o outlook como ferramenta de produtividade · o outlook como ferramenta de produtividade pessoas e...

O Outlook como ferramenta

de PRODUTIVIDADE

[email protected]

www.pessoasetecnologia.com.br

Fernando Andrade

Contedo

No tenhamos pressa. Mas no percamos tempo! ........................................................................... 4

Preparando a produtividade ............................................................................................................... 5

Vcios ................................................................................................................................................ 5

Solues ........................................................................................................................................... 6

Regras de ouro ................................................................................................................................. 6

A administrao do tempo, a organizao de informaes, o trabalho em equipe e o

gerenciamento de tarefas .................................................................................................................. 7

Os sete hbitos das pessoas mais eficazes, de Stephen Covey ....................................................... 7

First Things First: Time Management, de Patrick Forsyth ............................................................... 7

Calendrio: a ferramenta perfeita para a administrao do tempo .................................................. 8

Compromisso tem hora, tarefa no ................................................................................................ 8

Um mtodo eficiente para voc relacionar as tarefas para o dia ................................................... 8

Facilite o planejamento de seu dia com o Outlook ......................................................................... 9

Diferencie importante de urgente com a ajuda do Outlook ............................................................ 12

A visualizao produtiva de seu Calendrio ..................................................................................... 13

Um compromisso um pouco diferente ............................................................................................. 15

Deixando o Calendrio mais produtivo ............................................................................................ 16

Outlook sempre aberto no Calendrio .......................................................................................... 16

Os feriados ficam por conta do Outlook........................................................................................ 17

Compromissos organizados por cores ........................................................................................... 18

A agenda de grupo ......................................................................................................................... 18

Uma reunio produtiva ..................................................................................................................... 19

Conceitos ....................................................................................................................................... 19

O passo-a-passo para uma reunio produtiva .............................................................................. 21

Anotaes: a informao certa no lugar certo ................................................................................. 24

O que colocar em uma Anotao: nem mais nem menos ............................................................ 24

O nome da Anotao essencial ................................................................................................... 24

O grande truque: Anotaes classificadas em grupos .................................................................. 25

Anotaes com categoria .............................................................................................................. 26

Como encontrar uma determinada anotao? ............................................................................. 27

Planejamento na medida certa ..................................................................................................... 28

O planejamento dirio ................................................................................................................... 28

O planejamento semanal ............................................................................................................... 29

Planejamentos mensal, semestral e anual .................................................................................... 29

O Outlook como ferramenta de brainstorming ................................................................................ 30

Uma sugesto atrs da outra ......................................................................................................... 30

O momento de organizar tudo ...................................................................................................... 31

A anotao final: concluso ........................................................................................................... 31

Contatos: o mais perfeito gerenciamento de informaes .............................................................. 32

Informaes que ningum preenche mas deveriam!................................................................. 32

Parabns a voc! ............................................................................................................................ 33

Acrescentando novos campos aos contatos ................................................................................. 35

O campo Nota: talvez mais essencial que e-mail ou telefone....................................................... 36

As atividades de um contato bem relacionado ............................................................................. 37

A arte de realizar tarefas suas e de sua equipe ............................................................................. 38

As suas tarefas ............................................................................................................................... 38

As tarefas de sua equipe acompanhadas por voc .................................................................... 38

As tarefas de sua equipe acompanhadas com o Outlook .......................................................... 39

A importncia da comunicao: um e-mail bem feito ..................................................................... 40

Um ttulo bem escolhido ............................................................................................................... 40

O corpo do e-mail .......................................................................................................................... 40

E-mails: ajudam ou atrapalham? ...................................................................................................... 41

Separe um momento de seu dia para lidar com seus e-mails ....................................................... 41

Regras para a leitura de e-mails .................................................................................................... 41

Acmulo de e-mails ....................................................................................................................... 42

O armazenamento de e-mails .......................................................................................................... 43

Devo guardar a resposta da resposta? .......................................................................................... 44

A localizao de e-mails .................................................................................................................... 45

O boto Localizar ........................................................................................................................... 45

Localizao avanada ..................................................................................................................... 46

A assinatura no e-mail ................................................................................................................... 48

Um exemplo completo de produtividade no dia-a-dia .................................................................... 50

Os quatro passos para manter a Caixa de Entrada VAZIA ................................................................ 57

Seis alternativas para melhor classificar, armazenar e pesquisar e-mails ....................................... 61

Liberando espao no Outlook ........................................................................................................... 66

As tarefas e o trabalho em equipe ................................................................................................... 69

Inclua os compromissos pessoais na agenda do dia ........................................................................ 71

A rotina um veneno para o crebro .............................................................................................. 72

Hbito questo de persistncia ..................................................................................................... 75

Prticas recomendadas para gerenciamento de tamanho ao enviar imagens e anexos ................. 77

O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE

PESSOAS E TECNOLOGIA 4

No tenhamos pressa. Mas no percamos tempo!

Jos Saramago

A produtividade consequncia direta de um trabalho bem feito. Um trabalho s bem feito se

proporcionar realizao profissional e pessoal. Em outras palavras: voc gosta do que faz? Sua

vida est seguindo o rumo planejado?

Menos mais (Franklin Lloyd Wright)

Mas eis que chega a roda viva e carrega o destino pr l. (Chico Buarque)

Gastamos tempo demais no trabalho para no colocar o prazer como prioridade nmero um.

Trabalhar por dinheiro como estar numa priso espera de liberdade condicional, que talvez

nunca chegue. (Andy Grove, Intel)

No menos que saber, duvidar me apraz. (Dante, em "Ensaios", de Montaigne)

Conhecimento intelectual e emocional - praticar o que aprender, e assimilar. (Fernando

Andrade)

Quem faz as coisas com prazer no trabalha - cumpre uma misso e, assim, se diverte e se

realiza. (Joosinho Trinta)

Descobri que no fazia diferena alguma o que as pessoas pensavam a meu respeito. (John

Sperling - dono da maior univ. americana - Phoenix)

Examine seus valores de vida mais importantes e pergunte a si mesmo o que realmente

importante para voc. Aprenda a relaxar seu corpo e a tranquilizar sua mente. Tente dormir o

suficiente, introduza alguma espiritualidade em sua vida. Aprenda a gerenciar seu tempo,

torne-se mais organizado. Encontre pessoas para amar. Aprenda a rir mais. Todas essas

iniciativas podem ajud-lo a driblar as presses e irritaes dirias e conviver melhor com elas.

(Fernando Andrade, a partir de leitura de vrios artigos em jornais e revistas)

Quem no leva a srio a preparao de algo, est se preparando para o fracasso. (Benjamin

Franklin)

Learn to love what youve been taught to fear.

Act more quickly.

Find more value.

Always look for the upside.

See that change is opportunity's nickname.

Love Change

HP



Preparando a produtividade

Para usar o Outlook produtivamente, precisamos entender primeiro como est nossa

produtividade no momento independente do Outlook! O que precisamos analisar?

Vcios

Alguns vcios atrapalham e muito nossa produtividade. Precisamos combat-los com todas as

nossas foras:

Falta de planejamento;

Informaes ineficientes;

Ausncia de disciplina no cumprimento

da agenda;

Falta de definio clara de objetivos na

execuo das tarefas;

No comprometimento com resultados;

Menosprezo ou nfase inadequada em

certas atividades;

Cobrana incompleta e descontnua;

Fragmentao e superficialidade;

Indefinio de prioridades;

Centralizao de poder;

Resistncia s mudanas;

Reunies interminveis;

Excesso de reunies;

Uso improdutivo do telefone;

Porta aberta em sua sala;

Computador desorganizado;

Acmulo de tarefas;

Retrabalho;

Incndios;

Falta de comunicao adequada.



Solues

Felizmente muito fcil resolver tudo isso desde que voc queira realmente fazer isso!

Aprenda a dizer NO;

Sempre faa planejamento;

Estabelea prioridades;

Evite adiamentos interminveis das

tarefas;

Estimule novos talentos e encoraje

colaboradores a resolverem problemas

por si prprios;

Delegue tarefas corretamente e libere

seu tempo;

Procure novas formas de fazer seu

trabalho;

Cuidado com o telefone: ele pode ajudar

ou atrapalhar;

No demore no telefone e com clientes

Cuidado com as pseudo-atividades;

Trabalhe mais devagar - e ganhe

velocidade;

Saiba comunicar suas idias;

Demore para decidir, mas execute

rapidamente;

Poltica de portas fechadas: no receba

pessoas toda hora;

Mantenha um ambiente ideal de

concentrao;

Organize suas informaes;

Se tiver que ler um documento longo,

faa primeiro uma leitura dinmica;

Organize seu computador;

Retire seu nome da lista de circulao de

materiais desnecessrios na empresa;

Retire seu nome de listas de distribuio

de e-mails.

Regras de ouro

Seu planejamento e organizao tm que tomar menos o seu tempo possvel;

Faa da sua agenda uma companheira de verdade. Confie a ela por escrito ou gravado uma

poro de coisas que no precisam consumir esforo de fixao. Guarde sua memria para as

coisas, os momentos e as experincias agradveis, e no para pequenas informaes, datas e

compromissos que uma vez acontecidos desaparecem como vapor;

Tire frias DIRIAS: todos os dias, vrias vezes ao dia.



A administrao do tempo, a organizao de informaes, o trabalho

em equipe e o gerenciamento de tarefas

Os sete hbitos das pessoas mais eficazes, de Stephen Covey

1. Ser proativo: Ter responsabilidades e iniciativa;

2. Ter em mente o objetivo final;

3. Primeiro o primeiro: Estabelea prioridades e organize-se em funo delas;

4. Pensamento ganha-ganha: respeito mtuo/benefcios;

5. Primeiro compreender, depois ser compreendido: A empatia que se gera ao ouvir ser lhe

favorvel na exposio das suas idias e compreenso mtua;

6. Sinergia: Tudo o que criar deve ser superior soma das componentes;

7. Promover a renovao: Afine a sua viso e aproveite o tempo para cultivar as cinco

dimenses essenciais do seu carter: fsico, mental, social, emocional e espiritual.

First Things First: Time Management, de Patrick Forsyth

Faa um levantamento da sua situao hoje;

Estabelea objetivos;

Crie um ambiente apropriado;

Controle os desperdiadores de tempo;

Estabelea suas prioridades e atenha-se a elas;

Administre a papelada (de papel e eletrnica);

Administre as pessoas que o cercam;

Organize-se tambm fora do escritrio.



Calendrio: a ferramenta perfeita para a administrao do tempo

Compromisso tem hora, tarefa no

Para usar eficientemente os recursos da agenda do

Outlook, muito importante diferenciar compromisso de

tarefa. A diferena simples: compromisso tem hora

marcada, tarefa no.

Ateno: O Outlook conta com um outro recurso que

tambm chamado de tarefa. Nele voc define data de

incio, data de trmino, % de andamento e muito mais.

Esta tarefa bem diferente da tarefa que estamos

tratando aqui. Nossa tarefa aqui apenas algo que

precisamos fazer no dia em questo. Na figura ao lado,

temos duas tarefas definidas para o dia 4.

Um mtodo eficiente para voc relacionar as tarefas para o dia

Imagine um dia tpico, onde voc tenha muitas tarefas

programadas. Sua agenda Outlook ficaria muito estranha, cheia de

tarefas, o que dificulta a leitura.

Voc pode relacionar todas as tarefas do dia de uma forma muito

mais eficiente: crie uma tarefa genrica Hoje e digite todas as

tarefas do dia.

Tarefa

Compromisso



Facilite o planejamento de seu dia com o Outlook

Planejar seu dia muito importante. Voc pode fazer isso na primeira hora do dia (se voc for do

tipo diurno) ou na ltima hora do dia anterior (se voc for do tipo noturno). Consulte seu relgio

biolgico: qual o seu momento mais produtivo?

DICA Muita gente considera esta hora de planejamento um desperdcio de tempo. Em vez de

gastar 1 hora planejando, dizem estas pessoas, melhor aproveitar esta hora tambm para

produzir. Este um engano clssico. Experimente investir apenas 1 hora neste planejamento.

Voc ver que seu dia ganhar mais 2 a 3 horas! Melhor ainda, com um pouco de prtica, s

vezes s 15 minutos so suficientes para voc planejar seu dia.

Para fazer o planejamento dirio com o Outlook, a ideia usar duas tarefas Hoje. Uma delas

contm as tarefas especficas para o dia est no Calendrio. A outra uma espcie de rea de

trabalho, a que voc planeja seu dia.

Para que serve a rea de trabalho Hoje? exatamente nela que planejamos nosso dia. Na figura

acima, a rea de trabalho Hoje ainda apresenta uma tarefa para as 17:00 horas. Por qu? Porque

no deu tempo de cumpri-la e isso perfeitamente normal. Por melhor que seja seu

planejamento, nem sempre possvel cumpri-lo risca. No entanto, com a prtica, tarefas no

cumpridas so cada vez mais raras.

Vamos planejar nosso dia? Olhando a figura acima, o que temos?

a) Tarefa no cumprida no planejamento anterior (Conferir contedo do site)

b) Tarefas programadas para o dia atual (E-mail BKB, Fbio, Lavar carro etc)

c) Compromisso com hora marcada para o dia atual (11:00 BankBoston)

Hoje com tarefas especficas para o dia

Hoje usado para o planejamento dirio

a

b

c



Muita coisa, certo? Vamos ao planejamento!

1. O primeiro passo trazer a rea de

planejamento para sua tela. Abra a

tarefa genrica Hoje.

IMPORTANTE Aqui voc j v uma

primeira vantagem em usar a rea

de trabalho. Uma tarefa no

cumprida no planejamento anterior

aparece novamente. Assim, voc a

considerar neste novo

planejamento. Talvez voc at

queira mudar seu horrio, j que o

horrio definido antes no foi adequado. Neste nosso exemplo no

faremos isso.

Olhando na figura da pgina anterior, vemos que j existe um

compromisso definido (com hora marcada, 11:00 horas).

2. Digite a hora correspondente deste compromisso em Hoje e o

copie/cole na linha seguinte.

COMENTRIO Veja que o compromisso j foi digitado

na posio certa (11:00 antes de 17:00 horas).

Assim, aos poucos voc vai planejando seu dia. O

prximo passo? Temos vrias tarefas sem hora

definida. Vamos lev-la para a rea de trabalho.

3. Abra a tarefa Hoje (definida para o dia atual),

selecione todas as tarefas, copie e cole na rea de

trabalho.

4. IMPORTANTE Assim que voc leva as tarefas para a rea de trabalho, no tem mais sentido

mant-las no dia correspondente. No h mais necessidade deste lembrete. Delete-o!

1

2

3



Sua rea de trabalho agora tem vrias tarefas sem hora

definida. Cabe aqui uma reflexo. Quando voc marcou estas

tarefas em seu Outlook, no havia sentido definir um horrio

para elas. Veja, h alguns dias atrs voc no saberia dizer

qual o melhor horrio para ligar para Rui. Hoje voc precisa

definir este horrio, hoje que a tarefa ser feita.

5. Digite horrios conforme voc imagina seu dia de hoje e

distribua as tarefas nestes horrios.

Alguns comentrios sobre o planejamento mostrado na figura

ao lado:

H uma boa folga entre os vrios horrios. Imprevistos

sempre acontecem, voc precisa ter espao para trat-los.

No tente marcar tarefas demais, voc no ter como

cumpri-las. A dica: sua rea de trabalho Hoje no pode ter

setas de rolagem. Voc sabe, isso acontece se houver

muito texto ou tarefas digitado.

No marque tudo na rea de trabalho (almoo, por

exemplo). No preciso ser extremamente metdico

neste planejamento dirio. Tenha um pouco de liberdade!

Para facilitar a visualizao, veja que as tarefas so

precedidas por um ponto (.)

DICA medida que voc for realizando as tarefas, apague-as.

Assim, no final do dia, no deve haver mais nenhuma tarefa

nesta rea de trabalho. Este o objetivo. assim que voc

tem certeza que fez um bom planejamento dirio. assim que

o Outlook se torna uma ferramenta preciosa para sua produtividade.

COMENTRIO Muitas vezes marco a primeira atividade para 8:30, mesmo podendo comear s

8:00.

Uma recomendao final: no dependa exclusivamente do Outlook exercite um pouco sua

memria. Em outras palavras, tente no marcar todas as tarefas, procure se lembrar de algumas

por conta prpria. Faz bem mente!



Diferencie importante de urgente com a ajuda do Outlook

Os mtodos tradicionais de administrao do tempo e anlise de produtividade sempre sugerem,

diferencie urgente de importante. Em uma definio livre:

Urgente: voc precisa fazer a tarefa rapidamente. Por exemplo, responder a ligao telefnica de

um cliente.

Importante: a tarefa tem que ser feita. Por exemplo, fazer a anlise de seu fluxo de caixa.

O problema que nem tudo que importante urgente. Por

exemplo, at que ponto o cliente que deixou um recado

importante o suficiente para voc ligar de volta rapidamente? Por

outro lado, embora tarefas importantes no tenham um tempo

certo para serem feitas, voc no pode prorrogar indefinidamente

a anlise do fluxo de caixa. Em algum momento ela passa a ser

urgente.

Qual a concluso? Algumas tarefas so ao mesmo tempo

importantes e urgentes. So estas que voc no pode deixar de

cumprir. Voc se lembra das tarefas planejadas para seu dia?

Algumas delas so realmente muito importantes e bastante

urgentes. Destaque-as! Pinte-as de negrito e vermelho. uma

recomendao simples, aparentemente at ingnua, mas de uma

eficincia muito grande. O que voc no pode deixar de fazer no

dia salta aos olhos!



A visualizao produtiva de seu Calendrio

a) E-mails esquerda

Mais adiante nesta apostila voc ver as sugestes para o trabalho produtivo com e-mails. Por

enquanto preste ateno em:

- Apenas oito pastas particulares de assuntos;

- Mximo de trs nveis para estas pastas.

b) Calendrio no centro

Veja na prxima pgina como personalizar seu Calendrio.

a b c



Outlook 2003: Ferramentas, Opes, Preferncias, Opes de calendrio

Outlook 2010: Arquivo, Opes, Calendrio

Normalmente, a melhor produtividade obtida com o Calendrio configurado com estas

opes:

- Semana de 2 feira a domingo

- Primeiro dia da semana: segunda-feira

- Horrio comercial das 8:00 s 19:00 horas

c) Visualizao mensal e tarefas direita

- Trs meses (a figura acima mostra apenas um ms, que no ideal)

- Tarefas apenas com as colunas principais



Um compromisso um pouco diferente

Marcar compromissos no Outlook muito simples. No entanto, algumas vezes alguns

compromissos tm particularidades que precisam ser corretamente marcados no Calendrio. Um

exemplo: ginstica postural, na hora do almoo, duas vezes por semana, durante 2 meses, em

semanas alternadas.

O segredo aqui marcar um compromisso recorrente. Felizmente o Outlook consegue dar conta

de todas as excees deste exemplo acima.

1. No Calendrio clique duas vezes no dia e horrio da primeira ginstica.

2. No quadro do Compromisso que se abre, clique no boto Tornar peridico.

Aparece o

quadro

Compromisso

recorrente.

3. Defina horrio

de incio, fim e

durao.

4. Indique que a

recorrncia do

compromisso

de base

semanal.

5. Mostre que o

compromisso

acontece a

cada 2 semanas.

6. Indique que a segunda-feira e a quinta-feira so os dias da semana desejados.

7. Para finalmente mostrar que a ginstica dura apenas 2 meses, indique que o compromisso

deve ser repetido durante 8 semanas.

2

3

4

5

6 6

7



Deixando o Calendrio mais produtivo

Alguns recursos do Outlook podem deix-lo ainda mais eficaz. Veja:

Outlook sempre aberto no Calendrio

No incio do dia, antes de ler e-mails, conversar com a equipe ou atender telefonemas, comece

analisando o que j est marcado. Para isso melhor o Outlook exibir logo de incio o Calendrio.

No Outlook 2003:

1. Escolha Ferramentas, Opes,

selecione a guia Outras e clique no

boto Opes avanadas.

2. No quadro Opes avanadas escolha

Iniciar na pasta: Calendrio.

No Outlook 2010:

1. Escolha Arquivo, Opes e clique na guia Avanado.

2. Na seo Inicializao e sada do Outlook, escolha Iniciar o Outlook nesta pasta: Calendrio.

2

2



Os feriados ficam por conta do Outlook

O Outlook tem um calendrio interno de feriados de vrios pases. Deixe-o marcar no Calendrio

os feriados dos pases importantes para voc.

No Outlook 2003:

1. Escolha Ferramentas,

Opes, selecione a guia

Preferncias e clique no

boto Opes de calendrio.

2. Em Opes de calendrio,

clique no boto Adicionar

feriados.

3. Em Adicionar feriados ao

calendrio assinale o pas (ou

pases) desejado.

No Outlook 2010:

1. Escolha Arquivo, Opes e clique na guia Calendrio.

2. Na seo Opes de calendrio, clique no boto Adicionar Feriados.

3. Em Adicionar feriados ao calendrio assinale o pas (ou pases) desejado.

2

3

1

2

3



Compromissos organizados por cores

Voc tambm pode atribuir

cores aos seus compromissos,

conforme sua categoria. Assim

fica fcil olhar o Calendrio e

imediatamente avaliar os tipos

de compromissos marcados.

1. No quadro do novo

compromisso, selecione a

cor desejada em Rtulo.

A agenda de grupo

Que tal olhar a agenda de vrias pessoas

ao mesmo tempo? Assim fica mais fcil

descobrir, por exemplo, onde esto todos

em um determinado momento.

1. Para trabalhar com agendas de grupo,

clique no boto Agendas na janela do

Calendrio.

2. Clique no boto Nova para criar uma nova agenda e em seguida digite um nome para a nova

agenda.

3. Pronto. Agora s

clicar no boto

Adicionar outros para

indicar quais as pessoas

cuja agenda voc quer

olhar.

ATENO Este recurso

funciona apenas com o MS-

Exchange ou se as agendas estiverem publicadas na Internet.

1

1

2

3



Uma reunio produtiva

A melhor reunio aquela que no existe.

Voc no quer resolver um assunto? Convoque uma reunio!

Conceitos

Persuadir pessoas (Howard Gardner em Changing Minds)

Razo: a apresentao lgica das ideias

Pesquisa: utilizao de informaes relevantes na argumentao

Ressonncia: a ideia deve ''parecer certa'' para o pblico

Representao: contar uma boa histria

Recursos e prmios: a audincia precisa ser seduzida e achar que ganha ao apoiar o chefe

Acontecimentos do mundo: crises, furaces, guerras podem facilitar mudana de pensamento

Resistncias: o lder deve estar preparado para elas e saber como combat-las

Antes, durante e depois

S convoque uma reunio se totalmente indispensvel. E se no houver reunio? A ocasio

propcia? H alternativa reunio? Qual o custo da reunio?

ANTES

- Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto

Concentre os assuntos principais no incio, onde a ateno maior

V do genrico ao especfico

- Defina resultados esperados

- Organize material de apoio (slides, textos, clculos, idias)

- Verifique infraestrutura do local (equipamentos, ambiente)

- Convite com os temas da reunio

- Coloque s as pessoas s quais o assunto interessa

- Confirmaes

DURANTE

- No castigue os pontuais premiando os atrasados

- Defina os objetivos

- Estimule a participao

- Mantenha o foco

- Controle o tempo de cada um (sutilmente)

Tema fora da pauta: anotado e discutido em eventual prxima reunio

- Pergunte sempre, esclarea todos os pontos

- Relacione as concluses

DEPOIS

- Acompanhe o resultado das concluses



Ningum tem tempo a perder. J que a

reunio inevitvel, o melhor torn-la

altamente produtiva. Que tal fazer um

curso rpido antes de toda reunio? A

ideia ter anotaes no Outlook com

tudo o que voc precisa saber para uma

reunio produtiva e ler estas

anotaes no momento da preparao,

da execuo e da concluso da reunio.



O passo-a-passo para uma reunio produtiva

Para tornar suas reunies

produtivas, recomendvel

colocar todos os conceitos da

pgina anterior em uma

anotao. Assim, ao marcar uma

nova reunio, s abrir esta

anotao e seguir os passos.

COMENTRIO Antes de preparar uma

reunio, avalie sua real

necessidade.

Onde o melhor lugar para voc

elaborar uma pauta? Claro, no

Outlook.

A. Abra uma tarefa no alto do dia da reunio e defina:

1) Pauta, com tempo para cada assunto

2) Resultados esperados

3) Material de apoio

4) Local (confira a infraestrutura)

(veja os prximos passos na pgina seguinte)

Comentrio

1

2

3

4

A



B. Chegou o momento de definir a reunio. Defina

um compromisso novo no Outlook com:

5) Convite com temas da reunio

Observe que estes temas j foram definidos na

tarefa Nova Revista, que voc usou para

planejar a reunio.

DICA 1 No esquea de indicar o local da reunio.

DICA 2 Normalmente uma reunio no deve ter

mais do que 2 horas ela fica improdutiva.

C. Liste as pessoas que devem participar da

reunio. Clique na guia Agendamento.

6) Indique as pessoas que devem participar.

Veja que at a sala1 foi convidada: o local

parte importante da reunio, certo?

DICA 3 Observe, ao lado de cada

participante foi definida a importncia da

participao de cada um: participante

necessrio ou participante opcional.

D. S falta convidar as pessoas. Clique no

boto Convidar participantes.

7) Pronto, agora s aguardar as

confirmaes.

DICA 1 O Outlook controla as respostas.

Clique na guia Controle e veja as

respostas dos participantes convidados

claro, depois que eles responderem.

B

5

Dica 1

Dica 2

C

6

Dica 3

D

Dica 1



Talvez aqui voc tenha que estudar

novas datas, tudo depende da

disponibilidade real das pessoas.

DICA 2 Quem trabalha com o Outlook em

rede, pode ver o horrio disponvel de

cada um. Assim fica mais fcil descobrir

a melhor hora para todos.

8) Terminada a reunio, envie a ata.

E. H um truque til aqui: abra a reunio marcada

no Calendrio do Outlook, apague o texto

existente e digite as concluses da reunio.

F. Clique em Enviar atualizao. Todos os

participantes recebero a ata.

COMENTRIO Na verdade, este recurso usado para

marcar uma nova data. Voc at pode us-lo

desta forma, mas mesmo que no haja uma nova

data, ele til para enviar a ata para todos.

9) Por fim, s falta acompanhar o resultado da reunio. Se cada um saiu com uma tarefa, use

o recurso Tarefas do Outlook para control-las. Se preferir, aplique o mtodo alternativo para

lidar com as tarefas da equipe mostrado mais adiante nesta apostila.

Dica 2

E

F



Anotaes: a informao certa no lugar certo

em Anotaes que voc organiza suas informaes gerais. Bem utilizado, talvez este seja um

dos melhores recursos do programa. Como Anotaes um recurso do Outlook com poucas

opes, aqui que o usurio mais solicitado: preciso definir regras, metodologias de

armazenamento. preciso enfim toda uma lgica de gerenciamento de informaes. Vamos ver.

O que colocar em uma Anotao: nem mais nem menos

Uma Anotao contm idias, projetos, rascunhos, esquemas enfim, tudo o que voc precisa

anotar e no sabe aonde! Duas regras de ouro:

NO guarde tudo. Voc no pode depender s de suas anotaes. Algumas coisas no deveria

ser anotadas, mas sim lembradas. Estimule seu crebro. Mesmo que voc se sinta melhor

anotando tudo, ainda assim d uma chance a seu crebro: na hora de precisar da anotao,

procure se lembrar do que est nela antes de abri-la!

No abrevie. No custa nada escrever palavras por inteiro. Nada pior do que mais tarde voc

perder alguns preciosos minutos tentando decifrar o que significa tal abreviao.

O nome da Anotao essencial De nada adianta ter vrias anotaes feitas se voc no souber localiz-las quando precisar.

Assim voc precisa de um bom mtodo para nomear as anotaes.

DICA 1 A primeira linha de uma Anotao

usada como seu ttulo.

DICA 2 Deixe uma linha em branco entre

o ttulo e o texto da anotao a

visualizao fica muito mais clara!

Um bom nome comea com a palavra

mais geral e termina na palavra mais

particular. Na figura ao lado voc v

quatro anotaes: todas elas dizem

respeito a livros. Como todas comeam

com a palavra Livros, elas aparecem juntas na relao de anotaes automaticamente!

Veja tambm que a segunda palavra do ttulo detalha um pouco mais o contedo da anotao

(como em Livros Estratgia). Algumas anotaes precisam de uma terceira palavra para a

identificao adequada do contedo (como em Livros Ttulos Finais).

A primeira linha o ttulo



Procure tambm impor um limite para o nmero de

palavras usadas. Mais do que trs palavras podem

complicar futuras pesquisas. Se voc precisar de uma

quarta palavra, a soluo um truque muito comum em

informtica: juntas duas palavras em uma s, como mostra

a figura ao lado.

DICA Nem sempre o Outlook mostra o contedo da anotao na parte debaixo da janela. Se ela

no aparece em seu computador, escolha os comandos Exibir, Painel de visualizao.

IMPORTANTE Procure usar a mesma metodologia de Anotaes para nomear tambm suas pastas de

arquivos e suas pastas de e-mails. Seu trabalho ficar muito mais produtivo!

O grande truque: Anotaes classificadas em grupos

Tambm muito importante para o trabalho eficiente com Anotaes

sua diviso em grupos. O melhor que isso feito atravs de um

mtodo muito simples: basta adicionar uma palavra chave no incio

do ttulo.

A figura ao lado mostra vrias anotaes, todas devidamente

agrupadas de acordo com a palavra inicial. Cada palavra inicial

composta por apenas trs letras. Esta palavra muitas vezes

chamada de palavra-chave.

IMPORTANTE essencial que voc sempre se

lembre destas palavras-chave quando for

criar uma nova anotao. Para facilitar, a

sugesto que voc crie uma anotao (claro!) com todas as suas

palavras e seus significados.

COMENTRIO O nome desta anotao segue exatamente as regras

sugeridas. Adm porque uma anotao administrativa; Assuntos

porque contm a relao de assuntos-chave possveis para as anotaes e Organizao porque

aqui que o usurio deste Outlook organiza sua metodologia. Mais ainda, o nome segue o princpio

da palavra mais geral (Assuntos) para a mais particular (Organizao).



Anotaes com categoria

Toda esta metodologia de palavras-chave vista na pgina anterior pode ser

viabilizada tambm pelas categorias do Outlook. Uma categoria tambm

permite o agrupamento das anotaes.

1. Clique no boto de que aparece no alto esquerda da anotao para

exibir uma lista de comandos aplicveis a esta anotao.

2. Escolha o comando Categorias.

3. No quadro Categorias escolha a categoria mais adequada.

DICA 1 Voc pode selecionar mais de uma categoria. muito comum uma

anotao pertencer a vrias categorias.

DICA 2 Voc pode criar uma nova

categoria para a anotao atual: digite

seu nome na caixa Itens pertencem a

esta categoria e em seguida clicando

no boto Adicionar lista.

DICA 3 Voc pode criar uma nova

categoria para TODAS as anotaes (e

no s para a atual) clicando no boto

Lista de categorias mestras.

4. A grande vantagem de categorias em

anotaes sua exibio. Para ver o

que isso significa, escolha os comandos

Exibir, Modo de exibio atual, Por

categoria.

O Outlook agrupa todas as

categorias.

5. Para ver as anotaes de a

uma categoria, clique no sinal + que aparece a sua esquerda.

Cabe a voc decidir o que melhor em seu caso: o uso de

palavras-chave ou o uso de categorias. Na dvida, voc pode usar os dois mtodos!

1

2

Dica 1

Dica 2

Dica 3

5



Como encontrar uma determinada anotao?

Se voc organizou suas anotaes por palavra-chave (ou por categoria), fica muito mais fcil

encontrar uma determinada anotao. No entanto, pode ser que voc ainda no tenha

encontrado a sua forma ideal de atribuio de palavras-chave e a encontrar uma anotao

pode ser uma tarefa mais difcil.

Para isso o Outlook oferece o recurso de procura.

1. Clique no boto Localizar

que aparece na barra de

ferramentas de

Anotaes.

2. Na barra de procura que

aparece, digite a palavra

que voc quer procurar

nas anotaes.

3. Clique em Localizar agora.

Pronto, o Outlook exibe apenas as anotaes que contm esta palavra.

DICA Para ver todas as anotaes novamente, clique no boto Limpar ou desative o boto

Localizar.

1

Dica

2

3



Planejamento na medida certa

O melhor planejamento o planejamento mnimo! No tente planejar tudo, no tente prever

tudo! No h como, tempo perdido. E voc no quer perder tempo, quer?

Para que seu trabalho flua, voc precisa de liberdade, voc precisa reagir na hora e tomar

atitudes conforme o que for acontecendo. Mas onde est o planejamento nisso tudo? Um

planejamento eficiente aquele que norteia suas aes. Ele serve apenas de guia: ao longo de

seus dias, voc sempre precisa avaliar se tudo est ocorrendo o mais prximo possvel dentro de

seu planejamento ideal.

O planejamento dirio

Cada um de ns tem o momento do dia mais produtivo. Alguns

noite, outros logo de manh. Identifique o seu melhor

momento e reserve parte dele para planejar seu dia. s vezes

apenas 15 minutos servem, eles rendero 2 a 3 horas de

produtividade no dia. (3 horas = 180 minutos; 180 minutos

obtidos por causa de 15 minutos investidos; uma aplicao que

rende 1100%!)

A figura acima mostra a anotao Adm. Planejamento Dirio (Ateno,

veja que o nome desta anotao segue o modelo sugerido

anteriormente nesta apostila.)

Este um planejamento genrico para todos os dias. Serve apenas como

referncia. Alm dele, um planejamento essencial aquele

correspondente a cada dia que j foi feito em pginas anteriores desta

apostila, e repetido nesta figura ao lado.



O planejamento semanal

Embora pouco utilizado, o planejamento semanal to importante quanto o planejamento

dirio. Todos temos muitas tarefas para fazer sse as agruparmos por dia da semana, h uma

sensao de maior disponibilidade de tempo.

Veja ao lado a anotao Adm. Planejamento Semanal. Cada

dia da semana concentra tarefas de um determinado assunto.

Por exemplo, j que a quarta-feira dedicada ao marketing,

neste dia o autor deste planejamento ao lado no precisa se

preocupar com palestras, sites ou administrao.

COMENTRIO Veja que os assuntos

coincidem com a lista criada para a

organizao das anotaes em

geral. Como voc v, um bom mtodo facilita tudo!

Claro, este planejamento apenas uma orientao geral. Todos os

assuntos so tratados em todos os dias da semana. Mas h um dia

preferencial para cada um.

Veja a facilidade: quando

houver uma tarefa ligada

ao marketing, ser preciso

marc-la em uma tarefa

Hoje diria. J que h um

planejamento, voc a

marca no Hoje da 4. feira,

o dia da semana planejado

para isso.

Planejamentos mensal, semestral e anual

Seguindo esta mesma linha de raciocnio, bastante recomendvel criar um planejamento

mensal (janeiro melhor para uma coisa, setembro melhor para outras para todo mundo, em

geral!), um planejamento semestral (para muitas pessoas a metade do ano bem significativa!) e

um planejamento anual (um bom planejamento anual tem ligao direta com seu currculo um

currculo que no muda de ano para ano significa anos mal aproveitados).

Seminrios

Palestras

Cursos Marketing Sites

Infraestrutura

Administ.

Pessoal



O Outlook como ferramenta de brainstorming

Uma reunio produtiva uma reunio com mtodo. Uma ferramenta muito usada o

brainstorming: todo mundo fazendo sugestes, sem censura, sem qualquer tipo de julgamento. O

segredo depois classificar tudo e aperfeioar. O Outlook pode ser uma tima ferramenta para

isso: basta usar as anotaes.

Uma sugesto atrs da outra

1. Crie uma nova anotao no Outlook e deixe-a vazia por enquanto.

2. Apareceu a primeira ideia? Digite-a nesta anotao.

DICA Deixe a primeira linha vazia. Assim, se voc olhar na pasta Anotaes do Outlook, todas

as anotaes deste brainstorming estaro l, no incio da lista.

DICA No polua a tela com palavras desnecessrias, retire data e hora das anotaes. Escolha

Ferramentas, Opes, clique na ficha Outras e clique no boto Opes avanadas. No quadro

que aparece, desmarque a linha Mostrar data e hora ao exibir anotaes.

3. Surgiu uma nova ideia, preciso uma nova anotao. Clique no boto

de comandos da anotao atual e escolha Nova anotao.

DICA Voc tambm pode criar uma nova anotao pressionando as

teclas Crtr+Shift+N.

DICA Para no amarrar a digitao, crie

logo de incio uma srie de anotaes

vazias.

Aos poucos sua tela fica com vrias

anotaes. Agora voc s precisa

organiz-las.



O momento de organizar tudo

Algumas organizaes possveis:

Uma distribuio mais lgica das idias.

Mover as anotaes muito simples, basta

arrastar a barra de ttulo.

Cores nas

anotaes.

Depois de

organizadas, fica

mais fcil

enxergar os

vrios grupos de

idias. Atribua

uma cor para cada anotao de cada grupo. Clique no boto de

comando da anotao, escolha Cor e selecione a cor desejada.

A anotao final: concluso

Agora s concluir. Depois

que voc classifica tudo, fica

mais fcil chegar a uma

concluso. Voc pode reunir

tudo em uma anotao final.

1. Para reunir o texto

desejado na anotao

final, basta selecion-lo e

arrast-lo para o local

adequado.

DICA Todas as anotaes que voc criou no brainstorming no

devem ser mais necessrias. Como voc deixou uma linha em

branco no incio de cada uma, elas aparecem em primeiro lugar na

lista de anotaes. Selecione-as e apague de uma nica vez!



Contatos: o mais perfeito gerenciamento de informaes

Os contatos do Outlook, quando utilizados produtivamente, podem ser uma excelente

ferramenta de relacionamento com clientes, amigos, famlia e virtualmente todo mundo.

Duas regras de ouro para o uso produtivo dos contatos:

Economize seu tempo, digite o mximo de informaes. Para economizar seu tempo agora,

use todo o tempo necessrio para digitar tudo o que voc souber de um contato. Voc tem o

nmero do fax dele e no quer digit-lo? Um dia, quando voc precisar deste nmero, ser

muito bom t-lo armazenado. Mais ainda, se voc no o tivesse digitado, provavelmente nem

teria mais o carto deste contato e levaria um bom tempo obt-lo.

Crie o hbito de sempre preencher sempre os demais campos. Voc pode no saber o

endereo de um contato agora. Mas, mais tarde, quando souber, no se esquea de digit-lo.

Quando voc precisar, o endereo estar l!

Informaes que ningum preenche mas deveriam!

Digitar os dados de um novo contato muito simples, basta preencher os campos. Preste ateno

especial em:

a) Opes para

endereos comercial,

residencial ou outros:

preencha todos.

b) Definio do endereo

postal: importante na

hora da mala direta.

c) Endereo de pgina da

Web: quase ningum

preenche, mas voc

pode sentir falta mais

tarde.

d) Endereo do comunicador instantneo, tal como o Messenger.

e) Caso seus contatos possam ser vistos por outras pessoas na rede da empresa, assinale

Particular para que este contato no aparea.

a

b

c

d

e



DICA 1 Economize a digitao! Se voc quiser criar um contato novo a partir de um e-mail

recebido, simplesmente arraste-o para a pasta Contatos. O Outlook imediatamente cria um

contato novo com alguns campos j preenchidos. Veja na figura abaixo um contato criado assim.

DICA 2 Muitos gostam de procurar seus contatos pelo sobrenome, outros j preferem fazer a

procura pelo nome. Torne seu trabalho mais produtivo: escolha seu mtodo preferido e defina a

forma de armazenamento na caixa Arquivar como (nome e sobrenome ou sobrenome e nome).

Parabns a voc!

O Outlook perfeito para

administrar aniversrios:

1. Clique na guia

Detalhes.

DICA Veja quantos

outros campos teis

existem nesta ficha.

2. Indique a data de

Aniversrio do

contato.

Dica 1

Dica 2

1

2



A grande vantagem em definir um aniversrio na ficha do

contato que o Outlook tambm indica em Calendrio este

aniversrio. Voc nunca mais vai esquecer desta data querida.

Muitas felicidades.... O que um grande trunfo para seus

relacionamentos comerciais e pessoais!

Se voc tiver o hbito de registrar aniversrios de seus contatos, pode at v-los na forma de

tabela o que muito mais produtivo!

3. Para ver seus contatos na forma de tabela, escolha Exibir, Modo de exibio atual, Lista de

telefones.

4. Normalmente

o campo

Aniversrio

no aparece.

Para inclu-lo,

pressione o

boto direito

do mouse em

qualquer

coluna e

escolha

Seletor de campos no menu que aparece.

5. Escolha Campos pessoais no quadro Seletor de campos.

6. Arraste Aniversrio para a posio desejada.

7. A coluna Aniversrio fica mais produtiva se

visualizada em ordem crescente ou

decrescente. Para classific-la, clique na

palavra Aniversrio no cabealho da coluna.

4

5

6

7



Acrescentando novos campos aos contatos

Administrar produtivamente seus contatos registrar suas informaes mais importantes. Nem

sempre o Outlook tem todos os campos necessrios. Embora voc possa usar o campo de nota do

contato para escrever o que quiser (mais detalhes adiante nesta apostila), muitas vezes pode ser

mais interessante criar um campo especfico para uma informao que aparece com frequncia

para seus contatos.

Por exemplo, se voc for um vendedor de carros, talvez queira ter um campo Carro em seus

contatos. Vamos criar este campo:

1. mais fcil criar um campo no modo de visualizao de tabela usando o seletor de campos.

Escolha Exibir, Modo de exibio atual, Lista de telefones, pressione o boto direito do

mouse em qualquer coluna e escolha Seletor de campos no menu que aparece

2. Clique no boto Nova no

Seletor de campos.

3. Digite um nome adequado

no quadro Novo campo.

4. Pronto, agora s usar o campo.

Abra a ficha do contato, clique na

guia Todos os campos, na caixa

Selecionar de escolha Campos do

usurio na pasta e finalmente

digite o tipo do carro no campo

Carro.

1

2 3



O campo Nota: talvez mais essencial que e-mail ou telefone

A ficha de contato tem uma rea onde voc pode digitar o que quiser. Bem utilizada, esta nota

pode ser uma de suas melhores ferramentas de produtividade.

A ficha acima mostra os dados do autor desta apostila. Veja que a nota mostra suas atividades

profissionais e os livros que ele escreveu. Assim, se algum procurar por professor em sua lista de

Contatos, a ficha acima aparecer.

DICA No seja formal nesta nota, digite tudo o que

voc considerar importante. A figura ao lado mostra

outras informaes do autor desta apostila que

tambm poderiam estar nesta nota.

Sobrinhos: Bruno, Lucas, Mariana, Danilo Cachorrinha: Vitria Gosta de fico cientfica Scio da ACM, frequenta o SESC, gosta de andar de bicicleta

Contatos relacionados ao

Fernando

Categoria do contato

Fernando



As atividades de um contato bem relacionado

Uma das ferramentas mais produtivas do Outlook a guia Atividades na ficha Contatos. L voc

encontra tudo o que existe no Outlook relacionado a um contato. A figura abaixo mostra

a) tarefas

b) compromissos

c) anotaes

d) e-mails recebidos, enviados e at excludos

e) e-mails arquivados em pastas prprias (por assunto)

f) outros contatos

relacionados Flvia, a ficha de contato aberta neste exemplo.

1. Para ver tudo isso, s foi preciso abrir o contato Flvia e clicar na guia Atividades.

1 Dica: este campo foi inserido para classificar a visualizao das

atividades por data.

a

b

c

d

e

f



A arte de realizar tarefas suas e de sua equipe

O Outlook apresenta um excelente recurso para o trabalho com

tarefas as suas e a de quem trabalha com voc.

As suas tarefas

O modo mais simples de trabalhar com suas tarefas relacion-las

todas em uma tarefa global. Voc j sabe, nesta apostila nossa

tarefa global chama-se Hoje, e voc j viu como trabalhar com ela

nas pginas anteriores.

As tarefas de sua equipe acompanhadas por voc

Voc tambm pode criar uma tarefa especfica para cada membro de sua equipe, como mostra a

figura ao lado. O importante voc tambm marcar nas tarefas dirias Hoje pontos de

acompanhamento das tarefas da equipe.

. Henrique, Fbio

. Universidade TAM

. Gambi: proposta Excel Avanado

. Fabola, Cleiton

. Reunio Carla Marques, Avon . Motorola: PPoint

. Cleiton

. BankBoston: conhecer nova sala de aula

. AAPSA

. Mc

. Adnia, Uberlndia

. E-mail mkt: DF, RS, BH

. Resposta do Valter: Palm em BH; Rodrigo em Natal . Protocolo dos equipamentos segurados

. Ausncia na 2a. de manh . Horrio McDonald's . Revincular Secretrias . 2 emuladores: velho, novo . OpenOffice: detalhar contedo para cada programa

Tarefas Hoje com nomes dos

integrantes da equipe

Tarefas da equipe



As tarefas de sua equipe acompanhadas com o Outlook

Voc tambm pode atribuir as tarefas atravs do Outlook.

1. Basta clicar no

boto Atribuir

tarefa.

A pessoa que

recebe a tarefa

pode:

. aceit-la

. recus-la

. atribu-la a outra

pessoa

2. medida que a

pessoa que aceitou

a tarefa for

atualizando suas informaes (por exemplo, modificando a porcentagem em % Concluda), o

Outlook atualiza estas informaes nas tarefas correspondentes de quem a atribui, de quem a

aceitou e eventualmente de quem a encaminhou.

Na tela com todas as tarefas, voc tem vrios tipos de exibio que facilitam o controle total

de tudo com facilidade!

1

2



A importncia da comunicao: um e-mail bem feito

Um ttulo bem escolhido

Ningum tem tempo de ler muitos e-mails. Quando mais claro e objetivo for a linha de assunto,

maior a chance de o e-mail ser lido.

- Um assunto ruim: Informaes sobre o curso O e-mail de negcios eficaz

- Um assunto bom: O e-mail de negcios eficaz

O corpo do e-mail

Um bom texto de e-mail deve ter:

Pargrafos curtos

Explicaes simples e diretas

O limite mximo ideal de uma tela. Se o destinatrio precisar rolar a tela, ele certamente

deixar o seu e-mail para ler depois!

Linguagem simples. Voc no pode usar linguagem difcil. Alm do e-mail ficar pedante, o

destinatrio tambm deixar o e-mail para ler depois!

A distribuio do texto no e-mail tambm muito importante, veja:

a) Nome do destinatrio

b) Saudao

c) Introduo ao assunto

d) Tpicos que facilitam a

leitura

e) Solicitao de um novo

contato

f) Uma finalizao

g) Assinatura com nome e

telefone de contato

Uma ltima recomendao que

vale ouro: depois de terminar o

texto, leia-o novamente! Muito

provavelmente voc achar

trechos que podem ser

aperfeioados.

a

b

c

d

e

f

g



E-mails: ajudam ou atrapalham?

Por mais organizado que seja seu trabalho com o Outlook, pode acontecer o acmulo de e-mails.

Como evit-lo? E se houver acmulo, como resolver?

Separe um momento de seu dia para lidar com seus e-mails

Cada um de ns rende melhor em um determinado perodo do dia. Alguns so mais diurnos,

outros mais noturnos. Separe a melhor hora do dia para ler, apagar e organizar seus e-mails:

manh para os diurnos, final do dia para os noturnos. Assim voc respeita uma regra essencial

para o trabalho eficiente com e-mails:

Caixa de entrada eficiente caixa de entrada vazia

Regras para a leitura de e-mails

Nossa experincia profissional em nossos clientes mostra que voc deve:

1. Identificar e-mails inteis, do tipo spam, e apag-los definitivamente.

DICA Um e-mail apagado vai para a pasta Itens excludos. Para apagar um e-mail

definitivamente, pressione as teclas Shift+Del.

2. Em seguida, leia rapidamente e-mails com notcias e informaes genricas.

3. S ento passe a ler com cuidado cada um dos e-mails importantes que voc recebeu.

Pesquisas mostram que estes procedimentos muitas vezes chegam a eliminar at 90% dos e-mails

da Caixa de entrada. E depois que sua Caixa de entrada estiver vazia, leia os e-mails medida que

eles chegam. E apague-os ou armazene-os!



Acmulo de e-mails

Mesmo seguindo estas regras, de vez em quando voc ainda pode ter e-mails demais em sua

Caixa de entrada. melhor responder primeiro:

- Os mais recentes, deixando os mais atrasados mais atrasados ainda?, ou

- Os mais atrasados, atrasando os mais recentes?

Estas so perguntas difceis de responder. Cada pessoa tem um critrio. No entanto, vamos a um

raciocnio rpido. Os e-mails mais recentes ainda no provocaram um desconforto em quem os

enviou. Responda-os primeiro! Os atrasados j esto descontentes, no deixe os recentes

descontentes tambm!

Alm disso, pode haver um e-mail recente repetindo o e-mail atrasado, com novas informaes.

Respondendo o recente, voc no precisa responder o atrasado.



O armazenamento de e-mails

O Outlook contm vrias pastas pr-definidas: Caixa de entrada,

Caixa de sada, Itens enviados, Itens excludos e Rascunhos. Estas

pastas so muito teis para o trabalho com e-mails, nelas que

voc encontra os e-mails que chegam, os e-mails enviados, os e-

mails excludos e os e-mails que ainda no esto prontos

(rascunhos).

COMENTRIO E-mails ainda no finalizados portanto no enviados

ficam armazenados na pasta Rascunhos, desde que voc configure

o Outlook para isso. Veja na prxima pgina como habilitar esta

opo.

muito recomendvel criar pastas especficas para o

armazenamento dos e-mails importantes. Na figura ao lado voc

v uma pasta principal Zemails que contm todos os e-mails

importantes.

Para melhor organizao, esta pasta principal foi dividida em vrias

pastas temticas (Administrao, Artigos, Cursos). Cada e-mail

assim armazenado em sua pasta temtica.

COMENTRIO Para facilitar a visualizao, esta pasta foi criada com um

nome aparentemente estranho: Zemails. Como o Outlook classifica

as pastas em ordem alfabtica, optamos por usar a letra Z no incio

do nome da pasta para que ela aparea no final da lista. Assim, as pastas iniciais so fornecidas

pelo prprio Outlook. As pastas temticas aparecem no final da lista, todas dentro de Zemails.

REFLEXO Criar pastas demais pode ser to pouco produtivo quanto deixar todos os e-mails

guardados em um s local. Uma boa recomendao: tente criar o menor nmero possvel de

pastas. No entanto, se voc precisar de vrias, tente no criar mais do que trs nveis. O destaque

da figura acima mostra um exemplo com trs nveis.

3 nveis



Devo guardar a resposta da resposta?

Todo e-mail deve ser guardado? E as respostas? Mais ainda, e a resposta da resposta? Quanto

tempo devem ser guardados? H espao no computador para tanto armazenamento?

Saber guardar e-mails extremamente importante. At porque teremos que localiz-los

facilmente mais tarde. Vamos a algumas consideraes.

sempre bom ter um registro de seus e-mails. Mas altamente recomendvel evitar repeties.

Veja uma simulao:

Veja que o segredo apagar e-mails que chegam e guardar e-mails de resposta. Mais ainda, e-

mails de resposta antigos tambm devem ser apagados, porque todo o registro est no e-mail

mais atual.

De: Maria Para: Joo Envie uma proposta.

De: Joo Para: Maria Eis a proposta.


De: Maria Para: Joo Mude o primeiro item.



De: Joo Para: Maria Item mudado.

De: Maria Para: Joo Mude o primeiro item.



Pedido 1 Resposta 1 Pedido 2 Resposta 2

Apague Pedido 1 e guarde Resposta 1

Apague Resposta 1, Pedido 2 e guarde Resposta 2



A localizao de e-mails

J vimos como importante armazenar e-mails de forma organizada, sempre na pasta mais

adequada. Afinal um e-mail um documento eletrnico. Mais importante ainda saber localizar

rapidamente um e-mail especfico. Veja algumas alternativas.

O boto Localizar

Quer localizar um e-mail rapidamente? Use o boto Localizar. A figura abaixo mostra como

localizar e-mails trocados com a Dilma que foram armazenados na pasta Cursos.

1. Selecione a pasta desejada.

2. Clique no boto Localizar.

Uma barra de localizao aparece na parte superior da tela.

3. Nesta barra, digite uma palavra que voc quer encontrar nos e-mails (Dilma no exemplo

acima).

4. Clique no boto Localizar agora.

1

2

3

4



Localizao avanada

O mtodo mostrado na pgina anterior muito bom, at porque muito rpido. No entanto, ele

faz a pesquisa nos campos mais comuns de um e-mail. s vezes voc precisa fazer uma pesquisa

mais criteriosa.

Quando voc usa a Localizao avanada, possvel ter um ou mais critrios de pesquisa,

incluindo critrios personalizados para mais de um campo ao mesmo tempo. Para exibir a caixa

de localizao avanada, escolha os comandos Ferramentas, Localizao avanada.

Veja alguns exemplos:

a) Mensagens enviadas somente para mim: Marque a caixa de seleo Onde estou e clique em na

linha 'Para' sem outras pessoas.

b) Mensagens enviadas para outros destinatrios: Na caixa Enviado para, digite o nome completo

(no o endereo de e-mail) ou clique em Enviadas para e selecione os nomes desejados em uma

lista. A pesquisa retorna itens com qualquer nome que contenha o texto digitado. Por exemplo,

para localizar as mensagens enviadas para Maria e Ana Maria, voc pode digitar Maria.

c) Mensagens enviadas de um remetente especfico: Na caixa De, digite o nome de email (no o

endereo completo de e-mail) ou clique no boto De para selecion-lo em uma lista.

a

b

mk:@MSITStore:C:/Program%20Files/Microsoft%20Office/Office10/1046/olmain10.chm::/html/ExamplesOfSearches.htm##



DICA 1 Para localizar rapidamente todas as mensagens de um remetente especfico, selecione uma

mensagem dessa pessoa na janela principal do Microsoft Outlook. No menu Aes, aponte para

Localizar todas e clique em Mensagens do remetente.

DICA 2 Para localizar rapidamente todas as mensagens de uma conversao por email, selecione

uma das mensagens da conversao. No menu Aes, aponte para Localizar todas e clique em

Mensagens relacionadas.

DICA 3 O Outlook tambm acompanha automaticamente as mensagens de uma conversao. E

voc pode ver todas elas com um nico clique. A figura abaixo mostra um e-mail enviado ao Sr.

Joo Palma. Veja que no alto da mensagem aparece a frase Voc encaminhou esta mensagem

em 05-08-2004 11:01. Clique aqui para localizar todas as mensagens relacionadas. Clique nesta

mensagem para abrir a caixa Localizao avanada, que inicia imediatamente a procura de todos

os e-mails relacionados.



A assinatura no e-mail

Todo e-mail deve terminar com o nome de

quem o envia, junto com dados de contato

(site e telefone na figura ao lado). No

necessrio digitar tudo isso a cada e-mail, o

Outlook faz tudo por voc. Basta criar uma

assinatura. Veja como simples:

1. Na tela principal do Outlook,

escolha os comandos

Ferramentas, Opes.

2. No quadro Opes clique na

ficha Formato de email.

3. Para criar uma assinatura,

clique no boto Assinatura

na parte inferior do quadro.

4. No quadro Criar assinatura,

clique no boto Novo.

5. No quadro Criar nova assinatura, digite

um nome para a assinatura que voc

est definindo.

6. Clique em Avanar para ver o prximo

passo.

Assinatura

2

3

5

6



7. Pronto, s falta agora digitar o texto

de sua assinatura.

DICA Perceba que voc pode

formatar como quiser o texto da

assinatura. Assim, uma boa ideia

reforar seu nome (em negrito, por

exemplo) e diminuir um pouco os

dados de contato (site e telefone).

Fica mais profissional.

8. Clique em Concluir para terminar a

assinatura. A nova assinatura

aparece automaticamente em seus

novos e-mails.

Voc pode criar quantas assinaturas quiser. Alis, muito recomendvel ter vrias

assinaturas. Assim, voc pode usar a assinatura mais adequada ao tipo de e-mail que est

digitando.

DICA Pressione o boto direito do mouse na

assinatura para ver as outras que voc criou.

Escolha a mais adequada.

7

Dica

8

Dica



Um exemplo completo de produtividade no dia-a-dia

At aqui conhecemos uma srie procedimentos que tornam nossa vida muito mais produtiva.

Vamos ver nas prximas pginas alguns dos mais importantes.

Neste exemplo, analisaremos o pedido do Sr. Renier para uma palestra em sua empresa. Esta

simples solicitao dispara uma srie de aes que precisam ser executadas antes, durante e

depois do evento.

1. Agendamento da palestra. A data acertada por telefone foi marcada no Calendrio (4 de

agosto neste exemplo).

2. Agendamento da ao. Para o sucesso da palestra, algumas aes anteriores so necessrias.

A ao que resume estas aes, Renier: micro, quantas pessoas, local, confirmar horrio, foi

marcada para 2 dias antes da palestra (2 de agosto na figura abaixo).

Tudo isso foi feito com bastante antecedncia, afinal estamos falando aqui de planejamento e

produtividade. O tempo passou e chegou o dia em que a tarefa foi agendada (2 de agosto).

hora de fazer o planejamento deste dia.

COMENTRIO Nossa forte recomendao que este planejamento seja a primeira atividade de

seu dia. Se voc preferir, possvel tambm fazer este planejamento na ltima hora do dia

anterior. Como j dissemos anteriormente nesta apostila, consulte seu relgio biolgico!

3. Para planejar seu dia, transporte (recorte e cole) todas as tarefas marcadas na tarefa diria

Hoje para a rea de trabalho Hoje, como mostra a figura na prxima pgina.



IMPORTANTE Optamos por recortar e colar as tarefas (e no copiar e colar), porque aps este

planejamento as tarefas relacionadas no Hoje dirio devem simplesmente desaparecer. Mais

ainda, o prprio Hoje dirio deve desaparecer.

COMENTRIO Veja novamente a importncia da rea de trabalho Hoje para o planejamento

dirio. Ela ainda contm duas tarefas antigas, que no foram feitas. Ao acrescentarmos as

novas tarefas de hoje rea de trabalho, as tarefas antigas j esto l, e sero levadas em

conta no planejamento para este novo dia.

4. Planejamento dirio. hora de distribuir as tarefas nas horas mais apropriadas do dia. Assim,

as vrias tarefas (exibidas abaixo esquerda) foram rearranjadas conforme o planejamento

do dia (exibidas direita).

A execuo da tarefa. O dia passa, chega 9:00 horas, vamos executar a tarefa deste exemplo

(acertar com o Renier os detalhes para a palestra).

O contato por e-mail: A conversa por e-mail muito mais produtiva.

DICA Para deixar o contato mais produtivo, vamos aproveitar um e-mail anterior que j fala

sobre o assunto. Um e-mail que continua um dilogo eletrnico deve sempre repetir os e-

mails anteriores. Assim fica mais fcil para todos acompanhar tudo o que j foi conversado.

Tarefas antigas



5. A localizao do e-mail. Como nossas

informaes esto organizadas, todos

os e-mails de palestras esto na pasta

Palestras. Selecionamos esta pasta.

Aqui temos um problema: o nome do

Renier no aparece em De, Para ou

Assunto. Assim, de nada adiantar

classificar os e-mails por qualquer uma

destas colunas (que normalmente

uma tcnica de procura bastante

rpida e muito eficiente menos no

caso do Renier!).

A soluo usar o recurso de

Localizao do Outlook.

6. Clique no boto Localizar na barra de ferramentas.

7. Na barra de

localizao

que aparece,

digite Renier e

clique no

boto

Localizar

agora.

Pronto, voc

v todos os e-

mails

relacionados

ao Renier

(apenas um

na figura ao

lado).



8. A criao do e-mail. Clique no boto Responder.

DICA 1 Voc tem alguns assuntos para tratar

neste e-mail. Eles esto relacionados na

Tarefa Hoje. Copie estes assuntos para o e-

mail, assim voc se lembrar mais fcil

deles. Claro, depois que terminar o e-mail,

apague-os.

COMENTRIO Manter o e-mail anterior neste

novo e-mail facilita a vida do Renier. Ele

assim vai se lembrar mais fcil do que j

foi tratado.

DICA 2 Aproveite o corretor ortogrfico do

Office. Se ele acusa uma palavra como

errada, veja se h realmente um erro. Se

estiver errada, corrija. Se no estiver,

acrescente-a ao dicionrio, para que ele

nunca mais a acuse como um erro. Na figura acima ele acusa Renier como uma palavra

errada. Ela est certa. Pressione o boto direito do mouse sobre ela e escolha Adicionar ao

dicionrio. (Ateno, o corretor s analisa palavras se o Word estiver integrado ao Outlook).

9. Assim que o Renier abrir a

mensagem, voc quer

receber um aviso? Clique

no boto Opes na barra

de ferramentas e assinale

Solicitar confirmao de

leitura para esta

mensagem.

10. Mais ainda, voc sabe que a

caixa de entrada do Renier

muito cheia no incio do

dia. Seria melhor seu e-mail

chegar depois das 10:00

horas. Ainda no quadro Opes da mensagem, defina data e hora de entrega na linha No

entregar antes de.

Dica 1

Comentrio

Dica 2

9

9

10



11. Ainda como mais uma medida de

segurana, se o Renier no

responder o e-mail at s 15:00

do dia seguinte, voc quer

receber um aviso? O Outlook

contm um recurso de

acompanhamento. Clique na

bandeirinha que aparece na barra

de ferramentas.

12. No quadro Sinalizador para acompanhamento, defina data e hora para o sinalizador na linha

Data de concluso.

Aparece uma mensagem no alto do e-

mail: Acompanhar no(a) tera-feira, 3

de Agosto de 2004 15:00. Neste dia e

neste horrio um quadro de aviso

aparece em sua tela, avisando sobre

este e-mail enviado.

13. Finalmente hora do texto do e-mail. Escreva-o e envie-o.

Um bom e-mail tem:

a. Nome do

destinatrio

b. Saudao

c. Introduo ao

assunto

d. Tpicos que

facilitam a leitura

e. Solicitao de um

novo contato

f. Uma finalizao

g. Assinatura com

nome e telefone de

contato

a

b

c

d

e

f

g

11

12



O acompanhamento. Agora que o e-mail foi enviado, s esperar a resposta? Claro que no,

voc precisa criar alguns lembretes para cobrar tal resposta, se ela no vier.

Temos duas sugestes: a primeira mover o e-mail

da pasta Itens enviados (onde ele est agora) para

a pasta Palestras. L ele deve ser marcado como

no lido. Veja o motivo:

14. Mova o e-mail para a pasta Palestras.

15. Na nova pasta, pressione o boto direito do mouse

neste e-mail e marque-o como no lido.

Desta forma o Outlook acusa que nesta pasta ainda

h uma mensagem no tratada o que funciona

um lembrete!

A segunda sugesto para o acompanhamento do e-

mail tambm muito simples. Como o evento

acontecer em dois dias, convm mant-lo na rea

de trabalho Hoje no alto da lista, sem qualquer horrio definido. Assim ele ficar l at o

Renier responder o e-mail.

16. Selecione a tarefa Renier... e arraste-a para

o alto da lista de tarefas.

O relacionamento de informaes. Ainda h

mais uma facilidade muito til do Outlook.

Vamos imaginar que voc tenha se

esquecido do dia desta palestra para o

Renier. Se voc tiver relacionado a palestra

ao contato Renier, s olhar na ficha dela

para descobrir o dia da palestra. Neste nosso

exemplo, no relacionamos a palestra ao contato Renier. Vamos fazer isso agora.

17. Voc poderia ter relacionado a palestra no momento em que a marcou no Calendrio. Como

no fizemos isso no passo 1, vamos fazer agora. Localize a palestra e clique duas vezes sobre

ela.

14

15



18. Clique no boto Contatos na barra inferior do compromisso.

19. No quadro Selecionar contatos, localize o Renier e clique em OK.

O nome do Renier fica vinculado ao contato. S por isso este recurso j bastante til:

quando voc abre o compromisso, o nome do Renier est l na linha Contato; se quiser mais

informaes sobre este contato, s clicar no link.

Mas a utilidade muito maior ainda. Voc se lembra que queramos descobrir qual o dia da

palestra marcada com o Renier?

20. Abra a pasta Contatos, localize e abra o contato Renier.

21. Clique na guia Atividades.

Veja que maravilha: voc v

o compromisso ligado ao

Renier e todos os e-mails

trocados com ele. Este sim

um trabalho produtivo!

A continuao. Agora voc quem continua tudo. Que tal marcar no Calendrio uma nova

tarefa (Ligar para o Renier) trs semanas aps a palestra (que certamente foi um sucesso) e

estudar novos negcios?

18

19

21



Os quatro passos para manter a Caixa de Entrada VAZIA

Resultados esperados

Maior controle sobre seus e-mails

Melhorar seu tempo de resposta

Realizar aes crticas

Cumprir prazos

Passo 1: Crie um SISTEMA DE INFORMAES simples e efetivo

Neste primeiro momento, vamos pensar em dois sistemas de informaes:

Informaes de referncia

a informao que voc precisa arquivar, mas que no necessria para voc realizar uma

ao. Voc guarda estas informaes em um sistema de referncia: uma pasta de e-mails,

uma pasta de arquivos (talvez em Meus documentos) ou na intranet da empresa.

Informaes de ao

Informao necessria para voc executar uma ao, armazenada em sua lista de tarefas ou

no Calendrio.

Todos recebemos muitas informaes de referncia atravs de e-mails, em geral 30% dos e-mails

contm informaes assim. ento essencial ter um sistema de referncia conjunto de pastas

de e-mails que facilitem o acesso quando a informao for necessria. Ter suas informaes

organizadas facilita MUITO organizar os e-mails necessrios para voc agir as informaes de

ao.

Passo 2: Defina um momento SEM INTERRUPES para processar e organizar e-mails

Muitos e-mails exigem que voc tome decises. fundamental ento que tenha um momento

sem interrupes para processar e organizar e-mails. Decises exigem FOCO, e foco requer

ateno sem interrupes. Mesmo que voc defina o momento ideal de seu dia para lidar com e-

mails, claro que voc pode e deve olhar e-mails urgentes.

Em seu PLANEJAMENTO DO TEMPO, defina o melhor horrio para o gerenciamento de e-mails. Se

necessrio, crie um COMPROMISSO RECORRENTE em seu Calendrio, marque-o como Ocupado

e no atenda nem mesmo o telefone neste perodo.

No comeo, manter este compromisso com voc mesmo ser bem difcil, exigir disciplina. Com o

tempo, esta disciplina se transformar em hbito e voc nunca mais ir abrir mo deste tempo.



DICA O modo de conversao do Outlook permite

organizar e-mails por conversas - aqueles com o mesmo

assunto:

a. Clique na guia Exibio

b. No grupo Conversas, assinale a opo Mostrar como

conversa

Passo 3: Processe um e-mail por vez, comeando do comeo

Quando for processar seus e-mails, a primeira ao organiz-los por data, assunto ou emissor

tudo depende de seus objetivos.

DICA Habilite o Painel de leitura para que voc possa ler os e-mails sem abri-los:

a. Clique na guia Exibio

b. No grupo Layout, clique na

seta para baixo do boto

Painel de Leitura

c. Clique na opo desejada

para exibir o painel

(Inferior na figura ao lado)

Cuidado, resista tentao de olhar os melhores e-mails primeiro. Comece pela mensagem no

topo da Caixa de Entrada e s v para a prxima depois de ter resolvido a primeira. Pode ser

difcil no comeo, enquanto houver muitos e-mails em sua Caixa de Entrada, mas voc acreditar

no processo depois que sua produtividade melhorar.

Passo 4: Aplique o mtodo DADA para tratar os e-mails

Quantas vezes voc abriu, leu, releu e fechou um mesmo e-mail? Atitudes assim tomam muito

tempo e pouca ao. A soluo? Abrir e agir! O mtodo DADA relaciona quatro opes:

1. Deletar

Grande parte dos e-mails pode ser deletada, mas quase sempre pensamos: e se eu precisar

desta informao depois? Pense francamente, quantos e-mails que voc guardou foram de fato

teis mais tarde? Talvez voc no se lembre mais da maioria. Eis algumas perguntas que podem

ajudar:

a

b

a

b

c



O e-mail importante para um trabalho que voc est fazendo? Se no, delete-o!

O e-mail contm informaes que voc pode encontrar em outro lugar? Se sim, delete-o!

O e-mail contm informaes que voc vai usar nos prximos seis meses? Se no, delete-o!

O e-mail contm informaes cuja responsabilidade de guardar sua? Se no, delete-o!

Em media, 30% de seus e-mails podem ser deletados.

DICA O Outlook 2010 apresenta dois novos comandos

que limpam a sujeira de conversas antigas. Se a

conversa no mais relevante, escolha Ignorar para

mover todos os e-mails correspondentes (e eventuais

futuros) para a pasta Itens Excludos. Escolha Limpar

para manter apenas o e-mail mais recente em uma

conversa, j que o histrico estar neste e-mail os antigos no so mais necessrios.

2. Agir

Voc pode fazer o que est escrito no e-mail em at dois minutos? Ento faa! No tem sentido

fechar o e-mail e abri-lo mais tarde se voc pode resolv-lo em menos de dois minutos. Voc

pode respond-lo, arquiv-lo ou mesmo fazer uma ligao telefnica por causa dele.

Experimente, voc gostar dos resultados, grande parte de seus e-mails sairo da Caixa de

Entrada.

3. Delegar

Se voc no pode deletar o e-mail em dois minutos ou menos e nem mesmo agir, talvez voc

possa deleg-lo. E delegar no necessariamente uma ao de chefe para subordinado, mas uma

ao comum entre pessoas de uma mesma equipe.

Para delegar, voc pode encaminhar o e-mail ou transform-lo em uma tarefa assim o Outlook

o manter informado sobre o andamento desta tarefa.

4. Adiar

Se voc no pode deletar, agir ou delegar, porque talvez o e-mail precise de sua ateno por

mais do que dois minutos e agora voc est no momento de seu dia de tratar seus e-mails, no

poder usar seu tempo em um nico e-mail preciso ento ADIAR sua ao. Aproximadamente

20% de seus e-mails devem estar nesta categoria.

Para adiar um e-mail, voc pode transform-lo em uma TAREFA, em um COMPROMISSO ou list-

lo no HOJE apropriado.



Aplique o mtodo DADA todos os dias. A experincia mostra que em mdias as pessoas

conseguem tratar at 100 e-mails em uma hora. J pensou, se voc recebe de 40 a 100 e-mails

por dia, tudo que precisa de uma hora ininterrupta para tratar todos os seus e-mails.

Recapitulando, a experincia mostra que:

50% dos e-mails podem ser deletados ou arquivados;

30% dos e-mails podem ser delegados ou resolvidos em menos de dois minutos;

20% dos e-mails podem ser adiados

Se sua Caixa de Entrada tiver agora muitos e-mails acumulados, de vrios e vrios dias, procure

ter mais de um perodo por dia para trat-los at que voc chegue ao ponto de ter a Caixa

apenas com os e-mails do dia.

DICA A verso 2010 do Outlook organiza os recursos de forma a facilitar a aplicao do mtodo

DADA, com destaque para o grupo Etapas Rpidas, que apresenta uma relao j pronta de

recursos e que voc pode personalizar conforme suas necessidades especficas.



Seis alternativas para melhor classificar, armazenar e pesquisar e-mails

Uma Caixa de Entrada desorganizada e congestionada prejudica MUITO sua eficcia e

produtividade. As sete alternativas propostas a seguir podem ajudar.

1. Organize e-mails rapidamente

Voc pode organizar e-mails por data, assunto e

emissor basta clicar no cabealho da coluna desejada.

Adicionalmente, voc pode agrupar seus e-mails por

conversa, tal como j mostrado anteriormente nesta

apostila. Basta clicar na guia Exibio e no grupo

Conversas assinalar a opo Mostrar como Conversas.

E-mails de uma mesma conversa

E-mails de mesma conversa AGRUPADOS

TODOS os e-mails de mesma conversa detalhados, inclusive aqueles em PASTAS DIFERENTES

Os e-mails de uma mesma conversa so organizados do mais recente para o mais antigo. Quando

um novo e-mail da mesma conversa chega, ele aparece no alto da lista, incluindo respostas e

encaminhamentos associados.



COMENTRIO Exibir conversas DIFERENTE de AGRUPAR e-mails:

Um AGRUPAMENTO rene e-mails por assunto, por emissor, por data e assim por diante

Uma CONVERSA organiza e-mails por assunto, incluindo aqueles em pastas diferentes

Para agrupar e-mails:

a. Primeiro,

classifique-os

por assunto,

emissor, data,

tamanho ou

importncia

clicando no

cabealho da

coluna

correspon-

dente.

b. Clique na guia

Exibio.

c. No grupo

Organizao,

clique no

boto Organizar por.

d. Assinale a opo Mostrar em Grupos.

2. Guarde e-mails similares em pastas apropriadas

Voc pode criar pastas por assunto, projeto, contato ou algo mais que faa sentido em seu dia a

dia. Voc pode criar uma pasta para todas as mensagens de seu superior ou uma com todas as

tarefas que voc precisa fazer.

Para criar uma pasta:

a. Clique na guia Pasta.

b. No grupo Novo, clique no boto Nova Pasta.

COMENTRIO Quanto menos pastas, melhor. Quanto menos subnveis em cada

pasta, melhor ainda. Um bom parmetro um mximo de trs subnveis,

mas procure manter apenas um nvel sempre que possvel. A figura dire

o outlook como ferramenta de produtividade · o outlook como ferramenta de produtividade pessoas e...

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