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Prestação de Contas e Procedimentos de Acompanhamento/Fiscalização

IntroduçãoA Lei 13.019/2014 somente entrará em vigor em âmbito municipal em 1º de janeiro de 2017 conforme alterações pela Lei 13.2004/2015É facultado aos Municípios realizar a aplicação da Lei antes deste prazo, desde que institua ato administrativo local (Decreto)O Município de Venâncio Aires implementará a nova legislação de forma gradual dando início pelo:-Plano de trabalho-Mudança do instrumento Convênio para Termo de Parceria-Regras de prestação de contas-Regras de acompanhamento e fiscalização

Meios legais para implementação mudanças

Plano de TrabalhoTermo de Parceria

Alteração Lei Municipal 3.629/2005 através da Lei

5.781/2015

Regras Prestação de Contas

Regras Acompanhamento/Fiscalização

Convênios - Norma Interna 008Parcerias – Manual Parcerias

instituído por Decreto

Convênio – Não possuem regras instituídas

Parcerias – Manual Parcerias instituído por Decreto

A utilização dos recursos deverá iniciar a partir da data da disponibilização dos valores ao proponente, findando no prazo estabelecido no Termo de Parceria.

Os recursos recebidos pela organização social em decorrência da parceria serão depositados e geridos em conta bancária específica (somente movimentará estes recursos e os da contrapartida se existir), em instituição financeira pública indicada pela administração pública.

Os rendimentos das apl icações f inanceiras serão obrigatoriamente aplicados no objeto da parceira, estando sujeitos às mesmas condições de prestação de contas exigidas para os recursos transferidos.

Prazos e movimentação dos recursos

Prazos e movimentação dos recursos

Toda a movimentação de recursos no âmbito da parceria será realizada mediante transferência eletrônica sujeita à identificação do beneficiário final e à obrigatoriedade de depósito em sua conta bancária. Os pagamentos deverão ser realizados mediante crédito na conta bancária de t itularidade dos fornecedores e prestadores de serviços.

Devolução de recursosPor ocasião da conclusão, denúncia, rescisão ou extinção da parceria, os saldos f inanceiros remanescentes, inclusive os provenientes das receitas obtidas das aplicações f inanceiras realizadas, serão devolvidos à entidade ou órgão repassador dos recursos, no prazo improrrogável de 30 (trinta) dias do evento (término da vigência do termo de parceria), sob pena de imediata instauração de tomada de contas especial do responsável, providenciada pela autoridade competente do órgão ou entidade titular dos recursos.

Documentos hábeisCada documento hábil que aportou a despesa deverá estar acompanhado de Declaração do ordenador de despesas (ANEXO B) da entidade e do seu dirigente informando:

a finalidade específica da despesa realizada;no caso de pessoal e encargos sociais que as

pessoas constantes na folha de pagamento atuam na entidade;

b) no caso de materiais que os mesmos foram efetivamente entregues;

c) no caso de serviços que os mesmos foram efetivamente prestados conforme contratado

Documentos hábeisO s d o c u m e n t o s h á b e i s d e v e r ã o e s t a r acompanhados dos comprovantes dos pagamentos que só podem ser realizados em nome do credor contratado. Além disso, deverá ser colocado carimbo no documento identif icando que o pagamento ocorreu com recursos da Prefeitura indicando o número da parceria (ANEXO C).

Documentos hábeisS e r ã o co n s i d e ra d o s d o c u m e n t o s h á b e i s comprobatórios dos gastos notas fiscais, guias de impostos, recibos de pagamento a autônomos RPA(s), recibo simples e outros documentos revestidos de idoneidade, sendo que:a) Para o caso de serviços prestados por pessoas físicas será aceito somente o Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA), com os devidos descontos legais de INSS e ISS. Caso o prestador de serviços já pagar INSS por outra fonte fazer declaração assinada pela empresa ou profissional contador. Da mesma forma, caso o prestador de serviços já possuir alvará no Município apresentar cópia do mesmo ou declaração de que possui alvará e já contribui com o ISS.

b

Documentos hábeisb) Para o caso de contratação de pessoas jurídicas somente será aceito Nota Fiscal Eletrônica.c) Para o caso de contratação de entidades será aceito recibo simples devidamente preenchidos e assinados, desde que os serviços prestados tenham compatibilidade com as finalidades estatutárias da entidade.

Documentos hábeisTodas as Notas Fiscais e/ou Recibos de quitação devem conter: a) o nome e endereço completo da Sociedade Civil; b) a data da compra (emissão) ou do serviço realizado; c) a descrição detalhada do produto comprado e/ou do serviço prestado; d) os valores unitários; e) retenções na fonte, quando for o caso; e f) valor total;

Documentos hábeisA s d a t a s d o s d o c u m e n t o s d e v e r ã o s e r, obrigatoriamente, posteriores à da liberação dos recursos, aceitando-se documentos com datas anteriores somente se o recurso for liberado em data posterior à especificada na Lei. Neste caso, de qualquer forma, as datas dos documentos não poderão ser anteriores aquela especificada na Legislação para liberação do recurso.

A falta de documentação ou inadequação da despesa acarretará em glosa do valor gasto e respectiva

devolução do recurso ao município.

Documentos hábeisOs documentos hábeis deverão, sempre que necessário, para maior transparência da despesa realizada, vir acompanhado de relatórios comprobatórios como lista de presença, fotografias, laudos de profissionais competentes por exemplo. Assim, por exemplo, caso os recursos forem gastos:a) com viagens pode ser anexada a lista das pessoas que viajaram com as respectivas assinaturas;b) com alimentação de várias pessoas, pode ser anexada a lista das pessoas que receberam a alimentação com as respectivas assinaturas;c) com melhorias, pequenas reformas nas instalação podem ser anexadas fotos do antes e depois e um laudo descritivo de profissional competente.

Documentos hábeisNo caso do pagamento de despesas de publicidade deverão estar acompanhados do conteúdo veiculado tal como texto que foi divulgado em rádio, cópia da página do jornal, revista, cópia de folders, CD com vídeos produzidos. Ressalta-se que as publicações devem estar em consonância com o que dispõe a Constituição Federal em seu art. 37, inciso XXII, § 1º.

Das alterações no Termo de Parceria

As alterações que podem ser realizadas na Parceria Voluntária constam em cláusula específica do Termo de Parceria.

Encaminhamento pelas entidades

6.3.1 A Organização da Sociedade Civil encaminhará a Prestação de Contas à Secretaria da Fazenda através de Ofício, a qual deverá estar composta dos documentos exigidos no Termo de Colaboração ou Termo de Fomento (Norma Interna em fase de revisão).

Prestação de contasA prestação de contas dos recursos recebidos abrangerá as receitas e despesas realizadas no período de vigência do Termo de Parceria. Com relação às receitas tal procedimento não possui maiores problemas, contudo em relação às despesas muitas vezes são apresentados documentos fiscais relativos a gastos de período anterior ou posterior à vigência do Termo de Parceria.

Prestação de contasLogo, não serão aceitas despesas: : I Realizadas em data anterior a vigência da parceria: A entidade somente poderá custear despesas com recursos da parceria que sejam realizadas a partir da sua vigência, logo caso o fato que ocasionou a despesa tenho ocorrido antes da parceria (viagens por exemplo) o mesmo não poderá ser custeado com o recurso. II Realizadas em data posterior à vigência da parceria, salvo se expressamente autorizado pela autoridade competente da administração pública: No Plano de Trabalho ficará a definida a data de início e de fim do Termo de Parceria, possuindo a entidade um prazo de até 90 dias a partir do fim da vigência do Termo de Parceria para prestar contas. As despesas somente poderão ser contratadas e pagas na vigência do Termo de Parceria, não podendo ser realizados pagamentos no prazo destinado à realização da prestação de contas.

Prazo de prestação de contas

A prestação de contas final dos recursos recebidos deverá ser realizada em até 90 dias do término da vigência da parceria ou em período menor conforme definido no Termo de Parceria firmado em função da complexidade do objeto.

Logo, é procedimento obrigatório da entidade realizar a leitura do referido termo e identificar o prazo de prestação de contas.

Caso a entidade verificar que não conseguirá cumprir o prazo de prestação de contas constante no Termo de Parceria poderá solicitar prorrogação de até 30 dias.

Prazo de prestação de contas

O dever de prestar contas ocorre no momento da liberação da primeira parcela dos recursos financeiros, sendo que no caso de previsão de mais de 1 (uma) parcela, a organização da sociedade civil deverá apresentar prestação de contas parcial, para fins de monitoramento do cumprimento das metas do objeto vinculada à parcela liberada.

Logo, para o recebimento da próxima parcela a organização da sociedade civil deverá prestar contas da parcela anterior.

Ofício de encaminhamento dirigido à Secretária da Fazenda, contendo a indicação do número do Termo de Parceria com a Administração Pública e os documentos que estão sendo enviados (ANEXO D);

Cópia do Termo de Parceria, Plano de Trabalho e respectivas alterações;

Relatório de execução física do objeto elaborado pela entidade e assinado pelo seu representante legal, contendo as atividades desenvolvidas para o cumprimento do objeto e o comparativo de metas propostas com os resultados alcançados, a partir do c ro n o g ra m a a co rd a d o, a n e xa n d o - s e d o c u m e n to s d e comprovação da realização das ações, tais como listas de presença, fotos e vídeos, se for o caso (ANEXO E);

Documentos que compõem a prestação de contas

Documentos que compõem a prestação de contasrelatórios de execução financeira, assinado pelo seu

representante legal e o contador responsável, com a descrição das despesas e receitas efetivamente realizadas (ANEXO E).

documentos que comprovam a receita e despesa lançadas podendo estes ser de origem interna ou externa e devendo todos os recebimentos e pagamentos ser suportados por documentação hábil conforme especificações constantes neste manual.

) quando for o caso, relatório de bens materiais adquiridos e de melhorias realizadas à conta dos recursos do repasse, indicando o seu destino final, conforme estabelecido no Termo de Parceria (ANEXO E).

Documentos que compõem a prestação de contasextratos bancários mensais das contas corrente e aplicação

abrangendo todo o período da execução do objeto pactuado, devendo os mesmos estarem zerados no último período de execução do objeto pactuado.

comprovante de depósito em conta bancária da Prefeitura Municipal de Venâncio Aires dos saldos não utilizados.

Declaração de guarda dos originais dos documentos que foram apresentados na Prestação de Contas (ANEXO F)

Declaração da realização da contabilização dos recursos em consonância com os princípios e normas de contabilidade atinentes às organizações sem fins lucrativos (ANEXO G)

Documentos que compõem a prestação de contas

Em casos de Termos de Parceria Específ icos os relatórios de execução f inanceira poderão ser subs t i tu ídos pe los L iv ros D iá r io e Ra z ã o da organização social , o que virá expressamente determinado no Termo de Parceria Firmado.

Organização Sociedade Civil

Protocolo Prefeitura

Secretaria FazendaSetor Prestação de Contas

Gestor da Parceria

Se Ok, elabora relatório técnico de monitoramento

Se com problemas, notifica entidade com prazo de 45 dias

podendo tal prazo ser prorrogado a pedido da entidade pelo mesmo

períodoComissão de Avaliação e

Monitoramento homologa

Gestor da Parceria emite parecer final

Se a entidade não sanar as deficiências o gestor comunica

ao Secretário, Controle Interno, Conselhos

Regular Regular com ressalva

Irregular

Fluxo Prestação de ContasEncaminhamento até

aprovação final

O Papel da Administração Pública

Monitoramento e Avaliação A administração pública está incumbida de realizar procedimentos de fiscalização das parcerias celebradas antes do término da sua vigência, inclusive por meio de visitas in loco, para fins de monitoramento e avaliação do cumprimento do objeto, na forma do Termo de Parceria firmado.

Gestor da |Parceria

Comissão de Monitoramento e Avaliação

Gestor da ParceriaAo Gestor do Termo de Parceria caberá:

acompanhar e fiscalizar a execução da parceria;informar ao seu superior hierárquico a existência de fatos

que comprometam ou possam comprometer as atividades ou metas da parceria e de indícios de irregularidades na gestão dos recursos, bem como as providências adotadas ou que serão adotadas para sanar os problemas detectados;

emitir parecer técnico conclusivo de análise da prestação de contas f inal, com base no relatório técnico de monitoramento e avaliação;

disponibilizar materiais e equipamentos tecnológicos necessários às atividades de monitoramento e avaliação.

Gestor da ParceriaO Relatório Técnico de Monitoramento e avaliação sem prejuízo de outros elementos, deverá conter:

a) a descrição sumária das atividades e metas estabelecidas no Plano de Trabalho;

b) a análise das atividades realizadas, do cumprimento das metas e do impacto do benefício social obtido em razão da execução do objeto até o período, com base nos indicadores estabelecidos e aprovados no plano de trabalho;

c) os valores efetivamente transferidos pela administração pública;d) a anál ise dos documentos comprobatórios das despesas

apresentados pela organização da sociedade civil na prestação de contas, quando não for comprovado o alcance das metas e resultados estabelecidos no respectivo termo de colaboração ou de fomento;

e) análise de eventuais auditorias realizadas pelos controles interno e externo, no âmbito da fiscalização preventiva, bem como de suas conclusões e das medidas que tomaram em decorrência dessas auditorias.

A Comissão de Monitoramento e Avaliação des ignada caberá adotar procedimentos e fiscalização das parcerias celebradas podendo utilizar-se de mecanismos como visitas in loco, apoio técnico de terceiros ou parcerias em órgãos e entidades que situem-se próximos ao local de aplicação dos recursos. Poderão ser realizadas ainda pesquisas de satisfação junto ao público, principalmente quando tratar-se de parcerias superiores a um ano. Caberá à referida Comissão homologar o Relatório Técnico de Monitoramento e Avaliação elaborado pelo Gestor da Parceria.

Comissão de Monitoramento e Avaliação

relatório da visita técnica in loco realizada durante a execução da parceria pela Comissão de Avaliação e Acompanhamento e/ou pelo Gestor do Termo de Parceria.

relatório técnico de monitoramento e avaliação elaborado pelo Gestor da Parceria, homologado pela comissão de monitoramento e avaliação designada, sobre a conformidade do cumprimento do objeto e os resultados alcançados durante a execução do termo de colaboração ou de fomento.

parecer técnico da análise da prestação de contas elaborado pelo Gestor da Parceria.

Parecer jurídicoNo caso de parcela única, o gestor da parceria emitirá parecer técnico conclusivo para fins de avaliação do cumprimento do objeto. Por sua vez, no caso de previsão de mais de 1 (uma) parcela, a organização da sociedade civil deverá apresentar prestação de contas parcial, para fins de monitoramento do cumprimento das metas do objeto vinculadas à parcela liberada.

Documentos a serem entregues pelo órgão público

Prazo para análise e conclusões prestação de contas

A administração pública terá como objetivo apreciar a prestação final de contas apresentada, no prazo de até 150 (cento e cinquenta) dias, contado da data de seu recebimento, conforme estabelecido no instrumento da parceria.O prazo para apreciar a prestação final de contas poderá ser prorrogado, no máximo, por igual período, desde que devidamente justificado.

Transferências voluntárias(em fase de revisão)

Da execução da parceria (NI)

6.1 DA LIBERAÇÃO E UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS

6.1.1 Assinado o Termo de Colaboração ou Termo de Fomento, a Secretaria de onde sairá a dotação orçamentária encaminhará Pedido de Compra acompanhado do Termo Firmado seguindo as regras do f luxo da despesa constante em Norma Interna Específica.

6.1.2 A Secretaria realizará o pedido de compra do valor total da parceria discriminando as parcelas a serem pagas, sendo que se parte do recurso tiver previsão de repasse para o próximo ano, este montante deverá ficar prenotado no referido pedido e realizado novo pedido de compra do valor prenotado no mês de janeiro do próximo exercício.



6.1.3 A Tesouraria realizará o pagamento em conformidade com o Cronograma de Desembolso constante no Plano de Trabalho em conta bancária específica em agência financeira pública oficial.

6.1.4 No caso de pagamento parcelado, a Tesouraria somente fará o pagamento das parcelas, a partir da segunda, após declaração do Gestor do Termo de Parceria de que a organização da sociedade civil prestou contas da parcela anterior e está cumprindo o objetivo e metas pactuados (Parcer Técnico de Acompanhamento - ANEXO G).

6.1.5 Em caso de contrapartida a Organização da Sociedade Civil deverá depositar o valor na conta bancária específica.



6.1.6 A entidade deverá utilizar os recursos conforme def inido no Plano de Aplicação anexo ao Termo de Colaboração ou Termo de Fomento.

6.1.7 Os rendimentos de aplicações financeiras poderão ser utilizados se assim estiver autorizado no Termo de Parceria ou vier a ter autorização através de Termo Aditivo, caso contrário, a entidade deverá realizar a devolução dos referidos recursos.


6 . 2 D O M O N I T O R A M E N T O, AVA L I A Ç Ã O E CONTROLE DAS PARCERIAS VOLUNTÁRIAS

6.2.1 O acompanhamento e avaliação das Parcerias Voluntárias será realizado pelo Gestor da Parceria e pela Comissão de Monitoramento e Avaliação ambos designados através de Portaria, estando as competências descritas em Decreto Municipal.

6.2.2 Cabe a Secretaria responsável pela Parceria informar eventual mudança de Gestor da Parceria para alteração da Portaria de Designação, sob pena de a fiscalização ficar na responsabilidade do Secretário Municipal.


6.2 DO MONITORAMENTO, AVALIAÇÃO E CONTROLE DAS PARCERIAS VOLUNTÁRIAS

6.2.3 O Gestor da Parceria, dentre suas competências, emitirá Parecer Técnico de Acompanhamento por ocasião das prestações de contas parc ia i s (ANEXO G) , Re la tór io Técnico de Monitoramento e Avaliação e Parecer Técnico Conclusivo por ocasião da prestação de contas final (ANEXO H, ANEXO I).

6.2.4 A Comissão de Monitoramento e Avaliação, dentro de suas competências, deverá realizar no mínimo um relatório de visita in loco (ANEXO J) a cada período de 3 meses da vigência da parceria e, sempre que possível, aplicar por seus próprios métodos uma pesquisa de satisfação.


6 . 2 D O M O N I T O R A M E N T O, AVA L I A Ç Ã O E CONTROLE DAS PARCERIAS VOLUNTÁRIAS

6 .2 .5 A Comissão de Monitoramento e Aval iação homologará o Relatório Técnico de Monitoramento e Avaliação mediante Termo de Homologação (ANEXO K)

6.2.6 A Central de Projetos manterá controle de todas as Parcerias realizadas, bem como dos prazos de prestação de Contas pela organização da Sociedade Civil e dos prazos de análise e decisão pela Administração Pública.


6.3 DA PRESTAÇÃO DE CONTAS DAS PARCERIAS VOLUNTÁRIAS

6.3.1 A Organização da Sociedade Civil encaminhará a Prestação de Contas à Secretaria da Fazenda através de Ofício, a qual deverá estar composta dos documentos exigidos no Termo de Colaboração ou Termo de Fomento.



6.3.2 A Secretaria da Fazenda através do Setor de Prestação de Contas realizará a conferência da documentação exigida verificando:a) se a conta bancária específica possui apenas a movimentação dos

recursos do Termo de Parceria;b) se a conta bancária iniciou com saldo zerado e se os valores não

utilizados foram devolvidos à Prefeitura;c) se todas as saídas bancárias efetuadas possuem documento

comprobatório hábil;d) se os documentos comprobatórios (notas fiscais, rpas etc) estão

acompanhados do documento de pagamento ao credor, da declaração do ordenador da despesa e de outras exigências específicas constantes em Termo de Parceria.

e) se os documentos possuem data de emissão dentro da vigência do Termo de Parceria, bem como as atividades foram realizadas dentro do período de vigência da Parceria.


6 . 3 DA PR E STA Ç Ã O D E CO N TA S DA S PA RC E R I A S VOLUNTÁRIAS

6.3.3 A Secretaria da Fazenda/Setor de Prestação de Contas enviará o Processo de Prestação de Contas ao Gestor da Parceria com relatório conclusivo das conferências realizadas.

6.3.4 O gestor da Parceria ao receber a prestação de contas da Secretaria da Fazenda/Setor de Prestação de Contas:a) realizará a análise dos documentos quanto ao cumprimento do

plano de aplicação enquadrando cada despesa nos itens de despesa constantes no referido plano e verificando a sua adequação ou não.

b) realizará a análise do cumprimento das metas pactuadas constantes no Plano de Aplicação.

c) verificará se todos os documentos e relatórios exigidos no Termo de Parceria na cláusula que trata da prestação de contas foram entregues.



6.3.5 O gestor da Parceria ao detectar irregularidades ou omissões na prestação de contas, bem como necessidade de esclarecimentos, notificará a organização da sociedade civil para sanar a inconformidade ou prestar os esclarecimentos.

6.3.6 A notificação de que trata o item 6.3.5 poderá conceder um prazo máximo de 45 dias para a tomada de providências pela organização da sociedade civil, sendo que a organização poderá solicitar prorrogação de no máximo mais 45 dias, prazos estes que deverão estar compreendidos dentro do prazo que a Administração Pública tem para decidir sobre a prestação de contas e comprovação de resultados.



6.3.7 Por ocasião da prestação de contas parcial o Gestor da Parceria emitirá Parecer Técnico de Acompanhamento (ANEXO G) e por ocasião da Prestação de Contas Final Relatório Técnico de Acompanhamento e Avaliação (ANEXOS H).

6.3.8 Após a emissão do Relatório Técnico de Acompanhamento e Avaliação o Gestor da Parceria encaminhará o “Processo de Prestação de Contas” à Comissão de Monitoramento e Avaliação, a qual:a) anexará o (s) relatório (s) de visita técnica in loco (ANEXO J)

realizada, bem como outros relatórios de acompanhamento realizados;

b) realizará a verificação do processo quanto ao cumprimento das metas físico-financeiras e entrega das documentações exigidas.



6.3.9 Em caso de concluir pela conformidade da Execução do Termo de Parceria e pela adequação do Relatório Técnico de Monitoramento e Avaliação, realizará a homologação do referido relatório (ANEXO K)

6.3.10 Em caso de concluir pela necessidade de reapresentação de documentos ou esclarecimentos enviará “Processo de Prestação de Contas” com Memorando ao Gestor da Parceria para a tomada de providências.

6.3.11 O Gestor da Parceria tomará as providências e retornará o “Processo de Prestação de Contas” à Comissão de Monitoramento e avaliação para homologação do Relatório Técnico de Monitoramento e Avaliação.



6.3.12 A Comissão de Monitoramento e Avaliação apreciará as informações recebidas concluindo pela Homologação ou não do Relatório de Monitoramento e Avaliação e retornará ao Gestor da Parceria.

6.3.13 O Gestor da Parceria avaliará a prestação de contas da Parceria mediante emissão de Parecer pela regularidade, regularidade com ressalva ou irregularidade (ANEXO I) e enviará o “Processo de Prestação de Contas” para homologação pelo Administrador Público.

6.3.14 O Administrador Público, após homologação, retornará o processo de Prestação de Contas à Central de Projetos.

6.3.15 A Central de Projetos apensará o “Processo de Prestação de Contas” ao “Processo de Parceria Voluntária” que lhe deu origem e o arquivará.

Trabalhar em equipe não significa que todos tenham que fazer tudo

mas sim ter a consciência do todo e do papel de cada um neste

todo.Daniel Godri Junior

prestação de contas e procedimentos de acompanhamento ... · irregular fluxo prestação de...

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