos os passos relatados da implantação do Programa 5S, com o objetivo de

melhorar as condições de trabalho dos colaboradores e a melhoria dos produtos e serviços

oferecidos aos clientes, pois uma empresa que visa a excelência, atendendo de forma eficaz os

requisitos estabelecidos pelos clientes, torna-se mais competitiva e sólida para o mercado que

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é muito exigente.

O estudo de caso segundo (ACEVEDO; NOHARA, 2006:50) afirma que

A pesquisa de estudo de caso caracteriza-se pela análise em profundidade de um

objeto ou um grupo de objetos, que podem ser indivíduos ou organizações. O estudo

de caso como estratégia de pesquisa é um método que compreende o planejamento,

as técnicas de coleta de dados e as abordagens de análise dos dados. É um

delineamento que preocupa com questões do tipo “como” e “por que”, que focaliza

acontecimentos contemporâneos e não exige controle sobre eventos

comportamentais, ou seja, não se manipulam as variáveis independentes como na

pesquisa experimental. Assim como outras estratégias de pesquisa, o estudo de caso

é uma forma de investigar um assunto seguindo-se um conjunto de procedimentos

predeterminados.

A falta de organização impacta diretamente na produtividade da empresa, proporcionando

alguns problemas como: perda de matérias, ambiente carregado, falta de interesse por parte

dos colaboradores e baixa produtividade. O ambiente de trabalho desorganizado faz as

pessoas se sentirem desconfortáveis, deixando-as estressadas e com auto-estima baixa,

diminuindo a participação nas pequenas tarefas do dia-a-dia.

Com todos os problemas gerados pela falta de organização, a melhor forma de evitar esses

resultados indesejados é praticar bons hábitos, ou seja, bom senso no local de trabalho. É de

extrema importância para estabilizar o processo de produção, mantendo um padrão de serviço

adequado e um ambiente propício para todos trabalharem bem e motivados. E não permitir

que o que foi organizado não volte a ficar desorganizado novamente.

Na troca de produto é muito importante que as ferramentas estejam em seus devidos lugares e

principalmente que esteja no local certo, no momento que for preciso usar, pois a falta de uma

ferramenta pode atrasar a produção do próximo produto, acarretando um possível atraso na

produção. A sujeira em excesso contribui bastante para a perda de peças e ferramentas,

atrapalhando o serviço que está sendo executado no momento, fazendo o colaborador perder

tempo procurando a peça ou ferramenta que necessite.

Com a organização e limpeza dos setores fica mais fácil encontrar o que se está procurando,

pois reduz o tempo de troca de produto, não se perdem peças e nem ferramentas e a produção

consegue produzir os produtos e atender aos pedidos dos clientes no prazo. Propicia um

ambiente favorável para execução dos serviços, deixando os colaboradores satisfeitos e

proativos.

Desta forma julgamos a falta de organização e limpeza dos setores nessa situação um

problema de grande impacto sobre o negócio da empresa e em cima deste problema propõe-se

à utilização dos Sensos do Programa 5S nas áreas, compreendendo como funcionou a

implantação do programa 5S e seus benefícios na empresa. O estudo mostra os mecanismos

utilizados para dar continuidade ao programa, recursos fornecidos e o método utilizado para a

implantação.

5. Estudo de caso

A Direção da Empresa determinou um perfil da pessoa que deveria coordenar a implantação

do programa e que tivesse as características necessárias para um coordenador de 5S.

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O perfil desejável é ter as seguintes características:

a) ser um bom líder;

b) ser uma pessoa que tenha um bom envolvimento com as outras áreas da empresa;

c) ser dedicada e facilidade de relacionamento;

d) ter fácil comunicação com todas as pessoas;

e) ter capacidade de trabalhar em equipe;

f) ser comprometido com o Programa 5S.

A seleção do Coordenador do 5S seria o fator fundamental e teria um papel muito importante

no programa para influenciar os gestores de cada setor da empresa. E envolver os próprios

gestores que posteriormente seriam os principais facilitadores do Programa 5S na empresa.

O Diretor da empresa decidiu escolher a Coordenadora da Qualidade para coordenar a

implantação, porque era a pessoa mais capacitada e estava envolvida com todas as áreas.

As principais responsabilidades da coordenadora do 5S são:

a) elaborar um plano de implantação do Programa 5S;

b) criar um comitê de 5S com colaboradores representantes de setores diferentes;

c) por em prática o plano;

d) aplicar os treinamentos;

e) planejar e controlar as auditorias;

f) orientar a padronização;

g) realizar o planejamento das necessidades de treinamento para os colaboradores;

h) medir a eficácia dos treinamentos;

i) viabilizar a realização dos treinamentos e reciclagem do programa com os multiplicadores,

facilitadores e gestores.

O treinamento na visão de Moura (2009:8) afirma que as empresas que apostaram nessa

ferramenta têm colhido bons resultados na operação. A razão é simples: quando o colaborador

percebe que a empresa está investindo na sua formação, sente-se responsável pelo próprio

desempenho, elevando seu comprometimento com os resultados da empresa.

5.1 Conscientização da empresa

É nesse momento que deveria envolver todos os colaboradores, delegando-lhes a

responsabilidade de receber o programa 5S como uma ferramenta para auxiliar na resolução

dos problemas do dia-a-dia, além de despertar o sentimento de comprometimento de todos a

fim de minimizar a forma errada de se trabalhar evitando o retrabalho, o desperdício de

insumo, acidentes e tempo ocioso de máquinas e de pessoas, tornando o tempo improdutivo

em tempo produtivo.

Foi bastante proveitoso, pois seria muito bom que os colaboradores sentissem a necessidade

de mudar de comportamento, ou seja, mudar a cultura de fazer sempre o mais fácil, que

muitas vezes é a forma errada de se trabalhar.

A mudança de comportamento atrai muitos benefícios e que os colaboradores sairiam

ganhando.

5.2 Registros da empresa antes da implantação do programa 5S

5.2.1 Registro de antes da implantação

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Na implantação do programa foram registrados os ganhos obtidos com a utilização dos

Sensos na empresa. A direção ficou muito motivada com os benefícios alcançados e isso foi

muito importante para a continuação dos trabalhos realizados.

Nesta etapa inicial foram registradas algumas irregularidades através de fotografias e

filmagem que posteriormente seriam comparadas para constatar a evolução dos trabalhos

concluídos pelas equipes.

As fotografias tiradas foram fixadas em um painel onde a equipe pôde fazer uma avaliação do

programa 5S e constatou inicialmente a real situação de cada setor. Foi utilizado também um

quadro com uma foto tirada a cada mês no período inicial de implantação do programa, onde

a equipe realizou uma avaliação do programa 5S no setor. A avaliação teve uma pontuação

(nota de 0 a 2) e foram analisadas, as fotografias mês a mês.

Houve uma agitação muito grande por parte dos colaboradores ao verem suas áreas

fotografadas e filmadas, mas todos foram informados dos objetivos que era voltado para

melhoria dos setores e não usar para outros fins.

No início da implantação a resistência por parte dos colaboradores era notória e alguns não

demonstravam nenhum interesse em se comprometer, retardando a evolução do programa 5S.

Foi preciso mudar a estratégia para contornar a situação e conquistar a confiança dos

colaboradores elevando à autoestima de cada um mostrando os benefícios que todos iriam

ganhar com o programa.

A conscientização foi rápida e logo após deu-se continuidade ao trabalho.

5.3 Disponibilidade de recursos pela empresa

A empresa disponibilizou sala para treinamento das equipes e material didático necessário

para reforçar os conceitos da origem do Programa 5S, e o significado de cada senso dentro da

empresa, oferecendo um aprendizado de qualidade aos colaboradores envolvidos no

programa.

O material oferecido pela empresa encontra-se em uma biblioteca localizado no setor de RH

da empresa para todos os colaboradores. A utilização pode ser como consulta na empresa ou

se preferir pode levar pra casa e devolver com data pré-definida conforme regulamento

interno de utilização do acervo. O material de apoio serve, também, para elaboração de outros

treinamentos na empresa.

O prazo estimado para implantação do Programa 5S foi de 60 dias.

Foram disponibilizados materiais para elaboração dos painéis de divulgação para o

lançamento do programa.

5.4 Divulgação do programa 5s

5.4.1 Início da implantação

O anúncio formal do programa foi realizado nos Diálogos de Segurança e Qualidade (DSQ)

no início de cada turno pela Coordenadora do 5S e foi comunicada a necessidade de se

comprometer com o programa.

Foi aproveitado o momento para esclarecer aos colaboradores a importância de se adotar o

programa, fazendo uma comparação com os problemas encontrados no dia-a-dia de trabalho e

a divulgação através das fotos e das reuniões diárias realizadas em cada setor. Eram

mencionados os seguintes problemas: retrabalhos, desperdício, acidentes no local de trabalho

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por falta de atenção, perda de tempo, improdutividade, trabalho não padronizado, etc.

A declaração do compromisso com o programa foi feita através de um comunicado fixado nos

murais e por e-mail a todos os colaboradores da empresa. O início da inauguração do

programa 5S deveria ter divulgação antecipada nas reuniões de turno pelos supervisores aos

seus subordinados, informativos nos murais e refeitório nos intervalos das refeições.

5.4.2 Seleção do símbolo do programa 5S

Visando um melhor aproveitamento e participação dos colaboradores na escolha do símbolo,

que representaria a marca registrada do programa. Foi aberta uma seleção para escolher um

desenho que melhor representasse o programa 5S.

Os colaboradores, democraticamente, escolheram um colaborador com um talento nato para

desenhos que logo em seguida assumiu a responsabilidade de criar o símbolo 5S da empresa.

O colaborador responsável em desenhar recebeu várias sugestões de desenhos de seus colegas

de trabalho, onde participaram todos os setores da empresa. Os desenhos selecionados foram

divulgados em um painel e foi feita uma votação utilizando uma urna na entrada do

restaurante da empresa para receber os votos de todos os colaboradores.

As regras para a escolha do desenho foram as seguintes:

a) o vencedor seria o desenho mais votado;

b) em caso de empate o voto do Diretor da empresa decidiria o vencedor;

c) premiação.

Foi exposto que o responsável pelo desenho vencedor autorizaria por escrito a utilização do

desenho pela empresa, preservando os direitos autorais do criador da ideia.

Ficou acordado entre os participantes que os prêmios seriam camisas e bonés e que serviria,

também, como divulgação do programa.

Símbolo escolhido pela maioria dos votos mostrada na Figura 2.

Figura 2 - Símbolo do Programa 5S

Fonte: A pesquisa (2012)

5.4.3 Premiação

A premiação foi realizada na troca de turnos onde a maioria dos colaboradores pudesse

participar.

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Para surpresa de todos os prêmios foram distribuídos para todos os colaboradores que

participaram com as sugestões. Os prêmios foram oferecidos da seguinte forma:

- formar uma comissão de entrega dos prêmios com participação da Coordenadora do 5s,

Coordenadora do RH e Supervisores de cada setor;

- foi feito um agradecimento geral mencionando a importância do programa para a empresa;

- nesse momento foi apresentado o símbolo vencedor que representaria o programa, através de

um painel e o significado do símbolo com a ideia de continuação, ou seja, melhoria

contínua.

Foram espalhados cartazes pela empresa e distribuídos folhetos informativos para que o

programa ficasse presente no dia-a-dia dos colaboradores.

5.4.4 Treinamento

5.4.4.1 Elaboração do Plano de Treinamento

O comitê elaborou um plano de treinamento considerando a sistemática do programa,

divulgando nos murais.

Na elaboração do plano foram considerados os setores mais críticos da empresa e o prazo de

execução de cada setor.

Durante o período de treinamento foi levantada a ideia pelo comitê de 5S de que fizesse um

levantamento dos principais problemas do setor. O objetivo era avaliar o nível de participação

dos colaboradores e conduzi-los a atuarem da melhor forma possível nas reclamações.

Foram escolhidos os facilitadores do programa para cada setor, durante o período de

implantação do programa. Eles apoiariam as equipes e passariam toda informação necessária

para a Coordenadora e o comitê de 5S.

Os facilitadores além de participar nas melhorias dos setores também participavam

acompanhando as auditorias de realizadas nas áreas com os responsáveis.

5.5 Implantação do programa 5S

5.5.1 Etapa 1 – Fase inicial do programa

A implantação do programa teve o seguinte prazo recomendado para aplicação conforme

Tabela 1 cronograma abaixo:

1ª Semana Descarte

2ª Semana 1º S Utilização

3ª Semana 2º S Ordenação

4ª Semana 3º S Limpeza

5ª Semana 4º S Higiene e 5º S Auto Disciplina

Tabela 1 - Cronograma de implantação


O Programa 5S consiste em que cada gestor de área junto com a sua equipe, fizesse um

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levantamento de todos os problemas relacionados inicialmente aos Sensos de Utilização,

Ordenação e Limpeza no seu setor.

Para conduzir e facilitar levantamento, os gestores utilizaram o material teórico para

relacionar os materiais que seriam descartados ou reaproveitados.

Todos os gestores de área, facilitadores, coordenadora do programa para acompanharam cada

senso.

O material retirado de cada setor foi separado, identificado com uma etiqueta de descarte de

material e colocado em uma área reservada, visível para que todos tivessem acesso. O

material que foi reaproveitado para outro setor teve a etiqueta preenchida com os dados do

setor de destino.

O material ficou disponível por uma semana na área de descarte de material até ser destinado

para sucata ou vendido, caso não tivesse utilização para a empresa.

5.5.2 Etapa 2 – Treinamento de reciclagem

A reciclagem ocorreu no terceiro mês após o término do treinamento inicial.

O comitê de 5S ficava responsável em aplicar os treinamentos de reciclagem para os seus

colaboradores.

A forma utilizada para avaliar o aprendizado foi da seguinte forma:

a) uma dinâmica onde todos participaram;

b) foram utilizados vários exemplos de problema do dia-a-dia do trabalho;

c) a participação se deu com a análise de cada colaborador, identificando cada senso no

material utilizado para o treinamento;

d) após identificação do senso os colaboradores participavam da ação preventiva e da ação

corretiva do problema proposto.

5.6 Acompanhamento e controle do programa

5.6.1 Auditoria

Para que os colaboradores se envolvessem mais com os conceitos do programa 5S e para

garantir a manutenção foram realizadas auditorias periódicas seguindo o padrão de auditorias

internas.

Os setores eram comunicados com uma semana de antecedência da data da auditoria e do

conteúdo do check list e dos critérios de avaliação. Para isso, eram realizadas auditorias

preliminares.

Foram adotadas as seguintes características da postura do auditor que serviriam para o

sucesso do programa:

a) não criticar;

b) organizado e pontual;

c) ter humildade;

d) acima de tudo profissional.

O objetivo das auditorias era de estimular a prática dos Sensos pelos colaboradores

independentemente de auditorias, praticar porque seria bom para eles mesmos.

5.6.1.1 Controle de auditorias

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Com o plano de auditorias foi estabelecida uma periodicidade que mantivesse as pessoas

envolvidas e motivadas.

5.6.1.2 Divulgação dos resultados das auditorias

O resultado das auditorias era divulgado em reunião com os gestores de cada setor e era

apresentado o resultado da auto avaliação dos programas 5S sinalizado por cor, onde a cor

vermelha era necessidade de melhoria, a cor amarela sinalizava que poderia melhorar mais e a

cor verde apresentava que o setor estava em melhoria continua e ficava exposto nos setores.

5.7 Plano de ação

O plano de ação para resolver o problema encontrado era tratado com o comitê de 5S após a

auditoria que define alguns critérios que são:

a) estabelecer um prazo corrigir o erro;

b) envolver as pessoas de outros setores que seriam responsáveis pela correção;

c) comprometimento com o prazo;

d) verificar se o prazo estabelecido estava de acordo com todos os presentes na reunião;

e) priorizar as ações por custo benefício.

O desenvolvimento do plano de ação foi através de atuação corretiva, definição de metas com

métodos que permitissem atingir as metas propostas, executarem as tarefas coletando os

dados e verificando os resultados das tarefas executadas, ou seja, Planejar (Plan), Executar

(Do), Verificar (Check) e Atuar (Action) (PDCA).

O PDCA compõe o melhoramento contínuo dos processos (CAMPOS, 1994).

O ciclo PDCA, ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, é um ciclo de desenvolvimento que

tem foco na melhoria contínua (CICLO PDCA, 2009) mostrada na Figura 3.

Figura 3 - Ciclo PDCA

Fonte: Campos (1994)

Conforme o Ciclo PDCA (2006), os passos são os seguintes:

- Plan (Planejar): estabelecer missão, visão, objetivos (metas), procedimentos e processos

(metodologias) necessários para se atingir os resultados;

- Do (Executar): realizar, executar as atividades planejadas;

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- Check (Verificar): monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e

resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificações e estado desejado,

consolidando as informações, eventualmente confeccionando relatórios;

- Action (Agir): agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatórios, eventualmente

determinar e confeccionar planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, eficiência e

eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas.

5.8 Utilização dos Sensos na empresa

O comitê do Programa 5S programou reuniões periódicas com os colaboradores para manter a

motivação e compartilhar as melhorias da utilização dos Sensos nos setores.

Nas reuniões eram apresentados os trabalhos de melhorias realizados com base no 5S.

As reuniões eram agendadas com antecedência para que todos participassem. Os avisos eram

afixados nos murais e por e-mail interno.

5.8.1 Reciclagem do 5S

Para não deixar o ritmo cair, a empresa proporcionava cursos de reciclagem a cada trimestre

onde todos os colaboradores poderiam participar para que os conceitos do Programa 5S

fossem ampliados.

Nos cursos de reciclagem sempre apareciam novidades por parte dos colaboradores, isso

enriquecia muito os treinamentos e o nível de conhecimento era ampliado.

5.9 Contribuição do 5S para a empresa

A preocupação da empresa em implantar o Programa 5S foi de beneficiar os colaboradores,

proporcionado o crescimento profissional de cada um dentro da empresa. Os colaboradores

ficaram estimulados com o programa e ficaram mais criativos, melhorando as condições de

trabalho.

A empresa procurou fazer de uma forma que todos tivessem um crescimento ordenado e que

se preparassem para outros programas de melhoria.

A implantação do Programa 5S trouxe as seguintes contribuições para a empresa:

a) um ambiente de trabalho mais agradável;

b) redução de acidentes de trabalho;

c) melhoria na troca de produto;

d) redução de esforço de trabalho;

e) redução do tempo de procura de materiais.

Com o objetivo de padronizar e estabelecer procedimentos de utilização, ordenação e limpeza

de uma forma que garanta a manutenção do Programa 5S, devem ser adotadas algumas

formas que incentivem a prática, como por exemplo:

a) disponibilizar meios para que todos pratiquem do 5S;

b) disponibilizar os resultados das auditorias;

c) gestão a vista do antes e depois.

Algumas ações foram tomadas quase sem custo algum, apenas reutilizando material reciclado

do próprio resíduo gerado pela empresa conforme Figura 4 que relata o material antes e o que

foi produzido depois conforme Figura 5. Foram utilizadas pastas que estavam fora de uso, que

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seriam jogadas fora, para confeccionar a estação de 5S no setor de solução de fonte, também

foram utilizados os depósitos de cola, que é resíduo na área de acabamento, para fazer os

lixeiros e incentivar à coleta seletiva na empresa.

Fotos tiradas das áreas evidenciando o antes e o depois do 5S:

a) quadro de controle de solução de fonte;

Antes Depois

Figura 4 - Quadro de Controle de Solução de Fonte

Fonte: O autor (2012) Figura 5 - Quadro de Controle de Solução de Fonte


Materiais utilizados na criação do Quadro de Controle de solução de fonte Figura 6.

Figura 6 - Material reutilizado no Quadro de Controle


b) estação 5S no setor de solução de fonte;

Antes Depois

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Figura 7 - Estação 5S

Fonte: O autor (2012) Figura 8 - Estação 5S


Criação da Estação 5S Figura 9.

Figura 9 - Criação da Estação 5S


c) sistema de abastecimento de solução de fonte;

Anteriormente as máquinas trabalhavam com um sistema de abastecimento de solução de

fonte individual conforme Figura 10 e o setor era muito desorganizado, mas com a

padronização do sistema de dosagem criou-se um sistema de abastecimento central conforme

Figura 11 que alimentassem as 6 máquinas, tendo um ganho de liberação de área e

organização do setor de impressão.

Antes Depois

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Figura 10 - Sistema de abastecimento de Solução de

Fonte individual


Figura 11 - Sistema de Distribuição de Solução de

Fonte Central


d) parede na lateral da impressora;

Na lateral da impressora acumulava-se muita sujeira e as paredes ficavam manchadas de tinta

pelo manuseio dos cilindros retirados da máquina conforme Figura 12, mas foi realizada uma

limpeza no local removendo todo o material. Com a remoção do material houve uma

necessidade de se pintar a parede e criar um suporte para os cilindros conforme Figura 13. O

resultado foi na organização e na conservação do setor, mantendo o ambiente limpo e

agradável para se trabalhar.

Antes Depois

Figura 12 - Parede na lateral da impressora

Fonte: O autor (2012) Figura 13 - Parede na lateral da impressora


e) caixa de ferramenta da impressora.

A caixa de ferramentas ficava aberta para qualquer operador de outras máquinas utilizarem

conforme sua necessidade, mas como o setor era frequentado por todos que precisavam de

ferramentas, deixavam o setor desorganizado, sujo e às vezes perdiam ferramentas ou

guardavam outros objetos deixando um ambiente sem condições de trabalho, por falta de

ferramentas e por falta de organização.

Entretanto, houve uma conscientização de todos e uma necessidade de mudar o ambiente de

trabalho e forma de trabalho de todos. Aproveitou-se que a lateral estava sendo pintada para

limpar e organizar a caixa de ferramentas tornando o trabalho mais simples com as

ferramentas em seu devido lugar e um ambiente mais agradável para se trabalhar, reduzindo o

tempo de procura por ferramenta no local de trabalho.

Antes Depois

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Figura 14 - Caixa de Ferramentas

Fonte: O autor (2012) Figura 15 - Caixa de Ferramentas


6. Conclusões

O resultado deste trabalho foi muito satisfatório, pois beneficiou tanto o colaborador quanto a

empresa e não teria êxito algum sem participação de todos envolvidos direto e indiretamente

no Programa 5S.

O objetivo do 5S é buscar a harmonia do colaborador no local de trabalho, conquistando a

melhoria com a utilização dos Sensos.

Para que o programa seja um sucesso, o comprometimento deve ser de todos, principalmente

dos gestores porque a falta de comprometimento interfere em qualquer ferramenta de

qualidade total, podendo fracassar, fazendo a empresa retornar ao que era antes da

implantação do programa.

A direção da empresa ficou muito satisfeita com os resultados obtidos e se comprometeu em

dar continuidade, aproveitando o 5S implantado que serve como base, para outras conquistas

futuras e investimentos que por sua vez trará mais resultados para a empresa, contribuindo

diretamente para sustentabilidade do negócio.

É sabido afirmar que o retorno referente aos resultados do Programa 5S é de longa duração e

não será diferente com a empresa pesquisada. Mas, há resultados que são notórios e que dão

resultados imediatos que é a satisfação dos colaboradores em trabalhar em um ambiente

limpo, organizado e com baixo risco de acidentes do trabalho, que por sua vez reduz a

quantidade de colaboradores estressados no local de trabalho.

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