palestra sobre pmo de ti - encontro bacen de 2003

logos engenharia s.a.

www.logoseng.com.br 1

Logos Engenharia

“Gerenciamento de Projetos”

Setembro, 2003

Cláudio Catunda Boros, PMP



VISÃO GERAL

Ø A Logos é uma empresa com 33 anos de atuação, especializada em gerenciamento de empreendimentos;

Ø  Integrante do Grupo ARCADIS desde Set/99, rede global de empresas de engenharia – atuação na Europa e EUA e com mais de 200 escritórios em 70 países. A ARCADIS está sediada na Holanda e está entre as 10 maiores organizações de consultoria em engenharia do mundo.

Ø Média de faturamento anual:

Ø Grupo ARCADIS - US$ 800 milhões;

Ø  Logos - R$ 28 milhões.



Ø Mais de 200 empreendimentos gerenciados com sucesso, tanto para setor público como privado;

Ø Experiência na implementação de empreendimentos dos mais diferentes portes, níveis de complexidades e setores de atuação

Ø  Gerenciamento de Programas e Projetos

Ø  Gestão de Contratos de Concessão

CAPACITAÇÃO



Escritórios Locais de Atuação

Ø Energia Ø Saúde Ø  Indústria Ø Siderurgia Ø Mineração Ø Óleo e Gás Ø  Transportes Ø  Telecomunicações Ø Saneamento Básico Ø Desenvolvimento Urbano Ø Construção e Edificações Ø  Tecnologia da Informação Ø Outros.

ÁREAS DE ATUAÇÃO



PRINCIPAIS CONTRATOS ATUAIS

Ø  Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos Ø  Companhia Vale do Rio Doce

Ø  GDF – Secretaria de Infra-estrutura e Obras do DF

Ø  Petrobrás – Petróleo Brasileiro S. A.

Ø  UNESCO – Organização das Nações Unidas para a Educação, a

Ciência e a Cultura

Ø  SABESP – Cia. de Saneamento Básico do Estado de São Paulo

Ø  MBR – Minerações Brasileiras Reunidas

Ø  PMSP – Prefeitura do Município de São Paulo



Logos Engenharia

Unidade de Gerenciamento Integrado “Escritório de Projetos”

Setembro, 2003



Estrutura organizacional que centraliza as Informações, o Planejamento, a Organização, o Acompanhamento e Controle e a Finalização das atividades de um conjunto de projetos. Centro de excelência em GP que dá suporte em Metodologias, Políticas, Padrões, Ferramentas, Métricas e Treinamento aos Gerentes de Projeto.

UNIDADE DE GERENCIAMENTO INTEGRADO Escritório de Projetos

PMO - Project Management Office



TIPOS DE ESCRITÓRIOS DE PROJETO

Diretoria 1 Diretoria 2 Diretoria 3 Diretoria N Unidades

Descentrali-zadas

Assessorias e

Consultores

Secretaria Executiva

UD 1 UD 2 UD n

CEO Projetos

CEO Projetos

CEO Projetos

CEO Projetos

Presidência Escritório Estratégico de Projetos

Escritório de Suporte de

Projetos

Escritório de Controle de

Projetos

Nível Estratégico

Nível Tático

Nível Operacional



Se encarregam de projetos únicos e relativamente complexos. É de sua responsabilidade o acompanhamento e a elaboração de relatórios dos projetos, sem influenciar como são conduzidos. Principais funções:

ESCRITÓRIO DE CONTROLE DE PROJETOS

Ø  Elaborar relatórios de progresso e de performance segundo indicadores pré-estabelecidos;

Ø  Elaborar relatórios de custos e orçamento;

Ø  Elaborar relatórios de identificação e acompanhamento de riscos identificados;

Ø  Manter base de dados de ações históricas e lições aprendidas;

Ø  Monitorar os resultados do projeto.



ESCRITÓRIO DE SUPORTE DE PROJETOS

Ø  Todas as funções do Escritório de Controle de Projetos; Ø  Padronizar ferramentas de gerenciamento; Ø  Fornecer treinamento em gerenciamento de projetos; Ø  Definir, implementar e controlar mecanismos de controle de mudanças; Ø  Estabelecer e verificar o cumprimento de padrões e métricas de

gerenciamento de projetos; Ø  Possibilitar o alinhamento dos projetos às estratégias do departamento

ou divisão; Ø  Fonte de recursos e competência em gerenciamento de projetos.

Está localizado no nível departamental ou de divisão da empresa e deve assessorar os projetos da organização, garantindo o alinhamento com os objetivos da divisão ou departamento. Possibilita a implantação de um padrão de excelência de gestão de projetos em nível departamental ou divisional. Principais funções:



Opera no nível corporativo, coordenando e definindo políticas para todos os projetos dentro da organização e gerenciando o portfólio corporativo de projetos. É considerado um centro de excelência de projetos, guiando e ajudando os times dos projetos a alcançar seus resultados de maneira mais eficiente. Principais funções:

ESCRITÓRIO ESTRATÉGICO DE PROJETOS

Ø  Todas as funções do Escritório de Suporte de Projetos; Ø  Padronização do gerenciamento de projetos; Ø  Educação continuada dos gestores de projetos; Ø  Identificação, priorização e seleção de projetos; Ø  Alinhamento dos projetos à estratégia corporativa; Ø  Determinar e publicar toda a metodologia e processos de gerenciamento

de projetos a serem seguidos; Ø  Atuar como centro de consultoria em gerenciamento de projetos.



Visão global do desempenho de todos os projetos

Proposição de Metodologias,

Padrões e Normas

Acompanhamento e Controle da

implantação dos projetos

Suporte aos Gerentes de Projeto na

implantação

Desenvolvimento e manutenção de

Modelos e Métricas de GP

Coordenação das Interfaces entre os

projetos

Repositório de Informações e Histórico dos

projetos

Suporte à capacitação de

Gestores

EP Centro de Excelência

FUNÇÕES DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS



Logos Engenharia

Escritório de Projetos Corporativo

Case na Área de TI

Setembro, 2003



Realidade de muitas organizações de grande porte, públicas ou não:

CARACTERÍSTICAS DO MERCADO

Ø Constante e urgente processo de modernização ou atualização

tecnológica;

Ø Definição de Programas compostos por diversos projetos;

Ø  Implantação simultânea dos projetos em curto prazo;

Ø  Investimentos de grande vulto.

Grande parte dessas organizações não pertence ao mercado específico de Tecnologia da Informação, mas dependem fortemente desta área para o sucesso de suas operações.



Essas organizações apresentam alguns fatores comuns:

CARACTERÍSTICAS DO MERCADO

Ø  Implantação de projetos de TI, em geral, não faz parte do seu “core business”;

Ø As empresas do mercado de TI, que as apóiam via terceirização, não têm o gerenciamento de implantação de projetos como parte

do seu “core business”;

Ø Em geral, a implantação de novos projetos fica a cargo das áreas

operacionais, futuras usuárias dos produtos dos projetos, como atividade complementar à rotina e com recursos não ampliados e

não capacitados para as tarefas de implantação.



O caso real é baseado em uma organização pública de grande porte,

que abriga a maior parte das condições apresentadas, de âmbito nacional, prestadora de serviços, com gestão estratégica centralizada e operação descentralizada.

Desafio: Implantação, nos últimos 3 anos, de um programa de modernização tecnológica, composto por 24 projetos prioritários, envolvendo todas as diretorias da empresa.

EXPERIÊNCIA EM ORGANIZAÇÃO PÚBLICA



Ø  Estruturação do EP

Identificar em qual nível e em qual área da empresa será implantado. Alocar os recursos necessários.

Ø  Conhecimento dos Projetos e da sua Organização

Estudar os projetos.

IMPLANTAÇÃO DO EP CORPORATIVO



Ø Definição da Metodologia de Planejamento, Acompanhamento e

Controle dos projetos e da Política de Armazenamento e Disseminação das Informações.

Ø Aplicação da Metodologia aos Projetos

Ø Níveis decisórios superiores: validação e disseminação da metodologia;

Ø Patrocinadores: vontade e apoio à sua implementação.




Ø  Apoio aos Gestores na Implantação dos Projetos

Ø  Prover apoio aos projetos na aplicação da metodologia. Ø  Em projetos complexos o EP pode alocar uma equipe dedicada

ao projeto.

Ø  Apoio à Coordenação e Integração

Ø  Identificar as interfaces ou dependências entre os projetos e o impacto dos projetos nas áreas da organização.

Ø  Para os pontos críticos identificados: propor e acompanhar as ações corretivas.




Ø  Sistematização dos Conhecimentos

Elaborar um guia de referência de gerenciamento de projetos, feito sob-medida para a empresa.

Ø  Treinamento e Capacitação

Criação de um programa de capacitação da empresa, voltado para os atuais gestores, os potenciais futuros gestores e as equipes de implantação dos projetos.




RESULTADOS Ø  Informações consistentes sobre os projetos;

Ø  Definição de indicadores;

Ø  Padronização dos instrumentos e ferramentas de suporte técnico e gerencial dos projetos;

Ø  Visão de conjunto pela organização;

Ø  Metodologia sistematizada e completa de gerenciamento de projetos;

Ø  Consolidação dos conhecimentos, procedimentos e experiências;

Ø  Melhoria da comunicação entre os envolvidos;

Ø  Transformação da cultura da organização;

Ø  Conjunto de profissionais capacitados;

Ø  Melhoria na eficiência dos programas e projetos;

Ø  Melhoria na qualidade da tomada de decisões.



Fatores críticos de sucesso na implantação de um EP Corporativo:

FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO

Ø  Estruturação do EP;

Ø  EP: equipe capacitada e uma postura colaborativa;

Ø  A simplicidade deve nortear a linguagem e o modo de ação de um EP;

Ø  A equipe do EP deve ser vista pelos gestores como parceira;

Ø  O EP deve ter apoio dos níveis decisórios estratégicos da organização;

Ø  Os méritos do sucesso dos projetos devem ser atribuídos aos gestores e não ao EP;

Ø  O EP deve se limitar aos escopos gerenciais.



Obrigado!

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