GESTÃO DO TEMPO

Metas simples, mas fundamentais

• Estabelecer prioridades

• Saber o que é importante

• Focar no planejamento

• Preparação e prevenção

As tecnologias e ferramentas são

úteis e poderosas

quando elas são seus servos, e não

seus mestres

Papéis

Preciso de mais tempo!

Preciso aproveitar mais a vida. Estou sempre

correndo de um lado para outro. Nunca sobra

tempo para mim!

Minha família e meus amigos acham que não

participo da vida deles. Como posso satisfazê-los?

Vivo eternamente em crise porque estou sempre

adiando as coisas, mas estou sempre adiando as coisas

porque vivo eternamente em crise.

• Não consigo encontrar um ponto de equilíbrio entre

minha vida pessoal e profissional. É como se estivesse

sempre sacrificando, um desses lados em função do

outro, o que só faz piorar as coisas.

É tanto desgaste!

• Tenho tanta coisa para fazer –

cada uma mais interessante que

a outra. Como fazer a escolha

certa?

Princípios • Nós não controlamos nossas vidas , os

princípios é que as controlam.

• Mais importante que a velocidade com que está se locomovendo, é a direção que você está tomando.

• Trata-se do que se faz e de por que se faz, e não da rapidez com que se a obtém.

Necessidades humanas

• Viver = físico

• Amar = social

• Aprender =mental

• legado =espiritual

• Bússola

• Do urgente para o importante

Como? • Como detectar sua missão e criar uma visão de

futuro energizante, capaz de lhe dar significado e propósito – o DNA de sua vida?

• Como criar um equilíbrio e sinergia entre os diversos papéis que desempenha?

• Como definir e alcançar metas baseadas em princípios capazes de produzir qualidade de vida?

Como? • Como manter uma perspectiva que o habilite a

colocar as coisas mais importantes em primeiro lugar?

• Como agir com integridade na hora de tomar uma decisão e ser capaz de fazer o que decidir com tranquilidade e segurança?

• Como transformar suas semanas em uma espiral ascendente de vida e aprendizado?

Interações transacionais x

interações

transformacionais

Sinergia

Princípios da paz

• Aprofundar o trabalho - o tempo ganhará uma nova dimensão

O PODER ESTÁ NOS

PRINCÍPIOS

PRINCÍPIOS PRODUZEM PAZ INTERIOR E RESULTADOS

SIGNIFICATIVOS

BÚSSOLA

VIVER , AMAR, APRENDER E DEIXAR UM LEGADO

IMPORTANTE E DURADOURO , COM

ALEGRIA.

LIDERANÇA PESSOAL

•Mais do que fazer as coisas certas, é fazer as coisas de uma forma certa.

Minha vida é uma

roda viva! Estou sempre a mil – reuniões, telefonemas,

documentos, entrevistas. Dou tudo que posso, caio na cama exausto e levando cedo no dia seguinte, para começar tudo de novo. Minha produção é fantástica; consigo fazer muitas coisas. Mas às vezes tenho a impressão de que todas essas coisas não tem a menor importância. E daí? Pergunto-me. “Todo esse esforço está valendo a pena?”Tenho que admitir que não sei.

O que é melhor para você? O que o impede de se dedicar a esse melhor, o tempo e a energia que gostaria?

• Relógio

–Compromissos

–Reuniões

–Horários

–Metas

–atividades

• Bússola

– visão

–Valores

–Princípios

–Missão

–Consciência

–Direção

Culpa • Sentimos tanta culpa pelo que não

fazemos que não conseguimos sentir prazer pelo que fazemos.

• Não conseguimos conciliar o que acreditamos dever fazer, o que queremos fazer, e o que na verdade estamos fazendo.

Despertar • Morte de um ente querido

• O filho adolescente envolvido com drogas

• Empresa enxugando quadros e demitindo pessoas

• Médicos dizendo que temos poucos meses de vida

• Casamento ameaçado pelo divórcio

Três gerações

gerenciamento

do tempo

Primeira

• lembretes e checklists

– as prioridades são as coisas que estão ao alcance das mãos.

–Capacidade de se adaptar a situações novas – flexibilidade

Segunda

planejamento e preparação

calendários e agendas

–Ditadura da agenda

Terceira

planejamento, definição de prioridades e controle

–Nós não temos esse controle, são os princípios que o tem.

I.

CRISE

PROBLEMAS URGENTES

II.

DEFINIÇÃO DE VALORES

PLANEJAMENTO

III

Interrupções

Ligações telefônicas

IV. TRABALHO SEM IMPORTÂNCIA

SEGUNDO QUADRANTE

• Melhorar a comunicação com as pessoas

• Melhorar a preparação

• Melhor planejamento e organização

• Mais cuidado consigo mesmo

• Procura de novas oportunidades

• Desenvolvimento pessoal

• Empoderamento

Controle

• Podemos controlar nossas opções, mas não as consequências delas.

• Toda ação corresponde a uma reação

• Pensar que temos o controle de tudo não passa de uma ilusão

• Não podemos controlar as outras pessoas

No meio

de tantas coisas urgentes e importantes, como podemos saber o que devemos fazer?

Eficiência

• Eficiência x eficácia

• Podemos ser eficiente com as coisas, mas não com as pessoas.

–“desculpe, não dá para você expressar seus sentimentos, só temos 10 minutos.”

Valores •Dar valor a uma coisa é

achá-la merecedora de sua estima. Nossos valores conduzem nossas escolhas e ações.

Força transformacional

• As pessoas se transformam pela própria interação. Não se trata de eficiência, mas de troca de informações, de descobertas, novos aprendizados, estímulo provocado por novos aprendizados.

Cronologia • O tempo cronológico é linear e

sequencial.

• Kairos = tempo de qualidade, tempo adequado, tempo vivenciado. É exponencial, existencial.

– a essencia do tempo kairos é valor que voce tira dele e não a quantidade de tempo “Você aproveitou bem o seu dia?

Competência

• Desenvolvimento do caráter para se ter competência para promover qualidade de vida.

Gerenciamento • É fundamental que a liderança

preceda o gerenciamento.

• estou fazendo as coisas certas?

X

• estou fazendo as coisas de maneira certa?

Mais importante que aperfeiçoar as atitudes e os comportamentos é

examinar os paradigmas de que essas atitudes e comportamentos

se originaram

Viver, amar, aprender, deixar um

legado

Fazer as coisas com mais rapidez não quer dizer que estamos

fazendo as coisas certas

Necessidades fundamentais do ser humano • Saúde, segurança econômica,

relacionamentos enriquecedores e prazerosos, desenvolvimento pessoal e profissional permanentes e um profundo sentimento de propósito, contribuição e coerência pessoal criam qualidade de vida.

• Se elas não estão sendo atendidas ou percebidas, cairemos na Síndrome de Urgência.

EQUILÍBRIO

Espiritual

Mental

Social

Físico

Ilusão • “Serei feliz e satisfeito quando

eu tiver mais dinheiro, quando meu talento for reconhecido, quando comprar uma casa de luxo ou um carro novo , quando me formar.”

O que eu quero de verdade para minha vida?

• Que sonhos eu gostaria de realizar?

• O que preciso mudar?

Vivemos em uma realidade interdependente de abundância e potencialidades que só pode

ser percebida quando interagimos com os outros de

uma forma autêntica , sinérgica

Interdependência

Lei da colheita

•Colhemos o que plantamos

Organização do Segundo

Quadrante: O processo de colocação

das prioridades em primeiro lugar

Onde não há jardineiros, não há jardim

O Poder da Visão

Victor Frankl - Ghandi

Voz da consciência • O que você pode fazer para ser um melhor

profissional?

• O que você pode fazer para ser um melhor filho (a), marido(esposa), irmão, colega de trabalho?

• O que você pode fazer para viver com melhor integridade?

• Qual é o melhor uso que posso fazer do meu tempo neste momento?

• O que é mais importante para este momento?

• O que a vida está pedindo de mim?

• Qual é a coisa certa a fazer agora?

Voz da consciência

• Isso está no círculo de influência?

• Isso está no meu Centro de foco?

• Há alguma solução de terceira alternativa?

• Quais são os princípios que se aplicam?

• Qual é a melhor forma de aplicá-los?

Voz da consciência

O problema • Você está no final de uma reunião com um de

seus empregados quando ele de repente começa a desabafar e revela algumas questões profundas que afetam seu trabalho. Você está preocupado com o empregado, mas além de ter uma importante reunião marcada para daí a dez minutos, sabe que as cinco pessoas que participarão dela organizaram seu tempo de modo a poderem se fazer presentes. O que fazer?

Dissonância interna

• A tensão e as consequências da desarmonia interna - nos deixam mais cansados do que o trabalho duro e fatigante.

• Grande parte do que se convencionou chamar de: as frustrações do gerenciamento do tempo – sensação de divisão, pressão e dilemas - são no fundo , problemas de dissonância interna.

Coragem para decidir

Educação • Declaração de missão

• Organização semanal

• Avaliação no final da semana

• Afinação do instrumento nas 4 qualidades humanas. (física, mental,

espiritual e social)

4 fatores • Físico – saúde física traz boa capacidade de

decisão

• Mental – literatura sobre: honestidade, integridade, humildade, fidelidade, justiça, paciência, coragem.

• Espiritual – a vida é parte de um grande todo

• Social – nosso relacionamento conosco influencia nossos relacionamentos com os outros.

Paradigmas O Paradigma baseado em Pessoas • Liderança

• Eficácia

• Espontaneidade/casualidade

• Discernimento

• Causas

• Liberação/empowerment

• Programador

• Transformação

• Investimento

• Serviço ao cliente

• Princípios

• Sinergia

• abundância

O Paradigma baseado em Coisas • Gerenciamento

• Eficiência

• Estrutura

• Medida

• Efeitos/Sintomas

• Controle

• Programa

• Transação

• Despesa

• Eficiência administrativa

• Técnicas

• Compromisso

• Escassez

Dúvidas • Devo procurar soluções rápidas ou investir no

relacionamento a longo prazo?

• Falo dos pontos fracos do meu chefe no corredor ou cultivo relacionamentos de qualidade ao ser leal aos que não estão presentes e falar sobre as diferenças cara a cara?

• Digo automaticamente sim quando meu chefe pede para trabalhar no final de semana ou procuro soluções como alternativas que atendam as necessidades dele e as minhas?

Equipes

•Pense ganha- ganha

•Procure entender primeiro para depois ser entendido

• sinergia

Feedback 360º •Clientes, fornecedores, empregados, filiais, fabricantes,investidores, comunidade

Orgulho • O antídoto para o veneno do orgulho é a

humildade – a humildade de perceber que não estamos em uma ilha, que a qualidade de nossas vidas está irremediavelmente atrelada à qualidade de vida dos outros, que o sentido não está em consumir, em competir. Nos não estamos acima das leis, e quanto mais cedo começarmos a valorizar os princípios e as pessoas maior será a nossa paz.

Orgulho • Quando trabalhamos para colocar as

coisas mais importantes em primeiro lugar em nossa vida, talvez tenha chegado a hora de nos libertarmos da cruz que carregamos, que nos impedia de darmos a contribuição que poderíamos dar.

A percepção do problema é a

primeira etapa da solução. Não fique desesperado. Enfrente um

obstáculo de cada vez. Decomponha o obstáculo e

continue trabalhando na solução

Obstáculos Mais Comuns Do

Gerenciamento Do Tempo:

1. ambiente caótico, barulhento e estressante 2. espaço de trabalho mal organizado

3. tendência a procrastinar e adiar tarefas que precisam ser executadas de imediato

4. reuniões ineficientes e viagens desnecessárias

DICA Progresso e não perfeição. Seu objetivo não é a perfeição, mas sim o aperfeiçoamento. Cada vez que melhora um pouquinho, no gerenciamento de seu tempo, você se aproxima dos seus objetivos.

Desbagunçar

as coisas ajuda você a

desmaranhar a cabeça.

TEORIA DO MOSAICO Nunca se tem tudo na mão , mas o que se tenta é reunir peças suficientes para formar uma convicção.

Eu anoto tudo o que digo ou ouço durante a conversa, porque não vou lembrar de todos os detalhes na semana ou no mês seguinte.

O email ajuda todo mundo a fazer uso ideal do tempo, porque eles e eu sabemos sobre o que vamos conversar e não perdemos tempo brincando de esconde-esconde telefônico.

Reuniões individuais com os membros da equipe

Utilizando o email de forma eficiente

• Referências-chave na linha Assunto para dar ao destinatário

uma ideia imediata do conteúdo do email

• Incluir sempre um telefone

• Editar e simplificar os emails para que o destinatário tenha

acesso rápido aos principais pontos.

• Tentar fazer o email caber na tela de forma que o

destinatário não seja obrigado a rolar o texto

Perguntas • Faz sentido adiar uma tarefa importante?

• Como posso aprender a dizer não?

• E se for impossível calcular quanto tempo algo irá exigir?

• Estou sempre me esquecendo minhas prioridades iniciais porque me deixo envolver nas questões do dia a dia. Como posso evitar isso?

• O que devo fazer se estiver perdendo tempo demais com alguma tarefa para a qual não estou suficientemente qualificado?

PROTOCOLO DE MANCHESTER

CASO EMPRESA X

Marketing

• Procuro deixar claro os resultados

• Observo uma postura descomprometida

• Não ordena as tarefas

• Sinto desânimo e raiva ao vê-lo tentando

enganar e burlar as regras

RH • Internet bloqueada – deveria ter pra todo

mundo

• Nao há critério

• Sinto raiva porque sou cobrada e não tem como fazer

• Não vejo sentido

• Faço explico as necessidades e não tenho resposta

Produção • Cultura que os problemas estão nos outros ninguém

assume a culpa de nada

• A ausência do pensamento coletivo

• Não preocupa com o resultado final e equipe

• Falhas de comunicação – falta de um elogio e cobrança – ele passa seco

• A resistência à mudança de todo mundo

• Falta de colaboração geral.

• O principal que eu acho na empresa é a falta de

foco em resultados, evitar responsabilidade e

confiabilidade.

• Falta estabelecer os limites claros

• Criou-se a cultura da impunidade

Produção

Prioridades Diretoria

• Restabelecer o volume de vendas -

• Estruturar a produção – produtos novos e

adaptações

• Criar estrutura de apuração de custos eficiente

e sistemática

Obrigado!

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