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PARCERIAS VOLUNTRIASPrestao de Contas e Procedimentos de Acompanhamento/Fiscalizao

Introduo

A Lei 13.019/2014 somente entrar em vigor em mbito municipal em 1 de janeiro de 2017 conforme alteraes pela Lei 13.2004/2015 facultado aos Municpios realizar a aplicao da Lei antes deste prazo, desde que institua ato administrativo local (Decreto)O Municpio de Venncio Aires implementar a nova legislao de forma gradual dando incio pelo:Plano de trabalhoMudana do instrumento Convnio para Termo de ParceriaRegras de prestao de contasRegras de acompanhamento e fiscalizaoMeios legais para implementao mudanas

Plano de TrabalhoTermo de ParceriaAlterao Lei Municipal 3.629/2005 atravs da Lei 5.781/2015Regras Prestao de ContasRegras Acompanhamento/FiscalizaoConvnios - Norma Interna 008Parcerias Manual Parcerias institudo por DecretoConvnio No possuem regras institudasParcerias Manual Parcerias institudo por Decreto

A utilizao dos recursos dever iniciar a partir da data da disponibilizao dos valores ao proponente, findando no prazo estabelecido no Termo de Parceria.Os recursos recebidos pela organizao social em decorrncia da parceria sero depositados e geridos em conta bancria especfica (somente movimentar estes recursos e os da contrapartida se existir), em instituio financeira pblica indicada pela administrao pblica.Os rendimentos das aplicaes financeiras sero obrigatoriamente aplicados no objeto da parceira, estando sujeitos s mesmas condies de prestao de contas exigidas para os recursos transferidos.Prazos e movimentao dos recursosPrazos e movimentao dos recursosToda a movimentao de recursos no mbito da parceria ser realizada mediante transferncia eletrnica sujeita identificao do beneficirio final e obrigatoriedade de depsito em sua conta bancria. Os pagamentos devero ser realizados mediante crdito na conta bancria de titularidade dos fornecedores e prestadores de servios.

Devoluo de recursosPor ocasio da concluso, denncia, resciso ou extino da parceria, os saldos financeiros remanescentes, inclusive os provenientes das receitas obtidas das aplicaes financeiras realizadas, sero devolvidos entidade ou rgo repassador dos recursos, no prazo improrrogvel de 30 (trinta) dias do evento (trmino da vigncia do termo de parceria), sob pena de imediata instaurao de tomada de contas especial do responsvel, providenciada pela autoridade competente do rgo ou entidade titular dos recursos.

Documentos hbeisCada documento hbil que aportou a despesa dever estar acompanhado de Declarao do ordenador de despesas (ANEXO B) da entidade e do seu dirigente informando:a finalidade especfica da despesa realizada;no caso de pessoal e encargos sociais que as pessoas constantes na folha de pagamento atuam na entidade;b) no caso de materiais que os mesmos foram efetivamente entregues;c) no caso de servios que os mesmos foram efetivamente prestados conforme contratado

Documentos hbeisOs documentos hbeis devero estar acompanhados dos comprovantes dos pagamentos que s podem ser realizados em nome do credor contratado. Alm disso, dever ser colocado carimbo no documento identificando que o pagamento ocorreu com recursos da Prefeitura indicando o nmero da parceria (ANEXO C).

Documentos hbeisSero considerados documentos hbeis comprobatrios dos gastos notas fiscais, guias de impostos, recibos de pagamento a autnomos RPA(s), recibo simples e outros documentos revestidos de idoneidade, sendo que:a) Para o caso de servios prestados por pessoas fsicas ser aceito somente o Recibo de Pagamento a Autnomo (RPA), com os devidos descontos legais de INSS e ISS. Caso o prestador de servios j pagar INSS por outra fonte fazer declarao assinada pela empresa ou profissional contador. Da mesma forma, caso o prestador de servios j possuir alvar no Municpio apresentar cpia do mesmo ou declarao de que possui alvar e j contribui com o ISS. bDocumentos hbeisb) Para o caso de contratao de pessoas jurdicas somente ser aceito Nota Fiscal Eletrnica.c) Para o caso de contratao de entidades ser aceito recibo simples devidamente preenchidos e assinados, desde que os servios prestados tenham compatibilidade com as finalidades estatutrias da entidade.

Documentos hbeisTodas as Notas Fiscais e/ou Recibos de quitao devem conter: a) o nome e endereo completo da Sociedade Civil; b) a data da compra (emisso) ou do servio realizado; c) a descrio detalhada do produto comprado e/ou do servio prestado; d) os valores unitrios; e) retenes na fonte, quando for o caso; e f) valor total;

Documentos hbeisAs datas dos documentos devero ser, obrigatoriamente, posteriores da liberao dos recursos, aceitando-se documentos com datas anteriores somente se o recurso for liberado em data posterior especificada na Lei. Neste caso, de qualquer forma, as datas dos documentos no podero ser anteriores aquela especificada na Legislao para liberao do recurso.

A falta de documentao ou inadequao da despesa acarretar em glosa do valor gasto e respectiva devoluo do recurso ao municpio.

Documentos hbeisOs documentos hbeis devero, sempre que necessrio, para maior transparncia da despesa realizada, vir acompanhado de relatrios comprobatrios como lista de presena, fotografias, laudos de profissionais competentes por exemplo. Assim, por exemplo, caso os recursos forem gastos:a) com viagens pode ser anexada a lista das pessoas que viajaram com as respectivas assinaturas;b) com alimentao de vrias pessoas, pode ser anexada a lista das pessoas que receberam a alimentao com as respectivas assinaturas;c) com melhorias, pequenas reformas nas instalao podem ser anexadas fotos do antes e depois e um laudo descritivo de profissional competente.Documentos hbeisNo caso do pagamento de despesas de publicidade devero estar acompanhados do contedo veiculado tal como texto que foi divulgado em rdio, cpia da pgina do jornal, revista, cpia de folders, CD com vdeos produzidos. Ressalta-se que as publicaes devem estar em consonncia com o que dispe a Constituio Federal em seu art. 37, inciso XXII, 1.

Das alteraes no Termo de ParceriaAs alteraes que podem ser realizadas na Parceria Voluntria constam em clusula especfica do Termo de Parceria.

Prestao de ContasEncaminhamento pelas entidades

6.3.1 A Organizao da Sociedade Civil encaminhar a Prestao de Contas Secretaria da Fazenda atravs de Ofcio, a qual dever estar composta dos documentos exigidos no Termo de Colaborao ou Termo de Fomento (Norma Interna em fase de reviso).Prestao de contasA prestao de contas dos recursos recebidos abranger as receitas e despesas realizadas no perodo de vigncia do Termo de Parceria. Com relao s receitas tal procedimento no possui maiores problemas, contudo em relao s despesas muitas vezes so apresentados documentos fiscais relativos a gastos de perodo anterior ou posterior vigncia do Termo de Parceria.

Prestao de contas

Logo, no sero aceitas despesas: :I Realizadas em data anterior a vigncia da parceria: A entidade somente poder custear despesas com recursos da parceria que sejam realizadas a partir da sua vigncia, logo caso o fato que ocasionou a despesa tenho ocorrido antes da parceria (viagens por exemplo) o mesmo no poder ser custeado com o recurso. II Realizadas em data posterior vigncia da parceria, salvo se expressamente autorizado pela autoridade competente da administrao pblica: No Plano de Trabalho ficar a definida a data de incio e de fim do Termo de Parceria, possuindo a entidade um prazo de at 90 dias a partir do fim da vigncia do Termo de Parceria para prestar contas. As despesas somente podero ser contratadas e pagas na vigncia do Termo de Parceria, no podendo ser realizados pagamentos no prazo destinado realizao da prestao de contas.Prazo de prestao de contasA prestao de contas final dos recursos recebidos dever ser realizada em at 90 dias do trmino da vigncia da parceria ou em perodo menor conforme definido no Termo de Parceria firmado em funo da complexidade do objeto. Logo, procedimento obrigatrio da entidade realizar a leitura do referido termo e identificar o prazo de prestao de contas.Caso a entidade verificar que no conseguir cumprir o prazo de prestao de contas constante no Termo de Parceria poder solicitar prorrogao de at 30 dias.

Prazo de prestao de contasO dever de prestar contas ocorre no momento da liberao da primeira parcela dos recursos financeiros, sendo que no caso de previso de mais de 1 (uma) parcela, a organizao da sociedade civil dever apresentar prestao de contas parcial, para fins de monitoramento do cumprimento das metas do objeto vinculada parcela liberada. Logo, para o recebimento da prxima parcela a organizao da sociedade civil dever prestar contas da parcela anterior.

Ofcio de encaminhamento dirigido Secretria da Fazenda, contendo a indicao do nmero do Termo de Parceria com a Administrao Pblica e os documentos que esto sendo enviados (ANEXO D);

Cpia do Termo de Parceria, Plano de Trabalho e respectivas alteraes;

Relatrio de execuo fsica do objeto elaborado pela entidade e assinado pelo seu representante legal, contendo as atividades desenvolvidas para o cumprimento do objeto e o comparativo de metas propostas com os resultados alcanados, a partir do cronograma acordado, anexando-se documentos de comprovao da realizao das aes, tais como listas de presena, fotos e vdeos, se for o caso (ANEXO E);

Documentos que compem a prestao de contasDocumentos que compem a prestao de contasrelatrios de execuo financeira, assinado pelo seu representante legal e o contador responsvel, com a descrio das despesas e receitas efetivamente realizadas (ANEXO E).documentos que comprovam a receita e despesa lanadas podendo estes ser de origem interna ou externa e devendo todos os recebimentos e pagamentos ser suportados por documentao hbil conforme especificaes constantes neste manual.) quando for o caso, relatrio de bens materiais adquiridos e de melhorias realizadas conta dos recursos do repasse, indicando o seu destino final, conforme estabelecido no Termo de Parceria (ANEXO E).

Documentos que compem a prestao de contasextratos bancrios mensais das contas corrente e aplicao abrangendo todo o perodo da execuo do objeto pactuado, devendo os mesmos estarem zerados no ltimo perodo de execuo do objeto pactuado.comprovante de depsito em conta bancria da Prefeitura Municipal de Venncio Aires dos saldos no utilizados.Declarao de guarda dos originais dos documentos que foram apresentados na Prestao de Contas (ANEXO F)Declarao da realizao da contabilizao dos recursos em consonncia com os princpios e normas de contabilidade atinentes s organizaes sem fins lucrativos (ANEXO G)

Documentos que compem a prestao de contasEm casos de Termos de Parceria Especficos os relatrios de execuo financeira podero ser substitudos pelos Livros Dirio e Razo da organizao social, o que vir expressamente determinado no Termo de Parceria Firmado.

Organizao Sociedade CivilProtocolo PrefeituraSecretaria FazendaSetor Prestao de ContasGestor da ParceriaSe Ok, elabora relatrio tcnico de monitoramentoSe com problemas, notifica entidade com prazo de 45 dias podendo tal prazo ser prorrogado a pedido da entidade pelo mesmo perodoComisso de Avaliao e Monitoramento homologaGestor da Parceria emite parecer finalSe a entidade no sanar as deficincias o gestor comunica ao Secretrio, Controle Interno, ConselhosRegular

Regular com ressalvaIrregular

Fluxo Prestao de ContasEncaminhamento at aprovao finalPrestao de ContasO Papel da Administrao Pblica

Monitoramento e Avaliao A administrao pblica est incumbida de realizar procedimentos de fiscalizao das parcerias celebradas antes do trmino da sua vigncia, inclusive por meio de visitas in loco, para fins de monitoramento e avaliao do cumprimento do objeto, na forma do Termo de Parceria firmado.

Gestor da |ParceriaComisso de Monitoramento e AvaliaoGestor da ParceriaAo Gestor do Termo de Parceria caber: acompanhar e fiscalizar a execuo da parceria;informar ao seu superior hierrquico a existncia de fatos que comprometam ou possam comprometer as atividades ou metas da parceria e de indcios de irregularidades na gesto dos recursos, bem como as providncias adotadas ou que sero adotadas para sanar os problemas detectados; emitir parecer tcnico conclusivo de anlise da prestao de contas final, com base no relatrio tcnico de monitoramento e avaliao; disponibilizar materiais e equipamentos tecnolgicos necessrios s atividades de monitoramento e avaliao.

Gestor da ParceriaO Relatrio Tcnico de Monitoramento e avaliao sem prejuzo de outros elementos, dever conter:a) a descrio sumria das atividades e metas estabelecidas no Plano de Trabalho;b) a anlise das atividades realizadas, do cumprimento das metas e do impacto do benefcio social obtido em razo da execuo do objeto at o perodo, com base nos indicadores estabelecidos e aprovados no plano de trabalho;c) os valores efetivamente transferidos pela administrao pblica;d) a anlise dos documentos comprobatrios das despesas apresentados pela organizao da sociedade civil na prestao de contas, quando no for comprovado o alcance das metas e resultados estabelecidos no respectivo termo de colaborao ou de fomento;e) anlise de eventuais auditorias realizadas pelos controles interno e externo, no mbito da fiscalizao preventiva, bem como de suas concluses e das medidas que tomaram em decorrncia dessas auditorias.

A Comisso de Monitoramento e Avaliao designada caber adotar procedimentos e fiscalizao das parcerias celebradas podendo utilizar-se de mecanismos como visitas in loco, apoio tcnico de terceiros ou parcerias em rgos e entidades que situem-se prximos ao local de aplicao dos recursos. Podero ser realizadas ainda pesquisas de satisfao junto ao pblico, principalmente quando tratar-se de parcerias superiores a um ano. Caber referida Comisso homologar o Relatrio Tcnico de Monitoramento e Avaliao elaborado pelo Gestor da Parceria.

Comisso de Monitoramento e Avaliaorelatrio da visita tcnica in loco realizada durante a execuo da parceria pela Comisso de Avaliao e Acompanhamento e/ou pelo Gestor do Termo de Parceria. relatrio tcnico de monitoramento e avaliao elaborado pelo Gestor da Parceria, homologado pela comisso de monitoramento e avaliao designada, sobre a conformidade do cumprimento do objeto e os resultados alcanados durante a execuo do termo de colaborao ou de fomento.parecer tcnico da anlise da prestao de contas elaborado pelo Gestor da Parceria.Parecer jurdicoNo caso de parcela nica, o gestor da parceria emitir parecer tcnico conclusivo para fins de avaliao do cumprimento do objeto. Por sua vez, no caso de previso de mais de 1 (uma) parcela, a organizao da sociedade civil dever apresentar prestao de contas parcial, para fins de monitoramento do cumprimento das metas do objeto vinculadas parcela liberada.

Documentos a serem entregues pelo rgo pblicoPrazo para anlise e concluses prestao de contasA administrao pblica ter como objetivo apreciar a prestao final de contas apresentada, no prazo de at 150 (cento e cinquenta) dias, contado da data de seu recebimento, conforme estabelecido no instrumento da parceria.O prazo para apreciar a prestao final de contas poder ser prorrogado, no mximo, por igual perodo, desde que devidamente justificado.

Norma InternaTransferncias voluntrias(em fase de reviso)

Da execuo da parceria (NI)6.1 DA LIBERAO E UTILIZAO DOS RECURSOS6.1.1 Assinado o Termo de Colaborao ou Termo de Fomento, a Secretaria de onde sair a dotao oramentria encaminhar Pedido de Compra acompanhado do Termo Firmado seguindo as regras do fluxo da despesa constante em Norma Interna Especfica.6.1.2 A Secretaria realizar o pedido de compra do valor total da parceria discriminando as parcelas a serem pagas, sendo que se parte do recurso tiver previso de repasse para o prximo ano, este montante dever ficar prenotado no referido pedido e realizado novo pedido de compra do valor prenotado no ms de janeiro do prximo exerccio.

Da execuo da parceria (NI)6.1 DA LIBERAO E UTILIZAO DOS RECURSOS6.1.3 A Tesouraria realizar o pagamento em conformidade com o Cronograma de Desembolso constante no Plano de Trabalho em conta bancria especfica em agncia financeira pblica oficial.6.1.4 No caso de pagamento parcelado, a Tesouraria somente far o pagamento das parcelas, a partir da segunda, aps declarao do Gestor do Termo de Parceria de que a organizao da sociedade civil prestou contas da parcela anterior e est cumprindo o objetivo e metas pactuados (Parcer Tcnico de Acompanhamento - ANEXO G).6.1.5 Em caso de contrapartida a Organizao da Sociedade Civil dever depositar o valor na conta bancria especfica.

Da execuo da parceria (NI)6.1 DA LIBERAO E UTILIZAO DOS RECURSOS6.1.6 A entidade dever utilizar os recursos conforme definido no Plano de Aplicao anexo ao Termo de Colaborao ou Termo de Fomento.6.1.7 Os rendimentos de aplicaes financeiras podero ser utilizados se assim estiver autorizado no Termo de Parceria ou vier a ter autorizao atravs de Termo Aditivo, caso contrrio, a entidade dever realizar a devoluo dos referidos recursos.

Da execuo da parceria (NI)6.2 DO MONITORAMENTO, AVALIAO E CONTROLE DAS PARCERIAS VOLUNTRIAS6.2.1 O acompanhamento e avaliao das Parcerias Voluntrias ser realizado pelo Gestor da Parceria e pela Comisso de Monitoramento e Avaliao ambos designados atravs de Portaria, estando as competncias descritas em Decreto Municipal.6.2.2 Cabe a Secretaria responsvel pela Parceria informar eventual mudana de Gestor da Parceria para alterao da Portaria de Designao, sob pena de a fiscalizao ficar na responsabilidade do Secretrio Municipal.

Da execuo da parceria (NI)6.2 DO MONITORAMENTO, AVALIAO E CONTROLE DAS PARCERIAS VOLUNTRIAS6.2.3 O Gestor da Parceria, dentre suas competncias, emitir Parecer Tcnico de Acompanhamento por ocasio das prestaes de contas parciais (ANEXO G), Relatrio Tcnico de Monitoramento e Avaliao e Parecer Tcnico Conclusivo por ocasio da prestao de contas final (ANEXO H, ANEXO I).6.2.4 A Comisso de Monitoramento e Avaliao, dentro de suas competncias, dever realizar no mnimo um relatrio de visita in loco (ANEXO J) a cada perodo de 3 meses da vigncia da parceria e, sempre que possvel, aplicar por seus prprios mtodos uma pesquisa de satisfao.

Da execuo da parceria (NI)6.2 DO MONITORAMENTO, AVALIAO E CONTROLE DAS PARCERIAS VOLUNTRIAS6.2.5 A Comisso de Monitoramento e Avaliao homologar o Relatrio Tcnico de Monitoramento e Avaliao mediante Termo de Homologao (ANEXO K)6.2.6 A Central de Projetos manter controle de todas as Parcerias realizadas, bem como dos prazos de prestao de Contas pela organizao da Sociedade Civil e dos prazos de anlise e deciso pela Administrao Pblica.

Da execuo da parceria (NI)6.3 DA PRESTAO DE CONTAS DAS PARCERIAS VOLUNTRIAS6.3.1 A Organizao da Sociedade Civil encaminhar a Prestao de Contas Secretaria da Fazenda atravs de Ofcio, a qual dever estar composta dos documentos exigidos no Termo de Colaborao ou Termo de Fomento.

Da execuo da parceria (NI)6.3 DA PRESTAO DE CONTAS DAS PARCERIAS VOLUNTRIAS6.3.2 A Secretaria da Fazenda atravs do Setor de Prestao de Contas realizar a conferncia da documentao exigida verificando:a) se a conta bancria especfica possui apenas a movimentao dos recursos do Termo de Parceria;b) se a conta bancria iniciou com saldo zerado e se os valores no utilizados foram devolvidos Prefeitura;c) se todas as sadas bancrias efetuadas possuem documento comprobatrio hbil;d) se os documentos comprobatrios (notas fiscais, rpas etc) esto acompanhados do documento de pagamento ao credor, da declarao do ordenador da despesa e de outras exigncias especficas constantes em Termo de Parceria.e) se os documentos possuem data de emisso dentro da vigncia do Termo de Parceria, bem como as atividades foram realizadas dentro do perodo de vigncia da Parceria.

Da execuo da parceria (NI)6.3 DA PRESTAO DE CONTAS DAS PARCERIAS VOLUNTRIAS6.3.3 A Secretaria da Fazenda/Setor de Prestao de Contas enviar o Processo de Prestao de Contas ao Gestor da Parceria com relatrio conclusivo das conferncias realizadas.6.3.4 O gestor da Parceria ao receber a prestao de contas da Secretaria da Fazenda/Setor de Prestao de Contas:a) realizar a anlise dos documentos quanto ao cumprimento do plano de aplicao enquadrando cada despesa nos itens de despesa constantes no referido plano e verificando a sua adequao ou no.b) realizar a anlise do cumprimento das metas pactuadas constantes no Plano de Aplicao.c) verificar se todos os documentos e relatrios exigidos no Termo de Parceria na clusula que trata da prestao de contas foram entregues.

Da execuo da parceria (NI)6.3 DA PRESTAO DE CONTAS DAS PARCERIAS VOLUNTRIAS6.3.5 O gestor da Parceria ao detectar irregularidades ou omisses na prestao de contas, bem como necessidade de esclarecimentos, notificar a organizao da sociedade civil para sanar a inconformidade ou prestar os esclarecimentos.6.3.6 A notificao de que trata o item 6.3.5 poder conceder um prazo mximo de 45 dias para a tomada de providncias pela organizao da sociedade civil, sendo que a organizao poder solicitar prorrogao de no mximo mais 45 dias, prazos estes que devero estar compreendidos dentro do prazo que a Administrao Pblica tem para decidir sobre a prestao de contas e comprovao de resultados.

Da execuo da parceria (NI)6.3 DA PRESTAO DE CONTAS DAS PARCERIAS VOLUNTRIAS6.3.7 Por ocasio da prestao de contas parcial o Gestor da Parceria emitir Parecer Tcnico de Acompanhamento (ANEXO G) e por ocasio da Prestao de Contas Final Relatrio Tcnico de Acompanhamento e Avaliao (ANEXOS H). 6.3.8 Aps a emisso do Relatrio Tcnico de Acompanhamento e Avaliao o Gestor da Parceria encaminhar o Processo de Prestao de Contas Comisso de Monitoramento e Avaliao, a qual:a) anexar o (s) relatrio (s) de visita tcnica in loco (ANEXO J) realizada, bem como outros relatrios de acompanhamento realizados;b) realizar a verificao do processo quanto ao cumprimento das metas fsico-financeiras e entrega das documentaes exigidas.

Da execuo da parceria (NI)6.3 DA PRESTAO DE CONTAS DAS PARCERIAS VOLUNTRIAS6.3.9 Em caso de concluir pela conformidade da Execuo do Termo de Parceria e pela adequao do Relatrio Tcnico de Monitoramento e Avaliao, realizar a homologao do referido relatrio (ANEXO K)6.3.10 Em caso de concluir pela necessidade de reapresentao de documentos ou esclarecimentos enviar Processo de Prestao de Contas com Memorando ao Gestor da Parceria para a tomada de providncias.6.3.11 O Gestor da Parceria tomar as providncias e retornar o Processo de Prestao de Contas Comisso de Monitoramento e avaliao para homologao do Relatrio Tcnico de Monitoramento e Avaliao.

Da execuo da parceria (NI)6.3 DA PRESTAO DE CONTAS DAS PARCERIAS VOLUNTRIAS6.3.12 A Comisso de Monitoramento e Avaliao apreciar as informaes recebidas concluindo pela Homologao ou no do Relatrio de Monitoramento e Avaliao e retornar ao Gestor da Parceria.6.3.13 O Gestor da Parceria avaliar a prestao de contas da Parceria mediante emisso de Parecer pela regularidade, regularidade com ressalva ou irregularidade (ANEXO I) e enviar o Processo de Prestao de Contas para homologao pelo Administrador Pblico.6.3.14 O Administrador Pblico, aps homologao, retornar o processo de Prestao de Contas Central de Projetos.6.3.15 A Central de Projetos apensar o Processo de Prestao de Contas ao Processo de Parceria Voluntria que lhe deu origem e o arquivar.

Trabalhar em equipe no significa que todos tenham que fazer tudo mas sim ter a conscincia do todo e do papel de cada um neste todo.

Daniel Godri Junior