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Sistemas Colaborativos:
Conceito, Característicasdes
e Funcionalidades Segunda-feira, 04/09/2006 às 12h46, por Carla Oliveira
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O objetivo desse artigo é abordar o conceito, as forma de interação, as principaiscaracterísticas, a finalidade e funcionalidades de um Sistema Colaborativo.
Conceito de Sistemas ColaborativosSistemas Colaborativos são ferramentas de software utilizadas em redes decomputadores para facilitar a execução de trabalhos em grupos. Essasferramentas devem ser especializadas o bastante, a fim de oferecer aos seususuários formas de interação, facilitando o controle, a coordenação, a colaboraçãoe a comunicação entre as partes envolvidas que compõe o grupo, tanto no mesmolocal, como em locais geograficamente diferentes e que as formas de interaçãoaconteçam tanto ao mesmo tempo ou em tempos diferentes. Percebe-se com issoque o objetivo dos Sistemas Colaborativos é diminuir as barreiras impostas pelo
espaço físico e o tempo (CAMARGO, KHOURI, GIAROLA, 2005).A Figura 01 mostra de forma esquemática a estrutura de um Sistema Colaborativo
Figura 01: Estrutura de um Sistema Colaborativo - Fonte: CAMARGO, 2004 p. 4
Existem vários termos para designar Sistemas Colaborativos, porém a idéiaprincipal ou objetivo desses sistemas continuam sendo os mesmos, que é osuporte e a promoção da colaboração. Um termo muito utilizado no mercado desistemas colaborativos é o Groupware, junção das palavras inglesas group (grupo)e software (programas de computação). Outro termo também utilizado para sereferir aos sistemas colaborativos, citado por Sarmento, são os SistemasWorkflow. Um jargão muito usado para designar Sistemas Colaborativos, se refereao acrônimo CSCW (Computer Supported Cooperative Work - TrabalhoCooperativo Apoiado por Computador). Há muitos outros sinônimos, tais como:Online Collaboration, Web Collaboration, Colaboração Online, Collaboration tools,Colaboração via web, Ambiente de Colaboração, Ambiente Colaborativo, etc.
Segue abaixo algumas taxionomias para Sistemas Colaborativos, segundoColeman, David (1997):
. Sistemas colaborativos de gerenciamento de conteúdo - Ferramentas parapublicação automatizada com a participação de diversas pessoas e grupos naelaboração do conteúdo.. Sistemas colaborativos de gestão do conhecimento - Ferramentas dearmazenamento, indexação, avaliação e distribuição de conhecimento tácito e
explicito.
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. Real Time Collaboration Tools (RTC) (áudio/vídeo/data conferencing) - Ferramentas de colaboração síncronas que usam áudio, vídeo e dados.. Virtual Team Tools (DPM, virtual team and process-oriented tools) - Ferramentas para grupos de trabalho. Dividem-se em três classes:
- Gerenciamento distribuído de projetos.- Local de trabalho virtual- Processos e workflow
. CRM Colaborativo (customer resource management) (CRM) - Ferramentaspara auxilio a processos de venda e atendimento a clientes.. Portais e Comunidades On-line - Ferramentas para comunidade virtuais paratroca de informações e idéias.. Ferramentas e infra-estrutura para colaboração Wireless - Ferramentas paramensagens em dispositivos wireless. Normalmente se integram com as demaissoluções de colaboração.
Formas de Interação e comunicação dos SistemasColaborativosDe acordo com o site Usability First (http://www.usabilityfirst.com/groupware), asferramentas de colaboração (sistemas colaborativos) são classificadas de acordocom o lugar das interações (presenciais ou à distância) e o tempo (síncronas ouassíncronas).
Ferramentas síncronas são aquelas que requerem tempo de resposta imediato,conforme a Figura 02. Por exemplo, mensagens instantâneas (ICQ, Messenger),conferências e videoconferências.
Figura 02: Ferramentas Síncronas - Fonte: CAMARGO, 2004, p. 8
Já as ferramentas assíncronas não necessitam de um tempo de resposta curto ouimediato, como mostra a Figura 03. Os e-mails e os fóruns de discussão sãoótimos exemplos de ferramentas assíncronas. Ferramentas de fluxo de trabalho(Workflow) e calendários (Groupware) também são consideradas ferramentas
assíncronas.
Figura 03: Ferramentas Assíncronas - Fonte: CAMARGO, 2004, p. 8 A Tabela 01 mostra a tradução do esquema mostrado no site Usability First
(http://www.usabilityfirst.com/groupware) que classifica e exemplifica as formas deinteração dos Sistemas Colaborativos.
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Classificação das formas de interação dos Sistemas Colaborativos
Ao mesmoTempo“Síncrono”
Em tempodiferente“Assíncrono”
Mesmo lugar
(colaboraçãolocal)
Pessoas votando
num auditório
Computadores
compartilhados
Lugardiferente
(colaboraçãoà distância)
Conferências de
áudio
Mensagens
instantâneas
videoconferência
workflow
Tabela 01: Formas de interação dos Sistemas Colaborativos
Características dos Sistemas Colaborativos“Na economia da informação, obter, distribuir conhecimento e inteligência e reforçar a colaboração em grupo têm-se tornado vitais para a inovação e sobrevivência organizacionais” (Laudon, 2004).
Segundo Laudon (2004), as empresas estão cada vez mais dependentes deSistemas Colaborativos, devido ao excelente desempenho, que, aliado ao uso deforma consciente, tem proporcionado bons resultados nos negócios e nosprocessos empresariais. Acredita-se que sistemas de colaboração facilitam o usoda informação e da gestão do conhecimento, servindo de suporte à informação e
ao trabalho do conhecimento. Essa base de conhecimento consiste basicamenteem:
. Conhecimento interno estruturado ou explícito: manuais de produtos e relatóriosde pesquisas;. Conhecimento externo: concorrentes, produtos e mercados, incluindo inteligênciacompetitiva; . Conhecimento informal interno: aquele que está na mente dos funcionários.
As principais finalidades de um sistema colaborativo podem ter as seguintesdefinições:
. Gerenciamento e coordenação do trabalho em equipe dos manipuladores dosdados e conhecimento;. Integração do trabalho dos manipuladores da informação em todos os níveis efunções da organização, conforme a customização e distribuição definida pelousuário;. Integração da organização com o meio externo, como: clientes, fornecedores,órgãos governamentais públicos e regulamentadores, etc;. Gerenciamento, criação, armazenamento, recuperação e disseminação dedocumentos;. Definição da programação de tarefas/compromissos para indivíduos e grupos;. Facilitar a comunicação de voz e dados para indivíduos internos e externos aorganização;. Gerenciamento de contatos e relacionamentos internos/externos e dasinformações sobre usuários, clientes e fornecedores.
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Funcionalidades de um Sistema Colaborativo Segundo Camargo (2004), todas as finalidades descritas acima, são enquadradasem formas de itens ou componentes que compõem um Sistema Colaborativo.Portanto, um Sistema Colaborativo deve ser composto basicamente pelosseguintes componentes: Agenda,Repositório de Documentos, Áudio e Vídeo
Conferência, Reuniões Virtuais, Suporte à Decisão, Fóruns de Discussão, Batepapo, Correio Eletrônico, Co-autoria de Documentos,Fluxo de trabalho (Workflow)e Geradores de Formulários. É i
mportante frisar que um Sistema Colaborativopode ser formado por todos esses itens ou por partes deles, a escolha destesdependerá da necessidade da organização. Seguem abaixo as descrições destescomponentes:Agenda
Capacidade para efetuar a criação de agendas individuais, por equipes oucorporativas, incluindo opções de reserva de salas, horários e recursosnecessários à interação entre a equipe. Repositório central de contatos cominformações de todas as entidades e pessoas que se relacionam com a equipe,
incluindo o armazenamento de nomes de organizações e pessoas, telefones,contas de e-mails e demais atributos de interesse para esse tipo de cadastro.
Repositório de documentos
Repositório central de arquivos, que fornece segurança no armazenamento,acesso a dados, controle de versões e facilita o uso e a manipulação por múltiplosusuários.
Áudio e Vídeo Conferência
A áudio e vídeo conferência são formas de se estabelecer uma comunicaçãosíncrona (em tempo real) para pessoas ou grupos de pessoas que estão
geograficamente distantes. A áudio conferência pode ser realizada através desistemas de áudio, como aparelho telefônico com viva voz ou por conexão de rede,através da tecnologia VOIP (Comunicação de voz sobre o protocolo IP). A vídeoconferência é um conjunto formado pela transmissão de áudio e imagens de formasincronizada, podendo também permitir o envio de dados. Sistemas Colaborativosdevem permitir o uso destas duas formas de comunicação.
Reuniões Virtuais
Utilizando os recursos de áudio e vídeo conferência é possível realizar reuniãocom um grupo de pessoas geograficamente distantes, compartilhar o conteúdo daapresentação do discurso para todos os membros presentes, com transmissão de
voz juntamente com dados mostrados na tela simultaneamente.Suporte a decisão
Por oferecer recursos de conhecimento e inteligência, que podem facilmente serconsultados, (desde que a informação disponível esteja bem estruturada),proporcionam agilidade na tomada de decisão. Recursos de Brain Storming Eletrônico (geração rápida de múltiplas idéias para asolução de um dado problema), enquetes e votações eletrônicas são exemplos derecursos que dão suporte a decisão.
Fóruns de discussão
Ferramentas que dão ao usuário a possibilidade de realizar debates em grupossobre determinados assuntos de forma assíncrona e encadeada.
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Bate papo
Mais conhecido como Chat ou messaging permite a troca de mensagensinstantâneas através da rede a qual o sistema colaborativo esta conectado.Solução rápida e de baixo custo para pessoas que se encontram geograficamentedistantes.
Correio Eletrônico
O correio eletrônico tornou-se uma ferramenta básica de comunicação,praticamente todas as organizações já se adaptaram ao uso desta tecnologia. Éconsiderada uma ferramenta de colaboração para grupos, sendo necessário, noentanto, tomar alguns cuidados, pois o uso indevido pode acarretar sériosproblemas, como o recebimento de mensagens indesejáveis, que podem trazerriscos ao sistema, além da sobrecarga gerada pelo envio e recebimento destestipos de mensagens.
CO - Autoria de documentos
É comum a necessidade de múltiplos usuários trabalharem sobre o mesmodocumento. A maioria dos sistemas colaborativos foram projetados para supriressa necessidade. Eles permitem um controle de edição de documentos, uma vezque um usuário tenha editado um arquivo, este ficara indisponível para outrosusuários editarem, até que esse usuário o libere para aprovação ou edição porparte de outras pessoas.
Fluxo de Trabalho (WorkFlow)
Os sistemas colaborativos possuem a capacidade de controlar e gerenciar o fluxode trabalho, ou seja, aqueles que exigem a necessidade de tramitação deprocessos. Essa tramitação consiste em um conjunto de possíveis estados do
processo, aliado às regras de transição entre estados.Geradores de Formulários
É comum aos sistemas colaborativos disponibilizarem recursos de montagem deformulários. Isto é, uma forma de padronização no fornecimento das informações,onde os usuários, ao invés de produzir um novo documento, preenchem umformulário preestabelecido. Essa funcionalidade promove ganhos na qualidade etempo nos processos de Workflow.
BIBLIOGRAFIA
CAMARGO, Álvaro Antônio Bueno De. KHOURI, Lourdes Halim El e GIAROLA,
Paulo César. O Uso de Sistemas Colaborativos na Gestão de Projetos: FatoresRelevantes para o Sucesso. Trabalho de Conclusão de Curso. Fundação Institutode Administração – FIA. 2005.
SARMENTO, Anabela Mesquita Teixeira. 2002. Impacto dos SistemasColaborativos nas Organizações - Estudo de Casos de Adopção e Utilização deSistemas Workflow. Dissertação de Doutorado. Universidade do Minho. 2002.
COLLEMAN, David: Groupware: Collaborative Strategies for corporate LANsand Intranets – Prentice Hall – Prentice Hall PTR, 1997.
LAUDON, Kenneth C. Laudon, LAUDON, Jane P. Sistemas de informaçãogerenciais: administrando a empresa digital; Tradução Arlete Simille Marques;revisão técnica Erico Veras Marques, Belmiro João. São Paulo: Prentice Hall,2004.
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CAMARGO, Álvaro Antônio Bueno De. Gestão Colaborativa - Metrô de São Paulo.São Paulo, SP - Dias 26/11/2004, 02 e 03/12/2004
Site Usability First (http://www.usabilityfirst.com/groupware)
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Carla Oliveira É formada pela Fatec - Faculdade de Tecnologia de São Paulo, no curso de Automação deEscritórios e Secretariado e Ciência da Computação, pela FASP. Trabalhou na FundaçãoAplicações de Tecnologias Críticas - Atech, no Laboratório de Inovações Tecnologicas -desenvolvendo atividades de Implantação, customização, implementação e treinamento de
sistema para Gestão do Conhecimento. Atualmente atua na CAS Tecnologia,desenvolvendo trabalhos na área de Qualidade de Software (análise, especificação derequistos, documentação e elaboração de cenários testes).
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COMENTE TAMBÉM 7 COMENTÁRIOS
Muito Bom Estou cursando essa disciplina e o seu artigo me ajudou bastante.
Obrigado!Há 1 ano Responder
maria estou estudando para concurso e esse artigo vai contribuir certamente.. obrigadaaa amigaa.Há 1 ano Responder
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osmar O texto é ótimo, mas faltou exemplos de softwares
Há 1 ano Responder
patricia faltou usar um pouco as ideias do autor James O´Brien, mas ficou muito bomHá 1 ano Responder
Astolfo Fala muito e diz poucoHá 11 meses Responder
dani Texto mto bom! Parabéns!Há 10 meses Responder
Júnior
"Existem vários termos para designar Sistemas Colaborativos, porém a idéia principal ouobjetivo desses sistemas continuam sendo os mesmos, que é o suporte e a promoção dacolaboração. Um termo muito utilizado no mercado de sistemas colaborativos é o Groupware, junção das palavras inglesas group (grupo) e software (programas de computação). Outrotermo também utilizado para se referir aos sistemas colaborativos, citado por Sarmento, são osSistemas Workflow. Um jargão muito usado para designar Sistemas Colaborativos, se refere aoacrônimo CSCW (Computer Supported Cooperative Work - Trabalho Cooperativo Apoiado porComputador)"
Meus olhos sangraram ao ler este parágrafo!!! Por favor, procure publicações acadêmicas arespeito de Groupware e CSCW para não induzir seu leitores ao erro. Sistemas Colaborativospode até se enquadrar no CSCW, mas o contrário não acontece! Assim como Groupware édefinido como sistema de computador que dá suporte grupos de pessoas comprometidas numobjetivo comum e que fornece uma interface e ambiente compartilhado, mas este sistematrabalha com o modelo 3C!!!
E realmente, para leigos o texto é bom, mas quem tiver uma noção o texto é decepcionante.Há 7 meses Responder
QUAL A SUA OPINIÃO?
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