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GUIAS TÉCNICOS TÉCNICOS

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PLANO DE COMUNICAÇÃO PARA EMERGÊNCIA(S) NA QUALIDADE DA ÁGUA PARA CONSUMO HUMANO

GUIAS TÉCNICOS

PLANO DE COMUNICAÇÃO PARA EMERGÊNCIA(S) NA QUALIDADE DA ÁGUA PARA CONSUMO HUMANO

FICHA TÉCNICA

Título: Plano de Comunicação para Emergência(s) na Qualidade da Água para Consumo Humano

Autoria (ERSAR): Luís Simas, Cecília Alexandre e Ana Martins

Autoria (Comissão Técnica PSA – GT2): Carla Morais (Águas do Norte), Iliete Ramos (ARS - Alentejo), Inês Freitas (Águas do Douro e Paiva), M. Gonçalves (SIS), Márcia Reis (SMAS Peniche), Maria João Benoliel (EPAL), Paulo Nico (SMAS de Almada), Paulo Diegues (Direção-Geral da Saúde) e Sónia Caeiro (ARS – Alentejo).

Edição: Entidade Reguladora dos Serviços de Águas e Resíduos

Concepção gráfica: -

Revisão linguística: -

Composição e paginação: -

Impressão e acabamentos: -

Tiragem: -

Local e data da edição: Lisboa, fevereiro de 2018

ISBN: 978-972-98996-3-8

Depósito legal:

-

PREFÁCIO|v

PREFÁCIO

A excelente qualidade da água da torneira é hoje um dado adquirido em Portugal e que resulta do esforço conjunto do setor nos últimos 25 anos apoiado por uma estratégia nacional sólida.

Com efeito, a evolução do indicador água segura de valores próximos dos 50 % em 1993 para o nível de excelência de 99 % em 2016 é a demonstração da qualidade do trabalho desenvolvido pelos diferentes atores e da adequabilidade das medidas estrategicamente definidas e implementadas.

É importante realçar que esta evolução foi conseguida num quadro de exigência crescente, quer do ponto de vista regulamentar, quer do ponto de vista dos desafios que foram sendo colocados aos diferentes intervenientes.

Adicionalmente, é indispensável referir que também contribuiu para esta evolução um ambiente de colaboração quase irrepreensível entre os diferentes intervenientes, nomeadamente entre as entidades gestoras dos sistemas de abastecimento de água e o regulador da qualidade da água da torneira, sem esquecer o trabalho desenvolvido pelas autoridades de saúde e pelos laboratórios de análises de água.

Contudo, este patamar de qualidade coloca desafios de complexidade crescente que exigem uma cada vez maior especialização e concentração de esforços, bem como a necessidade de um planeamento antecipado para fazer face a situações menos comuns mas com impactos potencialmente mais negativos nos utilizadores dos serviços de água.

A este cenário de complexidade crescente também não são alheias as mudanças que têm ocorrido nas nossas sociedades, designadamente as que estão relacionadas com a segurança nas vertentes safety e security.

A componente de regulação estrutural do modelo regulatório existente em Portugal confere ao regulador o papel e a obrigação de desenvolver e promover a implementação de um quadro de regras e procedimentos que permita a todos os intervenientes desempenhar o respetivo papel de forma a mantermos a segurança da qualidade da água da torneira e a confiança dos portugueses neste serviço público essencial.

E é nesta sequência que surge a necessidade natural de melhorarmos a nossa capacidade de resposta a situações de emergência da qualidade da água, nomeadamente aquelas que estão relacionadas com contaminantes (biológicos,

vi|PLANO DE COMUNICAÇÃO - EMERGÊNCIA(S) NA QUALIDADE DA ÁGUA PARA CONSUMO HUMANO

microbiológicos, físico-químicos, tóxicos ou radioativos) que não estão previstos no quadro legal e, consequentemente, não são sujeitos a um controlo analítico regular.

As situações de emergência na qualidade da água num quadro regulatório como o português acontecem com uma periodicidade irregular e geralmente pouco comum, o que é bastante positivo.

No entanto, esta irregularidade e frequência escassa coloca dificuldades na capacidade de resposta rápida e na tomada de decisões mais adequadas de modo a minimizar as consequências negativas do evento.

E é neste cenário que a comunicação estruturada entre as diferentes entidades nas situações de emergência da qualidade da água assume um papel decisivo na resposta e na mitigação dos efeitos negativos destas situações.

Por todas estas razões, e também porque o quadro legal do controlo da qualidade da água a partir de 2018 incorpora de forma mais explícita a abordagem da avaliação do risco, a ERSAR considerou indispensável a elaboração de um documento que auxiliasse as entidades gestoras dos sistemas de abastecimento de água para consumo humano na elaboração dos seus planos de comunicação para as situações de emergência da qualidade deste recurso indispensável que é a água para consumo humano.

Pretendemos com esta ferramenta aumentar a resiliência de todas as entidades gestoras que diariamente desenvolvem um trabalho de importância incalculável ao providenciar água segura a todos os portugueses.

Luis Simas (Diretor do Departamento da Qualidade)

ÍNDICE|vii

ÍNDICE

Introdução .................................................................... 1

Elaboração de um plano de comunicação ................... 3

Equipa .................................................................. 4

Objetivo e âmbito do plano ................................... 7

Caracterização do sistema de abastecimento ..... 7

Identificação das situações de emergência ......... 8

Ativação do plano de comunicação ...................... 9

Fase I - Deteção do Evento ............................... 10

Fase II - Classificação da Severidade do Evento

13

Fase III - Gestão do Evento ............................... 17

Fase IV – Retorno à normalidade ...................... 20

Revisão do plano ............................................... 21

Divulgação do plano de comunicação ............... 21

viii|PLANO DE COMUNICAÇÃO - EMERGÊNCIA(S) NA QUALIDADE DA ÁGUA PARA CONSUMO

HUMANO

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 - Exemplo de registo de contatos da equipa

interna e das entidades externas .................... 5

Figura 2 - Exemplos de organigramas de equipas de

coordenação do evento ................................... 6

Figura 3 - Fases de ativação do evento .......................... 10

Figura 4 - Exemplificação do tipo de critérios de avaliação

do nível de certeza de um evento ................. 12

Figura 5 - Exemplos de critérios qualitativos para a

avaliação do nível de severidade do evento . 14

Figura 6 - Exemplo de critérios quantitativos para a

avaliação do nível de severidade do evento . 15

Figura 7 - Exemplo de tabela de classificação do nível de

severidade do evento .................................... 16

Figura 8 - Exemplo de tabela de classificação da

severidade do evento .................................... 16

Figura 9 - Exemplo de tabela com a designação das

atribuições perante um evento severo .......... 18

Figura 10 - Exemplo de tabela com a designação das

atribuições perante um evento severo .......... 20

INTRODUÇÃO|1

INTRODUÇÃO As entidades gestoras de sistemas públicos de abastecimento de água estão cada vez mais conscientes da importância de um plano de comunicação na resposta a situações de emergência, já que atualmente existem muitos fatores que podem influenciar negativamente a qualidade da água de abastecimento às populações através da introdução de perigos microbiológicos, químicos ou radiológicos.

Perante uma situação anómala de contaminação da água destinada ao consumo humano, a existência de um plano de comunicação é fundamental para garantir uma resposta eficaz na minimização do impacto de potenciais riscos para a saúde, durante e após a situação de emergência.

Uma situação de emergência é geralmente definida como algo que surge inesperadamente e que pode ter consequências negativas consideráveis se não forem tomadas medidas corretivas rápidas e eficazes. Numa situação de emergência podem ocorrer alguns eventos perigosos que podem causar a interrupção do fornecimento de água ou danos nas componentes infraestruturais do sistema, mas também podem surgir outros perigos que podem causar a contaminação da água e representar um risco para a saúde dos consumidores.

A comunicação do evento é o ato de transmitir ou partilhar informação entre as partes interessadas, devendo ser um processo contínuo e evolutivo, que apoie na tomada de decisão face a eventuais adversidades, carecendo, por isso, de ações de planeamento e monitorização, ou seja, não é apenas uma medida de gestão perante uma situação de crise. Por essa razão, importa desenvolver um plano de comunicação, no qual se deve definir quando e como se comunica, o que se transmite e como se articulam com as entidades externas, os consumidores e os meios de comunicação social.

O plano de comunicação aumenta a capacidade da entidade gestora para dar uma resposta pró-ativa, rápida e eficaz durante o evento. Além disso, o desenvolvimento do plano fornece a oportunidade de articulação entre as partes interessadas, com o objetivo de preparar e planear a mobilização de recursos compartilhados durante o evento, deixando menos ações para serem definidas sob a pressão da gestão de uma situação de emergência.

O plano de comunicação deve definir a transmissão de informação entre os colaboradores da entidade gestora e as outras partes

2|PLANO DE COMUNICAÇÃO - EMERGÊNCIA(S) NA QUALIDADE DA ÁGUA PARA CONSUMO HUMANO

interessadas, como a população abrangida, a autoridade de saúde, a autoridade competente, outros organismos governamentais e os meios de comunicação. Esta informação deve ser apresentada de uma forma atempada e rigorosa para garantir a compreensão do evento, aumentar a confiança e a credibilidade, devendo encorajar o diálogo construtivo e fornecer orientações para uma proteção adequada da saúde das pessoas e do ambiente na sequência de um evento.

Um plano de comunicação é um documento que deve identificar passo-a-passo, perante a situação de emergência e para o retorno à normalidade, quem, o quê, como e com quem se comunica. O plano deve estar integrado com o plano de resposta a situações de emergência previsto, por exemplo, num plano geral de emergência da entidade gestora, e articulado com outros planos existentes, como são os planos de contingência, os planos de segurança da água ou os planos de resposta à emergência.

Com o presente Guia, a ERSAR pretende apoiar as entidades gestoras de sistemas públicos de abastecimento de água na tarefa de desenvolver um plano de comunicação quando ocorrem situações de emergência relacionadas com a contaminação da água para consumo humano. Salienta-se que o propósito deste guia é apenas a elaboração de um plano de comunicação perante situações de emergência e não abrange a elaboração da resposta à emergência.

ELABORAÇÃO DE UM PLANO DE COMUNICAÇÃO|3

ELABORAÇÃO DE UM PLANO DE COMUNICAÇÃO

A elaboração do plano de comunicação em situações de emergência impõe-se pela necessidade de planear e definir as ações de comunicação interna e externa a desenvolver pela entidade gestora perante um evento com impacto no sistema de abastecimento de água.

O plano de comunicação deve estabelecer quem perante determinado evento deve comunicar a situação e com quem deve contactar para que a resposta seja rápida e eficaz, de modo a evitar ou a minimizar a contaminação da água para consumo humano e prevenir eventuais impactos junto dos consumidores. Neste sentido, o plano deve:

Identificar as necessidades de comunicação interna e externa perante as situações de emergência que possam influenciar a operacionalidade do sistema de abastecimento de água para consumo humano, definindo responsabilidades de comunicação (quem relata o evento, quem gere a situação, quem toma as decisões);

Definir ações de comunicação na fase de retorno ao funcionamento normal do sistema de abasteciemtno de água;

Prever a periodicidade de revisão do plano, devendo ser sempre submetido a revisão após um evento ou simulacro de emergência e/ou em periodicidade a definir;

Estabelecer um plano de ações de formação e sensibilização, bem como a condução de simulacros de situações de emergência de forma a avaliar e corrigir falhas no plano de comunicação.

Na elaboração do plano de comunicação, as entidades gestoras devem definir claramente o âmbito de aplicação do plano e a sua articulação com outros planos que a entidade possa ter implementados.

Para o desenvolvimento do referido plano é importante constituir uma equipa multidisciplinar com representantes das partes envolvidas e adequada ao âmbito de aplicação.

EVENTO Situação anómala ou inesperada, que coloque em causa o normal funcionamento do sistema de abastecimento de água para consumo humano.


Equipa

Quando ocorre uma situação de emergência é fundamental não perder tempo a decidir quem chamar e o que dizer às pessoas. O ato de planeamento para uma situação de emergência pode realmente ajudar a mitigar ou minimizar impactos do evento através da comunicação, identificação e implementação de medidas de mitigação, ajudando a evitar ou a minimizar os seus efeitos.

Perante as situações de emergência a contemplar no plano de comunicação, a entidade gestora deve identificar internamente e externamente as pessoas a envolver na comunicação da situação de emergência, por forma a constituir a equipa de coordenação do plano de comunicação e a definir as regras de funcionamento, os canais de comunicação e as responsabilidades.

A entidade gestora pode começar por identificar a equipa interna responsável pela coordenação deste plano, envolvendo os diversos responsáveis das áreas operacionais. Esta equipa multidisciplinar deve apoiar o gestor (coordenador) das situações de emergência na avaliação adequada da situação devendo este auxiliar a administração na tomada de decisão. A equipa interna envolvida no plano de comunicação pode ser constituída, além da administração, com representantes das áreas operativas da entidade gestora, a título de exemplo:

Produção e distribuição de água;

Qualidade da água;

Manutenção;

Segurança;

Comunicação e Apoio ao cliente.

Na constituição da equipa devem ser definidas as funções de cada membro, destacando-se a identificação do responsável por recolher todos os dados junto das áreas operacionais, bem como do responsável pela classificação do nível de severidade do evento, em função dos dados recebidos.

As funções de gestão e coordenação das situações de emergência também podem ser definidas de acordo com o nível de severidade do evento e a sua natureza, tendo em consideração o nível de responsabilidade e as funções a desempenhar na entidade gestora, de modo a assegurar a continuidade do serviço.

Em função do grau de severidade de um evento, a constituição da equipa pode ser distinta considerando o nível de responsabilidade e as funções a desempenhar, assim como a continuidade do


serviço. Assim, a função de gestão e/ou coordenação do evento pode ser definida de acordo com o nível de severidade (ligeiro, médio e severo) de modo a assegurar uma eficaz organização e gestão da resposta à emergência.

Na identificação das entidades externas devem ser contempladas todas as entidades parceiras, em particular a entidade reguladora (ERSAR), as autoridades de saúde, a proteção civil, fornecedores, consumidores, entre outras que a entidade gestora considere relevantes.

Na Figura 1 apresentam-se exemplos de possíveis registos da equipa interna e das entidades externas.

Figura 1 - Exemplo de registo de contatos da equipa interna e das entidades externas

A estrutura e dimensão da equipa responsável pela coordenação do plano de comunicação deve ser proporcional à dimensão da entidade gestora. Na Figura 2, apresentam-se três exemplos de organigramas para a constituição da equipa interna perante uma situação de emergência.

Equipa Interna

Severidade do Evento Gestor do Evento Coordenador do Evento

Substituto: Substituto:

Diretor de Diretor de


Presidente Diretor de


Entidades Externas

Entidade NomeFunção /

ResponsabilidadeTelefone Fax

APA

Região Hidrográfica

Proteção Civil

Bombeiros

Hospital

GNR ou PSP

Serviço de Informações

de Segurança (SIS)

Escolas

Unidade de Saúde

Entidade gestora alta /

baixa

Principais clientes /

clientes sensíveis

Fornecedores

(…)

Evento Ligeiro

Evento Médio

Evento Severo

ERSAR

Autoridade de Saúde


Figura 2 - Exemplos de organigramas de equipas de coordenação do evento


Objetivo e âmbito do plano

O plano de comunicação tem como objetivo apresentar o modelo de comunicação interna e externa, a implementar perante uma situação de emergência que coloque em causa a qualidade da água para o consumo humano, de modo a que se consiga uma rápida e adequada atuação, e por inerência, a mitigação de eventuais impactos nas condições de abastecimento de água para consumo humano.

Ao definir o âmbito de aplicação do plano, a equipa deve identificar as potenciais situações de emergência, que possam ocorrer ao longo do sistema de tratamento, na distribuição, nas instalações ou áreas contíguas, que possam causar a contaminação da água ou impedir o abastecimento de água, e que constituam um risco para a saúde humana, caso não tenha já procedido à sua identificação no âmbito da avaliação do risco ou da implementação do plano de segurança da água.

Na definição do âmbito de aplicação do plano de comunicação é imprescindível avaliar a sua articulação com outros planos de segurança relevantes, eventualmente existentes na entidade gestora, nos quais se define a gestão e os procedimentos a adotar (medidas de resposta) perante uma situação de emergência que coloque em risco a saúde e a segurança de pessoas, a preservação de bens patrimoniais e ativos técnicos e a continuidade da atividade da entidade gestora.

Caracterização do sistema de abastecimento

A entidade gestora deve possuir um documento, que pode ser o presente plano ou outro(s) documento(s) já existente(s) e atualizado, com a descrição detalhada de todo o sistema de abastecimento de água, desde a captação de água, passando pelo tratamento e distribuição de água até à torneira do consumidor. A caracterização do sistema deve ser complementada com o mapa de localização das infraestruturas e com o mapeamento dos clientes sensiveis fornecidos pelo sistema de abastecimento.

A título de exemplo, refere-se que a descrição do sistema de abastecimento pode remeter para documentos da exploração, para o plano de segurança da água ou até para o plano geral de emergência, onde se mantém atualizada este tipo de informação.


Identificação das situações de emergência

Para identificar e avaliar a severidade das situações de emergência a abranger pelo plano de comunicação, a entidade gestora deve conhecer detalhamente o sistema de abastecimento de água de forma a ser capaz de prever os potenciais perigos que possam afetar a qualidade ou quantidade de água a fornecer aos consumidores.

O plano de comunicação pode contemplar, ou em alternativa remeter para um plano geral de emergência, as situações de emergência, apresentadas de seguida a título de exemplo, classificadas de acordo com o tipo de resposta/causa:

Em resposta a acidentes no sistema de abastecimento

Falha de energia elétrica;

Falha de meios mecânicos;

Rotura em adutora principal, na rede de distribuição;

Rotura da rede de esgotos contíguas às condutas de água;

Contaminação da água por produtos químicos usados na ETA;

Contaminação acidental da água tratada por ligações clandestinas;

Incêndio nas instalações;

Acidentes de construção;

Acidente rodoviário na proximidade da origem de água ou da ETA.

Em resposta a surtos de doença causada por via hídrica

Surto devido a Legionella;

Surto devido a Crytosporidium;

Surto de doença causado por outro agente microbiológico;

Surto de doença causado por contaminante químico;

ACIDENTE Todo o evento resultante de causas naturais ou de ações humanas involuntárias ou negligentes que afetem a qualidade da água para consumo humano ou o seu abastecimento à população.


Em resposta a desastres naturais

Condições meteorológicas extremas (chuva intensa, neve, vendaval,…);

Inundação (chuva intensa, rebentamento de barragem,…);

Situação de seca;

Incêndio florestal;

Aluimento de terras;

Sismos.

Em resposta a incidentes

Sabotagem;

Bioterrorismo;

Ciberterrorismo;

Vandalismo;

Derrame de produtos químicos perigosos;

Incêndio.

Ao avaliar todas as potenciais situações de emergência que possam ocorrer num sistema de abastecimento, a entidade gestora deve identificar os instrumentos que lhe permitam responder, rapidamente e de forma adequada ao evento.

Ativação do plano de comunicação

A identificação de um evento que coloque em causa o normal funcionamento do sistema de abastecimento afetandando a qualidade da água, deve ser comunicada de imediato por qualquer trabalhador da entidade gestora à sua chefia direta e/ou ao responsável de segurança, de forma a serem desencadeados os procedimentos adequados e os previstos neste plano.

Esta etapa do plano deve estar em estrita articulação com os outros planos de resposta a situações de emergência existentes, como por exemplo o plano geral de emergência, o plano de segurança interno, o plano de comunicação interna e/ou externa, o plano de segurança da água, entre outros.

A ativação do plano de comunicação perante uma situação de emergência acompanha as as quatro fases principais da gestão da

INCIDENTE Todo o evento resultante de uma

ação humana intencional com o

objetivo de afetar a qualidade da

água para consumo humano ou

seu abastecimento à população.


situação de emergência, as quais podem ser tipificadas de acordo com a sua evolução:

FASE I – Deteção do evento;

FASE II – Classificação da severidade do evento;

FASE III – Gestão do evento;

FASE IV – Retorno à normalidade.

A Figura 3 representa as fases de ativação perante uma situação de emergência / evento.

Figura 3 - Fases de ativação do evento

Fase I - Deteção do Evento

Para identificar as eventuais situações de emergência, a entidade gestora deverá sustentar-se na informação proveniente dos sistemas de monitorização e controlo existentes, que rapidamente identificam se uma situação anómala é confirmada e se está perante um evento.

A confirmação do evento deve ser devidamente justificada, de modo a diminuir a incerteza do diagnóstico, através da recolha de dados e avaliação da informação disponível nas diferentes áreas operacionais, como por exemplo o plano de monitorização das medidas de controlo.

Para identificar as eventuais situações de emergência, a entidade gestora deverá sustentar-se na informação proveniente dos sistemas de monitorização e controlo existentes, que rapidamente identificam se uma situação anómala é confirmada e se está perante um evento.

A confirmação do evento deve ser devidamente justificada, de modo a diminuir a incerteza do diagnóstico, através da recolha de dados e avaliação da informação disponível nas diferentes áreas operacionais, como por exemplo o plano de monitorização das medidas de controlo.


As fontes de dados, externas e internas, para a deteção de eventos podem ser:

Sistema de monitorização e controlo operacional, manual ou “on-line” por telegestão (caso se aplique);

Resultados laboratoriais;

Reclamações de clientes;

Informação proveniente das autoridades de saúde (Autoridade de Saúde Nacional e autoridades de saúde regional e local);

Informação das autoridades de gestão dos recursos hídricos (Agência Portuguesa do Ambiente (APA) e respectivos pólos regionais);

Informação das autoridades de proteção civil;

Informação proveniente de outras entidades oficiais;

Informação recolhida no local do evento.

A primeira fase em qualquer evento relacionado com o fornecimento e abastecimento de água para consumo humano, começa por ser o registo. A entidade gestora deve definir a forma de registo das ocorrências e quem tem a responsabilidade de manter o registo atualizado, nomeadamente com a indicação de:

quem identificou o evento (situação anómala);

o que ocasionou a deteção do evento, devendo ser assumida como verdadeira toda a indicação, até que se venha a verificar o contrário;

a perceção quanto ao nível de certeza, de que a situação anómala corresponde efetivamente a uma situação de emergência.

A determinação do nível de certeza inicial do evento é essencial para a tomada de decisão, o que passa por definir os elementos a investigar, de acordo com a tipificação da situação anómala, para a obtenção de informação e de dados concretos, visando uma adequada caracterização da situação.

Qualquer informação proveniente de fonte externa tem de ser confirmada por fonte interna.

NÍVEL DE CERTEZA A avaliação do nível de certeza

do evento deve ser classificada

como Possível, Credível ou

Confirmado


Toda a informação, ainda que suscetível de confirmação, de situações que possam afetar o nível de serviço prestado e comprometer a continuidade da atividade da entidade gestora, obtida por fonte interna ou fonte externa deverá ser registada, por quem foi atribuida esta responsabilidade, devendo estar disponível para consulta das equipas da entidade gestora.

A equipa deve definir quais as áreas ou responsáveis que têm de ser imediatamente informados. Está indormação pode estar contemplada no organigrama definido no plano de comunicação.

Os dados que contribuem para a deteção de eventuais situações de emergência devem ser considerados como base para a tomada de decisão, ajudando à classificação do evento. A classificação do nível de certeza do evento, pode ser por exemplo: “Possível”, “Credível” ou “Confirmado”.

Na Figura 4 alguns exemplos para a avaliação do nível de incerteza do evento:

Perante as fontes de dados, externas e internas:

Se uma ou mais fontes de dados indicarem um evento como "Possível", o nível de certeza do evento é classificado como "Credível".

Se duas ou mais fontes de dados indicarem um evento como "Credível", o nível de certeza do evento é classificado como “Confirmado".

Se uma fonte de dados indicar um evento como "Credível" e existirem dois ou mais eventos considerados como "Possíveis", o nível de certeza é classificado como "Confirmado".

Fontes de informação

Evento Possível Evento Credível Evento confirmado

Sistema de monitorização e Controlo

Pressão

Um alarme num analisador ou medidor em contínuo, observado num periodo de tempo predeterminado.

Alarmes em dois analiadores ou medidores diferentes, observados num determinado periodo de tempo.

a) Um alarme analisador confirmado por amostras e resultados laboratoriais. b) Três ou mais alarmes provenientes de analisadores independentes. c) Dois analisadores instalados sequencialmente. O que se encontra a jusante verifica os desvios do que está a montante.

Cloro residual

Turvação

pH

Condutividade

Se a Autoridade de Saúde comunicar casos de doença por legionella pneumophilla, relativamente à possibilidade do evento ter como causa a qualidade da água do abastecimento público, a entidade gestora pode considerar como:

“Possível”, se afetar parte da população ou ocorrer em casos isolados;

“Credível”, se afetar grande parte da população;

“Confirmado”, se houver casos de internamento.

Figura 4 - Exemplificação do tipo de critérios de avaliação do nível de certeza de um evento


Fase II - Classificação da Severidade do Evento

A severidade de uma situação de emergência é dinâmica, podendo ser classificada como mais ou menos severa de acordo com a informação disponível no momento e a evolução dos acontecimentos. Por outro lado, a capacidade de resposta depende significativamente da aptidão de prever as consequências no sistema de abastecimento de água.

Devem ser definidos os critérios que contribuem para a determinação do nível de severidade da situação de emergência consideradando por exemplo o seguinte:

Determinar o impacto do evento no nível de serviço (área de fornecimento e/ou abastecimento afetada, fiabilidade do fornecimento e/ou abastecimento, restrição da quantidade de água, problemas de qualidade da água para fornecimento e/ou abastecimento);

Obter ou estimar o período de tempo necessário para a resolução do evento até que o nível de serviço prestado, às diferentes tipologias de clientes, retorne ao normal;

Caso exista envolvimento dos meios de comunicação (informação a ser validada, pelo que é necessário definir quem faz), saber qual foi o tipo de fonte (jornal local, rádio, televisão, entre outros);

Verificar se existiu um alerta de ataque terrorista (definir quem confirma), que deve contactar a proteção civil, as forças de segurança, os Serviços de Segurança Interna e/ou os Serviços de Informações de Segurança. No caso de confirmação da suspeita, deve-se requerer que as forças de segurança passem a ser ativas na proteção das suas infraestruturas e instalações;

Verificar se existem reclamações de clientes (multimunicipais, municipais, entidades gestoras, clientes diretos, consumidores, turistas) e se são expectáveis reclamações futuras (informação preferencialmente validada).

Para além das informações referidas, durante um evento relacionado com contaminação de água (avaliado com base em resultados laboratoriais), também deve ser recolhida informação sobre:

Que parte do sistema de abastecimento de água foi danificado/afetado;


O nível de contaminação da água para consumo humano;

Onde a contaminação foi descoberta, identificar se num só ponto de amostragem ou em vários pontos;

Se os resultados das análises são os iniciais ou confirmados;

Qual a quantidade de água contaminada que foi fornecida;

Quantos clientes e consumidores são suscetíveis de serem afetados;

Se foram realizados trabalhos de reparação onde se suspeita que a água esteja contaminada;

Se existe alguma situação em que um evento de contaminação é expectável;

Se a poluição descoberta é relevante para as características do evento;

Se o evento está a ocorrer nas redes internas do sistema de abastecimento de um cliente.

Após a análise da informação disponível classifica-se a severidade do evento.

A Figura 5 apresenta apenas critérios qualitativos, sendo recomendável a existência de avaliações de severidade tendo por base critérios quantitativos, como é apresentado na Figura 6.

Nível Classificação Descrição

1 Ligeiro Situação anómala ou inesperada que pelas suas dimensões ou confinamento, não é uma ameaça para além do local onde foi produzida.

2 Médio Acidente que evolui para situação de emergência se não for levada a cabo uma ação corretiva imediata, mantendo-se, contudo a distribuição de água.

3 Severo

Acidente grave ou catastrófico, descontrolado ou de difícil controlo que originou ou pode originar danos pessoais, materiais ou ambientais. Requer ação imediata para recuperação do controlo e minimização das suas consequências.

Nível Classificação Descrição

1 Ligeiro Situação perigosa que é rapidamente controlada.

2 Médio Situação perigosa que ameaça a vida de pessoas, funções críticas da infraestrutura ou que possa causar danos extensos no meio ambiente.

3 Severo Situação de grave perigo que envolve toda a população. As operações normais terão de ser suspensas.

Figura 5 - Exemplos de critérios qualitativos para a avaliação do nível de severidade do evento


Informação Respons

ável

Nivel de severidade Ʃ Avalia

ção Nivel 1 Nível 2 Nível 3

Resultados das análises laboratoriais

Coliformes [ufc/100ml] 1-50 51-200 > 200

E.coli [ufc/10ml] 1-10 11- 50 > 50

Enterococos [ufc/100ml] 1-30 31-100 > 100

Clostridium perfringens [ufc/100 ml] 1-10 11- 50 > 50

Salmonela e Shigella (presença/ausência 100/5000ml)

Ausente Ausente Presente

Cryptosporidium, Giardia Entre 1 e 2

vezes o valor guia

Entre 2 e 4 vezes o valor

guia

Superior a 4 vezes o valor

guia

Outros microrganismos patogénicos (Legionela spp, e Pseudomonas aeruginosa) (ufc/1000ml)

Entre 1 e 10 Entre 11 e 99 Maior do que

99

Parâmetros químicos inorgânicos do Anexo I, parte II do DL 306/2007, radiológicos, Al, Amónia

Entre 1 e 2 vezes o VP


Superior a 4 vezes o VP

Parâmetros químicos orgânicos Entre 1 e 2 vezes o VP


Superior a 4 vezes o VP

TOTAL

Informação Responsável Nivel de severidade Ʃ

Avaliação 1 3 5

Operação do sistema de tratamento

Foi activado um Alarme do Sistema de Segurança

Operação Não Possível Credivel

Operações unitárias e orgãos de manobra do sistema afetados

Operação Não Parcial Total

Caudal de água fornecida diriamente da zona afectada pelo evento

Operação < 100 m3/dia

100 – 1000

> 1000

Corte no abastecimento não programado Operação < 12 h 12 -24 h > 24 h

Histórico de eventos Operação Não No último

ano Nos últimos

6 meses

Controlo analítico

É um parâmetro com resultado não conforme ou é mais do que um parâmetro com resultado não conforme no mesmo ponto de amostragem

LAB Um só

parâmetro

Mais do que um parâmetro

Existem vários parâmetros com resultados não conformes em diferentes pontos de amostragem

LAB Não

existem Sim existem

Clientes

N.º de reclamações de clientes recebidas nas últimas 24 horas

Consumidor Não 1-5 > 5

N.º de reclamações de clientes recebidas nas últimas 48 horas para situações não programadas

Consumidor 5 10 50

Nível de sensibilidade dos Clientes afectados

Sensivei

s Muito

sensiveis Hipersensiv

eis

Entidades externas

A AS reportou casos de doença Não

reportou Sim reportou

Envolvimento da Comunicação social Não Jornais Televisão e

rádio

TOTAL

Figura 6 - Exemplo de critérios quantitativos para a avaliação do nível de severidade do evento


Os valores apresentados, nos exemplos quantitativos são valores meramente indicativos, quando for efetuada a classificação da severidade deve-se ter por base os valores existentes na legislação vigente bem como outros valores que sejam considerados críticos para o sistema de abastecimento de água.

Se a entidade gestora optar pela avaliação da severidade do evento através de critérios quantitativos, como exemplificado anteriormente, em resultado da soma da pontuação da severidade, deve estabelecer patamares de severidade para proceder à classificação do evento, como ligeiro, médio ou severo.

A título de exemplo, na Figura 7 apresenta-se uma proposta para uma tabela de classificação:

Nível Severidade Classificação

1 1 a 10 pontos Ligeiro

2 11 a 20 pontos Médio

3 Superior a 20 pontos Severo

Figura 7 - Exemplo de tabela de classificação do nível de severidade do evento

O nível de severidade obtido deverá ser comunicado, de imediato, ao responsável pela gestão do evento.

Consoante o nível de severidade a entidade gestora deve definir a classificação do evento, podendo classificar como “Ligeiro”, “Médio” e “Severo”, definindo claramente as suas características, consequências e as entidades envolvidas. A título de exemplo, apresenta-se na Figura 8 uma possível classificação:

Severidade do Evento

Definição

Ligeiro É um evento que apresenta repercussões e impactos numa pequena área, em que a resolução do evento é susceptível de originar eventual interacção com entidades externas.

Médio

É um evento que apresenta repercussões e impactos numa zona de abastecimento. Para a resolução deste evento pode justificar-se o recurso à intervenção das entidades externas ao nível regional. A gravidade e abrangência do evento podem justificar envolver os meios de comunicação social, bem como, os clientes sensíveis.

Severo

É um evento com repercussões e impacto em toda a área de influência da entidade gestora. Para a resolução deste evento pode justificar-se o recurso à intervenção ao nível ministerial (ambiente, saúde, administração Interna), bem como o envolvimento da Autoridade Nacional da Proteção Civil, das câmaras municipais abrangidas, do Comando Nacional da Polícia de Segurança Pública e da Guarda Nacional Republicana. A gravidade e abrangência do evento justificam o recurso urgente e sistemático aos meios de comunicação social, bem como, o contacto directo com os clientes abrangidos.

Figura 8 - Exemplo de tabela de classificação da severidade do evento


Na sequência da classificação obtida para a severidade do evento, importa definir as responsabilidades e funções a desempenhar pela equipa do plano de comunicação perante um evento ligeiro, médio ou severo.

Fase III - Gestão do Evento

2.5.3.1. Atribuição de responsabilidades à equipa

No plano de comunicação a gestão de um evento ligeiro, médio ou severo no que respeita à comunicação interna na entidade gestora bem como à comunicação externa acompanha as responsabilidades atribuídas no âmbito do(s) plano(s) de resposta a situações de emergência existentes

O responsável pela gestão do evento toma e assume decisões com base na informação disponível e na proposta de soluções apresentadas pelo elemento da área que desenvolve a atividade operacional de idêntica natureza do evento, e tecnicamente habilitado para suportar o processo de decisão, permitindo implementar soluções para mitigação dos problemas relacionados com o abastecimento de água.

A gestão e a resolução do evento envolvem a ativação de equipas técnicas, eventualmente multidisciplinares. Estas equipas devem ser ativadas pelo gestor do evento de acordo com a natureza e severidade do evento.

Perante um evento classificado como severo, pode ser necessário recorrer a consultores/especialistas externos para auxiliar as equipas multidisciplinares na obtenção de uma correcta avaliação da situação.

Num evento severo, a gestão do evento pode ser da responsabilidade da administração da entidade gestora, podendo ser o coordenador do evento o diretor de uma área operacional, que deverá, de acordo com as orientações do gestor do evento, implementar as medidas de mitigação.

As áreas funcionais da entidade gestora devem gerir qualquer evento severo, da forma mais adequada, para garantir continuidade operativa e funcional da entidade gestora, através do desenvolvimento da sua atividade, contornando os constrangimentos que a situação implica, tendo sempre a preocupação de garantir, que a missão da entidade gestora, nas suas múltiplas vertentes, é um desígnio a cumprir e que serviços como a logística (armazéns, compras, fornecedores), bem como a afetação de entidades de serviços externos, são determinantes


para que a entidade gestora possa desenvolver a sua atividade em situações de emergência.

Durante um evento severo, a designação das atribuições e responsabilidades deve estar descrita, dando-se como exemplo a tabela da Figura 9.

Designação de

atribuições

Responsável

pela

atribuição

Funções a desempenhar

Gestor do

evento Presidente

Responsável pela tomada de decisões durante o

evento e pela comunicação com o exterior.

Coordenador

do evento

Director de

Exploração

Responsável pela organização, tratamento e

validação das informações recebidas, reavaliação

contínua dos impactos para actualização do âmbito

do evento, apresentar soluções e implementar as

orientações para as medidas de mitigação.

Coordenador

do Gabinete de

Crise

Director da

Segurança

Responsável pela gestão e coordenação do Gabinete

de Crise, da convocação de directores, bem como da

comunicação com as diferentes entidades externas,

clientes e comunicação social.

Figura 9 - Exemplo de tabela com a designação das atribuições perante um evento severo

Caso a situação assim o justifique, a comunicação deverá ser gerida pelo responsável máximo (Administrador ou Presidente) da entidade gestora ou por quem o substitua.

Sempre que se considere necessário comunicar com o exterior, deve ser definida quem tem a responsabilidade de o fazer. Deve haver uma lista com os contactos dos responsáveis pela comunicação para o exterior.

O plano deve contemplar uma lista de contactos das entidades externas ou em alternativa remeter para a tualização de uma lista de contactos já existente na entidade gestora. Os interlocutores preferenciais das respetivas entidades devem promover e garantir a sua atualização periódica.

Na situação de corte geral de comunicações geral, os técnicos “em prevenção” deverão contactar os serviços da entidade gestora por meio de rádio distribuído ou através da deslocação para as instalações.


2.5.3.2. Atribuição de responsabilidades à equipa

Comunicação interna

Após a definição das responsabilidades e das funções a desempenhar perante a severidade do evento, a entidade gestora deve definir a comunicação interna entre os representantes das diferentes áreas operativas nomeadamente a produção, a distribuição, a qualidade da água, a manutenção, a segurança, a comunicação, entre outras.

Para a gestão e resolução do evento importa estabelecer os meios de comunicação entre as equipas internas (telefone, correio eletrónico), de modo a salvaguardar que todas as equipas são chamadas a participar de acordo com a natureza e severidade do evento.

Comunicação com as entidades externas

A natureza e o nível de severidade do evento determinam a abrangência, a estrutura organizativa, o plano de atuação e os contactos com entidades externas, bem como o potencial envolvimento das entidades externas na sua resolução.

De acordo com a relevância, os requisitos legais aplicáveis e o tipo de entidades a informar, a estrutura organizacional da entidade gestora deve configurar a informação a transmitir sobre o evento, para que em caso de necessidade se estabeleçam planos de atuação conjuntos com as referidas entidades.

A entidade gestora deve definir a lista de entidades externas a contactar de acordo com a severidade do evento. Para além da identificação das entidades, a entidade gestora deve estabelecer o meio de comunicação preferencial com cada entidade (telefone, correio eletrónico, fax). Na Figura 10 identificam-se as possíveis entidades com as quais a entidade gestora deve estabelecer canias de comunicação de acordo com a classificação da severidade do evento.


Figura 10 - Exemplo de tabela com a designação das atribuições perante um evento severo

Fase IV – Retorno à normalidade

A saída de uma situação de emergência, classificada como evento severo, será da responsabilidade do gestor do evento, que pode ser a administração ou o presidente da entidade gestora (ou seu substituto).

O gestor do evento severo decidirá, com base na informação disponível, o momento de desactivação do plano de emergência, bem como, a reposição do normal funcionamento da entidade gestora.

O responsável pela gestão do evento é também o responsável por garantir a transferência da coordenação de todas as ações desenvolvidas durante o evento, ou em desenvolvimento, para a responsabilidade das respetivas áreas funcionais, passando nesta fase à implementação das medidas para retorno à normalidade, findas as quais deverá ser realizado o relatório final o qual deve permitir uma clara avaliação das causas que originaram o evento, as ações desenvolvidas, as medidas de controlo implementadas, indicação de quando e com que base foi assumido o retorno à normalidade e quais foram as “lições aprendidas” durante o evento.

Após anunciado o regresso à normalidade, dever-se-á proceder à elaboração do relatório sobre a situação de emergência.

Severidade do Evento

Autoridades Oficiais Outas Entidades Clientes Comunicação

social

Ligeiro

ERSAR, autoridade de saúde de âmbito local, comando distrital de operações de socorro, PSP ou GNR (se for um acidente).

Apenas os clientes sensíveis abrangidos pelo evento.

Como resposta reativa.

Médio

ERSAR, autoridade de saúde de âmbito regional, comando distrital de operações de socorro, forças de segurança e Serviços de Informações de Segurança.

Fornecedores e prestadores de serviços externos, envolvidas nas ações de mitigação e resolução.

Toda a população abrangida pelo evento.

Como resposta preventiva.

Severo

ERSAR, Autoridade de Saúde Nacional, comando nacional de operações de socorro, forças de segurança e Serviços de Informações de Segurança, Ministério da Administração Interna, Ministério com a tutela do Ambiente ou Autoridades Públicas Ambientais.

Fornecedores e entidades de serviços externos, envolvidas nas ações de mitigação e resolução.

Toda a população abastecida pela entidade gestora.

Como resposta preventiva.

Envolvimento dos meios de comunicação na informação do evento e das medidas de mitigação.


Revisão do plano

Na fase de desenvolvimento do plano de comunicação deve ser definida a periodicidade mínima e as situações de emergência que podem dar origem à revisão do plano.

Divulgação do plano de comunicação

A equipa deve assegurar a divulgação deste plano de comunicação entre todas as partes envolvidas no plano, nomeadamente os colobadores internos, as entidades externas parceiras, a autoridade saúde e a entidade reguladora.


BIBLIOGRAFIA Developing Risk Communication Plans for Drinking Water

Contamination Incidents, EPA, 2013.

Drinking water Advisory Communication Toolbox, EPA, 2013.

Emergency Response Plan for Drinking Water Systems in First

Nations Communities, Guide and Template, Aboriginal affairs and

Northen Development Canada, 2014.

Plano Geral de Emergência da EPAL, S.A., EPAL, Edição

02/2014-09-29.

Water Quality: Guidelines, Standards and Health, capter 14 - Risk

communication, WHO, 2001.


PLANO DE COMUNICAÇÃO PARA EMERGÊNCIA(S) NA QUALIDADE DA ÁGUA PARA CONSUMO HUMANO A presente publicação enquadra-se nas atribuições da ERSAR de melhoria da qualidade geral nos serviços de águas e resíduos e de promoção da investigação e desenvolvimento neste setor.

Com o presente Guia, a ERSAR pretende apoiar as entidades gestoras de sistemas públicos de abastecimento de água na tarefa de desenvolver um plano de comunicação quando ocorrem situações de emergência relacionadas com a contaminação da água para consumo humano. Salienta-se que o propósito deste guia é apenas a elaboração de um plano de comunicação perante situações de emergência e não abrange a elaboração da resposta à emergência.

plano de comunicaÇÃo para emergÊncia(s) … · perante uma situação anómala de contaminação...

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