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Módulo II
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Sumário Unidade 3 – Aspectos transdisciplinares .................................................................... 2
3.1 – Noções de secretariado......................................................................................... 3
3.2 – Psicologia organizacional ..................................................................................... 4
3.3 – Redação técnica.................................................................................................... 8
3.4 – Contabilidade básica .......................................................................................... 12
3.5 – Departamento pessoal......................................................................................... 17
Unidade 4 – Fatores que influenciam sua rotina de trabalho ................................. 21
4.1 – Relacionamento interpessoal no trabalho............................................................ 21
4.2 – Competências e habilidades necessárias para o sucesso profissional ................... 26
4.3 – Como lidar com seu chefe .................................................................................. 28
4.4 – Dicas de como elaborar currículo e se portar em entrevistas de seleção para
empregos .................................................................................................................... 31
Encerramento............................................................................................................ 38
Bibliografia................................................................................................................ 39
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Unidade 3 – Aspectos transdisciplinares Olá, Nesta unidade, trataremos do aspecto transdisciplinar da área administrativa. Aprenderemos algumas noções básicas de secretariado, já que se trata de um campo de atuação bastante semelhante. Também abordaremos o tema psicologia organizacional, abordagem bastante praticada nas empresas. Além disso, desenvolveremos a habilidade da escrita, através de redações técnicas. Por fim, veremos alguns importantes aspectos da contabilidade, conheceremos como funciona o setor de departamento pessoal e teremos uma introdução acerca da gestão de negócios.
Bom curso!
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3.1 – Noções de secretariado
A área de secretariado se assemelha à
área administrativa. O assistente administrativo é uma pessoa cujo trabalho consiste na gestão de apoio, usando uma variedade de gerenciamento de projetos, comunicação ou habilidades organizacionais.
Estas funções podem ser totalmente conduzidas para ajudar na gestão de processos internos em uma empresa.
Em outras situações, um secretário (a)
ou um auxiliar administrativo é o agente de uma organização que lida com diversos
setores de uma organização, admite novos membros e organiza encontros oficiais e eventos.
O profissional de secretariado tem muitas funções administrativas.
Tradicionalmente, essas funções eram, em sua maioria, relacionadas com arquivamento de correspondência, como a digitação, manutenção de arquivos de documentos em papel etc.
O advento do processamento de texto tem reduzido significativamente o tempo
que tais funções exigiam, como resultado muitas novas tarefas têm sido incluídas no campo de secretariado.
Estes podem incluir gestão de orçamentos e fazer cálculos de contabilidade.
Neste sentido, o auxiliar administrativo pode gerenciar todos os detalhes administrativos da gestão de uma conferência de alto nível ou organizar o roteiro para uma reunião.
Muitas vezes, os executivos solicitam a seus assistentes para levar as atas das
reuniões e preparar os documentos da reunião para análise. Em um negócio, muitas descrições de trabalho se sobrepõem.
No entanto, sendo assistente administrativo um termo genérico, não
necessariamente implicando diretamente um trabalho de gerência, um secretário é geralmente um assistente pessoal de um gerente ou de um executivo.
Nesta área, é preciso ter um bom domínio da língua portuguesa e a capacidade
de escrever é essencial. As funções de um auxiliar administrativo se assemelham às do secretário. Ambos são responsáveis por manter arquivos físicos e eletrônicos, fotocópia, e-mail de clientes e responder telefonemas.
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O assistente de secretariado também pode controlar o acesso de determinado grupo de funcionários a determinados locais.
A maior diferença entre um auxiliar administrativo e um profissional da área de
secretariado é que o primeiro pode ser capaz de interagir bastante com o público em geral, como: fornecedores, clientes e visitantes. Já o segundo restringe sua atuação dentro do escritório, gerindo procedimentos internos, como: arquivamento de documentos, atendimento ao público, entre outras funções específicas.
No local de trabalho moderno, o avanço dos auxiliares administrativos é co-dependente do sucesso do corpo executivo e a capacidade de ambos para acompanhar o desempenho do trabalho da equipe em avaliações contínuas.
Em alguns casos, a atividade do secretariado não é um órgão burocrático, mas
inclui uma certa organização dirigida por todos os seus membros que ajudam a organizar coletivamente o grupo.
3.2 – Psicologia Organizacional
Psicologia industrial e organizacional (também conhecida como psicologia do trabalho) é o estudo científico de funcionários, locais de trabalho e organizações, com o intuito de potencializar a produtividade.
Psicólogos industriais e organizacionais
contribuem para o sucesso de uma organização, melhorando o desempenho, a satisfação, a segurança, a saúde e o bem-estar de seus funcionários.
Um psicólogo organizacional realiza pesquisas
sobre comportamentos e atitudes dos funcionários, e como eles podem ser melhorados através de práticas de contratação, programas de treinamento, feedback e sistemas de gestão.
Psicólogos também ajudam as organizações na transição entre os períodos de
mudança e desenvolvimento. A psicologia industrial e organizacional está relacionada ao comportamento
organizacional e ao capital humano. O desenvolvimento histórico da psicologia organizacional teve
desenvolvimentos paralelos nos Estados Unidos e em outros países, como a Grã-
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Bretanha, Austrália, Alemanha, Países Baixos, e países do leste europeu como a Romênia.
As raízes da psicologia organizacional remontam quase ao início da psicologia
como ciência, quando Wilhelm Wundt fundou um dos primeiros laboratórios de psicologia em 1876 em Leipzig , na Alemanha.
Em meados da década de 1880, Wundt treinou dois psicólogos que tiveram uma
grande influência sobre o aparecimento eventual da psicologia organizacional: Hugo Munsterberg e James McKeen Cattell.
Em vez de ver as diferenças como "erros", Cattell foi um dos primeiros a
reconhecer a importância dessas diferenças entre os indivíduos, como forma de prever e entender melhor o seu comportamento.
Walter Dill Scott, que foi contemporâneo de Cattell, foi eleito presidente da
American Psychological Association (APA), em 1919, foi sem dúvida o mais proeminente psicólogo organizacional do seu tempo.
Dill Scott, juntamente com Walter Van Dyke Bingham trabalhou no Instituto
Carnegie desenvolvendo métodos para seleção e treinamento de pessoal na área de vendas.
A psicologia organizacional tem suas origens históricas na pesquisa sobre as
diferenças individuais, a avaliação, e a previsão de otimizar a performance dos trabalhadores em uma organização.
Isso ocorreu durante a I Guerra Mundial, em resposta à necessidade de preparar
rapidamente novos soldados para as estações de serviço. Scott e Bingham se ofereceram para ajudar com os testes colocando mais de um milhão de recrutas no exército.
Em 1917, Scott juntamente com outros psicólogos proeminentes daquela época,
elaboraram um teste de inteligência bem conhecido, (teste de Stanford-Binet), projetado para testar uma pessoa de cada vez.
Esta nova forma de teste foi chamada Exército Alpha. Depois da Guerra, a base
industrial crescem nos EUA. O setor privado começou a imitar o teste bem sucedido no exército e o teste de
capacidade mental logo se tornou um lugar-comum no ambiente de trabalho. A psicologia industrial começou a ganhar destaque quando Elton Mayo chegou
aos Estados Unidos em 1924. Mayo era fascinado pelos aspectos que envolvem o local de trabalho.
Essas observações de pensamentos e emoções dos trabalhadores foram estudadas
para ver como os funcionários resistem às tentativas de gestão para aumentar a produtividade.
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Esses estudos são conhecidos como estudos de Hawthorne. Os resultados desses
estudos inauguraram um novo movimento radical conhecido como o movimento das relações humanas.
Este movimento estava interessado nas teorias mais complicadas de motivação,
o mundo emocional do trabalhador, a satisfação no trabalho e as entrevistas com os trabalhadores.
A segunda Guerra Mundial trouxe novos problemas que levaram ao
desenvolvimento contínuo da psicologia organizacional. A guerra trouxe um interesse renovado em testes de habilidade.
Tudo isso em virtude da introdução do centro de avaliação, da preocupação com
a moral e a fadiga dos trabalhadores da indústria de guerra e da inteligência militar, que eram a tônica das pesquisas daquele tempo.
Anos após a Segunda Guerra Mundial, ocorreu um tempo de bonança para a
indústria com muitos postos de trabalho a serem preenchidos e candidatos a serem testados.
No entanto, curiosamente, quando a guerra terminou e os soldados voltaram ao
trabalho, houve uma tendência de aumento dos conflitos trabalhistas, com aumento do número de interrupções de trabalho lideradas pelos sindicatos e trabalhadores.
Esta questão fez crescer a preocupação com a produtividade do trabalho e as
pesquisas acerca da atitude do trabalhador tornaram-se de grande interesse no campo da psicologia.
Em meados dos anos 1960 pareciam marcar uma linha de demarcação entre o
período "clássico" e o pensamento "moderno". Durante este período, o nome mudou apenas de psicologia industrial para a
psicologia organizacional. Os períodos anteriores abordavam o comportamento de trabalho a partir da
perspectiva individual, analisando o desempenho e as atitudes dos trabalhadores individualmente.
Embora essa tenha sido uma abordagem valiosa, ficou claro que haviam outras
influências, mais amplas, não só no indivíduo, mas também no comportamento do grupo como um todo no local de trabalho.
Assim, em 1973, o termo "organizacional" foi adicionado ao nome para enfatizar
o fato de que quando um indivíduo se junta a uma organização ele será exposto a um objetivo comum e a um conjunto comum de procedimentos operacionais.
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De um modo geral, a psicologia organizacional está preocupada com o estudo do comportamento no local de trabalho.
Os psicólogos muitas vezes aplicam a pesquisa para aumentar a produtividade
no local de trabalho, seleção de funcionários mais adequados para determinados postos de trabalho e testes de produtos. A psicologia organizacional é um campo vasto, com oportunidades em diversas áreas.
Muitos psicólogos trabalham na empresa em cargos que lidam com a
produtividade do trabalhador, treinamento de funcionários, avaliação e recursos humanos.
Atualmente, há uma série de programas universitários que oferecem bacharelado
em psicologia organizacional. Pessoas com um grau de bacharel normalmente trabalham na área de recursos humanos, embora existam algumas oportunidades em outras áreas.
Aqueles que procuram maiores oportunidades de trabalho e salários mais
elevados podem querer considerar continuar sua educação em nível de mestrado. Existem muitas oportunidades para os candidatos a emprego com o grau de mestre em psicologia.
A crescente demanda por psicólogos organizacionais levou a um aumento no
número de universidades que oferecem mestrado em psicologia. Aqueles com doutorado em psicologia têm maior quantidade de oportunidade e de remuneração.
Aqueles que trabalham em empresas, governos e posições acadêmicas muitas
vezes gastam um tempo considerável em realização de pesquisas. Uma das grandes coisas sobre a psicologia organizacional é que muitos cargos
abrangem temas e habilidades de diversas áreas da psicologia. Dentre elas, destacam-se: a psicologia da personalidade, a psicologia social, a
psicologia experimental e as estatísticas. Estes são apenas alguns dos temas abordados nesta disciplina.
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3.3 – Redação Técnica
A escrita tem um papel importante no mundo da ciência, da tecnologia e de negócios, em outras palavras, a escrita é a tecnologia mais antiga e ao mesmo tempo mais atual que nós temos. Como vivemos em uma sociedade letrada, isto é, uma sociedade que usa a escrita como meio fundamental de comunicação, devemos ter pleno domínio desta habilidade para nos inserirmos plenamente na sociedade contemporânea. O indivíduo que não sabe escrever está à margem da coletividade, e, possivelmente, não terá acesso aos meios de comunicação. Para aprender a escrever de forma eficaz no mundo do trabalho, é preciso que saibamos primeiramente as regras gramaticais da língua portuguesa. Além disso, para se tornar um bom escritor de textos, o indivíduo impreterivelmente terá de ser, em primeiro lugar, um bom leitor. Não importa que tipo de trabalho o profissional faça, é provável que utilize, e muito, a escrita em grande parte do seu trabalho. Quanto mais você souber sobre algumas habilidades e técnicas de escrita, melhor será o texto produzido. Como dissemos anteriormente, em qualquer processo comunicativo temos a presença de um emissor, uma mensagem e um receptor.
No texto escrito é a mesma coisa. Escrevemos com a intenção de informar outrem. E esta intencionalidade deve ser considerada antes mesmo de começar a escrever o texto. Na verdade, quando somos desafiados a escrever sobre assuntos altamente técnicos, temos que ter em mente para que público-alvo vamos escrever, isto é, quem são os leitores do nosso texto?
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Em um mundo de rápido desenvolvimento tecnológico, as pessoas que apresentam constantemente dificuldades em lidar com o texto neste ambiente virtual são consideradas analfabetos tecnológicos. Da mesma forma, uma pessoa alfabetizada que não consegue se relacionar de forma coerente e coesa com o texto é chamada de analfabeta funcional, isto é, uma pessoa que sabe o código, mas não tem pleno domínio da linguagem. Nos cursos de técnicas de escrita, o foco principal é tipicamente a produção de textos. Tudo que você faz no curso visa o desenvolvimento de habilidades necessárias para produzir textos. As cartas comerciais e os memorandos se diferem em certos aspectos importantes. Mantenha o conselho a seguir em mente quando você escrever e especialmente quando você revisar suas cartas comerciais, memorandos ou notas: exponha o objetivo principal do texto, o propósito ou o assunto de imediato. Isso permitirá que o leitor saiba do que trata o texto sem precisar lê-lo na íntegra. Portanto, evite prolongar o começo do texto, apresente seu objeto de análise. Naturalmente nunca se esquecendo de dar liga ao texto, isto é, entrelaçar as ideias de maneira lógica e clara.
Se você está respondendo a uma carta, identifique seu assunto e a data no primeiro parágrafo ou frase, posteriormente, exponha o motivo do texto. Mantenha os parágrafos curtos, uma vez que o objetivo é transmitir informações de maneira clara e compreensível. Os parágrafos de textos comerciais tendem a ser curtos, usando apenas poucas frases longas. Os textos comerciais não são lidos da mesma maneira que os artigos, relatórios ou livros. Normalmente, eles são lidos rapidamente. Esta leitura dinâmica nos permite captar de maneira superficial as informações que estão sendo transmitidas, sem a necessidade de uma reflexão profunda acerca da leitura. Parágrafos densos e grandes são aqueles com mais de dez linhas, e que exigem muita concentração e não podem ser lidos com pressa. Para possibilitar ao destinatário ler suas cartas mais rapidamente, compreendê-las e lembrar os fatos importantes, crie parágrafos relativamente curtos entre três a oito linhas. Em cartas comerciais, alguns parágrafos são compostos de apenas uma frase e isso é perfeitamente aceitável. Apenas cuidado para não ser repetitivo nos parágrafos. Na primeira frase de qualquer parágrafo de um texto comercial, tente localizar uma palavra ou frase que indique o tema central do texto.
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Fazendo isso, você dá aos destinatários uma noção clara do conteúdo e a finalidade de cada parágrafo. É importante listar ou relacionar os temas e os tópicos, sempre que possível, em um texto comercial. A listagem torna mais fácil a compreensão dos pontos importantes do texto. Coloque informações importantes estrategicamente nos textos comerciais. Informações na primeira e na última linha dos parágrafos tendem a ser lidas e lembradas com mais facilidade. Já as informações inseridas no meio de longos parágrafos são facilmente ignoradas ou esquecidas no decorrer da leitura. Portanto, coloque trechos importantes em pontos de alta visibilidade. Por exemplo, em entrevistas você deve convencer os potenciais empregadores que é a pessoa certa para um trabalho, localize as informações sobre qualidades atraentes no início ou no final dos parágrafos para uma maior ênfase. Se você está escrevendo sobre um tema polêmico, uma boa estratégia é a de enfatizar o tema, entretanto, colocando as informações em áreas de menor destaque. Encontre maneiras positivas de expressar uma má notícia. Muitas vezes, os textos comerciais devem transmitir más notícias: a impossibilidade de uma contratação, uma carta de demissão, etc. Essa má notícia pode ser transmitida de uma forma delicada, usando o eufemismo, que é uma figura de linguagem que atenua o sentido de uma mensagem. Para transmitir uma má notícia de maneira positiva, é necessário evitar palavras como:
– Não posso;
– Proibido;
– Falhar;
– Impossível;
– Recusar;
– Restringir;
– Negar.
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Use os sinônimos para transmitir a mesma mensagem só que com palavras mais tênues e palatáveis. Abaixo, temos alguns exemplos de frases formuladas de uma forma bastante hostil e negativa, observe: “... Devido à quantidade de informações solicitadas na sua carta, simplesmente não
podemos ajudá-lo, infelizmente nossa capacidade de atender as demandas dos
consumidores está restrita.”
Observe como o texto a seguir transmite as mesmas informações, só que sob uma perspectiva positiva, isto é, com o intuito de transformar uma adversidade numa aproximação comercial. Observe: “... Constatamos em sua carta a necessidade de alguns esclarecimentos, desde já nos
colocamos à sua inteira disposição para qualquer informação referente ao nosso
produto ou empresa. Agradecemos o contato.”
Veja que o primeiro texto não apresenta uma solução ao leitor, pelo contrário, ressalta a inoperância de suas atividades.
Já no segundo texto, é possível observar uma postura solícita do remetente, isso faz com que os agentes desse processo comunicativo se aproximem, isto é, remetente e destinatário. Ao escrever um texto comercial devemos ter foco nas necessidades do destinatário, bem como nos seus propósitos e interesses, em vez de seu próprio. Evite frases pomposas, infladas de sonoridade. Lembre-se que você está escrevendo um texto e não um poema. Atente-se à linguagem, cuidado para que seu texto não pareça uma carta a um amigo, mas também não se assemelhe a um artigo científico. Outro ponto importante é a conclusão. Esta parte do texto deve ser clara e objetiva, contudo, trazendo em síntese as informações apresentadas no decorrer do texto. Conclusões ineficazes em textos comerciais, muitas vezes, acabam com declarações evasivas sem fundamentação nem coerência com o que foi escrito. A conclusão é o fechamento do texto, e, neste sentido, merece maior cuidado, já que é neste momento em que se apresentam os resultados, ou a reflexão sobre o que foi escrito.
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3.4 – Contabilidade Básica
Esta explicação introdutória acerca da contabilidade irá apresentá-lo a alguns
princípios básicos, conceitos de contabilidade e de terminologia contábil. Uma vez que você vai se familiarizar com alguns desses termos e conceitos, vai se sentir mais confortável acerca do tema. Isto irá auxiliá-lo na posição de auxiliar administrativo.
Alguns dos termos básicos de contabilidade que você vai aprender incluem as receitas, despesas, ativos, passivos, declaração de renda, balanço patrimonial e demonstração dos fluxos de caixa.
Você vai se familiarizar com os débitos e créditos de contabilidade. Também vai
ver dois princípios fundamentais de contabilidade, princípio do reconhecimento das receitas e o princípio da congruência.
A equação de contabilidade básica, também chamada de equação do balanço,
representa a relação entre os ativos, passivos e patrimônio de uma empresa. Trata-se de uma equação que visa equilibrar as contas de uma organização.
É a base para o sistema de contabilidade de dupla entrada. Para cada transação, o
total de débitos deve ser igual ao total de créditos, que pode ser expresso como:
Ativo = Passivo + Capital
Em uma empresa, o capital representa o patrimônio líquido. Uma vez que todas as transações comerciais afetam pelo menos duas contas em uma empresa, a equação contábil objetivará o equilíbrio.
Assim, a fórmula de contabilidade mostra essencialmente o que a empresa
possui (ativos), o que a empresa gasta (o seu passivo) e o investimento dos proprietários (patrimônio líquido ou capital).
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A contabilidade é baseada em cinco tipos básicos de contas:
– Ativos;
– Passivos;
– Patrimônio líquido;
– Receitas;
– Despesas.
Agora vamos expandir nossa compreensão destes tipos de conta, e mostrar como
elas são representadas. Mas, primeiro, vamos dividi-los em dois grupos, as contas do balanço e as contas de receita e despesa.
Contas patrimoniais
As contas patrimoniais são usadas para rastrear mudanças nos ativos e passivos de uma empresa. Os três elementos principais que constituem as contas de balanço são ativos, passivos e patrimônio.
Ativo é o conjunto de coisas que você possui. Seus ativos podem incluir: carro, dinheiro, uma casa, ações, ou qualquer outra coisa que tenha valor conversível. Em uma empresa, o ativo é constituído pelos funcionários, maquinários, etc.
Passivo é o grupo de coisas sobre as quais você deve o dinheiro. Suas responsabilidades podem incluir um empréstimo de carro, um empréstimo de estudante, uma hipoteca, sua conta de margem de investimento, ou qualquer outra coisa que você precise pagar. Em suma, os passivos são nossas contas.
Em uma empresa, os passivos incluem conta de luz, aluguel de espaço físico,
salário dos funcionários, contas de manutenção de sistemas operacionais, entre outras contas.
A equidade é representada pelo patrimônio líquido. Ele representa o que sobra
depois de subtrair seus passivos de seus ativos. O patrimônio líquido pode ser pensado como parte de seus ativos que você possui de imediato, sem qualquer dívida ou despesas fixas.
As despesas referem-se ao dinheiro que você gasta para adquirir bens ou serviços fornecidos por outra pessoa.
Exemplos de despesas são: uma refeição em um restaurante, aluguel,
mantimentos, gasolina para o seu carro ou ingressos para ver um jogo. As despesas
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sempre diminuem seu patrimônio. Se você pagar a despesa imediatamente, vai diminuir os seus ativos.
A segunda conta do balanço é de obrigações, que, como vocês se lembram, refere-se ao valor que se deve. Neste sentido, o balanço de obrigações tem o objetivo de equacionar suas dívidas.
Estes representam os direitos dos seus credores para obter o reembolso por parte
do devedor. O acompanhamento dos saldos de responsabilidade permite que você saiba o quanto você tem em dívidas em um determinado ponto no tempo.
As contas a pagar referem-se a todo o montante de obrigações. Em uma empresa, as contas a pagar incluem custos operacionais, como: salário, benefícios trabalhistas, matéria-prima, etc.
A conta do balanço final equivale ao montante de recursos de um indivíduo ou empresa, que é sinônimo de "patrimônio líquido".
Este por sua vez, representa o que sobra depois de subtrair seus passivos de seus
ativos, por isso é a parcela de seus ativos que você possui de imediato, sem qualquer dívida.
A equação contábil dessa contas de balanço é:
Ativos = Passivos + Patrimônio Líquido ou
Ativo - Passivo = Patrimônio Líquido. Assim, em linhas gerais, os bens que uma empresa possui menos as contas que deve, resulta em seu patrimônio líquido.
Seu sistema de contabilidade terá um número de razões auxiliares (chamados de livros auxiliares) para itens como caixa, contas a receber e contas a pagar. Todas as entradas que são inseridas são registradas por meio de equações de contabilidade.
Estes podem incluir itens como contribuições de capital, empréstimo,
amortizações de empréstimo, e produtos de venda de ativos. Esses itens serão vinculados ao seu balanço, mas não ao seu lucro e perdas.
Há duas questões principais para entender a contabilidade geral. Uma delas é a sua ligação com os seus relatórios financeiros, e a outra é o estabelecimento de saldos de abertura.
Os dois documentos financeiros primários de qualquer empresa são o equilíbrio patrimonial e a demonstração de lucros e perdas, e ambos são retirados diretamente a partir dos registros financeiros da empresa.
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Em uma empresa, a contabilidade geral considera como essenciais os seguintes aspectos:
– Contas a receber;
– Contas a pagar;
– Entrada de pedidos;
– Controle de estoque;
– Contabilidade de custos;
– Folha de pagamentos.
Quem não conhece a função da contabilidade dentro de uma empresa, imagina que esta constitui apenas uma atividade extremamente burocrática, cujo objetivo é o de controlar os pagamentos de tributos governamentais. Este setor mantém a empresa em dia com suas obrigações perante as leis que regem o sistema tributário. Porém, esta ciência, não se resume apenas a estas atividades mecânicas. Podemos conceituar a contabilidade como uma ciência social, assim como a economia ou administração, que estuda, interpreta e registra os fenômenos, tanto em seu aspecto quantitativo quanto em seu aspecto qualitativo, que afetam o patrimônio de uma organização.
Neste sentido, podemos afirmar que a contabilidade mensura, condensa e atesta a veracidade de todos os dados e números relativos a tudo que se passa na organização.
Procura fornecer aos administradores da organização, bem como aos
proprietários do patrimônio e demais pessoas que estejam envolvidas neste processo, as informações necessárias para tomadas de decisão. Neste sentido, destacamos a posição do Conselho Federal de Contabilidade sobre o objetivo da contabilidade:
“O objetivo científico da Contabilidade manifesta-se na correta
apresentação do Patrimônio e na apreensão e análise das causas das suas
mutações. Já sob ótica pragmática, a aplicação da Contabilidade a uma
Entidade particularizada, busca prover os usuários com informações
sobre aspectos de natureza econômica, financeira e física do Patrimônio
da Entidade e suas mutações, o que compreende registros, demonstrações,
análises, diagnósticos e prognósticos, expressos sob a forma de relatos,
pareceres, tabelas, planilhas, e outros meios”.
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Note que o texto em questão deixa claro que a contabilidade deve prover os usuários com informações, de forma a possibilitar uma boa administração do patrimônio da entidade.
Isso se faz através de um sistema de informações contábeis que, como dissemos, proverá os usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e produtividade.
Termos e conceitos básicos
Existem algumas coisas que você precisa entender, a fim de tornar a criação de seu sistema de contabilidade mais fácil. Eles são básicos e provavelmente irá esclarecer qualquer confusão que possa ter acerca de contabilidade. Débitos e Créditos
Estes são a espinha dorsal de qualquer sistema de contabilidade. Entenda como débitos e créditos trabalham e você vai entender todo o sistema. Cada registro contábil na contabilidade geral contém um cartão de débito e crédito. Além disso, todos os débitos devem ser igual a todos os créditos.
Portanto, o sistema de contabilidade tem de ter um mecanismo para assegurar
que todas as entradas e saídas estejam em equilíbrio. Na verdade, os sistemas contábeis mais automatizados minimizam o lançamento de informações equivocadas, permitindo que você corrija os erros de lançamento.
Vamos dar uma olhada em dois exemplos de entradas e experimentar esses débitos e créditos: Na primeira etapa do exemplo, vamos mostrar uma venda de crédito:
Contas a Receber 1.000 reais
Receitas de Vendas 1.000 reais
Se considerarmos a contabilidade geral, veremos que as “contas a receber”
possui um saldo de 1.000 reais, e a renda das receitas de vendas também tinha um saldo de 1.000 reais. Logo o resultado desta equação é zero.
Ativo e passivo
Contas do balanço são os ativos e passivos. Quando montamos o plano de contas, haverá seções separadas e esquemas de numeração para os ativos e passivos que compõem o balanço.
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Identificação de ativos
Simplificando, os ativos são aquelas coisas de valor que a sua empresa possui. O dinheiro em sua conta bancária é um ativo. Assim é o carro da empresa que você dirige. Ativos são os objetos, direitos e reivindicações de propriedade e de valor para a empresa.
Se sua empresa é proprietária de imóveis ou outros bens tangíveis, ela possui
ativos também. Também pode haver ativos intangíveis de propriedade. Dentre os quais, destacam-se: as patentes, o direito exclusivo de utilizar uma
marca, e ágio na aquisição de outra empresa são ativos intangíveis. O seu valor pode ser um pouco nebuloso. Identificação de passivos
Pense nos passivos como o oposto de bens. Estas são as obrigações de uma empresa. As contas a pagar são os passivos, uma vez que representam as contas futuras.
Estas responsabilidades são separadas em categorias de curto prazo e de longo prazo sobre o balanço. Esta divisão não é nada mais do que separar essas obrigações agendadas para pagamento no próximo exercício (geralmente os próximos doze meses).
3.5 – Departamento Pessoal
O departamento pessoal, também conhecido como Recursos humanos refere-se
ao conjunto de indivíduos que compõem a força de trabalho de uma organização, setor empresarial, ou economia.
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"O capital humano", às vezes, é usado como sinônimo de recursos humanos, embora o capital humano normalmente se refira a uma visão mais estreita, ou seja, o conhecimento que os indivíduos incorporam e podem contribuir para uma organização.
A disciplina profissional e a função de negócios que supervisiona os recursos
humanos de uma organização é chamado de gestão de recursos humanos.
A partir do objetivo corporativo, os funcionários são vistos como ativos para a empresa, cujo valor é reforçado pelo desenvolvimento.
Por isso, as empresas vão se envolvendo em uma barragem de práticas de gestão
de recursos humanos para capitalizar recursos sobre esses ativos. Na gestão de recursos humanos, três grandes tendências são normalmente
consideradas:
– Demografia: as características de um mercado de trabalho / população,
por exemplo, idade, sexo ou classe social. Este tipo de tendência pode ter
um efeito em relação às ofertas de mercado;
– Diversidade: a variação na população / local de trabalho. Os defensores
da diversidade no local de trabalho defendem uma base de funcionários que
seja um reflexo da diversidade da própria sociedade;
– Competências e qualificações: com o mercado cada vez mais competitivo,
as indústrias se vêm obrigadas a investir em pessoal (funcionários)
altamente qualificado.
No que diz respeito à forma como os indivíduos respondem às mudanças no
mercado de trabalho, o seguinte deve ser entendido:
– Distribuição geográfica: refere-se à distância entre a casa e o trabalho
do indivíduo. A distância a percorrer para o trabalho deve estar em
consonância com o salário oferecido, e o transporte e infra-estrutura da
região também são analisados pelo departamento pessoal;
– Estrutura ocupacional: as normas e os valores das diferentes carreiras
dentro de uma organização também são analisadas;
– Diferença de gerações: diferentes categorias de idade dos funcionários
têm certas características, por exemplo, o seu comportamento e as
expectativas da organização. Neste sentido, há uma análise de pessoal,
visando uma maior produtividade.
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Preocupações com a terminologia
É necessário considerar que as pessoas, no contexto organizacional contemporâneo, são como ativos ou recursos de uma empresa. Entretanto, algumas análises sugerem que os seres humanos não são "commodities" ou "recursos", mas são seres criativos e sociais em uma empresa produtiva.
A revisão da ISO 9001 2000, ao contrário, requer a identificação dos processos, sua sequência e interação, e para definir e comunicar responsabilidades e autoridades. Em geral, as nações fortemente sindicalizadas como a França e a Alemanha têm adotado e incentivadas tais abordagens.
Além disso, em 2001, a Organização Internacional do Trabalho decidiu revisitar e rever a sua recomendação de 1975 para o Desenvolvimento de Recursos Humanos, isso trouxe a profissão a outro patamar de maior importância no contexto administrativo.
Um ponto de vista dessas tendências é que um forte consenso social sobre a economia política e um bom sistema de bem-estar social facilita a mobilidade de trabalho e tende a tornar toda a economia mais produtiva, como o trabalho pode desenvolver habilidades e experiência de várias maneiras, e mover-se de uma empresa para outra com pouca controvérsia ou dificuldade de adaptação.
Outra controvérsia importante diz respeito à mobilidade do trabalho e à questão filosófica mais ampla com o uso da expressão "recursos humanos".
O fato é que o material humano é o bem mais precioso de uma organização,
sobretudo no contexto contemporâneo.
Abaixo, temos um interessante texto, transcrito da internet, que trata justamente da importância do departamento pessoal nas empresas. O artigo explica quais são as funções desempenhadas por este setor essencial de uma organização.
Observe:
A importância do departamento pessoal e suas funções na empresa O departamento pessoal é imprescindível para o bom funcionamento da empresa sabendo que é responsável pela organização e manutenção do arquivo que contém toda a documentação, expedida durante a realização das rotinas, exigidas pelo governo. Além do cumprimento das normas de higiene e segurança do trabalho, atendimento da fiscalização trabalhista e da justiça do trabalho. Tem a função de mostrar para o colaborador que a empresa em que ele desenvolve suas atividades é um local organizado e estruturado, estando assim este departamento apto a aguçar a empresa quando um colaborador está se destacando ou quando precisa ser ajudado ou mais capacitado.
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Em empresas de pequeno porte, a prática do departamento pessoal é feita por escritórios de contabilidade. Este setor tem como suas responsabilidades, admitir, treinar, desenvolver, motivar, orientar e fazer o desligamento de funcionários, dentre outras. O processo de admissão, por exemplo, é dividido em etapas. Primeiramente ocorre a abertura de vagas, a definição do perfil do candidato e a definição da melhor forma de divulgar a vaga. Em seguida, acontece a recepção dos currículos para a análise e seleção dos candidatos. O departamento pessoal, também é responsável por integrar os novos colaboradores à empresa logo após sua admissão, treinando, supervisionando, acompanhando e esclarecendo eventuais dúvidas. É ele o setor responsável por controlar a presença dos colaboradores, calcular salários, impostos, benefícios, folha de pagamento, de acordo com a legislação trabalhista. Existem empresas que têm a visão na modernidade, uma tendência do mundo corporativista é a valorização das pessoas, isso está associado ao Departamento de Recursos Humanos, que vai cuidar da idoneidade da empresa frente aos seus colaboradores e a estes aos seus direitos frente à empresa. Estas empresas estão preocupadas com o futuro e para isso investem no presente de forma criativa, porém constante; se distinguindo das demais e obtendo resultados promissores. Investir em departamento pessoal não significa ter um departamento direcionado apenas à admissões, demissões, treinamentos, recrutamentos, avaliações, visto que em algumas empresas não se tem grande fluxo de pessoal. A empresa pode, por exemplo, investir em Recursos Humanos tendo como base um plano de carreira, em que o colaborador possa participar e crescer junto com a empresa. O profissional de Recursos Humanos diferencia-se por desenvolver uma postura de liderança autorizada perante sua equipe, onde os colaboradores o recorrem tendo a convicção de que realmente ele saberá o que fazer, e não como uma autoridade que somente quer as atividades realizadas. Estes profissionais devem ser visionários, mas com os pés no chão, devem ser multiplicados em todos os setores da empresa deliberando e projetando o futuro desejado. Diante de todo o exposto, conclui-se, portanto que investir no Departamento de Recursos Humanos é investir na própria empresa, aparecerá melhoras significativas nos processos de comunicação e nas relações interpessoais, enfim ocorrerá uma maior integração organizacional.
Fonte: http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/a-importancia-do-departamento-pessoal-e-suas-funcoes-na-empresa/66034/
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Unidade 4 – Fatores que influenciam sua rotina de trabalho Olá, Chegamos à última unidade de nosso curso, neste momento trataremos dos fatores que influenciam diretamente sua rotina de trabalho. Veremos aspectos importantes do relacionamento interpessoal no trabalho, posteriormente analisaremos quais as competências e habilidades para se alcançar o sucesso profissional. Daremos dicas de como se relacionar com seu chefe, isto é, como lidar com a relação hierárquica dentro de uma organização. Por fim, aprenderemos a elaborar um currículo profissional, além de aprender como se portar em entrevistas de emprego. Bom curso!
4.1 – Relacionamento Interpessoal no Trabalho
Relações de trabalho são relações interpessoais com importantes implicações para os indivíduos e para as organizações. O homem, enquanto ser social, necessita de interação em qualquer circunstância da vida. O problema é quando estas relações ocorrem fora de seu contexto apropriado. Estudos mostram que as relações de trabalho afetam diretamente a capacidade de um trabalhador ter sucesso.
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O fato é que os trabalhadores estão gastando em média 50 horas por semana no local de trabalho, passando longos períodos com a equipe de trabalho, resultando na formação de amizades. Estas ligações podem ser positivas, e têm potencial para se tornar prejudiciais. Uma vez que essas relações estão se tornando mais comuns, também se tornam mais comuns os conflitos dentro do ambiente de trabalho. A proximidade entre os indivíduos expõe suas diferenças e seus pontos de vista divergentes, e isso é prejudicial. Amizades no local de trabalho A amizade tem sido definida como uma relação de interdependência voluntária entre duas pessoas ao longo do tempo que se destina a facilitar os objetivos sócio-emocionais dos participantes, e pode envolver diferentes tipos e graus de companheirismo, intimidade, carinho e assistência mútua. Devido ao longo tempo gasto no trabalho, as pessoas costumam desenvolver amizades neste ambiente social. Além disso, os indivíduos são mais propensos a ter mais amizades no local de trabalho do que em qualquer outro tipo de ambiente. As amizades de trabalho podem ter um impacto positivo sobre a produtividade de um empregado. Amizades no local de trabalho levam a:
– Grupos mais coesos de trabalho;
– Funcionários mais satisfeitos e comprometidos;
– Maior produtividade e maior alcance das metas;
– Aumento de sentimentos positivos sobre a organização etc.
Em linhas gerais, a amizade no local de trabalho pode tornar os empregos melhores, e é um fator na prevenção da rotatividade e do desejo de deixar a empresa por parte do funcionário. No entanto, apesar das amizades no local de trabalho terem um impacto positivo na produção e na atitude para com o trabalho global do empregado, elas também podem levar à competição, inveja, fofocas e distração das atividades relacionadas com o trabalho.
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Relações de subordinação O efeito Hawthorne cresceu a partir de uma série de estudos. Essa teoria afirma que os participantes agem e reagem de maneiras diferentes, porque eles estão conscientes de que estão sendo vigiados. Especificamente, a teoria afirma que a aproximação entre gerentes e funcionários resulta em um trabalho mais eficiente. A compreensão básica de relações de subordinação chefe encontra-se no princípio de que os hábitos dos gestores têm o poder de criar ambientes produtivos ou contraproducentes. Outra teoria que explica as relações chefe-subordinado é o trabalho de qualidade no relacionamento e informações do funcionário. Este estudo foi conduzido por Patricia Sias, e aponta a teoria da liderança de equipe. Acredita-se que esta teoria é mais amplamente aceita sobre relacionamentos de trabalho entre superiores e subordinados. O principal ponto é que os funcionários com o melhor acesso à informação são os mais propensos a terem sucesso. Além disso, os trabalhadores com uma relação de maior qualidade com o seu supervisor têm mais acesso a essas informações e serão mais propensos a terem sucesso no trabalho. Romance no trabalho
É sabido que as relações de trabalho envolvem certo grau de intimidade entre
colegas de trabalho. O namoro desempenha um papel complicado para as pessoas envolvidas no relacionamento. Elas podem prejudicar a produtividade de uma empresa, justamente por causar distração nos funcionários, e os sentimentos de estranheza entre os outros membros da equipe de trabalho. No entanto, pode ocorrer o contrário, resultados positivos podem ser visíveis no maior desempenho no trabalho, além de maior motivação e satisfação no trabalho.
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Família
Pequenas e grandes empresas familiares são exclusivas no mundo organizacional com base em seus padrões de governança, sucessão, gestão e propriedade, influenciando as metas dos seus negócios, as estruturas, as estratégias e abordagens no processo de tomada de decisão. As empresas familiares têm muitas vantagens estratégicas, como a sua partilha dos ideais da família, valores e plano de fundo. Essas vantagens podem tornar estas empresas mais produtivas, pois envolvem maior comprometimento.
Infelizmente, os conflitos e os problemas podem surgir devido à falta ou ausência de objetivos comuns no negócio. Uma questão frequente dentro de uma empresa familiar é a separação de funções de negócios da família. Além disso, tomar uma decisão entre o que é melhor para o negócio ou o que é melhor para a família pode ser tarefa extremamente difícil. Quase 70 % de todas as empresas familiares falham antes de chegar à segunda geração e 88 % não antes da terceira geração. Apenas um pouco mais de 3% de todas as empresas familiares operam no quarto nível de geração. Como demonstrar respeito no local de trabalho Pergunte a qualquer um em seu local de trabalho o tratamento que mais deseja. Eles provavelmente vão dizer que têm o desejo de serem tratados com dignidade e respeito. Você pode demonstrar respeito com ações simples. Demonstrar respeito é a interação mais importante que você pode ter com as pessoas comuns que povoam a sua vida e seu ambiente de trabalho. A seguir, trouxemos algumas dicas que podem ajudá-lo a desenvolver um bom relacionamento de trabalho com seus colegas. Atente-se aos conselhos e promova uma relação saudável com seus colegas de trabalho. Observe: Confiar e ser confiável: Regras de confiança A confiança é a pedra angular ao lidar com pessoas no trabalho. Confiança é o alicerce para uma comunicação eficaz, nas relações interpessoais positivas e na motivação do empregado, bem como o esforço extra que as pessoas investem
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voluntariamente no trabalho. Quando existe confiança em uma organização ou em um relacionamento, quase tudo é mais fácil e mais confortável de se conseguir. Ao lidar com pessoas, a confiança é fundamental para a formação de relações de apoio que permitem realizações e progresso. Fornecer feedback eficaz ao lidar com pessoas O feedback é a comunicação de uma pessoa ou um grupo de pessoas sobre o efeito que seu comportamento está tendo sobre outra pessoa, sobre a organização, sobre o cliente ou a equipe. Sempre que fornecer um feedback atente-se ao modo como você transmitirá a informação. Faça o seu comentário de maneira respeitosa, sugestiva e não impositiva. Ao lidar com pessoas, o feedback pode fazer a diferença na qualidade do relacionamento e na produtividade do indivíduo na empresa. Receber feedback com graça e dignidade Você está interessado em saber como outras pessoas veem o seu trabalho? O primeiro passo é se tornar mais receptivo, em muitos casos, nós não aceitamos críticas, isso é natural do ser humano, contudo em um ambiente corporativo devemos nos atentar à maneira como os outros nos veem. O feedback permite que você ajuste o seu curso e direção para lidar com situações, pessoas e desafios no trabalho. Seu objetivo no trato com as pessoas é promover a interação. Mostrar apreço ao lidar com pessoas Você pode mostrar a apreciação a cada dia quando lida com pessoas. Você pode dizer a seus colegas de trabalho, o quanto você os valoriza e o quão importante é sua contribuição. Demonstrar apreciação ao lidar com pessoas todos os dias é uma poderosa forma de interagir e demonstrar seu cuidado. Seus colegas de trabalho se sentirão valorizados. Lidar com pessoas como aliadas garante sucesso Um aliado é um associado que presta assistência e, muitas vezes, amizade. Seus aliados são susceptíveis de apoiar os seus pontos de vista e causas. Eles ajudam a resolver problemas, dar conselhos quando você precisa de um ouvido atento e oferecem uma perspectiva diferente, de modo que você possa ver a sua organização de
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forma mais ampla. Às vezes, os aliados lhe dizem que você está errado em suas suposições, ou desinformado em suas escolhas, e indo na direção errada. Ao lidar com as pessoas no dia a dia de trabalho, nada é mais importante do que ter pessoas que lhe digam a verdade quando estiver equivocado. Lidar com conflitos no trabalho O confronto significativo nunca é fácil, mas o conflito muitas vezes é necessário em um ambiente de trabalho. Aliás, o homem, enquanto ser social, está suscetível a conflitos de toda espécie. A boa notícia é que o confronto, que quase nunca é a nossa primeira escolha, pode tornar a relação de trabalho mais eficiente e produtiva. Saiba como lidar com conflitos difíceis no trabalho e terá grandes chances de alcançar o sucesso profissional, independentemente da área em que atua.
4.2 – Competências e habilidades necessárias para o sucesso
profissional
Muitas empresas encontram-se mal preparadas para crescer devido à falta de trabalhadores qualificados de acordo com um relatório de 2005 da Associação Nacional de Fabricantes. O déficit de competências também não é apenas um problema para a grande empresa, pelo contrário, este problema ocorre com pequenas e microempresas. Em 2002, um estudo indicou que 73 por cento das pequenas empresas pesquisadas com menos de 50 trabalhadores estão enfrentando problemas graves ou muito graves na contratação de trabalhadores qualificados e que 40 por cento de
todos os candidatos tinham pouca ou nenhuma habilidade para o emprego. Num futuro próximo, as habilidades definidas como pensamento crítico, resolução criativa de problemas, comunicação e colaboração (os quatro Cs) se tornarão
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ainda mais importantes para as organizações de acordo com uma nova pesquisa realizada pela American Management Association (AMA) lançado em abril de 2010. Com o intuito de começar a eliminar essas lacunas de habilidades na força de trabalho, seis competências transferíveis ao longo da vida foram cientificamente desenvolvidas. Neste sentido, o conjunto de habilidades e competências universais, tornou-se a nova moeda para o sucesso na carreira profissional, e garantia de empregabilidade futura. Abaixo temos as seis competências transferíveis, isto é, que podem ser aprendidas, tome nota:
Para ter sucesso hoje em dia deve-se: 1. Satisfazer o cliente ou mudar suas necessidades. Na maioria das vezes, a satisfação do cliente vai exigir um processo de inovação contínua através da colaboração entre os membros da equipa de trabalho. 2. Transforme um problema em uma solução criativa, eficaz e eficiente, utilizando habilidades de pensamento crítico para atender a necessidade do cliente em um tempo de resposta que proporciona uma vantagem competitiva sustentável. 3. Para realizar qualquer tarefa de forma eficaz, em uma sociedade cada vez mais multicultural, é importante também ter uma perspectiva global para a compreensão cultural e sensibilidade. 4. É preciso também ser motivado e persistente pelas razões certas, percebendo que você pode aumentar sua motivação substancialmente para enfrentar imprevistos futuros desafios. A raiz de toda a motivação eficaz é uma quantidade saudável de autoestima. 5. Gerir e assumir a responsabilidade por sua própria carreira, incluindo múltiplas e variadas atribuições de trabalho com uma perspectiva internacional, para ajudar a desenvolver as competências necessárias. Um plano formal de carreira, juntamente com o feedback de amigos sinceros e confiáveis, e um mentor para ajudá-lo a tomar decisões referentes a sua vida profissional é essencial. 6. Finalmente, viver uma vida equilibrada e saudável com o tempo dedicado a atividades de trabalho e da família, uma habilidade que agora é reconhecida como essencial para a vida e para uma carreira de sucesso.
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As seis habilidades acima podem ajudá-lo a alcançar o sucesso. Afinal, sucesso pode ser diferente para cada um de nós, entretanto o caminho para alcançá-lo é o mesmo para todos. As mudanças transformacionais que a força de trabalho está experimentando vai exigir que os funcionários se adaptem a novos conjuntos de habilidades ou competências, para ter sucesso neste novo ambiente. Isso porque o mundo do trabalho está mudando, e os tipos de competências e habilidades que os trabalhadores devem ter para ter sucesso no trabalho também.
4.3 – Como lidar com seu chefe
Não importa o grau de importância em seu trabalho, ficar junto com seu supervisor proporciona benefícios. Dia a dia frustrações podem adicionar-se ao seu relacionamento com o seu chefe, fazendo-a se tornar tensa.
Aprender a comunicar-se de forma eficaz com o seu chefe vai ajudar a melhorar a sua relação de trabalho. Além disso, enquanto amizades com os empregadores podem ocorrer, a compreensão de como manter os negócios e as relações pessoais em separado irão ajudá-lo a evitar problemas no trabalho. Comunique-se regularmente com o seu chefe para ajudar a manter uma relação de trabalho positiva. Abaixo temos algumas dicas de como melhorar a relação com um chefe, observe:
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1 - Mostrar respeito Seu chefe merece seu respeito simplesmente pelo fato de ser a autoridade em seu local de trabalho. Entenda o negócio do ponto de vista do seu chefe. Ele pode sentir um monte de estresse dos funcionários que ele tem de gerir. Respeite a posição do seu chefe, mesmo se você não admirar a pessoa. 2 - Pense antes de falar. Frustrações com um chefe pode causar-lhe problemas de consequências graves. Em muitos casos você não deve discutir um problema controverso até que tenha pensado sobre isso expondo a discussão no tempo adequado. Evite os momentos de estresse. 3 - Manter limites. A relação patrão-amigo pode ficar desfocada na ocasião, de acordo com a situação. Evite compartilhar detalhes íntimos sobre sua vida com o seu chefe. Converse com seu chefe sobre os objetivos de negócio e como realizar as coisas para a empresa. Se a conversa se move em território pessoal, dirija a discussão de volta aos negócios. 4 - Melhorar a ética de trabalho. Seu chefe espera o melhor de você no trabalho. Mantenha uma relação amigável com seu chefe, mesmo que discorde dele em alguns momentos. Trabalhar duro em sua tarefa é o mais importante para a empresa. 5 - Comunicar-se rapidamente. Se você tiver algum problema de saúde, ou se deparar com a morte de um ente querido ou qualquer outra emergência familiar, informe imediatamente o seu chefe. Isto dá a seu patrão o tempo adequado para substituí-lo na ausência e mostra seu respeito com seu trabalho. Como obter o respeito do seu chefe Em muitos casos, você gosta do seu trabalho e se esforça para atender às demandas que precisam ser atendidas todos os dias, mas se depara com um chefe que não demonstra respeito por você nem pelos outros colaboradores. Em cada local de trabalho, há uma autoridade superior que, internamente, todos os funcionários devem respeitar. O fato é que para se estabelecer uma relação harmoniosa com o seu chefe, você deve conquistar o respeito dele. Primeiro de tudo, você deve começar com uma boa atitude. Se você quer que seu chefe o respeite, você deve respeitar o seu trabalho e seus colegas. Ao invés de sentir ódio e arrependimento sobre o seu trabalho, tente se concentrar nos pontos positivos.
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Tente encontrar pelo menos uma coisa positiva em todas as tarefas que você faz durante o dia. Seu chefe vai ver imediatamente sua atitude positiva. Isso o torna mais produtivo para a empresa. Tome a iniciativa sempre que a oportunidade aparecer. Você pode se aproximar com uma conversa acerca do seu trabalho, dando dicas de como otimizar este ou aquele setor. Tente explicar por que você acha que seria capaz de fazer o trabalho e explicar que você seria feliz de ter a oportunidade. Isto é como as promoções são dadas. Um funcionário disposto e comprometido significa um grande negócio para a empresa. Seu chefe vai reconhecer o seu esforço e lhe proporcionar mais oportunidades no trabalho. Isso também significa estar aberto para mais horas de trabalho e cumprimento de prazos rígidos. Em muitos casos, há uma tarefa para ser concluída e nem todos os outros colegas de trabalho podem ficar até mais tarde. Se assim for, não titubeie em dizer ao seu chefe que você ficaria feliz em poder ajudar. Mesmo que a sua ajuda não seja necessária, se ofereça para estar lá e ajudar o seu chefe. Ele vai apreciar o seu entusiasmo e saber que você estaria disposto a ajudá-lo sempre que preciso. É muito importante se manter fora de problemas e fofocas. Esta é uma das principais falhas de muitos funcionários. Eles se envolvem em fofocas e quando percebem já estão com seus cargos comprometidos. Nunca fofoque sobre os colegas de trabalho ou sobre seu chefe. A fofoca pode levar a equívocos e o único que verdadeiramente sofre com as fofocas é você. Faça com que seu chefe olhe seus pontos positivos. Isso não significa que você precisa ser um bajulador por assim dizer. Isso significa que você deve ficar em cima de tarefas, preparando-se para reuniões, e certificando-se que seu trabalho foi desempenhado de maneira eficaz. Tenha uma resolução para tudo. Quando você tiver um problema no local de trabalho, especialmente lidando com uma determinada tarefa, troque ideias com seu chefe sobre como realizar essa tarefa de modo prático e eficiente. Ter soluções para resolver os problemas no trabalho é uma qualidade muito impressionante a qualquer pessoa. Isso traz o reconhecimento não só de seu chefe, como também dos seus colegas de trabalho. Em suma, é preciso ser proativo e comprometido com seu trabalho. Essa postura pode lhe trazer inúmeros benefícios, tanto na relação com os colegas de trabalho, quanto na relação com seu chefe imediato.
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Você deve ser verdadeiramente interessado no que faz, e no que entende ser melhor para a empresa, mostre que está disposto a crescer na organização, que procura voos mais altos para sua carreira profissional.
4.4 – Dicas de como elaborar currículo e se portar em entrevistas de
seleção para empregos
Currículo é um documento usado por pessoas para apresentar suas experiências e habilidades. Pode ser usado para uma variedade de razões, mas na maioria das vezes é utilizado para buscar um novo emprego. Um currículo típico contém um resumo das experiências de trabalho, educação e habilidades pessoais. Geralmente é um dos primeiros itens, juntamente com uma carta de apresentação e, por vezes, um pedido de emprego, que um potencial empregador vê em relação ao candidato a emprego. Em muitos contextos, um currículo é curto (geralmente 1 página), e dirige a atenção do leitor para os aspectos de uma pessoa que são diretamente relevantes para uma posição em particular. Muitos currículos contêm palavras-chave que os potenciais empregadores estão procurando, fazem uso pesado de verbos ativos e exibindo o conteúdo de uma forma lisonjeira. Um currículo é uma ferramenta de marketing em que o conteúdo deve ser adaptado a cada candidatura individual ou aplicação destinada a um determinado setor. A transmissão de currículos diretamente para os empregadores tornou-se cada vez mais popular.
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Os candidatos a emprego foram capazes de contornar o processo de solicitação de emprego e atingir os empregadores através de e-mail direto e currículos online, um termo que significa a distribuição em massa de currículos para aumentar a visibilidade pessoal dentro do mercado de trabalho. No entanto, a distribuição em massa de currículos para os empregadores muitas vezes pode ter um efeito negativo sobre as chances de obtenção de emprego do candidato. Como os currículos não tendem a ser adaptados para as posições específicas, o requerente acaba por enviar um currículo descontextualizado com a função pretendida. Normalmente, é, portanto, mais importante ajustar o currículo para cada posição solicitada. A complexidade ou simplicidade de vários formatos de currículo tendem a produzir resultados que variam de pessoa para pessoa, de ocupação para ocupação. É importante notar que o currículo utilizado por profissionais médicos, professores, artistas e pessoas em outros campos especializados pode ser comparativamente mais extenso. Por exemplo, o currículo de um artista, normalmente sem qualquer emprego com carteira assinada, pode incluir listas extensas de exposições individuais e coletivas, além de experiências artísticas anteriores. Um currículo é um resumo simples, tipicamente limitado a uma ou duas páginas de tamanho A4, destacando apenas as experiências e qualificações que o autor considera mais relevantes para a posição desejada. Os currículos podem ser organizados de diferentes formas. A seguir estão alguns dos formatos mais comuns: Cronológico inverso Um currículo cronológico inverso visa listar as experiências de trabalho do candidato em ordem cronológica inversa, geralmente abrangendo os últimos 10 anos de vida profissional. As ocupações são listadas com datas inicial e final. O formato reverse usado no currículo cronológico é mais comumente usado por aqueles que não sabem elaborar um currículo.
Ao utilizar este formato, o corpo principal do documento torna-se a seção de experiência profissional, a partir da experiência mais recente e movendo-se para trás em ordem cronológica através de uma sucessão de experiências anteriores.
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Currículo funcional Um currículo deste tipo traz listas de experiência de trabalho e as habilidades funcionais classificadas por área de habilidade ou função. O currículo funcional é utilizado para focar habilidades que são específicas para o tipo de posição que está sendo procurada. Este formato enfatiza diretamente as capacidades profissionais específicas e utiliza a experiência como seu principal meio de comunicação de competência profissional. Em contraste, o formato de currículo cronológico vai destacar brevemente estas competências antes de apresentar um cronograma abrangente de crescimento na carreira através de experiências profissionais, com a experiência mais recente em primeiro lugar. O currículo funcional funciona bem para quem pretende fazer uma mudança de carreira, com uma história de trabalho variada ou com pouca experiência de trabalho. Um currículo funcional também é o preferido para aplicações em trabalhos que exigem competências muito específicas ou traços de personalidade bem definidos. Trata-se de um bom método para realçar determinadas habilidades ou experiências, especialmente quando essas habilidades ou experiências particulares podem ser derivadas de um papel que foi realizado há algum tempo. Ao invés de focalizar o período de tempo que passou, o currículo funcional permite ao leitor identificar essas habilidades rapidamente. Currículo híbrido O currículo híbrido equilibra as abordagens funcionais e cronológica. Um currículo organizado desta forma normalmente leva uma lista funcional de habilidades de trabalho, seguido por uma lista cronológica dos empregadores. O currículo híbrido tem uma tendência a repetir-se e é, portanto, menos usado do que os outros dois. Currículos on-line A Internet trouxe uma nova era para o currículo. Como a busca de emprego tornou-se mais eletrônica, currículos seguiram o exemplo da rede. É comum que os empregadores apenas aceitem currículos eletronicamente, seja por praticidade ou preferência. Este “boom” eletrônico mudou muito a maneira como os currículos são escritos. Muitos empregadores e agências de recrutamento de trabalho insistem em receber currículos em um formato de arquivo particular. Alguns exigem documentos do
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Microsoft Word, enquanto outros só aceitam currículos formatados em HTML, PDF, ou texto ASCII. Atualmente, os empregadores encontram currículos dos candidatos através de motores de busca, o que torna mais importante para os candidatos o uso de palavras-chave adequadas ao escrever um currículo. Empregadores maiores usam sistemas de processamento eletrônico de currículos para lidar com grandes volumes de currículos. Ofertas de emprego podem direcionar os candidatos a enviar um currículo para uma empresa ou visitar seu site e enviar um currículo em formato eletrônico. Muitas agências de desenvolvimento de currículo oferecem os serviços de avaliação no qual eles avaliam o currículo e sugerem as alterações necessárias no documento. Os candidatos são livres para fazerem as alterações ou não. Alguns campos de carreira incluem uma seção especial listando as obras ao longo da vida: para campos de informática, para músicos e compositores tem-se a discografia, para os atores, uma filmografia e assim por diante. Manter currículos on-line tornou-se cada vez mais comum para pessoas em profissões mais variadas como atores, fotógrafos, designers gráficos, programadores, dançarinos etc. Uma vantagem de currículos on-line é a poupança em relação aos métodos tradicionais de contratação. Não há dúvida de que a internet possibilitou às empresas anunciarem suas vagas sem custo, diferente do que ocorria com anúncios em mídias impressas. Antes do desenvolvimento de currículos em formatos eletrônicos, os empregadores teriam de recorrer a pilhas enormes de papel para encontrar os candidatos adequados, sem qualquer forma de filtrar os candidatos fora do perfil. Os empregadores são agora capazes de definir os parâmetros de busca em seu banco de dados de currículos para reduzir o número de currículos, que devem ser analisados em detalhe na busca pelo candidato ideal. Finalmente, a Internet está permitindo que novas tecnologias sejam utilizadas em currículos, como vídeos, currículos especialmente populares para quem procura emprego multimídia. Outra tecnologia emergente é o currículo gráfico. O fato é que o currículo é uma importante ferramenta na hora de obter um bom emprego, pois é através dele que o empregador consegue analisar nosso histórico profissional e suas qualificações.
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Em uma oportunidade de emprego, o principal objetivo pode ser o de fornecer informações sobre nossas habilidades e conhecimentos específicos necessários para o exercício de uma determinada função. Ser específico sobre o objetivo currículo vai ajudar com o seu desenvolvimento. Outra informação importante é acerca dos cursos extracurriculares, se você tem algum curso como computação, língua estrangeira, técnicas de vendas etc, você deve colocar estas valiosas informações em seu currículo. Abaixo, temos um interessante texto, transcrito da internet, que traz justamente importantes dicas de como elaborar um currículo, bem como quais informações devem ser priorizadas. Atente-se às dicas e tome nota:
Como fazer um currículo: excessos comprometem busca pela vaga
Do UOL, em São Paulo 12/06/200918h50
Ele é a porta de entrada para uma nova rotina de vida. Não há vaga de emprego que não passe por um currículo. Por isso, quanto mais bem feito o seu resumo profissional, maiores as chances se recolocar (ou de começar) no mercado de trabalho. Segundo especialistas de empresas de recursos humanos ouvidos pelo UOL Empregos, os principais erros dos currículos que analisam estão relacionados ao excesso: de experiências narradas, de inovação gráfica, de números de documentos. PRINCIPAIS ERROS
Não faça um currículo com mais de duas páginas
Não coloque foto, a não ser que a vaga peça
Nos dados pessoais, documentos não são necessários
Indique somente as últimas experiências profissionais
Não descreva sua personalidade
Ao enviar por e-mail, seja sucinto na apresentação
Marina Tchalian, coordenadora da área de recrutamento e seleção da Across, conta que um consultor da empresa analisa uma média de 200 currículos por dia. Assim, não adianta entregar calhamaços, cheios de "perfumaria", mas carentes de dados objetivos e, pior, com erros de português. Uma ou duas páginas (para os mais experientes) é suficiente. "Além de um documento bem escrito, é preciso garantir a apresentação com informações concisas e fáceis de serem analisadas", diz. Na apresentação gráfica, a criatividade tem de ser moderada. Use uma fonte bastante
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conhecida e prefira poucas cores. O selecionador pode imprimir o currículo em preto-e-branco e perder dados. Nos dados pessoais, não liste todos os seus números de documentos. O que tem de ter é nome, endereço, telefones (atualizados), e-mail, data de nascimento e estado civil. Foto, só se a vaga pedir. "Não levamos a foto em consideração, a não ser que se trate da seleção de uma modelo ou promotora para eventos, por exemplo", diz Tchalian. Para economizar espaço, não é preciso iniciar com "Curriculum Vitae" ou "Currículo": pode começar diretamente pelo seu nome. Não é um erro, mas pode ajudar a dar uma boa impressão. "Os currículos estão muito mais concisos. Com isso você ganha espaço e mostra que você está mais conectado à realidade do mercado", resume a consultora da Across. Foco nos resultados Ao listar as experiências profissionais, concentre-se nas últimas três ou quatro empresas ou nos últimos dez anos de trabalho. Se for uma organização desconhecida, diga em uma linha o tipo de empresa e o tamanho. É preciso ainda indicar seu cargo e quais foram suas principais responsabilidades e seus resultados. A consultora da Across dá um exemplo: "Obtive 10% no crescimento na linha em volume após seis meses e redução de 30% nos custos totais ao final de um ano". Ana Guimarães, especialista em recrutamento da Robert Half, diz que o "uso de tópicos sempre facilita e ajuda quem tem dificuldade de escrever, porque, dessa forma, é possível resumir as atividades em pequenas frases". Elencar qualidades, como "analítico", "líder", "organizado", não é necessário. "Elas serão analisadas sempre em uma entrevista pessoal, por meio de uma ligação telefônica, ou até mesmo, dependendo da instituição, pela aplicação de testes técnicos e psicológicos", diz Guimarães. Em vez disso, prefira descrever a área desejada no campo "Objetivo". Isso ajuda o selecionador. Pela Internet O envio do currículo por e-mail facilita a vida, mas também pode ser fonte de armadilhas. Os consultores preferem que o arquivo seja anexado. No assunto da mensagem, é preciso escrever algo como "Apresentação de currículo" ou especificar sua área de interesse ou posição. No corpo do e-mail, objetividade também vai bem: apresente-se brevemente, em apenas uma ou duas linhas. Um exemplo: "Boa tarde. Meu nome é 'tal' e gostaria de me candidatar à vaga 'X'".
Fonte: http://economia.uol.com.br/empregos-e-carreiras/noticias/redacao/2009/06/12/como-fazer-um-curriculo-excessos-comprometem-busca-pela-vaga.htm
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Depois de elaborar um currículo, é hora de se preparar para a entrevista de emprego propriamente dita. É necessário preparo para expor suas experiências de forma clara e objetiva. Um bom processo de entrevistas aumenta a qualidade das pessoas em uma empresa, pois através dele contratam-se os indivíduos mais qualificados. Uma entrevista de emprego mal conduzida resulta na má seleção, o que compromete as capacidades organizacionais, gestão de resíduos de tempo e pessoal, aumentando o volume dos custos de negócio. Se as entrevistas de emprego o deixam nervoso (como a maioria das pessoas), lembre-se de que você está apto ao cargo, e já foi feita uma pesquisa prévia acerca do seu perfil profissional, conduza a entrevista de maneira clara. Entrevistadores observam nos candidatos os valores pessoais e organizacionais, a partir das experiências profissionais anteriores, verificando o motivo da dispensa das ocupações passadas. Diferentes tipos de entrevista de emprego Há uma variedade de diferentes tipos de entrevistas que os empregadores usam para examinar os candidatos para o emprego, incluindo entrevistas comportamentais, entrevistas em grupo (dinâmica), entrevistas por telefone, entrevistas em vídeo etc. A entrevista de emprego tradicional ocorre entre um candidato ao emprego e um representante da empresa contratante que pode ser um entrevistador, o chefe do setor ou até pessoas do alto escalão da empresa. O entrevistador vai fazer perguntas sobre a experiência e as habilidades do candidato, bem como sobre sua história de trabalho, disponibilidade de horário e outros atributos pessoais que a empresa está buscando na pessoa que vai contratar para o trabalho. A entrevista comportamental é baseada na descoberta de como o entrevistado agiu em situações relacionadas com empregos anteriores. A lógica é que a forma como você se comportou no passado irá prever como vai se comportar no futuro, ou seja, o desempenho passado prevê o desempenho futuro. O fato é que para se dar bem em uma entrevista de emprego, seja ela qual for, você deve estar preparado e consciente de suas capacidades para desempenhar a função pretendida. Haja com naturalidade, não minta acerca de suas experiências, e o mais importante esteja confiante.
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Encerramento Olá,
Finalizamos aqui o nosso curso de auxiliar administrativo com a certeza de ter transmitido os aspectos básicos acerca desta profissão que cresce cada dia mais no Brasil e no mundo.
Foram abordados os tópicos mais relevantes deste tema, certamente as
informações da presente pesquisa vão auxiliar o leitor em sua jornada de estudos. É necessário lembrar que o presente curso não tem valor acadêmico, muito
embora, possa subsidiá-lo de informações necessárias para ingressar em um curso de administração mais aprofundado. O objetivo deste curso foi orientar da melhor maneira possível para que você conheça os principais conceitos acerca da área de auxiliar administrativo. Daqui por diante, dedique-se sem moderação.
Boa Sorte e sucesso!
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