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5Ss: aplicação em bibliotecas e centros de informação

Rosa Maria Fischi

SISEB 03/05/12

Introdução

House keeping: cuidar da casa; administração do lar e responsabilidade pela limpeza e organizaçãodomésticas

Final de 1960: house keeping como fator básico parasucesso da QT nas indústrias japonesas

Brasil: 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke)

O programa dos 5S é um forte suporte para a melhoria da qualidade de vida no trabalho, auxiliam no desenvolvimento da disciplina e aumentam o moral de toda a equipe!

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Os 5S são iniciais das palavras em japonês. São cinco sensos importantes para a nossa vida diária!

• SEIRI - A arte de “colocar fora coisas inúteis” buscando liberação de área.

• SEITON - Arte de “cada coisa em seu lugar”• SEISO (U) - A arte de “tirar o pó.”• SEIKETSU - A arte de manter em “estado

de limpeza” com asseio, higiene e conservação.

• SHITSUKE - A arte de fazer “as coisas certas naturalmente”com forte disciplina.

Filosofia dos 5SFilosofia dos 5S

• “Obter qualidade Comece pela limpeza e arrumação de todos os locais de trabalho.“

• “Ambiente limpo não é aquele que mais se limpa:é o que menos se suja”

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Objetivos:

• Melhoria do ambiente de trabalho

• Prevenção de acidentes

• Incentivo à criatividade

• Redução de custos

• Eliminação de desperdícios

• Desenvolvimento do trabalho em equipe

• Melhoria da qualidade de produtos e serviços

• SEIRI: Senso de organização, de seleção, de utilização.

• Significa a “arte de colocar fora coisas inúteis - sem uso.

• Ficam no local de trabalho somente os itens de uso do dia a dia.

Quanta coisasem uso!

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Organizar é liberar espaço! Distinguir o que énecessário do que é desnecessário!

O que for desnecessário deve ser transportado para a área de descarte.

Não deve haver excesso de materiais e equipamentos no local de trabalho.

O excesso atrapalha e o funcionário acaba gastando mais tempo para achar o que quer! Já pensou em achar uma agulha em um palheiro?

O quadro de avisos deve conter somente documentos atualizados.

Cada documento exposto no quadro deve contar com a sua data de validade.

Cada quadro deve contar com um responsável em mantê-lo atualizado.

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Não ache que jogar fora é um desperdício, nem deixe de descartar algo achando que poderia precisar daquilo algum dia! Lembre-se da eficiência que você está obtendo organizando o seu local de trabalho.

Vantagens:

• Conseguir liberação de espaço

• Eliminar items em excesso

• Eliminar dados de controle ultrapassados

• Eliminar itens fora de uso e sucata

• Diminuir risco de acidentes

Obs: para os documentos usar tabela de temporalidadehttp://www.usp.br/arquivogeral/gestao/download/download.php

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

• Após a realização da organização, descartando coisas inúteis, devemos definir local apropriado e identificar os itens que ficaram e que pertencem ao setor.

Cada coisa com seu lugar definido:

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Arrumação significa a “arte de cada coisa no seu lugar para pronto uso”.

O caminho é identificar tudo, para achar rápido!

Tempo custa dinheiro

Cada coisa deve ter o seu lugar definido de acordo com o grau de uso.

Dê nome a tudo! Assim fica mais fácil de localizar!

Cada coisa em seu lugar: “marque a peça e o local”

Dê nome a todos as coisas

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Itens móveis devem contar com o local definido no piso; veja o caso do carrinho e do cesto de lixo.

Uma arrumação é considerada boa desde que se consiga localizar ou guardar qualquer item no setor em menos de 30 segundos.

Não deixe de considerar a frequência de uso para estabelecer o local de cada item!

• Passos

– Definir o lugar das coisas– Guardá-las– Obedecer as regras

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Vantagens:

• Rapidez e facilidade para encontrardocumentos, materiais e outros objetos

• Economia de tempo

• Diminuição de acidentes

• Um ambiente com pó é um ambiente de moral baixo

• Limpar é mais do que manter limpo, é uma filosofia, um compromisso, com a higiene e com os bons hábitos

• O ambiente deve estar livre de pó

• Cada funcionário limpa o seu equipamento, a sua mesa, etc.

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O local de trabalho é dividido em áreas de responsabilidade pela manutenção da limpeza!

Cada um esvazia o seu lixo.

Este é o único caminho para manter a empresa permanentemente limpa e apresentável.

A limpeza é também uma forma de inspeção! Ela possibilita a identificação de defeitos, livros que necessitam de encadernação, materiais fora do lugar, etc.

Se cada um cuida da sua parte, o ambiente de trabalho vai estar sempre limpo e agradável!

Todo mundo se sente melhor em ambiente limpo!

Já imaginou o que o usuário pensa quando vê a biblioteca com sujeira espalhada, paredes e chão sujos?

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A equipe deve realizar diariamente a limpeza dos 3 minutos logo no início ou ao término do expediente.

O mais importante é não sujar.

Lembre-se: ambiente limpo não é aquele que mais se limpa mas o que menos se suja!

Vantagens:

• Melhoria do local de trabalho

• Satisfação dos funcionários por trabalharemem ambiente limpo

• Maior segurança e controle sobreequipamentos

• Eliminação de desperdício

SEIKETSU - Padronização, asseio, saúde

Manter a organização, arrumação e limpezade forma contínua, padronizando osprocedimentos adotados (Kaizen).

Kaizen: palavra joponesa que significa“melhoria contínua”.

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A Padronização visa criar um “estado de limpeza”, ou seja, criar um ambiente limpo e que também pareça limpo visando um alto moral dentro da empresa.

Para isso, temos que considerar: Cores, formas, iluminação, ventilação, vestuário, higiene pessoal, itens de ambientação -Tudo que causar impressão de limpeza.

É importante manter a pintura sempre nova! Ela dá ânimo e energia ao local de trabalho!

Aquários, painéis, fotos de paisagem, plantas, etc. são itens que geram ambientação.

O ideal é que se defina padrões de cores gerais para estantes, paredes, equipamentos, tubulações, etc.

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Deves-se utilizar placas padronizadas em tamanho, cores e tamanho de letras, tanto para sinalização como para identificação dos setores.

• Devemos padronizar a limpeza dos 3 minutos

• A limpeza diária de 3 minutos deve ser realizada por todos ao mesmo tempo. Esta éuma atividade de equipe.

Padrão da limpeza diária :

Cada setor deve ter o seu padrão geral dos 5S registrado em Folha de Verificação. Assim, a equipe passa a atacar os problemas encontrados nas medições.

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Vantagens:

• Equilíbrio físico e mental

• Melhoria do ambiente de trabalho

• Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc)

• Melhoria nas condições de segurança

SHITSUKE - Disciplina ou autodisciplina

Compromisso pessoal com o cumprimento dos padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria contínua.

Praticar o shitsuke é conquistar a capacidade de fazer as coisas como devem ser feitas.

Fazer o que tem de ser feito, mesmo queninguém veja.

Disciplina é a base de uma civilização e o mínimo para que a Sociedade funcione em harmonia.

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No programa dos 5S, a disciplina é uma característica fundamental:• Quando limpamos o que sujamos• Quando fazemos a medição periódica,utilizando a folha de verificação e colocamos os resultados no gráfico de controle

DISCIPLINA é um processo de repetição e prática, é uma questão de internalização de regras para realizar as coisas naturalmente.

Para criar bons hábitos necessitamos repetir, repetir...

Necessitamos criar novos hábitos e passar para o coração e mente das pessoas, as atividades dos 5S.

Os 5S ajudam a melhoria dos padrões éticos e morais.

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A equipe deve compartilhar das mesmas normas de conduta visando manter o ambiente continuamente limpo e saudável e com o menor gasto de energia possível.

• 5S é trabalho de equipe

• Os bons times seguem as regras do jogo

• Estar bem com os 5S éestar bem com a vida

Compromisso - a cola que une os 5S

A disciplina só é conseguida se repetirmos, repetirmos, repetirmos até criarmos os novos hábitos!

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Vantagens:

• Trabalho diário agradável

• Melhoria nas relações humanas

• Valorização do ser humano

• Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos

• Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho

Após o treinamento de toda a equipe nos conceitos dos 5S, é marcado o “dia da bermuda” ou “dia do descarte”.

Neste dia, TODOS, participam do mutirão para colocar ordem na casa, gerando descarte dos itens sem uso e facilitando o próximo passo do trabalho.

No dia da bermuda é definido uma área para descarte!

Tudo o que não estiver em uso nas áreas de trabalho écolocado neste local para, depois, tomar a decisão do que fazer.

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5S 5S -- FotosFotos

Antes do Dia da Bermuda

Mesa de trabalhoGaveta de trabalho

5S 5S -- FotosFotosDia da Bermuda

Área de Descarte

Funcionário na Organização

Confraternização

5S 5S -- FotosFotos

Depois do Dia da Bermuda

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Folha de Verificação e Gráfico de Controle

A Folha de verificação gera dados que vão alimentar o gráfico de controle que mede o cumprimento da meta.

Gerente: tem o papel de capacitar a equipe quanto a técnica

Auditor: faz a auditoria e preenche a folha de verificação

Gerente e Auditores

Referências

ANDRIANI, C. S. Quality quadrinhos: programa de educação e desenvolvimento pessoal. São Paulo: COMMIT, 2000. 128p.

ANDRIANI, C. S. Sistema de gestão: conceitos e linguagem para diretores, gerentes e chefias. Campinas: FDA, 2001. 162p.

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Obrigada!

Rosa Maria Fischirmfzani@usp.br