página 1 definir documentar, mapear e analisar processos
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Definir
Documentar, mapear e analisar processos
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Processos centrais e de possibilitaçãoProcessos centrais:
são definidos como uma série de principais atividades que criam o produto ou serviço final que é fornecido aos nossos clientes externos
Processos centrais comuns à maioria dos negócios
Comercialização e venda
Receber pedidos
Entregar Produto/Serviço
Manter o cliente
Fabricar produtos
Desenvolvimento de produtos
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Processos de possibilitação Processos de possibilitação
– contribuem para o bom desempenho dos processos centrais. – Quem são os clientes dos processos de possibilitação?
• são os processos do negócio.– E quem são os clientes dos processos centrais?
Processos de possibilitação comuns a muitos negócios
Contra
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Estrutura SIPOC
Fornecedores: Entradas
Limite de início ____________
Resultados Clientes
Limite de término ____________
Processo
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O que é um mapa de processo?
Os mapas de processo devem ser modificados para atender às necessidades particulares de qualquer processo específico
• Uma representação gráfica de um fluxo de processo identificando:
• as etapas do processo,
• os "x" e "y" do processo e
• as oportunidades para melhorias
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Mapa do processo e comunicações
O mapa do processo serve de base para as comunicações durante a caracterização do processo:– Auxiliando na análise da causa raiz– Orientando a solução do problema– Planejamento da implementação
O mapa do processo serve de base para:– Entender as principais atividades do processo– Encontrar oportunidades de otimização e revisão – Identificar os ganhos rápidos– Simulação (modelo “to be”)
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Mapa do processo e comunicações
O mapa do processo:– Ajuda na implementação– Orienta as auditorias (encontrar erros, atividades
duplicadas etc)– É base para atividades de melhorias:
• por ex., reduzindo o tempo de ciclo após a redução de refugos e retrabalhos
– É o resultado mais importante para a fase Definir/Medir
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Mapeamento do processo Deve descrever:
As principais atividades/tarefas Subprocessos Limites dos processos (nível superior vs. detalhe) X de entrada do processo Y de resultado do processo Y de resultado da etapa do processo
Devem ser revisados e atualizados freqüentemente
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Iteração do mapeamento do processo
O mapeamento do processo é uma atividade muito iterativa
É difícil saber que nível de detalhe é necessário no início Recomenda-se iniciar em nível razoavelmente elevado
com o SIPOC – A coleta de dados durante o relacionados as áreas do
processo conduzirá para um mapeamento mais detalhado
Duas técnicas de mapeamento e análise de processo são apresentadas nesta seção: – gráfico completo e – mapas de processo de implementação funcional.
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O mapa de processo possui várias utilizações
Proporciona uma imagem passo-a-passo da situação “como-está” para discussão e/ou comunicação.
Define e realça as áreas de melhoria de um processo:
– a eliminação de etapas sem valor agregado. (p.ex)
• Conferencia de NF em duplicidade, inspeção de peça etc
– a adição das etapas necessárias dependendo do resultado desejado do processo.
Documenta a “fábrica” oculta, mostra onde ocorre o retrabalho.
Os mapas do processo são aplicáveis a qualquer tipo de processo: fabricação, projeto, serviço, ou administrativo
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Mapa do processo como Esqueleto/Gabarito
Dependendo da definição do problema, para cada etapa no processo, mostrar:– Refugo (porcentagem, peso, unidades, dólares)
• Total dos custos embutidos perdidos por unidade refugada– Retrabalhos (porcentagem, unidades, custos indiretos)– Tempo que a atividade consome– Utilização de recursos: Pessoal, equipamento– Disponibilidade: Tempo parado (não programado, programado)– Inventário: em processo, em transporte, matéria prima– Custo da atividade
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Símbolo do mapa de processo
Não
Sim
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O P r o c e s s o
O Subprocesso
O Microprocesso
Modelo genérico completo
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Dicas úteis para o mapeamento do processo
Mapeie sempre o processo com uma equipe. – Raramente uma pessoa possui todo o conhecimento do processo.
Interrogue o processo observando em várias condições diferentes. Você deve observar o processo à medida que ele ocorre para ver o detalhe de que precisa.– “Ponto de vista é a vista de um ponto, muda-se o ponto, muda-se a
vista” Não deixe o espaço ser um problema. Pense em usar post-its para as
etapas do processo e cole-as na parede para ter todas suas idéias iniciais à sua volta.
Se seu mapa não possuir espaço suficiente para listar todas as informações, utilize folhas de referências numeradas como anexos.
Mantenha seus mapas do processo com datas a atualize-as conforme necessário.
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Secador de ar AD-SP Montagem do corpo ENTRADAS RESULTADOS
(Y grandes)Mão-de-obra de montagemProcedimentosMateriaisEquipamento, DispositivosAmbienteLimpeza ReprocessamentoRequisitos de Qualidade
Peça montadaDesempenho conf especif.Visualmente aceitávelLivre de vazamentosLimpaEmbalada para usoPadrão consistenteProduto e processo atendem requisitos de
qualidadeIdentificar as principais entradas e resultados do cliente
para o processo
Aproveitar o trabalho executado no SIPOC
Desenvolva um mapa de processo de nível superior
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Identificar as etapas do processo dentro dos limites
Etiquetar corpo
2Inserir pino
3Montar pistões
4Montar tampa
5
Estação 1 Montagem do corpo
Secador de ar AD-SP
Encaixar partes
1
Teste6 7
Lojas
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Listar as variáveis de resultado (y pequenos) para cada etapa (Processo e produto)
2Inserir pino
3Montar pistões
4Montar tampa
5
Secador de ar AD-SP Montagem do corpo
1 7
Corpo Encaixado
Etiqueta de orientação
Retentor engraxadoPos. parafuso ajustada
Paralelo c/ superfície
Etiquetar corpo
Posição do retentorOrientação da tampaAnel de trava inserido
Lojas
Reprocessamento
O pino está encaixado corretamente?O retentor funciona corretamente?A tampa está corretamente alinhada?
Como os y pequenos estão relacionados com os Y grandes? E se não houver relação?
Teste
6Encaixar partes
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Listar as entradas (x’s) para cada Etapa do Processo
2Inserir pino
3Montar pistões
4Montar tampa
5
Secador de ar AD-SP Montagem do corpo
1 7Etiquetar
corpoLojas
Reprocessamento
Lista de materiaisProcedimento ISO
LimpezaMaterial
Força de prensaMaterial
Técnica de montagemQuantidade de graxaMaterial
Técnica de montagemPosição de ajusteAnel de travaInserçãoMaterial
Testar capacidadeCalibragem
Teste
6
Como os x estão relacionados com os Y grandes e os y pequenos?
Identifique as etapas que não agregam valor ao processo.
Retentor engraxadoPos. parafuso ajustada
Paralelo c/ superfície
Posição do retentorOrientação da tampaAnel de trava inserido
O pino está encaixado corretamente?O retentor funciona corretamente?A tampa está corretamente alinhada?
Encaixar partes
Corpo Encaixado
Etiqueta de orientação
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Valoragregado
Sem valoragregado
7
Identificar as etapas como de valor agregado e sem valor agregado
Secador de ar AD-SP Montagem do corpo
2Inserir pino
3Montar pistões
4Montar tampa
51
Etiquetar corpo
Reprocessamento
Teste
6
O pino está encaixado corretamente?O retentor funciona corretamente?A tampa está corretamente alinhada?
Encaixar partes
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Definir os subprocessos
(mais detalhado que o completo)
Processos centrais Etapas
ResponsávelAuxiliar Supervisor Gerenciamento
de materiaisProgramador
Registrar pedido
Priorizar pedido
Revisar para as especificações
Explosão dos materiais
Programar fabricação
Inspeção
Distribuição
N
N
Y
Y
Mapa de Implementação Funcional
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Processo de implementação funcional
Como no mapa de processo completo, um processo de implementação funcional exibe as etapas descritas de um processo na ordem seqüencial.
O processo de implementação funcional ilustra também onde cada etapa é executada e quem está envolvido.– Características
• Os símbolos, tais como os mostrados abaixo, são utilizados para ilustrar o fluxo do processo, os pontos de decisão e as atividades executadas.
• Os mapas de processo de implementação funcional geralmente levam um tempo considerável para serem preparados,
– são extremamente úteis para compreender um processo antes de tentar melhorias.
– exigem o envolvimento de pessoas familiarizadas com cada área do processo.
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Exemplo: Mapa de processo de implementação funcional
Subprocessos
Entrar pedido
Aprovar crédito
Compras
Fabricação
Requisição
Encaminhamento
Embarque
Faturamento
Departamento
Escr
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A13 A14 A15 A16 A17 A18
D3 A19 A20 A21 A22
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Como criar
1. Estabelecer os limites de início e de término do processo (pontos de início e término)
2. Listar cada uma das etapas do processo em ordem seqüencial
3. Utilizar o eixo horizontal para mostrar a localização/responsabilidade para cada etapa cumprida. Descrever cada um dos individuais (por cargo/posição), localizações específicas, ou funções de trabalho
4. Traçar colunas até a base da página e etiquetar cada etapa no processo
5. Listar as etapas, atividades e as decisões que constituem o processo. Uma prospecção de idéias pode ser utilizada para gerar uma lista e levar todos a pensarem no mesmo nível
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Como criar
6. Identificar a ordem seqüencial na qual as etapas são realmente efetuadas. Evitar a tentação de melhorar o processo neste ponto
7. Utilizar setas para indicar a direção do fluxo quando ilustrar:– Quem faz o quê em determinado ponto do processo– Onde cada etapa é executada– A distância que o trabalho deve percorrer entre etapas– Pontos onde o trabalho sai e volta para o processo– A seqüência dos eventos
8. Construir um mapa de processo de implementação funcional
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Dicas úteis Mantenha a simplicidade.
– Utilize tão poucas palavras quanto possível para etiquetar as colunas e descrever as etapas do trabalho
Inclua os indivíduos envolvidos em um processo na equipe de mapeamento de processo. – Eles são os empregados que estão mais familiarizados com
o processo e que terão que conviver com quaisquer mudanças futuras do processo.
Uma visão comum do processo raramente existe no início. – Os membros individuais de equipes que possuem um
conhecimento detalhado sobre uma única parte do processo nem sempre consideram como cada parte se relaciona com o todo (visao sistêmica)
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Análise de valor agregado
Que perguntas podem ser feitas por uma equipe que efetuará uma análise de valor de um processo:– Esta etapa é exigida por um cliente?– Esta etapa poderia ser eliminada?
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Análise de valor agregado
– Inspeção e verificação– Verificação dos cálculos– Revisão e aprovação– Movimentação e preparo– Monitoramento do trabalho– Qualquer tipo de reprocessamento / retrabalho– Atividades duplicadas
Exemplos de atividades sem valor agregado:
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Análise qualitativa Introdução aos critérios de melhoria
– Antes da medição e análise detalhada de um processo, uma equipe pode freqüentemente identificar oportunidades rápidas e simples para uma melhoria significativa.
– Às vezes estes “ganhos rápidos” são suficientes para atingir as metas de melhoria da equipe.
Valor agregado para o cliente– Uma atividade pode ser descrita como agregadora de valor
para um cliente somente se:• O cliente reconhecer o valor• Ela mudar o produto para algo que o cliente espera• Ela for feita da forma correta na primeira vez
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Análise qualitativa
Valor agregado operacional– Uma atividade agrega valor operacional se não for
uma atividade de valor agregado ao cliente e se for:• Necessária para sustentar a capacidade do local
de trabalho usado para executar atividades de valor agregado para o cliente
• Necessária por contrato ou por outras leis ou regulamentos
• Necessária por motivos de saúde, segurança, desenvolvimento ambiental ou pessoal
• For feita corretamente na primeira vez
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Oportunidades de melhorias com ganhos rápidos
– Alguns processos foram negligenciados por tanto tempo que um simples exercício de mapeamento pode iluminar algumas oportunidades de melhoria fáceis e óbvias
– Efetuar uma avaliação de bom senso do valor de cada etapa pode ajudar a identificar estas oportunidades, chamadas de “ganhos rápidos” ou de “fruta pendurada baixo”.
– As equipes deveriam sempre estar preparadas para identificar e buscar as oportunidades de ganhos rápidos — o retorno sobre o investimento pode ser muito elevado.
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Oportunidades de melhorias com ganhos rápidos
Critérios para definir uma Oportunidade de melhoria como um ganho rápido
Fácil de implementar: Fazer a mudança ou melhoria não exige muita coordenação e planejamento.
Rápida de implementar: Fazer a mudança ou melhoria não exige muito tempo.
Barata para implementar: A mudança ou melhoria não exige um grande investimento em capital, recursos humanos equipamento ou tecnologia.
Dentro do controle da equipe: A equipe e sua gerência são capazes de ganhar o suporte das pessoas necessárias para fazer a mudança. O escopo da mudança está dentro da capacidade da equipe em influenciar.
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Critérios de melhoria do processoA etapa seguintes após um mapeamento extensivo do processo é identificar as melhorias do processo ou reprojeto do processo. Estes esforços exigem que os processos mapeados sejam avaliados em relação a critérios considerados importantes tanto para os clientes como para o negócio.
Critérios comuns usados para identificar as oportunidades de melhoria
TempoO tempo de ciclo e os custos do processo são intimamente relacionados. Considere efeitos indesejáveis das inspeções, gargalos, reprocessamentos, filas e aprovações.
CustoUma redução significativa dos custos pode ser atingida através da detecção e eliminação das ineficiências do processo.
Lacuna de expectativas Compreender as necessidades do cliente e focalizar os esforços de melhoria nas lacunas mais significativas entre o desempenho do processo atual e as expectativas do cliente.
Valor agregadoSelecionar os processos para atividades sem valor agregado. Etapas que criam refugos e reprocessamento adicionam trabalho, não valor
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O quadro geral
Mapa do processo
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Process Step Process Inputs Hea
vies
in
Prod
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Ligh
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Pr
oduc
t
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Pr
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Poor
Rea
ctor
Pe
rform
ance
Total
139 Day Tanks Analysis 10 10 9 9 3359 Reactor Cat./HF Ratio 5 8 7 1577 Reactor Rxr Temperature 6 5 4 7 149
73 Lights Removal Condenser Leak 4 8 2 4 1 14874 Lights Removal Reboiler Leak 4 8 2 4 1 148
131 Purification Low Stages 8 8 144144 Final Storage Containers 3 2 6 6 140100 Neutralization pH Value 6 6 3 13816 Catalyst Stripper Pluggage 3 6 5 3 137
111 Drying Decomposition 2 6 3 2 2 13439 Drier Water Carryover 4 6 5 1 13234 Drier Molecular Sieve 3 3 2 7 2 125
Matriz de causa e efeito
P r o c e s s S t e p /P a r t N u m b e r
P o t e n t ia l F a i lu r e M o d e P o t e n t ia l F a i lu r e E f f e c t sSEV
P o t e n t ia l C a u s e sOCC
C u r r e n t C o n t r o lsDET
R P NA c t io n s
R e c o m m e n d e dR e s p .
REVESTIMENTO E VISUALIZAÇÃO
MÁSCARA FOTOGRÁFICA SUJA
MICROFISSURAS, LAMINAÇÃO, RISCOS 8
BAIXA FREQÜÊNCIA DE LIMPEZA8
SOP, INSPEÇÃO VISUAL7 448
AUMENTAR A FREQÜÊNCIA PARA UMA VEZ A CADA 20 PAINÉIS
MG
MELHORAR O MÉTODO DE LIMPEZA
PF
COMPRAR UM SISTEMA DE LIMPEZA OFF-LINE
MG
TESTAR A SUBSTITUIÇÃO DA MÁSCARA ON-LINE
PF
FMEA
Sinal ResultadoEspecificação do processo (Alvo,
LSL, USL)
Cpk Média - Sigma
Técnica de medição
%R&R P/T
Tamanho da amostra
Freqüência de
amostragem
Método de controle
Plano de reação
Dosagem 22.5, 22, 23 1,22 UIL-1700 25% 1/h Auto-temporizador
Verificação cruzada
Altura do revestimento
24,23,25 1,54 Micrômetro 31/0,47 35 pts por painel
1/h Velocidade de revestimento e bomba
Ajustar anterior
Largura do revestimento
14,12,16 1,78 Dispositivo de medição a Laser
1/h NENHUM IMPLANTADO
Comprimento do revestimento
36,34,38 1,43 Dispositivo de medição a Laser
1/h NENHUM IMPLANTADO
Vácuo 35" Hg Medidor de vácuo 1/h Monitor Comparar medidor, procurar bloqueio
Avaliações iniciais das capacidades e dos planos de controle
resultadoS
EN
TR
AD
AS Funcional
Montagem
Reprocessamento
Etiquetar corpo
2Inserir pino
Spirol
3Montar Pistões
4Montar Tampa
5
Papelada
17
FuncionalMontagem
Reprocessamento
Bilheteda rota
Colagem da etiquetade orientação
Retentor engraxadoPos. parafuso ajustada
Paralelo c/ superfície
Posição do retentorOrientação da tampaAnel de trava inserido
Teste6
O pino está encaixado corretamente?O retentor funciona corretamente?A tampa está corretamente alinhada?
S Lista de materiaisS Procedimentos ISO
S LimpezaC Material
X Força de prensa
C Material
S Técnica de montagemC Quantidade de graxaC Material
S Técnica de montagemN Posição de ajusteC Anel de trava C InserçãoC Material
X Testar capacidadeS Calibragem
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Apêndice
Documentar e analisar processos
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Fluxograma
Use para situações onde:– O processo é menos complexo
• Existem menos etapas (menos de 30)• Menos decisões (e testes de natureza “bom/ruim”)• Menos ciclos de reprocessamento• Dentro de 1 ou 2 departamentos de áreas funcionais• Proprietário do processo bem definido/aceito• O fluxo de todas as informações necessárias pode ser
assumido ou os fluxos de dados/informações são facilmente adicionados ao fluxograma
Processo estável ao longo do tempo, produz:– “Produto” com poucas opções– “Produto” com pouca variabilidade inerente, pouco ou
nenhum teste/inspeção ou reprocessamento
Uso para melhorias incrementais/pequenos reparos
Uso para melhorias incrementais/pequenos reparos
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Fluxograma típico
Determinar:Método de embarque
Darn° confirm.
Desligarconexão
Digitar dados
Início Atender telefone
Sim
Fim
Não
Perguntar: “Maisalgum item?”
Qualquer dado/informação flui quando necessário para obter consistentemente os resultados esperados