outlook - como ferramenta de produtividade (saber & fazer)

5/11/2018 Outlook - Como Ferramenta de Produtividade (Saber & Fazer)

1/31

. ,COMO F E R R A M : E N T A D E PRODUT IV IDADE

'ADM'INI'STRA~AO DOT,I!MPOGERENCI.AM,ENTO DE INF'OR',MAc;OeSTRA,BAL:HO E'" EQ.UIPEAC'OMPAN'iHAMENTO DE,TAREFAS


2/31

2006 Fernande Andrade,

""---,..._ -R I, U NT AS . E RESPO ' STAS

CONTATQ,$, :~ , ,OTIM() PAAA ' G ERENC IAR INFORMA

{5 0


3/31

Dedi co es te l iu ro a m in ba e ~p os aCecilia,pelo a mor; apoio e dedclJf l io incondicionaisqu e t or na r am posslvel este trabalbo.

f ,.nor: " a. 1 lea:e comportarnento

O r ga n iz ac a o, P la n e jam e nto . A dm in is tr a ca o . P ro d uti vi da d e , A s so c ia ro s p ro gra ma s d e c om puta do r a e ssa s p a la vra s Ie Q desejo de muito s, m a sp ,oucos ' conseguem, Po r qu'e?

A r e spos ta , e s t : a no co~mportamento,. De qu,e adianta urn pl'ogramad 1. '.."" b . 1 .com agen a se 0 usuano nao sa; 'ep aneJaf sen tempo? Para que serve.u rn a fa eilid ad e q ue p erm ite d ele ga t ta re fa s se o usu drio n ao co ns egu etrabalhar em equipe? P ar a q ue c ad as rr ar contatos e digitar~nota~6es senao houver uma metodologia eficient'e p:ara pesquisas futuras]

Este livre surgiu a partir do sucesso do seminario 1 0 Ou tl oo k c omaf lr ramen .t a d eprt)dutividade~ q ue a bo rd a e xa ra m en te e ss es problemas , V o -c e conhecera aqui alguns dos principais t op i cos discutidosnc eventn,

0, Out look , e luna d a s- fe r ram e nta s m a is cornpletas existentes em .seucornputador, E uma das mais despe rd i cadas , Pa r a ap r ove it a -l o e preeiso,s im um bo rn conhecimento do p . f \og , r ama , mas 0mais importante e a'.a titu de vU s ar b e m 0 O utlo ok te m rn uito p ouc o a V ie rc om . te cn olo gia :itnportant,e mesmo e 0comportamento do ususario ..E isso 86 depended e v oc e, concorda?

A produtivldade e conseqiiencia direra de urn trabalhobem pla?e-[ ad o , b er n o rg an iza clo , b e m p ria ri za do . E n::6.m , u rn r raba lho b e r n fei to,E feito CQm prazerl V am o s r ef le ri r u rn , pouco. :

d . b ' , t l ' L . . . ; - . . . . 1 0 ' '. ' . ' . . ' . ' .Gastamos tem po em ats no t ra ~' rJO 'p ar a n ua ~ o 'c ar o p ra ze r'como p'rioridade numero um : Trabalharp,or ' , d i ' n : , h e i : r o icomotstarnuma pr is l io , C t , e s pe r a d e l ib er da de con d ie io na l, q u e te lvcz nunca c b e g u ,ful,dy Grove, ex-'presidente da Intel

ILl" b' . J".. J~ . J_. ~ . l . . tra as c is q ue a eg a a ro aa u ta a e c a r r e g a o aestmo prala"Chico Buarque1\ r a " : o :. m . e n o s q. 1 .s . a be r , . d uv id ar m e a iJ 'r az' ' It , . , . . ~ :II".- .J ._ " _. ". . '_ ' ! J _ " ; ~' -' - ' _ " _. " .' " T-" . \I ante, em~Ensaid'S'~!e Montaig,neNao t enhamos p1"rs sa. ,Mas na o p e r . c a m o s tempo!J o s e - Sa ramago

Fernando Andradef andr ad ,e@faconsul to r ia . corn M enos e mais.I ll '. n l d in L l o yd Wr i ght

. 'H e m n ii o leva a s e r i o a preparafao de a l g O l , e s t d 'sepreparando p.ara(J,Ct~tJ,l.WJo.,Jr1~ n L m . " n :ranklin1 das sao f r as es muito s ab i as , que f az em : pe n sa r . As tres ult imas,

,J I . r. iular, tern r e l acao mais d ire ta com a produt iv idade obt idacom


4/31

A d ,.,., . ~ d~ . " .- - I - . I .' . ~ . . . , . _ . . - I . . _ '_ "', ' ._ . _ - I I '. . . . ' ' - . , . .. .a , rmrustracao .....tempofacilitada pelo Outlook

o OUTLOO'K , coMO 'FiERRAME'NJTA. DE P:RODIUT~V IDAOE 9'

o Outlook: administracao do rempo, gerencirunento de i nfo r rnacoes eplanejamento , S ao t emas como e ss es q ue discutiremos nas proximas

, Ipaglnas ..E ste li vr o a pr es en ta i d e i a s . j - , a t .e s ta , d a s _ . eamplamen . te . aprova~dasI 1 0_ voce finalmcnte conseguir gerenciar todas as suas mform~oes.

, ; t. ;, 3;0 ,Q 'utlook!

Oplan,ejamentofacilitado p e lo Ou tlo o kQuemelhor l u g ,a r p a r ap lane j a r seu tempo do que em urna agendaio Calenddrio do Out look e uma das fer r ame,f l r as mais eficazfs para

que seu dia de 24horas seja mais do qUle suiiciente para fazer tudo 0.", .que voce prec ls ; a . .

No entanto, apenaS t s ab e r usar 0Out look para marcar comprornis-sOS . ,a,~oeso u tarelas nao e suhciente ..R precise rermetodos e cr iter iosb em c la ro s, To d o s o s : d i a s da se ma na sa o iguais?' Como en ca r a r 0 f inalde s emana i Onde ,_,e c om .o - fa ze r u rn p la n, eja ln en to diario, s emanal ,m en sa ] e a te a nua lr. E mbo ra 0 ,Calenddrio' seja seinpre lemhrado quando se pensa em .

adrninistracao do tempo, 0 Outlook tambem tern outros recursos. i gu a ll lt e n te r i te i s p ', a ra ,e sse r r a b a l ho , Anotadies, Tarefos" Contato$ e, claro,e -m a ils s ao fundamcnrais paI~aa 6tima dist.tibuis:ao do s eu tem po .,

I:, no planejamento que 0Outlook mostra algum~s de snasme~oresIIIlClona l idades . Usados em c o n ju nw . 0Calenddrio, as AnotafOes , aslilrc[as, o s Contatos e ate mesmo os e-mails, propo rc i onaro uma fer r a -~\ nta perfeita de plallejamen~o.. .'. . . '. .' " 'In fe liz me nte , q ua se n in gu em us a 0 Outlook p ar a p la ne Ja r. E os1 .. .ucos que 0usam ainda nao aproveirarn 0 que h:i de melho r .

o gerenciamento d e informacoesfacilitado pd o Outlook

C om o a co mpa nha r sua s ta re fa s? Como acompanhar a s tare~asde_1 ,quipe? 0ecurso T a r e / a s do Out look talvez s~j_au ma d a s ~dhores,~ I rnativas para 0rrabalho em equipe. AMm d e : faClhtar 0 gere~C1amentoIt. tarefas, ele permite ate mesmo a comunica\,ao com a equlpe a cadaI1 1 a vencida de uma tarefa. Mais, possib!ita.t~mb~~.a deleg~aoIllltt eficiente d e ta re fa s - uma das so lu< ;oes mats alardeadas para a~llllhjstra~ao eiiciente , d , e seu tempo,

A verdade i r a produtividade e r esu l tado d ir eto d o g e re ll cl ai n, en roeficienrede i nfo rma


5/31

Vicios que precisams e r c o rr i, gi d o s

Algu~s vfcios a r r apa lh am, e muito, n o s sa p r o d ur iv id a d e . Predsamoscomba t e - l o s com to da s a s n ossa s f O f 9 HS :'./ Fajra de p l an e j amenm,yi" Informa~6es in suf ic ien tes e ineficientes./ Ausendade disdpHna no cumprimemo c i a agenda./ F a lta d e def in i \ rao dam de objetivos 11 a execu~Q d a s t a re fas- . , /A cumu lo de ta re fa s ." /N a . o comprometimento com as resultados~ M:enosprero ou enfase inadequada a certas advidade


6/31

Capi tu lo 2

Calendario: perfeito parad I I I ! I Iia rrunistrar 0 temp-

.. . Administrar be rn 0 t empo n ad a rn ais e do que fazer 0 que foipro gra msd o n a.ho ra pro gra m ad a. S im ple s, n ao e ? 0roblema e q uep a r e c e q .-ue 0 il ia '- ~ -.-.t ,_- " . 6 " ". -.~.' ,-':., .. .. nao tem .oras su Clentespara acomodar todas asa c o e s p l an e ja d a s .. Ja q ue nao podemos c ri ar r n ai s h or a s no dia (ah, que born s er ia s eISSQ fossepo~sfvelO: 0 seg r edo e administrar bern as horas que existem,oOutlook e p~1foztQpara isso, Desde que bern Uti l izado .

Compromisso tern hora, AQ3.o,nao.Pa~ausar eficientemente os recurs os do calendat io do Out l ook , e

mUltoUn?Orrante diferenciar comprom is - f o d e af f io. A diferem;a e simpl~s:camprpm'ts$o tem hora marcada, ttciio nao. ,l> .

- AJ ~E N~ Ao = = = = = = = = = = = = = = = = = : : : : - -a O u t ro o k t am b e m t r a q a ~ h a G am t i 3 r e f a s t r n u i t a sv e z e s c o n f u n d r d a s rn a~~5es . d i f , e r l e n ~ a - e , d a r a :n a t a r - e : f a , v o c e d eU n e a d a t a d e jnr~iolt e r m ! noI p a r c ~ n t a g e m d e a n d a m e n t o (por e x e r n p l o ,u m p ro Je to ); a a '~ d o p r e cs a s e r f e a a n o d ia ' ( p o re x e m p l o p a g ' . a r 0 c o n d q m ' n i o ). S i m p H f i c a n d a "t d ' , o e s s a o . t a r e f a s s i m p l e s .

10 OUTLOOK CO-rVIO FERRAMENTA DE PRODUTIVlnAOE 13

Urn merodo eticienre para vocerelacionar as acoes do dia

Imagine ur n dia tipico, em que voce tenharnuitas a"oes p to g ra tn ad a s "" S e u calendario'.utlook Iicaria rnuito estranho, cheio dea~,6es.A le irura se ria b as ta nte d ific i l- ve ja a f ig ur a a olado.V o c e po de re la cio na r to da s a s a~oesd o d ia d ec . 0 .6 r""urna forma murto mars et ciente: c ne urn a acaogen.e:rica Hoie . e digite t odas a s a c ;; oe s do dia,

I Cl ique dua s vezes ria p a rte o n za d o d la o nd evoce quer criar a acao gen e dca ,Hoie'.IN o quad ra qu e apa rece , diqite H o l e na l inhaAssumo.

' W Ja J ' J A90ra vern 0me l h er : n a p a rte d e c om e nta ri osdo quadro, diqite tudo 0 que voce precisafa ze r n o dia.Agora~ se'm-pre-qu-e voce ' quiser v ie r todas. I ia .I ia sta c li. , d . -S a s :6 e s; d o d i a , basta c i .; ca r .nuas vezes na as:ao

: .. ! ne r i ca Hoje~E s sa v is ua li za c ao n a o , e - .rea lmente. f i " ' ~mats e .. icienter~::;..0:~IQ.a : r pan!l" .n.a" ' :U g l f ' P , " . ".- : :- jl

I I "' IOrear ~ n i l c l ( ' ; C lI f ~,,:. Pf:a~rJsta'M e'I ,F' . : < > Shopping" II__ ,

I f~bj6I l~lcoooit;tr a r t t j OUgar!p:Jhai Ug3f ,p.lt. 'Ru~lli~I'~,em. p ropn~t. iM C


7/31

a )A 9 ao n ao cumpridano planejamento anterior (Conftrirconted,dodo s it e) ,. N ao se pr eo cupe se 'voce a in d a n fio e stiv er entendendo 0 q uesignifica esse p l a : n ~ , e j a m e n t ( ) ' anterior, Continue lendo este rexto, quetu do fi ca ra c la ro !

b) Ev en ro s p r o g ramad o s p,ata0dia atual (E-maiIBKB1 FdiJ io ) Lauarcarro etc..

c) Comprornisso com hora marcada para 0 diaatual (11 hamsBankBoston)

14 FERNANDO ANDRADE

,0 pr imeiro passee ' trazer a areade t raba lho parasu a tela A bra a

~ c .!acao g'en 'encaHo i e .

Faci l i re 0planejamentodo seu dia corn 0OutlookP la ne ja r s eu dia e mui to i mp o rta n re , V oc e p o de faztrr isso l o go no

ln ido ci a m anha (se Drdo tipo d iu r n o ) au n o fin al do d ia an ter io r (s efo r do tipo noturno) , Cousul te seu re logio b i ol 6g i co : q u a l S U memen tomai s p , ro du t ivo - ?

Pa r a , fazer 0 p lan , e jamento d iar io co m 0 Outlook, a id eia e usaruma a~ao Hoje e uma tarefa HQ}e. A a


8/31

1~ FERNANiDQ AN iDRA ID i E

Olh . d' . d ' c . . , "" . 1 , . ana a ugura .)apaglna anterror, vemos 'qlle Ja . existe urn corn-promisso definido (com hora marcada, 11 h o r a s ) . . ,

'I 1 ' 1 : 0 0 17:\, fi a' I1 K B 'I l' s, t, C ln ~: 11 aD, Ctll'lffjrif iC 'mI~tMl~1],dnsils. . .-

A s si m, v oc e planeja seu dia aos poucos~Oproximopasso] Ternes v a -.' .' ,... '.. hor ,. d fl' i d 1: . l' I J . d " 'b " J h 'nas 'a~oes sern :orarro ,cenm .O. vamos .eva-as para a area 'r_ e tra "C'all. to.

A ss im qu e voce l eva as - a ~ Q l e spara a area de ' trahalho naote rn r na is sentidoma,nte-,Ias nod la co r respondent -e . N:ao h a rneisnecessi dade desse lernbrete.Delete a a~a,o d'iaria Hole ' .

r : ~ C B l f O 0Le i art.oliJarr 'Ana.l~r pata RlliO~atmrol'ilJi,PlfOpgSUI M e

S ua ~a re a , de t r aba lho agora tern var i as a '9c i ess em . .ho ra definida, Cabeaquiuma reflexao:' quando voce marcou essas a~6es em seu Outlook,nao havia senti-do definitum horario para elas, Hi. alguns dias, vocenao saberia dizer qual 0 rnelhor horatio para. l igar para Rui. Hoje, voceprecisa definiresse. horatio.

,D i lg i te hore rios conforme v oc e irn aq ln a s eu d ia d e h oje e d is trib u a a s-- . h ors .c oe s n es se s cranes .

A I g , U f l S ccmentdrios sobre o planejamento I ~ ' ' '; ' '1 ~ ' ' ~ ~ D O ~ ' .~ ~ ~ ~ . . . . . . . "'I uesrradona figura ao lado: ' . l 3ankS.QsGI1;:

l :r ; O Q I: ' C o ;n fe r ir tDn,'Blide dtl ~tIHa uma boa folga entre- os varies horarios ..

A '.Imprevistos sempre acontecem, voce . 'p rec Is ater esp'a90 para trata - 1 0 8 - . Nao tente m arc ar a


9/31

18 EERNAN,DO ANDRADE

Diferencie importance d e urgentecom a ajuda do OutlookO s m eto do s tradicionais de . a dmi n i s tr a c a o do tempo e a n a lise d e

produtividade sempre suge r em~ ' diferencie llr~entede impoTtarJ'te .. EmLIma def in i cao livre:Urgeru: voce precisa agir rap idam ente, Por exemplo,re spo nd er a liga~ao te le fo n ic a d ie ' u rn cliente.

Importante: a ayao tern. de ser execurada, P o r e xem pl o,fazer:a ana l i se de seu fluxo de caixa,

o p rob l ema e que ne m tudo que ' e importanie e urgente" Por exemplo :ate: que ponto 0cliente que deixou urn recado e imp,orta.nte 0 suhcicnrepara voce li ga r de volta rap idamente? Per outro .1 ado, embora a,~6'f:Simportantes nao tenharn um tempo certo para serem fei tas, v oc e' , n, aopodeprorrogar in,definidamente a ana l i se do . , ..-:- _.,-=f lu x; o d e c a ix a, Em a lgum memento e la passaa ser urge't'lte.

Qua l a c o nc lu sa o ? A l .g um as a < ; o e s $03:0- a omesmo r e m p o - importarrtes e urg ' .' . 1 e o t e s , .Sao .1I . ". '.~ ' . 8110 Bos'lo na s q ue v oc e n :a o p od e d ei xa r de cumpr i r , V o o ese lernbra das ac;:6esplanejadas p'~ra scu dia? I.,. ~ Ci~l,rDA l g 'um as d e la s s ao r ea lm e n te m u it o importantese bastante urgentes ..

Destaque ...sl Pinte-as de negrito e vet...melho . E Ulna r e co rn e nda ca o s imp le s , a p 'a r e n-ternentc ate i l1gen,ua , mas de uma ehcienciarnuitogrande, 0 que voce nao pode deixardefazer no dia salta aos olhos imediatamcntel

,II

I\',.

, I: . , 1 5 , .l o n, I U S ; l U pi A n a l, ,L~SI' ar s RUI, _Ot~~ m , j ! C f OI I,I :. , - I "

, is. Q.':": ~()~iflp{.ark 1 g f l ; 1 i c teslll

o 6 1 1 1 G P t J 1 n g,

o O'UTlOOK COMO FERRAMIEN" [A DE IP 'ROIDUi~VlDADE 19

A visualizacao produtivado seu Calenddrio

E ~ l l l1tHs Iirt:s ;( lu~llQ

a) E : " ' ~ m , a i l s :a , esquerdaMais adiante, voc@ve r a . s uge s t o e s plara urn trabalho p.rodurivo come-mails. Por ora, preste :atenlc;ao ern: Apenas oito .pas tasparticu lares de assuntos

-Maximo de tres nfveis para estas "pastasMu ita s p as ta s dee-mails mais a tra pa lha m d o que ajudam. Veja n a

ilustracao que eu con s e gu i reunir todos - absolutamente rodas, -. osmeus e-mailsemapenasoitopastas.Mais ainda, h a pouca subd1visaode pastas - no maximo ttes.b) Calenddrio ao centroPara pcrsona l iza r seu Calenddrio, escolha Ferramqlfa$, Oproe s. Na

guia Preforincias, clique em O p c o e s dt callfnddti(),


10/31

U rn compromissourn .POUC:O ditercn tc

o OUl i lOOK C O M O ' f - r~R'RAMENTA I D l E .PRO'DUTIVI 'DADE 21 120 FERNANDO ANDR:AD[' . S er na na de segunda--:foiraa domin_go'Primeiro dia d a s emana : leptndafelra Horario comercial das 8 horas a s 19 bores lnd iqu e qu e a recorrencia d o c omp rom is s o e d e b as e semana l .c) Meses e tarefos a . direita U rn a t res r n e se s v is u a li za d o s~ c. I. _, ,. Iareras apena s com as co unas pr rnc ipa i s

. Mestre que Q compromisso acontere a (ada duessemenes .Def ina s:egunda~fei f :a e quinta~.feira c om o os d ias d a s smana d s se . .. .jados.

M arca r co rn pro misso s n o Outlook e muiro s im p le s . . N o entanro,a lg u n s c omp rom i s so s tern p ar ti cu la rid a de s q ue precisam se c ana l i sadasc om c alm a . V eja e ste exemplo : gindstjea postural, na bora do a lmar" , duasuexesp,or semana, ; d u r a ; n - t e dais m e s e s , em s emana s altemada,o segredo aqui e rnarcar urn cornpromisso periodico. Felizl l lente,0. Outlook c o nsegu e dar conta d e to da s as ~xc;e~6es.

Pronto, urn trah 0 ,que parec ia muito complicado, corn muitosd e ta lh es , fo i r es olv id o fa ci lm e nte ..

. N .o C a l e . n , d a 1 r i o , cl ique du e s vezes no d ia e hora t io da prirneiraginasticd.

d C , J , . _ Deixan '00 Catendartomais produtivo

Alguns rccursos d o O utlo ok po de rn d eixa -lo ainda m a is e li cie n re .Veja:

Ou tl oo k s emp re aberto no Calendario .No infcio do dia, antes de Ier e-mai l s , conversar com.a f ,q tUp : e a u

atender telelonernas, eo r ne c e analisando .0 que ja esta m a rc ad o .. P a raisso, e rnelhor 0Outloek exib i r logo de infcio 0. Calenddrio.

, . _ .No quaere do Compromisso que ' se a b rs , c liq u e no batao T ome roericdico ..Aoarecer a 0 quad ro Comptom isso recosrente.

Escolha Fer rementes, O j p f; _ 6 I e s ~ selecione a , g , u i a Outres e ( r ique nobatao opr ;oes avan,adas.No quadro Op , (l jes even -r;a,das, escolha I n ic ia r n ,i Jp a ' , s t a , F Calen,dt i r io.Os firiados ficam por conta d o O utlook . ..0 ' Outlook temum calendario interne d e fe ria do sd e va rie s p afs es .Deixe-o marcarno Calenddr io as feriados do s pafses importantes para.


11/31

22 FI! :RNANDO ,ANDRADE.

.Esco lha Fer rementss , Opr;:oes, s e le c io n e a gU ' l i a Preierencies , e c l iqueno botao ,O 'p~,oesde ca1endar io .Em O p r ; o ' . e s d e ' calendario, clique no botao Ad ic ionar f e ri ados .

.1 I Em Adi 'c ionar ictiedos ao cslenderio, assmale 0 pa r s ( o u parses) de . . .sejado.

Compromissos organizadospor coresV o c e tambem pode atribuir cores a seus compromissos, conformesu a categoria, Assim fica Eic i l olhar 0Calenddrio e imediatamente avaI i a ros tipos de compromissos marcados.

. N o q us dro d o n ov o c om p rom is so , s ele don e a c or dese j ad a e rn R t 5 -tulo.

A a genda de grupoQue ta l olhar a a g en d a d e v ar ia sp e ss oa s ao mesmo tempo?' Assim,fica mais facil descobrir, por exernplo, onde estao as pessoas em deter-minado memento.

Para trabalhar c om a ge nd as de qrupo, clique no batao AgendfJ5 na[anela do Caiendar io"C liq ue n o b ota o Nova p ara c ria r u rn s nova ag end a eJ le m ' sequida ,diqite um n om e para a n ova a qen da .

_ I Pron to . Ago ra e s6 dka r no botso Ad icionar ou tro s para indicar quaisa s p es so a s cujas a q e nd a s voce q u er o lh a r .


12/31

Capitulo 3

Uma reuniaoprodutiva

. A s vezes, . e ~~ho cliHcH a lcancar ur n h 9 ID I n d ic e de produtividadede,vldo a urn mimtgo b em fo rte : a re un ia o, E por isso que algumas frasessobre 0 assunto rornaram-se c.elebres:A me lho r re un ia o e ;aqulela qu .e nfio exisr e l"lace haD quet resolver um assnn.to? Convoqu . e uma tcu.n ia o! 'Contudo, Uln,Clreuniao produtiva ,e perfeitamente possfve]. Basta

Ulna prepa rac ao adequada E 0 Outlook e be rn util para isso!

An r e s , durantee depoisS6 co~voque. uma reuniao sc e ta fO'rto talm en te indispensavel. Pa -r~ descobrir se el a e realmente necessar i a , aIgum,as pergun.tas podemajudar:1. E se na o ho uve r re un ia o?2~A ocas iao e propfc ia r3. Haalgumaalternativa a r euniao?4 . Qual 0 custo da r euniao?D ec id id a a r eu ni ao , a l gunsp ,eq , u eno s cu id ado s -=. simples, mas et ic ien -d ~ .tes - po. ern garantlr seu sucessoe p r od u ri vi da d e , V e ja a seguir;

0, OUTLOO~ COMO FERRA .MENTA DE P~ODUTlvlDAD'E. 25

Antes E lab ore u ma p au ta , fixando tem po p ara cad a assun to C on ce ntre o s a ssun to s prindpais n o i nk io , onde a a tencaoe rnaior V a t d o qen e rko a0 e s pecficc De f n a r es u l ta d os e sp er ad o s O rq an iz e m ate ria l de apoio (sl ides, textos, ca lc u lo s , i de ias ) v e rifiqu e a inf raestrutura do lo!ca'liequiparnentos, arnbiente)

I Os c on v it es de ver n canter os temas da r eu n iao C onvoqu e ap enas as pessoas a s quais -0 assurr to interessa Peca confirrnacao ao conviteDurante

N ~a locastlque 05 pontuais premiando OS atrasados'Oefi,na os ob iet ivosI. , EstLmul :e,a par tic [pac;ao IMantenha 0 foco'. Controle O r tempo de cada Urn (sutilmente)'. ' T ema fora da pauta : anotado e discutido em e v e nt u al p r ox imareunlao Pe rq un te sernpre ,e esdareca to do s o s pontes R e:ia cion e a s conclusoes

Depois A co mp an he a resul tado das conduso e s

opasso a passo parauma reuniao produtivaVeja como 0Outlook pode ser util- eprodutivo ~ em rnuitas situa-

P . ' . ' . ~ duri 1 d'-! 1 -JU t ! S i ara tornar suas r eu ruoes prout lvas , t: re co menn ave tc r sempr , e- , I S rnaos os conceitos recem citados ..E onde seria 0 rnelhor lugar pararll: ; rrda~1.os?No Outlook, claro, Mai s especihcamente, "ernuma anota-

' ] I C J . Assim, no memento de marcar nova reuniao e 86 abrir cssa ano-.- .,I .~~."esegulf os passos.,Lidas as recomendacdes, ehora de cornecar a preparar a reuniao, A

I . di I .. . 0 d r ]rh' 1 ... '"I ~rrnerra uica e preparar urna pauta, , mee e orne torugar para voce1 1 , 1 orar tal paura? Claro, no Outlook,~.


13/31

A. Ahra uma a ' 1 a o no alto do dia da reuniao e defina:. . P au ta , coml tempo pa ra c ad a a ssun to( d, efi'n ir d ,e a n te rn ao um tem po p re v is tof ac in ta a conducao d a re un ia o e , prircl-pa~lmente , ava l ia se 0 t empo esta sendobern ut i l lzado)Resu l t ados espersdosM 1 a t , e f , ji , a l de apoio ( i ndua arquivos c o maore sen tacoss em P ow er ro hr t, te xto sem W 'ord e p lan ilh as em E xce l ~ se foro c as e)Loca l l (confi ra a in trsestrutura)B .. Chegou 0 memento Id e preparar

o convite p a ra a r eu n ia o , D e fi .n a U lT I .c om -promisso novo no 'Outlook com:

C on vits c orn te ma s d a re uniaoObserve qu,e esse'Stemas j, a foram

detinidos na acao Noua Reuista, que voceusou para plane ja r a reuniao, Transfor-me essa a c ; a o em urn cornpromisso (horamareada) ou duplique-a (copie /cole ) nohorario previsro paIa a reuniao, A van-ta ge m I de m a n te r tanto 0 c omp r o rn i ss oNoua Reuista q uanro a as:aoNO'va rauniiioe que; 11aa~ao~voce de6niu '0 ternpo es-perado para cada assunto ~ e este tetnponao prccisa aparecerno convite panl areuniao (veja a seguir).

I

o

.__Sfi

1-'

o OUTLOOK COMO F E R R A . M E N T A 'DE P 'RODIJT IV~ IDADE 27. - D leA 1 ===~~~~

N ao s e e sq u e ~ a d e i n d k a rc lo ca l d a r e u n ia o .

D IC A 2 = _ : : : : : : ; ; ; ; ; ; ; ; ; ~ = =N o r m a lm e n te u m a reunaon a t a d ev e t e r r n a ls q u e d u a sh am s - e la f ic a im p r o d u tiv a . .

c. Liste as pessoasque devem participar dareuniao .. Ie ique..na guiaAgendamento.

I nd ~ qu e a s p es so as q uede ve r n pa r ti dpa r .

. - D l e A 3 : = = = = = = = = = = : : ; : -A o lado de ( a da p a r-t lc 'ip a n te fo i d e fi r id a a im -p o r t a nd a d a p m t l d p a c a od e c a d a u r n : p a r t i c f p a n t en e c e s s a r r o au p a r t i c i p a n t eo p c i o n a / .

~~~~~~;~~II ,,

Veja Ique ate a s ala 1 foi convidada: ,0 local e parte importance dareuniao, cerro?

D. SOJfalta convidar as pessoas. Clique no batao Conuidar parti-c ipantes . .

P ron to . .Aqo r a e so aqua rda r a s con f 'r r necces .


14/31

2. 8 FER.NAN:DO ANDRADE

D i C A 4o O u t lo o k c o n tr ola a sr es po st a s , C l I qu e n ag u i a C o r r t r o / e e v e l a a sr es p c s t a s d os p a rt i6-p a n t e s c o n v l d a ' d o s .

L I

"

" .

-

.'. T~v~z. a:uivo~ tenha de estudar novas datas, tudo depende dadisponibilidade real das pessoas._ - D I[,A 5 =:::=::===:::

Q u e m t ra b alh a ( o m 0O u t lo ok e rn re d e p o d e v e ro h o r a rl o d i l s p o n f v e l d e c a daum A s s im [ f ic a m a l s f a d !d e s co b d r a r n e lh o r n o r ap a r . a todos.

E . H , a u r n t ru q u e u t I ! aqu i : abra a r eu n la om ar ca da n o Cstender to do Outlook,apaque 10 te xto e xiste nte Ie digite a scondusoes da reuniao. '

E C liq u e em , E n v i a r atualizac;ao. Todos os "participantes receberao a a ta .

", Par f im , s6 fa Ita acompanhar 0 resultado d a re un ia o. S e cad e u m s aiuco m um ~ t a r e~a , u se a re cu rs o T are fa s d o O u tlo o k pa r a controla-las.Se ~ r e fe n r , apr ique 0metoda stternat 'vo para l idar com as tarefas daequ lpe , mostrado rna is ad lante . .

,otac;-e :ce tan

E em Anotaroes que v oc e o rg a OlZ a rodas as suas informayoes noOudook ( e xc e to i n fo r tn :H_ ; :6 e sde Cantatas e E-mails , que tern pas ta s

, . , " ' ) r - - - r r 1 d 'l'h' ,' ' d dropnas' . ra vez esse seJaurn o s rneir ores recursos ra programa _- es...de que bern urilizado. Como Artotafocst urn dos recursos d o Oudookq ue tern menos opcoes, e v oc e q ue m devera ctiar regras e me to d o l o g ia sde armazenaroento para obter produtividade a partir d a s -anotaqaes.A1 . . . . i f' l b r . . . ' ',7:togica e sua, 0 es orco e seu - e taIIl 'em a preffilO. vamos come< ; a ro tr :abalho?

o que colocar em uma anotacao:I,nern m 'a " S ' l 1 e ' m m e .n0" s, , ,_ . r: , .. ' ,,, _, :, I , , I ': , . . " "

Urna Anotdfiio cantero i de i a s , projetos, ra scunho s, e sq uem as ~fi d A ,... b d'De nm , tu 0 0 q ue voce preclsa anotar e nao sane on .e. . uas regras

de ouro:NAo guarde tudo . V oc e n aa pode depender so de suas aneta-< ; o e s ,Algumas coisas n ao d eve m ser anotadas, m as, s im , lem-bradas. Estimule seu ce r eb r o . Mesmo q ue v oc e. se sinta melhor

, ,.l tud " d . dA h' / bnoranuo t11,_ ' ,O, amaa assirn I e uma C ranee a seu cerenro: nat d ,F 1 b d' ./nora que preClsar . .a. anoracao, procure se em rar .0 que estanela antes de abri-Ia'


15/31

N i io a b re ui e, N , a o c us ta n ad a e sc re ve r p ala vr as p or inteirq,.Nadapior do que rnais tarde v o . q e p e rd e r ' al gu n s preciososminutosrentando decifrar 0. que s ign i f ic a ta l a b r ev i a ~a o .

o nome d a anotacao, "Ie essencialDe n ada adiantarn var ia s anoracees se vo ce n ao souber l oca l iza - I a s

quando necessaria. Assim, voce precisa de urn bo r n metodo . p a r a no-~mear as anotacoes,

- D I C A 1 ~ = = = = = =A prime: ra II n h a d eu m a A n o t a . ' e a d d e f i n e 's e u t i tu l o . : A p r i m I ! } J r : a . J hlba "P"-.e o t f tuh,

- ,

D le A 2 = = = = = = : : : : : : : = ~D , e i 'x e u r n a linha e mbrancc entre 0 titu llo eo te ste d a a n o t a ~ a r o - a~ d s u a : : l i l z : a ~ a o i c a multom a s c la ra !

b _'I i al '.Urn ' om nome comeca com a paravramais ger., e ternuna coma palavra maisparticnlar, Na parte super io r . da fig'ura acima, vocevequarto anotacoes: todas elas dizern r e spe i r e a I ivrox, Como todas come-yam com a palavra Lioros, elasaparecem juntasna r e l acao de anota C U f;e !e '_ _ ~& e' -'i~ 'C ur .H fd en ~ ~r ~ _ " " C ' I 1 " I " C".'-J_I ,c o." -

1 i t Dlbu ~1ii i .I I ,I . ' - -~ CUr;;1nr.n~, M i l A ,~ CU"Ii' ' -o ~ .e r a :. ~ , ' P i1 1 . -fomJa IiRHte - ; P a l . . 0~._ ?!~ ' p D i " 1 l b J l ' c 5,~ Pf'!J lT Projekls-* p~ Tempo"'-"IiMr~


16/31

32 ' r -ERNANDO ANDIRADE a OUT~OOK (':OMO fERRAMENTA DiEPRODUT~VIDADE 33D I C A 1

V o c e ' p e d e s e : i e d a n a r m a i s deu m a c a te 'Q : o ri a . E m u i t o c o r r u r nu m a a n o ta : ~ 'a o p e rt en c er a v , a r r a s

II c a t e ' g d f i a s .

~AdM. AifSUnt~i5'Of ' :MA;n, jZ tW!~ ,3- .Ad~Afil~rn~e,aDr r: 'h,"I v~n...,.,.O,MU,,:~or~O!fif",~,j.~1. IIi\ tii,..~1q& ~~-~~

I' M k 1 ' . ,M1Jf~el i ,~,I Pat:P~t~~I , i i " I t O ' : : l , o J Inc.~;iII r~~,jI ] r~ i! i~~,i

Prc>


17/31

C.'OJl1'O encontrar, , . 1 . , d ... . ?uma determmada anotacao ,~.'

S e voce o r g a ni za r s ua s anotacoes por palavra-,chave (oupor ca tegor i a ) ,ficara m uito m ais fa:cil e n con t r a . ..a s , ~ -Noentanto, pode se r ,que voce a i n d a, n a ~ t enha encontrado a sua fo rm a id ea l de.atribui~aod e palavras-chave.-. ,eenGo.ntrar uma anotacio pode se tarnar uma tarela dlf_fcil~

P ar a i ss o, 0 Outlook o f e r e ce 0 reCUESOde procura,C liq ue n p b ota o uxallsar, que a p a . n e c e na ba r ra de ferramentas de .A n 0 i J , , " e J e s .

Na barra de procure que aparocera , digiite a p a la v ra q ue voce querp ro (u r. ar n as a n o ta c o es .

.",.-'".....', ~:~~~df~!!i. 4 \ J i > r. , ~ ~ ~ } ~. ~lJ.mdt;;;.~il:i\dl1 ~_T~l~l i i i J . ' 1 I J till~ f?I.~~;>~P&fi~'.?~.fiRl~~~~

Pronto'0 'Outlook e xi bi rd a p en a s as anotacoes que contem essapalavra,Para ve r todas a s ' a n o ta c ; ,o e s novamcnte, cliqueno botaoLimpar Ot1desativc obotao L{)caiizar.

Uma ano ta c ao 'bern relacionada

Suponhaque seudentista tenha feito algumas recomendacdesparaa p erfe ita c on se rva ca o d e se us dentes, Onde g u ar d ar e s sa s i n o .r m a ~ ~ 6e s ?E m um a a no ra ci io (r alv ez com 0nome "Pes.Dentista Recome,ndac ;5es")ouem uma nota. vinculada aonorne do dentista na pasta C'ontatoi?

Are comenda c r a o e gu.H-rdar tudo emuma anotacao - a6,n,al, 0cui-dado COOl os dentes independe do dentista=-, mas esta vinculada 2 1 : 0 .den t i '0' .. i'. .." . ~ . 1dentista, : 'p ro c ,e S $O e r nu rto SImp es,

. C liq ue n o batao q ue apare' ( no alto, a e sq ue rd a d a anotacao, pa raex ib lr u r na l is ts de camandos . Escolha [Cantatas .No quadro Can ta ta s p e tr a an0tar;6es, clique nobotao Contstos.

I

P erc orra a Ils ta s ele do ne 0 cantata dese jado ec liq ue ,e m OK. I i - . ' - - - . . ' ". '

o Ou tl oo k e x ib lr a nova-mente 0quad ro Contatopara anotar;t5es, ag-oracom 0 contato (ou 0$ccn ta tos ) selecionado,C liq ue e m Fecher .Prunto, Ag(J. r -a , toda

ve z q ue vo o e esco lher Con-tasos a part irda lisra de co..mandos dessa anotacao, 0nome d o seu dentista a p a r e ce r a ,. M e lho r a i nda : n a p a st a Contaies de s eu 'O u tl oo k" v oc e tambem podeloealizar essa a no ta ca o ..Essa fac i l idade s e r a a p r es e n ta d a mais a d ia n te . .


18/31

I ": A d m . IP lon~jome~m' Di6rjo~," , 'I 'l~~ ~ r . " ! / h"t,J~1f~~II~. A T E N " C A OV e J a q u e 0: n o m e d a a n o ta ~ a o s e g u eL, 0 m o d e l o s l J g e r i d o a n t e F i , o F ' m e l 1 t . e ~ ';~hfi, ..inilcioi: d98ROO d;~ ~ a J < e"'HUlU;' :~nn:i~ anQI'i~edb ; a m c, '-I,~"h& 11:00 , e o : n v e . p ~ G::Tara,u~ oD!r1totG~(1c f, i, w e. n o 'VDd iG)

; ' ' f ; C l r ' d .e , a ! t ;i m " rfhm-a]:1"la ejarnentona medi a certa

Ih 1 " ' j I " , . . , ~ N " " ' ~Ome,.or Pi"'netamento e 0 p-aneeJame-l;Ito mnumov Nao rentep lane j a r tudo',nao rente preyer rudo , N":o h 'a como , e tempo- pe rd i d o ,EVQ"ce nao querperder tempo, quer?P ar a q ue 'Sell tr ab alh o H ua , v oc e p re cis a d e l ihe tdad,e .Mais a i nd a :voce,precisa teagirna hora e tornar aritudes conforme os acontcci men-tos,

M as o nd e estd 0 p l an e j an1 e n :t o . n is s o tudoi' Urn p lane j amento efi.,.ciente e aquele q. i len~r te ia . s l1as a~6es : .E le serve apenas d ie guia: ao longod e s eu s d ia s, VOf)e~sem,p 're p r e c is a r a a v a li a r se tudo esta oco r r endo .dentrode seu planejaniento i deal ,

Esse eum planejamento generico para todos ,I fjllw, ~E . .ma tl B .KBO ' , S ' d i a s e serve" ~apenas como r e f e r e : t 1 . c . i a , ~ Alem ~Pr01PgS!~~cd l 1" "11 ' le c 1ne Ie"urn paneramentp e s s enc r a i c aqu le e q 'ue LO Ocorresponde a cada dia- ji feito anteriormente :.B\~~l B ~ l S l 1 1 ' J . Wem pag i na s anteriores deste livre c repctido nesta :. 3 O l D !6:gura &0 Iado, : la'!faf C'aT '~ '

:1 6 Q I [ l: , l i gQ r piAn ai ~~igl~JIf~i RijiI I Or~:arm,~'clal'"

oplanejamentoscrnanal

'0 planejamentodiario

As vezes, nao parece q'ue ha tanta coisa para fazer que se r a . impo s -s , ivel fazer tudo] Se vocededicar car la dia da se man a pa ra urn g rupoespeclf i co de a s sunro scpa reee r a que sob ra mais tempo. E oplaneja-mente sernanall

Cada "Ul11 de nos temo momenta do d ia mais produtivo, Algun,sa n oire , o utro s lo :g Q pela manha, Identihque 0 se u rnelhormornentoIereserve parte dele paraplanejar seu dia..& vezes, ap'e ;nas 15 minutesservem: eles renderfio duas a t reshoras , de produtividade no dia (3 _horas,= 180 minutes; 180 minurosobtidos poOrcausa de 15 minutes i r rvesti-d os , u ma a p l i J c a s : a o q u 'e r e n de 1100(1 0 ) ~

Qual 0melhor luga r para escrever seu planejamentn diirio.? Emuma anotacao, clarol A f ig ur .a a seguir mostra a. i1.n,ota;~ao~dm.Plane-,j a , m e n t - o Didrio' 1~

Vejaao 1ado a. ano t ac ao "Adm. Pla-~... ,u Jc ,.... .. - 'I .. .. .. .. , S - I' C ' d d , . d " ~u~n~lr~,Me.jj"I\er' I'~~~r~"II~I~nryament() 'emctna., ' .adadiada s emanaconcentra a~,6es de urn deterrninado as- ! ~2:


19/31

38 FERNANDO ANDRADE

C f i l l . [ol~7IJJ~l0toriaI CfJr~ c ' U t - : 9 c 1 SI IIJiW r" ~. ~I ~i \l i 1!'or"'''~1~~': ! P o I, 01 , "ra: IP e s" ' ~ ~C1C~l I : t~.D .I , nc u . I " P U p u s t r o .!!: ~fML S~i_~~ c Contatosrotlrno para

qerenciar lnforrnacoeseJa a f ac i l id ade : quando houver urna a ca o I ig ad a ao market ing ,sera precise marci . ..a em uma afao HoJe diaria. J a que hi urn planeja-mento, voce a rnarca no Hoj'e da quarta-feira, o dia da semana plane-jado para isso,

a s contatos do Outlook, q u an d o u ti li za d o s produtivamente, pod e r nser ~~a e~e1ente ferramenra de relacionamenro com clicntes, arnigos,frunlha e, virtualmente, todo rnundo,. .In fe lizm en re , e sse e 'ur n. d os r ec ur so s r ne no s a pr ovc ita do s d o O ut-Iook, E to paradoxo e que a lg uma s e r np re s as investem urn b o rn c ap ita lna co~pra de sistemas que fazern exatamente 0- que os contatos doOutlook fazem!

Planejamentos mensal,semestral e anualS eg uin do e ss a I in ha d e . r ac ioc in io , e b a s ta n tc r e com e nd a ve l cr iar

urn planejamento mensa! (janeiro e rne lho r para uma coisa, setembro, .e melhor para outra), urn planejamento sernestral (para muiras pessoas,a m er ad e do an a e be r n s i gn i fi c ar i va l ) e um planeja rnento anua l (urn'born planejamento anual tern l i g a c ; : a o direta com seu curricula . ._urncurrlculo q ue nao muda de ana para ana s igni f ica urn ana mal :apro_veitado, concordar) ..

"

Duas tegras de aura para 0usoprodutivo dos contatosEconomize seu tempo:' digite omaximo de it1forma~6es; 'use todo

o tempo necessaria para digitar tudo .0 que voce souber de UITI contato,Voce te m .o m im e ro d o fi Ix de le e nao q ue r d ig ita -lo ? U r n d ia , quandovoc,e precisardesse numero, sera muito b om re-lo arrnazenado, Maisa in da , se voce.nao 0 tive ss e d ig ita do , p ro va ve lm en re n ero te ria m ais 0cardia desse contato ~ e Iev . a r i~um bo rn , t empo 0.bte . . .o ,~ Crie 0Mbi~ode p r e enche r sempre os dema i s c ampo s , voce p o d e

nao saber 0 end e r e c o de urn contato agora,. m as , m ais tarde, quandosouber, na o se c squ ec a de d i g it a -l o . .Quando voceprec i sa r , Q end e r e c oestara li! '


20/31

I '~ d,eSirliJ\1, < 'n~" ~~~ t r) ~ ,,~ ~ ~ --~~'~

I l ' ~ h ~ ~ ~ ii II ii ii iI ii Ii ~ lI, 1 8 ~~, ~~,~1 , ( @ ; "p~~ii 'W"crI,f!:b~Ma tlltI ~,!"Md8~,~,~,~

L OA~~'iriit~,*.~ ~l,r~~~~

.~ ~om_t'!r i '! :ii~~~ . , f i i j ' ~ ~

, . . , ~ .. kI Ii .t l! aI~f.,.l!e,~fI~.~< l A , . . .. . .. J. _ _~1t~~1:!~.~i!e~iI'm~I~~B~tCl~~~

'~~ET~!:~

40 r E IRNA ,NDO A , NDRADE

It: ~ .,nrormacoes que ,nlnguemp re errc he ~ m as d eve ria lDigitar os dados de 'urn novo contato ~multo simples: basta pre-

encher os campos~ Preste at~n'tao especial em:

_ . D le A 2 , : = . = = = = = ~ = = = = = = ~ : : : : : : : : : : = = = = = = = = = = ~ = = = = = = = : : : : = : : ~M u i to s g n s t a m d e p r o c u r e r S e l L S c o r r t a t o ~ p e l c s c b re n c rn e , o u tr o s p r e f e r e m f a z e ra b u s c a p e l e n o m e , Ierne s e u t r a b a h oma s R r c du t iv n : e s c ol h a s e u metoda p r e f e n d oe' d e f i n a a f or m a: de a r m a z e n a : m e n t o , n a r a k a A r q u i ~ a r c o m o ( n a m e 5 ( ) b r ~ n o m ( 3 a us O O r e n O f f J e e n o m e ) ,

a) Op~5es paraenderecoscomercial, residencial au outros: preenchatodos,

0' Outlook eperfeito para administrar aniversarios, Veja:b)Defini~ao do endereco postal: importante na hora damaladireta, C liq u e n a quia Detalhes.

A g,rande vanragem em definir urn a r i ive rsdr io naficha


21/31

42 FE.RNANDOANDRADE 0, OUTLOOK COIMO :FIERJtAMIENTA DE ,pIRonUTIV~DADE 4.3

rrunfo para seus relacionamcntos comerciais. . , ~ ~ . . . . ' c 'Ie pessoals.

Paraver seus cantatas na forma de tabcla, escolha Exibi : Modo deexibir;ao stuel, Lista de t e le io n e s.

A c olu na Aniversario f ic a ma is p ro d uti va se v is u ol iz ad a em orde rn rres-cente OU i d e cr es ce n te . P a ra dessit ica- la, c liq ue n a palavra Anive(sarion o c a be c alh o da coluna.Se voce tiver 0 hdbim de registrar os ani . .

vcrsarios de seus contatos, podeate v e . . . .osnaforma de tabela - .0 que ,e muito maisprodu ...tivo, ConfiraJ

I ~ 1 1j(!

Acresccn tando n,QVOS,campos a'DScontatos

.~ I ~~e~- ~nld&~!,I~~ I~f . 1 fp~~u~ .I !- "~ . ,

Administrar produtivamente seus contatos ,e registrarsuas Info~rma...t;6es mais importantes ..Nero sempre 0. Outlook tern t~do:sos camposl1eCeSSar]os.Embot'a voce possausar 0 campo de nota do contato p 'ara .escrever 0 que quiser.unuitas vezes pode sermais interessante criar urncampo especffico parauma informacao que apareCle com frequencia.para seus co n ra ro s , .. POl' exemplo, se vocf for urn vendednr de carros, talvez queira refurn campo Carro em seus contaros, Vamos cria- lo . .

Nonnal rnent e , 0 campo Anivers2uio n a G ' aparece , Para indul-lo. pres . .s io ne a b ota o d lr eito d o mousie e rn qualquer ccluna e escolha Seieto rd e c am p os no menu que aparece.

It m a is f ad l [d ar u rn campo no modo de v is ual iz ac ao de t a be la usandoa seletor d e c am p os . E s co lh a Exibi~, . Mo ,d o d e e x ib ir: ;a o e tu e ; i is ts d eteieione; pressione 0 batao . dlrelto do mous e , em c u zlc u e r c olu n a eescolha S e le 'to r d e c ampo' S no m en u que aparcce .

Di:gite u rn nomea de qu ad o n o ,q ua ..d ro Novo campo .

, ', C I ll Iq ule no botaoN'OV8 no Seletord e c am p os .

Escolha Campos oessceis n o q u ad ro Seletor de csmpos .Arraste Aniversario para a pos icao desejada


22/31

Pron to ~Ag 'o ra e ,5 6 usar '0 campo, Ab ra a fic ha d o corr tato, cl ique nag:uia Todos os c e tnpos, na ca'xa Selec ioner , escolha Campos do usue ti ona peste e finalrnente dig:ite '0 t.lipo do carro no campo Carro.

0, canlpo, Nota: talvez maisessencial que e-mail ou telefoneA ficha de contato ten]. uma area onde voce pode digitar 0que quiser,

B e rn . u r il iz ad a , e ss a nota pod c se r Ulna de s u as me l ho r e s ferramentas d eprod 1! 1tividade,A ficha a seguir mostra os mens dados, Veja que a nota mostra rni-

nhas atividades profissionais e os livros que escrevi, Assim, s e e alguernprocurar porpr~fo5sor em rninha Iista de Conta tos , aticha aparecera - a.palavra profissor esta la J

C~t(f" 'E(Jrl' lde(j(1JlrilllD

J,;r !t1UlJ"itia

,0 OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRiODUTIIVIDADE 451

; N a o s e j a fo rm a l n e ss a no ta . D i g it e t u d e 0 q u ev o ce c o n sid e ra r ir n p or ta n te , ta l c om o m o s t r a af ig u ra a o la d o,

Sobrlt~f!5~B. runo. .LtJtn~,Mlanul ' la, D t i l . o ,C~ tCbo . r r i J1b~ :V~~6f i aGo kl de fic ' \= i {J " i~n({~j:i1S(~i~da A:C M. f1ieq(teRWI'0SESe" goota det J I n d . . < w de b l J t 1 - d e ~ &"

As atividades de U111cantata, bern relacionadcUlna. das ferramentas rnais produtivas do Outlook e a guiaAtivida-

de s da ficllaLContatos. L a , vo ce e nc on tra tu do 0 q ue exis te no Oud , ookrelacionado a 'urn contato - como voce vena figura a seguin

o

A f ig 'ura mostraa) tarefasb) .compronllSSOS) -anotaccesd) e-mails recebidos, enviados e exclufdose) e-mails arquivados em pastas pr6prias (por assunto)f) outros contatos relacionados a Pldoia, a hcha de contato abertancste exemplo,Para vel' tudo isso s6 foi preciso abrir 0 conraro Flavia e cl i ca r na

. A " " ".J' JgU l a . .- tunaaaes.


23/31

0, O UT LO OK C OM O F ER RA IM EN TA O :E PIRO!DU'TIVU)A:DIE 47

da equipe, Pontes de acornpanhamento? Parece confuso, nan e :? Veja af i gura a segui r que tudo ficara mais cla ro l7

o 'Outlook apresenta urn excelenre recursopara 0 trabalho coma's;6ese tarefas ._as suas e as d e quem tr ab a lh .a c om voce,

I. uas e

0' modo mais simples de trabalharcom suas tarefas e relaciona ...as todas emuma tarefa g l o b a L Voce je f sabe: neste livro,nossa tareta global chama ....c Hoje e apare-ce na iistade taretas do Outlook ~ comomostra a figura a.oIado, Voce ja viu comotrahalhar com elanas p:aginas an teriores ,

- Q:!iI 'JUdojn~gTrmI-, ~ r e ~~b - ,I. I t u r lq l~~'li'b tuI. i,\"itl"liiullde T '. '[I.,fj, "il:l~il JI!~}ilU)lltii\E:ulet '\'tm,~,adD J'tli{!lb;. IC~dt(tn. D, 'uU'iiio C 13I.flq~,~~,A.~ '(-l~j1 i I 1 ghu "O lD~PO lO I,e s u e '.' I P _ '

As suas tarefas . !Ve]a a 1 6'g ic a: a a~,aoHoje do d ia 15 most ra duas a~6es qu,evoce

precisa exccutar nessc dia: Uniuers idade T;AMe Gam - ' ~ - l I en r iq - , . e F i I , b i o - ,bi : p , ' r ~ 1 J ' o s t aExcel Auancado . A le m d iss o. ha 0 . " . nome u- '1)ld'i' ;ers,id/"de TA 'fr I "Gamb:h I _ 'D~,tde duas p'essnas da equipe, Henrique e Fdbio. Isso ~t."el ~v~ullr,,-uln

s ig nific a q ue " a lem d as aco es previstas pat 'a voce)nesse ,dia ,e precise acompanhar rambern as a~6es prograrnadas paraHenrique e F dbio. .. . .. .'Quais sfio essas at;:6es?' E la s estao rclacionadas nas tarefasEqup,e_ Henrique e Equipe _-Fdbio eotno mostra a figura. E rnuito faciJ tra-balhar em equipe assim, concordaf

A s a~6es e ' tarefas d e suaequipe ,_.acornpanhadas por voceVoce tambern pode criar uma tarefa especffica para cada mcmbro de

'. ., 0 '.A . b ' l 'sua equlp-e, como mostra angara a seguir trnportante e voce tambernmarcar nas aedes diarias Hoje pontes de acompanhamento das tarelas

A s tarefas de sua equipe -atribufdas corn 0Outlook

Voce tambem pode atribuir taretas por meio do Ourlook.Veja:I n ii ci eu rna ta re f a nova no painel de tarefas do Outlook.


24/31

48 FIE,RNANDO ANIIDRADE

D ' I C AA l in h a -~1A s su r . .to Ir d e v , e i d e n ti -f l c a r d a r a m ! e n tea t e r e fa

Es s a n a o 'e um a ta re fa sua , vo ce pre cisa atribui-la a o utra pe sso a d es ua e uu ip e. C liq ue n o. bota,oAtribuir tereie.A p ar ec er a a lin h a Para na t ar s fa . lnforrne '0 e-mlail l da p e ss oa q u e r c .. .ce b e ra a ta : r ef a ,

- D ~ C AN a p a tt e ~ de+' .c ome n r an cs ,d e s c r e v a a. t a r e -f a e m d eta l h ie s.Q u a n t o m a lsin fo rmacoes. . - ~ _ J: m a : io r a p ro d u-, " d 0tl: \ll' a - e "

- ~ - r u. ," , li:'it" E : ~ J ' J~~' f~~fln p~.j"~~~~ '~~ ~.~ ! l i . l ~ 0 ! ijl... ' ~ " J" '! !I '> iS o M >. . l_""ot;~ . Ill.I A ( ! - ~ ~J ' ~ 4 . . t 4 _ , ! ~ :f ~ -:~ W . - ~ '~ ~ T ~ ' .: " ~ - 1 Oe!ti~.~ l

En v ie a t ar e fa CO' lmIO u rn e .. .maH norma l . C~~queem Envier .Pa r a . sua ori.,en.ta~ao_e

acornpanhamento _ essanova tarefa ficara relacio-nada em sua lista de tare-fas, Veja que U.ITI p'equeno/ -leone mostra uma maoentregando a ra re fa .

o OU Ti LOO K , (O i IMO F IE R RAMEI NT A I DE PRQDU TI V II DA P E 49Por outre lado, ; ; ;1 pessoapa.ra quem voce atribuiu a tarefa recebe

tI]TI e-mail.

Assimque abrirO r e-mail, a p,esso,a,tern a chance de.acertar ou recusar atarefa ...

5 ' l a - c l i - b - ' ' - A " ",e e a cucar no botao Acetsar,apareceraum quadro de , d i a lC l g O S per-guntando como deve ser a mensagemdeaceitacao - que sieraenviada a que]natribuiu a tarefa,

Assim que 0 botao OK e clicado, atarefa e relacionada na lista de tarefas de. quem a aceitou, ,e : umamen-sa , gem chega pa ra quean a atribuiu (veja ilustracao a s,eguir)~

1 U ' l ' ~e -~ --.J~ai~OOJ.iil1"~~~~Q~

B ~ C~fX;if1!Q'~~iJ ~S~J~~i ft ~

-~~~e~~~:(tI(;id~eCaL~~~i~ tH~v~~H-~~lMi~Wr[~~~~:,@ P~e-O'..,If;~. ~ : S:RaKvnh~!i ri,l.'T i ! I !'r~t5-f~

!~L!i!.!I~ 6r~ .' ' ' '' '. .. .H . . __\~~.~(..~~~~~~'i~~,F'im';ve.~~05m~ '!f l. qu~ 'I I! ' j llll~I~~i'i'~~r~~eM~tiJ ~t,({~m~Ni S l\'~ W d . " 1 i ; i ( ; ; i f ' I ' ~~~ii:Oi~-af'

~ ~~ :&, .~ ' ' r j !O : Ifjfuit~\ti~~f;~ ::ta :f4i~1 E-I~ " J '~ iQetM~ ;ooC l~~ !R~ T ,! l!g \~~~1!t!FAK~~.w~~~~~BT~r~[!1! ~1'~t!t' jc!:: tlU!:: ! : t : J . . I af[-\ll.,c. ~1M ~ru~ 6l!I~ln'~~r ~I,~f~ r_," ,FI~t-~ ~I]rl Qmf.1f~,",.f!ES~Ser~f1.! Gfffij~!IT~mll:.l CiilriWfQ, .,

t9odataltJ

"

Esse e-mail e s6 para sua notifica~ao.. Quando voce a abre, el e eelirninsdo automaticamente da sua caixa d e entrada,


25/31

m _-_e -._- crod i ida e r

A .1' i.conh J. d dire aqur, con: .ecemos urna sene '-.e p.roce rmentos que rornam nossaid . ' d w. ~r '.' .. I~ ' .. '. '" . ...VI a rmuro . 1 1 ' 1 a L I S produtrva, vamos apucar agora os DIalS trnportanresem. urn amplo estudo de caso,i\na[jsan:~m.os0 pedido do Sr. Renier paraurna pales r r a ern sua ern-- -p'resa. Essa simples solicita~aodispara uma serie de aco e s que precisam

ser execuradas antes). durante e depois db evento ..

De:fi'ni~,aoda a c ; ' , a o . Para 00SUCSSo d a pa l est ra , a l qu rnasago es anter iores s ao n e ce ss a -r ias . .E . p re cis e s ab er q ue c or n-putador sera usado no dia,q ua nta s p es so as partic loaraodo evento, o n d e e le s er a rea-liza do e - por seguran~a _.ebastanto r cc or ne n da v e c on -firrnaro horario..A a,(ao quer e sume tudo isso, I" Renier: mic ro , quantas pessoes , t o cs t. con f i rmarborer io" r f oi m a rc a da para do i s d i ss a nte s d a p a le str a ( er n 2 d e a go st o,como voce pode conferir na f igura acima).

Aqendamento da palestra,.A da ta a certad a po r telefonefoi ma rc ad a n o ' Ca.Jendario (4tie eqosto, n e ste e x er n pl o) .

: 5 . 0 FERNANDOANORADIE

As tatefas de sua equipe -acompanhadas com 0Outlook'Para aproveitar bem .0 Outlook, a pessoa que recebeu a tarefa_ deve

sinalizar sell andamento, 0 Outlook gerencia toda a comunicacao,Nafigura a seguir, a tareta foi s i na l i z ada como 5 0% c on cl ul da . Assim

que 0 botao S a lu ar ef lchar fo r clicadovuma 111


26/31

52 FERNANDO ,ANDf{A,DE

Tudo ~SSOfo: f eito c om b a sta nte a nte ce de nc ia . a fin al. e sta rn os f ala nd oa qu i d e p la ne ja rn en to e produt i v idade, 0 tempo passou e c heqou 0d ia em que a a(ao f oi a q en d ad e (2 de ' agosto), ,E h ora d e fa ze r 0 ,pla-n,ejam'ento d es se d ia ..

Para planejar se u dia, t r ans-p o r te (recorte e" c. 0 Ie " tod a s, " _ ,_ , . ._ ' "___ __ _ .~ _ '_ .~ . __a s a,6es m arca da s n a a ~ a oHo j e pa ra a area de t ra .ba lhoH o j . e , j ' como rnostra a f iguraao lado,

I c ~ r en q )W ~' I ' l : cI" VE!'l" ' l : P I ' . : d f ~ " U Gjl.l~ ~ ~ \h 7 ~ j r ~ " t I & ~ij[ igRS

Planejarnento dlarlcE hora de planejar asacoes nas heres maisa p ro pr ia ca s d o d ia . R ea rr an je a s v a ria s a~6'lesconforms 0planejarnerr toq ue v oc e idealiza p ara a d ia ( con fira n a fig ura a se qu lr) ,

o

o OUTlOO,K cnMO FERR,AME N T A IDE P ' : R O - . D U T I V 1 I D A D E 53

A execucan daa~ao. 0 dia pa s s a , chegam as,9' horas eprecisarnosexecutar a a < ; a o deste exernplo (acertar com Renier os deta lhes para. apalestra),o contato plor e,..mail, 0 acerto COIn 0 Renier s e r a muito rnaisprodurivo se feito pa r e-mail. Acertos pOl ' escrito sao mais faceis de

entender e acompanhar,D I C A

P a r , o d e i x a r 0 c o n t a t o r n a s p r o du t iv o , a p r o v e i t a re m o s u rn , e - m a r ~ a n te r io r q u e ja ! f ala s a b reo a ss u rr t o . S e m p re q u e p o s sv e l, ur e -m a l q u e c o n tin u a u m d i a . ! o go e l e t r o n k c d e v es e ' m p r , e r e p e t i r os e - r r a r s a n t e r o r e s As s j i . l 1 \ f ic a m a l) t a c l pa ra todos a c o m p e n h s r t u c oo q ue ja toi c c n v e r s a d o .

L A localizacao do.e-rnallC omo n os sa s informa.c;oese ste o o rg a n i za d a s, t od o sos e-rna ils de paies t r asestao na pasta Pslestres. 'ISele do ns r no s e ss a pas t a .

IIA qu i te rn os u m p ro ble m a: I:o nome do Ren i e r naoa pa re ce e m Ole, Para au IAssunto. Assirn, de nadaad la n ta a c la ssific a r o se~maLI:spar qua lquer urna

~~~~~tlil 0 1 \ : ~a~~~

_'i!l{;~,~.~ 3 '"i t .'i :-~~tm1Jorb .::i ;!'!f~~ ~@ pt: . ~ J; O


27/31

dessas colunas (que, normalmente e uma tecnka de p rocu re bastantcr ap id a e m u lt o e fid e n te ) .A so lu~ , ao~ usar 0 recurso de localizacao do 'Outlook.C l iq u e , n o batao Local izar na barra de f e rr amen ta s "

.1I,

IIII, ,

,I ,,"

I" ... I. - .1P~1 I , " ' u l J t J ~jiJ IiSQ e C . ,6 S ' ar ro Iti~~,aes l iS t ' ii ! _!f 1 , 1 1 . f m . : f I ~m a . I I o ~ ' In~\ i l l

I d r . 1 ' 'trelh!l~.m~~ (fIIrMll~, !ktilljl, P ! ! f . ~ f l i t b r ~ , \I~tnrMtifrl.G E . . r n r r ~t a.pM ~s t g u m : a, 1 !Jt t.~~~ ,I ~ !a ~ ,!, mir:t~ {jmad c~ \ t' fI ' Sf ~ a!im~~ eii 1 ' I" ' 1~ t 2l ~ , i ,; O b H l t~!II~D

, ' P Dt e !i !Cm" r,~~(! ~~Ui,;"a d'l ~1BocaI

I _

,N a b ar :r a d e locallzacao. diqi te Renier .. C liq u e n o botao L o c al iz a r a g or a.Pronto! V o c e v e todos os e-rnails relacionados ao Renier (apenas

urn" na fig-ura acirna),A ,crial~ao,do e-mell, Clique no botao Responder.

o OOTLOOK COMO FERRAMEINiA. DE PRODUTIIVIDA.DE 55D ! ( A

1 , V o c , e t e r n a lq u ns a ss u nt os p a r at r ats r n e ss e e sma i " l . E l e . s e s t e o r e l a d o -n ad os n a a f e a d e t ra b a lh o H o je ' . C a p l eo s a s su n t os p a r a 0 e - = m a il , a s s im v o c es e le m b ra ro r n s is I a c il rn e n t e d e l e s ,C l a r o , n e p o s q u e t e r m i n a r o e - m a i l ',a p a c u e - o s .

3 A . p ro v e it e Q c o r r e t o : o r to g ra f ic o d oOffice. S e e le a cu s ar u rn a p a la v r a e rr a-d a , v e Ja s e n a r e al ,m e n te u rn e rro , S ee s t iv e r e r ra d a , c o r r i l a . S e n a o e s t i v e r ,a c r e s ce n t e . .a a o d i t i ' D n a r i o ~ p a r a q u e e !e n u n c a m a js a a c u s e c o m o e r r o N a f l g u r a admae l e a c u s a R e n i e r c o m o u m a p a la v ra e r ra d a , E la e s t a cer ta P r e s s i o n e 0 b a t a o d i r e i t o d o

2 M a n t e n h a 0 e ..m a i l a n te r i or n es sen o v o e - m a il , i s s o f ac il i t ar a a v i d a d oR e n i e r . ~ I 'e , a s s im , s e I l e m b r a r a m a i sfa ci im e n te d o q u e ja ' ' f o i ' t r a t a d o .

'I

I

! -. -! fI !! I! !I !I !~ ;. ~ i\l.0l wi t t J " m . O ' j o o J,;lr.iIOIk ':'~ ~ 1M' 1J I . m h l i l d l l i' : ll O C M : , " . gn~ '

Assim qu e Ren ie r abr i r a rn en sa qe rn , v oc e que r receber um aviso?CH que no batao Opr; t jes na barre de fe rram entas (veja i lustracao aseguir ) ,Assina 'e Solieltar c on f lrma r ; a 0 ,d e leitut oere este m@nsage 'm .Ma is a in da . v oc e, sabequ e a ca ixa de entra -da do Ren ie r e rnuitoc h e l a n o inkio d o - dia.Seria Im,elhor s eu e .. .mailc he g ar d ep ois d a s " 1 0 'Ibores 0= q ua nd o e le [alim p ou a c aixa , A in dano quadro O pc oe s d amensecem, d e fi na d a tae ho r.a d e en treqa naliinha N a ' Q en tr eg-a r an te s de '.


28/31

56 FERNAN.DO AND :RAD IE 0' 'OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUT i IV IDAD'E 57

o acompaohamento. Agora. ,que0 e-mail fo i enviado, e s6 esperarrranqiiilamente a resposta? Claro que nao~Voce precisa criar a l gunsiembretes pa r a cobrar ta l resposta, caso ela nao venha ..

Temos duas sugestoes : a pr i -. ~ " '1 d 'metra e mover 0 e-rnau e a pastaI tens enuiados (o n de e le e sta a g or a)para a pasta Palestras. L a , eie d e . . .vera ser rnarcado comonao lido,".7: . veJa o rnotrvo:

_IiII~&.l~~~. '"fi.~~I)!li"

, . ~ :UUI!J~. ;. ;!\ :~-~lJ '

, ..' ~ iE ' ll>l:~ II ..!i!ii\.~ ." ' 0 ' ' ., t1 .. k : t . I. - ~ I~~1'l. .bsnn,O UI w oo .'.acusa ra que -, ' r r _ _nessa pasta ainda h ;a uma mensa-g . e ln 0 . :3 . 0rratada ~ 0 'que funciol1R como urn lembrcte!

Mova 0 e-m!ail pa ra a pas t aPskstres.

, A in da com o rn ais u rn s m ed id a de se qu ra nc a, se Ren ie r na o respondero e -m ail a te asl S h or as d o d ia s eq u in te , voce qostaria d ie r ec eb e r u rna viso? 0 O utlook c on te rn u r n re cu rs o d e a co rn pa nh arn en to , C liq uena bande i r inha qu e --- - .

. .r . . .. Hn 'l\ . : ., .a pa re ce n a b arre d eferramerrtas,No quadro Sinal i-zador para acorn-pentiemerno, de-fin a d a ta ,e ho rapara 0 s i n a l t z a d o r L ' ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~n a lin h a Dete de coodusso.Atparecera uma mensagem

no alto do e-mail: .Acomp anharnora) terfa~fiira, 3 de Agos to de ~_ ~~~~~-~~~--=-~~~;;J2'004 15~OO.Nesse dia e horario,urn quadro d e aviso aparecera em sua tela, avisando sobrc 0 e-mailenviado,

, N a nova pasta, pressione 0b o ta o d ir e lto do m ouse n o e -m af e,m lq ue sta o e rn arq ue -oc om o n alo l ido.

,. . :,II

Urn bom e...mail tern:a) Norne do desrina-

) .tarrob ) Saudacaoc ) I n tr o du c ao ao a . s -

suntod ) T'6,picos. em it:ens.

que facilitam a lei~tura

e ) S o li ci ta c so Id e 'urn

A segunda sugestao para 0 acompanhamento do e-mail tamberne muito simples. Como 0 evento acontecera em dois dias" convemmante-]o na area d e trabal ho Hoie ,~~. (-- - , - - - . - ;-

J '1,," , " ~', OO:,~ q..W lf ~ I = - - m:~- no alto I d a . lista, sem qualquer I ' "" ," f ' 1 ' 'I ; --'l 11M ' - . . ~horatio definido ..Assim, ele f i e - a r a Iliate Renier responder 0 e-mai],. " . . . . .. . . .. ) . ,' , 0 s , ~ . ' . ' ' 1 0 ' n - - a " ' c ' a ~O U R' e ' n , ' e r . '1 e< _ ,e le c . ' 'Ie a ' ' _ .,: " ,. .r , . c . . . . '

arraste-a pa ra 0 a Ito. d a Iis tade aco e s .'"

.0 , 1 ~ : ' V aI lOn!sl

I Loy o A n e tE, 1i,tl-I -i l ie l1 f .g .a .m te

novo cantataf)FinaIizal~aog) _ . tL\ssinatura com no...

me e teleforie de I~ ~~~~~~~=....._..._- .............-~~___....~

Orelacioname'ntodeinforma~oerSJ,AjZll~lllllllll]ill III Iuti! (na verdade, rnuito util) do Outlook. V~JI U II I I I 1 1 II J II II '1 t 'Sf esquecido d o dia da palestra parrl.~U " J N ' I 1 ~ I Ia palestra ao cantata Renier, e .,('1 1o H IllIn III 1 II II ~ II I Icantata

'0 Our,LOOK COMO IFERIRAMIENIAne PRODIUTIV IDADE 59


29/31

dia da palestra ..Nest ,e nosso exemplovnao relacionamos a palestra aocantata Renier. Vamos fazer 1550 agora.~

I C liq u e n a 9 1 u j a ,At iv idades ( i l u s t r a c a o a - s e ' Q l u i r) .

Voce ceveria ter re ladonado a palest ra ao contato no memento em lq u e ; a marco ; no Ce lendsno . Como nao f ize rnos isso no psssc 1 ', fare-r n os ago ra . Loca li ze a pa le s tr a (e facilt fo r marcada n o d ia 4 de a , gos t p,J:embra-se?) e c liq u e d u as . v e ze s sobre ela,C liq u e n o batao Canta tas n a b a rr a in fe rio r d o c om p ro rn is so ,

o nome do Renier ficR vinculadoao cantata .. S o , p'or i s so , esse recursoja , e bastante util: quando voce abreo comprornisso, 0 nome do Renieresta na linha Contato; se quiser rnaisinfornlac;6es sobre esse contato, bastaclicar no link '.

No enranto, a uti lidade deste re-curso , muito maier, Voce se lembra dieque querfamos descobrir qualo dia dapalestra marcada COfll 0 Renier? .

No quad r o Selec ionsr contatos,lo-calize 0 Ren ie r e cl ique em or:

\ T. '. . " m h o A A ., '1 d Re " I dv eJa que rnaravnr a:voce ve 0comprommsso .Illga,io ao tenter e tOI osOS e-mails trocados COITI ele, Estle sirn ,e urn trabalho produtivo]

A continuacao, Agora ,e voce quem continua tudo, Que ta l mar-carC' d . 1 . . , . . , ( , . . R " ' " . ~ . A lno i aienaarso urna nova a


30/31

9Ha urn Jeito rnuito eficiente para resolver essa situacao, A f ig :ura a

seguit mostra uma semana corrida no Outlook.

P re cis e m a rc ar u rn c om pro mis so p ara u ma q u , i n t a , - j e i r . a , m as estou emd1:ivida sabre a m elb er d ata " Hd uma sol uf ii o?

1 '

'"" J; q '~"f " ),_'il l'-11 0:; -,-"i- ~-________ 1I -til $;Cll :U.t 151 :6 i1 U5 .mttl :n2 1U14l !i ' ~

?,7 a .,.D

Para, visualizar ao meSi l lO tempo, as outras q uin ra s- fe ir as d o ID,eS,basta pressionar a . tecla Ctrl e dicar nas quintas desejadas, Veja 0 resul-d "1: d ,." Ftado na figur:a a seguir, onde to as as outras qumtas-rerras ,0 mes saoexibidas ~ ao mesmo tempo!H) '_l d 0 - I - 1 H I" fa l d 'd 'rnurto 0 qu,e~a1ar',ou.t,OOJl{" ' -: a mu i to 0 que ra ar "._ Ie rO'- u-t i v i dade , Relacionamos ate aqui ap'enas os assuntos rnais importanres.

Mas, talvez voce ainda tenha algumas duvidas _,au v a t e - las lN' "'" " ,. "'" 1 1 ' . . ' . . -as proximas pagrnas;voce vera agumas perguntas que sempre meforaIn Ieitas - e qlle talvez sejam as suas tambem.

A ch o m ulto d em ora do chegar a u m c om pr om is so m a rc ad o p ar a u drio smeses Ii f ren t:e .- Hd . um [eito rdpido ' de lJisualizar umdia qualquer na, a Y . J . , e ,d a ~0"" , _,__ - I ! ! !

-,i~ .Y;;r iM - I

:1

A s u eze s, p r e c i s o e nc on sr ar um numero d e : t e l e j o , n e ' a _ p ressadamente., Qual a f or .ma mais rdplda?

Amaioria da s pessoas utiliza as . setas de rolagem demes que apare-cernno alto do calendario,

H~ 1 i id . '~ '" . .a urna recta rapt 'a que agld.za. rnuito esseprocesso, Experimente apertar C trl G enquantoestiver vendo 0. ,Calenddr.io do Outlook.

Aparece ra 0qu ad r o Irpara data. Na caixa Da-ta, voce pode d ig i t a r qualquer data desejada, Ou,rnais r ap i do ainda, voce pode d ig i t a r : ms seguinte,do is me s e san t es , Natalamanha etc, Experimenrc, voce vai gosrarl

Ha urn jeito que einquestionavelmente .0m ais ra pid o, V eja :" ., E xiba as contatos e

c liq ue no p rlrn eiro dal is ta .Dig~te rap.carnentea s p rim eira s le tra s d onome do cantata de-se jado,

: : : I 'u

I . , . r

A medida 'que voce di,git~H i, 1 1( 1 I' II ~H I I I I Ios contatos cor]_'es"pon J '11h "i, I I

i i i "

------- ---_-- - -


31/31

No exemplo da pagina anterior, ao digitar V,sera exibido 0primeirocontato com 17 ; quando a segunda letra do nome (i ) no exemplo anterior)f o r , d ig i ta d a " 0Outlook exibiri os contatos Vi, e a ss im por diante,

a) Copie a planilha na tegiao de notas de tarefas. Voc e pode, entao,digitar normalmente as valores na planilha e depois co la- los de volta.n a p la n i lh a E xce l. , , .. .b) Anexar diretamente 0' arquivo Excel em tarefo, por meio doscornandos Inser ir ,Arquivo. Quando quiser digitar dado s na planilha,basta. clicar duas vezes no Icone ,que a representa ..

- .' . ' P. ar a q w e e r ~ s , ~e ( . ~ r s : e f lm , ; t : jo n e , ~d~~wlrlam'enfe~Y o ~ ~ e ' a ~ Q :R : o d ~ rGj~~1~Ja s f Q t [ ~ * f n ]G f a ~ ' 5 ' [ 'I

~ , e : m , , ", m , ' ~ , ~ o d e p f e . s ~ B .e m : e ' m m u i ~ o r d ~ V c 1 ( g . a l . E~~'ef' fihu;nte.~d e $ t J i 1 ] ; ~@ Q t J . a J l e t il , ~ . .. l ~ G , ~ ' ~ a d e "II " ., :; Ji "" ,, '> , , . . , J&, a . ~ n: U i l. u~ . I. . , ~ I - J . _ _ Acabou 0 liu ro . E s eu e u tiu er m ais duv~idassabre 0 Outlook?A c ab e i um a conuersa po r t e le jo n e com um cliente~Qual0' ,melhoy recursod o O utlo ok p ',a ,r a .registrar os pontos m ais im po rta nc es d ess e didlogo? o Outlook tem uma excelente aju,da. E 0melhor , e que voce podefazer p,erguntas em linguagem natural, Basta clicar nos com:an ,dosAjuda j

A j u . d a d t} M i 'c ; ;' o so / t Clutloak e digital" a pergunta desejsda, tal como vocev e nesta figura.nesta hora que 0 Can tata do Outlook pode ser usado d e forma i n e -dita. Poucas pessoas fazem isso. Ora,. se voce trocou algumas ideias coma lguem, que Q'UtIO ,.',' ;_ . ~~L"--~ ~-- ,:-; '~'fl ,J ~1-llugar seria rnelhor ~~ ........ ~_~~,l .IJrlp a r a r e g is r ra - la s ? 0 ._ -~ ::;'"' - e ! ~Contato, c la r e ] V e ja ,(f~:a! ~ l'I :O ~ '.. .. -'O:~~um exernplo nestaf igura.

De l~ g u ei uma t ar ef a qu e envoloe a d ig ita ra o d e ua lo r es em ' uma pla-nilha. E p os sio el a ne xa r e ssa planilhaa tarefo?E)' '.-sra e uma situacao em queo Outlook se sai muiro bern.E perfeitamente possfvel tra- '

balhar complanHhas Excje~, ta-belas 'Word e ate apresentacoesPowerl'oint e.m uma tarefa,

A figura ao lado rnostra duasalternativas para 'vooe lidar comuma planilha. Excel em lima ,tarefa,

-. ~ _ _ E' bd _ . . . . . . . . . ,

~I 0 : " , 'i!illl , '. ,C1 ll!\\'~ ~

(l~~~ 1 "

outlook - como ferramenta de produtividade (saber & fazer)

Documents