noÇÕes de arquivologia. ana luzia de sá magalhães bibliotecária – especialista em ciência da...

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

Ana Luzia de Sá Magalhães

Bibliotecária – Especialista em Ciência da Informação e em

Gestão de Arquivo.

E-mail: [email protected]

Técnicas de arquivamento

1 CONCEITOS FUNDAMENTAIS: arquivologia,

informação, suporte, documento, ciclo vital dos documentos, princípios.

2 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

3 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO CORRENTE: Gestão Documental, Correspondência, Protocolo

4 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

ARQUIVOLOGIA

O que é Arquivologia?

É a ciência que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na

produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos, também chamada Arquivística ( Dicionário de terminologia

arquivística).Está vinculada à Ciência da Informação.

OBJETO DA ARQUIVÍSTICA

É o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.

OBJETIVO DA ARQUIVÍSTICA

É o acesso à informação contida nos arquivos:: seja aquela que é imprescindível para a tomada

de decisões e para o funcionamento da administração de instituições públicas e privadas;

seja a que possui valor testemunhal dos direitos do cidadão;

ou ainda, a que possui valor histórico-cultural por se constituírem em registro de ações das sociedades passadas.

ARQUIVÍSTICA

Princípios e técnicas a serem observados na constituição, organização, desenvolvimento, e utilização dos arquivos.Técnica e prática voltadas à aplicação de conhecimentos

teóricos e experiências às tarefas de produzir, arranjar,

descrever, difundir, utilizar e tornar acessíveis aos usuários, os

acervos arquivísticos.

O termo arquivística tem sido empregado, também, como

designativo da técnica de organização e política de arquivos

de um país ou região geográfica.

NECESSIDADE DE INFORMAÇÃO

O que leva uma pessoa a procurar informação?

1. Resolução de problemas.

2. Objetivos específicos.

3. Necessidade de ampliar o

conhecimento.

Documento

Base Material

papel, Cd, filme etc.

Conteúdo

Suporte Informação

DEFINIÇÕES IMPORTANTES

DOCUMENTO ≠ INFORMAÇÃO ≠ DOCUMENTAÇÃO

------------------------------DOCUMENTO----------------------------------É a unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato

-------------------------------INFORMAÇÃO--------------------------------- -é a noção, idéia, ou mensagem contida no documento

-é o fator básico para o desenvolvimento de qualquer atividade humana

-----------------------------DOCUMENTAÇÃO------------------------------

-é conjunto de todos os documentos, ou seja, dos processos anteriores já elaborados ( produção, elaboração, difusão)

DOCUMENTAÇÃO

ELEMENTOS DE CARACTERIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

• SUPORTE – material sobre o qual as informações são registradas

• FORMA- é a sua condição: rascunho, original, cópia.

• FORMATO - configuração física conforme: suporte e confecção (livro, cartaz, mapa, filme, globo, etc.)

• GÊNERO - determinado pela configuração dos signos

• ESPÉCIE – configuração conforme a disposição e a natureza das informações, como: carta, relatório, contrato

Textual – palavra escritaEspecial - audiovisual, iconográfico, multimeios.

Documento de Arquivo

São todos os documentos que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública

ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação.

Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam expressando os atos de

seus produtores no exercício de suas funções (PAES, 2004).

Arquivo: Noções fundamentais

-------------------------------ARQUIVO-------------------------------- conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter públicas, e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)

- FUNÇÃO BÁSICA– guarda e conservação dos documentos - FINALIDADE – servir à administração

CONCEITOS IMPORTANTES

Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao

desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que

a mesma utiliza no exercício de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e

de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de

técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição.

O termo arquivo pode também ser usado para designar:

• Conjunto de documentos;• Móvel para guarda de documentos;• Local onde o acervo documental deverá ser

conservado;• Órgão governamental ou institucional cujo objetivo

seja o de guardar e conservar a documentação.

PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS:

Constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias.

São eles:

Princípio da Proveniência

Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos

Princípio da Organicidade

As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.

Princípio da Unicidade

Forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.

Princípio da Indivisibilidade ou integridade

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

Princípio da Cumulatividade

O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

__________Quanto a ENTIDADE MANTENEDORA___________

PÚBLICOS – conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos no exercício de suas atividades, por órgãos públicos.

PRIVADOS - conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas.

_________Quanto a EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO_________

SETORIAIS – junto aos órgãos setoriais (correntes).

CENTRAIS OU GERAIS – centralizam as atividades do arquivo corrente.

QUANTO À ESPÉCIE DOCUMENTALX

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Espécie Documental FunçãoTipologia

Documental

Ofício Inscrição em curso Ofício de solicitação

FormulárioAdquirir material de consumo

Formulário de aquisição - RM

Ata Registrar reuniões Ata de reunião

Contrato Prestação de serviçoContrato de prestação de serviço

Carta Proposta de patrocínioCarta de apresentação de proposta de patrocínio

________________Quanto a NATUREZA________________

--------------------------ESPECIAL---------------------------arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos.

Ex.:iconográficos, cartográficos, audiovisuais — ou de suportes específicos — documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme

-----------------------ESPECIALIZADO--------------------é aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente da forma física que apresentam.

Ex.: arquivo médico, arquivo de engenharia, arquivo jornalístico.

TIPOS DE DOCUMENTOS CONFORME O GÊNERO

Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico.

GÊNERO DEFINIÇÃO EXEMPLO

textuais integrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos

contratos, atas, relatórios, decretos, livros de registro, panfletos

iconográficos documentos que contêm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotografadas

Fotografias e gravuras

Audiovisuais/ filmográficos

documentos cuja informação esteja em forma de som e/ou imagem fixa ou em movimento.

Filmes e fitas videomagnéticas.

Eletrônicos/informáticos

documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos

cartões perfurados, disquetes, CD, Pendrive, documentos digitais.

cartográficos documentos que contêm representações gráficas da superfície terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos

mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas

micrográficos integrado por documentos em microforma microfilmes e microficha

QUANTO AO GÊNERO DOCUMENTAL

__________Quanto ao ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO___________

PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE: documentos de consulta frequente, produzidos ou recebidos, conservados próximo e de fácil acesso

SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO: documentos não consultados com frequência, mas que podem ser utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm caráter de permanência transitória

TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE: documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo para o passado; têm caráter definitivo

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

• Arquivo permanente

Arquivo corrente

Arquivo intermediário

CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL

CLASSIFICAÇÃO

Atividade técnica destinada a organizar a documentação de caráter corrente,

agrupando os documentos de acordo com características comuns que apresentam no ato de sua criação, com a sua finalidade a que se destina e a estrutura administrativa

da instituição.

Organização

• Codificação: etapa que sucede a classificação, é a tarefa de ler, interpretar, identificar o assunto e atribuir a ele uma classe, uma classificação.

• Ordenação/arquivamento: é a atividade de organização dos documentos dentro das pastas, fichários, arquivos...

Um modelo de estrutura de classificação, que serve de referência para os órgãos públicos brasileiros para a classificação das Atividades-Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.

Código de Classificação de Documentos de Arquivo

O Código de Classificação de Documentos de Arquivo utilizado nos arquivos correntes e intermediários servem para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.

Objetivo - agrupar os documentos sob um mesmo tema (analisa o conteúdo do documento), como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.

A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados.

Código de Classificação de Documentos de Arquivo

Plano de Classificação

O sistema decimal de classificação, no qual está fundamentado o instrumento, constitui

código numérico dividido em dez classes

e estas em dez subclasses, seguindo o

mesmo critério para grupos e subgrupos.

Plano de Classificação000 – Administração Geral100200300400 destinam-se aos assuntos relativos às 500 atividades-fim do órgão.500600700800900 – Assuntos Diversos


A classe 000 – Administração Geral, tem como subclasses:

• 010 – Organização e funcionamento• 020 – Pessoal• 030 – Material• 040 – Patrimônio• 050 – Orçamento e finanças• 060 – Documentação e informação• 070 – Comunicações• 080 – Vaga• 090 – Outros assuntos referentes à

Administração Geral


GRUPO 022 – Aperfeiçoamento e treinamentoSUBGRUPO 022.1 – CursosSÉRIE 022.11 – Promovidos pela instituiçãoSÉRIE 022.12 – Promovidos por outras

instituiçõesSUBSÉRIE 022.121 – No BrasilSUBSÉRIE 022.122 – No Exterior

Gestão documental

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (LEI 8.159/91).

A gestão de documentos tem os seguintes objetivos:

• Assegurar de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos;

• Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos;

• Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa científica;

• Assegurar o uso adequado da micográfica, processamento automatizado e outras técnicas avançadas de gestão da informação;

• Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.

Valorização dos Documentos

Valor administrativo: também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. E o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. E um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas características.

PROTOCOLO

Correspondência

Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e

servidores de uma instituição.

Correspondência

A classificação e a caracterização da correspondência são dois fatores da maior importância no

desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo.

CORRESPONDÊNCIAS, SUA CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO

Dentro do gênero de documentos escritos, a correspondência merece tratamento especial por se

constituir numa parte considerável dos acervos arquivísticos, uma vez que as ações administrativas são, em geral, desencadeadas por seu intermédio.

Classificação

Externa: entende-se aquela correspondência trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, cartas, e - mail telegramas.Interna: é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares.

A correspondência pode ser ainda oficial e particular

Oficial : é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição.

Particular: é a de interesse pessoal de servidores de uma instituição.

Quando a correspondência é encaminhada, em geral fechada, a uma instituição, há que se identificá-la por suas características

externas, para que, se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino correto.

Correspondência

É importante observar que a correspondência oficial

não deverá ser aberta quando o envelope contiver

indicações de: CONFIDENCIAL, RESERVADO,

PARTICULAR ou equivalente

SERVIÇO DE

PROTOCOLO

PROTOCOLO

Órgão responsável pelo recebimento, registro,

movimentação, controle, expedição, e

classificação de documentos de caráter

corrente.

Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. (CONARQ, 2005).

Conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação .

PROTOCOLO

ATIVIDADES DE PROTOCOLO

• Recebimento: recepção/entrada de documentos de origem interna ou externa.

• Classificação: Os documentos são anteriormente identificados e analisados atendendo ao plano de classificação do órgão.

• Registro: Instrumento de controle de entrada de documentos num sistema, em geral em ordem numérico-cronológica.

ATIVIDADES DE PROTOCOLO

• Distribuição: encaminhamento de documentos para setores internos/unidades da mesma instituição).

• Expedição: encaminhamento de documentos para outras instituições.

• Tramitação: Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

• Autuação: ação pela qual um documento passa a se constituir processo.

Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando sua localização futura.

Podem-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema direto - a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado.

Sistema indireto - para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

• Alfabético: utilizado p/ nomes de pessoas, empresas. É um método de acesso direto.

• Numérico: é um método de acesso indireto que se baseia em atribuir códigos numéricos aos documentos.

• Geográfico: utilizado p/ pesquisas por áreas

geográficas.

• Ideográfico: é o método que indexa o documento por assunto (problema: interpretação).

METÓDOS BÁSICOS

MÉTODO ALFABÉTICO

Método alfabético

É o método mais simples e o elemento principal a ser considerado é o nome. Neste método as fichas ou pastas são dispostas rigorosamente em ordem alfabética, respeitadas as normas gerais para a alfabetação através de guias divisórias, com as respectivas letras.

Vantagens do método alfabético:

• Rápido, direto, fácil e barato

Desvantagens do método alfabético:

• Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabético quando o n° de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes.

Regras de alfabetação O arquivamento de nomes obedece a algumas chamadas regras de alfabetação e que são as seguintes:

1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Exemplo:• Frank Menezes• Edson Pereira dos Santos• Marcos Roberto Araújo da Silva• Arquivam-se:• Menezes, Frank• Santos, Edson Pereira dos• Silva, Marcos Roberto Araújo da

Obs: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome

Exemplo: • Carmem Corrêa Miranda• Fábio Corrêa Miranda• Daniele Firme Miranda• Veneza Firme Miranda

Arquivam-se:• Miranda, Carmem Corrêa• Miranda, Daniele Firme• Miranda, Fábio Corrêa• Miranda, Veneza Firme

ALFABETO

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen

• Não se separam, quando transpostos para o início. Exemplo

• Joaquim da Boa Morte • Camilo Castelo Branco

• Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se:• Boa Morte, Joaquim da • Castelo Branco, Camilo

• Villa-Lobos, Heitor

Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São

Seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem.

Exemplo:• Ricardo Santa Rita

• João do Santo Cristo• José Carlos São Paulo

Arquivam-se:• Santa Rita, Ricardo

• Santo Cristo, João do• São Paulo, José Carlos

Sobrenomes que exprimem grau de parentesco

São considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.

Exemplo:

Edilson Miranda Júnior

Osório Miranda Neto

Márcio Cerqueira Sobrinho

Arquivam-se:

Cerqueira Sobrinho, Márcio

Miranda Júnior, Edilson

Miranda Neto, Osório

As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais

Exemplo:

E. Silva

Estevão Silva

Everaldo Silva

Arquivam-se:

Silva, E.

Silva, Estevão

Silva, Everaldo

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REGRAS DE ALFABETAÇÃO

Para nomes com artigos e preposições:• Pedro de Almeida, Ricardo d’Andrade; Lúcia da

Câmara; Arnaldo do Couto.

a) Almeida, Pedro de

b) Andrade, Ricardo d’

c) Câmara, Lúcia da

d) Couto, Arnaldo do

Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos

casos de nomes espanhóis e orientais

Exemplos:

George Walker Bush

Charles Chaplin

Adolf Hitler

Arquivam-se:

Bush, George Walker

Chaplin, Charles

Hitler, Adolf

• Os nomes espanhóis ou hispânicos (países de língua espanhola) são registrados pelo penúltimo sobrenome,

• Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais

NOMES ESTRANGEIROS

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REGRAS DE ALFABETAÇÃO

• Para nomes estrangeiros (espanhol) com o nome da mãe:

• José de Oviedo Y Bãnos; Francisco de Pina de Mello; Antonio de Los Rios.

• a) Oviedo Y Bãnos, José de• b) Pina de Mello, Francisco de• c) Rios, Antonio de Los.

Nomes orientais

Os nomes orientais — japoneses, chineses e árabes — são registrados como se apresentam.

Exemplo:Li Yutang (chinês)

Osama Bin Laden (árabe)Sasazaki Yonoyama (japonês)

Arquivam-se:Li Yutang

Osama Bin LadenSasazaki Yonoyama (japonês)

NOMES ESTRANGEIROS

.

Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplo:

Ministro Jorge Cardoso

Professor Carlos Fernandes

Coronel Emérson Pontes

Doutor Raimundo Torres

Arquivam-se:

Cardoso, Jorge (Ministro)

Fernandes, Carlos (Professor)

Pontes, Emérson (Coronel)

Torres, Raimundo (Doutor)

Nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais

Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam não se considerando, porém, para fins de

ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o

nome.

Exemplo:

Companhia Petrolífera Nacional

Associação dos Jornalistas

A Colegial

Arquivam-se

Associação dos Jornalistas

Companhia Petrolífera Nacional

Colegial (A)

Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados, os números arábicos,

romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplo:

II Encontro Nacional de Arquivistas

Quinto Congresso de Biblioteconomia

3° Curso de Ciências Contábeis

Arquivam-se:

Congresso de Biblioteconomia (Quinto)

Curso de Ciências Contábeis (3°)

Encontro Nacional de Arquivistas (II)

METÓDO NUMÉRICO

Método Numérico Simples

para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos.

exige a adoção de um índice alfabético, também chamado de onomástico.

Podemos citar como exemplo o arquivamento de pastas funcionais, quando é utilizada a matrícula do funcionário ou ainda o arquivamento de contratos, quando estes são organizados por seus números.

METÓDO NUMÉRICO

Método Numérico Simples

Exemplo:00001, 000002, 000003....

Podemos citar como exemplo o arquivamento de pastas funcionais, quando é utilizada a matrícula do funcionário ou ainda o arquivamento de contratos, quando estes são organizados por seus números.

Exemplo: 00556403, 00556404

Método Numérico-Cronológico

METÓDO NUMÉRICO

Método Numérico-dígito-terminal

os documentos serão organizados tomando-se por base uma data

Este método consiste em decompor o número do documento de tal forma que o mesmo seja arquivado a partir de seus dois últimos dígitos.

Vejamos o exemplo a seguir:Número do documento: 834695Neste caso, para fins de arquivamento, teremos 83-46-95. Este documento será arquivado na pasta relativa àqueles terminados em 95.

Nesta pasta, como todos terminarão em 95, os documentos serão organizados a partir dos dois dígitos imediatamente anteriores (no caso, 46). Este método apresenta como vantagem maior rapidez na localização dos documentos, uma vez que dispensa a necessidade de se trabalhar com números difíceis de serem memorizados.

NUMÉRICO DÍGITO TERMINAL

16.84.65

17.84.65

18.84.65

19.84.65

NUMÉRICO DÍGITO TERMINAL

MÉTODO GEOGRÁFICO

É um método de sistema direto. Neste método a busca é feita diretamente ao documento. É preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é procedência ou local.

As melhores ordenações geográficas são:.

1 - Nome do estado, cidade e correspondente

2 – Nome da cidade, estado e correspondente

1° CASO: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em 1° lugar por estado, independente da ordem alfabética em ralação às demais cidades que deverão estar dispostas após as capitais. Neste caso há necessidade de se utilizar guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos estados.

Exemplo

ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE

Maranhão São Luís Lojas Americanas

Maranhão Caxias Lojas Americanas

Maranhão Imperatriz Lojas Americanas

Maranhão Pinheiro Lojas Americanas

2° CASO: quando o principal elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar, a rigorosa ordem alfabética por cidade, não havendo destaque para as capitais.

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE

Caxias Maranhão Lojas Americanas

Imperatriz Maranhão Lojas Americanas

Pinheiro Maranhão Lojas Americanas

São Luis Maranhão Lojas Americanas

Obs: neste caso não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos Estados, pois as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível, porém, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidade com o mesmo nome em diferentes Estados.

Vantagens do método geográfico:

• É direto e de fácil manuseio

Desvantagens do método geográfico:

• Exige duas classificações; local e nome do correspondente

MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)

ALFABÉTICO

NUMÉRICOMÉTODO IDEOGRÁFICO separa os documentos por assunto

dicionário

enciclopédico

Método ideográfico – indireto - índice alfabético que permita localizar o documento desejado.

FériasAbonoContas a pagarContas a receberControle de estoqueAdmissão de pessoalDemissão de pessoal

método ideográfico alfabético dicionário

AbonoAdmissão de pessoalContas a pagarContas a receberControle de estoqueDemissão de pessoalFérias

Utilizando o método ideográfico numéricoArquivam-se

1 FINANCEIROContas a pagar

Contas a receber2 MATERIAL

Compra de materialControle de estoque

3 PESSOALAbono

Admisão de pessoalDemissão de pessoal

FériasSalários

Exercício – Questão 20

A fim de facilitar sua consulta, os prontuários dos servidores de um órgão público são armazenados em pastas suspensas e ordenados pelo método alfabético. Considere os nomes dos funcionários abaixo relacionados e indique a sequência em que devem ficar seus respectivos prontuários.

I Jair de Moraes Neto II Odair de Morais III José de Morais Filho IV Antônio de Moraes Carvalho V Joaquim da Silva Moreira VI Carlos Moura VII Beatriz Moreira VIII Ana Beatriz Moreira de Morais


IV Carvalho, Antônio de Moraes I Moraes Neto, Jair VIII Morais, Ana Beatriz III Morais Filho, José de II Morais, Odair de VII Moreira, Beatriz V Moreira, Joaquim da VI Moura, Carlos

RESPOSTA: Letra B - IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.


Um arquivista precisa ordenar os seguintes nomes:

1 - José Soares 2 - Carlos Santos 3 - Aníbal Silva Filho 4 - Ana Rita Ribeiro 5 - Márcia Valéria Souza


RESPOSTA:

4 Ribeiro, Ana Rita2 Santos, Carlos3 Silva, Aníbal1 Soares, José5 Souza, Márcia Valeria

OBSERVAÇÕES

Variadex É o método alfabético, acrescentando-se cores às letras. Trabalha-se com cinco cores diferentes que são atribuídas em função da segunda letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas. Ex.: letra O, P, Q – cor azul.SoundexUsa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar da grafia ser diferente

OBSERVAÇÕES

MÉTODO DUPLEX/ DECIMAL/IDEOGRÁFICO

Procedimento que utiliza números de tantas classes quantas forem necessárias, sem o requisito de um plano previamente estabelecido; as unidades de arquivamento são divididas em grandes classes temáticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas através do uso de números justapostos aos dos assuntos principais.

NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS.

CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS

• Além da guarda do documento, o arquivo deverá se preocupar também com a preservação dos documentos da instituição.

• A preservação envolverá as atividades de conservação, armazenamento e restauração dos documentos.

• O principal objetivo da conservação é o de estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados.

• A restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento.

Agentes exteriores que danificam os documentos: físicos

• Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos.

• Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condições de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural.

• Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficiência de água

QUÍMICOS• Poluição atmosférica: a poluição atmosférica é uma das principais causas da

degradação química, representada normalmente pela poeira e fumaça.• Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para sua

deterioração.• Gordura e oleosidade: o próprio manuseio dos documentos acaba por danificá-los,

pois as mãos deixam oleosidade nos mesmos. Alguns documentos, como fotografias e negativos são ainda mais sensíveis que o papel comum, sendo recomendada a utilização de luvas de algodão ao manuseá-los.

• Objetos metálicos: deve-se evitar o uso de objetos metálicos, como grampos, clipes e colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e, consequentemente, acabarão por danificar os documentos. A opção, sempre que possível, deverá recair sobre clipes e colchetes (hastes) de plástico, que não causam tal problema.

Biológicos

• Insetos: vários são os insetos que atacam os documentos causando a deterioração dos mesmos. Dentre estes, podemos destacar as baratas, traças e brocas.

• Microorganismos: fungos.• Roedores: ratos.• Homem: danifica os documentos, por utilizá-los

constantemente e nem sempre observar a melhor forma de conservá-los.

Cuidados gerais na conservação dos documentos: papel

• Manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos;• As estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem); • Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos; • Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA)

para evitar a perda de um fragmento de um volume em degradação. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversíveis onde aplicado ;

• Não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido; • Quando houver necessidade de observações nos documentos, utilizar lápis,

que não agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correções, se necessário.

Diapositivos:• Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexíveis de

polietileno ou polipropileno);• utilizar mobiliário metálico; produzir duplicatas para projeções frequentes.

Microfilmes:• Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armários à prova de fogo e

colocados em latas vedadas à umidade;• Devem ser feitas duplicatas;• A sujeira deve ser removida com um pano limpo que não solte fiapos,

umedecido com Kodak Film Cleaner.

Disquetes e CD-ROM:• usar os disquetes de boa qualidade;• manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador;• usar programas antivírus;• proteger o CD contra arranhões e poeira.

OBRIGADA, ESTUDEM E BOA SORTE!

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