plano orçamentário e controladoria - seçao 2

Administração Orçamentária e Controladoria

2014-1 [email protected]

2 – Plano Orçamentário

Professor Alexandre Pereira [email protected]

Material da Aula: http://sdrv.ms/1bWmrgl

mailto:[email protected]





Definição

Orçamento “ .... nada mais é do que colocar na frente aquilo que

está acontecendo hoje.” Passarello, João

Outra definição

“ ... a expressão quantitativa de um plano de ação e ajuda à

coordenação e implementação de um plano” Stedry A.C.

2 – Plano Orçamentário



Plano orçamentário não é apenas prever o que vai acontecer e seu

posterior controle.

O ponto fundamental é o processo de estabelecer e coordenar

objetivos para todas as áreas da empresa de forma que todos

trabalhem sinergicamente em busca de planos de lucros.



Exemplos de propósitos que devem estar contidos no plano

orçamentário:

• Orçamento como sistema de autorização: O orçamento aprovado não

deixa de ser um meio de liberação de recursos para todos os setores da empresa,

minimizando o processo de controle.

• Um meio para projeções e coordenação: O conjuntos de peças

orçamentárias será utilizada para processos de projeções e planejamento,

permitindo estudos para períodos posteriores.



• Um canal de comunicação e coordenação: É um forte instrumento para

comunicar e coordenar os objetivos corporativos setoriais.

• Um instrumento de motivação: Por ser um sistema de autorização, ele

permite um grau de liberdade entre os gestores.

• Um instrumento de avaliação e controle: Ótimo para avaliação de

desempenho dos gestores e controle dos objetivos setoriais e corporativos.

• Uma fonte de informação para tomada de decisão: Por conter dados

previstos e esperados, é essencial para decisões diárias sobre os eventos

econômicos de responsabilidade dos gestores.



O processo de estabelecer objetivos deve ser interativo, que coordena os objetivos gerais com os específicos. O processo orçamentário deve permitir a participação de toda a estrutura hierárquica com responsabilidade orçamentária. Deve evitar usar o processo com o formato ditatorial, ou seja; com uma única direção, de cima para baixo “top down”.

Todos os envolvidos no processo devem ser ouvidos. Maior ganho em: Gestão participativa e Comprometimento de todos os gestores

Objetivos



Só assim será possível alcançar a etapa FINAL do plano orçamentário

que é o CONTROLE ORÇAMENTÁRIO – com análise de variações e

desempenho individual dos gestores.

Alguns princípios gerais para a estruturação do plano orçamentário:

• Orientação para objetivos: O orçamento deve se direcionar para os

objetivos da empresa e dos setores específicos de forma eficiente e eficaz.

• Envolvimento dos Gestores: Todos os gestores devem participar

ativamente do processo de planejamento e controle, a equipa ganha mais

comprometimento.



• Comunicação Integral: Compatibilização entre o Sistema de Informações,

o processo de tomada de decisões e a estrutura organizacional.

• Expectativas realísticas: Para que o sistema seja motivador, devem

apresentar objetivos gerais e específicos, dentro da melhor visão da empresa,

porém passíveis de serem cumpridos.

• Aplicação flexível: O sistema orçamentário não é um instrumento de

dominação. O valor do sistema está no processo de conduzir o plano e não no

plano em si. Deve permitir correções, ajustes e eventuais revisões de valores

no plano.

• Reconhecimento dos esforços individuais e em grupos: Um dos

principais instrumentos de avaliação de desempenho.



Traçado o objetivo, princípios e propósitos do orçamento, surgem com CONFLITOS. Os conflitos são inerentes a qualquer sistema de gestão e processos de mudanças na corporação, pois envolve delegação de responsabilidades e liberdade de ação nessas responsabilidades. Cabe ao Controller e aos principais executivos a Administração e Coordenação das múltiplas funções do orçamento e de seus conflitos.

Sempre tendo como norte: A missão da empresa, em que estão seus

objetivos principais.



Termologias

A grande maioria do mercado utiliza o mesmo tipo de termologias, isso ajuda a direcionar o trabalho e evita confusões de nomenclatura, são elas:

Planejamento: Criação e estabelecimentos de planos gerais ou específicos. Ex. Planejamento estratégico, plano diretor, planejamento operacional, etc.



Previsão: Expectativa de acontecimentos ou desejabilidades geralmente quantitativas. Ex. Previsão de quantidades a serem vendidas, estocadas, etc. Orçamento: Expressão formal do plano de curto prazo (um ano), baseadas em estruturas empresariais existentes ou já programadas. Projeção: Mensuração econômica das previsões, planos e orçamentos já definidos. Ex. Projeções de resultados, balanços, fluxo de caixa, etc. Simulação Econômica: Mensuração econômica de alternativa de planos, previsões ou eventos econômicos futuros. O ponto central é mensurar mais de uma alternativa. Ex. Simulação de fluxo de caixa, (cenários otimistas, moderados e pessimistas), etc.



Conceitos de Orçamentos:

Orçamento de Tendências: Utilizar dados passados em projeções futuras. Orçamento Base Zero: A questão fundamental permanente para o orçamento base zero é a seguinte: não é porque aconteceu que deverá acontecer.



Orçamento Estático: É o mais comum, elaboram-se todas as peças orçamentárias com a fixação de determinado volume de produção, vendas ou volume de atividade setorial. Esse volume determina o volume das demais atividades. O motivo dessa utilização é a consolidação dos orçamentos de todas suas unidades dispersas geograficamente em um orçamento mestre e único na corporação. Orçamento Flexível: Surgiu para solucionar eventuais problemas no orçamento estático. A empresa admite uma faixa de nível de atividade em que tendencialmente se situarão tais volumes de produção ou vendas.

Tipos de Orçamentos



Outro enfoque desse orçamento é não assumir nenhuma faixa de quantidades, ou nível de atividade esperado. É feito apenas orçamento dos dados unitários, e as quantidades assumidas seriam as que realmente acontecem.

Orçamento Flexível e Gestão por Atividades: Consiste no mesmo modelo do orçamento flexível, porém atuando para cada atividade da organização. Orçamento Ajustado: é derivado do mesmo conceito do orçamento flexível, é um segundo orçamento, que passa a vigorar quando se modifica o volume ou nível de atividade inicialmente planejado.



Orçamento Corrigido: é o ajuste do orçamento original, de forma automática, sempre que houver alteração dos preços em função da inflação.

Orçamento Original (+ -) Variação de Preços = Orçamento Corrigido Preços Originais por Inflação Preços Corrigidos



Budget e Forecast

Budget é um Orçamento Empresarial. Antes de iniciar o ano a

empresa analisa fatores econômicos, mercado, capacidade de produção, etc. e define a previsão do volume de vendas e se irá atingir. Com base neste volume de vendas a empresa inicia o plano orçamentário levantando todos os custos e demais despesas. A cada mês a empresa faz a comparação Budget x Actual (orçado x real) para encontrar divergências e buscar revisões. Tais revisões serão

chamadas Forecast. O Forecast nada mais é do que o Budget

ajustado, sendo assim muito utilizado para projeções.



Organização e Processo de Elaboração

Sistema de Orçamento compreende: Conjunto de Pessoas, Tecnologia Administrativa, Sistemas de Informação, Recursos matérias disponibilizados e a Administração do Sistema para a execução dos Planos Orçamentários. É de responsabilidade do Controller o processo de conduzir a Administração do Sistema Orçamentário.



Organização do Orçamento

Compreende um conjunto de medidas e estruturas, como:

Comitê Orçamentário: Deve instalar um comitê que decidirá pela visão maior do orçamento.

Premissas Orçamentárias: Cabe ao comitê orçamentário definir as principais regras para o orçamento.



Cabe também ao comitê a definição do modelo de condução do

processo orçamentário, modelo este que deverá ser totalmente

coerente com o subsistema institucional, como as crenças e valores.

Modelo de Processo Orçamentário:



Cabe ao Controller determinar a missão e objetivos da empresa, estruturar e monitorar o sistema de informação contábil. Deve atender a todos os princípios orçamentários definidos pela empresa, constam ainda as seguintes necessidades:

• Definição dos critérios de contabilidade das receitas e despesas.

• Definição dos critérios de distribuição de gastos, se houver

necessidade.

• Elaboração de manuais para procedimentos acima.

• Estruturação de conta contábil.

Estrutura Contábil:



• Definição e criação das tabelas de

unidades de negocio, centros de

lucros e de custos, e suas

respectivas ligações hierárquicas.

• Estruturação do plano de conta

contábil.

• Definição das áreas de responsabilidade para incorporação à conta

contábil.



Cabe ao Controller a definição

das tecnologias de informações

e sistemas de apoio para

execução dos cálculos e

lançamentos orçamentários no

sistema de informação contábil.

Sistemas de Apoio:

Tecnologia



Relatórios: Também é de responsabilidade do Controller a definição

dos relatórios orçamentários de preparação dos orçamentos, bem

como os relatórios para acompanhamento e controle.

Cronograma: Cabe ao Controller a liderança da execução do

cronograma orçamentário em todas as suas etapas ( previsão,

projeção e controle).



Modelo do Processo Orçamentário

O modelo parte do pressuposto que a Controladoria é o primeiro

setor ideal para elaborar a primeira versão dos orçamentos. O

Controller...

Detém as informações

Tem visão clara dos objetivos da organização

Melhores condições de elaborar o orçamento

Essas informações e objetivos constam das premissas orçamentárias definidas pelo Comitê Orçamentário



Modelo Genérico de processo orçamentário

Etapas Área Responsável

Etapa 1- Preparação das peças orçamentárias Controladoria

Etapa 2- Aprovação inicial Comitê Orçamentário

Etapa 3- Remessa aos responsáveis Controladoria

Etapa 4- Retorno das peças orçamentárias com sugestão dos responsáveis

Todas as áreas com responsáveis pelas peças orçamentárias

Etapa 5- Revisão dos orçamentos recebidos Controladoria e Comitê Orçamentário

Etapa 6- Ajuste das sugestões em cima das reorientações do Comitê Controladoria e áreas Responsáveis

Etapa 7- Conclusão das peças orçamentárias Controladoria

Etapa 8- Elaboração do orçamento geral e Projeção dos Demonstrativos Contábeis

Controladoria

Etapa 9- Controle Orçamentário Controladoria

Etapa 10- Reporte das variações Áreas responsáveis



Modelo participativo de processo orçamentário

Etapas Área Responsável

Etapa 1- Preparação das peças orçamentárias Todas as áreas com responsáveis pelas peças orçamentárias

Etapa 2- Revisão das peças recebidas Controladoria

Etapa 3- Discussão com responsáveis Controladoria e áreas responsáveis

Etapa 4- Análise para aprovação Controladoria e Comitê Orçamentário

Etapa 5- Retorno das peças orçamentárias Com as sugestões e determinações do Comitê

Controladoria

Etapa 6- Ajuste das sugestões e determinações do Comitê Controladoria e áreas Responsáveis

Etapa 7- Análise final para aprovação Controladoria e Comitê Orçamentário

Etapa 8- Conclusão das peças orçamentárias Controladoria

Etapa 9- Elaboração do orçamento geral e Projeção dos Demonstrativos Contábeis

Controladoria

Etapa 10- Controle Orçamentário Controladoria

Etapa 11- Reporte das Variações Áreas responsáveis



Estratégia e Orçamento

As premissas orçamentárias fazem parte do conjunto de informações do

planejamento operacional.

Os cenários fazem parte do conjunto de informações do Planejamento

Estratégico.

Todas as informações precisam ser incorporadas ao Sistema de Informação

Contábil,

Vantagens:

Melhorar os relatórios de controle por meio de comparação de dados.



Planejamento Estratégico

Planejamento Operacional

Leitura e Análise do Ambiente

Construção de Cenários

Premissas Orçamentárias

Orçamento Sistemas de Informação

Estabelece assim o elo entre o Processo de Planejamento Estratégico e o Planejamento Operacional



Estrutura do Plano Orçamentário

O plano Orçamentário contempla três grandes segmentos:

• Orçamento Operacional;

• Orçamento de Investimentos e Financiamentos;

• Projeção dos Demonstrativos Contábeis ou (orçamento de caixa);



Orçamento Operacional

Contempla a maior parte das peças orçamentárias, como a Área

Administrativa, Comercial e de Produção. Exemplo:

Orçamento de Vendas

Orçamento de Produção

Orçamento de Compras de materiais de estoques.

Orçamento de Despesas Departamentais



Orçamento de Despesas Departamentais, ou por centro de custo,

inclui as despesas de cada setor com um responsável dentro da

empresa por gastos controláveis e inclui:

Consumo de materiais indiretos pelo centro de custo;

Despesas com mão de obra direta;

Despesas com mão de obra indireta;

Gastos gerais do centro de custo;

Depreciações do centro de custo;



Orçamento de Investimentos e Financiamentos

Este segmento do orçamentário, contém as seguintes peças orçamentárias:

Orçamento de investimento (aquisições de investimentos

imobilizados e diferidos;

Orçamento de financiamentos e amortizações;

Orçamento de despesas financeiras;

Via de regra, este segmento fica restrito, em geral, a direção, tesouraria e o Controller.



Projeção dos Demonstrativos Contábeis

É o segmento do plano que consolida todos os orçamentos. Compreende das seguintes peças orçamentárias

Projeção de outras receitas operacionais e não operacionais e despesas não operacionais;

Projeção das receitas financeiras;

Projeção do DRE do período do orçamento;

Projeção do Balanço Patrimonial ao fim do período orçamentário;

Projeção do Fluxo de Caixa;

Projeção da Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos;

Análise Financeira dos demonstrativos projetados;



Coloque nos espaços em branco as letras que correspondem a cada

conceito de orçamento.

a) Orçamento feito a partir da rediscussão da

necessidade ou não de cada gasto

b) Orçamento feito a partir de determinado

volume de produção/vendas

c) Orçamento feito considerando diversos

níveis de volume de produção

d) Orçamento feito a partir de observação de

dados passados

( ) Orçamento Flexível

( ) Orçamento de Tendências

( ) Orçamento Base Zero

( ) Orçamento Estático

Questões



1. O que é orçamento e quais os principais objetivos de um plano orçamentário?

2. Quais são os segmentos do plano orçamentário? Discorra sobre cada um deles?

Questões



Muito Obrigado

Professor Alexandre Pereira [email protected]

Material da Aula: http://sdrv.ms/1bWmrgl

Referência Bibliográfica Padoveneze – Clóvis Luís, Controladoria Estratégica e Operacional: Conceitos, Estrutura, Aplicação - 3ª Ed. São Paulo: Cengage Learning, 2012.




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