na verdade, a assembléia será mista, pois finalizará com a assembléia presencial. como é uma...
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Na verdade, a assembléia será MISTA, pois finalizará com a assembléia presencial.
Como é uma novidade, vamos detalhar um, pouco mais o funcionamento e os cuidados. Por isto, deve-se cercar do máximo de garantias para evitar problemas futuros de impugnação.1-) Aconselhamos a convocar uma Assembléia Extraordinária para apresentar o funcionamento e que seja votada e aprovada a implantação do sistema Virtual.2-) O sistema terá , além do fato do propritário ter utilizado seu LOGIN e SENHA, e o sistema identificar e guardar o IP da conexão, mais duas outras garantias, que poderão ser utilizadas, desde que a maioria aprove. A) TERMO DE ANUENCIA PREVIA – Este documento substitui as procurações emitidas para cada assembléia virtual, e não impede que o proprietario utilize a procuração, mesmo tendo assinado a Anuência Prévia. Como é uma novidade, pode ser que haja questionamentos quanto a sua utilização, por isto cada condominio decide se habilita ou não este documento. A habilitação é feita no cadastro de condominios, onde se define também o MODELO do documento.
B) PROCURAÇÂO: Quando o sindico cria uma nova assembléia, irá indicar os dados dos possíveis procuradores , que estarão no dia da assembléia PRESENCIAL. Quando o proprietário votar pelo web-site, o sistema enviara um email para que ele replique e valide o seu voto. Anexo no email será enviada a PROCURAÇÃO, constando sua intenção de voto, para que assine envie para o procurador ou para o sindico.
A sequência de funcionamento é a seguinte: A- O sindico CRIA a assembléia virtual, marcando o tipo(Ordinaria ou Extraordinaria), indicará a data final de discussão, a data final para votação virtual e a data da assembléia presencial. Ira selecionar o MODELO de CONVOCAÇÃO, pois o sistema emitirá e enviará automaticamente para todos os proprietários. Incluirá também os TOPICOS , podendo incluir imagens ou documentos que farão parte das discussões. Assim que o sindico(ou conselho) salvar e marcar como habilitada, o sistema enviara email para todos comunicando que foi aberta a assembléia virtual. B- Inicado o Forum, os moradores com permissão de acesso, visualizarão co comentarios, e responderão. Para que os moradores não precisem entrar a todo momento no site, sempre que alguem comentar algum topico, o sistema envi email para todos comunicando.
C- Quando o periodo de discussões finalizar, o sindico clicara no Status, mudando para EM CONVOCAÇÃO, e neste momento indicará as OPÇÕES DE VOTO de cada topico, e a convocação será criada e enviada por email. D- Inicia-se a votação, e um relatório com a posição parcial dos votos fica disponível para que o sindico visualize diariamente. E- Finalizado o periodo de votação, o sistema desabilita os botões para voto, e ai só será possivel votar comparecendo na Assembléia Presencial.
*Durante o periodo de votação, o morador poderá trocar o voto, pois o sistema guardará esta informação e envirá novamente o email para que valide a troca e gerará nova procuração(se for o caso).
Para que fique mais claro, vamos fazer um passo a passo, com as imagens, nos quadros abaixo.
Caso o proprietário queira emitir o Termo de anuência, basta clicar
aqui, que o sistema emitira já com os dados do cadastro. Caso falte
alguma informação, vai solicitar e já atualiza o cadastro
O sindico entra em CADASTRAR, para criar uma nova assembléia
Neste local digita um nome para a Assembléia
Digita as datas(discussão,
votação e assembléia Presencial)
Escolheo TIPO de Assembleia
Digita as datas(discussão,
votação e assembléia Presencial)
Digita as datas(discussão,
votação e assembléia Presencial)
Escolhe o modelo de Convocação
Digita o nome do TOPICO
Faz uma descrição daquele tópico,
explicando os detalhes do que será discutido
Clica no sinal de + para incluir o item, e repete a operação
para os outros topicos
Por ultimo cadastra os possiveis procuradores.
Caso o nome já tenha sido cadastrado, o sistema trara os dados automaticamente
Clique para GRAVAR a nova
assembléia
Quando Marcar como
HABILITADA, o site Comunica a
todos
O SITE enviará email para todos os moradores, comunicando
que o sindico abriu uma NOVA ASSEMBLEIA
Na opção CONSULTAR, visualiza as Assembleias
abertas
Clicar no NOME para abrir as opçoes
Clicando no Topico, abre os comentarios
já feitos pelos participantes
Podera comentar, licando em
RESPONDER TOPICO
Podera comentar, licando em
RESPONDER TOPICO
Escreva o texto de seu
comentario
Quando clicar no sinal de + , o site Grava o comentario , e
envia email para TODOS, comunicando que o morador
tal, postou comentario no topico, para que não seja necessário entar no site a toda hora, para saber se
hopuve comentarios
O site enviara automaticamente email para todos, avisando que o morador
postot comentario, para que não precise entrar todo dia para verificar
O sindico pode incluir as OPÇOES DE VOTO, clicando na ferramenta
No campo DESCRIÇÀO, coloca a opcáo de voto,
e clica no sinal de + para incluir
Quando o Status mudar para EM CONVOCAÇÃO, o site emitirá a convocação,
enviara por email, e comunica todos que a
votaçao virtual está aberta
Com a votação aberta, basta clicar no botão
de VOTOVai mostrar no quadro
qual a unidade esta votandoClica na opçao da
FORMA como vai ser representado
Caso escolha PROCURAÇÃO vai abrir a caixa para escolher o
ProcuradorEm cada topico, deve clicar na
opção escolhida
Terminando de marcar, clicando em SALVAR, os
votos serão salvos e o site envia o email de confirmação
O site envia email com a opção dos votos que deu
Neste local, basta clicar para VALIDAR
o voto
Anexo no email, já envia a Procuração preenchida,
bastando apenas imprimir, assinar e enviar ao sindico ou
ao procurador
Clicando neste botão, o sindico pode visualizar a RELAÇÃO DE VOTOS, para ir acompanhando
Clicando no icone, pode imprimir a
relacão
Clicando neste icone, pode ver a RELAÇÃO
DETALHADA dos votos
Por ultimo, depois que ocorrer a assembléia
PRESENCIAL, o sindico muda o status para
FINALIZADA