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Prática da preservação

digital

Miguel Ángel Márdero Arellano

José Carlos Abbud Grácio

Preservação digital:

- a quem interessa

- quem é responsável

- o que fazer

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A quem interessa

� Produtores e detentores de informação;

◦ Responsáveis por grandes acervos de documentos em arquivos digitais;

◦ Editores científicos;

◦ Responsáveis por centros de informação;

� Produtores e armazenadores de documentos em arquivos digitais;

◦ devem estabelecer e praticar habitualmente uma política de preservação digital

Quem é responsável

� Bibliotecas / Unidades de Informação

◦ Mantendo coleções para uso permanente, protegendo-as de ameaças ou reparando-as.

� Instituições Arquivísticas

◦ Adotando medidas preventivas e corretivas objetivando minimizar a ação do tempo sobre o suporte físico da informação, assegurando sua disponibilidade.

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O que fazer?

� Acompanhar o contexto tecnológico;

� Propor uma política de preservação digital para o gerenciamento dos registros digitais institucionais;

� Implantar uma solução tecnológica e metodológica de preservação digital;

� Testar a interoperabilidade da tecnologia implantada com outros sistemas de preservação digital existentes.

O que fazer?

� Adotar um Programa de Preservação Digital:

◦ Aplicar um conjunto de estratégias nos sistemas de informação existentes;

◦ Analisar os materiais;

◦ Monitorar a obsolescência;

◦ Gerenciar as estratégias;

◦ Formar uma equipe de preservação digital;

◦ Pesquisar permanentemente

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O que fazer?

� Desenvolver projetos de preservação digital;

� Estabelecer um sistema de preservação digital;

� Construir um repositório digital confiável;

� Participar de projetos colaborativos de preservação digital;

� Seguir critérios institucionais técnicos e gerenciais de preservação digital;

O que (você pode) fazer?

� Acompanhar os avanços das tecnologias de informação;

� Publicar em revistas que usam alguma estratégia de preservação digital;

� Armazenar seus documentos em bibliotecas e repositórios digitais;

� Fazer várias cópias dos originais;

� Usar formatos abertos e padronizados;

� Migrar seus arquivos de mídia todo ano;

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Aspectos

organizacionais

Aspectos organizacionais

� Dar continuidade às atividades de preservação digital, independente das mudanças que possam ocorrer na instituição.

� São compostos de:

◦ objetivos da instituição

◦ montagem de uma equipe multidisciplinar

◦ definição das responsabilidades

◦ alocação de recursos financeiros

◦ atos administrativos da Instituição

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Objetivos da instituição

� A implantação de uma política de preservação digital depende da vontade da instituição.

◦ investimento financeiro;

◦ tempo;

◦ mudança de cultura institucional (pessoas)

� A preservação digital deve estar inserida nos objetivos da instituição.

� A partir dos objetivos institucionais, é preciso definir as informações relevantes a serem preservadas.

Equipe multidisciplinar

� Ao definir um modelo de gestão para a preservação das informações digitais, a instituição deverá levar em conta:◦ normas e padrões a serem adotados;

◦ questões técnicas relativas principalmente às TIC, com suas constantes mudanças e avanços;

◦ questões de investimentos permanentes nas atividades de preservação digital;

◦ as questões organizacionais;

◦ as questões legais, principalmente aquelas relativas aos direitos autorais;

◦ o crescente aumento das informações digitais e a necessidade da preservação das mesmas;

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Equipe multidisciplinar

� Para tratar de problemas de naturezas tão distintas, não existe

atualmente um profissional que possua formação tão ampla e

variada.

� Surge a necessidade das instituições montarem uma equipe

multidisciplinar, com profissionais especialistas de várias áreas;

◦ profissionais da Ciência da Informação (bibliotecário e arquivistas)

◦ Profissionais de Informática;

◦ Direito;

◦ Administração;

◦ Engenharia

� Trabalho de equipe voltado para os objetivos da instituição e da

preservação digital;

Responsabilidades

� Após inserir em seus objetivos a preservação digital e

definir uma equipe multidisciplinar a instituição deve

definir o papel de cada um dos envolvidos;

� A equipe multidisciplinar deve responder pela definição

das políticas de preservação digital, que atendam a

todos os aspectos, pelo acompanhamento dos

processos envolvidos, e pela definição dos critérios que

definem o que deve ser preservado (seleção) e

descartado (descarte).

◦ Descarte � seguir normas e tabelas de temporalidade definidas

pela instituição.

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Responsabilidades

� Jurídico

◦ Resguardar a instituição quanto às questões legais da preservação digital;

� Tecnologia da Informação

◦ Questões técnicas que envolvem cada tipo de objeto digital a ser preservado

� cópia de segurança (backup)

� aplicação periódica das estratégias de preservação digital

� criação de sistemas de informação

� disponibilização para acesso on-line dos objetos digitais

� Profissionais da informação (bibliotecários e arquivistas)

◦ Definição de metadados;

◦ Trabalhar em conjunto com os profissionais de TI

� definir produtos e os serviços mais adequados;

� avaliar se as informações digitais preservadas e seus produtos e serviços estão atendendo às necessidades dos usuários;

� propor as adequações e as melhorias necessárias.

Recursos Financeiros

� A preservação digital é uma atividade que requer disponibilidade constante de recursos financeiros, pois envolve investimentos permanentes em:

◦ tecnologia

◦ Infraestrutura;

◦ capacitação de pessoal;

� Os investimentos em tecnologia devem ser permanentes, dada a sua constante evolução.

� Necessidades de capacitação dos profissionais envolvidos na preservação digital, que devem acompanhar a evolução dessas tecnologias.

� Os custos da preservação dever fazer parte do orçamento anual da instituição:

◦ atualização dos equipamentos;

◦ atualização de software

◦ capacitação da equipe multidisciplinar e das pessoas envolvidas;

◦ investimentos em infraestrutura;

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Atos administrativos

� Definição de normas administrativas institucionais

◦ estabelecer rotinas dos trabalhos e definir diretrizes;

◦ orientar dirigentes e servidores no desempenho de suas funções.

Aspectos legais

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Aspectos legais

� Relacionados às questões legais, ao respeito aos direitos autorais e às leis existentes em âmbito internacional e nacional, buscando garantir a legalidade dos processos de preservação digital para a instituição e para o criador do objeto digital;

Leis

� Não existem leis específicas para as atividades e os processos

relacionados à preservação digital.

� Existem apenas leis que tratam do documento eletrônico.

◦ a inexistência de leis que garantam a admissibilidade de

documentos digitais como prova resulta na preservação simultânea

de arquivos eletrônicos e cópias em papel ou microfilme.

◦ implica uma duplicidade de tarefas relativas à necessidade de

processos que atendam aos dois tipos de suporte, exigindo também

um aumento de recursos financeiros e humanos para atender a

essas demandas

� Necessidade de leis específicas sobre preservação digital;

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Direito autoral

� Um dos ramos da ciência jurídica que lida com uma característica da propriedade intelectual que é a imaterialidade, uma característica subjetiva e, portanto, controvertida e polêmica;

� Com o desenvolvimento das TIC, surge a necessidade de evolução da proteção jurídica das obras intelectuais produzidas em formato digital;

� O suporte físico é um fundamento importante para a preservação digital, pois muitas vezes é necessário fazer uma cópia do documento digital para poder preservá-lo, e, em algumas situações, a mudança do suporte pode caracterizar uma quebra nos direitos autorais.

Direito autoral

� Nos ambientes digitais em que as pessoas e as instituições estão inseridas, o direito autoral surge com um tema contemporâneo:

◦ questões legais da informação armazenada em meio digital, que, por suas características, permite alterações de conteúdo e formato.

� como garantir sua autenticidade?

� como garantir direitos ao autor do documento?

� Na Internet/Web o problema dos direitos autorais é ainda mais complexo

◦ não há regras ou normas para a postagem de informação (documentos).

◦ Muitas informações disponibilizadas não têm a identificação do autor

◦ Na maioria das vezes, seu formato digital permite recuperar um documento e modificá-lo facilmente.

◦ No caso de documentos digitalizados, os direitos autorais de um documento que é digitalizado continuam a ter sua vigência no mundo on-line, mas isso muitas vezes não é respeitado.

◦ Muitos usuários utilizam as informações disponíveis em meio digital sem a autorização do autor.

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Aspectos técnicos

Aspectos técnicos

� Relacionados às atividades de Biblioteconomia, Arquivologia, Informática, buscando tratar de:

◦ Obsolescência do hardware, do software

◦ Obsolescência do formato e do suporte,

◦ Mudanças e avanços nas TIC,

◦ Volume de objetos a serem tratados e do seu descarte

◦ Trabalho colaborativo

◦ infraestrutura de informática para armazenamento

◦ Manutenção dos objetos digitais

◦ Representação por metadados para busca

◦ Aplicação de estratégias de preservação e do uso do suporte adequado

◦ Recuperação

◦ Autenticidade.

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Seleção e descarte

� Volume de informações digitais produzidas;

� É impossível armazenar e preservar toda a informação

digital;

� Selecionar informações relevantes;

� Equação entre os custos da preservação e os benefícios

que ela traz;

� Definição de critérios que auxiliem na definição e na

justificativa do que deve ser preservado e por quanto

tempo preservar;

Seleção e descarte

� Tão importante quanto a seleção dos objetos digitais a

serem preservados é a gestão do descarte:

◦ definir por quanto tempo o objeto digital deve ser preservado e

sua forma de descarte.

� Isso se faz da mesma forma que os documentos em

papel:

◦ definição de uma tabela de temporalidade e da definição de

como o objeto digital e seu suporte devem ser descartados.

� O tempo que um objeto digital precisa ser preservado

deve estar de acordo com as especificações legais;

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Modelos, padrões e iniciativas

� O uso de modelos de referência e padrões

internacionalmente;

� O formato de um arquivo pode estar associado a um ou

mais software que determinará a especificação técnica

e a estrutura do formato (posição dos bytes que

compõem o arquivo);[...] os formatos abertos de arquivo (aqueles em que o público tem

acesso aos detalhes técnicos) são mais adequados para preservação

futura, pois a possibilidade de compreender o significado de sua

estrutura de bits é maior.

Bodê (2007, p.12)

Modelos, padrões e iniciativas

� Os recursos armazenados em meio eletrônico carecem

de dados descritivos do conteúdo que possibilitem sua

busca, recuperação e preservação (METADADOS).

� Profissionais da informação, responsáveis por tornar a

informação disponível e acessível.

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Modelos, padrões e iniciativas

� Metadados de preservação

◦ informação técnica e administrativa sobre decisões e ações de preservação,

◦ registrar os efeitos das estratégias de conversão de dados

◦ assegurar a autenticidade dos recursos digitais ao longo do tempo,

◦ registrar informação acerca da gestão de coleções e de direitos

◦ fornecer informação acerca dos próprios metadados.

� Os metadados de preservação são importantes para qualquer processo de preservação digital, pois expressam todas as estratégias de preservação digital aplicadas ao objeto digital desde sua criação, bem como as informações necessárias para sua representação pelas tecnologias atuais.

Revisão

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Contexto

� Urgência da sociedade contemporânea em transformar tudo para formatos digitais

◦ Textos, imagens, vídeos, música, etc;

� Informação já nasce digital;

� Suportes convencionais � formas digitais;

� A produção de informações digitais é maior que a acapacidade de preservar o acesso a elas.

Vantagens

� Economia de espaço físico de armazenamento;

� Ganhos de produtividade e eficiência proporcionados pela otimização dos fluxos de informação;

� Facilidade de produção, edição, publicação, integração e distribuição de informação.

� Facilidade de acesso aos estoques de informação;

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Problemas

� Fragilidade e instabilidade das mídias digitais;

� Obsolescência rápida dos equipamentos de informática, dos softwares e dos formatos;

� Tempo cada vez mais curto entre a inovação e a obsolescência tecnológica;

� Não há estratégias consolidadas para garantir o acesso de longo prazo às informações digitais;

Problemas

� Natureza do documento digital

•Nível Conceitual

• Aquilo com que lidamos no mundo real;• o que reconhecemos como uma unidade

significativa de informação

•Nível Lógico

• Codificação da informação• Trata-se do formato do objeto• Tarefa realizada pelo software

•Nível Físico

• Sinais inscritos em suporte físico

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Problemas

� Formatos (nível lógico)

◦ Textuais

� HTML, XHTML ou XML

� Textos planos/puros .txt

� PDF

� Open Document Text (.odt)

� Microsoft Word (.doc)

◦ Imagéticos

� JPG

� PNG

� GIF

� TIFF

� BMP

o Videos

• MPEG-1, MPEG-2

• MKV

• FLV

• AVI

• MOV

• WMV

o Audio

• AIFF

• WAV

• MP3

• Flac

• MIDI

• Windows Media Audio (wma)

Problemas

� Suportes (nível físico)

◦ Magnéticos

� Disketes

� HD

◦ Óticos

� CD

� DVD

� Blue Ray

◦ Eletrônicos

� Pen drive

� SSD

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Soluções

� Estratégias

◦ Preservação do objeto físico/lógico

� Preservação tecnológica

� Emulação

� Encapsulamento

◦ Preservação do objeto conceitual

� Normalização

� Migração

Soluções

� Metadados

◦ Metadados de descrição

� Recursos armazenados em meio eletrônico precisam ser descritivos

para que seja possível a sua busca, recuperação e preservação

(METADADOS).

� Profissionais da informação, responsáveis por tornar a informação

disponível e acessível

◦ Metadados de preservação

� Expressam as estratégias de preservação digital aplicadas ao objeto digital desde sua criação, bem como as informações necessárias para sua representação pelas tecnologias atuais.

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Soluções

� Institucionalização

◦ Atividades de preservação digital, independentemente das mudanças que possam ocorrer na instituição.

� objetivos da instituição

� montagem de uma equipe multidisciplinar

� definição das responsabilidades

� alocação de recursos financeiros

� atos administrativos da Instituição

Referências

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Referências

� ARELLANO, Miguel Angel. Preservação de documentos digitais. Ci. Inf., Brasília, v. 33, n. 2, p. 15-27, maio/ago.

2004.

� GRÁCIO, J. C. A. Preservação Digital na gestão da informação: um modelo processual para as instituições de

ensino superior. São Paulo: Cultura Acadêmica, 2012.

� RODRIGUES, Maria de Lurdes Tainha Saramago. Preservação digital de longo prazo: estado da arte e boas

práticas em repositórios digitais. 2003. Dissertação (Mestrado em Estudos de Informação e Bibliotecas Digitais),

Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa, Lisboa/Portugal.