o laboratório de metrologia sob a influência do programa...

XXVI ENEGEP - Fortaleza, CE, Brasil, 9 a 11 de Outubro de 2006

1 ENEGEP 2006 ABEPRO

O laboratór io de metrologia sob a influência do programa 5s

Luiz Car los da Silva Duar te (UNIJUÍ /CGDT) lduar [email protected] Luis Francisco Marcon Ribeiro (UNIJUÍ /DETEC) [email protected]

Gilber to Sackser (UNIJUÍ /CGDT) [email protected] Moacir Eckhardt (UNIJUÍ /DETEC) [email protected]

Resumo

O programa 5s é organizado de forma sistêmica com cada ” s” (seiri – utilização, seisou – limpeza, seiketsu – saúde, seiton – organização, shitsuke – autodisciplina) influenciando na sua extensão e profundidade o ambiente do Laboratório de Metrologia. Assim contextualizado, o programa justifica-se pela formação de uma base para o sistema de gestão da qualidade do laboratório. A implementação constou de um plano de ação que definiu e orientou uma lógica de trabalho, com resultados positivos seja no crescimento do programa, seja na sua abordagem enquanto metodologia, com cada esse com uma lista de verificação estudada e definida. As melhorias no ambiente foram confirmadas pelas auditorias internas realizadas, na situação de crescimento na pontuação obtida de quatro esses (utilização, saúde, organização e autodisciplina) e no aperfeiçoamento de um dos esses (limpeza). Destacaram-se como resultados a melhor organização, limpeza e manutenção dos espaços físicos, além de melhor controle e arquivamento dos documentos e registros. No Laboratório de Metrologia o programa 5s consolidou-se como programa gerador de cultura pró-qualidade e como parte da gestão laboratorial. Palavras-chave: Programa 5s; Sistema de gestão da qualidade; Laboratório de metrologia.

1. Introdução

A Unijuí – Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul procura disponibilizar serviços tecnológicos na área de metrologia como forma de contribuir para o desenvolvimento da região Noroeste Colonial do Estado do Rio Grande do Sul. A região Noroeste Colonial caracteriza-se como um pólo industrial metal-mecânico, no ramo de máquinas e implementos agrícolas. Em sintonia com a região, o laboratório disponibiliza serviços tecnológicos em metrologia mecânica necessários ao processo industrial, que requerem recursos humanos capacitados, instalações físicas e equipamentos adequados, e um sistema da qualidade que proporcione suporte a gestão e ofereça serviços com qualidade garantida.

O Laboratório de Metrologia Dimensional possui termo de adesão à Rede Metrológica/RS datado de 12 de dezembro de 1995, quando iniciou a construção de suas instalações e foi inaugurado oficialmente em março de 1996. Possui um sistema de gestão da qualidade com base na ISO/IEC 17025 que possibilitou o reconhecimento formal da competência do laboratório na Associação Rede de Metrologia e Ensaios do Rio Grande do Sul – Rede Metrologia RS - sob o certificado de filiação no 1302 de 28 de setembro de 1998. Na oportunidade filiou os serviços de calibração de paquímetro universal, medidor de altura, micrômetro externo, relógio comparador 0,01 mm, relógio comparador 0,001 mm, relógio apalpador 0,01 mm, relógio apalpador 0,002 mm e comparador de diâmetro interno. A auditoria de manutenção de 24 de novembro de 2001 referendou o sistema de gestão da qualidade com ampliação da lista de serviços, incluindo trena, transferidor de ângulo, escala graduada, paquímetro de profundidade, micrômetro de profundidade e goniômetro.



Decorrente das atividades expostas, o número de empresas clientes passou de 04 empresas em 1997 para 22 empresas em 2001.

Neste contexto o programa 5s se fundamenta e se justifica como um suporte ao sistema de gestão da qualidade para prestação de serviços tecnológicos em metrologia dimensional. Esta metodologia permite influenciar os processos quanto a sua eficiência e eficácia, auxiliar na organização e apresentação do ambiente e deste modo impactar positivamente os clientes e o mercado consumidor, conforme afirmações de Sackser (2000) e Duarte (2001).

2. O programa 5s

Um sistema de gestão da qualidade deve focar fatores que influem na produtividade, na competitividade e na sobrevivência da empresa, tais como qualidade intrínseca, entrega, custo, inovação, entre outros. Entre as mais diversas orientações para implementação do Programa 5s chamam a atenção duas observações citadas por Silva (1994) de que: 1. O conselho de Kaoru Ishikawa de que “pode-se começar varrendo ...” e 2. a recomendação de Ichiro Miyauchi para começar, fazendo uma grande faxina no sentido físico e mental.

Cada organização deve desenvolver um estudo de adaptação da metodologia ao seu contexto social e organizacional, ponderam Duarte & Ribeiro (1998). As justificativas para a implementação do programa 5s podem ser, entre outras: 1. Fortalecer a base do programa da qualidade; 2. Contribuir na busca da eficiência e da eficácia e 3. Contribuir no processo de melhoria continua a nível pessoal e organizacional.

Nos fundamentos da filosofia da Honda, destaca-se o trecho, citado por Silva (1994) de que “ ... no âmbito das atividades profissionais, é imprescindível que os dirigentes saibam criar uma atmosfera na qual seus colaboradores gostem de trabalhar. Isso pode ser conseguido mediante: a) Disposição de um ambiente no qual haja ordem e tranqüilidade; b) Boa organização do trabalho, com distribuição eqüitativa das tarefas; c) Desejo de se comunicar, com disposição de falar e ouvir sem distinção de pessoa ou função; d) Respeito às idéias dos outros; e) Atitude que favoreça o consenso ou o trabalho em equipe; f) Sentimento compartilhado da finalidade do trabalho e g) Orgulho coletivo diante das realizações” .

Os fundamentos para a implementação e manutenção do programa 5s são resumidos nas seguintes questões, adaptado de Silva (1994) e Campos (1992): a) A educação é a alavanca, mas só educar não resolve, é necessário o treinamento, como prática do uso do conhecimento; b) É compreendido como um processo de aprendizado, para tanto as regras não devem ser muito rígidas; c) Não esperar o desenvolvimento de um bom plano; d) Aperfeiçoar o gerenciamento existente; e) Introduzir mudanças de forma continua; f) Educação e treinamento continuado; g) Estar preparado para a possibilidade do retrocesso, pois iniciar o programa é fácil, mas a sua manutenção e melhoria em longo prazo são extremamente difíceis; h) A liderança possui papel fundamental na condução e manutenção do processo; i) Exige paciência, persistência e flexibilidade na condução do processo; j) Necessidade de acreditar nas pessoas, pois é um programa com potencialidade de despertar e mobilizar o ser humano; l) Orgulho coletivo diante das realizações e, m) O programa não é um fim, e sim é causa e efeito do crescimento dos processos e do ser humano.

O programa 5s consolidou-se no Japão na década de 50, e sua denominação tem origem nas palavras japonesas que iniciam com “s” , que são denominados como sensos, que significam a faculdade de apreciar, de julgar, de sentir, sentido, sentimento, que são: seiri (utilização), seiton (organização), seisou (limpeza), seiketsu (saúde) e shitsuke (autodisciplina). O programa 5s pode ser entendido como um programa interligado formando um sistema com os cinco sensos. Os sensos estão dispostos na Figura 1 de Silva (1994).



Senso de Utilização (seiri)


Senso de Limpeza (seisou)


Senso de Saúde (seiketsu)


Senso de Autodisciplina(shitsuke)


Senso de Organização(seiton)












Figura 1 – O 5s como um sistema

Entendido como um sistema que possui destaque na autodisciplina, que exerce influência em todos e é influenciado por todos os outros “s” . O programa prepara um caminho para o sistema de gestão da qualidade e da produtividade, abordando e agindo sobre o ambiente físico e social.

2.1 Pr imeiro senso (seiri) – utilização

O primeiro senso é conhecido por denominações como Utilização, Organização, Arrumação ou Seleção. O senso de utilização pode ser entendido sob dois sentidos, o sentido restrito como sendo “manter no ambiente considerado, somente os recursos necessários” e o sentido amplo como sendo “utilizar os recursos disponíveis, com bom senso e equilíbrio, evitando ociosidade e carências” , entendimento apresentado por Silva (1996).

O entendimento no sentido restrito busca identificar, classificar e remanejar os recursos (objetos e dados) ao somente necessário no local de trabalho. O entendimento no sentido amplo busca eliminar tarefas desnecessárias, utilizar de forma correta os equipamentos e materiais, evitar excessos e desperdícios de recursos e tempo, excesso de burocracia e principalmente o desperdício de talentos.

2.2 Segundo senso (seiton) – organização

O segundo senso é conhecido por denominações como Organização, Ordenação, Arrumação ou Sistematização. O sentido amplo utilizado para o senso ordenação é para “dispor os recursos de forma sistemática e estabelecer um excelente sistema de comunicação visual para rápido acesso a eles” .

É difícil estabelecer a plena separação entre os sensos de utilização e ordenação, fazendo-se apenas uma diferenciação didática. O entendimento no sentido amplo busca dispor os objetos e dados, estabelecer excelente comunicação visual e organizar o fluxo de pessoas.

2.3 Terceiro senso (seisou) – limpeza

O terceiro senso não possui muitas variações de interpretação, para o significado de seisou - Limpeza. O sentido restrito do senso limpeza implica em “eliminar o pó e a sujeira do ambiente e dos equipamentos” , enquanto que o sentido amplo do senso significa “praticar a limpeza de maneira habitual e rotineira e, sobretudo, não sujar” . É fundamental descobrir a origem da sujeira.

2.4 Quarto senso (seiketsu) – saúde



O quarto senso é conhecido por denominações como Saúde, Higiene, Asseio e Padronização. Com o desenvolvimento dos três sensos anteriores (utilização, organização e limpeza) o senso de Saúde já está iniciado, restando acrescer a segurança no trabalho, higiene e saúde. O sentido amplo do senso de Saúde significa “manter as condições de trabalho, físicas e mentais, favoráveis à saúde“.

2.5 Quinto senso (shitsuk) – autodisciplina

O quinto senso é conhecido por denominações como disciplina ou Autodisciplina, não havendo muitas variações na sua denominação. O sentido amplo do senso significa “ ... comprometimento com o cumprimento rigoroso dos padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria contínua a nível pessoal e organizacional” .

3. O desenvolvimento do programa 5s no laboratór io de metrologia

Para iniciar o desenvolvimento e implementação do programa 5s, não se deve esperar que seja editado um plano perfeito. É aconselhável tomar-se a iniciativa e a partir daí desenvolver-se a melhoria continua. A Figura 2 apresenta o plano de implementação do 5s utilizado pela Unijuí.

9. Registrar os avanços e comparar

X11. Preparar a retomada

XXXXXX10. Educar + Treinar + Fazer + Ed...

X

X

6a sem

3 S’s

30 S

5a sem

8. Troca de auditores e Exper iên.

7. Divulgação

6. Plano Ação Corret ivo 3 S’s

20 S10 S5. Retomada dos 3 S’s (Fino)

30 S20 S10 S4. Varredura 3 S’s (Grosseiro)

Faxina Geral3. Dia D + Registros

Em grupo

1. Capacitação2. Montagem planilhas específ icas

4a sem3a sem2a sem1a semAtividades

9. Registrar os avanços e comparar

X11. Preparar a retomada

XXXXXX10. Educar + Treinar + Fazer + Ed...

X

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3 S’s

30 S

5a sem

8. Troca de auditores e Exper iên.

7. Divulgação

6. Plano Ação Corret ivo 3 S’s

20 S10 S5. Retomada dos 3 S’s (Fino)

30 S20 S10 S4. Varredura 3 S’s (Grosseiro)

Faxina Geral3. Dia D + Registros

Em grupo

1. Capacitação2. Montagem planilhas específ icas

4a sem3a sem2a sem1a semAtividades

Figura 2 – Plano de implementação do 5s

Nas instalações administrativas o esforço do trabalho ocorreu na organização dos arquivos físicos, nos arquivos eletrônicos e com pequenas melhorias no arranjo físico das instalações. Enquanto que nas instalações de produção de serviços tecnológicos em metrologia o trabalho ocorreu mais direcionado para limpeza fina, ou seja, limpeza de poeira sobre as bancadas de trabalho e no controle de acesso às instalações laboratoriais. Ressalta-se de que este tipo de serviço ocorre e exige ambiente de trabalho organizado e extremamente limpo. A Figura 33 apresenta a realização de uma calibração de trena.



Figura 3 – Execução de um trabalho de calibração de trena 3.1 Exemplo de lista de ver ificação

A Figura 4 apresenta a lista de verificação para o primeiro “s” (seiri) – utilização. Esta lista apresenta os quesitos e o seu respectivo peso, Programa 5s Unijuí (2002). O resultado da pontuação é decorrente da multiplicação dos pontos obtidos pelo peso do requisito. Todas as folhas de verificação estão formatadas com a mesma base de total de pontos possíveis de serem obtidos. No caso das folhas de verificação do Programa 5s utilizou-se a base de 200 pontos. A avaliação utilizada pela equipe de auditores baseia-se na seguinte escala de pontos: 04= Ótimo; 03= Bom; 02= Regular; 01= Ruim e 00= Péssimo.

Nº QUESITOS OBTIDO PESO PONTOS 01 Existem somente materiais úteis no posto de trabalho. 04 02 Todos têm material necessário para desempenho de seu trabalho. 03 03 Somente objetos de uso imediato e em quantidade mínima. 03 04 Todos os espaços do trabalho são utilizados de forma racional. 03 05 Existem objetos e documentos guardados sem serem utilizados. 04 06 Há desperdício de tempo na procura de material ou informações. 03 07 Os colaboradores sabem usar os recursos ao seu dispor. 03 08 Há controle de desperdício (cópias, energia elétrica, materiais). 02 9 Existe a consciência de que UM é suficiente. 03 10 Existe excesso de equipamentos ou materiais nas gavetas e bancadas. 02 11 Somente são guardados materiais e objetos utilizados para o trabalho. 02 12 O telefone e o computador são utilizados de forma racional. 04 13 Somente diretórios e/ou arquivos necessár ios no computador. 03 14 Equipamentos de segurança não estão obstruídos. 02

TOTAL

Figura 4 – Lista de verificação resumida abordando o senso de utilização

Para acompanhar a evolução do programa são realizadas auditorias periódicas com base nas listas de verificação de cada “s” . O programa 5s gerou impacto positivo nos processos de rotina, na implementação da gestão e na organização como um todo. Estabeleceu, também, as condições básicas de organização, limpeza e disciplina necessárias para o desenvolvimento do sistema de gestão da qualidade. A Figura 5 apresenta os resultados das auditorias realizadas, demonstrando a evolução do programa 5s.

0

50

100

150

200Utilização

Organização

LimpezaSaúde

Autodisciplina

Figura 5 – Gráfico radar com os resultados decorrentes da auditoria do programa 5s



Os resultados das auditorias revelaram um crescimento nos sensos de utilização, organização, saúde e autodisciplina. No senso de limpeza, o processo de análise foi aprimorado, e esta nova abordagem apontou detalhes não verificados na primeira auditoria, resultando em uma menor pontuação.

O programa 5s obteve um crescimento geral na pontuação, que pode ser verificado através da Figura 6.

149160

100

120

140

160

180

200

1a Avaliação 2a Avaliação

Avaliações

Pon

tuaç

ão o

btid

a

Figura 6 – Resultados gerais das auditorias do programa 5s

Os resultados decorrentes da implementação do Programa 5s apresentaram melhoria, passando de 149 pontos na primeira avaliação para 160 pontos na segunda avaliação. Esta pontuação indica que a sua estrutura administrativa e instalações físicas, obtiveram melhorias na organização, além de consolidar o programa no seu processo de gestão.

Observa-se que o programa 5s contribuiu na administração dos documentos pertencentes ao sistema de gestão da qualidade, permitindo melhorias na organização, arquivamento e registros. Destaca-se que com a organização e administração da documentação, contribui-se para que os direitos de propriedade e confidencialidade das informações dos clientes e prevenção de influências indevidas sejam melhor implementadas no ambiente laboratorial. O processo de controle dos registros engloba o armazenamento, a manutenção, o acesso, a aprovação e reprodução de documentos e registros, e a confiabilidade e segurança dos documentos e registros de informações dos clientes são melhor administrados.

As condições físicas do laboratório apresentam resultados mais consistentes e duradouros, princpalmente no que diz respeito ao controle e manutenção das condições ambientais, controle de acesso às áreas de trabalho e segurança operacional dos recursos humanos. Os sensos do programa 5s são implementados e acompanhados por intermédio de auditorias internas de forma a garantir resultados consistentes e duradouros no ambiente laboratorial.

5. Resultados obtidos

O Programa 5s pode ser classificado como uma metodologia fácil de ser iniciada, pois sua estrutura metodológica e sua facilidade de ser compreendida possibilitam um entendimento e uma inicialização na prática quase que de forma imediata. O sistema de auditorias possibilita o estabelecimento de ciclos de manutenção e melhoria do programa e nos resultados, que evita o seu declínio e possibilita crescimento contínuo.

Os resultados decorrentes da implementação e administração do programa 5s no Laboratório de Metrologia podem ser sistematizados e destacados conforme segue: a) o programa 5s evoluiu enquanto programa, comprovado pelos resultados obtidos entre a primeira e a segunda auditoria; b) impactou positivamente o ambiente físico do laboratório com melhor organização do mobiliário, como os armários, gavetas, arquivos físicos e eletrônicos; c) melhor limpeza e manutenção dos ambientes, contribuíram para uma maior disciplina dos



recursos humanos no que tange ao acesso as áreas de trabalho e a manutenção dos equipamentos e ambiente de trabalho técnico e administrativo; d) um melhor controle e arquivamento da documentação e registros dos serviços prestados contribuem para uma maior confidencialidade dos dados e informações.

O Programa 5s contribui para o estabelecimento de uma cultura voltada a qualidade de tal forma que auxiliou tanto como metodologia de suporte a gestão, quanto com os resultados obtidos para o reconhecimento formal da competência do laboratório para prestar serviços tecnológicos em metrologia na Rede Metrológica RS.

O programa apresenta-se como um gerador de cultura e que para tanto, necessita de tempo, persistência, determinação, participação ativa dos recursos humanos, consistência metodológica e administrativa para manter o programa como parte da gestão do laboratório. Referências

DUARTE, L. C. S. Desdobramento da Função Qualidade em Serviços: Caso dos Laboratórios de Metrologia e Ensaios da Unijuí. Porto Alegre, 118 p. Dissertação de mestrado em engenharia de produção – PPGEP, UFRGS. 2001.

DUARTE, L. C. S. & RIBEIRO, L. F. M . Proposta de manual de gerenciamento da qualidade para laboratórios de calibração e ensaios. Panambi. 137 p. Monografia de Pós-graduação em administração estratégica. UNIJUÍ. 1998.

Programa 5s Unijuí. Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul - UNIJUI/Coordenadoria de Gestão e Desenvolvimento Tecnológico - CGDT. 2002.

SACKSER, G. Elaboração da Árvore da Qualidade Demandada pelo Mercado, para os Laboratórios de Metrologia e Ensaios da Unijuí. Panambi. UNIJUÍ/Engenharia Mecânica. 2000.

CAMPOS, V. F. TQC: Controle da Qualidade Total (no estilo japonês). 3a ed. Belo Horizonte, MG: Fundação Christiano Ottoni, Escola de Engenharia da UFMG, Rio de Janeiro: Bloch Ed. 1992. 224 p.

SILVA, J. M . 5s: o ambiente da qualidade. 2a ed. Belo Horizonte, MG: Fundação Christiano Ottoni, Escola de Engenharia da UFMG, 1994. 160 p. il.

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