os 7 segredos para uma gestao de projetos de alta performance

OS 7 SEGREDOS PARA UMA GESTODE PROJETOS DE ALTA PERFORMANCE

2SUMRIO

>> Introduo 3

>> O que uma gesto de projetos de alta performance 5

>> O papel do Gerente de Projetos (GP) de alta performance 7

>> Os pilares para a alta performance em projetos 9

>> Os 7 segredos para uma gesto de projetos de alta performance 12

>> Habilidades indispensveis ao GP para a obteno de resultados positivos 29

>> Concluso 31

>> Sobre a Project Builder 33

4A combinao entre planejamento, monitoramento e controle, seja de prazos, recursos financeiros ou mesmo pessoais sempre foi indicada como a melhor prtica para o sucesso no gerenciamento dos projeto. Contudo, este cenrio evoluiu. Estes fatores so hoje vistos como triviais e seu cumprimento no passa de uma obrigao definida em contrato.

Atualmente, clientes e patrocinadores exigem mais do que isso para que o projeto no seja um fracasso. necessrio gerar e entregar valor, ou seja, atender necessidades e contemplar diferenciais em suas entregas favorecendo no apenas o projeto em si, mas a empresa contratante. Isto significa alta performance!

INTRODUO

6A gesto de projetos de alta performance condiz ao chamado estado da arte. Isto engloba as melhores prticas e ferramentas de gesto para o planejamento, execuo, monitoramento, atribuio de tarefas e, inclusive, para a gerao de valor em diversas perspectivas.

A grande questo que, quanto mais projetos, maiores as dificuldades de gesto e suas complexidades. Por sua vez, isto exige uma maior qualificao tcnica para alcance da alta performance. Caso contrrio, os riscos de insucesso ampliam consideravelmente -at mesmo aos que so concludos, j que no h garantias quanto a entrega do valor esperado.

O QUE UMA GESTO DE PROJETOS DE ALTA PERFORMANCE

8A gesto de projetos de alta performance no das tarefas mais simples e acaba por exigir o foco nas restries triviais padro: o equilbrio entre verba, prazo e escopo para o cumprimento do cronograma e, consequentemente, dos objetivos preestabelecidos. Quando se almeja uma posio de destaque e liderana no mercado, ento, tanto o planejamento quanto a execuo do projeto como um todo so ainda mais complexos, j que h a necessidade de urgncia para introduzi-lo no mercado.

O PAPEL DO GERENTE DE PROJETOS(GP) DE ALTA PERFORMANCE

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Ns acreditamos que existem, basicamente, 4 pilares para atingir a alta performance em projetos: interna, financeira, futura e junto ao cliente. Entenda melhor sobre o que se trata cada uma delas:

Alta performance interna

Este pilar consiste na capacidade de manter um fluxo contnuo de projetos gerenciados com xito, mesmo quando h um volume simultneo na gesto de mltiplos ou portflio de projetos, usando uma metodologia de gerenciamento de projetos empresarial.

Alta performance financeira

A alta performance financeira de suma importncia para o sucesso do gerenciamento dos projetos, j que est relacionada capacidade de gerir uma verba preestipulada no longo prazo perodo de execuo que contemple a satisfao dos principais pblicos envolvidos ou stakeholders.

Alta performance futura

Este pilar, por sua vez, diz respeito ao futuro de sua empresa conforme as entregas realizadas. Ou

OS PILARES PARA A ALTA PERFORMANCE EM PROJETOS

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seja, um fluxo de resultados finais satisfatrio auxilia no crescimento sustentvel de sua organizao atravs da reteno do cliente, que gera oportunidade de novos negcios.

Alta performance junto ao cliente

Quando se trata da alta performance junto ao cliente, lidamos com a capacidade de satisfazer continuamente suas necessidades: custos, prazos, escopo e entrega de valor. Desta forma voc conseguir o respaldo do cliente para lidar com novos projetos, o que amplia a parceria entre ele e sua empresa e no apenas constri uma relao fornecedor/demanda.

OS PILARES PARA A ALTA PERFORMANCE EM PROJETOS

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OS 7 SEGREDOS PARA UMA GESTO DE PROJETOS DE ALTA PERFORMANCE

Para que voc consiga cumprir suas responsabilidades com xito, atrelado aos 4 pilares da gesto de projetos de alta performance, selecionamos 7 segredos para compartilhar. Eles foram baseados na experincia de diversos projetos realizados com os melhores profissionais do mercado e o auxiliaro para atingir no apenas os objetivos, como tambm na estruturao ou otimizao de processos para manuteno de um fluxo contnuo de projetos gerenciados com xito!

1. Coloque o foco nos resultados em vez de direcion-lo s atividades

comum aos GPs se atentarem demasiadamente nas atividades que precisam ser cumpridas, conforme determinadas no escopo, acreditando ser este o caminho para o sucesso para a alta performance nos projetos. Contudo, isto um erro, visto que as atividades devem ser obrigatoriamente cumpridas, mas no necessariamente levarem aos resultados almejados.

Neste contexto, cabe ao gerente do projeto especificar quais so os resultados a serem alcanados e trabalhar, a todo momento, para que eles sejam cumpridos, mesmo que isto leve a uma reformulao do escopo inicial. Para isto, fundamental um acompanhamento contnuo, de forma sistmica,

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atravs de mtricas que indiquem o caminho a ser seguido para alcanar a alta performance nos projetos. Quando isto cumprido, automaticamente as atividades tambm sero bem executadas.

2. Torne cada objetivo SMART (inteligente, em ingls)

Alm de significar inteligente em ingls, SMART um acrnimo das palavras:

Specific (especfico);

Measurable (mensurvel);

Attainable (atingveis);

Realistic (realista);

Time Bound (temporizveis)

Elas representam como cada objetivo dos projetos que voc gerencia deve ser definido! Em outras


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palavras, isto significa que eles precisam ser controlveis, auxiliando para que voc e seu time consigam visualizar como possvel influenciar diretamente no alcance destes objetivos. Por isso, sempre que for defini-los, questione-se se eles so:

Especficos

O seu objetivo deve ter definies especificadas como: quem, o que e quando ele deve ser atingido. Alm disso, indispensvel identificar quais so os requisitos, restries, propsitos e benefcios existentes nele.

Mensurveis

No h como gerenciar o que no pode ser medido. A mxima reafirma o quo fundamental definir o que e como sero mensurados a evoluo destes objetivos.

Atingveis

Voc precisa se assegurar de que possui profissionais qualificados e engajados para bater as metas


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definidas, alm de ter tambm as habilidades necessrias para liderar o projeto em busca deste objetivo, produtos ou servios de qualidade, bem como um mercado que comporte isto.

Realistas

A possibilidade destes objetivos serem atingidos diferente de eles serem realistas. Para isto, necessrio que eles no firam princpios ticos, se o time est disposto a trabalhar em busca deles, bem como se eles esto alinhados s definies estratgicas da empresa.

Temporizveis

Alm do prazo estabelecido para o cumprimento dos objetivos, importante que eles no tenham prazos nem muito curtos, nem muito longos para serem concludos. Isto porque na primeira situao pode no ser possvel conclu-los. J na segunda, pode haver disperso do foco almejado.

3. Capacite e desenvolva o seu time

Contar com profissionais qualificados primordial para a alta performance em projetos. Afinal, se falta


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conhecimento tcnico, faltar tambm habilidade em desenvolv-lo para o alcance dos objetivos. Neste sentido, compete ao lder desenvolver e capacitar seu time. Para isto, contudo, primordial estipular indicadores-chave de performance com base nos objetivos definidos para o projeto. Desta forma ser possvel identificar as necessidades de melhoria em cada um dos profissionais, alm de orient-los em uma metodologia com foco em entregas.

importante, inclusive, definir metas a serem acompanhadas. Isto tambm indicar pontos a serem desenvolvidos em cada um dos profissionais, alm de auxili-lo na tomada de decises mais adequadas em relao sua liderana e at mesmo premiar os bons exemplos de sua equipe, ou seja, quem se destacou. Por sua vez, esta liderana precisa ser trabalhada em cima de metas tambm SMART, caso contrrio o efeito pode ser inverso gerando desmotivao no time.

4. Implante uma metodologia focada em entregas

Muitos processos e burocracias para a execuo das atividades tambm um fator desmotivante para o seu time. Afinal, o tempo de produtividade pode ser reduzido consideravelmente para o


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cumprimento de cada uma das tarefas a serem executadas, alm de dificult-las. Por isso, o ideal que voc esquea as metodologias complexas e trabalhe na implantao de uma cultura focada em entregas, ou seja, nos resultados!

Para garantir a eficincia, contudo, fundamental desenvolver e padronizar processos. Isto facilita o treinamento dos recursos humanos disponveis, bem como auxilia na identificao de falhas, otimizao da metodologia, melhor disseminao da cultura criada j que os profissionais so treinados com base nesta premissa e, assim, melhores resultados para os projetos e para a empresa.

5. Evidencie e mantenha o comprometimento junto a sua equipe

preciso ter em mente, de forma clara e evidenciada ao time, que voc, sozinho, no garantir o sucesso do projeto. Afinal, a sua funo gerenciar o escopo, as atividades, os recursos e garantir, assim, que os objetivos sejam alcanados. Por isso, deixe clara a importncia do comprometimento de cada um destes profissionais para a alta performance do projeto. Trabalhando juntos, cada um cumprindo a sua parte do todo, a certeza do xito maior! Para isto, confira algumas dicas que o


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ajudaro a motivar, evidenciar e manter o comprometimento da atuao em equipe para a obteno de melhores resultados:

No imponha o que deve ser feito: esclarea como o cumprimento de cada uma das tarefas beneficiar o alcance dos objetivos, a organizao como um todo e tambm cada um destes profissionais;

D o exemplo: cumpra a sua parte e demonstre ao seu time que o compromisso com as responsabilidades designadas faz toda a diferena para os resultados;

Envolva os integrantes do time: traga-os para as tomadas de deciso. Utilize o conhecimento deles para agregar valor aos projetos, definir objetivos e metas SMART, bem como estimar prazos e recursos necessrios. Isto o auxiliar a tomar melhores decises, alm de motivar o grupo;

Demonstre que planejar possvel e necessrio: auxilie os profissionais a enxergar valor no planejamento mostrando que este o melhor caminho para a alta performance nos projetos;


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Feedback fundamental: todos os envolvidos no projeto, sejam eles colaboradores, cliente, patrocinadores ou gestores, precisam receber retorno frequente sobre as atividades individuais e sobre o avano de estgios nos projetos. Isto minimiza a ansiedade e auxilia tambm na otimizao do trabalho;

Reconhecimento indispensvel: seja em forma de elogios, bonificaes, premiaes ou recompensas. A melhor forma em sua empresa voc quem sabe. Afinal, voc conhece melhor a sua equipe e saber dizer o que mais motivador a eles.

6. Saiba detectar previamente armadilhas em potencial

Voc saber mensurar o sucesso de seu projeto conforme o alcance dos resultados. Eles precisam cumprir prazos, oramento e escopo para assegurar a satisfao do cliente e, assim, o xito na tarefa. Geralmente, quando este sucesso no vem, comum ouvir desculpas e justificativas similares, o que tira toda a sua razo, mesmo que voc de fato a tenha.


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O segredo aqui saber identificar previamente as armadilhas em potencial que podem minar todo o trabalho desenvolvido at ento. Para isso, a documentao de projetos anteriores tem muito a contribuir. a chamada gesto do conhecimento, que faz com que voc j saiba que tipo de erros podem lev-lo ao insucesso. Algumas das situaes que devem ser evitadas, de um modo geral, so:

Centralizar as decises e no envolver todos os stakeholders fundamentais para o sucesso do projeto;

Ter objetivos vagos, que no trabalham a riqueza em detalhes que auxiliaro na identificao dos resultados;

Falta ou falha na definio do papel e responsabilidade de cada um dos envolvidos e como isto impacta no projeto como um todo;

No estabelecer um cronograma com as devidas necessidades de recursos, interdependncia das tarefas, conhecimento sobre habilidade necessrias para a execuo de cada atividade e estimativa de horas para alocao dos recursos humanos;


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Falta de documentao do projeto por escrito;

No utilizar do conhecimento em outros projetos para se resguardar de riscos e incertezas comuns;

Falta de monitoramento sobre a evoluo das atividades, dos recursos humanos envolvidos e do projeto como um todo;

No trabalhar a reteno dos recursos humanos envolvidos, o que pode gerar a necessidade de substituio e, consequentemente, o atraso nas entregas e a insatisfao com os resultados. Caso voc no tenha um profissional substituto com as devidas habilidades, este problema se agrava, haja visto que a curva de aprendizado, geralmente, maior do que a margem de risco definidas;

Falhas ou falta de comunicao entre o time;

Falta de comprometimento dos integrantes da equipe;


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Suporte inconsistente seja do gerente para a equipe ou mesmo do cliente para o gerente;

No contar com um lder com as habilidades essenciais para a alta performance nos projetos.

7. Melhore suas estimativas de pessoal

Chegar a uma gesto de projetos de alta performance no algo simples. Enquanto algumas empresas optam por acompanhar suas estimativas de pessoal com planilhas eletrnicas ou softwares instalados localmente, outras j sabem que isso tem um impacto muito significativo no tempo investido para a gerao de informaes de qualidade. Por isso, optam por investir em uma soluo que faa esse trabalho de forma mais profissional, gil e segura.

A recomendao pela nossa soluo, o Project Builder (PB), justamente pela flexibilidade propiciada. Utilizada desde as pequenas empresas e consultores individuais at os 20 maiores grupos econmicos do Brasil, o Project Builder permite acompanhar dentro de um nico ambiente todas as questes necessrias para melhorar suas estimativas de pessoal. Dentre elas podemos citar:


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Sua estrutura organizacional;

Os recursos humanos, seus conhecimentos, habilidades e atitudes;

Alocao de profissionais em diferentes projetos de forma muito simples e efetiva.

Com essa estrutura possvel gerar, de forma dinmica, relatrios que evidenciam como est a gesto de projetos dentro das diferentes reas de negcio de sua organizao. Tudo isso dentro de um ambiente colaborativo onde possvel registrar cada recurso do projeto e suaexecuo,publicar documentos e automatizar a comunicao. O prprio PB evidencia tendncias e emite alertas automticos que notificam os principais envolvidos sobre atrasos nas entregas. Desta forma possvel tomar medidas corretivas de forma mais gil e assertiva.

O preceito para a alta performance, contudo, est em certificar-se de ter as pessoas certas realizando os trabalhos certos. Neste contexto, novamente, uma soluo tecnolgica auxilia muito. Isto porque ela o auxiliar a verificar se voc est alcanando, de fato, todo o potencial de sua equipe. Para ajud-lo nesta tarefa, criamos uma lista com algumas dicas para identificao desta questo:


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Faa a distino entre esforo/pessoa e durao: a quantidade de tempo que uma pessoa efetivamente trabalha em uma atividade e o tempo no calendrio necessrio para completar uma atividade. Veja como funciona no PB:


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Descreva claramente o trabalho a ser feito em cada atividade: quais so as entradas, os resultados, outros tipos de recursos e processos necessrios para a execuo das atividades;

Relate as atividades com detalhes suficientes: descreva quais so as estimativas do esforo de trabalho, lembrando que o indicado que elas no sejam superiores a duas pessoas/semana;

Identifique quais so os requisitos de pessoal especificando as habilidades e conhecimentos indispensveis para a execuo das tarefas, e no o nome de uma pessoa ou um cargo. Veja como funciona no PB:


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Envolva as pessoas nas estimativas de esforo para as atividades que elas executaro para que voc tenha uma ideia mais real da possibilidade de alocao de recursos;

Reconfirme e revise todas as estimativas realizadas aps a alocao dos recursos humanos em cada uma das atividades;

Reflita os seguintes fatores em suas estimativas de esforo:

1. Produtividade: medida por unidade de tempo;

2. Eficincia: mensurada pela proporo de tempo gasto no trabalho com o projeto em oposio s demais atividades organizacionais rotineiras, no relacionadas com projetos especficos;

3. Disponibilidade: avaliada pela proporo de tempo em seu trabalho, em oposio a ausncia dos profissionais. Veja como funciona no PB:


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HABILIDADES INDISPENSVEIS AO GP PARA A OBTENO DE RESULTADOS POSITIVOS

Para que o estado da arte seja atingido em sua empresa, indispensvel que voc desempenhe ou desenvolva algumas habilidades triviais para o gerenciamento de projetos. Isto assegurar uma melhor visualizao sobre o seu trabalho como um todo, uma equipe mais motivada e clientes mais satisfeitos. Por isso, listamos 10 destas habilidades para que voc avalie a sua performance em cada um destes itens e, desta forma, atinja tambm a alta performance nos projetos que gerencia:

Competncia tcnica;

Liderana;

Organizao;

Planejamento;

Mediao e resoluo de conflitos;

Seleo de equipes;

Empreendedorismo;

Viso no longo prazo;

Flexibilidade;

Boa comunicao.

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A alta performance em projetos apenas possvel trabalhando os 4 pilares defendidos neste eBook. Por isso, avalie qual a situao atual dos projetos, processos e metodologia utilizados em sua empresa e quais os impactos deles no crescimento do seu negcio. Com base nos 7 segredos compartilhados, verifique como cada um deles tem sido trabalhado e como voc poderia melhor-los para um gerenciamento de projetos de alta performance.

CONCLUSO

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H mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de diversos portes a entender e aproveitar os benefcios da Gesto de Projetos, conseguindo assim atingir a alta performance em seus negcios. Para isto, trabalhamos trs formas principais:

Nossa soluo, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e, por isso, se tornou uma plataforma indispensvel para o ganho de eficincia e a alta performance em projetos.

Temos uma metodologia passo a passo de implementao da Gesto de Projetos. Oferecemos pacotes de consultoria baseadas nesta metodologia para o uso efetivo do Project Builder.

Produzimos muito contedo educativo na rea de Gesto de Projetos, estratgia e desenvolvimento de produto. Eles so disponibilizados como posts no blog, eBooks, Webinars gratuitos e palestras presenciais na Academia Project Builder.

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