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Módulo I

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um grande sucesso em sua carreira.

Desejamos boa sorte e bom estudo!

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Equipe Cursos 24 Horas

SUMÁRIO

Unidade 1 – Abordagem inicial..................................................................................... 5

1.1. O que é um evento? ............................................................................................ 5

1.2. Produção de eventos......................................................................................... 10

1.3. Tipos de eventos............................................................................................... 14

1.4. Eventos especiais ............................................................................................. 24

1.5. O que é ser um produtor de eventos? ................................................................ 27

1.6. Habilidades e competências de um produtor de eventos.................................... 31

1.7. Mercado de eventos.......................................................................................... 34

1.8. Entidades representantes do setor de organização de eventos............................ 36

Unidade 2 – Produção pré-evento................................................................................ 40

2.1. Planejamento de um evento .............................................................................. 40

2.2. Estudo de mercado e viabilidade....................................................................... 41

2.4. Definição do local, data e horários do evento.................................................... 48

2.5. Escolha da equipe técnica................................................................................. 53

2.6. Planejamento geral do evento ........................................................................... 56

2.7. Captação de recursos ........................................................................................ 63

2.8. Divulgação do evento ....................................................................................... 68

Conclusão do Módulo I............................................................................................... 73

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INTRODUÇÃO

Certamente, em algum momento, você já

deve ter tido a oportunidade de participar de um

acontecimento planejado, que reuniu um grupo de

pessoas com um objetivo comum.

Desde uma comemoração simples como

uma festa de aniversário, de casamento ou um chá de cozinha – considerados eventos

sociais até aqueles mais técnicos, como um congresso ou uma palestra. Em qualquer das

situações, todos eles são eventos.

É fundamental para o profissional responsável por sua organização saber o quê,

quando e como aplicar as diversas ferramentas para a produção de um evento. A

inteligência e a honestidade são peças chaves para cumprir tal função.

O trabalho do produtor de eventos é voltado para a satisfação das necessidades e

expectativas de seu público alvo, sejam eles clientes, patrocinadores, fornecedores ou

participantes. É claro que a satisfação também é do profissional, uma vez que ofereceu

sua dedicação de profissionalismo e competência em prol de um objetivo.

Neste curso abordaremos as principais técnicas desta atividade. Durante o

desenvolvimento do curso, você irá aprender sobre os conceitos de eventos, as noções

de organização e planejamento do mesmo, alguns tipos de eventos, o que de fato é ser

um produtor e ainda as habilidades e competências desse profissional para atender a

demanda do mercado.

Veremos também como é a produção pré-evento, incluindo o planejamento,

criação, estudo de mercado e viabilidade, escolha da equipe e as formas de captar

recursos e divulgar um evento.

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Não podemos deixar de destacar os cuidados a serem observados durante o

evento como decoração, espaço e a qualidade dos recursos utilizados pelo organizador.

Por fim, você aprenderá sobre cerimoniais e protocolos e ainda sobre a fase pós-

evento que, por sua vez, é muito importante para avaliar de forma completa a realização

do evento.

Há oportunidades, no entanto o mercado de trabalho carece de profissionais

qualificados. Aproveite.

Bom Estudo!

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Unidade 1 – Abordagem inicial

Olá!

Seja bem-vindo!

Nesta unidade procuraremos oferecer uma ideia geral do desenvolvimento e

comportamento da área de eventos, desde tempos remotos até os dias atuais.

Nossa intenção é transmitir conhecimentos a respeito desta área e a importância

de identificar e conhecer os tipos de eventos para assim, ter capacidade de organizá-los

com sucesso.

Além disso, você vai conhecer também algumas habilidades e competências

necessárias para ser um produtor de eventos qualificado, podendo fazer a diferença no

desenvolvimento de sua carreira profissional.

1.1. O que é um evento?

Antes de compreender os conceitos e práticas da

profissão exercida por um produtor de eventos, é necessário

estudar com clareza a definição do termo eventos, para assim,

ter plena capacidade de produzi-lo com qualidade e de forma

organizada.

De acordo com a definição apresentada no dicionário Aurélio, a palavra “evento”

significa:

1. Qualquer acontecimento relativamente importante.

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2. Eventualidade.

3. Reunião Social.

Há muitos conceitos que norteiam o significado desta palavra, desde as mais

simples até as mais complexas citações. Segundo estudiosos, pode ser considerado

Evento:

– Seleção de público alvo e agrupamento em determinado local, ambiente e horário,

onde todos os interessados estarão voltados para o mesmo interesse;

– Todo acontecimento fora da rotina, que tem local, data, hora e objetivos definidos.

A origem da palavra vem do termo “eventual”, o mesmo que casual. Um

acontecimento não rotineiro e que sempre é programado para reunir um grupo de

pessoas.

Por ser uma atividade diversificada, um evento nada

mais é do que um fato que desperta atenção, podendo até virar

notícia e com isso, divulgar o organizador ou mesmo a atração.

Neste sentido, o produtor de eventos deve se conscientizar de

que seu trabalho é muito importante uma vez que lida e atinge

um determinado público alvo.

De acordo com dados do SEBRAE, acontecem,

anualmente, no país mais de 300 mil eventos, envolvendo milhões de participantes. Isto

resulta na geração de empregos diretos, indiretos e terceirizados.

A tendência é de crescimento no setor, uma vez que a chamada globalização,

além de mudar as características da economia mundial, encurtou distâncias e aproximou

povos e culturas.

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O mercado para os profissionais da área é promissor, já que são realizados

eventos com as mais diversas finalidades, sejam elas para comemorar, capacitar, educar,

promover, integrar, expor, divulgar produtos, entre outras.

Classificação de eventos

Os eventos podem ser classificados em:

Institucionais: Este tipo de evento é normalmente organizado para divulgar uma

instituição e/ou comunicar a sua existência através de uma boa imagem organizacional.

Em geral, os eventos são classificados da seguinte forma:

- Políticos;

- Sociais;

- Técnicos;

- Beneficentes.

- Folclóricos;

- Científicos;

- Culturais;

- Religiosos.

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Promocionais:

Os eventos promocionais são organizados para a comercialização de serviços,

tais como: venda de produtos, ingressos, etc. Por isso, também pode ser considerado

uma ferramenta de comunicação, já que a sua função é promover algo.

Geralmente, quando este evento é realizado a organização passa a ser

reconhecida pelos participantes.

Breve histórico sobre o surgimento dos eventos

Os eventos sempre estiveram presentes nas

sociedades, desde as mais antigas até as atuais. O homem

sempre criou situações e oportunidades para se reunir com

outras pessoas com o objetivo de ampliar seus

relacionamentos e o convívio em família, no trabalho, na

escola ou no lazer e, por consequência, de quebrar a rotina

dos seus afazeres cotidianos.

Desse modo, pode-se concluir que a característica principal de um evento seja a

de oportunizar situações de encontro entre as pessoas para reuniões em que se

compartilhem os interesses comuns.

Acompanhe a trajetória histórica dos eventos:

Antigo Egito: No antigo Egito, os eventos ocorriam por meio de cerimônias religiosas e

eram organizadas em torno de um ritual de honras, destinadas à corte e à vida do Faraó;

Na China: A China até hoje é considerada mestre no assunto. A prova disso é o

Cerimonial chinês, e os seus registros na formação de ordem das civilizações antigas;

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Civilização Greco-Romana: Eram muito comuns os eventos relacionados com

competições esportivas;

Idade Média: Neste período os eventos aconteceram por meio de representações

teatrais, conferências e congressos.

Revolução industrial: Evento que permeabiliza a organização técnica-científica, como

congressos, painéis, encontros profissionais e outros.

Com a ascensão da Revolução Industrial o

quadro dos eventos sofre uma brusca alteração, a

mão de obra barata passa a ser substituída por

máquinas, trabalho este que desintegrou o

homem da sua função para dar lugar aos meios

de transporte e de comunicação.

Este processo de evolução culminou para área de estudos e pesquisas, que

facilitaram o surgimento de eventos técnicos, ligados a vários campos das ciências,

exatas, da saúde, sociais científicas e da natureza.

Os avanços do século XX: Os avanços proporcionados pela revolução industrial

contribuíram significantemente para o desenvolvimento dos eventos, trouxe grandes

oportunidades econômicas, abrindo caminho para o emprego e mudanças na economia.

E como resultado disso, macros ou megaeventos cada vez mais se sobressaem.

Os eventos no Brasil: No Brasil, os primeiros indícios do evento como produto de

comunicação só é analisado a partir da década de 1960. A partir daí começa-se a investir

mais neste setor e as primeiras entidades de classe começam a surgir, tornando em 1977

o segmento da Associação Brasileira das Empresas de Eventos – ABEOC.

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1.2. Produção de eventos

A produção de eventos precisa, primeiramente, passar por um planejamento

detalhado e organizado, abrangendo todas as etapas, desde a ideia até a conclusão. Isto

colabora para que o resultado final possa atrair o público interessado.

Portanto, o sucesso de um evento está

intimamente ligado ao grau de elaboração de seu

planejamento e organização. Quanto maior for o

empenho dos organizadores, maiores serão as

possibilidades de se atingir os objetivos e metas

esperadas.

Deve-se ter em mente que um evento caracteriza-se por uma atividade

momentânea em que não há possibilidade de ser remanejada. Mudanças feitas de última

hora traduzem a falta de organização, além de serem percebidas pelos participantes.

Por sua transparência e dinâmica própria, os eventos acabam refletindo a

imagem de seus organizadores, demonstrando, assim, o conceito e o grau de

organização da própria instituição.

Desta forma, o planejamento acaba por ser um instrumento valioso para os

organizadores e um guia seguro para o desenvolvimento da atividade e sua posterior

avaliação.

Noções de organização e planejamento de um evento:

O que é um evento?

– É um fato: tem local, data, horário, início e fim;

– Deve ser marcante, gerar emoções;

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– Deve ser um acontecimento (virar notícia).

Alguns ingredientes indispensáveis ao evento:

– Música;

– Comida;

– Emoção;

– Novidade;

– Virar notícia.

Características de um evento:

– O evento como um fato - tem data e horário de início e fim. (planejamento);

– O evento como um acontecimento - gera sensação, criatividade, emoções, algo novo,

clima do evento;

– O evento como notícia - o sucesso do evento faz dele notícia na mídia sendo bom para

o patrocinador, promotor, participante e organizador.

O que as pessoas esperam de um evento?

� PARTICIPAÇÃO: Envolvimento, interatividade, entretenimento;

� EMOÇÃO: Surpresa, novidade, atração;

� FANTASIA: Tema, sonhos, decoração;

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� REALIZAÇÃO: Satisfação, objetivo.

Como organizar eventos de sucesso:

As estratégias de comunicação são praticamente a base

para realizar um evento de sucesso. No entanto, os produtores

devem fazer uso correto dessa ferramenta.

A princípio, produzir eventos é uma função destinada a

pessoas competentes para organizar e pacientes para suportar os

momentos de pressão e estresse. Desde a organização de uma

reunião até um congresso de vendas, tudo precisa ser

cuidadosamente pensado.

Destacamos abaixo, as principais orientações para quem deseja organizar um

evento de qualidade. Este é apenas uma introdução, uma vez que ao longo do curso,

você receberá detalhadamente todas as informações necessárias para realizar um evento

de sucesso.

1) Planeje bem – Planejar é fundamental para o profissional de eventos. Tudo deve ser

criteriosamente pensado, pois as chances de que algo não ocorra conforme o esperado é

praticamente de 100%. Portanto, não se descuide;

2) Cheque várias vezes – Convites, recepcionistas, serviço de alimentação, transporte,

divulgação, cerimonial, enfim, uma série de itens que deve ser corretamente conferidos

e checados quantas vezes achar necessário;

3) Escolha os melhores fornecedores – Nem que para isso você precise pagar um pouco

mais caro;

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4) Certifique-se de que todos os seus fornecedores são responsáveis e de excelente

qualidade;

5) Antes de qualquer ação operacional, você deve pensar no evento, detalhe a detalhe,

etapa a etapa;

6) Deve levantar todas as variáveis que possam contribuir para o fracasso do evento;

7) Saiba que um evento é mais lembrado pelo que deu de errado do que pelo seu

sucesso;

8) As falhas, as gafes, os improvisos chamam muito mais a atenção que o andamento

perfeito das coisas.

Portanto, para você que deseja ingressar neste segmento, saiba que produzir um

evento organizado não é para quem tenta conquistar clientes pelo menor valor, o que

certamente culminará com a entrega de um serviço de qualidade duvidosa.

Os melhores clientes são aqueles que exigem perfeição do começo ao fim com o

objetivo de tornarem-se visíveis para seus públicos por meio de ações de eventos, não se

importando muito com o valor a ser investido.

É claro que o preço é um ponto muito importante dentro do planejamento

orçamentário de qualquer evento. Entretanto, não deve cooperar para a exclusão de

serviços de qualidade que, por sua vez irá garantir a plena satisfação de seus clientes. Se

for organizar eventos, pense em tudo isso.

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1.3. Tipos de eventos

Como mencionando no tópico anterior, os eventos em geral se apresentam em

diferentes modalidades, variando de acordo com o tema ou forma abordada.

Em geral, os eventos são muito importantes para o meio social, uma vez que

pessoas com os mesmos interesses se reúnem, promovendo movimento social e

econômico.

De forma ampla, são classificados em eventos comerciais, políticos, sociais,

esportivos, gastronômicos, culturais, técnicos, turísticos, entre outros. Neste sentido,

cada um desses segmentos apresenta, em geral, eventos específicos, tais como:

• Eventos Científicos ou técnicos: Compostos por congresso, seminário, palestra,

entre outros.

• Eventos Artístico/culturais: Compostos por desfile, festival, concerto, show,

amostra, exposição, entre outros;

• Eventos Comerciais: Compostos por convenção, workshop, leilão, feira,

exposição, desfile, encontro, reunião, entre outros;

• Eventos Sociais: Compostos por recepção, baile, casamento, formatura,

aniversário, passeio, entre outros;

• Eventos Culturais: Compostos por congresso, seminário, simpósio,

conferência, curso, palestra, mesa-redonda, painel, fórum, entre outros;

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• Eventos Artístico/culturais: Compostos por desfile, festival, concerto, show,

amostra, exposição, entre outros;

• Eventos Esportivos: Compostos por competição, remate, excursão, premiação;

• Eventos Históricos: Compostos por aniversário, inauguração, comemoração,

desfile, entre outros;

• Eventos Gastronômicos: Compostos por banquete, coquetel, festival, entre

outros;

• Eventos Religiosos: Compostos por encontros, festa, concílio, cerimonial;

• Eventos Políticos: Compostos por debate, reunião, palestra, homenagem,

convenção.

Vejamos a seguir as características básicas dos principais eventos:

Congresso

Evento promovido por entidades associativas, ou seja,

encontro formal de representantes de diversos Estados para

discussão de negócios e/ou outros assuntos que interessem a

um determinado segmento profissional.

Congresso pode ser definido ainda como uma reunião

de pessoas com o objetivo de estudar temas diversos. Ao

final dos trabalhos, as conclusões são adotadas, no todo ou

em parte após serem encaminhadas às autoridades.

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Por ser um evento, o congresso deve ser planejado, organizado e executado sob a

responsabilidade de especialistas.

Os congressos são eventos de grandes proporções, podendo ser de âmbito: local,

regional, nacional e internacional. Geralmente, possui duração de três dias ou mais. As

sessões de trabalho dos congressos são divididas em várias atividades paralelas, tais

como:

– Mesa redonda;

– Conferência;

– Palestras;

– Simpósio;

– Tema livre;

– Comissões;

– Painéis;

– Cursos;

– Oficinas;

– Workshop;

– Entre outros.

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Tipos de congressos:

Científicos: Geralmente, são eventos promovidos por entidades da área médica,

farmacêutica, odontológica ou de outros ramos das ciências naturais e tem como

objetivo, o debate sobre as novas descobertas.

Técnicos: Normalmente, são eventos promovidos por entidades e estão relacionados às

ciências sociais e exatas.

Convenção

Atividade promovida por entidade política ou empresarial, caracterizada por ações

comercial, comemorativa, vendas, entre outras.

As convenções são realizadas para reunir um grupo de

profissionais da mesma empresa ou de todos os envolvidos

direta e indiretamente com a empresa, como por exemplo,

fornecedores, com o intuito de proporcionar uma maior

integração, permitindo que haja troca de experiências e

conhecimento.

O caráter principal deste evento é fazer a integração entre as pessoas

pertencentes à empresa e que estão envolvidas em áreas de atividades distintas, o

objetivo é provocar a estimulação nos grupos, para que possam agir em defesa dos

interesses da instituição promotora.

Seminário

O seminário consiste, basicamente, em uma

exposição seguida de uma apresentação oral, realizada por

uma ou mais pessoas para participantes que possuam algum

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interesse ou conhecimento prévio do assunto a ser debatido. Geralmente, todos

participam, discutindo e obtendo conclusões sobre o tema.

A dinâmica do evento divide-se em três momentos:

- Fase da exposição: quando o participante contribui, realizando uma pesquisa e

levando o trabalho para apresentação e análise em grupo;

- Fase da discussão: quando o assunto é debatido amplamente por todos os envolvidos;

- Fase da conclusão: quando as opiniões são polarizadas pelo coordenador para que

sejam submetidas à aprovação e feedback do grupo, que podem sugerir, ao final,

possíveis recomendações para a sessão.

Por ser uma reunião para discussão de grande eficiência, esse tipo de evento

desperta maior interesse entre os seus participantes, desde que, obviamente, o

seminarista tenha uma participação eficaz na pesquisa e, principalmente, no relato do

tema que lhe foi atribuído.

Com essa iniciativa, provoca-se grande repercussão atingindo com eficiência ao

público a que se destina cujo objetivo não seja necessariamente provocar a solução de

um problema, mas com o propósito de somar informações e experiências das mais

diversas, havendo a liberdade de argumentação e opinião, buscando a consecução dos

resultados.

Mesa redonda

A mesa redonda é uma reunião formal, normalmente, quem

a conduz é um coordenador, que pode ser denominado

presidente. Reúne em média 10 pessoas e tem a duração de

uma hora e meia. Toda discussão é, moderadamente,

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orientada para que gire em torno de um tema principal.

Desenvolvimento:

Em geral, os participantes da mesa-redonda, são especialistas e a eles é dado o

direito de apresentação do tema abordado, de acordo com os seus pontos de vista, além

de ser-lhes garantido um tempo determinado para a exposição.

Ao término das declarações, são debatidos os vários pontos da tese em conjunto,

que podem ser feitos na forma de perguntas, por escrito ou oralmente.

O coordenador tem como missão conduzir os trabalhos de forma que os

verdadeiros objetivos sejam atingidos.

Simpósio

O simpósio é semelhante à mesa redonda, porém

possui como característica o fato de ser de alto nível, com

a participação de especialistas de renome.

Embora se assemelhe à mesa redonda, o simpósio

possui características diferentes, a principal diferença, é a de que no simpósio não há

debate entre os expositores sobre os temas apresentados, ao contrário, por ser aberto ao

público, estes podem participar ativamente dos trabalhos realizando perguntas e

recebendo respostas.

O principal objetivo deste evento é realizar um intercâmbio de ideias e

informações.

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Painel

O painel são reuniões organizadas a um pequeno

número de especialistas. Os participantes deste evento

costumam ser um presidente, coordenador e um moderador.

Esse evento é um tipo de reunião derivado da mesa

redonda. O que difere este evento desta é a realização de uma

exposição fechada, onde embora o público participe não lhe é

dado direito de formular perguntas à mesa.

Jornadas

São reuniões realizadas por determinados grupos

profissionais ao longo de períodos, o objetivo destas é

debater assuntos, que dificilmente, são discutidos em

congressos.

Esse é um evento de âmbito menor do que o

congresso, tanto em termos de duração, quanto em número de participantes, abordando

campos de conhecimento mais específicos. Na verdade, podem ser considerados

minicongressos que se constituem em reuniões de grupos de uma determinada região.

Fórum

O Fórum é um tipo de evento realizado para um número expressivo de pessoas

que têm interesses em debater acerca de problemas sociais.

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Este tipo de reunião deve ser coordenada a partir de uma abordagem de interesse

geral, que mobilize a participação da coletividade, para tanto, os locais das reuniões

devem ser amplos.

Conferência

A conferência é uma forma de reunião informativa

muito comum realizada para um grande número de

pessoas. Nela, são discutidas questões consideradas

importantes, nesse tipo de reunião, é exigida como

formalidades a presença de um presidente para fazer a

apresentação do conferencista e presidir os trabalhos.

Não é permitida nenhuma interrupção durante o discurso, aceitando perguntas

somente ao final do pronunciamento, de forma escrita e devidamente identificadas. No

entanto, quando a conferência é realizada na abertura de um evento maior, deve-se

evitar perguntas para não comprometer a ordem do dia.

A conferência visa a um público específico que demonstra familiaridade com o

assunto abordado.

Palestras

A palestra é um tipo de evento que necessita de um

membro para realizar a apresentação de um ou mais

palestrantes aos quais cabe o dever de informar algo, seja

para serviços, divulgação de produtos, projetos ou ainda

para conscientizar as pessoas de determinado assunto ou

problema. O público participa diretamente com perguntas.

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Ciclo de palestras

Este evento é um tipo de reunião que se assemelha a conferência, a diferença

entre essa e aquela está no fato de que no ciclo uma série de palestras são pronunciadas

por professores e especialistas sobre um mesmo assunto.

Workshop

O Workshop é o ambiente onde, basicamente, ocorre

a exposição de produtos.

É a exposição de um produto por um especialista que

estimula o participante a transformar a teoria em prática.

Tendo como objetivo detalhar, aprofundar um determinado

assunto de maneira mais prática. Geralmente, possui um

moderador e um ou dois expositores.

A dinâmica do evento divide-se em três momentos:

– Exposição;

– Discussão em grupos ou equipe;

– Conclusão.

O aspecto fundamental de sua promoção consiste em:

� Estimular as vendas;

� Promover contatos;

� Fazer pesquisa de mercados.

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Coquetel

O Coquetel é um evento de recepção gastronômica que, normalmente, são breves e

tendem a promover a comemoração de datas significativas e importantes, como:

– Recepção de pessoas;

– Apresentação de produtos no mercado;

– Conclusão de curso;

– Inauguração;

– Casamento;

– Posse em cargos;

– Abertura ou encerramento de eventos principais;

– Homenagens;

– Entre outros.

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O coquetel pode ser caracterizado como uma comemoração simples, uma vez

que o ambiente e os serviços oferecidos são de domínio informal, já que pretende

estimular a participação das pessoas.

Feiras e exposições

Caracteriza-se por ser um evento de caráter

comercial de grande porte e é capaz de reunir vários

contatos interessados na exposição ou apresentação de

algum produto; bens, além de serviços e apresentação

ou lançamento de novas tecnologias, são os chamados

vendedores, fabricantes, compradores ou clientes,

consumidores ou usuários.

Por sua amplitude, eventos como este, exigem cuidados com a montagem de

instalações especiais e também com a utilização do espaço.

1.4. Eventos especiais

Segundo a definição de Allen, no livro “Organização e Gestão de Eventos” o

termo “eventos especiais” foi criado para descrever rituais, apresentações ou

celebrações específicas que tenham sido devidamente planejados e criados para marcar

ocasiões especiais ou atingir objetivos específicos de cunho social, cultural ou

corporativo.

Entre suas características podemos destacar:

– Atraem grande quantidade de pessoas;

– Geralmente chamam atenção;

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– Objetivam influenciar a opinião pública;

– Podem atrair e despertar grande interesse dos meios de comunicação de massa na sua

cobertura;

– Contam com recursos humanos capazes de atuar com competência e eficiência.

Dentre os eventos especiais, incluem-se os:

� Feriados comemorativos e festivais nacionais;

� Importantes ocasiões cívicas;

� Performances culturais exclusivas;

� Competições esportivas importantes;

� Funções corporativas;

� Promoções comerciais;

� Lançamentos de produtos.

Como descrito no livro “Organização e Gestão de Eventos” de Allen, O’Toole,

Mc Donnell e Harris.

São apresentadas duas definições referentes ao contexto de eventos especiais:

uma do ponto de vista do organizador do evento e outra do ponto de vista do

consumidor ou visitante.

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1. Evento especial é todo evento excepcional ou infrequente que aconteça fora dos

programas ou atividades normais do grupo patrocinador ou organizador;

2. Para o consumidor ou visitante, o evento especial é uma oportunidade para uma

atividade social, cultural ou de lazer fora do âmbito normal de escolhas ou além da

vivência cotidiana.

Os eventos especiais são classificados de acordo com seu porte e escala. As

categorias mais comuns são:

– Megaeventos ou eventos de grande porte;

– Eventos de marca.

Megaeventos ou eventos de grande porte

São aqueles que afetam a economia e repercute na mídia global. Entre eles

podemos citar as Olimpíadas e as Feiras mundiais como o Salão do Automóvel.

Eventos de marca

Os eventos de marca são caracterizados como evento de comemoração e,

geralmente são dedicados a um povoado, cidade ou região. Sendo sinônimos do nome

do local, e obtendo amplo reconhecimento e percepção. Como exemplo, podemos

destacar o carnaval do Rio de Janeiro ou a Festa do Peão de Barretos.

27

1.5. O que é ser um produtor de eventos?

O produtor de eventos é o profissional responsável por todo o

planejamento de um evento, é ele quem irá acompanhar, de modo

geral, os percursos de realização, independente de qual seja o evento.

Ao produtor cabe executar todos os serviços necessários de

cada evento, como também, o de estar preparado para o surgimento de

possíveis problemas e o de cumprir com o combinado no contrato.

Deve tomar cuidado com o som, a iluminação, acomodação,

alimentação, segurança etc. Além disso, deve estar sempre

acompanhado por algum funcionário do staff para a montagem e

desmontagem dos locais de produção.

O produtor de eventos pode ser chamado também por:

� Coordenador de eventos;

� Organizador de eventos;

� Promoter de eventos;

� Promotor de eventos;

Vejamos abaixo as principais atividades do produtor de eventos:

– Desenvolver e planejar o evento;

– Criar planos para o projeto;

– Quando necessário, agir de acordo com as normas cerimoniais e protocolos;

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– Requerer a documentação necessária para a sua realização;

– Contratar os fornecedores;

– Reservar os locais e o equipamento necessário;

– Administrar os materiais;

– Organizar a montagem do evento;

– Supervisionar os serviços oferecidos, como iluminação, som, segurança, montagem

das acomodações, dos buffets, entre outros;

– Organizar a disposição de postos médicos, policiais e do corpo de bombeiros, assim

como de banheiros químicos, se necessário;

– Promover o marketing do evento;

– Acompanhar a distribuição de convites ou a venda de ingressos;

– Supervisionar a desmontagem e a limpeza do local do evento;

– Desenvolver conceitos para o evento;

– Criar orçamentos para o evento;

– Se necessário, organizar arrecadação de fundos, patrocínios e venda / distribuição de

convites / ingressos para o evento.

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Área de atuação e especialidades

A vantagem do produtor de eventos é que há uma série de ambientes, o qual o

mesmo pode atuar. Entre eles podemos destacar:

– Festas;

– Shows;

– Eventos Públicos;

– Congressos;

– Convenções;

– Feiras;

– Casamentos;

– Entre outros.

O local de trabalho do produtor de eventos pode variar de

acordo com a experiência do empregado, há diversas áreas para

atuação, como lugares fechados, casas de show, salões, ou ainda,

locais abertos, como parques, sítios e praças. Além disso, depois

de um tempo, o empregado pode abrir a sua própria agência com

toda a infraestrutura necessária, podendo ser este um caminho para

o seu sucesso profissional.

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Geralmente, os produtores de eventos trabalham em escritórios, nos locais dos

clientes, onde o evento ocorrerá. Alguns coordenadores viajam com frequência, uma

vez que os eventos podem ocorrer em outros locais.

Quanto aos horários de trabalho, os produtores cumprem a carga horária normal

de um escritório, porém podem estender seu expediente por longos períodos de tempo

devido à aproximação da data do evento. Geralmente, os eventos ocorrem em período

incomum, fazendo com que, muitas vezes, o profissional precise trabalhar aos finais de

semana ou durante a noite.

O produtor de eventos atua em contato com uma série de pessoas, trabalhando

com uma ampla variedade de profissionais e organizações. É claro que, essa integração

depende do tipo de evento a ser produzido.

Normalmente os contatos são com:

– Fornecedores de refeição;

– Fornecedores de equipamentos e transporte para eventos;

– Hotel, funcionários de companhias aéreas;

– Agentes de artistas, músicos e conferencistas;

– Representantes de empresas, comunidades e organizações de eventos;

– Advogados e contadores;

– Voluntários e assistentes;

– As pessoas presentes nos eventos;

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– Imprensa;

– Patrocinadores.

1.6. Habilidades e competências de um produtor de eventos

Um produtor de eventos tem que ser, acima de tudo organizado, isto porque é

extremamente necessário manter todo o desenvolvimento do projeto sob controle. Além

disso, é preciso ser paciente, criativo, ter disponibilidade de horário, e ter bons contatos,

tanto de clientes, quanto de fornecedores.

Apresentamos a seguir, algumas habilidades específicas para a atuação eficaz de

um produtor de eventos:

– Responsabilidade;

– Boa comunicação;

– Boa disposição física;

– Autocontrole;

– Atenção a detalhes;

– Flexibilidade;

– Agilidade;

– Concentração;

– Disciplina;

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– Método;

– Perfeccionismo;

– Saber gerenciar seu tempo;

– Habilidade para tomar decisões;

– Habilidade para lidar com as pessoas;

– Habilidade para gerenciar orçamentos;

– Habilidade de relações públicas;

– Habilidade de negociação.

O produtor (a) de eventos deve dispor de plenos conhecimentos:

– De locais, fornecedores usados pela área de eventos;

– Dos requisitos de saúde e segurança mais importantes;

– Do segmento de entretenimento e hotelaria.

Requisitos físicos

– Aparência limpa;

– Arrumada;

– Boa forma física para assessorar eventos esportivos.

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O PERFIL DO ORGANIZADOR PROFISSIONAL DE EVENTOS

Como vimos, são muitas as habilidades e aptidões que um profissional deve

apresentar ao trabalhar neste ramo de atividade. Desta forma, observe algumas

competências necessárias:

Cultural geral – Este profissional por estar em contato constante com diversos tipos de

pessoas precisa conhecer um pouco de tudo. Assim precisa estar muito bem informado

sobre o que acontece no Brasil e no mundo. O ideal é, sempre que possível, se atualizar

através de jornais e revistas, onde além de se informar, poderá tirar ideias para

organização de novos eventos.

Permanente curiosidade intelectual – O profissional poderá ser convocado para

integrar uma comissão organizadora de um evento médico, ou sobre, zootecnia, ou

sobre sociologia, entre outros. Desta forma, recomenda-se que o produtor tenha uma

predisposição para aprender sempre, de forma a melhorar o desenvolvimento do seu

trabalho.

Amplo embasamento teórico – Investir em aprendizado referente a qualquer área.

Ter boa expressão verbal – Se possível ter noções de oratória, pois o produtor de

eventos poderá se comunicar com pessoas, apresentando projetos, liderando equipes,

entre outros.

Capacidade administrativa – Isto é muito importante uma vez que o produtor de

eventos administra tudo. Cabe a ele a responsabilidade de assegurar que todos os

esforços sejam direcionados para o sucesso do evento.

Dominar técnicas de redação – Objetividade e conhecimento de línguas são elementos

essenciais para o sucesso em qualquer profissão.

34

Gostar de pessoas – Assim como trabalhar em equipe, pois o produtor de eventos lida

com uma série de pessoas com personalidades diferentes.

Dominar regras de comportamento social.

• Ser prestativo, mas não servil;

• Ter capacidade de liderança.

Desenvolver gosto estético – Do coletivo e não do individual.

• Saber ouvir.

Ser persuasivo – Saber vender uma ideia, convencer as pessoas com argumentos

tangíveis.

1.7. Mercado de eventos

Segundo a Associação Brasileira de Eventos – ABEOC, 90% do mercado de

eventos é constituído por pequenas e médias empresas.

Nos últimos anos, o Brasil se consolida como

o país que mais recebe eventos internacionais na

América Latina. Segundo a ABEOC BRASIL

(Associação Brasileira de Empresas de Eventos), o

Brasil ocupa a sétima posição, ficando entre os dez

primeiros países do ranking da ICCA (Associação Internacional de Congressos e

Convenções), liderado pelos Estados Unidos.

35

O direito de exercício da profissão é atribuído somente às organizadoras de

eventos. Consideram-se as empresas organizadoras todas as empresas que tem como

objeto social a prestação de serviços de gestão, planejamento, administração,

organização, promoção, coordenação, operacionalização, produção e assessoria de

eventos.

Diante deste cenário, para os profissionais que desejam ingressar neste setor, o

ideal é buscar conhecimentos e atualizações por meio da estruturação de cursos de

graduação, especialização de eventos, bem como na promoção de pesquisas e debates

com profissionais da área.

O mercado de eventos encontra-se em expansão, oferecendo oportunidades,

principalmente, aos profissionais com formação especializada na área.

Turismo de Negócios

O turismo de negócios conhecidos como

sinônimo de eventos, no Brasil, passa por um

momento de muitas conquistas e grandes progressos.

Nos últimos anos, a atividade de eventos vem

sendo considerada como uma atividade turística uma

vez que ocorre em uma localidade, utiliza toda a sua estrutura como transportes, meios

de hospedagens, restaurantes, entre outros.

Enquanto um turista de lazer desembolsa em média oitenta dólares por dia, com

uma permanência no destino de três dias, o turista de negócios triplica seu gasto diário e

ainda aumenta para cinco dias sua estada no destino.

36

Legislação

A atividade de eventos é regulada pela Lei nº 11.771 de 17 de setembro de 2008

que dispõe sobre a Política Nacional de Turismo, define as atribuições do Governo

Federal no planejamento, desenvolvimento e estímulo ao setor turístico e disciplina a

prestação de serviços turísticos, o cadastro, a classificação e a fiscalização dos

prestadores de serviços turísticos.

Com base na LGT – Lei Geral do Turismo, somente poderão exercer a atividade

no setor de eventos as denominadas Organizadoras de Eventos.

A maior conquista desta lei é sem dúvida, ter o setor de eventos reconhecido e

considerado uma atividade econômica na chamada cadeia produtiva do turismo ao lado

da hotelaria, agências de turismo, transportadoras turísticas; parques temáticos; e

acampamentos turísticos. Mais informações vide Lei 11771/08.

1.8. Entidades representantes do setor de organização de eventos

ABEOC

A Associação Brasileira de Empresas de Evento – ABEOC é uma

entidade sem fins lucrativos e sem caráter político partidário. Fundada

em 15 de janeiro de 1977 com jurisdição em todo o território nacional, a

ABEOC tem como missão congregar as empresas organizadoras e

prestadoras de serviços para eventos, cadastrada no Ministério do Turismo.

Sua estrutura está organizada em um conselho de representantes, uma diretoria

nacional e diretorias regionais, presentes em 18 estados da unidade federativa, com

cerca de 500 empresas associadas.

Segundo o site da ABEOC, a entidade tem como principais objetivos:

37

– Defender os interesses das associadas, tornando a atividade de organização e

prestação de serviços em eventos conhecidos, valorizados e respeitados perante o

mercado e as entidades institucionais e órgãos públicos;

– Promover e incentivar as relações entre suas associadas no sentido de possibilitar

intercâmbio técnico e comercial por meio da promoção, realização e apoio de encontros,

reuniões, eventos, cursos, projetos e similares;

– Realizar um congresso e exposição anual independente ou em parceria com outras

entidades;

– Orientação de interessados em como proceder para atuar na área de eventos de acordo

com a legislação;

– Estímulo a pratica das atividades com um elevado sentido ético nas relações entre as

associadas e, entre essas e o mercado.

ABRACCEF

A Associação Brasileira de Centros de Convenções e Feiras –

ABRACCEF é uma sociedade civil, sem fins lucrativos e sem caráter

religioso ou político partidário. Foi fundada em 30 de setembro de

1985, reunindo e associando centros de convenções e de exposições

de todo o país.

A ABRACCEF tem por finalidade promover a integração e a troca de

informações relativas às áreas de:

– Operações;

– Finanças;

38

– Tecnologia;

– Gerenciamento;

– Marketing;

– Comercial;

– Relações com clientes e desenvolvimento de negócios.

Além disso, a associação presta assessoria técnica em estudos e projetos de

viabilidade, implantação, construção e reforma de centros de convenções e divulga,

anualmente, um calendário de eventos que serão realizados nos centros de convenções e

feiras de seus associados.

UBRAFE

A União Brasileira de Promotores de Feiras foi

fundada em 12 de março de 1986 e reúne os principais

promotores de feiras do país. Atualmente conta com 50

associados. Sua sede é em São Paulo.

A UBRAFE tem como objetivo manter em destaque o importante segmento do

mercado de turismo de negócios, preservando seus direitos e ampliando sua base de

atuação.

Além disso, colabora também com a divulgação das feiras no Brasil e no exterior.

39

COCAL

A confederação das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina

surgiu em 1985 com a missão de unir os esforços dos países da região a fim de melhorar

o desempenho dos congressos do setor da América Latina.

Entre seus principais objetivos, destacam-se:

– Promover a capacitação de técnicos e profissionais;

– Acordar os princípios e normas da ética empresarial e profissional;

– Ajudar a promover os países da América Latina e estabelecer relações de cooperação

entre eles;

– Representar a região a nível internacional.

ICCA

A International Congress and Convention Association é uma

associação internacional sem fins lucrativos fundada em 1963. A ICCA

representa diversas categorias como agências de viagens, companhias

de transportes, hotéis, centros de convenções e exposições, entre

outras.

Tem como objetivo proporcionar orientação e serviços relacionados com a

preparação e organização de eventos.

40

Unidade 2 – Produção pré-evento

Olá!

No decorrer desta unidade, você conhecerá o procedimento da fase do pré-

evento. Tais como seu planejamento, a necessidade de estudar o mercado, como

funciona a criação do evento, a definição do local, data e horários.

Você verá ainda a importância de escolher uma equipe técnica competente, as

formas de captação de recursos e de divulgação de um evento.

2.1. Planejamento de um evento

Por sua amplitude e importância, a promoção de um evento exige alta

especialização técnica, experiência e conhecimento sobre o tipo de evento que será

realizado. Sua realização baseia-se em um sistema de planejamento eficiente,

abrangendo alguns aspectos básicos:

– Antecipar de forma clara e objetiva os critérios para a execução do serviço,

considerando a amplitude do local onde será realizado o trabalho. Isso implicará, por

parte do produtor, conhecimento total do ambiente, dos limites de atuação e de todas as

etapas de sua execução;

– Organizar antecipadamente um roteiro de planejamento e o respectivo cronograma de

execução com data prevista para seu início;

– Providenciar recursos materiais, financeiros e de apoio para atender às exigências

operacionais;

– Investir em grupos, pessoas ou comissões para assumir a responsabilidade pela

coordenação e execução dos trabalhos;

41

– Promover um sistema de integração e relacionamento permanente com empresas

vinculadas, patrocinadores, promotores, autoridades, imprensa, especialistas,

fornecedores, participantes, e colaboradores colhendo subsídios e sugestões;

– Estabelecer canais de comunicação ágeis, eficientes e de qualidade em todas as áreas

de operação e serviços, para que, antecipadamente, seja possível corrigir eventuais

falhas no decorrer do evento;

– Garantir de maneira geral que a quantidade e a qualidade dos materiais, produtos e

equipamentos supram as necessidades da operacionalização dos eventos;

– Estabelecer normas e procedimentos que chamem a atenção dos participantes dos

eventos;

– Implantar sistema de controle e acompanhamento das providências e decisões tomadas

no curso do evento.

2.2. Estudo de mercado e viabilidade

O estudo de mercado visa coletar informações e

dados utilizando vários meios como jornais, revistas,

livros, textos, entre outros. Atualmente com a internet,

esta tarefa tornou-se mais fácil diante de uma ampla

rede para consultas em um curto espaço de tempo.

Na fase final de um evento, também se utiliza essa ferramenta cujo intuito é

aplicar uma pesquisa de opinião avaliativa.

Não se esqueça de que para iniciar um planejamento de eventos, deve

primeiramente definir:

42

1. Objetivo;

2. Público alvo;

3. Estratégias.

Pesquisa de opinião

A pesquisa de opinião também consiste em uma coleta de informações, porém

frente a um grupo de pessoas que tem como base a pesquisa.

Estas pessoas responderão a um questionário estabelecido pela comissão

organizadora com o objetivo de assegurar-se dos interesses do público no evento. Esta

iniciativa é muito importante uma vez que é possível descobrir quais são os interesses

do público para a realização de um evento específico.

Por outro lado, há organizadores que não investem neste instrumento em função

dos preços elevados, cobrados por empresas especializadas.

De modo artesanal e objetivo, a própria comissão pode aplicar o questionário e

analisar os resultados obtidos.

Melhor uma pesquisa de pequena proporção, a qual lhe fornecerá uma ideia a

respeito dos interesses do público, do que desconhecer plenamente o que as pessoas de

fato almejam em um evento.

43

2.3. Criação do evento

A criação de um evento exige planejamento, coordenação e controle. Sua

operacionalização abrange a integração das diversas atividades técnicas nas respectivas

especializações.

O produtor de eventos é responsável pelas seguintes atividades:

– Planejar, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com o evento, em

âmbito interno e externo;

– Designar os coordenadores setoriais;

– Implantar sistemas de controle das operações;

– Elaborar e controlar a execução do orçamento financeiro e caixa;

Estabelecer e acompanhar o cronograma de atividades;

– Promover reuniões técnicas de coordenação com os responsáveis para a análise das

atividades em andamento;

– Coordenar a instalação e montagem;

– Promover pesquisas relacionadas com os serviços e atividades;

– Realizar as licitações de compras e contratação de serviços de terceiros;

– Realizar a licitação de locações de equipamentos;

44

– Emitir normas de serviço instruindo e disciplinando procedimentos e rotinas de

trabalho;

– Emitir relatórios de avaliação de desempenho e relatório final;

– Coordenar a elaboração dos registros dos eventos após sua realização, em que

constem os fatos relevantes ocorridos, conteúdo de palestras e informações sobre os

participantes.

Coordenar as atividades de pessoal que inclui:

– Participar da seleção e contratação de pessoal e serviços de terceiros;

– Organizar as equipes de trabalho, orientando as respectivas atribuições e

responsabilidades;

– Estabelecer normas de procedimentos e conduta do pessoal e fiscalizar sua aplicação.

Além das funções citadas acima, considera-se importante dar a devida atenção para os

seguintes itens:

Objetivos

Todo planejamento de eventos está intimamente relacionado com os objetivos

que se pretende alcançar com a realização dele. Desta forma, é necessário definir, com

precisão, o que se deseja alcançar.

Nome

O nome do evento deve ser criado com objetivos no público alvo, isto é, simples,

de forma a propiciar fácil assimilação. O título do evento deverá motivar a participação,

constituindo-se no principal agente de divulgação da imagem do evento.

45

O ideal é evitar títulos, denominações e temas que possam gerar interpretações

inadequadas ou que não traduzem com clareza as características do evento, ou não se

identifiquem imediatamente com o público alvo.

Tema e Público alvo

O tema ou mensagem que se deseja transmitir por

meio do evento deverá ser estabelecido ou inspirado de

modo a motivar o interesse e a participação do público

alvo.

O público alvo deve ser bem definido, para que se tenha conhecimento do número total

de convidados e quais as estratégias de comunicação que devem ser adotadas.

Entende-se por público alvo de eventos, as empresas e pessoas, principalmente

as que atuam como consumidoras e decidem sobre produtos e serviços.

Pode-se considerar público alvo:

– Clientes;

– Empresários;

– Fornecedores;

– Estudantes.

– Público em geral que se relacione ou tenha algum envolvimento com o tema do

evento.

46

Assim, o tema deverá identificar-se com o perfil das pessoas e dos grupos que

constituem o evento planejado.

Para ficar mais claro, destacamos abaixo alguns itens que poderão auxiliá-lo na

identificação do perfil dessas pessoas e grupos:

– Origem;

– Nível cultural e social;

– Poder aquisitivo;

– Faixa etária;

– Sexo;

– Estado civil;

– Nacionalidade;

– Entre outros.

47

Planejamento de materiais, serviços de manutenção das instalações e

equipamentos.

Neste caso, o planejamento deve ser bem detalhado e preciso, abordando

aspectos qualitativos e quantitativos.

Consistem nas seguintes atividades:

• Verificar as condições de funcionamento dos telefones, iluminação, ventilação,

som, microfones, entre outros;

• Coordenar e providenciar a montagem e desmontagem das instalações, estandes,

móveis, entre outros;

• Acompanhar a instalação e montagem de equipamentos locados;

• Analisar as propostas e os orçamentos de serviços de terceiros;

• Efetuar controle de compras, uso, reposição e estoque dos utensílios, ferramentas

e peças;

• Inspecionar o funcionamento dos equipamentos e as condições de uso das

instalações;

• Elaborar programas de trabalhos de manutenção das instalações, equipamentos e

máquinas;

• Realizar inventários dos estoques e emitir relatório das faltas constatadas para

efeito de ressarcimento pelos responsáveis ou participantes dos eventos.

48

2.4. Definição do local, data e horários do evento.

Uma parcela considerável do sucesso de um evento deve-se a este fator, ou seja,

a definição do local, a data e o horário em que será realizado o acontecimento. O

resultado do evento reside na escolha do lugar adequado. Por “lugar” ou “local” não se

entende apenas a região onde será realizado o evento, mas o próprio espaço físico,

como:

– Condição econômica dos participantes;

– Facilidade de acesso;

– Condições turísticas;

– Condições de hospedagem;

– Concentração local dos participantes.

Não podemos deixar de verificar as condições de acesso, isto é, se há uma malha

de transportes adequada ao público como transporte coletivo – ônibus, táxi, metrô, trens

urbanos, vans e transporte individual – se há acesso a estacionamento. Do mesmo modo

que as instalações internas são compatíveis com o evento, em termos de capacidade,

conforto, recursos tecnológicos e de visibilidade.

O local do evento deve ser definido conforme o tipo de evento, nível, número de

participantes e ainda de acordo com os interesses dos patrocinadores e colaboradores.

Destacamos abaixo, alguns locais que poderão ser sede para a realização de eventos.

Vejamos:

– Centros de convenções;

49

– Hotéis;

– Clubes sociais;

– Auditórios de entidades;

– Quadras esportivas;

– Salões de empresas;

– Instituições religiosas;

– Entre outros locais.

Para a escolha do local, deverão ser considerados, sobretudo os aspectos

relacionados com a estrutura de serviços oferecidos pelo estabelecimento, sede e pela

localidade onde será realizado o evento, tais como:

– Instalações físicas disponíveis;

– Infraestrutura de apoio administrativo e de serviços;

– Segurança;

– Meios de comunicação;

– Transporte, locomoção e como mencionado anteriormente, acesso a pontos de táxi,

ônibus, aeroporto, entre outros;

– Proximidade de estabelecimentos de serviços como hospitais e restaurantes.

50

Como tendência para realização de eventos,

podemos destacar locais afastados dos centros

urbanos indicados para promover eventos de maior

porte. Isto porque possuem menor custo e ainda

oferecem aos convidados maior conforto,

segurança, liberdade e descontração.

Além disso, a realização de eventos de maior importância em locais afastados

elimina ou reduz as interferências externas, principalmente as atividades de lazer

apresentadas nos centros urbanos que, por sua vez possuem maior movimento.

Devido à diversificação dos tipos de eventos, há certa carência e dificuldade por

parte dos produtores, de ajustar as características dos eventos aos recursos locais

disponíveis. A deficiência de uma infraestrutura de serviços no local pode prejudicar o

projeto, tornando as soluções caras ou inadequadas.

Para auxiliá-lo na identificação das características específicas e funcionalidade, a

fim de viabilizar os empreendimentos, os locais de eventos devem conter:

– Instalações que possibilitem a realização de atividades diversificadas, tais como:

reuniões, coquetéis, jantares e feiras de maior expressão e, ainda os eventos paralelos;

– Espaços amplos, modulares com pé direito alto, permitindo a instalação de

equipamentos especiais;

– Capacidade para montagem de múltiplos cenários, pontos de iluminação, sonorização,

instalações de equipamentos informatizados e outros instrumentos;

– Auditórios modulares;

– Áreas interligadas que oferecem plena integração das atividades dos participantes;

51

– Facilidade de acesso e circulação de pessoas e veículos;

– Disponibilidade de equipamentos próprios ou locados de terceiros;

– Áreas de depósito e armazenagem adequada;

– Meios de comunicação;

– Flexibilidade para transformação de ambientes e instalações;

– Áreas disponíveis e com segurança para o estacionamento de veículos;

– Disponibilidade de recursos humanos qualificados.

Layout do local

O layout do local é

considerado um fator relevante na

operacionalização de um evento. É

muito importante que o produtor de

evento tenha conhecimentos

valiosos sobre isto.

Layout é a distribuição e fluxo dos serviços na área de ocupação disponível e

movimentação de todas as atividades.

O estudo do layout fundamenta-se basicamente na planta baixa do local, e na

realização de uma simulação das operações e circulação no ambiente, incluindo o uso de

equipamentos. Essa simulação permite estabelecer os fluxos operacionais adequados,

evitando sobreposição de tarefas e movimentação desnecessária do pessoal.

52

Quanto à decisão ao local do evento, o ideal é realizar uma visita de inspeção

detalhada das instalações e ambientes, cujo intuito é assegurar conforto aos participantes

e melhores condições de atendimentos dos serviços oferecidos.

Data e horários

Assim como a definição do local, a data e o horário de um evento possuem

grande apelo junto ao público alvo. Marcar um evento, em data que coincida com outros

eventos importantes, pode causar insucesso do mesmo.

Portanto, para que não ocorram episódios desagradáveis, fique atento às dicas

que relacionamos abaixo:

– Verifique o calendário existente na região para não haver coincidência de datas

e horários com outros eventos que podem dividir a atenção do público alvo;

– Verifique também o calendário oficial com datas cívicas e religiosas, já que

fazem parte dos hábitos populares;

– Determine o horário conforme o tipo de evento.

Duração de eventos longos

Recomenda-se que um evento como um congresso, por exemplo, seja realizado

em um período mínimo de três dias ou com início na segunda ou terça-feira e término

na sexta-feira.

Um evento com duração muito longa poderá causar o afastamento ou

desmotivação dos participantes, devido à exaustão dos responsáveis pelos trabalhos.

53

O encerramento do evento feito na sexta-feira permite aos participantes e

acompanhantes a liberação do final de semana, ou seja, tempo disponível para passeios,

compras e outras atividades de lazer e recreação.

Em caso específico de feira ou exposição de animais, o período de duração do

evento deverá ser reduzido a fim de evitar a permanência prolongada de animais no

local. Isto porque, eleva o custo de hospedagem e manutenção, além da exaustão natural

dos participantes nesta atividade.

2.5. Escolha da equipe técnica

A escolha da equipe técnica consiste no

planejamento e gerenciamento eficaz de recursos

humanos. Esse planejamento é peça fundamental para

que qualquer evento seja bem sucedido.

É essencial para o processo de gerenciamento

de eventos ter uma equipe técnica bem montada, com a presença de pessoas certas,

devidamente treinadas e motivadas para realizar as atividades que lhe forem atribuídas.

Independente da dimensão do evento deve existir um responsável pela

contratação de pessoas. Este responsável deve atentar para alguns setores mais sensíveis

envolvidos em um evento, como:

– Transporte;

– Segurança;

– Limpeza;

– Alimentação;

54

– Comunicação;

– Fotografia;

– Recepção;

– Sonorização;

– Cerimonial.

Para que um evento seja bem sucedido, as tarefas devem ser executadas por

pessoas qualificadas, podendo ser terceirizadas ou contratadas por tempo determinado

para aquele fim.

Neste planejamento, deve-se incluir não somente profissionais necessários à

organização, mas também aqueles necessários à execução do evento no dia marcado.

Sempre que contar com recursos humanos que não fazem parte de sua equipe

interna, deve-se investir em treinamentos, sobretudo daqueles que estarão lidando

diretamente com o público.

Ao trabalhar com contratação para serviços temporários precisa-se,

primeiramente, realizar uma análise de custos e se prevenir com a elaboração de um

contrato de prestação de serviço.

Estratégias e objetivos dos recursos humanos

Esta etapa do processo denominado como planejamento de recursos humanos

para eventos inclui uma série de atividades, entre elas:

– Estabelecimento de estratégias e objetivos de orientação;

55

– Determinação das necessidades do pessoal;

– Realização de uma análise de função;

– Descrições e especificações de cada função.

Cada uma dessas tarefas é analisada da seguinte forma:

1° - Missão, estratégia e objetivos de organização;

2° - Estratégia e objetivos dos recursos humanos – Requer avaliação, análise da

função, descrições da função e previsões;

3° - Políticas e procedimentos – Está relacionado às funções de manutenção como

salários e benefícios, condições de trabalho, relações de trabalho e registros de

empregados;

4° - Recrutamento e seleção – Anúncios, filtragem, contratação e orientação;

5° - Treinamento e aperfeiçoamento profissional;

6° - Supervisão e avaliação – Critério de desempenho, recompensa e disciplina;

7° - Dispensa, recolocação e recontratação;

8° - Avaliação do processo e resultados – revisão.

A estratégia dos recursos humanos busca dar suporte à sua missão e objetivos gerais.

Entre os objetivos e atividades de apoio ao gerenciamento de recursos humanos se

encontra:

56

– Contenção de custos: Aumento da produtividade de funcionários / voluntários;

– Melhora da qualidade: Melhor recrutamento e seleção, ampliação do treinamento de

colaboradores;

– Melhor eficácia organizacional: Melhor planejamento de função, mudanças na

estrutura organizacional e melhores relações com funcionários e voluntários;

– Melhora do desempenho com relação às responsabilidades sociais e legais: Maior

cumprimento da legislação pertinente, em especial com respeito à segurança no

trabalho, atitudes não discriminatórias e igualdade de oportunidades de emprego.

2.6. Planejamento geral do evento

O planejamento geral do evento é caracterizado pela etapa mais longa, a qual

você irá dar forma às ideias e estratégias já elaboradas.

Esse planejamento geral abrange a divisão de coordenadorias específicas que

serão responsáveis pelas áreas de:

– Administração;

– Logística;

– Financeiro;

– Comercialização.

57

Coordenação Administrativa

Entende-se por administração a tomada de decisão sobre recursos disponíveis,

trabalhando com pessoas para atingir metas e objetivos. Esta área consiste, basicamente,

na gestão de negócios, atividades, projetos públicos ou particulares.

Como dissemos, por trabalhar com pessoas a administração leva em conta as

informações fornecidas por outros profissionais, além de pensar previamente nas

consequências de suas decisões.

Quanto ao profissional produtor de eventos, é imprescindível que ele tenha

conhecimentos e habilidades em práticas usadas para administrar. Já que um evento só é

bem sucedido se bem administrado.

A coordenação administrativa de um evento se encarrega de orientar,

supervisionar e acompanhar as necessidades do projeto. Deste modo, o produtor deve

estar a par das tendências e dicas para cumprir essa tarefa corretamente.

Sabemos que para administrar um evento é necessário agir de acordo com alguns

princípios básicos, são eles:

� Planejar;

� Organizar;

� Dirigir;

� Controlar.

Além disso, para auxiliá-lo nestas funções, destacamos as principais dicas para

administrar com eficácia:

58

• Fixar objetivos;

• Analisar e conhecer os problemas;

• Solucionar os problemas;

• Organizar e alocar os recursos, tanto financeiros, quanto tecnológicos e

humanos;

• Liderar, comunicando, dirigindo e motivando as pessoas;

• Negociar;

• Tomar decisões;

• Controlar, mensurando e avaliando.

Portanto, esta coordenadoria irá traçar a política de recursos humanos e suas

responsabilidades, bem como controlará os estoques de materiais, requisições, irá

também elaborar, digitar, enviar, receber e arquivar documentos, além de redigir as atas

de reuniões internas.

Outra responsabilidade é dar apoio técnico ao evento e treinamento de pessoal.

Coordenação de Logística

A palavra logística provém do grego “logistikos”, o mesmo que “bom de

cálculo”. Estudiosos descrevem a logística como planejamento, implementação,

controle de fluxo e armazenamento de produtos e de suas informações pertinentes desde

a produção até o momento do consumo.

59

Componentes da logística de eventos

Suprimento de

consumidores

– Marketing

– Ingressos

– Filas

Transportes

Suprimento de

produtos

– Transporte

– Acomodação

– Necessidade dos

artistas

Suprimento de

instalações

– Segurança

– Energia elétrica

– Água

–Firmas contratadas

A logística de eventos implica o suprimento eficiente de consumidores para o

produto, e o suprimento de instalações para o local do evento. Neste aspecto, a logística

de eventos tem mais em comum com a logística militar do que com a logística de

negócios. Isto porque, a logística militar e de eventos, geralmente, se ocupa de um

projeto específico em lugar do gerenciamento contínuo. Já a logística de negócios é uma

atividade contínua e faz parte de um gerenciamento constante de uma companhia.

As áreas de importância para a logística do evento podem ser classificadas

como:

- Suprimentos: Dividido em três áreas – consumidor, produto e instalações. Os

suprimentos também incluem a atividade do suprimento de bens e serviços;

Encerramento do

evento

– Retirada

– Limpeza

– Quitação do

contrato

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– Transporte: O transporte de bens e serviços pode representar um alto custo para o

evento e requer atenção especial;

– Ligação: A logística é parte do planejamento geral de um evento e está ligada a todas

as outras áreas. Em eventos grandes, por exemplo, com múltiplas sedes, a logística se

torna tão complexa que geralmente se nomeia um gerente de operações ou logística,

exclusivamente para esta finalidade;

– Controle de fluxo: Refere-se ao fluxo de produtos, serviços e consumidores durante o

evento.

Embora, às vezes, seja necessária a presença de um profissional específico para

a área de logística, o produtor de eventos, quase sempre, deve exercer atividades

relacionadas a essa área, como:

– Mapear todo o local do evento;

– Definir montagens de salões, mesa diretora;

– Definir instalação da secretária executiva;

– Posicionar equipamentos de sonorização, dos telões e outros equipamentos;

– Cuidar também da sinalização do local, da programação visual no dia do evento;

– Fiscalizar as tarefas de carpintaria, pintura e colocação de painéis;

– Verificar espaços destinados às salas de apoio, pois dependendo do porte do evento

serão necessários diversos locais para serem utilizados como:

– Sala Vip;

61

– Sala de imprensa;

– Sala de segurança;

– Sala de emergência ou ambulatório;

– Sala para armazenamento de equipamentos;

– Sala de comissões técnicas.

Coordenação Financeira

A coordenação financeira se encarrega de cuidar de todo o controle financeiro do

evento, registrando a entrada de receitas, saídas, saldo bancário, contas a receber e a

pagar.

Entre outras funções, destacamos:

– Abrir conta do evento em uma instituição financeira, caso seja viável;

– Elaborar o quadro orçamentário geral, realizando sua contabilidade;

– Caso o evento tenha pagamento de inscrições por parte do público, deverá

controlá-las quando efetuadas via depósito bancário e responsabilizar-se pelos depósitos

de cheques quando o pagamento for nestas condições;

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– Junto com o coordenador geral do evento, será responsável pelas assinaturas

nos cheques emitidos para pagamento.

Todo pagamento, com exceção das pequenas despesas, pagas pelo fundo de

caixa, devem ser feitos por cheque nominal. Nota fiscal, fatura e recibo devem sempre

ser requisitados como comprovantes de pagamento.

Recomenda-se que seja realizada uma cópia de todos os cheques emitidos e que

esta, seja anexada ao dossiê de pagamento que deu origem ao cheque. No pós-evento,

ao elaborar o relatório final, esta documentação deverá estar anexa ao fechamento.

Coordenação de Comunicação

O principal objetivo da coordenação de comunicação é definir mensagens e os

meios de comunicação através dos quais o público alvo almejado será informado e

motivado a participar do evento.

São muitos os mecanismos que esta área poderá utilizar. Vejamos alguns deles:

Publicidade – Quando a comunicação é realizada por meio da compra de espaços

publicitários nos veículos de comunicação.

Mídia Espontânea – Comunicação publicada gratuitamente nos veículos de

comunicação, ou seja, quando uma empresa de assessoria de imprensa é contratada,

sendo responsável por despertar a atenção dos jornalistas para o evento.

Outdoors – Painéis grandes alocados por um determinado período de tempo.

Folder de mala direta – Folhetos informativos que são encaminhados por remessa

postal para o público alvo.

63

Internet – Atualmente, a utilização desse meio tornou-se muito importante. A criação de

uma “homepage” do evento pode ser muito útil, uma vez que, fornece maiores detalhes

a respeito do evento como também para proceder a inscrições e reservas de vagas.

Mídias Alternativas – Canais de divulgação sem conteúdo editorial, apenas com viés

comercial. Cada vez mais, novas formas de atingir o público estão sendo utilizadas e

implantadas.

Mídias Sociais – Novos métodos de comunicação, como comunidades virtuais, blogs,

wikis, fóruns e outros. Atualmente são muito utilizadas e podem fazer toda a diferença.

Coordenação Comercial

Responsável pela captação de recursos e contatos de negócios. O profissional

que irá trabalhar nesta área deve dispor de umas dessas habilidades, como:

– Arte de negociar as vantagens promocionais a serem oferecidas como cotas de

patrocínio;

– Excelente rede de contatos de empresas que destinam verbas de seu budget de

marketing para este tipo de promoção;

– Ter contatos com empresas que possam oferecer serviços como apoio ao

evento.

2.7. Captação de recursos

Atualmente, as principais fontes de captação de recursos da maior parte dos

eventos são patrocínio e apoio.

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Geralmente, os profissionais encarregados de adquirir patrocínios engajam-se

ativamente em funções como identificar patrocinadores, preparar propostas para eles

mesmos e atendê-los da melhor forma possível.

Antes de abordarmos as formas ou modalidades de patrocínio, é preciso definir o

que isto significa.

O patrocínio é usado para despertar o interesse de um ou mais grupos alvos com

a finalidade de atingir objetivos específicos. Há diversas definições para explicá-lo, mas

em geral, patrocínio pode ser considerado como um financiamento concedido por

empresas ou instituições de modo a custear totalmente ou parcialmente as atividades

artísticas, culturais, científicas, comunitárias, educacionais, esportivas, promocionais, e

outras com as mesmas características.

Formas ou modalidades de patrocínio

De acordo com um artigo da ESURP (Escola Superior de Relações Públicas), o

patrocínio de eventos é um investimento realizado em sua maioria por empresas. Ainda

que o resultado não seja mensurável de forma imediata, a médio e longo prazo projeta e

consolida a imagem do patrocinador em seu mercado de atuação.

O patrocínio pode incluir a participação e destaque publicitário das empresas em

eventos sociais, esportivos, culturais e recreativos.

Eventos de maior dimensão popular são

preferidos para patrocínio pelas empresas fornecedoras

de materiais, produtos e serviços.

O apoio de patrocinadores também pode ser

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feito por meio de produtos e material promocional, hospedagem, transporte para

convidados e participantes do evento como conferencistas, músicos, artistas, entre

outros.

As formas tradicionais de patrocínio ou apoio são:

• Contribuição financeira;

• Doação de brindes para distribuição gratuita ou venda como toalhas, canetas,

chaveiros, entre outros;

• Empréstimo de equipamentos, utensílios, móveis, entre outros;

• Prestação de serviços técnicos;

• Cessão de locais ou dependências;

• Instalação de pontos de venda;

• Serviços de transporte;

• Fornecimento gratuito de produtos para venda;

• Hospedagem e transporte para os convidados e participantes especiais do evento.

O apoio promocional poderá proporcionar os seguintes benefícios imediatos aos

patrocinadores:

• Inscrição da logomarca na mídia especializada do evento;

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• Divulgação da empresa patrocinadora por meio da assessoria de imprensa da

promotora do evento;

• Promoção da empresa colaboradora por meio de cartazes publicitários, convites,

release de imprensa, murais publicitários, entre outros;

• Utilização do mailing list da promotora para divulgação de produtos e serviços

da patrocinadora;

• Divulgação institucional em mídia eletrônica e impressa;

• Inscrição do nome, marca ou logotipo do patrocinador em uniformes, vestuário,

utensílios, etc.

• Inclusão de publicações do patrocinador no encarte oficial do evento.

Exemplo de carta de patrocínio

Prezados Senhores,

Atuamos desde o ano de _____ na organização de eventos sociais, esportivos,

culturais e recreativos, com aplicação de tecnologia moderna e dinâmica, o que é

confirmado pelo sucesso de nossas promoções e conceito profissional.

Tendo em vista a tradicional participação e apoio dessa empresa em outras

iniciativas, viemos oferecer o patrocínio publicitário, exclusivo ou em coparticipação,

de evento a ser realizado em ___/ ___/ ___, conforme programa que lhe

encaminhamos anexo, cujo êxito podemos antecipar com segurança, fundamentados

em nossa experiência e tradição nessa atividade.

O evento objetiva ________________________, apresentando as seguintes

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características:

� .................

� .................

A colaboração ou patrocínio poderá ser feita por meio de donativos, em moeda

corrente, materiais, serviços ou outra modalidade, a seu critério.

O patrocínio ou apoio promocional será amplamente divulgado e deverá proporcionar

breve retorno e benefícios, tais como:

� Projeção da imagem da empresa num universo seletivo de participantes;

� Associação ou vinculação ao evento do nome, marca e logomarca da empresa;

� Possibilidade de acesso à mídia eletrônica e imprensa como rádio, televisão,

jornais, revistas e etc.;

� Presença marcante da empresa na comunidade que participa direta ou

indiretamente no evento e que se constitui em um mercado potencialmente

promissor.

Apreciaríamos manter um contato para apresentação e análise das características do

evento e de sua participação.

Na expectativa de sermos honrados com sua acolhida, aproveitamos o ensejo para

manifestar nosso apreço e amizade.

Atenciosamente,

__________________________________________________________________

Fonte: http://www.esurp.edu.br/Vergetti_TCD3_Patrocinios.pdf

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2.8. Divulgação do evento

Esta etapa é muito importante e essencial, pois é necessário realizar a divulgação

do evento com eficiência para que o público possa conhecer e se sentir atraído pelo

projeto. O produtor de eventos ou o responsável destinado a esta função deve, em

primeiro lugar, se colocar no lugar do público alvo para ter uma noção de como este

tipo de público gostaria de ser informado sobre um evento.

A divulgação de um evento pode ser feita por meio dos seguintes instrumentos:

� Convites impressos personalizados;

� Folders ou prospecto;

� Folhetos específicos que indicam a disponibilidade e capacidade das salas e

ambientes, assim com as alternativas de montagem das

instalações e móveis;

� Mala direta para os clientes atuais;

� Visitas e contatos pessoais por meio de

promotores e vendedores;

� Telemarketing dirigido;

� Releases e divulgação pelos meios de comunicação;

� Outdoors informativos;

� Painéis publicitários nas ruas e vias de acesso a feiras;

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� Material informativo específico para hotéis, agências de turismo e viagens,

entidades de classe, entre outros;

� Entrevistas ou contatos programados;

� Trabalhos em grupos institucionais, utilizando o potencial da empresa promotora

do evento, participantes e colaboradores;

� Fam-tur que reúne jornalistas, agentes de viagem e turismo, operadores,

patrocinadores e convidados especiais.

Destacamos abaixo três exemplos de divulgação, bem como as informações mais

importantes que não devem faltar nas mensagens:

Boletins ou folhetos publicitários

Informar:

– Tema ou motivo;

– Objetivo;

– Datas;

– Horários;

– Locais;

– Preços;

– Forma e condições de participação;

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– Hospedagem;

– Transporte;

– Colaboradores e patrocinadores;

– Entre outros.

Distribuição:

Pode ser feita:

– De forma ampla e pública;

– Caráter seletivo e personalizado – Neste caso, a promotora do evento deve

dispor de um cadastro chamado de mailing list próprio ou adquirir listagens ou etiquetas

de endereçamento de empresa ou entidade especializada.

Dicas:

– Verifique previamente a fidelidade e atualização das informações dos

cadastros;

– Os boletins ou folhetos devem ser direcionados conforme o perfil do público

ou cliente que se deseja atrair;

– Texto: claro, objetivo, com forte apelo emocional e pode conter imagens e

ilustrações que motivem o interesse para a leitura e participação no evento.

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Convites para cerimônias especiais

Nos eventos reservados e seletivos como coquetéis, banquetes, entre outros, os

convites devem conter basicamente informações, como:

– Entidade ou pessoa que convida ou promove o evento;

– Nome completo do convidado, quando este participar do evento;

– Tipo de evento;

– Local;

– Data e horário;

– Indicação de que o convite é pessoal e intransferível;

– Indicação da presença de autoridades, quando ocorrer;

– Pedido para que o convidado confirme a presença;

– Número de telefone para a confirmação e nome da pessoa de contato;

– Indicação do traje masculino que, deverá ser feita no lado esquerdo do convite;

– No final do convite, registrar as inicias “R.S.V.P”, cujo significado é uma expressão

francesa “Répondez, síl vous plait”, o mesmo que “responda, por favor”.

Convites promocionais para eventos públicos

Os boletins ou mensagens devem conter informações básicas como:

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Tema e objetivo do evento;

– Local;

– Data/ duração/ horários;

– Participantes/ setores de atividades que devem comparecer ao evento;

– Taxa de inscrição ou de ingresso;

– Nome, endereço, telefone, fax, email, contato da empresa.

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Conclusão do Módulo I

Neste módulo, você aprendeu quais os tipos de eventos, como estes devem ser

produzidos e quais as habilidades necessárias para se tornar um produtor de eventos.

Para que o evento obtenha sucesso é importante que o produtor faça um bom

planejamento, definindo o local, a data o horário, saiba qual é o público que estará

presente e tenha uma ótima equipe de trabalho.

Para dar continuidade ao seu curso, faça a avaliação referente ao Módulo I em

seguida você terá acesso ao material do Módulo II.

Boa sorte!