O sistema de rastreabilidade RIS foi desenvolvido para atender a RDC 15/12 e as necessidades do CME quanto ao controle de esterilização de materiais e sua rastreabilidade, como também a gestão destes materiais.

O processo de controle e rastreabilidade é simples. Os materiais recebem uma identificação única, que gera um rastro individual do material durante um determinado ciclo. Assim, este material tem ciclos diferentes dentro de um processo que compreende inicio e fim, tornando exclusiva a sua rastreabilidade.

A rastreabilidade é composta por três informações essenciais armazenadas permanentemente no banco de dados: quem fez, o que fez e a data e hora que foi feito. Portanto desde o aceite do material na área suja até sua entrega para utilização, são armazenadas todas as informações que geram um rastro cronológico do inicio até o fim. Com este processo, podemos não só rastrear qualquer material, mas também gerenciar toda a produção.

A interface WEB proporciona segurança, pois não precisa de configurações adicionais, portanto, dispensa a instalação de clientes nas estações de trabalho.

A tecnologia empregada, sistema operacional, banco de dados e aplicação, são proprietárias da Oracle Corporation, assim tornando a comunicação entre estas três camadas mais segura e compatível.

Os periféricos utilizados no processo, como impressoras e leitores, não necessitam de instalação de drivers específicos ou dll’s para funcionar. O sistema foi desenvolvido para estes trabalharem com suas configurações nativas, portanto, basta plugar para funcionar. Todos os materiais podem ser rastreados em tempo real. Relatórios de inventário de itens e caixas estão disponíveis e podem ser gerados total ou por área.

Fotos podem ser vinculadas aos itens e caixas. A possibilidade de saber, através de fotos, como a caixa deve ser montada ou qual o material presente na hora do confeccionamento, deixa o operador seguro quanto ao correto manuseio e localização deste material dentro da caixa.

O método de confeccionamento pode ser através de leitura de datamatrix, rfid ou manual. O sistema não exige exclusividade de tipo de identificação, portanto, em um mesmo confeccionamento podemos ter os três tipos de identificação. Ainda é possível desenvolver integrações com outros sistemas, como exemplo, a entrega de material, que pode-se trazer as informações do mapa cirúrgico que o hospital utiliza em seu sistema local para o sistema RIS.

O sistema conta com uma gama de relatórios gerenciais e gráficos, dentre eles, alguns monitores, ou seja, relatórios específicos que podem ser disponibilizados em telas exclusivas para acompanhamento, como relatórios de quantidades disponíveis em estoque ou localização de materiais críticos, por exemplo.

Diversos outros relatórios complementam a gestão de materiais, como a quantidade produzida, quantidades entregues, materiais que foram entregues e ainda não retornaram à área suja, relatórios estatísticos, entre outros.

Ainda, o sistema conta com controle de materiais recebidos de terceiros, como médicos e empresas prestadoras de serviços, possiblitando acompanhar este material especifico.

Também é possível controlar todo o material que é enviado para manutenção ou para receber esterilização externa. Relatórios de entrega e quantidades que foram enviadas ou faltam retornar são disponibilizados para controle em tempo real.

Relatórios de confeccionamento (composição de caixas); relatórios de carga e descarga de equipamentos, como termodesinfectadoras e autoclaves; entrega de material interna ou externa; entre outros, são gerados de forma automática.

O sistema ainda permite gerenciar as caixas e itens por número de ciclos. Por exemplo, se uma determinada caixa deve parar a cada 20 ciclos, sempre que atingir esta quantidade, a caixa automaticamente travará, sempre que chegar na área limpa, sendo necessária uma autorização para liberação. O mesmo conceito se aplica a itens.

A validação dos processos é transparente e ocorre em tempo real, não sendo possivel avançar etapas sem que as anteriores estejam devidamente regulares.

Como exemplos, não é possível fazer o processo de limpeza da área suja, sem antes aceitar o material; iniciar um confeccionamento na área limpa sem antes receber este material um processo de limpeza; esterilizar um material sem estar devidamente confeccionado; entregar um material sem estar esterilizado ou com a data de validade de esterilização vencida.

Ainda existem outras validações configuráveis, como a validação do processo de limpeza, que impede o confeccionamento caso a validação não tenha sido feita ou o resultado seja positivo. O mesmo ocorre para a validação do processo de esterilização, porém, neste caso, o sistema impede a entrega de material caso a validação não tenha sido feita ou o resultado seja positivo.

As etiquetas de confeccionamento são de duplo uso, e todas as informações necessárias já saem impressas como no exemplo abaixo:

• Atende plenamente a RDC 15• Interface WEB• Tecnologia Oracle• Dispensa instalação de dll ’s e drives de dispositivos na estação cl iente - (plug e play)• Configuração de permissão de acesso por usuário• Controle e localização de kits full-time• Controle integral da rastreabil idade por ciclo de todo material processado no CME• Inventário em tempo real• Fotos podem ser vinculadas a kits e itens• Confeccionamento híbrido – datamatrix/manual/rfid• Monitoramento de kits• Controle de quantidades em estoque • Controle de kits não retornados da uti l ização• Controle de material processado recebido de terceiros• Controle de material processado enviado a terceiros• Relatórios estatísticos• Alertas via e-mail (estoque abaixo da quantidade mínima/alteração kits/material vencido no estoque)• Controle de envio de material à manutenção• Controle de custo de processamento de material• Controle de material de terceiros/particulares• Bloqueio de kit/item por número de ciclos• Apontamento de enzimáticos uti l izados na l impeza• Apontamento de insumos uti l izados no preparo• Solicitação de material diretamente do bloco cirúrgico• Identif icação de Kits que mais/menos giram (dias)• Validação do processo de l impeza• Validação do processo de esteri l ização• Validação de indicador biológico na carga de autoclaves• Validação de processos (aceite/l impeza/confecção/esteri l ização/entrega)• Sistema Responsivo (Tablet/Celular/Dispositivos Móveis)• Atende todo o material processado no CME (roupas/descartáveis/avulsos/OPME)• Sem limite de registros no banco de dados

RESUMO DAS CARACTERÍSTICASDO SISTEMA DE RASTREABILIDADE RIS

MÓDULO BÁSICO: rastreabilidade integral de avulsos e caixas atende RDC 15 relatórios básicos

MÓDULO 1: IDENTIFICAÇÃO DE ITENS (DATAMATRIX/RFID): confeccionamento por item inventário por item

MÓDULO 2: MANUTENÇÃO: controle de envio e recebimento de material enviado à manutenção solicitação de material diretamente do bloco cirúrgico

MÓDULO 3: CUSTOS: custos de produção e geração de relatórios de custos por período/cliente

MÓDULO 4: ORDEM DE SERVIÇO: controle por ordem de serviço de material externo para processamento desde a hora da entrada até a entrega

MÓDULO 5: CONTROLE DE ESTOQUE: controle de quantidade de estoque de material esterilizado e geração de alertas de quantidades abaixo do indicado

O sistema de rastreabilidadepode ser por módulo adquirido ou completo.

COMPOSIÇÃO DO SISTEMADE RASTREABILIDADE RIS

• Sistema gerenciador de banco de dados: Oracle 11/12.

• Tamanho inicial do espaço em disco no servidor: 50 gb.

• O processamento de cálculo e principais rotinas (processamento no banco, processamento no cliente, jobs, ...) ocorrem no banco de dados.

• O que é necessário para rodar o aplicativo web (servidor de aplicação, versão, configuração)? Browser Internet Explorer, Firefox Mozilla ou Google Chrome atualizado.

• Quantidade total de usuários e quantidade de usuários simultâneos? Ilimitado.

• Qual o hardware necessário para o servidor? Configuração mínima: processador com pelo menos um core e velocidade superior a 1ghz, 4gb memória ram e 50 gb espaço em disco.

• Requisitos de sistema operacional e software para o servidor (softwares de parceiros, plug-ins, atualizadores, restrições com softwares)? SO Oracle Linux/Oracle Application Express/Oracle REST Data Services (ORDS)/CUPS, todos instalados e configurados por nossa equipe.

• Qual o hardware necessário para o cliente? Computadores com 4gb memória ram, leitores datamatrix, impressora térmica, print-server, impressora laser (configuração conforme área a ser utilizado).

• Requisitos de sistema operacional e software para o cliente (softwares de parceiros, plug-ins, atualizadores, restrições com softwares)? Windows XP ou superior atualizados , Adobe Reader.

• O sistema pode rodar em servidores virtualizados, exige algum controle ou plugin para virtualização? Pode ser virtualizado, sem plugins.

• O processo de atualização do servidor é efetuado via VPN, o cliente (browser) não necessita atualizações.

RESPOSTAS PARA QUESTIONAMENTO TÉCNICO PADRÃO:

ÁREA SUJA:

• Computador com sistema operacional Windows XP pro ou superior.

• Leitor DataMatrix Honeywell Xenon 1900GHD-2

(Recomendado: Honeywell 1902GHD Xenon s/fio)

ÁREA LIMPA:

• Computador com sistema operacional Windows XP pro ou superior.

• Leitor DataMatrix Honeywell Xenon 1900GHD-2

• (Recomendado: Honeywell 1902GHD Xenon s/fio)

• Impressora Argox OS214PLUS

• Impressora Laser (deixamos à sua escolha) — recomendamos com suporte a rede para compartilhar

nas demais estações.

ÁREA ESTÉRIL / ALMOXARIFADOS:

• Computador com sistema operacional Windows XP pro ou superior.

• Leitor DataMatrix Honeywell Xenon 1900GHD-2

(Recomendado: Honeywell 1902GHD Xenon s/fio)

• Print-Server TPLINK modelo TL-PS110U OU TL-WPS510U (WI-FI)

• Impressora Laser (deixamos à sua escolha) — recomendamos com suporte à rede para compartilhar

nas demais estações.

HARDWARE NECESSÁRIO PARACADA ESTAÇÃO DE TRABALHO: