modulo 9 auditoria para el sector publico y empresas privadas

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA ÁREA JURÍDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

MÓDULO 9

Loja - Ecuador Septiembre 2010 – febrero 2011

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA

ÁREA JURÍDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Texto Guía para el estudio del Módulo “AUDITORÍA PARA EL SECTOR PÚBLICO Y EMPRESAS PRIVADAS” Dr. Gustavo Villacís Rivas, Mg. Sc. RECTOR Dr. Ernesto Gonzalez Pesantes, Mg.Sc. VICERRECTOR Dr. Rogelio Castillo Bermeo, Mg.Sc DIRECTOR DEL ÁREA Dr. Mauricio Aguirre Aguirre, Mg.Sc. COORDINADOR DEL NIVEL DE CARRERAS PROFESIONALES Dra. Beatriz Calle Oleas, Mg.Sc. COORDINADORA DE LA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA COMISIÓN Dr. Richard Alexey Banda Poma RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN COLABORADORES Eco. Nelson Vicente Chávez Alvear Dr. Jorge Ivan Espinoza Fernández Ing. Edison Fabián Miranda Raza Lic. Jinson Omar Valencia Ordóñez Dra. Beatriz Ordóñez González de Barragán Mg. Sc. Dr. Cristobal Jaramillo Pedrera, Mg. Sc. Dr. Jorge Efraín Matute Espinosa, Mg. Sc. Dr. Alex Nivardo Paladinez Sánchez - ASPECTOS LEGALES Dirección: Ciudadela Universitaria “Guillermo Falconí Espinosa” (La Argelia) Bloque de la ex - Facultad de Ciencias Administrativas. Teléfono 2546072 – 2546618

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1. PRESENTACIÓN

El módulo nueve denominado

“Auditoría para el sector Público y Empresas Privadas” es parte del Currículo de la Carrera de Contabilidad y Auditoría; el mismo pretende solucionar un problema de la Práctica Profesional, determinado en éste nivel de formación de los estudiantes del área terminal.

Se lo ha estructurado mediante la matriz del proceso investigativo del módulo,

por lo tanto la investigación se constituye en el eje básico del proceso de enseñanza y aprendizaje, contiene fundamentos teóricos - prácticos y estratégicas, metodológicas que permitirán orientar la investigación formativa.

La evaluación y acreditación se basa en los resultados del proceso de investigación que logren, obtener los equipos de investigación de estudiantes que se conforman para el efecto; se consideró cuatro momentos acreditables.

Primer Momento en la PROBLEMATIZACIÓN considera la presentación del Plan de Investigación especifico; PLANIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN comprende el trabajo de investigación, planteando objetivos generales y específicos, la Metodología, el Cronograma y la Bibliografía de Proyecto especifico; En el segundo Momento la EJECUCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN o Trabajo de campo de la Auditoria; finalmente en el Tercer Momento, ELABORACIÓN DEL INFORME FINAL constituye la presentación del informe de Investigación y su exposición.

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2. DESCRIPCIÓN DE LA PROBLEMÁTICA QUE ABORDA EL MÓDULO En el ámbito de las entidades del sector público y las empresas privadas es

necesario evaluar el cumplimiento de sus objetivos y el manejo sustentable de los recursos destinados a su operatividad institucional y empresarial, a través de un control adecuado para el mejor aprovechamiento y correcta administración como consecuencia de un examen sistemático a los estados financieros, registros, transacciones y gestión para determinar la adherencia a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, a las políticas de dirección o a los requerimientos establecidos.

Se piensa que los avances teóricos e institucionales de la disciplina profesional

de la auditoría son válidos para cualquier tipo de complejo organizativo siendo indiferente que sea éste privado o público. En cambio los especialistas en el análisis de la Administración Pública consideran que nos encontramos ante una organización especial y diferenciada que requiere un tratamiento científico y técnico propio.

Resultan sorprendentes las graves falencias que en materia de auditoría y

control interno adolecen las entidades y las empresas, que afecta a la eficiencia, eficacia, economía, etc.

Por otro lado la información que brinda la entidad no es razonable y oportuna,

lo que conlleva al incumplimiento de objetivos, misión y visión institucional.

La auditoría ha alcanzado un nuevo enfoque y visión en torno a la aplicación de sistemas de control interno específicos, es decir por departamentos o áreas. La misma está encaminada a los procesos de mejora continua y eliminación de despilfarros / desperdicios en las entidades como en las empresas, las nuevas herramientas a utilizar con una visión de gestión.

La falta de controles internos no sólo ha dado lugar a estafas o defraudaciones,

sino también a graves errores en materia de decisiones producto de significativos errores en materia de información. En este contexto, el presente módulo está encaminado a superar las limitaciones mencionadas con la incursión de la auditoría que se pretende abordar la temática de los problemas que adolecen tanto las instituciones públicas como las empresas, para a través del análisis y evaluación de las operaciones, proporcionar la solución a esos problemas con el informe de auditoría, que siendo el producto final de la auditoría, contribuya a la corrección de errores y omisiones como las acciones legales según corresponda; y habilitarlo al alumno para que cumpla sus prácticas profesionales con eficiencia. 3. OBJETO DE TRANSFORMACIÓN

Determinado en los siguientes términos:

Limitado control posterior de las operaciones administrativas - financieros y de gestión en las entidades públicas y empresas privadas, imposibilita una evaluación periódica que permita comprobar la veracidad, y autenticidad de las operaciones, así como la eficiencia, efectividad y economía en el manejo de los recursos.

http://www.monografias.com/trabajos10/lamateri/lamateri.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml�

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4. OBJETIVOS 4.1 Objetivo General

- Facilitar a los estudiantes la fundamentación teórica y los procesos de

Control posterior de Entidades Públicas y Empresas privadas, mediante la investigación formativa.

4.2 Objetivos específicos

- Aplicar el proceso de auditoría de los estados financieros en las Entidades Públicas y Empresas privadas.

- Estudiar y aplicar las Normas Ecuatorianas de Auditoria. - Diseñar papeles de trabajo para evidenciar y respaldar el desarrollo del

control posterior. - Emitir comentarios, conclusiones y recomendaciones a una situación

encontrada, con la finalidad de mejorar los procesos y las operaciones, en cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

- Desarrollar una investigación, que les permita conocer y ejecutar el proceso de la auditoria.

- Lograr que los estudiantes desarrollen sus habilidades y destrezas en su formación profesional, con la aplicación del SAMOT

5. PRÁCTICAS PROFESIONALES ALTERNATIVAS

• Verifican la confiabilidad de la información financiera. • Comprueban que los recursos hayan sido utilizados para lo que estuvieron

destinados. • Verifican el grado de cumplimiento de deberes y obligaciones asignadas al

ente económico. • Evalúan el proceso administrativo. • Procesan la información mediante herramientas y paquetes informáticos • Generan recomendaciones tendientes a mejorar el proceso contable-

financiero y de gestión. • Asesoran a los directivos en el proceso de toma de decisiones, en el

ámbito de sus competencias.

6. PROCESO DE INVESTIGACIÓN

El proceso de enseñanza-aprendizaje en el módulo se sustenta e la investigación formativa, como estrategia metodológica, orientada a la búsqueda e respuestas a problemas de la realidad que son tomados de las prácticas profesionales, proceso que implica una serie de actividades adecuadamente planificadas, en las que están inmersas sucesivas aproximaciones empírico-teóricas al objeto de estudio.

La acción del alumno al confrontar con las demandas sociales, relevantes y

pertinentes relacionadas con las futuras prácticas profesionales y con los referentes teóricos prácticos de la Auditoría, favorecen la actitud crítica y la capacidad creativa para un encuentro entre la teoría y la práctica.

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El proceso investigativo del módulo comprende los siguientes momentos: MOMENTO 1: CARACTERIZACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA

• Caracterización de la problemática de la auditoría en el sector público y empresas privadas.

• Situación actual de la problemática. MOMENTO 2: ANÁLISIS CRÍTICO DE LA PROBLEMÁTICA

• Contrastación entre los haceres de los profesionales auditores del sector público y empresas privadas, y los fundamentos teóricos, metodológicos y operativos de la auditoría manejados en el módulo y su incidencia, en el proceso de enseñanza aprendizaje de la misma.

MOMENTO 3: OPERACIONALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

• Ejecución de la Auditoría que incluya las experiencias vividas, saberes, demandas, desafíos, a través de la socialización del informe de la propuesta.

7. REFERENTES TEÓRICOS Y ACTIVIDADES –PRÁCTICAS

CONTENIDOS PARA EL DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN DEL MÓDULO:

PRIMER MOMENTO

1. BASES CONCEPTUALES

• Historicidad y desarrollo • Concepto de Auditoría, importancia, objetivos • Clasificación de la auditoria

2. AUDITORÍA GUBERNAMENTAL.- NORMATIVA

• Funciones y responsabilidades del área de auditoría • Normas Ecuatorianas de Auditoría • Normas de Control interno para el sector público ecuatoriano

3. DEFINICIÓN, OBJETIVOS, CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA

FINANCIERA GUBERNAMENTAL.

• Proceso de la auditoría financiera gubernamental

4. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA FINANCIERA GUBERNAMENTAL

• Generalidades • Planificación preliminar • Productos de la planificación preliminar

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• Contenido esquemático del memorando de la planificación preliminar • Control Interno, concepto, principios, clases • Elementos y estructura del control interno • Momento de evaluar el control interno • Métodos para evaluar los controles internos • Planificación específica • Productos de la planificación específica

SEGUNDO MOMENTO 1. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA FINANCIERA

• Generalidades • Pruebas, técnicas y prácticas de auditoría • Programas básicos de auditoría • Papeles de trabajo • Muestreo en auditoría • Hallazgos de auditoría • Nuevas evidencias y conclusiones de auditoría

TERCER MOMENTO 1. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA

• Generalidades • Comunicación al inicio, en el transcurso y al término de la auditoría • El informe de auditoría • Estructura del informe de auditoría financiera • Tipos de opinión • Contenido del Examen especial, estructura y contenido de informes

2. AUDITORÍA DE GESTIÓN

• Generalidades • Propósito y Objetivo • Alcance y Enfoque • Herramientas de la Auditoria de Gestión • Equipo multidisciplinario • Parámetros e indicadores de gestión • Proceso de la auditoría de gestión • Informe, Estructura y Contenido

CONTENIDOS TEÓRICOS A SER DESARROLLADOS EN ASPECTOS LEGALES • Normas pertinentes de la Constitución de la República del Ecuador • Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado • Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado • Actividades prácticas sobre determinación de responsabilidades • Reglamento de Bienes del Sector Público

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8. METODOLOGÍA

Las actividades a realizarse en cada uno de los momentos del proceso investigativo que conlleven a buscar respuesta al problema investigado, requieren que tanto docentes como estudiantes entren en un proceso permanente de actividad científico-técnica en relación con el objeto de estudio, considerando que el eje de la dinámica es el proceso de investigación formativa que se abordará en tres momentos.

En el primer momento se elaborará la problematización del Objeto de

transformación, para lo que el estudiante sobre la base de la fundamentación teórica, considerando la organización del docente para el trabajo grupal y la aplicación de las diferentes técnicas grupales, problematizará el O.T.

Los alumnos elaborarán instrumentos de investigación de campo, como encuestas, entrevistas, para ponerse en contacto con la práctica profesional.

En el segundo momento se desarrollará el análisis crítico de la problemática, contando con información empírica obtenidos de las entidades y empresas de la realidad y de los aspectos teórico-técnicos, lo que permitirá contrastar los haceres de los profesionales auditores, en la evaluación por medio de las auditorías.

En el tercer momento se construirá una propuesta alternativa que incluya las experiencias vividas, saberes, que serán socializados. 9. PRODUCTOS ACREDITABLES

Durante el desarrollo del módulo se elaborarán en cada momento los siguientes productos acreditables:

PRIMER MOMENTO

Se presentará y sustentará un documento que contenga la descripción de la situación actual de la problemática de la auditoría en el sector público y/o en empresas privadas.

SEGUNDO MOMENTO

Estará constituida por la presentación y sustentación del documento que contenga el análisis crítico de la problemática de la auditoría aplicada ya sea en entidades y organismos del sector público y/o empresas privadas.

TERCER MOMENTO

Se presentará el documento de la ejecución de la auditoría como solución a la problemática investigada ya sea en entidades u organismos del sector público como en empresas del sector privado. 10. CRITERIOS PARA LA EVALUACION, ACREDITACIÓN Y CALIFICACIÓN

Para la evaluación, acreditación y calificación de los informes de investigación

se considerará:

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• La estructura del informe • La coherencia entre sus elementos • La fundamentación científico-técnica • La rigurosidad del trabajo de campo • La calidad de la discusión y las conclusiones • La claridad en la redacción.

La sustentación de la investigación del módulo se evaluará, acreditará y

calificará teniendo en cuenta:

• El dominio de la temática • La claridad en la exposición de los resultados • La capacidad de resolver inquietudes • Los materiales de apoyo para la exposición

La evaluación.- Será permanente, y con la aplicación de estrategias para

analizar críticamente el proceso académico, que permita asesorar la investigación y la retroalimentación del proceso de enseñanza aprendizaje.

La acreditación.- El estudiante para ser acreditado, debe cumplir con las actividades a desarrollarse en los tres momentos del proceso de investigación, así como las exigencias de aspectos legales que se aborda como taller. Los parámetros de acreditación son los siguientes:

Pruebas orales y escritas 20% Reportes individuales 10% Reportes grupales 10% Participación individual 10% Participación grupal 10% Investigación formativa 40%

La calificación.- Será la sumatoria ponderada de los procesos anteriores en

una escala de 0 a 10. Para aprobar el módulo se requiere un promedio mínimo de SIETE/10 y el 80% de asistencia. 11. BIBLIOGRAFIA

• Constitución de la República del Ecuador, 2008

• CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Manual de Auditoría Financiera Gubernamental. Quito Ecuador julio 2003.

• CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Manual de Auditoría de Gestión, Quito

Ecuador Abril 2002.

• CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento. Edición Actualizada 2010.

• CULTURAL DE EDICIONES, S.A., AUDITORIA I, edición 1996.

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• INSTITUTO LATINOAMERICANO DE CIENCIAS FISCALIZADORAS. ILACIF. Manual Latinoamericano de Auditoria Profesional en el Sector Público. Quito-Ecuador 1981.

• Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, Edición actualizada 2010.

• MEIGS Walter, PRINCIPIOS DE AUDITORIA.

• MENDEZ, Carlos. Metodología de Investigación en Ciencias Económicas, Administrativas y Contables.12 Edición. Editorial. Mc Graw Hill, Bogotá – Colombia, 2004.

• Reglamento de Responsabilidades, Registro Oficial 386 del 27 de octubre de 2006

• WHITTINGTON, Ray. Principios de Auditoria. Editorial Mc Graw Hill. Decimocuarta Edición.

12. MATRIZ DE DESARROLLO DEL MODULO

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA ÁREA JURÍDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

MODULO: Nro. 9 ,

OBJETO DE TRANSFORMACIÓN: Limitado control posterior de las operaciones administrativas - financieros y de gestión en las entidades públicas y empresas privadas, imposibilita una evaluación periódica que permita comprobar la veracidad, y autenticidad de las operaciones, así como la eficiencia, efectividad y economía en el manejo de los recursos. PRIMER MOMENTO: ANALISIS CRÍTICO DE LA PROBLEMÁTICA OBJETIVO DE PROCESOS: Diseñar el Proyecto de Investigación de acuerdo al O.T. OBJETIVO DE CONTENIDO TEORICO: Facilitar referentes que orienten el primer momento del Proceso de Investigación así como la Normatividad de la Auditoría y requisitos para el ejercicio de las prácticas profesionales

TIEMPO DE TRABAJO PROCESO INVESTIGATIVO

ESTRATEGIAS PARA OPERATIVIZAR LA

INVESTIGACION CONTENIDOS TEORICOS EVALUACIÓN Y

ACREDITACION

32 días 10 créditos de 16 horas

ENCUADRE Revisión del Marco Referencial y Problematización del O.T. PRIMER MOMENTO PROBLEMATIZACION Comprensión del O.T DISEÑO METODOLOGICO DE LA INVESTIGACIÓN. SONDEO Construcción de la matriz Problemática, Selección del Problema Objeto de estudio Definición y delimitación del Problema

Presentar y Explicar la Matriz del Proceso Investigativo. Conocer los referentes y bases conceptuales del Problema de Investigación. O.T. y Problematización Revisar y relacionar las fases del diseño Metodológico de la Investigación con el O.T. Realizar un primer acercamiento a la realidad empresarial para verificar la existencia del problema e identificar los posibles Objetos de estudio. Conformar equipos de trabajo.

1.- BASES CONCEPTUALES • Historicidad y desarrollo • Concepto de Auditoría,

importancia, objetivos. • Clasificación de la auditoria.

2.- AUDITORÍA GUBERNAMENTAL.- NOMATIVA. • Funciones y

responsabilidades del área de auditoría.

• Normas Ecuatorianas de Auditoría

• Normas de Control interno para el sector público ecuatoriano

3.- DEFINICIÓN, OBJETIVOS, CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA FINANCIERA GUBERNAMENTAL. • Proceso de la auditoría

financiera gubernamental.

Preguntas de conocimiento de la primera unidad

Prueba cognoscitiva

Participación en el taller

Cumplimiento en la entrega de los trabajos de acuerdo a los tiempos establecidos.

Claridad.- Pertinencia.-Profundidad.- Coherencia

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MODULO: Nro. 9 PRIMER MOMENTO: ANALISIS CRÍTICO DE LA PROBLEMÁTICA

TIEMPO DE TRABAJO

PROCESO INVESTIGATIVO


INVESTIGACION CONTENIDOS TEORICOS EVALUACIÓN Y

ACREDITACION

Planificación de la Investigación Formativa TÍTULO INTRODUCCIÓN PROBLEMA MARCO TEÓRICO

Problematizar sobre el Objeto de Investigación específico

• Establecer el Título de Investigación Formativa

• Redactar la Introducción(por qué se hizo el trabajo y cuales fueron sus objetivos)

• Plantear el Problema (enunciación y delimitación)

• Revisar y Seleccionar las posibles Categorías y Conceptos sobre el problema investigado

4.- PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA FINANCIERA GUBERNAMENTAL • Generalidades • Planificación preliminar • Productos de la

planificación preliminar • Contenido esquemático del

memorando de la planificación preliminar

• Control Interno, concepto, principios, clases.

• Elementos y estructura del control interno

• Momento de evaluar el control interno

• Métodos para evaluar los controles internos.

• Planificación específica. • Productos de la

planificación específica.

Presentar y socializar el Problema y Tema de investigación de cada equipo de trabajo. Presentar y socializar los temas que orientan la Investigación especifica de cada equipo, presentar y socializar los Objetivos .

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MODULO: Nro. 9

OBJETO DE TRANSFORMACIÓN: Limitado control posterior de las operaciones administrativas - financieros y de gestión en las entidades públicas y empresas privadas, imposibilita una evaluación periódica que permita comprobar la veracidad, y autenticidad de las operaciones, así como la eficiencia, efectividad y economía en el manejo de los recursos. SEGUNDO MOMENTO: ANÁLISIS CRÍTICO DE LA PROBLEMÁTICA OBJETIVO DE PROCESOS: Ejecutar el Proyecto de Investigación formativa especifico de acuerdo al O.T: OBJETIVO DE CONTENIDO TEÓRICO: Facilitar teorías que orienten al desarrollo de una auditoria cumpliendo en forma sistemática todas sus fases

TIEMPO DE TRABAJO



INVESTIGACIÓN CONTENIDOS TEORICOS EVALUACIÓN Y

ACREDITACION

26 días 8,125 créditos de 16 horas

TRABAJO DE CAMPO Análisis de Resultados Verificación de Objetivos MATERIALES Y MÉTODOS DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

Revisar los procesos de la Auditoria Financiera, Operativa y de Gestión para su aplicación práctica. PLANIFICACION: De la Auditoria o de Exámenes Especiales. Orden de Trabajo Plan Especifico PROGRAMAS DE AUDITORIA Evaluación del Sistema de Control Interno. TRABAJO DE CAMPO. Elaborar papeles de Trabajo.

• Determinar los Métodos y Técnicas de Investigación a Utilizar.

• Determinar el estado actual del objeto de investigación

1.- EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA FINANCIERA • Generalidades. • Pruebas, técnicas y

prácticas de auditoría. • Programas básicos de

auditoría. • Papeles de trabajo. • Muestreo en auditoría. • Hallazgos de auditoría. • Nuevas evidencias y

conclusiones de auditoría.

Presentar el plan de auditoria específica de cada equipo de trabajo Presentar papeles de trabajo.

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA AREA JURIDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

MODULO: Nro. 9 OBJETO DE TRANSFORMACIÓN: Limitado control posterior de las operaciones administrativas - financieros y de gestión en las entidades públicas y empresas privadas, imposibilita una evaluación periódica que permita comprobar la veracidad, y autenticidad de las operaciones, así como la eficiencia, efectividad y economía en el manejo de los recursos. TERCER MOMENTO: OPERACIONALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA OBJETIVO DE PROCESOS: Concluir con la investigación y socializar los resultados de la misma OBJETIVO DE CONTENIDO TEORICO: Conocer teorías sobre el proceso de la Auditoría

TIEMPO DE TRABAJO



INVESTIGACIÓN CONTENIDOS TEÓRICOS EVALUACIÓN Y

ACREDITACION

22 días 6,875 créditos de 16 horas

ELABORACION DEL INFORME FINAL SOLUCIONES PLANTEADAS BIBLIOGRAFÍA ANEXOS SUSTENTACIÓN POR GRUPOS DE INVESTIGACIÓN

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS. Preparar el Borrador del Informe y su Lectura. Establecer Responsabilidades y el Memorando de Antecedentes Determinar el trámite de resultados Relacionar el trabajo de la Investigación con los resultados del Informe: verificar el cumplimiento de Objetivos

• Establecer cuales son las alternativas de solución al problema investigado

• Citar los refrerentes bibliográficos citados y consultados

• Preparar los instrumentos y complementos de apoyo de la investigación formativa

• Revisar y elegir la forma de presentar el informe de la investigación específica de cada grupo

1.- COMUNICACIÓN DE RESULTADOS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA. • Generalidades. • Comunicación al inicio, en el transcurso

y al término de la auditoría. • El informe de auditoría. • Estructura del informe de auditoría

financiera • Tipos de opinión. • Contenido del Examen especial,

estructura y contenido de informes.

2.- AUDITORÍA DE GESTIÓN • Generalidades. • Propósito y Objetivo. • Alcance y Enfoque. • Herramientas de la Auditoria de Gestión. • Equipo multidisciplinario. • Parámetros e indicadores de gestión. • Proceso de la auditoría de gestión. • Informe, Estructura y Contenido

Presentar el informe de de la investigación y socializarlo. Presentación y exposición de la investigación de cada uno de los grupos de trabajo

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PRIMER MOMENTO

UNIDAD I AUDITORIA, VISION TEORICA

1.1 Importancia de la Información Económica y Financiera

En nuestra compleja y altamente industrializada sociedad, la información

financiera y económica es la importancia vital. Nuestra economía se caracteriza por grandes organizaciones que han reunido su capital de millones de inversiones y que controlan recursos económicos designados en todo el país, e incluso en el mundo entero. Los funcionarios de más alto rango en las grandes empresas, prestan sus servicios en oficinas que normalmente se encuentran muy alejadas de las plantas y sucursales de la compañía, y por lo tanto, deben apoyarse en informes financieros y económicos para controlar los recursos de sus respectivas empresas. Los millones de personas que confiaron sus ahorros a grandes empresas por la compra de acciones y obligaciones, se encuentran también a distancias muy remotas de los recursos económicos de los cuales han adquirido participación. Esta lejanía los obliga a confiar en los estados financieros anuales para asegurarse de que los fondos que han invertido están siendo utilizados en forma honesta y eficaz.

El gobierno federal gasta una creciente parte del producto bruto nacional, y

para erogar dichos gastos confía en la información financiera necesaria para asegurarse de que los costos en que a incurrido son razonables, aya sea que se trate de proyecto de un viaje tripulado a la luna, o bien un proyecto de transportación masiva, o el programa de ayuda al extranjero. Los ingresos del gobierno federal se deberán en gran parte del impuesto sobre la renta cubierto por las grandes empresas; en consecuencia, el apoyo económico del gobierno descansa en la evaluación de la información orientada hacia la determinación de la utilización neta gravable.

Finalmente, nuestra política nacional consiste en fomentar el desarrollo

económico, descansa directamente en una adecuada evaluación cuantitativa de la actividad económica y la comunicación de ella. La aplicación de adecuados principios

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de contabilidad y la obtención de información financiera efectiva, son los factores fundamentales para el logro de nuestras metas económicas.

La contribución del contador público independiente en la información de carácter financiero. Tanto la operación cotidiana de nuestra economía, como su próspero

desarrollo a largo plazo, dependen, en alto grado, de la información financiera. ¿Cómo, pues, podríamos asegurarnos de que la información a sido adecuadamente evaluada y razonablemente presentada? En su mayor parte, la respuesta a esta pregunta recae en las auditorías practicadas por contadores públicos independientes. Los estados financieros dictaminados constituyen un instrumento por medio del cual las empresas americanas proporcionan información a sus accionistas, bancos, acreedores y el gobierno mismo. La palabra “dictaminados” cuando se aplica a los estados financieros significa que el balance general y el estado de resultados se acompañan con un dictamen preparado por un contador público independiente en el que está expresa su opinión profesional a cerca de la razonabilidad de los estados financieros de la compañía.

1.2 Enfoques de Auditoría

La auditoría de estados financieros – en la antigüedad y en la actualidad Aún cuando los objetivos y los conceptos que guían la auditoría de estados

financieros en la actualidad, eran prácticamente desconocidos hace setenta años, auditoría de uno u otro tipo han sido prácticamente en el transcurso de la historia del comercio y las finanzas gubernamentales. A partir de la edad media, y a través de la Revolución Industrial, las auditorías fueron practicadas con el objeto de determinar si las personas que se encontraban en posiciones de responsabilidad fiscal en el gobierno y el comercio, estaban actuando y proporcionando informes honestamente. Durante la Revolución Industrial, y a medida que las industrias crecían sus propietarios empezaron a contratar funcionarios para ocupar puestos de responsabilidad. Con esta separación de los grupos de propietarios y administradores, aquellos fueron acudiendo con frecuencia cada vez mayor a los auditores para protegerse del peligro de fraude pro funcionarios o empleados. Antes del año de 1900, el principal objetivo de la auditoría era el descubrimiento de fraude.

En la Gran Bretaña país que es frecuentemente considerado como la cuna de

la auditoría, el crecimiento de las empresas durante la Revolución Industrial y después de ella, estaba acompañado por un avance en los sistemas de contabilidad. Cuando las sociedades anónimas se convirtieron en la forma predominante de organización, los administradores profesionales sustituyeron a los propietarios individuales, y los sistemas de contabilidad fueron mejorados y estandarizados. Fue reconocida la necesidad de un programa de contabilidad sistemático, razonablemente complejo, como una medida para la prevención de fraudes y la obtención de información financiera digna de confianza. En vista de que los accionistas, en este proceso de expansión, se esforzaron por verificar los informes y registros de sus respectivas compañías, la necesidad de contadores públicos profesionalmente

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preparados se hizo cada vez más evidente. La conducción eficiente de la auditoría de una empresa de grandes proporciones, estaba claramente fuera del alcance de un aprendiz.

La función de certificación La separación de los propietarios y la administración en las compañías

inglesas crearon en los accionistas la conciencia de la necesidad de una adecuada protección a través de una auditoría independiente. Aun cuando la empresa que prepara los estados financieros es la principal responsable de la información presentada, el contador público independiente que examina los informes y la evidencia comprobatoria puede certificar acerca del grado de confianza que se puede depositar en ellos, anexando a los estados financieros del texto de su opinión. La certificación de estados financieros implica la afirmación de la veracidad de los mismos; la testificación de su validez. Una de las razones que existen para invitar a un contador público independiente a certificar estados financieros, radica en el conflicto de intereses que puede existir entre la compañía que prepara los estados financieros y las personas que los utilizan. Entre los lectores de los estados financieros, cuyos intereses pueden diferir de los de la entidad que los prepara, pueden citarse a instituciones bancarias, acreedores, accionistas, agencias gubernamentales, etc.

En reconocimiento de la responsabilidad de los contadores públicos

independientes hacia terceras partes condujo a la organización de Escocia e Inglaterra, de institutos de contadores públicos. La competencia técnica de las personas que deseaban formar parte de la profesión, fue probada a través de exámenes. La independencia, la integridad personal y la responsabilidad profesional fueron reconocidas como cualidades tan importantes en la profesión. Como la habilidad técnica. A través de los institutos de contadores públicos, los principios de ética profesional fueron desarrollados para estimular a los contadores públicos a llevar a cabo su actividad profesional dentro de las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Desarrollo de las técnicas de muestreo En los primeros días de la profesión de la contaduría pública, una adecuada

auditoría era aquella que incluía una revisión exhaustiva de todas las transacciones. Sin embargo, por el año de 1900, y conforme las grandes empresas se desarrollaban rápidamente tanto en la Gran Bretaña como en los Estados Unidos, el contador público se vio obligado a adoptar una técnica de muestreo. Esta nueva técnica de auditoría transformó el proceso de auditoría en la aplicación de pruebas de transacciones seleccionadas, en lugar de llevar a cabo la verificación de todas las transacciones, como venia haciéndose en los primeros años del siglo actual. Tanto los contadores públicos como los hombres de empresas gradualmente fueron aceptando la premisa de que un examen cuidadoso de algunas transacciones al azar podrían proporcionar una razonable idea de la exactitud de otras transacciones similares.

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El control interno como base para la aplicación de las pruebas selectiva y del muestreo A medida que los contadores públicos fueron adquiriendo experiencia en la

técnica del muestreo, se dieron cuenta de la importancia del sistema de control interno. El significado del control interno y los métodos por medio de los cuales el auditor evalúa el sistema de control interno. A estas alturas, una concisa definición servirá porqué un buen control interno hace posible que los contadores públicos pueda tener una confianza razonable en las técnicas de muestreo. Un sistema de control interno consiste en todas las medidas tomadas por una empresa con el objeto de: 1) salvaguardar sus recursos contra pérdida, fraude o ineficiencia; 2) promover la exactitud y confiabilidad en la información contable y de operación; 3) estimular y medir el acatamiento a las políticas adoptadas por la compañía; 4) juzgar la eficiencia de operación en todas las divisiones de la empresa.

Un ejemplo muy simple de control interno es un plan de organización que

separa la custodia de los activos de la función del registro contable. Consecuentemente, una persona que maneja efectivo no debe llevar, al mismo tiempo, los registros contables correspondientes. Otro ejemplo lo constituye la subdivisión de funciones, de tal manera que una sola persona no conserve bajo su responsabilidad el control completo de una operación determinada, y el trabajo de un empleado sirva para verificar la exactitud del trabajo de otro.

La evaluación del control interno fue reconocida como un requisito previo para

la exitosa utilización de las técnicas de muestreo. El contador público llegó a la conclusión de que, por medio del estudio del sistema de contabilidad del cliente, y considerando el flujo del trabajo de contabilidad y los métodos utilizados para la verificación automática de las operaciones registradas, podría determinar la extensión y orientación de las pruebas selectivas necesarias para llevar a cabo una auditoría satisfactoria de las cuentas. Conforme el sistema de control interno fuese mejor, las pruebas requeridas por el autor serán más limitadas. El contador público, así mismo, comprendió que, en cualquier sección de la contabilidad, o en cualquier fase de las operaciones financieras de la compañía en que el control interno fuera difícil, tendría que ampliar el alcance e intensidad de sus pruebas.

Un nuevo objetivo – la determinación de la razonabilidad de los estados financieros Poco después del año de 1900, muchos contadores públicos escoceses e

ingleses llegaron a los Estados Unidos para representar a inversionistas británicos en ésta era de rápida industrialización del país. Estas personas influyeron en la formación de la profesión de la contaduría pública en Estados Unidos. En el año de 1896 se estableció la legislación necesaria en el Estado de Nueva York para otorgar, por primera vez, títulos de contador público en Estados Unidos.

La profesión de la contaduría en los Estados Unidos, desde sus albores por el

año de 1900, centró su atención desde un principio, en un nuevo objetivo de importancia: la determinación de lo razonable de los estados financieros. Entre los

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años de 1900 y 1960, la función del auditor como “detective” fue olvidada. El principal objetivo de la auditoría cambió del descubrimiento de fraudes, a la determinación de la razonabilidad con que el balance y el estado de resultados presentan la situación financiera y los resultados de la operación. El advenimiento de los impuestos federales sobre la renta, adicionó una nueva dimensión al trabajo del auditor; dicho trabajo no solo significaba la preparación de las declaraciones correspondientes, sino que, además, nuevo énfasis en el hecho de que las autoridades fiscales estaban interesadas en la presentación razonable de los ingresos gravables. Durante esta era, las transacciones comerciales tenían a hacerse más y más complejas; para muchas personas, sólo el contador público era competente para poder determinar si los principios de contador público fue la de un experto capaz de proporcionar seguridad a accionistas, acreedores y agencias gubernamentales, al que se podía depositar confianza en los estados financieros de la compañía.

Este nuevo concepto de la auditoría fue la consecuencia natural de una era en

las que las sociedades crecieron hasta alcanzar proporciones gigantescas, y cuyas acciones se encontraban diseminadas entre un público numeroso. Ahora que el financiamiento de las empresas era logrado en gran parte a través de la venta de acciones a millones de pequeños inversionistas, una auditoría anual, independiente, era esencial para que el público quedara satisfecho de lo razonable de los resultados presentados.

En el año de 1900, el trabajo de auditoría se concentraba en el balance

general; en efecto, la mayoría de las compañías en este tiempo consideraban el estado de resultados como una información confidencial a la que personas ajenas a la empresa no debería tener acceso. En la actualidad, la publicación de los estados de resultados de las empresas, dictaminados por contadores públicos independientes, es ansiosamente esperada por el público y por el gobierno, como los más importantes indicadores de las tendencias en las empresas.

Muchas de las ideas mencionadas en este pequeño bosquejo histórico del

desarrollo de la auditoría, serán analizadas en detalle en los próximos capítulos de este libro. Nuestro propósito, a estas alturas, es solamente el de proporcionar una breve orientación general acerca de algunas de las más importantes áreas de desarrollo en el campo de la auditoría en el siglo veinte:

1. El cambio de objetivos, el descubrimiento de fraudes a la determinación de

la razonabilidad de los estados financieros. 2. La responsabilidad del auditor respecto del estado de resultados, tanto

como en relación con el balance general. 3. Una creciente responsabilidad del auditor hacia “terceras partes” tales como

agencias gubernamentales, mercado de valores, y un público inversionista integrado por millones de personas.

4. Una evolución en el método de auditoría, de la revisión detallada de las transacciones individuales, a la evaluación del control interno y la aplicación de técnicas de muestreo.

5. El reconocimiento de la necesidad de evaluar el sistema de control interno como una guía para determinar el número y orientación de las pruebas selectivas que deben ser realizadas.

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La demanda de estados financieros dictaminados Los lectores de estados financieros se apoyan en la información contenida en

ellos, para la toma de importantes decisiones. Por ejemplo, un banco, cuando recibe una solicitud de crédito de importancia, pedirá inmediatamente los estados financieros dictaminados de la empresa solicitante. Si dicho estado no está disponible, probablemente se hará los arreglos necesarios para que se practique una auditoría antes de que el banco considere seriamente la posibilidad de conceder dicho crédito. Después de recibir los estados financieros dictaminados, el banco podrá estudiarlos detenidamente, junto con los otros datos disponibles, para poder decidir si se puede conceder el crédito con un grado razonable de riesgo.

Un inversionista individual solicitará, igualmente, estados financieros dictados

que proporcionan una información digna de confianza con respecto a la compañía, antes de invertir en acciones u obligaciones de la misma. Después de llevar a cabo una inversión el inversionista deseará recibir en una forma regular estados financieros dictados por el contador público, mientras mantenga su inversión en la empresa. Ambos, el banquero y los inversionistas toman importantes decisiones basadas en los estados financieros de compañías con las que no mantienen vínculos estrechos. Consecuentemente, ellos deben contar con la seguridad que los estados financieros son dignos de confianza, y de que presentan razonablemente la situación financiera de la empresa y los resultados del ejercicio.

Esta seguridad, proporcionada a personas ajenas a la empresa, acerca de la

razonabilidad e integridad de los estados financieros de una compañía, se logra cuando se acompaña a los estados financieros el dictamen de un contador público independiente. Este dictamen indica si dicho estado financiero presenta razonablemente la situación financiera de la empresa, y los resultados de su operación, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.

El examen de los estados financieros – base del dictamen del contador público Antes de que el contador público independiente pueda estar en posición de

expresar una opinión acerca de los estados financieros de la compañía, deberá llevar a cabo un examen de dicho estado financiero. La auditoría existe en una cabal revisión analítica del balance general y del estado de resultados, así como los registros contables y otro tipo de evidencias comprobatorias de dichos estados. Este examen proporciona la evidencia objetiva de que las cantidades incluidas en el balance general y el estado de resultados son válidas, genuinas y dignas de confianza y no simple estimaciones optimistas o conjeturas imaginarias.

Por ejemplo, la evidencia obtenida por el autor durante su examen, demostrará

que los activos listados en el balance general son realmente existentes, que la compañía es propietaria de dichos activos, y que la valuación asignada a los mismos siendo establecida de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. Se obtendrá la evidencia que muestra que el balance general contiene todos los pasivos de la compañía; de otra manera, si deliberamos o accidentalmente se omitiera ciertos pasivos de importancia, se desvirtuaría totalmente la situación financiera de la empresa. En una forma similar el auditor deberá obtener información

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acerca del estado de resultados. Deberá comprobar que las ventas presentadas se realizaron efectivamente, que los bienes fueron efectivamente embarcados a los clientes, y que los costos y gastos registrados son genuinos y aplicables al ejercicio correspondiente.

Una vez concluido su examen, el auditor contará con una base razonable para

expresar una opinión acerca de la posición financiera de la empresa. A través de una serie de pruebas, preguntas, inspección de activos y otros procedimientos de auditoria, él a quedado satisfecho de que los estados financieros han sido preparados en la base de los registros contables, y de que proporcionan una imagen de la compañía, razonable y dicha de confianza. El examen que lleva a cabo el auditor es, pues, la base para su dictamen.

Nunca podrá el contador público expresar una opinión acerca de los estados

financieros, sin antes llevar a cabo una auditoría. El estar familiarizado con la empresa, las auditorías de años anteriores, la confianza en la integridad personal de los propietarios y administradores, ninguno de estos factores es suficiente para garantizar una expresión de la opinión sí un contador público independiente acerca de los estados financieros. Si el contador público no lleva a cabo una auditoría de los estados financieros no podrá expresar una opinión sobre la razonabilidad de los mismos.

Los procedimientos de auditoría comprendidas en un examen, variarán de una

auditoría a otra. Muchos de los procedimientos aplicables a la auditoría de un pequeño comercio no serán apropiados para la de una gigantesca industria como el caso de General Motor. El contador público lleva a cabo exámenes de todo tipo de empresas así como de organizaciones sin propósito de lucro. Bancos y Financieras, industrias y comercios, escuelas y colegios, aerolíneas y sindicatos – todas estas organizaciones son regularmente visitadas por auditores. La selección de los procedimientos de auditoria más adecuada en cada caso, requiere de la aplicación de habilidad y juicios profesionales.

Peligros inherentes a los estados financieros no dictaminados Los estados financieros, cuando no han sido auditados, son inaceptables para

propietarios ausentes de sus empresas, o para otras personas ajenas a la empresa, por varias razones. Los estados financieros pudieron haber sido preparados con honestidad pero en forma descuidada; pudieron haberse omitido, inflamado u omitidos pasivos; los activos pudieron haberse sobre valuados resulta de errores aritméticos o de la violación de principios de contabilidad generalmente aceptados. La utilidad neta puede haberse exagerado debido a la capitalización de gastos o al registro anticipado de ventas aún no embarcadas.

Además de la posibilidad de una infinidad de errores de estados financieros no

auditados, existe, así mismo, el peligro de prejuicios por parte de la administración. Los estados financieros son preparados por los administradores activos de la empresa y, en estas circunstancias está difícil para la administración ser justa y objetiva en la información que presenta sus propias gestiones en la empresa, como lo sería para un autor escribir una crítica imparcial sobre su propio libro, o para un estudiante él atinarse objetivamente sus calificaciones finales.

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Finalmente, cabe la posibilidad de que los estados financieros hubiesen sido deliberadamente falsificados con el objetivo de encubrir un fraude, o con un medio para inducir al lector de ellos a invertir en una empresa, o a conceder un préstamo. Aún cuando la falsificación deliberada de estados financieros no es un hecho muy común, ello a ocurrido, causando pérdidas desastrosas a personas que han confiado en estados financieros engañosos.

Por todas estas razones (errores accidentes, desviaciones de principios de

contabilidad, perjuicios y falsificaciones deliberadas), los estados financieros no dictaminados no son aceptables en el medio de los negocios.

1.3 Concepto

Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones

administrativas o financieras, efectuadas con posterioridad a su ejecución, con la finalidad de verificarlas, evaluarlas de acuerdo con las normas legales y elaborar un informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones, orientadas a asesorar en la toma de decisiones a la gerencia.

Elementos del Concepto - Es Objetivo, porque el auditor debe asistir físicamente a verificar los datos

materia de examen, en los registros que lleva la empresa.

- Es Sistemático, por cuando la auditoría esta sujeta a un proceso de ejecución dividido en fases.

- Es Profesional, porque la auditoría es realizada por auditores

profesionales.

Operaciones Administrativas y Financieras. Esto indica que la auditoría puede efectuarse a operaciones administrativa y únicamente financieras, o las dos a la vez; de acuerdo a las operaciones que se examinen se determinará el tipo de auditoría a aplicar que puede ser: Administrativa u operativa o financiera. Verificar y Evaluar. Este objetivo de la auditoría se cumple cuando el auditor del trabajo que realiza en el campo, examina y analiza las operaciones realizadas por la empresa, mediante la aplicación de métodos, técnicas y procedimientos. Elaborar un Informe. Como producto final de los métodos, técnicas y procedimientos utilizados, el auditor debe presentar un informe en el que constarán las novedades, hallazgos encontrados, las recomendaciones; y si el análisis comprende estados financieros el dictamen profesional del auditor; sobre la razonabilidad de su presentación.

1.4 Importancia

Es importante por:

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- Se aplica a todas las operaciones que realiza la empresa. - Permite comprobar la veracidad, exactitud y autenticidad de las

operaciones económico financieras desarrolladas por la empresa. - Sirve de guía a los administradores porque posibilita el incremento de la

eficacia, la efectividad y la economía en la utilización de recursos por la empresa.

- Busca el mejoramiento en las operaciones y actividades que cumplen las empresas o áreas críticas, a través de las recomendaciones y acciones correctivas.

- Asesora en la obtención de información financiera confiable, oportuna y útil para la toma de decisiones gerenciales.

- Examina en forma independiente la información contable con el fin de determinar su razonabilidad o eficiencia administrativa y/o legal.

- La auditoría evalúa las operaciones, controles y actividades en todos los niveles que realiza la empresa.

- Genera nuevas ideas, procedimientos, métodos y técnicas para el control de operaciones y actividades.

1.5 Objetivos

a) Determinar el grado de cumplimiento de deberes y obligaciones asignadas

al ente económico. b) Generar recomendaciones tendientes al mejoramiento de la administración

a través de un sólido sistema de control interno. c) Elevar el logro de objetivos y metas fijadas en los planes y progresos de la

entidad. d) Determinar las desviaciones importantes en las actividades de una empresa

con la finalidad de sugerir las acciones correctivas. e) Garantizar el uso de la información financiera, administrativa o de cualquier

orden, en la toma de decisiones gerenciales. f) Determinar si la ejecución de programas y actividades se realizan de forma

eficiente, efectiva y económica; con lo cual se logrará un mejor aprovechamiento de los recursos.

g) Analizar si todos los ingresos resultantes de las operaciones han sido correctamente determinados, liquidados, recaudados, contabilizados al informador.

h) Obtener evidencias suficientes y competentes; con la finalidad de evitar o eliminar posibles irregularidades.

i) Procurar el mejoramiento en la administración.

• Verificar la confiabilidad y oportunidad de la información financiera, administrativa y de otro orden para la toma de decisiones gerenciales.

• Corregir los errores, desviaciones, deficiencias, etc., que se encuentren en el transcurso del examen.

• Realizar un seguimiento de las recomendaciones constantes en el informe anterior.

• Comprobar que los recursos han sido utilizados en los fines para los que estuvieron destinados.

• Procurar la correcta determinación, liquidación, recaudación y contabilización de los recursos.

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1.6 Clasificación En forma general y resumida la auditoría se clasifica en:

* Se denomina auditoría interna, cuando los auditores que realizan el trabajo se

encuentran organizados en una unidad administrativa dependiente de la entidad sujeta a examen.

* La auditoría es externa, cuando el personal de auditores que ejecutan el trabajo

no tienen relación de dependencia con la entidad sujeta a examen, es decir son contratados; esta labor la efectúan auditores de la Contraloría General o Firmas privadas de Auditores.

* Es Privada la Auditoría cuando es ejecutada en las empresas particulares que

están fuera del alcance del sector público y es practicada por Auditores independientes o firmas privadas de auditores.

* La auditoría es gubernamental, cuando es aplicada a entidades y organismos del

sector público, amparadas por el Art. 2 de la LOCGE, la misma que es planificada y ejecutada por la Contraloría General del Estado o Firmas privadas de Auditores.

* La auditoría es financiera, cuando está orientada a examinar operaciones de

naturaleza financiera e informará sobre la razonabilidad de las cifras presentadas, dando a conocer los resultados de su análisis, a fin de incrementar la utilidad que la información posee.

CLASIFICACION

1. Dependiendo de quien lo ejecute

2. Dependiendo del tipo de la entidad en que se realiza

3. Dependiendo de las operaciones que examine

a. Interna

b. Externa

c. Privada

d. Pública o Gubernamental

a. Auditoría Financiera b. Auditoría de Gestión c. Procedimientos Convenidos d. Revisión de Información

Financiera e. Compilación de Información

Financiera f. Auditoría Ambiental g. Auditoría en ambientes

Computarizados h. Auditoría de Obra Pública

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* La auditoría de gestión, es la acción dirigida a examinar y evaluar el grado de eficiencia, eficacia y economía en el logro de los objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los recursos.

* Los trabajos para realizar procedimientos convenidos respecto a la información financiera, implica la evaluación de aquellas operaciones específicas con respecto a partidas individuales de datos financieros, un estado financiero, o hasta un conjunto de estados financieros, a un hecho o conjunto de hechos sin emitir opinión; los usuarios del informe evalúan por si mismos los procedimientos y resultados informados por el auditor y extraen sus propias conclusiones.

* La revisión de información financiera comprende la investigación y procedimientos analíticos diseñados para revisar la confiabilidad de una aseveración que es responsabilidad de una parte para uso de otra parte. Si bien, una revisión implica la aplicación de habilidades y técnicas de auditoría y el acopio de evidencia, no implica ordinariamente una evaluación de los sitemas de contabilidad y de control interno, pruebas de registros y de respuestas a investigaciones para la obtención de evidencia confirmatoria mediante inspección, observación, conformación y conteo, que son procedimientos ordinariamente llevados a cabo durante una auditoría.

* La compilación de información financiera, incursiona cuando el contador es

contratado para que use los conocimientos contables en oposición a los conocimientos de auditoría para recoger, clasificar, y resumir la información financiera. Esto ordinariamente conlleva la reducción de datos detallados a una forma manejable y comprensible sin requerirse poner a prueba las aseveraciones subyacentes a esa información. Los procedimientos empleados no pretenden y no hacen posible que el contador exprese ninguna certeza sobre la información financiera. Sin embargo, los usuarios de la información financiera compilda derivan algún beneficio como resultado de la participación del contador porque el servicio ha sido realizado con la debida habilidad profesional y cuidado.

* La auditoría ambiental, es un examen metodológico de los procesos operativos de

determinadas industrias y organizaciones; lo cual involucra análisis, pruebas y confirmaciones de procedimientos y prácticas que llevan a la verificación de cumplimiento de requerimientos legales, políticas internas, y prácticas aceptadas; con un enfoque de control del impacto ambiental, que además permita determinar la aplicación de medidas preventivas y/o correctivas.

* La auditoría en ambientes computarizados, es el proceso de recoger, agrupar y

evaluar evidencias para determinar si un sistema de información salvaguarda el activo institucional o empresarial; mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo eficazmente los fines de la organización, utiliza eficientemente los recursos, y cumple con los fines de la organización y regulaciones establecidas.

* La auditoría de obra pública o de ingeniería, esta orientada a evaluar la

administración de las obras de construcción, la gestión de los contratistas, el manejo de la contratación pública, la eficacia de los sistemas de mantenimiento, el cumplimiento de las clausulas contractuales y los resultados físicos que se obtengan en el proyecto o programa específico.

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* Auditoría de Carácter Especial o Examen Especial, es el estudio de ciertos rubros, con el fin de verificar aspectos limitados a una parte de las operaciones ya sean financieros o administrativos con posterioridad a su ejecución, con el objeto de evaluar el cumplimiento de las políticas, normas, programas y formular el informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones, en el secor público.

UNIDAD II

AUDITORIA GUBERNAMENTAL 2.1 Generalidades

A la Contraloría General del estado, se le atribuye como una de sus funciones

sustantivas, el control de los recursos y bienes del sector público, a la vez que se encuentra facultada para dictar, en forma privativa, normas de carácter secundario relativas a esta materia.

Por lo que en el afán de desarrollar las técnicas y metodologías modernas de

la profesión, que faciliten el desarrollo y cumplimiento de los objetivos de la auditoría financiera, a cargo de las unidades operativas de este Organismo Técnico Superior de Control y a fin de unificar los procedimientos para su ejecución, se ha elaborado el Manual de Auditoría Financiera Gubernamental.

El artículo 211 de la Constitución Política de la República del Ecuador,

determina que la Contraloría General del Estado, es el Organismo Técnico Superior de Control, con autonomía administrativa, presupuestaria y financiera y con atribuciones para controlar los ingresos, gastos, inversiones, utilizaciones de recursos, administración y custodia de los bienes públicos, para lo cual dictará regulaciones para el cumplimiento del control y dará asesoría en las materias de su competencia.

Las disposiciones legales vigentes constituyen el marco legal dentro del cual la

Contraloría General del Estado desarrolla y cumple la citada disposición constitucional, como órgano central rector del sistema de control.

El Manual de Auditoría Financiera Gubernamental, rige para las unidades de

auditoría de la Contraloría General del estado, las entidades y organismos del sector público sujetas al Organismo Técnico Superior de Control y sus correspondientes unidades de auditoría interna, conforme lo señalan las disposiciones legales y normativas vigentes y el Art. 2 de la Ley de Presupuestos del Sector Público.

Para el control de los recursos públicos, la ley pertinente le faculta al Contralor

General la publicación y actualización del manual de auditoría, el cual contendrá la descripción de los requisitos, técnicas, métodos y procedimientos, a ser aplicados en la ejecución esta actividad.

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Objetivos del Manual de Auditoría Financiera Los principales objetivos del manual de Auditoría Financiera Gubernamental

son: • Sistematizar la ejecución de la auditoría y estandarizar la aplicación de sus

procedimientos.

• Proveer a los auditores, de criterios y terminología uniformes, así como de metodología de trabajo moderna, que les permita el desarrollo profesional.

• Facilitar la aplicación de las normas, políticas y principios relativos a la

auditoría financiera. • Proponer enfoques modernos de auditoría, tendientes a asegurar que las

funciones de control se realicen con la más alta calidad profesional. • Agilitar el proceso de auditoría con el objeto de que los informes lleguen a

los usuarios con oportunidad, para que se constituyan en herramientas, gerencias que permitan la toma de decisiones.

Base Legal Las disposiciones legales vigentes sobre la materia, señalan que el Contralor

General expedirá las normas generales para controlar los recursos y bienes del sector público.

La normatividad técnica, constituye el principal medio para ejecutar la auditoria

financiera, tanto por los agentes activos que aplican el sistema de control de los recursos públicos, como por los agentes pasivos que participan mediante la entrega de información sobre las actividades realizadas, por lo que se ha considerado la normativa formada por las, las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGA) y las Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA, s).

Además, se ha considerado las declaraciones sobre Normas de Auditoría y sus

interpretaciones, emitidas por el Comité Ejecutivo de Auditoría del Instituto Americano de Contadores Públicos AICPA, y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA,s) emitidas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría, encaminadas a los diversos aspectos que corresponda examinar al auditor.

Las auditorias financieras que deben efectuar la Contraloría General, serán

ejecutadas de acuerdo con las políticas y normas antes citadas y los manuales e instructivos expedidos por el Contralor que resulta aplicable de conformidad con la ley pertinente y el artículo 46 de la Ley de Presupuestos del Sector Público.

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Marco Legal y Normativo

AUDITORIA FINANCIERA

BASE LEGAL

* Constitución política de la República del Ecuador * Ley de Presupuesto del Sector Público * Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

“Art. 211” *Art.2 “Art. 2”

NORMATIVA TECNICA

* Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental * Normas de Control Interno * Nornas Ecuatorianas de Auditoría

(NEAG) (NCI) (NEA)

Funciones y Responsabilidades del Área de Auditoría. Sin perjuicios de las funciones establecidas para las unidades operativas y

personales que ejercen el control de los recursos públicos, contenidos en los respectivos orgánicos, funcionales y demás normas afines, se incluyen las funciones o tareas específicas de auditoría, asignadas al nivel directivo, al de la supervisión y al personal operativo, con el propósito de comprometer sus esfuerzos para que las labores de control se realicen ciñéndose a la Ley y normatividad vigentes de manera que se alcancen los “Objetivos de la Auditoría” descritos en las Normas de Auditoría Gubernamental Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Público.

Las funciones principales de los Directivos, Subdirectores, Supervisores y

Jefes de Equipo de Auditoría, entre otras, son las siguientes: FUNCIONES DE DIRECTORES Y SUBDIRECTORES.

1) Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes.

2) Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta para su integración, entre los aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidad y relaciones interpersonales.

3) Programar las auditorías a base de criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre dos.

4) Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría.

5) Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que estos cumplan eficientemente con sus obligaciones.

6) Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo.

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7) Exigir la aplicación sistemática del proceso de la auditoría a base de la metodología definida en este manual.

8) Fomentar la aplicación de las políticas y normas de auditoría emitidas por la Contraloría General, como garantía de la calidad del trabajo.

9) Suscribir, cuando corresponda, los informes de auditoría que serán remitidos a la administración de las entidades examinadas.

10) Preparar un informe final con los resultados obtenidos en la ejecución del plan anual de trabajo.

11) Supervisar selectivamente el funcionamiento técnico y administrativo de los equipos de trabajo ubicados en las entidades auditadas, como un criterio para fomentar el control de calidad interno.

12) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y la normatividad relacionada con el control de los recursos públicos emitida por el Organismo Técnico Superior de Control.

FUNCIONES DEL AUDITOR SUPERVISOR El supervisor de auditoría cumple la función de coordinación permanente, entre

los equipos de auditoría que supervisa y la respectiva dirección o jefatura. Sus funciones principales son: a) Preparar y aplicar los programas de supervisión, en las principales etapas del

proceso de la auditoría conforme los determinan las NTAG: b) Desarrollar conjuntamente con el jefe de equipo de auditoría, las funciones de

responsabilidad compartida. c) Familiarizarse con las actividades de la entidad a ser examinada, a fin de

ejercer una supervisión adecuada de las labores de equipo. d) Supervisar las actividades del equipo de auditoría, de acuerdo con la fase del

proceso de la auditoría que se esté realizando, para orientar los procedimientos, evaluar el avance del trabajo, resolver las consultas realizadas, revisar los productos intermedios y finales del trabajo, informar a la Jefatura sobre los asuntos importantes del examen, así como los de carácter administrativo.

e) Informar mensualmente al jefe de la unidad operativa sobre el avance de cada trabajo supervisado, utilizando para ello el formulario diseñado para el efecto.

f) Estudiar y decidir sobre las situaciones que se presenten en la ejecución del examen, como la falta de información o su desactualización, la ampliación o reducción de los procedimientos de auditoría y su alcance, asuntos delicados para discutir con la administración y en casos muy relevantes someterlos a consideración del jefe de la unidad operativa.

g) Dirigir las reuniones programadas con los funcionarios de la administración, en las cuales se presentan los resultados parciales o finales del examen o se discutan otros asuntos importantes relacionados con la auditoría.

h) Informar al jefe de la unidad operativa sobre los hallazgos significativos relacionados con el examen y los hechos que no han podido ser solucionados.

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i) Revisar el borrador del informe de auditoría, antes y después de la comunicación de los resultados a los funcionarios de la entidad auditada.

j) Preparar y presentar al jefe de la unidad operativa el informe de supervisión. k) Presentar al jefe de la unidad operativa el informe final, memorándum de

antecedentes, síntesis y el expediente de papeles de trabajo de cada examen. l) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y la

normatividad emitida por el Organismo Técnico Superior de Control. FUNCIONES DEL AUDITOR JEFE DEL EQUIPO El Jefe de Equipo de Auditoría, es el profesional responsable de administrar y

dirigir a los miembros del grupo, y cumplir con los criterios y estándares establecidos por el nivel directivo para la ejecución del trabajo.

Las principales funciones del Jefe de Equipo de Auditoría son:

a) Ejecutar de manera conjunta con el supervisor las funciones de responsabilidad compartida.

b) Comunicar y dejar constancia escrita de la iniciación de la auditoría a los servidores, ex servidores de la entidad al terminarse.

c) Dirigir el equipo de auditoría de acuerdo con los criterio establecidos por el nivel directo, tomando en cuenta para tales efectos el objetivo y alcance indicados en la orden de trabajo, la planificación y la programación específica, las muestras seleccionadas y la estructura definida para el informe, entre otros.

d) Incentivar la participación activa de los miembros del equipo para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría.

e) Preparar, suscribir y tramitar con el visto bueno del supervisor y en forma oportuna, todas las comunicaciones inherentes a su trabajo y más documentos que le asignen las normas e instrucciones relativas al proceso de la auditoría.

f) Organizar conforme a lo establecido, el índice y contenido de los papeles de trabajo para documentar los procedimientos de auditoría aplicada y los resultados obtenidos, tomando en cuenta que constituyen la forma primaria de información para estructurar y redactar el informe de auditoría.

g) Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de auditoría y revisar la aplicación de los programas específicos para cumplimiento de los objetivos de la auditoría.

h) Comunicar, previa revisión de aprobación del respectivo informe por parte del supervisor en forma oportuna y de manera verbal y por escrito, a la administración de la entidad auditada los resultados obtenidos en la evaluación del control interno.

i) Asegurar, mediante la revisión oportuna de la totalidad de los papeles de trabajo, que todos los resultados del estudio se encuentren debidamente respaldados con evidencia suficiente y competente y que dicho resultado haya

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sido comunicado previamente a los funcionarios responsables de las actividades relacionadas.

j) Preparar, en coordinación con el supervisor el borrador del informe final de la auditoría.

k) Redactar el borrador del informe, memorándum de antecedentes y síntesis, de conformidad con la estructura establecida y de común acuerdo con el supervisor.

l) Preparar y tramitar la convocatoria a la administración de la entidad para la reunión en que se presentaran los resultados finales del examen, exponer los resultados, documentar la reunión efectuada y registrar las fuentes adicionales de datos a que se haga referencia en dicha reunión.

m) Entregar al supervisor o a quien corresponda el borrador del informe, memorando de antecedentes y expedientes de papeles de trabajo para el trámite de revisión y aprobación correspondiente, tomando en cuenta opiniones y la documentación adicionada obtenida en las presentaciones de los resultados. FUNCIONES DE LOS AUDITORES Los auditores integrantes de los equipos de auditoría, trabajan bajo la

supervisión directa del jefe de equipo y sus principales funciones son:

a) Aplicar los programas de auditoría preparados para el desarrollo de trabajo, conforme a las instrucciones del jefe de equipo.

b) Documentar la aplicación de los procedimientos de auditoría utilizando la estructura y el orden definido para los papeles de trabajo.

c) Cumplir con los criterios establecidos para su trabajo, así como, estándares profesionales (Normas de Auditoría) y de encontrar dificultades, comunicarlas de inmediato al auditor jefe de equipo de la auditoría.

d) Mantener ordenados y completos los papeles de trabajo. e) Sugerir procedimientos alternativos o adicionales para promover la eficiencia

en las actividades de auditoría realizadas. f) Colaborar continuamente para fomentar el logro de objetivos incluidos en la

planificación específica y contribuir para proyectar una imagen positiva de la auditoría y de la Contraloría General del Estado.

g) Obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, de los hallazgos de auditoría, desarrollando los comentarios con todos los atributos y analizarlos con el jefe de equipo de la auditoría.

h) Redactar, en la correspondiente cédula o papel de trabajo, los resultados (comentarios, conclusiones y recomendaciones) sobre cada competente o rubro desarrollado, guiándose con la estructura preestablecida para el informe final.

i) Estructurar el expediente de papeles de trabajo y entregarlo al jefe de equipo para la integración completa de los resultados y su correspondiente archivo.

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j) Cumplir con las disposiciones legales, normatividad e instrucciones relacionadas con el ejercicio de la auditoría, así como observar el Código de Ética Profesional. RESPONSABILIDADES COMPARTIDAS CON EL SUPERVISOR Y EL JEFE DE EQUIPO DE AUDITORIA En la ejecución de la auditoría, se requiere la participación activa de la

supervisión técnica, función que se integra en varias ocasiones con las responsabilidades de jefe de equipo, por lo que los deberes de responsabilidades compartidas a ser cumplidos conjuntamente con el supervisor y jefe de equipo de auditoría:

a) Participar en la planificación preliminar, incluida la entrevista-reunión inicial con

los funcionarios de la entidad. b) Calificar los riesgos inherentes y de control al evaluar la estructura de control

interno. c) Preparar la planificación específica de la auditoría con los procedimientos a ser

aplicados durante el examen. d) Determinar las muestras de auditoría a ser examinadas para ejecutar el

trabajo. e) Realizar reuniones técnicas periódicas con el equipo de trabajo al efecto de

evaluar la labor de auditoría que se realiza. f) Preparar los informes correspondientes a cada una de las fases del proceso de

auditoría. g) Preparar las estructuras de informe de auditoría, antes de iniciar la redacción. h) Participar en la presentación de los resultados parciales y finales y de la

auditoría a la administración de la entidad auditada. i) Coadyuvar para que el informe final sea aprobado y tramitado oportunamente.

CÓDIGO DE ÉTICA DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL El auditor Gubernamental está llamado a jugar un importante papel con

respecto a la implantación de las normas en materia de administración y control de los recursos públicos, consecuentemente es necesario establecer un marco normativo de conducta para aquellos funcionarios que tendrán a cargo la delicada misión del control gubernamental. Para lo cual la Contraloría de Estado ha expedido mediante acuerdo N0 142 de marzo 25 de 1976 el “Código de Ética del Auditor Gubernamental” en el que se establece que el Auditor Gubernamental deberá: 1. Ser honesto, objetivo, independiente y diligente al llevar a cabo sus deberes y

responsabilidades. Deberá actuar con integridad y moralidad tanto en su vida profesional, como en su vida particular, evitando cualquier posible compromiso de su independencia y actos que impliquen en la realidad, o puedan hacer presumir falta de independencia o posibilidad de influencias indebidas en el desempeño de sus deberes.

2. Observar las disposiciones legales, las políticas y normas técnicas de auditoría expedidas por la Contraloría General del Estado, procurando perfeccionar y mejorar su competencia y la calidad de sus servicios.

3. Demostrar lealtad en todo lo relacionado con la entidad u organismo donde está empleado. Sin embargo, deberá mantener independencia que asegure su

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informe profesional de cualquier actividad ilegal o impropia, y de ninguna manera tomarán parte en forma consciente en dicha clase de actividad por acción directa de actuar o informar.

4. No aceptar ningún dinero, regalo u otro beneficio de la entidad u organismo, su servicio o de terceros relacionados con ella, porque ello puede afectar su independencia y objetividad.

5. No participar ni directamente, ni indirectamente en actividades, ni en partido político.

6. No tomar parte en ninguna actividad que pueda divergir de los intereses de la auditoría profesional o perjudicar su capacidad de llevar a cabo sus deberes responsabilidades en forma efectiva.

7. Ser equitativo y justo con los servidores de la entidad u organismo auditado evitando cualquier daño personal hasta el máximo de su habilidad, de acuerdo con la responsabilidad para con la Contraloría General, tendiente a salvaguardar los recursos públicos.

8. Guardar con reserva y utilizar con prudencia la información obtenida durante el ejercicio de sus funciones.

9. Cooperar y colaborar con otros auditores gubernamentales, de manera que promueva buenas relaciones en la profesión.

10. Al elaborar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones resultantes de sus labores, hacer todo lo posible por presentar suficiente evidencia que las respalde revelando cualquier hecho que, de no ser revelado, podría distorsionar el informe o encubrir prácticas ilegales o impropias.

11. No participar en la auditoría de una entidad pública en la cual estuvieren empleados parientes suyos o íntimos amigos, o donde hubiere sido empleado anteriormente en un puesto financiero o administrativo o cuando existiere algún factor que pudiese originar una situación de falta de independencia y objetividad.

12. No dedicarse a negocios u ocupaciones que sean incompatibles o contradictorios con sus actividades profesionales de auditoría.

13. Mantenerse actualizado con las más modernas técnicas y métodos de auditoría, así como de gerencia, presupuesto, contabilidad y otras áreas relacionadas con sus labores, a través de participación activa en cursos, seminarios, organismos profesionales y otras actividades de autodesarrollo profesional.

14. Al participar en cursos de capacitación o evaluaciones de habilidad técnica, mantendrá una honestidad e integridad completa, evitando obtener o de proporcionar a otros participantes información respecto a exámenes y evaluaciones.

15. No participar en actos administrativos, ni firmar, autorizar o aprobar con anticipación documentos. Su informe profesional es el único documento que deberá firmar con relación en las entidades, organismos y operaciones examinadas. Respetar la disciplina impuesta por la Contraloría General o por la entidad u organismo donde estuviere empleado.

16. Mantener una conducta tal, que obtenga crédito y prestigio a su profesión y testimonie su voluntad de servir al Estado y su habilidad para hacerlo.

17. Mantener un enfoque positivo en sus labores, poniendo énfasis en la formulación de recomendaciones para planear mejorar en las operaciones de las entidades y organismos públicos, minimizando su papel como crítico y excitador de sanciones por las irregularidades encontradas.

34

2.2 NORMAS ECUATORIANAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

I

NORMAS RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL Estas Normas hacen relación a la capacidad, independencia y cuidado

profesional con que debe practicarse la auditoría gubernamental.

“LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE DESEMPEÑARSE POR UNA PERSONA O PERSONAS QUE POSEEN UN ADIESTRAMIENTO ADECUADO Y

PERICIA PROFESIONAL”

CODIGO: AG – 01 GRUPO: RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL TITULO: REQUISITOS MINIMOS DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL La Contraloría General del Estado y la máxima autoridad de las entidades y

organismos del sector público en las que existan Unidades de Auditoría Interna, exigirán el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normativa vigente para garantizar el desempeño de cargo del auditor, relacionados con los siguientes aspectos: 1. Titulo profesional que le faculte legalmente ejercer la función. 2. Experiencia práctica y capacidad profesional adecuada, según el nivel de

responsabilidad y las funciones del cargo. 3. No tener impedimentos legales para desempeñar cargos públicos.

CODIGO: AG – 02 GRUPO: RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL TITULO: CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL DEL AUDITOR

GUBERNAMENTAL Los auditores de la Contraloría General del Estado, de las Unidades de

Auditoría Interna y de las Firmas Privadas de Auditoría Contratadas, en ejercicio de su función observarán las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental y en los casos que amerite, aplicarán las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA) y las Normas Ecuatorianas de Auditoria (NEA), a efectos de llevar a cabo su trabajo con el esmero profesional necesario para generar un producto final objetivo y de calidad.

El profesional o grupo de profesionales designados para realizar la auditoría

gubernamental poseerán la capacidad técnica y legal, el entrenamiento y la experiencia necesaria para lograr los objetivos establecidos para cada examen.

CODIGO: AG – 03 GRUPO: RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL TITULO: RESPONSABILIDAD DE LA FUNCION DEL AUDITOR

GUBERNAMENTAL La responsabilidad del auditor gubernamental implica actuar con diligencia

profesional en el empleo de los criterios para determinar el alcance del trabajo, así

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como en la selección y aplicación de métodos, técnicas, pruebas y procedimientos de auditoría.

Siempre y cuando la información y documentación permita llevar a cabo la

auditoría o examen especial, caso contrario no se efectuará la labor de control e informará por escrito al Director de la Unidad de Control respectiva para que éste comunique al Contralor General para la toma de acciones correctivas en forma oportuna.

Si el auditor no dispone de los suficientes elementos y medios para ejercer el

examen, dejará establecida esta limitación en el informe y la responsabilidad que asume la administración de la entidad.

CODIGO: AG – 04 GRUPO: RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL TITULO: ENTRENAMIENTO TECNICO Y CONTINUO DEL AUDITOR El auditor gubernamental poseerá un adecuado entrenamiento técnico, que

permita mejorar su productividad y eficiencia. Las entidades tienen la obligación de mantener a su personal de auditoría en los más altos estándares de calificación y capacidad profesional, mediante un programa de entrenamiento continuo.

Para el cumplimiento de esta norma, las unidades administrativas de control de

la Contraloría General del Estado y las Unidades de Auditoría Interna deben promover y llevar a cabo programas de capacitación en técnicas actualizadas necesarias para garantizar la capacidad e idoneidad profesional del personal que participa en el proceso de la auditoría gubernamental.

CODIGO: AG – 05 GRUPO: RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL TITULO: PARTICIPACION DE PROFESIONALES Y/O ESPECIALISTAS

EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL Integrarán el equipo de auditoría los profesionales y/o especialistas que

posean idoneidad profesional, conocimiento y experiencia en determinado campo técnico requerido para el ejercicio de la auditoria gubernamental.

El personal de apoyo especializado ejercerá su labor bajo la dirección del jefe de equipo, tienen derecho de decisión final en sus áreas de especialidad sin embargo están obligados a cumplir las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental (NEAG) y en los casos que amerite, los auditores observarán las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA) y las Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA).

Cuando el equipo de auditoría requiera del personal de apoyo deberá

cerciorarse previamente de su competencia y habilidad en sus respectivas especialidades en comunicar por medio del Supervisor al Director de Auditoría para que solicite a las autoridades respectivas la designación del profesional que se incorpore al equipo. Los profesionales de apoyo a los equipos de auditoría podrán ser: a) Contratados por la entidad auditada. b) Contratados por el Organismo Técnico de Control.

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c) Funcionarios de la entidad auditada; o d) Funcionario de la Contraloría General del Estado.

Cuando el auditor utiliza el trabajo de un especialista funcionario de la

Contraloría General del Estado, ese trabajo es realizado bajo su responsabilidad en calidad de experto y no como auxiliar del equipo de auditoría. En consecuencia, el auditor necesitará aplicar procedimientos relevantes al trabajo y los resultados del experto, pero no necesitará evaluar para cada componente asignado, la pericia de competencia del experto.

Cuando se emplea el trabajo de un especialista, el papel del auditor en la

evaluación de la evidencia creada por el experto es determinar si esto es razonable. Para este propósito se empleará los siguientes procedimientos: • Comprender los métodos y suposiciones del especialista. • Evidenciar las pruebas de los datos proporcionados al especialista por la

entidad examinada. • Determinar si las afirmaciones importantes en los estados financieros son

confirmadas por los resultados del especialista.

Si luego de estos procedimientos el asunto aún permanece sin solución, el auditor debe obtener la opinión de otros especialistas.

Los procedimientos establecidos en las Declaraciones de Normas de Auditoría

(SAS 73) se aplican a la auditoría de éstos estados financieros preparados de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), así como también a los informes especiales; sin embargo, no se aplican a especialistas que forman parte del equipo de auditoría solicitado por el auditor; tales como expertos en computación, ya que los trabajos de estos serán revisados y supervisados por el auditor, para determinar si se realizó adecuadamente y para evaluar si los resultados guardan uniformidad con las conclusiones a presentarse en el informe del auditor.

En consecuencia los efectos sobre el informe del auditor serán los siguientes:

• Cuando el auditor al concluir que las averiguaciones del especialista apoyan

las afirmaciones contenidas en los estados financieros, puede expresar un dictamen sin salvedades, sin hacer referencias al trabajo del especialista.

• Cuando el auditor concluye que el trabajo del especialista no proporciona suficiente evidencia, que las afirmaciones de los estados financieros no son respaldadas por las averiguaciones del especialista u otro procedimiento (que quizás incluyan el trabajo de otros especialista) que deba realizar el auditor, en este caso debe expresar una opinión con salvedades o de negarse una opinión respecto a los estados financieros.

• Si, como resultado del trabajo del especialista, el auditor decide emitir un dictamen de auditoría modificada en algunas circunstancias, es apropiado explicar la naturaleza de la modificación. En estas circunstancias, el auditor debe obtener el permiso del experto antes de hacer dicha referencia. Si el permiso es negado el auditor cree que es necesario una referencia y el auditor puede buscar una asesoría legal.

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Para los casos en los cuales se necesitan declaraciones en cuanto a litigios, reclamos o gravámenes, la responsabilidad del auditor es obtener evidencia con miras a establecer si los estados financieros reflejan adecuadamente de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, los litigios, reclamaciones y gravámenes que afectan a la entidad.

El auditor que tiene incertidumbre en cuanto al significado de la evaluación del

abogado respecto a litigios, declaraciones y gravámenes, debe solicitar explicaciones adecuadas ya sea por carta o en conferencia con el cliente y su abogado. Los papeles de trabajo del auditor deben documentar tales aclaraciones.

CODIGO: AG – 06 GRUPO: RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL TITULO: INDEPENDIENTE DEL AUDITOR

“EL AUDITOR O LOS AUDITORES DEBEN MANTENER UNA ACTITUD MENTAL INDEPENDIENTE EN TODOS LOS ASUNTOS RELACIONADOS CON EL

TRABAJO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL” El auditor mantendrá un comportamiento imparcial y objetivo durante el

proceso de la auditoría o examen especial, en concordancia con las disposiciones legales y el Código de Ética Profesional.

El auditor gubernamental debe eximirse de realizar auditorías y exámenes

especiales en las entidades en que hubiere prestado sus servicios dentro de los últimos cinco años, experto en calidad de auditor interno. Tampoco auditará actividades realizadas por los conyugues, por sus parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidades o segundo de afinidad, ni cuando existiera un conflicto de intereses.

La independencia de criterio es la cualidad que permite precisar que los juicios

formulados por el auditor estén fundamentados en los elementos examinados. CODIGO: AG – 07 GRUPO: RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL TITULO: CONFIDENCIALIDAD DEL TRABAJO DE AUDITORIA

“DEBE MANTENER RESERVA PROFESIONAL AL CONDUCIR UNA AUDITORIA GUBERNAMENTAL Y EN LA PREPARACION DEL INFORME”

El auditor gubernamental mantendrá la más absoluta reserva en el desempeño

de sus funciones, aún después de haber cesado en el cargo. La confidencialidad del trabajo concluye las técnicas y procedimientos utilizados y en general, sobre toda la información relacionada con la auditoría.

El auditor gubernamental no está facultado ni autorizado para discutir sus

labores de control ni los resultados de ninguna auditoría y examen especial con personas ajenas a las unidades administrativas de la Contraloría General del Estado

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ni con los funcionarios y ex funcionarios que no están vinculados directamente con la dirección y ejecución del trabajo de la entidad bajo examen.

CODIGO: AG – 08 GRUPO: RELACIONADAS CON EL AUDITOR GUBERNAMENTAL TITULO: CONTROL DE CALIDAD DE LA AUDITORIA

GUBERNAMENTAL

“EL CONTROL DE CALIDAD EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL SE APLICA DURANTE TODO SU PROCESO”

El control de calidad se relaciona con los métodos, técnicas y procedimientos

empleados en la planificación, ejecución y presentación de los informes realizados por los auditores, a fin de evaluar el cumplimiento de los objetivos básicos de la auditoría y establecer pautas para controlar la calidad de sus resultados.

El trabajo realizado por el equipo de auditores será supervisado en forma

sistemática, oportuna y documentada durante el proceso de la auditoría para asegurar su adhesión a las normas profesionales.

La Contraloría General del Estado formulará los procedimientos que permitan

efectuar periódicamente el control de calidad de la gestión del personal de las Unidades de Auditoría Interna en las instituciones del Estado y de los auditores de las firmas privadas contratadas para realizar auditorías en las entidades públicas. Una revisión externa de control de calidad será llevada a cabo por profesionales que cuentan con experiencias y poseen conocimiento suficiente de la auditoría gubernamental, en relación con el trabajo que van a realizar.

II

NORMAS RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

P.A.G. El trabajo de auditoría gubernamental debe planificarse adecuadamente,

obteniendo suficiente comprensión de la misión, visión, metas y objetivos institucionales y controles existentes de gestión a fin de determinar la naturaleza y alcanzar las pruebas a realizar.

“EL TRABAJO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE PLANIFICARSE ADECUADAMENTE, OBTENIENDO SUFICIENTE COMPRENSION DEL CONTROL INTERNO PARA DETERMINAR LA NATURALEZA, DURACION Y EXTENSION DE

LAS PRUEBAS A REALIZAR” CODIGO: PAG – 01 GRUPO: RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE AUDITORIA

GUBERNAMENTAL TITULO: PLANIFICACION ANUAL DE LA AUDITORIA

GUBERNAMENTAL La Contraloría General del Estado a través de las Unidades de Auditoría,

planificarán las actividades anuales de control aplicando criterios de importancia relativa, riesgo y oportunidad y evaluarán periódicamente su ejecución en el caso de

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las entidades que cuenten con Unidades de Auditoría Interna, la planificación se efectuará de acuerdo a las prioridades institucionales, en coordinación con la Contraloría General del Estado.

Los planes de auditoría serán flexibles a fin de permitir los cambios que se

consideren necesarios de acuerdo a las circunstancias. La estructura y contenido de los planes anuales guardarán armonía con los objetivos y políticas institucionales que aprueben la Contraloría General del Estado.

La planificación elaborada por la Contraloría General del Estado, mantendrá la

coordinación necesaria con los planes presentados por las Unidades de Auditoría Interna, para evitar desperdicio de recurso y duplicaciones de esfuerzos.

Las jefaturas de las unidades de auditoría serán responsables de cumplir el

plan anual de cada unidad. Además debe prever un periodo para efectuar exámenes imprevistos, debidamente autorizados.

La Contraloría General del Estado y las Unidades de Auditoría Interna de cada

una de las instituciones del sector público planificarán sus exámenes concentrando sus esfuerzos principalmente en medir la eficacia de la gestión, evaluar la eficacia, efectividad y economía en la utilización de los recursos públicos y el aprovechamiento de los medios para el logro de los resultados.

CODIGO: PAG – 02 GRUPO: RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE AUDITORIA

GUBERNAMENTAL TITULO: PLANIFICACION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL La planificación del trabajo de auditoría ayuda a asegurar que se preste

atención adecuadamente a áreas importantes y a los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de la evidencia necesaria aplicada a criterios de materialidad, economía, objetividad y oportunidad.

Al planificar el trabajo de auditoría se tendrá en cuenta, la finalidad del examen,

el informe a emitir, las características del ente sujeto al control y las circunstancias particulares del caso. Los aspectos que debe considerar el auditor en la planificación incluyen: • Conocimiento de la entidad, programa o actividad por auditar.- Implicar el

diseño de una estrategia general para atender la forma en que conducen sus actividades y operaciones, con el objetivo de evaluar la importancia de los objetivos de la auditoría. El auditor debe identificar los elementos claves de la administración, a fin de obtener un conocimiento general de la organización.

• Comprensión de los sistemas de información administrativa, financiera y de control interno.- Implica el conocimiento de las operaciones de la entidad o programa por examinar, ayudará al auditor a identificar las áreas significativas y de riesgo potencial. El plan operativo institucional y el presupuesto autorizado, son documentos a través de los cuales el auditor toma conocimiento de los objetivos de la entidad y de las políticas establecidas para alcanzarlos.

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• Riesgo e importancia relativa.- Implica que el auditor debe aplicar procedimientos analíticos en la etapa de planeamiento, para ayudar al conocimiento de las actividades de la entidad y la identificación de áreas de riesgo potencial.

• Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos.- Implica que el auditor debe obtener un grado suficiente de comprensión de actividades de la entidad auditada para facilitar el planeamiento del examen y desarrollar un eficaz enfoque del mismo.

• Coordinación, dirección, supervisión y revisión.- Implica revisar el esfuerzo realizado y las decisiones tomadas por el equipo de auditoría para establecer su propiedad, legalidad y operatividad del plan de auditoría.

La estructura y contenido de los planes guardará armonía con los objetivos y

lineamiento de la planificación institucional de auditoría que será aprobada por la máxima autoridad de control.

La naturaleza y el alcance del planeamiento puede variar según el tamaño de

la entidad, el volumen de sus operaciones, la experiencia del auditor y, el conocimiento de la misión, visión, fines, metas y objetivos institucionales y de las actividades que ejecuta. La planificación de cada auditoría comprenderá la planificación preliminar que facilita un enfoque general de la auditoría y la planificación específica dirigida a obtener una programación completa e integral del examen.


GUBERNAMENTAL TITULO: DESIGNACION DEL EQUIPO DE AUDITORIA Sigue el plan de auditoría establecido por cada una de las unidades de control

y una vez aprobado por la máxima autoridad, tanto de la Contraloría General del Estado como de las unidades de auditoría interna de las siguientes instituciones del Estado, designará mediante orden de trabajo escrita a los auditores responsables que se encargarán de efectuar el examen correspondiente, designado al jefe de equipo, al auditor supervisor y a los auditores operativos. En la orden de trabajo se dejará constancia de: • Fecha de emisión. • La identificación de la institución a ser examinada. • El objetivo general del examen. • El alcance o periodo a ser examinado. • El tiempo determinado para el trabajo, incluido la elaboración de informe

correspondiente. • Si es necesario alguna instrucción específica. • Determinar que los resultados obtenidos sean presentados mediante el informe

correspondiente y de ser procedente el respectivo Memorándum de Antecedentes.

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• Incorporar el personal multidisciplinario especializado de apoyo, si el caso lo amerita, como consecuencia de la planificación preliminar. CODIGO: PAG – 04 GRUPO: RELACIONADAS CON LA PLANIFICACION DE AUDITORIA

GUBERNAMENTAL TITULO: PLANIFICACION PRELIMINAR DE LA AUDITORIA

GUBERNAMENTAL El supervisor y jefe de equipo de la auditoría a ejecutar, son las personas

encargadas de obtener la suficiente información orientada a validar el enfoque del examen.

La planificación preliminar se inicia con la orden de trabajo, se elaborará una

guía para la visita previa, con la cual se obtendrá información relacionada con la entidad a ser examinada. Se efectuará una evaluación del control interno a fin de determinar el enfoque del trabajo a realizar. La información obtenida en esta fase proporcionará entre otras: • Conocimiento de la institución, área, proyecto o programa a examinar y su

naturaleza jurídica. • Misión, visión, metas y objetivos de la entidad a examinar. • Conocimiento de las actividades principales y planes. • Informes de avance o de progreso y las evaluaciones realizadas por la propia

entidad, al cumplimiento de los planes estratégicos y operativos. • Identificación de las políticas y prácticas administrativas y financieras. • Determinación del grado de confiabilidad de la información administrativa

financiera, así como de la organización y responsabilidad de las principales unidades administrativas.

• Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia de los sistemas informáticos.

• Conocimiento de asuntos de mayor importancia que orienten al auditor en la elaboración de los programas que serán aplicados posteriormente.

• Identificación de las fuentes y montos de financiamiento de sus operaciones. • Identificación de los funcionarios principales. • Conocimiento de los principales indicadores de gestión preparados por la

entidad.

El producto de la planificación preliminar se concretará en un informe o reporte que será puesto a consideración del jefe de la unidad de auditoría, informe que permite validar el enfoque global del examen a ejecutarse, respaldado en los papeles de trabajo respectivos.

La excepción para presentar el informe de planeación preliminar se aplicará al

tratarse de entidades pequeñas. Ello no impide que se realice la visita previa, con el propósito de establecer el estado en que se encuentran las actividades de la entidad y determinar .la oportunidad de efectuar la auditoría.

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GUBERNAMENTAL TITULO: PLANIFICACION ESPECÍFICA DE LA AUDITORIA

GUBERNAMENTAL Se basa en la información obtenida en la planificación preliminar, que será

complementada con la definición de procedimientos sustantivos a ser aplicados en la ejecución de la auditoría.

La planificación de la auditoría incluirá la evaluación de los resultados de la

gestión de la entidad a examinar con relación a los objetivos, metas y programas previstos.

La evaluación del control interno es obligatoria para obtener información

complementaria, evaluar y calificar los riesgos así como seleccionar los procedimientos que se aplicarán.

Existen varios elementos que servirán de ayuda para el desarrollo de esta fase:

• El objetivo de la auditoría y reporte del conocimiento de la entidad y evaluación

del control interno. • Recopilación de información adicional de acuerdo con las necesidades. • Matriz para calificar los factores específicos de riesgos y definir el enfoque de

la auditoría, considerando los sistemas de información computarizada. • Procedimientos de auditoría derivados de los resultados obtenidos en la

evaluación del control interno

Los principales productos de la planificación específica de la auditoría son: • Programas específicos para aplicar las pruebas sustantivas y el alcance

previsto. • Plan de muestreo. • Requerimientos de personal técnico o especializado, en la ejecución de la

auditoría. • Distribución del trabajo y tiempo estimado para realizar el examen ajustándose

a lo establecido en la orden de trabajo. • Uso de técnicas de auditoría asistidas por computadora. • Memorando de planeamiento. • Papeles de trabajo de la fase. • Informe de evaluación al control interno para conocimiento del titular de la

entidad examinada, con comentarios y recomendaciones.


GUBERNAMENTAL TITULO: EVALUACION DEL RIESGO El auditor obtendrá una comprensión suficiente de los sistemas de información

administrativa, financiera y de control interno para planificar y determinar el enfoque

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de la auditoría y examen especial. El auditor conjuntamente con el supervisor aplicará su criterio profesional y los métodos para evaluar el riesgo de auditoría y diseñar los procedimientos adecuados para asegurar que el riesgo se reduzca a un nivel aceptablemente bajo.

El riesgo de auditoría, es la posibilidad de que la información o actividad sujeta

a examen contenga errores o irregularidades significativas y no sean detectados en la ejecución. Estos riesgos de auditoría pueden ser:

Riesgo inherente.- Es la posibilidad de que existan errores o irregularidades

en la gestión administrativa financiera antes de verificar la eficacia del control interno diseñado y aplicado por el ente a ser auditado, este riesgo tiene relación directa con el contexto global de una institución e incluso pueda afectar a su desenvolvimiento.

Riesgo de control.- Es la posibilidad de que los procedimientos de control

interno incluyendo a la unidad de auditoría interna, no puedan prevenir o detectar los errores significativos de manera oportuna. Este riesgo si bien no afectara a la entidad como un todo, incide de manera directa en los componentes.

Riego de detección.- Se origina al aplicar procedimientos que no son

suficientes para lograr descubrir errores o irregularidades que sean significativos, es decir que no detecten una representación errónea que pudiera ser importante.

Como producto del conocimiento de la entidad y la evaluación del control

interno, el supervisor y jefe de equipo elaborará un reporte para aprobación del jefe de la unidad de Auditoría que emitió la orden de trabajo que permita determinar el enfoque final del examen a ejecutar.

Para calificar los riesgos por componentes, se preparará una matriz que

contenga, entre otros aspectos lo siguiente: • Componente analizado. • Riesgos y su calificación. • Enfoque esperado de la auditoría, e • Instrucciones para la ejecución de la auditoría.


GUBERNAMENTAL TITULO: ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO El auditor gubernamental obtendrá la comprensión suficiente de la base legal,

planes y organización, así como de los sistemas de trabajo e información manuales y computarizada, y establecerá el grado de confiabilidad del control interno del ente o área sujeta a examen, a fin de: planificar la auditoría, determinar la naturaleza, oportunidad, alcance, procedimientos sustantivos a aplicar y preparar los resultados de dicha evaluación para conocimiento de la administración de la entidad.

El auditor gubernamental evaluará la organización y los sistemas que se

encuentren en funcionamiento en sus aspectos formales y reales. El estudio

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comprenderá las funciones del personal vinculado con las áreas específicas a evaluar; así como si los informes financieros y los reportes operacionales son adecuados para fines de gestión y de control.

El estudio y evaluación del control interno se realizará a base del objetivo

general de la auditoría y los objetivos específicos del examen, como se describe a continuación: a) En la auditoría financiera y exámenes especiales se evaluarán los controles

establecidos para proteger los recursos y la integridad de la información financiera; y,

b) En la auditoría de gestión se evaluará los sistemas y procedimientos vigentes para que la entidad ejecute sus actividades en forma eficiente, efectiva, económica, a fin de cumplir con las metas y objetivos planificados.

El auditor obtendrá evidencia acerca de la efectividad de los controles internos para:

a) Formarse una opinión acerca de la efectividad de los controles internos,

termino del periodo auditado; y, b) Evaluar el riesgo y la efectividad de los controles de cumplimiento durante el

periodo auditado.

El auditor emitirá el informe sobre la evaluación del control interno durante la ejecución de la auditoría, a fin de permitir la aplicación inmediata de las recomendaciones y la evaluación directa de su cumplimiento.

La información y resultados que se obtengan en esta etapa, permitirán

estructurar la matriz del riesgo de las áreas que definirá el alcance de las pruebas a realizar.

El auditor gubernamental al evaluar el control interno, tomará en consideración los componentes de este como: • Ambiente de Control Interno. • Evaluación de Riesgo. • Actividades de Control. • Sistema de Información y Comunicación. • Actividades de Monitoreo o Supervisión.

Estos componentes se integran en el proceso de gestión y operan en distintos

niveles de efectividad y eficacia, a fin de fortalecerlos y dirigir los esfuerzos hacia el cumplimiento de sus objetivos.


GUBERNAMENTAL TITULO: MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA

GUBERNAMENTAL El Memorando de Planeamiento, resume de las decisiones más significativas

del proceso de planeamiento de la auditoría. Incluye elementos importantes, tales como: antecedentes de la entidad, tamaño y ubicación, organización, misión, resultados de auditorías anteriores y actuales y aspectos financieros y operacionales de la entidad auditada.

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El auditor limitará la información que sea necesaria para formular el Memorando de Planeamiento, exclusivamente a aquella que es relevante para el planeamiento general de la auditoría.

El Memorando es elaborado por el jefe de equipo y supervisor como resultado

del proceso de planeamiento de la auditoría, dentro de la cual se resumen los factores, consideraciones y decisiones significativas relacionadas con el enfoque y el alcance de la auditoría.


GUBERNAMENTAL TITULO: COMPRENSION GLOBAL DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACION COMPUTARIZADOS. (SIC’ s).

En la fase de planeamiento, los auditores por si mismos o con asistencia de los

especialistas de los Sistemas de Información Computarizada (SIC’s), determinarán si los controles relativos al Ambiente de los Sistemas de Información Computarizado (SIC’s), son efectivos y serán considerados en la evaluación de control interno.

El objetivo y alcance global de una auditoría no cambia en un ambiente SIC’s,

sin embargo el uso de una computadora para el proceso de una información cambia el procedimiento, almacenamiento y comunicación de la misma.

III

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL E.A.G.

Las normas de ejecución del trabajo en el campo proporcionan al auditor una

base para juzgar la calidad de la gestión institucional y de los estados financieros en su conjunto; en consecuencia obtendrán evidencia suficiente que le permita satisfacerse de que la información entregada ha sido preparada con honestidad y transparencia.

“OBTENER SUFICIENTE EVIDENCIA COMPROBATORIA COMPETENTE A TRAVES DE INSPECCIONES, OBSERVACIONES, INDAGACIONES Y

CONFIRMACIONES DE FORMA QUE CONSTITUYA UNA BASE RAZONABLE PARA EMITIR LA OPINION PERTINENTE”

CODIGO: EAG – 01 GRUPO: RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA

GUBERNAMENTAL TITULO: PROGRAMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

El programa de auditoria constituye un conjunto de instrucciones para el

personal involucrado en la auditoría y/o examen especial, como un medio para el control de ejecución apropiada del trabajo, contendrá los objetivos de la auditoría para cada área.

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El programa de auditoría proporciona al auditor un detalle del trabajo a realizar y ofrece un registro permanente de las pruebas de auditoria llevadas a cabo. Así mismo mediante referencia cruzada, asegura que todos los aspectos significativos del control interno de la entidad hayan sido cubiertos con el objeto de determinar si están funcionando de conformidad con lo establecido.

Para cada auditoría gubernamental y examen especial se preparan programas

específicos que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos de auditoría detallados que deben referirse a las técnicas de auditoría específicas que se aplicarán, así como el personal encargado de su desarrollo.

El auditor considerará las evaluaciones específicas de los riesgos inherentes y

del control y el nivel requerido de certeza que tendrán que proveer los procedimientos sustantivos. El auditor también incluirá los tiempos de pruebas de controles y de procedimientos sustantivos, la coordinación de cualquier ayuda esperada de la entidad, la disponibilidad del personal y el involucramiento de otros auditores o expertos. La responsabilidad de la elaboración de los respectivos programas corresponde al jefe de equipo y supervisor. Los programas de auditoría contendrán: • Propósito de la auditoria. • Las muestras que se han elegido para examinar. • Los procedimientos que se emplearán, y • Las fuentes de información.


GUBERNAMENTAL TITULO: MATERIALIDAD EN AUDITORIA GUBERNAMENTAL La materialidad es un asunto de juicio profesional que el auditor considerará al

planear, diseñar procedimientos y determinar las circunstancias para su revelación en el informe de auditoría. Los juicios de materialidad son efectuados a la luz de las circunstancias que lo rodean e involucran, consideraciones cuantitativas y cualitativas, tal como la responsabilidad pública del auditado y la importancia de las entidades, programas o proyectos gubernamentales.

La información es material si su omisión o distorsión puede influir en las

decisiones que adopten los usuarios de la información. La materialidad depende de la dimensión del error considerado en las particulares circunstancias en que se haya producido la omisión o distorsión.


GUBERNAMENTAL TITULO: EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES

LEGALES Y REGLAMENTARIAS En la ejecución de la auditoría gubernamental se evaluará el cumplimiento de

las leyes y reglamentos aplicables al desarrollo de las actividades de gestión, financiera y de apoyo de los entes públicos.

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El auditor gubernamental obtendrá una comprensión general del marco de referencia legal y regulador aplicable a la entidad, que puedan tener un efecto sobre las operaciones a examinar.

En el desarrollo de la auditoría gubernamental la evaluación del cumplimiento

de las leyes y reglamentos es de fundamental importancia debido a que los organismos, programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales, se rigen generalmente por leyes, ordenanzas, decretos y están sujetos a disposiciones legales y reglamentarias específicas.

CODIGO: EAG – 04 GRUPO: RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA TITULO: PAPELES DE TRABAJO EN LA AUDITORIA

GUBERNAMENTAL El auditor gubernamental organizará un registro completo y detallado de la

labor efectuada y las conclusiones alcanzadas. Los papeles de trabajo constituyen los programas escritos con la indicación de

su cumplimiento y la evidencia reunida por el auditor en el desarrollo de su tarea, son el vínculo entre el trabajo de planeamiento, de ejecución y del informe de auditoría. Por tanto, contendrán la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones, conclusiones y recomendaciones que se presenten en el informe.

Los papeles de trabajo son propiedad del Organismo Técnico Superior del

Control, de las Unidades de Auditoría Interna y de las firmas privadas de auditoría contratadas, cuyos exámenes contaron con la autorización de la Contraloría General del Estado, que deben ser entregados oportunamente por parte del auditor.

El auditor cautelará la integridad de los papeles de trabajo, asegurando en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carácter reservado de la información contenida en los mismos.


GUBERNAMENTAL TITULO: EVIDENCIA SUFICIENTE COMPETENTE Y RELEVANTE Para fundamentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones respecto

a la administración de un ente, programa u operación significativa, sujetos a la auditoría, el auditor tendrá evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicación de técnicas de auditoria.

La evidencia de auditoría comprende toda información que provenga de varias

fuentes y sirvan de respaldo de las actividades operativas, administrativas, financieras y de apoyo que desarrolla la entidad auditada, las mismas que deben contener las siguientes características: a) Suficiente.- Cuando los resultados de una o varias pruebas proporcionan una

seguridad razonable para proyectarlos con un mínimo riesgo al conjunto de actividades de este tipo.

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b) Competente.- Para ser competente, la evidencia debe ser válida y confiable, indagándose cuidadosamente si existen circunstancias que puedan afectar estas cualidades.

c) Pertinente.- Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso.

Generalmente el auditor necesita apoyarse en evidencias que son más persuasivas que concluyentes y, con frecuencia, busca evidencias de diferentes fuentes y de distinta naturaleza para sustentar una misma aseveración.


GUBERNAMENTAL TITULO: EL MUESTREO EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL El plan de muestreo es utilizado para la selección de un porcentaje o un valor

representativo del universo a ser examinado empleando métodos estadísticos. Los métodos de muestreo estadísticos incluyen las siguientes posibilidades de

selección: Al azar: Cuando todas sus unidades tienen la misma probabilidad de selección. Sistemática: Se escoge una de cada “n” unidades y los puntos de partida de uno o dos intervalos iniciales se seleccionan al azar. Por células: En que el universo de operaciones y/o actividades, son divididas en grupos de igual magnitud y se selecciona al azar y la selección sistemática. Los métodos no estadísticos carecen de la posibilidad de medir el riesgo de

muestreo y son: a. Selección de cada unidad de la muestra con base en algún criterio, juicio o

información; y, b. Selección en bloques que consiste en escoger varias unidades en forma

secuencial.

Es necesario que el equipo de auditoría de acuerdo al grado de riesgo obtenido en la evaluación de control interno defina el plan de muestreo acorde con el objetivo determinado.

Al diseñar el plan de muestreo considerará los siguientes factores:

• Determinar el propósito de la prueba.- Comprende el uso de técnicas de

muestreo en pruebas de control que son aplicables sobre los procedimientos de control interno que generan evidencia documental.

Las pruebas de controles están vinculadas con la determinación de si en el

control interno de una entidad viene operado de acuerdo a las políticas establecidas. Al determinar el propósito de la muestra el auditor indicará con claridad los objetivos de la prueba de control específico.

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• El universo de la muestra.- La población seleccionada para un examen deberá estar completa y dar al auditor la oportunidad de cumplir con el objetivo de auditoría establecido. Generalmente una muestra es la representación de la población de la cual se

selecciona. Al definir la población, el auditor debe identificar la serie completa de elementos de los cuales puede originarse la muestra, esto incluye:

- Determinar la totalidad de la población. - Definir el periodo cubierto por la prueba. - Definir la unidad de muestreo.

• Los procedimientos de auditoría a aplicar.- Cuando se utiliza métodos de

muestreo ya sean estadísticos o no estadísticos el auditor diseñará y seleccionará una muestra de auditoría, y realizará procedimientos de auditoría a partir de ahí y evaluará los resultados de la muestra para determinar si ha existido una desviación en los procedimientos establecidos de control interno y prever una apropiada y suficiente evidencia de auditoría.

• El riesgo, los niveles de precisión aceptables y la posibilidad de error.- Cuando se determina el tamaño de la muestra el auditor considerará el riesgo de muestreo, el error tolerable y el error esperado.

• La selección del método de muestreo.- La selección del método de muestreo a utilizarse queda sujeta al criterio del auditor, debiendo seleccionar partidas de muestras que sean representativas de la población. CODIGO: EAG – 07 GRUPO: RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA

GUBERNAMENTAL TITULO: FRAUDE Y ERROR Al planear la auditoría y/o examen especial, el auditor evaluará el riesgo de

distorsión material que el fraude o error puedan producir en la información obtenida e indagar ante la administración, si existen fraudes o errores significativos que han sido descubiertos. A base de la evaluación del riesgo, el auditor diseñará procedimientos de auditoría que le ofrezcan una certidumbre razonable que permita detectar las distorsiones producidas por fraude o error que tengan un efecto material en los resultados de la gestión.

No es objeto de la auditoría la detección de errores o irregularidades, pero ello

no significa que el auditor no esté atento a la posible presencia de este tipo de situaciones en el curso normal de su trabajo.

El término fraude se refiere al acto intencional cometido por uno o más

empleados de la entidad, que produce una distorsión en los eventos auditados. El término error se refiere a equivocaciones no intencionales que produce una

distorsión, omisión o interpretación equivocada de los hechos. Si el auditor cree que el fraude o error que se indica podría tener un efecto de

importancia sobre los resultados de las operaciones institucionales en general, se aplicará los procedimientos adicionales, que dependen del juicio del auditor.

50


GUBERNAMENTAL TITULO: VERIFICACION DE EVENTOS SUBSECUENTES EN LA

AUDITORIA GUBERNAMENTAL El propósito de esta norma, es determinar si todos los sucesos importantes que

afectan a los estados financieros de la entidad auditada, han sido reconocidos y tratados adecuadamente; y que se encuentran registrados contablemente.

Los hechos posteriores a la fecha de corte de un periodo auditado que pueden

tener efecto sobre los resultados de la auditoría, previo el análisis de su importancia y pertinencia, serán revelados en el informe, considerando la evidencia documental existente.

El auditor aplicará procedimientos apropiados para obtener evidencia suficiente

y competente de que todos los sucesos ocurridos entre el final del período y la fecha del informe del auditor, así como los descubrimientos después de la fecha del informe, han sido debidamente identificados y contabilizados que se refieren a hechos con efecto económico que podrían generar un posible perjuicio.

Hasta la fecha de terminación de la auditoría o examen especial el auditor es

responsable de conocer los eventos significativos que se reflejarán en los informes correspondientes.

Para establecer que se ha identificado los hechos importantes subsecuentes hasta la fecha de su informe, el auditor realizará procedimientos adicionales a las pruebas sustantivas que pueden aplicarse después de la fecha de presentación de la información.

Es responsabilidad del jefe de equipo realizar un análisis de los hechos o

circunstancias específicas, para revelarlos en los informes considerando la evidencia adicional a las condiciones existentes al corte de las actividades operativas, administrativas, financieras o de apoyo y que afecten la presentación de la información de la gestión institucional de los estados e informes financieros requeridos.


GUBERNAMENTAL TITULO: COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA Durante el proceso de auditoría tan pronto como se haya concluido el estudio y

análisis de una actividad o componente el supervisor y el jefe de equipo deben comunicar el contenido de los hallazgos a las personas que tengan relación con los mismos, estén o no prestando servicios en la entidad examinada, a fin de que presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su evaluación y consideración en el informe.

Para los efectos de esta norma, los hallazgos de auditoría se refieren a

posibles deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicación de procedimientos de auditoría. Los resultados de las actividades de control realizadas, serán analizados únicamente con las personas involucradas en los hechos examinados y con las autoridades de la entidad.

51


GUBERNAMENTAL TITULO: SUPERVISION DE TRABAJO DE AUDITORIA

GUBERNAMENTAL

“LA SUPERVISION EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL GARANTIZA LA CALIDAD DEL TRABAJO”

El trabajo realizado será supervisado en forma sistemática y oportuna durante

el proceso de la auditoría para asegurar su calidad y cumplir los objetivos propuestos. La supervisión es un proceso técnico, que consiste en dirigir y controlar la auditoría desde su inicio hasta la aprobación del informe por el nivel de supervisión en una unidad administrativa de control, se aplicará en la planificación, ejecución y elaboración del informe de auditoría y se dejará evidencia de la labor de supervisión desarrollada que permita establecer la oportunidad y el aporte técnico al trabajo de auditoría.

El Jefe de Equipo y el Supervisor tendrán la responsabilidad de cerciorares que

el personal encargado de efectuar la auditoría reciba la orientación que garantice la ejecución correcta del trabajo, el logro de los objetivos y la debida asistencia técnica y entrenamiento.

IV

NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL I.A.G.

Una parte importante de la función del auditor es saber comunicar en forma

oportuna los resultados del trabajo realizado a los diferentes usuarios. Las normas relacionadas con la información que se presentan a continuación

son específicas, puesto que la entrega del informe de la auditoría gubernamental constituye el valor agregado del auditor en beneficio de la institución auditada.

“EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE INCLUIR LOS RESULTADOS DEL TRABAJO REALIZADO EN FORMA ESCRITA DE

CONFORMIDAD A LAS NORMAS DICTADAS PARA EL EJERCICIO DE LA PROFESION”

CODIGO: IAG – 01 GRUPO: RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL TITULO: INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL Al completar el proceso de la auditoría se presentará un informe escrito que

contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos de importancia que fueron examinados, y sobre las opiniones pertinentes de los funcionarios y otros hechos o circunstancias relevantes que tengan relación con la auditoría o examen especial. Para la comprensión integral del documento el informe debe ser objetivo, imparcial y constructivo.

El informe señalará los casos significativos identificados como el

incumplimiento de las leyes y reglamentos, incluyendo de ser posible, el

52

pronunciamiento y opinión de los funcionarios responsables del ente, programa o actividad objeto de la auditoría, manifestadas con relación a los resultados comunicados y a las medidas correctivas aplicadas por la administración durante el proceso de auditoría.

Los comentarios, conclusiones y recomendaciones se organizarán y

presentarán en orden de importancia de manera objetiva. CODIGO: IAG – 02 GRUPO: RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL TITULO: CONTENIDO Y ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL El informe de auditoría estará relacionado con la clase de auditoria que se

realice, a base de los programas, actividades o áreas examinadas. Los tipos y estructura de informe y dictámenes, serán los establecidos en los manuales de auditoría.

Las conclusiones se formularán en función de la apreciación o juicio

profesional sobre un componente examinado o de la auditoría en su conjunto, debidamente sustentadas en los papeles de trabajo.

Las recomendaciones contribuirán a presentar soluciones reales para resolver

los problemas o desviaciones identificadas en las actividades u operaciones auditadas.

Las recomendaciones estarán dirigidas a la autoridad responsable de

implantarlas a fin de asegurar su cumplimiento. Sin embargo, corresponde al titular de la entidad adoptar las medidas pertinentes para implantar la totalidad de las recomendaciones. Cuando una entidad ha implantado una recomendación, el informe debe mencionar este particular.

Si los informes elaborados por los auditores son demasiado extensos, se

realizará una síntesis de los principales comentarios para una mayor comprensión de los usuarios. Se utilizarán anexos al informe cuando sea estrictamente necesario y al mínimo posible, es recomendable incluir en forma resumida todo el material explicativo en los comentarios o en el texto del informe. Incluirá información sobre los aspectos positivos de las operaciones significativas y justificables.

En el caso de auditoría de proyectos financiados con recursos de organismos

internacionales de crédito se cumplirán las exigencias específicas de cada ente financiero y para las auditorías especializadas, dichos informes se estructurarán en función de los requerimientos específicos que se determinen en su momento para cada una de ellas.

Una de las formas de asegurar que los contenidos de los informes de auditoría

respondan a los requerimientos antes descritos, es estableciendo un sistema interno de control de calidad, para asegurar el cumplimiento de las normas de auditoría gubernamental y demás disposiciones legales y reglamentarias.

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CODIGO: IAG – 03 GRUPO: RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL TITULO: CONVOCATORIA A LA CONFERENCIA FINAL Finalizado el estudio de los resultados del examen, se enviará la convocatoria

para la lectura del borrador del informe, y se notificará por lo menos con 48 horas de anticipación, indicando el lugar, día y hora de la reunión. En la conferencia final serán convocados y participarán las siguientes personas:

• La máxima autoridad de la entidad examinada a su delegado; • Los servidores, y ex servidores y quienes por sus funciones o actividades estén

vinculados a la materia objeto del examen; • El máximo directivo de la unidad de auditoría responsable del examen; • El supervisor que actúo como tal en el examen; • El jefe de equipo de auditoría; • El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y • El abogado que colaboró con el equipo que realizó el examen. • Podrán también asistir otros funcionarios de la Contraloría designados por el

Contralor. La conferencia final será presidida por el Jefe de Equipo o por el funcionario

delegado expresamente por el Contralor General del Estado. En esta sesión de trabajo, las discrepancias de criterio se presentarán

documentadamente en dicha diligencia o caso contrario en los tiempos y plazos previstos en los reglamentos y disposiciones legales vigentes, los que se agregarán al informe si amerita su contenido.

Para dejar constancia de lo actuado, el jefe de equipo elaborará un acta de

conferencia final la que será firmada por todos los funcionarios asistentes. En caso que algún funcionario se negare a suscribir el acta, el jefe de equipo

dejará constancia del motivo de esta situación. Realizada la conferencia final el auditor preparará el informe definitivo

considerando los resultados obtenidos de las observaciones o justificaciones presentadas oportunamente por los funcionarios de la entidad con la finalidad de dejar constancia de las opiniones presentadas en la lectura del borrador del informe.

CODIGO: IAG – 04 GRUPO: RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL TITULO: OPORTUNIDAD EN LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

“EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEBE EMITIRSE EN FORMA OPORTUNA A FIN DE QUE PERMITA LA TOMA DE LAS ACCIONES

CORRECTIVAS EN FORMA INMEDIATA” Los auditores son responsables de los resultados de su trabajo, por ello los

usuarios de los informes requieren de información objetiva, que les sirva de apoyo

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para cumplir sus tareas, como para los procesos de dirección y gerencia en las entidades públicas.

Esta responsabilidad se traduce en el conocimiento oportuno de las

observaciones, conclusiones y recomendaciones, para que los funcionarios responsables de la entidad auditada adopten las medidas correctivas pertinentes.

Los informes de auditoría deben emitirse en forma oportuna a fin de que su

información pueda ser utilizada por el titular de la entidad auditada y/o funcionarios de los niveles apropiados del gobierno, por lo cual es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de auditoría.

El auditor preverá la emisión oportuna y confiable del informe de auditoría. CODIGO: IAG – 05 GRUPO: RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL TITULO: PRESENTACION DEL INFORME DE AUDITORIA

GUBERNAMENTAL El informe será preparado en lenguaje sencillo y fácilmente entendible tratando

los asuntos en forma concreta y concisa, los que deberán coincidir de manera objetiva con los hechos analizados, contendrá la información necesaria para cumplir los objetivos de la auditoría, de manera que permita una comprensión adecuada de los asuntos que se informan; de la magnitud e importancia de los hallazgos, son frecuencia en relación con el número de casos o hechos económicos revisados; y, relación que tenga con las operaciones en la entidad. La credibilidad de un informe aumenta significativamente cuando se presenta la evidencia de manera de que los lectores sean persuadidos por los hechos mismos y, que las recomendaciones y conclusiones se desprendan lógicamente de los hechos expuestos.

CODIGO: IAG – 06 GRUPO: RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL TITULO: IMPLANTACIÓN DE RECOMENDACIONES

“IMPORTANCIA DE LA IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES POR

PARTE DE LOS FUNCIONARIOS DE LA INSTITUCION AUDITADA” La auditoría gubernamental no será completa si no se concretan y materializan

las recomendaciones en beneficio de la entidad, es decir el informe de auditoría generará valor agregado.

La labor del auditor no termina con la entrega del informe de auditoría, en el

que incluya el detalle de las deficiencias existentes, adicionalmente proporcionará soluciones a (valor agregado) a través de las recomendaciones y colaborará con la entidad auditada para proceder a su inmediata implantación. Durante el proceso de una auditoría y examen especial, se formulará una matriz de recomendaciones que será discutida con los funcionarios responsables de su cumplimiento y las autoridades de la entidad, para determinar su grado de aplicación, el tiempo y recursos necesarios.

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La máxima autoridad de la entidad auditada dispondrá y vigilará el cumplimiento de las recomendaciones a base de un cronograma que será elaborado por los funcionarios responsables de su aplicación. Si el cronograma es elaborado en el transcurso del examen, el supervisor y jefe de equipo pueden contribuir con su elaboración para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones.

Las recomendaciones brindarán la posibilidad a los funcionarios para que

adopten las medidas correctivas pertinentes, introduzcan mejoras en los procedimientos de trabajo y contribuyan a fortalecer el control interno del ente o área examinada.

Cada Dirección o Unidad de Control de la Contraloría General del Estado, será

responsable de acuerdo a su ámbito de evaluar periódicamente el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría y examen especial emitido por el Contralor General del Estado o por las Unidades de Auditoría Interna.

56

2.3 NORMAS ECUATORIANAS DE AUDITORÍA (NEA)

NORMA TITULO TEMA QUE TRATA COMENTARIO

NEA 1 Objetivo y Principios Generales que Regulan una Auditoría de Estados Financieros

Objetivos de Auditoría de Estados Financieros

Corresponde a la NIA 1 Sec. 200

NEA 2 Términos del Trabajo de Auditoría Términos del Trabajo de Auditoría Corresponde a la NIA 2 Sec. 210 NEA 3 Control de Calidad para el Trabajo de Auditoría Corresponde a la Sec. 120 de NIA NEA 4 Documentación Documentación en Auditoría Corresponde a la NIA 9 Sec. 230 NEA 5 Fraude y Error Fraude y Error Corresponde a la NIA 11 Sec. 240 NEA 6 Consideraciones de Leyes y Reglamentos en una

Auditoría de Estados Financieros Documentación Legal en Auditoría Corresponde a la NIA 31 Sec. 250

NEA 7 Planificación Planeación de Auditoría Corresponde a la NIA 4 Sec. 300 NEA 8 Conocimiento del Negocio Conocimiento del Negocio Corresponde a la NIA 30 Sec. 310 NEA 9 Carácter Significativo de la Auditoría Materialidad Corresponde a la NIA 25 Sec. 320

NEA 10 Evaluación de Riesgo y Control Interno Control Interno: Evaluación de Riesgos Corresponde a la NIA 6 Sec. 400 NEA 11 Auditoría en un Ambiente de Sistemas de Información

por Computadora PED. Auditoría en un Ambiente de PED Corresponde a la NIA 15 Sec. 401

NEA 12 Consideraciones de Auditoría Relativas a Entidades que Utilizan Organizaciones de Servicios

Organización de Servicio y la Auditoría Corresponde a Addendum 2 de NIA 6. Sec. 402

NEA 13 Evidencia de Auditoría Evidencia de Auditoría Corresponde a la NIA 8 Sec. 500 y Addendum Sec. 501

NEA 14 Trabajos Iniciales – Balances de Apertura Balances de Apertura Corresponde a la NIA 28 Sec.510 NEA 15 Procedimientos Analíticos Procedimientos Analíticos Corresponde a la NIA 12 Sec. 520 NEA 16 Muestreo de Auditoría Muestreo en Auditoría Corresponde a la NIA 19 Sec. 530 NEA 17 Auditoría de Estimaciones Contables Estimaciones Contables Corresponde a la NIA 26 Sec. 540 NEA 18 Partes Relacionadas Partes Relacionadas Corresponde a la NIA 17 Sec. 550 NEA 19 Hechos Posteriores Dictamen Hechos Posteriores Corresponde a la NIA 21 Sec. 560 NEA 20 Negocio en Marcha Negocio en Marcha Corresponde a la NIA 23 Sec. 570 NEA 21 Representaciones de la Administración Representaciones de la Administración Corresponde a la NIA 22 Sec. 580

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NORMA TITULO TEMA QUE TRATA COMENTARIO NEA 22 Uso del Trabajo de Otro Auditor Trabajo de Otro Auditor Corresponde a la NIA 5 Sec. 600 NEA 23 Consideraciones del Trabajo de Auditoría Interna Auditoría Interna relación con la

Auditoría de Estados Financieros Corresponde a la NIA 10 Sec. 610

NEA 24 Uso del Trabajo de un Experto Trabajo de Un Experto Corresponde a la NIA 18 Sec. 620 NEA 25 El Dictamen del Auditor Sobre Los Estados

Financieros Dictámenes de Auditoría Referencia a la NIA 13 Sec. 700

NEA 26 Otra Información en Documentos que Contienen Estados Financieros Auditados

Dictámenes de Auditoría: Otra Información en Estados Auditados


NEA 27 El Dictamen del Auditor sobre Trabajos de Auditoría con Propósito Especial

Dictámenes de Propósito Especial Corresponde a la NIA 24 Sec. 800

NEA 28 Examen de Información Financiera Prospectiva Dictamen: Examen de Información Financiera Prospectiva


NEA 29 Trabajos de Revisión de Estados Financieros Revisión de Estados Financieros Corresponde a la NIA /SR 1 y 2 Sec. 910

NEA 30 Trabajos para Realizar Procedimientos Convenidos Respecto de Información Financiera

Procedimientos Previamente Convenidos

Corresponde a la NIA /SR 3 Sec. 920

NEA 31 Trabajos para Compilar Información Financiera Compilación de Información Financiera Corresponde a la NIA /SR 4 Sec. 930

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TRABAJOS PARA REALIZAR PROCEDIMIENTOS CONVENIDOS RESPECTO DE INFORMACIÓN FINANCIERA

NEA 30

Introducción 1. El propósito de esta Norma Ecuatoriana de Auditoría (NEA) es establecer normas

y proporcionar lineamientos sobre las responsabilidades profesionales del auditor1 cuando se efectúa un trabajo para realizar procedimientos convenidos respecto de información financiera, y sobre la forma y contenido del informe que el auditor emite en conexión con dicho trabajo.

2. Esta NEA está dirigida a trabajos respecto de información financiera. Sin embargo, puede dar lineamientos útiles para trabajos respecto de información no financiera, siempre que el auditor tenga conocimiento adecuado del asunto en cuestión y existan criterios razonables en los cuales basar los resultados. Esta NEA debe leerse conjuntamente con el Marco Conceptual de las Normas Ecuatorianas de Auditoría y Servicios Relacionados. Los lineamientos en otras NEA pueden ser útiles al auditor al aplicar esta NEA.

3. Un trabajo para realizar procedimientos convenidos puede implicar que el auditor efectúe ciertos procedimientos con respecto a partidas individuales de datos financieros (por ejemplo, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, compras a partes relacionadas y ventas y utilidades de un segmento de una entidad), un estado financiero (por ejemplo, un balance general) o hasta todo un conjunto de estados financieros.

Objetivo de un trabajo con procedimientos convenidos 4. El objetivo de un trabajo con procedimientos convenidos es que el auditor lleve a

cabo procedimientos de una naturaleza de auditoría en lo cual han convenido el auditor y la entidad y cualesquier terceras partes apropiadas, y que informe sobre los resultados.

5. Como el auditor simplemente proporciona un informe de los resultados de hechos

de los procedimientos convenidos, no se expresa ninguna opinión. En su lugar, los usuarios del informe evalúan por si mismos los procedimientos y resultados informados por el auditor y extraen sus propias conclusiones del trabajo de auditor.

1. El informe esta restringido a aquellas partes que han convenido en que los

procedimientos se realice, ya que otros, no enterados de las razones para los procedimientos, pueden interpretar mal los resultados.

1 Según se explicó en el Marco Conceptual de las Normas Ecuatorianas de Auditoría y Servicios

Relacionados “... el término auditor se usa a lo largo de las NEA cuando se describen tanto la auditoría como los servicios relacionados que puedan ser efectuados. Dicha referencia no pretende implicar que una persona que efectúe servicios relacionados necesite ser el auditor de los estados financieros de la entidad.”

Nota del Editor: Esta Norma ha sido desarrollada con referencia a la Norma Internacional de Auditoría NIA/SR 3, sección 920.

59

6. El informe está restringido a aquellas partes que han convenido en que los procedimientos ser realice, ya que otros, no enterados de las razones para los procedimientos, pueden interpretar mal los resultados.

Principios generales de un trabajo con procedimientos convenidos 7. Los principios éticos que regulan las responsabilidades profesionales del auditor

para este tipo de trabajo son:

a) integridad; b) objetividad; c) competencia profesional y debido cuidado; d) confidencialidad; e) conducta profesional; y f) estándares técnicos.

La independencia no es un requisito para trabajos con procedimientos convenidos; sin embargo los términos objetivos de un trabajo, o las normas nacionales, pueden requerir que el auditor cumpla con los requisitos de independencia. Donde el auditor no sea independiente se debería hacer una declaración a ese efecto en el informe de resultados de hechos.

8. El auditor deberá conducir un trabajo con procedimientos convenidos de acuerdo con esta Norma Ecuatoriana de Auditoría y con los términos del trabajo.

Definición de los términos del trabajo 9. El auditor debería asegurarse con representantes de la entidad y, ordinariamente,

con otras partes especificadas quienes recibirán copias del informe de resultados de hechos, que hay una clara comprensión respecto de los procedimientos convenidos y de las condiciones del trabajo. Los asuntos sobre los que hay que convenir incluyen:

• La naturaleza del trabajo incluyendo el hecho de que los procedimientos

realizados no constituirán una auditoría o una revisión y que por consiguiente, no se expresa ninguna opinión.

• El propósito declarado para el trabajo. • La identificación de la información financiera a la cual se aplicarán los

procedimientos convenidos. • La naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos específicos que

se aplicarán. • La forma anticipada del informe de resultados de hechos. • Las limitaciones sobre la distribución del informe de resultados de hechos.

Cuando dicha limitación estuviera en conflicto con los requerimientos legales, si los hay, el auditor no debería aceptar el trabajo.

10. En ciertas circunstancias, por ejemplo, cuando los procedimientos han sido convenidos entre el regulador, representante de la industria, y representantes de la profesión contable, el auditor tal vez no pueda discutir los procedimientos con todas las partes que recibirán el informe. En tales casos, el auditor puede

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considerar, por ejemplo, discutir los procedimientos que deben aplicarse con los representantes apropiados de las partes involucradas, revisando la correspondencia importante de dichas partes o mandándoles un borrador del tipo de informe que será emitido.

11. Es en el interés en tanto del cliente como del auditor que el auditor mande una

carta compromiso documentando los términos clave del nombramiento. Una carta compromiso confirma la aceptación por el auditor del nombramiento y ayuda a evitar malos entendidos respecto de asuntos como los objetivos y alcance del trabajo, el grado de las responsabilidades del auditor y las formas de informes que deben emitirse.

12. Los asuntos que deberían incluirse en la carta compromiso comprenden:

• Una lista de los procedimientos que deben realizarse según se acordó entre las partes.

• Una declaración de que la distribución del informe de resultados de hechos debería ser restringida a las partes especificadas que han convenido en que los procedimientos ser realicen.

Además, el auditor puede considerar anexar a la carta compromiso un borrador del tiempo de informe de resultados de hechos que se emitirá. Un modelo de carta compromiso aparece en el Apéndice 1.

Planificación 13. El auditor deberá planificar el trabajo de modo que se efectúe un trabajo

efectivo. Documentación 14. El auditor deberá documentar los asuntos que son importantes para proporcionar

evidencia para sustentar el informe de resultados de hechos, y la evidencia de que el trabajo fue efectuado de acuerdo con esta Norma Ecuatoriana de Auditoría y los términos del trabajo.

Procedimientos y evidencia 15. El auditor deberá efectuar los procedimientos convenidos y usar la evidencia

obtenida como la base para el informe de resultados de hechos. 16. Los procedimientos aplicados en un trabajo para realizar procedimientos

convenidos pueden incluir:

• Investigación y análisis. • Recálculo, comparación y otras tareas de verificación de exactitud. • Observación. • Inspección. • Obtener confirmaciones.

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El Apéndice 2 es un modelo de informe que contiene una lista ilustrativa de los procedimientos que pueden ser utilizados como una parte de un trabajo típico con procedimientos convenidos.

Informes 17. El informe sobre un trabajo con procedimientos convenidos necesita describir el

propósito y los procedimientos convenidos del trabajo con suficiente detalle para permitir al lector comprender la naturaleza y el grado del trabajo efectuado.

18. El informe de resultados de hechos debería contener:

a) un título; b) un destinatario (ordinariamente el cliente que contrató al auditor para realizar

los procedimientos convenidos); c) identificación de información específica financiera o no financiera a la que se

han aplicado los procedimientos convenidos; d) una declaración de que los procedimientos realizados fueron los convenidos

con el beneficiario; e) una declaración de que el trabajo fue efectuado de acuerdo con la Norma

Ecuatoriana de Auditoría aplicable a trabajos con procedimientos convenidos, o con normas o prácticas nacionales relevantes;

f) cuando sea relevante, una declaración de que el auditor no es independiente de la entidad;

g) identificación del propósito para el que fueron realizados los procedimientos convenidos;

h) una lista de los procedimientos específicos realizados; i) una descripción de los resultados de hechos del auditor incluyendo

suficientes detalles de errores y excepciones encontrados; j) una declaración de que los procedimientos efectuados no constituyen ni una

auditoría, ni una revisión y, como tal, no se expresa ninguna opinión; k) una declaración que si el auditor hubiera realizado procedimientos

adicionales, una auditoría o una revisión, otros asuntos podrían haber salido a la luz que hubieran sido informados;

l) una declaración de que el informe está restringido a aquellas partes que han convenido en que los procedimientos se realicen;

m) una declaración (cuando sea aplicable) de que el informe se refiere sólo a los elementos, cuentas, partidas o información financiera y no financiera especificados y que no se extiende hasta los estados financieros de la entidad tomados en conjunto;

n) la fecha del informe; o) la dirección del auditor; y p) la firma del auditor

El apéndice 2 contiene un modelo de informe de resultados de hechos emitidos en conexión con un trabajo para realizar los procedimientos convenidos respecto de información financiera.

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Perspectiva del Sector Público 1. El informe de un trabajo del sector público puede no estar restringido sólo a

aquellas partes que han convenido en que se realicen los procedimientos, sino estar disponible también en un más amplio rango de entidades o personas (por ejemplo, investigación parlamentaria sobre una entidad pública específica o una dependencia del gobierno).

2. También hay que hacer notar que los mandatos del sector público varían en

forma importante y hay que tener precaución para distinguir los trabajos que son verdaderamente con “procedimientos convenidos” de los trabajos que se espera sean auditorías de información financiera, con los informes de desempeño.

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APÉNDICE 1

Modelo de carta compromiso para un trabajo con procedimientos convenidos La siguiente carta es para usar como una guía conjuntamente con el párrafo 9 de esta NEA y no se pretende que sea una carta estándar. La carta compromiso necesitará variar de acuerdo con requerimientos y circunstancias individuales.

Fecha Al Consejo de Directores u otros representantes apropiados del cliente que contrató al auditor. Esta carta es para confirmar nuestro entendimiento de los términos y objetivos de nuestro trabajo y la naturaleza y limitación de los servicios que proporcionaremos. Nuestro trabajo será efectuado de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Auditoría (o normas prácticas nacionales relevantes) aplicable a trabajos con procedimientos convenidos y así lo indicaremos en nuestro informe. Hemos convenido en realizar los siguientes procedimientos e informarles los resultados de hechos, resultantes de nuestro trabajo: (describir la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos que deben realizarse, incluyendo referencia específica, donde sea aplicable, a la identidad de documentos y registros que deben ser leídos, individuos que deben ser contactados, y partes de quienes se obtendrán confirmaciones.) Los procedimientos que realizaremos no constituirán una auditoría ni una revisión hecha de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Auditoría y, por consiguiente, no se expresará ninguna opinión. Esperamos toda la cooperación de su personal y confiamos en que podrán a nuestra disposición cualesquier registro, documentación y otra información solicitada en conexión con nuestro trabajo. Nuestros horarios, que serán facturados conforme el trabajo progrese, se basan en el tiempo requerido por los individuos asignados al trabajo más gastos directos. Las tarifas por hora individuales varían de acuerdo con el grado de responsabilidad involucrado y la experiencia y pericia requeridas. En caso de que “La Compañía” considere que ha existido incumplimiento parcial o total por parte de “La Auditora” de las obligaciones asumidas en el presente contrato, “La Auditora” responderá solo hasta el monto de los honorarios que haya cobrado en relación al servicio. Sírvase firmar y devolver la copia anexa a esta carta para indicar que concuerda con su entendimiento de los términos del trabajo, incluyendo los procedimientos específicos en los que hemos convenido sean realizados.

XYZ & Co.

Acuse de Recibo a nombre Compañía ABC por (firma) Nombre y Título Fecha

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APÉNDICE 2

Modelo de informe de resultados de hechos en conexión con cuentas por pagar

INFORME DE RESULTADOS DE HECHOS Para (quienes contrataron al auditor) Hemos realizado los procedimientos convenidos con usted y que enumeramos abajo con respecto a las cuentas por pagar de la Compañía ABC al (fecha), expuestas en las cédulas adjuntas (no se muestran en este modelo). Nuestro compromiso fue efectuado de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Auditoría aplicable a trabajos con procedimientos convenidos. Los procedimientos fueron realizados únicamente para ayudarles a evaluar la validez de las cuentas por pagar y se resumen de la siguiente manera: 1. Obtuvimos y verificamos la suma del saldo del listado de cuentas por pagar al

(fecha) preparado por la Compañía ABC, y comparamos el total del saldo de la correspondiente cuenta del libro mayor.

2. Comparamos la lista anexa (no mostrada en este modelo) de principales proveedores y los montos que se deben al (fecha) con los nombres y montos relacionados en las cuentas auxiliares.

3. Obtuvimos estados de cuenta de los proveedores o solicitamos a los proveedores confirmar los saldos que se adeudan al (fecha).

4. Comparamos dichos estados o confirmaciones con los montos a que nos referimos en el párrafo 2. Para los montos que no concordaban, obtuvimos conciliaciones de la Compañía ABC. Para las conciliaciones obtenidas, identificamos y listamos las facturas pendientes, las notas de crédito y los cheques pendientes superiores a S/.xxx. Localizamos y examinamos las facturas y notas de crédito recibidas posteriormente, y los cheques pagados posteriormente, y nos aseguramos que hubieran en realidad sido listados como pendientes en las conciliaciones.

Informamos de nuestro resultado abajo: a) Con respecto al punto 1 encontramos que la suma era correcta y que el monto

total concordaba. b) Con respecto al punto 2 encontramos que los montos comparados concordaban. c) Con respecto al punto 3 encontramos que había estados de cuenta de

proveedores para todos dichos proveedores. d) Con respecto al punto 4 encontramos que los montos concordaban, o con

respecto a los montos que no concordaban, encontramos que la Compañía ABC había preparado conciliaciones y que las notas de crédito, facturas y cheques pendientes de más de S/.xxx estaban apropiadamente listados como partidas de conciliación con las siguientes excepciones:

(Detallar excepciones)

Debido a que los procedimientos antes citados no constituyen ni una auditoría, ni una revisión hechas de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Auditoría, no expresamos ninguna opinión sobre las cuentas por pagar al (fecha).

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Si hubiéramos realizado procedimientos adicionales o hubiéramos realizado una auditoría o revisión de los estados financieros de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Auditoría, otros asuntos pudieron haber llamado nuestra atención que habrían sido reportados a ustedes. Nuestro informe es exclusivamente para el propósito expuesto en el primer párrafo de este informe y para su información no debe utilizarse para ningún otro propósito, ni ser distribuido a ningunas otras partes. Este informe se refiere solamente a las cuentas y partidas especificadas anteriormente y no se extiende a ninguno de los estados financieros de la Compañía ABC, tomados en conjunto.

AUDITOR Fecha Dirección

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2.4 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y DE LAS PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE RECURSOS PÚBLICOS

100 NORMAS GENERALES 200 AMBIENTE DE CONTROL 300 EVALUACIÓN DE RIESGO 400 ACTIVIDADES DE CONTROL 401 Generales 402 Administración Financiera - Presupuesto 403 Administración Financiera - Tesorería 404 Administración Financiera – Deuda Pública 405 Administración Financiera – Contabilidad Gubernamental 406 Administración Financiera – Administración de Bienes 407 Administración del Talento Humano 408 Administración de Proyectos 409 Gestión Ambiental 410 Ecnología de la Información 500 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 600 SEGUIMIENTO

100 NORMAS GENERALES 100-01 Control Interno El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos y tendrá como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control. El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento. El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control. 100-02 Objetivos del control interno El control interno de las entidades, organismo del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos para alcanzar la misión institucional, deberá contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos: • Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios

éticos y de transparencia. • Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.

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• Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y servicios públicos de calidad.

• Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

100-03 Responsables del control interno El diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias. Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrán especial cuidado en áreas de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecución de los fines institucionales. Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las acciones y atender los requerimientos para el diseño, implantación, operación y fortalecimiento de los componentes del control interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal y técnica vigente y con el apoyo de la auditoría interna como ente asesor y de consulta. 100-04 Rendición de cuentas La máxima autoridad, los directivos y demás servidoras y servidores, según sus competencias, dispondrán y ejecutarán un proceso periódico, formal y oportuno de rendición de cuentas sobre el cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales y de los resultados esperados. La rendición de cuentas es la obligación que tienen todas las servidoras y servidores de responder, reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los directivos y la ciudadanía, por los recursos recibidos y administrados y por el cumplimiento de las funciones asignadas. Es un proceso continuo que incluye la planificación, la asignación de recursos, el establecimiento de responsabilidades y un sistema de información y comunicación adecuado. Las servidoras y servidores, presentarán informes periódicos de su gestión ante la alta dirección para la toma de decisiones, en los que se harán constar la relación entre lo planificado y lo ejecutado, la explicación de las variaciones significativas, sus causas y las responsabilidades por errores, irregularidades y omisiones. La rendición de cuentas, se realizará en cumplimiento al ordenamiento jurídico vigente. 200 AMBIENTE DE CONTROL El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de las servidoras y servidores, con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

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El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno. Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. En este contexto, el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de ocurrencia de los riesgos. Igualmente tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo. La máxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, deberá mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institución, mediante la divulgación de éstas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores habituales. La máxima autoridad de cada entidad establecerá en forma clara y por escrito las líneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institución de acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del gobierno y demás organismos, para lo cual mantendrá un ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas; de honestidad y de respaldo hacia el control interno; así como, garantizará el uso eficiente de los recursos y protegerá el medio ambiente. 200-01 Integridad y valores éticos La integridad y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control, la administración y el monitoreo de los otros componentes del control interno. La máxima autoridad y los directivos establecerán los principios y valores éticos como parte de la cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas de libre remoción; estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la organización. La máxima autoridad de cada entidad emitirá formalmente las normas propias del código de ética, para contribuir al buen uso de los recursos públicos y al combate a la corrupción. Los responsables del control interno determinarán y fomentarán la integridad y los valores éticos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales y establecerán mecanismos que promuevan la incorporación del personal a esos valores; los procesos de reclutamiento y selección de personal se conducirán teniendo presente esos rasgos y cualidades. 200-02 Administración estratégica Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, implantarán, pondrán en funcionamiento y

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actualizarán el sistema de planificación, así como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional. Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos requieren para su gestión, la implantación de un sistema de planificación que incluya la formulación, ejecución, control, seguimiento y evaluación de un plan plurianual institucional y planes operativos anuales, que considerarán como base la función, misión y visión institucionales y que tendrán consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del Organismo Técnico de Planificación. Los planes operativos constituirán la desagregación del plan plurianual y contendrán: objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarán en el período anual, documento que deberá estar vinculado con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en función de las capacidades y la disponibilidad real de los recursos. La formulación del plan operativo anual deberá coordinarse con los procesos y políticas establecidos por el Sistema Nacional de Planificación (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, así como el análisis pormenorizado de la situación y del entorno. Asimismo, dichas acciones se diseñarán para coadyuvar el cumplimiento de los componentes de la administración estratégica antes mencionada. Como toda actividad de planificación requiere seguimiento y evaluación permanente. El análisis de la situación y del entorno se concretará considerando los resultados logrados, los hechos que implicaron desvíos a las programaciones precedentes, identificando las necesidades emergentes para satisfacer las demandas presentes y futuras de los usuarios internos y externos y los recursos disponibles, en un marco de calidad. Los productos de todas las actividades mencionadas de formulación, cumplimiento, seguimiento y evaluación, deben plasmarse en documentos oficiales a difundirse entre todos los niveles de la organización y a la comunidad en general. 200-03 Políticas y prácticas de talento humano El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para asegurar una apropiada planificación y administración del talento humano de la institución, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio. El talento humano es lo más valioso que posee cualquier institución, por lo que debe ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su más elevado rendimiento. Es responsabilidad de la dirección encaminar su satisfacción personal en el trabajo que realiza, procurando su enriquecimiento humano y técnico. La administración del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente ético desarrollando

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el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prácticas diarias. Esto se hace visible en la ejecución de los procesos de planificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación, evaluación del desempeño y promoción y en la aplicación de principios de justicia y equidad, así como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales. 200-04 Estructura organizativa La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realización de los procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes. La estructura organizativa de una entidad depende del tamaño y de la naturaleza de las actividades que desarrolla, por lo tanto no será tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente las actividades de la institución, ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de información. Los directivos comprenderán cuáles son sus responsabilidades de control y poseerán experiencia y conocimientos requeridos en función de sus cargos. Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organización actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores. 200-05 Delegación de autoridad La asignación de responsabilidad, la delegación de autoridad y el establecimiento de políticas conexas, ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de información y autorizaciones para efectuar cambios. La delegación de funciones o tareas debe conllevar, no sólo la exigencia de la responsabilidad por el cumplimiento de los procesos y actividades correspondientes, sino también la asignación de la autoridad necesaria, a fin de que los servidores puedan emprender las acciones más oportunas para ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz. Las resoluciones administrativas que se adopten por delegación serán consideradas como dictadas por la autoridad delegante. El delegado será personalmente responsable de las decisiones y omisiones con relación al cumplimiento de la delegación. 200-06 Competencia Profesional La máxima autoridad y los directivos de cada entidad pública reconocerán como elemento esencial, las competencias profesionales de las servidoras y servidores, acordes con las funciones y responsabilidades asignadas.

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La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una actuación ordenada, ética, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno. Las servidoras y servidores de los organismos, entidades, dependencias del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, mantendrán un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento de un buen control interno y realizar sus funciones para poder alcanzar los objetivos y la misión de la entidad. Los directivos de la entidad, especificarán en los requerimientos de personal, el nivel de competencias necesario para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las áreas correspondientes. Así mismo, los programas de capacitación estarán dirigidos a mantener los niveles de competencia requeridos. 200-07 Coordinación de acciones organizacionales La máxima autoridad de cada entidad, en coordinación con los directivos, establecerá las medidas propicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la responsabilidad que les compete para el adecuado funcionamiento del control interno. Las servidoras y servidores participarán activamente en la aplicación y el mejoramiento de las medidas ya implantadas, así como en el diseño de controles efectivos para las áreas de la organización donde desempeñan sus labores, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades. La máxima autoridad y el personal de la entidad, en el ámbito de sus competencias, son responsables de la aplicación y mejoramiento continuo del control interno así como establecerá los mecanismos de relación entre la administración principal y las que operen en localizaciones geográficamente apartadas. El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos a efecto que las servidoras y servidores de las unidades participantes en la ejecución de los procesos, actividades y transacciones de la institución, desarrollen sus acciones de manera coordinada y coherente, con miras a la implantación efectiva de la estrategia organizacional para el logro de los objetivos. 200-08 Adhesión a las políticas institucionales Las servidoras y servidores de las entidades, observarán las políticas institucionales y las específicas aplicables a sus respectivas áreas de trabajo. En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores observarán las políticas generales y las específicas aplicables a sus respectivas áreas de trabajo, que hayan sido emitidas y divulgadas por la máxima autoridad y directivos de la entidad, quienes además instaurarán medidas y mecanismos propicios para fomentar la adhesión a las políticas por ellos emitidas.

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Los niveles de dirección y jefatura se asegurarán de la adhesión a las políticas institucionales, mediante el establecimiento de controles y factores motivadores adecuados. 200-09 Unidad de Auditoría Interna La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y asesoría, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización; evalúa el sistema de control interno, los procesos administrativos, técnicos, ambientales, financieros, legales, operativos, estratégicos y gestión de riesgos. Cada institución, cuando se justifique, contará con una unidad de auditoría interna organizada, con independencia y con los recursos necesarios para que brinde asesoría oportuna y profesional en el ámbito de su competencia, agregando valor a la gestión institucional y garantía razonable de que la gestión de la máxima autoridad y demás servidoras y servidores, se realiza con apego a las normas vigentes. La unidad de auditoría interna estará integrada por personal multidisciplinario. Mediante técnicas y procedimientos de auditoría, evaluará la eficiencia del sistema de control interno, la administración de riesgos institucionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables que permitan el logro de los objetivos institucionales. Proporcionará asesoría en materia de control a las autoridades, niveles directivos, servidoras y servidores de la entidad, para fomentar la mejora de sus procesos y operaciones. Los auditores de la unidad de auditoría interna actuarán con criterio independiente respecto a las operaciones o actividades auditadas y no intervendrán en la autorización o aprobación de los procesos financieros, administrativos, operativos y ambientales. 300 EVALUACIÓN DEL RIESGO La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos. El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica la metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos. 300-01 Identificación de riesgos Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, así como emprenderán las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos.

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Los factores externos pueden ser económicos, políticos, tecnológicos, sociales y ambientales. Los internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnología y los procesos. Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la búsqueda de sus objetivos. La identificación de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la estrategia y planificación. En este proceso se realizará un mapa del riesgo con los factores internos y externos y con la especificación de los puntos claves de la institución, las interacciones con terceros, la identificación de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar. Algo fundamental para la evaluación de riesgos es la existencia de un proceso permanente para identificar el cambio de condiciones gubernamentales, económicas, industriales, regulatorias y operativas, para tomar las acciones que sean necesarias. Los perfiles de riesgo y controles relacionados serán continuamente revisados para asegurar que el mapa del riesgo siga siendo válido, que las respuestas al riesgo son apropiadamente escogidas y proporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan siendo efectivos en la medida en que los riesgos cambien con el tiempo. 300-02 Plan de mitigación de riesgos Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, realizarán el plan de mitigación de riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos. En el plan de mitigación de riesgos se desarrollará una estrategia de gestión, que incluya su proceso e implementación. Se definirán objetivos y metas, asignando responsabilidades para áreas específicas, identificando conocimientos técnicos, describiendo el proceso de evaluación de riesgos y las áreas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las comunicaciones necesarias. Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, desarrollarán planes, métodos de respuesta y monitoreo de cambios, así como un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a los riesgos. Una adecuada planeación de la administración de los riesgos, reduce la eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de éstos (impacto) y alerta a la entidad respecto de su adaptación frente a los cambios. 300-03 Valoración de los riesgos La valoración del riesgo estará ligada a obtener la suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este análisis le permitirá a las servidoras y servidores reflexionar sobre cómo los riesgos pueden

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afectar el logro de sus objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. La administración debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando técnicas de valoración y datos de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparación con los estimados. La metodología para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difíciles de cuantificar, mientras que otros se prestan para un diagnóstico numérico. Se consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades complejas, el manejo de dinero en efectivo, la alta rotación y crecimiento del personal, el establecimiento de nuevos servicios, sistemas de información rediseñados, crecimientos rápidos, nueva tecnología, entre otros. La valoración del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia. 300-04 Respuesta al riesgo Los directivos de la entidad identificarán las opciones de respuestas al riesgo, considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo/beneficio. La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos. Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar. Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reducción incluye los métodos y técnicas específicas para tratar con ellos, identificándolos y proveyendo acciones para la reducción de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptación no realiza acción alguna para afectar la probabilidad o el impacto. Como parte de la administración de riesgos, los directivos considerarán para cada riesgo significativo las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas. A partir de la selección de una respuesta, se volverá a medir el riesgo sobre su base residual, reconociendo que siempre existirá algún nivel de riesgo residual por causa de la incertidumbre inherente y las limitaciones propias de cada actividad.

400 ACTIVIDADES DE CONTROL La máxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno de acuerdo a sus competencias, establecerán políticas y procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de acceso a los sistemas de información. Las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de detección y

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prevención, tales como: separación de funciones incompatibles, procedimientos de aprobación y autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisión del desempeño de operaciones, segregación de responsabilidades de autorización, ejecución, registro y comprobación de transacciones, revisión de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos. Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un período y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad. La implantación de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por un análisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y contribución en relación con el logro de los objetivos, es decir, se deberá considerar como premisa básica que el costo de establecer un control no supere el beneficio que pueda obtener. 401 Generales 401-01 Separación de funciones y rotación de labores La máxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrán cuidado al definir las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotación de las tareas, de manera que exista independencia, separación de funciones incompatibles y reducción del riesgo de errores o acciones irregulares. Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo de no detectar tales problemas, no se asignará a un solo servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo todas las etapas claves de un proceso u operación. La separación de funciones se definirá en la estructura orgánica, en los flujogramas y en la descripción de cargos en todas las entidades del sector público. Los niveles de dirección y jefatura, contemplarán la conveniencia de rotar sistemáticamente las labores entre quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita efectuar tal medida. La rotación en el desempeño de tareas claves para la seguridad y el control, es un mecanismo eficaz para evitar actos reñidos con el código de ética de la entidad u organismo. 401-02 Autorización y aprobación de transacciones y operaciones La máxima autoridad, establecerá por escrito o por medio de sistemas electrónicos, procedimientos de autorización que aseguren la ejecución de los procesos y el control de las operaciones administrativas y financieras, a fin de garantizar que sólo se efectúen operaciones y actos administrativos válidos. La conformidad con los términos y condiciones de una autorización implica que las tareas que desarrollarán las servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro de sus respectivas competencias, se adecuarán a las disposiciones emanadas por la dirección, en concordancia con el marco legal.

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Las servidoras y servidores que reciban las autorizaciones, serán conscientes de la responsabilidad que asumen en su tarea y no efectuarán actividades que no les corresponda. 401-03 Supervisión Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno. La supervisión de los procesos y operaciones se los realizará constantemente para asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las políticas, regulaciones y procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurídico; comprobar la calidad de sus productos y servicios y el cumplimiento de los objetivos de la institución. Permitirá además, determinar oportunamente si las acciones existentes son apropiadas o no y proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos de la entidad. 402 Administración Financiera - PRESUPUESTO 402-01 Responsabilidad del control La máxima autoridad de una entidad, u organismo del sector público, dispondrá a los responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseño de los controles que se aplicarán para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias y políticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados previstos. Las entidades del sector público delinearán procedimientos de control interno presupuestario para la programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación, clausura y liquidación del presupuesto institucional; se fijarán los objetivos generales y específicos en la programación de ingresos y gastos para su consecución en la ejecución presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarán debidamente presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitará la reforma presupuestaria correspondiente. En la formulación del presupuesto de las entidades del sector público se observarán los principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programación, equilibrio y estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y especificación, para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la administración de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales.

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La programación de la ejecución presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y actividades que serán ejecutados en el período inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles. Para los componentes del sistema de administración financiera tales como: Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Recaudación, Nómina, Control Físico de Bienes, Deuda Pública y Convenios, se coordinarán e implantarán procedimientos de control interno necesarios para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan efectivos los propósitos de transparencia y rendición de cuentas. 402-02 Control previo al compromiso Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administración del talento humano, financieros y materiales. En el control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, las personas designadas verificarán previamente que: 1. La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de la entidad

y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos;

2. La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma y, 3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias. 402-03 Control previo al devengado Previa a la aceptación de una obligación, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepción de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores encargados del control verificarán: 1. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente y contenga la autorización respectiva, así como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética; 2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y

cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepción e informe técnico legalizados y que evidencien la obligación o deuda correspondiente;

3. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado; 4. Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de los presupuestos de ingresos;

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5. La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos;

6. La corrección y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodológicos del ingreso

7. La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso.

402-04 Control de la evaluación en la ejecución del presupuesto por resultados La evaluación presupuestaria es una herramienta importante para la gestión de las entidades del sector público, por cuanto determina sus resultados mediante el análisis y medición de los avances físicos y financieros obtenidos. La evaluación presupuestaria comprende la determinación del comportamiento de los ingresos y gastos, así como la identificación del grado de cumplimiento de las metas programadas, a base del presupuesto aprobado y del plan operativo anual institucional. Cada entidad deberá determinar el grado de cumplimiento de los techos establecidos en la programación financiera y las causas de las variaciones registradas. La evaluación, también permite determinar la ejecución y el comportamiento de los agregados financieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la programación inicial, con el fin de comprobar el grado de cumplimiento de las metas esperadas en términos de ahorro, resultado financiero y estructura del financiamiento, lo cual se utiliza para analizar la ejecución acumulada con relación al presupuesto codificado vigente. El propósito de la evaluación presupuestaria es proporcionar información a los niveles responsables del financiamiento, autorización y ejecución de los programas, proyectos y actividades, sobre su rendimiento en comparación con lo planificado, además, debe identificar y precisar las variaciones en el presupuesto, para su corrección oportuna. La máxima autoridad de la entidad dispondrá que los responsables de la ejecución presupuestaria efectúen el seguimiento y evaluación del cumplimiento y logro de los objetivos, frente a los niveles de recaudación óptima de los ingresos y ejecución efectiva de los gastos. Los responsables de la ejecución y evaluación presupuestaria, comprobarán que el avance de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas de avance y las actividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de los plazos convenidos contractualmente. Mantendrán procedimientos de control sobre la evaluación en cada fase del ciclo presupuestario, tales como: • Controles sobre la programación vinculada al Plan Operativo Institucional,

formulación y aprobación. • Controles de la ejecución en cuanto a ingresos y gastos efectivos.

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• Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligación o devengado.

• Controles a las fases de ejecución, evaluación, clausura, liquidación y seguimiento.

403 Administración financiera – TESORERÍA 403-01 Determinación y recaudación de los ingresos La máxima autoridad y el servidor encargado de la administración de los recursos establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de las entidades y organismos del sector público, serán los responsables de la determinación y recaudación de los ingresos, en concordancia con el ordenamiento jurídico vigente. Los ingresos públicos según su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios, de autogestión, de financiamiento y donaciones. Se clasificarán por la naturaleza económica en: corrientes, de capital y financiamiento. Los ingresos de autogestión, son recursos que las entidades y organismos del sector público obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas de inversiones, multas y otros, se recaudarán a través de las cuentas rotativas de Ingresos aperturadas en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos públicos o en las cuentas institucionales disponibles en el depositario oficial. La recaudación de los recursos públicos podrá hacerse de manera directa o por medio de la red bancaria privada. En ambos casos se canalizará a través de las cuentas rotativas de ingresos abiertas en los bancos corresponsales. Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad serán revisados, depositados en forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas, durante el curso del día de recaudación o máximo el día hábil siguiente. 403-02 Constancia documental de la recaudación El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector público y persona jurídica de derecho privado que disponga de recursos públicos que recaude o reciba recursos financieros, en concepto de ingresos, consignaciones, depósitos y otros conceptos por los que el Estado sea responsable, otorgarán un comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado. Por cada recaudación que realice una entidad u organismo del sector público, por cualquier concepto, se entregará al usuario el original del comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado o una especie valorada; estos documentos cumplirán con los requisitos establecidos por el organismo rector en materia tributaria y respaldarán las transacciones realizadas, permitiendo el control sobre los recursos que ingresan al Tesoro Nacional. Diariamente se preparará, a modo de resumen, el reporte de los valores recaudados.

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Ninguna institución por ningún concepto, podrá cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta de bienes y servicios, sin que medie la comercialización de especies valoradas, factura, nota de venta y otros documentos autorizados por el organismo rector en materia tributaria. Las entidades públicas mantendrán un control interno estricto y permanente del uso y destino de los formularios para recaudación de recursos. En caso de especies valoradas o títulos de crédito, sus movimientos se justificarán documentadamente mediante controles administrativos. 403-03 Especies valoradas Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad responsable del Tesoro Nacional, o aquellas que por excepción son emitidas y custodiadas por los organismos del régimen seccional autónomo, entidades de seguridad social y empresas públicas, se entregarán al beneficiario por la recepción de un servicio prestado por parte de un órgano del sector público. Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarán obligatoriamente en los presupuestos institucionales y se depositarán en la cuenta rotativa de ingresos en los bancos corresponsales. La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administración pública que manejen especies valoradas, llevarán registros sobre la emisión, venta y baja de estos documentos y su existencia será controlada mediante cuentas de orden. El Instituto Geográfico Militar es el único organismo autorizado para elaborar las especies valoradas para todo el sector público del Ecuador. 403-04 Verificación de los ingresos Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarán una verificación diaria, con la finalidad de comprobar que los depósitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos, a fin de controlar que éstos sean transferidos al depositario oficial. La verificación la realizará una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su registro contable. El servidor encargado de la administración de los recursos, evaluará permanentemente la eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depósitos y adoptará las medidas que correspondan. 403-05 Medidas de protección de las recaudaciones La máxima autoridad de cada entidad pública y el servidor encargado de la administración de los recursos, adoptarán las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en tránsito para depósito en los bancos corresponsales.

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El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estará respaldado por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad. Estas medidas de respaldo podrán incluir la exigencia de una caución suficiente al recaudador, la contratación de pólizas de seguro, la utilización de equipos con mecanismos de control automático de los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad física de las instalaciones, la asignación de personal de seguridad, la contratación de empresas de transporte de valores o depósitos en bancos que ofrezcan este servicio. 403-06 Cuentas corrientes bancarias A la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional ingresarán todos los recursos provenientes de cualquier fuente que alimenta el presupuesto general del Estado y de los gobiernos seccionales, a través de cuentas auxiliares. Se exceptúan únicamente aquellas cuentas que deban mantenerse en función de los convenios internacionales que el país mantiene con otros países y las que correspondan a las empresas del Estado. La apertura de cuentas para las instituciones del sector público en el depositario oficial será autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro Nacional; ninguna institución pública podrá aperturar cuentas fuera del depositario oficial de los fondos públicos. Para administración de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias en el sistema financiero nacional serán autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del informe técnico emitido por el ente rector de las finanzas públicas; se abrirán bajo la denominación de la entidad u organismo público y su número será el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un adecuado control interno. Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarán las firmas de las servidoras y servidores autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y control de las cuentas bancarias, no tendrán funciones de recaudación de recursos financieros, de recepción de recursos materiales, de registro contable, ni de autorización de gastos. Las servidoras y servidores responsables de su manejo serán obligatoriamente caucionados. Para el caso del pago de la deuda, con el propósito de identificar la fuente de donde provienen los recursos, la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional se dividirá en Cuentas Auxiliares: entre otras la denominada Cuentas para la Provisión del Pago de la Deuda Pública. Se mantendrán cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos públicos para la provisión de pagos de amortización e intereses de la Deuda Pública Interna y Externa, recibiendo los recursos que se transfieren de la Cuenta Corriente Única. 403-07 Conciliaciones bancarias La conciliación bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el saldo según los registros contables como el saldo según el banco sean los

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correctos. Se la realiza en forma regular y periódicamente por lo menos una vez al mes. Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la unidad administrativa de tesorería han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será efectuado por uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la recepción, depósito o transferencia de fondos y/o registro contable de las operaciones relacionadas. Cuando las conciliaciones se efectúen soportadas en sistemas computarizados y en tiempo real, la entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los controles de carga y validación de la información, el registro manual o automático de operaciones que permitan ajustar las diferencias y estén respaldados por los respectivos manuales de operación, instructivos y ayudas en línea. 403-08 Control previo al pago Las servidoras y servidores de las instituciones del sector público designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica, entre otros, previamente observarán las siguientes disposiciones: a) Todo pago corresponderá a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepción de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos; b) Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de caja autorizada; c) Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos respectivos; d) Verificación de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al

reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar. e) Que la transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto. Para estos efectos, se entenderá por documentos justificativos, los que determinan un compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren entrega de las obras, bienes o servicios contratados 403-09 Pagos a beneficiarios El Sistema de Tesorería, prevé el pago oportuno de las obligaciones de las entidades y organismos del sector público y utiliza los recursos de acuerdo con los planes institucionales y los respectivos presupuestos aprobados.

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El pago de las obligaciones a los beneficiarios, será ordenado por la unidad responsable del Tesoro Nacional al depositario oficial de los fondos públicos; dichas obligaciones se registrarán apropiadamente por las instituciones y se solicitarán de acuerdo al programa mensual aprobado. Entre estos pagos se incluye el servicio de la deuda pública. Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitará de la cuenta correspondiente y acreditará en las cuentas de los beneficiarios finales los valores pertinentes, debiendo utilizar los mecanismos establecidos por el depositario oficial de los fondos públicos, siendo ésta la única forma de pago prevista para el mencionado sector. En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentación en el sistema será posterior a los pagos efectuados. Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, serán pagadas mediante transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios, aperturadas en el sistema financiero nacional o internacional, registradas en la base de datos del sistema previsto para la administración de los servicios públicos. Por excepción se manejarán los conceptos de cuenta virtual para los casos en que los beneficiarios no pueden aperturar cuentas en el sistema financiero nacional. La cuenta virtual es un proceso de pagos vía electrónica que define en un solo débito la salida de recursos a través de la entidad bancaria, proceso que norma el organismo rector de las finanzas públicas. Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarán exclusivamente en el devengamiento y solicitud de pago realizado por las instituciones del sector público, el cumplimiento de los requisitos necesarios para respaldar una obligación legalmente exigible, es de exclusiva responsabilidad de la entidad solicitante. Bajo ninguna consideración se podrán realizar pagos en efectivo, a excepción de los gastos que se realizan a través de la caja chica. 403-10 Cumplimiento de obligaciones Las obligaciones contraídas por una entidad serán autorizadas, de conformidad a las políticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecerá un índice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y multas. Las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que será controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su clasificación, sean éstas a corto o largo plazo. Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, será de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado, por acción u omisión.

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403-11 Utilización del flujo de caja en la programación financiera Las entidades y organismos del sector público, para la correcta utilización de los recursos financieros, elaborarán la Programación de Caja, en la que se establecerá la previsión calendarizada de las disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilización, permitiendo compatibilizar la ejecución presupuestaria anual en función de las disponibilidades. La programación comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención. La programación se podrá modificar en función de la evaluación de los ingresos efectivamente recaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas aprobadas; esta modificación será aprobada por el Comité de las Finanzas Públicas del Ministerio de Finanzas. Cada entidad elaborará el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos. Este flujo de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes estratégicos institucionales. Un instrumento de la programación financiera es el flujo de caja, que refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un período e identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, así como los posibles excedentes de caja. El flujo de caja de la entidad tendrá un período determinado similar al ejercicio presupuestario; su periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de acuerdo con las necesidades. 403-12 Control y custodia de garantías En los contratos que celebren las entidades del sector público, para asegurar el cumplimiento de los mismos, se exigirá a los oferentes o contratistas la presentación de las garantías en las condiciones y montos señalados en la ley. Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector público son de: adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de consultoría, cuyas cláusulas contractuales contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de una garantía, en las condiciones y montos señalados en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Igualmente, algunas transacciones por prestación de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, requieren de los proveedores la presentación de garantías de conformidad a las estipuladas en los convenios y contratos, no pudiendo la tesorería efectuar ningún pago sin el previo cumplimiento de este requisito. La tesorería de cada entidad pública, ejercerá un control adecuado y permanente de las garantías con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos:

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• Las garantías presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantías contempladas en las disposiciones legales vigentes

• La recepción de los documentos se efectuará previo al pago de los anticipos y se verificará que cumplan con los requisitos señalados en la ley.

• Custodia adecuada y organizada de las garantías. • Control de vencimientos de las garantías recibidas. La tesorería informará oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las garantías a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación o ejecución, según sea el caso. 403-13 Transferencia de fondos por medios electrónicos Toda transferencia de fondos por medios electrónicos, estará sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad. La utilización de medios electrónicos para las transferencias de fondos entre entidades agilita la gestión financiera gubernamental. Si bien los mecanismos electrónicos dinamizan la administración de las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan documentación inmediata que sustente la validez, propiedad y corrección de cada operación; aspectos que limitan la aplicación de controles internos convencionales. Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso será restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie más conocerá la serie completa de claves utilizadas en una entidad. Las cartas de confirmación que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de transferencia electrónica de fondos serán verificadas y validadas por el signatario de las claves respectivas. Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes automáticos diarios, que constituirán uno de los elementos de evidencia inmediata de la transacción, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos. El uso del correo electrónico u otras formas de comunicación tecnológica es otro medio que permite contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las operaciones, cuyo respaldo formal estará sujeto a la obtención de los documentos originales. Por efectos de seguridad las entidades mantendrán archivos electrónicos y/o físicos. 403-14 Inversiones financieras, adquisición y venta Las entidades y organismos del sector público, podrán invertir los excedentes temporales de caja en el mercado nacional o internacional, para lo cual se considerará la mejor opción para el Estado y las indicadas entidades.

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La adquisición y venta de inversiones financieras estarán condicionadas a las autorizaciones de la unidad responsable del Tesoro Nacional en lo concerniente a las disponibilidades de caja que mantengan las instituciones, para lo cual observarán lo establecido en las disposiciones legales y normativa vigentes, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el mercado financiero y que garantice el menor riesgo, dentro de las condiciones, limitaciones y autorizaciones determinadas en la respectiva ley. De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferirá la colocación en papeles emitidos por el Estado. Cualquier operación que genere rendimientos financieros se considerará inversión financiera. Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones en papeles fiduciarios se tramitarán con la debida oportunidad. Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector público a excepción de los organismos seccionales, empresas públicas e institutos de seguridad social serán redimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal. Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del sector público no requieren de partida presupuestaria para la inversión y la amortización del capital pero sí para los gastos de comisiones y rendimientos. 403-15 Inversiones financieras, control y verificación física Se mantendrán registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversión corriente y establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que devenga cada una de ellas, el sistema de registro contable proporcionará el control que asegure que han sido registradas debidamente y que los rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de manera oportuna. Cuando exista un número elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor auxiliar para cada una, con lo cual se mantendrá un alto grado de confiabilidad en la información, estos registros serán constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos necesarios para la toma de decisiones. Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de la custodia y registro de las operaciones realizarán constataciones físicas de los valores fiduciarios existentes. Esta acción será efectuada por la unidad de auditoría interna y/o por una comisión nombrada para el efecto, la misma que actuará bajo la responsabilidad del titular financiero de cada entidad, pudiendo realizar dicho control en forma trimestral o semestral.

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404 Administración Financiera - DEUDA PÚBLICA 404-01 Gestión de la deuda Las máximas autoridades encargadas de la gestión de la deuda pública deberán establecer y mantener un ambiente de control que fomente: los valores éticos, las políticas de talento humano que apoyen los objetivos de gestión de la deuda pública, una estructura organizacional con claras líneas de responsabilidad y comunicación y sistemas de información computarizados que incluyan controles de seguridad adecuados. Se establecerá un ambiente de control ético que involucre a todo el personal que interviene en la administración de la deuda pública, que identifique los principios y valores en los que se fundamentarán sus actuaciones, las actitudes de los administradores respecto de los controles internos, políticas de administración del recurso humano que interviene en este proceso, respecto de su idoneidad e independencia en sus relaciones con subalternos, clientes, acreedores, aseguradores u otros para evitar conflictos de intereses en las operaciones de la deuda pública. 404-02 Organización de la oficina de deuda pública El organismo responsable de administrar la deuda pública, contará con unidades operacionales encargadas de coordinar las operaciones de la deuda con la política fiscal del gobierno y de gestionar las transacciones específicas de deuda. La estructura organizacional de la unidad de administración de la deuda, estará conformada por tres dependencias identificadas como: front office, middle office y back office, con funciones y responsabilidades distintas. Oficina Ejecutiva o de Negociación (Front Office), encargada de la coordinación con el poder Ejecutivo de efectuar la negociación o transacción de la deuda en los mercados financieros, en representación del gobierno. Oficina de Análisis de Riesgos (Middle Office), encargada del análisis de la información, así como de las proyecciones y estrategias e igualmente de las relaciones con las agencias de riesgo donde deben estar claros los efectos de la transparencia de manera de no afectar la evaluación del riesgo país. Oficina de Apoyo (Back Office), constituida por las dependencias encargadas del registro, control, gestión y utilización de la deuda, así como de la generación de estadísticas y reportes. Las funciones y responsabilidades se elaborarán con base a la política fiscal del gobierno y a las disposiciones legales, normas y reglamentación vigente. 404-03 Políticas y manuales de procedimientos El ente rector del sistema de crédito público, a través de un comité de deuda y financiamiento, definirá las políticas y directrices de endeudamiento y vigilará que

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exista consistencia en las estrategias y en el proceso de endeudamiento público de conformidad con lo dispuesto en la Constitución de la República del Ecuador y las disposiciones legales relacionadas con esta materia. Las políticas partirán de la planificación del gobierno, debiendo considerar los aspectos de política fiscal, económica y de desarrollo del País. Para este efecto, las entidades que intervienen en esta materia, deben tener un conocimiento mutuo de sus objetivos, dada la interdependencia de sus diversos instrumentos para el desarrollo de estas políticas. El manual de procedimientos para la administración de la deuda incluirá el flujo y la composición de la información en el ciclo operacional de la unidad que administra la deuda, esto incluye una descripción de la información relacionada con el financiamiento externo e interno, la forma de registrar esa información en la base de datos y los pasos a seguir para el registro de los desembolsos y el servicio de la deuda. También describirá los flujos de información desde la unidad que administra la deuda a otros organismos del gobierno, entidades relacionadas y organizaciones internacionales, incluida su periodicidad y una descripción de su contenido, entre otros aspectos. Este documento será aprobado por la máxima autoridad y deberá actualizarse permanentemente, a fin de que todo el proceso legal, administrativo y financiero que debe seguirse en este tipo de operaciones sea aplicado en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. 404-04 Contratación de créditos y límites de endeudamiento Las entidades y organismos del sector público para la contratación de créditos o la concesión de garantías de créditos externos por parte de la República del Ecuador, observarán las disposiciones, restricciones, requisitos y procedimientos establecidos en el ordenamiento jurídico vigente. Las operaciones de crédito serán incluidas en el presupuesto y no podrán superar el límite de endeudamiento que señala la ley. No se podrá iniciar el trámite para contraer endeudamiento sin cumplir con el plan de reducción de la deuda, cuando corresponda; o si ha excedido los límites de endeudamiento previstos en la ley. Tampoco podrá iniciar el trámite si no ha cumplido con la obligación de registrar los contratos de créditos vigentes y si tiene obligaciones vencidas de amortizaciones o intereses de la deuda pública. Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, en el que consten las partidas de desembolsos y asignaciones destinadas a las inversiones, así como las del servicio de la deuda, no podrán contratar préstamos. Las solicitudes de contratación de la deuda o de emisión de bonos presentadas sin tener las autorizaciones correspondientes, serán negadas mientras no cumplan las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. La contratación de los préstamos será aprobada cuando el aporte exigido como contraparte local se encuentre debidamente financiado en el presupuesto.

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No se aprobará la contratación de nuevos préstamos a las entidades que teniendo otros no han sido utilizados y se encuentran pagando comisiones, ya sea porque ha concluido el proyecto y no han invertido todo su monto o porque el proyecto se encuentra paralizado sin justificación alguna. 404-05 Evaluación del riesgo relacionado con operaciones de la deuda pública La máxima autoridad del ente rector de la deuda pública establecerá un plan de riesgos para la identificación de las circunstancias y eventos susceptibles de impedir que se alcancen los objetivos de gestión de la deuda pública y la medición del grado de probabilidad de que ocurran. En el desarrollo normal de las transacciones de la deuda pública, pueden surgir riesgos operacionales en los procesos de contratación, utilización y pago del servicio de la misma, que pueden impedir que las autoridades a cargo de su administración cumplan los objetivos de la gestión de la deuda, por lo que será necesario: evaluar los controles internos y revisar los niveles de autorización de las transacciones, la segregación de funciones del personal que interviene en el proceso, los accesos y seguridades del sistema de información, la integridad de la información, la aplicación de los procedimientos establecidos en los manuales, la capacidad para evaluar regularmente los instrumentos crediticios y documentación completa de las transacciones de la deuda, el reperfilamiento de los pagos, costos financieros, entre otros aspectos, a fin de mitigar los riesgos en las operaciones de la deuda pública. 404-06 Contabilidad de la deuda pública Se dispondrá de un adecuado sistema de contabilidad gubernamental que proporcione información gerencial de la deuda pública y que permita el registro de las operaciones de endeudamiento, asegurando la preparación de información financiera detallada, confiable y oportuna. Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con información válida y confiable sobre la deuda pública. El proceso contable de las operaciones de endeudamiento público tendrá un diseño apropiado a las características y necesidades de estas operaciones, que permitirá el registro actualizado de la deuda, asegurando que la información pueda incluirse en la base de datos financieros del sistema de contabilidad gubernamental. Los estados financieros de la deuda reflejarán la deuda interna y externa, identificando conceptos y categorías como: emisión de bonos, certificados u otros documentos fiduciarios, contratos de préstamos, deuda privada avalada por el Estado, convenios de consolidación, renegociación y otros. Así mismo, tales estados reflejarán la deuda asumida que se refiere a operaciones que incrementan el pasivo del Estado y las honras de aval que por ser activos exigibles contarán con los contratos o convenios internos respectivos antes de su registro. Complementariamente los estados financieros contendrán las notas aclaratorias y la información financiera adicional que aclaren los conceptos relacionados con los reportes generados.

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Sobre la base de las informaciones pertinentes se elaborará el estado de la deuda pública, e incluirá la conciliación de saldos con los estados financieros que forman parte de la Cuenta Única del Tesorero Nacional. Esta norma será aplicada por el Ministerio de Finanzas que administra e informa sobre el endeudamiento público a nivel nacional. 404-07 Registro de la deuda pública en las entidades Las entidades y organismos del sector público para el registro y control de las transacciones relacionadas con la deuda pública, observarán los principios y normas técnicas para el sistema de administración financiera, emitidas por el Ministerio de Finanzas. El registro del endeudamiento público permite conocer y consolidar las obligaciones contraídas por el País en cada período fiscal, en los que se debe identificar: monto original, plazo, vencimientos, condiciones financieras y acreedor de cada contrato, entre otros. Los tipos de obligación se clasificarán en internos o externos, a corto o largo plazo; el mantener controles sobre cada obligación, facilita su comprobación posterior y permitirá informar oportunamente a las servidoras y servidores responsables, sobre los vencimientos para el pago respectivo. Contar con información organizada y actualizada en cada entidad permitirá conservar en forma adecuada datos históricos de la gestión pública, en relación con el endeudamiento del País. 404-08 Conciliación de Información de Desembolsos de Préstamos y de

Operaciones por Servicio de la Deuda. Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecución de los préstamos, al igual que las operaciones del servicio de la deuda pública serán conciliados entre los organismos y entidades involucradas en su procesamiento. El Ministerio Finanzas, establecerá procedimientos para la conciliación de los desembolsos recibidos, con los acreedores de préstamos, Banco Central del Ecuador, de agentes financieros y unidades ejecutoras, a fin de mantener información uniforme y confiable y permitir un mejor control sobre esta fase del proceso de endeudamiento. La conciliación de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el Banco Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los préstamos. La conciliación con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos efectivamente recibidos y entregados para ejecución de gastos e inversiones. Así mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de contrapartidas utilizadas en la ejecución de proyectos con financiamiento externo.

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El Ministerio de Finanzas conciliará periódicamente, con las entidades acreedoras, los montos pagados por concepto del servicio de la deuda, desagregada en los conceptos de amortización del principal, intereses, comisiones, moras, entre otros. 404-09 Pasivos Contingentes Las entidades del sector público revelarán todos los préstamos y obligaciones contraídos con organismos internacionales de crédito u otras fuentes que constituyan deuda pública interna o externa, así como los pasivos contingentes que podrían transformarse en pasivos reales como consecuencia de eventos futuros. Para la aplicación de esta norma las entidades se sujetarán a los principios y normas técnicas del sistema de administración financiera, cuya finalidad es mantener un control del monto y las posibles eventualidades que podrían originar que obligaciones potenciales se conviertan en pasivos reales, además de la importancia que podrían tener en la situación financiera de la entidad. Al adoptar decisiones en materia de endeudamiento, las autoridades tomarán en consideración los efectos posibles de los pasivos contingentes sobre la situación del gobierno, incluyendo su liquidez global. 404-10 Sistemas de información computarizados y comunicación de la deuda pública Corresponde al organismo responsable de administrar la deuda pública, disponer de un sistema computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimización de sus recursos disponibles, así como la adopción de políticas que definan anticipadamente los aspectos de soporte técnico, mantenimiento y seguridad del sistema. El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pública, posibilita el registro de la información de los préstamos relacionándolos con los proyectos financiados por ellos, actualizar los desembolsos en forma automática, identificar los atrasos en el pago del servicio de la deuda, calcular las tablas de amortización y preparar los reportes para la gerencia y auditoría. El registro del endeudamiento mediante sistemas computarizados facilita producir reportes sobre el servicio de la deuda pública en: amortización, intereses, comisiones, moras, gastos derivados de la contratación y utilización de créditos a cargo del sector público, para ser conciliados con el presupuesto, entre otros. El objetivo principal de un sistema de información computarizado es generar información útil que las máximas autoridades de las entidades relacionadas con la deuda pública, requieren para cumplir con la responsabilidad de su gestión, como por ejemplo: previsiones confiables sobre el servicio de la deuda, el estado de flujo de efectivo con el objeto de contratar financiamientos necesarios para garantizar la liquidez a costos razonables, análisis con iniciativas de reducir la deuda, financiamientos más recientes, reestructuraciones de la deuda, etc.

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El sistema de información contará con programas, aplicaciones y procedimientos documentados, controles de accesos y seguridades, así como una segregación de funciones entre las áreas de gestión de la deuda, para salvaguardar la confidencialidad, confiabilidad, integridad y conservación de los datos. El público debe tener acceso a la información sobre el volumen y la composición de la deuda pública, incluyendo la moneda de expresión, plazos de vencimiento y estructura de las tasas de interés. Esta información deberá ser actualizada periódicamente y publicada por el organismo responsable de administrar la deuda pública. 404-11 Control y seguimiento El organismo responsable de administrar la deuda pública, establecerá controles periódicos de las operaciones para evaluar la eficacia de las actividades regulares de supervisión y monitoreo realizadas por personal de la entidad, las auditorías internas o externas o consultores externos contratados. El proceso de seguimiento controlará en forma continua la evolución del entorno externo así como de los controles internos de la deuda pública, para ayudar a sus administradores a responder a los cambios de forma rápida y eficaz. Los procedimientos de evaluación y seguimiento estarán orientados básicamente al seguimiento de las recomendaciones de los informes de las auditorías de las transacciones de gestión de la deuda pública, de los informes de avances periódicos de los acreedores, de los informes periódicos de la administración sobre la contratación de la deuda, de las variaciones significativas por pago de desembolsos (capital e intereses), de transacciones por montos muy elevados, de los cambios de los sistemas de contabilidad e información, de reclamos de inversionistas, etc. A partir de los informes periódicos realizados por los acreedores, el organismo responsable de administrar la deuda pública, deberá monitorear y dar seguimiento físico a los proyectos que se financian con endeudamiento, a fin de precautelar la correcta ejecución de los proyectos y el buen uso de los recursos. La Oficina de Apoyo (Back Office), realizará el monitoreo de la deuda pública y el seguimiento a la valoración de los bonos emitidos por el estado ecuatoriano en el mercado internacional. 405 Administración Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL 405-01 Aplicación de los principios y normas técnicas de Contabilidad Gubernamental La contabilidad gubernamental se basará en principios y normas técnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones y la preparación y presentación de información financiera, para la toma de decisiones. La contabilidad gubernamental tiene como misión registrar todos los hechos económicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que

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constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir información financiera sistematizada y confiable mediante estados financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios técnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables. 405-02 Organización del sistema de Contabilidad Gubernamental El sistema de contabilidad de las entidades públicas se sustentará en la normativa vigente para la contabilidad gubernamental y comprende, entre otros, la planificación y organización contables, objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros y demás información gerencial y los archivos de la documentación que sustentan las operaciones. El ente financiero del gobierno central y las demás entidades del sector público son responsables de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los parámetros señalados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe diseñarse para satisfacer las necesidades de información financiera de los distintos niveles de administración, así como proporcionar en forma oportuna, los reportes y estados financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones. La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno, orientado a que: • Las operaciones se efectúen de acuerdo con la organización establecida en la

entidad. • Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas

y en el período correspondiente. • Se mantenga el control de los bienes de larga duración y de aquellos sujetos a

control administrativo para su correspondiente registro y salvaguarda. Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias.

• La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y prácticas contables determinadas por la profesión.

• Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades gerenciales.

405-03 Integración contable de las operaciones financieras La contabilidad constituirá una base de datos financieros actualizada y confiable para múltiples usuarios. La función de la contabilidad es proporcionar información financiera válida, confiable y oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y servidores que administran fondos públicos. La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y coordina las acciones que deben cumplir las unidades que integran el Sistema de Administración Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones de los subsistemas de presupuesto, contabilidad gubernamental, tesorería, nómina, control físico de bienes, deuda pública y convenios, los clasifica, sistematiza y ordena, conforme a los principios y normas técnicas que posibilitan el registro y control de los recursos públicos, permitiendo la producción de información financiera actualizada y confiable, para uso interno y externo.

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En cada unidad de contabilidad se reflejará la integración contable y presupuestaria de sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros. 405-04 Documentación de respaldo y su archivo La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes. Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos. Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis. La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización. Corresponde a la administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria, que será archivada en orden cronológico y secuencial y se mantendrá durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes. Los documentos de carácter administrativo estarán organizados de conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificación y conservación de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histórico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole. La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la utiliza se hará de conformidad a las disposiciones legales, con la intervención de una comisión que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la información existente y determinar los procedimientos a seguir, los períodos de conservación de la documentación, los datos relacionados con el contenido, período, número de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento. 405-05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de información financiera Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la

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información en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información. Por ningún concepto se anticiparán o postergarán los registros de los hechos económicos, ni se contabilizarán en cuentas diferentes a las establecidas en el catálogo general. La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la dirección disponga de información confiable. Una clasificación apropiada implica organizar y procesar la información, a partir de la cual será elaborada la información financiera de la entidad. Las entidades públicas que están obligadas a llevar contabilidad, presentarán oportunamente la información financiera, de conformidad con las disposiciones establecidas en la normativa vigente. 405-06 Conciliación de los saldos de las cuentas Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias. Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los saldos de la respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes correspondientes. Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones, serán independientes del registro, autorización y custodia de los recursos. Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarán constancia por escrito de los resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificará por escrito a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la máxima autoridad. Sobre la base del modelo de gestión financiera, implementado por el ente rector de las finanzas públicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, serán de responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicación a las normas emitidas para el efecto. 405-07 Formularios y documentos Las entidades públicas y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, emitirán procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificación posterior.

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En el diseño se definirá el contenido y utilización de cada formulario, se limitará el número de ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirán las firmas de aprobación y conformidad a las imprescindibles para su procesamiento. Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que respalden otras operaciones importantes de carácter técnico o administrativo serán preimpresos y prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos automatizados, esta numeración podrá generarse automáticamente a través del computador, siempre que el sistema impida la utilización del mismo número en más de un formulario. Los documentos prenumerados serán utilizados en orden correlativo y cronológico, lo cual posibilita un adecuado control. La autoridad correspondiente designará una persona para la revisión periódica de la secuencia numérica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigación de los documentos faltantes. En el caso de errores en la emisión de los documentos, éstos se salvarán emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado, es erróneo, será anulado y archivado el original y las copias respetando su secuencia numérica. 405-08 Anticipos de fondos Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos específicos, garantías, fondos a rendir cuentas, débitos indebidos sujetos a reclamo y egresos realizados por recuperar, serán adecuadamente controlados y debidamente comprometidos en base a la disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y documentada rendición de cuentas y la devolución de los montos no utilizados. Por efectos del cierre del ejercicio fiscal, los fondos serán liquidados y su diferencia depositada a través de la cuenta rotativa de ingresos de cada entidad, hasta el 28 de diciembre de cada año, excepto los anticipos a servidoras y servidores públicos. La entrega de estos fondos estará supeditada a las normas y reglamentaciones emitidas para el efecto por las entidades competentes. Las servidoras y servidores responsables de la administración de estos fondos, presentarán los sustentos necesarios que permitan validar los egresos realizados, con la documentación de soporte o fuente debidamente legalizada. El área de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de información sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a rendición de cuentas o devolución de fondos, a fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que inciden sobre una gestión eficiente. Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades sobre este tipo de operaciones y hechos económicos, se podrán utilizar las cuentas auxiliares que para el efecto constan en el Catálogo General de Cuentas emitido por el Ministerio de Finanzas, así: a) Anticipos a servidoras y servidores públicos Las entidades a través de las unidades responsables de la gestión financiera podrán conceder anticipos de las remuneraciones mensuales unificadas u honorarios

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señalados en el presupuesto institucional, debidamente devengados, a las servidoras y servidores de la institución hasta por un monto equivalente al cien por ciento de la misma. El valor así concedido será recaudado por la unidad de Administración Financiera institucional al momento de efectuar el pago mensual de remuneraciones. Por excepción y en casos de emergencia debidamente justificados por la unidad de administración de talento humano de cada institución, se podrá conceder un anticipo de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas del servidor, siempre y cuando su capacidad de pago le permita cubrir la obligación contraída; el anticipo será descontado de sus haberes dentro del plazo de doce meses, contados desde su otorgamiento. Por su parte, la institución será responsable del control interno y de la verificación de la capacidad de pago de cada servidor, en aplicación de la normativa vigente. b) Anticipo a contratistas de obras de infraestructura Corresponden a hechos económicos con impacto en las disponibilidades monetarias, entregados en calidad de anticipos de cualquier naturaleza, de conformidad a lo establecido en las cláusulas contractuales relacionadas con la forma de pago de los contratos. Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de anticipos, éstos serán registrados en el sistema. Las cartas de crédito no se considerarán anticipo si su pago está condicionado a la entrega-recepción de los bienes u obras materia del contrato. c) Fondos de reposición Son valores asignados para un fin específico, que serán repuestos previa liquidación parcial y mediante la presentación de documentación sustentatoria debidamente legalizada y serán liquidados al cumplirse su objetivo. Estos fondos son: d) Caja chica institucional y proyectos programados El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuantía pueda afectar la eficiencia de la operación y su monto no amerite la emisión de un cheque, se justifica la autorización de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones. El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir gastos menores y urgentes denominados caja chica. Los pagos con este fondo se harán en efectivo y estarán sustentados en comprobantes prenumerados, debidamente preparados y autorizados. Los montos de los fondos de caja chica se fijarán de acuerdo a la reglamentación emitida por el Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y serán manejados por personas independientes de quienes administran dinero o efectúan labores contables.

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El manejo o utilización de un fondo de caja chica ahorrará tiempo y permitirá que las operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente. e) Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas Son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin específico y se mantendrán depositados en una cuenta bancaria. Dichos fondos se utilizarán exclusivamente en los fines para los que fueron asignados; la cuenta bancaria será cerrada una vez cumplido el propósito para el que fue creada. Estos fondos deben restringirse al mínimo posible; su reposición se realizará a base de la documentación remitida por el responsable del manejo del fondo para su debido registro. La emisión del cheque o la nota de crédito cuando se trate de transferencia, constituyen los únicos documentos para el registro contable de los desembolsos del fondo. f) Fondos a rendir cuentas Constituyen una cantidad de dinero, destinados exclusivamente para satisfacer pagos en efectivo, originados por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad específica, serán asignados al servidor autorizado para satisfacer gastos que no se pueden atender normalmente y están sujetos a liquidación dentro del mismo mes en que fueron entregados, previa presentación de la documentación debidamente legalizada que respalden los egresos realizados. Los valores concedidos a las servidoras y servidores de las entidades y organismos del sector público, por anticipos de viáticos, subsistencias y alimentación, en el interior o en el exterior del país, se contabilizarán en la cuenta “Anticipo de viáticos y subsistencias”. El correspondiente descargo se registrará con la liquidación definitiva, acompañando obligatoriamente los comprobantes de hospedaje (factura), los boletos o comprobantes emitidos por las empresas de transportación aérea o terrestre y el informe de comisión; debitando la cuenta del anticipo. Por ningún motivo dichos anticipos serán contabilizados directamente como gastos de gestión. 405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores de la entidad, estarán sujetos a verificaciones mediante arqueos periódicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia física y comprobar su igualdad con los saldos contables. Dichos arqueos se realizarán con la frecuencia necesaria para su debido control y registro. Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se

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realizó en su presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad. Estos arqueos serán efectuados por la unidad de Auditoría Interna o por personas delegadas por la unidad de Administración Financiera, que sean independientes de las funciones de registro, autorización y custodia de fondos. Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se comunicará inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la Unidad de Auditoría Interna, para que adopten las medidas correctivas necesarias. De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejará constancia escrita y firmada por las personas que intervinieron en el arqueo. 405-10 Análisis y confirmación de saldos El análisis permitirá comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estén debidamente registrados y que los saldos correspondan a transacciones efectivamente realizadas. Los valores pendientes de cobro serán analizados mensualmente y al cierre de cada ejercicio fiscal, por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo de la unidad de Administración Financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la antigüedad del saldo de las cuentas. Los problemas encontrados serán resueltos o superados de manera inmediata, para impedir la prescripción o incobrabilidad de los valores. El análisis mensual, permitirá verificar la eficiencia de la recaudación de las cuentas vencidas. En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite. El responsable de la unidad de Administración Financiera, por lo menos una vez al año, enviará a los deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique. 405-11 Conciliación y constatación Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general de anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargará de efectuar la conciliación entre estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares concilien con el saldo de la cuenta del mayor general, para identificar si los saldos responden a operaciones realizadas y oportunamente registradas en la contabilidad. Se efectuarán constataciones físicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos trimestralmente y al finalizar cada ejercicio, por servidoras y servidores independientes del control, registro o manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo, que garanticen la integridad y existencia física.

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406 Administración financiera - ADMINISTRACIÓN DE BIENES 406-01 Unidad de Administración de bienes Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad encargada de la administración de bienes. La máxima autoridad a través de la unidad de administración de bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración. 406-02 Planificación Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente. El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los servicios incluidos los de consultoría a contratarse durante el año fiscal, en concordancia con la planificación de la Institución asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan constarán las adquisiciones a realizarse tanto por el régimen general como por el régimen especial, establecidos en la ley. El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad de cada entidad y publicado en el portal de compras públicas www.compraspúblicas.gov.ec; incluirá al menos la siguiente información: los procesos de contratación a realizarse, la descripción del objeto a contratarse, el presupuesto estimativo y el cronograma de implementación del Plan. La planificación establecerá mínimos y máximos de existencias, de tal forma que las compras se realicen únicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas. a) Registro de proveedores y entidades Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera que desee participar en los procesos de contratación, deberá estar inscrita y habilitada en el Registro Único de Proveedores, RUP, cuya información será publicada en el portal de compras públicas. De igual modo, las entidades contratantes se registrarán en el portal para acceder al uso de las herramientas del Sistema Nacional de Contratación Pública. 406-03 Contratación Las entidades y organismos del sector público realizarán las contrataciones para adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de consultoría, a través del Sistema Nacional de Contratación Pública.

http://www.compraspblicas.gov.ec/�

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La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo planificado, a la vez que determinará los lineamientos que servirán de base para una adecuada administración de las compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas: • Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la

anticipación suficiente y en las cantidades apropiadas. • La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando en

consideración el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que regularmente toma el trámite.

• La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la efectuará en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio activo.

• Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una adecuada y oportuna provisión.

• El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio institucional frente a la alternativa de adquisición.

• La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación.

a) Procedimientos precontractuales Para la contratación de obras, adquisición de bienes y servicios, incluidos los de consultoría, las entidades se sujetarán a distintos procedimientos de selección de conformidad a la naturaleza y cuantía de la contratación, a los términos y condiciones establecidas en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional de Contratación Pública, INCOP, respecto de cada procedimiento de contratación. En el caso de compras de bienes y servicios normalizados se observarán los procedimientos dinámicos, es decir: compras por catálogo y compras por subasta inversa. Para la contratación de bienes y servicios no normalizados y para la ejecución de obras, serán aplicables los procedimientos de: licitación, cotización y menor cuantía, ferias inclusivas, ínfima cuantía, a más de los procedimientos especiales del régimen especial. Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratación de servicios de consultoría son: contratación directa, contratación mediante lista corta y mediante concurso público. b) Pliegos Para la adquisición de bienes, obras o servicios, la entidad contratante elaborará los pliegos pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional de Contratación Pública que apliquen según el procedimiento de contratación a utilizar. La entidad contratante podrá modificar o completar los modelos obligatorios, bajo su responsabilidad, a fin de ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de contratación, siempre que se cumpla con la ley.

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Los pliegos establecerán las condiciones que permitan alcanzar la combinación más ventajosa entre todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o el servicio por contratar y todos sus costos asociados, presentes y futuros. Los pliegos deben ser aprobados por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, bajo los criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad, economía y responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los productos y servicios nacionales. c) Comisión técnica La máxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda efectuar procedimientos de lista corta, concurso público, subasta inversa, licitación o cotización de conformidad con lo dispuesto por la ley, conformará y nombrará para cada procedimiento la pertinente comisión técnica que estará integrada de la siguiente manera: 1. Un profesional designado por la máxima autoridad, quien lo presidirá. 2. El titular del área que lo requiere o su delegado. 3. Un profesional afín al objeto de la contratación designado por la máxima autoridad

o su delegado. Los miembros de la comisión técnica serán servidoras o servidores de la entidad contratante y no podrán tener conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos, será causa de excusa. 406-04 Almacenamiento y distribución Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o bodega, antes de ser utilizados, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico necesario. El guardalmacén o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la institución, así como de los bienes que egresan. Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se comunicará inmediatamente a la máxima autoridad o al servidor delegado para el efecto; dichos bienes no serán recibidos hasta que cumplan con los requerimientos institucionales. Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.

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Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales características. Sólo las personas que laboran en el almacén o bodega tendrán acceso a las instalaciones. Existen bienes que, por sus características especiales, deben ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de almacén efectuará la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente. 406-05 Sistema de registro El catálogo general de cuentas del sector público, contendrá los conceptos contables que permitan el control, identificación, destino y ubicación de las existencias y los bienes de larga duración. Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente. La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica, proporcionará seguridad de su registro y control oportuno y servirá para la toma de decisiones adecuadas. Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarán directamente en las cuentas de gastos o costos según corresponda y simultáneamente se registrarán en una cuenta de orden, conforme lo establece la normativa de contabilidad gubernamental, vigente. 406-06 Identificación y protección Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración. Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil identificación. El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos. La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será de responsabilidad de cada servidor público. La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguro necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarán periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.

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406-07 Custodia La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área; también facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro. La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración. Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado. 406-08 Uso de los bienes de larga duración En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares. Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institución, debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y conservación. Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones, dejando constancia escrita de su recepción; y por ningún motivo serán utilizados para otros fines que no sean los institucionales. En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificación, de manera que estos sean utilizados correctamente. El daño, pérdida o destrucción del bien por negligencia comprobada o mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo. Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, serán reportados a la dirección correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera. 406-09 Control de vehículos oficiales Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeño de funciones públicas, en los días y horas laborables, y no podrán ser utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades electorales y políticas.

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Los vehículos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de una entidad del sector público. Su cuidado y conservación será una preocupación constante de la administración, siendo necesario que se establezcan los controles internos que garanticen el buen uso de tales unidades. Para fines de control, las unidades responsables de la administración de los vehículos, llevarán un registro diario de la movilización de cada vehículo, donde debe constar: la fecha, motivo de la movilización, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida. Los vehículos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o aéreos, (buses, busetas, camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos, veleros, aviones, avionetas, helicópteros, etc.,) que por necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera de los días y horas laborables, requieren la autorización expresa del nivel superior. Con el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean utilizados en actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarán con la respectiva orden de movilización, la misma que tendrá una vigencia no mayor de cinco días laborables. Por ningún concepto la máxima autoridad emitirá salvo conductos que tengan el carácter de indefinidos. Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus funciones o preste sus servicios, podrá utilizar vehículos del Estado el último día laborable de cada semana, exceptuándose, por motivos de seguridad, el Presidente y Vicepresidente de la República, así como otras servidoras y servidores con rango a nivel de Ministros de Estado. Se excluyen de esta disposición, únicamente los vehículos de ambulancia, de las siguientes entidades: de las unidades del Ministerio de Salud Pública, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), de la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los vehículos que pertenecen a los Cuerpos de Bomberos, Defensa Civil, Fuerzas Armadas, Policía Nacional, sistemas de redes eléctricas, telefónicas, agua potable, alcantarillado y obras públicas, que sean indispensables para atender casos de emergencias concretas. Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos oficiales, tendrán la obligación del cuidado y conservación del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios destinados por las propias entidades. Los vehículos del Estado llevarán placas oficiales y el logotipo que identifique la institución a la que pertenecen. La máxima autoridad de cada entidad dispondrá que se observe, en todas sus partes, los procedimientos administrativos para el control de los vehículos de la entidad, que constan en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público y demás disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contraloría General del Estado.

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406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración. Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación. Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este proceso. De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable, serán investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del servidor responsable; también se identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. Cuando la entidad pública contrate servicios privados para llevar a cabo la toma física de las existencias y bienes de larga duración, el informe final presentado así como la base de datos, tendrá la conformidad del área contable en forma previa a la cancelación de dichos servicios. La contratación de estos servicios se hará estrictamente cuando las circunstancias así lo exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente para efectuar dichos gastos. El auditor interno participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con auditoría interna, el titular designará a un servidor que cumpla esta función. 406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna. Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que señalen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final. Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservación, obsolescencia, pérdida, robo o hurto, se observarán las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, del Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público, la normativa de contabilidad emitida por el Ministerio de Finanzas y demás reglamentación interna emitida por la entidad

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Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantará el acta de baja correspondiente y se procederá a la exclusión de los registros contables disminuyendo del inventario respectivo. Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las condiciones para considerarse como tales, bastará que se cuente con la autorización del responsable de la unidad de administración financiera. Si la baja procediere de una pérdida o destrucción injustificada, al servidor responsable se le aplicará la sanción administrativa que corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigirá además la restitución del bien con otro de igual naturaleza o la reposición de su valor a precio de mercado. 406-12 Venta de bienes y servicios Las ventas ocasionales de bienes se realizarán de acuerdo con los procedimientos fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia. Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y demás procedimientos previos para autorizar las enajenaciones, los avalúos de ventas y adjudicar los bienes, cumplirán sus funciones resguardando los intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones reglamentarias. Las entidades públicas que vendan regularmente mercaderías, bienes o servicios, emitirán su propia reglamentación que asegure la recuperación al menos de sus costos actualizados, el cobro de los importes correspondientes a las mercaderías despachadas o servicios prestados, la documentación de los movimientos y la facturación según los precios y modalidades de ventas. 406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duración. La entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil. Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar la gestión operativa de la entidad. Corresponde a la dirección establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, así como que se cumplan sus objetivos. La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estará debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio.

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407 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO 407-01 Plan de talento humano Los planes de talento humano se sustentarán en el análisis de la capacidad operativa de las diferentes unidades administrativas, en el diagnóstico del personal existente y en las necesidades de operación institucionales. La planificación se elaborará sobre la base de un diagnóstico del personal, efectuado con la información estadística que mantendrá la unidad responsable de la administración del talento humano; considerando además, la normativa vigente relacionada con esta área, el plan estratégico institucional, los planes operativos anuales, programas y proyectos. El plan de talento humano formará parte de la documentación del sistema de planificación anual. 407-02 Manual de clasificación de puestos Las unidades de administración de talento humano, de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente y las necesidades de la institución, formularán y revisarán periódicamente la clasificación de puestos, definiendo los requisitos para su desempeño y los niveles de remuneración. La entidad contará con un manual que contenga la descripción de las tareas, responsabilidades, el análisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de su estructura y organizativa. El documento será revisado y actualizado periódicamente y servirá de base para la aplicación de los procesos de reclutamiento, selección y evaluación del personal. La definición y ordenamiento de los puestos se establecerá tomando en consideración la misión, objetivos y servicios que presta la entidad y la funcionalidad operativa de las unidades y procesos organizacionales. 407-03 Incorporación de personal Las unidades de administración de talento humano seleccionarán al personal, tomando en cuenta los requisitos exigidos en el manual de clasificación de puestos y considerando los impedimentos legales y éticos para su desempeño. El ingreso de personal a la entidad se efectuará previa la convocatoria, evaluación y selección que permitan identificar a quienes por su conocimiento y experiencia garantizan su idoneidad y competencia y ofrecen mayores posibilidades para la gestión institucional. El proceso técnico realizado por la unidad de administración de talento humano seleccionará al aspirante que por su conocimiento, experiencia, destrezas y habilidades sea el más idóneo y cumpla con los requisitos establecidos para el desempeño de un puesto, a través de concurso de méritos y oposición.

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En el proceso de selección, se aplicarán las disposiciones legales, reglamentos y otras normas que existan sobre la materia. En la unidad de administración de talento humano, para efectos de revisión y control posterior, se conservará la información del proceso de selección realizado, así como de los documentos exigidos al aspirante, en función de los requisitos legales establecidos. 407-04 Evaluación del desempeño La máxima autoridad de la entidad en coordinación con la unidad de administración de talento humano, emitirán y difundirán las políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño, en función de los cuales se evaluará periódicamente al personal de la Institución. Las políticas, procedimientos, así como la periodicidad del proceso de evaluación de desempeño, se formularán tomando en consideración la normativa emitida por el órgano rector del sistema. El trabajo de las servidoras y servidores será evaluado permanentemente, su rendimiento y productividad serán iguales o mayores a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada función, actividad o tarea. La evaluación de desempeño se efectuará bajo criterios técnicos (cantidad, calidad, complejidad y herramientas de trabajo) en función de las actividades establecidas para cada puesto de trabajo y de las asignadas en los planes operativos de la entidad. Los resultados de la evaluación de desempeño servirán de base para la identificación de las necesidades de capacitación o entrenamiento del personal o de promoción y reubicación, para mejorar su rendimiento y productividad. 407-05 Promociones y ascensos Las unidades de administración de talento humano propondrán un plan de promociones y ascensos para las servidoras y servidores de la entidad, observando el ordenamiento jurídico vigente. El ascenso del servidor en la carrera administrativa se produce mediante promoción al nivel inmediato superior de su respectivo grupo ocupacional, previo el concurso de méritos y oposición. El ascenso tiene por objeto promover a las servidoras y servidores para que ocupen puestos vacantes o de reciente creación, considerando la experiencia, el grado académico, la eficiencia y el rendimiento en su desempeño, observando lo previsto en la reglamentación interna y externa vigente.

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407-06 Capacitación y entrenamiento continuo Los directivos de la entidad promoverán en forma constante y progresiva la capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras y servidores en todos los niveles de la entidad, a fin de actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad de su trabajo. Los directivos de la entidad en coordinación con la unidad de administración de talento humano y el área encargada de la capacitación (en caso de existir éstas), determinarán de manera técnica y objetiva las necesidades de capacitación del personal, las que estarán relacionadas directamente con el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los conocimientos y habilidades de las servidoras y servidores, así como al desarrollo de la entidad. El plan de capacitación será formulado por las unidades de talento humano y aprobado por la máxima autoridad de la entidad. La capacitación responderá a las necesidades de las servidoras y servidores y estará directamente relacionada con el puesto que desempeñan. Las servidoras y servidores designados para participar en los programas de estudio ya sea en el país o en el exterior, mediante becas otorgadas por las instituciones patrocinadoras y/o financiadas parcial o totalmente por el Estado, suscribirán un contrato-compromiso, mediante el cual se obliga a laborar en la entidad por el tiempo establecido en las normas legales pertinentes. Los conocimientos adquiridos tendrán un efecto multiplicador en el resto del personal y serán utilizados adecuadamente en beneficio de la gestión institucional. 407-07 Rotación de personal Las unidades de administración de talento humano y los directivos de la entidad, establecerán acciones orientadas a la rotación de las servidoras y servidores, para ampliar sus conocimientos y experiencias, fortalecer la gestión institucional, disminuir errores y evitar la existencia de personal indispensable. La rotación de personal debe ser racionalizada dentro de períodos preestablecidos, en base a criterios técnicos y en áreas similares para no afectar la operatividad interna de la entidad. Los cambios periódicos de tareas a las servidoras y servidores con funciones similares de administración, custodia y registro de recursos materiales o financieros, les permite estar capacitados para cumplir diferentes funciones en forma eficiente y elimina personal indispensable. La rotación del personal en estas áreas disminuye el riesgo de errores, deficiencias administrativas y utilización indebida de recursos. 407-08 Actuación y honestidad de las servidoras y servidores La máxima autoridad, los directivos y demás personal de la entidad, cumplirán y harán cumplir las disposiciones legales que rijan las actividades institucionales,

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observando los códigos de ética, normas y procedimientos relacionados con su profesión y puesto de trabajo. Los directivos no sólo cautelarán y motivarán el cumplimiento de estos principios y del ordenamiento jurídico vigente en el trabajo que ejecutan las servidoras y servidores, sino que están en la obligación de dar muestras de la observancia de éstos en el desempeño de sus funciones. Las servidoras y servidores, cualquiera sea el nivel que ocupen en la institución, están obligados a actuar bajo principios de honestidad y profesionalismo, para mantener y ampliar la confianza de la ciudadanía en los servicios prestados, observando las disposiciones legales que rijan su actuación técnica. No podrán recibir ningún beneficio directo o indirecto y se excusarán de intervenir en asuntos en los que tengan conflictos de interés personal o de su cónyuge o conviviente, hijos y parientes hasta el segundo grado de afinidad o cuarto de consanguinidad. 407-09 Asistencia y permanencia del personal La administración de personal de la entidad establecerá procedimientos y mecanismos apropiados que permitan controlar la asistencia y permanencia de sus servidoras y servidores en el lugar de trabajo. El establecimiento de mecanismos de control de asistencia estará en función de las necesidades y naturaleza de la entidad, teniendo presente que el costo de la implementación de los mismos, no debe exceder los beneficios que se obtengan. El control de permanencia en sus puestos de trabajo estará a cargo de los jefes inmediatos, quienes deben cautelar la presencia física del personal de su unidad, durante la jornada laboral y el cumplimiento de las funciones del puesto asignado. 407-10 Información actualizada del personal La unidad de administración de talento humano será responsable del control de los expedientes de las servidoras y servidores de la entidad, de su clasificación y actualización. Los expedientes del personal deben contener la documentación general, laboral y profesional de cada una de las servidoras y servidores; la información relacionada con su ingreso, evaluaciones, ascensos, promociones y su retiro. Solo el personal encargado de la administración de talento humano y las servidoras y servidores que por la naturaleza de sus funciones obtengan autorización expresa, tendrán acceso a los expedientes de las servidoras y servidores, los cuales serán protegidos apropiadamente. Los expedientes donde se consigne la información del personal con nombramiento o contrato, permitirán a la administración de la entidad, contar con información veraz y oportuna para la toma de decisiones.

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408 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 408-01 Proyecto Se entiende por proyecto el conjunto de antecedentes, estudios y evaluaciones financieras y socioeconómicas que permiten tomar la decisión de realizar o no una inversión para la producción de obras, bienes o servicios destinados satisfacer una determinada necesidad colectiva. El proyecto se considera como tal hasta tanto se lo concluya y pase a formar parte de la economía del país. El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes fases: preinversión e inversión, es decir, estudios y ejecución. En la primera etapa se llevarán a cabo todos los estudios necesarios para determinar la factibilidad de ejecutar el proyecto, iniciando con la identificación de una necesidad e ideas muy generales sobre lo que se pretende hacer para satisfacerla, luego, gradualmente los estudios se profundizarán, lo cual mejora la calidad de la información, disminuye la incertidumbre y proporciona mayores elementos para decidir si se continúa con la etapa siguiente o si se debe abandonarlo antes de incurrir en gastos mayores. En esta etapa se realizarán los siguientes estudios: el diagnóstico, el perfil, el estudio de prefactibilidad, de factibilidad y los diseños del proyecto. Todas las etapas, comprenderán los cálculos de costos y beneficios del proyecto y cada una de ellas incluirá la correspondiente evaluación financiera o social del proyecto. En la etapa final de la preinversión se procederá a diseñar la obra, a calcular el presupuesto y a planificar y programar todas las labores necesarias para su ejecución y operación. Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto y si la evaluación económica o financiera avala su continuación se pasará a la etapa de inversión que es la ejecución del proyecto ya sea por contrato o por administración directa. En la etapa de operación, la obra entra en funcionamiento de acuerdo con lo planeado y programado previamente, al tiempo que, en forma simultánea, se implementan el plan y el programa de mantenimiento. Al finalizar el proyecto se efectuará, además, una evaluación que compare las previsiones de los estudios realizados frente a los obtenidos en la realidad, para contar con la información necesaria que permita mejorar los estudios de nuevos proyectos. 408-02 Estudios de pre inversión de los proyectos Todos los proyectos de obra pública deben estar respaldados por los estudios de preinversión, el procedimiento que se emplee para efectuarlos, el grado de profundidad y los criterios de evaluación que se utilizarán para seleccionar los más ventajosos, dependerán de la naturaleza, complejidad y monto de la inversión. Los estudios del proyecto con las correspondientes evaluaciones permitirán determinar su viabilidad y buscar el financiamiento, a más de jerarquizar los proyectos en orden a los mayores beneficios financieros o sociales.

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Los estudios se desarrollarán por etapas, de manera que los proyectos estén bien fundamentados y permitan obtener la óptima solución a fin de canalizar mejor los recursos y brindar los elementos necesarios para decidir si se profundizan los estudios para determinar si el proyecto puede llevarse a cabo, o si por el contrario, es mejor abandonarlo. En esta etapa, las instituciones apoyadas en la experiencia adquirida, definirán en guías o manuales las metodologías y criterios a seguir en los estudios de viabilidad de los proyectos, así como el grado de profundidad, el alcance de cada una de las fases de estudio y los criterios a emplear para seleccionar aquellos en los que se va a invertir. En las distintas fases de estudio participarán los profesionales con la preparación, la especialización o los conocimientos suficientes para definir las variables más significativas que inciden en el proyecto, a fin de determinar, de la forma más cercana posible a la realidad, los costos y beneficios asociados a éste, así como su impacto sobre el medio ambiente. 408-03 Diagnóstico e Idea de un proyecto Toda institución que desee desarrollar un proyecto debe elaborar un diagnóstico, donde se defina claramente el problema por solucionar, la necesidad por satisfacer, los bienes y servicios a ofrecer, quiénes se ven afectados, el impacto en el medio ambiente, y las alternativas de solución que se vislumbran. La idea de invertir en un proyecto surge de alguna necesidad colectiva que debe ser satisfecha, ligada a los objetivos de la institución, como consecuencia de planes de desarrollo, de políticas generales o para complementar otros proyectos. Se incluirán las posibles soluciones al problema, de modo que al efectuar el análisis se pueda determinar si desde el punto de vista técnico, la idea inicial ha de continuarse y en consecuencia, profundizar los estudios, o si ha de modificarse, postergarse o abandonarse. 408-04 Perfil del proyecto Las entidades interesadas en desarrollar un proyecto prepararán un perfil, identificando los beneficios y costos, así como los aspectos legales, institucionales o de cualquier otra índole que lo puedan afectar, sin incurrir en mayores costos financieros y de personal. El perfil del proyecto abarcará el estudio de los antecedentes, las condiciones económicas, políticas, geográficas y sociales de la zona de influencia en la cual se enmarca; además, las políticas y objetivos de la institución, los aspectos legales y las políticas gubernamentales que afectan el sector al que pertenece el proyecto, todo con el fin de decidir la conveniencia de llevarlo a cabo. El perfil debe incluir un análisis preliminar de los aspectos técnicos de las distintas opciones propuestas, de manera que se puedan descartar aquellas que no sean

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factibles; también incluirá un análisis del posible mercado actual y futuro del proyecto, así como una evaluación de los beneficios y costos asociados, para lo cual se tratará de prever qué sucedería en el período considerado para hacer la evaluación, si el proyecto no se ejecutara. En los casos de proyectos que requieren pequeñas inversiones o al tratarse de necesidades colectivas evidentes, para las cuales el perfil muestra con un grado aceptable de certidumbre, la conveniencia de llevarlos a cabo, se debe avanzar de inmediato al diseño del anteproyecto sin pasar por las otras fases de estudio. 408-05 Estudio de prefactibilidad Comprende el estudio de las alternativas viables, cuyo objetivo principal es profundizar en los aspectos críticos y así obtener, con mayor precisión, los beneficios y costos identificados en el perfil. En esta fase, deben estudiarse los siguientes aspectos del proyecto: su marco legal; la tecnología por emplear y sus implicaciones, el estudio técnico y las normas técnicas; su impacto socio-económico; finalmente, tendrá que efectuarse un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente. En esta etapa se examinarán en forma más detallada los aspectos señalados como críticos, con el fin de determinar con mayor precisión los beneficios y costos de las mejores alternativas viables identificadas en la fase anterior. Para seleccionar la mejor alternativa, dentro de las condiciones existentes, en primera instancia, se efectuará el análisis técnico de cada una de las opciones y luego un análisis o evaluación económica-financiera. La estimación de los ingresos o beneficios del proyecto se efectuará mediante un estudio de mercado, que ayude a determinar la probable demanda que el proyecto podría satisfacer. En el estudio se determinarán la demanda y la oferta, actual y futura, del bien o servicio que se satisfaría con el proyecto. En la determinación de los costos se considerarán los aspectos técnicos como son el tamaño del proyecto, su naturaleza, su localización, los equipos, maquinaria e instalaciones requeridos, los insumos necesarios para su operación o funcionamiento, personal, materia prima, servicios, los efectos del proyecto sobre el medio ambiente. Este análisis permitirá estimar los costos asociados al proyecto, pues el optar por determinado tipo de tecnología condiciona los costos de inversión y de capital de trabajo. Adicionalmente se considerarán los aspectos administrativo-legales del proyecto: la estructura organizacional que se definirá para administrar el proyecto y las características jurídicas de la unidad de gestión que lo manejará. Una vez efectuados los análisis citados, se estimarán los montos de inversión, los costos de operación y los ingresos que generaría el proyecto durante su vida útil, para cada una de las alternativas seleccionadas en la fase de determinación del perfil de éste, pues los factores analizados se interrelacionan. Con esta información se

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realizará la evaluación ex-ante del proyecto, tanto de la rentabilidad social y económica, y de la viabilidad financiera y técnica de cada alternativa, la cual servirá de base para decidir cuáles merecen un estudio más profundo y cuáles se descartan. Es conveniente realizar un análisis de sensibilidad que puede referirse a la variación de las condiciones de financiamiento, costos o ingresos, para las alternativas que resultaron más favorables al hacer la evaluación, para de esta manera determinar cuál es la mejor y decidir si el proyecto se ejecuta, se pospone, se abandona o si se requiere mejorar la calidad de los estudios realizados, en cuyo caso se señalarán los aspectos por considerar en la siguiente fase. El estudio comprenderá una descripción e identificación de los beneficios no cuantificables o no medibles, denominados intangibles, para que también sean tomados en cuenta en el momento de decidir si se llevará a cabo el proyecto. Para aquellos proyectos socialmente rentables, los cuales son respaldados por políticas gubernamentales, como proyectos de salud, educación, justicia, etc., pero cuyos beneficios son difíciles de medir y valorar, se empleará el criterio costoefectividad para establecer cuál es la mejor alternativa o solución. Para ello se supondrá que todas las alternativas proporcionan beneficios similares y se escogerá aquella que satisfaga la necesidad al mínimo costo anual, es decir, costos en que se incurre en un año, o utilice la menor cantidad de recursos. Finalmente, se efectuará un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente, con el fin de que se tomen las previsiones necesarias para preservar o restaurar las condiciones ambientales cuando éstas puedan deteriorarse. Este estudio deberá ser sometido a las instancias competentes en la materia. 408-06 Estudio de factibilidad Para los proyectos que en la evaluación ex-ante han demostrado que su rentabilidad es positiva, se hará un examen detallado de la alternativa considerada como la más viable o más rentable, con el fin de determinar en forma precisa sus beneficios y costos y profundizar el análisis de las variables que la afectan. En esta fase se llevará a cabo el anteproyecto o diseño preliminar, así como la ingeniería preliminar del proyecto necesaria para efectuar el diseño definitivo; también se definirán, para la alternativa seleccionada, el flujo financiero y la programación de las actividades por ejecutar; además, se optimizarán sus etapas, puesta en marcha y operación. El estudio de factibilidad mide y valora en la forma más precisa posible los beneficios y costos de la alternativa que en la etapa anterior ha resultado la más viable. Sólo aquellos proyectos que han demostrado tener una rentabilidad positiva, deberán llegar a esta fase. Durante esta fase se profundizará el análisis de las variables más críticas, afinando los datos empleados para calcularlas. También se elaborará el diseño preliminar del proyecto conocido como anteproyecto, el que servirá de base para la elaboración del diseño definitivo.

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Una vez definido el proyecto se optimizará el diseño, al considerar todos los factores como tamaño, localización, etc.; lo mismo se hará con el programa de desembolsos, para el cual se tendrán que considerar las condiciones financieras y de mercado, las obras auxiliares y complementarias, el efecto de las dificultades técnicas, la capacitación del personal de operación y de mantenimiento. También se optimizará la organización: qué se va a hacer, quiénes lo harán y cómo, para llevar a cabo la construcción o ejecución y la puesta en marcha y operación del proyecto, de conformidad con el tamaño de la obra y la capacidad administrativa, técnica y financiera que se requiere. 408-07 Evaluación financiera y socio-económica Para cada etapa del proyecto, prefactibilidad, factibilidad y diseño, se debe realizar la evaluación financiera y socio-económica ex-ante, que se utilizará como un elemento esencial para tomar la decisión de seguir adelante con las siguientes etapas o de suspender el estudio o rechazar un proyecto individual, así como para establecer el orden de prelación cuando se dispone de una cartera o grupo de proyectos. Se determinará la rentabilidad utilizando indicadores privados y sociales tales como el VAN o Valor Actual Neto; la TIR o Tasa Interna de Retorno; la razón Beneficio/Costo (B/C), el Período de Retorno de la Inversión. La evaluación financiera ex-ante es parte de cada etapa del proyecto y constituye un elemento fundamental para tomar decisiones sobre la conveniencia de llevar a cabo un proyecto. Sobre la base del cálculo de costos y beneficios, tangibles o intangibles, más los criterios de evaluación de proyectos, la institución decidirá si le conviene invertir en el proyecto. La evaluación determinará la rentabilidad como si la institución fuese una empresa privada interesada en obtener los mayores beneficios con el menor costo posible. La evaluación socio-económica proporciona elementos para decidir si se invierte en determinado proyecto, pero su enfoque está dirigido a determinar los beneficios que genera para la sociedad. En este tipo de análisis interesa la contribución del proyecto a la economía o desarrollo del país, pues se trata de invertir en las opciones más rentables desde el punto de vista económico-social, que al mismo tiempo estén acordes con las políticas gubernamentales. En esta evaluación socio-económica los beneficios se obtienen del aumento en el ingreso nacional provocado por el proyecto, mediante la cuantificación monetaria de la contratación de los bienes, obras o servicios y los costos que corresponden al ingreso sacrificado por ejecutar ese proyecto en lugar de otro; aunque se utilizan las mismas herramientas de cálculo que en la evaluación financiera como los indicadores, los costos y beneficios se calculan con precios sociales o "precios sombra", es decir, excluyendo las distorsiones que afectan los precios de mercado, tales como las cargas sociales, los impuestos y las tasas de interés de los créditos. Los dos tipos de evaluación mencionados constituyen además un criterio para ordenar o establecer el grado de prioridad de los proyectos que conforman una cartera o grupo de proyectos, a la vez que ayudan a establecer con mayor exactitud el precio o la tarifa de los bienes o servicios que se producirán.

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La evaluación socio-económica es importante para aquellas instituciones cuya razón de ser es de carácter social y por ende brindan bienes o servicios nada rentables, los cuales resultan poco atractivos para los inversionistas privados y también, para aquellos que proporcionan bienes o servicios por los cuales nadie está dispuesto a pagar, como es el caso de un proyecto para disminuir la contaminación ambiental, la instalación subterránea de las líneas eléctricas o la evacuación de las aguas pluviales. 408-08 Diseño definitivo En esta etapa se elaborarán en detalle todos los documentos y planos constructivos necesarios para llevar a cabo la construcción o ejecución y puesta en operación del proyecto, de conformidad con lo establecido en el análisis técnico de la opción seleccionada en el estudio de factibilidad. Los documentos producidos en esta fase, deben elaborarse con la participación de aquellos profesionales con conocimientos suficientes para efectuarlos de manera óptima. Una vez terminados, conviene que sean revisados por aquellas unidades de la entidad ejecutora que posteriormente los utilizarán, pues de este modo pueden considerarse a tiempo sus observaciones y hacer las modificaciones pertinentes para que el proyecto se ejecute y opere sin inconvenientes. Para efectuar los diseños, cada profesional observará las regulaciones y normas técnicas aplicables al área que le corresponde. En esta fase se define la ubicación de los distintos componentes de la obra en el sitio donde se llevarán a cabo; se efectúan todos los cálculos necesarios para determinar sus dimensiones y demás características físicas; se indican los requerimientos de las instalaciones eléctricas, mecánicas o de cualquier otra índole, necesarias para el funcionamiento de la obra o proyecto. Cada uno de los distintos diseños mencionados debe ser realizado por profesionales en el área correspondiente, y su trabajo debe consignarse, de la forma más completa posible, en una memoria de cálculo y en una memoria descriptiva, con el fin de facilitar el seguimiento de los criterios de diseño utilizados y de las decisiones tomadas por el diseñador respecto al objeto de su trabajo. Esta práctica permite que otro profesional, distinto del diseñador, pueda revisar los cálculos y las decisiones efectuados, con el fin de detectar cualquier error que pueda corregirse oportunamente para no afectar las etapas posteriores. 408-09 Planos constructivos Los planos de construcción deben contener la información gráfica y escrita necesaria para la correcta ejecución de la obra. Los planos se elaborarán de conformidad con las disposiciones reglamentarias y normativas vigentes de acuerdo al tipo de obra por ejecutar. Para evitar problemas técnicos o económicos en la construcción de la obra, los planos constructivos deberán tener toda la información necesaria para poder llevarla a cabo.

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Los planos constituyen la base para planificar la construcción de la obra y para determinar su costo, por lo tanto no podrán existir descripciones insuficientes o confusas, que provoquen problemas técnicos y económicos, como atrasos en la ejecución de la obra; incorporación de elementos no contemplados que encarecen el proyecto; demolición de partes de la obra a causa de detalles poco precisos, etc. El grado de detalle de los planos debe permitir, sin lugar a dudas, identificar las características físicas de los elementos por construir, las propiedades mecánicas de los materiales considerados, así como los parámetros utilizados en el diseño. 408-10 Condiciones generales y especificaciones técnicas Estos documentos son un complemento de los planos constructivos, en ellos se proporciona información indispensable para la correcta ejecución de la obra, por tanto, su grado de detalle deberá permitir el cálculo de costos del proyecto por ejecutar. En las condiciones generales se definirán conceptos, se fijarán atribuciones y procedimientos para la administración o fiscalización del contrato y se delimitarán responsabilidades. En las especificaciones técnicas se tratarán todos los aspectos técnicos de la obra. La elaboración de las condiciones generales y especificaciones técnicas es básica para ejecutar un proyecto, tal como fue concebido en calidad, costo y plazo. Estos documentos constituyen la base para que la administración y el contratista, definan el método de trabajo para cumplir con las condiciones estipuladas. Las especificaciones elaboradas para una obra o proyecto particular deben estar acordes con las condiciones de su entorno y su propia naturaleza. Para su elaboración se pueden basar en especificaciones de obras similares, siempre y cuando éstas se adapten a las condiciones de la que se va a construir. Aquellas entidades que realizan proyectos de naturaleza similar elaborarán especificaciones generales aplicables a todas ellas y cada obra tendrá sus especificaciones especiales de acuerdo a sus particulares condiciones y requerimientos. Las especificaciones han de ser claras, completas e inequívocas, lo cual significa que no deben presentar ambigüedades, ni contradicciones entre las mismas, que propicien diferentes interpretaciones de una misma disposición, ni indicaciones parciales sobre determinado tópico, así como tampoco errores, ya que estos factores complicarán el desarrollo del proceso de ejecución generalmente aumentando plazo y costo. Las especificaciones serán inequívocas, es decir, que no den margen a equivocaciones, para lo cual las prestaciones deben ser descritas con amplitud, en forma precisa e inconfundible, para presentar, si el caso lo amerita, diagramas y muestras que ilustren en la mejor forma las características de la prestación. Básicamente cada especificación debe contar con las siguientes secciones:

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• Descripción del rubro anotando sus características relevantes. • Los materiales necesarios para la ejecución de la prestación (podrán

mencionarse las cantidades aproximadas, así como los requisitos mínimos de calidad que deben cumplir).

• El equipo mínimo para su ejecución, con sus características. • Los procedimientos de trabajo, es decir, la forma de elaboración y su secuencia. • Los ensayos de laboratorio a realizarse y las tolerancias que se aceptarán, dentro

de márgenes fijos o aproximados, al tener en cuenta las necesidades de servicio. La medición o cuantificación del rubro.

• La forma de pago. Para adquisición de equipos, se elaborarán especificaciones basadas en rendimientos y no tanto en características descriptivas, adicionalmente, serán lo más generales, es decir, definir valores mínimos, rangos o márgenes dentro de los cuales se aceptarán las ofertas. Es normativo excluir las características propias de determinados fabricantes, señalando las tolerancias que se admitirán. En este tipo de adquisiciones juegan papel importante otros factores adicionales que precisará el pliego, tales como el suministro de piezas de repuesto, servicio de postventa, cursos de adiestramiento para manejo y mantenimiento, etc. Las condiciones generales incluirán aspectos de la obra como su descripción; los procedimientos administrativos por utilizar, tales como las acciones aplicables por incumplimiento, daños y perjuicios o demora; la formulación, presentación y tramitación de planillas, los plazos para su aprobación y las retenciones, el pago de los reajustes de precios, la responsabilidad por la obtención de los permisos o licencias para efectuar el trabajo, las garantías, las modificaciones del programa de trabajo, de los planos, de la cantidad de obra; los trabajos extraordinarios; la recepción de obras y las liquidaciones; los derechos y obligaciones de las partes, los informes sobre la obra, las prórrogas de plazo y cualquier tipo de instrucción sobre aspectos no técnicos de la obra, que faciliten la administración contractual. 408-11 Presupuesto de la obra Una vez que se disponga de los planos y las especificaciones técnicas, la Administración calculará el presupuesto detallado de la obra. Se elaborará por unidad de obra o rubro de trabajo, es decir, para cada una de las partes que componen el proceso de construcción, bajo la siguiente estructura: cada precio unitario se subdividirá en costos directos, costos indirectos, utilidad e imprevistos. Los costos mencionados se desglosarán en sus componentes, se indicarán los porcentajes de la utilidad y de los imprevistos considerados con respecto al monto total del presupuesto de la obra. El presupuesto detallado de la obra es un cálculo de su costo, a partir de los componentes del precio de cada uno de los rubros o de las unidades de obra que conforman el proceso de construcción. El precio de cada unidad de obra está compuesto por:

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Costos directos.- Son los gastos efectuados para realizar esa unidad de obra y que se los puede imputar a un rubro determinado y sólo existen si la unidad de obra se ejecuta, estos son: materiales, mano de obra y maquinaria. Costos indirectos.- Son los gastos generales en que incurre el contratista, tanto en sus oficinas como en el sitio de la obra, no atribuibles a una tarea en particular, pero necesarios para efectuar los trabajos en general, por su naturaleza no se los puede imputar directamente a un rubro determinado y deben prorratearse. Dentro de éstos se tiene: salarios y prestaciones legales del personal directivo, técnico y administrativo de la empresa, depreciación, mantenimiento, alquileres y seguros de edificios, bodegas, predios, etc.; alquiler u operación y depreciación de vehículos o equipos de apoyo, de laboratorio, de topografía, de oficina, gastos de oficina, garantías y financiamiento; trabajos previos y auxiliares como la construcción y mantenimiento de caminos de acceso, instalación y desmantelamiento de equipos y limpieza final de la obra. Para calcular estos costos, la administración debe suponer la organización que una empresa constructora requerirá para llevar a cabo la obra adecuadamente y sobre la base en esa condición, determinar los posibles costos indirectos asociados. Utilidad.- Es la ganancia o lucro que percibe el contratista por la ejecución de una obra. Para efectos del cálculo del presupuesto de la Administración, debe determinarse un porcentaje real, como es, el promedio de los porcentajes de la utilidad que aplican los contratistas en la actividad de la construcción. Imprevistos.- Es un monto que el contratista considera para cubrir cualquier error en la estimación del presupuesto o cualquier eventualidad que recaiga bajo su responsabilidad y pueda afectar al proceso constructivo, tales como atrasos en el suministro de materiales, mano de obra y equipos, accidentes, extravíos y robos, escasez de materiales, mano de obra o equipos. El presupuesto de obra permite conocer la cantidad y características de los materiales, mano de obra, maquinaria y herramientas por utilizar, así como su precio de mercado, de manera que, en forma bastante aproximada, se pueden prever los fondos necesarios para llevar a cabo la obra. Si la obra va a ejecutarse por administración directa, el presupuesto, junto con el programa de trabajo, se utilizarán para elaborar el flujo de caja requerido para el proceso de construcción. Si por el contrario, ésta va a realizarse por contrato, el presupuesto detallado de la obra permitirá a la administración, investigar y conocer los diversos parámetros de comparación para determinar lo adecuado de las propuestas presentadas. 408-12 Programación de la obra La administración prepararán un programa del avance físico de la obra, desglosándola en las actividades por realizar e indicando su respectiva duración y requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, herramientas, maquinaria y equipos. Para ello tomará en cuenta las características ambientales, climáticas y geográficas de la zona donde va a realizarse.

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Para definir el plazo de ejecución empleará un método de programación por redes de actividades, que señale la ruta crítica y sirva como base para elaborar un diagrama de barras y diagrama de Gantt, en el cual se indiquen la duración, los tiempos tempranos y tardíos (de inicio y término) y las holguras de cada actividad. Si la obra se efectúa por administración directa, el programa de avance físico elaborado por la Administración constituye una guía para programar el abastecimiento oportuno y suficiente de los materiales, mano de obra, maquinaria y equipos por utilizar, además de proporcionar el plazo de construcción; esta información resultará útil para verificar la propiedad del presupuesto elaborado, así como para prever los fondos necesarios para la ejecución de la obra. Si la obra se realiza por contrato, el programa elaborado por la Administración servirá como parámetro de comparación para examinar lo adecuado del programa de trabajo propuesto por el adjudicatario. El método de programación por emplear en esta tarea será cualquier sistema de redes: CPM, PERT, diagrama de bloques, que ponga en relieve las actividades críticas. Además, con base en la red establecida, se elaborará el diagrama de barras correspondiente, diagrama de Gantt, indicando para cada actividad, su duración, los tiempos tempranos y tardíos de inicio y término, las holguras y el requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, maquinaria y equipos. 408-13 Modalidad de ejecución Una vez finalizada la fase de diseño definitivo, y con el fin de seleccionar la modalidad de ejecución de los trabajos, se deben comparar los requerimientos de recursos para la ejecución de la obra con los que tiene disponibles la entidad. Algunas posibilidades de ejecución son: por administración directa, por contrato y por concesión. Cualquiera que sea la modalidad de ejecución escogida, deberá actuarse conforme con las disposiciones legales y reglamentarias que las rigen. Cuando haya finalizado la fase de diseño definitivo, la entidad efectuará una comparación entre los recursos requeridos para la ejecución de la obra y los recursos que tiene disponibles. Dependiendo de los resultados de esta comparación, la entidad podrá optar por alguna de las siguientes modalidades para ejecutarla: por administración, alternativa en la que la misma institución construye la obra con su propio talento humano y materiales independientemente del origen del financiamiento; por contrato, en cuyo caso la entidad, por un precio y plazo de entrega determinados y de conformidad con las especificaciones preparadas, delega en un contratista su administración y construcción; y, finalmente, por concesión, opción en la que la Administración delega a una empresa privada la ejecución o rehabilitación del proyecto y le permite explotarlo por un período determinado, durante el cual debe efectuar el mantenimiento necesario para que opere en condiciones óptimas. Todas estas modalidades están regidas por leyes y reglamentos que explican el procedimiento para llevarlas a cabo, sus restricciones, las potestades y responsabilidades de las partes involucradas, etc.

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408-14 Ejecución de la obra por administración directa Cuando la entidad ejecute la obra con sus propios recursos materiales y humanos, tendrá que hacerlo de conformidad con las especificaciones, el programa de trabajo, el presupuesto y flujo de caja, preparados en la fase anterior. Si la entidad decide ejecutar la obra por administración directa, tendrá que revisar los documentos elaborados en la fase de diseño definitivo, con el fin de verificar si cuenta con la capacidad técnica necesaria, si los recursos disponibles son los apropiados para llevar a cabo la obra, o si, de acuerdo con la disponibilidad real, habría que modificar los planes y programas originales. La administración directa opera si la administración tiene la suficiente capacidad técnica en conocimientos y experiencia para administrar y dirigir la obra, así como la maquinaria y equipos que sean necesarios. La ejecución de una obra por administración directa no podrá ser dividida en múltiples contratos incluso la obra civil. Se entiende que la subcontratación es admitida, exclusivamente, para aquellos trabajos especializados tal como ocurre en el sector privado. Como ninguna entidad dispone de todo el personal de obreros necesario para una obra, los mismos serán contratados en forma individual. 408-15 Contratación Antes de iniciar el proceso de contratación, la entidad debe cerciorarse de contar con toda la documentación requerida y actualizada, para que los interesados tengan claro el objeto de la contratación y puedan participar sobre las mismas bases. El tipo de concurso por realizar se determinará de acuerdo con el presupuesto referencial elaborado por la institución promotora y según lo estipulado al respecto en la normativa vigente. El concurso se difundirá para propiciar una amplia participación, adicionalmente, habrá de seguirse rigurosamente todas las disposiciones previstas en la Ley y Reglamento del Sistema Nacional de Contratación Pública. Cuando la entidad decida ejecutar la obra por contrato, verificará que el proyecto haya concluido su etapa de diseño y que cuenta con todos los documentos requeridos para que el objeto de la contratación resulte claro y los interesados puedan utilizar esa información para preparar sus ofertas, garantizando el principio de igualdad de oportunidad para los participantes. Bajo ningún concepto se iniciarán los procesos de contratación si la entidad no cuenta con planos constructivos de detalle o si las especificaciones están incompletas. Igualmente, se verificará que existan los diseños y más documentos necesarios pues las condiciones supuestas al efectuar un diseño pueden cambiar radicalmente, sobre todo si la construcción de la obra se lleva a cabo algunos años después de la concepción del proyecto.

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408-16 Administración del contrato y administración de la obra Dependiendo de la entidad dueña del proyecto y la importancia del mismo, se organizará la administración del contrato o administración de la obra según se trate de la ejecución mediante contrato o una ejecución directa de la Entidad. Estas labores las puede realizar la entidad directamente o contratarla con una empresa consultora que se encargará de administrar por delegación. A pesar de delegar estas labores, la entidad mantendrá una supervisión rigurosa y estricta sobre la obra con el propósito de vigilar las tareas de fiscalización. En proyectos que involucren la ejecución de obras civiles y equipamiento o la ejecución de varias obras de la misma naturaleza se designará un Administrador del Contrato cuyas funciones, en términos generales, consisten en velar por la calidad de la obra, el costo y el plazo. La ejecución de la obra debe realizarse de acuerdo con las disposiciones legales, reglamentarias y técnicas dictadas por los órganos rectores en el campo de la preservación ambiental, la construcción, la salud, las relaciones laborales, el ordenamiento vial y urbano, el aprovechamiento de los recursos naturales y energéticos, la normativa tributaria y el ejercicio profesional. Toda persona que tenga a su cargo la ejecución o administración de una obra tiene el deber de conocer las disposiciones legales y aplicarlas, tanto en lo que se refiere a los requisitos que dicha obra debe cumplir y los controles por ejercer, como en lo referente a las condiciones laborales de los trabajadores: salud, seguridad, higiene del sitio en que se ejecuta, protección de los trabajadores contra riesgos profesionales. Asimismo serán obligatorias todas aquellas normas que se dicten posteriormente a las mencionadas, ya sea para derogarlas, ampliarlas o introducir conceptos nuevos, siempre que entren en vigencia mientras el proyecto se lleva a cabo. En las organizaciones donde se cuenta con un Director de Obras Públicas o un Jefe de la unidad, éste generalmente asume las funciones de administrador del contrato o administrador de la obra. En otras entidades, con muchos proyectos, el administrador del contrato puede asumir la supervisión o manejo de varias obras. 408-17 Administrador del contrato El administrador del contrato velará porque la obra se ejecute de acuerdo con lo planeado y programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecución rutinaria de las tareas que aseguren su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo mediante la delegación y supervisión de esas tareas, la comunicación constante con el personal encargado de llevarlas a cabo, la aplicación de su autoridad para dirimir o resolver cualquier problema que no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al personal con el fin de que brinde lo mejor de sí para lograr el éxito del proyecto. Es función del administrador del contrato establecer un sistema que evalúe el logro de los objetivos, mediante el cual pueda obtenerse información sobre su estado. Esto

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con el fin de tomar oportunamente acciones correctivas o para informar a las autoridades de la entidad sobre el desarrollo del proyecto. Corresponde al administrador del contrato establecer la estructura organizacional necesaria para que el proyecto se ejecute en forma óptima, dependiendo de la magnitud del proyecto, se organizará una estructura de varios niveles, con un Jefe de fiscalización y fiscalizadores en un área específica: calidad, avance físico y avance financiero de la obra, cada uno de los cuales tendría su propio personal de apoyo y la formación necesaria para atenderla o, si la complejidad de la obra más bien requiere de profesionales con formación en áreas distintas, como: estructuras, arquitectura, suelos, electricidad, mecánica, etc., que se encarguen de controlar tanto la calidad como el avance físico y financiero de las obras y rindan cuentas al jefe de fiscalización del proyecto. Además, para la estructura que establezca debe definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman y finalmente, obtener el apoyo logístico e instrumentos de medición, requeridos para que la obra se ejecute conforme con los objetivos definidos. Son funciones del administrador del contrato, entre otras: a) Velar y responsabilizarse porque la ejecución de la obra se realice de acuerdo a

lo programado. b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razón de sus

programas o campos de acción, tengan interés en participar en la etapa de construcción del proyecto

c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera que oportunamente se obtenga información exacta sobre su estado y se comuniquen los resultados a las autoridades institucionales competentes.

d) Velar porque se efectúen evaluaciones periódicas del proyecto. e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los planos

originales, que deba cargarse a los fondos destinados al proyecto. f) Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la

administración cotidiana del proyecto. g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecución de la obra,

considerando todos los aspectos que intervienen en ella financieros, legales, de suministros, etc. aunque éstos no sean constructivos y definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo, proporcionar el apoyo logístico requerido. En el caso de fiscalización realizada por contrato, el Administrador del Contrato debe realizar una supervisión responsable sobre todas las labores.

h) Intervenir en las actas de entrega recepción provisional, parcial, total y definitiva. 408-18 Jefe de fiscalización El jefe de fiscalización establecerá un sistema para asegurar la correcta ejecución de la obra, mediante el control de la calidad, el avance físico y el avance financiero de la obra. Dichos controles conllevan una evaluación mensual, de los aspectos mencionados y la comunicación de resultados a los mandos superiores, incluyendo los problemas surgidos, especialmente cuando afectan las condiciones pactadas en relación al plazo, presupuesto y calidad de la obra.

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Corresponde al jefe de fiscalización obtener información estadística sobre los rendimientos de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria, así como llevar un recuento de la incidencia de la lluvia en la paralización de labores en la obra. La información resultante es muy útil para preparar futuros proyectos, pues permite prever los plazos de ejecución, la influencia de la precipitación sobre éstos, la cantidad de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria necesarios para llevar a cabo una obra, así como los posibles problemas que se podrían suscitar. El jefe de fiscalización, se asegurará de que la obra se ejecute de conformidad con las bases establecidas en los estudios de preinversión, es decir, de acuerdo con el diseño definitivo, las especificaciones y demás normas técnicas aplicables, para lograr obtener del proyecto los beneficios esperados. No obstante, antes de iniciar la construcción, debe revisar los pliegos con el fin de detectar oportunamente cualquier error u omisión, así como cualquier imprevisión técnica que luego pueda afectar en forma negativa el desarrollo del proceso constructivo. Adicionalmente, es competencia del jefe de fiscalización resolver en forma oportuna los problemas técnicos que se presenten durante el proceso constructivo, así como asegurar que el contratista disponga del personal técnico con la suficiente preparación, el empleo de materiales, equipos y maquinaria, en la cantidad y calidad estipuladas en los planos y especificaciones. Son funciones del jefe de fiscalización, entre otras: a) Proponer al administrador del contrato la organización e infraestructura necesaria,

para administrar o inspeccionar el proyecto en el sitio donde éste se construirá; definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman, de modo que las labores de construcción o de inspección se realicen dentro del marco legal y reglamentario vigente.

b) Planear, programar y aplicar los controles, de calidad, financiero y de avance físico, que aseguren la correcta ejecución de la obra.

c) Vigilar y responsabilizarse porque la ejecución de la obra se realice de acuerdo con los diseños definitivos, las especificaciones técnicas, programas de trabajo, recomendaciones de los diseñadores y normas técnicas aplicables.

d) Identificar la posible existencia de errores u omisiones o ambos en forma oportuna, que puedan presentarse en los planos constructivos o especificaciones, así como imprevisiones técnicas, de modo que de inmediato se corrija la situación.

e) Resolver oportunamente los problemas técnicos que se presenten durante la ejecución de las obras.

f) Justificar técnicamente los trabajos extraordinarios o las modificaciones que se tengan que realizar durante la ejecución de las obras e informar al administrador del contrato para adoptar las decisiones que correspondan.

g) Obtener información estadística en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climáticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto útil para la preparación de futuros proyectos.

h) Velar porque los materiales, la mano de obra, equipos y maquinaria empleados en la ejecución de la obra, sean adecuados y suministrados en forma oportuna y suficiente, y correspondan a lo estipulado en las especificaciones o en la oferta del contratista.

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i) Evaluar el avance del proyecto, al menos una vez por mes, para determinar su estado, documentar los resultados obtenidos y mantener informados a los mandos superiores, sobre el avance de la obra, los problemas surgidos durante su ejecución y las medidas aplicadas.

f) Excepcionalmente, cuando se presenten problemas que afecten las condiciones pactadas en cuanto a plazos, calidad o presupuesto, comunicarlo al administrador del contrato para que resuelva.

k) Asumir en nombre de la institución, la relación con las comunidades donde se ejecuten los proyectos, en los asuntos inherentes a éstos.

l) Coordinar las pruebas finales de aceptación y la entrega de las obras para su entrada en operación.

408-19 Fiscalizadores En los casos en que la ubicación, la magnitud o la complejidad de la obra lo ameriten, el jefe de fiscalización podrá designar a uno o más fiscalizadores con la formación profesional necesaria, para que se encarguen de inspeccionar la obra o un área específica de ésta. La designación de uno o varios fiscalizadores depende de la magnitud o complejidad del proyecto; así, puede haber un fiscalizador de calidad, uno de avance físico de la obra y otro que controle el flujo de caja, o bien asignar un fiscalizador para cada área especializada, como por ejemplo, para el sistema eléctrico, el sistema mecánico, la parte estructural y otro para acabados, cada uno de los cuales debe controlar los tres aspectos mencionados, calidad, avance físico, flujo de caja, correspondientes a las obras a su cargo. A su vez, si la importancia de la obra justifica, cada fiscalizador podría contar con el personal que sea menester para el desempeño de su cargo. Cuando los documentos de licitación especifiquen determinados requisitos para el profesional responsable de la obra por parte del contratista, el fiscalizador deberá reunir al menos esos mismos requisitos, con el fin de que pueda desempeñar una adecuada labor de control. La paridad de conocimientos técnicos entre el fiscalizador y el profesional responsable de la obra por parte del contratista, es muy importante, pues de ello depende, en gran medida, que el primero pueda ejercer sobre el segundo un eficiente trabajo y efectúe una correcta evaluación de los trabajos realizados. Las funciones de los fiscalizadores, cada uno en el área de su competencia, son las siguientes: a) Revisar en conjunto con el jefe de fiscalización, los documentos contractuales con el fin de verificar la existencia de algún error, omisión o imprevisión técnica, que pueda afectar la construcción de la obra y de presentarse este caso, sugerir la adopción de medidas correctivas o soluciones técnicas, oportunamente. b) Evaluar mensualmente, el grado de cumplimiento del programa de trabajo en el área bajo su cargo y en caso de constatar desviaciones, identificar las causas y proponer soluciones para corregir la situación. c) Ubicar en el terreno las referencias necesarias para la correcta ejecución de la

obra.

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d) Verificar la exactitud de las cantidades incluidas en las planillas presentadas por el contratista; además, calcular los reajustes correspondientes a esas planillas, comparando la obra realizada, con la que debía ser ejecutada de acuerdo con el programa de trabajo autorizado.

e) Obtener información estadística en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climáticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto útil para la preparación de futuros proyectos.

f) Verificar la calidad de los materiales, así como la de los elementos construidos, mediante ensayos de laboratorio o de campo, efectuados bajo su supervisión y siguiendo rigurosamente las especificaciones técnicas.

g) Resolver las dudas que surgieren de la interpretación de los planos, especificaciones, detalles constructivos y cualquier otro aspecto técnico relacionado con la obra.

h) Anotar en el libro de obra, además de una descripción del proceso de construcción de las obras a su cargo, las observaciones, instrucciones o comentarios que a su criterio deben ser considerados por el contratista para el mejor desarrollo de la obra.

I) Justificar técnicamente la necesidad de efectuar modificaciones o trabajos extraordinarios en las obras bajo su supervisión.

j) Coordinar con los diseñadores de la obra cuando sea necesario efectuar modificaciones de los planos originales o haya que realizar obras adicionales.

k) Realizar los cálculos pertinentes para determinar los costos de las modificaciones u obras extraordinarias por realizar.

l) Registrar en los planos constructivos todas las modificaciones realizadas durante el proceso de construcción, con el fin de obtener los planos finales de la obra ejecutada.

m) Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos por el contratista, tomando como guía las especificaciones.

n) Calificar al personal técnico del contratista y recomendar el reemplazo de aquél que no satisfaga los requisitos necesarios.

o) Velar porque los equipos y maquinaria en la obra se encuentren en buenas condiciones y en el caso de que la obra se realice por contrato, sean los especificados.

p) Verificar que el contratista disponga de todos los diseños, especificaciones, programas de trabajo, licencias, permisos y demás documentos contractuales.

q) Coordinar con el contratista las actividades más importantes del proceso constructivo.

r) Revisar las técnicas y métodos constructivos propuestos por el contratista y en caso necesario, sugerir las modificaciones que estime pertinentes.

s) Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes de protección ambiental, laborales, se seguridad social y de seguridad industrial.

t) En proyectos de importancia, preparar memorias técnicas sobre los procedimientos y métodos empleados en la construcción de las obras, para que sean utilizados como fuentes de información en proyectos futuros.

u) Preparar, mensualmente, informes sobre la obra que contengan como mínimo la siguiente información:

• Un análisis del estado del proyecto desde el punto de vista económico y del

avance físico, respaldado por los cálculos correspondientes.

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• Los resultados de los ensayos de laboratorio, con comentarios al respecto. • Análisis de la cantidad y calidad de los equipos y maquinaria dispuestos en

obra, con recomendaciones al respecto, si es necesario. • Estadísticas sobre las condiciones climáticas del sitio donde se ejecuta el

proyecto (especialmente de la precipitación pluvial) y su incidencia en el desarrollo de los trabajos.

• Referencia sobre la correspondencia intercambiada con el contratista. Análisis del personal técnico del contratista

v) Entregar la información producida para las recepciones. w) Efectuar el finiquito o liquidación económica de las obras a su cargo.

408-20 Documentos que deben permanecer en obra En todos los proyectos u obras que se efectúen con fondos públicos, deben permanecer en el sitio de la construcción los siguientes documentos: • Copia del contrato de construcción • Los planos constructivos. • Las especificaciones técnicas, generales y específicas • El programa de ejecución autorizado, con indicación de los recursos requeridos

por actividad. • El libro de obra • Correspondencia cruzada entre fiscalización y contratista • Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas tramitadas por avance

de obra, reajustes, obras extraordinarias, etc. • Estadística del resultado de las pruebas del laboratorio. Los documentos citados permanecerán en el lugar de ejecución del proyecto, dado que contienen información sin la cual no sería posible ejecutar la obra, realizar las labores de control que aseguren el cumplimiento del contrato ni las de control externo que atañe a la Contraloría General del Estado. 408-21 Libro de Obra El libro de obra es una memoria de la construcción, que debe contener una reseña cronológica y descriptiva de la marcha progresiva de los trabajos de construcción y sus pormenores: sirve para controlar la ejecución de la obra y para facilitar la supervisión de ésta. Al iniciar la construcción el jefe de fiscalización o fiscalizador encargado de tal responsabilidad, escribirá la fecha de inicio, el nombre, el cargo y la firma de los profesionales que participarán en la obra. Si durante el proceso hay algún cambio de profesionales, del contratante o contratista, ello deberá constar en el libro. Siempre que un profesional autorizado vaya a hacer una anotación en el libro de obra, deberá iniciarla con la fecha y terminarla con su firma. De presentarse algún problema con la calidad de los materiales suministrados, los

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trabajos realizados, los resultados de las pruebas de laboratorio o de campo, los métodos constructivos, o con cualquier otro aspecto, deberá constar también en el libro de obra las acciones tomadas para corregirlo y los resultados de dichas acciones. Al concluir el proyecto, el fiscalizador anotará en el libro de obra la fecha de finalización e indicará las características principales de la construcción; además, hará constar que los equipos y sistemas electromecánicos incorporados a la obra funcionan correctamente. El objeto del uso del libro de obra es llevar un control de la ejecución de la obra y facilitar su supervisión; también es contar con un documento oficial donde conste la gestión de la unidad de fiscalización de la construcción y la de todos aquellos profesionales que estén vinculados con ella en razón de su función o en cumplimiento de leyes y reglamentos específicos. Dicho documento se utilizará como respaldo de la actuación de los profesionales, la descripción de los métodos constructivos, los resultados de las pruebas efectuadas, los problemas que se presentaren durante la construcción, las soluciones propuestas, así como los resultados obtenidos, etc. 408-22 Control del avance físico El jefe de fiscalización velará por el cumplimiento del programa de ejecución establecido. De presentarse atrasos con respecto al programa, tomará las acciones necesarias para ajustar las actividades, de manera que, tan pronto como sea posible, vuelvan a desarrollarse de acuerdo con lo programado. Sin embargo, cuando los atrasos afecten la ruta crítica del proyecto, informará de inmediato al administrador del contrato, para que éste resuelva el problema oportunamente. El contratista tiene que ejecutar el proyecto de acuerdo con el programa de ejecución definitivo, aprobado por la administración, sin embargo, cuando por razones imputables a él, alguna actividad que no sea crítica muestre un atraso que sobrepase la holgura total, el fiscalizador anotará el hecho en el libro de obra e instará al contratista a presentarle, en un lapso determinado o plazo definido en las condiciones generales, un nuevo programa de asignación de recursos, que asegure la finalización de la obra en el plazo convenido. Si el contratista no cumple su propuesta, el fiscalizador aplicará las sanciones respectivas, las cuales estarán estipuladas en el contrato. El control del avance físico de la obra es responsabilidad del jefe de fiscalización como representante de la entidad. Es su deber establecer el grado de avance del proyecto y evaluar periódicamente el proceso constructivo en relación con lo programado. Deberá tomar previsiones para poder evaluar ese avance en cualquier instante. El jefe de fiscalización efectuará el control del avance físico por semana, pues de esta manera, al efectuar la medición en conjunto con el contratista, cotejará los datos obtenidos, que servirán para la revisión de las planillas de avance de obra y de los documentos de respaldo.

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El jefe de fiscalización establecerá las acciones a tomar cuando detecte atrasos con respecto al programa, pues de su oportuna aplicación depende la ejecución del proyecto en el plazo programado. Si el atraso es imputable al contratista y sobrepasa el límite establecido, holgura total, deberá advertirle mediante el libro de obra y comunicación escrita para que dentro de un plazo determinado, presente las medidas correctivas que aseguren la finalización del proyecto en el plazo convenido. Si el atraso incide en la ruta crítica, el jefe de fiscalización aplicará las sanciones del caso, de acuerdo con lo estipulado en el contrato. 408-23 Control de calidad El jefe de fiscalización, fiscalizadores y más personal comprometido en estas labores velarán por el estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas respectivas. De presentarse desviaciones que sobrepasen los límites de variación establecidos, tomará las acciones necesarias para corregirlas de manera inmediata. El fiscalizador que detecte algún problema de calidad en el área a su cargo, deberá señalarlo en el libro de obra, para que sea corregido por el contratista, de ser posible en forma inmediata y si no lo es, para que éste someta a su consideración la solución propuesta. El personal de fiscalización, velará por la ejecución de la obra, de conformidad con las especificaciones y dentro del rango de variación permitido en éstas. De ninguna manera aceptarán rubros no acordes a las especificaciones que puedan perjudicar la calidad definida en la etapa de diseño. Controlar la calidad de todos los rubros y de toda la obra es la misión más importante de fiscalización, especialmente en aquellas partes de la obra conocidas como esenciales, que tienen que ver con la seguridad posterior de la obra. De presentarse problemas de calidad, los fiscalizadores tomarán las acciones necesarias para corregir el problema tan pronto como sea posible. En aquellos casos donde no sea posible corregir el trabajo, la única opción es el derrocamiento de la parte mal realizada y su reconstrucción a costa del contratista. Si la obra se ejecuta por administración directa, personal de la entidad a cargo de estas labores, tomará las acciones pertinentes para resolver la situación, actuando dentro de sus potestades y guiándose por los principios de eficiencia, eficacia y economía. Si la obra se ejecuta por contrato, deberá advertirlo inmediatamente al contratista por medio del libro de obra y comunicación escrita, lo cual bastará para que éste acate sus instrucciones. Si el contratista no atiende las instrucciones, el fiscalizador aplicará las sanciones indicadas en el contrato. 408-24 Control financiero de la obra El jefe de fiscalización evaluará en forma mensual, el avance financiero de la obra en relación con lo programado. De existir discrepancias, analizará su origen y tomará las acciones necesarias para corregir la situación. Asimismo, llevará el control del presupuesto asignado a la obra, de manera que en cualquier momento, pueda conocer con certeza el saldo de la asignación presupuestaria disponible.

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El jefe de fiscalización controlará el avance financiero, realizando como mínimo una evaluación mensual para verificar si la obra se desarrolla según lo previsto. Los cortes para determinar el avance físico se efectúan también mensualmente y dado que el avance financiero debe corresponder a un determinado avance físico, se hará coincidir las fechas de corte. El resultado de la evaluación servirá para determinar si el monto acumulado de los gastos, corresponde al avance físico que debía haberse alcanzado a esa fecha; de no ser así, se estudiarán las causas y se tomarán las acciones correctivas necesarias. En cuanto al control de la asignación presupuestaria, el jefe de fiscalización deberá conocer el monto disponible conforme se van cancelando las obligaciones contraídas, pues del saldo dependen las acciones que pueda tomar cuando requiera acelerar el ritmo de trabajo, sobre todo si no existe la posibilidad de disponer de más recursos financieros. Aún cuando sea factible la consecución de nuevos recursos, el control de la asignación presupuestaria permitirá iniciar oportunamente los trámites requeridos para obtenerlos, lo cual asegura el desarrollo normal del proyecto, desde el punto de vista financiero. El jefe de fiscalización evaluará el cumplimiento de los plazos para los pagos de planillas, de encontrar demoras injustificadas comunicará el particular a los niveles jerárquicos superiores 408-25 Incidencia de la lluvia Cuando las características climáticas de la zona o la estación durante la cual se efectúe la construcción y la etapa en que se encuentre el proceso constructivo lo ameriten, la entidad ejecutora de la obra deberá tomar las previsiones del caso para llevar un registro detallado de la incidencia de la lluvia en el desarrollo de los trabajos en el sitio, conforme se presente esa situación. Si las labores se suspenden a causa de la lluvia, se hará constar en el libro de obra o en un registro la fecha en la cual se presentó esa condición, cuáles trabajos se suspendieron, a qué hora y por cuánto tiempo, en qué medida fueron afectados y se expondrán las razones por las cuales no se pudo continuar. Las anotaciones serán ratificadas por la firma del fiscalizador encargado de llevar este control, así como por la del profesional representante del contratista. Los datos así recabados se emplearán, en conjunto con el programa de ejecución, para determinar la prórroga de plazo que se autorizará por este concepto. La información presentada por los contratistas con datos de la precipitación pluvial de estaciones meteorológicas cercanas al sitio de construcción o notas de prensa no podrá ser considerada como respaldo para solicitar prórrogas por atrasos a causa de la lluvia, ya que no constituyen un criterio suficiente sobre el cual pueda fundamentarse la decisión de otorgar o no la prórroga solicitada, pues no necesariamente reflejan la situación del sitio de la obra y no brindan información sobre el tiempo de paralización de los trabajos por ese motivo, ni en qué medida éstos se vieron afectados.

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El registro de control de lluvia evitará los conflictos en torno a este tema, pues conjuga los aspectos que normalmente influyen al tomar la decisión de prorrogar o no el plazo. De este modo se da mayor importancia a los efectos de la lluvia sobre los trabajos y no a la lluvia en sí, ubica los sucesos en el tiempo, con fecha y hora y en forma inmediata, se concilia a las partes que eventualmente podrían tener desavenencias, haciéndolos ratificar lo acontecido, mediante la suscripción de la información consignada en el registro de control. En algunos proyectos, los contratistas ya consideran una suspensión forzosa de los trabajos de construcción por la marcada estación invernal, en tales casos, no cabe la ampliación del plazo por la incidencia de la lluvia. 408-26 Medición de la Obra Ejecutada La administración cancelará las planillas por avance de obra u otorgará desembolsos, sólo si cuenta con los respectivos documentos de respaldo, aprobados por las servidoras y servidores autorizados. Para tal efecto, el último día del mes en revisión, se concluirán las mediciones y cálculos de la obra ejecutada durante ese período. El formato y contenido de los documentos de respaldo serán definidos por la administración en forma reglamentaria, en las condiciones generales, las especificaciones o bien en la reunión de preconstrucción, en conjunto con el contratista o el fiscalizador, según sea el caso; como mínimo deberá incluirse en esa documentación, un listado de los capítulos, rubros o actividades y sub actividades del programa de ejecución, donde se especifique la cantidad de obra ejecutada durante el mes en revisión y la obra por ejecutar, además de las mediciones y cálculos que dieron origen a los datos suministrados. Tanto el contratista como el fiscalizador realizarán sus propias mediciones, cuyos resultados se cotejarán al verificar en conjunto la obra efectivamente realizada. El contratista deberá entregar su estimación al fiscalizador hasta la fecha de corte, en el plazo indicado en las condiciones generales o en el contrato o lo convenido en la reunión de preconstrucción y adjuntará los documentos de respaldo correspondientes; el fiscalizador por su parte, efectuará la revisión en el plazo convenido o estipulado. Cuando la obra se ejecute por administración directa, se procederá de manera similar a la citada y se cumplirán también los plazos especificados para la presentación de las solicitudes de desembolso y su revisión. El pago o desembolso por obra realizada se hará cuando se tenga la seguridad de que se está pagando realmente lo construido luego de haber efectuado la medición de la cantidad de obra ejecutada. Es necesario contar con documentos de respaldo, que se incluyan en las planillas por avance de obra que consignen las mediciones realizadas, así como los cálculos efectuados para determinar las cantidades de obra que no se pueden obtener por simple medición. Estos documentos son de utilidad para la administración, controles internos o externos, pues se facilita cotejar los datos de planillas con la realidad de la obra. Cuanto más refleje el programa de ejecución las actividades o procedimientos para construir las obras, tanto más fácil será efectuar la medición de lo realizado para

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ambas partes y llevar el control del avance de los mismos. 408-27 Prórrogas de plazo Se concederán prórrogas de plazo cuando por razones no imputables al contratista se produzcan atrasos en actividades críticas o en actividades cuya holgura total sea sobrepasada, tornándolas críticas. El constructor deberá interponer la solicitud de prórroga de conformidad con las disposiciones contractuales después de conocer el hecho que demorará la ejecución y en cuanto tenga la información suficiente, aportará la documentación probatoria necesaria para que la administración pueda resolver el reclamo. La entidad o administración designará, reglamentariamente, al servidor que cuenta con las atribuciones para ampliar los plazos o modificar los programas. Adicionalmente, el servidor responsable de la administración, tendrá el plazo previsto contractualmente o reglamentariamente para resolver el reclamo interpuesto, para lo cual llevará a cabo los estudios o investigaciones necesarios. El aumento del plazo de la construcción procede cuando se presentan atrasos por caso fortuito o fuerza mayor que afecte el progreso de la obra. En el primer caso, el atraso puede ser causado en situaciones, como: robos del equipo utilizado, destrucción vandálica de las obras, cierres de carreteras o cualquier acto realizado por personas o animales que causen daños a la obra o afecten su desarrollo normal. En el caso de fuerza mayor, el atraso puede darse por inundaciones, terremotos, huracanes, etc., es decir por fenómenos naturales. Adicionalmente son motivo de ampliaciones las siguientes causas, comprobadas: • Falta de materiales de construcción o equipos a incorporar en el mercado

nacional o internacional. • Períodos de lluvia que perjudiquen el avance de las obras conforme lo señalado

en la Norma de Control Interno 600-25 • Cambios, trabajos extraordinarios o ampliaciones de la obra que requieran

aumento de plazo. • Incumplimiento de la administración en suministrar: • Los planos de diseño indispensables para iniciar o continuar la construcción. Los

terrenos necesarios para ejecutar las obras. • Existencia de impedimentos legales o de otra índole que dificulten la realización

de los trabajos. • Orden escrita de la administración de parar o disminuir el ritmo de avance de la

obra. • Incumplimiento de la administración en el pago de acuerdo con las cláusulas del

contrato.

Para determinar los días de prórroga que se concederán por las causas mencionadas anteriormente, el jefe de fiscalización o fiscalizador examinará la incidencia de los atrasos en la ruta crítica; así, únicamente se otorgará prórroga por el número de días que aumente el plazo original, a raíz del atraso. También puede prorrogarse el plazo cuando se agota la holgura total de una actividad que, por su posición dentro del

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programa, se torna crítica e incrementa consecuentemente el plazo original; en este caso, se conceden tantos días como haya sido afectado el plazo. El contratista comunicará oportunamente al jefe de fiscalización, los hechos que van a provocar demoras en la construcción, así como sus causas, pues esto permite a ambas partes tomar las previsiones para controlar y cuantificar el atraso en las actividades afectadas. Tal comunicación será fundamentada, de conformidad con las disposiciones reglamentarias al respecto. La documentación probatoria a las solicitudes de prórroga, deberá reunir las siguientes características: ser pertinente, es decir, debe pertenecer al proyecto en cuestión; ser confiable, lo cual implica estar exenta de errores y además, que los datos suministrados correspondan a la realidad de la obra y luego, ser clara y concisa, con lo cual evita la posibilidad de interpretar de diferente manera una misma información y facilitar la revisión de los documentos, gracias a la brevedad y precisión de su contenido. 408-28 Planos de registro Todas las modificaciones que se realicen en la obra deben incorporarse en los planos finales de construcción, con el fin de reflejar fielmente cómo se construyó y su localización exacta. Según lo señale el contrato, la fiscalización o el contratista, deben elaborar los planos de registro que incorporen las modificaciones realizadas durante la construcción, con el fin de que reflejen las características de las obras realmente construidas, así como su localización exacta. Esta práctica redundará en beneficios para la administración o entidad, pues facilitará las tareas de mantenimiento y reparaciones, así como el diseño de posteriores remodelaciones, ampliaciones, rehabilitaciones, reconstrucciones, etc. Los planos finales son indispensables cuando se tienen que diseñar remodelaciones o ampliaciones de las obras, pues los elementos nuevos deben integrarse a los existentes o éstos deben readecuarse para soportar las cargas adicionales. 408-29 Recepción de las obras Se llevarán a cabo dos tipos de recepción: una provisional que se efectuará 15 días después de que el contratista de la obra haya notificado por escrito la finalización de las obras de construcción y otra definitiva que no podrá realizarse en un plazo menor a seis meses después de la fecha de la recepción provisional. En ambos casos, se elaborará un acta de recepción, donde se indicará cómo se desarrolló el proceso constructivo y la condición en que se recibe la obra; para la recepción provisional se indicará al menos, si ésta se recibe a satisfacción o con observaciones, en cuyo caso se señalarán las causas de ello, para que el constructor proceda a corregir los problemas. Las actas señalarán como mínimo lo siguiente: • Los antecedentes contractuales de la obra.

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• Condiciones generales de ejecución, condiciones operativas. • La calidad y cantidad de las obras ejecutadas. Liquidación económica que incluye el monto cancelado y el que falta por cancelar por concepto de avance de obra, reajuste de precios, obras extraordinarias y cualquier otro rubro contemplado, si la recepción es provisional. Si ésta es definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas y no se admite reclamos pendientes de las partes. Liquidación de plazos que incluye el plazo empleado en la ejecución, incluyendo prórrogas. Se establecerán las sanciones a las que hubiere lugar. Si las obras se reciben a satisfacción o con observaciones, y en este último caso, las razones para que sea así. Cuando la obra se realice por administración directa, las recepciones provisional y definitiva serán realizadas por una comisión de representantes de los futuros usuarios, en presencia del administrador de la obra y su equipo; cuando se ejecute por contrato, actuarán en la recepción el contratista y los integrantes de la comisión designada por la máxima autoridad de la entidad contratista, integrada por el administrador del contrato y un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución del mismo. El hecho de que la obra sea recibida a satisfacción en el acto de recepción oficial, no exime al constructor de su responsabilidad por vicios ocultos, si éstos afloran durante los diez años posteriores a la fecha de la recepción definitiva. El constructor o contratista deberá a comunicar por escrito, al jefe de fiscalización, la finalización de las obras a su cargo, para que proceda a su recepción. Esta comunicación formaliza la fecha de término de las obras y constituye una constancia de que este hecho fue oportuna y debidamente comunicado a la administración. En forma previa a la recepción del proyecto se efectuará una revisión de las obras a fin de consignar sus resultados en el acta de recepción, especialmente si se detecta algún problema, en cuyo caso, éste deberá señalarse al constructor para su corrección inmediata, o para que asuma las responsabilidades correspondientes. Durante la revisión de las obras para su recepción, sea provisional o definitiva y hasta la suscripción del acta correspondiente, deben estar presentes las partes interesadas en el proceso. Si la ejecución se realizó por administración directa, los representantes de los futuros usuarios recibirán la obra de parte del administrador de la obra previa revisión de ésta, y al finalizar, los participantes suscribirán el acta elaborada, con las salvedades que consideren pertinentes. Si la obra se ejecutó por contrato, el Jefe de fiscalización y fiscalizadores actuarán suministrando toda la información necesaria a la comisión de recepción integrada por profesionales designados por la máxima autoridad. Los resultados se consignarán en el acta, la cual suscribirá, haciendo las salvedades que estimen pertinentes. La recepción provisional se efectuará para probar la obra en condiciones de servicio de manera que la entidad verifique su adecuada operación o funcionamiento y, a la vez, dar oportunidad al constructor de corregir, en los seis meses comprendidos entre la recepción provisional y la definitiva, los defectos detectados durante la

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revisión; dicho plazo se considera suficiente, pues si el constructor comunicó formalmente la finalización de las obras fue porque consideró que había cumplido con lo especificado y con la totalidad de los trabajos. La recepción definitiva por su parte, constituye el cierre oficial de la etapa de construcción y la terminación del contrato, de manera que no deben quedar reclamos pendientes y cualquier reparación que se hubiere hecho constar en el acta de recepción provisional, en ese momento debe estar terminada. Se establecerá una definición clara del alcance de la labor de mantenimiento que deberá efectuar el constructor durante el período comprendido entre la recepción provisional y la definitiva, tema que, deberá constar en las especificaciones técnicas, considerando el mantenimiento como un rubro o actividad del contrato. Además, deberá definirse la forma en la cual será pagado el servicio. No obstante se haya realizado la recepción definitiva de la obra a satisfacción, si durante los diez primeros años de funcionamiento surgen o se manifiestan problemas que no pudieron detectarse durante o inmediatamente después de la construcción, el Constructor debe responder por ello, según las leyes vigentes en relación con la responsabilidad por vicios ocultos. 408-30 Documentos para operación y mantenimiento El diseño definitivo será remitido a las unidades de operación y mantenimiento para que conozcan el proyecto y efectúen las recomendaciones que estimen del caso. Cuando finalice la construcción de la obra, se enviará a las mismas unidades que operarán o brindarán servicio de mantenimiento, los planos finales con todas las modificaciones efectuadas al diseño original para que planifiquen y programen su trabajo y preparen el presupuesto requerido para llevarlo a cabo. Será tarea de los departamentos de operación y mantenimiento además, elaborar los respectivos manuales. En caso de que los usuarios no tengan experiencia o capacitación para elaborar tales manuales, los encargados del diseño serán los responsables de producirlos. Las unidades encargadas de efectuar la operación o el mantenimiento de las obras construidas, deben elaborar sus respectivos planes, programas y presupuestos de trabajo, de modo que aseguren el logro de los objetivos concebidos durante la etapa de preinversión. Para que esto sea posible, se considerarán los estudios del diseño definitivo que les permitan disponer de la necesaria información para que la operación de las obras se efectúe en el nivel previsto para producir los beneficios esperados. También se requerirán los planos finales que muestren las modificaciones incorporadas a la obra, pues éstas deberán considerarse para ajustar los planes, programas y presupuestos elaborados. 408-31 Operación Los planes y programas de operación deben elaborarse para que la obra

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funcione de manera óptima, partiendo de la certificación de que se tienen todos los recursos e insumos necesarios para ello. La administración debe asegurar al menos un funcionamiento adecuado o aceptable de la obra. Para efectuar la programación de la operación de una obra deben considerarse: o El tipo y la calidad del bien o servicio que se desea brindar. o El comportamiento del mercado en que se colocará el bien o servicio. o Las características de las obras mediante las cuales se presta el servicio o se

produce el bien. o La experiencia de la institución o de otras instituciones en obras similares: este

aspecto ayudará mucho cuando es la primera vez que la entidad realiza una obra semejante, porque proporciona información práctica sobre el funcionamiento real de una obra afín a la que se va a poner en operación.

o Los recursos necesarios: con base en los aspectos anteriores se definirá la cantidad de equipos, maquinaria, personal e insumos necesarios para la operación de la obra, así como las características que éstos deben reunir.

Cuando el sistema es complejo se capacitará a los futuros operarios, antes de que la obra o proyecto comience a funcionar, de manera que no se afecte el rendimiento. Los factores externos que inciden en la operación de la obra, como: las labores de mantenimiento programadas, las variaciones y el incremento del tráfico, el presupuesto dispuesto por la entidad para la operación de la obra, etc. 408-32 Mantenimiento Las entidades prestarán el servicio de mantenimiento a los bienes y obras públicas a su cargo, con el fin de que éstas operen en forma óptima durante su vida útil y puedan obtenerse los beneficios esperados, de acuerdo con los estudios de preinversión. Cuando existan restricciones presupuestarias, se efectuarán los ajustes correspondientes para que la obra opere en un nivel aceptable y esta situación se comunicará a las autoridades de la entidad, para que tomen las medidas correctivas pertinentes. Se impulsarán dos tipos de mantenimiento: el preventivo, cuya función es evitar o prever los daños que interrumpan el servicio o la producción de bienes, disminuyan el rendimiento esperado o su calidad y el correctivo, aplicado para corregir la falla o daño, cuando ya se haya presentado. El servicio de mantenimiento, preventivo y correctivo, de las obras públicas es esencial para asegurar su durabilidad y la obtención de los beneficios esperados durante la vida útil de éstas. El mantenimiento preventivo y el correctivo son complementarios, deben existir juntos y aplicarse en el momento oportuno, el primero rutinariamente y el segundo, cada vez que surja una emergencia. Para elaborar el plan y programa de trabajo que permitan el funcionamiento óptimo de la obra, se asignará un presupuesto adecuado al mantenimiento, principalmente al preventivo; si esto no es posible por razones presupuestarias, se informará sobre

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esta situación a las autoridades de la entidad para que tomen las medidas correctivas y se pueda volver a alcanzar el nivel óptimo, tan pronto como sea posible. Para efectuar el planeamiento, la programación y el presupuesto del mantenimiento preventivo, se considerarán los siguientes aspectos: • Características de los elementos que componen la obra. • Experiencia con proyectos similares. • Determinación de los recursos necesarios que debe apoyarse en la información

recabada en los puntos anteriores y en los rendimientos esperados, tanto del personal, como de los materiales, equipos, maquinaria y herramientas. Se determinará el tipo y cantidad de personal requerido; los materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramienta necesarios; el transporte para movilizarlos, etc. Factores externos a la unidad de mantenimiento como el presupuesto disponible de la institución; el sistema de suministros empleado, el tiempo promedio para la compra de los materiales o repuestos, la disponibilidad de materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramientas adecuados en el mercado; etc.

• Para la planificación del mantenimiento correctivo, se establecerán las posibles emergencias y las acciones inmediatas por tomar cuando éstas se presenten, así como asegurar el suministro de los recursos para poder atenderlas oportunamente. La capacidad de respuesta de la unidad de servicio de mantenimiento debe ser proporcional a la importancia de la falla, en términos de la incidencia que ésta tenga en la prestación del servicio o la producción del bien. Para llevar a cabo esta labor, el personal a cargo de la planificación deberá conocer la obra y sus partes, así como la forma en que opera, además de tener vasta experiencia en su mantenimiento o en el de obras similares.

El mantenimiento correctivo, aun cuando se aplica para atender daños imprevisibles o emergencias, debe planificarse recurriendo a la previsión de la ocurrencia de posibles fallas. 408-33 Evaluación ex-post Durante la etapa de operación se efectuarán evaluaciones periódicas del funcionamiento de la obra, esto es, comparar los ingresos y costos reales con los ingresos y costos previstos en los estudios de preinversión. Para ello los períodos comprendidos entre una evaluación y otra, deberán coincidir con los períodos escogidos en los estudios para medir los beneficios del proyecto. Las evaluaciones posteriores cierran el ciclo del proyecto, pues los resultados obtenidos permiten retroalimentar la información necesaria para nuevos proyectos. La evaluación es una herramienta de control que debe estar presente durante todo el ciclo de vida del proyecto, en la etapa de operación es aún más importante, pues permite saber si se están obteniendo los beneficios esperados y cuáles factores han influido en el éxito alcanzado o en caso de no ser así, analizar la causa de las desviaciones presentadas y tomar las medidas correctivas que coadyuven a lograr lo planeado. Por otra parte, la evaluación ex-post permite conocer si las variables empleadas en

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los estudios eran acertadas, si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos, y fundamentalmente, ayudará a no cometer los mismos errores; en este sentido, constituye una verdadera fuente de retroalimentación, pues, la simple experiencia no basta. Se identificarán los diversos factores de éxito y se explicará su influencia en los resultados. Además se evaluará el servicio de mantenimiento brindado para corregir los problemas suscitados, mejorar los rendimientos de trabajo y disminuir su costo y hacer más eficiente el servicio. 409 GESTIÓN AMBIENTAL 409-01 Medio Ambiente Es el sistema global constituido por elementos naturales y artificiales, físicos, químicos o biológicos, socioculturales y sus interacciones, en permanente modificación por la naturaleza o la acción humana, que rige la existencia y desarrollo de la vida en sus diversas manifestaciones. Cualquier espacio de interacción y sus consecuencias, entre la sociedad (elementos sociales, recursos humanos) y la Naturaleza (elementos o recursos naturales). A su vez, el medio ambiente está formado por el ambiente físico o natural y el ambiente humano. El primero constituido por la naturaleza y sus recursos naturales: clima, suelo, agua, flora (vegetación forestal, pastos naturales, especies vegetales silvestres), fauna (marina y continental, invertebrados y especies silvestres en general), minerales (metálicos y no metálicos), energía (renovable y no renovable) y residuos. El ambiente humano comprende a los seres vivos y a sus actividades, los cuales tienen como punto de partida el aprovechamiento de los recursos naturales. Las actividades se consideran a la ejecución de todo tipo de infraestructura (edificaciones, construcciones de diversa índole, maquinaria y equipos) y en general a todo lo que sea fruto de la ingeniería de la humanidad (ciencia y tecnología). Comprende también el comportamiento de los seres humanos para con sus semejantes y la naturaleza, incluyendo aspectos positivos (creatividad, preservación del ambiente) y negativos (destrucción contaminación ambiental). 409-02 Organización de la unidad ambiental Las entidades y organismos del sector público que manejen proyectos de inversión deben contar con una unidad de gestión ambiental conformada con especialistas en varias disciplinas, con conocimientos ambientales en el área de su respectiva competencia, que aseguren la prevención de daños, afectaciones y riesgos ambientales y el control ambiental en todas las fases de los proyectos, programas y actividades. Debiendo encargarse de regular y estandarizar aspectos ambientales a nivel institucional; así como la debida coordinación en los procesos de participación ciudadana en proyectos y/o programas que planee ejecutar la entidad.

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La unidad de gestión ambiental se ubicará dentro de la estructura orgánica de la entidad en un nivel de dirección, con vínculo directo a las unidades ejecutoras de proyectos, debiendo apoyar a la alta dirección en la toma de decisiones, relativas a gestión ambiental de la entidad, planeación y ejecución de proyectos y obras que necesariamente ocasionan impactos ambientales en la construcción. Asesorará en la formulación de políticas y programas internos y la observancia del marco jurídico ambiental vigente. La máxima autoridad de la entidad aprobará los procedimientos que permita organizar la unidad de gestión ambiental y asignar los recursos humanos calificados y necesarios. Los funcionarios de la Unidad de Gestión Ambiental cumplirán las funciones, deberes y obligaciones específicas, propias de su jerarquía y de acuerdo con lo que disponga el orgánico funcional de la entidad. La unidad de gestión ambiental manejará los estudios ambientales que se realizarán previas a la ejecución, durante la ejecución y en el abandono de un proyecto. De acuerdo a la legislación vigente, los estudios que son exigibles en el desarrollo de un proyecto son: los Estudios de Impacto Ambiental, EIA, que se elaboran previo al inicio de un proyecto; la Auditoría Ambiental, AA, que se realiza durante la construcción de un proyecto y el Plan de Manejo Ambiental, PMA, que se realiza en cualquier fase del proyecto. 409-03 Gestión ambiental en proyectos de obra pública Los responsables de la unidad de gestión ambiental deberán aplicar las normas contenidas en el Texto Unificado de Legislación Ambiental Secundaria, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental. La unidad llevará adelante la gestión ambiental en todas las fases de un proyecto. El director de la unidad participará en las reuniones técnicas y legales, a fin de emitir sus puntos de vista y evaluar la sustentabilidad ambiental de los programas y proyectos, cuyas opiniones serán determinantes para la toma de decisiones. Participará en forma paralela en los estudios y diseños definitivos del proyecto, para definir variantes en proyectos lineales cuando éstas sean necesarias para evitar afectaciones a ecosistemas o zonas frágiles; o, para posibilitar el cambio de sitio de emplazamiento si se trata de una obra de edificación o de otra naturaleza; para la elaboración de especificaciones técnicas ambientales de prevención y mitigación de impactos ambientales que deberán formar parte del contrato. Será el interlocutor en los mecanismos de participación ciudadana, esto es, en las consultas y audiencias públicas, en lo relacionado al impacto ambiental que generará el proyecto en su ejecución y cuando entre en operación. También participará en los procesos de contratación de consultoría, para la realización de los términos de referencia para la ejecución de los estudios de impacto

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ambiental y planes de manejo ambiental, los cuales después de su revisión y no objeción, serán puestos en conocimiento de la autoridad ambiental responsable, para su aprobación. Se responsabilizará del proceso de licenciamiento ambiental, cuyo trámite, obligatoriamente será previo al inicio de construcción del proyecto. Si fuere del caso y de contar con el personal adecuado, podrá la misma unidad preparar los términos de referencia, previo el trámite correspondiente. En el proceso constructivo realizará el monitoreo ambiental mediante la medición de las emisiones, el control de los efluentes; identificación de sustancias contaminantes en concentraciones y permanencia superiores o inferiores a las establecidas en la legislación vigente; reconocimiento de daños ambientales, considerados como la pérdida, disminución, detrimento o menoscabo significativo de las condiciones preexistentes en el medio ambiente o uno de sus componentes; admisión de daños sociales ocasionados a la salud humana, al paisaje y a los bienes públicos o privados; así como, controlará el cumplimiento de los planes de manejo ambiental y de las especificaciones técnicas ambientales. Debiendo presentar informes periódicos a la máxima autoridad, para de ser el caso, se tomen los correctivos necesarios inmediatos. 409-04 Gestión ambiental en proyectos de saneamiento ambiental Los proyectos de saneamiento ambiental que desarrollará la entidad, deberán ser vigilados y tomará partida la unidad de gestión en todo el proceso, esto es, en las fases de planeación, factibilidad, licenciamiento ambiental, aprobación, contratación, ejecución, operación y mantenimiento; debiendo exigir las disposiciones y prohibiciones de la Norma Técnica de Calidad Ambiental para el Manejo y Disposición Final de Desechos Sólidos no Peligrosos, también la Norma Técnica para Desechos Peligrosos, y las Normas Técnicas de Calidad Ambiental, aplicables dependiendo del proyecto, comprendidas en el Libro VI del Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental. Son proyectos de saneamiento ambiental, aquellos que se ejecutan para sanear las condiciones de vida de los habitantes y evitar la contaminación del medio ambiente, comprendidos, entre otros, sistemas de alcantarillado; agua potable; recolección, transporte, disposición y manejo de desechos sólidos; recolección, transporte y operación de desechos peligrosos. Aseo urbano, es la limpieza de la ciudad, libre de desechos sólidos producidos por sus habitantes. Desechos sólidos, comprenden los desperdicios, cenizas, elementos del barrido de calles, desechos industriales, de establecimientos hospitalarios no contaminantes, plazas de mercado, ferias populares, playas, escombros, entre otros. Desecho peligroso, es todo aquel desecho, que por sus características corrosivas, tóxicas, venenosas, reactivas, explosivas, inflamables, biológicas, infecciosas, irritantes, de patogenicidad, carcinogénicas representan un peligro para los seres vivos, el equilibrio ecológico o el ambiente. 409-05 Gestión ambiental en la preservación del patrimonio natural En el ámbito de competencia de la entidad pública, la unidad de gestión

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ambiental, velará por prevenir daños ambientales, proteger, investigar, recuperar, restaurar el patrimonio natural, comprendido en: ecosistemas frágiles, parques nacionales, reservas ecológicas, refugios de vida silvestre, reservas biológicas, reservas de producción y fauna, áreas nacionales de recreación, turismo de áreas naturales, a fin de preservar los recursos naturales y la biodiversidad, aplicando las normas comprendidas en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental. La unidad de gestión ambiental en el ámbito de las facultades de la entidad, dentro de su alcance deberá propender al mantenimiento de la diversidad biológica mediante un desarrollo y una gestión sostenibles de hábitats naturales y sus zonas circundantes de valor y el control del consumo y comercio de especies silvestres. Patrimonio natural, son todos los animales, plantas, territorio y conjunto de estos tres grupos que signifiquen valores universales en cuanto a la protección y conservación de especies animales y vegetales en peligro de desaparición o paisajes integrales en peligro de destrucción o transformación. Patrimonio natural, comprende las formaciones físicas, biológicas y geológicas excepcionales, hábitat de especies y animales amenazadas y zonas que tengan valor científico, de conservación o estético. 409-06 Gestión ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales para conservar el medio ambiente En el ámbito de competencia, las entidades públicas responsables, a través de las unidades de gestión, emprenderán las acciones que sean necesarias a fin de dar cumplimiento con los objetivos y compromisos establecidos en los tratados internacionales. La gestión debe contribuir a la conservación y uso sostenible de los recursos naturales y culturales del país; y, a mejorar las condiciones de vida de los habitantes; aplicando, en lo pertinente, las normas técnicas y disposiciones constantes en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental. Tratados internacionales, son aquellos convenios que se comprometen a cumplir 2 o más países, a fin de conservar el medio ambiente. 409-07 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, agua La unidad de gestión deberá precautelar, prevenir, proteger la contaminación del recurso agua, controlando los límites permisibles, exigiendo el cumplimiento de las disposiciones y prohibiciones de la Norma Técnica de Calidad Ambiental de Descarga de Efluentes, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental.

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La polución del agua se produce por la construcción de obras inconsultas, inapropiadas, por efluentes industriales, por obras municipales de alcantarillado que no cuentan con plantas de tratamiento y en general por acciones humanas, aspecto que afecta al hombre, animales y plantas e implica un grave problema ambiental. La unidad de gestión ambiental en su ámbito de acción, deberá impedir la sobreexplotación permanente de los recursos hídricos para mantener un equilibrio entre la demanda de agua y su disponibilidad; integrar los criterios de conservación de recursos y uso sostenible en lo agrario, en la ordenación de los usos del suelo y en la industria; mantener una alta calidad ecológica del agua, en la que la diversidad biológica corresponda, en lo posible, a un estado no perturbado de un agua determinada; reducir los vertidos de todas las substancias que por su persistencia tóxica o bioacumulación puedan tener un impacto ambiental negativo en las aguas superficiales, marinas o subterráneas. • Agua, es la fuente misma de la vida. • Agua costera, es el agua adyacente a la tierra firme • Agua marina, es la de los mares y se distingue por su elevada salinidad • Aguas residuales, son las de composición variada provenientes de las descargas

de usos municipales, industriales, comerciales, servicios agrícolas, pecuarios, domésticos y de cualquier otro uso que hayan sufrido degradación en su calidad original.

• Aguas pluviales, son aquellas que provienen de lluvias, nieve y granizo. • Aguas de estuarios, son las correspondientes a los tramos de ríos que se hallan

bajo la influencia de las mareas. • Agua subterránea, es el agua del subsuelo que se encuentra en la zona de

saturación (Se sitúa debajo del nivel freático) • Aguas superficiales, son aquellas que fluyen o se almacenan en la superficie del

terreno. 409-08 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, aire La unidad de gestión, en su accionar y en el ámbito de su competencia, propenderá a preservar la salud de las personas, la calidad del aire ambiente, el bienestar de los ecosistemas y del ambiente en general, controlando los límites máximos permisibles de contaminantes en el aire, como las emisiones al aire de fuentes fijas de combustión, exigiendo las disposiciones y prohibiciones de la Norma Técnica de Calidad del Aire Ambiente, como la Norma de Emisiones al Aire desde Fuentes Fijas de Combustión, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental. Las entidades y organismos del sector público, de acuerdo a sus facultades, por medio de las unidades de gestión, en relación al clima, deberán propender a que los seres humanos no contaminen el aire con gases tóxicos, pues la contaminación atmosférica es uno de los problemas ambientales y de salud humana más típicos de las ciudades, a fin de evitar el incremento del agujero de la capa de ozono, el efecto invernadero, causante del calentamiento de la tierra y de la modificación del clima. La actividad industrial genera la lluvia ácida, y se engloba dentro de las amenazas del medio aéreo.

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Aire, denominado aire ambiente, es cualquier porción no confinada de la atmósfera y se define como mezcla gaseosa, cuya composición normal es de por lo menos 20% de oxígeno, 77% de nitrógeno y proporciones variables de gases inertes y vapor de agua en relación volumétrica. 409-09 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, suelo. La unidad de gestión, en su accionar y en el ámbito de su competencia, propenderá a controlar las prácticas inadecuadas, como el manejo del agua de riego, el sobre pastoreo, la eliminación o tala de árboles o arbustos que se desarrollan en suelos con pendientes pronunciadas o en los taludes de los ríos. La gestión debe propender a evitar la ocurrencia de procesos erosivos, que complementado con el uso inapropiado de los suelos, da lugar a la desertización o desertificación; controlar los límites máximos permisibles de contaminantes en el suelo, previniendo y reduciendo la generación de residuos sólidos municipales, industriales, comerciales y de servicios, incorporando técnicas apropiadas y procedimientos para su minimización reuso y reciclaje; exigir la utilización de sistemas de agricultura que no degraden ni generen contaminación o desequilibrio del área geográfica con el uso racional de plaguicidas, fertilizantes y sustancias tóxicas; exigir el cumplimiento de las disposiciones y prohibiciones de la Norma de Calidad Ambiental del Recurso Suelo, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental. Suelo, se le concibe como el medio natural donde se desarrollan las plantas 409-10 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, flora y fauna La unidad de gestión deberá evitar la tala de bosques, proceso de deforestación que ocasiona: degradación, pérdida de biodiversidad y los cambios climáticos, aplicando las Normas Técnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental. La flora y fauna, son todos los organismos vivientes que se desarrollan en la biosfera. 409-11 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, minerales La unidad de gestión en el ámbito de su competencia, controlará el manejo, la explotación, el uso irracional y la eliminación de los residuos de las minas, al amparo de las Normas Técnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental. Minerales, se clasifican en metálicos y no metálicos, y constituyen los cuerpos inorgánicos naturales de composición química y estructura cristalina definidas

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409-12 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, energía En cuanto a los residuos, la unidad de gestión analizará las dificultades que genera su eliminación que necesariamente produce contaminación; controlará, entre otros, la disposición final de los residuos tóxicos y peligrosos y los vertidos incontrolados, que afectan las aguas, el suelo, la vegetación y al hombre; aplicando las Normas Técnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental. Energía, es el recurso que se encuentra asociado al movimiento, conjuntamente con la materia, forma el cosmos. La unidad de gestión ambiental, evaluará las manifestaciones de la energía, pues se la define únicamente en función de sus efectos, como la capacidad de efectuar un trabajo. En el ambiente interesa fundamentalmente la manera de cómo la luz se relaciona con el conjunto de seres vivos y de cómo la energía es transformada dentro de esos seres. 410 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 410-01 Organización informática Las entidades y organismos del sector público deben estar acopladas en un marco de trabajo para procesos de tecnología de información que aseguren la transparencia y el control, así como el involucramiento de la alta dirección, por lo que las actividades y procesos de tecnología de información de la organización deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que se encargue de regular y estandarizar los temas tecnológicos a nivel institucional. La unidad de tecnología de información, estará posicionada dentro de la estructura organizacional de la entidad en un nivel que le permita efectuar las actividades de asesoría y apoyo a la alta dirección y unidades usuarias; así como participar en la toma de decisiones de la organización y generar cambios de mejora tecnológica. Además debe garantizar su independencia respecto de las áreas usuarias y asegurar la cobertura de servicios a todas las unidades de la entidad u organismo. Las entidades u organismos del sector público, establecerán una estructura organizacional de tecnología de información que refleje las necesidades institucionales, la cual debe ser revisada de forma periódica para ajustar las estrategias internas que permitan satisfacer los objetivos planteados y soporten los avances tecnológicos. Bajo este esquema se dispondrá como mínimo de áreas que cubran proyectos tecnológicos, infraestructura tecnológica y soporte interno y externo de ser el caso, considerando el tamaño de la entidad y de la unidad de tecnología.

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410-02 Segregación de funciones Las funciones y responsabilidades del personal de tecnología de información y de los usuarios de los sistemas de información serán claramente definidas y formalmente comunicadas para permitir que los roles y responsabilidades asignados se ejerzan con suficiente autoridad y respaldo. La asignación de funciones y sus respectivas responsabilidades garantizarán una adecuada segregación, evitando funciones incompatibles. Se debe realizar dentro de la unidad de tecnología de información la supervisión de roles y funciones del personal dentro de cada unas de las áreas, para gestionar un adecuado rendimiento y evaluar las posibilidades de reubicación e incorporación de nuevo personal. La descripción documentada y aprobada de los puestos de trabajo que conforman la unidad de tecnología de información, contemplará los deberes y responsabilidades, así como las habilidades y experiencia necesarias en cada posición, a base de las cuales se realizará la evaluación del desempeño. Dicha descripción considerará procedimientos que eliminen la dependencia de personal clave. 410-03 Plan informático estratégico de tecnología La unidad de tecnología de la información elaborará e implementará un plan informático estratégico para administrar y dirigir todos los recursos tecnológicos, el mismo que estará alineado con el plan estratégico institucional y éste con el Plan Nacional de Desarrollo y las políticas públicas de gobierno. El plan informático estratégico tendrá un nivel de detalle suficiente para permitir la definición de planes operativos de tecnología de Información y especificará como ésta contribuirá a los objetivos estratégicos de la organización; incluirá un análisis de la situación actual y las propuestas de mejora con la participación de todas las unidades de la organización, se considerará la estructura interna, procesos, infraestructura, comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar, así como la definición de estrategias, riesgos, cronogramas, presupuesto de la inversión y operativo, fuentes de financiamiento y los requerimientos legales y regulatorios de ser necesario. La unidad de tecnología de información elaborará planes operativos de tecnología de la información alineados con el plan estratégico informático y los objetivos estratégicos de la institución, estos planes incluirán los portafolios de proyectos y de servicios, la arquitectura y dirección tecnológicas, las estrategias de migración, los aspectos de contingencia de los componentes de la infraestructura y consideraciones relacionadas con la incorporación de nuevas tecnologías de información vigentes a fin de evitar la obsolescencia. Dichos planes asegurarán que se asignen los recursos apropiados de la función de servicios de tecnología de información a base de lo establecido en su plan estratégico. El plan estratégico y los planes operativos de tecnología de información, así como el presupuesto asociado a éstos serán analizados y aprobados por la máxima autoridad de la organización e incorporados al presupuesto anual de la organización; se

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actualizarán de manera permanente, además de ser monitoreados y evaluados en forma trimestral para determinar su grado de ejecución y tomar las medidas necesarias en caso de desviaciones. 410-04 Políticas y procedimientos La máxima autoridad de la entidad aprobará las políticas y procedimientos que permitan organizar apropiadamente el área de tecnología de información y asignar el talento humano calificado e infraestructura tecnológica necesaria. La unidad de tecnología de información definirá, documentará y difundirá las políticas, estándares y procedimientos que regulen las actividades relacionadas con tecnología de información y comunicaciones en la organización, estos se actualizarán permanentemente e incluirán las tareas, los responsables de su ejecución, los procesos de excepción, el enfoque de cumplimiento y el control de los procesos que están normando, así como, las sanciones administrativas a que hubiere lugar si no se cumplieran. Temas como la calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos, propiedad intelectual, firmas electrónicas y mensajería de datos, legalidad del software, entre otros, serán considerados dentro de las políticas y procedimientos a definir, los cuales además, estarán alineados con las leyes conexas emitidas por los organismos competentes y estándares de tecnología de información. Será necesario establecer procedimientos de comunicación, difusión y coordinación entre las funciones de tecnología de información y las funciones propias de la organización. Se incorporarán controles, sistemas de aseguramiento de la calidad y de gestión de riesgos, al igual que directrices y estándares tecnológicos. Se implantarán procedimientos de supervisión de las funciones de tecnología de información, ayudados de la revisión de indicadores de desempeño y se medirá el cumplimiento de las regulaciones y estándares definidos. La unidad de tecnología de información deberá promover y establecer convenios con otras organizaciones o terceros a fin de promover y viabilizar el intercambio de información interinstitucional, así como de programas de aplicación desarrollados al interior de las instituciones o prestación de servicios relacionados con la tecnología de información. 410-05 Modelo de información organizacional La unidad de tecnología de información definirá el modelo de información de la organización a fin de que se facilite la creación, uso y compartición de la misma; y se garantice su disponibilidad, integridad, exactitud y seguridad sobre la base de la definición e implantación de los procesos y procedimientos correspondientes. El diseño del modelo de información que se defina deberá constar en un diccionario

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de datos corporativo que será actualizado y documentado de forma permanente, incluirá las reglas de validación y los controles de integridad y consistencia, con la identificación de los sistemas o módulos que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratégicos a los que apoyan a fin de facilitar la incorporación de las aplicaciones y procesos institucionales de manera transparente. Se deberá generar un proceso de clasificación de los datos para especificar y aplicar niveles de seguridad y propiedad. 410-06 Administración de proyectos tecnológicos La unidad de tecnología de información definirá mecanismos que faciliten la administración de todos los proyectos informáticos que ejecuten las diferentes áreas que conformen dicha unidad. Los aspectos a considerar son: 1. Descripción de la naturaleza, objetivos y alcance del proyecto, su relación con

otros proyectos institucionales, sobre la base del compromiso, participación y aceptación de los usuarios interesados.

2. Cronograma de actividades que facilite la ejecución y monitoreo del proyecto que incluirá el talento humano (responsables), tecnológicos y financieros además de los planes de pruebas y de capacitación correspondientes.

3. La formulación de los proyectos considerará el Costo Total de Propiedad CTP; que incluya no sólo el costo de la compra, sino los costos directos e indirectos, los beneficios relacionados con la compra de equipos o programas informáticos, aspectos del uso y mantenimiento, formación para el personal de soporte y usuarios, así como el costo de operación y de los equipos o trabajos de consultoría necesarios.

4. Para asegurar la ejecución del proyecto se definirá una estructura en la que se nombre un servidor responsable con capacidad de decisión y autoridad y administradores o líderes funcionales y tecnológicos con la descripción de sus funciones y responsabilidades.

5. Se cubrirá, como mínimo las etapas de: inicio, planeación, ejecución, control, monitoreo y cierre de proyectos, así como los entregables, aprobaciones y compromisos formales mediante el uso de actas o documentos electrónicos legalizados.

6. El inicio de las etapas importantes del proyecto será aprobado de manera formal y comunicado a todos los interesados.

7. Se incorporará el análisis de riesgos. Los riesgos identificados serán permanentemente evaluados para retroalimentar el desarrollo del proyecto, además de ser registrados y considerados para la planificación de proyectos futuros.

8. Se deberá monitorear y ejercer el control permanente de los avances del proyecto.

9. Se establecerá un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de calidad que será aprobado por las partes interesadas.

10. El proceso de cierre incluirá la aceptación formal y pruebas que certifiquen la calidad y el cumplimiento de los objetivos planteados junto con los beneficios obtenidos.

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410-07 Desarrollo y adquisición de software aplicativo La unidad de tecnología de información regulará los procesos de desarrollo y adquisición de software aplicativo con lineamientos, metodologías y procedimientos. Los aspectos a considerar son: 1. La adquisición de software o soluciones tecnológicas se realizarán sobre la base

del portafolio de proyectos y servicios priorizados en los planes estratégico y operativo previamente aprobados considerando las políticas públicas establecidas por el Estado, caso contrario serán autorizadas por la máxima autoridad previa justificación técnica documentada.

2. Adopción, mantenimiento y aplicación de políticas públicas y estándares internacionales para: codificación de software, nomenclaturas, interfaz de usuario, interoperabilidad, eficiencia de desempeño de sistemas, escalabilidad, validación contra requerimientos, planes de pruebas unitarias y de integración.

3. Identificación, priorización, especificación y acuerdos de los requerimientos funcionales y técnicos institucionales con la participación y aprobación formal de las unidades usuarias. Esto incluye, tipos de usuarios, requerimientos de: entrada, definición de interfaces, archivo, procesamiento, salida, control, seguridad, plan de pruebas y trazabilidad o pistas de auditoría de las transacciones en donde aplique.

4. Especificación de criterios de aceptación de los requerimientos que cubrirán la definición de las necesidades, su factibilidad tecnológica y económica, el análisis de riesgo y de costo-beneficio, la estrategia de desarrollo o compra del software de aplicación, así como el tratamiento que se dará a aquellos procesos de emergencia que pudieran presentarse.

5. En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisición de software aplicativo se considerarán: estándares de desarrollo, de documentación y de calidad, el diseño lógico y físico de las aplicaciones, la inclusión apropiada de controles de aplicación diseñados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades de procesamiento, de modo que éste, sea exacto, completo, oportuno, aprobado y auditable. Se considerarán mecanismos de autorización, integridad de la información, control de acceso, respaldos, diseño e implementación de pistas de auditoría y requerimientos de seguridad. La especificación del diseño considerará las arquitecturas tecnológicas y de información definidas dentro de la organización.

6. En caso de adquisición de programas de computación (paquetes de software) se preverán tanto en el proceso de compra como en los contratos respectivos, mecanismos que aseguren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la entidad. Los contratos tendrán el suficiente nivel de detalle en los aspectos técnicos relacionados, garantizar la obtención de las licencias de uso y/o servicios, definir los procedimientos para la recepción de productos y documentación en general, además de puntualizar la garantía formal de soporte, mantenimiento y actualización ofrecida por el proveedor.

7. En los contratos realizados con terceros para desarrollo de software deberá constar que los derechos de autor será de la entidad contratante y el contratista entregará el código fuente. En la definición de los derechos de autor se aplicarán las disposiciones de la Ley de Propiedad Intelectual. Las excepciones serán técnicamente documentadas y aprobadas por la máxima autoridad o su delegado.

8. La implementación de software aplicativo adquirido incluirá los procedimientos de

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configuración, aceptación y prueba personalizados e implantados. Los aspectos a considerar incluyen la validación contra los términos contractuales, la arquitectura de información de la organización, las aplicaciones existentes, la interoperabilidad con las aplicaciones existentes y los sistemas de bases de datos, la eficiencia en el desempeño del sistema, la documentación y los manuales de usuario, integración y planes de prueba del sistema.

9. Los derechos de autor del software desarrollado a la medida pertenecerán a la entidad y serán registrados en el organismo competente. Para el caso de software adquirido se obtendrá las respectivas licencias de uso.

10. Formalización con actas de aceptación por parte de los usuarios, del paso de los sistemas probados y aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba al de producción y su revisión en la post-implantación.

11. Elaboración de manuales técnicos, de instalación y configuración; así como de usuario, los cuales serán difundidos, publicados y actualizados de forma permanente.

410-08 Adquisiciones de infraestructura tecnológica La unidad de tecnología de información definirá, justificará, implantará y actualizará la infraestructura tecnológica de la organización para lo cual se considerarán los siguientes aspectos: 1. Las adquisiciones tecnológicas estarán alineadas a los objetivos de la

organización, principios de calidad de servicio, portafolios de proyectos y servicios, y constarán en el plan anual de contrataciones aprobado de la institución caso contrario serán autorizadas por la máxima autoridad previa justificación técnica documentada.

2. La unidad de tecnología de información planificará el incremento de capacidades, evaluará los riesgos tecnológicos, los costos y la vida útil de la inversión para futuras actualizaciones, considerando los requerimientos de carga de trabajo, de almacenamiento, contingencias y ciclos de vida de los recursos tecnológicos. Un análisis de costo beneficio para el uso compartido de Data Center con otras entidades del sector público, podrá ser considerado para optimizar los recursos invertidos.

3. En la adquisición de hardware, los contratos respectivos, tendrán el detalle suficiente que permita establecer las características técnicas de los principales componentes tales como: marca, modelo, número de serie, capacidades, unidades de entrada/salida, entre otros, y las garantías ofrecidas por el proveedor, a fin de determinar la correspondencia entre los equipos adquiridos y las especificaciones técnicas y requerimientos establecidos en las fases precontractual y contractual, lo que será confirmado en las respectivas actas de entrega/recepción.

4. Los contratos con proveedores de servicio incluirán las especificaciones formales sobre acuerdos de nivel de servicio, puntualizando explícitamente los aspectos relacionados con la seguridad y confidencialidad de la información, además de los requisitos legales que sean aplicables. Se aclarará expresamente que la propiedad de los datos corresponde a la organización contratante.

410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica

La unidad de tecnología de información de cada organización definirá y regulará

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los procedimientos que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la infraestructura tecnológica de las entidades. Los temas a considerar son: 1. Definición de procedimientos para mantenimiento y liberación de software de

aplicación por planeación, por cambios a las disposiciones legales y normativas, por corrección y mejoramiento de los mismos o por requerimientos de los usuarios.

2. Los cambios que se realicen en procedimientos, procesos, sistemas y acuerdos de servicios serán registrados, evaluados y autorizados de forma previa a su implantación a fin de disminuir los riesgos de integridad del ambiente de producción. El detalle e información de estas modificaciones serán registrados en su correspondiente bitácora e informados a todos los actores y usuarios finales relacionados, adjuntando las respectivas evidencias.

3. Control y registro de las versiones del software que ingresa a producción. 4. Actualización de los manuales técnicos y de usuario por cada cambio o

mantenimiento que se realice, los mismos que estarán en constante difusión y publicación.

5. Se establecerán ambientes de desarrollo/pruebas y de producción independientes; se implementarán medidas y mecanismos lógicos y físicos de seguridad para proteger los recursos y garantizar su integridad y disponibilidad a fin de proporcionar una infraestructura de tecnología de información confiable y segura.

6. Se elaborará un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica sustentado en revisiones periódicas y monitoreo en función de las necesidades organizacionales (principalmente en las aplicaciones críticas de la organización), estrategias de actualización de hardware y software, riesgos, evaluación de vulnerabilidades y requerimientos de seguridad.

7. Se mantendrá el control de los bienes informáticos a través de un inventario actualizado con el detalle de las características y responsables a cargo, conciliado con los registros contables.

8. El mantenimiento de los bienes que se encuentren en garantía será proporcionado por el proveedor, sin costo adicional para la entidad.

410-10 Seguridad de tecnología de información La unidad de tecnología de información, establecerá mecanismos que protejan y salvaguarden contra pérdidas y fugas los medios físicos y la información que se procesa mediante sistemas informáticos, para ello se aplicarán al menos las siguientes medidas: 1. Ubicación adecuada y control de acceso físico a la unidad de tecnología de

información y en especial a las áreas de: servidores, desarrollo y bibliotecas; 2. Definición de procedimientos de obtención periódica de respaldos en función a un

cronograma definido y aprobado; 3. En los casos de actualización de tecnologías de soporte se migrará la información

a los medios físicos adecuados y con estándares abiertos para garantizar la perpetuidad de los datos y su recuperación;

4. Almacenamiento de respaldos con información crítica y/o sensible en lugares externos a la organización;

5. Implementación y administración de seguridades a nivel de software y hardware, que se realizará con monitoreo de seguridad, pruebas periódicas y acciones correctivas sobre las vulnerabilidades o incidentes de seguridad identificados.

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9. Instalaciones físicas adecuadas que incluyan mecanismos, dispositivos y equipo especializado para monitorear y controlar fuego, mantener ambiente con temperatura y humedad relativa del aire contralado, disponer de energía acondicionada, esto es estabilizada y polarizada, entre otros;

10. Consideración y disposición de sitios de procesamiento alternativos. 11. Definición de procedimientos de seguridad a observarse por parte del personal

que trabaja en turnos por la noche o en fin de semana. 410-11 Plan de contingencias Corresponde a la unidad de tecnología de información la definición, aprobación e implementación de un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una emergencia o suspensión en el procesamiento de la información por problemas en los equipos, programas o personal relacionado. Los aspectos a considerar son: 1. Plan de respuesta a los riesgos que incluirá la definición y asignación de roles

críticos para administrar los riesgos de tecnología de información, escenarios de contingencias, la responsabilidad específica de la seguridad de la información, la seguridad física y su cumplimiento.

2. Definición y ejecución de procedimientos de control de cambios, para asegurar que el plan de continuidad de tecnología de información se mantenga actualizado y refleje de manera permanente los requerimientos actuales de la organización.

3. Plan de continuidad de las operaciones que contemplará la puesta en marcha de un centro de cómputo alterno propio o de uso compartido en un data Center Estatal, mientras dure la contingencia con el restablecimiento de las comunicaciones y recuperación de la información de los respaldos.

4. Plan de recuperación de desastres que comprenderá: 5. Actividades previas al desastre (bitácora de operaciones) 6. Actividades durante el desastre (plan de emergencias, entrenamiento) Actividades

después del desastre. 7. Es indispensable designar un comité con roles específicos y nombre de los

encargados de ejecutar las funciones de contingencia en caso de suscitarse una emergencia.

8. El plan de contingencias será un documento de carácter confidencial que describa los procedimientos a seguir en caso de una emergencia o fallo computacional que interrumpa la operatividad de los sistemas de información. La aplicación del plan permitirá recuperar la operación de los sistemas en un nivel aceptable, además de salvaguardar la integridad y seguridad de la información.

9. El plan de contingencias aprobado, será difundido entre el personal responsable de su ejecución y deberá ser sometido a pruebas, entrenamientos y evaluaciones periódicas, o cuando se haya efectuado algún cambio en la configuración de los equipos o el esquema de procesamiento.

410-11 Administración de soporte de tecnología de información

La unidad de tecnología de información definirá, aprobará y difundirá procedimientos de operación que faciliten una adecuada administración del soporte tecnológico y garanticen la seguridad, integridad, confiabilidad y

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disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la oportunidad de los servicios tecnológicos que se ofrecen. Los aspectos a considerar son: 1. Revisiones periódicas para determinar si la capacidad y desempeño actual y futura

de los recursos tecnológicos son suficientes para cubrir los niveles de servicio acordados con los usuarios.

2. Seguridad de los sistemas bajo el otorgamiento de una identificación única a todos los usuarios internos, externos y temporales que interactúen con los sistemas y servicios de tecnología de información de la entidad.

3. Estandarización de la identificación, autenticación y autorización de los usuarios, así como la administración de sus cuentas.

4. Revisiones regulares de todas las cuentas de usuarios y los privilegios asociados a cargo de los dueños de los procesos y administradores de los sistemas de tecnología de información.

5. Medidas de prevención, detección y corrección que protejan a los sistemas de información y a la tecnología de la organización de software malicioso y virus informáticos.

6. Definición y manejo de niveles de servicio y de operación para todos los procesos críticos de tecnología de información sobre la base de los requerimientos de los usuarios o clientes internos y externos de la entidad y a las capacidades tecnológicas.

7. Alineación de los servicios claves de tecnología de información con los requerimientos y las prioridades de la organización sustentados en la revisión, monitoreo y notificación de la efectividad y cumplimiento de dichos acuerdos.

8. Administración de los incidentes reportados, requerimientos de servicio y solicitudes de información y de cambios que demandan los usuarios, a través de mecanismos efectivos y oportunos como mesas de ayuda o de servicios, entre otros.

9. Mantenimiento de un repositorio de diagramas y configuraciones de hardware y software actualizado que garantice su integridad, disponibilidad y faciliten una rápida resolución de los problemas de producción.

10. Administración adecuada de la información, librerías de software, respaldos y recuperación de datos.

11. Incorporación de mecanismos de seguridad aplicables a la recepción, procesamiento, almacenamiento físico y entrega de información y de mensajes sensitivos, así como la protección y conservación de información utilizada para encriptación y autenticación.

410-12 Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios

Es necesario establecer un marco de trabajo de monitoreo y definir el alcance, la metodología y el proceso a seguir para monitorear la contribución y el impacto de tecnología de información en la entidad. La unidad de tecnología de información definirá sobre la base de las operaciones de la entidad, indicadores de desempeño y métricas del proceso para monitorear la gestión y tomar los correctivos que se requieran.

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La unidad de tecnología de información definirá y ejecutará procedimientos, mecanismos y la periodicidad para la medición, análisis y mejora del nivel de satisfacción de los clientes internos y externos por los servicios recibidos. La unidad de tecnología de información presentará informes periódicos de gestión a la alta dirección, para que ésta supervise el cumplimiento de los objetivos planteados y se identifiquen e implanten acciones correctivas y de mejoramiento del desempeño. 410-14 Sitio web, servicios de internet e intranet Es responsabilidad de la unidad de tecnología de información elaborar las normas, procedimientos e instructivos de instalación, configuración y utilización de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio WEB de la entidad, a base de las disposiciones legales y normativas y los requerimientos de los usuarios externos e internos. La unidad de tecnología de información considerará el desarrollo de aplicaciones web y/o móviles que automaticen los procesos o trámites orientados al uso de instituciones y ciudadanos en general. 410-15 Capacitación informática Las necesidades de capacitación serán identificadas tanto para el personal de tecnología de información como para los usuarios que utilizan los servicios de información, las cuales constarán en un plan de capacitación informático, formulado conjuntamente con la unidad de talento humano. El plan estará orientado a los puestos de trabajo y a las necesidades de conocimiento específicas determinadas en la evaluación de desempeño e institucionales. 410-16 Comité informático Para la creación de un comité informático institucional, se considerarán los siguientes aspectos: • El tamaño y complejidad de la entidad y su interrelación con entidades

adscritas. • La definición clara de los objetivos que persigue la creación de un comité de

informática, como un órgano de decisión, consultivo y de gestión que tiene como propósito fundamental definir, conducir y evaluar las políticas internas para el crecimiento ordenado y progresivo de la tecnología de la información y la calidad de los servicios informáticos, así como apoyar en esta materia a las unidades administrativas que conforman la entidad.

• La conformación y funciones del comité, su reglamentación, la creación de grupos de trabajo, la definición de las atribuciones y responsabilidades de los miembros del comité, entre otros aspectos.

410-17 Firmas electrónicas Las entidades, organismos y dependencias del sector público, así como las personas jurídicas que actúen en virtud de una potestad estatal, ajustarán sus

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procedimientos y operaciones e incorporarán los medios técnicos necesarios, para permitir el uso de la firma electrónica de conformidad con la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos y su Reglamento. El uso de la firma electrónica en la administración pública se sujetará a las garantías, reconocimiento, efectos y validez señalados en estas disposiciones legales y su normativa secundaria de aplicación. Las servidoras y servidores autorizados por las instituciones del sector público podrán utilizar la firma electrónica contenida en un mensaje de datos para el ejercicio y cumplimiento de las funciones inherentes al cargo público que ocupan. Los aplicativos que incluyan firma electrónica dispondrán de mecanismos y reportes que faciliten una auditoría de los mensajes de datos firmados electrónicamente. a) Verificación de autenticidad de la firma electrónica

Es responsabilidad de las servidoras y servidores de las entidades o dependencias del sector público verificar mediante procesos automatizados de validación, que el certificado de la firma electrónica recibida sea emitido por una entidad de certificación de información acreditada y que el mismo se encuentre vigente. Coordinación interinstitucional de formatos para uso de la firma electrónica Con el propósito de que exista uniformidad y compatibilidad en el uso de la firma electrónica, las entidades del sector público sujetos a este ordenamiento coordinarán y definirán los formatos y tipos de archivo digitales que serán aplicables para facilitar su utilización. Las instituciones públicas adoptarán y aplicar los estándares tecnológicos para firmas electrónicas que las entidades oficiales promulguen, conforme a sus competencias y ámbitos de acción.

b) Conservación de archivos electrónicos

Los archivos electrónicos o mensajes de datos firmados electrónicamente se conservarán en su estado original en medios electrónicos seguros, bajo la responsabilidad del usuario y de la entidad que los generó. Para ello se establecerán políticas internas de manejo y archivo de información digital.

c) Actualización de datos de los certificados de firmas electrónicas

Las servidoras y servidores de las entidades, organismos y dependencias del sector público titulares de un certificado notificarán a la entidad de certificación de Información sobre cualquier cambio, modificación o variación de los datos que constan en la información proporcionada para la emisión del certificado. Cuando un servidor público deje de prestar sus servicios temporal o definitivamente y cuente con un certificado de firma electrónica en virtud de sus funciones, solicitará a la entidad de certificación de información, la revocación del mismo, además, el superior jerárquico ordenará su cancelación inmediata.

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El dispositivo portable seguro será considerado un bien de la entidad o dependencia pública y por tanto, a la cesación del servidor, será devuelto con la correspondiente acta de entrega recepción.

d) Seguridad de los certificados y dispositivos portables seguros

Los titulares de certificados de firma electrónica y dispositivos portables seguros serán responsables de su buen uso y protección. Las respectivas claves de acceso no serán divulgadas ni compartidas en ningún momento. El servidor solicitará la revocación de su certificado de firma electrónica cuando se presentare cualquier circunstancia que pueda comprometer su utilización.

e) Renovación del certificado de firma electrónica

El usuario solicitará la renovación del certificado de firma electrónica con la debida anticipación, para asegurar la vigencia y validez del certificado y de las actuaciones relacionadas con su uso.

f) Capacitación en el uso de las firmas electrónicas

La entidad de certificación capacitará, advertirá e informará a los solicitantes y usuarios de los servicios de certificación de información y servicios relacionados con la firma electrónica, respecto de las medidas de seguridad, condiciones, alcances, limitaciones y responsabilidades que deben observar en el uso de los servicios contratados. Esta capacitación facilitará la comprensión y utilización de las firmas electrónicas, en los términos que establecen las disposiciones legales vigentes. 500 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN La máxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y comunicar información pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir sus responsabilidades. El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema facilita a la máxima autoridad adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar información confiable. El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su gestión en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información sobre su nivel de desempeño. La comunicación es la transmisión de información facilitando que las servidoras y servidores puedan cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento. Los sistemas de información y comunicación que se diseñen e implanten deberán concordar con los planes estratégicos y operativos, debiendo ajustarse a sus características y necesidades y al ordenamiento jurídico vigente.

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La obtención de información interna y externa, facilita a la alta dirección preparar los informes necesarios en relación con los objetivos establecidos. El suministro de información a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento preciso, permitirá cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz. 500-01 Controles sobre sistemas de información Los sistemas de información contarán con controles adecuados para garantizar confiabilidad, seguridad y una clara administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles. En función de la naturaleza y tamaño de la entidad, los sistemas de información serán manuales o automatizados, estarán constituidos por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas y financieras de una entidad y mantendrán controles apropiados que garanticen la integridad y confiabilidad de la información. La utilización de sistemas automatizados para procesar la información implica varios riesgos que necesitan ser considerados por la administración de la entidad. Estos riesgos están asociados especialmente con los cambios tecnológicos por lo que se deben establecer controles generales, de aplicación y de operación que garanticen la protección de la información según su grado de sensibilidad y confidencialidad, así como su disponibilidad, accesibilidad y oportunidad. Las servidoras y servidores a cuyo cargo se encuentre la administración de los sistemas de información, establecerán los controles pertinentes para que garanticen razonablemente la calidad de la información y de la comunicación. 500-02 Canales de comunicación abiertos Se establecerán canales de comunicación abiertos, que permitan trasladar la información de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la institución. Una política de comunicación interna debe permitir las diferentes interacciones entre las servidoras y servidores, cualquiera sea el rol que desempeñen, así como entre las distintas unidades administrativas de la institución. La entidad dispondrá de canales abiertos de comunicación que permita a los usuarios aportar información de gran valor sobre el diseño y la calidad de los productos y servicios brindados, para que responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los usuarios, proyectando una imagen positiva. 600 SEGUIMIENTO La máxima autoridad y los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficacia del sistema de control interno.

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Seguimiento es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Se orientará a la identificación de controles débiles o insuficientes para promover su reforzamiento, así como asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud. El seguimiento se efectúa en forma continua durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad y a través de evaluaciones periódicas para enfocar directamente la efectividad de los controles en un tiempo determinado, también puede efectuarse mediante la combinación de las dos modalidades. 600-01 Seguimiento continuo o en operación La máxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad, efectuarán un seguimiento constante del ambiente interno y externo que les permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo de las actividades institucionales, la ejecución de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos. El seguimiento continuo se aplicará en el transcurso normal de las operaciones, en las actividades habituales de gestión y supervisión, así como en otras acciones que efectúa el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno. Se analizará hasta qué punto el personal, en el desarrollo de sus actividades normales, obtiene evidencia de que el control interno sigue funcionando adecuadamente. Se observará y evaluará el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad. El resultado del seguimiento brindará las bases necesarias para el manejo de riesgos, actualizará las existentes, asegurará y facilitará el cumplimiento de la normativa aplicable a las operaciones propias de la entidad. 600-02 Evaluaciones periódicas La máxima autoridad y las servidoras y servidores que participan en la conducción de las labores de la institución, promoverán y establecerán una autoevaluación periódica de la gestión y el control interno de la entidad, sobre la base de los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual desviación que ponga en riesgo el cumplimiento de los objetivos institucionales. Las evaluaciones periódicas, responden a la necesidad de identificar las fortalezas y debilidades de la entidad respecto al sistema de control interno, propiciar una mayor eficacia de sus componentes, asignar la responsabilidad sobre el mismo a todas las dependencias de la organización, establecer el grado de cumplimiento de los

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objetivos institucionales y evalúa la manera de administrar los recursos necesarios para alcanzarlos. Las evaluaciones periódicas o puntuales también pueden ser ejecutadas por la unidad de auditoría interna de la entidad, la Contraloría General del Estado y las firmas privadas de auditoría. En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas por los órganos de control, la unidad a la cual éstas son dirigidas emprenderá de manera efectiva las acciones pertinentes dentro de los plazos establecidos, considerando que éstas son de cumplimiento obligatorio. La máxima autoridad y los directivos de la entidad, determinarán las acciones preventivas o correctivas que conduzcan a solucionar los problemas detectados e implantarán las recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas para fortalecer el sistema de control interno, de conformidad con los objetivos y recursos institucionales.

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UNIDAD TRES AUDITORIA FINANCIERA GUBERNAMENTAL

3.1 Definición La auditoría financiera examina a los estados financieros y a través de ellos las

operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una opinión técnica y profesional.

Las disposiciones legales vigentes que regulan la actividades de la Contraloría

General del Estado, definen a la Auditoría Financiera así: “Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras

evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo, efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio; para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos relativos a la gestión financiera y al control interno”.

Para el auditor esté en condiciones de emitir su opinión en forma objetiva y

profesional, tiene la responsabilidad de reunir los elementos de juicio suficientes que le permitan obtener una certeza razonable sobre: 1. La autenticidad de los hechos y fenómenos que reflejan los estados

financieros. 2. Que son adecuados los criterios, sistemas y métodos utilizados para captar y

reflejar en la contabilidad y en los estados financieros dichos hechos y fenómenos.

3. Que los estados financieros estén preparados y revelados de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y la normativa de contabilidad gubernamental vigente.

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Para obtener estos elementos, el auditor debe aplicar procedimientos de auditoría de acuerdo con la circunstancia específica del trabajo, con la oportunidad y alcance que juzgue necesario en cada caso, los resultados deben reflejarse en papeles de trabajo que constituyen la evidencia de la labor realizada.

3.2 Objetivos

3.2.1 General La auditoría financiera tiene como objetivo principal, dictaminar sobre la

razonabilidad de los estados financieros preparados por la administración de las entidades públicas.

3.2.2 Específicos 1. Examinar el manejo de los recursos financieros de un ente, de una

misma unidad y/o de un programa para establecer el grado en que sus servidores administran y utilizan los recursos y si la información financiera es oportuna, útil, adecuada y confiable.

2. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la prestación de servicios o la producción de bienes, por los entes y organismos de la administración pública.

3. Verificar que las entidades ejerzan eficientes controles sobre los ingresos públicos.

4. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en la ejecución de las actividades desarrolladas por los entes públicos.

5. Propiciar el desarrollo de los sistemas de información de los entes públicos, como una herramienta para la toma de decisiones y la ejecución de la auditoría.

6. Formular recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno y contribuir al fortalecimiento de la gestión pública y promover su eficiencia operativa.

3.3 Características

1. Objetiva, porque el auditor revisa hechos reales sustentados en evidencias

susceptibles de comprobarse. 2. Sistemática, porque su ejecución es adecuadamente planeada. 3. Profesional, porque es ejecutada por auditores o contadores públicos a

nivel universitario o equivalentes, que posean capacidad, experiencia y conocimientos en el área de auditoría financiera.

4. Específica, porque cubre la revisión de las operaciones financieras e incluye evaluaciones, estudios, verificaciones, diagnósticos e investigaciones.

5. Normativa, ya que verifica que las operaciones reúnan los requisitos de legalidad, veracidad y propiedad, evalúa las operaciones examinadas,

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comparándolas con indicadores financieros e informa sobre los resultados de la evaluación del control interno.

6. Decisoria, porque concluye con la emisión de un informe escrito que contiene el dictamen profesional sobre la razonabilidad de la información presentada en los estados financieros, comentarios, conclusiones y recomendaciones, sobre los hallazgos detectados en el transcurso del examen.

3.4 Proceso de la Auditoría Financiera

El proceso que sigue una auditoria financiera, se puede resumir en lo siguiente:

inicia con la expedición de la orden de trabajo y culmina con la emisión del informe respectivo, cubriendo todas las necesidades vinculadas con las instrucciones impartidas por la jefatura, relacionadas con el ente examinado.

Pag-03 Designación del equipo de auditoría 3.4.1 Planificación

Constituye la primera fase del proceso de auditoría y de su concepción

dependerá la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios.

Esta fase debe considerar alternativas y seleccionar los métodos y prácticas más apropiadas para realizar las tareas, por tanto esta actividad debe ser cuidadosa, creativa positiva e imaginativa; por lo que necesariamente debe ser ejecutada por los miembros más experimentados del equipo de trabajo.

La planificación de la auditoría financiera, comienza con la obtención de

información necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definición detallada de las tareas a realizar en la fase de ejecución.

3.4.2 Ejecución del trabajo En esta fase el auditor debe aplicar los procedimientos establecidos en

los programas de auditoría y desarrollar completamente los hallazgos significativos relacionados con las áreas y componentes considerados como críticos, determinando los atributos de condición, criterio, efecto y causa que motivaron cada desviación o problema identificado.

Todos los hallazgos desarrollados por el auditor, estarán sustentados en papeles de trabajo en donde se concreta la evidencia suficiente y competente que respalda la opinión y el informe.

Es de fundamental importancia que el auditor mantenga una comunicación

continua y constante con los funcionarios y empleados responsables durante el examen, con el propósito de mantenerles informados sobre las desviaciones detectadas a fin de que en forma oportuna se presente los justificativos o se tomen las acciones correctivas pertinentes.

163

3.4.3 Comunicación de resultados La comunicación de resultados es la última fase del proceso de la

auditoría, si embargo ésta se cumple en el transcurso del desarrollo de la auditoría. Está dirigida a los funcionarios de la entidad examinada con el propósito de que presenten la información verbal o escrita respecto a los asuntos observados.

Esta fase comprende también, la redacción y revisión final del informe borrador, el que será elaborado en el transcurso del examen, con el fin de que el último día de trabajo en el campo y previa convocatoria, se comunique los resultados mediante la lectura del borrador del informe a las autoridades y funcionarios responsables de las operaciones examinadas, de conformidad con la ley pertinente.

El informe básicamente contendrá la carta de dictamen, los estados

financieros, las notas aclaratorias correspondientes, la información financiera complementaria y los comentarios, conclusiones y recomendaciones relativos a los hallazgos de auditoría.

Como una guía para la realización del referido proceso, en cuadro adjunto se

establecen los siguientes porcentajes estimados de tiempo, con relación al número de días/hombre programados.

PORCENTAJE DE TIEMPO UTILIZADO

FASE

F

COMUNICACIÓN RESULTADOS

TOTAL

PLANIFICACION Preliminar 10 Específica 25

30 %

5 %

35 %

EJECUCION DEL TRABAJO

50 %

10%

60 %

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

0

5 %

5 %

TOTAL

80 %

20 %

100 %

164

3.5 Control de Calidad en la Auditoría Financiera La aplicación del control de calidad en el proceso de la auditoría financiera

provee una seguridad razonable para el cumplimiento de las normas ecuatorianas de auditoría a fin de lograr una dirección, organización, ordenamiento y grados de decisión adecuados en la práctica de las auditorías.

Es importante considerar entre otros los siguientes elementos de control de la

calidad que se desarrolla con las etapas de planificación, ejecución y comunicación de resultados en el proceso de la auditoría:

3.5.1 Independencia

La dirección de la unidad de control externo deberá asegurarse que los

auditores asignados a un examen de auditoría no tengan vinculaciones de carácter familiar con la entidad y/o proyecto examinado. De igual forma debe tener la seguridad de que ninguno de sus auditores tenga conflictos de intereses en los entes auditados.

3.5.2 Asignación de Personal

Las auditorías practicadas deben ser ejecutadas por personal que tenga

el grado de entrenamiento técnico y teórico suficiente de acuerdo con las circunstancias. Se debe identificar con oportunidad al personal que se necesita para ciertos trabajos específicos a fin de que se pueda contar con el personal competente, dicha identificación se la debe realizar desde la planificación anual de las auditorías.

La utilización de presupuestos estimados de tiempo para la ejecución de las

auditorías debe ser un estándar de control que será ejercido por las direcciones de control externo.

3.5.3 Consultas

La identificación de unidades administrativas o funcionarios

especializados en campos técnicos es importante, para garantizar en algunos casos la calidad de los trabajos de auditoría.

El mantenimiento de una biblioteca dotada de literatura suficiente para obtener referencias técnicas o de investigación, constituye un elemento adicional que contribuya a mejorar la calidad de las auditorias.

3.5.4 Supervisión

Para que un trabajo de auditoría cuente con estándares de calidad

suficientes debe por sobre todas las cosas observar y cumplir las dispocisiones de la normatividad vigente relacionadas con el proceso de la auditoría, no obstante, la función de supervisión debe especialmente participar intensamente en la etapa de planificación y proveer una dirección continua sobre la aplicación de procedimientos, elaboración de papeles de trabajo, pruebas de auditoría y comunicación de resultados.

165

3.5.5 Desarrollo Profesional La capacitación continua contribuye a acumular mayores conocimientos

que permitan cumplir eficientemente las responsabilidades asignadas a los auditores, consecuentemente es importante que el personal de auditores asista a programas de entrenamiento, tenga acceso a la literatura que contiene información técnica y actualizada en materia de contabilidad y auditoría y en forma especial que reciba la instrucción adecuada durante la práctica de la auditoria.

3.5.6 Evaluación El trabajo realizado por el personal de auditoría debe ser periódicamente

evaluado, a fin de mejorar los procedimientos utilizados durante la auditoría y mejorar los estándares de rendimiento individual.

Un proceso de evaluación periódico permite aumentar las responsabilidades en forma gradual y sustentar las promociones que deban realizarse.

166

UNIDAD CUATRO

PROCESO DE LA AUDITORIA FINANCIERA GUBERNAMENTAL

ORDEN DE TRABAJO INICIO

FASE 1.- PLANIFICACIÓN PRELIMINAR • Conocimiento de la entidad • Obtención de información • Evaluación preliminar • Control Interno

FASE 1.- PLANIFICACIÓN ESPECIFICA • Determinación Material • Evaluación de Riesgos • Determinación enfoque de auditoria • Determinación enfoque del muestreo.

FASE 2.- EJECUCIÓN • Aplicación Pruebas de Cumplimiento • Aplicación de Pruebas Analíticas • Aplicación Pruebas Sustantivas • Evaluación Resultados y Conclusiones

FASE 3.- INFORME • Dictamen • Estados Financieros • Notas, comentarios • Conclusiones y Recomendaciones.

Elaboración Borrador del Informe

Emisión del Informe de Auditoria

Implantación Recomendaciones

FIN

Memorando Planeación

Programas de Trabajo

Papeles de Trabajo

Archivo Perm.

Aseguramiento de Calidad

Presentación y discusión de resultados a la entidad Auditada.

Archivo corriente

167

4. PLANIFICACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA GUBERNAMENTAL

4.1 Generalidades Definición

La planificación es la primera fase del proceso de la auditoría financiera y de su

concepción dependerá la eficiencia y efectividad en el logro de los objetos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificación debe ser cuidadosa y creativa, positiva e imaginativa, debe considerar alternativas y seleccionar los métodos más adecuados para seleccionar las tareas, por tanto esta actividad debe recaer en los miembros más experimentados del grupo.

La planificación de una auditoría comienza con la obtención de información

necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definición detallada de las tareas a realizar en la fase ejecución.

Objetivo de la Planificación El objetivo principal de la planificación consiste en determinar adecuada y

razonablemente los procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, como y cuando se ejecutarán, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva.

168

La planificación es un proceso dinámico, que si bien se inicia al comienzo de las labores de auditoría, pueden modificarse durante la ejecución de la auditoría.

Iniciación de la Auditoría Para iniciar la auditoría, el Director de la Auditoría emitirá la “Orden de

Trabajo”. Autorizando su ejecución, la cual contendrá: a. Objetivo general de la auditoría. b. Alcance de la auditoria. c. Nómina del personal que inicialmente integra el equipo. d. Tiempo estimado para la ejecución. e. Instrucciones específicas para la ejecución. (Determinará si se elabora la

planificación preliminar y específica o una sola que incluya las dos fases).

La instalación del equipo en la entidad, marca la manera oficial al inicio de la auditoría, la que comenzará con la planificación preliminar, en la cual es preferible que el equipo esté integrado por el supervisor y jefe de equipo.

Posteriormente, dependiendo de la complejidad de las operaciones y el

objetivo de la auditoría, se designarán los profesionales requeridos para la planificación específica y la ejecución del trabajo.

El director de la auditoría proporcionará al jefe de equipo de auditoría, la carta

de presentación, mediante la cual se inicia el proceso de comunicación con la administración de la entidad; la que contendrá la nómina de los miembros que inicialmente integren el equipo, los objetivos del examen, el alcance y algún dato inicial que considere pertinente.

Metodología de la Planificación El enfoque moderno de la planificación, incluye diversos procedimientos, más

relacionados con una lógica conceptual que con una técnica de auditoría. Por ello es que si alguien pretende dar una opinión sobre los estados financieros de un ente, los cuales reflejan la actividad del mismo, resulta necesario obtener un conocimiento profundo de su actividad principal.

Como ejemplo se puede mencionar que una persona conoce la actividad de un

ente, cuanto posee una clara comprensión de aspectos tales como: cual es la principal fuente de ingresos y recursos, como se obtiene éstos, cuáles son los aspectos estratégicos claves para producir o presentar los servicios, que actividades conexas existen, cuales son los sistemas de información de que dispone para reflejar la operaciones, etc.

Habiendo conocido las principales características de la actividad, se está en

condiciones de definirlas “Unidades Operativas” en las cuales resultará útil dividir a una entidad a efecto de revizar los estados financieros u otra actividad. Se entiende por unidades operativas, a todas aquellas actividades que por tener características distintivas, son susceptibles de ser consideradas con criterios y procedimientos de autoría propios.

169

Determinadas las unidades operativas se deben definir los “Componentes” que las conforman. Estos componentes están vinculados con los estados financieros a examinar y con el ciclo de las transacciones. Pueden ser tanto los rubros de los estados financieros, como los sistemas o circuitos administrativos cuyas operaciones afectan a estos rubros.

El paso siguiente consistirá en definir para cada componente el enfoque de

auditoría a aplicar, para lo cual primeramente habrá que definir las “Afirmaciones”, es decir, los hechos o resultados más importantes que presentan los componentes, cuya validez deberá probarse en el transcurso de la auditoría y luego determinar los hechos que condicionan a los componentes como son los factores de riesgo de auditoría.

“El riesgo de auditoría”, es lo opuesto a la seguridad de la auditoría, es decir,

es el riesgo que los estados financieros, área o actividad que se lo está examinando, contenga errores o irregularidades no detectadas una vez que la auditoría a sido completada.

Es de gran importancia que el auditor tenga una clara comprensión de cómo los riesgos se vinculan con cada componente ya que es la clave de determinación del “Enfoque de Auditoría” a aplicar.

Definido el enfoque para cada componente, se determina los “Procedimientos

de Auditoría Específicos”, mediante la combinación apropiada entre pruebas analíticas, de cumplimiento y sustantivasas; procedimientos que se detallan en los respectivos “Programas de Trabajo”, cuya aplicación permitirá confirmar la validez de las afirmaciones.

La secuencia de planificación descrita, es susceptible de ser aplicada en forma

concienzuda y creativa a la mayoría de trabajos de auditoría; no obstante debe reconocer que la metodología desarrollada no puede abarcar todas las situaciones posibles, como por ejemplo circunstancias particulares de cada entidad, proyecto o actividad, que requieran especialización

4.2 Fase de Planificación

MISIÓN

Razón de ser de una

entidad

Características

A quién sirve

Para que existe

VISIÓN Futuro

170

La Planificación de cada auditoría se divide en dos fases o momentos distintos, denominados, planificación preliminar y planificación específica.

En la primera de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir

en le trabajo, a base del conocimiento acumulado e información obtenida del ente a auditar; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinación de los procedimientos específicos a aplicar por cada componente y la forma en que se desarrollará el trabajo en las siguientes fases.

Las etapas mencionadas, suponen la realización de un trabajo de auditoría

recurrente, en estos casos ya ase cuenta con un amplio conocimiento de las operaciones del ente a auditar como resultado de trabajos anteriores, por consiguiente el análisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde el último examen.

En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento

acumulado, y por lo tanto, la etapa de planificación demandará un esfuerzo de auditoría adicional.

Cuando se trate de exámenes a entidades o actividades relativamente

pequeñas, donde no amerite presentar por separado la planificación preliminar y la específica, el Director de la Auditoría al emitir la orden de trabajo instruirá a los miembros del equipo para que el informe o reporte de planificación sea único

4.2.1 Planificación Preliminar

4.2.1.1 Metodología La planificación preliminar tiene el propósito de obtener o

actualizar la información general sobre la entidad y las principales actividades, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para la ejecución de la auditoría.

PLANIFICACIÓN

PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

• Se obtiene información

general sobre la entidad y

las principales actividades

para ejecutar la auditoría.

• Inicia con la emisión de la

orden de trabajo, continua

con los programas de

auditoría y culmina con la

emisión del reporte.

• En esta fase se define la

estrategia a seguir en el

trabajo de campo.

• Evalúa y califica los riesgos

del examen y selecciona los

procedimientos de auditoría

a ser aplicados a cada

componente en la fase de

ejecución.

PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA

171

La planificación preliminar es un proceso que se inicia con la emisión de la orden de trabajo, continua con la aplicación de un programa general de auditoría y culmina con la emisión de un reporte para el conocimiento del Director de la Unidad de Auditoría.

Para ejecutar la planificación preliminar principalmente debe disponerse de

personas de auditoría experimentado, esto es el supervisor y el jefe de equipo, eventualmente. Eventualmente podrá participar un asistente del equipo.

Las principales técnicas utilizadas para desarrollar la planificación preliminar

son las entrevistas, la observación y la revisión selectiva dirigida a obtener o actualizar la información importante relacionada con el examen.

La metodología para realizar la planificación preliminar debe estar detallado en

el programa general que con este fin debe ser elaborado y aplicable a cualquier tipo de entidad, organismos, área, programa o actividad importante sujeta a la autoridad.

4.2.1.2 Elementos

La planificación preliminar representa el fundamento sobre la

que se basarán todas las actividades de la planificación específica y la autoridad en si mima, de ahí la importancia del conocimiento de las actividades desarrolladas por la entidad, conjuntamente con la evaluación de los factores externos que pueden efectar directa e indirectamente sus operaciones, para lo cual es necesario realizar un estudio a base de un esquema determinado, sus principales elementos son los siguientes: • Conocimiento de la entidad o actividad a examinar. • Conocimiento de las principales actividades, operaciones, metas u objetivos a

cumplir. • Identificación de las principales políticas y prácticas: contables,

presupuestarias, administrativas y de organización; • Análisis general de la información financiera; • Determinación de materialidad e identificación de cuentas significativas de los

estados financieros. • Determinación del grado de confiabilidad de la información producida; • Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia de

sistemas de información computarizados; • Determinación de unidades operativas; • Riesgos Inherentes y Ambientes de Control; • Decisiones de Planificación para las Unidades Operativas; • Decisiones preliminares para los componentes; y, • Enfoque preliminar de auditoría. • Conocimiento de la entidad o actividad a examinar.- Es importante contar con

la suficiente información sobre la entidad que se va a auditar a fin de evaluar en forma profesional el medio en el cual desarrollan sus actividades, los funcionarios que la operan y los factores que puedan influir para su éxito o fracaso. De esta manera el auditor puede ir identificando de manera preliminar las áreas de mayor riesgo, formular un plan preliminar de auditoria y proporcionar un asesoramiento significativo con sugerencias constructivas, orientadas al fortalecimiento

172

institucional. En esta etapa el auditor debe concentrar su atención en aquellas partes, transacciones o actividades que pueden representar mayor riesgo o presentar características inusuales a fin de asegurarnos que dichos temas reciban una especial atención.

• Conocimiento de las Principales actividades, operaciones, metas u

objetivos a cumplir.- Este conocimiento ayudará al auditor a identificar las áreas de riesgo potencial que podrían existir en el ente. Para obtener este conocimiento, se realizarán entre otras acciones:

- Visitar las oficinas e instalaciones de la entidad para obtener información

general de las actividades y procesos observados con la identificación de los más relevantes.

- Indagar sobre la naturaleza de las principales actividades de la entidad, identificando el sector al que corresponden.

• Identificación de las Principales Políticas y Prácticas Contables,

Presupuestarias, Administrativas y de Operación.- Contribuyen a señalar la existencia de problemas que pueden estar afectando a la entidad. Las posibles áreas de investigación son:

- Los manuales existentes relacionados con el sistema contable. - Los cambios en las políticas contables. - Procedimientos para definir el corte de compras y recepción de bienes y

materiales adquiridos. - Transferencias de fondos. - Grado de autonomía o centralización de unidades operativas.

• Análisis General de Información Financiera.- Permitirá identificar las áreas de

alto riesgo que pueden requerir mayor énfasis en auditoria o áreas de bajo riesgo en que podemos minimizar nuestros esfuerzos de auditoria. Así, los procedimientos analíticos generales se diseñarán para realizar cambios importantes esperados o inesperados, o la ausencia de cambios esperados, en los rubros o cuentas claves en los estados financieros, indicadores, tendencias de rentabilidad o relaciones financieras.

• Determinación de Materialidad e Identificación de Cuentas Significativas en

los Estados Financieros.- Se define la materialidad como la magnitud de una omisión o afirmación equívoca que, individualmente o en conjunto, según las circunstancias del caso hace que el juicio del auditor se modifique, respecto a su apreciación de la razonabilidad de los estados financieros. La planeación de auditoria requiere de una evaluación certera de la probabilidad de que existan errores de importancia en la auditoria en la información sujeta a examen, por lo que se hace necesario que se identifiquen las cuentas o grupos de cuentas significativas, se considerará la materialidad a nivel general y a nivel de cuentas o grupo de cuentas individuales.

• Determinación del Grado de Confiabilidad de la Información Financiera, la

Organización y Responsabilidades de las Unidades Financieras, Administrativas y de Auditoria Interna.- La estructura orgánico y funcional de las unidades de la administración financiera, pueden revelar un efecto importante

173

respecto de la integridad y confiabilidad de la información financiera producida y su relación directa con el volumen y proyecciones de las operaciones que se desarrollan en una entidad, para el efecto será necesario considerar los siguientes aspectos:

- Estructura y tamaño de las unidades de la administración financiera de la

entidad a fin de calificar la integridad y confianza de la información financiera producida.

- Organización y responsabilidades del jefe de la unidad financiera, así como de las áreas de competencia relacionadas con la planificación y administración financiera.

- Grado de centralización o descentralización de las actividades financieras y contables.

- Responsabilidades de información financiera definidas para las unidades operativas.

• Comprensión Global del Desarrollo, Complejidad y el Grado de Dependencia

de los Sistemas de Información Computarizados.- Debe ser suficiente para determinar en términos generales, hasta que punto está computarizado el procesamiento de transacciones y la información relacionada, la complejidad de los sistemas y el grado en que las operaciones de la entidad dependen de los sistemas computarizados, esta información puede afectar las evaluaciones preliminares del riesgo y del enfoque de la auditoria, esta información puede afectar las evaluaciones preliminares del riesgo y del enfoque de auditoria. Entre los temas a considerar se incluyen:

- Organización del área informática institucional. - Plataforma tecnológica. - Aplicaciones principales relacionadas con el objetivo y alcance de la auditoria.

• Determinación de unidades operativas.- Se debe identificar las principales

unidades operativas que tienen importancia para la auditoria y tomar las decisiones que sean necesarias respecto al alcance de nuestra auditoria en cada una de ellas.

Se puede señalar los siguientes temas:

- Divisiones importantes - Unidades en distintas áreas geográficas, - Principales unidades administrativas u operativas que puedan ser

identificadas por función. • Riesgos inherentes y ambiente de control.- La determinación del plan de

auditoria para las unidades operativas identificadas, es influenciado por las evaluaciones de riesgo inherente y del ambiente de control. Normalmente estas evaluaciones se basan en nuestro conocimiento acumulado y actualizado por la información adicional la planificación específica, se profundiza respecto de la calificación de los riesgos de la auditoria.

Entre los temas a considerar al realizar las evaluaciones se incluyen los siguientes:

174

- Naturaleza de cada actividad - Estado actual de los problemas observados en años anteriores - Si los hechos recientes produjeron una evaluación que indica mayor

riesgo en una unidad operativa en particular. - Cambios recientes en la administración de una unidad operativa - Cambios en las actividades de la auditoria interna - Forma en que cada unidad operativa reacciona o anticipa ante los

problemas; y, - Actitud de la administración en cada unidad operativa

• Decisiones de planificación para las unidades operativas.-Las decisiones

incluyen la identificación en términos generales de la naturaleza y alcance del trabajo que será realizado en cada unidad operativa principal. Las decisiones en la planificación preliminar constituyen la base para desarrollar un enfoque de auditoria objetivo. Entre los principales temas a considerar en la planificación para las unidades operativas son las siguientes:

- Información financiera y estructura operativa de la organización - Importancia relativa de cada unidad operativa - Riesgos inherentes de cada unidad operativa y la naturaleza y alcance

del trabajo de auditoria para manejar las áreas de mayor riesgo; - Ambiente de control de cada unidad operativa - Confianza en la auditoria interna - Requerimientos especiales de los administradores con respecto al

trabajo de auditoria; - Importancia y estado actual de los problemas identificados en auditoria

anteriores. • Decisiones preliminares para los componentes.- Una vez obtenida la

información del examen anterior, corresponde tomar decisiones que serán parte de la estrategia a aplicar en cada trabajo en particular, puede existir circunstancias donde la entidad tenga tal dimensión, diversificación de líneas productivas, unidades operativas o divisiones importantes que a su vez el concepto de componente sea de un segundo nivel. Un componente equivale a un ciclo de transacciones y tienen relación directa con partidas presentadas en los estados financieros.

Un componente por lo general está constituido por los siguientes conceptos:

- Un rubro de los estados financieros. - Una cuenta de los estados financieros. - Un grupo de transacciones que afectan diversas cuentas de los

estados financieros. - Una transacción o evento expuesto en nota a los estados

financieros. • Enfoque preliminar de auditoria.- Divididos estos estados financieros en

componentes corresponde definir para cada uno cual será la estrategia o enfoque de auditoria aplicar, en la definición de este enfoque concurren el análisis de dos elementos presentes en cada componente ellos son: el ambiente de control y los riesgos inherentes, el ambiente de control permitirá determinar que grado de

175

confianza se pueda depositar en los controles existentes en los sistemas de información y contabilidad del ente.

4.2.1.3 Productos de la planificación preliminar

Los productos obtenidos en la planificación preliminar permiten calificarla como un proceso completo, que se inicia con un programa de trabajo, que luego es aplicado y se logran resultados para la utilización interna de las unidades de auditoría, que están contenidos en el reporte preparado para conocimiento del Director de la Unidad e incluye la identificación del enfoque global de la auditoría y los componentes sobre los cuales se realizará la evaluación del control interno de la entidad.

El contenido básico del reporte es el siguiente: • Antecedentes • Motivo de la auditoría • Objetivos de la auditoría • Alcance de la auditoría • Conocimiento de la entidad y su base legal • Principales políticas contables • Grado de confiabilidad de la información financiera • Sistemas de información computarizados • Puntos de interés para el examen • Transacciones importantes identificadas • Estado actual de los problemas observados en exámenes anteriores • Identificación de los componentes importantes a ser examinados en la

siguiente fase • Matriz de evaluación preliminar del riesgo de auditoría • Determinación de materialidad e identificación de cuentas significativas • Identificación específica de las actividades sustantivas no tomadas en cuenta

para ser evaluadas en la siguiente fase. Los papeles de trabajo de la planificación Preliminar se dividen en dos segmentos, unos referidos a la administración de la auditoría y otros para respaldarlos resultados del trabajo, en cada caso deben estar organizado y ordenados e indicados como un conjunto integrado.

Desarrollo de la Planificación Preliminar

La utilización de un programa general en esta fase, promueve el eficiente manejo de los recursos humanos de auditoría y permite el logro efectivo de sus objetivos, mediante la aplicación de una rutina eficaz de trabajo, la misma que puede ser mejorada y adaptada a las circunstancias especificas de cada examen.

La planificación preliminar no debe ser un ejercicio extenso o detallado, si no un esfuerzo concentrado de los miembros del equipo de auditoría que posean mayor experiencia, con el fin de proporcionar una conducción global y establecer un equilibrio adecuado de procedimientos, su desarrollo se basa en el conocimiento y análisis de los siguientes conceptos.

176

Conocimiento del ente o área a examinar y su naturaleza jurídica

La evaluación de la naturaleza de la entidad a ser auditada, constituye la piedra angular para realizar una planificación efectiva y una auditoría eficiente, sin que se pretenda en esta fase obtener una comprensión tan amplia como la que se requiere en la planificación específica.

Es importante contar con la suficiente información sobre la entidad que se va a auditar a fin de evaluar en forma profesional el medio en el cual desarrollan sus actividades, los funcionarios que la operan y los factores que puedan influir para su éxito o fracaso. De esta manera el auditor puede ir identificando de manera preliminar las áreas de mayor riesgo, formular un plan preliminar de auditoría de auditoría y proporcionar un asesoramiento significativo con sugerencias constructivas orientadas al fortalecimiento institucional.

El conocimiento adquirido en trabajos de auditoría anteriores a un ente en particular, así como la evidencia obtenida en ellos, por lo general continúa teniendo relevancia, lo cual debe aprovecharse en el presente, de ahí, que para el auditor será muy reunir este conocimiento en todos los aspectos vinculados con el objetivo y alcance de la auditoría.

En esta etapa el auditor debe concentrar su atención en aquellas partes,

transacciones o actividades que pueden representar mayor riesgo o presentar características inusuales a fin de asegurarnos que dichos temas reciban una especial atención.

Por ejemplo: • Hechos o transacciones individuales significativos. • Nuevas actividades. • Incertidumbres o contingencias importantes • Existencia de litigios importantes a favor o en contra de la Entidad. • Base legal y sus modificaciones • Plan Operativo Institucional. • Estructura del presupuesto especifico de inversiones y operaciones.

La acción más importante de la información a obtenerse en este punto, es la

preparación y aplicación del plan de entrevistas y reuniones con los principales funcionarios de la entidad, para comunicarles sobre la ejecución del trabajo e identificar, datos, hechos e información relevante.

El producto final de determinar o actualizar la comprensión de la naturaleza de la entidad deberá ser una descripción clara y concisa de aquellos factores que ayudarán a apreciar sus actividades y operaciones y que deberán ser incluidos en el archivo correspondiente para ser actualizado en la auditoría subsiguiente.

Conocimiento de las principales actividades, operaciones, instalaciones, metas u objetivos a cumplir

Este cocimiento ayudará al auditor a identificarla áreas de riesgo potencial que

podrían existir en el ente. Para obtener este conocimiento, se realizan entre otras acciones.

177

• Visitar las oficinas e instalaciones de la entidad parta obtener información general de las actividades y procesos observados con la identificación de los más relevantes.

• Indagar sobre la naturaleza de las principales actividades de la entidad identificando el sector al que corresponde. Entre los temas que se pueden considerar están los siguientes:

• Características de los bienes o servicios que vende o presta la entidad. • Filosofía y métodos de comercialización de los bienes o servicios. • Plazos de crédito y contratación, garantías, etc. • Procedimientos de Producción. • Procedimientos de distribución y almacenamiento. • Naturaleza de compras de bienes y servicios. • Existencia de contratos colectivos, incluyendo incentivos o acuerdos de

compensación. • Existencia de proyectos de construcción o desarrollo a largo plazo. • Evaluación de los presupuestos operativos, de inversión y financieros. • Nuevas tecnologías. • Reestructuración de la entidad

Identificación de las principales políticas y prácticas contables, presupuestarias, administrativas y de operación La identificación de las principales políticas y prácticas contables,

administrativas y de operación, contribuyen a señalar la existencia de problemas que pueden estar afectando a la entidad. Por ejemplo. El uso de técnicas sofisticadas de administración de fondos, pueden aumentar el riesgo de que se estén realizando desembolsos indebidos y originen por parte del auditor la reconsideración de la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoría.

Las siguientes son las posibles áreas de investigación:

• Los manuales existentes relacionados con el sistema contable; • Los cambios en las políticas contables; • Procedimientos para definir el corte de compras y recepción de bienes y

materiales; adquiridos; • Transferencias de fondos; • Grado de autonomía o centralización de unidades operativas; En esta parte, el auditor deberá conocer el funcionamiento del sistema de registro de las actividades operativas, administrativas y financiero contable, a fin de entender la importancia de las transacciones principales que ejecuta la entidad, la forma como se procesan las transacciones, los registros existentes y el proceso de los reportes financieros.

178

Análisis general de información financiera

Como parte de la planificación se ejecutará un análisis general de la información financiera y no financiera, complementada por indagaciones con las direcciones operativa y financiera.

El análisis general permitirá identificar las áreas de alto riesgo que pueden

requerir mayor énfasis en auditoría, o áreas de bajo riesgo en que podemos minimizar nuestros esfuerzos de auditoría. Así, los procedimientos analíticos generales se diseñarán para realizar cambios importantes esperados/inesperados, o la ausencia de cambios esperados, en los rubros o cuentas claves de los estados financieros, indicadores, tendencias de rentabilidad o relaciones financieras.

Dadas la gran variedad de información y la multitud de relaciones que pueden calcularse, es importante que se seleccionen o identifique solo aquellas relaciones que sean claves para la comprensión de los registros de la actividad y de estados financieros de la entidad.

Por su utilidad en determinar variaciones y porcentajes que van a servir para

establecer la significatividad de las cuentas y su movimiento, en la planificación preliminar deberá realizarse un análisis vertical cuyo fundamento es la comparación porcentual de las cuentas respecto de subgrupos, grupos y sectores financieros; así como un análisis comparativo u horizontal entre los últimos estados, lo que permitirá visualizar la significatividad de las variaciones, tanto porcentualmente como cuantitativamente, estableciendo entre otros aspectos el peso porcentual de cada rubro dentro de los activos, pasivos y patrimonio o como han variado en los últimos años los rubros del balance general y el estado de resultados. Aunque los procedimientos analíticos son un aspecto importante de la auditoría, bien sea que se ejecuten durante la planeación o al tiempo con los procedimientos sustantivos, éstos no aportan estimulaciones razonables de los montos de los errores o diferencias de juicio. Estos procedimientos generalmente involucran análisis de detalle, comparaciones de los saldos registrados con otras informaciones (ej., los saldos del año anterior, saldos de cuentas relacionados), o uso de coeficientes u otras relaciones, para ver si las cifras registradas tienen sentido. Las diferencias identificadas como resultado de estos procedimientos se evalúan para ver si debemos extender los procedimientos de auditoría a un área particular de la auditoría.

Determinación de materialidad e identificación de cuentas significativas en los estados financieros Se define la materialidad como la magnitud de una omisión o afirmación

equívoca que, individualmente o en conjunto, según las circunstancias del caso, hace que el juicio del auditor se modifique, respecto a su apreciación sobre la razón habilidad de los estados financieros. Por otra parte, la planeación de auditoría requiere de una evaluación certera de la probabilidad de que existan errores de importancia en auditoría en la información sujeta a examen, por lo que se hace necesario que se identifiquen las cuentas o grupos de cuentas significativos.

179

Al desarrollar la estrategia de auditoría, se considerará la materialidad a dos niveles: a nivel general, con relación a los estados financieros en conjunto, a la que se denomina materialidad preliminar (MP); y, a nivel de cuentas o grupos de cuentas individuales, determinando error tolerable (ET). Determinación del grado de confiabilidad de la información financiera, la organización y responsabilidades de las unidades financiera, administrativa y de auditoria interna. La estructura orgánica y funcional de las unidades de administración financiera, pueden revelar un efecto importante respecto de la integridad y confiabilidad de la información financiera producida y su relación directa con el volumen y proyecciones de las operaciones que se desarrollan en una entidad. Para el efecto, será necesario considerar entre otros los siguientes aspectos: • Estructura y tamaño de las unidades de administración financiera de la entidad a

fin de calificar la integridad y confianza de la información financiera producida; • Organización y responsabilidades del jefe de la unidad financiera así como de las

áreas de competencia relacionadas con la planificación y la administración financiera;

• Grado de centralización o descentralización de las actividades financieras y contables; y,

• Responsabilidades de información financiera definidas para las unidades operativas.

Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia del sistema de información computarizado Una parte integrante de la planificación preliminar consiste en conocer el ambiente del sistema de información de la entidad o área examinada. Aunque no es necesario que la información obtenida durante esta fase sea extremadamente detallada, debe ser suficiente para determinar en términos generales, hasta qué punto está computarizado el procesamiento de transacciones y la información relacionada, la complejidad de los sistemas y el grado en que las operaciones de la entidad dependen de los sistemas computarizados. Esta información puede afectar las evaluaciones preliminares del riesgo y del enfoque de la auditoría. Entre los temas a considerar se incluyen: • Organización del área informática institucional; • Plataforma tecnológica (Equipos y programas base); • Aplicaciones principales relacionadas con el objetivo y alcance de la auditoría; • Para mayor información ver la Guía de Auditoría Informática. Determinación de unidades operativas A base de la comprensión de la actividad de la entidad que se está auditando, debemos identificar las principales unidades operativas que tienen importancia para la auditoría y tomar las decisiones que sean necesarias respecto al alcance de nuestra auditoría en cada una de ellas.

180

Entre los temas que se pueden considerar para su identificación están los siguientes: • Divisiones importantes; • Unidades en distintas áreas geográficas; y, • Principales unidades administrativas u operativas que puedan ser identificadas

por función. Riesgos inherentes y ambiente de control

La determinación del plan de auditoría para las unidades operativas

identificadas, es influenciada por las evaluaciones de riesgo inherente y del ambiente de control. Normalmente estas evaluaciones se basan en nuestros conocimientos acumulados y actualizados por la información adicional obtenida durante el proceso de la planificación preliminar.

Entre los temas a considerar al realizar estas evaluaciones se incluyen los

siguientes:

• Naturaleza de cada actividad; • Estado actual de los problemas observados en años anteriores; • Si los hechos recientes produjeron una evaluación que indica mayor riesgo en una

unidad operativa en particular;

181

• Cambios recientes en la administración de una unidad operativa; • Cambios en las actividades de la auditoría interna; • Forma en que cada unidad operativa reacciona o anticipa ante los problemas; y, • Actitud de la administración en cada unidad operativa. En esta parte, se obtendrá comprensión de cada uno de los cinco componentes de control interno e identificación de los factores de riesgo de fraude. Para este efecto, en el punto referente a los Resultados de la Evaluación de Control Interno de la Planificación Específica, se amplían en detalle los conceptos en referencia. Decisiones de Planificación para las Unidades Operativas Las decisiones incluyen la identificación en términos generales de la naturaleza y alcance del trabajo que será realizado en cada unidad operativa principal. Las decisiones en la planificación preliminar constituyen la base para desarrollar un enfoque de auditoría objetivo. Entre los temas a considerar en la planificación, para las principales unidades operativas son las siguientes: • Información financiera y estructura operativa de la organización; • Importancia relativa de cada unidad operativa; • Riesgos inherentes de cada unidad operativa y la naturaleza y alcance del

trabajo de auditoría para manejar las áreas de mayor riesgo; • Ambiente de control de cada unidad operativa; • Confianza en la auditoría interna; • Requerimientos especiales de los administradores con respecto al trabajo de

auditoría; • Importancia y estado actual de los problemas identificados en auditorias

anteriores.

La preparación de un papel de trabajo en el que consten las decisiones de planificación para las unidades operativas, es útil para documentar nuestro enfoque de la auditoría.

Decisiones preliminares para los componentes

Una vez obtenida la información del examen anterior, corresponde tomar decisiones que serán parte de la estrategia a aplicar en cada trabajo en particular. En este momento es cuando se divide la labor de manejables denominadas componentes. Pueden existir circunstancias donde la entidad tenga tal dimensión, diversificación de líneas productivas, unidades operativas o divisiones importantes que, a su vez, el concepto de componente sea de un segundo nivel. Normalmente un componente va a ser equivalente a un ciclo de transacciones y tiene relación directa con partidas presentadas en los estados financieros. En el enfoque moderno de auditoría, la definición de componente estás vinculada con el ciclo de transacciones. De esa manera existirá un componente para el ciclo Ventas/Cuentas a Cobrar/Cobranzas, otro para Compras/Cuentas a Pagar/Pagos, otro para Existencias/Costo de Producción, etc.

182

En una auditoría a los estados financieros, estos pueden contener elementos importantes y distintivos que son producto de sistemas contables y de control completamente diferentes, los cuales estarán sujetos a diferentes factores de riesgo. Un análisis más detallado de estas partidas, dividiéndolas en componentes más manejables, podría ser necesario.

Un componente, por lo general está constituido por los siguientes conceptos:

• Un rubro de los estados financieros; • Una cuenta de los estados financieros; • Un grupo de transacciones que afectan diversas cuentas de los estados

financieros; y • Una transacción o evento expuesto en nota a los estados financieros.

Entre los factores que deben considerarse para determinar los componentes

se incluyen los siguientes:

• Naturaleza de las cuentas o grupos de transacciones; • Valor monetario del ítem; • Naturaleza del riesgo relacionado con las cuentas individuales o grupos de

cuentas; • Interés de los administradores

Los siguientes son los componentes que usualmente se identifican en los planes de auditoría a fin de evaluar el riesgo e identificar controles:

• Ingresos por Ventas y Cuentas a Cobrar: Ingresos por Ventas, Cobranzas de

Deudores, Cuentas a Cobrar por Ventas. • Existencias y Costos de Producción: Costos de Producción, Costo de Ventas,

Existencias. • Compras y Cuentas por Pagar: Compra de Bienes y Servicios, Desembolsos por

Bienes y Servicios, Cuentas a Pagar. • Activo Fijo: Adquisiciones y retiros, Depreciación, Reexpresión. • Disponibilidades: Saldo de Caja y Bancos • Inversiones: Inversiones, Resultados de Inversiones • Empréstitos y Patrimonio: Empréstitos, Patrimonio, Intereses. • Otros activos: Cargos Diferidos e Intangibles, Gastos Pagados por Adelantado,

Otros Activos. • Otros pasivos: Provisiones y Otros Pasivos, Créditos Diferidos. • Consolidaciones Enfoque preliminar de auditoría Divididos los estados financieros en componentes, corresponde definir para cada uno cuál será la estrategia o enfoque de auditoría a aplicar. En la definición de este enfoque concurren el análisis de dos elementos presentes en cada componente, ellos son: el ambiente de control y los riesgos inherentes. El ambiente de control permitirá determinar qué grado de confianza se puede depositar en los controles existentes en

183

los sistemas de información y contabilidad del ente. Un ambiente de control fuerte permitirá confiar en los controles mientras que un ambiente de control débil requerirá la realización de procedimientos de auditoría no vinculados con pruebas de controles. Un análisis del ambiente de control y del riesgo inherente permitirá concentrar la labor de auditoría total en aquellas áreas que presenten mayor riesgo, si se recuerda la definición de riesgo de auditoría como la susceptibilidad de que determinada partida esté expuesta a la presentación de errores o irregularidades, aquellas áreas de riesgo bajo donde no se esperan obtener errores o irregularidades, requerirán menor esfuerzo de auditoría que las áreas consideradas con riesgo elevado. La actividad de evaluación de los riesgos, se la encuentra tanto en la planificación preliminar cuanto en la planificación específica. En la planificación preliminar se evalúa el riesgo global de la auditoría relacionado con la información financiera, administrativa u operativa. Se evalúa también en forma preliminar el riesgo inherente y el riesgo de control de cada componente. En la planificación específica en cambio, se evalúa el riesgo inherente y de control en forma específica (veracidad; cálculo y valuación; contabilizado y acumulado) por cada afirmación en particular dentro de cada componente. Instrucciones para la planificación Una vez concluida la planificación preliminar e identificadas las operaciones que requieren de mayor revisión y análisis para el diseño adecuado del enfoque de la auditoría, será necesario considerar, entre otras, las siguientes instrucciones: • Aclaración o información adicional sobre políticas contables aplicadas por la

entidad; • Verificación de la información gerencial importante; • Procedimientos de diagnóstico que serán ejecutados; y, • Obtención de información adicional de algún sistema. CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MEMORANDO DE LA PLANIFICACIÓN PRELIMINAR Auditoría a (Nombre de la entidad) por el periodo comprendido entre ( fecha o periodo) • Antecedentes.- Se hará referencia a la última auditoria realizada por la

Contraloría General del Estado, por la Unidad de Auditoria Interna, o de Firmas Privadas de Auditoria.

• Motivo de la Auditoria.- Señalará los que constan en la orden de trabajo. Además, se hará referencia si es una actividad planificada que consta en el plan anual de auditoria o es un imprevisto autorizado por el Contralor o sub. Contralor, para lo cual citará el documento en el que se inserta la autorización, para efectuar el examen:

• Objetivos de la Auditoria.- Los que constan en la orden de trabajo.

184

• Alcance de la Auditoria.- El que consta en la orden de trabajo. Puede incidir en la determinación del alcance los resultados de la evaluación preliminar, por lo que cualquier sugerencia se revelará en ese sentido. En el caso de exámenes realizados por las Unidades de Auditoria Interna se describirán las áreas y operaciones examinadas, de ser externas se incluirá anexo.

• Conocimiento de la Entidad y su Base Legal.- Obtener información actualizada de la entidad auditada, considerando los siguientes puntos:

• Base Legal.- Se hará referencia al Decreto o Ley de creación de la entidad y sus reformas.

• Principales Disposiciones Legales.- Leyes, reglamentos, normas, manuales e instructivos específicos vigentes relacionados con la entidad.

• Estructura Orgánica.- Se incluirán los principales niveles y la denominación de los cargos que lo conforman. En lo que se refiere al área administrativa - financiera, se detallarán las distintas unidades que la componen, así como las que funcionan en lugares diferentes al de la sede.

• Misión y Objetivos Institucionales.- Identifique la visión y la misión, los principios, los objetivos y las metas de la entidad a ser auditada, indicando la fuente de donde obtuvo esta información.

• Principales Actividades, Operaciones e Instalaciones.- Describa en forma general las principales actividades, operaciones e instalaciones relacionadas con la naturaleza y funciones de la entidad. Se obtendrá información del Plan Operativo y del Reglamento Orgánico Funcional.

• Principales Políticas y Estrategias Institucionales.-Identifique las principales políticas y estrategias de la entidad sujeta a examen. Se obtendrá preferentemente del plan estratégico de la entidad.

• Financiamiento.- Se identificará la fuente de ingresos, que tenga la institución, por cada ejercicio económico. La información podrá tomarla del Estado de Resultados.

• Funcionarios Principales.- En anexo, se detallarán los nombres, cargos y período de actuación de los principales funcionarios y ex-funcionarios de la entidad sujeta a examen. Se hará referencia al oficio con el cual se notificó el inicio de la auditoria.

• Principales Políticas Contables.- Identifique y describa las principales políticas y prácticas contables que mantiene la entidad. Verifique si se aplican con sujeción a la normativa vigente.

• Grado de Confiabilidad de la Información Financiera, Administrativa y Operacional.- La estructura orgánica y funcional de la unidad financiera puede revelar un efecto importante respecto de la integridad y confiabilidad de la información producida y su relación directa con el volumen y la proyección de las operaciones que se desarrollan en las actividades de la entidad; así:

Revise la estructura de las unidades que pertenecen a la sección financiera y

descríbalas en su papel de trabajo y comente los aspectos importantes. Identifique las funciones de los servidores del área Revise los niveles de autorización de las diferentes operaciones Determine el grado de centralización o descentralización de las actividades

financieras. Señale la información financiera y reportes que produce la entidad, con

indicación de: titulo, periodicidad, fecha de preparación, usuarios directos, finalidad y acciones tomadas por la entidad a base del reporte analizado.

185

Evalúe el número de personal frente a la carga de trabajo Identifique el volumen de transacciones promedio por mes Realice el seguimiento a varios tipos de operaciones desde su inicio hasta su

término, de acuerdo con el sistema Señale los principales comentarios que constan en los informes de exámenes

últimos. • Sistema de Información Automatizado.- Obtenga una comprensión global de

los Sistemas de Información Computarizados, así como la estructura y complejidad del ambiente automatizado, incluyendo la unidad de informática, los equipos, programas básicos y las aplicaciones utilizadas.

• Puntos de Interés para el Examen.- Identifique los hechos importantes al momento de revelar la información de la entidad, que ameriten ser considerados como áreas críticas.

• Carta De Dictamen.- Identifique las salvedades que constan Transacciones Importantes Identificadas.- Identifique las principales transacciones que de acuerdo a la naturaleza de la entidad y su importancia relativa, deban considerarse para aplicar procedimientos sustantivos. Ejemplo: contratos, seguros, cuentas incobrables, importaciones en tránsito, etc.

• Estado Actual de Observaciones en Exámenes Anteriores:

en el dictamen de auditoria anterior y evalúe la incidencia que éstas tienen

en el período auditado para que se les vuelva a considerar si el caso lo amerita.

Seguimiento en la Aplicación De Recomendaciones.- Verifique el

cumplimiento de las recomendaciones que constan en los informes emitidos por la Contraloría General del Estado y las Unidades de Auditoria Interna, en el período auditado.

• Identificación de los Componentes Importantes a Examinarse en La

Planificación Específica.- Se detallaran los componentes identificados como importantes, señalando las razones de ello, ejemplo: Sistema para el pago de remuneraciones.- Se considera como componente importante, por cuanto representa el 70% de sus egresos y en el período de alcance con relación al anterior hubo, un significativo incremento de erogaciones por este concepto.

• Matriz de Evaluación Preliminar del Riesgo de Auditoria.- Se calificará el

riesgo global de la auditoria relacionado con el conjunto de los estados financieros o área a examinar, utilizando una matriz con el siguiente esquema:

COMPONENTE

RIESGO Y SU FUNDAMENTO

ENFOQUE PRELIMINAR DE

AUDITORIA

ESTRUCTURA PARA EL PLAN

DETALLADO

INHERENTE

CONTROL

186

• Determinación de Materialidad e Identificación de Cuentas Significativas.- Se describirá la forma de su determinación y el porcentaje establecido, señalando las cuentas significativas de los estados financieros. APENDICE A: PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACION PRELIMINAR

No.

PROCEDIMIENTOS

Referencia Hecho por

A. Conocimiento del ente o área a examinar y su naturaleza jurídica.

A1 Programe y confirme entrevistas con el titular de la entidad, el jefe de auditoría interna y los jefes de las unidades relacionadas, para comunicarles sobre la ejecución de la auditoría e identificar datos, hechos, actividades e información relevante para la misma.

A2 Actualice o arme el Archivo Permanente a base de información disponible en la unidad de auditoría y en otras dependencias relacionadas, así como en la Unidad de Auditoría Interna de la Entidad, Departamento Jurídico, etc., sobre:

A2.a Leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y otros documentos relacionados con el funcionamiento de la entidad en general y del área o la actividad específica a examinar;

A2.b Información sobre la estructura organizacional, organigramas, detalle de cuerpos colegiados, ubicación física de las instalaciones, detalle de funcionarios etc., vigentes en la entidad y las unidades relacionadas con la actividad a examinar, revísela selectivamente y determine lo siguiente:

Existencia de unidades descentralizadas o desconcentradas relacionadas con la entidad o la actividad examinada;

Grado de autonomía o centralización de la entidad o actividad examinada;

Instalaciones disponibles para la entidad o actividad examinada y su ubicación;

Restricciones legales existentes para el funcionamiento eficiente de la entidad o actividad.

187

No.

PROCEDIMIENTOS


A2.c Obtenga el presupuesto (s) institucional aprobado (s), respecto al período comprendido en el alcance de la auditoría, así como las cédulas presupuestarias de ingresos y gastos del período en cuestión. Se solicitará que ésta contenga la siguiente información:

Acuerdo de aprobación del presupuesto (s)

Acuerdo de liquidación presupuestaria (s), sobre la base del alcance del examen.

Cédulas presupuestarias de Gastos, presupuesto inicial, reformas, asignación codificada, compromiso, obligación y pago, saldos y la correspondiente deuda en caso de existir.

Solicite el Plan Operativo Anual (POA) en función al período establecido en el alcance de la auditoría, analice su contenido: Visión, misión, políticas, estrategias, metas proyectadas.

Solicite los informes de las evaluaciones presupuestarias, efectuadas por la entidad y verifique su consistencia, comentarios, así como las conclusiones y recomendaciones señaladas. Analice con qué periodicidad son efectuadas.

En las cédulas presupuestarias de ingresos y gastos, analice el monto de las reformas presupuestarias y solicite los acuerdos respectivos, a base de su monto, partida presupuestaria y criterio del auditor.

Verifique si la institución dispone de sistemas de medición de resultados y solicítelos.

Solicite los índices financieros y de gestión empleados por la entidad, en lo posible solicite además su interpretación, aplicabilidad, así como la definición de los márgenes de fluctuabilidad establecidos por la entidad sujeta a examen.

De no existir los índices en referencia, prepare relaciones que considere importantes para el desarrollo de la entidad, sus resultados inclúyalos en la determinación de riesgos.

Recopile los informes adicionales de ejecución presupuestaria, que sirvieron de base para la toma de decisiones.

188

No.

PROCEDIMIENTOS


A2.d Obtenga y revise los últimos informes de auditoría emitidos (incluyendo las recomendaciones de control interno) por la CGE, UAI's y por firmas privadas de auditoría.

A3 Resuma las acciones tomadas a base de las recomendaciones emitidas en los últimos exámenes de auditoría interna y externa.

A4 Liste los documentos e informes disponibles que los considere útiles para ejecutar la auditoría, clasificados por actividades importantes, indicando la fecha de emisión, el lugar de archivo y una síntesis del contenido.

A5 Efectúe las reuniones o entrevistas concretadas en el punto A1 y considere lo siguiente:

A5.a Titular de la entidad:

Exponga el objetivo de la auditoría que inicia, los beneficios para la entidad y solicite la colaboración necesaria para completar el trabajo.

Explique el proceso de la auditoría a desarrollar, haciendo énfasis en los productos intermedios y finales del trabajo.

Obtenga información sobre los principales programas ejecutados por la entidad que corresponda al alcance del examen.

Indague respecto a la aplicación de las recomendaciones de auditoría interna y externa. Compruebe algunas aplicaciones significativas.

Programe y solicite la atención especial del titular a la Presentación de los resultados del examen.

Entregue el oficio de presentación del equipo de auditoría.

Solicite al titular que haga conocer formalmente al personal de la entidad sobre la presencia del equipo de auditoría, a fin de facilitar la entrega oportuna de información.

189

No.

PROCEDIMIENTOS


Solicite un espacio físico para desarrollar el trabajo planificado.

Aplique el cuestionario relacionado con los componentes de Control Interno.

A5.b Jefe de la Auditoría In terna de la entidad:

Entreviste al jefe de la unidad de auditoría interna e informe sobre el objetivo y alcance de la auditoría que inicia.

Solicite información de las actividades desarrolladas por la auditoría interna de la entidad sujeta a examen.

Revise el archivo permanente de la Auditoría Interna, principalmente lo referido al objetivo del examen

Comunique al Auditor Interno Jefe, que como parte del examen evaluará el funcionamiento de la unidad bajo su dirección.

A5.c Jefes de las unidades administrativas (Distribuir las entrevistas entre el supervisor y el jefe de equipo):

Seleccione a los funcionarios de las unidades administrativas que entrevistará de acuerdo con el objetivo y el alcance de la auditoría;

Prepare una agenda con puntos a tratar con cada funcionario seleccionado, incluya los aspectos de mayor aplicación sobre la planificación de las operaciones, la organización utilizada, el sistema de información gerencial, los procedimientos de control y de evaluación vigentes, la administración de los recursos humanos, el manejo de los recursos financieros y la utilización de los recursos materiales, entre otros.

Entreviste individualmente a los funcionarios seleccionados guiándose por los puntos incluidos en la agenda.

Exponga los aspectos positivos de la auditoría, solicite el apoyo para ejecutarla eficientemente y confirme el lugar para instalar el personal. Señale la importancia de su participación en reuniones posteriores para informar los resultados del examen.

190

No.

PROCEDIMIENTOS


Solicite formalmente los documentos generados por el sistema de información que serán examinados.

Aplique el cuestionario relacionado con los componentes de Control Interno.

A5.d Efectúe un resumen de las entrevistas indicadas en los puntos a, b, c anterior. En el mencionado documento resaltar los puntos importantes a considerar en la planificación específica.

A6 Tabule los datos y componentes importantes identificando los que requieren ser verificados en las siguientes fases de la auditoría.

B Conocimiento de las principales actividades, operaciones, instalaciones, metas u objetivos a cumplir.

B1 Prepare un resumen de las actividades importantes para el manejo de la entidad o actividad a examinar y obtenga una comprensión aceptable de las mismas, considere los siguientes puntos:

B1.a Operaciones significativas de la entidad, área o actividad;

B1.b Nuevos componentes de la entidad o actividad como nuevos servicios o productos, unidades administrativas creadas y otros aspectos;

B1.c Incertidumbres o contingencias importantes sobre el manejo de la entidad o actividad;

B1.d Introducción de nuevos procedimientos de operación y los mecanismos de información a los usuarios;

B1.e Operaciones significativas definidas como extraordinarias o poco usuales;

B1.f Problemas de especialización técnica sobre la definición y aplicación de registros operativos, administrativos y financieros de los diferentes programas;

B1.g Grupo de operaciones importantes, depende de la entidad o actividad examinada;

B1.h Presencia de litigios o de requerimientos financieros relevantes de la entidad o actividad; y,

191

No.

PROCEDIMIENTOS


B1.i Funcionamiento de los mecanismos de registro, análisis y control de las actividades, considerando al sujeto pasivo de la auditoría como un todo.

B2 Inspeccione las instalaciones de la entidad o actividad y, de ser necesario, de las unidades responsables del manejo específico de operaciones que puedan segregarse;

B3 Entreviste a los funcionarios encargados de las actividades inspeccionadas, preferentemente mientras se realizan las operaciones, sobre los siguientes aspectos:

B3.a Objetivo de la auditoría, informando que laborará en el mismo horario de la entidad, la ubicación del personal y el número telefónico.

B3.b Objetivo de la operación y las principales limitaciones observadas, en el caso de existir;

B3.c Últimos reportes preparados, de ser posible, revíselos y registre el lugar de su ubicación;

B3.d Asuntos en los que podría colaborar la auditoría para fomentar la eficiencia y la efectividad en las operaciones;

B3.e Solicite apoyo para el trabajo, el mismo que se verá evidenciado con la entrega oportuna de información y su participación conociendo los resultados y las posibles acciones correctivas.

B4 Resuma el resultado de las entrevistas e instalaciones por unidad operativa e incluya solamente los aspectos relevantes que serían útiles en las siguientes fases del trabajo.

B5 Indague e identifique las principales operaciones desarrolladas por la entidad o actividad, a fin de determinar las áreas de riesgo potencial y comprender los motivos que fundamentan las decisiones gerenciales, considerando los siguientes aspectos:

B5.a Indague e identifique las principales operaciones desarrolladas por la entidad o actividad, a fin de determinar las áreas de riesgo potencial y comprender los motivos que fundamentan las decisiones gerenciales, considerando los siguientes aspectos:

192

No.

PROCEDIMIENTOS


B5.b Características de los usuarios de la información;

B5.c Principales métodos de operación utilizados para cumplir con los objetivos;

B5.d Procedimientos y criterios utilizados para la entrega de los servicios;

B5.e Características y funciones de la entidad o actividad.

B5.f A través del sistema presupuestario, determine:

Fases significativas del proceso presupuestario.

Definición de nuevos componentes de la actividad presupuestaria: clasificación de ingresos y gastos, agrupación sectorial de las entidades públicas.

Operaciones extraordinarias en manejo presupuestario.

Restricciones en la especialización técnica, en la definición y aplicación de registros respecto a la ejecución física y financiera de los programas y proyectos.

Definición de los proyectos de inversión.

Funciones de registro, análisis y control (previo, concurrente y posterior) presupuestario.

Objetivos y limitaciones presupuestarios.

Últimos reportes presupuestarios y de gestión.

Establecimiento del apoyo que será otorgado por parte de la unidad de auditoría interna: flujo de información.

Investigue las actividades y funciones desarrolladas por la unidad de presupuesto y proceda a establecer las áreas consideradas críticas con riesgo potencial y su efecto en el proceso de toma de decisiones.

C Identificación de las principales políticas y prácticas contables, administrativas y de operación.

C1 Políticas y prácticas relativas a:

C1.a Políticas y objetivos para el manejo financiero de la entidad o actividad;

193

No.

PROCEDIMIENTOS


C1.b Prácticas definidas para la administración de los recursos;

C1.c Financiamiento y capacidad legal para desarrollar sus facultades;

C1.d Estructura financiera y presupuestaria;

C1.e Proyecciones financieras desarrolladas;

C1.f Sistema de información gerencial utilizado.

C1.g Dentro de las gestiones presupuestarias, deberá observarse:

Políticas y objetivos para el manejo presupuestario

Prácticas en la administración presupuestaria

Estructura presupuestaria y fuentes de financiamiento para la ejecución del presupuesto.

Proyecciones financieras para la ejecución presupuestaria de ingresos y gastos.

Factores exógenos que inciden en la ejecución presupuestaria de ingresos y gastos

Cambios en la gestión presupuestaria por: incorporación de nuevos procedimientos, métodos de operación

Restricciones en la ejecución presupuestaria.

C2 Analice las circunstancias económicas bajo las cuales se desenvuelve la entidad o actividad examinada, considerando los siguientes puntos:

C2.a Efecto de las condiciones económicas del sector y las políticas generales establecidas;

C2.b Factores económicos específicos que afecten el manejo de las operaciones;

C2.c Fluctuaciones estacionales que afecten la obtención de recursos y el cumplimiento de los objetivos programados;

C2.d Cambios en las dimensiones y condiciones financieras de la entidad o actividad;

194

No.

PROCEDIMIENTOS


C2.e Viabilidad y perspectivas futuras para el manejo de las operaciones;

C2.f Efecto de las acciones externas como cambios en los métodos de operación indicadores financieros y otras condiciones;

C2.g Cambios en los métodos de operación para el registro e información de la ejecución presupuestaria;

C2.h Exposición de las operaciones a las fluctuaciones por tipo de cambio de la moneda;

C2.i Restricciones vigentes para la entidad o actividad examinada

D Determinación del grado de confiabilidad de la información financiera, administrativa y de operación, así como la organización y responsabilidades de las unidades financiera, administrativa y de auditoría interna.

D1 Revise la estructura y tamaño de la unidad administrativa y financiera de la entidad como base para calificar la integridad y confiabilidad de la información producida y su relación directa con el volumen y proyección de las operaciones, aplique los siguientes pasos:

D1.a Determine la existencia de un jefe financiero con sus respectivas responsabilidades y áreas de competencia;

D1.b Identifique la presencia de funcionarios responsables de investigar, preparar y aprobar las políticas y procedimientos relacionados con la entidad o la actividad examinada;

D1.c Grado de centralización o descentralización de las actividades financieras;

D1.d Organización de las responsabilidades de información y alcance de las siguientes funciones relacionadas:

-Planificación y presupuestos;

- Registros contables; y,

- Análisis financiero de los resultados obtenidos;

195

No.

PROCEDIMIENTOS


D1.e Responsabilidades de información definidas para las unidades operativas, administrativas y financieras.

D1.g Grado de independencia de la gestión presupuestaria y coordinación departamental con los sistemas de: contabilidad, determinación y recaudación de ingresos, Tesorería y otros (administración de proyectos, manejo de endeudamiento).

D1.h Restricciones legales, facultades privativas y establecimiento de limitaciones a la gestión presupuestaria institucional.

D1.i Grado de cumplimiento de las responsabilidades operativas en el diseño de la planificación institucional, aplicación de la planificación estratégica, presentación de la información contable y actividades relacionadas con la elaboración, ejecución y evaluación presupuestaria.

E Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia del sistema de información computarizado.

E1 Obtenga una comprensión global de los sistemas de información computarizados, en particular sobre lo siguiente:

E1.a Naturaleza y alcance del procesamiento automático de datos;

E1.b Configuración del sistema de información;

E1.c Estructura organizativa de las operaciones del sistema de información computarizado.

E2 Aplique los procedimientos detallados contenidos en la Guía de Auditoría en Ambientes Computarizados.

Los papeles de trabajo de la planificación preliminar se dividen en dos

segmentos, uno referido a la administración de la auditoría y otro para respaldar los resultados del trabajo, en cada caso deben estar organizados, ordenados e indicados como un conjunto integrado.

196

CONTROL INTERNO CONCEPTO DEL CONTROL INTERNO

“El Control Interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la

dirección y el personal de cada institución,que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de información, el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control.

El control interno, será responsabilidad de cada institución del Estado, y tendrá

como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de la Contraloría General del Estado”1

“El Sistema de Control Interno consta de todas las medidas empleadas por una organización para:

1. Proteger los activos contra el desperdicio, el fraude y el uso ineficiente. 2. Promover la exactitud y confiabilidad en los registros contables. 3. Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la entidad. 4. Evaluar la eficiencia de las operaciones, en pocas palabras, el control interno

esta formado por todas las medidas que se tomen para promover la eficiencia de las operaciones y asesorar a la administración”2

PRINCIPIOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO “El control interno se basa en el concepto de carga y descarga de

responsabilidades y deberes. Sus principios básicos son: Responsabilidad delimitada La responsabilidad por la realización de cada deber, tiene que ser delimitada a

cada persona. La calidad de control será ineficiente, si no existe debida responsabilidad. No se debe realizar transacción alguna, sin la aprobación de una persona específicamente autorizada para ello.

Segregación de funciones de carácter incompatible Las funciones contables y financieras deberán estar en posición de poder

controlar los registros y al mismo tiempo las operaciones que originan los asientos de dichos registros. Las funciones de iniciación, autorización y contabilización de transacciones, así como la custodia de recursos, deben separarse dentro del plan de organización de la entidad. Por ejemplo, la persona responsable de cobrar ingresos, no deberá tener autoridad para registrar los mismos.

1 LIBRO AUTENTICO DE LEGISLACION ECUATORIANA, Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Pág. 4 2 MEIGS Walter B. Contabilidad, Pág. 200

197

División del procesamiento de cada transacción Ninguna persona debe tener la responsabilidad completa por una transacción.

Toda persona puede cometer errores y la probabilidad de descubrirlos aumenta, cuando son varias las personas que realizan una transacción. Por ejemplo, en el pago de sueldos, personas distintas deben: controlar la tarjeta de tiempo, preparar la nómina de remuneraciones, revisarla, girar el cheque y efectuar el pago.

Selección de servidores hábiles y capaces Se debe seleccionar y capacitar a los empleados. Servidores hábiles y

capacitados producen un trabajo más eficiente y económico. Aplicación de pruebas continúas de exactitud Deberán utilizarse pruebas de exactitud con el objeto de asegurar la corrección

de la operación, así como de la contabilización subsiguiente. Por ejemplo, deberá compararse al total cobrado diario por un cajero, con el total depositado en el banco.

Rotación de deberes Se deberá rotar a los empleados de un trabajo al máximo posible y exigirse la

utilización de las vacaciones anuales para quienes estén en puestos de confianza. Permite descubrir errores y fraudes si se han cometido.

Fianzas Los empleados que manejan y contabilizan los recursos materiales y

financieros deben estar afianzados. Por ejemplo: el contador, el cajero, los cobradores y el bodeguero.

Instrucciones por escrito Las instrucciones deberán darse por escrito, en forma de manual de

operaciones. Las órdenes verbales pueden olvidarse o mal interpretarse. Utilización de cuentas de control El principio de la cuenta de control deberá utilizarse en todos los casos

aplicables. Las cuentas de control sirven para efectuar pruebas de exactitud entre los saldos de las cuentas, ayudando a evaluarlos en caso de ser considerable el volumen de transacciones.

Uso de equipos de pruebas automáticas El equipo mecánico con dispositivo de prueba incorporada deberá utilizarse

siempre que sea posible. Por ejemplo máquinas registradoras.

198

Contabilidad por partida doble Deberá utilizarse el sistema de contabilidad por partida doble. Sin embargo,

este sistema no constituye un sustituto para el control interno, sino que más bien lo ayuda.

Formularios prenumerados Deberá utilizarse formularios prenumerados ser impresos para toda la

documentación importante (por ejemplo: cheques, recibos, órdenes de compra, comprobantes de caja chica, etc.), manteniendo controles físicos sobre sus existencias y uso, así como deberán mantenerse copias legibles en orden numérico.

Evitar el uso de dinero en efectivo Se debe evitar el uso de dinero en efectivo, utilizando solo para compras

menores mediante la modalidad de fondo fijo de caja chica.

Uso del mínimo de cuentas bancarias Se debe reducir al mínimo posible el mantenimiento de cuentas bancarias, se

mantendrá una cuenta corriente para operaciones generales y una con varios fines específicos.

Depósitos Inmediatos e Intactos Todo el dinero recibido en efectivo o mediante cheques, órdenes de pago, etc.,

deberá depositarlo intacto a más tardar dentro de las 24 horas de recibido, en la cuenta bancaria respectiva. Esta medida disminuye el riesgo de fraude”3

CLASES DE CONTROL INTERNO

Control Interno Financiero.- El Control Interno Financiero comprende el plan de organización, los procedimientos y registros que concierne a la custodia de los recursos, así como la verificación de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros.

Este Control Interno Financiero generalmente incluye el control sobre los

sistemas de autorización y aprobación, segregación de deberes entre las funciones de registros e información contable que involucra directamente las operaciones o la custodia de los recursos, así como los controles físicos de dichos recursos.

Control Interno Administrativo.- El Control Interno Administrativo sienta las bases que permiten el examen y la evaluación de los procesos de decisión en cuanto al grado de efectividad, eficiencia y economía.

Es por ello que tiene relación con el plan de organización, los procedimientos y

registros concernientes a los procesos gerenciales, las políticas dictadas, las metas y objetivos generales. La ausencia del control interno administrativo es signo de una administración débil e inadecuada. 3 ILACIF. Manual Latinoamericano de Auditoría Profesional en el Sector Público. Quito – Ecuador. Pág. X-29

199

Control Previo.- “Los servidores de la institución, analizarán las actividades institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos institucionales.

Control Continuo.-Los servidores de la institución, en forma continúa

inspeccionarán y constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los términos contractuales y las autorizaciones respectivas.

Control Posterior.- La unidad de auditoría interna será responsable del control

posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las actividades institucionales, con posterioridad a su ejecución”4

FINANCIERO Protección de los recursos y verificación de la exactitud y

confiabilidad de registros e informes financieros.

ADMINISTRATIVO Tiene relación con las políticas, estrategias y

organización de la empresa, así como la evaluación de

procesos de decisión en cuanto al grado de eficiencia,

efectividad y economía.

PREVIO Los servidores analizar las actividades antes de su

autorización o ejecución en legalidad y veracidad, de

acuerdo a los planes y presupuestos.

CONTINUO Inspección continúa de las actividades en la ejecución de

operaciones financieras y administrativas.

POSTERIOR Se aplica a las actividades institucionales con

posterioridad a su ejecución. Estará a responsabilidad de

la Unidad de Auditoría o a un auditor externo.

4 LIBRO AUTÉNTICO DE LEGISLACION ECUATORIANA. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Pág. 5

CLA

SIFI

CA

CIÓ

N

200

ELEMENTO BÁSICOS DE CONTROL • Un plan de Organización. • Métodos y procedimientos de autorización y registro. • Prácticas sanas. • Asignación de personal Idóneo. • Una unidad de auditoría interna.

Los pronunciamientos sobre las normas de auditoría contenidas en el SAS 55 resumen estos elementos en tres, los cuales están conformando la estructura del Control Interno y son:

• Ambiente de Control. • Sistema de Contabilidad • Sistema de información contable • Procedimientos de Control. • Monitoreo.

MEDIOS PARA LOGRAR EL CONTROL INTERNO

1. AMBIENTE DE CONTROL

Crea el tono de la organización al influir en la conciencia de control. Puede verse como el fundamento del resto de los componentes. Entre sus factores figuran los siguientes Integridad y valores Éticos. Compromiso con la Competencia. Consejo de Administración o Comité de Auditoria Filosofía y Estilo Operativo de los Ejecutivos Estructura Organizacional Asignación de la Autoridad y Responsabilidades. Políticas y Prácticas de Recursos Humanos.

Integridad y Valores Éticos La eficacia del control interno depende directamente de la comunicación e imposición de integridad y valores éticos del personal encargado de crear, administrar y vigilar los controles. Deben establecerse normas conductuales y éticas que desalienten la realización de actos deshonestos, inmorales o integrales. No serán eficaces si no se comunican a través de los medios apropiados: políticas oficiales, códigos de conducta y ejemplo.

Otra manera de reducir la incidencia de la conducta impropia consiste en eliminar o disminuir los incentivos y las tentaciones. Por ejemplo, los informes fraudulentos a menudo surgen en situaciones donde se presiono demasiado a los empleados para

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cumplir metas irrealistas de desempeño. Hay mayores probabilidades de incurrir en actos reprobables cuando la compensación de los ejecutivos depende mucho del ingreso reportado. Aumenta la tentación de cometer actos inmorales cuando los controles son inadecuados o ineficaces: falta de división de obligaciones o un consejo de administración que no supervisa objetivamente a los altos ejecutivos. En el apéndice A se incluyen ejemplos de programas y controles que pueden implementarse con el fin de prevenir, disuadir y detectar el fraude; se resumieron del apéndice SAS N. 99 9AU 316): “Consideration of Fraud in a Financial Statement Audit.”

Compromiso con la Competencia

Los empleados deberán dominar las técnicas y los conocimientos necesarios para cumplir con sus obligaciones. Si carecen de ellos, quizá no las realicen en forma satisfactoria. Esto es especialmente importante cuando participan en la aplicación de los controles. En teoría, los ejecutivos deberían contratar personal con la escolaridad y la experiencia adecuadas, dándoles después una supervisión y capacitación apropiadas.

Consejo de Administración o Comité de Auditoria

El ambiente de control se ve profundamente afectado por la eficiencia del consejo de administración o el concejo de auditoría. He aquí los factores de los que depende su eficacia: grado de independencia de la gerencia, experiencia y prestigio de sus miembros, plantear ante la gerencia cuestiones difíciles y resolverlas, interacción con los auditores internos y externos. En las auditorias a las empresas registradas en la “Securities and Change Comisión, la Sarbanes-Oxley Act del 2002” exige que el comité de auditoría se encargue de nombrar, compensar y supervisar la labor del despacho contable (entre otras cosas resolver los desacuerdos que pueda haber con la gerencia).

Como se señalo en el capítulo 6. El comité de auditoría del consejo de administración habrá de integrarse con miembros independientes que no sean funcionarios ni empleados ni que tampoco tengan otras relaciones que merme su independencia. Así podrá supervisar eficazmente la calidad de los informes financieros de la organización en impedir que los ejecutivos burlen los controles y controlen fraude.

Filosofía y Estilo Operativo de los Ejecutivos

La filosofía de los directivos hacia los informes financieros y sus actitudes ante la aceptación de los riesgos de negocios son diferentes. Algunos son extremadamente agresivos en los informes financieros y conceden gran importancia a cumplir con las proyecciones o a superarlas.

Quizás estén dispuestos a emprender actividades de alto riesgo dada la perspectiva de un alto rendimiento. Otros equipos son extremadamente conservadores y evitan el riesgo. Estas filosofías y estilos operativos tan diferentes afectan a la confiabilidad global de los estados financieros.

La filosofía de los directivos y su estilo operativo también se reflejan en la forma de administrar la organización. En una organización informal los controles se

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implementan a veces a través del contacto personal entre empleados y ellos. Una organización más formal establecerá políticas escritas, informes de desempeño e informes de excepción para controlar sus actividades. Estructura Organizacional Es otro factor del ambiente de control. Una estructura bien diseñada ofrece la base para planear, dirigir y controlar las operaciones. Divide la autoridad, las responsabilidades y obligaciones entre los miembros, resolviendo cuestiones como la toma centralizada y descentralizada de decisiones y la división apropiada de actividades entre los departamentos. Cuando las decisiones están descentralizadas y dominadas por un individuo, sus capacidades y su carácter moral son extremadamente importantes para los auditores. Cuando se utiliza un estilo descentralizado los procedimientos para vigilar este proceso entre muchos gerentes cobran la misma importancia. La estructura organizacional debería dividir las responsabilidades de:

1. Autorizar las transacciones. 2. Llevar registro de ellos 3. Custodiar los activos

Además, en la medida de lo posible, la ejecución de la transacción debería separarse del resto de las responsabilidades. La eficacia de la estructura suele obtenerse contando los jefes que sean evaluados atendiendo al desempeño de su departamento. Los gerentes de los principales departamentos deberían tener igual rango y reportar directamente al presidente o al vicepresidente ejecutivo. Esta estructura se estructura en el organigrama parcial de la figura 7.1. por ejemplo, si el controlador es un subordinado de línea del gerente de producción, la independencia del departamento de contabilidad se vería seriamente afectada.

Responsabilidades de los Departamentos de Finanzas y de Contabilidad

Estos departamentos intervienen muy directamente en los asuntos financieros de la compañía. La división de responsabilidades entre los dos ilustra la separación de la función contable respecto a las operaciones y también respecto a la custodia de activos. Bajo la dirección del tesorero el departamento de finanzas se encarga de las operaciones financieras y de la custodia de los valores realizables. Entre sus actividades figuran las siguientes: Planear las necesidades futuras de efectivo Establecer políticas de crédito para los clientes Atender las necesidades financieras a corto y a largo plazo

Además, custodia las cuentas bancarias y otros valores realizables, invierte el efectivo ocioso, maneja los ingresos de efectivo y realiza desembolsos en efectivo. En una palabra, es este departamento el que lleva a cabo las actividades financieras. Bajo la autoridad del contralor, el departamento de contabilidad realiza estas funciones, a más de diseñar e implementar el control interno. Respecto a la actividad financiera, registra las transacciones pero sin que maneje los activos. Los registros

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contables establecen la contabilidad de los activos y proporcionan la información necesaria para los informes financieros, las declaraciones de impuestos y las decisiones operativas ordinarias. Respecto al control interno conserva los registros independientes con los cuales compara las cantidades de activos y los resultados de las operaciones concilian los activos en los registros contables, es indispensable que el personal de control de operaciones no los conserve.

A menudo esta función de conciliación la efectúa el grupo de control de operaciones u otro subdepartamentos de contabilidad.

Muchos de los subdepartamentos que forman parte del de contabilidad se incluyen en la figura 7.1. Es importante que sean relativamente independientes uno de otro. Por ejemplo, El grupo de control de operaciones concilia los activos en los registros contables, es indispensable que el personal de control de operaciones no los conserve.

Asignación de Autoridad y de Responsabilidades

El personal de la empresa necesita conocer bien sus responsabilidades, así como las normas y reglas que las rigen. Por eso, para mejorar el ambiente de control los directivos preparan descripciones de puestos y definen claramente la autoridad y la responsabilidad en el seno de la organización. También se establecen políticas que describen las prácticas correctas de negocios, los conocimientos y la experiencia del personal clave, así como el uso de los recursos.

Políticas y Procedimientos de Recursos Humanos

En último término, las características del personal influyen en la eficacia del control interno. Así pues, las políticas y prácticas de contratación, la orientación, la capacitación, la evaluación, el asesoramiento, la promoción y compensación de los empleados influyen mucho en la idoneidad del ambiente de control. Un ejemplo: los criterios para contratar a los candidatos más calificados con hincapié en la escolaridad, la experiencia y la evidencia de integridad y de conducta ética.

Otra manera de reducir la incidencia de la conducta impropia consiste en eliminar o disminuir los incentivos y las tentaciones. Por ejemplo, los informes financieros fraudulentos a menudo surgen en situaciones donde se presiono demasiado a los empleados para cumplir metas irrealistas de desempeño. Hay mayores probabilidades de incurrir en actos reprobables cuando la compensación de los ejecutivos depende mucho del ingreso reportado. Aumenta la tentación de cometer actos inmorales cuando son inadecuados o ineficaces: falta de división de obligaciones o un concejo de administración que no supervisa objetivamente a los altos ejecutivos. En el apéndice A se incluyen ejemplos de programas y de controles que pueden implementarse con el fin de prevenir, disuadir y detectar el fraude; se resumieron del apéndice SAS N. 99 (AU 316): “Consideration of Fraud in a Financial Statement Audit.”

Póliza de Seguridad de Fidelidad

Una administración eficiente de los recursos humanos no es una garantía contra las pérdidas causadas por empleados deshonestos. Con frecuencia los que gozan de

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mayor confianza son quienes maquinan los desfalcos. Es tanta la confianza en ellos que tiene acceso al efectivo, a los valores y a los registros; están, pues, en excelente posición para desfalcar a la compañía.

En general, las organizaciones compran pólizas de seguro de fidelidad para cubrir el manejo de efectivo u otros activos negociables por parte de su personal. Son un tipo de seguro en que la empresa de finanzas se compromete a reembolsar dentro de ciertos límites las perdidas atribuibles a robo o desfalco. Las compañías con pocos empleados con riesgo obtienen pólizas individuales; las grandes prefieren comparar una póliza que cubra a varios empleados. Antes de emitir sus pólizas, las aseguradoras investigan exhaustivamente el historial de los empleados en cuestión. Este servicio brinda mayor protección pues impide emplear individuos con historial dudoso en posiciones de confianza. Las aseguradoras tienden mucho más a enjuiciar vigorosamente los casos de fraude que las empresas; el conocimiento generalizado de este hecho es otro disuasor de la deshonestidad de los empleados asegurados.

FIGURA 7.1

ORGANIGRAMA PARCIAL

2. PROCESO DE EVALUACIÓN DE RIESGO La evaluación del riesgo sirve para describir el proceso con que los ejecutivos identifican y responden a los riesgos de negocios que encara la organización y el resultado de ello. Como se señalo en el capítulo 6, estos últimos incluyen lo que amenaza la consecución de los objetivos. La evaluación del riesgo se parece a la del riesgo de auditoría, como se explico en los capítulos 5 y 6. Sin embargo, tiene mayor alcance pues se tienen en cuenta las amenazas contra los objetivos en aéreas como operaciones, informes financieros, cumplimiento de las leyes y regulaciones. Consiste en identificar los riesgos relevantes, en estimar su importancia y seleccionar luego las medidas para enfrentarlas.

Accionistas

Consejo de Administración

Presidente o Vicepresidente

Ejecutivo

Accionistas

Director Ejecutivo

Comité de Auditoria

Auditoría Interna

Tesorero o Director de Finanzas

Director de Sistemas de Información

Director de

Ventas

Contralor

Gerente de Producción

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A los auditores les preocupan principalmente los riesgos relacionados con los objetivos de obtener informes financieros confiables; los peligros al preparar los estados financieros conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Los siguientes factores podrían indicar un mayor riesgo para el cliente en este aspecto: Cambios en el ambiente regulatorio u operativo de la organización Cambios de personal Sistemas de información nuevos o modernizados Crecimiento rápido de la organización Cambios de la tecnología que afectan los procesos de producción o los

sistemas de información Nuevos modelos de negocios, productos o actividades Reestructuraciones corporativas Expansión o adquisición de empresas extranjeras Adopción de nuevos principios contables o cambios en los principios de

contabilidad.

3. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Se necesita información en todos los niveles para ayudar a los objetivos a alcanzar los objetivos de la organización. A los auditores les interesa principalmente el sistema de información contable y la manera en que las responsabilidades del control interno sobre los informes financieros se comunican en ella. El sistema de información contable se compone de los métodos y de los registros establecidos para incluir, procesar, resumir y mantener las responsabilidades del activo, pasivo y del patrimonio conexo. Así pues, un sistema debería: 1. Identificar y registrar todas las transacciones validas. 2. Describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para poder

clasificarlas e incluirlas en los informes financieros. 3. Medir el valor de las transacciones de modo que puedan anotarse su valor

monetario en los estados financieros. 4. Determina el periodo en que ocurrieron las transacciones para registrarlas en el

periodo contable correspondiente. 5. Presentar correctamente las transacciones y las revelaciones respectivas en los

estados financieros. Además del sistema ordinario de diarios, de mayores y otros medios de llevar los registros, el sistema de información contable deberá incluir un catalogo de cuentas y un manual de las políticas y de los procedimientos para comunicarlas más fácilmente al personal. El catalogo de cuentas es una lista clasificada de todas las que se utilizan, junto con una descripción detallada de su contenido y su propósito. En el manual de políticas y procedimientos contables se describen claramente los métodos para tratar las transacciones. Juntos, el resumen y el manual deberán dar directrices bien definidas que permitan manejar las transacciones de modo adecuado y uniforme.

Una buena comunicación consiste en explicar a los empleaos sus funciones y obligaciones individuales relacionadas con los informes financieros. Los canales de

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comunicación abierta son indispensables para que el sistema de información funcione bien. El personal encargado de procesarla debería saber cómo sus actividades están ligadas al trabajo de otros y la importancia de comunicar las excepciones y otros asuntos inusuales al nivel apropiado de la gerencia. 4. ACTIVIDADES DE CONTROL Son políticas y procedimientos que sirven para cerciorarse de que se cumplan las directivas de los ejecutivos. Favorecen las acciones que acometen los riesgos de la organización. En ella se llevan a cabo muchas actividades de control, pero solo los siguientes tipos se relacionan generalmente con la auditoria a los estados financieros.

Evaluaciones del desempeño Controles de procesamiento de la información División de obligaciones Evaluaciones del Desempeño Estos controles consisten en revisar el desempeño real comparado con los presupuestos, los pronósticos y el desempeño de periodos anteriores; en relacionar los conjuntos de datos entre sí; en hacer evaluaciones globales del desempeño. Estas últimas ofrecen a los ejecutivos una indicación global de si el personal en varios niveles está cumpliendo bien los objetivos de la organización. Los ejecutivos investigan las causas de un desempeño inesperado y luego realizan oportunamente los cambios de estrategias y de planes o introducen las medidas correctivas apropiadas. Controles de Procesamiento de Información Se efectúan diversas actividades de control para comprobar la veracidad, integridad y autorización de las transacciones. Las dos categorías generales de controles del procesamiento de información incluyen actividades generales de control, que se aplican a todos los procedimientos del procesamiento y las actividades de control de aplicaciones, que se usan solo en una actividad particular. Entre los ejemplos de las actividades del primer tipo se encuentran las que ayudan a garantizar la confiabilidad de este tipo de actividades. Para entender su naturaleza consideramos los controles de la nomina que ayudan a cerciorarse de que:

1. Solo se procesen las operaciones autorizadas 2. Se procesen en forma íntegra y correcta.

Se trata de actividades que no solo afectan a la confiabilidad del procesamiento de la nomina. En el capítulo 8 se ofrece una descripción completa de las actividades de control general y de aplicación en un entorno de computadoras. Un aspecto importante de los controles del procesamiento de información se refiere a la autorización legítima de todos los tipos de transacciones. La autorización puede ser general o especifica. La autorización general ocurre cuando la alta dirección establece criterios para aceptar cierta clase de

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transacciones. Por ejemplo, puede determinar las listas de precios y las políticas de crédito para nuevos clientes. El departamento de crédito autoriza las operaciones con clientes que cumplan con esos criterios. La autorización específica ocurre cuando las transacciones se autorizan de modo individual. Por ejemplo, la alta dirección podría estudiar individualmente y autorizar las operaciones de ventas mayores a determinada cantidad, digamos a $1000.

Otro control del procesamiento de información es un sistema de formularios y documentos bien diseñados. Pongamos por ejemplo el procesamiento de una operación de ventas a crédito, el departamento de contabilidad recibe copias de los documentos internos preparados por los departamentos de ventas, de crédito y de embarque para registrarla debidamente. Los documentos informan al departamento de contabilidad que la venta fue autorizada y aprobada y que los productos se enviaron al cliente. Un control muy común consiste en utilizar números seriales en los documentos. “Esos números permiten controlar la cantidad de los documentos emitidos. De este modo se controlan los cheques, los boletos, las facturas de ventas, las órdenes de compra, los certificados de acciones y muchos otros documentos de negocios. En algunos casos en os cheques por ejemplo, se debe indicar la secuencia usada en una inspección semanal o mensual de los documentos en otros casos, como sucede con los boletos de admisión numerados serialmente, puede lograrse el control indicando el ultimo numero que se emita cada día; así se calcula el valor total de los boletos que se emitieron durante el día. En los sistemas computarizados de contabilidad la computadora asigna número a las transacciones y documentos. Controles Físicos A este tipo de control pertenecen los que dan seguridad física respecto a los registros y control de activos. Una de las actividades con que se protegen los registros consiste en mantener el control siempre sobre los documentos pre-numerados que no se emitan, lo mismo que sobre otros diarios y mayores, además de restringir el acceso a los programas de computación y a los archivos de datos. Solo las personas autorizadas deberán tener acceso a los archivos valiosos de la compañía y el acceso físico directo puede controlarse mediante cajas de seguridad, cerraduras, cercas y guardias. Hay que evitar el acceso indirecto no autorizado a los activos, que generalmente se los van falsificando los registros financieros. Para ello, los registros financieros se guardan bajo estrictas medidas de seguridad, según dijimos con anterioridad. Se comprobara periódicamente los registros contables y los activos fijos a la mano de investigación de la causa de posibles discrepancias revelaran una debilidad de los procedimientos con que se protegen los activos o en el mantenimiento de la contabilidad y los registros conectados. Sin esas comparaciones puedan pasar inadvertidos el desperdicio, la pérdida o robo de activos o relacionados.

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En la figura 7.2 se muestra gráficamente el uso de un registro mantenido independientemente para establecer la responsabilidad de los activos. No es indispensable que las tres partes del diagrama (A.B.C.) sean empleados de la compañía; uno o más pueden ser externos o un aparato electrónico. Por ejemplo, si A es un banco con la custodia del efectivo en depósito, B serian los empleados encargados de conservar los registros de los ingresos en efectivo y de los desembolsos y C podría ser un programa de computación que efectúa las conciliaciones bancarias periódicas. O bien, si A es el encargado de ventas que guarda los ingresos de efectivo, B podría ser un cajero con una cinta de cierre automático y C podría ser el supervisor departamental. Sin importar las partes de su naturaleza en cuestión, el principio permanece inalterado: los registros contables han de conservarse independientemente de la custodia de los activos relacionados y compararse a intervalos razonables con las cantidades a la vista.

FIGURA 7.2

ASIGNACION DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS ACTIVOS

División de Obligaciones

Un concepto fundamental del control interno consiste en que ningún departamento ni individuo debe encargarse de todos los aspectos de una transacción de principio a fin. Ya hablamos de la división de responsabilidades entre departamentos. De modo análogo, ninguna persona debería realizar más de una de las funciones de autorizar transacciones, registrarlas o custodiar los activos. Además, en la medida de lo posible, los que efectúan la transacción han de estar separados de esas funciones. La finalidad es que ningún individuo

C Custodia de los Activos

Registro Independiente

A B

Tiene Conserva

Conciliación a intervalos

razonables de los Activos que

tiene A con los registros que

conserva B

------------------ -------------------

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tenga obligaciones incompatibles que le permitan cometer y ocultar errores o fraudes en el cumplimiento normal de sus tareas.

Una operación de ventas a crédito nos servirá para ilustrar la autorización apropiada y la división de obligaciones. Los altos directivos suelen autorizar la venta de mercancía con ciertas condiciones de crédito a los clientes que cumplan con ciertos requisitos. El departamento de crédito las aprueba determinando antes que la concesión de crédito y las condiciones de la venta se ajusten a las políticas de la compañía. Una vez aprobada la venta, para ejecutar la operación el departamento de embarques recibe la custodia de la mercancía procedente del departamento de inventario y la envía al cliente. El departamento de contabilidad usa las copias de la documentación originada en los departamentos, de créditos y embarques para registrar la operación y facturar. Gracias a esta división de obligaciones, ningún departamento o individuo puede iniciar o ejecutar una transacción no autorizada.

5. MONITOREO DE CONTROLES

Este último componente de control interno, es un proceso consistente en evaluar su cantidad con el tiempo. Hay que vigilarlo para determinar si funciona como se preveía o si se requieren modificaciones. Para monitorear pueden efectuarse actividades permanentes o evaluaciones individuales. Entre las actividades permanentes de monitoreo se encuentran las de supervisión y administración como la vigilancia continua de las quejas de los clientes o revisar la verosimilitud de los informes de los ejecutivos. Las evaluaciones individuales se efectuaran en forma no sistemática; por ejemplo, mediante auditorias periódicas por parte de los auditores internos.

La función de la Auditoría interna

Esta función es un aspecto importante del sistema de monitoreo. Los auditores internos investigan y evalúan el control interno, así como la eficiencia con que varias unidades de la organización están desempeñando sus funciones; después comunican los resultados y los hallazgos a la alta dirección. Como representantes de ella, les interesa determinar si las sucursales o departamentos conocen bien su misión; si cuentan con suficiente personal; si mantienen los registros en forma adecuada; si cuentan con buenas medidas idóneas, inventarios y otros activos; si cooperan armoniosamente con otros departamentos. Además, muchos departamentos de auditoría interna realizan actividades de consultoría interna. Más adelante en el capítulo se explica cómo los contadores públicos certificados se valen del trabajo de los auditores internos; esta profesión se describe de modo pormenorizado en el capítulo 20.

MOMENTO DE EVALUAR EL CONTROL INTERNO. La evaluación el Control Interno se efectuará al iniciar la preparación de la auditoría a efecto de determinar la extensión de las pruebas detalladas a aplicarse y será continua durante el desarrollo de la auditoría. La evaluación al inicio tiene primordial importancia, por que normalmente sirve para elaborar el Plan especifico de Trabajo. Los auditores obtienen información de las medidas de control interno incorporadas en los sistemas administrativos y financieros a fin de facilitar su evaluación.

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SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES El auditor como parte de la evaluación del control interno deberá efectuar el seguimiento de las recomendaciones, para verificar el grado de cumplimiento de las medidas correctivas propuestas. Los procedimientos para efectuar el seguimiento de las recomendaciones iniciará en las unidades operativas al planificar un nuevo examen; al revisar el informe del examen se analizará las recomendaciones para tabularlas en un papel de trabajo. Los procedimientos a realizarse en el campo serán las entrevistas con la máxima autoridad y cono los funcionarios responsables del cumplimiento de las recomendaciones, para exponer el objeto y verificar el alcance del cumplimiento. Se obtendrá evidencia documentada sobre su cumplimiento, señalando aquellas cumplidas y las no aplicadas y se establecerá las responsabilidades pertinentes. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Los aspectos específicos a tomarse en cuenta en la evaluación de los controles administrativos entre otros, son los siguientes:

• Falta de control apropiado en las actividades • Irresponsabilidad en el cumplimiento de actividades asignadas • Duplicidad de funciones • Personal no idóneo • Uso ineficaz de los empleados o del los recursos físicos • Atraso en el trabajo • Ausencia de procedimientos escritos

Al evaluar los controles administrativos, hay que enfatizar que nuestro enfoque incluye la forma en que los funcionarios están observando las políticas prescritas y si los procedimientos establecidos son eficaces y si se los cumple en forma eficiente y económica. En la organización se ejerce el control a través de la supervisión de las actividades, pero también es efectivo el control por medio de la utilización de informes y revisiones internas, por lo que al evaluar el control interno, se tomará en cuenta su naturaleza y efectividad de estos. Finalmente la evaluación de los controles administrativos, por lo general incluye un anabiosis estadístico, estudio de tiempos y movimientos, de programas de adiestramiento personal, de los controles de calidad y de los informes de la actuación de los recursos humanos. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO FINANCIERO La evaluación del control interno financiero es el conjunto de impresiones de las diversas actividades que obtiene el auditor, esta evaluación en muchas ocasiones estará sujeta al buen juicio que tiene el auditor a base de su experiencia.

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El control interno financiero descansa sobre la confiabilidad en el control contable. El objetivo principal de la evaluación del control interno financiero es obtener un conocimiento general de los sistemas, procedimientos y prácticas utilizadas para las operaciones financieras. La mejor forma de obtener esta información es por medio del seguimiento de las transacciones financieras, conjuntamente con la documentación utilizada. Por medio de las auditorias a los registros contables y transacciones financieras, informes y procedimientos relacionados, podemos probar la efectividad de los métodos de la entidad al ejercer un control financiero sobre sus operaciones. La auditoria esta interesada en examinar el control de la entidad sobre sus gastos, ingresos y sus activos, así como en la propiedad de la prestación de los estados financieros. En este examen a este sector se debe revisar el Manual de Contabilidad vigente, relacionándole con el Manual general de Contabilidad Gubernamental, así mismo se verificara el plan de cunetas vigente, en ambos casos se anotara si se esta aplicando o si existen diferencias, en definitiva, si los documentos y los registros son adecuados para los propósitos que se persiguen. MÉTODOS PARA EVALUAR LOS CONTROLES INTERNOS Al evaluar loa estructura del control interno, los auditores gubernamentales lo podrán hacer a través de cuestionarios, Flujogramas y cuestionarios narrativos, según las circunstancias, o bien aplicar una combinación de los mismos, con una forma de documentar y evidenciar la labor.

A continuación se explica el funcionamiento de cada uno de estos métodos

MÉTODOS

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Conjunto de preguntas

orientadas a verificar el

cumplimiento de

operaciones

DIAGRAMA DE FLUJO O FLUJOGRAMA

Representación gráfica

de la secuencia y

movimiento de las

operaciones

CÉDULAS NARRATIVAS

Descripción detallada

de las operaciones o

procedimientos

importantes a evaluar.

Por medio de entrevistas y observaciones

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CUESTIONARIOS DEL CONTROL INTERNO Los cuestionarios de control interno tienen un conjunto de preguntas orientadas a verificar el cumplimiento de los Principios Básicos de Control Interno contenidos en las normas de control interno y otra normatividad emitida por la Contraloría General del Estado. Con la finalidad de tomar conocimiento y familiarizarse con el cumplimiento de los controles implementados en cada área, rubro o cuenta bajo examen, el auditor aplicara los cuestionarios de control interno a los funcionarios y empleados responsables y posteriormente confirmara a través de las pruebas de cumplimiento. ESTRUCTURA DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 1. Encabezamiento que contendrá: nombre de la entidad, el nombre de rubro o

cuenta evaluada, fecha en la que se ejecuta la reevaluación. 2. El numero de orden de la pregunta 3. Detalle de preguntas relacionadas con la cuenta o rubro que se evalúa. 4. Registro de respuestas, desglosadas en las columnas de SI, NO. 5. Referencia a papeles de trabajo: en donde se consignará la ejecución de las

pruebas de cumplimiento. 6 Valoración de las respuestas , las misma que consta de dos columnas:

Ponderación y calificación 7. Pruebas de cumplimiento El auditor puede añadir preguntas adicionales de acuerdo con las características determinadas en la entidad, ajustadas a sus disposiciones legales específicas. Cuando una pregunta no parezca tener relación con el rubro que se esta revisando, se deberá reconsiderarla orientándola a lo que se pretendía saber, y se volverá a preguntar. Las preguntas serán redactadas en tal forma que las respuestas afirmativas determinen la existencia de controles y una negativa la inexistencia de los mismos. Para facilitar la aplicación del cuestionario, debe estar dividido en varias secciones, lo que permitirá que en base a las respuestas obtenidas se pueda conocer los controles implementados o no. Las respuestas negativas no necesariamente determinan la existencia de una debilidad ya que pueden existir procedimientos alternos que brinde un control satisfactorio a la entidad. En el caso que no existan controles compensatorios, determinados por el auditor, se la considerará como una deficiencia de control, la misma que será anotada en el registro de Deficiencias de Control (RDC). La finalidad del Registro de Deficiencias de control es que al momento de determinar la naturaleza, alcance y momento de realizar las pruebas sustantivas, se tengan presentes las deficiencias del control identificadas.

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Si los resultados de las pruebas de funcionamiento o de cumplimiento indican la existencia de alguna deficiencia de control interno, el auditor deberá modificar o profundizar estas pruebas. A la inversa cuando hay adecuados controles, el auditor deberá elevar las pruebas de cumplimiento con el objeto de de asegurar la eficiencia de los controles. La elaboración y aplicación de los cuestionarios de control interno y la evaluación de las respuestas será realizada por el auditor supervisor y jefe del equipo y por excepción podrán hacerlo auditores experimentados. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Las respuestas que se obtengan a través de las preguntas del cuestionario de control interno serán valoradas de la siguiente manera: Identificando el grado de funcionamiento de l control básico, el auditor ponderará. De acuerdo con la importancia del control respecto a cada uno de los rubros, área o cuenta bajo examen, asignándole una equivalencia numérica de 1, 2 o 3, en la casilla destinada a “Ponderación” (POND); por ejemplo, para evaluar la cuenta Activos Fijos, el auditor considerará entre el listado de preguntas que controles básicos son los mas importantes para esta cuenta. Tratándose de activos fijos el auditor puede considerar que los controles mas importantes son los relativos a autorización y custodia, por los tanto la ponderación que se asigne a las preguntas encaminadas a descubrir estos controles tendrán una mayor ponderación que las preguntas orientadas a determinar la existencia de otros controles relativos a registro y revisión. Tomando como base la ponderación asignada a cada una de las preguntas, el auditor calificará el funcionamiento de los controles, considerando las respuestas, y luego y luego la aplicación de las pruebas de cumplimiento respectivas. Para concluir la evaluación de control interno el auditor procederá a totalizar las columnas de ponderación y calificación, y llegará a obtener dos cantidades. Estas cantidades transformadas en términos porcentuales, le permitirán al auditor determinar la confiabilidad del control interno y establecer el nivel de riesgo. Los procedimientos correspondientes para llegar a estos resultados.

MÉTODO DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Los diagramas de flujo son la representación gráfica de la secuencia de las operaciones de un determinado sistema. Esa secuencia se grafica en el orden cronológico que se produce en cada operación.

En la elaboración de diagramas de flujo, es importante establecer los códigos

de las distintas figuras que formarán parte de la narración gráfica de las operaciones. Existe abundante literatura sobre cómo prepararlos y qué simbología utilizar. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que no es tan importante seguir una línea prefijada de simbología, siempre que, dentro de los papeles de trabajo, se determine claramente cuál es la simbología que se utilizó y de qué manera se encuentra encadenada en ese diagrama de flujo.

214

Esto equivale a decir que, antes de la lectura de cualquier diagrama de flujo es imprescindible contar con una hoja guía de simbología.

En este sentido, algunos profesionales realizan estos diagramas en forma

global, identificando únicamente documentos fuente emisores, tareas especialmente realizadas y distribución entre las distintas secciones que interesan y que forman parte de la operación que se está narrando. Esto significa que no es tan importante identificar la secuencia o preparar el diagrama como si se estuviera diseñando el sistema, puesto que únicamente se hace diagrama global para tomar conocimiento en forma general de cómo se realiza ese proceso específico.

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO POR FLUJOGRAMA

Para evaluar el Control Interno utilizando la técnica de flujogramas, es

necesario que el auditor conozca y tenga alguna experiencia en esta técnica y deberá observar los siguientes pasos:

1. El levantamiento de la información se efectuará a través de las entrevistas con

los funcionarios que intervienen en el proceso o sistema, con la descripción detallada de las actividades que realizan, desde el inicio hasta la terminación del trámite, incluirá la información que se registra en los formularios y libros contables.

2. A base de la información que se dispone del sistema, se efectuará el diseño del flujograma de la situación encontrada.

3. Con el flujograma procederá a comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estén debidamente aclarados, con el objeto de que el diagrama esté de acuerdo con el funcionamiento real.

4. Se comprobará el flujograma actual con la normatividad pertinente para determinar el grado de concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias”5

El diagrama de Flujo proporciona al Auditor una imagen clara del Sistema, describe objetivamente la estructura orgánica de las áreas relacionadas con la Auditoria, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades.

Para la utilización de este método, el Auditor requiere entrenamiento; para su preparación debe seguir los siguientes pasos: 1. Determinar la Simbología 2. Diseñar el Flujo grama 3. Explicar cada proceso junto en hojas adicionales

MÉTODO DE DESCRIPCIONES NARRATIVAS

“Las descripciones narrativas consisten en presentar en forma de relato, las actividades del ente, indican la secuencia de cada operación, las personas que participan, los informes que resultan de cada procesamiento y volcado todo en forma de una descripción simple, sin utilización de gráficos. 5 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual De Auditoría Financiera Gubernamental, Quito, Noviembre 2001 Pág. 129

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Es importante el lenguaje a emplear y la forma de trasladar el conocimiento adquirido del sistema a los papeles de trabajo, de manera que no resulte engorroso el entendimiento de la descripción vertida.

Este método de descripciones narrativas o cuestionarios descriptivos, se compone de una serie de preguntas; las respuestas describen aspectos significativos de los diferentes controles que funcionan en una entidad, incluyendo los límites de autoridad, de tal manera que evidencien los controles y los formularios utilizados, cantidad de ejemplares, dependencias, forma de archivo y la presencia de las operaciones que se realizan.

Las preguntas se formarán en los siguientes términos: Qué informes se producen? Quién los prepara? A base de qué registros se preparan los informes? Con qué frecuencia se preparan estos informes? Qué utilidad se da a los informes preparados? Qué tipo de controles se han implantado? Quién realiza funciones de control? Con qué frecuencia se llevan a cabo los controles? Las preguntas deben plantearse en una secuencia lógica, de manera que el

auditor se documente de los controles de una manera organizada.

El cuestionario descriptivo permite realizar preguntas abiertas, a fin de producir una respuesta amplia de los procedimientos existentes más que respuestas afirmativas o negativas, que no necesariamente describen procedimientos.”6

CUESTIONARIOS ESPECIALES

“Los cuestionarios especiales, también llamados cuestionarios de Control Interno son otra técnica para la documentación, contabilidad y control, siempre y cuando exista el documento de análisis correspondiente, en el cual se defina la confianza de los sistemas examinados.

Estos cuestionarios consisten en la presentación de determinadas preguntas

estándar para cada uno de los distintos componentes que forman parte de los Estados Financieros. Estas preguntas siguen la secuencia del flujo de operaciones del componente analizado. Con sus respuestas, obtenidas a través de indagación con el personal del ente o con la documentación de sistemas que se facilite, se analiza si esos sistemas resultan adecuados o no, en pos de la realización de las tareas de auditoría.

6 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual De Auditoría Financiera Gubernamental, Quito, Noviembre 2001 Pág. 136.

216

EMPRESA EXAMEN ESPECIAL

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

RUBRO: Bancos PERIODO: 01 de Noviembre al 31 de Diciembre de 20XX

Nº PREGUNTAS RESP.

PT CT OBSERVACIONES SI NO

1 2 3 4

5 6

7

Las cuentas se apertura a nombre de la

entidad.

Se realizan conciliaciones bancarias

mensuales

Se libran los cheques contra las cuentas

corrientes, con firmas conjuntas y

registradas.

Los documentos fuente que respaldan los

egresos se les pone el sello de cancelado

para evitar pagos duplicados.

Los ingresos de las recaudaciones son

sustentadas con los respectivos

comprobantes de ingreso.

Los comprobantes de ingreso y egreso

que respaldan los movimientos de

bancos, son prenumerados.

Las personas responsables de

autorización, registro y custodia de fondos

están caucionados

X

X

X

X

X

X

X

3

3

3

3

3

3

3

3

0

3

2

3

2

0

Algunos casos

Algunos casos

No están caucionados

TOTAL: 21 13

FECHA:13 de Noviembre 20XX

217

EMPRESA

EXAMEN ESPECIAL EVALUACIÓN DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

PT= Ponderación Total CT= Calificación Total CP= Calificación Porcentual

CP= CT X 100 PT CP= 13 X 100 21 CP= 61,90 %

NIVEL DE RIESGO DE CONTROL ALTO MODERADO BAJO

61,90%

15 – 50% 51 – 75% 76 – 93% BAJO MODERADO ALTO

NIVEL DE CONFIANZA

CONCLUSIÓN: Luego de haber realizado el análisis del componente Bancos,

se pudo evidenciar que el nivel de confianza es Moderado, debido a que los

controles se realizan en un 61.90% por lo que amerita que se apliquen las

pruebas de cumplimiento.

ELABORADO POR: A.C.J.V.

SUPERVISADO POR: T.V.A

FECHA: 13 de Noviembre 20XX

218

4.2.2 Planificación Específica

4.2.1.4 Generalidades En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo. Tiene

incidencia en la eficiente utilización de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditoría. Se fundamenta en la información obtenida durante la planificación preliminar.

La planificación específica tiene como propósito principal evaluar el control interno, evaluar y calificar los riesgos de la auditoría y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecución, mediante los programas respectivos.

En la planificación preliminar se evalúa a la entidad, como un todo. En cambio,

en la planificación específica se trabaja con cada componente en particular. Uno de los factores claves del enfoque moderno de auditoría, además de los mencionados en la planificación preliminar, está en concentrar los esfuerzos de auditoría en las áreas de mayor riesgo y en particular en las denominadas afirmaciones (aseveraciones o representaciones) que es donde el auditor emplea la mayor parte de su trabajo para obtener y evaluar evidencia de su validez, sobre la cual fundamentará la opinión de los estados financieros.

La aplicación de pruebas de cumplimiento para evaluar el ambiente de control,

los sistemas de registro e información y los procedimientos de control es el método empleado para obtener la información complementaria y calificar el grado de riesgo tomado al ejecutar una auditoría.

Las técnicas de mayor aplicación son la entrevista, la observación, la revisión

selectiva, el rastreo de operaciones, la comparación y el análisis. La responsabilidad por la ejecución de la planificación específica está

concentrada en el supervisor y el jefe de equipo. No obstante, en el caso de exámenes complejos que requieran la evaluación de muchos componentes en paralelo, es recomendable la participación de los miembros del equipo, en determinados casos, de especialistas en disciplinas específicas.

4.2.1.5 Elementos

La utilización del programa general de auditoría para la

planificación específica constituye una guía que permite aplicar los principales procedimientos para evaluar el control interno de la entidad o área examinada y obtener los productos establecidos para esta fase del proceso.

El programa de auditoría para la planificación específica incluye

los siguientes elementos generales: • Consideración del objetivo general de la auditoría y el reporte de planificación

preliminar;

219

• Recopilación de información adicional por instrucciones de la planificación preliminar;

• Evaluación de control interno; • Calificación del riesgo de auditoría; • Enfoque de la auditoría y selección de la naturaleza y extensión de los

procedimientos de auditoría.

4.2.1.6 Productos de la planificación específica La planificación específica acumulada la información obtenida

en la planificación preliminar y emite varios elementos intermedios, fundamentales para la eficiente y efectiva ejecución de la auditoría.

Los productos básicos elaborados al concluir la planificación específica son:

1. Para uso del equipo de auditoría.

a) Enfoque de la planificación específica. Será aprobado por Director de la unidad de auditoría y contendrá los

siguientes puntos: • Referencia de la planificación preliminar. • Objetivos específicos para áreas o componentes. • Resumen de los resultados de la evaluación de control interno. • Matriz de evaluación y calificación del riesgo de auditoría. • Plan de muestreo de la auditoría. • Programas detallados de la auditoría. • Recursos humanos necesarios. • Distribución de trabajo y tiempos estimados para concluir auditoría. • Recursos financieros. • Productos a obtenerse.

220

MATRIZ DE EVALUACION Y CALIFICACION DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA

COMPONENTES

Y AFIRMACIONES

RIESGOS Y SU FUNDAMENTO

CONTROLES

CLAVES

ENFOQUE DE AUDITORIA

Pruebas de cumplimiento

DISPONIBLE Veracidad Contabilizado y acumulado Cálculo y Valuación

RI: ALTO RC: ALTO - Las transacciones son numerosas al

cierre del ejercicio. - Ingresos y egresos representativos. - No existen arqueos a los fondos RI: ALTO RC: ALTO - No existen mayores auxiliares para cada

cuenta de mayor, por lo que desconoce el saldo contable de las cuentas de la entidad.

- No se han efectuado Conciliaciones bancarias

- No se elabora libro de bancos. RI: BAJO RC: BAJO - El componente no tiene mayores

problemas.

Transferencias se controlan por el sistema de red bancaria. Contadora verifica los asientos contables realizados en el diario general.

Verificar los desembolsos con procedimientos de la red Bancaria Verificar que el contador apruebe el registro contable


COMPONENTES

Y AFIRMACIONES


CONTROLES

CLAVES

ENFOQUE DE AUDITORIA Pruebas de

cumplimiento

EXIGIBLE Veracidad Contabilizado y acumulado Cálculo y valuado

RI: ALTO RC: ALTO - Monto de transacciones alto ocasionado por giro

de cheques a favor del MBS que son anulados. - Saldos significativos con antigüedad de más de 5

años. No se han realizado gestiones para recaudar.

RI: ALTO RC: MODERADO - No concilian los registros auxiliares con la cuenta

del mayor. - Se mantiene saldos por anticipos contractuales sin

liquidar, por viáticos, fondos entregados para proyectos y bienes perdidos.

RI: BAJO RC. BAJO - El componente no tiene mayores problemas

No se ha evidenciado controles clave. .

Conciliación de auxiliares con cuenta del mayor

221


COMPONENTES

Y AFIRMACIONES


CONTROLES

CLAVES


cumplimiento

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Y ACREEDORAS Veracidad Contabilizado y acumulado Cálculo y Valuación

RI: ALTO RC: ALTO - Alto número de garantías recibidas por concepto

de cumplimiento de contratos y convenios. - No se efectúa constataciones físicas periódicas. - No existen seguridades físicas apropiadas. - Existen garantías caducadas. RI: ALTO RC: ALTO - No se efectúa conciliación entre información de Tesorería con registros contables. - Tesorería no dispone de registros de control para las garantías. RI: BAJO RC: ALTO El componente no tiene mayores problemas

No se ha evidenciado controles clave.

- Verificar que los

servidores responsables se encuentren caucionados.

- Verificar que las garantías han sido solicitadas oportunamente renovación.

- Verificar que las garantías han sido exigidas y devueltas a los giradores en los casos necesarios.


COMPONENTES

Y AFIRMACIONES


CONTROLES

CLAVES


cumplimiento FONDOS DE TERCEROS, CUENTAS POR PAGAR Y PROVISIONES POR PAGAR. Veracidad Contabilizado y acumulado Cálculo y Valuación GASTOS Veracidad

R.I.: BAJO R.C.: BAJO - Número de transacciones bajo, a excepción del

mes de diciembre de cada año debido a registro de gastos que son cancelados a inicios del próximo año.

RI:BAJO RC:BAJO - El componente no tiene mayores problemas RI:BAJO RC: BAJO

R.I.:ALTO RC: MODERADO - Egresos por remuneraciones, servicios y

transferencias significativos - Número de servidores elevado a nivel nacional,

sujeto a varios regímenes laborales. - Determinados comprobantes de pago no

cuentan con la documentación sustentatoria - El rol de pagos se elabora en el centro de

cómputo de la planta central en un sistema independiente, en el que se efectúa actualizaciones y que según información de la entidad provoca fallas de forma constante; estos cálculos no son supervisados por la Contadora o el Director Financiero.

El registro de tarjetas auxiliares por acreedor. . Control previo en contabilidad, determina que exista documentación suficiente y competente.

- Verificar el proceso

para reconocer y registrar la obligación del pago

- Verificar los procedimientos validación del Departamento de Recursos Humanos que garanticen el cumplimiento de las jornadas laborales y la inclusión de novedades en los roles mensuales

- Verificar la firma de de los beneficiarios de los pagos en los roles correspondientes.

- Verificar el cumplimiento de los niveles de autorización de gastos

- Verificar si los beneficiarios ranchos, han presentado informes y los han documentado de forma apropiada

222


COMPONENTES Y AFIRMACIONES


CONTROLES

CLAVES


cumplimiento

GASTOS Contabilizado y acumulado Cálculo y valuación

RI: BAJO RC: BAJO - Se cuenta con tarjetas auxiliares de presupuesto

por cada entidad a la que se hace las asignaciones.

RI: BAJO RC: BAJO - El componente no tiene mayores problemas

b) Papeles de trabajo de la planificación específica.

2. Para uso de la entidad auditada.

Informes sobre la evaluación del control interno, a emitirse durante la ejecución de la auditoría, firmando por el Director de Auditoría.

DESARROLLO DE LA PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA La planificación específica se ejecutará mediante la aplicación del programa

general de auditoria que contendrá: propósito, muestras a examinar procedimientos de auditoria relacionados con la evaluación de control interno y los componentes identificados en el reporte de planificación preliminar.

APENDICE B: PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACION ESPECÍFICA

No. PROCEDIMIENTOS Referencia Hecho por

A. Consideración del objetivo general de la auditoría y del reporte de planificación preliminar.

A1. Revise la estrategia de auditoría definida en la planificación preliminar y compárela con el objetivo general de la auditoría, determinando su coherencia.

A2. Confirme la estrategia a utilizar en la ejecución de la auditoría y divúlguela entre los miembros del equipo.

223


A3. Determine los principales componentes a ser evaluados durante la planificación específica de la auditoría

B Recopilar la información solicitada en la fase anterior

B1. Obtenga la información adicional solicitada al ejecutar la planificación preliminar, de los funcionarios y de las unidades responsables, si es del caso, respecto a:

B1.a La entidad, las unidades operativas relacionadas y otras instituciones;

B1.b Las principales actividades, operaciones e instalaciones;

B1.c Las principales políticas y prácticas operativas, administrativas y financiera;

B1.d La comprensión global de los sistemas de información computarizados utilizados.

B2 Revise en forma selectiva la información obtenida y ordénela en los expedientes respectivos.

C Evaluación del control interno

C1 Conocimiento y comprensión de los componentes del control interno.

C1.1 Determinar las principales unidades operativas

C1.1a Resuma la estructura organizativa de las principales unidades operativas relacionadas con el manejo de la entidad y sus objetivos básicos.

C1.1b Considere los siguientes factores para ubicar las principales unidades operativas.

• Unidades importantes de la entidad relacionadas con sus objetivos.

• Si las principales unidades se identifican por la función que realizan.

• Importancia de las relaciones con otras instituciones públicas.

224


• Unidades relevantes ubicadas en áreas geográficas distintas del ente central.

• Niveles de descentralización y descentralización

C1.2a Riesgos inherentes y ambiente de control

Analice los riesgos inherentes existentes en relación con el ambiente de control de las principales actividades

C1.2b Documente la evaluación del riesgo inherente fundamentado en los siguientes criterios:

• Naturaleza individual de la actividad relevante. • Estado actual de los problemas identificados

en auditorías e informes financieros. • Si los hechos recientes demuestran mayor

riesgo en un programa específico o la situación es generalizada en varios programas o unidades.

• Manera de anticipar o reaccionar ante los problemas.

• Actitud del titular de la entidad ante los problemas.

C2 Sistemas de registro e información

C2.a Identificar y registrar todas las transacciones válidas.

C2.b Describir oportunamente y de manera clasificada todas las transacciones y operaciones para incluirlas en los informes financieros y de gestión.

C2.c Establecer períodos para el registro e información,. De tal forma que puedan ser analizados comparativamente.

C2.d Establecer métodos para el registro consistente de las operaciones, en cantidades, volúmenes y valores.

C2.e Presentar información apropiada sobre las transacciones realizadas, así como las revelaciones en la información financiera y los reportes de gestión a ser utilizados por el nivel directivo de la entidad y las unidades administrativas.

225


C2.1 Políticas contables para el registro

Resuma la información relevante sobre las políticas contables y administrativas para los registros utilizados formalmente.

C2.1a Considere los siguientes temas para identificar las políticas:

Cambios propuestos en las políticas contables y administrativas vigentes;

Probabilidad de cambios en las políticas evidenciados en auditorías anteriores;

Problemas identificados en las políticas evidenciados en auditorías anteriores;

Naturaleza de los cambios en las normas, procedimientos o en los pronunciamientos emitidos el último año;

Existencia de políticas agresivas o conservadoras para las situaciones que permiten el uso de principios contables y administrativos alternativos.

C2.2 Conocimiento del sistema de registro

1. Indague, revise y resuma aspectos importantes que permitan una comprensión adecuada del sistema de registro utilizado para el control de las operaciones.

2. Considere los siguientes factores para conocer los sistemas de registros e información:

Importancia de los tipos de transacciones incluidas en las operaciones sustantivas de la entidad;

Manera en que se inician dichas transacciones;

Documento de respaldo, registros financieros, procedimiento de los datos e información de las actividades sustantivas de la entidad;

Proceso para registros de operaciones o transacciones importantes, desde su inicio hasta la presentación de los informes financieros y de gestión;

Proceso empleado para preparar la información financiera, administrativa y técnica, principalmente las estimaciones y las revelaciones adicionales.

226


C2.2a Resuma en una lista los informes preparados sobre la gestión técnica, administrativa y financiera, señalando:

a.- Nombre del documento;

b.- Número de ejemplares elaborados;

c.- Detalle de usuarios;

d.- Período de elaboración;

e. Destino e importancia para desarrollar las operaciones.

C2.3 Sistema de información computarizado

Revise el sistema de información computarizado utilizado y obtenga una comprensión global del mismo. (Utilice la Guía de Auditoría en Ambientes Computarizados).

C3 Procedimiento de control

C3.1 Autorización de las actividades, transacciones u operaciones;

C3.2 Segregación o separación de funciones para disminuir las posibilidades del poder ocultar errores e irregularidades en el curso normal de las actividades;

C3.3 Diseño y uso de documentos, registros e informes apropiados que promueven el control y la veracidad de las operaciones;

C3.4 Dispositivo de seguridad apropiados sobre el acceso y uso de bienes, registros, informes, archivos de datos, programas de cómputo e instalaciones;

C3.5 Arqueos e inspecciones independientes en el manejo de los recursos y en la evaluación de las cifras registradas e informadas.

C3.6 Reportes periódicos de gestión y financieros producidos por las siguientes unidades:

C3.6.1 Operativas:

a.- Planificación y programación de operaciones

b.- Producción de bienes c.- Servicios a los usuarios

C3.6.2 Administrativas:

a.- Administración de recursos humanos

b.- Administración financiera c.- Administración de bienes y servicios d.- Administración de documentos y archivos

227

SEGUNDO MOMENTO UNIDAD CINCO

EJECUCION DE LA AUDITORIA FINANCIERA

5.1 Generalidades

Durante la planificación específica fueron seleccionados los componentes a ser

examinados, los procedimientos a ser aplicados y el alcance del trabajo. Se espera que al aplicar los programas específicos se obtenga la evidencia suficiente y potente para demostrar la veracidad de los resultados obtenidos en cada componente examinado, de las afirmaciones contenidas en los informes de la entidad y de los resultados objeto de la auditoría.

La fase de ejecución se inicia con la aplicación de los programas específicos

producidos en la fase anterior, continua con la obtención de información, la verificación de los resultados financieros, la identificación de los hallazgos y las conclusiones por componentes importantes y la comunicación a la administración de la entidad para resolver los problemas y promover la eficiencia y la efectividad en sus operaciones.

En esta fase se utiliza aproximadamente el 60 % del tiempo estimado para

ejecutar la auditoría, el que se divide en 50 % para desarrollar los hallazgos y conclusiones y el 10 % para comunicar los resultados en el proceso del examen, a los funcionarios de la entidad.

En general las decisiones de planificación se basan en:

♦ Conocimiento de las actividades sustantivas y adjetivas. ♦ Evaluación de los riesgos inherentes y de control. ♦ Evaluación de los componentes de las operaciones significativas. ♦ Expectativas sobre la naturaleza y calidad de la evidencia que se obtendrá

mediante los procedimientos individuales que se apliquen, reconociendo factores como la suficiencia, competencia y confiabilidad de la evidencia y los probables niveles de las observaciones.

228

En la etapa de ejecución se pone en práctica el plan de auditoría y los procedimientos planificados a fin de obtener suficiente evidencia que respalde la elaboración del informe. 5.2 Pruebas de Auditoría

Las pruebas que contribuyen a contar con la suficiente evidencia de auditoría

son dos: prueba de control y pruebas sustantivas. Las pruebas de control están orientadas a proporcionar la evidencia necesaria

sobre la existencia adecuado de los controles, se dividen en pruebas de cumplimiento y pruebas de observación, las primera que permiten verificar el funcionamiento de los cuales tal como se encuentran preescritos, asegurar o confirmar la comprensión sobre los controles de la entidad y las segundas, posibilitan verificar los controles en aquellos procedimientos que carecen de evidencia documental.

Los procedimientos que pueden utilizarse para la aplicación de esta clase de

pruebas son: indagaciones y opiniones de los funcionarios de la entidad, procedimientos de diagnóstico, observaciones, actualización de los sistemas y estudio, así como el seguimiento de documentos relacionados con el flujo de las transacciones en un sistema determinado.

Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia directa para la validez de las

transacciones y los saldos manifestados en los estados financieros e incluyen indagaciones y opiniones de funcionarios de la entidad, procedimientos analíticos, inspección de documentos de respaldo y de registros contables, observación física y confirmaciones de saldos.

La aplicación de los procedimientos analíticos determinados en la fase de

planificación específica es por lo general altamente efectiva y eficaz para evaluar la razonabilidad de los montos de los estados financieros.

Sustentándose en los resultados de la evaluación del control interno, el auditor

define, prepara y ejecuta las Pruebas de Auditoría. Estas pruebas, en síntesis, corresponden a la selección de las técnicas y las herramientas más adecuadas de llevar a cabo dentro de una serie de procedimientos de auditoría, a través de los cuales se espera obtener los elementos de juicio pertinentes para detectar, confirmar o delimitar las posibilidades, incidencias o consecuencias que se pueden presentar en las instrucciones, por la ausencia o cumplimiento de ciertos procedimientos básicos y fundamentales para el correcto funcionamiento del área auditada.

Al efectuarse la definición de pruebas de auditoría, el profesional debe

responder al menos a tres variables: ♦ Que tipo de pruebas? ♦ Cómo comprobar? ♦ Cuánto probar?

En síntesis implica definir la naturaleza (que tipo de pruebas efectuar), el alcance (cuántas pruebas efectuar) y el tiempo asignado (cuando efectuar las pruebas) al desarrollo de los procedimientos de auditoría.

229

5.2.1 Técnicas y Práctica de Auditoría Las técnicas de auditoría constituyen métodos prácticos de investigación

y pruebas, que el auditor emplea a base de su criterio o juicio según las circunstancias, unas son utilizadas con mayor frecuencia que otras, a fin de obtener la evidencia o información adecuada y suficiente para fundamentar sus opiniones y conclusiones contenidas en el informe.

Durante la fase de planeamiento y programación, el auditor determina las técnicas a emplear, cuando debe hacerlo y de que manera. Las técnicas seleccionadas para una auditoría al ser aplicadas se convierten en dos procedimientos de auditoría.

Algunas de las técnicas para la planificación de las pruebas en la auditoría en

el sector público se clasifican generalmente, en base a la acción que se va a efectuar, las que pueden ser: oculares, por escrito, por revisión del contenido de documentos y por constatación física.

Acogiendo esta clasificación, las técnicas de auditoría se agrupan de la

siguiente manera: Técnicas de verificación ocular: ♦ Comparación. ♦ Observación. ♦ Revisión selectiva. ♦ Rastreo.

Técnicas de verificación verbal: ♦ Indagación.

Técnicas de verificación escrita: ♦ Análisis ♦ Conciliación ♦ Confirmación

Técnicas de verificación documental: ♦ Comprobación ♦ Computación

Técnicas de verificación física: ♦ Inspección

5.2.1.1 Técnicas de verificación ocular

Comparación La comparación es la relación que existe entre dos o más

aspectos, para observar la similitud o diferencia entre ellos.

230

La forma de comparación más común, constituye la que se efectúa entre los ingresos percibidos o los gastos efectuados, con las estimulaciones incluidas en el presupuesto. Así mismo, es frecuente la comparación entre los ingresos mensuales y providentes de una fuente, con meses anteriores o el mismo mes del año procedente.

Normalmente se comparan los gastos efectuados por conceptos de un año a

otro, para determinar los aumentos o disminuciones significativos que merezca una revisión detenida. Son comparables los saldos de activo y pasivo de un año a otro, para establecer si existen cambios importantes.

Se comparan los precios pagados por bienes o suministros específicos, niveles

de utilización de las instalaciones, equipo y maquinaria, y otros, entre dos o más entidades públicas similares.

El auditor, si dispone de normas de calidad, estándares de rendimiento, de

productividad, entre otros, puede utilizar estos índices en sus comparaciones. Ciertos procedimientos de auditoría se fundamentan en la comparación de información o realidades, contra criterios aceptables, facilitando la evaluación, la formulación de comentarios y acciones correctivas.

Observación Es el examen de la forma como se ejecuta las operaciones, es considerada la

técnica más general y su aplicación es la utilidad en casi todas las fases de un examen. Por medio de ella, el auditor verifica ciertos hechos y circunstancias, principalmente relacionados con la forma de ejecución de las operaciones, donde se cuenta, de cómo el personal realiza las operaciones.

Esta técnica se utiliza especialmente cuando el auditor observa la aplicación de

los procedimientos preparados y la realización efectiva del levantamiento de inventarios que efectúan los servidores de la entidad, sin proceder a efectuar las constataciones físicas de las existencias.

Revisión selectiva Es el examen ocular rápido, con el fin de separar normalmente asuntos que no

son típicos o normales, constituyen una técnica frecuentemente utilizada en áreas que por su volumen u otras circunstancias no están completadas en la revisión o estudio más profundo, consiste en pasar revista rápida a datos normalmente presentados por escrito.

En la aplicación de esta técnica, el auditor debe prestar atención a la

identificación de operaciones fuera de lo común en las materias sujetas a revisión. Por ejemplo, en todos los casos, la cuenta bancos del mayor general, debería

ser debitada mensualmente a base del registro de ingresos y acreditada una vez al mes, a base del registro de cheques. Al encontrar débitos y créditos adicionales, a través de la revisión selectiva, el auditor aplicará otras técnicas para examinarlos y verificarlos.

231

Todo registro contable o asiento no sujeto a un procedimiento específico de verificación, debe ser revisado selectivamente por parte del auditor, a través de la aplicación de otras técnicas. Además, cualquier información, inclusive la no financiera, tales como documentos, contratos, acta de sesiones oficiales, entre otras, pueden ser sujetas a la revisión selectiva.

Rastreo El rastreo consiste en seguir la secuencia de una operación, dentro de su

procedimiento el ejemplo típico de esta técnica es seguir un asiento en el diario hasta su pase a la cuenta del mayor general, a fin de comprobar su corrección.

Al evaluar el control interno, es frecuente que el auditor seleccione algunas

operaciones o transacciones representativas y típicas de cada clase o grupo, con el propósito de rastrearlas desde su inicio hasta el fin de los procesos normales.

5.2.1.2 Técnicas de verificación verbal

Indagación A través de las conversaciones, es posible obtener información

verbal. La respuesta a una pregunta de un conjunto de preguntas, no representa un elemento de juicio en el que se puede confiar, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre sí, pueden suministrar elementos de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes.

La indagación es la utilidad en la auditoría, especialmente cuando se

examinan áreas específicas no documentadas, pero los resultados de la indagación por si solos no constituyen evidencia suficiente y competente.

5.2.1.3 Técnicas de verificación escrita Análisis Analizar una cuenta es determinar la composición o contenido

del saldo y verificar las transacciones de la cuenta durante el período, clasificándolas de manera ordenada y separar en elementos o partes.

Esta técnica el auditor aplica con más frecuencia en el análisis a varias de cuentas del mayor general, y sus resultados constan en el papel del trabajo denominado Cédula Analítica.

Se puede analizar una cuenta tomando de su registro las transacciones en

detalle o en forma seleccionada. Otra forma consiste en presentar varias clases o grupo de gastos de una misma naturaleza.

Analizar un saldo consiste en presentar los componentes clasificados según

características similares. Por ejemplo, un análisis de Cuentas por cobrar, presentará los valores totales de cada clase de obligación pendiente de cobro: Cuentas por Cobrar, Sector Público, Sector Privado, Funcionarios y Empleados, entre otros, e

232

inclusive el detalle de cada deudor y valor. En el movimiento de las cuentas, de ser necesario se presentará el saldo al inicio del año, los débitos o cargos, los créditos o abonos y el saldo al fin de año, en éstos casos, los dos tipos de análisis podrían combinarse en un papel de trabajo.

Un análisis a la cuenta de ingreso considera las categorías previstas en el

presupuesto de la entidad. Otra aplicación común de esta técnica, es analizar un asiento compuesto en el

libro diario, para comprender su razón y estructura, el auditor podrá analizar un contrato separándolo en sus componentes o cláusulas, clasificando el efecto de cada uno.

En la auditoría, con cierta frecuencia, este tipo de análisis se efectúa mediante

flujogramas del proceso, que facilita su comprensión. Conciliación Significa poner de acuerdo o establecer la relación exacta entre dos conjuntos

de datos relacionados, separados e independientes. La conciliación bancaria constituye la práctica más común de esta técnica, que

implica hacer concordar el saldo de una cuenta auxiliar según el banco, con el saldo según el Mayor General de Bancos. Siempre que existan dos fuentes independientes de datos originales de la misma operación, la técnica de la conciliación es aplicable.

Confirmación Consiste en cerciorares de la autenticidad de la información de los activos,

pasivos, operaciones, entre otros, que revela la entidad, mediante la afirmación o negación escrita de una persona o institución independiente y que se encuentra en conciliaciones de conocer y certificar la naturaleza de la operación consultada.

Para que el elemento de juicio obtenido mediante la aplicación de ésta técnica

tenga valor, es indispensable que el auditor mantenga un control completo y directo sobre los procedimientos para efectuar la confirmación.

Generalmente, la confirmación se efectúa a través del correo, pero si el

servicio postal no es confiable, se hace necesario utilizar mecanismos alternativos, que pueden incluir servicios de reparto de confirmaciones y recopilación de contestaciones o en casos especiales hasta visitar personas a terceros efectuadas por el auditor.

La confirmación de datos es a veces más compleja y tardía, en ocasiones el

beneficiario de servicios públicos no está en condiciones de afirmar los datos requeridos.

Existen dos modalidades para efectuar confirmaciones: positiva y negativa, y a

su vez la primera puede ser directa o indirecta.

233

La confirmación positiva es cuando se solicita al confirmante conteste al auditor si está o no de acuerdo con los datos que se desea confirmar.

Si en la solicitud se suministran los datos pertinentes a fin de que sean

verificados, es una confirmación pasiva directa. Si no se proporciona dato alguno al confirmante y se solicita remita al auditor la

información de sus propias fuentes, es una confirmación positiva indirecta. Si se pide al confirmante contestar al auditor, únicamente en el caso de no

estar conforme con ciertos datos que se le envían, la confirmación es negativa.

5.2.1.4 Técnicas de verificación documental Comprobación La comprobación constituye la verificación de la evidencia que

sustenta una transacción u operación, para aprobar la legalidad, propiedad y conformidad con lo propuesto. Así, tenemos que para efectos contables, los documentos de respaldo (facturas, cheques, papeles fiduciarios, contratos, órdenes de compra, informes de recepción) sirven para el registro original de una operación, constituyendo una prueba de la propiedad.

Al examinar la documentación de respaldo de las transacciones, es decir la

revisión de comprobantes, dicha labor debe cumplir los siguientes aspectos: 1. Obtener una seguridad razonable respecto a la autenticidad del documento. Es

necesario que el auditor se mantenga alerta para detectar cualquier documento evidentemente fraudulento.

2. Examinar la propiedad de la operación realizada, para determinar si fue efectuada en los fines previstos por la entidad.

La adquisición de bienes para uso personal de un funcionario o empleado no

es una operación propia o legítima de la entidad, por lo tanto debe ser objetada. 3. Tener la seguridad de que la operación fue aprobada mediante las firmas

autorizadas y competentes e incluyan los documentos que las fundamenten, especialmente con lo relativo de conformidad con el presupuesto y la normatividad aplicable.

4. Determinar si las operaciones fueron registradas correctamente. Ejemplo, que los gastos incurridos en concepto de suministros y materiales no sean cargados a bienes muebles. En la práctica de la auditoría, la comprobación de ciertas transacciones se la

realiza en forma paralela al análisis de la cuenta correspondiente del mayor general. Así al analizar la cuenta Bienes Muebles Adquiridos, un aumento sustancial del saldo requerirá un examen de las facturas correspondientes a las nuevas adquisiciones de bienes y cualquier gasto de instalación o adecuación, así como el contrato de compra y el servicio o similares. Es necesaria la verificación de todos los documentos vinculados con la transacción.

234

Con bastante frecuencia, operaciones no estrictamente financieras, pueden ser comprobadas a base a la documentación sustentatoria

. Computación Esta técnica se refiere a calcular, contar o totalizar la información numérica,

con el propósito de verificar la exactitud matemática de las operaciones efectuadas. Las sumas de los registros de entrada original, los saldos de las cuentas del

mayor general y auxiliar, las multiplicaciones y sumas de inventario, los cálculos de depreciación, amortización, remuneraciones, intereses, facturas, entre otros, requieren ser revisados.

Con esta técnica, se prueba solamente la exactitud aritmética de un cálculo y

por lo tanto se requerirán otras pruebas complementarias para determinar la validez de las cifras incluidas en una operación determinada.

Cualquier operación en general puede ser sujeta a error humano, por lo tanto,

la verificación numérica, parcial o total de dichas operaciones, es un requisito indispensable de la auditoría.

5.2.1.5 Técnicas de verificación física

Inspección La inspección consiste en la constatación o examen física de los

activos, obras, documentos y valores, con el objeto de satisfacerse de sus existencia, autenticidad y propiedad. La aplicación de esta técnica es sumamente útil, es lo relacionado con la constatación de valores en efectivo, documentos que evidencian valores, activos fijos y similares. La verificación de actos tales como documentos a cobrar o pagar, títulos, acciones y otros similares, se efectúan mediante la técnica de la inspección.

La aplicación del examen físico o inspección, es factible, para los bienes unitarios en el inventario, así como los documentos que representen un título o valor fiduciario.

Es aplicable esta técnica, también en la revisión de contratos para obras

públicas, así como la inspección de obras durante y después de su construcción. Los aspectos que se deben considerar al momento de determinar las técnicas

y herramientas de auditoría son: ♦ Si los procesos que llevan a cabo en la entidad, están autorizados. ♦ El grado de dependencia en la entidad auditada con los sistemas informáticos

que están en funcionamiento y tienen relación con los componentes definidos en la auditoría.

♦ Si existe un significativo volumen de transacciones. ♦ Si hay transformación de la información mediante procesos informáticos.

235

Si las respuestas obtenidas de los considerados anteriores son afirmativas, se debe obligatoriamente recurrir a la aplicación de las Técnicas de Auditoría Asistidas por Computador (TAAC’S), caso contrario debe hacer una auditoría normal.

5.2.2 Otras Prácticas de Auditoría

Generalmente se utiliza otras prácticas de auditoría, que pueden ser

confundidas con las técnicas; sin embargo, se debe tener en cuenta que no obstante ser lo mismo sirven en auditoría como elementos auxiliares importantes.

5.2.2.1 El examen y evaluación del control interno

Debe ser considerado como práctica antes que como técnica,

antes que su ejecución implique la utilización de varias técnicas de auditoría.

5.2.2.2 El arqueo de caja Es contar el dinero y demás valores, relacionar los cheques

presentados, los comprobantes pagados y no contabilizados para determinar el saldo contable, en esta práctica es usual la aplicación de varias técnicas de auditoría para conseguir su objetivo con la comparación, computación, análisis, conciliación, confirmación, entre otros.

5.2.2.3 La prueba selectiva

Consiste en la práctica de simplificar la labor total de medición o

verificación, tomando una muestra típica del total. El cálculo de probabilidades puede utilizarse para determinar cual debe ser el tamaño de la muestra o el auditor puede efectuar dicha determinación a base de su juicio profesional.

La aplicación de pruebas selectivas a juicio del auditor, puede involucrar otras técnicas revisadas anteriormente y si éstas se basan en principios de muestreo estadístico, incluye la utilización de técnicas de otras disciplinas contra la matemática aplicada, estadísticas, entre otras.

Normalmente el volumen de las transacciones a comprobarse se determina

tomando al azar una muestra más significativa de cada grupo de partidas análogas, sin embargo, esta muestra puede aumentarse o disminuirse, según la eficacia del control interno y el grado de comprobación que considere suficiente el auditor, para satisfacerse sobre su opinión conformada acerca de la situación encontrada.

Muchas veces el auditor selecciona para la prueba de auditoría un número de

transacciones que puede ser de tres veces al azar, tales como marzo, julio y octubre. Si los resultados de estas pruebas son satisfactorios, no es necesario aplicar pruebas a otros meses, a parte de los análisis de las cuentas normales.

5.2.2.4 Los síntomas

Se los considera también como otra parte de auditoría y se los

define como señales o indicios de una desviación.

236

La utilización de los síntomas como práctica puede ser provechosa, por cuanto el auditor enfatiza en el examen de determinación rubros, a base de ciertos indicios o síntomas preliminares.

En el examen de cualquier operación, actividad, área, proyecto, rubro o

transacción, el auditor normalmente aplica un conjunto de técnicas y prácticas. Es imperativo que tenga la habilidad, juicio y prudencia de escoger las más efectivas de éstas herramientas de auditoría, de acuerdo con las circunstancias que le rodean en determinado momento de su examen.

Es el criterio profesional del auditor, el que debe determinar la combinación

más adecuada de tales instrumentos, que le suministren la evidencia necesaria y la suficiente certeza para fundamentar sus opiniones y conclusiones, de tal manera que éstas sean objetivas y profesionales.

5.2.3 Técnicas de Auditoría Asistidas por Computadora o TAAC’S

Responde a programas de computación que son usadas por el auditor,

como parte de sus procedimientos, para procesar la información que es significativa en su trabajo.

Estas técnicas automatizadas permiten desempeñar varios procedimientos de auditoría, tales como: ♦ Analizar registros. ♦ Determinar duplicados. ♦ Encontrar cortes de secuencia numérica de un campo. ♦ Importar y exportar archivos desde o hacia varias plataformas. ♦ Hacer operaciones, cálculos. ♦ Comparar archivos. ♦ Estratificar archivos. ♦ Muestreo estadístico. ♦ Resumir información. ♦ Generar información. ♦ Construir archivos de prueba. ♦ Extraer información de un archivo. ♦ Realizar análisis estadísticos. ♦ Simular parte del sistema o el sistema completo.

Para ejecutar estos procedimientos se dispone de algunas alternativas como: ♦ Paquetes o programas diseñados y elaborados por la entidad auditada, lo

cual involucra una fase previa de definición de los requerimientos por parte del auditor para establecer los datos que necesita obtener (aplicando criterios de selección) según los objetivos de la prueba que va a ejecutar.

♦ Programas diseñados y elaborados por el auditor, mediante el uso de lenguajes de programación, lo que requiere de un alto nivel de conocimientos

237

técnicos para desarrollar y ejecutar dichos programas, por ejemplo un programa para calcular intereses por mora.

♦ Software de utilidad y servicio, son programas generalmente previstos por los fabricantes de software, como es el caso de hojas electrónicas (Excel, Lotus, Q-Pro), editores de texto, bases de datos (Acces) entre otros; y , que en muchos casos facilitan ejecutar procedimientos de auditoría a saber, extracción de datos (Filtros), cálculos matemáticos, totales y subtotales, reportes, etc., con la restricción de que no se puede identificar más opciones que las propias de cada paquete, y en caso de las hojas electrónicas el número limitado de filas y columnas que pueden manejar.

♦ Paquetes de auditoria específicos, tales como: IDEA. ACL, FOCAUDIT, EASYTRIEVE, etc., los cuales constituyen herramientas poderosas, que independientemente de la plataforma tecnológica utilizada por la entidad auditada, ofrece opciones específicas para importar y exportar datos, analizar, estratificar, probar cálculos, aplicar muestreo estadístico, establecer rupturas de secuencias, registros duplicados, realizar uniones de archivos que permiten cruzar información de fuentes diferentes.

PROGRAMAS BÁSICOS DE AUDITORIA DEFINICIÓN.- El programa de auditoria es un enunciado lógico ordenado y

clasificado de los procedimientos de auditoria a ser empleados, así como la extensión y oportunidad de su aplicación, Es el documento, que sirve como guía de los procedimientos a ser aplicados durante el curso del examen y como registro permanente de la labor efectuada. La actividad de la auditoria se ejecuta mediante la utilización de los programas de auditoria, los cuales constituyen esquemas detallados por adelantado del trabajo a efectuarse y contienen objetivos y procedimientos que guían el desarrollo del mismo.

PROPÓSITOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

a) Proporcionar a los miembros del equipo, un plan sistemático del trabajo

de cada componente, área o rubro a examinarse. b) Responsabilizar a los miembros del equipo por el cumplimiento eficiente

del trabajo a ellos encomendado. e) Servir como un registro cronológico de las actividades de auditoria,

evitando olvidarse de aplicar procedimientos básicos. d) Facilitar la revisión del trabajo del jefe de equipo y supervisor. e) Constituir el registro del trabajo desarrollado y la evidencia del mismo. RESPONSABILIDAD POR EL PROGRAMA DE AUDITORIA La elaboración del programa de auditoria es responsabilidad del supervisor y

auditor jefe de equipo y eventualmente por los miembros del equipo con experiencia, en este último caso será revisado por el jefe de equipo, El programa será formulado en el campo a base de la información previa obtenida del:

238

• Archivo permanente y corriente • Planificación preliminar • Planificación específica • Demás datos disponibles. La responsabilidad por la ejecución del programa de auditoria en el campo la

tiene el auditor jefe de equipo, quien se encargará conjuntamente con el supervisor de distribuir el trabajo y velar por su ejecución, además y evaluara de manera continua el avance del trabajo. Efectuando oportunamente las revisiones y ajustes según las circunstancias. Para la preparación de los programas de auditoria, el supervisor y jefe de equipo, deben revisar la documentación de la planificación preliminar y específica, a fin de tener una guía que precise la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoria a efectuarse.

FLEXIBILIDAD Y REVISIÓN DEL PROGRAMA

El programa de auditoria, no debe ser considerado fijo es flexible, puesto que ciertos procedimientos planificados al ser aplicados pueden resultar ineficientes e innecesarios, debido a las circunstancias, por lo que el programa debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes a juicio del auditor. En el desarrollo de la auditoria, las modificaciones que se deben realizar a los procedimientos del programa serán analizadas y discutidas entre el jefe de equipo y el supervisor y se harán constar en la hoja de supervisión respectiva. La modificación o eliminación de procedimientos puede ser justificada en el caso de:

• Eliminación o disminución de algunas operaciones y actividades. • Mejoras en los sistemas financieros o administrativos o control interno.

• Pocos errores e irregularidades.

COORDINACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA A TRAVÉS DEL PROGRAMA Para la realización de una auditoria, considerando su magnitud, complejidad y

características, se requiere la aplicación de procedimientos por los miembros que conforman el equipo de auditoria, quienes tienen distinta experiencia y esta situación agregada a la duración del trabajo por un período largo de tiempo, obliga al jefe de equipo a utilizar el programa de auditoria como un instrumento para facilitar la coordinación en la aplicación de los procedimientos de auditoria. Los programas serán elaborados de tal manera que exista seguridad de que no se omiten procedimientos básicos e importantes, se evite la duplicación en la aplicación de los mismos, no se desarrollen practicas que desvíen la naturaleza de su examen y se obtengan los resultados planeados.

239

PREPARACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA El Proceso de preparación de los programas de auditoria a partir de un listado

seleccionado durante la planificación específica, implica la organización de dichos procedimientos en el orden mas eficiente, indicando al personal qué es lo que debe hacer y determinar el alcance específico del trabajo.

Con los resultados de la evaluación del control interno se puede haber decidido

confiar en dichos controles o en las funciones de procesamiento computarizado. Para el efecto se debe tener evidencia de que ellos se encuentran operando en forma eficiente, por ende se debe instruir a los auditores, sobre la forma de obtener la evidencia requerida a través de las pruebas a los controles, es decir, mediante la aplicación de las pruebas de cumplimiento y de observación.

El alcance de aplicación de cada procedimiento y el plan de muestreo

seleccionado deberá también ser parte del programa de auditoria. Cuando se ha decidido confiar en las funciones de los sistemas informáticos computarizado se deberá contar con la evidencia de la operación satisfactoria de los controles que tratan los riesgos de aplicación identificados en la Guía de Auditoria en Ambientes Automatizados.

Además, si se ha decidido confiar parcialmente o no confiar en los controles de

algún sistema, será necesario incluir en los programas de auditoria las pruebas sustantivas que sean necesarias en función a las debilidades identificadas en la evaluación de los sistemas de control.

Consideración especial, deben tener los procedimientos relacionados con los

requisitos exigidos por los organismos internacionales para la auditoria a los convenios de fondos y contratos de préstamo que se encuentran definidos en las guías o pautas emitidas por dichas instituciones.

Es importante para la preparación de los programas de trabajo, identificar las

cuentas que se encuentran relacionadas entre si, a fin de que los procedimientos de auditoria sean considerados en su conjunto.

Los siguientes ciclos y cuentas se los puede identificar como los más significativos

en un examen a los estados financieros, además en apéndices adjuntos se describen varios procedimientos que podrían aplicarse según las circunstancias:

Ingresos, Cuentas por Cobrar y Cobros Existencias (Inventarios) y Costos de Producción Compras, Cuentas por Pagar y Pagos Disponibilidades Inversiones Empréstitos y Patrimonio Otros Activos Otros Pasivos Preparación de los Estados Financieros Preparación de la Información Financiera Complementaria

240

MODELO DE PROGRAMA DE AUDITORIA

EMPRESA

EXAMEN ESPECIAL DEL 01 DE NOVIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2006

PROGRAMA DE AUDITORÍA CÓDIGO: 1.1.01 CUENTA: Caja

Nº OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF/PT ELAB.POR FECHA

1

2

3

1

2 3

4 5

OBJETIVOS: Comprobar la existencia y

propiedad de los fondos de la

empresa Verificar la legalidad de las

operaciones Determinar que todas las

operaciones hayan sido registradas PROCEDIMIENTOS: Evalúe el sistema de Control Interno Implementado por la empresa. Elabore el movimiento de la cuenta

del periodo sujeto a examen. Elabore un arqueo de los fondos

que se mantienen en efectivo. Verifique si se han realizado

arqueos y analice sus resultados. Aplique cualquier otro

procedimiento que considere

necesario.

CC1

B1

B2

B3

B4

NN

NN

NN

NN

NN

11-11-20XX

11-11-20XX

12-11-20XX

14-11-20XX

15-11-20XX


SUPERVISADO POR: T.V.A.


241

PAPELES DE TRABAJO Definición Es el conjunto de cédulas y documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante el curso del examen, desde la planificación preliminar, la planificación especifica y la ejecución de la auditoría, sirven para evidenciar en forma suficiente, competente y pertinente el trabajo realizado por los auditores y respaldar sus opiniones, constantes en los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones presentadas en los informes. Los papeles de trabajo deben ser claros, concisos, con el objeto de proporcionar un registro ordenado del trabajo, evitando ambigüedades y contener las razones que sirvieron de base para tomar las decisiones sobre temas conflictivos, por lo que deben ser completos, que permitan su lectura, claramente expresados y su propósito de fácil comprensión, evitándose incluir comentarios que requieran respuestas o seguimiento posterior. Los papeles de trabajo, que respaldan al informe del auditor, pueden haberse recibido de personas ajenas a la entidad, de la propia entidad, y/o elaborados por el auditor en el transcurso del examen. Además, es posible que los papeles de trabajo puedan estar respaldados por otros elementos como: cintas sonoras, de video, discos de archivo de computación, etc., está limitada por la circunstancia o por la existencia de estos elementos que sirvan de soporte y resulten aptos para sustentar la evidencia que se pretende obtener. Así la existencia de una cinta con la confirmación de un saldo a cobrar o a pagar, sólo servirá de evidencia en la medida que también pudiera ser aceptado por terceros. Sobre los elementos de prueba, el artículo 125 párrafo segundo, del Código de Procedimiento, Civil, manifiesta: “Se admitirá también como medios de prueba las grabaciones magnetofónicas, las radiografías, las fotografías, las cintas cinematográficas, así como también los exámenes morfológicos, sanguíneos o de otra naturaleza técnica o científica. La parte que los presente deberá suministrar al juzgado los aparatos o elementos necesarios para que pueda apreciarse el valor de los registros y reproducirse los sonidos o figuras. Estos medios de prueba serán apreciados con libre criterio judicial, según las circunstancias en que hayan sido producidos”. Todo esto pone de manifiesto la necesidad de que la información verbal o de otra índole, obtenida por el auditor resulte de relevancia, en lo posible posteriormente debe ser confirmada por escrito. Características generales La cantidad y el tipo de papeles de trabajo a ser elaborados dependerán, entre otros factores: • La naturaleza de la tarea que se va a realizar. • La condición del área, programa o entidad a ser examinada.

242

• El grado de seguridad en los controles internos. • La necesidad de tener una supervisión y control de la auditoría.

Todo papel de trabajo debe reunir las siguientes características generales: • Prepararse en forma nítida, clara, concisa y precisa; para conseguir esto se

utilizará una ortografía correcta, lenguaje entendible, limitación en abreviaturas, referencias lógicas, mínimo número de marcas y su explicación, deben permitir su lectura, estar claramente expresados y de fácil comprensión, evitándose preguntas o comentarios que requieran respuestas o seguimiento posterior.

• Su preparación deberá efectuarse con la mayor prontitud posible y se pondrá en su elaboración el mayor cuidado para incluir en ellos tan sólo los datos exigidos por el buen criterio del auditor.

• Son de propiedad de las unidades operativas correspondientes, las cuales adoptarán las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad.

Objetivos Los papeles de trabajo tienen como objetivos los siguientes: Principales a) Ayudar a la planificación de la auditoría b) Redactar y sustentar el informe de auditoría c) Facilitar, registrar la información reunida y documentar las desviaciones

encontradas en la auditoría. d) Sentar las bases para el control de calidad y demostrar el cumplimiento de las

normas de auditoría. e) Defender las demandas, los juicios y otras acciones judiciales f) Poner en evidencia la idoneidad profesional del personal de auditoría. Secundarios a) Ayudar al auditor en el desarrollo de su trabajo. b) Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado pueda ser revisado por

terceros. c) Constituir un elemento para la programación de exámenes posteriores en la

misma entidad o en otras similares, por tal motivo en los legajos se incluirán los papeles de trabajo que se denominarán “Asuntos importantes para futuros exámenes”, con información para ese fin.

d) Los papeles de trabajo permitirán informar a los funcionarios y empleados, de la entidad, sobre las desviaciones observadas y otros aspectos de interés sobre la gestión institucional, lo que se concretará igualmente en las conclusiones y recomen daciones.

e) Los papeles de trabajo, preparados con habilidad y destrezas de información profesional, sirven como evidencia del trabajo del auditor y de defensa contra posibles litigios o cargos en su contra.

243

Aspectos básicos para la elaboración de los papeles de trabajo Para la elaboración de los papeles de trabajo, obedecerá a la objetividad en las apreciaciones la concisión de los comentarios, la precisión de las conclusiones y la indicación de las fuentes de información utilizadas por el auditor, quien al efectuar su trabajo, debe hacerlo de acuerdo con las normas de calidad profesional y deberá conceder importancia en su creatividad. La realización de los papeles de trabajo debe ser previamente programada, para que contengan información útil, que sustente el informe; evitando elaborarse papeles de trabajo innecesarios, pues disminuyen la calidad del conjunto de los mismos y se desperdician recursos materiales y humanos. Aunque la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo variarán según las circunstancias, es conveniente que incluyan los siguientes aspectos básicos: a) Evidencia que los estados financieros y demás información sobre la que se está

dictaminando, esté conciliados con los registros y se encuentren formalmente emitidos.

b) Composición de los activos y pasivos que figuren en el balance, incluida la información a través de notas que indiquen acerca de cómo se ha verificado su existencia y han obtenido sus valoraciones.

c) Análisis y explicaciones de las cifras que constan en las cuentas de ingresos y gastos.

d) En el caso de papeles de trabajo que reúnan cuentas de cada rubro (hoja principal, cédulas sumarias y subsumirías) incluir los saldos del ejercicio anterior, a efectos comparativos y la correspondiente conclusión sobre la razonabilidad del rubro examinado.

e) Todas las tareas realizadas deben estar redactadas de tal forma que surja con claridad:

• El criterio utilizado para determinar el tamaño de las muestras y selección de los

ítems. • Los comprobantes analizados, revisados o cotejados o el seguimiento realizado.

Evitando expresiones genéricas. Por ejemplo: “Revisado con documentos”, deberá reemplazarse por “revisado con orden de compra autorizada, factura del proveedor, informe de recepción valorizado e informe de bodega, según sea el caso”.

f) En el caso de encontrar desviaciones, de control interno, de registro, de evaluación, de exposición u otras que merezcan su consideración, se deben redactar los comentarios en único papel de trabajo.

g) Reportar si se resolvieron las desviaciones, problemas o defectos detectados. h) Un papel de trabajo se considera que está completo, cuando incluye todos los

datos e información que respalde los comentarios, conclusiones y recomendaciones del informe y además cuando otro auditor, al revisarlo llegue a conclusiones similares.

244

La calidad de los papeles de trabajo es fundamental, por lo que debe evitarse al máximo su cantidad. Algunas condiciones típicas a evitarse son: • Los documentos que solo transcriben la información disponible en registros

técnicos, administrativos o financieros de la entidad.

• La acumulación de copias de informes, reglamentos y disposiciones que carecen de relación directa con las actividades evaluadas o con los hechos materia de la auditoría.

• La inclusión de documentos extensos para relacionar aspectos puntuales, casos

en los que debe prepararse una síntesis o incluir una referencia a la fuente de información.

Contenido básico El contenido básico del papel de trabajo es el siguiente: • Nombre de la entidad, programa, área, unidad administrativa, rubro o actividad

examinada, de acuerdo con los componentes determinados en la planificación.

• Título o propósito del papel de trabajo. • Índice de identificación y ordenamiento. • Fecha de aplicación del o de los procedimientos de auditoría. • Referencia al procedimiento del programa de auditoría o la explicación del objetivo

del papel de trabajo. • Descripción concisa de la labor realizada y de los resultados alcanzados.

• Fuentes de información utilizadas, como archivos, registros, informes o funcionarios que proporcionaron los datos.

• Base de selección de la muestra verificada, en los casos aplicables. • Referencia cruzada de datos importantes entre papeles de trabajo. • Conclusión o conclusiones a las que llegaron, si corresponde. • Rúbrica e iníciales de la persona que lo preparó y la fecha de conclusión. Los

documentos preparados por la entidad deben identificarse con ese título “preparado por la entidad”, la fecha de recepción y las iníciales del auditor que trabajó con esa información.

• Evidencia de la revisión efectuada por el jefe de equipo y el supervisor.

245

El contenido de los papeles de trabajo de ejercicios anteriores constituye una guía útil y pueden ser objeto de mejora. Además, el auditor antes de preparar un papel de trabajo debe preguntarse: • Es necesario para la auditoría?

• Es posible presentar esa información de mejor manera? • Será necesario obtener algún dato o elemento adicional? • Puede ser preparado por personal de la entidad? • Puede ser utilizado en el futuro? • Puede incluirse el análisis de asuntos relacionados? Optimización de los recursos en la elaboración de los Papeles de Trabajo Una parte relevante del tiempo programado para las fases definidas en la planificación específica para ejecutar de auditoría, está dirigida a la preparación de papeles de trabajo que documenten las acciones y los resultados de gestión de la entidad auditada. A continuación se incluyen sugerencias básicas para reducir el tiempo invertido en esta tarea: Condiciones generales • Diseñar programas de auditoría a la medida, que incluyan solo los procedimientos

necesarios.

• Coordinar el trabajo con la entidad, para evitar pérdidas de tiempo mientras se espera que la información sea preparada.

• Ordenar la aplicación de los procedimientos del programa y evitar interrupciones

en el trabajo.

• Utilizar técnicas de auditoría asistidas por el computador.

• Repetir la preparación de correspondencia, incluyendo solo los cambios y

correcciones menores. • Completar de inmediato los informes y memorandos finales para la entidad o para

los papeles de trabajo, no dejarlos para la siguiente jornada. • Revisar el trabajo inmediatamente después de finalizado, no dejarlo para luego. • Utilizar microcomputadores a fin de aumentar la eficiencia del trabajo.

246

Al preparar los papeles de trabajo: • Utilizar los informes y datos estadísticos de la entidad, en lugar de preparar

resúmenes propios.

• Hacer copias de las partes pertinentes de actas y acuerdos importantes, en lugar de extensos resúmenes.

• Dejar espacios suficientes en los programas de auditoría para agregar

comentarios y procedimientos adicionales, en lugar de preparar otro papel de trabajo.

• Preparar los papeles de trabajo como documentos finales, dejando espacios

suficientes para las referencias, marcas y sobre todo para las conclusiones, evitando formular borradores de papeles de trabajo.

• Concluir respecto a los hallazgos de auditoría no significativos-

Utilizando el personal de la entidad. • Al obtener comprobantes, expedientes, contratos y otros documentos para

inspeccionarlos.

• Al preparar cartas, memorandos e informes preliminares, excepto cuando haya datos confidenciales.

• Al investigar las causas y el alcance de los errores observados durante

Los papeles deben prepararse a medida que se realiza el trabajo de auditoría y deben ser lo suficientemente claros como para permitir a un auditor sin un conocimiento previo, el seguimiento de las incidencias del trabajo y la comprobación de que la auditoría se haya efectuado conforme a las normas aplicables. Deberán ser diseñados de manera que se consiga la más eficiente y económica realización del trabajo.

Los papeles de trabajo son susceptibles de normalización, lo que mejora la

eficacia de su preparación y revisión. Deben indicar las comprobaciones y verificaciones efectuadas, así como las conclusiones a las que se hubiera llegado.

CLASES DE PAPELES DE TRABAJO

a. Papeles de Trabajo Generales

Los papeles de trabajo generales son aquellos que no corresponden a una

cuenta u operación específica y que por su naturaleza y significado tienen uso o aplicación general.

247

Básicamente comprenden los siguientes:

• Programa de auditoría • Evaluación del control interno • Hoja principal de trabajo • Resumen de ajustes y reclasificaciones • Resultado de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general • Borrador de l informe

b. Papeles de Trabajo Específicos Son aquellos que corresponden a una cuenta u operación específica, que por

su naturaleza y contenido pueden ser los siguientes:

Confirmación de saldos de bancos, deudores y acreedores. Es una de las evidencias más firmes que puede tener un auditor, las confirmaciones de saldos efectuados por terceros deberá ser comparada con los registros de la entidad.

EJEMPLOS

EMPRESA EXAMEN ESPECIAL CONCILIACIÓN BANCARIA PERIODO: Mes de Diciembre de 20xx COMPONENTE: Bancos BANCO DE LOJA CTA. CTE. Nº 1102309558 Saldo de Estado de Cuenta Corriente 6116,74

SALDO CONCILIADO ESTADO DE CUENTA CORRIENTE 6116,74

Saldo según Libro Bancos 1779,99 Cheques Girados y no Cobrados 8148,51

(-) Cheques pagados según Estado Bancario mes Nov. -3811,8

SALDO CONCILIADO LIBRO BANCOS 6116,74

CONCLUSIÓN: Efectuada la conciliación bancaria del mes de Diciembre de 20xx se determina

la razonabilidad del saldo de la cuenta Bancos a la fecha del examen

ELABORADO POR: M.E.N.G.

SUPERVISADO POR: T.M.V.A.

FECHA: 20 de Diciembre 20XX

248

EMPRESA

EXAMEN ESPECIAL CEDULA SUMARIA PERIODO: 01 de Noviembre al 31 de Diciembre de 20xx COMPONENTE: Bancos.

BANCOS SALDO AJUSTES Y RECLASIF. SALDO

SEGÚN EE.FF DEBE HABER AUDITADO

Banco Loja Cta. CTE. 1102309558 6116,74 6116,74 Banco de Loja Cta. Aho. Aguinaldos. 2102001755 1998,78 1998,78 Banco de Loja Cta. Aho. Seg. Accid. 2102001756 23012,89 23012,89 COOPCCQQUIAS 111100780 5017,95 5017,95 Banco Loja Cta.Aho. Virgen del Cisne 2102001724 35,50 35,50 Banco Loja Cta. Aho. Multas 2102002672 1177,21 1177,21 Banco Loja Cta. Aho. Puestos. 2900023155 4416,17 4416,17 COOPCCQ Capitalización 11110072 3784,15 3784,15 Banco Loja Cta. Aho. Fiestas. 2900052384. 1156,05 1156,05 Banco Loja Cta. Aho. Deposito. 2900001089 678,20 678,20 Banco Loja Cta. Aho. Aportación 2900004427 569,48 569,48 Banco Loja Cta. Aho. Bono. Rep.Mot. 2900008474 1788,55 1788,55 Banco Loja Cta. Aho. Teléfono. 2900292798 6,23 6,23 Banco Loja Cta.Aho. Multas. Caria. 2900293731 98,11 98,11 Banco Loja Cta. Aho. Caja Común 2900467692 14348,30 14348,30 Banco Loja Cta. Cte. Renovación. 2900467685 14266,23 14266,23

TOTALES: 78470.54 78470.54

CONCLUSIÓN: Luego de haber analizado el componente bancos se determina que los ingresos

y egresos están registrados en forma correcta y oportuna por lo que no amerita

ningún ajuste ni reclasificación.

ELABORADO POR:

M.E.J.J. SUPERVISADO POR:

T.M.V.A. FECHA: 28 de Diciembre20XX

249

INDICES

Los índices de auditoría pueden ser representados por símbolos numéricos alfabéticos o alfanuméricos, que colocados en el ángulo superior derecho de los papeles de trabajo permitan su rápida identificación. Estos índices de auditoría deben ser anotados con lápiz rojo de tal forma que permitan un ordenamiento completo de los papeles de trabajo efectuados por el equipo de auditoría durante la ejecución del examen.

EMPRESA

EXAMEN ESPECIAL HOJA DE INDICES

INDICE PAPELES DE TRABAJO

AD

AD/1

AD/2

AD/3

AD/3.1

AD/4

AD/5

AD/6

AD/7

PP

PP/1

PP/2

PE

PE/1

PE/2

PE/3

PE/4

EJ

A

B

ADMINISTRACIÓN DE AUDITORÍA

Orden de Trabajo

Notificación

Correspondencia

Correspondencia enviada

Hoja de Índice

Hoja de marcas

Hoja de distribución de actividades

Hoja de distribución de tiempo

PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

Visita previa

Reporte de la Planificación Preliminar

PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA

Reporte de la Planificación Específica

Programa de Auditoría

Cuestionario de Control Interno

Evaluación del Cuestionario de Control Interno

EJECUCIÓN DEL TRABAJO

Caja

Bancos


SUPERVISADO POR: T.V.A


250

EMPRESA EXAMEN ESPECIAL HOJA DE INDICES

PERIODO: 01 de Noviembre al 31 de Diciembre de 20xx

INDICE PAPELES DE TRABAJO

I

I/1

I/2

I/3

INFORME

Borrador del Informe

Informe Final

Cronograma de recomendaciones




MARCAS Llamadas también claves de auditoría son símbolos que utiliza el auditor para

identificar el tipo de trabajo, tarea o pruebas realizadas.

Estas marcas se encuentran en los registros y documentos de la entidad bajo examen y sirven de información futura o para fines de revisión y supervisión.

Las marcas deben ser anotadas en cada papel de trabajo con lápiz rojo. Las marcas básicas de auditoría son de dos clases: Con Significado Uniforme.- Las marcas de auditoría con significado uniforme utilizadas por el personal de auditoría se emplean frecuentemente en cualquier auditoría o examen especial, y por lo general son aplicadas o adoptadas igualmente

251

por el Organismo Superior de Control o por la unidad de Auditoría Interna ya que no implican que al pie del papel de trabajo se anota su significado. Sin Significado Permanente.- Son utilizadas por los auditores para expresar conceptos o procedimientos empleados cuyo significado e interpretación es a criterio del auditor.

EMPRESA

EXAMEN ESPECIAL HOJA DE MARCAS

PERIODO: 01 de Noviembre al 31 de Diciembre de 20xx

SIMBOLO SIGNIFICADO

√ Σ α © ¢ С

Chequeado o Verificado

Comprobado sumas

Saldo Auditado

Conciliado

No confirmado

Confirmado




AJUSTES

Son asientos recomendados por el auditor a fin de regular las operaciones o

transacciones omitidas, contabilizadas en formas indebidas o no registradas, siendo necesarias para que los Estados Financieros presenten razonablemente la situación financiera del ente sujeto a examen y los resultados de sus operaciones.

RECLASIFICACIONES

Este asiento procede cuando a criterio del auditor se considere que se ha

contabilizado mal una operación o transacción y aparece abonada en una cuenta impropia, no afectan a la posición financiera de la entidad y se los plantea con la finalidad de que con su incorporación a los registros contables se produzca una adecuada presentación de los Estados Financieros.

252

5.3 Muestreo en Auditoría 5.3.1 Definición

El muestreo puede ser definido como el proceso de inferir conclusiones

acerca de un conjunto de elementos denominados universo o población, a base del estudio de una fracción de esos elementos, llamada muestra.

Como norma general el muestreo puede aplicarse:

♦ En pruebas de cumplimiento de controles, que permitan obtener evidencias de auditoría en cuanto al flujo de la documentación y sus controles inherentes.

♦ En pruebas sustantivas para verificar saldos y operaciones. ♦ En pruebas de doble propósito que comprueben tanto el cumplimiento de un

procedimiento de control que proporcione evidencia documentada de su realización, como la razonabilidad de la cantidad monetaria registrada en las transacciones y saldos.

Por lo tanto el muestreo de auditoría es aplicable: para pruebas de

cumplimiento, cuando se utilicen técnicas de muestreo para probar los procedimientos de control interno sobre los cuales el auditor planea confiar, y para pruebas sustantivas, cuando se utilicen técnicas de muestreo para probar detalles de transacciones y saldos.

El muestreo de auditoría puede efectuarse mediante procedimientos

estadísticos o no estadísticos, ambos procesos requieren de la selección de una muestra en la cual se encuentren las características representativas del universo.

Los auditores pueden utilizar métodos de muestreo estadístico o no estadístico

para pruebas representativas. Los dos métodos se apoyan significativamente en el juicio profesional del auditor y se basan en la presunción de que una muestra revelará información suficiente acerca del universo en su conjunto. Su diferencia consiste en el grado de formalidad y estructura involucrados en la determinación del tamaño de la muestra, en la selección de la muestra y la evaluación de los resultados.

Al realizar la elección del método de muestreo, el auditor debe considerar los

objetivos de auditoría y la naturaleza del universo a muestrear, así como también las ventajas y desventajas de cada método. Como el muestreo estadístico proporciona varias ventajas, se prefiere que este método sea utilizado cuando resulte práctico, efectivo y eficiente para el trabajo de auditoría.

5.3.2 Clases de muestreo

5.3.2.1 Muestreo estadístico

El muestreo estadístico utiliza las leyes de probabilidades con el propósito de lograr en forma objetiva: ♦ Determinar el tamaño de la muestra. ♦ Seleccionar la muestra. ♦ Evaluar los resultados,

253

Además, el muestreo estadístico no descarta la necesidad de que el auditor aplique su criterio.

5.3.2.2 Muestreo no estadístico

El muestreo no estadístico no prevé la estimación anticipada y

objetiva del tamaño de muestra requerido, ni la proyección o evaluación objetiva de los resultados de la muestra, se basa exclusivamente en el criterio del auditor, según sus conocimientos, habilidad y experiencia profesional; por lo que, su naturaleza es de carácter subjetivo.

La decisión de utilizar el muestreo en auditoría depende del alcance y naturaleza de la evidencia que se necesita, de las características de la cuenta a examinar, los objetivos de la auditoría, la naturaleza del universo a muestrear y las ventajas y desventajas de cada método. Las evaluaciones del riesgo inherente son fundamentales para determinar el alcance de la evidencia que se requiere.

Para determinar el alcance de la evidencia de auditoría requerida se puede

utilizar cuatro niveles de evaluación de riesgo para proponer los posibles enfoques y la aplicación del muestreo de auditoría:

NIVELES DE EVALUACION DEL RIESGO DE AUDITORIA

NIVELES ENFOQUE

RIESGO INHERENTE

NO SIGNIFICATIVO

Uso del muestreo: Improbable

RIESGO

INHERENTE BAJO

Uso del muestreo: Improbable si se confía en los controles. Apropiado para pruebas sustantivas si el riesgo de control es alto.

RIESGO

INHERENTE MODERADO

Uso del muestreo: Posible para controles si existe alta confianza en ellos. Si se deposita baja confianza en los controles su aplicación será posible para pruebas sustantivas.

RIESGO

INHERENTE ALTO

Uso del muestreo: Posible uso para pruebas de controles si se deposita gran confianza en ellos y para pruebas sustantivas de transacciones y saldos.

Si durante la evaluación de los riesgos de control se determina que los

controles garantizan la calidad de los registros e información contable, se puede confiar en los controles, no obstante, un mayor grado de seguridad en el funcionamiento adecuado de los controles se puede obtener con la aplicación de pruebas adicionales.

254

5.3.3 El Riesgo de Muestreo El riesgo de muestreo en auditoría tiene dos aspectos: 5.3.3.1 El riesgo de rechazo incorrecto

Es el riesgo de que, como resultado de los procedimientos de

muestreo el auditor concluya que no se puede confiar en los controles o que el saldo de una cuenta no es razonable, cuando en realidad los controles son confiables o el saldo de la cuenta es razonable.

5.3.3.2 El riesgo de aceptación incorrecta

Es el riesgo de que, como resultado de los procedimientos de

muestreo el auditor llegue a la conclusión de que puede confiar en los controles o que el saldo de una cuenta es razonable, cuando en realidad los controles no son confiables en la medida esperada o cuando el saldo no es razonable.

El auditor deberá considerar estos riesgos en cada plan de muestreo, de tal

forma que su diseño produzca una muestra de tamaño suficiente y utilice un método de selección que obtenga una muestra representativa del universo y que responda a los objetivos de la auditoría.

5.3.4 El Proceso de Muestreo en la Auditoría

Los pasos metodológicos para realizar el muestreo en la auditoría

financiera son: 5.3.4.1 Determinación de los objetivos

Las técnicas de muestreo que se utilicen deben ser consistentes

con los objetivos de la prueba de auditoría (¿Qué es lo que se quiere conseguir?).

El muestreo en auditoría es utilizado para proporcionar evidencia positiva o negativa sobre los sistemas de la entidad, tales como:

Evidencia de control - o sobre transacciones y saldos específicos. Evidencia sustantiva - a través de dos técnicas básicas: El muestreo de atributos se utiliza para calcular el porcentaje de ocurrencia o

no ocurrencia de un hecho o característica particular dentro de un universo. Se utiliza por lo general para calcular el porcentaje de cumplimiento de los

procedimientos de control interno prescritos por la entidad. El muestreo de variables se utiliza en las pruebas sustantivas para probar o

estimar una cantidad monetaria a fin de probar razonabilidad de los saldos registrados.

255

5.3.4.2 Determinación del universo y de la unidad de muestreo El universo es aquel conjunto de datos del cual se va a

seleccionar una muestra y se relaciona con el objetivo de la prueba a efectuarse para una cuenta. La determinación del universo es posterior a la determinación del objetivo de la prueba; por ejemplo: si el objetivo de la prueba es determinar el porcentaje del cumplimiento de los procedimientos prescritos sobre las autorizaciones de desembolsos, el universo entonces será aquel grupo de datos que está conformado por todos los comprobantes de pago que se emitieron durante todo el periodo examinado.

La unidad de muestreo son los elementos individuales que forman el universo,

ejemplo: asientos, documentos, y partidas, deben relacionarse con un comprobante de pago.

Cuando el universo no está conformado por partidas relativamente

homogéneas sujetas a procedimientos de control interno similar, se lo puede estratificar, es decir, dividir al universo a base de unidades relativamente homogéneas a fin de realizar una selección y pruebas independientes.

5.3.4.3 Determinación del tamaño de la muestra

Para determinar el tamaño de la muestra se debe tomar en

cuenta los siguientes aspectos: ♦ Debe ser aproximadamente similar, en el muestreo estadístico como en el no

estadístico. ♦ Debe aumentar a medida que aumenta la importancia de la prueba. ♦ Debe aumentar a medida que aumenta el error esperado del universo. ♦ Debe disminuir a medida que aumenta el nivel de error aceptable del universo. ♦ A mayor tamaño de la muestra menor probabilidad de obtener conclusiones

incorrectas. A fin de disminuir los riesgos de muestreo – riesgos de detección en la

auditoría, el auditor debe diseñar un plan de muestreo de tal forma que produzca una muestra de tamaño suficiente para reducir el riesgo de muestreo a un nivel aceptable y utilizar un método de selección que produzca una muestra que sea representativa del universo y que responda a los objetivos del auditor.

5.3.5 El Método de Selección de la Muestra

5.3.5.1 Método de selección por probabilidades

Mediante este método todas las unidades de muestreo del

universo tienen la probabilidad de ser seleccionadas. Los métodos utilizados más frecuentemente son:

♦ Selección al azar. Se utiliza tanto para las pruebas de atributos como de variables. Las muestras se seleccionan de tal manera que todas sus unidades

256

tienen probabilidad de ser seleccionadas en cada extracción, debido a que toman como base el algoritmo para generar los números aleatorios o randómicos.

♦ Selección sistemática. Mediante este método se selecciona una de cada “n” unidades junto con el punto de partida de un intervalo inicial seleccionado al azar, el cual debe ser menos que el intervalo. Por ejemplo se desea seleccionar una muestra sistemáticamente de 100 partidas de un universo de 10.000 y se decide usar como punto inicial el número 25, en este caso, el intervalo es cada 100 (10.000/100) el auditor selecciona cada 100 a partir del 25.

♦ Selección por células. El universo se divide en células (intervalos) de igual magnitud y se selecciona al azar un registro de cada célula, es decir, se combinan elementos de la selección al azar y de la selección sistemática.

5.3.5.2 Método de selección representativo Son métodos no estadísticos, cuyas muestras son

seleccionadas a base de criterio del auditor esperándose que la muestra resultante sea representativa del universo.

Los métodos más frecuentes son los siguientes:

♦ Selección específica. La selección de cada unidad de la muestra es

determinada a base de algún criterio de juicio, como de valor monetario, posibilidad de error, etc.

♦ Selección en bloques. Es la selección de varias unidades en forma secuencial.

♦ Selección casual. Las unidades de la muestra se seleccionan sin ninguna razón para incluir u omitir ciertos registros en particular. El auditor elige los registros de un universo sin considerar el tamaño, fuente u otras características particulares.

5.3.6 Ejecución del Plan de Muestreo

El trabajo de auditoría detallado es efectuado a base de los registros de

muestreo que han sido seleccionados. En algunos casos el auditor no podrá aplicar los procedimientos planificados a

las unidades de muestreo seleccionadas a causa de documentos no utilizados, no localizados u otras situaciones, no obstante para cubrir estas posibilidades, el auditor deberá investigarlas primeramente, y luego seleccionar un número adicional de registros para ser examinados en su reemplazo.

5.3.7 Evaluación de los Resultados del Muestreo

Una vez que los registros de la muestra han sido examinados, el auditor

proyectará el resultado de las muestras hacia todo el universo y decidirá sobre la necesidad de ampliar o no el tamaño de la muestra.

257

5.3.8 Documentación del Procedimiento de Muestreo El auditor debe respaldar sus procedimientos de muestreo con los

papeles de trabajo que fueren necesarios, en los cuales debe incluir una descripción del plan de muestreo, la cantidad y clase de errores que se encontraron en la muestra, el seguimiento que se realizó de cada error, el número de unidades de muestreo que se examinaron, si los resultados se consideran aceptables o inaceptables y los resultados de la evaluación. Cuando el muestreo se realiza mediante la utilización de herramientas informáticas, todos los reportes generados por estas deben también ser incluidos como parte de los papeles de trabajo.

5.4 Hallazgos de Auditoría

5.4.1 Fundamentos

El hallazgo en la auditoría tiene el sentido de obtención y síntesis mide

información específica sobre una operación, actividad, proyecto, unidad administrativa u otro asunto evaluado y que los resultados sean de interés para los funcionarios de la entidad auditada.

Una vez que se encuentra con la evidencia real obtenida durante la ejecución

de la auditoría, los hallazgos deben ser evaluados en función de cada procedimiento, de cada componente y de la auditoría en su conjunto, considerando si la evidencia obtenida es importante y confiable. A base de esta evaluación se deberán obtener conclusiones a fin de comprobar si los objetivos determinados para cada componente y para los estados financieros en su conjunto han sido alcanzados.

La evidencia de los hallazgos de auditoría deberá ser evaluada en términos de

suficiencia, importancia, confiabilidad y eficacia. Una vez aplicados y completados los programas específicos de auditoría se

evaluará si la evidencia obtenida satisface las expectativas establecidas en la planificación. La evidencia será evaluada en términos de la suficiencia, competencia y confiabilidad, así como de la naturaleza e importancia de las observaciones identificadas. También se considera si la evidencia contradice alguna decisión tomada durante la planificación para lo cual se considerará lo siguiente:

5.4.1.1 Observaciones de auditoría

Pueden surgir evidencias contrarias a las afirmaciones

contenidas en los informes de gestión y financieros o que creen dudas respecto a la eficiencia y efectividad con que se utilizan los recursos de la entidad. A este tipo de evidencias se denomina observación de auditoría y, por lo general, está relacionada con las siguientes definiciones: ♦ Los errores están constituidos por omisiones no intencionales al realizar unos

pasos de control, un cálculo matemático, fallas administrativas en los registros, en la aplicación de la normativa técnica y en los principios de control interno, administrativos y financieros. También son identificados como interpretaciones erróneas de hechos que existían al momento que fueron preparados los informes de gestión y financieros.

258

♦ Las irregularidades son distorsiones intencionales en los informes de gestión y financieros, tales como los errores deliberados en las afirmaciones de la alta dirección o en el uso de los recursos de la entidad.

♦ Las acciones ilegales son actos que presuntamente violan leyes o reglamentos e incluye la colusión, los sobornos y otros pagos dudosos. Las observaciones deben considerarse cuidadosamente, tanto en forma

individual como en conjunto para determinar si los informes están o pueden estar significativamente distorsionados, si se ha obtenido suficiente evidencia sobre la validez de las actividades examinadas y si tiene otras implicaciones para la entidad.

La evaluación de las observaciones se realiza para comprender su naturaleza, causas e implicaciones y resolver sobre la acción apropiada a tomarse. También debe considerarse el interés para el sujeto pasivo de la auditoría, tanto desde el punto de vista operativo como de control.

5.4.1.2 Causas que originan las observaciones

Generalmente la causa fundamental de la observación está

incubierta y su ubicación requiere persistencia y conocimiento. Si no se identifica la causa de una observación, se pone en peligro la auditoría al desconocer sus implicaciones potenciales en los hallazgos. También debe considerarse si las causas identificadas pueden afectar la validez de la información a ser obtenida mediante procedimientos alternativos para otros componentes de la auditoría.

La respuesta a las siguientes preguntas son útiles para identificar las causas

de dichas observaciones: ♦ La observación se originó dentro o fuera de la entidad? ♦ Qué controles han sido diseñados para evitar o detectar la observación? ♦ La observación ha sido el resultado de un error humano o del procesamiento

computarizado? ♦ Cuál es la razón por la que los controles o las funciones de procesamiento no

operan adecuadamente? ♦ Quién es responsable de operar estos sistemas de control? ♦ Los sistemas de control fueron diseñados en forma poco efectiva? Si este fuera

el caso, que impacto tiene sobre las operaciones? ♦ Los individuos involucrados fueron debidamente instruidos y son

supervisados? ♦ La observación a sido generada por el sistema contable y otro sistema de

información de la entidad? ♦ La observación a resultado de errores en dos datos comunes para muchas

transacciones (por ejemplo, calculo de intereses sobre préstamos) o en datos aplicables a una transacción específica?

♦ La observación es el resultado del procesamiento inadecuado de información correcta o del uso de información incorrecta?

5.4.1.3 Implicaciones de las observaciones en la evidencia sustantiva

♦ Para cada observación identificada como evidencia sustantiva, es necesario determinar la magnitud y los componentes afectados. El interés recae en

259

reconocer si estas situaciones individual o globalmente provocan errores significativos en los informes financieros. La presencia de errores monetarios, indica que existe debilidad en el control y que éstas deben ser evaluadas al analizar la confianza en los controles.

♦ Los errores monetarios identificados directamente al aplicar los conocimientos de auditoría son “los errores conocidos”. Sin embargo, se debe estimar el error que sería identificado si se examinan todas las partidas del universo en lugar de examinar solo una muestra de ellas. La estimación del error, incluyendo el error conocido, constituye el “error más probable”.

5.4.1.4 Incertidumbres y estimaciones

♦ El riesgo de que los informes financieros estén distorsionados, es mayor en el caso de operaciones y transacciones que involucran estimaciones o la aplicación de criterios técnicos los cuales no son susceptibles de mediciones precisas, por lo tanto, la evidencia de auditoría de utilizarse para determinar el rasgo de los montos razonables para tales estimaciones o criterios.

♦ Ninguna estimación puede considerarse precisa con certeza absoluta, la estimación presentada por la entidad auditada generalmente es aceptada, si se encuentra dentro del rango de montos razonables. Una diferencia razonable entre la mejor estimación de la entidad, no se considera un error.

5.4.2 Evaluación de los hallazgos por componentes

♦ Durante la planificación se establece la fuente de información que

consideramos necesarias para obtener evidencia suficiente con respecto a las afirmaciones de cada componente. A base de los resultados alcanzados debe definirse las conclusiones sobre cada componente y obtener la evidencia acumulada.

♦ Al respecto, para determinar si la evidencia acumulada para un componente específico es competente y suficiente depende del criterio aplicado. Esta decisión se basa en una serie de factores, entre los que se incluyen las respuestas a las siguientes interrogantes:

♦ Han sido adecuadamente tratados todos los riesgos inherentes? ♦ La evidencia obtenida es suficiente, competente y confiable? ♦ Proporciona la evidencia una visión coherente sobre la validez de las

operaciones importantes examinadas? ♦ Resulta suficiente la evidencia para llegar a la conclusión de que no existen

otros riesgos significativos? ♦ Resulta suficiente la evidencia para reducir el “riesgo de error” a un nivel

adecuado bajo?

5.4.3 Evaluación de los hallazgos en la auditoría en su conjunto Los hallazgos se utilizan como herramientas de auditoría y se emplean

en un sentido crítico y están referidos a las desviaciones identificadas durante el examen a ser presentados en el informe de auditoría.

Cuando se evalúen los hallazgos de auditoría debe considerarse si la información y las condiciones sobre las cuales se preparó el plan de auditoría

260

continua siendo apropiado y por consiguiente, si se ha obtenido suficiente información. En especial debe considerarse: ♦ La evidencia obtenida es suficiente, competente, confiable y eficaz. ♦ La naturaleza y el nivel de las observaciones están de acuerdo con lo previsto

en la planificación.

Al evaluar los resultados de auditoría en su conjunto, se obtienen conclusiones globales basadas tanto en las conclusiones parciales como en el trabajo desarrollado para cada componente.

En general este proceso incluye:

♦ Revaluar la efectividad de la planificación específica de la auditoría,

particularmente la revelación del riesgo, a base de la información obtenida durante la etapa de ejecución y en los informes financieros examinados.

♦ Analizar si existen inconsistencias en la evidencia de auditoría obtenida o en las conclusiones determinadas para los componentes individuales. Si se detectan deben ser identificadas y resueltas.

♦ Comparar los errores acumulados con los criterios de importancia y la propuesta de corrección o ajustes, cuando fuere apropiado.

♦ Formular una conclusión sobre la auditoría global y su consideración para el informe. 5.4.4 Errores acumulados y su significatividad

El efecto combinado de los errores identificados o estimados para todos

los componentes será comprado con los criterios de significatividad considerados para los informes de gestión y financieros. Para facilitar este proceso es conveniente resumir los errores en un solo lugar, preferentemente en la documentación que resume la auditoría.

La significatividad debe considerarse como efecto acumulado de los siguientes

factores: ♦ Los resultados de operación, tanto en valores como en volúmenes. ♦ La situación financiera de la entidad. ♦ Los componentes individuales que hayan sido auditados. ♦ Las obligaciones contractuales definidas como índices financieros en convenio

de préstamo u otros.

Al determinar los factores de significatividad para la entidad, como mínimo deben clasificarse los errores no corregidos o ajustados, para separar el error más probable, del error conocido y del error estimado.

5.5 Nuevas Evidencias Encontradas

En el transcurso de la auditoría se puede encontrar nuevas evidencias que

modifiquen las apreciaciones contenidas en los informes preparados por las diversas

261

unidades administrativas u operativas de la entidad, proyecto o programa, sus causas pueden originarse en errores no intencionales, omisiones, interpretaciones equivocadas, irregularidades, errores deliberados o acciones ilegales.

En estos casos los auditores deben evaluar la distorsión de la información

relevada y medir su efecto con el propósito de definir y calificar la intencionalidad de la acción, considerando las causas que la generaron y el grado que pueda afectar a la información examinada.

Deberá también identificarse si los controles claves aplicados en forma manual

funcionan efectivamente y no fueron suficiente para evitar el error detectado, si existen implantados nuevos controles que eviten estas posibilidades, ya sean errores derivados de la acción humana o de procedimientos automatizados, si los procedimientos de supervisión no son suficientes.

La evaluación del porcentaje de desvío será importante para concluir, que los

resultados obtenidos estén respaldados adecuadamente por los controles claves existentes en los diversos sistemas, de lo contrario podrá haber la necesidad de realizar las modificaciones que sean factibles al plan de auditoría o ampliar el alcance de las pruebas de cumplimiento y de observación a fin de asegurar que la muestra examinada sea realmente representativa.

5.6 Conclusiones de Auditoría

Obtener conclusiones apropiadas es una parte del proceso de auditoría, estas

deben estar redactadas con un estilo claro, conciso y deben estar expresadas utilizando un lenguaje moderado, evitando textos que confundan al lector o dejando posibilidades de distinta interpretación. Sin conclusiones apropiadas el trabajo es incompleto.

Las conclusiones resumen el resultado del trabajo de auditoría, pueden estar

referidas a cada componente analizado y a los estados financieros en su conjunto, llegando a la conclusión final de haber alcanzado todos los objetivos previamente determinados. De lo contrario existirá la posibilidad de proponer ajustes a los estados financieros o ampliar el trabajo de auditoría.

Las conclusiones de auditoría en un conjunto, deberán considerar que todo el

trabajo planificado haya sido completado, el alcance de la auditoría planificado ha sido revaluado y modificado si las circunstancias así lo exigiere, las conclusiones referidas a los componentes individuales están debidamente respaldadas, los estados financieros están presentados de acuerdo a la normatividad vigente y refleja apropiadamente los efectos de cualquier hecho significativo posterior y cumplen con los requerimientos exigidos por la profesión.

Las conclusiones sobre la auditoría tienen como un propósito preparar el

informe a base de la evaluación de: ♦ Las observaciones derivadas de los procedimientos de auditoría aplicados. ♦ Los hallazgos importantes de cada componente examinado. ♦ Los hallazgos de la auditoría.

262

Si al evaluar los hallazgos de auditoría se concluye que los informes financieros están significativamente distorsionados y el error acumulado supera el límite establecido para la significatividad, es necesario realizar lo siguiente: ♦ Proponer las correcciones o los ajustes necesarios. ♦ Ampliar el trabajo para obtener una mejor estimación del error más probable. ♦ Incluir en el informe de auditoría las limitaciones y salvedades o emitir un

informe adverso.

5.6.1 Responsabilidad en la formulación de las conclusiones Los miembros del equipo de auditoría son individualmente responsables

por las conclusiones preparadas sobre el trabajo que realizaron y los criterios aplicados. Se entiende que en la asignación de tareas a los miembros del equipo, éstos tiene la capacidad y la experiencia para evaluar los resultados obtenidos, a base de las pautas establecidas en la planificación y programación específicas.

Todas las conclusiones de auditoría deben ser revisadas por un miembro experimentado del equipo de mayor jerarquía, del que las preparó.

5.7 Consideraciones Sobre los Estados Financieros Examinados

Una vez que se han aplicado todos los procedimientos de auditoría

seleccionados para cada componente de los estados financieros, se deberá realizar una revisión de los mismos, conjuntamente con las conclusiones obtenidas durante la ejecución de la auditoría, prestando especial atención a las áreas determinadas importantes, identificadas en el plan de auditoría y asegurarlos que durante la ejecución hayan sido consideradas en forma adecuada.

Las consideraciones que el auditor deberá realizar sobre los estados

financieros examinados, una vez concluida la etapa de ejecución de la auditoría, son los siguientes: ♦ Cumplen con los requisitos normativos y legales vigentes, exigidos por los

organismos competentes. ♦ Han sido preparados de acuerdo con los Principios Contables Generalmente

Aceptados aplicados uniformemente. ♦ Han sido considerados adecuadamente los hechos posteriores significativos. ♦ La información financiera complementaria, así como los anexos prestados son

concordantes con los estados financieros. ♦ Los resultados del ejercicio concuerdan con nuestra apreciación sobre la

entidad, proyecto o programa.

5.8 Revisión de Hechos Posteriores Los hechos posteriores son transacciones o actividades que ocurren con

posterioridad de la fecha de preparación del estado de situación financiera, pero antes de la emisión de los estados financieros en su conjunto o del informe de auditoría.

263

Los efectos contables de los hechos posteriores generalmente son contabilizados en el ejercicio en el que ocurren.

Para propósitos de auditoría, existen hechos posteriores previos a la opinión,

es decir, cuando ocurren entre la fecha del estado de situación financiera y la preparación del informe final de auditoría, consecuentemente los procedimientos de auditoría, para identificar los hechos posteriores, deben ser aplicados después de la fecha del estado de situación financiera. Los hechos posteriores a la opinión, son transacciones o eventos que suceden después de la emisión del informe de auditoría y deben ser considerados en la próxima auditoría. 5.9 Procedimientos para la Identificación de Hechos Posteriores ♦ Antes de la emisión del informe, se deberá estudiar actas del directorio e

informes internos preparados por las unidades administrativas de la entidad o unidades ejecutoras.

♦ Revisar los informes financieros recientes y obtener explicaciones sobre hechos significativos.

♦ Determinar compras, ventas, cobranzas y desembolsos significativos. ♦ Examinar los contratos importantes, órdenes de pago pendientes y

restricciones. ♦ Verificar litigios con pronunciamientos adversos para la entidad. ♦ Establecer la existencia de restricciones ambientales que puedan modificar las

características del proyecto o programa. 5.10 Documentación del Trabajo de Auditoría

Todos los documentos recopilados y preparados durante la auditoría deberán

ser organizados en los archivos corrientes y permanentes respectivos a fin de facilitar su acceso a la información contenida en dichos documentos. Dichos archivos deben estar divididos en secciones basadas en agrupamientos lógicos.

Es importante, al finalizar un trabajo de auditoría, contar con una

documentación resumen cuyo contenido puede ser el siguiente: ♦ Estados financieros e informe de auditoría. ♦ Resumen de temas significativos. ♦ Comunicación de resultados parciales. ♦ Informe de control interno. ♦ Memorándums importantes. ♦ Ajustes efectuados y no efectuados. ♦ Cambios o modificación en la planificación. ♦ Plan específico de auditoría. ♦ Reportes de supervisión.

264

TERCER MOMENTO

UNIDAD SEIS

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS EN LA AUDITORIA FINANCIERA

6.1. Generalidades En el transcurso de una auditoría los auditores mantendrán constante

comunicación con los servidores de la entidad u organismo bajo examen, dándoles la oportunidad para presentar pruebas documentadas, así como información verbal pertinente respecto de los asuntos sometidos a examen; la comunicación de los resultados se la considera como la última fase de la auditoría, sin embargo debe ser ejecutada durante todo el proceso.

La labor de auditoría no es secreta y con excepción de casos que involucren

fraudes, desfalcos o cuestiones de seguridad, el auditor tiene el deber de discutir abierta y francamente sus hallazgos con los servidores vinculados con las operaciones a ser examinadas, manteniéndose la reserva del caso ante terceras personas que nada tienen que ver con el examen que se efectúa.

La importancia atribuida a la oportunidad en la comunicación de los resultados

está contemplada en las disposiciones legales pertinentes, en las que se manifiesta “En el curso del examen los auditores gubernamentales mantendrán comunicación con los servidores de la entidad, organismo o empresa del Sector Público auditada y demás personas relacionadas con las actividades examinadas”.

“Al finalizar los trabajos de auditoría en el campo, se dejará constancia

documentada de que fue cumplida la comunicación de resultados en los términos previstos por la Ley y normas profesionales sobre la materia”.

Las diferencias de opinión entre los auditores y los servidores o ex servidores

de la entidad, organismo o empresa del Sector Público auditada, o terceros

265

relacionados, serán resueltos, en lo posible dentro del curso del examen, de subsistir, en el informe constarán las opiniones divergentes.

Las disposiciones legales pertinentes, reconocen a la comunicación de

resultados en el transcurso del examen como un elemento muy importante, especialmente al completar el desarrollo de cada hallazgo significativo y en la conferencia final y, por escrito, a través del informe de auditoría que documenta formalmente los resultados del examen.

6.1.1. Comunicación al Inicio de la Auditoría. Para la comunicación del inicio del examen, de los hallazgos en el

transcurso del examen y la convocatoria a la lectura del borrador de informe, se consideran las disposiciones constantes en el Reglamento de Delegación de Firmas de la Contraloría General del Estado.

Para la ejecución de una auditoría, el auditor jefe de equipo, mediante oficio

notificará el inicio del examen a los principales funcionarios vinculados con las operaciones a ser examinadas de conformidad con el objetivo y alcance de la auditoría. En el caso de servidores que se encuentren desempeñando funciones, procederá de conformidad con el artículo 11 del Reglamento de Responsabilidades y cuando el servidor respectivo haya renunciado o salido de su cargo, se citará el artículo pertinente de la ley. Dicha comunicación se la efectuará en forma individual y de ser necesario, en el domicilio del interesado, por correo certificado o a través de la prensa. Para el caso de particulares se les notificará o requerirá información d conformidad con las disposiciones legales pertinentes.

La comunicación inicial, se complementa con las entrevistas a los principales

funcionarios de la entidad auditada, en esta oportunidad a más de recabar información, el auditor puede emitir criterios y sugerencias preliminares para corregir los problemas que se puedan detectar en el desarrollo de tales entrevistas.

6.1.2. Comunicación en el Transcurso de la Auditoría.

Con el propósito de que los resultados de un examen no propicien

situaciones conflictivas y controversias mucha veces insuperables, éstos deberán ser comunicados en el transcurso del examen y en la conferencia final, tanto a los funcionarios de la entidad examinada, a terceros y a todas aquellas personas que tengan alguna relación con los hallazgos detectados.

El informe de evaluación del control interno es una de las principales

oportunidades para comunicarse con la administración en forma tanto verbal como escrita.

En el desarrollo del examen, el auditor puede identificar algunos hechos que

requieren ser corregidos, los cuales pondrán en conocimiento de los directivos para que se tomen las acciones correctivas, luego, el auditor con la evidencia necesaria, llega a conclusiones finales, aún cuando no se haya emitido el informe final.

266

La comunicación de resultados durante la ejecución del examen tiene por finalidad: a. Ofrecer oportunidad a los responsables para que presenten sus opiniones. b. Hacer posible que los auditores dispongan de toda información y de las

evidencias que existan. c. Evitar que se presente información o evidencia adicional, después de la

conclusión de las labores de auditoría. d. Facilitar la adopción de las acciones correctivas necesarias por parte del titular

y funcionarios responsables, incluyendo la implantación de mejoras a base de las recomendaciones, sin esperar la emisión del informe.

e. Asegurar que las conclusiones resultantes del examen sean definitivas. f. Posibilitar la restitución o recuperación de cualquier faltante de recursos

durante la ejecución del examen. g. Identificar los campos en que hay diferencia concreta de opinión entre los

auditores y los funcionarios de la entidad.

Para formarse un criterio correcto sobre el hecho a comunicarse, de considerarlo necesario, el auditor solicitará a la opinión de las unidades de apoyo de la Contraloría o de los organismos técnicos o legales competentes.

Cuando el auditor establezca hallazgos que impliquen deficiencias y considere

necesario participar a la entidad examinada, deberá comunicar de inmediato a los funcionarios vinculados a fin de obtener sus puntos de vista, aclaraciones o justificaciones correspondientes, para que se tomen los correctivos en forma oportuna.

La comunicación de resultados debe ser permanente y no se debe esperar la

conclusión del trabajo o la formulación del informe final, para que la administración conozca de los asuntos observados por parte del auditor, éste deberá transmitirlos tan pronto como haya llegado a formarse un criterio firme debidamente documentado y comprobado.

Con las personas relacionadas con los hallazgos detectados sean numerosas,

de acuerdo a las circunstancias se mantendrá reuniones por separado con la máxima autoridad y grupos de funcionarios por áreas. De esta actividad, se dejará constancia en las actas correspondientes.

Las discrepancias de opinión, entre los auditores y los funcionarios de la

entidad, serán resueltas en lo posible durante le curso del examen. Para la formulación de las recomendaciones, se deberá incluir las acciones

correctivas que sean más convenientes para solucionar las observaciones encontradas.

6.1.3 Comunicación del Término de la Auditoría

La comunicación de los resultados al término de la auditoría, se

efectuará de la siguiente manera:

267

a) Se preparará el borrador del informe que contenga los resultados obtenidos a la conclusión de la auditoría, los cuales, serán comunicados en la conferencia final por los auditores de la Contraloría a los representantes de las entidades auditadas y las personas vinculadas con el examen.

b) El borrador del informe debe incluir los comentarios, conclusiones y recomendaciones, debe estar sustentado en papeles de trabajo, documentos que respaldan el análisis realizado por el auditor, este documento es provisional y por consiguiente un pronunciamiento definitivo ni oficial de la Contraloría General del Estado.

c) Los resultados del examen constarán en el borrador del informe y serán dados a conocer en la conferencia final por los auditores, a los administradores de las entidades auditadas y demás personas vinculadas con él.

d) En esta sesión de trabajo, las discrepancias de criterio no subsanadas se presentarán documentalmente, hasta dentro de los cinco días hábiles siguientes y se agregarán de auditoría, si el asunto lo amerita.

e) Los casos en los que se presumen hechos delictivos, no serán objeto de discusión en la conferencia final.

6.1.4 Convocatoria a la Conferencia Final

• La convocatoria, a la conferencia final la realizará el jefe de equipo, mediante

notificación escrita, por lo menos con 48 horas de anticipación, indicando el lugar, el día y la hora de su celebración.

• Participarán en la conferencia final:

• La máxima autoridad de la entidad auditada o su delegado. • Los servidores o ex-servidores y quienes por sus funciones o actividades

están vinculados a la materia objeto del examen. • El máximo directivo de la unidad de auditoría responsable del examen, el

supervisor que actúo como tal en la auditoría. • El jefe de equipo de la auditoría. • El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y, • Los profesionales que colaboraron con el equipo que hizo el examen. • La dirección de la conferencia final estará a cargo del jefe de equipo o del

funcionario delegado expresamente por el Contralor General del Estado, para el efecto.

6.1.5 Acta de Conferencia Final

• Para dejar constancia del actuado, el jefe de equipo elaborará una Acta de

Conferencia Final que incluya toda la información necesaria y las firmas de todos los participantes. • Si alguno de los participantes se negare a suscribir el acta, el jefe de equipo

sentará la razón del hecho en la parte final del documento. • El acta se elaborará en original y dos copias; el original se anexará al

memorando de antecedentes, en caso de hacerlo y una copia se incluirá en los papeles de trabajo.

268

6.1.6 Entrega del Informe El último paso de la comunicación de resultados constituye la entrega

oficial del informe de auditoría al titular de la entidad auditada y a los funcionarios que a juicio del auditor deben conocer, divulgar y tomar las acciones correctivas. 6.2 El Informe de Auditoría

6.2.1 Definición

El uniforme de auditoría constituye el producto final del trabajo del

auditor en el que constan: el dictamen profesional a los estados financieros, las notas a los estados financieros, la información financiera complementaria, la carta de Control Interno y los comentarios sobre hallazgos, conclusiones y recomendaciones, en relación con los aspectos examinados, los criterios de evaluación utilizados, las opiniones obtenidas de los funcionarios vinculados con el examen y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para su adecuada comprensión.

El auditor es responsable por su trabajo, en consecuencia, la emisión del

informe le impone diversas obligaciones. Aún cuando el auditor es el único responsable por la opinión expresada en su informe, la responsabilidad principal por la presentación de los estados financieros, de las informaciones y datos en ellos incluidos, las notas a los estados financieros y la información financiera complementaria recae en las máximas autoridades de las entidades auditadas.

6.2.2 Clases de Informes

Producto de la auditoría a los estados financieros de las entidades, se

presentarán dos clases de informes que son:

6.2.2.1 Informe extenso o largo Es el documento que prepara el auditor al finalizar el examen

para comunicar los resultados, en él constan: el Dictamen Profesional sobre los estados financieros e información financiera complementaria; los estados financieros, las notas a los estados financieros, el detalle de la información financiera complementaria, los resultados de la auditoría, que incluye: la Carta de Control Interno, el Capítulo de Control Interno, que se organizará en condiciones reportables y no reportables y los comentarios se los estructurará en orden de cuentas, ciclos, procesos o sistemas, dependiendo del enfoque de la auditoría, además se agregarán los criterios y las opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para la comprensión completa del mismo.

6.2.2.2 Informe breve o corto Es el documento formulado por el auditor para comunicar los

resultados, cuando se practica una auditoría financiera en la cual los hallazgos no sean relevantes no se desprendan responsabilidades, este informe contendrá: Dictamen Profesional sobre los estados financieros e información financiera complementaria, los estados financieros, las notas a los estados financieros, el detalle de la información financiera complementaria.

269

Los resultados de la auditoría financiera que se han tramitado como un informe breve o corto, producen los mismos efectos legales, administrativos y financieros ue los que se tramitan y comunican en los informes largos o extensos.

6.2.3 Requisitos y Cualidades del Informe En la preparación y presentación del informe de auditoría, se deben

considerar los elementos y características que faciliten a los usuarios su comprensión y promuevan la efectiva aplicación de las acciones correctivas. A continuación se describen las cualidades de mayor relevancia:

6.2.3.1 Concisión

Los informes deberán incluir los resultados de la auditoría y no

contendrán detalles excesivos, palabras, oraciones, párrafos o secciones que no concuerden claramente con las ideas expuestas.

El exceso de detalles, causa problemas en la lectura de los informes por parte

de los usuarios, por lo tanto, debe evitarse los párrafos largos y complicados.

6.2.3.2 Precisión y razonabilidad El auditor debe adoptar una posición equitativa e imparcial para

informar a los usuarios y lectores de los informes, que los resultados expuestos son confiables. Un desacierto pone en duda su validez.

El auditor debe revelar hechos y conclusiones que han sido corroborados con

evidencia que sea suficiente, competente, pertinente y se hallen debidamente documentados en los papeles de trabajo.

Los informes deben contener suficiente información sobre las conclusiones y

recomendaciones y presentar los hechos de manera convincente, equitativa y en la perspectiva adecuada.

Las conclusiones de auditoría deben ser claras y no dejar al usuario del

informe la tarea de interpretarlas.

6.2.3.3 Respaldo Adecuado Los comentarios y conclusiones presentados en los informes,

deben estar respaldados con suficiente evidencia para demostrar o probar las bases de lo informado, su precisión y razonabilidad.

No es necesario incluir en el informe datos muy detallados, salvo lo necesario

para presentar exposiciones convincentes. Las opiniones de la entidad y las conclusiones contenidas en los informes

deben identificarse claramente como tales y estarán evidenciadas en los papeles de trabajo respectivos.

270

6.2.3.4 Objetividad Se deben presentar los comentarios, conclusiones y

recomendaciones de manera veraz, objetiva e imparcial. Los comentarios deben contener suficiente información sobre lo tratado, para

proporcionar al lector la perspectiva apropiada, el objetivo es producir informes equitativos o razonables.

El auditor debe cuidarse de exagerar o enfatizar demasiado en la ejecución

deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión.

6.2.3.5 Tono constructivo El tono de los informes, deberá provocar una reacción favorable

a las conclusiones y recomendaciones. Los comentarios y las conclusiones, se presentarán en forma clara y directa. El

auditor debe considerar que su objetivo, es obtener la aceptación de la entidad y provocar una reacción favorable, la mejor manera de lograrlo es evitar un lenguaje que genere sentimientos defensivos y de oposición. Los títulos y subtítulos deben expresar el hallazgo en forma resumida.

Si bien con frecuencia es necesario observar el desempeño anterior, para

demostrar la necesidad de introducir cambios para mejorar la administración de la entidad, los informes deben enfatizar en las mejoras necesarias y aplicables para el futuro, antes que en críticas de prácticas y situaciones pasadas. Las observaciones serán presentadas con una perspectiva justa, considerando todas las circunstancias que rodearon al hecho observado.

El informe del auditor no debe limitarse solamente a exponer los aspectos

deficientes o negativos; también incluirá información sobre los aspectos positivos o satisfactorios de las operaciones examinadas, siempre que sean significativos y justificables por la extensión de la auditoría.

6.2.3.6 Importancia del contenido

Los asuntos incluidos en el informe deben ser importantes para

justificar que se lo comunique y merecer la atención de los usuarios. La utilidad y efectividad del informe disminuye, cuando se incluyen asuntos de poca importancia, porque tienden a distraer la atención del lector en hechos no relevantes. Las decisiones sobre la importancia de los hechos a ser informados deben representar los juicios de acuerdo a las circunstancias prevalecientes en la entidad, que implican consideraciones tanto cualitativas, como cuantitativas, consecuentemente, entre otros asuntos incluirá lo siguiente: • El grado de interés del gobierno en los programas o actividades. • Importancia de los programas o actividades determinados por parámetros tales

como el volumen de los gastos, inversión en activos y monto de ingresos.

271

• La oportunidad para contribuir a una motivación a los funcionarios de la entidad, tendiente a mejorar la efectividad, eficiencia y eficacia de las operaciones del gobierno.

• La necesidad de proporcionar información útil y oportuna para ayudar a los responsables de la administración de la entidad.

• La frecuencia con que ocurre una desviación. • La falta de decisión de los directivos de la entidad, para tomar los correctivos

necesarios, que permitan mejorar las operaciones o áreas débiles.

6.2.3.7 Utilidad y oportunidad El auditor debe analizar la información a transmitir desde la

perspectiva de los receptores del informe. Como el objetivo, es estimular una acción constructiva, los informes deben ser

estructurados en función del interés y necesidad de los usuarios. La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un

informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al nivel de decisión, consecuentemente, el auditor debe gerenciar la auditoría con esa meta en mente.

6.2.3.8 Claridad

Quiere decir que el informe se pueda leer y entender con

facilidad, para que el informe sea efectivo debe presentarse tan claro y simple como sea posible. Es importante la claridad porque la información contenida en el informe puede ser usada por otros funcionarios y no sólo por los directamente vinculados al examen.

La redacción se efectuará en estilo corriente y fácil de seguir a fin de que el

contenido sea comprensible, evitando en lo posible el uso de terminología técnica o muy especializada.

No se debe presuponer que los usuarios tienen conocimientos técnicos

detallados, los esfuerzos en el estilo de redacción deben estar dirigidos a que el significado sea claro.

Deben evitarse errores gramaticales, faltas de ortografía y expresiones

populares en el informe:

6.2.4 Errores Comunes en la Preparación de un Informe Los siguientes son los errores más comunes en la redacción de un

informe de auditoría. 6.2.4.1 La organización del informe es pobre

• Cuando el material, no está organizado lógicamente.

272

• Cuando la información está fuera de orden, haciendo que el lector tenga que saltar de párrafo y tenga que volver a leer el informe muchas veces para encontrarle sentido.

• Cuando los Comentarios, no tienen un título lógico. • Cuando el lector lee el índice de materias y no puede figurarse

el contenido y rumbo del informe, porque el texto usado no estaba provisto de una estructuración y lógica presentación del informe.

6.2.4.2 El lenguaje es poco claro

Cuando el usuario, no entiende lo que el auditor está tratando de

comunicar, porque las frases, palabras y oraciones son poco claras y específicas.

El problema puede ser, la redundancia, el uso de clisés, el uso de jerga o el uso de términos técnicos confusos, un lenguaje impreciso, una estructura de oraciones demasiado complejas, u otros problemas específicos. Puede ser que la gramática sea incorrecta o la sintaxis pobre. El efecto es confuso y frustrante para el usuario, quien puede dejar de leer, antes que el informe se acabe.

6.2.4.3 Material perdido

Cuando el informe no contiene toda la información requerida

para comunicar el sentido o la importancia, puede haberse omito toda una sección del informe. Sin embargo lo más común es que estén incluidos todos los componentes requeridos, pero que alguna información necesaria se haya olvidado. Esto causa un rompimiento en la lógica del contenido del informe y deja al usuario con muchas preguntas sin respuestas.

6.2.5 Sugerencias para la Redacción del Informe Para redactar un informe organizado, claro y efectivo, haga lo siguiente: 6.2.5.1 Piense antes de escribir

Determine el objetivo del informe, los usuarios, la extensión

apropiada. Haga algunas notas personales para usted. Determine cuanta información va a necesitar, considere hacer una lista de puntos pendientes de completar.

6.2.5.2 Resuma antes de escribir

Prepare un resumen detallado del contenido del informe.

Inicialmente puede ser un poco largo.

6.2.5.3 Escriba los reportes largos en párrafos cortos La introducción a la exposición del hallazgo, casi siempre puede

ser escrita antes de que los datos hayan sido recopilados y analizados, este procedimiento reduce la cantidad de escritura dejada para el final de la auditoría, cuando se sienta presionado por la falta de tiempo.

273

6.2.5.4 Escriba imparcialmente No deje que sus inclinaciones personales influyan en la

redacción del informe, utilice un tono objetivo, enfoque las evidencias y cifras objetivamente, cualquier inclinación reduce la credibilidad de su trabajo, si emite su punto de vista en su trabajo, hágalo frontalmente.

6.2.5.5 Primer borrador

Cuando a concluido la redacción del borrador del informe,

entregue al supervisor y esté preparado para aceptar una crítica sin molestarse, haga preguntas sobre los cambios recomendados y trate de no hacer cambios sin haber entendido el porqué del cambio, si no trata de identificar los errores no podrá evitarlos en el futuro.

6.2.5.6 Ponga cuidado en el orden y el contenido

La organización lógica y la presentación de los hallazgos paso a

paso son los requerimientos más importantes para lograr el éxito en la redacción del informe. Si tiene que hacer referencias de una sección a otra, quizás lo que necesite es ordenar de nuevo. Si no se siente conforme con su informe, seguramente es porque necesita una revisión.

6.2.5.7 Esté seguro que su informe no tenga errores

mecanográficos ni aritméticos Cuide que el informe tenga un formato que luzca atractivo, a

primera vista muchos lectores reaccionan favorablemente al ver un documento que tenga sus páginas escritas sin errores aritméticos y que esté bien organizado. Una escritura desordenada y márgenes inadecuados pueden reducir la buena impresión respecto a la calidad del informe. Las siguientes sugerencias le ayudarán a redactar un informe bien organizado y efectivo.

6.2.5.8 Pensamiento claro y conciso

Las ideas vagas y confusas, siempre reflejan inseguridad en el

auditor, para lograr el éxito organice sus ideas.

6.2.5.9 Escriba lo más simple posible Trate de no usar oraciones largas y complejas para redactar los

hallazgos, escriba párrafos cortos (máximo 10 renglones por párrafo), no escriba toda la historia del hallazgo, cuando deba hacer citas sobre comunicaciones de la entidad, no las transcriba textualmente, incluya únicamente lo más importante.

6.2.5.10 Prefiera usar los verbos en forma activa, que en forma

pasiva Los documentos son más interesantes y efectivos, cuando se

usa la voz activa. “La entidad X provee servicios” es más objetivo que, “Los Servicios provistos por la entidad X”.

274

6.2.5.11 Use un castellano clásico y una sintaxis correcta

Esté seguro que los sujetos y los verbos estén de acuerdo al escribirlos; cuide el singular y los plurales; tenga el mismo cuidado con los pronombres. Evite los cambios en los tiempos de los verbos, éste es un problema muy común cuando se presentan datos recopilados en el pasado, pero que se dan a conocer por primera vez.

6.2.5.12 Evitar palabras excesivas y materiales ajenos al tema

Elimine las palabras redundantes y frases innecesarias. Alguna

vez puede utilizar repeticiones, para así lograr un mayor efecto, pero no lo haga inconscientemente.

6.2.5.13 Evite abreviaciones y siglas

Si va a usar una sigla, esté seguro que la primera vez que lo

haga, esté incluido el término completo y con la sigla dentro de un paréntesis. En general las abreviaciones deben ser omitidas, su uso demuestra que es perezoso para escribir todas las palabras.

6.2.5.14 No use comparaciones implícitas

Pocas cosas molestan más al lector que leer una comparación

implícita o que se considere sobreentendida.

6.2.5.15 Use términos precisos.

Prefiera dar un número específico o un porcentaje, a dar solo un término indefinido como “varios”, “unos cuantos”. Esto es importante en la redacción del informe, donde una omisión implica una falta de información.

6.2.6 Responsabilidades de la Elaboración del Informe La redacción del informe en borrador es responsabilidad del auditor jefe

de equipo, compartida con los miembros del equipo y supervisor.

El supervisor, cuidará que el informe se revelen los hallazgos importantes, que exista el respaldo adecuado en los papeles de trabajo y que las recomendaciones faciliten a las autoridades de la entidades auditadas, tomar las acciones correctivas necesarias, tendientes a solicitar los problemas y desviaciones encontradas.

6.2.7 Criterios para Ordenar los Resultados Los resultados de la auditoría se deben ordenar atendiendo a las

siguientes consideraciones: 6.2.7.1 Importancia de los resultados

Consiste en presentar el informe, dando prioridad a las hechas

más significativas. Por ejemplo, los que presenten mayores posibilidades de mejoras en las actividades sustantivas de la entidad.

275

6.2.7.2 Partir de los componentes o hallazgos generales y llegar a los específicos Una práctica para organizar los resultados de auditoría, es

iniciar la comunicación con los componentes generales y paulatinamente llegar a los relacionados con actividades específicas.

6.2.7.3 Seguir el proceso de las operaciones

Existen situaciones que permiten ordenar los resultados

utilizando el proceso seguido para alcanzar las metas y objetivos de la entidad.

6.2.7.4 Utilizar las principales actividades sustantivas y objetivas Esta es una manera generalizada de presentar los resultados,

ya que en las planificaciones preliminar y específica, se organizan y desarrollan por los componentes a evaluar, de acuerdo con el objetivo general de la auditoría.

6.2.7.5 Combinar los criterios expuestos

Es posible combinar las alternativas señaladas para lograr una

presentación convincente de los resultados y obtener mayor colaboración de los usuarios del informe, cuando se implanten los correctivos dirigidos a mejorar las actividades o corregir las deficiencias.

6.2.8 Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones 6.2.8.1 Comentarios

Comentario es la descripción de los hallazgos o aspectos

trascendentales encontrados en la ejecución de la auditoría, se deben exponer en forma lógica y clara ya que constituyen la base para una o más conclusiones y recomendaciones.

Los comentarios pueden referirse a uno o varios hallazgos, constituyen la

desviación que el auditor ha observado o encontrado; contiene hechos y otra información obtenida.

Para la redacción de un comentario, se pondrá un título que identifique la

naturaleza del hallazgo. Este título debe ser un breve resumen de la conclusión. A continuación se redactará los comentarios que representan las

observaciones del auditor con el respecto a los hallazgos de auditoría, así como los de la entidad y/o sus funcionarios, junto a los razonamientos y/o análisis del auditor sobre éstos últimos.

Cuando sea necesario señalar artículos de leyes, reglamentos y otras

disposiciones o normas, se indicará el número, el título o un resumen de su contenido, en ciertas circunstancias se puede transcribir la parte pertinente.

En el desarrollo de los comentarios se debe evitar la trascripción de

comunicaciones u oficios que tengan relación con los hallazgos, únicamente debe hacerse referencia a dichos documentos.

276

No se debe citar los nombres de los funcionarios relacionados con los hechos comentados, pero siempre se hará referencia al cargo, función o nivel jerárquico de los que han intervenido en los mencionados hechos. Tampoco se incluirá las posibilidades o potenciales responsabilidades.

De ser relevantes los hechos y puntos de vistas de la entidad, se incluirán a

continuación de los comentarios, identificándolos con subtítulos, si son extensos. Se tendrá cuidado de hacer constar siempre en el comentario, el criterio y no en las conclusiones o recomendaciones.

En el informe de auditoría, se presentarán únicamente los comentarios

relacionados con hallazgos significativos, que no han sido solucionados en el transcurso del examen.

Comentarios, que se deben ordenar por la importancia, de conformidad al

enfoque de la auditoría y puede ser por cuentas siguiendo el orden de presentación de los estados financieros, ciclos, sistemas, procesos y otros a definirse.

Se plantean a continuación las características o atributos que deben contener

un hallazgo: Condición (Lo que es – situación actual). Es la situación actual encontrada por el auditor con respecto a una operación,

actividad o transacción que se está examinando. Esta información servirá para determinar si: • Los criterios se están cumpliendo satisfactoriamente. • Los criterios se están cumpliendo parcialmente. • Los criterios no se cumplen.

Criterio (Lo que debe ser). Son parámetros de comparación o las normas aplicables a la situación

encontrada que permiten la evaluación de la condición actual. Los criterios pueden ser los siguientes: • Leyes. • Reglamentos. • Instrucciones constantes en manuales, instructivos, procedimientos, entre

otros. • Objetivos. • Políticas. • Normas. • Opiniones independientes de expertos. • Prácticas generalmente observadas. • Otras disposiciones.

Cuando no se han establecido criterios por escrito se podrá emplear el sentido común y la experiencia del auditor, siempre que éstos hayan sido probados previamente, sean lógicos y suficientemente convincentes.

277

Efecto Es el resultado adverso, que se produce de la comparación entre la

combinación y el criterio respectivo. La importancia de un hallazgo se juzga generalmente por el EFECTO. Los efectos, deben exponerse, en lo posible, en términos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo, unidades de producción o número de transacciones, sin embargo los efectos también pueden presentarse en forma cualitativa, por ejemplo cuando la calidad de un servicio, no es la más adecuada y no guarda relación con parámetros o estándares definidos, tanto por las normas nacionales como internacionales.

El efecto es importante para el auditor para persuadir a la administración, que

es necesario un cambio o acción correctiva para alcanzar los objetivos y metas institucionales, para lo cual se debe redactar en términos comprensibles para los usuarios del informe de auditoría.

El efecto puede reflejarse en:

• Uso antieconómico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o

financieros. • Pérdida de ingresos potenciales. • Violación de disposiciones legales. • Inefectividad en el trabajo (no se está ejecutando conforme a la planificación). • Gastos indebidos. • Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos. • Control inadecuado de recursos o actividades. • Ineficiencia en el trabajo que se esté realizando.

Causa Es la razón fundamental por la cual se origina la desviación o es el motivo por

el cual no se cumplió el criterio o la norma. La simple aseveración en el informe de que existe la desviación no proporciona

todos los elementos de juicio para comprender la misma. La determinación de la causas o causas que originaron las desviaciones, es de

primordial importancia, porque sin ubicar e identificar la claramente sería imposible sugerir la acción correctiva necesaria para eliminarla.

Las causas pueden originarse por:

• Falta de capacitación. • Falta de comunicación • Falta de conocimiento de los requisitos. • Negligencia o descuido. • Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas. • Consciente decisión de desviarse de las normas. • Falta de recursos humanos, materiales o financieros. • Falta de buen juicio o sentido común.

278

• Falta de honestidad. • Inadvertencia del problema. • Inadvertencia de beneficios potenciales desarrollados al efectuar cambios. • Falta de esfuerzo e interés suficientes. • Falta de supervisión adecuada. • Falta de voluntad para cambiar. • Organización defectuosa. • Falta de delegación de autoridad. • Auditoría interna deficiente.

Las causas señaladas a manera de ejemplo, al momento de ser incluidas en

los informes, se las deberá redactar en un lenguaje apropiado y cuidando de no emitir juicio de valor.

Es importante que el auditor revele con mayor énfasis las causas de las

desviaciones relacionadas con asuntos financieros, con el propósito de contribuir a mejorar la administración financiera.

Los hallazgos, deben ser redactados claramente a fin de facilitar la

identificación de cada uno de los atributos. A base del desarrollo de los atributos del hallazgo, el auditor redacta la

conclusión, que conduce a la formulación de una o varias recomendaciones, orientadas a corregir las deficiencias encontradas.

6.2.8.2 Conclusiones

Las conclusiones de auditoría son juicios profesionales del

auditor basados en los hallazgos luego de evaluar los atributos y obtener la opinión de la entidad. Su formulación se basa en realidades de la situación encontrada, manteniendo una actitud objetiva, positiva e independiente sobre lo auditado.

Las conclusiones forman parte importante del informe de auditoría y

generalmente se refiere a irregularidades, deficiencias o aspectos negativos encontrados con respecto a las operaciones, actividades y asuntos examinados, descritos en los comentarios correspondientes que podrían dar fundamento a la determinación de responsabilidades, cuando las haya y el establecimiento de acción correctivas.

Las conclusiones son representadas a continuación de los comentarios, en

forma separada y podrá redactarse, según el caso, para cada comentario o grupo de ellos, bajo el título CONCLUSION.

En la conclusión, no se repetirá, lo descrito en el comentario y se utilizará un

estilo adecuado de redacción que le permita tener una apreciación objetiva del hecho comentado.

6.2.8.3 Recomendaciones

Son sugerencias claras, sencillas, positivas y constructivas

formulas por los auditores que permiten a las autoridades de la entidad auditada,

279

mejorar las operaciones o actividades, con la finalidad de conseguir una mayor eficiencia, efectividad y eficacia, en el cumplimiento de sus metas y objetivos institucionales.

Las recomendaciones se presentarán luego de los comentarios y las

conclusiones, se asignará a cada recomendación un número correlativo en orden de presentación de los comentarios, en determinados casos una recomendación puede agrupar a varios comentarios y se presentarán en orden de importancia en el Capítulo de Resultados de Auditoría.

El informe del auditor comentará recomendaciones objetivas, que permitan ser

aplicadas de inmediato con los medios que cuentan la entidad auditada, tomando en consideración la redacción costo/beneficio de cada una de ellas.

No se debe incluir recomendaciones generales abstractas, cuya aplicación

demande estudios adicionales detallados o de difícil comprensión para los servicios involucrados.

Debe incluirse recomendaciones en los informes, únicamente cuando el auditor

llegue a la conclusión de que se necesita tomar acciones para lograr mejoras o corregir deficiencias y no deberá recomendar medidas concretas, si no está completamente convenido de haber reunido toda la información necesaria para respaldar tales correctivos.

Las recomendaciones, no se deben limitar a señalar las medidas correctivas

sugeridas, consecuentemente, se debe explicar como lograr el cumplimiento de los objetivos y las disposiciones legales.

Para este efecto al finalizar el Capítulo de Resultados de Auditoría,

conjuntamente con los funcionarios de la entidad involucrados, se preparará un cronograma de implantación de las recomendaciones, en el que se señalará fechas y funcionarios responsables de su cumplimiento.

El lenguaje utilizado en la exposición de las recomendaciones, debe ser claro y

no dar lugar a interpretaciones, las recomendaciones deben ser redactadas en oraciones afirmativas y simples.

No se debe incluir recomendaciones negativas, tales como la aplicación de

sanciones. Dicha acciones son obligaciones que no necesitan ser recomendadas. En caso de que el auditor no pudiera formular las recomendaciones pertinentes

debido al alcance limitado de la auditoría o por otra razón, deberá hacer constar en su informe el motivo por el cual es imposible recomendar las medidas correctivas apropiadas y que labor adicional se necesitará realizar para formular dichas recomendaciones.

Se debe evitar las recomendaciones que incluyan expresiones como

“Inmediatamente” o “Sin demora” ya que tiende a generar resistencia por su tono impositivo.

280

Las recomendaciones incluidas en el informe deben estar dirigidas al servidor de la organización que debe ejecutar la acción correctiva, previendo la participación del funcionario responsable del área pertinente al nivel más alto o de la máxima autoridad, quienes se ocuparán de lograr su cabal y efectiva aplicación.

No se debe recomendar el cumplimiento de Leyes, Normas, Reglamentos o

Instructivos, por el comentario el auditor tiene que señalar de manera resumida los procedimientos que permitan a la entidad examinada poner en práctica dicha recomendación.

Cuando una entidad a aceptado una recomendación y se a tomado la acción

necesaria, el informe debe mencionar este particular siempre y cuando el auditor lo considere importante.

No deben presentarse todas las recomendaciones en un solo bloque al final del

informe, después de presentar una serie de comentarios y conclusiones que cubren varios hallazgos no relacionados, porque este procedimiento puede ocasionar función al usuario o lector del informe. 6.3 Estructura del Informe de Auditoría Financiera

Esquema del Contenido del Informe

NUMERO

DETALLE

INFORME EXTENSO BREVE

1 Carátula X X 2 Detalle de abreviaturas utilizadas X X 3 Índice X X SECCION I 4 Dictamen Profesional a los estados financieros y a la

Información Financiera Complementaria X X

5 Estados Financieros • De situación financiera. • De resultados. • De flujo de efectivo (FASB 95) • Estado de Ejecución Presupuestaria. • Estado de Ejecución del Programa de Caja.

X X

6 Notas a los estados financieros X X SECCION II 7 Detalle de la Información Financiera Complementaria X X SECCION III 8 Resultados de la Auditoría X Carta de control Interno X

Capítulo I Seguimiento al Cumplimiento de las Recomendaciones

X

Capítulo II Rubros Examinados X 9 Anexos:

• Detalle de los funcionarios • Cronograma de implantación de las recomendaciones

X X

281

6.3.1 Descripción del Contenido del Informe

6.3.1.1 Carátula Contendrá el logotipo de la Contraloría General del Estado en

la parte superior.

En el recuadro de la parte inferior se incluirá la denominación del trabajo realizando auditoría; la entidad, lugar, programa, proyecto, actividad, ente contable, unidad o área y el período de cobertura o alcance correspondiente. En la esquina inferior de la parte derecha del recuadro se incluirá las siglas de la unidad en la que se originó el informe, el año y el número secuencial. Ejemplo: DA-X-96-001.

6.3.1.2 Detalle de abreviaturas utilizadas

Es un detalle de todas las abreviaturas utilizadas en la

redacción del informe y que se las incluye al inicio, a efectos de que en el texto no se ponga el nombre completo de las mismas, sirve además para que el lector o usuario del informe se familiarice con las mismas.

6.3.1.3 Índice

Constituye el detalle resumido del contenido del informe, e

incluirá el número de las páginas, para guiar al lector o usuario respecto del contenido del informe.

6.3.1.4 SECCION I

Dictamen Profesional El Dictamen del Auditor es una expresión clara de la opinión escrita sobre los

estados financieros tomados en su conjunto, previa a la emisión de la opinión, el auditor, deberá analizar y evaluar las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría, obtenida como base para la expresión de una opinión de loes estados financieros.

El Dictamen contendrá un párrafo introductorio, que incluya a los estados

financieros dictaminados, un párrafo de alcance, en el cual se describe la naturaleza de la auditoría, el párrafo de las excepciones o salvedades (caso de haberlas) y un párrafo separado para expresar su opinión profesional (Ver NIA 13, NEA y SAS 58).

Cuando el auditor externo decide basarse en el informe elaborado por otro

auditor o la auditoría interna y asumir la corrección bajo su responsabilidad, para formular su opinión, se debe señalar este hecho en le párrafo introductorio de su informe, en igual forma citará los rubros o áreas que han sido cubiertos por otros auditores y mencionar el informe del otro auditor al expresar su opinión, estas referencias indican las división de responsabilidades en la ejecución de la auditoría.

Estructura del Dictamen Profesional Elementos básicos del dictamen del auditor:

282

• Fecha

Al expresar la opinión sobre la presentación razonable, el auditor debe considerar el efecto de cualquier hecho o transacción importante que haya ocurrido desde la fecha de emisión de los estados financieros, pero antes de la terminación de la auditoría. Normalmente el informe de auditoría lleva la fecha en que concluyó el trabajo de campo. La fecha de emisión del informe es colocada en la parte superior derecha de la hoja que contiene el informe. Aunque cuando también se puede colocar en la parte inferior izquierda.

• Título

Siempre que la Contraloría emita un informe debe incluirse el título “Dictamen de auditores independientes”, con lo cual se trata de enfatizar la independencia de la Contraloría con las Instrucciones Auditadas, traducida no solo en apariencias sino en hechos.

• Destinatario

Generalmente se dirige a la máxima autoridad de la entidad cuyos estados financieros fueron examinados, por los auditores de la Contraloría General del Estado.

• Identificación de los estados financieros auditados

La primera parte del párrafo introductorio identifica a la entidad y a los estados financieros auditados. La terminología usada para referirse a los estados financieros, debe concordar o ser uniforme con los títulos de los respectivos estados proporcionados por la entidad.

• Responsabilidad de la máxima autoridad de los estados financieros

No existe total claridad para los usuarios de los estados financieros y en algunas oportunidades para las máximas autoridades respecto a la responsabilidad de la preparación de los estados financieros y sus correspondientes notas. Según lo indicado en la segunda parte del párrafo introductorio, los estados financieros son responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad auditada, en consecuencia son manifestaciones de dicha entidad.

• Responsabilidad del auditor por la expresión de la opinión

La auditoría se refiere fundamentalmente al examen de los estados financieros de la entidad auditada, con el objetivo de emitir un informe u opinión sobre dichos estados. Para que no exista duda para los usuarios del informe, en cuanto a la responsabilidad asumida, en la tercera parte del párrafo introductorio se menciona ese hecho.

283

• Auditoría efectuada de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas aplicable en el Sector Público, las Normas Internacionales de Auditoría y las Normas Ecuatorianas de Auditoría.

La primera parte del párrafo del alcance menciona “nuestra auditoría fue

practicada de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas aplicables en el Sector Público, las Normas Internacionales de Auditoría y las Normas Ecuatorianas de Auditoría”. Estas aseveraciones es de suma importancia, posee el conocimiento exacto y preciso del significado de lo que son las NAGA, las NIA’s y las NEA’s. • Requerimientos según las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, las

Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas aplicables en el Sector Público, Normas Ecuatorianas de Auditoría y Normas Internacionales de Auditoría.

La segunda parte de párrafo del alcance, es dejar en claro que una auditoría no es un medio para garantizar la absoluta exactitud de los estados financieros, sino suministrar “un grado razonable de seguridad de que los estados financieros no contienen errores significativos”.

• Auditoría efectuada a base de pruebas selectivas. La auditoría enfoca su atención hacia los factores que incrementan el riesgo de errores materiales en los estados financieros. Una vez que el auditor a determinado el alcance que dará a sus pruebas, emplea su criterio profesional en la selección de los procedimientos de auditoría que aplicará en aquellas áreas donde supuestamente se sucederían los errores o desviaciones, utilizando la técnica de muestreo estadístico” o pruebas selectivas y examinadas las partidas y partes de independencia.

• Evaluación de los Principios Básicos de Contabilidad incluidos en las Normas

Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), las Normas de Contabilidad Gubernamental de las estimaciones de importancia y de la presentación general de los estados financieros. El auditor debe evaluar la correcta aplicación de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), las Normas de Contabilidad Gubernamental, las estimaciones relacionadas con ciertos registros, adicionalmente el auditor enfoca su atención a la presentación general de los Principios Básicos de Contabilidad envés de centrarse en cada una de las partidas o rubros que los componen.

• Consideración del auditor acerca de la opinión expresada. La ultima frase del párrafo del alcance “consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para fundamentar la opinión expresada a continuación” establece un vínculo entre la revisión efectuada y la opinión emitida, la mención del término “razonablemente” enfatiza el hecho en que la auditoría no garantiza la inexistencia de errores e irregularidades en el proceso contable, ni la exactitud de las cifras que integran los estados financieros.

284

• Presentación razonable En el párrafo de la opinión, las palabras “presentan razonablemente” se usan en el sentido de equitativamente, imparcialmente, objetivamente, cuando el auditor se refiere a la presentación razonable no pretende que exista exactitud, dice más bien que dentro de un margen razonable de importancia relativa, los estados financieros se presentan equitativamente para todos los sectores.

• Conformidad con los Principios básicos de Contabilidad, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y las Normas Internacionales de Contabilidad Un principio es una verdad fundamental, el término “principios básicos de Contabilidad”, en forma mencionada en el párrafo de la opinión del informe, trata de referirse no solo a las prácticas y principios contables, sino a los métodos de aplicación.

• En la parte final del párrafo de la opinión ya no se hace mención de la norma

de UNIFORMIDAD en la aplicación de los Principios entre periodos, a menos que se hayan sucedido un cambio, en cuyo caso la falta de uniformidad se mencionará por separado.

• Firma

La responsabilidad por la firma del informe, debe descansar en el Director de la auditoría que tuvo a su cargo la planeación, dirección y supervisión del trabajo.

• Contenido del dictamen de auditoría financiera

Primer párrafo (Introductorio) a. Identifica los estados financieros auditados. b. Establece la diferencia entre las responsabilidades de la administración de

la entidad, en lo relacionado con la preparación de los estados financieros y la del auditor, en la emisión de su opinión, basada en el trabajo que ha realizado.

Segundo párrafo (Alcance) a. Indica que la auditoría se practicó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas

de Auditoria Aplicables en el Sector Público, Normas Internacionales de Auditoría, Normas Ecuatorianas de Auditoría y demás disposiciones, emitidas por la Contraloría General del Estado y describe la naturaleza del trabajo del auditor, estos es que ha sido planeado y efectuado con el objetivo de lograr un razonable grado de seguridad que los estados financieros están excepto de errores importantes.

b. Explica lo que comprende la auditoría:

285

• Un examen a base de pruebas selectivas, de las evidencias que respaldan las cifras y las informaciones relevadas en los estados financieros.

• La evaluación de los principios de contabilidad aplicables en el Sector Público, utilizados las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y de las estimaciones de importancia efectuadas por la administración de la entidad.

• La evaluación de la presentación general de los estados financieros. c. La declaración del auditor sobre su examen que provee una base razonable

para emitir la opinión.

Tercer párrafo (Opinión) La opinión del auditor acerca de, si los estados financieros presentan

razonablemente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la entidad a la fecha del balance general, incluyendo los resultados de las operaciones, los flujos del efectivo y la ejecución presupuestaria, por el periodo determinado en esa fecha, de acuerdo con los Principios Básicos de Contabilidad Aplicables en el Sector Público de la República del Ecuador, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, además la expresión de la conformidad o disconformidad con las disposiciones legales y normas secundarias correspondientes.

El dictamen del auditor sobre los estados financieros pueden ser los

siguientes tipos: • Opinión estándar, limpio o sin salvedades. • Opinión con salvedades o excepciones. • Opinión adversa o negativa de opinión. • Abstención de opinión. • Trabajos para realizar procedimientos convenidos • Estructura del informe de Auditoría Financiera • Estructura del informe de Examen Especial.

6.3.1.5 Estados Financieros

Los estados financieros básicos que deben presentar las

entidades auditadas para el examen son los siguientes: a. Estado de Situación Financiera. b. Estado de Resultados. c. Estado de Flujo de Efectivo y d. Estado de Ejecución Presupuestaria e. Estado de Ejecución del Programa de Caja.

Los estados financieros deben presentarse en forma comparativa con los del (los) periodo (s) precedente (s) al examinado. Cuando el alcance de la auditoría cubra más de un período se presentarán los estados financieros de todos los ejercicios examinados, el orden de presentación será, del último a los anteriores, tomando en consideración que se trate de años fiscales completos.

286

Los estados financieros deben estar estructurados de conformidad con lo dispuesto en las Normas de Contabilidad Gubernamental Vigente.

Cuando en el transcurso del examen el auditor determine que errores u

omisiones en el registro de las transacciones y ha sugerido la realización de ajustes y reclasificaciones, que afecten al ejercicio presente y anteriores; pero los registros no han sido aún cerrados, se propondrá ajustes y reclasificaciones que correspondan con el propósito de que la entidad emita los estados financieros incluyendo estas modificaciones, en este caso emitirá su dictamen sobre los estados financieros ajustados.

En el caso de que los asientos de ajustes y reclasificaciones sugeridos por el

auditor, no sean registrados en el periodo examinado, porque los estados financieros han sido cerrados, el auditor propondrá a la entidad examinada la reapertura de los registros y que se presenten los estados financieros reestructurados, si la entidad no los presenta, emitirá su dictamen sobre los presentados inicialmente.

Cuando la entidad ha aceptado los ajustes y/o reclasificaciones propuestas por

el auditor, pero no han procedido a reformular los estados financieros, se dictaminará sobre los estados financieros inicialmente presentados, pero en la sección de la Información Financiera Complementaria incluirá el Balance Proforma, en el que demostrarán los saldos presentados por la entidad examinada, el detalle de los ajustes y reclasificaciones y el saldo de auditoría.

Cuando la entidad ha reformulado los estados financieros a causa de las

modificaciones detectadas y comunicadas por el auditor, revelará este hecho a través de una nota aclaratoria de los estados financieros, indicando el ejercicio al que se afectó.

Al final de cada uno de los estados financieros se incluirá la siguiente nota: “Las notas adjuntas son parte integrante de los estados financieros”.

6.3.1.6 Notas Aclaratorias de los Estados Financieros

La entidad examinada, junto a los estados financieros debe presentar las Notas Aclaratorias respectivas, estructuradas de conformidad a lo dispuesto en la Normativa de Contabilidad Gubernamental vigente y en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC).

Las notas aclaratorias, constituyen manifestaciones de la entidad, en las que

se revela la información significativa y necesaria para asegurar la debida comprensión por parte de los usuarios del contenido de los estados financieros, de los cuales son parte integrante. Estas notas, entre otros aspectos tratarán de lo siguiente.

Nota 1

♦ Antecedentes

Contendrá los antecedentes y una descripción de la actividad a la que se dedica la Entidad auditada, además el auditor debe incluir en esta nota la siguiente información: Base legal (creación de la entidad y disposiciones que rige su

287

actividad) y misión básica, estructura orgánica, objetivos, financiamiento de las operaciones de la entidad y a continuación se detalla la información que debe incluirse en esta nota.

♦ Base legal y misión básica Se señalará el instrumento legal en lo cual conste su creación o constitución. Unicamente en la primera auditoría se mencionarán las leyes y normas reglamentarias vigentes en la entidad examinada. Debe existir reformas o variaciones en la base legal, se indicarán éstas en el apéndice del nuevo examen.

♦ Estructura orgánica (niveles administrativos) Debe señalarse brevemente y en forma clara, como está organizada la entidad para desarrollar sus actividades. Tratándose de entidades públicas descentralizadas, debe mostrarse claramente sus niveles y órganos de decisión y ejecución respectivas, así como sus unidades de asesoría, de apoyo y operativas correspondientes. Se pondrá de relieve las líneas de comunicación más importantes y se indicará la delegación de funciones y autoridad más significativas, esta información debe ser lo más completa y sencilla.

♦ Objetivos de la entidad Contendrá los fines de la entidad, extraídos de su Ley de creación o constitutiva. Se indicarán también las principales operaciones y actividades que desarrolla, poniendo especial énfasis en los programas más significativos que ejecuta.

♦ Financiamiento de las operaciones Esta información podrá incluir asignaciones presupuestarias, ingresos propios y cualquier otra fuente de financiamiento de la entidad, programa o actividad. Este detalle se revelará en valores efectivos en miles de sucres y en forma comparativa, por ejercicios económicos.

Nota 2

♦ Principales Políticas y Prácticas Contables. • Detallará los principales principios, políticas y prácticas contables utilizados por la

Entidad. • En las notas se detallarán, la composición de las principales cuentas que

confirman los estados financieros. • Bases para la cuantificación de los activos de mayor importancia y las cuentas de

valoración. • Restricciones existentes sobre las cuentas de activo, pasivo y patrimonio y algún

otro tipo de gravamen. • Posibles incertidumbres respecto a la información relevada en los estados

financieros. • Pasivos contingentes significativos, de ser posible cuantificar.

288

• Eventos subsecuentes de importancia ocurridos entre el cierre del ejercicio y la fecha de formación de los estados financieros, que tenga efecto en los resultados posteriores o en la situación financiera de la entidad examinada.

• Cualquier otra información adicional, que amplíe o aclare y permita la adecuación interpretación de los estados financieros por parte de los usuarios.

• Las notas se presentarán en hojas adicionales a continuación de los estados financiera, el auditor, como parte de su examen durante el proceso de la auditoría, podrá colaborar en su formulación.

6.3.1.7 SECCION II

Información Financiera Complementaria La Norma Internacional de Auditoría 14, manifiesta que el auditor necesita

considerar la información financiera adicional formulada por la entidad, cuando emite su dictamen sobre los estados financieros, ya que la credibilidad de los estados financieros auditados puede debilitarse por inconsistencias que pueden existir entre los estados financieros y la información financiera complementaria.

Esta información financiera complementaria sirve para explicar, apoyar o

sustentar el dictamen del auditor sobre la razonabilidad de la presentación de los estados financieros de la Entidad; además debe ser examinada aplicando los mismos procedimientos de auditoría empleados para el examen de los estados financieros básicos.

La información financiera complementaria, está conformada por los análisis y

detalles adicionales formulados por la entidad o el auditor, con la finalidad de proporcionar a los directivos de la Entidad examinada reportes y detalles complementarios que permitan la toma de decisiones y correctivos si el caso lo amerita.

A continuación se presenta un detalle de la Información Financiera

Complementaria, que debe ser incluida en l informe de auditoría. • Análisis de la ejecución presupuestaria. • Balance proforma. • Análisis d la cartera de crédito. • Análisis antigüedad de saldos de cuentas por cobrar y pagar. • Análisis de la cobertura de seguros: activos asegurados, riesgos cubiertos,

suma asegurada y valor en libros de los activos asegurados. • Análisis de la composición de los Bienes de Larga Duración (activos fijos),

incluyendo la depreciación. • Análisis de la composición de los principales grupos de existencias

(inventarios). • Análisis de la composición de las inversiones. • Detalle de los activos y pasivos contingentes. • Detalle de los principales índices o indicadores financieros, que incluya su

explicación. • Análisis del rendimiento de las tarifas.

289

• Análisis del Informe Anual de Actividades de la Entidad. • Descomposición del Balance Consolidado (cuando se trata de entidades que

tienen varios entes contables y que lleven sus contabilidades separadas). • Conciliación de ingresos y egresos, entre los estados de resultados, flujo

efectivo y ejecución presupuestaria (de presentarse diferencias entre los estados de ejecución presupuestaria y los estados de flujo de efectivo y de resultados, se demostrarán las diferencias).

• Variaciones de las principales cuentas de los estados financieros.

Balance proforma Cuando el auditor en el desarrollo de la auditoría y luego del análisis

pertinente, ha sugerido se registren varios asientos de ajustes y/o reclasificación, los cuales han sido aceptados por los funcionarios responsables y la entidad, debido a que ya ha cerrado sus registros, no esta en condiciones de registrarlos en el período al que corresponden, emitirá su dictamen sobre los estados financieros presentados por la entidad y concomitantemente formulará el Balance Proforma, para el cual se sugiere utilizar el siguiente formato:

CUENTAS SALDO CONTABILIDAD AJUSTES RECLASIFICACIONES SALDOS DE AUDITORIA DEUDOR ACREEDOR DEBE HABER DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR

Con la presentación de este Balance Proforma el auditor es más objetivo,

debido a que incluye en el informe los ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben estar respaldados con la respectiva hoja que será preparada por el auditor, a fin de demostrar la real situación financiera de la Entidad examinada.

Análisis de la antigüedad de saldos de cuentas por cobrar y por pagar El auditor debe presentar este análisis, a efecto de que los directivos

dispongan de información que les permita conocer el origen de los saldos y tomar los correctivos pertinentes, que pueden ser la iniciación de acciones legales respectivas.

Si la entidad realiza una provisión para las cuentas malas, procederá a analizar

y determinar si los porcentajes son adecuados, suficientes y cuales fueron los criterios para la determinación de los porcentajes.

Análisis de la cobertura de seguros: activos asegurados, riesgos cubiertos, suma asegurada y valor en libros de los activos asegurados El auditor analizará la suficiencia de la cobertura de las pólizas de seguros

contratadas por la Entidad, identificando: La compañía contratada, los riesgos cubiertos, período de vigencia, el monto asegurado y el valor que se haya registrado en libros, entre otros.

290

Análisis de la composición de los Bienes de Larga Duración (activos fijos), incluyendo la depreciación y la reexpresión Se presentará un detalle de la composición de los principales rubros de los

activos fijos que contenga la siguiente información: costo histórico del activo, incrementos y disminuciones, porcentaje y valor de la depreciación acumulada, porcentaje y valor de la revalorización, porcentaje y valor de la depreciación de la reexpresión y saldos finales de los activos.

Análisis de las variaciones de los principales grupos de inventarios Se detallará la variación comparativamente con los años anteriores, con

indicación de saldo inicial, incrementos (adiciones) reducciones (retiros) y saldo final. Análisis de la composición de las inversiones Si la entidad realiza inversiones, el auditor, deberá presentar un análisis de las

inversiones realizadas en el período examinado, entre otros aspectos considerará lo siguiente: el tipo de inversión, objetivo de las inversiones, cantidad, valor unitario, número, serie, plazo, tasa de rendimiento o dividendos (devengados y por devengar).

Detalle de los activos y pasivos contingentes Luego de haber solicitado a las autoridades de la entidad examinada el detalle

de activos y pasivos contingentes, el auditor, realizará un resumen de cada uno de los potenciales litigios o juicios existentes en la entidad, en caso de haberlos, estos resúmenes servirán de sustento a los párrafos explicativos que se agregarán al dictamen a los estados financieros básicos.

Descomposición del Balance Consolidado Cuando la auditoría se realiza a los estados financieros consolidados

presentados por la entidad, el auditor en la Información Financiera Complementaria, incluirá los estados financieros de cada uno de los entes que lo conforma, a efecto de sustentar el dictamen emitido.

Conciliación de Ingreses y Egresos, entre los Estados de Resultados, Flujo de Efectivo y Ejecución Presupuestaria Toda la información contenida en los informes de auditoría es interrelacionada,

por lo tanto, la información que se presente en cada uno de los estados financieros debe estar conciliada entre sí, con el objeto de confirmar que la misma se haya presentado adecuadamente, por lo tanto los ingresos y los egresos del período o períodos deben estar adecuadamente conciliados entre sí. De presentarse diferencias, éstas deben estar debidamente demostradas.

Variaciones de las Principales Cuentas de los Estados Financieros Es importante que en esta sección, se presten las variaciones de las

principales cuentas que conforman los estados financieros, con indicación de: Saldo

291

inicial, incrementos (adiciones) retiros (deducciones) y saldo final, información que no ha sido incluida en las notas a los estados financieros, sin embargo y por su importancia debe ser elaborada a fin de que los directivos de la entidad dispongan de elementos adicionales que les permita conocer el movimiento financiero de las cuentas y si es necesario tomar los correctivos pertinentes.

6.3.1.8 SECCION III

Resultados de la Auditoría En esta sección, se incluirá los comentarios sobre las deficiencias detectadas

por el auditor en la ejecución de la auditoría, estos comentarios, reunirán las características que faciliten a los usuarios su comprensión e introduzcan a la efectiva aplicación de las acciones correctivas sugeridas en las recomendaciones, consta de las siguientes partes: • Carta de Control Interno. • Capítulo I.- Seguimiento al Cumplimiento de recomendaciones de los informes

de auditoría de años anteriores. • Capítulo 2.- Resultados del Examen. • Comentarios sobre las desviaciones encontradas en la ejecución de la

auditoría. • Estos comentarios se los estructurará en: condiciones reportables y

condiciones no reportables. • Se los desarrollará por: cuentas, ciclos, sistemas, procesos, entre otros,

dependiendo del enfoque de la auditoría determinada en la Planificación. • Anexos:

Anexo 1. Principales funcionarios. Anexo 2. Cronograma de implantación de las recomendaciones. Carta de Control Interno Como parte integrante del informe de auditoría, el auditor debe elaborar la

Carta de Control Interno, que contendrá la siguiente información (ver apéndice “E” de la comunicación de resultados). • Fecha • Destinatario • Identificación de la entidad auditada. • Identificación de los estados financieros. • El propósito de la evaluación del Control Interno. • Un párrafo donde se demuestra que se incluyen las desviaciones determinadas

en el examen. • Indicación de que las deficiencias han sido comunicadas a los Funcionarios de

la Entidad. • Firma, del director de la auditoría que tuvo a cargo la planeación, dirección y

supervisión del examen.

292

Capítulo I Seguimiento al Cumplimiento de las Recomendaciones de Informes de Auditoría Anteriores En este capítulo se incluirán todas las recomendaciones formuladas en

informes de auditoría anteriores y que no han sido cumplidas por parte de las autoridades o funcionarios de la entidad auditada. Se lo estructurará de la siguiente manera.

Título del Comentario que Origina la Recomendación Es importante que se cite el título del comentario que genera la recomendación

a efecto de que el usuario del informe conozca la deficiencia que originó dicha recomendación.

La Recomendación Se efectuará la trascripción textual de la recomendación, para que los lectores

del informe, verifiquen y determinen las acciones correctivas que se deben implementar.

Situación Actual Los auditores deben evidenciar documentadamente, los hechos y las acciones

que no han sido tomadas por parte de la entidad auditada, a efectos de cumplir con las recomendaciones formuladas por la Contraloría General del Estado.

CAPITULO II Resultados de la Auditoría Los comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre las deficiencias

determinada en la ejecución de la auditoría, se los estructurará en Condiciones Reportables y No Reportables.

Condiciones Reportables y No Reportables Los SAS 55, 60 y 79 determinan que el auditor, una vez que ha concluido al

evaluación del Control Interno de la entidad, en el transcurso de la ejecución de la auditoría, entregará a los directivos, un informe de evaluación del control interno, que contendrá las Condiciones Reportables (deficiencias importantes) y las Condiciones no reportables (deficiencia de la poca importancia), éstas últimas, en lo posible deben ser solicitadas durante las labores de campo.

Condiciones Reportables (SAS 60) Son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión se deben

comunicar a las autoridades de la entidad, pues, representan deficiencias importantes en el diseño y operación de control interno y podrían afectar negativamente la

293

capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme. Las Condiciones Reportables, se deben comunicar preferentemente por escrito, sin embargo cuando la comunicación sea verbal, deberá documentarse en papeles de trabajo.

Condiciones no Reportables (SAS 60) Son las deficiencias de poca importancia determinadas en la evaluación del

control interno, que no inciden en la marcha de la entidad, en estos casos el auditor y supervisor deben decidir si comunicar por escrito o verbalmente, si utiliza la última alternativa, deberá documentarla en papeles de trabajo, a efecto de evidenciar el cumplimiento de esta actividad.

Dependiendo del enfoque que el auditor haya dado a la auditoría en la

planificación, los comentarios de control interno se los puede estructurar: • Por cuentas, en este caso se mantendrá el orden de presentación de los

estados financieros. • Por sistemas, ciclos, procesos, componentes, etc. Cuando se haya adoptado

esta modalidad de ejecución de la auditoría, se presentará los comentarios, conclusiones y recomendaciones en orden de importancia. En una auditoría a los estados financieros de las entidades del Sector Público,

entre otros, se pueden presentar los siguientes sistemas, componentes, ciclos, entre otros. • Ventas (Ingresos), Cuentas por Cobrar y Cobros. • Inventario (Existencias) y Costo de Producción. • Compras, Cuentas por Pagar y Pagos. • Disponibilidades. • Inversiones. • Otros Activos. • Bienes de Larga Duración (Adquisiciones y retiros, depreciación, re expresión). • Otros Pasivos. • Inversiones en Proyectos y Programas. • Empréstitos y Patrimonio.

6.3.1.9 ANEXOS En el informe de auditoría financiera, se incluirá únicamente

dos anexos que son:

Anexo 1 Detalle de los principales funcionarios Todo informe de auditoría financiera debe incluir el anexo que detalle los

nombres, cargos y períodos de gestión de los principales servidores de las entidades examinadas; el detalle se lo estructurará de la siguiente forma:

294

NOMBRES Y CARGO PERIODO DE GESTION DESDE HASTA

• Carta de compromiso de la máxima autoridad.

Anexo II Cronograma de Implantación de las Recomendaciones. El éxito del diseño e implantación de las recomendaciones del informe de

auditoría financiera dependen del grado de mejora en la productividad, competitividad y eficiencia en general de la entidad.

El trabajo de auditoría no será completo si no se concreta y materializan las

recomendaciones en beneficio de la entidad, es decir el informe de auditoría, debe generar valor agregado.

La labor del auditor no termina con la entrega del informe de auditoría, en el

que incluya el detalle de las deficiencias existentes, debe proponer soluciones a través de las recomendaciones y colaborar con la entidad auditada para su implantación.

En conclusión se puede decir que el paso entre lo que se pensaba hacer y los

hechos reales y objetivos, es el momento a partir del cual se empieza a aportar los beneficios de las recomendaciones, tanto a corto como a largo plazo.

La implantación de las recomendaciones debe ser dirigida por un líder de la

entidad del propio auditor y supervisor que colabore en el diseño del plan que permita poner en práctica los cambios que se requieran dentro de la entidad.

La evaluación continúa, metódica y detallada del proceso de implantación es

una tarea que se debe ejecutar con el apoyo de la máxima autoridad de la entidad auditada. (Ver apéndice “G” de la comunicación de resultados).

Las razones para que se incluya este anexo al informe de auditoría son:

• Conocimiento de los funcionarios de la entidad responsables de la implantación

de las recomendaciones. • Compromiso de los funcionarios de la entidad de implantar las

recomendaciones, en el tiempo acordado, al momento de elaborar el cronograma.

Diseño Consiste en elaborar un plan de trabajo que permita determinar el

procedimiento de implantación de las recomendaciones del informe de auditoría, conjuntamente con los funcionarios responsables de la entidad.

295

En determinados casos es importante incluir información y orientación respecto a la bondad de las medidas a implantarse para minimizar los obstáculos y las resistencias al cambio que presenten quienes se ven afectados por los nuevos procedimientos de trabajo.

Esta labor la cumplirá el Supervisor y Jefe de Equipo, conjuntamente los

funcionarios de la entidad, una vez concluida la lectura del borrador del informe y dentro de los 5 días hábiles siguientes a dicha lectura, este plan de trabajo comprende los siguientes: • Definición de los funcionarios de la entidad auditada, encargados de implantar

las recomendaciones. • Determinar cuales son las recomendaciones que implantará cada uno de los

funcionarios seleccionados. • Analizar conjuntamente las recomendaciones y determinar las fechas máximas

de iniciación y terminación de la implantación de las recomendaciones. • De ser necesario, determina el tipo de recursos necesarios para su

implantación. • Fijar el método de implantación que más convenga aplicar de acuerdo a las

características de las recomendaciones, así como las condiciones en que se van a implantar.

• Cuando las recomendaciones se orienten al diseño e implantación de sistemas computarizados, se deben desarrollar y ejecutar previamente un plan de trabajo que incluya, pruebas de los programas que reproduzcan todas las transacciones y controles que se hayan diseñado, para validar su correcto funcionamiento.

• Los siguientes son los métodos de implantación de las recomendaciones: ♦ Métodos instantáneos.- Cuando las recomendaciones son relativamente

sencillas y no involucran un gran volumen de operaciones o varias unidades administrativas.

♦ Método de implantación en paralelo.- Consiste en la operación simultánea por un periodo determinado, tanto del sistema actual, como el propuesto, esto permite efectuar modificaciones y ajustes sin crear graves problemas, para que los cambios estén funcionando normalmente, antes de que se suspenda la operación anterior.

♦ Método de implantación parcial o de aproximaciones sucesivas.-

Consiste en seccionar en etapas de implantación de las recomendaciones y pasar de etapa en etapa, hasta que se haya consolidado adecuadamente la anterior. Permite no causar grandes alteraciones al sistema y un cambio gradual y controlado, sin embargo es un método lento.

• Las fechas determinadas en esta fase para la implantación de las

recomendaciones tendrá su vigencia a partir de la suscripción del cronograma y la carta de compromiso por parte de la máxima autoridad de la entidad auditada.

296

• Es importante que dentro de los funcionarios de la entidad, responsable de la implantación de las recomendaciones, se nombre un líder, quien se encargará periódicamente de verificar el cumplimiento de los objetivos esperados para la implantación de las recomendaciones y si el caso lo amerita sugerir correctivos inmediatamente para acelerar este proceso. Se debe adjuntar al cronograma de implantación de las recomendaciones un

oficio firmado por la máxima autoridad de la entidad, mediante el cual se acepta implantar las recomendaciones en los plazos establecidos.

6.3.2 Síntesis del Informe Para conocimiento de la máxima autoridad de la Contraloría, es

importante que los auditores formulen la Síntesis del Informe, que contengan los aspectos más importantes del informe.

La Norma Técnica de Auditoría General “Estructura del Informe de Auditoría” al

respecto expresa: “A los informes extensos se incorporará una síntesis de los principales resultados de la auditoría para facilitar una comprensión rápida, clara y precisa de su contenido a los usuarios”.

Para el trámite de aprobación de todos los informes de auditoría, se adjuntará

“La Síntesis del Informe” en el formulario que a sido diseñado para recopilar, simplificar y representar información objetiva de los resultados obtenidos, para conocimiento del Contralor General del Estado.

Este formulario será llenado a base del instructivo (Ver apéndice “H” de la

comunicación de resultados).

6.3.3 Tareas Finales de la Fase Comunicación de Resultados La comunicación de resultados de conformidad a lo establecido en las

disposiciones legales, se realizará una vez concluida la ejecución del examen, a base del borrador del informe y la organización de una reunión en la que participará los principales funcionarios de la entidad y los auditores de Contraloría. Para cumplir ésta actividad es necesario disponer de los siguientes datos: • Nombres y cargos de las personas que participarán. • Lugar, fecha y hora en que se realizará. • Borrador del informe de auditoría. • Convocatoria formal al titular, a los funcionarios, ex funcionarios y terceros

relacionados con el informe. • Nombres de los auditores que participarán en la reunión. • Estrategia a seguir durante la comunicación, identificando las funciones que

deberán cumplir los miembros del equipo que participen en ella. • Documento que evidencia la realización de la reunión, haciendo constar a las

personas que asistieron (acta de la conferencia final).

6.3.3.1 Efectos de la comunicación de resultados en el informe A la conclusión de la lectura del borrador del informe, o hasta

que se transcurran los cinco días hábiles de cumplida ésta diligencia, se pueden

297

presentar comentarios, y en ciertos casos, documentos que luego de revisor pueden modificar el borrador del informe, actividad que es responsabilidad del jefe de equipo y el supervisor.

El borrador del informe, luego de efectuadas las correcciones pasa a conocimiento del supervisor, quien lo revisa íntegramente e incluye las variaciones que considere necesarias. En el caso de que existan cambios de fondo, los resumirá en un papel de trabajo referenciándose al informe para discutirlos con el jefe d equipo.

El supervisor una vez terminada la revisión e incluidos los ajustes firmará y

registrará la fecha en el borrador del informe, para someterlos al trámite de superación y aprobación por parte del Subdirector y el Director de Auditoría.

6.3.3.2 Productos de la comunicación de resultados

Al concluir el trabajo de auditoría, se genera el informe de

auditoría para los diferentes usuarios que son: 1. Usuarios de la entidad:

Los principales usuarios de la auditoría son los funcionarios encargados de la administración de la entidad examinada. Una vez entregado oficialmente el informe al titular y a otros funcionarios vinculados al examen, se deberán tomar decisiones sobre sus resultados así como proceder a la implantación de las recomendaciones.

2. Para la Contraloría General del Estado

A más de la entidad auditada los resultados son para uso de la Contraloría, los cuales se hallan organizados de la siguiente manera:

♦ Expediente o expedientes consolidados de papeles de trabajo que están

conformados por la administración, planificación preliminar, planificación específica y ejecución del trabajo de la auditoría.

♦ Documentos para actualizar el archivo pertinente de papeles de trabajo. ♦ Evidencia de la supervisión, informe de supervisión para la dirección de

auditoría. ♦ Ejemplares del informe de auditoría para la unidad de auditoría,

documentación y archivo, despacho del CGE y otras unidades.

6.3.4 Trámite del Informe de Auditoría Elaborado el informe y cumplida la comunicación de resultados, este

documento será entregado formalmente por el supervisor al director de la unidad operativa, según sea la procedencia del informe, adjuntando, las síntesis de resultados y cuando responda la memorando de antecedentes para el trámite de las responsabilidades a que hubiera lugar; así como, el archivo corriente de papeles de trabajo, los documentos para actualizar el archivo pertinente.

298

Las respectivas jefaturas, asumirán las responsabilidades de la calidad del trabajo realizado y la oportunidad en la suscripción y emisión de los informes, con la conformidad con el Reglamento de delegación de firmas.

6.3.4.1 Procedimientos

Para el trámite de los informes, las Direcciones de Auditoría y

Direcciones Regionales seguirán los siguientes procedimientos: a. Remitirán un ejemplo del informe (original) a la Dirección de Planificación y

Evaluación Institucional conjuntamente son la “Síntesis de Resultados” y el correspondiente memorando de antecedentes para la revisión.

b. Una vez revisados los informes, la Dirección de Planificación y Evaluación

Institucional, lo remitirá a la aprobación del Subcontralor o Contralor de acuerdo con las disposiciones del Reglamento de Delegación de Firmas de Contraloría.

c. Aprobado el informe por parte de la autoridad pertinente, se remitirá a la

Dirección Nacional o Dirección Regional, para que proceda a la distribución y revisión respectiva, tanto interna como externa.

d. Los informes emitidos por las Unidades de Auditoría Interna, se remitirán a la

Dirección de Planificación y Evaluación Institucional para su conocimiento y trámite respectivo.

6.4 Tipos de Opinión

6.4.1 Opinión Estándar, Limpia o sin Salvedades Todo informe de auditoría financiera cuyo dictamen y opinión profesional

sin salvedades o sin restricciones expresará: “que los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de las operaciones, los flujos del efectivo y la ejecución presupuestaria de la entidad examinada, de conformidad con los Principios de Contabilidad Aplicables en el Sector Público Ecuatoriano y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.

Cuando el dictamen u opinión, se emita sin salvedades o sin restricciones, podemos decir que el informe es estándar o limpio, lo cual significa que como resultado de la auditoría, no existen hallazgos o si los hay, no son relevantes o de ellos no se desprenden responsabilidades. Para estos casos los resultados se podrán tramitar con un informe breve o corto de auditoría, el que contendrá la carta de presentación con su respectivo dictamen, los estados financieros auditados, las notas aclaratorias a los Estados financieros y la información financiera complementaria.

En ciertas circunstancias, mientras no afecte el dictamen estándar o limpio de

los estados financieros el auditor debe ser necesario agregará un párrafo de explicación o énfasis, el cual debe seguir al párrafo de opinión, estos casos s pueden presentar cuando; (Ver SAS 58).

299

• El informe del auditor esta basado en parte en el informe de otro auditor (firma privada de auditoría o Unidad de Auditoría Interna de la Entidad

• Se requiere prevenir que los estados financieros resulten engañosos, por circunstancias poco usuales, en que estos contienen una desviación de algún principio de contabilidad.

• Los estados financieros están afectados, por incertidumbres con respecto a futuros eventos, cuyos resultados no son susceptibles a una estimación razonable a la fecha del informe del auditor.

• Han surgido algunos cambios importantes entre los períodos, en la aplicación de los principios de contabilidad o su método de aplicación.

• Ciertas circunstancias en relación con informe de estados financieros comparativos de años anteriores (si la opinión del presente período es diferente a la del año anterior, deberá revelar las razones sustantivas de la opinión diferente, ejemplo los estados financieros se reestructuraron en el período actual para cumplir con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, el auditor deberá indicar en su informe actual que los estados financieros del período anterior han sido reestructurados y expresar una opinión limpia con respecto a la reestructuración de los estados financieros.

6.5 Art. 3.- Exámenes Especiales.- Los informes de examen especial que se presentarán a la contraloría General del Estado, y que por su naturaleza tienen un alcance limitado y menos amplio que la auditoria, deberán contener los resultados de comentarios, conclusiones y recomendaciones, respetaran las normas y procedimiento de la profesión, las disposiciones legales vigentes, y serán elaborados tomando en cuenta la estructura que se dispone en el presente reglamento. Art. 4.- Contenido del Examen Especial.- La estructura y contenido de los informes de examen especial será la siguiente: ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE INFORMES DE EXAMEN ESPECIAL ESTRUCTURA DEL INFORME 2. Carátula 3. Relación de siglas y abreviaturas utilizadas. 4. Índice 5. Carta de presentación o de envío 6. Informe, que contendrá 2 capítulos:

CAPITULO I Información Introductoria

• Motivo del examen Señalar el número y fecha de la orden de trabajo, precisar si el examen se realiza en cumplimiento del plan anual de auditoria correspondiente o si obedece a un imprevisto autorizado por el Contralor General del Estado, o por

300

el Subcontralor General citando el numero y fecha de tal autorización o por disposición de la máxima autoridad que ejerza la representación legal de la institución según lo dispuesto en el Art. 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

• Objetivos del Examen Se indicarán los objetivos que tienen relación directa con la naturaleza del examen

• Alcance del exámen Se expondrá la amplitud del trabajo realizado con indicción de: periodo cubierto, áreas, rubros o componentes examinados.

• Base Legal. Se señalará el instrumento legal en el cual consta la creación o constitución de la entidad y se presentarán las disposiciones legales que tienen vinculación con la Unidad Administrativa, áreas, rubros o componentes examinados y otras normas reglamentarias.

• Estructura Orgánica Se debe señalar la estructura orgánica de la entidad, la unidad o área examinada, según corresponda, con el propósito de ubicar al lector en el campo de acción de la auditoria.

• Objetivos de la entidad Se debe señalar los que constan en el reglamento Orgánico Funcional, a fin de divulgar lo que la entidad pretende alcanzar a traves de sus unidades, áreas o actividades.

• Financiamiento o monto de recursos examinados. Señalar, en lo posible, el monto de los recursos examinados en el examen CAPITULO II Resultados del examen En este capítulo se deben desarrollar todos los comentarios sobre cada uno de los rubros o áreas examinadas, ordenándolos de acuerdo al grado de importancia relativa, empezando por el resultado del seguimiento de las recomendaciones de informes anteriores. Todo comentario tendrá un título que revele su contenido en forma resumida y llame la atención al lector. Todos los comentarios deben presentar sus atributos: condición, criterio, causa y efecto; serán redactados en forma narrativa y contendrán aspectos trascendentes detectados durante el examen, descritos ordenadamente con lógica y claridad, no incluirán términos como “a la fecha” o “en la actualidad”, sino precisando con claridad la fecha del evento o hecho; y, su efecto, en lo posible, será cuantificado; además, incluirán las conclusiones y recomendaciones, sin que estas formen parte de los hallazgos pero que guarden relación directa con ellos.

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Anexos del Informe Anexo 1: Nómina de funcionarios principales Anexo 2: Movimiento de las cuentas analizadas.- Se efectuara el movimiento, partiendo del saldo del último examen realizado, resumiendo los débitos y créditos y estableciendo el saldo contable a la fecha de corte; los ajustes o regulaciones y la presentación y descomposición del saldo de caja- bancos. La presensación del saldo de caja señalara el saldo inicial, los ingresos y egresos del periodo y el saldo final. La descomposición del saldo final demostrara los recursos efectivos propios y los recursos efectivos ajenos. Anexo 3: cronograma de aplicación de recomendaciones.

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Auditoria de Gestión para la Contraloría General del Estado y Entidades y Organismos del Sector Público sometidos a su control

ACUERDO No. 031 CG

El Contralor General del Estado

ACUERDA

Art. 1.- Expedir y poner en vigencia el Manual de Auditoría de Gestión para la Contraloría General del Estado y Entidades y Organismos del Sector Público sometidos a su control.

Art. 2.- Las entidades y organismos del sector público, sometidos al control de la Contraloría General del Estado, diseñarán, pondrán en vigencia y actualizarán los indicadores de gestión teniendo como antecedente las propuestas técnicas contenidas en el presente manual y anexo, y el aporte de sus propias unidades administrativas y sus servidores.

Art. 3.- La Contraloría General del Estado periódicamente actualizará el Manual de Auditoría de Gestión, a base de los nuevos criterios técnicos y legales que se emitan al respecto.

Art. 4.- Este Manual entrará en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano a;

COMUNÍQUESE

Dr. Alfredo Corral Borrero CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO

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La Gerencia Pública La Gerencia en la actualidad consiste en “dirigir una entidad, unidad operativa o programa de una manera eficiente, eficaz, efectiva, económica y transparente”. La responsabilidad gerencial se define por el manejo de los recursos en función de su rentabilidad (en las actividades que les sea aplicable) el criterio de economía en su administración, procura del desarrollo organizacional de la institución, asegurar una positiva imagen institucional y preservar un impacto favorable en su ámbito de acción. El posicionamiento a futuro del gerente público se basará en su Actitud de Servicio al Público, su Competitividad, en base a un trabajo excelente no habrá grandes diferencias entre el gerente público y el gerente privado; pero además de ello debe ser siempre ejemplo de honestidad. Para una mejor comprensión de la gestión gubernamental es necesario definir los siguientes términos: La Responsabilidad y el Deber de Responder La responsabilidad de acuerdo a lo señalado por el diccionario de la real academia española: es “la calidad de responsable”, que proviene del latín responsum, lo cual es aplicable aquel que está “obligado a responder de alguna cosa o por alguna persona”. Es decir que, en primer término, la responsabilidad es eminentemente una condición social, esto es, es propia del hombre viviendo en sociedad, una obligación del hombre en su interacción con los demás hombres; o bien, desde el punto de vista teológico, en su interacción con lo divino. En segundo término, y sólo analizando la relación del hombre con los demás hombres, esta responsabilidad se manifiesta hacia varios aspectos y en diversos sentidos, como por ejemplo: la responsabilidad ética y moral del hombre hacia con sus pares; la responsabilidad por el entorno, la naturaleza; la responsabilidad de responder ante los compromisos que contrae, y dentro de esto, la responsabilidad de responder ante una autoridad superior según un convenio, acuerdo, pacto o contrato, ya sea escrito o consuetudinario. Por su parte el término responder implica “satisfacer el argumento, duda, dificultad o demanda”. De esta manera, si bien, la responsabilidad es inherente al “ser social” porque involucra al hombre viviendo en sociedad, cuando se relaciona con otros hombres o bien con la divinidad en el caso de su relación con Dios; además, implica una relación en distintos planos en cuanto a jerarquía, esto es, puede darse en una relación de pares, o bien entre superiores y subordinados. Los anglosajones utilizan el término ACCOUNTABILITY para referirse al “deber de responder ante una autoridad superior”, término este, que al trasladarlo al español, ha sido traducido como “RESPONSABILIDAD”. Por lo tanto, la responsabilidad es una acción de rendición de cuenta.

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La rendición de cuenta constituye en sí misma, una relación de jerarquía, y se manifiesta en una connotación natural al entender que “todos los individuos son responsables de sus propios actos”, o bien en su connotación legal, cuando supone que “todo acto o acción debe ser transparente, sujeto a la ley, a sus reglamentos y al juicio prudente del individuo y del ente social”.

De esta manera, el deber de responder, o rendir cuenta, es aplicable a todo individuo o conjunto de individuos (cualesquiera sea la forma de su comunidad) cuando se relaciona con una autoridad (cualesquiera sea la forma de esa relación)

Así se evidencia por lo demás, en la sociedad política según veremos a continuación:

Liderazgo

En primer lugar, empecemos por entender el concepto de Organización y para comenzar de alguna parte, veámoslo desde la perspectiva del proceso administrativo. En Administración cuando hablamos de organización la entendemos en su forma verbal: como estructurar, distribuir, ordenar u otro; sin embargo, también se puede tomar como un sustantivo al decir que: organización es la forma de toda asociación humana para el logro de un objetivo.

Cada vez que dos o más personas se unen con algún propósito, de inmediato se produce un acto conjunto que es sinónimo de organización y de coordinación que es su principio subyacente.

La coordinación nace desde el mismo momento en que esas personas combinan sus esfuerzos para conseguir un objetivo, toda vez que para conseguir la unidad de acción que permite lograr la meta común, esos esfuerzos deben ser al unísono, o, al mismo tiempo. Esa unidad de acción sólo es posible sí existe organización. Sin embargo, tampoco podría haber organización si no existe en el grupo alguien con poder para conseguir el esfuerzo coordinado, dando origen así a la Jefatura.

El poder es la capacidad para hacer algo, y es manifiestamente una facultad individual que tiene o se entrega a una persona o entidad. En cambio la autoridad es inherente a la organización, ya que se general en el grupo, emana de éste porque para hacerse efectiva necesita del acuerdo de todos, por lo mismo es subyacente al esfuerzo coordinado, la autoridad pertenece al colectivo y es entregada a un individuo en la forma de un mandato determinado de esa manera el “poder”, de utilizar la autoridad en nombre de todos, lo cual es reconocido por todos como legítimo.

Así surge la “Jefatura”, como expresión de la autoridad delegada por el grupo, es decir, es la forma que asume la autoridad cuando penetra en la Organización.

Por eso donde la democracia prevalece la autoridad emana del pueblo, es éste el que tiene el poder soberano y es quien delega la autoridad en jefes y mandatarios mediante el sufragio. Por lo tanto, la jefatura es la investidura que se otorga a estos mandatarios para actuar revestidos de la autoridad que emana del pueblo.

Por otra parte, es importante tener presente que la autoridad adquiere valor cuando se ejerce con juicio y mediante el buen uso de la razón, de la justicia, de lo fundado y de lo legítimo, solamente entonces pasa a ser un derecho que se gana y que se ejerce con

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calidad. Por eso usamos la expresión “autoridad moral” cuando el poder se conjuga con la ética.

En el ejercicio de la política es evidente la distinción entre gobiernos elegidos y gobiernos de facto, que corresponde a la diferencia entre el derecho de autoridad adquirido mediante un proceso reconocido como legítimo, y la mera posesión del poder obtenido por el uso de la fuerza o de otra forma, pero siempre de manera ilegítima. Por lo tanto, podemos afirmar enfáticamente que la autoridad se apoya en un derecho moral y como los derechos no pueden separarse de los deberes, cuando la Jefatura no usa sus derechos en la forma que sus deberes lo exigen, estará expuesta, antes o después, al fracaso.

Todo esto nos lleva a afirmar que ninguna organización tiene posibilidades de permanecer si no está asentada sobre una base sólida de “valores morales”, entre los cuales destaca la “comunidad de intereses o servicio mutuo”; que implica obligaciones recíprocas entre sus miembros, en cuanto a que no sólo deben comprenderse y servirse mutuamente, sino que además, todos y cada uno de ellos deben saber cual es el fin perseguido, cómo éste satisface el interés individual de cada cual, y cómo también satisface el interés de todos, es decir; deben aprehender que el logro del objetivo es esencial para el bienestar colectivo y además, entender porqué lo es.

EL CONTROL DE GESTIÓN

Definiciones

Gestión

♦ Gestión es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtención de recursos y su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. Esto busca fundamentalmente la supervivencia y crecimiento de la entidad, se desarrolla dentro del marco determinado por los objetivos y políticas establecidos por el plan de desarrollo estratégico e involucra a todos los niveles de responsabilidad de la entidad.

♦ Gestión comprende todas las actividades de una organización que implica el establecimiento de metas y objetivos, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento; además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia.

Control

Control es un conjunto de mecanismos utilizados para asegurar y evaluar el cumplimiento de los objetivos y planes diseñados y para que los actos administrativos se ajusten a las normas legales y a los referentes técnicos y científicos establecidos para las diferentes actividades humanas dentro de la organización social.

Control de Gestión

El control de gestión es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de la administración y los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y

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desempeño y la identidad de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficios de su actividad.

Propósito del Control de Gestión Al Estado le corresponde proveer de obras, servicios y bienes al pueblo como retribución a la contribución que éste realiza, mediante los tributos que entrega, es ahí donde nace su real derecho de exigir que los mismos sean de buena calidad, y entregados en forma oportuna a su servicio; pero también le interesa a la sociedad saber que la producción sea como consecuencia de una gestión pública, que procure la máxima productividad a un costo razonable que significa la utilización óptima de los recursos financieros materiales y humanos disponibles, evitando el desperdicio de los mismos o la apropiación indebida para fines particulares sin importar el perjuicio que se cause a la sociedad y describiendo el fraude y los indicios de responsabilidad penal. La gestión pública necesariamente tiene que realizarse como un imperativo social, entendido esto, que las autoridades, directivos y funcionarios que prestan su contingente en los diversos Poderes del Estado y en las instituciones y organismos públicos, manifiesten y actúen con profesionalismo, mística de servicio y transparencia. La gestión gubernamental, comprende todas las actividades de una organización que implica el establecimiento de metas y objetivos, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento; además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia. El Estado, al igual que en la actividad privada, requieren tener Metas, Misión, Visión, poder medir resultados y evaluar su gestión en términos de eficiencia, eficacia y economía, para lo cual el Estado necesita implantar y profundizar una Cultura de Servicio. Ámbito y Objetivo General de la Gestión Pública La evaluación de gestión en los sistemas de control interno, se refiere a medir la economía efectividad y eficiencia de las actividades, para lo cual es necesario realizar un proceso de evaluación de los métodos que la dirección de una entidad u organismo establece en forma periódica y sistemática sobre los controles para cumplir con las normas legales, el buen uso y protección de los recursos, la identificación y cubrimiento de riesgos y la responsabilidad del funcionario en relación con unos estándares de resultados esperados proyectando acciones a futuro en busca de un mejoramiento continuo. El ámbito y objetivo de la gestión pública, se lo puede concebir de la siguiente manera: Gestión Operativa.- Sectores: de los servicios generales del estado, del desarrollo social y comunitario, de la infraestructura económica, productivo, financiero y de valores y otros, propios de la misión y finalidad de la entidad u organismo. Gestión Financiera.- Que incluye la presupuestaria, del crédito, tributaria, de caja o tesorería, contable y contratación pública, esta última en cuanto significa financiamiento para la adquisición de bienes, adquisición de servicios y realización de obras, y propiamente a la gestión contractual con su contenido legal y técnico.

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Gestión Administrativa.- General, de bienes, de transporte y construcciones internas, de comunicaciones; de documentos (secretariado, biblioteca, imprenta, reproducción de documentos y otros), de seguridad limpieza y mensajería, de recursos humanos, de desarrollo social interno, e informática

Instrumentos para el Control de Gestión

El control de gestión como cualquier sistema, posee unos instrumentos para entenderlo, manejarlo y evaluarlo, entre ellos se encuentran:

- Índices: Permiten detectar variaciones con relación a metas o normas. - Indicadores: Son los cocientes que permiten analizar rendimientos. - Cuadros de Mandos: Permiten la dirección y enfoque hacia los objetivos. - Gráficas: Representación de información (variaciones y tendencias). - Análisis comparativo: Compararse con el mejor, para lograr una mayor

superación. - Control Integral: Participación sistemática de cada área organizacional en el

logro de los objetivos. - Flujogramas: Representación simbólica o pictórica de un procedimiento

administrativo.

Uno de los instrumentos para lograr un buen control de gestión es la utilización de indicadores de eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto

Elementos de Gestión

El Estado requiere de planificación estratégica y de parámetros e indicadores de gestión cuyo diseño e implantación es de responsabilidad de los administradores de las instituciones públicas en razón de su responsabilidad social de rendición de cuentas y de demostrar su gestión y sus resultados, y la del auditor gubernamental evaluar la gestión, en cuanto a las cinco "E", esto es, ECONOMIA, EFICIENCIA, EFICACIA, ECOLOGIA Y ETICA, que a continuación se definen:

Economía, son los instrumentos correctos a menos costo, o la adquisición de recursos idóneos en cantidad y calidad correctas en el momento previsto, en el lugar indicado, y al precio convenido; es decir, adquisición o producción al menor costo posible, con relación a los programas de la organización y a las condiciones y opciones que presenta el mercado, teniendo en cuenta la adecuada calidad. La responsabilidad gerencial también se define por el manejo de los recursos en función de su rentabilidad (en las actividades que les sea aplicable), el criterio de economía en su administración.

Eficiencia.- insumos que producen los mejores resultados con el menor costo o la utilización provechosa de los recursos, en otros términos, es la relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y servicios, se expresa como porcentaje comparando la relación insumo-producción con un estándar aceptable o norma; la eficiencia aumenta en la medida en que un mayor número de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumo. Su grado viene dado de la relación entre los bienes adquiridos o producidos o servicios prestados, con el manejo de los recursos humanos, económicos y tecnológicos para su obtención; incluye la relación de los recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las

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actividades; por tanto, es la relación entre el rendimiento de los bienes, servicios u otros resultados y los recursos utilizados para producirlos. La eficiencia es lograr que las normas de consumo y de trabajo sean correctas y que la producción y los servicios se ajusten a las mismas; que se aprovechen al máximo las capacidades instaladas; que se cumplan los parámetros técnicos - productivos, que garanticen la calidad; que las mermas y los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en el servicio prestado sean los mínimos; y, que todos los trabajadores conozcan la labor a realizar. Se manifiesta en la misión o finalidad compartida, tener objetivos y políticas, una estructura operativa definida, disponer del personal idóneo, y tener una cultura de perfeccionamiento.

Eficacia, son los resultados que brinda los efectos deseados, en otras palabras, es la relación entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas programados; es decir, entre los resultados esperados y los resultados reales de los proyectos, programas u otras actividades; por lo que la eficacia es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas u otros efectos que se había propuesto; tiene que ver con el resultado del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe comprobarse que la producción o el servicio se haya cumplido en la cantidad y calidad esperadas; y que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio prestado.

La eficacia se determina comparando lo realizado con los objetivos previamente establecidos, o sea la medición del cumplimiento de objetivos y metas. Se mide la eficacia investigando las necesidades de sus clientes actuales y potenciales, como también del desempeño de los competidores actuales y potenciales, la permanente relación con los clientes, la consulta de su grado de satisfacción y la respuesta a sus reclamos y sugerencias.

Ecología, son las condiciones, operaciones y prácticas relativas a los requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión institucional, de un proyecto, programa o actividad.

Ética, es un elemento básico de la gestión institucional, expresada en la moral y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes, en su código de ética, en las leyes, en las normas constitucionales, legales y consuetudinarias vigentes en una sociedad.

Equidad, Implica distribuir y asignar los recursos entre toda la población, teniendo en cuenta el territorio en su conjunto, la necesidad de estimular las áreas cultural y económicamente deprimidas, y con absoluto respeto a las normas constitucionales y legales imperantes sobre el reparto de la carga tributaria, los gastos, las inversiones, las participaciones, las subvenciones y transferencias públicas.

Interrelación entre Economía, Eficiencia, Eficacia, Ecología y Etica

En el proceso gerencial se observa la interrelación entre la economía (recursos o insumos al menor costo), la eficiencia (recursos o insumos que producen los mejores resultados), la eficacia (resultados que brindan los efectos deseados), la ecología (análisis de los esfuerzos realizados para preservar el medio ambiente y la conservación de los recursos, determinando sus costos y evaluando su impacto) y la ética (la conducta ética de la organización y sus integrantes, traducida en acciones

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concretas que evidencian la transparencia en la gestión) y la equidad (en cuanto a la entrega de servicios bienes y obras a toda la comunidad con la recuperación de sus costos de acuerdo a la capacidad contributiva de los usuarios).

La relación se da por cuanto, la Economía se entiende por la adquisición de recursos o insumos (financieros, materiales, humanos y tecnológicos) correctos al menor costo, para ser utilizados eficientemente en la producción de bienes, servicios u obras previstos, permitiendo el logro de los objetivos, metas o beneficios esperados, que al ser entregados en las cantidades, calidades, a costos razonables y en forma oportuna, garantizando un efecto favorable en el entorno socio-económico, sin afectar al medio ambiente y disminuyendo el daño y costo ecológico, evidenciando en la gestión una conducta y moral institucional que garantice la transparencia en su accionar. A más de las seis "E", son parte del control de gestión los seis términos que a continuación se indica: Rendimiento, es la gestión gerencial o desempeño en busca de la Eficiencia con Eficacia más Economía; es decir, la medición de calidad de trabajo más el logro de objetivos que en conjunto nos aseguran una gestión unitaria en un sentido sistemático y realizadora por el esfuerzo productivo, objetivos versus metas. Es indispensable orientarse hacia la excelencia mediante una gestión trascendente, que permita la satisfacción del cliente incluso por encima de sus expectativas. Calidad, es la cantidad, grado y oportunidad en que el producto o servicio prestado satisface la necesidad del usuario o cliente. Se refiere a los procesos sistemáticos utilizados por la institución para asegurar la ejecución o entrega de sus productos o servicios, cada vez con mejor calidad; se evalúa además el control de dichos procesos y su mejoramiento continuo, de modo de asegurar la entrega de servicios y/o productos; y/o el cumplimiento de programas de manera que satisfagan crecientemente al usuario y aseguren el uso eficiente de los recursos institucionales. Resultados, es la relación con los niveles de calidad y mejoramiento obtenido sobre la base del análisis de la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios, y del análisis de las distintas operaciones del servicio, a todo lo cual podrían y deberían estar contenidos en los indicadores de gestión. Son los elementos de gestión más importantes, por cuanto el auditor puede comprobar si los parámetros o indicadores diseñados por la administración de la entidad, se traducen o sirven para medir efectivamente: la calidad de los programas, productos o servicios; el mejoramiento de la productividad y la calidad en los procesos principales y en las áreas de apoyo; en la calidad de los proveedores, en la gestión financiera, en la satisfacción del usuario, y la satisfacción del personal. Impacto: Repercusión a mediano o largo plazo en el entorno social, económico o ambiental, de los productos o servicios prestados. Incluye la obtención de información y percepción de la comunidad respecto de los servicios, prestaciones y productos que se ponen a disposición de los ciudadanos, de sus compromisos de calidad, de servicio, su grado de cumplimiento y las compensaciones por incumplimientos. Parte de la medición del impacto es referirse a la protección del medio ambiente y a la conservación de los recursos.

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Excelencia Gerencial.- Es la búsqueda del logro de los objetivos corporativos, asegurar la dinámica de la organización, mantener una adecuada moral del personal, y principalmente buscar la satisfacción de los clientes. Control Interno.- Es un instrumento de gestión, por consiguiente, la responsabilidad en cuanto a la idoneidad, eficacia y estructura del control interno incumbe en primera instancia, al personal directivo. El control interno gerencial es importante para los ejecutivos o administradores de entidades públicas por cuanto proporciona condiciones para poder confiar en la solidez de las operaciones y actividades realizadas en distintos niveles y lugares; cuanto mayor es el tamaño de la entidad pública, aún más importante es su sistema de control interno para las funciones que tienen encomendadas su administración. Fundamentos de la Auditoría de Gestión en el Sector Público Ecuatoriano Definición La auditoría de gestión, es el examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; de determinar el grado de economía y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; y, de medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socio-económico derivado de sus actividades. Propósitos y objetivos Entre los propósitos tenemos a los siguientes: − Determinar si todos los servicios prestados, obras y bienes entregados son

necesarios y, si es necesario desarrollar nuevos; así como, efectuar sugerencias sobre formas más económicas de obtenerlos.

− Determinar lo adecuado de la organización de la entidad; la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas; la existencia y cumplimiento de políticas adecuadas; la existencia y eficiencia de métodos y procedimientos adecuados; y, la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.

− Comprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades y funciones.

− Cerciorarse si la entidad alcanzó los objetivos y metas previstas de manera eficaz y si son eficaces los procedimientos de operación y de controles internos; y,

− Conocer las causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas. Los principales objetivos son: - Promover la optimización de los niveles de eficiencia , eficacia, economía, calidad

e impacto de la gestión pública. - Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas. - Verificar el manejo eficiente de los recursos. - Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administración

del patrimonio público. - Satisfacer las necesidades de la población.

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Alcance La Auditoría de Gestión puede abarcar a toda entidad o a parte de ella, en este último caso por ejemplo un proyecto, un proceso, una actividad, un grupo de operaciones, etc. Pero el alcance también comprende la cobertura a operaciones recientemente ejecutadas o en ejecución, denominada operaciones corrientes. La Auditoría de Gestión examina en forma detallada cada aspecto operativo, administrativo y financiero de la organización, por lo que, en la determinación del alcance debe considerarse principalmente lo siguiente: a) Logro de los objetivos institucionales; nivel jerárquico de la entidad; la estructura

organizativa; y, la participación individual de los integrantes de la institución. b) Verificación del cumplimiento de la normatividad tanto general como específica y

de procedimientos establecidos. c) Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos, entendido como

rendimiento efectivo, o sea operación al costo mínimo posible sin desperdicio innecesario; así como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en relación a los recursos utilizados.

d) Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información financiera y operativa.

e) Atención a la existencia de procedimientos ineficaces o más costosos; duplicación de esfuerzos de empleados u organizaciones; oportunidades de mejorar la productividad con mayor tecnificación; exceso de personal con relación al trabajo a efectuar; deficiencias importantes, en especial que ocasionen desperdicio de recursos o perjuicios económicos.

f) Control sobre la identificación, de riesgos su profundidad e impacto y adopción de medidas para eliminarlos o atenuarlos.

g) Control de legalidad, del fraude y de la forma como se protegen los recursos. h) Evaluación del ambiente y mecanismos de control interno sobre el alcance de la

auditoría, debe existir acuerdo entre los administradores y auditados; el mismo debe quedar bien definido en la fase de Conocimiento Preliminar, porque permite delimitar el tamaño de las pruebas o sea la selección de la muestra y el método aplicable, además medir el riego que tiene el auditor en su trabajo.

Enfoque

La Contraloría del Ecuador se proyecta a la ejecución de auditorías de gestión con un enfoque integral, por tanto, se concibe como una Auditoría de Economía y Eficiencia, una Auditoría de Eficacia, y una Auditoría de tipo Gerencial-Operativo y de Resultados. Es una Auditoría de Economía y Eficiencia porque está orientada hacia la adquisición económica de los recursos (insumos) y su utilización eficiente o provechosa en la producción de bienes, servicios u obra, expresada en una producción maximizada en la cantidad y calidad producida con el uso de una determinada y mínima cantidad de recursos, es decir, incrementar la productividad con la reducción de costos.

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Es una Auditoría de Eficacia porque está orientada a determinar el grado en que una entidad, programa o proyecto están cumpliendo los objetivos, resultados o beneficios preestablecidos, expresados en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es una Auditoría con enfoque Gerencial-operativo y de resultados, porque evalúa la gestión realizada para la consecución de los objetivos y metas mediante la ejecución de planes, programas, actividades, proyectos y operaciones de una entidad, expresados en la producción de bienes, servicios y obras en la calidad y cantidad esperados, y que sean socialmente útiles, y cuyos resultados sean medibles por su calidad e impacto.

Similitudes y diferencias con otras Auditorías

AUDITORIA DE GESTION / AUDITORIA FINANCIERA

ELEMENTOS FINANCIERA DE GESTION

1. Objetivo

Dictaminar los estados financieros de un período.

Revisa y evalúa la Economía y eficiencia con los que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros, y el resultado de las operaciones en cuanto al logro de las metas y eficacia de los procesos; evalúa la ética y la ecología, y promueve mejoras mediante recomendaciones.

2. Alcance y Enfoque

Examina registros, documentos e informes contables. Los estados financieros un fin. Enfoque de tipo financiero. Cubre transacciones de un año calendario.

Evalúa la eficacia, eficiencia, economía, ética y ecología en las operaciones. Los estados financieros un medio. Enfoque gerencial y de resultados. Cubre operaciones corrientes y recién ejecutadas.

3. Participantes

Solo profesionales auditores con experiencia y conocimiento contable.

Equipo multidisciplinario conformado por auditores conocedores de la gestión y otros profesionales de las especialidades relacionadas con la actividad que se audite.

6. Forma de Trabajo

Numérica, con orientación al pasado y a través de pruebas selectivas.

No numérica, con orientación al presente y futuro, y el trabajo se realiza en forma detallada.

7. Propósito

Emitir un informe que incluye el dictamen sobre los E.F.

Emitir un informe que contenga: comentarios, conclusiones y recomendaciones.

8. Informe

Relativo a la razonabilidad de los estados financieros y sobre la situación financiera, resultados de las operaciones, cambios en el patrimonio y flujos de efectivo.

Comentario y conclusiones sobre la entidad y componentes auditados, y recomendaciones para mejorar la gestión, resultados y controles gerenciales

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HERRAMIENTAS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO Para la ejecución de Auditorías de Gestión es necesario la conformación de un equipo multidisciplinario, que dependiendo de la naturaleza de la entidad y de las áreas a examinarse, a más de los auditores profesionales, podría estar integrado por especialistas en otras disciplinas, tales como: ingenieros, abogados, economistas, sicólogos, médicos, etc. Auditores De éste grupo, entre los dos más experimentados, se designa al jefe de grupo y al supervisor, quienes tendrán la máxima e íntegra responsabilidad de la Auditoría de Gestión. Así mismo, este trabajo debe realizarse a cargo de una Dirección de auditoría y bajo la dirección de su titular. Especialistas Estos profesionales a más de su capacidad deben tener la independencia necesaria con relación a la entidad objeto de la auditoría, a fin de obtener mayor confianza de que su trabajo será ejecutado con total imparcialidad. Es conveniente que los equipos multidisciplinarios se conformen en las direcciones o departamentos de auditoría, los especialistas podrían participar incluso en la Fase de Conocimiento Preliminar. MUESTREO EN LA AUDITORÍA DE GESTION Durante su examen el auditor obtiene evidencia confiable y pertinente, suficiente para darle una base razonable sobre lo cual emitir un informe. Los procedimientos de auditoría que brindan esa evidencia no pueden aplicarse a la totalidad de las operaciones de la entidad, sino que se restringen a algunos de ellos; este conjunto de operaciones constituye una “muestra”. El muestreo es el proceso de determinar una muestra representativa que permita concluir sobre los hallazgos obtenidos en el universo de operaciones. Por muestra representativa se entiende una cantidad dada de partidas que considerando los valores otorgados a elementos tales como el “riesgo”, permite inferir que el comportamiento de esa muestra es equivalente al comportamiento del universo. El muestreo en auditoría, es la aplicación de un procedimiento de auditoría a menos del 100% de las partidas dentro de un grupo de operaciones, con el propósito de evaluar alguna característica del grupo. La aplicación del muestreo en auditoría tiene los siguientes objetivos: a) Obtener evidencia del cumplimiento de los procedimientos de control

establecidos. b) Obtener evidencia directa sobre la veracidad de las operaciones que se incluye

en los registros y controles.

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El auditor al efectuar la auditoría de gestión y considerar los factores de riesgos (en cualquiera de los tipos de riesgos), tendrá que decidirse o no, por el método para seleccionar la muestra y el tamaño de ésta, ya que es imposible abarcar en su totalidad todas las operaciones vinculadas con la gestión del área a utilizar. Los riesgos inherentes y de control existen con independencia del procedimiento de muestreo. El auditor debe considerar los riesgos de detección surgidos de las incertidumbres debidas al muestreo (riesgo muestral) así como las surgidas de otros factores sin relación con el mismo (riesgo no muestral). En la auditoría de gestión, el auditor en la fase de conocimiento Preliminar y en la fase de Planificación requiere de investigaciones lo más exhaustivas posibles para determinar las causas de los problemas, que le permitan determinar en la ejecución del trabajo las pruebas a realizar y la aplicación o no de muestreos. El tamaño de la muestra está condicionado por el grado de seguridad que el auditor planea obtener de los resultados del muestreo. En la verificación de la gestión el auditor tiene que practicar pruebas de cumplimiento para determinar si el control interno contable - administrativo, cumplen con los requisitos esperados que permitan en el primer caso, la confiabilidad razonable desde el punto de vista financiero, y en el segundo caso, una administración eficiente. Para este propósito se deben considerar las posibilidades o no de errores, teniendo en cuenta la planeación del error tolerable considerando a su vez el criterio de materialidad, que pueden incluir los siguientes pasos: − Estudiar los niveles de errores identificados en otras auditorías − Reconocer los cambios en las políticas y procedimientos seguidos por la entidad

auditada − Obtener evidencias suficiente Los auditores emplean los dos enfoques de las técnicas de muestreo, como son: De Apreciación o no Estadístico.- Los ítems a ser incluidos en la muestra son determinados de acuerdo a criterio; en este tipo de muestreo el tamaño, selección y evaluación de las muestras son completamente subjetivas; por lo tanto, es mas fácil que ocurran desviaciones. Esta técnica es la más tradicional que viene aplicando el auditor; se sustenta en una base de juicio personal. Estadístico.- Aplica técnicas estadísticas para el diseño, selección y evaluación de la muestra; provee al auditor de una medición cuantitativa de su riesgo. Este muestreo ayuda al auditor a: 1. Diseñar una muestra eficiente; 2. Medir la eficiencia de la evidencia comprobatoria obtenida; y, 3. Evaluar los resultados de la muestra. Los dos tipos de muestreo hacen uso del criterio profesional del auditor para la planeación, elaboración y evaluación de una muestra; igualmente si los dos se aplican apropiadamente, puede proporcionar suficiente evidencia comprobatoria. Para la elección entre el muestreo estadístico y no estadístico, se debe considerar que ambos métodos se basan en la presunción de que una muestra revelara información suficiente acerca del universo en su conjunto, para permitir al auditor

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llegar a una conclusión sobre el universo. Es importante insistir que ambos métodos se apoyan significativamente en el juicio del auditor. La diferencia entre los dos métodos es el grado de formalidad y estructura involucrado en la determinación del tamaño de la muestra, selección de la muestra y evaluación de los resultados. Al escoger entre el muestreo estadístico y el no estadístico, el auditor debe considerar los objetivos de auditoría y la naturaleza del universo objeto de la muestra, así como también las ventajas y desventajas de cada método. Una vez seleccionada la muestra se debe verificar si las operaciones seleccionadas se corresponden con los criterios siguientes: − La visión y misión de la entidad u organismo − Los objetivos y metas planteados o programadas − El manejo eficiente y económico de los recursos − La calidad esperada por el usuario − La normativa legal que regula las actividades y justifica la existencia de la entidad − Los indicadores de gestión establecidos por la organización, cuando fuere del

caso. PARÁMETROS E INDICADORES DE GESTIÓN Indicadores como instrumentos de control de gestión Para conocer y aplicar los indicadores de gestión, es importante que se encuentre implementado el control interno en la entidad y que se tenga muy en claro lo que es y la importancia del control de gestión como concepto clave y herramienta de la evaluación institucional.

Uno de los resultados del control interno, que permite ir midiendo y evaluando es el control de gestión, que a su vez pretende eficiencia y eficacia en las instituciones a través del cumplimiento de las metas y objetivos, tomando como parámetros los llamados indicadores de gestión, los cuales se materializan de acuerdo a las necesidades de la institución, es decir, con base en lo que se quiere medir, analizar, observar o corregir. Las actividades que se realizan en una organización requieren cuantificarse, es decir, medirse; esa medida refleja en qué grado las actividades que se ejecutan dentro de un proceso, o los resultados del proceso se han alcanzado. Para medir una actividad lo importante es saber:

CONTROL INTERNO

INDICADORES

CONTROL

316

Construcción de indicadores para el sector publico La medición de indicadores de gestión, que en estricta lógica tendría que iniciarse por el proceso integral Planificación Estratégica, debe involucrar en forma democrática y participativa a todos los funcionarios implicados en la producción de un servicio o función, por lo que su desarrollo e implementación debería beneficiar tanto a sus productores como a sus destinatarios. A pesar de las dificultades que puedan enfrentar las instituciones del Estado para aplicar estrategias de gestión, más propias del sector privado financiero e industrial, aparece conveniente hoy en día, por ejemplo, que los servicios públicos se abran a la utilización de conceptos tales como "cliente" o "producto", que aportan el sentido de un conjunto de obligaciones y derechos mutuos entere las respectivas unidades y las personas, instituciones o empresas con las que se relacionan. Sus principales ventajas son: - Introducir un proceso de participación en la responsabilidad que implica prestar el

servicio o función, así como compartir el mérito que significa alcanzar niveles superiores de eficiencia.

- Adecuar los procesos internos, detectando inconsistencias entre los objetivos de la institución y su quehacer cotidiano. Es frecuente que como resultado de la implementación de un sistema de evaluación, se eliminen tareas innecesarias o repetitivas o se inicie un proceso de adecuación organizacional.

- Apoyar el proceso de planificación o de formulación de políticas de mediano y largo plazo, en la medida en que todos los implicados tienen la oportunidad de analizar el qué y el cómo de sus afanes cotidianos.

- Mejorar la información respecto del uso de los recursos públicos y sentar las

bases de un mayor compromiso y confianza entre los productores del servicio,

Esas medidas deben relacionarse con la MISIÓN de la organización

MISIÓN GESTIÓN

¿QUÉ MEDIR? ¿CUANDO MEDIR?¿DÓNDE MEDIR? ¿CONTRA QUE MEDIR?

MEDIDAS(Grado de operación o resultado)

ESTRATEGIAS(Plan para llevar a cabo la Misión)

Esas medidas deben relacionarse con la MISIÓN de la organización

MISIÓN GESTIÓN

¿QUÉ MEDIR? ¿CUANDO MEDIR?¿DÓNDE MEDIR? ¿CONTRA QUE MEDIR?

MEDIDAS(Grado de operación o resultado)

ESTRATEGIAS(Plan para llevar a cabo la Misión)

317

que facilite la relación entre las instituciones públicas, los ministerios, la administración central y el Congreso Nacional.

- Integrar en el sentido del trabajo funcionario la satisfacción de expectativas y

necesidades de realización personal y profesional, a las que todos tienen derecho, introduciendo sistemas de reconocimiento al buen desempeño, tanto institucional como grupal e individual, sobre bases más objetivas.

En cuanto al relevamiento de Indicadores, los auditores utilizarán parámetros o indicadores convenientes como términos de referencia o estándares razonables de la gestión y control, contra los cuales se puedan realizar comparaciones y evaluaciones del grado de economía, eficacia y eficiencia en el logro de los objetivos y en la administración de los recursos. Si el responsable de la auditoría estima que los indicadores utilizados no son aplicables, deberá tratar de resolver las diferencias de criterios con el ente, desarrollar sus propios indicadores o considerar medidas alternativas de evaluación. Para obtener una medición más adecuada será conveniente aumentar el número de indicadores, incrementando de esta manera la probabilidad de lograr una estimación más precisa y disminuir el riesgo de error. Los indicadores tendrán por función dar señales de alerta ante la ocurrencia o agravamiento de deficiencias en un área determinada. Los indicadores son instrumentos que permiten medir, evaluar y comparar, cuantitativamente y oblicualitativamente las variables asociadas a las metas, en el tiempo, su propio comportamiento y su posición relativa al respecto de sus similares de otras realidades. Los indicadores de gestión pueden ser utilizados para evaluar la entidad como un todo y también respecto de todas las actividades que se ejecutan, para cualquier función, área o rubro que se quiera medir. Para construir indicadores de gestión, que es responsabilidad básica de la gerencia o administración de las entidades y organismos públicos, se puede aplicar la siguiente metodología: a) Definición de la entidad, función o rubro que se requiere medir. Es importante tener muy claro al definir el parámetro, qué es lo que se va a medir,

la gestión global de toda la institución, parte de ella o alguna área en particular y si esa actividad se encuentra ubicada en el nivel político – estratégico, nivel estratégico operativo, nivel de políticas y planes o en el ámbito de programas proyectos; toda vez que serán los responsables de cada área los que deberán efectuar la definición del indicador de que se trate.

b) Definición del objetivo que se persigue con el indicador Otro aspecto importante, es aclarar suficientemente, como se utilizará el

indicador, de manera de poder administrar cualquier medida correctiva. En este aspecto, se deben responder las preguntas: ¿para qué se necesita el indicador?, ¿qué persona o personas lo obtendrán?, ¿qué se pretende medir?, ¿quiénes lo utilizarán?, ¿cuál es el propósito de la medición?, etc. Todas estas interrogantes deben ser respondidas antes de la confección del indicador.

318

c) Determinación de la fuente de datos Otro aspecto importante es establecer en forma anticipada de dónde se obtendrá

la información que permita obtener el indicador; del sistema de información contable, de datos estadísticos, de registros informales u otros. En todo caso, cualquiera que sea la fuente de origen de los datos, ellos deben cumplir con requisitos de calidad tales como: veracidad, pertinencia y oportunidad, además de estar debidamente respaldado.

d) Análisis de información Una vez implementado los parámetros, antes de su obtención y utilización

posterior, se hace necesario que la información relacionada con ello, se encuentre debidamente validada y autorizada por los responsables de su emisión.

e) Determinación de la periodicidad del medidor. Es necesario definir cada cuanto tiempo es conveniente cotejar la realidad con el

indicador, toda vez que ello debe ser puesto en conocimiento, tanto del evaluador como del evaluado.

f) Identificación del receptor del Informe de Gestión Se deben establecer claramente los usuarios del informe de gestión, ya sea que

pertenezcan al nivel de gestión estratégico, logístico o táctico, es decir, se debe determinar quienes usarán la información en la toma de decisiones.

g) Revisión de los indicadores Los indicadores deben ser evaluados permanentemente con el propósito de

readecuarlos a la realidad cambiante de la institución. h) Usuarios de la información fuente

Así como el conocimiento de la fuente de información es importante, de la misma manera también lo es establecer con anterioridad quienes son los que manejan y utilizan esta información, toda vez que la decisión es resultado de todos los.

Indicadores financieros básicos

Los Indicadores son los cocientes que permiten analizar rendimientos. Se convierten en importantes

cuando comparan diversos períodos

- Indicadores que miden la liquidez

a) Capital de Trabajo = Activo Corriente – Pasivo Corriente

b) Índice de Independencia Financiera = Pasivo Corriente

Pasivo Total

319

c) Índice de Solvencia (Relación Corriente) = Activo Corriente

ó de Equilibrio Financiero a Corto Pla Pasivo Corriente

d) Equilibrio financiero a Largo plazo = Capital .

Activo no corriente

e) Índice de Liquidez Inmediata = Efectivo + Invent. Temporales

Pasivo Corriente

f) Índice de Liquidez = Activo Corriente - Inventarios

(Prueba Ácida) Pasivo Corriente

g) Índice de Sumi-liquidez = -Activo no corriente

Activo Total

h) Liquidez del Activo Corriente = Inventarios .

Activo Corriente

i) Rotación de Productos = Costo De Ventas

Terminados Inv. Promedio De Prod. Terminados

j) Plazo Medio de Productos = 360 Días .

Terminados Rotación De Productos Terminados

k) Rotación de Materias Primas = Costo De Materia Prima Utilizada

Inv. Promedio De Materias Primas

l) Plazo Medio de Materias Primas = 360 Días .

Rotación Materias Primas

m) Rotación de Cuentas por Cobrar = Ventas a Crédito .

Promedio de Cuentas por Cobrar

n) Plazo Medio de Cuentas por = 360 Días .

Cobrar Rotación de Cuentas por Cobrar

ñ) Rotación de Cuentas por Pagar = Compras Anuales a Crédito .

Promedio de Cuentas por Pagar

o) Plazo Medio de Cuentas por Pagar = 360 Días .

Rotación de Cuentas por Pagar

- Indicadores que miden el endeudamiento

a) Índice de Solidez (Endeudamiento) = Pasivo Total

Activo Total

320

b) Índice de Pasivo a Capital Permanente = Pasivo a Largo Plazo

Capital Permanente

c) Índice de Pasivo a Patrimonio = Pasivo Total

Patrimonio

- Indicadores que miden la Rentabilidad a) Rentabilidad Global = Utilidad Neta

Activo Total

= Utilidad Neta X Ventas

Ventas Activo Total

= Margen de Ventas X Rotación del Activo

b) Rentabilidad sobre el Patrimonio = Utilidad Neta .

Patrimonio Promedio

c) Rentabilidad sobre el Capital Social = Utilidad Neta

Capital Social Promedio

d) Utilidad por Acción = Utilidad Neta

Acciones en Circulación

e) Rentabilidad por Acción = Utilidad por Acción

Valor Nominal de la Acción

f) Dividendo por Acción = Dividendos Declarados


g) Valor en Libros por Acción = Patrimonio


h) Rentabilidad Operativa de la inversión = Resultado Neto Total

Activo Total

i) Rentabilidad Operativa del = Resultado Operativo Neto

Capital Propio Patrimonio Neto

j) Rentabilidad Total del Capital Propio = Resultado Neto Total

Patrimonio Neto

321

- Indicadores que miden el Rendimiento

a) Rendimiento de las ventas = Resultado Neto Operativo

Ventas Totales

b) Rendimiento del = Pasivo Total X Resultado Neto Operativo

Capital Ajeno Activo Total X Pasivo Total

c) Rendimiento del Endeudamiento = Rendimiento Capital Ajeno

Intereses Pagados

- Indicadores que miden la Capacidad de Pago

a) Cobertura de Intereses = Utilidad en Operación

Total de Intereses

b) Cobertura Total = Utilidad + Depreciación + Intereses .

Total de Cuotas de Principal e Intereses

c) Cobertura del Pasivo a = Utilidad + Depreciación + Amortización

Cuotas de Principal Deuda a Largo Plazo

- Índices de Gestión Financiera

Solvencia = Activos Circulantes

Pasivos Circulantes

1. Indicadores presupuestarios

En la Unidad de Presupuesto de la Contraloría se han desarrollado los siguientes indicadores:

- Índices de Efectividad de los programas

= Recursos realmente invertidos

Recursos planeados

Permite determinar en que medida las previsiones de recursos se han ajustado a las demandas

reales que ha planeado la ejecución del programa. Su resultado permite la reprogramación

presupuestaria. Óptimo igualdad de recursos. Índice con tendencia creciente.

Actividades realizadas durante la ejecución del programa

Actividades planeadas

322

Cuantifica el logro de los objetivos y metas que sirven de base a los programas, permite

determinar en que medida las desviaciones entre los objetivos originales y los resultados pueden

ser por la forma como se lleva a cabo las actividades / proyectos. Lo óptimo es el cumplimiento de

todas las actividades programadas. Tendencia creciente y positiva

Resultado real observado en la obtención de los objetivos y metas

Producto programado a través de la ejecución del programa

La medición del producto debe considerar los factores exógenos, evaluación financiera y social de

proyectos de inversión pública.

La efectividad del programa, se evalúa partiendo del examen de resultados finales. Lo óptimo es

el menor costo y mayor productividad

Eficiencia de programas = Comparación del producto (bienes y servicios finales

Insumos requeridos para su producción

Es un índice de productividad. Rendimientos: constantes a escala, crecientes y decrecientes.

Los cambios en el índice se deben a: 1) Innovaciones tecnológicas, 2) Cambios en la

organización de la producción, y 3) Cambio en la utilización de los insumos y 4) Implementación

de sistemas de capacitación. Lo óptimo es el rendimiento creciente a escala, índice con

tendencia creciente y positiva (mayor producción con menos insumos)

Índice de Eficiencia = Resultados medidos en términos de la obtención de una meta o un objetivo

Recursos realmente invertidos (insumos)

Relaciona las actividades con los objetivos y las metas con los recursos disponibles para su

ejecución. Refleja la optimización en la utilización de los recursos e insumos (calidad)

Producción efectiva del producto N

Producción programada Standard

En empresas productivas, se debería optimizar la utilización de todos los recursos productivos:

humanos, tecnológicos, materiales, financieros.

Producción efectiva del producto N

Capacidad instalada Standard

Indicador que mide la óptima utilización de la capacidad instalada. Se vincula con los conceptos

de Costo y Producto Marginal.

Productividad del trabajo efectivo

Productividad del trabajo programado

Cumplimiento de adecuados niveles de productividad, por óptima utilización de recursos.

323

- Índices financieros presupuestarios

a) Dependencia Financiera de = Ingresos de Transferencias Transferencia del Gobierno Ingresos Totales

Mide el nivel de dependencia de las transferencias obtenidas del sector público, lo óptimo es un

índice reducido por incremento de los ingresos de autogestión. Lo óptimo es el índice menor a 1.

b) Autonomía financiera = Ingresos propios

Ingresos totales

Permite cuantificar la capacidad institucional para autofinanciarse por su gestión o para generar recursos

propios, lo óptimo de la tendencia creciente índice tender a 1.

c) Solvencia financiera = Ingresos corrientes

Gastos corrientes

Cuando los ingresos corrientes son más que suficientes para cubrir los gastos corrientes,

pudiendo general un superávit presupuestario, caso contrario aparecerá un déficit. Lo óptimo es

que el índice es creciente.

d) Autofinanciamiento del servicio = Ingresos propios de explotación del servicio

Gastos totales de operación del servicio

Permite verificar si con el producto de la gestión, puede financiarse su proceso productivo, se

refiere a autofinanciar la gestión del proceso institucional para la generación del producto esto es

de bienes o servicios. Se sustenta es el establecimiento del sistema de costos por procesos lo

óptimo es que el índice mayor e igual a 1, para la obtención de excedentes en el proceso

productivo.

e) Autosuficiencia = Ingresos propios X 100

Gastos corrientes

Mide la capacidad de financiar con ingresos propios los gastos corrientes. Lo óptimo es que el índice

superior al 100%, para la obtención de excedentes.

= Gasto en Remuneración X 100

Ingresos Propios

Capacidad de financiar con ingresos de autogestión, los gastos de remuneración, lo óptimo es que el

índice con tendencia creciente y superior al 100%.

- Índices de ingresos presupuestarios

a) Con respecto al total de Ingresos:

324

1. = Ingresos corrientes X 100

Total de ingresos

= Impuestos.

Total ingresos

Venta de Bienes

Total de ingresos

Renta de inversiones y multas

Total de ingresos

Transferencias corrientes

Total de ingresos

2. = Ingresos de capital

Total de ingresos

3. = Fuentes de financiamiento

Total de Ingresos

b) Con respecto a la clasificación del ingreso

1. = Ingresos de cada grupo Corrientes Impuestos Ingresos corrientes Tasas y contribuciones Ingresos corrientes 2. = Ingresos de cada grupo Transferencias corrientes Transferencias corrientes del sector público Transferencias corrientes = Ingreso Efectivo Valor codificado Este indicador permite establecer el grado de recaudación de cada ítem de ingreso en un período

de tiempo, el indicador citado se relaciona con: = Ingresos efectivos Ingresos previstos

325

Análisis de reformas presupuestarias de ingresos y gastos

= Monto reformas presupuestarias

Estimación inicial

El índice elevado refleja que es necesario fortalecer la fase de programación presupuestaria, se

debe analizar la periodicidad y el monto de las mismas

326

FASE I Conocimiento Preliminar• Visita de observación entidad• Revisión archivos papeles de trabajo• Determinar indicadores • Detectar el FODA• Evaluación estructura control interno• Definición de objetivo y estrategia de

auditoría.

FASE II Planificación• Análisis información y documentación• Evaluación de control interno por componentes• Elaboración Plan y Programas

FASE III Ejecución• Aplicación de programas• Preparación de papeles de trabajo• Hojas resumen hallazgos por componente• Definición estructura del informe.

FASE IV Comunicación de Resultados• Redacción Borrador de Informe• Conferencia final, para lectura de informe• Obtención criterios entidad• Emisión informe final, síntesis y memorando de

antecedentes.

FASE V Seguimiento• De hallazgos y recomendaciones al término de

la auditoría.• Recomprobación después de uno o dos años.

Memorando de Planificación


Papeles de Trabajo

Archivo ArchivoPerm.

Borrador del InformeBorrador

Informe Final

Conferencia Final

INICIO

FIN

FASE I Conocimiento Preliminar• Visita de observación entidad• Revisión archivos papeles de trabajo• Determinar indicadores • Detectar el FODA• Evaluación estructura control interno• Definición de objetivo y estrategia de

auditoría.

FASE II Planificación• Análisis información y documentación• Evaluación de control interno por componentes• Elaboración Plan y Programas

FASE III Ejecución• Aplicación de programas• Preparación de papeles de trabajo• Hojas resumen hallazgos por componente• Definición estructura del informe.

FASE IV Comunicación de Resultados• Redacción Borrador de Informe• Conferencia final, para lectura de informe• Obtención criterios entidad• Emisión informe final, síntesis y memorando de

antecedentes.

FASE V Seguimiento• De hallazgos y recomendaciones al término de

la auditoría.• Recomprobación después de uno o dos años.

Memorando de Planificación


Papeles de Trabajo

Archivo ArchivoPerm.

Borrador del InformeBorrador

Informe Final

Conferencia Final

INICIO

FIN

METODOLOGÍA DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

FLUJO DEL PROCESO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

327

FASES DEL PROCESO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR OBJETIVOS Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y consecución de resultados de auditoría a un costo y tiempo razonables. ACTIVIDADES En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo, cumplen todas las tareas típicas siguientes: 1. Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y

operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto.

2. Revisión de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de auditorías anteriores; y/o recopilación de informaciones y documentación básica para actualizarlos. Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensión cabal de la Entidad sobre:

a) La visión, misión, los objetivos, metas, planes direccionales y estratégicos.

b) La actividad principal, como por ejemplo en una empresa de producción

interesa: Que y como produce; proceso modalidad y puntos de comercialización; sus principales plantas de fabricación; la tecnología utilizada; capacidad de producción: proveedores y clientes; el contexto económico en el cual se desenvuelve las operaciones que realiza; los sistemas de control de costos y contabilidad; etc.

c) La situación financiera, la producción, la estructura organizativa y funciones,

los recursos humanos, la clientela, etc. De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo; actitudes no

congruentes con objetivos trazados; el ambiente organizacional, la visión y la ubicación de la problemática existente.

3. Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que constituyen

puntos de referencia que permitirán posteriormente compararlos con resultados reales de sus operaciones, y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas. De no disponer la entidad de indicadores, y tratándose de una primera auditoría de gestión, el equipo de trabajo conjuntamente con funcionarios de la entidad desarrollaran los indicadores básicos.

4. Detectar la fuerzas y debilidades; así como, las oportunidades y amenazas en el ambiente de la Organización, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a cabo para obtener ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas.

328

5. Evaluación de la Estructura de Control Interno que permite acumular información sobre el funcionamiento de los controles existente y para identificar a los componentes (áreas, actividades, rubros, cuentas, etc.) relevantes para la evaluación de control interno y que en las siguientes fases del examen se someterán a las pruebas y procedimientos de auditoría.

6. Definición del objetivo y estrategia general de la auditoría a realizarse. PRODUCTOS − Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo − Documentación e información útil para la planificación − Objetivos y estrategia general de la auditoría FLUJO DE ACTIVIDADES

2

Papeles de trabajo

Archivo

PASO Y DESCRIPCIONFASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR

1. Director de Auditoría designa Supervisor y Jefe de Equipo y dispone visita previa.

2. Supervisor y Jefe de Equipo visitan entidad para observar actividades, operaciones y funcionamiento.

3. Supervisor y Jefe de Equipo revisan y actualizan archivo permanente y corrientes de papeles de trabajo.

4. Supervisor y Jefe de Equipo obtienen información y documentación de la entidad

5. Supervisor y Jefe de Equipo determinan y evalúan la visión, misión, objetivos y metas

6. Supervisor y Jefe de Equipo detectan riesgos y debilidades y, oportunidades y amenazas

7. Supervisor y Jefe de Equipo determinan los componentes a examinarse, así como el tipo de auditores y de otros profesionales que integrarían el equipo multidisciplinario.

8. Supervisor y Jefe de Equipo determinan criterios, parámetros e indicadores de gestión.

9. Supervisor y Jefe de Equipo definen objetivos y estrategia general de la auditoría.

10. Director de auditoría emite la órden de trabajo.

2

Papeles de trabajo

Archivo

PASO Y DESCRIPCIONFASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR

1. Director de Auditoría designa Supervisor y Jefe de Equipo y dispone visita previa.

2. Supervisor y Jefe de Equipo visitan entidad para observar actividades, operaciones y funcionamiento.

3. Supervisor y Jefe de Equipo revisan y actualizan archivo permanente y corrientes de papeles de trabajo.

4. Supervisor y Jefe de Equipo obtienen información y documentación de la entidad

5. Supervisor y Jefe de Equipo determinan y evalúan la visión, misión, objetivos y metas

6. Supervisor y Jefe de Equipo detectan riesgos y debilidades y, oportunidades y amenazas

7. Supervisor y Jefe de Equipo determinan los componentes a examinarse, así como el tipo de auditores y de otros profesionales que integrarían el equipo multidisciplinario.

8. Supervisor y Jefe de Equipo determinan criterios, parámetros e indicadores de gestión.

9. Supervisor y Jefe de Equipo definen objetivos y estrategia general de la auditoría.

10. Director de auditoría emite la órden de trabajo.

329

FASE II PLANIFICACIÓN OBJETIVOS Consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos para los cual debe establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a desarrollar. La planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parámetros e indicadores de gestión de la entidad; la revisión debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditoría, los responsable, y las fecha de ejecución del examen; también debe preverse la determinación de recursos necesarios tanto en número como en calidad del equipo de trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión, con especial énfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados; finalmente, los resultados de la auditoría esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de la oportunidades de mejora de la Entidad, cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados. Para esta fase también se harán constar, casos prácticos y experiencias cumplidas, en el ejercicio de auditorías de gestión de carácter piloto. ACTIVIDADES Las tareas típicas en la fase de planificación son las siguientes: 1. Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en la fase

anterior, para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la actividad principal y tener los elementos necesarios para la evaluación de control interno y para la planificación de la auditoría de gestión.

2. Evaluación de Control Interno relacionada con el área o componente objeto del estudio que permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes, útil para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzas adicionales en la fase de “Ejecución”; a base de los resultados de esta evaluación los auditores determinaran la naturaleza y alcance del examen, confirmar la estimación de los requerimientos de personal, programar su trabajo, preparar los programas específicos de la siguiente fase y fijar los plazos para concluir la auditoría y presentar el informe, y después de la evaluación tendrá información suficiente sobre el ambiente de control, los sistemas de registro e información y los procedimientos de control. La evaluación implica la calificación de los riesgos de auditoría que son: a) Inherente (posibilidad de errores e irregularidades); b) De Control (procedimientos de control y auditoría que no prevenga o detecte); y c) De Detección (procedimientos de auditoría no suficientes para descubrirlos); y d) Otras clases de riesgo, en sus diferentes áreas u operaciones a las que está expuesta la entidad. Los resultados obtenidos servirán para: a) Planificar la auditoría de gestión; b) Preparar un informe sobre el control interno.

330

3. A base de las fase 1 y 2 descritas, el supervisor e un trabajo conjunto con el jefe de equipo y con el aporte de los demás integrantes del equipo multidisciplinario, prepararán un Memorando de Planificación cuya estructura se presenta en los formatos y modelos

4. Elaboración de programas detallados y flexibles, confeccionados específicamente de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las 5 “E” (Economía, Eficiencia, Eficacia, Ética y Ecología), por cada proyecto a actividad a examinarse. El supervisor con el jefe de equipo preparan programas de auditoría en los que mínimo se incluyan objetivos específicos y procedimientos específicos con la calificación del riesgo de auditoría, por cada uno de los componentes, aunque también podría incluirse aspectos relativos a las cinco “E”, breve descripción del componente, entre otros.

Las actividades 1, 3 y 4 se realizan en las oficinas del auditor, en cambio, la actividad 2 debe llevarse a cabo en la entidad auditada. PRODUCTOS − Memorando de Planificación − Programas de Auditoría para cada componente (proyecto, programa o actividad)

FLUJO DE ACTIVIDADES

FASE II PLANIFICACION

PASO Y DESCRIPCION

1. Equipo multidisciplinario revisan y

analizan la información y documentación recopilada.

2. Equipo multidisciplinario evalúa el

control interno de cada componente 3. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran

el memorando de planificación

4. Supervisor y Jefe de Equipo preparan los programas de auditoría

5. Subdirector revisa el plan de trabajo y los programas por componentes.

6. Director revisa y aprueba el plan y los programas de auditoría.

3

2

331

FASE III EJECUCIÓN OBJETIVOS En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoría, pues en esta instancia se desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditoría y procedimientos definidos en cada programa, para sustentan las conclusiones y recomendaciones de los informes. ACTIVIDADES En la entidad auditada, los miembros del equipo multidisciplinario realizarán las siguientes tareas típicas: a) Aplicación de los programas detallados y específicos para cada componente

significativo y escogido para examinarse, que comprende la aplicación de las técnicas de auditoría tradicionales, tales como: inspección física, observación, cálculo, indagación, análisis, etc.; adicionalmente mediante la utilización de:

Estadísticas de las operaciones como base para detectar tendencias, variaciones extraordinarias y otras situaciones que por su importancia ameriten investigarse.

Parámetros e indicadores de economía, eficiencia y eficacia, tanto reales como estándar, que pueden obtenerse de colegios profesionales, publicaciones especializados, entidades similares, organismos internacionales y otros.

b) Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la

planificación y aplicación de los programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante.

c) Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado, expresados en los comentarios; los mismos que deben ser oportunamente comunicados a los funcionarios y terceros relacionados.

d) Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria referencia a los

papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones.

En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no auditores, debe realizarse conforme a los objetivos de la planeación; además, es necesario, que el auditor que ejerce la jefatura del equipo o grupo oriente y revise el trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados: igualmente se requiere que el trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del auditor más experimentado. PRODUCTOS − Papeles de trabajo − Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente

332

FLUJO DE ACIVIDADES

FASE III DE EJECUCION

PASO Y DESCRIPCION

1. Equipo multidisciplinario aplican los

programas que incluyen pruebas y procedimientos.

2. Equipo multidisciplinario elabora papeles de trabajo que contienen evidencias suficientes, competentes y pertinentes.

3. Jefe de Equipo y Supervisor elabora y

revisa hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente.

4. Jefe de Equipo y Supervisor redacta y revisa los comentarios conclusiones y recomendaciones.

5. Jefe de Equipo comunica resultados

parciales a los funcionarios de la entidad.

6. Jefe de Equipo y Supervisor definen la

estructura del informe de auditoría

FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

OBJETIVOS

Además de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno, se preparará un informe final, el mismo que en la auditoría de gestión difiere, pues no sólo que revelará las deficiencias existentes como se lo hacía en las otras auditorías, sino que también, contendrá los hallazgos positivos; pero también se diferencia porque en el informe de auditoría de gestión, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida, el precio del incumplimiento con su efecto económico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de recursos de la entidad auditada.

ACTIVIDADES

En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo con los resultados entregados por los integrantes del equipo multidisciplinario llevan a cabo las siguientes:

3

4

Papeles de trabajo

Hojas resumen

333

1. Redacción del informe de auditoría, en forma conjunta entre los auditores con funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participación de los especialistas no auditores en la parte que se considere necesario.

2. Comunicación de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la auditoría de gestión para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es menester que el borrador del informe antes de su emisión, deba ser discutido en una Conferencia Final con los responsables de la Gestión y los funcionarios de más alto nivel relacionados con el examen; esto le permitirá por una parte reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legítima defensa.

PRODUCTOS − Informe de Auditoría, síntesis del informe y memorando de antecedentes − Acta de conferencia final de la lectura del informe de auditoría. FLUJO DE ACTIVIDADES

4

5

DPEI

1. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran el borrador del informe, síntesis y memorando de antecedentes.

2. Subdirector revisa el borrador de informe.

3. Director revisa informe y autoriza realización de conferencia final

4. Jefe de Equipo convoca a involucrados a la lectura de borrador de informe.

5. Equipo multidisciplinario realiza conferencia final con funcionarios y relacionados.

6. Supervisor y Jefe de Equipo receptan puntos de vista y documentación de funcionarios y terceros relacionados.

7. Supervisor y Jefe de Equipo redactan el informe final, síntesis y memorando antecedentes

8. Subdirector revisa el informe, síntesis y memorando de antecedentes.

9. Director de Auditoría previa revisión suscribe el informe.

10. La Dirección de Planificación y Evaluación Institucional realiza control de calidad del informe, síntesis y memo de antecedentes.

11. Contralor o Subcontralor aprueban el informe.

12. Director de Auditoría remite el informe a la entidad auditada; y el informe, síntesis y memorando de antecedentes a la Dirección de Responsabilidades.

PASO Y DESCRIPCION FASE IV COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

4

5

DPEI

1. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran el borrador del informe, síntesis y memorando de antecedentes.

2. Subdirector revisa el borrador de informe.

3. Director revisa informe y autoriza realización de conferencia final

4. Jefe de Equipo convoca a involucrados a la lectura de borrador de informe.

5. Equipo multidisciplinario realiza conferencia final con funcionarios y relacionados.

6. Supervisor y Jefe de Equipo receptan puntos de vista y documentación de funcionarios y terceros relacionados.

7. Supervisor y Jefe de Equipo redactan el informe final, síntesis y memorando antecedentes

8. Subdirector revisa el informe, síntesis y memorando de antecedentes.

9. Director de Auditoría previa revisión suscribe el informe.

10. La Dirección de Planificación y Evaluación Institucional realiza control de calidad del informe, síntesis y memo de antecedentes.

11. Contralor o Subcontralor aprueban el informe.

12. Director de Auditoría remite el informe a la entidad auditada; y el informe, síntesis y memorando de antecedentes a la Dirección de Responsabilidades.

PASO Y DESCRIPCION FASE IV COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

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Contenido de los Informes y Carta de Presentación

Hospitales Estatales

CONTENIDO DEL INFORME

Carta de Envío CAPITULO I Enfoque de la Auditoría Motivo de la auditoría Objetivos Alcance Enfoque Componentes auditados Indicadores utilizados

CAPITULO II Información de la Entidad Misión Visión Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas Base Legal Estructura Orgánica Objetivos de la entidad Financiamiento Funcionarios principales

CAPITULO III Resultados Generales CAPITULO IV Resultados Específicos por Componentes ANEXO Cronograma de cumplimiento de recomendaciones

Quito, ……………………….. Señor Director Provincial de Salud Presente.- De mi consideración: Hemos efectuado la auditoría de gestión a la Dirección Provincial de Salud, al 30 de septiembre del 2000, de conformidad a lo previsto en el artículo 211 de la Constitución Política de la República del Ecuador, con cargo al Plan Operativo Integral Área de control año 2000 de la Dirección de Auditoría 1 de la Contraloría General del Estado. Nuestra auditoría de gestión fue realizada de acuerdo con la Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Público y Normas Técnicas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que la auditoría sea planificada y ejecutada para obtener certeza

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razonable que la información y documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad a las disposiciones legales y reglamentarias, políticas y demás normas aplicables. Se analizaron como componentes la Dirección Nacional de Salud, Hospitales de Quito y de Guayaquil, y los subcentros de salud; y, como subcomponentes las especialidades de Gineco-Obstetricia, Cirugía General, Traumatología, Medicina Interna, áreas de Recursos Humanos, Informática. Finanzas e Infraestructura física. Los resultados por su importancia, se detallan a continuación: Hospital Quito El área de oferta del servicio de Gineco-Obstetricia, corresponde a 1224 horas asignadas a consultar externa y el área de proceso a 133 como primeras consultas y 636 como subsecuentes; los estándares facilitados por el hospital establece un tiempo de 20 a 15 minutos para las consultas primeras y subsecuentes, por lo tanto debieron brindarse 211,75 consultas como primeras y 1012,24 como segundas, lo que representa 666,74 consultas no realizadas, equivalentes al 46,4%, concluyendo que los especialistas dedicaron mayor tiempo por cada consulta al fijado en los estándares. En el servicio de Cirugía General, se asignó 504 horas a consulta externa, que comparado con las 196,25 horas médicas trabajadas, representa el cumplimiento del 38,9% relativamente bajo. Además, se determinó un rendimiento de 4 pacientes por horas trabajada cuando en realidad hubo una producción de 1,55 pacientes por hora contratada, estableciendo que la asignación de horas médicas para esta especialidad están bajo los estándares de atención fijadas por el Hospital. Para el servicio de Traumatología, se estableció 1152 horas a consulta externa, existiendo 20 camas disponibles, un giro de camas de 8,95 veces por paciente, observando que el porcentaje de desocupación de cada cama es de 5,24 días, lo que significa para la entidad costos elevados por mantenimiento sin atención a pacientes. En el área de Medicina Interna, se estableció 1464 horas a consulta externa, obteniendo un rendimiento de 3 pacientes por hora trabajada, conforme constan en los estándares de atención otorgado por el Hospital, sin embargo, la productividad fue de 1,65 pacientes por hora contratada, resultado que se encuentra por debajo del estándar, estableciendo como grado de utilización del recurso humano el 55, 09% productividad que deberá ajustarse para optimizar los recursos. Hospital de Guayaquil Se mantienen a nivel de salas de hospitalización varios registros estadísticos en forma general y no por especialidades, de igual manera en las diferentes áreas de servicio no se obtuvo información, hechos que limitaron realizar un análisis completo. Las principales causas de morbilidad por consulta externa corresponden a patologías de nivel primario que bien pudieron ser resueltas en los diferentes dispensarios que corresponden a la Dirección Provincial de Salud, no así, en morbilidad por emergencias que cumple con la función del servicio.

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En el área de Gineco-Obstetricia, se determinó la producción del Hospital de 1,7 consultas por hora contratada, que se encuentra bajo los estándares de consultas, obteniendo un grado de utilización del recurso humano a nivel del Hospital del 55%, el restante 45% está subutilizado el servicio con los consecuentes gastos en recursos humanos y mantenimiento. El servicio de Materno Infantil también no está utilizado de acuerdo a su capacidad instalada pues a criterio de los profesionales de salud no se cuenta con los equipos básicos para su funcionamiento. En los subcentros, los servicios de atención médica, odontológica, curaciones e inyecciones que prestan, no están gravados con ningún costo, contrario a la política que se aplican en los Hospitales; además, varios subcentros construidos no son funcionales, pues se construyeron sin una planificación hospitalaria adecuada, no tienen planos de construcción ni de las instalaciones sanitarias, geográficamente están ubicados unos cerca de otros, lo que permite la centralización de los servicios en ciertos sectores. Según el Reglamento Orgánico Funcional las actividades asignadas al Departamento Nacional de Administración de Recursos Humanos no se cumple y no se enmarca con la estructura organizativa actual. Los Hospitales de Quito y Guayaquil tienen autonomía administrativa y financiera con una estructura orgánica propia a cargo del Departamento de Administración y Desarrollo de Recursos Humanos de cada unidad operativa, por lo tanto la Dirección Provincial de Salud se limita únicamente al control del personal que en ella labora. Ausencia de planificación específica para el área de Recursos Humanos, por lo que no laboran en función de planes y programas, ni se han determinado objetivos a corto, mediano y largo plazo, políticas, procedimientos, estándares o métodos de evaluación, encaminados a lograr eficiencia y desarrollo del recurso humano que garantice mejor calidad en los servicios que prestan a menor costo. Continuos pases administrativos a los personales policiales dispuestos por el alto mando, lo que genera inestabilidad del servidor e impide la continuidad en la gestión. Falta de una unidad de sistemas informáticos formalmente establecida que responda a una planificación estratégica de la institución y no solamente a dar soporte a los usuarios en las actividades donde intervienen microcomputadores. Los dos centros de cómputo de la Dirección Provincial de Salud y del Hospital de Quito no funcionan en forman coordinada mediante el establecimiento de políticas comunes, las cuales permitan el desarrollo de la gestión informática en forma conjunta, pues la información que manejan debe estar al alcance de las principales autoridades. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente informe.

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De conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 361 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, las recomendaciones que constan en el cronograma aceptado por la entidad, se aplicarán en el tiempo programado. Atentamente, Dios, Patria y Libertad, Por el Contralor General del Estado DIRECTOR DE AUDITORIA

FASE V: SEGUIMIENTO OBJETIVOS Con posterioridad y como consecuencia de la auditoría de gestión realizada, los auditores internos y en su ausencia los auditores internos que ejecutaron la auditoría, deberán realizar el seguimiento correspondiente: ACTIVIDADES

Los Auditores efectuarán el seguimiento de las recomendaciones, acciones correctivas y determinación de responsabilidades derivadas, en la entidad, en la Contraloría, Ministerio Público y Función Judicial, con el siguiente propósito:

a) Para comprobar hasta que punto la administración fue receptiva sobre los comentarios (hallazgos), conclusiones y las recomendaciones presentadas en el informe, efectúa el seguimiento de inmediato a la terminación de la auditoría, después de uno o dos meses de haber recibido la entidad auditada el informe aprobado.

b) De acuerdo al grado de deterioro de las 5 “E” y de la importancia de los resultados presentados en el informe de auditoría, debe realizar una recomprobación de cursado entre uno y dos años de haberse concluido la auditoría.

c) Determinación de responsabilidades por los daños materiales y perjuicio económico causado, y comprobación de su resarcimiento, reparación o recuperación de los activos.

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PRODUCTOS − Cronograma para el cumplimiento de recomendaciones. − Encuesta sobre el servicio de auditoría − Constancia del seguimiento realizado − Documentación y papeles de trabajo que respalden los resultados de la fase de

seguimiento.

FLUJO DE ACTIVIDADES

5

Papeles de trabajo

Archivo

1. Director de Auditoría solicita a auditores internos y/o dispone a auditores externos realicen seguimiento auditoría.

2. Auditor designado recaba de la administración, la opinión sobre los comentarios (hallazgos), conclusiones y recomendaciones, de inmediato a la entrega del informe de auditoría.

3. Auditor designado y funcionarios de la entidad establecen un cronograma de aplicación de recomendaciones y correctivos.

4. Auditor designado obtiene de la Dirección de Responsabilidades el oficio de determinación.

5. Auditor designado recepta de la entidad auditada la documentación que evidencie las medidas correctivas tomadas y del cumplimiento de las recomendaciones, y evalúa sus resultados, dejando constancia en papeles de trabajo.

6 Auditor designado prepara informe del seguimiento y entrega al Director de Auditoría

7. Auditor designado archiva en papeles de trabajo resultado de seguimiento.

8 Auditor designado realiza seguimiento de acciones posteriores en la Dirección de Responsabilidades y Departamento de Coactivas de la CGE, y en el Ministerio Público y Función Judicial.

PASO Y DESCRIPCIONFASE V SEGUIMIENTO

5

Papeles de trabajo

Archivo



















339

CONTRATO FORMULARIO No. ______ Empresa Auditada: Preparado por: ______ ___ Período: ______________ _ Revisado por: ___ ______ Ref.: _______________

CONTRATO DE SERVICIOS DE AUDITORIA

En la ciudad de Loja, a los ………. días de …………… de dos mil ………., entre los suscritos ………………………………, con cédula de ciudadanía No. …………………, en su calidad de Gerente Propietario de ………………………………………, quien en adelante se denominará El Contratante; y, el ……………………………………, portador de la cédula de ciudadanía No. ……………………. debidamente autorizado por la Junta Directiva de la firma de Auditores Independientes …………………………, quien en adelante se denominará El Contratista, celebramos el contrato de prestación de servicios profesiones de auditoría …………….. que se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA.- Objeto: El contratista independiente se obliga a cumplir la labor de auditoría …………… de (empresa “XY”), por el período del ……. de ………….. al ……. de ……………… de 20….., de conformidad con la propuesta que presentó al contratante en comunicación No. 0025-AOP&A-2007 del …… de ………. de 20……, la que para el efecto de descripción de funciones y designación de auditores se considera incorporada al presente contrato. SEGUNDA.- Duración: Tendrá una vigencia de ………. meses a partir de la entrega de la documentación completa por parte del contratante. TERCERA.- Valor y forma de pago: El Contratante reconocerá al Contratista independiente como precio de este contrato y por la sola prestación de servicios en la propuesta de que trata la cláusula primera de este contrato, honorarios por la suma de …………………………. DÓLARES, ($..................) los que pagará 50% en calidad de anticipo y el otro 50% contra entrega y lectura del reporte final y la correspondiente factura. El retardo en el pago del 50% será sancionado con el 2% de interés mensual de mora y en caso de acudir a instancias judiciales el Contratante correrá con las costas judiciales que devenguen y los honorarios del abogado del Contratista. CUARTA.- Obligaciones del Contratante: Además de las obligaciones generales derivadas del presente contrato, el Contratante se compromete a: a) designar de su nómina los técnicos o trabajadores que presten su colaboración a tiempo completo a la auditoría ………… sin ninguna relación laboral con el contratista independiente, por ende el pago de salarios y otros serán de responsabilidad exclusiva del contratante. b) prestarle toda la colaboración que solicite el contratista independiente, facilitándole toda la documentación que este requiera para el cumplimiento de sus funciones. c) correr con todos los gastos administrativos y operativos que demande el contratista independiente en el cumplimiento de su labor de auditoría, como viáticos, certificaciones, reproducción de documentos, materiales de oficina, llamadas telefónicas y transporte. Además proveerá del espacio físico y la logística que permita un ambiente adecuado para el cumplimiento de las actividades.

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QUINTA.- Obligaciones del Contratista Independiente: El contratista independiente se obliga única y exclusivamente a la realización de las labores descritas en la propuesta presentada al contratante el día ……..de ………….. de 20… y que son las que corresponden a la auditoría …………. SÉPTIMA.- Lugar de prestación del servicio: El servicio contratado por el Contratante se prestará en la ciudad de Loja y se extenderá a otros lugares cuando por razones del servicio contratado se presenten circunstancias que lo requieran y siempre que el Contratante cubra los gastos de traslado y estadía. OCTAVA.- Terminación del contrato: Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula segunda de este contrato, el Contratante podrá dar por terminado este contrato en forma unilateral antes del cumplimiento del plazo inicial de ……… (…) meses, en cualquier momento, pagando al Contratista Independiente el precio total acordado en la cláusula tercera de este documento. NOVENA.- Autonomía del Contratista Independiente: El desarrollo del presente contrato de prestación de servicios de auditoría …………... el Contratista Independiente actúa como tal, realizando la labor encomendada con libertad, autonomía técnica y directiva. DÉCIMA.- Gastos: Los gastos en que se incurra como consecuencia de la celebración del presente contrato, como el pago de impuestos, notarización, publicaciones, etc. serán sufragados por partes iguales entre los contratantes. UNDÉCIMA.- Documentos habilitantes: Son parte integrante de este contrato para su plena validez, los siguientes documentos:

• Propuesta del Contratista Independiente aceptada por el Contratante. • Copia notariada de la Escritura de Constitución de la Firma de Auditores

Independientes …………………………….. • Copia notariada del Acta de Junta de Accionista en la que se nombra al

………………………………., como Representante de la Firma Auditora. • Copia notariada del contrato del representante legal del contratante • Copia del Registro Único de Contribuyentes obtenida de la página web del

Servicio de Rentas Internas. DÉCIMOSEGUNDA.- Cláusula compromisoria: Para todo lo no previsto en el presente contrato y que fuere motivo de diferencias irreconciliables, las partes se someterán a los jueces de esta jurisdicción de Loja. Para constancia se firma en la ciudad de Loja, a los ……… días de ……….. de dos mil ………., en tres ejemplares de igual contenido. El Contratante El Contratista ------------------------------------- ------------------------------------ ………………………………. ……………………………… CC. CC.

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ASPECTOS LEGALES MODULO 9

Contenidos: 1. CONSTITUCIÓN DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR 2. LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

(responsabilidades) 3. REGLAMENTO A LA LEY ORGÁNICA DE LA CGE 4. REGLAMENTO DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO Compilación y estructura:

Dr. Alex Nivardo Paladínez Sánchez

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LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, REFORMAS Y REGLAMENTO

LEY No 2002-73 CONGRESO NACIONAL CONSIDERANDO

Que la Constitución Política de la República instituye cambios fundamenta-les en la competencia de la Contraloría General del Estado como Organismo Técnico Superior de Control; Que es indispensable armonizar con los preceptos constitucionales, las disposiciones relativas al control y auditoría en el sector público; Que se debe aplicar al Sistema de Control, Fiscalización y Auditoría los principios constitucionales y, especialmente los de legalidad, responsabilidad financiera, transparencia, economía, eficiencia y eficacia, junto con los criterios de equidad, y, ética y las políticas de descentralización y desconcentración operativas; Que es necesario adaptar la gestión de control de la Contraloría General del Estado a las exigencias propias de un Estado moderno; En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, expide la siguiente:

LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

TITULO I OBJETO Y ÁMBITO Art. 1.- Objeto de la Ley.- La presente Ley tiene por objeto establecer y mantener, bajo la dirección de la Contraloría General del Estado, el sistema de control, fiscalización y auditoría del Estado, y regular su funcionamiento, con la finalidad de examinar, verificar y evaluar el cumplimiento de la visión, misión y objetivos de las instituciones del Estado y la utilización de recursos, administración y custodia de bienes públicos. “Art. 2.- Ámbito de aplicación de la Ley.- Las disposiciones de esta ley rigen para las instituciones del sector público, determinadas en los artículos 225, 315 y a las personas jurídicas de derecho privado previstas en el artículo 211 de la Constitución”. Nota: Artículo 2, sustituido por el artículo 1 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. * CONSTITUCIÓN DE LA REPÚ-BLICA DEL ECUADOR.- …”Art. 225.- El sector público comprende: 1. Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial,

Electoral y de Transparencia y Control Social. 2. Las entidades que integran el régimen autónomo descentraliza-do. 3. Los organismos y entidades crea-dos por la Constitución o la ley para el ejercicio

de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado.

4. Las personas jurídicas creadas por acto normativo de los gobiernos autónomos descentralizados para la prestación de servicios públicos”.

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“…Art. 315.- El estado constituirá empresas públicas para la gestión de sectores estratégicos, la prestación de servicios públicos, el aprovechamiento sustentable de recursos naturales o de bienes públicos y el desarrollo de otras actividades económicas. Las empresas públicas estarán bajo la regulación y el control específico de los organismos pertinentes, de acuerdo con la ley; funcionarán como sociedades de derecho público, con personalidad jurídica, autonomía financiera, económica, administrativa y de gestión, con altos parámetros de calidad y criterios empresariales, económicos, sociales y ambientales. Los excedentes podrán destinarse a la inversión y reinversión en las mismas empresas o sus subsidiarias, relaciona-das o asociadas, de carácter público, en niveles que garanticen su desarrollo. Los excedentes que no fueran invertidos o reinvertidos se transferirán al Presupuesto General del Estado. La ley definirá la participación de las empresas públicas en empresas mixtas en las que el Estado siempre tendrá la mayoría accionaria, para la participación en la gestión de los sectores estratégicos y la prestación de los servicios públicos”. “…Art. 211.- La Contraloría General del Estado es un organismo técnico encargado del control de la utilización de los recursos estatales, y la consecución de los objetivos de las instituciones del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos”. Publicados en el Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre del 2008. Art. 3.- Recursos Públicos.- Para efecto de esta ley se entenderán por recursos públicos, todos los bienes, fondos, títulos, acciones, participaciones, activos, rentas, utilidades, excedentes, subvenciones y todos los derechos que pertenecen al Estado y a sus instituciones, sea cual fuere la fuente de la que procedan, inclusive los provenientes de préstamos, donaciones y entregas que, a cualquier otro título, realicen a favor del Estado o de sus instituciones, personas naturales o jurídicas u organismos nacionales o internacionales. Los recursos públicos no pierden su calidad de tales al ser administrados por corporaciones, fundaciones, sociedades civiles, compañías mercantiles y otras entidades de derecho privado, cualquiera hubiere sido o fuere su origen, creación o constitución, hasta tanto los títulos, acciones, participaciones o derechos que representen ese patrimonio, sean transferidos a personas naturales o personas jurídicas de derecho privado, de conformidad con la ley. Art. 4.- Régimen de control de las personas jurídicas de derecho privado con participación estatal.- “Para todos los efectos contemplados en esta Ley, están sometidas al control de la Contraloría General del Estado, las personas jurídicas y entidades de derecho priva-do, exclusivamente sobre los bienes, rentas u otras subvenciones de carácter público de que dispongan, cualesquiera sea su monto, de conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 211 de la Constitución Política de la República.

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Se evitará la superposición de funciones con otros organismos de control, sin perjuicio de estar obligados de actuar en el marco de sus competencias constitucionales y legales, de manera coordina-da y/o simultánea”. Nota: Incisos primero y segundo del artículo 4, sustituidos por el artículo 1 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. Cuando el Estado o sus instituciones hayan delegado a empresas privadas la ejecución de obra pública, la explotación y aprovechamiento de recursos públicos mediante concesión, asociación, capitalización, traspaso de propiedad accionaria, de certificados de aportación o de otros títulos o derechos, o por cualquier otra forma contractual de acuerdo con la ley, la vigilancia y con-trol de la Contraloría General del Estado no se extenderá a la persona o empresa delegatoria, pero si, a la gestión referida a esa delegación por parte de la institución del Estado delegante, sin perjuicio de la eventual responsabilidad que la Contraloría General del Estado pueda determinar, conforme a lo establecido en esta Ley. TITULO II DEL SISTEMA DE CONTROL, FISCALIZACION Y AUDITORIA DEL ESTADO CAPITULO 1 FUNDAMENTOS, COMPONENTES, MARCO NORMATIVO Y OBJETO DEL SISTEMA Art. 5.- Sistema de control, fiscalización y auditoría del Estado.- Las instituciones del Estado, sus dignatarios, autoridades, funcionarios y demás servidores, actuarán dentro del Sistema de Control, Fiscalización y Auditoría del Estado, cuya aplicación propenderá a que: 1. Los dignatarios, autoridades, funcionarios y servidores públicos, sin excepción, se

responsabilicen y rindan cuenta pública sobre el ejercicio de sus atribuciones, la utilización de los recursos públicos pues-tos a su disposición, así como de los resultados obtenidos de su empleo;

2. Las atribuciones y objetivos de las instituciones del Estado y los respectivos deberes y obligaciones de sus servidores, sean cumplidos a cabalidad;

3. Cada institución del Estado asuma la responsabilidad por la existencia y mantenimiento de su propio sistema de control interno; y,

4. Se coordine y complemente con la acción que otros órganos de control externo ejerzan sobre las operaciones y actividades del sector público y sus servidores.

Art. 6.- Componentes del sistema.- La ejecución del sistema de control, fiscalización y auditoría del Estado se realizará por medio de: 1. El control interno, que es de responsabilidad administrativa de cada una de las

instituciones del Estado a las que se refiere el artículo 2 de esta Ley; y, 2. El control externo que comprende:

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a) El que compete a la Contraloría General del Estado; y, b) El que ejerzan otras instituciones de control del Estado en el ámbito de sus

competencias. Art. 7.- Marco normativo general.- Para regular el funcionamiento del sistema, la Contraloría General del Estado adaptará, expedirá, aprobará y actualizará, según corresponda: 1. Normas de control interno que sirvan de marco básico para que las instituciones

del Estado y sus servidores establezcan y pongan en funcionamiento su propio control interno;

2. Políticas de auditoría gubernamental; 3. Normas de control y fiscalización sobre el sector público, adaptadas de Normas

Internacionales y de las emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores;

4. Normas de auditoría gubernamental, de carácter local e internacional en sus modalidades de gestión, control de obras, auditoría judicial, protección ambiental y auditoría de proyecto-tos internacionales; y,

5. Reglamentos, regulaciones, manuales generales y especializados, guías metodológicas, instructivos y más disposiciones necesarias para la aplicación del sistema y la determinación de responsabilidades.

En el marco de las normas, políticas, regulaciones, reglamentos, disposiciones y más instrumentos indicados, cada institución del Estado, cuando considere necesario, dictará las normas, las políticas y los manuales específicos para el control de las operaciones a su cargo. La Contraloría General del Estado verificará la pertinencia y la correcta aplicación de las mismas. Art. 8.- Objeto del sistema de control.- Mediante el sistema de control, fiscalización y auditoría se examinarán, verificarán y evaluarán las siguientes gestiones: administrativa, financiera, operativa; y, cuando corresponda ges-tión medio ambiental de las instituciones del Estado y la actuación de sus servidores. En el examen, verificación y evaluación de estas gestiones, se aplicarán los indicadores de gestión institucional y de desempeño, y se incluirán los comentarios sobre la legalidad, efectividad, economía y eficiencia de las operaciones y programas evaluados. CAPITULO 2 DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Sección 1 Control Interno Art. 9.- Concepto y elementos del control interno.- El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de información, el

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cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control. El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y tendrá como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de la Contraloría General del Estado. Art. 10.- Actividades institucionales.- Para un efectivo, eficiente y económico control interno, las actividades institucionales se organizarán en administrativas o de apoyo, financieras, operativas y ambientales. Art. 11.- Aplicación del control inter-no.- Se tendrán en cuenta las normas sobre funciones incompatibles, depósito intacto e inmediato de lo recaudado, otorgamiento de recibos, pagos con cheque o mediante la red bancaria, distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago; y, el reglamento orgánico funcional que será publicado en el Registro Oficial. Art. 12.- Tiempos de control.- El ejercicio del control interno se aplicará en forma previa, continua y posterior: a) Control previo.- Los servidores de la institución, analizarán las actividades institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos institucionales; b) Control continuo.- Los servidores de la institución, en forma continua inspeccionarán y constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los términos contractuales y las autorizaciones respectivas; y, c) Control posterior.- La unidad de auditoría interna será responsable del control posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las actividades institucionales, con posterioridad a su ejecución. Art. 13.- Contabilidad gubernamental.- La Contabilidad Gubernamental, como parte del sistema de control interno, tendrá como finalidades establecer y mantener en cada institución del Estado un sistema específico y único de contabilidad y de información gerencial que integre las operaciones financieras, presupuestarias, patrimoniales y de costos, que incorpore los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicables al sector público, y que satisfaga los requerimientos operacionales y gerenciales para la toma de decisiones, de conformidad con las políticas y normas que al efecto expida el Ministerio de Economía y Finanzas, o el que haga sus veces. Nota: El Manual de Contabilidad Gubernamental fue expedido por el Ministerio de Economía y Finanzas mediante Acuerdo No. 320 (Tomos I y II), publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 175 de 28 de diciembre del 2005. Sección 2 Auditoría Interna Art. 14.- Auditoría interna.- Las instituciones del Estado, contarán con una Unidad de Auditoría Interna, cuando se justifique, que dependerá “técnica y

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administrativamente” de la Contraloría General del Estado, que para su creación o supresión emitirá informe previo. El personal auditor, será nombrado, removido o trasladado por el Contralor General del Estado y las remuneraciones y gastos para el funcionamiento de las unidades de auditoría interna serán cubiertos por las propias instituciones del Estado a las que ellas sirven y controlan. Nota: Inciso primero del artículo 14, reformado por los numerales 1 y 2 del artículo 2 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. “Las máximas autoridades de las Unidades de Auditoría Interna, serán de libre designación y remoción por parte del Contralor General del Estado. Las remuneraciones que corresponden a las máximas autoridades de las Unidades de Auditoría Interna de los Gobiernos Autónomos Descentralizados serán cubiertas por la Contraloría General del Estado”. Nota: Incisos segundo y tercero del artículo 14, agregados por el numeral 3 del artículo 2 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. Para ser nombrado y ejercer funciones de dirección o jefatura de esa unidad se requerirá ser profesional con título universitario y formación compatible con el ejercicio y práctica de la auditoría financiera o de gestión. Con el fin de prestar asesoría y realizar la evaluación integral de la institución, el personal de auditoría interna de gestión deberá ser de carácter multidisciplinario. La auditoría interna se ejecutará de acuerdo con las normas nacionales e internacionales de auditoría aplicables al sector público. Por disposición expresa del Contralor General del Estado o de la máxima autoridad que ejerza la representación legal de la Institución, la respectiva unidad de auditoría interna ejecutará auditorías y exámenes especiales, de conformidad con lo establecido en esta Ley. “Las entidades del sector público deberán prestar todas las facilidades operativas y logísticas para el adecuado desenvolvimiento de las Unidades de Auditoría Interna”. Nota: Inciso final del artículo 14, agregado por el numeral 4 del artículo 2 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. Art. 15.- Independencia.- Los auditores de esta unidad actuarán individual o colectivamente, con criterio independiente respecto a la operación o actividad auditada y no intervendrán en la autorización o aprobación de los procesos financieros, administrativos, operativos y ambientales. Las prohibiciones establecidas en el inciso segundo del artículo 25 de esta Ley, se aplicarán en lo pertinente a los auditores internos.

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Art. 16.- Coordinación de labores.- La Contraloría General del Estado prestará su asesoría y asistencia técnica a las unidades de auditoría interna de gestión y orientará y coordinará la preparación de su Plan Anual de Trabajo, el cual deberá ser presentado a la Contraloría General del Estado hasta el 30 de septiembre de cada año. Art. 17.- Informes.- Los informes de las unidades de auditoría interna de gestión, suscritos por el jefe de la unidad, serán dirigidos a la máxima autoridad de la institución a la que pertenezcan, la que será responsable de adoptar, cuando corresponda, las medidas pertinentes. Las unidades de auditoría interna de gestión, para efecto de determinación de las responsabilidades correspondientes, enviarán a la Contraloría General del Estado, ejemplares de sus informes, en el término de ocho días contado desde la fecha de suscripción, conjuntamente con la documentación probatoria de los hechos informados. CAPITULO 3 DEL SISTEMA DE CONTROL EXTERNO Sección 1 Alcance y Modalidades de Auditoría Gubernamental Art. 18.- Alcance y ejecución de la auditoría gubernamental.- El control externo que realizará la Contraloría General del Estado se ejercerá mediante la auditoría gubernamental y el examen especial, utilizando normas nacionales e internacionales y técnicas de auditoría. La auditoría gubernamental realizada por la Contraloría General del Estado, consiste en un sistema integrado de asesoría, asistencia y prevención de riesgos que incluye el examen y evaluación críticos de las acciones y obras de los administradores de los recursos públicos. La auditoría gubernamental, no podrá modificar las resoluciones adoptadas por los funcionarios públicos en el ejercicio de sus atribuciones, facultades o competencias, cuando éstas hubieran definido la situación o puesto término a los reclamos de los particulares, pero podrá examinar la actuación administrativa del servidor, de conformidad con la ley. Art. 19.- Examen especial.- Como parte de la auditoría gubernamental el examen especial verificará, estudiará y evaluará aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su ejecución, aplicará las técnicas y procedimientos de auditoría, de la ingeniería o afines, o de las disciplinas específicas, de acuerdo con la materia de examen y formulará el correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones y recomen-daciones. Art. 20.- Auditoría financiera.- La auditoría financiera informará respecto a un período determinado, sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros de una institución pública, ente contable, programa o proyecto; concluirá con la elaboración de un informe profesional de auditoría, en el que se incluirán las opiniones correspondientes.

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En este tipo de fiscalización, se incluirán el examen del cumplimiento de las normas legales, y la evaluación del control interno de la parte auditada. Art. 21.- Auditoría de gestión.- La Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realiza-do, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes.

Constituirán objeto de la auditoría de gestión: el proceso administrativo, las actividades de apoyo, financieras y operativas; la eficiencia, efectividad y economía en el empleo de los recursos humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnológicos y de tiempo; y, el cumplimiento de las atribuciones, objetivos y metas institucionales. A diferencia de la auditoría financiera, el resultado de la fiscalización mediante la auditoría de Gestión no implica la emisión de una opinión profesional, sino la elaboración de un informe amplio con los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes.

Art. 22.- Auditoría de aspectos ambientales.- La Contraloría General del Estado podrá en cualquier momento, auditar los procedimientos de realización y aprobación de los estudios y evaluaciones de impacto ambiental en los términos establecidos en la Ley de Gestión Ambiental, publicada en el Registro Oficial No. 245 del 30 de julio de 1999 y en el artículo 91 de la Constitución Política de la República.

CONCORDANCIA.- Ley No. 99-37 de Gestión Ambiental.- (Parte Pertinente).- “..... Art. 25.- La Contraloría General del Estado, podrá en cualquier momento, auditar los procedimientos de realización y aprobación de los estudios y evaluaciones de impacto ambiental, determinando la validez y eficacia de éstos, de acuerdo con la Ley y su Reglamento Especial. También lo hará respecto de la eficiencia, efectividad y economía de los planes de prevención, control y mitigación de impactos negativos de los proyectos, obras o actividades. Igualmente podrá contratar a personas naturales o jurídicas privadas para realizar los procesos de auditoría de estudios de impacto ambiental”.

(Publicado en el Registro Oficial No. 245 de 30 de julio de 1.999).

Art. 23.- Auditoría de obras públicas o de ingeniería.- Evaluará la administración de las obras en construcción, la gestión de los contratistas, el manejo de la contratación pública, la eficacia de los sistemas de mantenimiento, el cumplimiento de las cláusulas contractuales y los resultados físicos que se obtengan en el programa o proyecto específico sometido a examen.

Sección 2

Normas Básicas de la Auditoría Gubernamental

Art. 24.- Planificación, ejecución y evaluación.- El ejercicio de la auditoría gubernamental será objeto de planificación previa y de evaluación posterior de sus

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resultados, y se ejecutará de acuerdo con las políticas y normas de auditoría y demás regulaciones de esta ley.

Art. 25.- Independencia del personal de auditoría.- El personal ejecutor de auditoría gubernamental mantendrá total independencia respecto de las instituciones del Estado y de las personas y actividades sujetas a su examen. Los auditores de la Contraloría General del Estado no efectuarán labores de auditoría en instituciones del Estado en las que hubieren prestado sus servicios dentro de los últimos cinco años, excepto en calidad de auditor interno. Tampoco auditarán actividades realizadas por su cónyuge, por sus parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, ni cuando existiere conflicto de intereses. Art. 26.- Informes de auditoría y su aprobación.- Los informes de auditoría gubernamental, en sus diferentes clases y modalidades, tendrán el contenido que establezcan las normas de auditoría y más regulaciones de esta Ley, incluyen-do la opinión de los auditores, cuando corresponda, y la referencia al período examinado y serán tramitados en los plazos establecidos en la ley y los reglamentos correspondientes, los mismos que desde la emisión de la orden de trabajo de la auditoría, hasta la aprobación del informe, como regla general, no excederán de un año. Los informes, luego de suscritos por el director de la unidad administrativa pertinente, serán aprobados por el Contralor General o su delegado y enviados a las máximas autoridades de las instituciones del Estado examinadas. Sección 3 Normas Ambientales Art. 27.- Normas del control ambiental.- El examen y evaluación de los aspectos ambientales, forman parte de la fiscalización o auditoría externa que se realiza a una institución ejecutora de proyectos y programas con impacto ambiental y en consecuencia, le son aplicables las normas técnicas que rigen a esta clase de auditoría, complementa-das con las normas específicas en materia ambiental. Sección 4 Auditoría por Compañías Privadas Art. 28.- Calificación, selección, contratación y ejecución.- La Contraloría General del Estado, cuando así lo determinen convenios internacionales, o cuando la materia a auditarse exija personal especializado del que no disponga, podrá efectuar la auditoría gubernamental, mediante la contratación de compañías privadas de auditoría externa e independiente, aplicando procedimientos de calificación, selección y contratación, que establezcan las normas legales y reglamentarias pertinentes. En los casos en que las instituciones del Estado, requiriesen contratar a compañías privadas para ejecutar la auditoría externa de sus operaciones, solicitarán a la Contraloría General del Estado se proceda de acuerdo a lo dispuesto en el inciso anterior. La compañía privada de auditoría y su personal deberán reunir los requisitos y cumplir con las disposiciones que se especifiquen en las normas de auditoría

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gubernamental, en esta ley y demás disposiciones legales. La compañía será seleccionada de acuerdo a términos de referencia y a las bases aprobados por la Contraloría General del Estado y será supervisada por ésta. El informe resultante de una auditoría financiera será suscrito por el funcionario que la hubiere practicado, quien será contador público autorizado, y por el representante legal de la compañía priva-da de auditoría; dicho informe se sujetará a la aprobación prevista en el artículo 26 de esta ley. La compañía privada de auditoría y su personal deberán guardar completa independencia respecto a las funciones, actividades e intereses de la institución del Estado sujeta a examen y a sus servido-res. La Contraloría General del Estado mantendrá un registro actualizado de compañías privadas de auditoría externa independientes, calificadas por su profesionalidad y debidamente facultadas para ejercer sus actividades en el país. Cuando los convenios internacionales, especialmente los del sistema multilateral de crédito, dispongan la contratación directa de compañías privadas por parte de la institución pública o el programa de que se trate, se estará a lo dispuesto en dichos convenios, sin perjuicio de la acción de control de la Contraloría General del Estado. Los costos de la auditoría externa priva-da correrán a cargo de la institución auditada. CAPITULO 4 ORGANISMO TÉCNICO SUPERIOR DE CONTROL Sección 1 Contraloría General del Estado Art. 29.- De la Contraloría General del Estado.- La Contraloría General del Estado, como Organismo Técnico Superior de Control, es una persona jurídica de derecho público, con autonomía administrativa, presupuestaria y financiera, dirigida y representada legalmente por el Contralor General. Art. 30.- Presupuesto.- La pro forma del presupuesto anual de la Contraloría General del Estado, se remitirá oportunamente al Ministerio de Economía y Finanzas para su ulterior aprobación por el Congreso Nacional, conforme a lo dispuesto en los artículos 211, 258 y 259 de la Constitución Política de la República. El presupuesto de la Contraloría General del Estado se financiará con: a) La transferencia del cinco por mil de los ingresos presupuestados, de todas las instituciones del Estado y, en la parte proporcional de las personas jurídicas de derecho privado, cuyo capital social, patrimonio, fondo o participación tributaria esté integrado con recursos públicos, y que de conformidad con esta Ley, se encuentran sometidas al control de la Contraloría General del Esta-do. Exceptúanse del cobro de este aporte exclusivamente los ingresos provenientes de empréstitos inter-nos y externos, los saldos iníciales de caja, “los fondos recaudados a favor de otras entidades y que de-ben ser transferidos a aquellas; y, las recaudaciones y recuperaciones de la AGD destinadas a pagar a los perjudicados por la banca cerrada”, los de: la Junta de Beneficencia de Guayaquil, Cruz Roja Ecuatoriana, Sociedad de Lucha Contra el Cáncer (SOLCA), y Sociedad Protectora de la Infancia. En el caso de las universidades y escuelas politécnicas, se estará a lo que dispone la Ley Orgánica de Educación Superior;

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Nota: Literal a) del artículo 30, modificado por el artículo 2 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. b) Los ingresos previstos en otras disposiciones legales; c) Los recursos de autogestión; y, d) Otros ingresos. El presupuesto de la Contraloría General del Estado no será afectado por transferencias aportes ni deducción alguna. El Ministerio de Economía y Finanzas o el organismo que haga sus veces, res-pecto a las instituciones del Estado que conforman el Gobierno Central, transferirá de manera obligatoria y mensual a través del Banco Central del Ecuador, el valor del cinco por mil que corresponde a la Contraloría General del Estado. Para el aporte del cinco por mil de las demás instituciones del Estado y priva-das que tengan recursos públicos, se procederá mediante la retención automática mensual por parte de los bancos depositarios privados y públicos, en las alícuotas establecidas por la Contraloría General del Estado. El pago y retención automática de los valores que correspondan a la Contraloría General del Estado, deberá ser cumplido por los funcionarios y servidores responsables. La Contraloría General del Estado está facultada para realizar en forma periódica, en la correspondiente entidad, la liquidación de los valores pagados o adeudados por concepto del cinco por mil, sobre la base de los ingresos reales. Si por efecto de la modernización del Estado o cualquier otro motivo la Contraloría General del Estado dejare de percibir el aporte del cinco por mil, el Gobierno Central asumirá su financia-miento a través del Presupuesto General del Estado, a partir del siguiente ejercicio fiscal, de conformidad con lo preceptuado en el inciso cuarto del artículo 259 de la Constitución Política de la República. El Contralor General expedirá el reglamento para la determinación y recaudación del aporte del cinco por mil. Art. 31.- Funciones y atribuciones. La Contraloría General del Estado, además de las atribuciones y funciones establecidas en la Constitución Política de la República, tendrá las siguientes: 1. Practicar auditoría externa, en cualquiera de sus clases o modalidades, por sí o mediante la utilización de compañías privadas de auditoría, a todas las instituciones del Estado, corporaciones, fundaciones, sociedades civiles, compañías mercantiles , cuyo capital social, patrimonio, fondo o participación tributaria esté integrado, con re-cursos públicos; a las empresas adscritas a una institución del Estado, o que se hubieren constituido mediante ley, ordenanza o decreto, así como, en el ámbito de su competencia, al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), al Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas (ISSFA), y al Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional (ISSPOL). Nota: Numeral 1 modificado por el artículo 3 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. 2. Examinar los ingresos públicos, provenientes de diferentes fuentes de financiamiento, el control de ingresos no interferirá en las faculta-des reglamentaria,

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determinadora, resolutiva, sancionadora, recauda-dora y otras propias de la administración tributaria; 3. Examinar los gastos, inversiones, utilización, administración y custodia de recursos públicos; 4. Examinar y evaluar en términos de costo y tiempo, la legalidad, economía, efectividad, eficacia y transparencia, de la gestión pública; 5. Examinar y evaluar el sistema de control interno de cada una de las instituciones sujetas a su control; 6. Ejercer la función fiscalizadora en las instituciones del Estado, mediante la predeterminación o glosa y la determinación, para la oportuna protección y seguridad de los recursos públicos; 7. Identificar y evaluar los procedimientos internos de prevención contra actos de corrupción en las entidades sujetas a su control; 8. Evaluar las labores de auditoría externa efectuadas por compañías privadas de auditoría; 9. Exigir y examinar las declaraciones patrimoniales juramentadas e investigar los casos en que se presuma enriquecimiento ilícito, en armonía con lo preceptuado en el artículo 122 de la Constitución Política de la República, de acuerdo a las regulaciones que se dicten para el efecto, y notificar a los organismos electorales o a la autoridad nominadora correspondiente, los casos de in-cumplimiento de las normas vigentes, para que se adopten las medidas legales pertinentes, sin perjuicio de las facultades de la Contraloría General del Estado en esta materia. “Tratándose de los magistrados de la Corte Suprema de Justicia, Ministro Fiscal General del Estado, miembros del Consejo Nacional de la Judicatura, ministros de las Cortes Superiores y Tribunales Distritales, conjueces de las Cortes de Justicia, jueces de instancia, fiscales, registradores de la propiedad, notarios, titulares y suplentes, autoridades, funcionarios y servidores del Servicio de Rentas Internas y Corporación Aduanera Ecuatoriana, Agencia de Garantía de Depósitos y demás autoridades, funcionarios y servidores incluidos en otras leyes, la declaración patrimonial juramentada deberá ser presentada a la Contraloría General del Estado, al inicio y al finalizar sus funciones y cada dos años, acompañan-do en este caso un historial de los bienes adquiridos y transferidos durante este lapso; o, en un período menor al señalado, cuando se separen de sus funciones en forma anticipada por cualquier causa. La investigación patrimonial se hará extensiva a los parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad y al cónyuge del funcionario declarante”; Nota: Inciso segundo del numeral 9, del artículo 31, sustituido por el artículo 4 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. 10. Evaluar los costos de los estudios, prestación de servicios, adquisición de bienes y construcción de obras de las instituciones del Estado;

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11. Registrar las cauciones rendidas por los servidores públicos a favor de las respectivas instituciones del Estado;

12. Exigir el cumplimiento de las recomendaciones establecidas en los informes de auditoría, exámenes especiales y la aplicación de responsabilidades administrativas y civiles culposas;

13. Decidir la intervención como parte en los juicios civiles, penales, contencioso administrativos y otros relacionados con el manejo de los re-cursos públicos que son objeto de control. La intervención del Contralor General no exime la responsabilidad del funcionario a quien las le-yes confieran la representación correspondiente;

14. Evaluará el sistema de control in-terno administrativo y económico de la Función Judicial. En los procesos que se relacionen con recursos públicos podrá, únicamente a pedido del Presidente de la Corte Suprema de Justicia, realizar el con-trol de los mismos para evitar o sancionar, de ser el caso, el cometimiento de irregularidades. El ejercicio de este control no interferirá con la potestad judicial y la administración de la justicia;

15. “Actuar coordinadamente con el Ministerio Público para iniciar y proseguir los juicios penales, relacionados con delitos en el manejo de los recursos públicos. Los funcionarios actuantes de la Contraloría General del Estado que, en ejercicio indebido de sus facultades de control, causen daños y perjuicios al interés público o a terceros, serán civil y penalmente responsables”.

Nota: Numeral 15 del artículo 31, sustituido por el artículo 5 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004.

16. “Emitir informes razonados, como requisito previo a la celebración de todo contrato de las instituciones del Estado, que afecte al recurso público o implique egreso de recursos públicos, por un monto igual o mayor al que señale la ley para el concurso público de ofertas, haya sido o no concursado o licitado.

El informe a que se refiere este numeral será expedido en el término de quince días contado desde la fecha de recepción de la solicitud y todos los documentos justificativos. la falta de informe no impedirá la celebración del contrato una vez vencido el término señalado en este inciso. No será necesario el informe de que trata el presente numeral en los contratos y convenios de deuda pública interna o externa”;

Nota: Numeral 16 del artículo 31, derogado, por el numeral 5 de las Derogatorias de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, expedida por la Asamblea Constituyente, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 395 de 4 de agosto del 2008.

17. Llevar un registro público de contratistas incumplidos y adjudicatarios fallidos de todos los contratos que celebren las instituciones del sector público, en base a la solicitud y resolución emitida por la respectiva entidad contratante;

18. Juzgar y examinar los fondos reservados destinados a la “seguridad” nacional, en armonía con lo establecido en la Constitución Política de la República y según las regulaciones que se dicten para el efecto;

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Nota: Numeral 18 del artículo 31, reformado por el artículo 3 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009.

19. Emitir opinión profesional respecto de los estados financieros consolidados de las instituciones del Esta-do, que el Ministerio de Economía y Finanzas o el organismo que haga sus veces, presentará anualmente al Congreso Nacional. Esta opinión será puesta en conocimiento de la Legislatura;

20. Informar anualmente al Congreso

Nacional y al Presidente de la Re-pública sobre las labores de control, del ejercicio fiscal precedente;

21. Evaluar los resultados de consultorías, asesorías y transferencia de tecnología, nacional e internacional, cuando las mismas signifiquen egresos de recursos públicos;

22. Dictar regulaciones de carácter general para la práctica de la auditoría gubernamental; la determinación de las responsabilidades de que trata esta Ley; el control de la administración de bienes del sector público; y, las demás que sean necesarias para el cumplimiento de sus funciones;

23. Emitir y actualizar para su funcionamiento interno los reglamentos: orgánico funcional; de administración de personal de su competencia que incluirá la escala de “remuneraciones mensuales unificadas” y el régimen propio de remuneraciones; y, los demás que fueren necesarios;

Nota: Numeral 23 del artículo 31, reformado por el artículo 6 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. 24. Capacitar a los servidores públicos y personas que lo soliciten en las diversas modalidades de control y auditoría de recursos públicos; 25. Asesorar obligatoriamente a las instituciones del Estado, y a las personas jurídicas de derecho privado sometidas a su control, a petición de éstas, sin que la asesoría implique vinculación en la toma de decisiones; y, generar un banco de datos sobre información de absolución de consultas y de los criterios institucionales adoptados por el Contralor General; 26. Contratar los servicios de profesionales, cuando se trate de asuntos de interés institucional que requieran de experiencia o conocimientos especializados. 27. Controlar la legalidad de los procesos en los cuales el Estado delegue o concesione sus facultades al sector privado, de acuerdo con lo pre-visto en la Constitución Política de la República y la ley; 28. Realizar el seguimiento y control continuos de las obras públicas en sus diferentes fases o etapas o en cada una de ellas, hasta su ejecución total; de los ingresos, gastos e inversiones; de la utilización de re-cursos; de la administración y custodia de bienes que tengan carácter público. Tal clase de control por ningún concepto

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constituirá participación o autorización de actos administrativos, los cuales son de responsabilidad de la institución o entidad sujeta a examen; 29. Auditar todo financiamiento inter-nacional otorgado a favor de las instituciones del Estado, con arreglo a las normas de auditoría de la Contraloría General del Estado y de las de la entidad financiadora; incluyendo las operaciones de ajuste estructural y el destino último de los créditos o préstamos concedidos para el país;

30. Pronunciarse sobre los aspectos de legalidad, economía, eficiencia, efectividad y transparencia en el empleo de los recursos y bienes públicos, humanos, materiales, financieros, tecnológicos, ambienta-les, de tiempo y sobre los resultados de la gestión institucional;

31. Requerir a las instituciones del Estado estudios técnicos del ámbito de su competencia, proforma del Presupuesto General del Estado, anexo de ingresos, informe sobre la situación económica y fiscal del país, datos estadísticos, informes y otros documentos del sector público que permitan cumplir con las atribuciones y funciones que constan en la presente Ley;

32. Ejercer la coactiva para la recaudación de sus propios créditos; y, de las instituciones y empresas que no tengan capacidad legal para ejercer la coactiva, en concordancia con lo previsto en el artículo 57 de esta Ley;

33. Disponer la baja de los títulos de crédito, cuya recaudación le corresponda a la Contraloría General del Estado, siempre y cuando se demuestre que se hubieren hecho in-cobrables y cuya cuantía, incluidos los intereses, no supere los cuarenta dólares;

34. Establecer responsabilidades individuales administrativas, por quebrantamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y de las normas de que trata esta Ley; responsabilidades civiles culposas, por el perjuicio económico sufrido por la entidad u organismo respectivo, a causa de la acción u omisión de sus servidores, e indicios de responsabilidad penal, mediante la determinación de hechos incriminados por la ley;

35. “Sugerir y orientar a las instituciones y organismos del sector público en la implantación de medios informáticos para los procesos de contratación pública”;

Nota: Numeral 35 del artículo 31, de-rogado por el numeral 5 de las Derogatoria de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 395 de 4 de agosto del 2008.

36. “Una vez ejecutoriada la resolución que establezca la responsabilidad civil culposa, solicitar al juez correspondiente que dicte medidas cautela-res civiles en contra de la autoridad, dignatario, funcionario o servidor público responsable, a fin de garantizar la reparación de los daños y per-juicios ocasionados y precautelar los intereses públicos”;

Nota: Numeral 36 agregado por el artículo 8 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”

37. “Observar los derechos constitucionales individuales y las garantías del debido proceso en los informes que emita; y”,

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Nota: Numeral 37, agregado por el artículo 8 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. “38”. Ejercer las demás competencias, atribuciones y funciones que le confieran la Constitución Política de la República, la ley, y los reglamentos. Nota: Numeración sustituida por el artículo 7 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. Sección 2 Organización Administrativa Art. 32.- Del Contralor General del Estado.- El Contralor General del Esta-do es la máxima autoridad de control gubernamental y auditoría de la gestión pública. Ejercerá las atribuciones que la Constitución Política de la República y las leyes le confieran. El período de gestión, los requisitos y la forma de elección serán los previstos en la Constitución Política de la República. “Art. ... .- El Contralor General del Esta-do no podrá integrar de ninguna manera los organismos públicos o privados que contraten, administren o se financien en todo o en parte con recursos públicos o provenientes del erario nacional o los perciban bajo cualquier acto, contrato o modalidad, ya sea directamente o en representación de terceros, o, si dichas instituciones y organismos se encuentran sujetos bajo cualquier circunstancia a la regulación, control, supervisión, fiscalización, auditoria o emisión de informes por parte de la Contraloría General del Esta-do, y, en ningún caso, de los comités u órganos de contratación de éstos. Esta disposición no excluye la potestad de la Contraloría General del Estado de ejercer el control preventivo o concurren-te por sí mismo o a través de las auditorías internas de las instituciones. Tampoco excluye el ejercicio de los exámenes de auditoría de cuentas o de gestión posteriores, de conformidad con su Ley Orgánica”. Nota: Artículo innumerado, agregado por el artículo 1 de la Ley No. 2006-44, Orgánica Reformatoria de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Registro Oficial No. 267 de 10 de mayo del 2006. Art. 33.- Del Subcontralor General del Estado.- El Subcontralor General del Estado será designado por el Contralor General. Reunirá los mismos requisitos y tendrá las mismas prohibiciones legales de aquel. Desempeñará las funciones que establezca el Reglamento Orgánico Funcional de la Institución y aquellas que le sean delegadas por el Contralor General. Subrogará al Contralor General en caso de ausencia temporal o definitiva, hasta la designación del nuevo titular. Art. 34.- Incompatibilidades e inhabilidades.- No podrá ser designado Contralor General: a) El cónyuge o pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, del Presidente o Vicepresidente de la República;

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b) El que hubiere recibido sentencia condenatoria o auto de llamamiento a juicio, por delitos dolosos de acción pública, sancionados con penas privativas de libertad; c) El que tenga contrato con el Estado, como persona natural o como representante o apoderado de personas jurídicas, nacionales o extranjeras, siempre que el contrato haya sido celebrado para la ejecución de obras públicas, prestación de servicios públicos o explotación de recursos naturales, mediante concesión, asociación o cualquier otra modalidad contractual; d) Los miembros de la fuerza pública en servicio activo; y, e) Quien tenga intereses o represente a terceros que los tuvieren en las áreas que vayan a ser controladas o reguladas. Art. 35.- De la estructura orgánico funcional y del personal.- El Contralor General expedirá y mantendrá actualizado el Reglamento Orgánico Funcional, que contendrá la estructura administrativa y las funciones de las respectivas unidades para el cumplimiento de los fines y objetivos de la Contraloría General. El Contralor General, establecerá el sistema de mérito y carrera administrativa en la Institución, nombrará, removerá y destituirá a sus servidores de acuerdo con la ley. Serán de libre nombramiento y remoción: el Subcontralor, los Secretarios General y Particulares, Coordinadores, Asesores, Directores Nacionales y Regionales y Delegados Provinciales. Los servidores de la Contraloría General del Estado cumplirán obligatoriamente con el Código de Ética que expedirá el Contralor General. Las infracciones y el quebrantamiento de sus normas, originarán las responsabilidades correspondientes. Los traslados administrativos, que decida el Contralor General, responderán a necesidades de servicio. El personal de la Contraloría General del Estado, en el ejercicio de sus funciones, mantendrá reserva de los asuntos que conoce y observarán la ética profesional. La observancia del Código de Ética Profesional del Auditor Gubernamental, expedido por el Contralor General, será obligatoria para todo el personal de auditoría, el de las unidades de Auditoría Interna y de las firmas privadas contratadas. Art. 36.- Delegación y procuración.- El Contralor General podrá delegar el ejercicio de sus atribuciones y funciones a los funcionarios de la Contraloría General del Estado, que establezca el respectivo reglamento, quienes no podrán a su vez volver a delegar, sin perjuicio de emitir órdenes de trabajo. Los actos oficiales ejecutados por los delegados, tendrán la misma fuerza y efecto que los realizados por el titular. El delegado que actuare al margen de los términos e instrucciones de la delegación responderá personal y pecuniariamente, por los actos realizados en ejercicio de su delegación. Art. 37.- Impugnación.- Las decisiones del Contralor General, en materia de administración de personal, serán definitivas en la vía administrativa, pero podrán impugnarse en la vía contencioso administrativa, de acuerdo con la ley.

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CAPITULO 5 DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES Sección 1 Generalidades Art. 38.- Presunción de legitimidad.- Se presume legalmente que las operaciones y actividades realizadas por las instituciones del Estado y sus servido-res, sujetos a esta Ley, son legítimas, a menos que la Contraloría General del Estado, como consecuencia de la auditoría gubernamental, declare en contrario. Art. 39.- Determinación de responsabilidades y seguimiento.- A base de los resultados de la auditoría gubernamental, contenidos en actas o informes, la Contraloría General del Estado, tendrá potestad exclusiva para determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal.

Previamente a la determinación de responsabilidades administrativas y civiles culposas que se desprendan de los informes elaborados por las auditorías internas, la Contraloría General del Estado examinará el cumplimiento de los preceptos legales y de las normas de auditoría y procederá a determinarlas con la debida motivación, sustentándose en los fundamentos de hecho y de derecho pertinentes. De existir indicios de responsabilidad penal, se procederá de acuerdo a lo pre-visto en los artículos 65, 66 y 67 de esta ley. En todos los casos, la evidencia que sustente la determinación de responsabilidades, a más de suficiente, competente y pertinente, reunirá los requisitos formales para fundamentar la defensa en juicio. La Contraloría General del Estado efectuará el seguimiento de la emisión y cobro de los títulos de crédito origina-dos en resoluciones ejecutoriadas.

Art. 40.- Responsabilidad por acción u omisión.- Las autoridades, dignatarios, funcionarios y demás servidores de las instituciones del Estado, actuarán con la diligencia y empeño que emplean generalmente en la administración de sus propios negocios y actividades, caso contrario responderán, por sus acciones u omisiones, de conformidad con lo previsto en esta ley.

Art. 41.-Ordenes Superiores.- Ningún servidor, funcionario o empleado de las instituciones del Estado, podrá ser relevado de su responsabilidad legal alegando el cumplimiento de órdenes superiores, con respecto al uso ilegal, incorrecto o impropio de los recursos públicos de los cuales es responsable. Los servidores públicos podrán objetar por escrito, las órdenes de sus superiores, expresando las razones para tal objeción. Si el superior insistiere por escrito, las cumplirán, pero la responsabilidad recaerá en el superior. Esta disposición se aplicará en armonía con lo dispuesto en la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa.

CONCORDANCIA.- Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público.- “.....Art. 129.- Responsabilidad por pago indebido.- La autoridad o funcionario que disponga el pago de remuneración a personas cuyo nombramiento, contrato, traslado, aumento de remuneración o licencia o en general cualquier acto administrativo que

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hubiere sido efectuado en contravención de la presente Ley Orgánica o de sus reglamentos, será personal y pecuniariamente responsable de los valores indebidamente pagados. En igual responsabilidad, incurrirán los pagadores, tesoreros o administradores de caja de las instituciones del Estado que efectuaren pagos en contravención a lo dispuesto en la presente Ley y quedarán obligados al reintegro inmediato del dinero que tales pagos representen”.

(Publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 184 de 6 de octubre del 2003).

Art. 42.-Responsabilidad directa.- Los servidores de las instituciones del Estado, encargados de la gestión financiera, administrativa, operativa o ambiental, serán responsables, hasta por culpa leve, cuando incurrieren en acciones u omisiones relativas al incumplimiento de normas, falta de veracidad, de oportunidad, pertinencia o conformidad con los planes, programas y presupuestos y por los perjuicios que se originaren de tales acciones u omisiones.

Art. 43.- Responsabilidad principal y subsidiaria por pago indebido.- La responsabilidad principal, en los casos de pago indebido, recaerá sobre la persona natural o jurídica de derecho público o privado, beneficiaria de tal pago. La responsabilidad subsidiaria recaerá sobre los servidores, cuya acción culposa u omisión hubiere posibilitado el pago indebido. En este caso, el responsable subsidiario gozará de los beneficios de orden y excusión previstos en la ley.

Art. 44.- Responsabilidad solidaria.- Habrá lugar para establecer responsabilidad solidaria cuando dos o más personas aparecieren como coautoras de la acción, inacción u omisión administrativa que la origine.

Sección 2

Responsabilidad administrativa culposa

Art. 45.- Responsabilidad administrativa culposa.- La responsabilidad administrativa culposa de las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores de las instituciones del Estado, se establecerá a base del análisis documentado del grado de inobservancia de las disposiciones legales relativas al asunto de que se trate, y sobre el incumplimiento de las atribuciones, funciones, deberes y obligaciones que les competen por razón de su cargo o de las estipulaciones contractuales, especialmente las previstas en el Título III de esta ley. Incurrirán en responsabilidad administrativa culposa las autoridades, dignatarios, funcionarios o servidores de las instituciones del Estado que, por acción u omisión, se encontraren comprendidos en una o más de las causales siguientes:

1. No establecer ni aplicar indicado-res de gestión y medidas de desempeño para evaluar la gestión institucional o sectorial y el rendimiento individual de sus servidores;

2. Cometer abuso en el ejercicio de su cargo;

3. Permitir la violación de la ley, de normas específicas emitidas por las instituciones del Estado, o de normas de carácter generalmente obligatorio expedidas por autoridad competente, inclusive las relativas al desempeño de cada cargo;

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4. Exigir o recibir dinero, premios o recompensas, por cumplir sus funciones con prontitud o preferencia, por otorgar contratos a determinada persona o suministrar información, sin perjuicio de la responsabilidad penal a que hubiere lugar;

5. No establecer o no aplicar con sujeción a la ley y normas pertinentes, los subsistemas de determinación y recaudación, presupuesto, tesorería, crédito público y contabilidad gubernamental;

6. No establecer o no aplicar con sujeción a esta Ley y más normas pertinentes los subsistemas de con-trol interno y control externo;

7. No establecer o no aplicar con sujeción a la ley y más normas pertinentes, los sistemas de planificación, administración de bienes y servicios, inversiones públicas, administración de recursos humanos, de gestión financiera y de información;

8. Contraer compromisos y obligaciones por cuenta de la institución del Estado, a la que representan o en la que prestan sus servicios, en contravención con las normas respectivas y sin sujetarse a los dictámenes de la ley; o insistir ilegal-mente en una orden que haya sido objetada por el control previo;

9. No tomar inmediatamente acciones correctivas necesarias en conocimiento del informe del auditor interno o externo; o de consultas absueltas por organismos de con-trol;

10. No proporcionar oportunamente la información pertinente o no prestar la colaboración requerida a los auditores gubernamentales, y demás organismos de control y fiscalización;

11. Incurrir en ilegal determinación o recaudación de los ingresos del Gobierno Central, y demás instituciones del Estado;

12. No efectuar el ingreso oportuno de cualquier recurso financiero recibido;

13. Disponer o ejecutar, sin tener atribución, el cambio de planes, programas y estipulaciones relativas a la ejecución de los contratos; y, 14. Las demás previstas en otras normas y disposiciones legales vigentes.

Art. 46.- Sanción por faltas administrativas.- Sin perjuicio de las responsabilidades civil culposa o penal a que hubiere lugar, los dignatarios, autoridades, funcionarios y demás servidores de las instituciones del Estado “así como personeros, directivos, empleados, trabajadores y representantes de las personas jurídicas y entidades de derecho privado con participación estatal”, que incurrieren en una o más de las causales de responsabilidad administrativa culposa previstas en el artículo anterior, originadas en los resultados de las auditorías, serán sancionados, “con multa de “una a veinte remuneraciones básicas unificadas del trabajador del sector privado, al dignatario, autoridad, funcionario o servidor, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales a que hubiere lugar”, de acuerdo a la gravedad de la falta cometida, pudiendo además ser destituido del cargo, de conformidad con la ley.

Nota: -Inciso primero del artículo 46, reformado por los artículos 9 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004;

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y, por el artículo 4 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publica-da en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009.

Las sanciones se impondrán graduándolas entre el mínimo y el máximo señala-dos en el inciso anterior de este artículo, debiendo considerarse los siguientes criterios: la acción u omisión del servidor; la jerarquía del sujeto pasivo de la sanción; la gravedad de la falta; la in-eficiencia en la gestión según la importancia del interés protegido; el volumen e importancia de los recursos compro-metidos; el haber incurrido en el hecho por primera vez o en forma reiterada.

Art. 47.- Sanción por contravención.- Las personas naturales, los representantes legales de las personas jurídicas de derecho privado o terceros que contra-vinieren a su obligación de comparecer como testigos, de exhibir documentos o registros, de proporcionar confirmaciones escritas sobre las operaciones y transacciones que efectúen o hubieren efectuado con las instituciones del Esta-do sujetas a examen, que hubieren sido requeridos por los auditores gubernamentales debidamente autorizados, serán sancionados por la Contraloría General del Estado con multa de diez a quinientos dólares, que será recaudada por medio de la jurisdicción coactiva conforme lo previsto en el artículo 57 de esta Ley. Dichas obligaciones les serán exigibles dentro de lo que la Constitución Política de la República y las leyes lo permitan.

Art. 48.- Ejecución e imposición de sanciones.- Las sanciones de destitución o de multa, o ambas conjuntamente, las ejecutará la correspondiente autoridad nominadora de la institución del Estado, de la que dependa el servidor, a requerimiento y por resolución ejecuto-riada de la Contraloría General del Estado. Dicha autoridad informará mensualmente a la Contraloría General del Estado sobre la ejecución de las sanciones y, en su caso, de la recaudación de las multas.

Las sanciones serán impuestas y ejecutadas por la Contraloría General del Estado cuando la indicada autoridad haya dejado de hacerlo, o cuando se hubieren constituido en sujetos pasivos de la sanción, o cuando deba imponérselas a personas de derecho privado o a terceros. La Contraloría General del Estado, antes de imponer la sanción de destitución, notificará al implicado sobre la desviación detectada, concediéndole el plazo improrrogable de hasta treinta días para que ejerza su defensa. Vencido este plazo, el Contralor General o los funcionarios de la Contraloría General del Estado competentes para hacerlo, emitirán su resolución dentro del plazo de sesenta días. Para la imposición de sanciones provenientes de los exámenes de auditoría, no será necesaria la instauración de un sumario administrativo en la entidad empleadora.

Art. 49.- Recursos.- Las decisiones que impusieren sanción de destitución, de acuerdo con este Capítulo son definitivas en la vía administrativa; pero podrán impugnarse ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, dentro del término de treinta días contado desde el día siguiente al de la notificación con la decisión de la sanción.

Art. 50.- Acción penal.- La imposición de las multas previstas en esta Ley y en las demás leyes, la destitución del cargo, o las dos sanciones impuestas a la vez, no enervan la acción penal correspondiente.

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Art. 51.- Recaudación de multas.- La recaudación de las multas impuestas a las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores de las instituciones del Estado, se efectuará por la propia entidad, organismo o empresa a la que pertenecen, mediante retención de las remuneraciones, o por el procedimiento previsto en el artículo 57 de esta Ley, según el caso. Las multas impuestas a las personas naturales, a los representantes legales de las personas jurídicas de derecho priva-do, o a ex servidores públicos, serán recaudadas directamente por el organismo encargado de la determinación y recaudación de rentas de la respectiva jurisdicción, para lo cual emitirá los correspondientes títulos de crédito. Sección 3 Responsabilidad Civil Culposa Art. 52.- Alcance.- La responsabilidad civil culposa nace de una acción u omisión culposa aunque no intencional de un servidor público o de un tercero, autor o beneficiario, de un acto administrativo emitido, sin tomar aquellas cautelas, precautelas o precauciones necesarias para evitar resultados perjudiciales directos o indirectos a los bienes y re-cursos públicos. La responsabilidad civil culposa genera una obligación jurídica indemnizatoria del perjuicio económico ocasionado a las instituciones del Estado, calculado a la fecha en que éste se produjo, que nace sin convención, proveniente de un acto o hecho culpable del servidor público, o de un tercero, cometido sin intención de dañar, que se regula por las normas del cuasidelito del Código Civil. Procesalmente, en la instancia administrativa o judicial, debe probarse por quien afirma la culpa en la emisión o perfeccionamiento del acto o hecho administrativo, que los mismos fueron producto de acciones que denoten impericia, imprudencia, imprevisión, improvisación, impreparación o negligencia. Art. 53.- Predeterminación civil culposa y órdenes de reintegro.- La responsabilidad civil culposa se determinará en forma privativa por la Contraloría General del Estado, cuando por los resultados de la auditoría gubernamental, se hubiere determinado que se ha causado perjuicio económico al Estado o a sus instituciones, como consecuencia de la acción u omisión culposa de los servidores públicos, o de las personas naturales o jurídicas de derecho privado. Los perjuicios económicos causados en la administración de bienes, asignaciones, subvenciones, participaciones ocasionales de recursos públicos, concedidas por el Estado o sus instituciones, a las personas naturales o jurídicas de derecho privado, estarán sujetos a las disposiciones de la Sección 1 de este Capítulo y al procedimiento previsto en esta Sección. Cuando del examen aparezca la responsabilidad civil culposa de un tercero, se establecerá la respectiva responsabilidad. Se entenderá por tercero, la persona natural o jurídica privadas, que, por su acción u omisión, ocasionare perjuicio económico al Estado o a sus instituciones, como consecuencia de su vinculación con los actos administrativos de los servidores públicos. Dicho perjuicio se establecerá de la siguiente forma: 1. Mediante la predeterminación o glosa de responsabilidad civil culposa que será o serán notificadas a la o las personas implicadas sean servidores públicos o personas

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naturales o jurídicas de derecho privado, concediéndoles el plazo de sesenta días para que las contesten y presenten las pruebas correspondientes. Expirado este plazo, la Contraloría General del Estado ex-pedirá su resolución; y, 2. Mediante órdenes de reintegro, en el caso de pago indebido. Se tendrá por pago indebido cualquier desembolso que se realizare sin fundamento legal o contractual o sin que el beneficiario hubiere entregado el bien, realizado la obra, o prestado el servicio, o la hubiere cumplido solo parcialmente. En estos casos, la orden de reintegro será expedida por la Contraloría General del Estado y notificada a los sujetos de la responsabilidad, concediéndoles el plazo improrrogable de noventa días para que efectúen el reintegro. Sin perjuicio de lo expresado, en el transcurso de dicho plazo, los sujetos de la responsabilidad podrán solicitar a la Contraloría General del Estado la reconsideración de la orden de reintegro, para lo cual deberán expresar por escrito los fundamentos de hecho y de derecho y, de ser del caso, adjuntarán las pruebas que correspondan. La Contraloría General del Estado se pronunciará en el plazo de treinta días contado a partir de la recepción de la petición y su resolución será definitiva, pe-ro podrá impugnarse en la vía contencioso administrativa. Ejecutoriada la resolución administrativa o el fallo judicial, según el caso, si no se efectuare el reintegro, la Contraloría General del Estado dispondrá la emisión del título de crédito al organismo competente o lo hará por sí misma según lo dispuesto en el artículo 57 de esta ley.

Art. 54.- Responsabilidad en los procesos de estudio, contratación y ejecución.- Las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores que tengan a su cargo la dirección de los estudios y procesos previos a la celebración de los contratos públicos, tales como de construcción, provisión, asesoría, servicios, arrendamiento, concesiones, delegaciones, comodato y permuta, serán responsables por su legal y correcta celebración; y aquellos a quienes correspondan las funciones de supervisión, control, calificación o dirección de la ejecución de los contratos, serán responsables de tomar todas las medidas necesarias para que sean ejecutadas con estricto cumplimiento de las estipulaciones contractuales, los programas, costos y plazos previstos.

La Contraloría General del Estado establecerá las responsabilidades a que hubiere lugar en esta materia.

Art. 55.- Notificación de órdenes de reintegro, predeterminación de responsabilidad civil culposa, resoluciones y providencias.- La notificación de órdenes de reintegro, predeterminación, providencias y resoluciones de responsabilidad civil culposa, se harán en persona, o por boleta dejada en el domicilio del interesado, o por correo certificado o por correo legalmente autoriza-do, o en el casillero judicial que se hubiere señalado para el efecto.

En caso de desconocerse el domicilio, la notificación se realizará por la prensa, en forma individual o colectiva, dicha publicación contendrá los nombres y apellidos de los involucrados, las funciones que hayan ejercido y el valor de la predeterminación de la responsabilidad civil culposa, o de las órdenes de reintegro. Cuando la notificación se produjere en persona o por boleta, el plazo previsto en el artículo 53 de esta Ley, se contará desde el día hábil siguiente, y si se efectuare por correo certificado, o correo legalmente autorizado, o por publicación por la prensa, ocho días después de la fecha de la guía de correo o de la publicación por la prensa. Las

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notificaciones de determinación de responsabilidad civil culposa, en el caso del recurso de revisión, se realizarán en el domicilio que para el efecto señale el interesado.

Art. 56.- Contenido de las resoluciones y plazo para expedirlas.- La resolución respecto de la determinación de responsabilidad civil culposa se expedirá dentro del plazo de ciento ochenta días, contado desde el día hábil siguiente al de la notificación de la predeterminación. Si la determinación de la responsabilidad civil culposa incluyere responsables solidarios, el plazo anterior se contará desde la última fecha de la notificación. La resolución original confirmará o desvanecerá total o parcialmente la predeterminación de responsabilidad civil culposa, con sujeción a lo dispuesto en la Constitución Política de la Re-pública, en esta Ley y en el reglamento que para el efecto dicte el Contralor General.

Art. 57.- Ejecución coactiva de las resoluciones confirmatorias ejecuto-riadas.- Para la ejecución de las resoluciones ejecutoriadas de la Contraloría General del Estado, que confirmen responsabilidades civiles culposas, se pro-cederá de la siguiente manera:

1. La Contraloría General del Estado tendrá competencia para emitir títulos de crédito y recaudar, incluso mediante la jurisdicción coactiva, las obligaciones provenientes de las resoluciones ejecutoriadas expedidas por el Contralor General, por efecto de la determinación de responsabilidad civil culposa, multas y órdenes de reintegro de pagos indebidos con recursos públicos que establezcan obligaciones a favor del Gobierno Central, así como de las instituciones y empresas que no tengan capacidad legal para ejercer coactiva;

2. Se enviará a las municipalidades, consejos provinciales y, en general, a las instituciones del Estado que tuvieren capacidad legal para ejercer la coactiva, copias certificadas de las resoluciones ejecutoriadas que establezcan obligaciones a favor de estas instituciones, para que se emita el título de crédito correspondiente y procedan a su recaudación, de acuerdo con las leyes y regulaciones propias de la materia; y,

3. La recaudación de las obligaciones a favor de las instituciones del Estado sujetos a esta Ley, que no sean del Gobierno Central y que no tuvieren capacidad legal para ejercer la coactiva, se hará en la forma de-terminada en el numeral 1 de este artículo. Una vez efectuado el pago, la Contraloría General del Estado entregará a la entidad y organismo acreedor el valor recaudado, previa la deducción del diez por ciento (10%) de dicho valor a favor de la Contraloría General del Estado, conforme lo previsto en el artículo 36 de la Ley de Racionalización Tributaria, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 321 de noviembre 18 de 1999. Para ejecutar las resoluciones ejecuto-riadas, que confirmen responsabilidades civiles culposas, expedidas en contra de personas naturales o jurídicas de derecho privado, originadas en la administración de bienes, asignaciones, subvenciones o participaciones ocasionales de recursos públicos, se atenderá a la fuente de la que provengan los recursos o beneficios y se observará lo previsto en los numerales que anteceden, según corresponda.

Los funcionarios recaudadores, comunicarán, mensualmente, a la Contraloría General del Estado sobre la emisión detallada de títulos de crédito, citaciones con autos de pago y, en su caso, de las recaudaciones efectuadas por concepto de

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resoluciones ejecutoriadas confirmatorias. Igual obligación tendrán en los casos previstos en el inciso segundo del artículo 51 y en el numeral 2 del artículo 53 de esta Ley.

El ejercicio de la acción coactiva por parte de la Contraloría General del Estado, se sujetará al Código Tributario y subsidiariamente, al Código de Procedimiento Civil. El trámite de las excepciones que inter-pongan los deudores, sus herederos o fiadores, se sustanciará de conformidad con las normas pertinentes de la Ley de la Jurisdicción Contencioso Administrativa, previa la consignación a la que se refiere el artículo 1020 del Código de Procedimiento Civil, cuando la resolución se haya ejecutoriado en la Función Judicial. La Contraloría General del Estado ejercerá la acción coactiva para el cobro de los títulos de crédito originados en resoluciones ejecutoriadas, emitidos o en poder del Servicio de Rentas Internas, siempre que ésta provea de la información suficiente para este fin.

CONCORDANCIA: Ley de la Jurisdicción Contencioso Administrativa.- (Reforma) CAPITULO..... De las excepciones al procedimiento de ejecución y de su trámite.- “Art.....Al procedimiento de ejecución de créditos fiscales ,locales o seccionales o de las instituciones públicas que proceden de resoluciones firmes de la Contraloría General, no podrán proponerse otras excepciones que las siguientes: 1.- Incompetencia del funcionario ejecutor; 2.- Legitimidad de personería del coactivado; 3.- Inexistencia de la obligación; 4.- Extinción total o parcial de la obligación por alguno de los modos previstos en la Ley; 5.- Encontrarse en trámite o pendiente de resolución en la Contraloría General de la Nación un reclamo administrativo, petición de reapertura de cuentas u observaciones formuladas respecto al título o al derecho para su emisión; 6.- Duplicación de títulos respecto de una misma obligación y de una misma persona; y, 7.- Nulidad del auto de pago o del procedimiento de ejecución por falsificación del título de crédito; por quebranta-miento de normas que rigen su emisión o por falta de requisitos legales que afecten la validez del título o del procedimiento.- No podrán oponerse las excepciones 2º y 3º de este artículo, cuando los hechos en que se fundamenten hubieren sido discutidos y resueltos en la etapa administrativa o en la contenciosa en su caso”.

“Art.....Las excepciones se presentarán ante el ejecutor, dentro de treinta días contados desde el día siguiente al de la notificación del auto de pago y su presentación suspenderá el procedimiento de ejecución, mientras el Magistrado de Sustanciación de la Sala a la que corresponda por sorteo, no disponga lo contrario por el mérito de las excepciones deducidas, por la circunstancia de hallarse vigente la caución rendida para el desempeño de su cargo, si el coactivado fuese o hubiere sido empleado público, o por haberse rendido fianza por el máximo que la Ley exige para cargos semejantes de no haber sido empleado caucionado.- La providencia del Magistrado de Sustanciación que ordene la suspensión se notificará al funcionario ejecutor, por oficio, sin perjuicio de la notificación por boleta en el domicilio que hubiere señalado”.- “El funcionario ejecutor desechará de plano las excepciones presentadas fuera del término establecido en este artículo”.

“Art. ..... Si el ejecutor se negare a recibir el escrito de excepciones, podrá ser presentado a éste por intermedio de cualquier autoridad administrativa o judicial, la que dispondrá que, dentro de veinte y cuatro horas, se notifique y entregue al funcionario ejecutor el mencionado escrito con la fe de presen-tación respectiva.- “En el mismo su-puesto podrá presentarse directamente el escrito de excepciones en el

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Tribunal Contencioso-Administrativo; y, en tal caso el Presidente de este Organismo dispondrá que el Secretario General notifique la presentación de excepciones, mediante oficio, al funcionario ejecutor, ordenándole proceder como se indica en el artículo siguiente”.

“Art. .....Presentadas las excepciones en el término legal, o notificada su recepción en los casos previstos en el artículo anterior, el funcionario ejecutor remitirá al Tribunal Contencioso-Administrativo, en el término de cinco días, copia del proceso coactivo, de los documentos anexos y de las excepciones deducidas, con las observaciones que estimare del caso”.- “En la misma providencia que ordene la remisión al Tribunal Contencioso-Administrativo, o por oficio, el funcionario ejecutor señalará domicilio en Quito para sus notificaciones”. “Art. .... Al escrito de excepciones son aplicables, en lo que fuere pertinente, las disposiciones de los artículos 30 y 32 de la Ley; y, si ninguna de las excepciones propuestas corresponde a las permitidas en el artículo primero de este Capítulo que por este Decreto se manda añadir, o si el excepcionante no las aclara o completa en el término que se le hubiere concedido para el efecto, la respectiva Sala del Tribunal las re-chazará de plano, sin más sustanciación y dispondrá la continuación de la causa”. “Art. .....Recibidas las copias y más documentos del proceso coactivo, y verificado el sorteo entre las dos Salas, el Magistrado de Sustanciación de la que corresponda, mandará notificar el particular al excepcionante y al ejecutor si hubiere señalado domicilio en la sede del Tribunal. Mandará también notificar las excepciones y la razón de sorteo al Contralor General de la Nación y a la autoridad administrativa interesada de la Institución acreedora del crédito que se ejecuta, con quienes se contará en la causa" “Art. .....Los notificados de las excepciones tendrán el término de cinco días para que las contesten; y vencido este plazo, con la contestación o sin ella, se concederá término probatorio de haber hechos que justificar. En caso contra-rio, se notificará a las partes para sentencia”.- “Vencido el término probatorio y actuadas las diligencias pedidas por las partes a las que el Tribunal hubiere dispuesto de oficio, se pronunciará sentencia en el término de doce días”. “Art. ..... Si los vicios referentes al título de crédito o al procedimiento de ejecución fueren subsanables, como los que signifiquen errores de hecho o de cálculo que no conlleven la nulidad, se ordenará en la sentencia que la Autor-dad correspondiente verifique la enmienda y, efectuada, que continúe la ejecución”. “Art. .....Cuando de la proposición de las excepciones o de la tramitación de éstas apareciere manifiesta la intención de sólo provocar un incidente que retrase la ejecución , en la sentencia que las deseche se concederá en costas al excepcionante y podrá imponérsele, además, una multa de S/ 500.00 a S/ 2.000.00”. “Art. .....En todo lo que no estuviere expresamente previsto en este Capítulo se aplicarán las demás de este Código, y en su falta, las normas que regulan el Contencioso-Tributario y subsidiaria-mente las del Código de Procedimiento Civil”.

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CONCORDANCIA: Código de Procedimiento Civil.- (Parte Pertinente).- “.....Art. 1020.- No se admitirán las excepciones del deudor, sus herederos o fiadores contra el procedimiento coactivo, sino después de consignada la cantidad a que asciende la deuda, sus intereses y costas. La consignación se hará con arreglo al artículo 196 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, a órdenes del recaudador.- La consignación no significa pago.- La consignación no será exigible cuando las excepciones propuestas versaren únicamente sobre falsificación de documentos con que se apareja la coactiva, o sobre prescripción de la acción, salvo lo dispuesto en leyes especiales. (Publicados en el Registro Oficial No. 687 de 18 de mayo de 1987).

CONCORDANCIA.- Ley Orgánica de Administración Financiera y Control.- “.....Art. 196.- Depositarios Oficiales.- La cuenta corriente única del tesoro nacional así como las cuentas de las demás entidades y organismos del sector público no sujetos a ese régimen, se mantendrán única y exclusivamente en el Banco Central del Ecuador, como depositario oficial de los recursos financieros públicos, y a nombre de di-chas entidades y organismos. El número de cuentas bancarias será el mínimo indispensable para sus operaciones.- En los lugares en los que el Banco Central no tenga oficinas, el depositario oficial será la sucursal o agencia del Banco Nacional de Fomento que funcione en aquellos.- En los lugares en que no tenga sucursal, agencia u oficina el Banco Central del Ecuador ni el Banco Nacional de Fomento, el Ministro de Finanzas nombrará como depositario oficial de los fondos públicos a otro banco.- Los depositarios oficiales presentarán, al fin de cada mes, o por períodos menores, a petición de la Contraloría General, de la Tesorería de la Nación o de otra autoridad competente, un estado de la cuenta bancaria de cada entidad y organismo del sector público, directamente a los mismos y devolverán los originales de los cheques cancela-dos que hayan sido pagados durante el mes.- El Ministro de Finanzas expedirá normas especiales para las cuentas bancarias que los consulados mantengan en el exterior”.

(Publicado en el Registro Oficial No. 337 de 16 de mayo de 1977.

CONCORDANCIA.- Ley No. 99-41 de Racionalización Tributaria.- (Parte Pertinente) “.....Art. 36.- Sustitúyase el artículo 337, por el siguiente: “Ejecución de las resoluciones confirmatorias.- Para la ejecución de las resoluciones ejecutoriadas del Contralor General, que confirmen glosas se pro-cederá de la siguiente manera: 1. Se otorga a la Contraloría General del Estado la competencia para emitir títulos de crédito y recaudar, incluso mediante la jurisdicción coactiva, los ingresos provenientes de las resoluciones ejecutoriadas expedidas por el Contralor General, por efecto de la determinación de glosas conformadas, multas y órdenes de reintegro de desembolsos indebidos con recursos públicos, que establezcan obligaciones a favor del Gobierno Central, así como de las instituciones y empresas que no tengan capacidad legal para ejercer la coactiva.- 2. La Contraloría General del Estado enviará a las municipalidades, consejos provinciales, universidades; y, en general a las instituciones y empresas que tengan capacidad legal para ejercer la coactiva, copias certificadas de las resoluciones ejecutoriadas y de las determinaciones de responsabilidades administrativas, a favor de estas instituciones, para que emitan el título de crédito correspondiente y procedan a su recaudación, de acuerdo con las leyes y regulaciones propias de la materia.- La recaudación de las obligaciones a favor de las entidades y organismos sujetos a esta Ley, que no tengan

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capacidad legal para ejercer coactiva, será realizada por la Contraloría General del Estado; y, 3. Una vez efectuado el pago, la Contraloría entregará a la entidad y organismo acreedor el valor recaudado, previa la deducción del diez por ciento (10%) del valor recaudado a favor de la Contraloría”.

(Publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 321 de 18 de noviembre de 1.999) Art. 58.- Ejecutoria de las resoluciones.- Se entenderán ejecutoriadas las resoluciones de la Contraloría General del Estado, cuando no hubieren sido impugnadas por los sujetos pasivos del control, en el término previsto en el artículo 70 de esta Ley; y, cuando hubieren sido resueltas definitivamente, según lo dispuesto en el artículo 63 de esta ley. Art. 59.- Rectificación de errores de cálculo.- La Contraloría General del Estado podrá rectificar, en cualquier tiempo, dentro de los plazos de prescripción y caducidad, de oficio o a petición de parte, los errores aritméticos o de cálculo en los que se hubiere incurrido, tanto en la predeterminación de la responsabilidad civil culposa, como en las resoluciones y en las órdenes de reintegro. Art. 60.- Procedencia del recurso de revisión.- Con excepción de las órdenes de reintegro, la Contraloría General del Estado revisará las resoluciones originales que expida, en todo lo concerniente a la determinación de responsabilidad civil culposa, de oficio o a petición del directamente afectado por aquellas, en los siguientes casos: 1. Cuando las resoluciones origina-les hubieren sido expedidas con evidente error de hecho o de derecho, que apareciere de los documentos que constan en el propio expediente o de disposiciones lega-les expresas; 2. Cuando después de haber sido expedida la determinación de responsabilidad civil culposa, se tu-viere conocimiento de documentos ignorados al tiempo de dictar la re-solución correspondiente; 3. Cuando en la determinación de responsabilidad civil culposa, se hubieren considerado documentos falsos o nulos, declarados en sentencia ejecutoriada, anterior o posterior a la resolución recurrida; y, 4. Cuando se estableciere que para expedir la resolución que es materia de la revisión, hayan mediado uno o varios actos, cometidos por los servidores públicos de la Contraloría General del Estado, tipificados como delitos y así declara-dos en sentencia ejecutoriada. Art. 61.- Calificación del recurso de revisión.- El recurso de revisión se interpondrá ante el Contralor General o ante la respectiva autoridad de la Contraloría General del Estado, determinada en las normas internas reglamentarias, dentro del plazo de sesenta días contado desde el día siguiente al de la notificación de la resolución original. En el plazo de treinta días, contado a partir de la interposición del recurso, se analizará que los fundamentos expuestos por el peticionario guarden conformidad con las causales previstas en el artículo anterior. Si la prueba acompañada es pertinente y, fuere procedente el recurso, se dispondrá mediante providencia el otorgamiento del

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mismo; particular que será notificado al recurrente y, de haber-los, a los demás sujetos comprendidos en la resolución original objeto de la revisión. De la negativa del otorgamiento de la revisión no habrá recurso alguno en la vía administrativa, ni en la contenciosa, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 70 de esta Ley.

Art. 62.- Efecto del otorgamiento del recurso.- La notificación de la providencia que concede el recurso de revisión, interrumpirá los plazos de caducidad y prescripción, previstos en esta Ley, y suspenderá los efectos de la resolución original recurrida. La revisión no constituye requisito pre-vio para impugnar una resolución ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo.

Art. 63.- Fallo del recurso de revisión y ejecutoriedad de las resoluciones.- Notificada la providencia que concede el recurso de revisión, el Contralor General o su delegado, con base a los fundamentos y pruebas que se presenten, en el plazo de sesenta días, contado a partir de dicha notificación, dictará resolución motivada, en la que confirme, revoque, modifique o sustituya la resolución original revisada. El sujeto pasivo en la fase administrativa podrá allanarse y pagar los valores, previa la liquidación correspondiente.

Se ejecutoría la resolución original si no se hubiere acudido al contencioso administrativo, o no se hubiere interpuesto el recurso de revisión dentro del término o plazo legal. Interpuesto el recurso de revisión, la acción contencioso administrativa puede ser planteada dentro de los sesenta días de haberse fallado dicho recurso de revisión y, por tanto, una vez agotada totalmente la fase administrativa. Para que se inicie la recaudación o la acción coactiva será necesario que las resoluciones de la Contraloría General del Estado se encuentren ejecutoriadas y en el caso de haberse acudido a la Función Judicial, las sentencias de ésta también se encuentren ejecutoriadas.

Art. 64.- Improcedencia del recurso.- No procederá el recurso de revisión en los siguientes casos:

1. Cuando la causa estuviere en conocimiento o hubiere sido resuelta por los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo;

2. Si el proceso estuviere sustanciándose o hubiere sido resuelto por la justicia ordinaria civil o penal;

3. Si desde la fecha en que se notificó la resolución original hubieren transcurrido más de sesenta días; y,

4. Cuando el correspondiente recurso no fuere legal o documentadamente fundamentado.

Sección 4

Indicios de Responsabilidad Penal

Art. 65.- Indicios de responsabilidad penal determinados por la Contraloría General del Estado.- Cuando por actas o informes y, en general, por los resultados

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de la auditoría o de exámenes especiales practicados por servidores de la Contraloría General del Estado, se establezcan indicios de responsabilidad penal, por los hechos a los que se refieren el artículo 257 del Código Penal, los artículos agregados a continuación de éste, y el artículo innumerado agregado a continuación del artículo 296, que trata del enriquecimiento ilícito y otros delitos, se procederá de la siguiente manera:

1. El auditor Jefe de Equipo que interviniere en el examen de auditoría, previo visto bueno del supervisor, hará conocer el informe respectivo al Contralor General o a sus delegados, quienes luego de aprobarlo lo remitirán al Ministerio Público, con la evidencia acumula-da, el cual ejercitará la acción penal correspondiente de conformidad con lo previsto en el Código de Procedimiento Penal. Dichos in-formes también serán remitidos a las máximas autoridades de las instituciones auditadas;

2. El Fiscal de ser procedente resol-verá el inicio de la instrucción en los términos señalados en el artículo 217 del Código de Procedimiento Penal y solicitará al juez las medidas cautelares que considere pertinentes, en defensa de los intereses del Estado; y,

3. Copia certificada de la sentencia ejecutoriada, será remitida al órgano competente en materia de administración de personal, para la in-habilitación permanente en el desempeño de cargos y funciones públicas.

CONCORDANCIAS: Código Penal.- (Parte Pertinente).-“.....Art. 257.- Serán reprimidos con reclusión mayor ordinaria de ocho a doce años, los servidores de los organismos y entidades del sector público y toda persona encargada de un servicio público, que, en beneficio propio o de terceros, hubiere abusado de dineros públicos o privados, de efectos que los representen, piezas, títulos, documentos bienes muebles o inmuebles que estuvieren en su poder en virtud o razón de su cargo, ya consista el abuso en desfalco, disposición arbitraria o cualquier otra forma semejante. La pena será de reclusión mayor extraordinaria de doce a dieciséis años si la infracción se refiere a fondos destinados a la defensa nacional”.

Nota: Inciso sustituido por el artículo 17 de la Ley No. 2001-47, reformatoria al Código Penal y al Código de Ejecución de Penas y Rehabilitación Social, promulgada en el Registro Oficial No. 422 de 28 de septiembre del 2001. (Incluido)

Se entenderá por malversación la aplicación de fondos a fines distintos de los previstos en el presupuesto respectivo, cuando este hecho implique, además, abuso en provecho personal o de terceros, con fines extraños al servicio público.- Están comprendidos en esta disposición los servidores que manejan fon-dos del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social o de los bancos estatales y privados. Igualmente están comprendidos los servidores de la Contraloría General y de la Superintendencia de Bancos que hubieren intervenido en fiscalizaciones, auditorías o exámenes especiales anteriores, siempre que los informes emitidos implicaren complicidad o encubrimiento en el delito que se pesquisa.- Los culpados contra quienes se dictare sentencia condenatoria que-darán, además, perpetuamente incapacitados para el desempeño de todo cargo o función públicos; para este efecto, el juez de primera instancia comunicará, inmediatamente de ejecutoriado, el fallo a la Dirección Nacional de Personal y a la autoridad nominadora del respectivo servidor, e igualmente a la

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Superintendencia de Bancos si se tratare de un servidor bancario. El Director Nacional de Personal se abstendrá de inscribir los nombramientos o contratos otorgados a favor de tales incapacitados, para lo cual se llevará en la Dirección Nacional de Personal un registro en que consten los nombres de ellos. La acción penal prescribirá en el doble del tiempo señalado en el art-culo 101. Con la misma pena serán sancionados los servidores de la Dirección General de Rentas y los servidores de aduanas que hubieren intervenido en Actos de Determinación.- También están comprendidos en las disposiciones de este artículo los funcionarios, administradores, ejecutivos o empleados de las instituciones del sistema financiero nacional privado, así como los miembros o vocales de los directorios y de los consejos de administración de estas entidades, que hubiesen contribuido al cometimiento de estos ilícitos. (Artículo sustituido por el Art. 396 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, Decreto Supremo No. 1429, publicado en el Registro Oficial No. 337 de 16 de Mayo de 1977).

(El Art. 16 del Decreto Supremo No. 2636, publicado en el Registro Oficial No. 621 de 4 de julio de 1978, reforma el Art. 257, en cuanto al tiempo de las penas, y suprimiendo la “malversación” como delito. Por Decreto Legislativo s/n, publicado en Registro Oficial No. 36 de 1º. de Octubre de 1979, se deroga el mentado Art. 16, sin embargo, en el Art. 1º. no se lo restablece al texto original, sino que lo trata en el Art. 3, restableciendo las penas originales. En consecuencia, aparentemente hubo intención en el Decreto Legislativo de eliminar la “malversación” como tipificación de delito. Se puntualiza como inquietud para el Usuario).

(Artículo reformado por la Ley No. 93, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 764 de 22 de Agosto de 1995).

(Artículo reformado por el Art. 19 de la Ley No. 99-26, Reformatoria a la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero, a la Ley de Reordenamiento en Materia Económica, en el Área Tributario Financiero; y, al Código Penal, publicada en el Registro Oficial No. 190 de 13 de Mayo de 1999).

“Art. 257-A.- Serán reprimidos con reclusión de cuatro a ocho años las personas descritas en el artículo anterior que, abusando de sus calidades, hubieren actuado dolosamente para obtener o conceder créditos vinculados, relacionados o intercompañías, violan-do expresas disposiciones legales res-pecto de esta clase de operaciones. La misma pena se aplicará a los beneficiarios que dolosamente hayan intervenido para el cometimiento de este ilícito y a quienes hayan prestado su nombre para beneficio propio o de un tercero”.

(Artículo agregado por el Art. 20 de la Ley No. 99-26, Reformatoria a la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero, a la Ley de Reordenamiento en Materia Económica, en el Área Tributario Financiero; y, al Código Penal, publicada en el Registro Oficial No. 190 de 13 de Mayo de 1999). “Art........ Las personas elegidas por votación popular, los representantes o delegados del Presidente de la República y de otros funcionarios fisca-les o municipales en organismos del Estado, autónomos o semiautónomos; los funcionarios, empleados o servido-res públicos de que cualquier forma utilizaren en beneficio propio o de ter-ceras personas cuando éste signifique lucro o incremento patrimonial, trabajadores remunerados por el Estado o por las Entidades del sector públicos o bienes del sector

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público, serán reprimidos con la pena de uno a cinco años de prisión y multa de diez mil a cincuenta mil sucres”.

(Artículo agregado por la Ley No. 6, Reformatoria al Código Penal y a la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 260 de 29 de Agosto de 1985) “Art...... Con la misma pena serán sancionadas las personas señaladas en el artículo anterior, que se hubieren aprovechado económicamente en beneficio propio o de terceras personas, de estudios, proyectos, informes, resoluciones y más documentos, calificados de secretos, reservados o de circulación restringida, que estén o hubiesen estado en su conocimiento o bajo su dependencia en razón o con ocasión del cargo que ejercen o hubiesen ejercido”. (Artículo agregado por la Ley No. 6, Reformatoria al Código Penal y a la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 260 de 29 de Agosto de 1985) “Art..... La misma pena señalada en los artículos anteriores se impondrá a las personas elegidas por votación popular, a los representantes o delega-dos y a los funcionarios, empleados o servidores públicos que aprovechándose de la representación popular o del cargo que ejercen se favorezcan o hayan favorecido a personas naturales o jurídicas para que, en contra de ex-presas disposiciones legales o reglamentarias, les hubiesen concedido con-tratos o permitido la realización de negocios con el Estado o con cualquier otro organismo del sector público. Quedan comprendidos en la misma disposición anterior y sujetos a igual pena los directores, vocales o miembros de los organismos administradores del Estado o del sector público en general, que, con su voto, hubiesen cooperado a la comisión del delito al que se refiere el inciso precedente”. (Artículo agregado por la Ley No. 6, Reformatoria al Código Penal y a la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 260 de 29 de Agosto de 1985) RESOLUCION S/N DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA.- (Parte Pertinente) “.....Art. 1.- Corresponde al Tribunal Penal el juzgamiento por delito de peculado tipificado en el artículo 257 del Código Penal, con sujeción al trámite señalado en el actual Código de Procedimiento Penal y no al 105 de 9 de julio de 1972, en lo que quedó vigente de acuerdo a los dispuesto en el Decreto Supremo No. 888 publicado en el Registro Oficial No. 631 del 4 de septiembre de 1974, y luego derogado desde que entró en vigencia el Código de Procedimiento Penal publicado en el Registro Oficial No. 511 del 10 de Junio de 1983”. (Publicado en el Registro Oficial No. 572 de 26 de Noviembre de 1986) “Art. 258.- Artículo suprimido por el Art. 396 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, No. 1429, publicado en Registro Oficial 337 de 16 de Mayo de 1997”. “Art. 259.- Artículo suprimido por el Art. 396 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, No. 1429, publicado en Registro Oficial 337 de 16 de Mayo de 1977”.

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“Artículo Innumerado.- Constituye enriquecimiento ilícito el incremento injustificado del patrimonio de una persona producido con ocasión o como consecuencia del desempeño de un cargo o función pública, que no sea el resultado de su ingresos legalmente percibidos.

(Artículo sustituido por el artículo 18 de la Ley No. 2001-47, reformatoria al Código Penal y al Código de Ejecución de Penas y Rehabilitación Social, publicada en el Registro Oficial No. 422 de 28 de septiembre del 2001).

“Artículo Innumerado.- El enriquecimiento ilícito se sancionará con la pena de dos a cinco años de prisión y la restitución del duplo del monto del enrique-cimiento ilícito, siempre que no constituya otro delito”.

(Artículo sustituido por el Art. 18 de la Ley No. 2001-47, reformatoria al Código Penal y al Código de Ejecución de Penas y Rehabilitación Social, publicada en el Registro Oficial No. 422 de 28 de septiembre del 2001).

“Artículo Innumerado.- Son aplicables los dos artículos innumerados anteriores, a quienes como funcionarios o empleados, manejen fondos de los Bancos Central, del Sistema de Crédito de Fomento y Comerciales y del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social”.

(Artículo agregado por el artículo 2 de la Ley No. 6, Reformatoria al Código Penal y a la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 260 de 29 de agosto de 1.985).

CONCORDANCIA: Código de Procedimiento Penal.- (Parte Pertinente).- “.....Artículo 217.- Inicio de la instrucción.- El Fiscal resolverá el inicio de la instrucción en cuanto considere que existen fundamentos suficientes para imputar a una persona participación en un hecho delictivo. Si como medida cautelar o por tratarse de un delito flagrante se hubiere privado de la libertad a alguna persona, el Fiscal deberá dictar la resolución de inicio de la instrucción dentro de las veinticuatro horas siguientes al momento de la aprehensión. La resolución del Fiscal con-tendrá: 1) La descripción del hecho presuntamente punible; 2) Los datos personales del imputado.- 3) Los elementos que le han servido de sustento para hacer la imputación; 4) La fecha de inicio de la instrucción; y, 5) El nombre del Fiscal a cargo de la instrucción. El Fiscal notificará la resolución al Juez, quien dispondrá que se notifique al imputado, al ofendido y a la Oficina de la Defensoría Pública, para que designe un defensor. Es obligación del Fiscal poner a disposición del imputado, del ofendido y de sus defensores todas las evidencias que tenga en su poder, incluyendo las de naturaleza exculpatoria, de manera que el imputa-do ejerza su derecho de examinar todos los objetos, instrumentos y documentos recogidos durante la investigación. Si es requerido, el Fiscal deberá entregar al imputado copias de todos los documentos relacionados con la infracción”.

(Publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 360 del 13 de enero del 2000).

Art. 66.- Indicios de responsabilidad penal evidenciados por la auditoría interna.- Si los hechos a los que se refiere el artículo anterior fueren evidenciados por la unidad de auditoría interna, el jefe de la misma comunicará inmediatamente el

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particular a la Contraloría General del Estado y, en lo demás, se observará el procedimiento establecido en el mismo artículo.

Art. 67.- Otros indicios de responsabilidad penal.- Si por los resultados de la auditoría gubernamental los auditores evidenciaren indicios de responsabilidad penal respecto de delitos contra la administración pública y otros que afecten a los intereses del Estado y de sus instituciones, tales resultados se presentarán al Ministerio Público para que ejercite la acción penal correspondiente; y se considerará el trámite previsto en el artículo 65 de esta ley. Art. 68.- Liquidación de daños y per-juicios.- Ejecutoriada la sentencia que declare la responsabilidad penal del o de los encausados, el juez o el Tribunal procederá de igual manera que en los casos en los cuales se hubiere deducido acusación particular, a pesar de que ésta no se hubiere presentado. Además, observará lo previsto en el artículo 57 de esta ley. Sección 5 Acción Contencioso Administrativa Art. 69.-Decisiones susceptibles y no susceptibles de impugnación.- Podrán impugnarse ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, las resoluciones de la Contraloría General del Estado, que impliquen establecimiento de responsabilidades administrativas y civiles culposas, conforme lo dispuesto en los artículos 45 y 52 de esta ley. No podrán, en consecuencia, impugnarse los informes de auditoría, de exámenes especiales, los que consistan en dictámenes o informes que le corresponda emitir de acuerdo con la ley, ni las actuaciones que establecieren indicios de responsabilidad penal. Art. 70.- “Acción contencioso administrativa.- En los casos en que las decisiones de la Contraloría General del Estado fueren susceptibles de impugnación ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, la respectiva demanda se podrá presentar a partir del día siguiente al de la notificación de la decisión que se impugna. Para la presentación de la demanda y su contestación se observarán los términos y plazos establecidos en la Ley de la Jurisdicción Contencioso Administrativa”. Nota: Inciso primero del artículo 70, sustituido por el artículo 10 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. Los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo citarán con la demanda al Contralor General o al funcionario de quien provenga el acto; y, sustanciarán y resolverán las causas con sujeción a los términos establecidos en esta Ley y al procedimiento previsto en la Ley de la Jurisdicción Contencioso Administrativa. CONCORDANCIAS.- Ley No. CL 35 de la Jurisdicción Contencioso Administrativa.- “..... Art. 1.- El recurso contencioso administrativo puede inter-ponerse por las personas naturales o jurídicas contra los reglamentos, actos y resoluciones de la Administración Pública o de las personas jurídicas semipúblicas, que causen estado, y vulneren un derecho o interés directo del demandante”.

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“.....Art. 3.- El recurso contencioso administrativo es de dos clases: de plena jurisdicción o subjetivo y de anulación u objetivo.- El recurso de plena jurisdicción o subjetivo ampara un derecho subjetivo del recurrente, presuntamente negado, desconocido o no reconocido total o parcialmente por el acto administrativo de que se trata.- El recurso de anulación, objetivo o por exceso de poder, tutela el cumplimiento de la norma jurídica objetiva, de carácter administrativo, y puede proponerse por quien tenga interés directo para deducir la acción, solicitando al Tribunal la nulidad del acto impugnado por adolecer de un vicio legal”. NOTA: Respecto de un acto administrativo de carácter general, de un derecho subjetivo del recurrente. puede interponerse recurso objetivo o de anulación cuando se pretende únicamente el cumplimiento de la norma jurídica objetiva; o recurso de plena jurisdicción o subjetivo, cuando se demanda el amparo (Disposición dada por la Resolución del Tribunal Contencioso Administrativo, publicada en el Registro Oficial No. 722 de 9 de julio de 1991). “.....Art. 5.- Las resoluciones administrativas causan estado cuando no son susceptibles de recurso alguno en la vía administrativa, sean definitivas o de mero trámite, si estas últimas deciden, directa o indirectamente, el fondo del asunto, de modo que pongan término a aquella o haga imposible su continuación.- La administración obra en ejercicio de sus facultades regladas cuando debe ceñir sus actos a las disposiciones de una ley, de un reglamento o de cualquier otro precepto administrativo.- Se presume establecido el derecho a favor del recurrente, cuando la disposición que se cree infringida reconoce ese derecho”. (Publicadas en el Registro Oficial No. 338 de 18 de marzo de 1.968). CONCORDANCIA: Ley No. 2001-56 Reformatoria al artículo 38 de la Ley de Modernización del Estado y al artículo 65 de la Ley de la Jurisdicción Contencioso Administrativa.- “.....Art. 65.- El término para deducir la demanda en la vía contencioso administrativa será de noventa días en los asuntos que constituyen materia del recurso contencioso de plena jurisdicción, contados desde el día siguiente al de la notificación de la resolución administrativa que se impugna.- En los casos que sean materia del recurso contencioso de anulación u objetivo se podrá proponer la demanda hasta en el plazo de tres años, a fin de garantizar la seguridad jurídica. En los casos que sean de materia contractual y otras de competencia de los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, se podrá pro-poner la demanda hasta en el plazo de cinco años”. (Publicado en el Registro Oficial No. 483 de 28 de diciembre del 2.001) CAPITULO 6 CADUCIDAD Y PRESCRIPCION Art. 71.- Caducidad de las facultades de la Contraloría General del Esta-do.- La facultad que corresponde a la Contraloría General del Estado para pronunciarse sobre las actividades de las instituciones del Estado, y los actos de las personas sujetas a esta Ley, así como para determinar responsabilidades, caso de haberlas, caducará en “siete” años contados desde la fecha en que se hubieren realizado dichas actividades o actos.

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Nota: Inciso primero del artículo 71, reformado por el artículo 5 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009. Se producirá la caducidad de la facultad para resolver los recursos de revisión de una resolución original, o de reconsideración de una orden de reintegro, cuan-do hubiere transcurrido un año desde la notificación de la providencia respectiva y no se hubiere expedido la resolución que resuelva los recursos. En tal circunstancia las resoluciones originales materia de tales recursos quedarán firmes. “La Contraloría General del Estado se pronunciará en el plazo no mayor a tres años, respecto de la declaración patrimonial juramentada en los casos de los ciudadanos elegidos por votación popular, presentada al término de sus funciones”. Nota: Inciso agregado por el artículo 11 de la Ley No. 2004-42 “Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Esta-do”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004. Art. 72.- Declaratoria de la caducidad.- En todos los casos, la caducidad será declarada de oficio o a petición de parte, por el Contralor General o por los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo, según se hubiere pre-sentado el reclamo como acción o como excepción. Art. 73.- Prescripción del cobro de obligaciones y del ejercicio de las acciones.- Las obligaciones nacidas de responsabilidades civiles culposas de que trata esta ley, prescribirán en diez años contados desde la fecha en que la determinación confirmatoria de la responsabilidad civil culposa se hubiere ejecutoriado y será declarada por el Contralor General, de oficio o a petición de parte, o por los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo; por vía de impugnación o por vía de excepción al procedimiento de ejecución coactiva. Las obligaciones civiles originadas como consecuencia de la comisión de delitos de peculado, cohecho, concusión y enriquecimiento ilícito, establecidos en sentencia judicial ejecutoriada, serán imprescriptibles. Mientras se sustancia la impugnación de la predeterminación civil culposa o se sustancia y falla sobre el recurso de revisión, según el caso, se interrumpe el plazo de prescripción establecido en el primer inciso de este artículo. Art. 74.- Interrupción de la prescripción.- La prescripción del cobro de obligaciones se interrumpe por el reconocimiento expreso o tácito de la obligación por parte del deudor o por la citación legal del auto de pago. La citación con el auto de pago no interrumpirá la prescripción, cuando la ejecución coactiva hubiere dejado de continuarse por más de cinco años, salvo que la suspensión hubiere sido ordenada por decisión judicial. Art. 75.- Responsabilidad por caducidad, prescripción y silencio administrativo.- Los funcionarios o servidores de la Contraloría General del Estado, o de las instituciones ejecutoras de obligaciones originadas en resoluciones de la Contraloría General del Estado, por cuya acción u omisión se produjeren la caducidad, la prescripción o el silencio administrativo, incurrirán en responsabilidad administrativa culposa, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar.

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TITULO III DEBERES Y ATRIBUCIONES GENERALES Art. 76.- Obligación de remitir información.- Las instituciones del Estado y sus servidores, así como los personeros y representantes de las personas jurídicas de derecho privado sometidas al control de la Contraloría General del Estado, en los términos previstos en la presente Ley, están obligadas a proporcionar a ésta, exclusivamente para fines del examen de auditoría, información sobre las operaciones o transacciones cuando les sean re-queridas por escrito. Art. 77.- Máximas autoridades, titulares y responsables.- Los Ministros de Estado y las máximas autoridades de las instituciones del Estado, son responsables de los actos, contratos o resoluciones emanados de su autoridad. Además se establecen las siguientes atribuciones y obligaciones específicas: 1. Titular de la entidad: a) Dirigir y asegurar la implantación, funcionamiento y actualización del sistema de control interno y de los sistemas de administración financiera, planificación, organización, información, de recursos humanos, materiales, tecnológicos, ambienta-les y más sistemas administrativos; b) Disponer que los responsables de las respectivas unidades administrativas establezcan indicadores de gestión, medidas de desempeño u otros factores para evaluar el cumplimiento de fines y objetivos, la eficiencia de la gestión institucional y el rendimiento individual de los servidores; c) Colaborar y disponer la cooperación del personal a su cargo con los auditores gubernamentales y aplicar las medidas correctivas establecidas en las recomendaciones de auditoría; d) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y reglamentarias, las regulaciones y demás disposiciones expedidas por la Contraloría General del Estado; e) Dictar los correspondientes reglamentos y demás normas secundarias necesarias para el eficiente, efectivo y económico funciona-miento de sus instituciones; f) Informar periódicamente a la comunidad sobre los resultados obtenidos de la gestión institucional, comparándolos cuantitativa y cualitativamente con los indicadores, criterios y medidas a que se refiere el literal b) de este numeral; g) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo proceda de la misma manera; y, h) Cumplir y hacer cumplir la Constitución Política de la República y las leyes. 3. Autoridades de las unidades administrativas y servidores a) Contribuir a la obtención de los fines institucionales y administrar en el área que les competa, los sistemas a que se refiere el literal a) del numeral anterior;

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b) Establecer y utilizar los indicadores de gestión, medidas de desempeño u otros factores para evaluar la gestión de la pertinente unidad y el rendimiento individual de los servidores y mantener actualizada la información; y, c) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo proceda de la misma manera. 3. Autoridades de la Unidad Financiera y servidores: a) Organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades de administración financiera de la entidad, organismo o empresa del sector público; b) Vigilar la incorporación de los procesos específicos de control in-terno, dentro del sistema financiero; c) Asegurar el funcionamiento del control interno financiero; d) Adoptar medidas para el funciona-miento del sistema de administración financiera; e) Entregar oportunamente el proyecto de presupuesto de la entidad, organismo o empresa del sector público al órgano que debe aprobarlo, cuando dicha función le esté atribuida, y colaborar en su perfeccionamiento; f) Entregar con oportunidad la información financiera requerida, a los distintos grados gerenciales internos y a los organismos que lo re-quieran; g) Asesorar a la máxima autoridad o titular para la adopción de decisiones en materia de administración financiera; h) Asegurar la liquidación y pago oportuno de toda obligación de la entidad, organismo o empresa del sector público; i) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo pro-ceda de la misma manera; y, j) Cumplir las demás obligaciones señaladas en la ley y en otras normas reglamentarias. 4. Autoridades de la Unidad de Auditoría Interna de Gestión y servidores: a) Programar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la unidad a su cargo; b) Supervisar la calidad de los exámenes efectuados; c) Actuar con profesionalismo y verificar que el personal a su cargo proceda de la misma manera; d) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias, políticas, normas técnicas y las demás regulaciones de la auditoría gubernamental; y, e) Cumplir las demás obligaciones señaladas en la ley.

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Art. 78.- Descripción de deberes de funcionarios responsables de las unidades administrativas.- Las regulaciones que debe emitir la Contraloría General del Estado, contendrán la descripción de deberes referentes al titular de la entidad, de las unidades administrativa, financiera, de Auditoría Interna y de los servidores de las instituciones del Estado, con relación al correcto manejo de los recursos públicos. Art. 79.- Personal de auditoría y de determinación de responsabilidades.- Los servidores públicos que intervinieren en los procesos de auditoría gubernamental, predeterminación o glosa y de determinación de responsabilidades civiles culposas o de indicios de responsabilidad penal, tendrán los siguientes deberes y atribuciones: 1. Desempeñar sus funciones con independencia, profesionalismo y objetividad, de acuerdo con el ordenamiento jurídico, especialmente con las disposiciones de esta Ley, las normas de auditoría, el respectivo Código de Ética profesional, las regulaciones y más disposiciones dictadas por la Contraloría General del Estado; 2. Aplicar en la predeterminación y en la determinación de las responsabilidades administrativas y civiles culposas y en la de los indicios de responsabilidad penal, las garantías constitucionales; 3. Guardar reserva de los hechos que conocieren en el cumplimiento de sus funciones y, cuando se trate de información sujeta a sigilo o reserva, utilizarla sólo para los efectos previstos en la ley; y, 4. Según el caso, informar inmediatamente, por escrito, a su superior jerárquico, sobre la comisión de cualquier falta grave o hecho delictivo que verificaren con ocasión del cumplimiento de sus labores. Art. 80.-Obligación de informar de otras instituciones de control.- Los organismos de control previstos en la Constitución Política de la República, dentro del ámbito de sus competencias, de conformidad con las leyes correspondientes, a través de sus máximas autoridades, informarán a la Contraloría General del Estado, los actos derivados de los informes de inspección, supervisión y control, para precautelar los intereses del Estado y sus instituciones. Art. 81.- Obligación de informar de las instituciones del Sistema Financie-ro.- Las instituciones del sistema financiero públicas y privadas, por intermedio del órgano de control competente, proporcionarán a la Contraloría General del Estado, sin restricción alguna, in-formación sobre las operaciones o transacciones determinadas por ésta con motivo de la práctica de la auditoría. Los depositarios oficiales o las instituciones financieras que en virtud de con-trato asumieren obligaciones de recaudación o pago de las instituciones del Estado, a requerimiento de los auditores gubernamentales presentarán directa-mente información relativa a los saldos de cuentas, operaciones de crédito, valores pendientes de pago y otros ser-vicios bancarios. En caso de que los responsables de las instituciones financieras negaren la información a la que se refiere el inciso segundo de este artículo, serán sujetos de sanción por parte de la Superintendencia de Bancos y Seguros, atendiendo la petición del Contralor General del Estado. La Superintendencia de Bancos y Seguros, en el término de quince días de recibida la petición, informará sobre la sanción impuesta.

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Art. 82.-Obligación de conservar registros.- Las personas jurídicas de derecho privado, que hayan recibido asignaciones de recursos públicos para financiar sus presupuestos, deberán conservar por cinco años, la contabilidad, registros y respaldos suficientes, para sustentar la correcta utilización de los mismos.

TITULO IV

DISPOSICIONES GENERALES, DEROGATORIAS, REFORMAS Y TRANSITORIAS

CAPITULO 1

DISPOSICIONES GENERALES

Art. 83.- Desconcentración.- El Contralor General dictará los acuerdos y regulaciones que sean necesarios para que las direcciones regionales y las delegaciones provinciales de la Contraloría General del Estado, apliquen procesos de desconcentración funcional, territorial y de delegación de autoridad, en áreas de su competencia.

Art. 84.- Intereses.- Los valores contenidos en los documentos u originados en los actos que a continuación se señalan, devengarán intereses calculados a la tasa máxima de interés convencional que establezca la institución legalmente competente para hacerlo:

1. En resoluciones confirmatorias y ejecutoriadas expedidas por la Contraloría General del Estado, desde la fecha en que se ocasionó el perjuicio, hasta el momento de la recaudación;

2. En delitos, desde la fecha real o presunta en que se produjere la infracción, y como consecuencia de ella, el perjuicio económico al Estado, hasta el momento de la recaudación, con arreglo a las normas de esta Ley y lo previsto en el artículo 68 de la misma;

3. En faltante cubierto durante el curso del examen, desde la fecha real o presunta en que se produjere el mismo, hasta su recaudación; 4. En pago indebido, desde la fecha del desembolso hasta la recuperación del monto correspondiente; y, 5. En las multas, desde la fecha de notificación hasta la fecha de pago.

Art. 85.- Denegación tácita.- Las resoluciones de la Contraloría General del Estado, sobre impugnación de responsabilidades civiles culposas y sobre reconsideraciones de órdenes de reintegro, se someterán a los plazos previstos en esta Ley. Su falta de expedición causará el efecto de denegación tácita y el interesado podrá ejercitar las acciones previstas en la ley; sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan al respectivo servidor por incumplimiento de plazos, al tenor de lo previsto en el artículo 212 de la Constitución Política de la República. Las alegaciones que se formulen con ocasión del proceso de auditoría, se responderán, en lo que no haya sido subsanado, en el informe de auditoría, a la fecha de su emisión, en la parte pertinente al tema que trata dicho informe.

Art. 86.- Responsabilidad por ejercicio indebido de facultades de control.- Las autoridades, funcionarios y servido-res de la Contraloría General del Estado que, en ejercicio indebido de sus facultades de control y de determinación de

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responsabilidades, causen daños y perjuicios al interés público o a terceros, serán civil y penalmente responsables. Las acciones para perseguir el resarcimiento de daños causados por el ejercicio indebido de facultades de control, se sustanciarán ante los órganos jurisdiccionales competentes y prescribirán en los plazos establecidos de la ley.

Art. 87.- Uso exclusivo de denominaciones.- Excepto la Contraloría General del Estado, ninguna institución sometida a su control podrá crear o mantener unidades administrativas con la denominación de “Contraloría”, ni cargos con la denominación de “Contralor”. El uso de los vocablos “Auditoría Gubernamental” y “Auditor Gubernamental”, así como el ejercicio de esta actividad quedarán limitados a los exámenes efectuados por la Contraloría General del Estado y las unidades de auditoría interna. Art. 88.- Acceso irrestricto y declaraciones testimoniales.- En el proceso de obtención de pruebas sobre los hechos y materias sujetas a examen el Contralor General y los auditores gubernamentales, tendrán acceso irrestricto a registros, archivos y demás documentos que sustenten la información, y cuando la naturaleza de la auditoría lo requiera, a las operaciones en sí. En caso de que los servidores de las instituciones del Estado impidieren o no facilitaren la actividad de control de los recursos públicos la autoridad nominadora, a petición del Contralor General, procederá a destituir al responsable y si dicha autoridad no lo hiciere en el plazo de treinta días, desde la fecha de la solicitud, lo hará el Contralor General. En caso de incumplimiento, por parte de entidades de derecho privado cuyo capi-tal social está integrado con recursos públicos, el Contralor General solicitará a la autoridad competente la imposición de una multa de hasta cien salarios mínimos vitales; y, si dicha autoridad no lo hiciere en el plazo de treinta días, desde la fecha de la solicitud, lo hará el Contralor General. El Contralor General, los auditores gubernamentales de la Contraloría General del Estado y los representantes del Contralor General especialmente designados para ello, están facultados para requerir la comparecencia de testigos y exigir declaraciones juradas, en las actuaciones que estén dentro de las facultades de la Contraloría General del Estado; podrán también exigir la presentación de documentos, tanto a personas naturales como jurídicas, funcionarios, ex funcionarios y terceros para fines de las labores de control. En todos los casos, la información y documentación requerida, será proporcionada en un plazo no mayor a diez días, contado desde la fecha de recepción del requerimiento. La persona que rehusare comparecer como testigo o rendir declaración o exhibir documentos, cuando así lo exija un funcionario autorizado conforme a esta Ley, será compelida por apremio personal. La persona que incurra en falso testimonio, en declaraciones rendidas ante un funcionario autorizado para recibirlas conforme a esta Ley, quedará sujeta a las acciones y penas que establece la ley. En lo demás se estará a lo dispuesto en el artículo 24 de la Constitución Política de la República, respecto del debido proceso. Art. 89.- Personal ejecutor.- De acuerdo a su naturaleza y alcance, la auditoría gubernamental se ejecutará con equipos multidisciplinarios integrados por profesionales de reconocida idoneidad individual y competencia. Los informes de auditoría gubernamental y de exámenes especiales que no impliquen la emisión de

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un dictamen profesional, serán suscritos por quien ejerciere la jefatura o dirección de la pertinente unidad de auditoría externa en la Contraloría General del Estado. La opinión profesional a los estados financieros será suscrita por un contador público autorizado integrante del equipo de auditoría de la Contraloría General del Estado.

Art. 90.- Notificación inicial, comunicación de resultados.- La auditoría gubernamental se realizará de acuerdo con el plan de trabajo anual de la Contraloría General del Estado, previamente a su iniciación se notificará a las autoridades, funcionarios, servidores, ex servidores y demás personas vinculadas con el examen. Si durante la realización de la auditoría gubernamental apareciere personas vinculadas con el examen que no hubieren sido notificadas desde el principio en razón de que no era previsible su participación o responsabilidad, éstas deberán ser notificadas de manera in-mediata, debiéndoseles brindar todas las facilidades y términos excepcionales para que ejerciten en debida forma el derecho de defensa, sin que la falta de notificación inicial provoque la nulidad o impugnación, por este hecho, de los resultados de auditoría. De ser necesario, los plazos para resolver se prorrogarán, previa la decisión motivada del Contralor General del Estado, por el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de las garantías del debido proceso. En el curso del examen los auditores gubernamentales mantendrán comunicación con los servidores de la entidad, organismo o empresa del sector público auditada y demás personas relacionadas con las actividades examinadas.

Al finalizar los trabajos de auditoría de campo, se dejará constancia de que fue cumplida la comunicación de resultados y la conferencia final en los términos pre-vistos por la ley y las normas profesionales sobre la materia.

Art. 91.- Discrepancias.- Las opiniones divergentes entre los auditores gubernamentales y los servidores o ex servidores de la institución del Estado auditada, o de terceros relacionados, serán resueltas, en lo posible, dentro del curso del examen y de subsistir, constarán en el informe.

Art. 92.- Recomendaciones de auditoría.- Las recomendaciones de auditoría, una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio; serán objeto de seguimiento y su inobservancia será sancionada por la Contraloría General del Estado.

Art. 93.- Derecho a la defensa.- Las personas naturales o jurídicas que tengan determinación de responsabilidad civil culposa, ejercerán su derecho a la defensa debidamente patrocinados por un abogado en libre ejercicio profesional, que no tenga relación con la Contraloría General del Estado, conforme a lo dispuesto en la Ley de Federación de Abogados.

Los doctores en jurisprudencia y aboga-dos que presten sus servicios en la Contraloría General del Estado no podrán ejercer su profesión en los términos previstos en la Ley Orgánica de la Función Judicial.

CONCORDANCIA: Ley de Federación de Abogados del Ecuador.- (Parte Pertinente) “..... Art. 50.- Se requerirá la firma de un abogado inscrito en la matrícula de un Colegio de Abogados, en toda solicitud, pedimento, escrito, memorial o piezas similares en que se ventilan asuntos de derecho ante los organismos e instituciones y

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dependencias del Estado o de las instituciones de derecho privado con finalidad social o pública, con inclusión de la Contraloría General de la Nación, de la Procuraduría General de la Nación, la Superintendencia de Compañías y la Superintendencia de Bancos, así como las de-pendencias subordinadas a dichas Superintendencias; y en las solicitudes, memoriales o pedimentos encaminados a obtener concesiones o privilegios por parte de los referidos organismos, instituciones y dependencias”.

(Publicado en el Registro Oficial No. 507 de 7 de marzo de 1974). Art. 94.- Acción Popular.- Concédese acción popular para denunciar irregularidades en la administración pública así como en la Contraloría General del Estado. Art. 95.- Emisión de regulaciones.- La Contraloría General del Estado expedirá las regulaciones de carácter general, los reglamentos y las normas internas necesarias para el cumplimiento de sus funciones. Art. 96.- Cuando el Estado o sus instituciones hayan delegado la prestación de servicios públicos, en los términos descritos en el inciso final del artículo 4 de esta Ley, la intervención y control de la Contraloría General del Estado, no se extenderá a la persona delegataria, pero si a la gestión referida a esa delegación por parte de la institución del Estado delegante, sin perjuicio de la eventual responsabilidad que la Contraloría General del Estado pueda determinar, con-forme a lo establecido en esta ley. Art. 97.- Las personas jurídicas de de-recho privado referidas en el artículo 4 de esta Ley, se someterán a su propia normatividad en materia de contratación, no estarán sujetas a los procedimientos previstos en la codificación de la Ley de Contratación Pública, en la Ley de Consultoría y en las demás leyes y reglamentos que rigen la materia. Las personas jurídicas antes referidas deberán incluir obligatoriamente en la normatividad interna de contratación de procesos para la selección y adjudicación de ofertas, cuyo texto y cumplimiento será materia de auditoría de la Contraloría General del Estado. Nota.- Las Codificaciones de las leyes de Contratación Pública, publicada en el Registro Oficial No. 272 de 22 de febrero del 2001 y de Consultoría, publicada en el Registro Oficial No. 455 de 5 de noviembre del 2004, derogadas por los numerales 1 y 2 de las derogatorias de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, expedida por la Asamblea Constituyente, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 395 de 4 de agosto del 2008. Art. 98.- Sin perjuicio de las facultades que debe ejercer la Superintendencia de Bancos y Seguros, la Contraloría General del Estado por sí o mediante la utilización de una firma auditora de reconocido prestigio y debidamente calificada y autorizada para operar en el Ecuador, realizará un examen anual del manejo y de los estados financieros de los recursos de la reserva internacional de libre disponibilidad, debiendo verificarse la información que sustente su formulación, ejecución, liquidación y correspondencia contable, sustento legal y económico. La Contraloría General del Estado hará conocer al Presidente de la República y al Congreso Nacional sus resultados, el informe final y el informe anual sobre el manejo de la reserva de libre disponibilidad.

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CAPITULO 2 DEROGATORIAS Art. 99.-Derogatorias.- Deróganse expresamente las siguientes disposiciones y cuerpos legales: 1) Las contenidas en los Títulos VI, VII, VIII, IX, X, XI y XII, de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control – LOAFYC, expedida con Decreto Supremo No. 1429, publicada en el Registro Oficial No. 337 de 16 de mayo de 1977; 2) El artículo 15 de la Ley del Ser-vicio Cooperativo de Instituciones Agropecuarias, publicada en el Registro Oficial 398 de 5 de marzo de 1963; 3) El Decreto Supremo 2559, que estableció fondos de carácter reservado para la represión del con-trabando, publicado en el Registro Oficial 398 de 18 de diciembre de 1964; y, 4) El Decreto Supremo No.254, publicado en el Registro Oficial No. 62 de 8 de abril de 1976, que establece normas para la administración interna de los documentos y archivos de la Contraloría General del Estado. CAPITULO 3 REFORMAS Art. 100.- Reformas.- 1).- Refórmase el artículo 114 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control expedida con Decreto Supremo No. 1429, publicada en el Registro Oficial 337 de 16 de mayo de 1977, según el siguiente tenor: Al final del artículo 114 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, agréguese lo siguiente: “..., excepto en las compras de inmuebles en el extranjero que se regirán por lo establecido en el reglamento respectivo y que requerirán exclusivamente del informe previo y favorable del Ministerio de Economía y Finanzas y del Procurador General del Estado. 2).- Refórmanse las siguientes disposiciones legales, que contienen la obligación de rendir o de remitir cuentas a la Contraloría General del Estado, así como la competencia de dicho organismo para finiquitarlas, en el sentido de que dicha entidad ejercerá el control ex-terno mediante auditoría: a) El artículo 4 de la Ley por la que se expidieron disposiciones referentes al funcionamiento administrativo y mantenimiento del Palacio de Justicia con-tenida en el Decreto Supremo 927, publicado en el Registro Oficial 243 de 8 de mayo de 1964; b) El artículo 6 del Decreto Supremo 709, publicado en el Registro Oficial 85 de 22 de octubre de 1963, por el que se expidió disposiciones relativas al trámite y al despacho de las asignaciones para el Servicio Exterior de la República; y,

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c) Las demás contenidas en otros instrumentos jurídicos que con-tengan la obligación de rendición de cuentas, en la forma establecida en este artículo. 3).- En el artículo 8 del Decreto Supremo 409, publicado en el Registro Oficial 50 de 9 de septiembre de 1963, por el que se reorganizó la Empresa de Ferrocarriles del Estado, suprímase la frase: “incluyéndose en esta exención la tasa del cuatro por mil para la Contraloría General de la Nación, determinada en la Ley General de Pre-supuestos del Estado.” 4).- En el numeral 40 del artículo 72 de la Ley de Régimen Municipal, publicada en el Suplemento del Registro Oficial 331 de 15 de octubre de 1971, suprímase la frase: “Mensualmente informará al Contralor General del Estado las bajas ordenadas”. 5).- En el artículo 12 de la Ley para la Preservación de Zonas de Reserva y Parques Nacionales, expedida por medio del Decreto Supremo 1306, publicado en el Registro Oficial 301 de 2 de septiembre de 1971, sustitúyase la frase: “según las normas de la Ley Orgánica de Hacienda y más leyes y reglamentos vigentes. La Contraloría General de la Nación fiscalizará y juzgará las respectivas cuentas”, por: “de conformidad con la ley”. 6).- En el inciso segundo del artículo 114 de la Ley Orgánica del Banco de Fomento, expedida por Decreto Supremo 327, publicado en el Registro Oficial 526 de 3 de abril de 1974, sustitúyase: “a la Contraloría General del Estado”, por: “al ente rector de la administración de los recursos humanos en el sector público”. 7).- En el artículo 10 de la Ley Nota-rial, expedida por Decreto Supremo 1404, publicado en el Registro Oficial 158 de 11 de noviembre de 1966, sustituir: “la Contraloría General del Estado”, por: “el ente rector de la administración de los recursos humanos en el sector público”. 8).- En el artículo 577 de la Ley de Régimen Municipal publicada en el Suplemento del Registro Oficial 331 de 15 de octubre de 1971, suprímase la frase: “la correspondiente glosa de”, y a continuación de la palabra: “Estado”, agréguese: “la que tramitará la responsabilidad que corresponda.”. 9).- En el literal p) del artículo 29 de la Ley de Régimen Provincial, publicada en el Registro Oficial No. 288 de 20 de marzo de 2001, suprimir la frase: “Mensualmente informará al Contralor General del Estado sobre las bajas ordenadas.” 10).- En el artículo 5 de la Ley 47, publicada en el Registro Oficial 281 de 22 de septiembre de 1989, sustitúyase la expresión: “verificará anualmente”, por: “controlará.” 11).- En los artículos 87 y 94 de la Ley de Pensiones de las Fuerzas Arma-das, reformada por el Decreto Supremo 863, publicados en los Registros Oficiales 356 de 6 de noviembre de 1961 y 26 de julio de 1973, respectivamente, suprímase la frase: “y el registrado de la Contraloría General de la Nación.”. 12).- En el artículo 5 del Decreto Ley de Emergencia No. 7, publicado en el Registro Oficial 377 de 8 de febrero de 1963, por el que se emitió la Ley de alfabetización

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obligatoria de adultos, suprímase la frase: “y podrá solicitar al Contralor General de la Nación se abstenga de ex-pedir los acuerdos de transferencia de fondos para aquellas entidades que se encontraren en mora”. 13).- En el inciso segundo del artículo agregado por el artículo 3 del Decreto Supremo 933, publicado en el Registro Oficial 113 de 6 de septiembre de 1966, a continuación del artículo 83 de la Ley Orgánica del Servicio Exterior, expedida por Decreto Supremo 2268 publicado en el Registro Oficial 353 de 15 de octubre de 1964, sustitúyase: “La Contraloría General de la Nación”, por: “El ente rector de la administración de los recursos humanos en el sector público”. 14).- En el artículo 160 de la Ley OrgáGnica del Servicio Exterior, expedida por medio del Decreto Supremo 2268, publicado en el Registro Oficial 353 de 15 de octubre de 1964, sustitúyase: “a la Contraloría General de la Nación”, por: “al en-te rector de la administración de los recursos humanos en el sector público”. 15).- En el inciso segundo del artículo 197 de la Ley Orgánica del Servi-cio Exterior, expedida por Decreto Supremo 2268, publicado en el Registro Oficial 353 de 15 de oc-tubre de 1964, sustitúyase: “La Contraloría General de la Nación”, por: “El ente rector de la adminis-tración de los recursos humanos en el sector público”. 16).- En el artículo 3 del Decreto Su-premo 2965, que norma el otorga-miento de pasaportes por parte de las Gobernaciones provinciales, publicado en el Registro Oficial 710 de 14 de noviembre de 1978, suprímase la frase: “En el manejo y control de la cuenta especial a la que se refiere el artículo anterior, deberán cumplirse los requisitos establecidos para las cuentas especiales de carácter reservado y los instructivos dictados al efecto por la Contraloría General de la Nación, o los que posteriormente dictare.” 17).- En el inciso segundo del artículo 24 del Decreto Supremo 1373, de creación de la Autoridad Portuaria de Manta, publicado en el Registro Oficial 149 de 27 de octubre de 1966, suprímase la frase: “de solicitud previa a la Contraloría General de la Nación, y”. 18).- Sustitúyase el texto del artículo 27 del Decreto Supremo 1373, de creación de la Autoridad Portuaria de Manta, publicado en el Registro Oficial 149 de 27 de octubre de 1966, por el siguiente: “La determinación de los cargos cauciona-dos se efectuará de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.” 19).- En el inciso segundo del artículo 3 de la Ley 90 de Seguridad Social de la Policía Nacional, publicada en el Registro Oficial 707 de 1 de junio de 1995, suprímase la frase: “No estará sujeto a la intervención de la Contraloría General del Estado”. 20).- En los literales c) y d) del artículo 10 de la Ley 71-CL, de Federación de Veterinarios del Ecuador, publicada en el Registro Oficial 43 de 31 de octubre de 1968, sustitúyanse los términos: “La Contraloría General del Estado”, por: “El pertinente ente encargado de la administración de los recursos humanos en el sector público”.

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21).- En el numeral 6 del artículo 2 de la Codificación de la Ley de De-fensa contra Incendios, publicada en el Registro Oficial 815 de 19 de abril de 1979 – reformado por el artículo 2 de la Ley 160, publicada en el Registro Oficial 984 de 22 julio de 1992-, sustitúyanse las palabras: “fiscalización de” por: “práctica de auditorías a”. 22).- En el artículo 4 del Decreto Supremo 1827, de creación del Programa de Boticas Populares del Ministerio de Salud, publica-do en el Registro Oficial 374 de 20 de diciembre de 1971, sustitúyanse los términos: “la Contraloría General de la Nación”, por: “el órgano pertinente encargado de la administración de los recursos humanos en el sector público”. 23).- En el artículo 5 del Decreto Supremo 1827 por el que se estableció el Programa de Boticas Populares del Ministerio de Salud, publicado en el Registro Oficial 374 de 20 de diciembre de 1971, sustitúyase la frase: “glosará de inmediato cualquier pago efectuado”, por: “determinará la responsabilidad que corresponda”. 24).- En el artículo 8-A del Decreto Supremo 1236, que estableció el estímulo económico de eficiencia administrativa en el Ministerio de Finanzas, publicado en el Registro Oficial 147 de 25 de octubre de 1966 – dado por Acuerdo Ministerial 256, publicado en el Registro Oficial 379 de 26 de febrero de 1970 – sustitúyase “La Contraloría General de la Nación” por: “el órgano pertinente encargado de la administración de los recursos humanos en el sector público”. 25).- En el artículo 17 de los Estatutos de la Empresa Pesquera Nacional, expedida por medio del Decreto Supremo 779, publicado en el Registro Oficial 345 de 10 de julio de 1973, sustitúyase la palabra: “aprobadas”, por: “registradas”. 26).- En el artículo primero de la Codificación de los Estatutos del IESS, publicada en el Suplemento al Registro Oficial 431 de 7 de mayo de 1990, elimínase la frase: “no está sujeto a la intervención de la Contraloría General del Estado”. CAPITULO 4 DISPOSICIONES TRANSITORIAS PRIMERA.- Glosas, resoluciones y recursos de revisión en trámite.- Las glosas, resoluciones y recursos de revisión que se encontraren en trámite a la fecha de vigencia de esta Ley, continuarán sustanciándose de acuerdo con las disposiciones de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. SEGUNDA.- Vigencia de reglamentos y normas.- Los Reglamentos y normas internos o de carácter general, expedidos por el Contralor General, continuarán vigentes en todo cuanto no se opongan a las disposiciones de esta Ley, hasta que sean sustituidos por otros, conforme lo previsto en el artículo 95. TERCERA.- Movimiento presupuestario.- La Contraloría General del Esta-do, para la aplicación de las normas previstas en esta Ley, realizará la transformación y fortalecimiento institucional, para lo cual, podrá efectuar los movimientos presupuestarios internos necesarios.

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CUARTA.- Auditorías Internas.- Mediante la correspondiente reglamentación que dictará el Contralor General, se garantiza el sistema de mérito y la carrera administrativa del personal auditor de las auditorías internas de las instituciones del Estado, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 124 de la Constitución Política de la República. Las designaciones que el Contralor General deba hacer, según el artículo 14 de esta Ley, se realizará para las vacantes existentes o que se produzcan a partir de la vigencia de esta Ley. Respecto de los gobiernos seccionales autónomos se respetará lo ordenado en el primer inciso del artículo 14 de esta Ley. QUINTA.- Compra de Inmuebles en el exterior.- Los procesos de adquisición de bienes inmuebles en el extranjero que actualmente se encuentren en trámite de legalización, se sujetarán a las disposiciones reformatorias previstas en el numeral 1 del artículo 100 de la presente Ley. SEXTA.- Las personas señaladas en el segundo inciso del numeral 9 del artículo 31 deberán presentar su declaración patrimonial juramentada en el plazo de treinta días contado a partir de la vigencia de esta ley. CAPITULO 5 DISPOSICIONES FINALES PRIMERA.- El Presidente de la República, en el plazo máximo de no-venta días dictará, en uso de su facultad constitucional, el reglamento para la aplicación de la presente Ley, sin per-juicio de la facultad regulatoria que la Constitución Política de la República otorga a la Contraloría General del Estado. SEGUNDA.- Las disposiciones de la presente Ley, por su carácter de orgánicas, prevalecerán sobre las demás que se le opongan, y entrarán en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial. Dada, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, en la sala de sesiones del Pleno del Congreso Nacional del Ecuador, a los veinte y nueve días del mes de mayo del año dos mil dos. f) H. José Cordero Acosta, Presidente f) Andrés Aguilar Moscoso, Secreta-rio General Promulgada en el Suplemento del Registro Oficial No. 595 del 12 de junio del 2002. DISPOSICIÓN GENERAL DE LA LEY No. 2006-44, ORGÁNICA RE-FORMATORIA DE LA LEY ORGÁ-NICA DE LA CONTRALORÍA GE-NERAL DEL ESTADO, PUBLICADA EN EL REGISTRO OFICIAL No. 267 DE 10 DE MAYO DEL 2006. “… De conformidad con las normas establecidas en la Constitución Política de la República, se garantiza la independencia de la Contraloría General del Estado, en el aspecto administrativo y en consecuencia, no dependerá de ninguna de las entidades que controla y fiscaliza”.

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FUENTES DE LA LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO 1. Constitución Política de la República del Ecuador, publicada en el Registro Oficial

No. 1 de 11 de agosto de 1998. 2. Ley No. 2002-73 “Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el

Suplemento del Registro Oficial No. 595 del 12 de junio del 2002. 3. Ley No. 2004-42, “Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 404 de 23 de agosto del 2004.

4. Ley No. 2006-44, “Orgánica Reformatoria de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado”, publicada en el Registro Oficial No. 267 de 10 de mayo del 2006.

5. Ley S/N “Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública”, expedida por la Asamblea Constituyente, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 395 de 4 de agosto del 2008.

6. Ley S/N “Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 1 de 11 de agosto del 2009.

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REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO (LOCGE)

CAPITULO I

CONCEPTOS Y NORMAS GENERALES BASICOS

Art. 1.- El Control.- La Contraloría General del Estado, acorde con las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias realizará el control, mediante las técnicas y las modalidades de la auditoria, con el fin de examinar, verificar y evaluar las gestiones administrativa, financiera, operativa y, cuando corresponda, la gestión medio ambiental de las instituciones y organismos sujetos a su control, comparando el modelo o referente jurídico o técnico, establecido por imperio de las normas jurídicas, los conocimientos científicos y las normas técnicas pertinentes, con la realidad o hecho originado en la acción de las personas, con el objeto de presentar comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre la legalidad, efectividad, economía y eficiencia de las operaciones y programas evaluados. Art. 2.- Recursos Públicos.- Los recursos privados que, por disposición del inciso segundo del artículo 3 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se reputan recursos públicos, tendrán esta calidad exclusivamente para los fines previstos en dicha ley; consecuentemente, tal consideración no tendrá efectos fuera del ámbito regulado por ella. Art. 3.- Personas jurídicas de derecho privado con fines sociales o públicos.- Conforme lo dispuesto en el inciso primero del artículo 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, están sometidas al control de la Contraloría General las personas jurídicas de derecho privado con fines sociales o públicos, cuyo capital social, patrimonio fondo o participación tributaria esté integrado en el 50 por ciento o más con recursos públicos, en las que no están incluidas las sociedades mercantiles regidas por la Ley de Compañías. Art. 4.- Personas jurídicas de derecho privado sin fines sociales o públicos.- Las demás personas jurídicas de derecho privado contempladas en el inciso segundo del artículo 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, esto es aquellas que no tienen finalidad social o pública sino de lucro o utilidad, aún cuando presten servicios públicos en cualquiera de las formas previstas en la Constitución Política, cuyo capital social, patrimonio o fondo esté integrado con recursos públicos o que tuvieren una participación tributaria, cualquiera fuere el porcentaje de dichos recursos públicos o participación tributaria, estarán sometidas a la vigilancia y control de las superintendencias de Compañías, de Bancos y Seguros o del respectivo órgano de control, sin perjuicio de lo dispuesto en los Capítulos III y IV de este Reglamento. Art. 5.- Superposición de controles.- Para que no se dupliquen y superpongan los controles, sobre una misma materia y en una misma entidad y sin perjuicio de que la Contraloría General, cuando corresponda, realice la verificación de la eficiencia de esos controles y el control de calidad de los mismos, se aplicarán metodologías adecuadas de planificación del control y de coordinación interinstitucional.

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Art. 6.- Clasificación de las entidades privadas que manejan recursos públicos.- Para los fines del ejercicio del control y auditoría por parte de la Contraloría General, y sin que implique modificación en la naturaleza jurídica de las entidades de derecho privado, éstas se clasificarán en los siguientes grupos: 1. Entidades financieras y bancarias, cuyo capital social, patrimonio, fondo o participación tributaria esté integrado con el 50 o más por ciento de recursos públicos. 2. Sociedades civiles y fundaciones, con el 50 o más por ciento de recursos públicos. 3. Compañías o sociedades mercantiles sujetas al derecho privado como son las sociedades anónimas, de economía mixta u otra especie de compañías, con el 50 o más por ciento de recursos públicos. 4. Ente contable y jurídico, fondo o fideicomiso mercantil, con el 50 o más por ciento de recursos público; 5. Establecimientos educativos particulares, laborales, comisariatos, corporaciones y otras que reciban subvenciones económicas o subvenciones sociales utilizando recursos de carácter público; 6. Otras entidades privadas que manejan recursos públicos, en el 50 o más por ciento; y, 7. Otras entidades privadas que manejan recursos públicos, en el 49 o menos por ciento. La Contraloría General se regirá por el catastro de entidades públicas que sea expedido por la respectiva Secretaría del Estado. Art. 7.- Información de las entidades de derecho privado.- El Contralor General y los auditores debidamente acreditados para el efecto, dentro de las normas antes señaladas, tendrán derecho a solicitar por escrito la información y documentación requerida para efectuar su labor, exclusivamente para fines de auditoría, las cuales serán manejas con absoluto profesionalismo, sigilo y reserva propios de la auditoria y con la prevención de que el quebrantamiento de las normas de control y del Código de Ética por parte del personal y de los auditores de la Contraloría General, podrá dar lugar a la aplicación de sanciones administrativas, responsabilidades civiles y aún indicios de responsabilidad penal, según el caso, y en concordancia con lo previsto en los incisos 3, 5 y 6 del artículo 35 y en lo dispuesto en el artículo 94 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, que co ncuerdan con el último inciso del artículo 212 de la Constitución Política de la República. Art. 8.- Control sobre las entidades del Sistema de Seguridad Social. - Las entidades del sistema de seguridad social público serán controladas por la Contraloría General, con las diferentes modalidades de auditoría, respecto

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principalmente del control interno, la eficiencia de las prestaciones y la legalidad de los actos y contratos. La Superintendencia de Ba ncos y Seguros controlará al sistema público y privado de la seguridad social y principalmente las inversiones, los cálculos actuariales y la constitución, organización, funcionamiento y liquidación de las entidades depositarias del ahorro previsional. Las dos entidades de control podrán realizar convenios interinstitucionales de coordinación y cooperación. Art. 9.- Alcance de la auditoria para las entidades de derecho privado y la seguridad jurídica.- Para evitar el quebramiento del principio de actos firmes de control, y la presunción de legitimidad, honestidad e inocencia, el honor de las personas, y para no afectar a la seguridad jurídica del Estado, el alcance de las órdenes de trabajo y de la planificación de la auditoría no podrá afectar la validez de los informes anteriores de auditoría externa o interna privados. Art. 10.- Responsabilidades de los servidores de la Contraloría.- Los servidores de la Contraloría General, sin excepción, deberán proceder con absoluta ética y corrección, especialmente en el ejercicio del control y en la determinación de responsabilidades; se mantendrán actualizadas anualmente o cuando ordene el Contralor General, sus declaraciones patrimoniales de bienes; no actuarán cuando exista conflicto de intereses, ni solicitarán ventajas, nombramientos y otras decisiones semejantes por parte de la entidad controlada, no afectarán por negligencia, abuso de autoridad, insuficiencia de pruebas, afectos o desafectos, impericia en la profesión: a la oportunidad de las decisiones, la agilidad y eficiencia de los servicios públicos y de las obras públicas, al honor de las personas naturales y al prestigio de las personas jurídicas, al desarrollo del sector productivo privado y a la administración de la justicia. El Código de Ética de los servidores de la Contraloría, y el comportamiento personal e institucional de éstos, en razón de la defensa que deben hacer respecto de la moralidad en el manejo de los recursos públicos por medio del ejercicio del control, deberá ser celosamente cumplido y su quebrantamiento dará lugar a la determinación de responsabilidades administrativas, civiles culposas e indicios de responsabilidad penal, según el caso. No podrán permanecer en sus puestos ni se podrá designar ni contratar a personas cuya conducta ética conocida en forma pública y notoria, o evidenciada por la presentación de pruebas, demuestre que su permanencia o incorporación a la Contraloría General originaría presunciones de que la actividad oficial de ellas es incompatible con lo dispuesto en el inciso anterior de este artículo. Las exigencias de idoneidad personal y profesional para los servidores de la Contraloría, que constan en la Carta Política, en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en el Código de Ética de los servidores de la Contraloría General y en el presente reglamento serán severamente cumplidos particularmente en los casos de delegación y procuración previstos en la mencionada Ley.

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CAPITULO II OBJETO, AMBITO Y REGIMEN DE CONTROL PARA LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO Art. 11.- Objeto y ámbito.- El control mediante la auditoría se aplicará a todas las instituciones del Estado señaladas en el artículo 118 de la Constitución Política de la República; con inclusión de los bancos y de las entidades financieras públicas. Estas últimas serán controladas por la Contraloría General: directamente; por medio de empresas privadas de auditoría; en el sitio (in situ); a través del análisis de los estados financieros e informes gerenciales (extra situ); o en coordinación con la Superintendencia de Banco s y Seguros. Art. 12.- El control interno.- La respectiva entidad y organismo del sector público que controla la Contraloría serán responsables de instalar, mantener y perfeccionar el sistema de control interno. Se aplicarán los componentes del control interno que incluirán el ambiente de control, la evaluación de los riesgos de control, las actividades de control, el sistema de información y comunicación y las actividades de monitoreo y supervisión del control interno. Igualmente se aplicarán las normas técnicas de control interno específicas para la contabilidad, el presupuesto, la tesorería, la gestión de bienes, la deuda pública, el recurso humano, el procesamiento automático de datos, las inversiones en proyectos y programas y el mejoramiento continuo de la organización institucional. Art. 13.- Las pruebas de auditoría.- El desarrollo y el fortalecimiento del control interno servirán para que la Contraloría General, de acuerdo con las circunstancias, profundice las pruebas de auditoría. Art. 14.- Actividades para la evaluación. - La evaluación de la actividad administrativa se referirá al proceso administrativo que comprende principalmente a: planificación, organización, coordinación y control, a la macro y micro organización y a las modernas herramientas de gestión. La actividad financiera será evaluada en los procesos del ciclo presupuestario, tesorería, contabilidad, costos, ingresos, egresos y complementariamente respecto de las materias conexas de gestión de personal y gestión de bienes. El examen de la actividad operativa se referirá a lo que es la razón de ser y la finalidad misma de la entidad, el logro de sus objetivos y metas y los resultados alcanzados. El examen y evaluación de la gestión ambiental se aplicará a la eficiencia en el desempeño de las unidades ambientales, los impactos ambientales, las medidas de mitigación, seguridad y contingencia, autorizaciones y licencias ambientales, entre otros. En seguridad industrial se evaluará la capacitación del personal para enfrentar riesgos, la infraestructura física existente, así como el equipamiento contra incendios, emergencias, desastres y dotación de elementos

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de protección personal contra químicos, radiación, etc. Art. 15.- Indicadores de gestión. - Cada entidad del sector público deberá preparar sus indicadores de gestión de acuerdo a su misión y visión conforme las herramientas de planificación desarrolladas como parte del proceso administrativo. La elaboración de los indicadores de gestión se sustentará en la información que guarde relación con el cumplimiento de los objetivos y las metas. Los indicadores de desempeño permitirán medir el grado de cumplimiento de las funciones y responsabilidades de los servidores públicos, en niveles de eficiencia, efectividad, economía e impacto en la comunidad, de acuerdo con la misión y visión y los objetivos y estrategias institucionales. Art. 16.- Aplicación del control interno.- El manual de procesos y procedimientos que emitirán las entidades establecerá las funciones incompatibles, la distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago, los procedimientos y los procesos administrativos, financieros, operativos y ambientales, para reducir el grado de error y la posibilidad de fraude a niveles mínimos, el pago con cheques o por la red bancaria, el depósito intacto e inmediato de lo recaudado y el otorgamiento de recibos. Cada entidad emitirá, codificará y actualizará su reglamento orgánico funcional, que será publicado en el Registro Oficial. Art. 17.- Tiempos de control Control Previo: Constituye los mecanismos y procedimientos a aplicarse en cada una de las fases de un proceso, para determinar la legalidad, veracidad y conformidad con los presupuestos, planes operativos, y la documentación que respalde cada una de las actividades y la actuación de los servidores que participen en ellas. Para cumplir con el control previo no se crearán unidades específicas, esta actividad está implícita en las funciones y responsabilidades asignadas a cada proceso. El control continuo.- La Contraloría, para hacer más eficaz el control externo, y cuando las circunstancias lo ameriten, ejercerá el control continuo, que incluirá el control previo, concurrente y posterior, conforme lo previsto en el numeral 28 del artículo 31 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. El control continuo, por ningún concepto constituirá participación o autorización de actos administrativos, los cuales serán de responsabilidad de la institución o entidad sujeta a examen. Control posterior: Como elemento efectivo del sistema de control la Unidad de Auditoría interna realizará la evaluación de la gestión institucional en forma posterior a las actividades señaladas en el artículo 10 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

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El Auditor Interno no dictaminará estados financieros, pero podrá realizar evaluaciones al sistema financiero, proceso y registros de determinadas cuentas. El dictamen a los estados financieros es función exclusiva de la Contraloría General del Estado, directamente o por medio de compañías privadas de auditoría contratadas para ese fin. Art. 18.- Verificación Preliminar.- Es el proceso de recopilación de información y verificación de hechos o denuncias, realizadas por el auditor quien presentará un informe que contendrá su opinión respecto a sí amerita o no la ejecución de una acción de control. De considerarse que es pertinente la realización de una acción de control, incluirá el alcance, el personal requerido, el tiempo estimado de ejecución y la oportunidad de su inicio. El Contralor o el funcionario delegado, sobre la base del indicado informe dispondrá la práctica de la acción de control que considere pertinente, a través de la respectiva orden de trabajo. Art. 19.- Mantenimiento del Sistema Contable.- El Sistema Contable co mprenderá el proceso de las operaciones patrimoniales y presupuestarias expresadas en términos financieros desde su entrada original en los registros de contabilidad hasta el informe sobre ellas y su interpretación, sistema que comprende, además, los documentos, registros y archivos de las transacciones en atención a las disposiciones que rigen sobre la materia. Sus Objetivos: Posibilitar la entrega oportuna de la información financiera que permita adoptar decisiones; disponer de registros contables que faciliten el control de los recursos establecidos en el artículo 3 de la Ley; obtener la elaboración oportuna de los estados financieros que presenten los resultados de sus operaciones, su situación financiera y los flujos del efectivo; determinar oportunamente las desviaciones significativas en relación con la ejecución presupuestaria. Sus Requisitos son: Mantener conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, políticas y normas internacionales y nacionales de contabilidad; asignar el personal idóneo; establecer procedimientos adecuados de contabilidad; mantener documentos y registros suficientes que respalden las operaciones financieras; elaborar y presentar los estados financieros oportunos y otros documentos de información, de modo oportuno, útil, adecuado y confiable. Art. 20.- Notificación Inicial.- A base de la orden de trabajo emitida, el Director de cada unidad de control según el ámbito, comunicará el inicio del examen en forma expresa a la máxima autoridad de la entidad a examinar, o a quien haga sus veces, señalando el período, cuentas o áreas sujetas a examen, objetivos del examen o auditoría, el tipo de examen y la conformación del equipo de trabajo, con el propósito de solicitar la colaboración y determinar la oportunidad de iniciar la actividad de control ordenada. A los dignatarios, funcionarios, servidores y demás personas vinculadas con el

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examen se solicitará que fijen domicilio para futuras notificaciones y ejerzan su derecho a la defensa por sí o por un representante con autorización escrita y proporcionen los elementos de juicio que estimen pertinentes. Art. 21.- Formas de Notificación del inicio del examen. - a. Mediante oficio suscrito por el Jefe de Equipo se notificará el inicio del examen

a los servidores que se encuentran en funciones, de cuya recepción se dejará constancia, mediante la firma del destinatario.

b. A los ex dignatarios, ex funcionarios, ex servidores y demás personas vinculadas

con el examen, cuando se conozca su domicilio, serán notificados en los términos señalados en el literal anterior. Cuando no se conozca su domicilio, o no sea localizado en el domicilio declarado, o se negaren a recibir la notificación o se trate de herederos, del funcionario o servidor fallecido, la notificación se hará mediante una publicación en el periódico de la capital de la provincia en donde hayan ejercido el cargo, de no haber periódico en dicha ciudad, se lo hará en el de la ciudad más cercana o en uno de los periódicos de la Capital de la República.

c. Las notificaciones por la prensa podrán hacerse individual o colectivamente; y contendrán los nombres y apellidos, el número de cédula de ciudadanía y el cargo o relación mantenida con la entidad sujeta a examen.

d. En el caso de notificación por correo certificado, se presumirá legalmente

que el interesado ha recibido la notificación en el término de 15 días contados desde la fecha de la guía o comprobante del correo certificado. En el supuesto de notificación por medios electrónicos se estará a lo que dispongan las normas legales sobre la materia.

Art. 22.- Comunicación de Resultados.- En el transcurso de una auditoría o examen especial, los auditores gubernamentales mantendrán constante comunicación con los servidores, ex servidores y demás personas vinculadas con la acción de control, dándoles oportunidad de presentar pruebas documentadas, así como información escrita relacionada con los asuntos sometidos a examen. Los resultados provisionales de cada parte del examen se darán a conocer tan pronto como se concreten, con la siguiente finalidad: a. Ofrecer la oportunidad para que se presenten justificativos debidamente

fundament ados. b. Hacer posible que los auditores gubernamentales dispongan durante el

desarrollo del trabajo del campo, de toda la documentación y evidencia relacionadas con el examen.

c. Posibilitar que se presente información o evidencia adicional, en los términos y

plazos establecidos en este reglamento. d. Facilitar la implantación de las recomendaciones que, de conformidad con el artículo 92 de la Ley, deber ser aplicadas de manera inmediata y con carácter obligatorio por parte del titular y funcionarios responsables.

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Art. 23.- Convocatoria a la Conferencia Final.- Mediante notificación escrita, entregada en el domicilio, en el lugar de trabajo o por la prensa, se convocará a la conferencia final a los vinculados con el examen, con 48 horas de anticipación a la realización de la misma, indicando el lugar, fecha, día y hora en que se efectuará. La persona notificada o quien reciba la notificación, firmará la constancia, determinando la fecha, hora, parentesco o relación. De la negativa a suscribir la convocatoria y de cualquier novedad, la persona encargada de la notificación sentará la correspondiente razón, advirtiendo que se la podrá hacer por la prensa; igual procedimiento se aplicará cuando se desconozca el domicilio o se deba convocar a herederos. Art. 24.- Conferencia Final.- Los resultados obtenidos hasta la conclusión del trabajo en el campo, de toda actividad de control, constarán en el respectivo borrador de informe que será analizado en la conferencia final, por los auditores gubernamentales actuantes, los representantes de la entidad objeto del examen y todas las personas vinculadas con el mismo. De acuerdo con las circunstancias, se podrá realizar una o varias conferencias finales, con una, o con un grupo de personas, para que conozcan los resultados vinculados con los períodos de actuación, en el lugar de la entidad o en las oficinas de la Contraloría General. Con el propósito de comunicar a todas las personas vinculadas con los hechos comentados y lograr la finalidad que trata el artículo 22 de este reglamento. Cualquier información explicativa o documentos justificativos que los asistentes o vinculados con el examen, deseen presentar, lo realizarán durante los 5 días laborables posteriores a la conferencia final y mediante comunicación dirigida al máximo directivo de la unidad de control responsable del trámite del informe definitivo. El Contralor General o el funcionario delegado, frente a la comunicación escrita del interesado, podrán autorizar la entrega del borrador del informe de auditoría o del examen especial. Art. 25.- Participantes en la Conferencia Final.- Serán convocados y participarán en la conferencia final, las siguientes personas: a. La máxima autoridad de la entidad examinada o su delegado; b. Los servidores y ex servidores de la entidad examinada y quienes por sus funciones o actividades estén vinculados con la materia objeto del examen; c. El máximo directivo de la Unidad de Auditoría responsable del examen, o el funcionario que él designe; d. El supervisor asignado; e. El Jefe de Equipo de Auditoría actuante;

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f. El auditor interno que ejerza la jefatura de la unidad y que fuere convocado expresamente para el efecto;

g. El abogado o personal técnico de apoyo que colaboró en el trabajo; y,

h. Otros funcionarios de la Contraloría autorizados por el Contralor o el

funcionario delegado. Art. 26.- Dirección de la Conferencia Final.- La conferencia final estará presidida o dirigida por el Director de la unidad, por el Jefe de equipo designado o por el funcionario delegado por el Contralor General. Art. 41.- Bas e para el control.- La Contraloría General realizará el control de acuerdo con las disposiciones que anteceden, dentro de los límites establecidos y, además, cumplirá con las siguientes reglas: a. No serán aplicables las normas propias de las entidades del sector público

sino la legislación, normas, principios y políticas propias del sector privado y las emitidas por los organismos públicos, y profesionales privados, responsables y competentes para regular estas materias en el país;

b. Se respetarán las normas técnicas, los conocimientos científicos y demás

materias propias de la operación y actividades de la sociedad mercantil, así como también las decisiones sobre la planificación global, estratégica, de negocios, y administrativo – financiera de las mismas;

c. Se observarán y respetarán las normas, los procedimientos, las técnicas, la

orientación, misión, visión, inherentes a la naturaleza empresarial y a las características propias del sector privado en general y del productivo en particular; y,

d. Se asesorará y se formularán recomendaciones prácticas y realizables,

tendientes a incrementar la productividad, optimizar el uso de los recursos y la eficiencia en su administración, coadyuvar a la consecución de objetivos y metas, conseguir mejores resultados de gestión y mejorar el funcionamiento y operatividad de las entidades de derecho privado sometidas a su control.

Art. 42.- Universo auditable.- Las labores de control se efectuarán luego de determinar el universo auditable determinado de conformidad con Normas Internacionales de Auditoría (NIA), Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA), y Normas de Auditoría de General Aceptación (NAGA). La Contraloría General respecto de las auditorías financieras, respetará lo dispuesto en la Ley de Compañías y particularmente en los requisitos mínimos que deben cumplir los informes de auditoría externa contratados con firmas privadas. Art. 43.- Financiamiento.- Las entidades de derecho privado que pertenecen al Fondo de Solidaridad o a otras instituciones del Estado y las que por mandato de la Ley están obligadas a entregar la transferencia del cinco por mil, conforme lo que ordena el artículo 30 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,

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calcularán la transferencia del cinco por mil sobre los ingresos reales, en la parte proporcional de la participación accionaria del capital público de las empresas, con las deducciones previstas en la ley, en las que se considerará además, igualmente en la parte proporcional, los aportes a las entidades de control, los impuestos, tasas, contribuciones, nacionales y locales, contribuciones sociales, establecidos como tales en normas legales, el quince por ciento a favor de los trabajadores, el costo de auditoría externa contratada y dividendos al accionista. Art. 44.- Comunicación de resultados, responsabilidades y efecto de las recomendaciones.- Los auditores de Contraloría que actúen en las entidades de derecho privado mantendrán un permanente contacto y comunicación con los administradores, empleados y trabajadores y otras autoridades privadas para expresar sus comentarios y observaciones, cuyas conclusiones y recomendaciones serán de cumplimiento obligatorio, salvo aquellas que se enmarquen en la gestión discrecional de la administración de la respectiva entidad. En cuanto a la determinación de las responsabilidades administrativas y civiles culposas y los indicios de responsabilidad penal, se estará a lo dispuesto en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y demás aplicables. Los administradores de las compañías solamente responderán por los actos u omisiones correspondientes a sus períodos de gestión. Art. 45.- Pérdida de la facultad de control de la Contraloría General.- La Contraloría General no pierde su facultad de control en el caso de fusión o absorción de entidades, o en el supuesto de que la administración de la entidad de derecho privado que dispone de recursos públicos, mediante contrato, se la entregue a terceros, sean personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras; en dichos casos, la Contraloría General ejercitará el control en coordinación con el nuevo operador. La Contraloría General pierde su facultad de controlar a las entidades de derecho privado cuando la propiedad del recurso o patrimonio público representado en títulos, acciones, participaciones o derechos, es transferida a personas naturales o personas jurídicas de derecho privado, de conformidad con lo dispuesto en el segundo inciso del artículo 3 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. CAPITULO V ORGANISMO TECNICO SUPERIOR DE CONTROL Art. 51.- Autonomía.- La Contraloría General, como persona jurídica de derecho público, dirigida y representada legalmente por el Contralor General, tendrá la autonomía administrativa, presupuestaria y financiera consagrada en la Constitución Política de la República. Art. 52.- Alcance de la autonomía y financiamiento. - La Contraloría General se organizará, y manejará su personal, dentro de la autonomía

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administrativa y presupuestaria que le otorgan la Constitución y su propia Ley. En materia presupuestaria manejará sus ingresos y gastos en forma desconcentrada, resolverá, en la fase de ejecución, sobre las modificaciones de su presupuesto, y en las demás fases presupuestarias estará a lo dispuesto en la Constitución y su propia Le y. Se financiará con la transferencia del cinco por mil establecida en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, con los ingresos previstos en las correspondientes disposiciones legales, con los recursos de autogestión y con otros ingresos, todos los cuales serán reglamentados por el Contralor General. Las demás instituciones de la Seguridad Social del sector Público entidades de derecho privado que controla la Contraloría General entregarán el cinco por mil con sujeción a lo que dispone el artículo 30 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento Especial, para lo cual se tomará como base para el cálculo, el presupuesto de ingresos, deducidos los fondos de terceros, lo aportes a otras entidades de control y los impuestos. CAPITULO VI DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES Art. 54.- Ámbito.- Las disposiciones de este Capítulo se aplican a las entidades del sector público conforme se establece en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Art. 55.- Determinación de responsabilidades y seguimientos.- La Contraloría General tendrá potestad exclusiva para determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal, y hará el seguimiento permanente y oportuno para asegurar el cumplimiento de sus disposiciones y controles. Art. 56.- Proceso de la determinación de responsabilidades.- De conformidad con lo dispuesto en la ley, en el proceso de determinación de responsabilidades, se procederá de la siguiente manera: a. Para las sanciones de destitución o de multa o de ambas a la vez será

notificado el empleado sobre la o las desviaciones detectadas; habrá el plazo improrrogable de hasta 30 días, para que ejerza su defensa; la Contraloría establecerá su resolución dentro del plazo de 60 días y el auditado podrá acudir al Tribunal Distrital de lo Contencioso Administrativo, dentro del término de 30 días contados desde el día siguiente al de la notificación con la resolución que hubiere desechado la impugnación y confirmado la sanción de destitución o de multa o de ambas a la vez, conforme lo previsto en el artículo 49 que concuerda, en cuanto a la ejecutoria de las resoluciones, con el artículo 58 y con el inciso tercero del artículo 63 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

b. La responsabilidad civil culposa una vez notificada tendrá el plazo de 60

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días para impugnar la glosa; la Contraloría General expedirá la resolución dentro del plazo de 180 días, conforme lo dispuesto en los artículos 53 numeral 1 y 56 de la Ley de la Contraloría General; se podrá proponer el recurso de revisión dentro del plazo de 60 días; la Contraloría General en el plazo de 30 días resolverá el otorgamiento o negativa del recurso, y en el supuesto de ser calificado favorablemente dicho recurso y con base a los fundamentos y pruebas que se presenten, la Contraloría General dictará su fallo dentro del plazo de 60 días confirmando o revocando la resolución original, objeto del recurso.

También habrá derecho a la acción contencioso administrativa, dentro del término de 60 días de haberse fallado dicho recurso de revisión y por tanto, una vez ago tada totalmente la fase administrativa, conforme lo dispuesto en el artículo 70 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. El recurso de revisión no constituye requisito previo para impugnar la resolución de la Contraloría que haya confirmado total o parcialmente la glosa.

c. En el caso de órdenes de reintegro, y conforme lo dispuesto en el artículo 53 numeral 2 de la Ley de la Contraloría y una vez notificada la orden de reintegro al implicado, éste tendrá el plazo improrrogable de 90 días para cumplir con la orden de reintegro o para pedir la reconsideración de dicha orden de reintegro.

La Contraloría General resolverá la petición de reconsideración en el plazo de 30 días contados a partir de la recepción de la misma y su resolución será definitiva en la fase administrativa, pero podrá impugnarse en la vía contencioso administrativa.

d. Los indicios de responsabilidad penal se tramitarán conforme lo dispuesto en los artículos 65 al 68 y artículo 73 de la Ley de la Contraloría.

Para asegurar el resarcimiento de los daños y perjuicios dispuestos por los tribunales o jueces de lo Penal, la Contraloría General del Estado requerirá a las judicaturas competentes que remitan copia certificada de las sentencias y liquidaciones respectivas y vigilará que tales pronunciamientos se ejecuten de manera efectiva.

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REGLAMENTO GENERAL DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO

CAPITULO I DEL AMBITO DE APLICACION Y DE LOS SUJETOS Art. 1.- Ámbito de aplicación.- Este reglamento se aplicará para la gestión de los bienes de propiedad de los organismos y entidades del sector público comprendidos en el Art. 118 de la Constitución Política de la República, de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos en los términos previstos en al artículo 211 de la Constitución Política y 4 reformado de la Ley Orgánica de la Contraloría, y para los bienes de terceros que por cualquier causa estén en el sector público bajo custodia o manejo. Art. 2.- De los sujetos.- Este reglamento rige para los servidores públicos, sean estos: dignatarios elegidos por votación popular, funcionarios, empleados o trabajadores contratados por autoridad competente, que presten sus servicios en el sector público y para las personas naturales o personas jurídicas de derecho privado, de conformidad a lo señalado en la Ley Orgánica de la Contraloría, en lo que fuere aplicable. Por tanto, no habrá persona alguna que por razón de su cargo, función o jerarquía esté exenta del cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento, de conformidad a lo previsto en el Art. 120 de la Constitución Política de la República. Art. 3.- Del procedimiento y cuidado.- Es obligación de la máxima autoridad de cada entidad u organismo, el orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás disposiciones que dicte la Contraloría General y el propio organismo o entidad. Con este fin nombrará un Custodio - Guardalmacén de Bienes, de acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidades presupuestarias de la institución, que será responsable de su recepción, registro y custodia. La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de responsabilidad directa del servidor que los ha recibido para el desempeño de sus funciones y labores oficiales. Para la correcta aplicación de este artículo, cada institución emitirá las disposiciones administrativas internas correspondientes, que sin alterar las normas de este reglamento permitan: a) Mantener registros y documentos en que conste la historia de cada bien, y su destinación y uso; b) Entregar los bienes por parte del Custodio -Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, al Jefe de cada unidad administrativa; y,

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c) Identificar y designar al servidor que recibe el bien para el desempeño de sus funciones, mediante la suscripción de la recepción a través del formulario diseñado para el efecto. El daño, pérdida o destrucción del bien, por negligencia comprobada o su mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo, y de los servidores que de cualquier manera tienen acceso al bien, cuando realicen acciones de mantenimiento o reparación por requerimiento propio o del usuario; salvo que se conozca o compruebe la identidad de la persona causante de la afectación al bien. El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de la contabilidad de la entidad, debe tener información sobre los bienes y mantener un inventario actualizado de éstos; además es su obligación formular y mantener actualizada una hoja de vida útil de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su naturaleza en la cual constará su historial, con sus respectivos movimientos, novedades, valor residual y baja. En el registro de la vida útil del bien se anotará su ingreso, y toda la información pertinente, como daños, reparaciones, ubicación y su egreso. El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, entregará copia de la parte pertinente del inventario y de los bienes a cada Jefe de sección o unidad, en la cual se encuentren los bienes para el uso respectivo; además entregará a cada usuario, custodio directo, copia de las características y condiciones de los bienes entregados a su uso y custodia para el cumplimiento de las labores inherentes a su cargo. CAPITULO II DE LOS BIENES Art. 4.- De los bienes.- Cada entidad u organismo llevará el registro contable de sus bienes de conformidad a las disposiciones sobre la materia expedidas por el Ministerio de Economía y Finanzas. Art. 5.- Empleo de los bienes.- Los bienes de las entidades y organismos del sector público sólo se emplearán para los fines propios del servicio público. Es prohibido el uso de dichos bienes para fines políticos, electorales, doctrinarios o religiosos o para actividades particulares y/o extrañas al servicio público. CAPITULO III DE LAS ADQUISICIONES Art. 6.- De las formas de adquirir.- Para la adquisición de cualquier tipo de bienes que no consten en el respectivo Plan Anual de Adquisiciones se requiere de la resolución de la más alta autoridad de la entidad u organismo o del funcionario delegado para este fin, con sujeción a las disposiciones legales pertinentes.

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Para efectuar las adquisiciones, las entidades u organismos del sector público emitirán su correspondiente reglamento interno y/o disposiciones administrativas, de conformidad a sus requerimientos y en concordancia con las disposiciones legales que fueren aplicables. Art. 7.- Forma de los contratos.- Salvo lo que disponga la ley, las adquisiciones de bienes constarán en contrato escrito firmado por las partes, excepto si la cuantía es inferior al 5% del valor establecido anualmente para el concurso de ofertas y estarán debidamente respaldadas, mediante documentos escritos, en los cuales se evidencie su proceso, la decisión de la máxima autoridad o su delegado si es el caso, las notas de venta, pro formas, facturas, cuadros comparativos con la recomendación pertinente e informes técnicos sobre características y especificaciones, y en los casos correspondientes, las decisiones de los comités de adquisición. El proceso de la adquisición de bienes efectuado por concursos públicos o licitaciones, de conformidad con lo dispuesto en la Codificación de la Ley de Contratación Pública, su Reglamento y más disposiciones administrativas internas de cada entidad u organismo. La transferencia de inmuebles se la realizará a través de escritura pública. Para la adquisición de bienes especiales, como naves, aeronaves y otros utilizables en materia hidrocarburífera o similares, se dará cumplimiento a las normas legales y reglamentarias específicas para dichas materias. En el caso de daños o desperfectos en las naves de la Fuerza Pública o de sus entidades, que se encontraren fuera del territorio nacional, las adquisiciones que sirvan para su reparación y normal funcionamiento, podrán hacerse sin contrato escrito cuando la cuantía sea inferior al valor del 25% aplicado sobre el monto del concurso de ofertas; pero en todo caso con sometimiento a las normas legales específicas de la entidad u organismo de que se trate y con estricto cumplimiento a las normas establecidas por la Contraloría General, relativas a dejar pistas de auditoría que faciliten el ejercicio del control. Otras entidades y organismos del sector público que se encuentren en el caso antes citado, podrán acogerse a lo señalado en el inciso anterior, en casos excepcionales calificados así por la máxima autoridad que, para el efecto, requerirá el informe previo justificativo del servidor público encargado de la adquisición de bienes. Cuando se deban importar los bienes se cumplirán las normas jurídicas y se seguirán los procedimientos, que están vigentes sobre la materia. Art. 8.- Garantías.- Los contratos se sujetarán, en cuanto a las garantías, a lo que se señale en la ley. Los anticipos de cualquier naturaleza que se realicen para adquirir bienes deberán ser previamente garantizados en la cuantía y con la modalidad que determine la ley. Cuando se trate de la importación de bienes con financiamiento proveniente de organismos internacionales públicos y de gobiernos extranjeros, que hubieren

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suscrito convenios con el Estado, las garantías por anticipos se regularán por lo que disponga la ley o los convenios y tratados internacionales. Al menos con quince días de anticipación a su vencimiento, el contratista deberá renovar las garantías que hubiere presentado, de lo contrario la entidad u organismo la hará efectiva sin otro requisito. Los funcionarios de la entidad que conserven las garantías, serán los responsables de que estas se mantengan en vigencia o de proceder a efectivizarlas en caso de falta de renovación. Art. 9.- Control previo y dictámenes.- El avalúo de los bienes muebles, la apreciación de su calidad, las condiciones generales y especiales de la negociación, la disponibilidad presupuestaria y de caja, la legalidad de la adquisición y demás pormenores, serán materia de aprobación y pronunciamiento de un servidor encargado del control previo en la entidad u organismo. Además, cuando conforme a la ley, se requiera informes o dictámenes previos, la máxima autoridad de la entidad u organismo los solicitará con anterioridad a la celebración del respectivo contrato. Art. 10.- Inspección y recepción.- Los bienes adquiridos, de cualquier naturaleza que fueren, serán recibidos y examinados por el servidor público, Guardalmacén de Bienes, o quien haga sus veces y los servidores que de conformidad a la normatividad interna de cada entidad deban hacerlo, lo que se dejará constancia en una acta con la firma de quienes los entregan y reciben. Adquirido el bien el Guardalmacén de Bienes, hará el ingreso correspondiente y abrirá la hoja de vida útil o historia del mismo, en la que se registrarán todos sus datos; y en los casos pertinentes, información adicional sobre su ubicación y el nombre del servidor a cuyo servicio se encuentre. Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se las comunicará inmediatamente a la máxima autoridad o al funcionario delegado para el efecto. No podrán ser recibidos los bienes mientras no se hayan cumplido cabalmente las estipulaciones contractuales. Art. 11.- Uso y conservación de bienes.- Una vez adquirido el bien el Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, previa comunicación al Jefe de la unidad a la cual se destina el bien lo entregará al servidor que lo va a mantener bajo su custodia, mediante la respectiva acta de entrega recepción, quien velará por la buena conservación de los muebles y bienes confiados a su guarda, administración o utilización, conforme las disposiciones legales y reglamentarias correspondientes. Art. 12.- Obligatoriedad de inventarios.- El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, al menos una vez al año, en el último trimestre, procederá a efectuar la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la información correcta, conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicación, estado de conservación y cualquier afectación que sufra, cruzará esta información con la que aparezca en las hojas de vida útil o historial de los bienes y presentará un informe sucinto a la máxima autoridad de la entidad, en la primera quincena de cada año. El incumplimiento de

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esta obligación será sancionado por la máxima autoridad de conformidad a las normas administrativas pertinentes y lo dispuesto en la Codificación de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, pero se podrá otorgar un plazo máximo de treinta días para que cumpla con esa obligación. De igual manera en la Fuerza Pública se dará aplicación a lo dispuesto en este artículo, para lo cual los ministros de Gobierno y de Defensa emitirán las disposiciones administrativas correspondientes, las cuales deberán contar con la aprobación previa del Contralor General del Estado. CAPITULO IV DEL EGRESO DE BIENES Art. 13.- Inspección previa.- El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, en concordancia con el artículo anterior, informará por escrito a la máxima autoridad y al Jefe Financiero sobre los bienes que se hubieren vuelto inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse. El Jefe Financiero designará a uno de los servidores de control previo, distinto del encargado de la custodia o uso de los bienes, para que realice la inspección de los mismos. Si del informe de inspección apareciere que los bienes todavía son necesarios en la entidad u organismo, concluirá el trámite y se archivará el expediente. Caso contrario se procederá de conformidad con las normas que constan en los siguientes artículos de este capítulo. Cuando se trate de bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural del Estado, se observará lo preceptuado en la Codificación de la Ley de Patrimonio Cultural y su reglamento. SECCION I ENAJENACION MEDIANTE REMATE Art. 14.- Procedencia del remate.- Si del informe a que se refiere el artículo anterior se desprende que los bienes son inservibles u obsoletos o se hubieren dejado de usar, pero son susceptibles de venta, se los rematará, previa resolución de la más alta autoridad de la institución o su delegado. Las entidades y empresas del sector público que tengan personería jurídica, patrimonio propio y administración autónoma podrán vender directamente, sin necesidad de proceder a remate sus aeronaves, naves, buques, aparejos y otros bienes de similares características o que estén sujetos, por su naturaleza, a condiciones particulares de comercialización, para lo cual la máxima autoridad de la entidad solicitará previamente un informe técnico en el que se determine si los bienes son obsoletos, inservibles o fuera de uso, que su operación y mantenimiento resultan antieconómicos para la entidad, y se justifique plenamente que el proceso de remate resultaría inconveniente.

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Si las empresas o entidades fueren adscritas o dependientes de las Fuerzas Armadas, requerirán, además, para la venta, la autorización del Ministro de Defensa Nacional. El Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas y las Comandancias de Fuerza, previa autorización del Ministro de Defensa Nacional, podrán también vender directamente, sin necesidad de proceder a remate, sus aeronaves, naves, buques, aparejos, equipos, armamento o material bélico obsoleto o fuera de uso. Los bienes de las Fuerzas Armadas que se vendieren directamente, no podrán ser utilizados en actividades que atenten a la seguridad del Estado o al prestigio de la institución Armada; ni tampoco podrán salir del país. Sin embargo y bajo la responsabilidad del Ministro de Defensa los bienes pueden salir del país, si son adquiridos por el propio fabricante o por algún Gobierno extranjero; actos que deben ser autorizados mediante decreto ejecutivo por el Presidente de la República. Art. 15.- Emblemas y logotipos.- Antes de la entrega - recepción de los bienes, que se transfieren a cualquier título, deberán ser borrados los logotipos, insignias y más distintivos, así como retiradas las placas, y canceladas las matrículas oficiales. La baja de tales bienes, se efectuará una vez que se haya comunicado a la Contraloría General del Estado, para fines de control y auditoría sobre el detalle de tal enajenación y se haya dado cumplimiento a lo dispuesto en el inciso anterior. Art. 16.- Junta de Remates.- Para el remate de bienes muebles e inmuebles, cada entidad u organismo conformará una Junta de Remates que estará integrada por la máxima autoridad o su delegado quien lo presidirá, el Jefe Financiero o quien haga sus veces y un abogado de la entidad u organismo, en caso de haberlo; a falta de abogado integrará la Junta el Jefe Administrativo. Actuará como Secretario de la Junta el abogado o el Jefe Administrativo de la entidad u organismo, según los casos. Art. 17.- Formas de remate.- El remate de bienes muebles podrá efectuarse al martillo, con la concurrencia de la máxima autoridad o su delegado y el Jefe Financiero; el martillador público será uno de los designados por las cortes superiores. A juicio de la máxima autoridad podrá realizarse el remate de bienes muebles mediante concurso de ofertas en sobre cerrado, previa decisión por escrito de la máxima autoridad. Art. 18.- Los avalúos.- El avalúo de los bienes muebles se hará por peritos designados por la máxima autoridad, quienes considerarán el valor comercial actual, el precio de adquisición, el estado actual, el valor de bienes similares en el mercado y, en general, todos los elementos que ilustren su criterio en cada caso. El avalúo de los bienes inmuebles lo realizará la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros, para lo cual se tomará en cuenta el valor del terreno, de las edificaciones y de todos los bienes que vayan a incluirse en la enajenación con sus valores comerciales.

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Art. 19.- Señalamiento para remate.- La Junta de Remates, señalará el lugar, día y hora en que deba realizarse la diligencia de remate. La fecha del remate será ocho días después del último aviso. Art. 20.- Avisos y carteles.- El señalamiento del lugar, día y hora para el remate se realizará mediante tres avisos que se publicarán en uno de los periódicos de mayor circulación en la provincia en que fuere a efectuarse el remate y, además, en carteles que se ubicarán en los lugares más frecuentados que señale la Junta de Remates. La publicación de los avisos por la prensa podrán ser a día seguido o mediando entre una y otra el número de días que señale la Junta. Los avisos y carteles contendrán: a) El lugar, día y hora del remate; b) La descripción completa de los bienes; c) El valor base del remate; d) El lugar, días y horas en que puedan ser conocidos; y, e) La indicación de que el remate se lo realizará al martillo o en sobre cerrado, de acuerdo a las disposiciones de este reglamento. Art. 21.- Base del remate.- En el primer señalamiento, la base del remate será el valor del avalúo; y en el segundo, el setenta y cinco por ciento de dicho avalúo. La Junta en el segundo señalamiento, procederá de acuerdo con los artículos 19 y 20 de este reglamento. Art. 22.- Participantes en el remate.- Podrán intervenir en el remate las personas capaces para contratar, personalmente o en representación de otras. No podrán intervenir por sí ni por interpuesta persona, quienes fueren servidores públicos de la institución u organismo público que efectuare el remate, ni su cónyuge o conviviente en unión libre, ni parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; equiparándose inclusive, como primero y segundo grado de afinidad, los familiares por consanguinidad de los convivientes en unión libre. CAPITULO V DE LOS TRASPASOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PUBLICO Art. 57.- Concepto.- Traspaso es el cambio de asignación de un bien mueble o inmueble que se hubiere vuelto innecesario o inútil para una entidad u organismo en favor de otro, dependiente de la misma persona jurídica, que lo requiera para el cumplimiento de sus fines, como en el caso de los ministerios de Estado o sus dependencias. Cuando intervengan dos personas jurídicas distintas no habrá traspaso sino donación y, en este evento, existirá transferencia de dominio que se sujetará a las normas especiales de la donación.

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Art. 58.- Traspaso a tiempo fijo.- Podrá efectuarse el traspaso a perpetuidad o a plazo o tiempo fijo, en este caso será no menor de un año ni mayor de cinco. Cuando el traspaso fuere a tiempo fijo su duración podrá ampliarse al cabo de los cinco primeros años, si las circunstancias que lo motivaron no hubieren variado. Sin embargo, si no hubiere notificación con noventa días de anticipación al vencimiento del plazo, de cualquiera de las partes, el traspaso se entenderá renovado en los mismos términos. Podrá también transformarse un traspaso a tiempo fijo, en uno a perpetuidad. Art. 59.- Acuerdo.- Las máximas autoridades de las entidades u organismos que intervengan, autorizarán la celebración del traspaso, mediante acuerdo que dictarán conjuntamente. En lo demás se estará a lo dispuesto en los artículos 55 y 56 de este reglamento. Art. 60.- Extinción, fusión y adscripción.- En los casos de extinción, fusión, adscripción u otros similares de una entidad u organismo, el acuerdo al que se refiere el artículo anterior y el acta que se levante, serán suscritos por las máximas autoridades y por los servidores encargados de los bienes, salvo lo que se disponga en las leyes respectivas. Art. 61.- Responsabilidades.- Las responsabilidades a que hubiere lugar respecto de la conservación de los bienes, cesará sólo cuando el traspaso correspondiente se hubiere concluido y los saldos a cargo de los servidores respectivos, guardalmacenes de bienes o quien haga sus veces, jefes de unidades administrativas y usuarios de los bienes, se encuentren cancelados. CAPITULO VIII DE LAS BAJAS Art. 79.- Procedencia.- Si los bienes fueren inservibles, esto es, que no sean susceptibles de utilización conforme el Art. 13 de este reglamento, y en el caso de que no hubiere interesados en la venta ni fuere conveniente la entrega de estos en forma gratuita, se procederá a su destrucción de acuerdo con las normas ambientales vigentes. En forma previa a la destrucción de los bienes, se procederá a su desmantelamiento para fines de reciclaje. Los desechos resultantes de dicha destrucción serán depositados finalmente en los rellenos sanitarios designados para el efecto, en cada jurisdicción. Cuando se trate de bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural, se observará lo preceptuado en la Codificación de la Ley de Patrimonio Cultural y su reglamento. Art. 80.- Procedimiento.- La más alta autoridad, previo informe del Jefe Financiero, ordenará que se proceda a la destrucción de los bienes, con intervención

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del Jefe Financiero, delegado de la auditoría interna, que actuará solo como observador, del Guardalmacén de Bienes y del servidor que realizó la inspección ordenada en el artículo 13, quienes dejarán constancia en una acta del cumplimiento de esta diligencia, la cual será entregada al Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, para los fines consiguientes. La orden de destrucción de los bienes muebles será dada por escrito al Jefe Financiero y al servidor que realizó la inspección y notificada al Guardalmacén de Bienes encargado de aquellos. En la orden se hará constar un detalle pormenorizado de los bienes que serán destruidos y el lugar y la fecha en que debe cumplirse la diligencia. Art. 81.- Obras de beneficencia.- En el caso de bienes inservibles para la institución, estos serán dados en donación a entidades del sector privado que realicen labor social u obras de beneficencia, y que no tengan fines de lucro; siempre y cuando se evidencie que tales bienes no son de interés de la institución pública propietaria de los mismos. SECCION II DE LA BAJA DE SEMOVIENTES Art. 84.- Baja de semovientes.- Para dar de baja semovientes, deberá preceder orden escrita de la más alta autoridad de la institución y una vez que se compruebe documentadamente la muerte o pérdida del animal o su mal estado de salud por el que se haga necesario su sacrificio. Los documentos anteriores serán estudiados por el Jefe Financiero, quien presentará un informe que servirá de base para la resolución, la cual contendrá antecedentes del asunto, referencia y cita de los documentos justificativos e informes emitidos. SECCION IV DE LA BAJA POR HURTO O ROBO Art. 86.- Denuncia.- Cuando alguno de los bienes, hubiere desaparecido por hurto, robo o abigeato o por cualquier causa semejante, el servidor encargado de la custodia de ellos comunicará inmediatamente por escrito este hecho al Guardalmacén de Bienes o a quien haga sus veces, al Jefe inmediato y a la máxima autoridad de la institución con todos los pormenores que fueren del caso, dentro de los dos días hábiles siguientes al del conocimiento del hecho. La máxima autoridad de inmediato formulará la denuncia de la sustracción, acompañando los documentos que acrediten la propiedad de los bienes presuntamente sustraídos y dispondrá al abogado de la entidad para que asuma el trámite correspondiente ante el Agente Fiscal competente; el abogado será el responsable hasta la conclusión del proceso de acuerdo a las formalidades establecidas en el Código de Procedimiento Penal; el Guardalmacén de bienes y el servidor usuario del bien, a petición del abogado, facilitarán y entregarán la información necesaria para los trámites legales.

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En caso de que la entidad no cuente con un abogado, acudirá a la entidad a la que está adscrita para que consiga la participación del abogado institucional en el trámite de la denuncia y en el proceso en general. La baja del bien se realizará con posterioridad a la reposición. SECCION V DE LA BAJA DE TITULOS DE CREDITO Y DE ESPECIES Art. 93.- Procedencia.- Cuando se hubiere declarado la prescripción de obligaciones a favor de un organismo o entidad del sector público con arreglo a las disposiciones legales vigentes, así como en todos los casos en que la ley faculta la baja de los títulos de crédito que contiene dichas obligaciones, la autoridad competente del organismo o entidad acreedora ordenará dicha baja. En la resolución correspondiente se hará constar el número, serie, valor, nombre del deudor, fecha y concepto de la emisión de los títulos y más particulares que fueren del caso, así como el número y fecha de la resolución por la que la autoridad competente hubiere declarado la prescripción de las obligaciones, o el motivo por el cual se declare a las obligaciones como incobrables. Art. 94.- Baja de especies.- En caso de existir especies valoradas mantenidas fuera de uso por más de dos años en las bodegas, o que las mismas hubieren sufrido cambios en su valor, concepto, lugar; deterioro, errores de imprenta u otros cambios que de alguna manera modifiquen su naturaleza o valor, el servidor a cuyo cargo se encuentren elaborará un inventario detallado y valorado de tales especies y lo remitirá a la máxima autoridad, para solicitar su baja. La máxima autoridad de conformidad a las disposiciones legales, reglamentarias o administrativas de la entidad u organismo, dispondrá por escrito se proceda a la baja y destrucción de las especies valoradas; en tal documento se hará constar lugar, fecha y hora en que deba cumplirse la diligencia. En el caso de que el volumen de papel dado de baja como especie valorada sea considerable, se tomará en cuenta lo prescrito en el Reglamento de Papel Reciclable - Seguro Estudiantil, publicado en el Registro Oficial No. 360 de 17 de enero de 1994.

modulo 9 auditoria para el sector publico y empresas privadas

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